发布时间：2022-05-21 05:03:06
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的1篇档案类论文，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
摘 要：基于引文内容分析的档案学高被引论文引用特征研究方法，文章界定三种引用情感类型，实证研究基于引文内容的主题识别和情感类型识别。揭示档案学高被引论文反映的引用主题和引用行为动机。
关键词：引用情感类型分析；档案学；高被引论文
1 引言
1927年[1]，引用首次被用来对科研进行评价，经过数十年的发展，引文分析的理论和方法体系逐步健全。然而，随着研究和实践应用的深入，引文分析存在的问题也逐渐暴露，如，引用的规范性、引用动机以及只注重被引频次而忽视引文内容导致的引用不规范和引文评价的不科学等问题[2]。随着文本挖掘技术和全文提取技术的出现，基于引文内容分析是引文分析的新方向[3]。引文内容分析可以弥补单纯以被引频次数量评价的不足，将引文的数量和质量结合起来，更好地揭示文献之间的关联性。
虽然国外已经有关于引文内容分析的实证研究，但国内基于引文内容分析，尤其是基于档案学引文内容分析的研究目前还不多。鉴于此，本文以档案学高被引论文内容分析为基础，深度揭示档案学高被引论文反映的引用主题和引用行为动机研究，对于揭示档案学引文特征具有意义。
2 数据来源
本文以档案学高被引论文为样本，样本选择方法为：以CNKI数据库的“中国学术期刊网络出版总库”为数据源，选择“档案学、档案事业”学科领域，不设检索条件加以检索，检索结果按照被引频次递减排序，剔除非学术文献和不相关文献，得到档案学被引频次最高的前100篇论文。检索日期截至2013年底。百篇高被引论文分布于18种期刊中，其中《档案学通讯》最多，有51篇文章，占总数的51%。《档案学研究》12篇。
3 引文内容特征研究
引文内容分析指基于引文内容层面的语义关联，对引用句或引用上下文的内容进行关联性分析，以揭示被引文献对施引文献的作用。目前，相关研究主要包括引文类型识别、情感倾向分析和引文主题识别。
3.1 引文主题识别研究。引文主题识别是从引文文本抽取代表引文的主题词，利用主题分布来揭示被引文献的被引原因以及被引文献对施引文献的主要作用或贡献。
本文主题识别是通过抽取高被引论文的关键词来实现。百篇高被引论文共有691个关键词，出现频次大于4的关键词有34个，累计频次277次，占总频次的40%。出现频次最高的档案工作者19次，档案管理18次，电子文件17次。
利用共词分析方法将我国档案学高被引论文研究主题分为四个主题知识群，一是档案学基础研究与档案事业，包括来源原则、档案学、现行文件、人事档案、档案事业、档案管理、档案工作者、纸质文件、信息安全、文化、政府信息公开关键词。二是电子文件和文件运动理论，包括电子文件管理、电子文件、电子档案、电子文件归档、文件运动和文件生命周期关键词。三是档案信息化与资源开发利用，包括办公自动化、数字化、档案信息化、信息化、数字档案馆、档案信息、档案信息资源、资源开发、利用、档案开放利用关键词。四是档案工作与档案馆，包括档案工作、虚拟档案馆、传统档案馆关键词。
3.2 引用情感类型研究。引用情感类型识别是通过对施引文献引用被引文献的文本内容，从引用动机和情感倾向分析挖掘施引文献作者对被引文献的观点、态度或立场，主要分为肯定、中立和否定三种基本类型。本文以档案学高被引论文引用情感倾向识别档案学引用情感类型。
本文根据引用内容，将引用情感类型分为三类，正面引用、负面引用和中性引用。正面引用指施引文献中对引文的观点、结论或方法的肯定和赞同，还包括在引文基础上展开后继工作，或者应用引文中的理论方法和数据以及引用他人的方法或结论和自己研究进行对比等。
负面引用指施引文献对引文中的观点、结论或方法持否定态度。多是指有商榷性质的文章，或者指出引文研究的不足、缺陷以及目前没有涉及的而本文将要研究内容，主要表述两篇文章研究的不同。
中性引用指施引文献对引文内容没有表示赞同或反对观点，只做内容论述和在综述研究中出现的引用。情感类型界定如表2。
由于百篇档案学高被引论文总被引三千多次，涉及施引文献数据量巨大，数据处理困难，本文采用分层抽样调查的方法，保证研究的可行性和科学性。在上述引文主题类型中，依据上述主题分类，在四个主题类团中各抽取一篇代表性文献作为样本研究。研究样本的选择具有代表性：一是涵盖了所有的研究主题，避免因主题不同而产生引文特征不同；二是选取不同作者，既有业界权威，也有不同身份代表，避免权威效应带来研究偏差；三是不同期刊和年代；四是不同层次的被引频次。
从上述四篇不同主题的文章被引的情感倾向来看，档案学论文多是正面引用，占63%，不含感情色彩的中性引用占35%，只有不到4%的引用是否定性质的。说明在多数情况下，档案学界对所引用文献都是持肯定态度，或是对引用文献高度评价，或是应用引用文献的理论和数据，只有极少数是指出引文不足。
进一步分析正面引用大部分是理论应用、在别人研究基础上的进一步研究和利用别人的研究理论、数据进行实证研究，或者是自我对同一问题的深化研究。因此，理论性强的文章正面引用的可能性更大。如裴友泉[4]等在文章中引用“正如《刍议》所说，目前‘信息孤岛’、项目资金浪费等问题正面临深化的风险……笔者想说是：《刍议》是篇好文章，不仅较系统地梳理了我国电子文件客观存在的问题，给人们以警示与反思”表明对引文的正面肯定。
实践性的文章和综述性质的文章多是在文章开头的理论综述和研究综述中引用，因此，中性引用的可能性大。如马海群[5]等在文章中引用“由图4可见，数字时代的档案信息资源管理已成为2006年～2007年学者们关注的研究热点之一，冯惠玲（2006）从国家战略的层面上指出：我国电子文件管理战略应借鉴发达国家的先进经验，走上顶层设计、全面规划和集中控制的发展路径”表明对引文没有感情色彩的中性综述引用。
反面引用的文章很少，说明档案学界在理论争鸣和商榷中不是太活跃，而这仅有的几篇反面引用也不是对于观点的否定，只是指出引文和施引文献研究问题的不同，或者不全面。同时，理论性的文章由于有观点表述更有可能反面引用。如安小米[6]在文章中引用“第一篇《电子文件管理国家战略刍议》，首次提出了我国电子文件管理国家战略研究的问题……该文肯定了电子文件管理问题的严重性，但未对什么是电子文件管理国家战略进行明确解释，由于缺少分析框架，对国外电子文件管理国家战略的研究有待系统和深入”，文章指出引文的不足和缺陷，进而提出本文要研究的内容。同时，学位论文的引用会涉及施引文献对被引文献的多次引用，主要包括在文献综述中的中性引用以及在具体的问题和策略中的正面引用。
4 结论与展望
本文提出了一种基于引文内容分析的高被引论文引用特征研究，并以档案学高被引论文为数据源，研究了基于引文内容的主题识别和情感类型识别。指出档案学高被引论文主题既有传统基础理论内容的继续研究，但更多地已关注网络环境下新的理论和应用。具体表现为：一是基础理论和应用研究依旧，新的应用理论逐渐增多。二是信息化催生的档案工作新变化，以及基础理论的应用得到拓展。技术催生电子文件产生、政府信息公开、电子政府、档案网站的建设和数字档案馆等。三是档案工作为社会服务的关系越来越密切。档案学的引用情感类型以正面引用为主，综述性和实践性的文章多是中性引用，而具有商榷性和争鸣性的反面引用文章很少。
虽然本文从引文内容方面研究了高被引论文的引用特征，但也存在局限。一是引文样本选择的局限。鉴于数据量大，在引文类型研究中，只选择了每个主题中的4篇论文进行研究。二是引文内容分析也只对主题和情感类型进行识别，况且主题识别只选择关键词，没有从标题、摘要甚至全文信息中提取主题标识。未来要在文本挖掘技术和大数据技术下，进行大样本引文内容分析和主题识别。同时，指出引文内容特征还具有学科特征。
（作者单位：河南师范大学 来稿日期：2014-04-16）
档案分类是为了提升工作效率，管理员依据某一标准，对档案室内的档案进行分类、编排，以便于在需要某一档案时能够准确迅速的找到其所在之处，减少时间消耗的一类管理工作。所以管理员可以把人文精神渗透到档案分类管理中，加强档案分类管理。
一、档案分类管理现状及人文精神渗透作用
管理员现代科技水平较低；缺乏信息处理能力；最重要的一点是管理员没有用正确的心态看待档案分类管理这件事，所以人们应加强管理员的人文精神教育。因为人文精神的渗透能够促进档案分类管理工作，加强管理员档案分类管理素质，让管理者孜孜不倦的完成管理工作，节约档案寻找的速度及准确性。
二、人文精神渗透到档案分类管理的有效途径
管理员为了在需要某一档案时能够准确迅速的找到其所在之处，可以把人文精神渗透到档案分类管理中，加强档案分类管理。其渗透到档案分类管理中的有效途径主要有以下两方面：
1.优化管理程序细节决定成败。所以管理员需优化档案分类管理，注重其细节之处，掌握档案具体存放的大致位置，以便于能够准确快速找到档案，以及保证档案室的整洁和信息完整，并把档案资料及时存入计算机中。
2.提升档案分类管理质量档案分类管理是一种繁重无趣的工作，所以管理员不仅要克服其工作，还需转变自己的工作情绪，用认真仔细的态度对待工作，用专业知识完成工作。而为了保证人文精神有效的渗透到档案分类管理中，管理员需要做到几个方面：①敬业，在档案分类工作中，管理员需要用一丝不苟的态度来面对工作；②终身学习。活到老学到老，现代生活在不断进步，人们又学不完的知识，所以管理员需要保证活到老学到老的人生态度，让自己适应现代社会的发展；③实事求是。用实事求是的工作态度来分类管理档案，保证人文精神在档案分类管理中的渗透，提升工作效率，保证档案能够快速准确的找到。
三、结束语
总而言之，档案分类管理是一种繁重无趣的工作，所以管理员不仅要克服其工作，还需转变自己的工作情绪，优化档案分类管理，注重其细节之处，用认真仔细的态度对待工作，保证人文精神在档案分类管理中的渗透。
作者：苏龙加甫.于孜曼
各县（市）区档案局、人事局，市直各单位：
根据《浙江省档案局关于2013年度档案专业技术资格评审有关事项的通知》（浙档〔2013〕24号）精神，结合本市实际情况，现就做好2013年度档案专业技术资格有关事项通知如下：
一、从2013年起，档案中级专业技术资格实行以考代评，考试相关规定按甬人专〔2013〕60号文件执行。
二、档案高级专业技术资格申报工作及有关事项
（一）申报范围和对象
企事业单位中从事档案工作的专业技术人员，任职资格的资历计算到2013年12月底，在此期限内已达到退休年龄的，不列入推荐评审范围（除已按规定批准办理延长退休手续外）。
（二）申报条件
1、申报高级职务（副研究馆员）的基本条件：
（1）具有较广博的科学文化知识，对档案学有较深的研究，并有一定水平的论著。具有比较丰富的工作经验，能够指导档案专业人员进行业务、学术研究，解决业务中的疑难问题，工作成就显著。
（2）具有大学本科以上学历；
（3）担任馆员职务满5年以上；
（4）职称英语B级合格或符合免试条件；（5）计算机四个模块合格或符合免试条件；
（6）任现职以来的著作、论文在省、部级以上报刊及会上发表或交流2篇以上。
2、破格申报：对虽不具备规定学历或资历，但在本职岗位上确有真才实学，成绩显著、贡献突出的档案专业技术人员；专业技术水平高，能力强，业绩突出，有培养前途的中青年拔尖档案专业人才，符合相关破格条件，均可破格申报。
破格申报高一级档案专业技术职务任职资格的人员，如无特殊原因，其任职年限的提前最多不能超过1年。
既不具备规定学历，又不符合任职年限要求的档案专业技术人员，一般不得提前申报高一级档案专业技术职务任职资格。
破格申报高级专业技术职务任职资格的按浙职改办〔1992〕23号文件执行。
3、职称外语要求。根据浙人专〔2007〕80号文件规定，年龄在40周岁以下推荐评审高级档案专业职务的档案专业人员，须通过职称外语相应等级的考试。年龄在40周岁以上人员申报档案专业技术资格的，职称外语成绩不作为必备条件，作为专家评审的参考依据。
4、计算机要求。申报评审高级专业技术资格的人员须获得4个科目（模块）的全国专业技术人员计算机应用能力考试成绩合格证书。根据浙人发〔2008〕99号文件最新规定，凡年满45周岁人员在申报专业技术资格评审时，计算机应用能力考试不作要求。计算机免试条件按浙人专〔2006〕351号文件规定执行。
5、年度考核按甬人职〔1996〕14号文件规定执行。
6、继续教育参照甬政办发〔2002〕150号文件规定执行。
7、对所有申报高级资格人员均实行公示，具体要求按甬人专〔2004〕32号文件执行。
（三）推荐评审报送高级材料
1、材料清单、目录（打印）2份，其中1份贴在档案袋上；
2、《专业技术资格评审表》一式4份；
3、《推荐高级专业技术资格人员情况综合表》用A3纸一式30份，必须加盖红印章；
4、《推荐评审档案高级技术资格著作、论文同行专家鉴定表》，填写单位、姓名、推荐评审档案专业职务、著作论文题目栏一式2份，待专家鉴定后再复印25份；
5、二寸证件照片1张（近期白底免冠彩色照片，背上写姓名、身份证号码，放入一信封内）；
上述5项材料不要装订。
6、评审对象身份证、学历、学位证书，现专业技术资格证书、聘书、档案业务培训、继续教育、获奖证书等复印件；
7、职称外语考试成绩合格证书或成绩单，计算机应用能力考试合格证书，原件、复印件各1份，如属免试人员需填报《外语免试审核表》或《计算机应用能力免试审核表》；
8、从事档案工作资历证明、单位性质证明；
9、近三年任期考核材料1套；
10、任现职以来的个人专业工作总结一式3份；
11、宁波市高级专业技术职务任职资格申报材料公示确认表1份；
12、专业技术资格评审材料真实性保证书1份；
上述7（6—12）项材料需按顺序装订成册、编制目录。
13、选择有代表性的论文、著作2篇，各复印3份（需复印出杂志或著作封面、刊号、目录、所写文章），并提供原件1套，经同行具有高级技术资格的专家评价、鉴定。
（四）报送材料注意事项
1、报送的材料需真实填写，书写清楚、完整，具体反映申报对象的学术水平、专业技术、业务能力和工作实绩，各单位、各部门要严把资格审查关，有关证明材料需提供原件，提供复印件的需由经办人员和人事主管部门签字、盖章。县（市）、区单位申报人员的材料须经当地人事部门审核，市属单位申报人员的材料须经主管部门审核。申报对象要对本人申报材料的真实性负责，并在《专业技术任职资格评审材料真实性保证书》上签字。对在申报过程中有弄虚作假行为的人员，从评审次年起3年内不得申报高一级专业技术职务任职资格，已参加评审取得资格的取消其评审结果。
2、破格申报者，需在《综合表》“单位推荐意见”一栏中写明“破格推荐”，并注明所符合的破格条件。
3、《综合表》“论文论著（译著）”一栏需写明发表刊物或出版社名称、刊号及刊期、作者排名，备注可根据需要而填。
4、专业工作总结，重点写明本人任现职以来的工作业绩和学术水平。专业工作总结须经所在单位人事部门审核，签署意见并加盖公章。
5、报送材料由本人或呈报单位自留底稿，除《专业技术职务任职资格评审表》外，其他材料一般不退。
（五）材料报送时间、地点
材料报送截止日期为2013年8月15日，逾期不予受理。报送地点为宁波市档案局办公室，地址：解放北路91号，市政府北大院市档案馆大楼4楼。
（六）推荐评审相关费用
按照有关规定收取推荐评审费每人430元，费用在报送材料时交纳。
（七）所需表格可通过“浙江档案网”下载。
会计档案是企业、事业单位和机关、团体在经济管理和会计核算活动中直接产生的会计凭证、会计帐簿和会计报表等作为历史记录保存起来的会计核算材料。它是记录和反映经济业务的重要史料,是进行会计核算、会计分析和会计检查的依据,是国家档案的重要组成部分。因此,早在1984年6月1日国家财政局和国家档案局就已经颁布了《会计档案管理办法》,统一了各行业各单位会计档案的管理制度,但是并没有明确各单位可以采取的分类方法。1998年国家财政部和档案局又对该管理办法内的各项规定进行了恰当的修改,但也没有对分类方法作任何规定。在归档时的实际操作以及日后的利用过程中,会计档案的分类方法具有举足轻重的作用,它有一定的适应范围和特定的要求。因而,笔者在调查和分析了各种分类方法的利弊之后,结合本单位实际执行的会计档案分类方法,试图把它的利弊与大家一起探讨。
一、几种常用的会计档案分类方法的适用范围及其利弊
1、年度———形式(名称)———保管期限分类法
这种分类法,就是把一个单位形成的会计档案,首先按年度分再把一个年度的会计档案按报表、帐簿、凭证等三种形式分为三大类(有些单位把工资表列为第四类),然后,在三大类各类内按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列,一年编一个案卷流水号,如下表所示:这种分类方法适用于一般单位预算会计、企业会计和建设银行会计,它参照了文书档案的方式,先分年度,同年度档案按保管期限分开,同一保管期限里再分形式,比较简单易行,分类与保管统一,便于以后销毁工作的开展,也细列了各种形式档案的保管期限,避免了一刀切,适合于各类会计档案都比较多而且保管期限不同的单位使用。但是由于每一种形式如凭证或帐簿都得先分保管期限,增大了工作量,特别是同一形式的档案在分保管期限时存在着一些不确定的因素,因而不利于查阅利用。
2、年度———组织机构———形式(名称)———保管期限分类法
即把一个年度内形成的会计核算材料按文档单位内的组织机构分开,然后在组织机构内再将报表、帐簿、凭证按保管期限分别组成保管单位,如下表所示:这种方法适用于各级财政主管机关、各级总预算会计单位。单位内部各部门形成的会计档案按保管期限排列,各部门之间的排列顺序每年应保持一致,这种分类方法便于档案的整理和查找利用。但是其弊端也是显而易见的,一方面因为不同保管期限的档案编号是连续的,某部分档案到了销毁期限时,另一部分档案仍未到销毁期限,按规定销毁则会造成案卷号的不连续。另一方面是组织机构撤销合并或增加时都会造成组织机构的不稳定性,或者名称不一致,都会给档案管理耆和查阅者带来不便。
3、年度———会计类型———形式(名称)———保管期限分类法
即把一个单位的会计档案,首先按年度分开,再把一个年度的会计档案按会计类型分设属类,然后将同一属类的会计档案按报表、帐簿、凭证顺序结合保管期限进行排列。如下表所示:这种分类方法只适用于有特定会计类型(比如税务机关的会计档案)的单位,适用范围比较窄,一般企业事业机关等单位都不采用这种方法。它强调了会计类型,很简单明了,查找方便,但是同样存在上面所提到的销毁部分档案后会造成案卷号不连续的问题。
4、形式(名称)———组织机构———年度———保管期限分类法
即把一个单位的会计档案首先按形式分开,再把同一种形式的会计档案按内部组织机构分设属类,然后将同一属类的会计档案按年度结合保管期限进行排列,每一个组织机构的凭证(或报表或帐簿)都从1开始排卷号。如下表所示:这种分类方法和排列先分形式,再分组织机构与年度,适合于一般企业事业单位会计,它有一定的适用范围,那就是单位的内部组织机构(如分公司、分院、分校等)较多且相对独立核算,但它们所形成的同一种形式会计档案的保管期限基本一致,所形成的档案数量不会太多。这种方法操作起来比较复杂(单位内部的组织机构比较少的时候归档工作相对简单一些),档案工作人员和财务人员要很熟悉本单位的档案形成过程,但是便于查找,便于案卷号的排列,销毁档案也很有条理,避免了鉴定时的失误。笔者在调查过程中,发现还有一部分单位采用别的分类方法,但并不具有代表性,因而不作详细阐述。
二、各单位选用会计档案分类方法的原则
综上所述,任何一种档案的分类方法必定有利有弊,在选用时,应根据本单位的实际情况,尽量扬长避短,利于操作,把不利因素降到最低。要做到这一点,应遵循以下几点原则:
1、遵循单位会计档案形成的自然规律,尽量使其保管期限的划分和形式、属类的设置等科学化。
2、从实际出发,充分考虑档案整理、装订和查阅利用、销毁等各个环节的便利性和可操作性(即可行性)。
3、无论采用哪种分类方法,还是改用哪种分类方法,都应保持历史的联系以及保持一定的稳定性。
三、结束语
会计档案的分类牵涉到档案的整理、查阅利用以及销毁等各个环节,因而应该审慎选择,为加强会计档案的统一管理打好基础。
在档案行政监督检查实践中，由于执法人员对法律规定理解存在误差和实践经验不足，往往会造成档案行政监督检查具体行政行为的无效和错误，进而影响档案行政执法整体工作开展。本文试图结合档案行政监督检查实践中的一些具体案例进行分类评析，以期引导档案行政监督检查依法依程序健康开展。
1行政执法主体方面的案例
案例一：案例描述：某县档案局在年终工作总结中写道：一年来，为落实《档案法》及其实施办法、《河南省档案工作条例》，促进全县档案事业的健康发展，我局先后联合县委办公室、县人大办公室等部门，组成档案行政监督检查组，对全县的档案管理情况进行了2次联合检查，共查处档案违法行为18起，并对7起较为严重的档案违法行为下发了《责令限期改正通知书》，及时纠正了个别单位在档案管理中的违法行为，有力地促进了全县档案事业的健康发展。存在问题：县委办公室、县人大办公室是档案行政监督检查的主体吗？案例评析：依据我国法律规定，行政执法必须由行政执法主体来执行。那么，何为行政执法主体呢？根据行政法学原理，所谓行政执法主体，是指依法成立并享有国家行政执法权力，能以自己的名义从事行政执法活动，能独立承担由此而产生的法律后果的机关或者组织。国务院印发的《全面推进依法行政实施纲要》（以下简称《纲要》）将此类机关和组织分为三类：一是行政机关；二是经法律、法规授权的非行政机关的组织；三是经行政机关委托的非行政机关的组织。《纲要》明确提出，要建立健全行政执法主体资格制度，行政执法由行政机关在法定职权范围内实施，非行政机关的组织未经法律、法规授权或者行政机关的委托，不得行使行政执法权。本案例中，某县档案局联合县委办公室、县人大办公室组成档案行政监督检查组，查处档案违法行为的具体行政行为，明显是一种档案行政执法具体行政行为。根据行政法学原理和《纲要》要求，上述三个执法主体必须是档案行政主体，或者必须经法律、法规的授权。那么，县委办公室、县人大办公室是否具备上述条件呢？首先看地方人大是否具备上述条件。根据《地方各级人大组织法》的相关规定，地方各级人大是地方的最高权力机关，不是权力执行机关，也就是说不是行政主体。虽说其具有保证档案法律、法规贯彻执行的监督职能，但这种监督职能是法制监督，是对权力执行机关的监督，不是对具体行政相对人的监督，不具有对行政相对人实施具体行政执法行为的资格。再看地方党委是否具备上述条件。按照我国政治体制原则，地方党委是地方各项事业的领导机关，是党团组织，其领导职责主要是方针政策、组织上的领导，并不是行政主体，也不具备法律、法规所规定的行政执法主体资格。综上所述，地方党委、人大既不是档案行政管理的行政主体，也不是法律、法规授权进行档案行政执法的执法主体。案例中，县委办公室、县人大办公室是县委、县人大的内部协调办事机构，其机构性质从属于县委、县人大，自然也不是档案行政执法的主体，不具备档案行政执法的主体资格。其直接参与档案行政监督检查的做法，是与法律的规定和《纲要》的要求相背离的，是一种无效的行为。
案例二：案例描述：2006年7月，某县档案局法制科电话通知所辖各乡镇，为加强汛期档案安全保管，确保档案安全度汛，县档案局法制科将组织人员对全县所有乡镇综合档案室档案保管情况进行监督检查。检查中发现有两个乡镇综合档案室库房存在漏雨现象，当即下发了《责令限期改正通知书》，要求这两个乡镇在15天内改善库房保管条件，确保档案安全，并将整改情况书面报档案局法制科。《责令限期改正通知书》落款是某县档案局法制科，并加盖了某县档案局的公章。存在问题：某县档案局法制科是档案行政监督检查的主体吗？案例评析：按照行政法学理论和法律、法规规定，行政机关必须依法设定，是重要的行政主体，代表国家或地方独立进行行政管理。行政机关的内设机构是行政机关的内部组成部分，虽然具体履行着行政机关的职能，但其并不是行政主体，没有对外的行政管理权，也不对外承担相应的法律责任。在具体的行政监督检查活动中，行政机关的内设机构可以代表行政机关进行执法，但只能以行政机关的名义进行，而不能以内设机构自己的名义擅自作出。由此可见，行政机关的内设机构非经法律、法规的授权，是不具有行政执法主体资格的。本案例中，某县档案局法制科制发的《责令限期改正通知书》虽然盖的是档案局的公章，但其电话通知、《责令限期改正通知书》落款均是法制科，应视为此次行政监督检查是法制科以自己的名义做出的具体行政行为。而法制科是档案局的内设机构，按照法律、法规的规定，依法不具有对外进行档案行政监督检查的职权，也不具有进行档案行政监督检查的主体资格，因此，某县档案局法制科以自己名义进行的档案行政监督检查和制发的《责令限期改正通知书》，是违法的行政行为和无效的执法文书。
2行政执法人员方面的案例
案例三：案例描述：河南省某县档案局、馆合署办公，是县委、县政府直属的文化事业单位，履行全县档案事务的行政管理和全县档案的安全保管双重职能。局馆共有工作人员13名。其中，只有甲、乙、丙三人通过考试取得了行政执法资格，拥有省人民政府统一颁发的《行政执法证》。在每年例行的档案行政监督检查中，该县档案局一直采取由甲、乙、丙三人分别带队，另外调配其他三名工作人员，组成三个监督检查组（每组两人）的形式开展档案行政监督检查工作。存在问题：其他三名工作人员参加行政监督检查组合法吗？案例评析：根据行政法学原理，行政执法工作必须由具有行政执法资格的工作人员来履行，不具备行政执法资格的人员不得从事行政执法工作。河南省《〈行政执法条例〉实施办法》（以下简称《办法》）规定，行政机关应当按有关规定对行政执法人员进行培训，定期考核，经考核不合格者不得上岗执法。经考试和考核合格，取得《河南省行政执法证》的，方可上岗执法；未经执法培训或者经考试、考核不合格，未取得《河南省行政执法证》的，不得上岗执法。而河南省人民政府《关于实行持证上岗亮证执法的通告》（以下简称《通告》）则更明确地规定，《执法证》是行政执法人员行使执法权的资格证明。未依法取得《执法证》的，无权从事行政执法工作。从上述行政法学原理和河南省的地方法规、规章规定看，行政执法是一种职务行为，只有具备行政执法资格的工作人员，才可以进行行政执法活动。不具备行政执法资格的工作人员从事行政执法工作，则是一种不合法的职务行为，应当严令禁止。本案例中，另外调配的其他三名工作人员与具备行政执法资格的甲、乙、丙三人搭配，组成档案行政监督检查组，虽然符合每次档案行政监督检查不得少于两人的规定，但是，另外调配的其他三名工作人员既没有接受过行政执法培训，也没有取得《办法》规定的行政执法资格和《河南省行政执法证》，按照该省《通告》的规定，另外调配的其他三名工作人员是不具备从事行政执法资格的人员，无权在其辖区内从事档案行政监督检查工作。由此可以看出，某县档案局由甲、乙、丙与不具备行政执法资格的其他三名工作人员组成档案行政监督检查组的做法是错误的。
3档案行政相对人适格方面的案例
案例四：案例描述：某县档案局在例行档案行政监督检查时，发现人民银行某县支行1992年～2000年的文书档案没有依法向该县档案馆移交。该支行不移交档案的理由是：人民银行是金融特殊行业，实行行业垂直管理，保密性强，按照上级规定，其档案不移交当地档案馆。监督检查人员要求该支行提供不移交档案的上级行文件规定。该支行提供不出具体文件。监督检查人员合议后认为：该支行提出的不移交理由不成立。按照《档案馆通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》，该支行的文书档案属于向该县档案馆移交范围内的档案，应当依法按时移交。责令该支行立即纠正错误做法，并据此下达了《责令限期改正通知书》。《责令限期改正通知书》中写道：人民银行××县支行档案室：2013年9月13日上午10点，我局对贵档案室进行了例行监督检查，经检查发现，贵档案室保管的1992年～2000年的文书档案没有依法向××县档案馆移交（具体案卷情况见《清查档案清单》），此行为违反了《档案馆通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的有关规定，特责令贵档案室在一个月内（2013年9月13日～2013年10月13日）纠正违法行为，依法向××县档案馆移交附件《清查档案清单》中的档案，并将整改情况书面报××县档案局。人民银行××县支行接《责令限期改正通知书》后，经请示其上级行郑州分行和济南中心行后，按时移交了应移交的档案。存在问题：某县支行档案室是档案行政管理机关的行政相对人吗？
案例评析：行政主体和行政相对人是构成行政法律关系的主体，双方相互作用，促使行政法律关系的产生、变更和消灭。基于行政法律设定条件的行政关系主体，是一种相对稳定和平衡的法律关系。只有当行政主体就是法律所规定的对行政相对人发生作用的“那个”行政主体，行政相对人是法律所规定的行政主体必须针对的“那个”行政相对人时，行政法律关系才能实现相对的稳定。行政相对人包括个人或组织，在行政法律关系中，行政相对人与行政主体相对应而存在，是行政法律关系中的重要“一极”。如果一个行政法律关系中的所谓“行政相对人”并不是法律所规定的行政主体可以或者必须针对的当事人，则这个行政法律关系就可能立即崩溃。换句话说，就是行政执法中，行政主体找错了对象，虽然也在行政主体与错误的对象之间产生了行政法律关系，但这种行政法律关系的稳定性却是无法保证的。如果行政执法中张冠李戴，就意味着对行政相对人主体的认定不合法律规定，意味着整个行政执法行为认定事实不清，属于违法行为。《中华人民共和国档案法》第六条第二款规定：县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。由此可以看出，基于《档案法》基础上的档案行政法律关系，其档案行政主体是各级人民政府的档案行政管理部门，其行政相对人是本行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织。具体到本案例中，档案行政监督检查的主体是某县档案局，其针对的“行政相对人”应该是人行某县支行，而不是人行某县支行档案室。人行某县支行档案室作为该行的内设职能机构，可以代表该行行使其一定的职能活动，但不具有机构法人地位，不能成为某县档案局档案行政监督检查的“行政相对人”。其职能活动当中产生的法律责任只能由具备机构法人资格的人行某县支行承担。案例中，某县档案局监督检查人员制作的《责令限期改正通知书》，将人行某县支行档案室认定为“行政相对人”的做法，属于张冠李戴，认定事实不清的违法行为。
4行政执法程序方面的案例
案例五：案例描述：2009年6月20日，河南某县档案局行政执法人员张某、刘某到所辖乡镇监督检查2008年文件归档情况。张某、刘某来到C镇时，负责C镇档案工作的主管领导镇党委办公室主任吴某接待了他们。执法人员张某与吴某相互认识，双方相互寒暄后，吴某向张某、刘某介绍了该镇2008年文件归档的大致情况。随后，吴某陪同张某、刘某对该镇档案室2008年文件归档情况进行了现场检查。检查中发现，该镇文件归档不全，缺少2008年的《干部职工统计年报》、《党员统计年报》、党委会议记录等应归档的文件材料。现场检查结束后，张某、刘某向吴某和档案员通报了现场检查情况，要求将缺少的《干部职工统计年报》、《党员统计年报》、党委会议记录等应归档的文件材料收集齐全，及时归档。存在问题：张某、刘某进行的此次监督检查程序是否完善？
案例评析：行政执法程序是指行政执法的管辖、过程、步骤、顺序、时限、方式等内容和环节的总称。程序正当是依法治国对行政机关依法行政提出的最基本要求。其主要作用是：规范行政执法行为，防止行政执法的随意性；保障行政相对人参与国家行政管理，监督和制约行政机关依法办事；协调行政机关和行政相对人的关系，达到消除对立情结、构建和谐社会的目的。虽然我国还没有制定一部完整的行政执法程序法律，但各单行法律、法规和规章中对行政执法的程序性规定，无疑是行政执法中应当严格遵守的原则。行政法学原理将各单行法律、法规和规章中有关程序性的规定归纳为以下几种：一是执法公开制度；二是表明身份制度，三是告知制度；四是听取陈述和申辩制度；五是听证制度；六是回避制度；七是时效制度；八是说明理由制度；九是调查取证制度；十是行政执法文书制度。在具体的行政执法实践中，行政机关和行政执法人员必须按照相关单行法律、法规和规章规定的执法程序进行执法活动，否则，就会造成执法程序违法，承担因程序违法而造成的法律后果。本案例中，张某、刘某进行的此次监督检查违反了表明身份的程序规定。按照行政法学原理，出示证件，表明身份是行政执法的重要环节和步骤，凡是与行政相对人直接打交道的行政执法活动，都要遵守、不得省略。不出示证件表明身份的，属程序违法，行政相对人有权拒绝。河南省人民政府《关于实行持证上岗亮证执法的通告》也规定：《执法证》是行政执法人员行使执法权的资格证明。行政执法人员开展行政执法工作，必须向公民、法人或其他组织出示《执法证》，以表明身份。不出示《执法证》表明身份的，属于行政执法程序违法的行为，公民、法人或其他组织有权拒绝，并有权向县级以上人民政府法制机构投诉，也可以向人民法院起诉。案例中，虽然张某与吴某相互认识，也不能违反法律、法规和规章所规定的程序，否则，一旦有不良后果出现，就会造成此次档案行政监督检查行为程序违法，使档案局陷入被动局面。此外，该案例中，张某、刘某进行的此次行政监督检查，没有制作《现场监督检查记录》，没有将C镇文件归档不齐全的违法事实记录固定下来，也是一种不符合行政执法程序的违法行为。
5行政执法文书方面的案例
案例六：案例描述：某县档案局在对该县林业局进行例行监督检查时发现，有3卷涉及机构编制、干部职工年报、花名册的永久卷不知去向，查阅该局《档案借阅登记本》，也没有此3卷档案的借阅登记记录。询问档案员时，档案员也说不出档案的确切去向。据此，某县档案局当即对林业局下发了《责令限期改正通知书》，要求该林业局在15天内追查出档案的去向，并将追查结果书面报告县档案局。逾期不报追查结果，将立案查处，追究有关人员的行政责任。在规定的整改期限内，该林业局书面答复称：去向不明的3卷永久档案，系该局会计在办理局机关人员工资调整时借出，遗忘在了县财政局工资福利股，现已收回，并对相关人员进行了批评教育。存在问题：此次行政监督检查的执法文书完善吗？案例评析：行政执法文书是行政机关在行政执法活动中制作的，用以记载和证实行政执法过程的各种材料，是记录行政执法过程情况、认定事实、内容的法律文书载体。根据行政法学原理，在具体的行政执法活动中，有些具体的违法事实，在没有书证、实物、影像的情况下，必须通过制作相应的行政执法文书，来记载违法事实的情况，使违法事实得以固定，以支撑行政执法后续行政处理的开展。制作行政执法文书，也是行政执法程序不可缺少的重要环节。只有完备的行政执法文书，行政执法的过程才能完善，才能善始善终。
本案例中，档案行政监督检查人员在发现林业局3卷永久档案去向不明时，通过查看《档案借阅登记本》，询问档案员，下发《责令限期改正通知书》的执法过程是完整的。但是，从整个行政监督检查的程序来看，此次监督检查还需要两个执法文书来支撑。一是制作《现场检查记录》，将林业局3卷永久档案去向不明的违法事实记录固定下来，作为林业局违反档案法律、法规的证据，以支撑下发《责令限期改正通知书》的必要性；二是制作《询问笔录》，将对档案员的询问用文字记录的方式记录下来，与《现场检查记录》形成一条完整的证据链，用以证明林业局3卷永久档案去向不明的法律证据，确保此次行政监督检查程序的完整。程序合法，是对档案行政监督检查的最基本要求，也是衡量档案行政管理机关是否依法行政的重要指标。案例中，档案行政监督检查人员不依法制作行政执法文书的做法，虽然没有对此次行政监督检查造成一定的不良后果，但并不是说这种错误做法导致的严重后果每次都能幸免。因此，这种现象必须引起档案行政监督检查人员的高度重视，做到依法行政，依程序执法。
作者：刘子芳 单位：许昌县档案局
一、档案管理中的文档分类技术应用方法
文档分类，或者称之为自动地指派语意上的类别予以由自然语言所构成的文档，是目前常用来管理档案信息的一种方法。归纳式的文档分类希望从一些事先标定的文档集里推导出一个分类的准则，此后可以正确地应用此分类准则来对未知的新文档做分类。
一是二元（Binary）设定法。二元设定法是最简单，也是学习型问题（LearningProblem）里最重要的设定公式。其它复杂的设定法都可以通过一定的简化步骤，退化为二元设定法的公式。在二元设定法里，只存在两种类别标签。例如在档案信息检索（InformationRetrieval）的应用问题里，此两种类别标签可以被标定为“相关”或者是“不相关”这两大类。同样的，在电子档案的分类应用里，可以将接收的电子档案区隔为“垃圾文档”与“非垃圾文档”这两大类。这代表类别标签的值只能有两种可能的值，为了符号定义的方便，这两种可能的值设定为-1与1。
二是多类别（Multi-Class）设定法。有些分类的问题牵涉两类以上的分类法。例如一个电子文档派送程序，它负责判断是否将所有接收到的电子文档转发给十位中层管理人员。这代表类别标签可以是十个（更广义的说法为l）同的值。
三是多标签（Multi-Label）设定法。绝大多数文档分类的问题落在该设定法内。它和多类别设定法不同之处在于类别标签和文档之间不是一对一的对应关系。相反地，每一个文档都可以落在多个、唯一一个，甚至是零个的类别之内。例如，当档案的情境为分类新闻报导时，每一个语意上的主题都可以成为某一类别的标签，所以一篇新进的新闻报导可以同时落在“足球”和“巴西”这两个不同的类别之内。这类的设定法可以用一个多维度的二元向量来代表众多的类别标签。因为类别标签已经使用单维度的二元向量的方式来表示，分类规则所产出的结果也必须是单维度的二元向量。
二、档案管理中的文档分类应用词汇
在处理自然语言的问题时，文档内的上下文脉络（Context）会影响一段文字表达的意义，同样的一个单词，在不同的句子里可以有不同的意义。在文档分类的问题里，会采用不同的方法来表达文字，根据不同的需求，可能会也可能不会辨别这些不同的相依性和意义。一般而言，根据文档分析层级的深度，总共有下列四种不同的表达法：次词（Sub-Word）层级；字词（Word）层级；多词（Multi-Word）层级；语意（Semantic）层级。在每一个层级里，最基本的构成组件（BuildingBlock）称之为索引字（IndexTerm）。
一是字词（Word）层级。在很多的情况之下，单词是很好的表达单位，同时单词具备很低的模棱两可性。尽管存在所谓的多义词，但也假设其对整体文档的代表性的冲击是很小的。事实上，字词层级的表达方式已经被证实在信息检索与文档分类的领域里是很有效的。以单词为基础的表达方式的优点为简单和直觉。不考虑逻辑上的结构，使用单词当成是索引字的最小单位可以把一份文档转化成一连串单词的组合。同时我们假设单词出现的顺序在文档分类的任务中是无关紧要的。
二是次词（Sub-Word）层级。该层级不使用单词当成是索引字，一个由n个字母所构成的字串被视为基础的构成组件，这种表示法可以建立相似性的模型，如“computer”和“computers”是不同的单词。使用这种表示法的优点是系统可以处理拼字错误，允许使用者输入错误的单词，经由系统比对，自动找到类似的单词。
三是多词（Multi-Word）层级。借助语言学上的工具的辅助，大量的文档可以基于句法（Syntactic）上的结构做深入的分析。在这一个层级里，索引字通常是参考句法结构的信息所产生的。最常被使用的句法结构之一是“名词片语”。这种方式通称为句法片语索引（SyntacticPhraseIndexing）。
四是语意（Semantic）层级。到目前为此，现今既有的信息科技与技术尚未能做到自动化的摘取一份文档的内容所代表的完整语意，并且表达成可以用以作为数学运算的形式。但是就某些角度而言，有研究指称可以使用分类学以及一些固定字汇的索引语言来取得文档所代表的语意。网络上的Yahoo！分类架构就是其中一个例子。Yahoo！使用阶层式的分类树，用以组成整体的分类结构，接着以人工的方式将网页分到一至多个的分类类别里。
作者：卢红单位：山东电力建设第三工程公司
档案建立
建立健全的学校各类档案、目的主要在于为学校各级领导，上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决定提供准确、可靠的依据。校领导对此应高度重视，并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。
档案资料室由文书（或人事秘书兼）专职（或兼职）管理，按《小学档案资料收集范围细目》（附后）建立档案。教导处、总务处、勤工俭学办公室等行政职能部门应设档案柜，分别明确专职（或兼职）人员具体管理。
全面系统地健立健全学校档案、教师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，教师的一般人事档案，一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届、按班分类建立。
档案建立
档案人员应档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。
注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为限；注明“短期”的一般以五年为限；注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。
凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其他资料，学校可根据需要自行决定是否留存。
档案补充
教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等资料要及时收入个人档案。
外来文件、函件由文书（或人事秘书）统一分类编号登记，交校有关领导阅后，即立卷归档。
校内印发的文件是档案补充的重点，平时教导处、总务处、勤工减学办公室、团支部、少先队大队部应将此类文件分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归案。
档案转递
职工应工作调动，需要转递档案，必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。
档案查阅
（一）校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案；查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案；未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案资料人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料拿出资料室。
（二）校内人员借阅业务档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损的归还。
档案安全保密
档案资料室门窗要加固要备有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风；严禁吸烟和带入易燃易爆、易引鼠入室的物品。
档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密；档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱扔乱抛，应按保密纸处理或销毁。
一、绘画类艺术档案管理的特点
因为绘画类艺术档案类型多样，分西方绘画和中式绘画等等，就需要进行分类管理。例如，纯图像形的。也因为形态、形式的不同们导致其规格多样化，再以多样化，以及来源多样化所以就分成了四种类型的档案进行管理，提高管理工作的有效性。
(一)纯图画和文字档案的管理特点
以文字为基础和图像为基础的绘画档案都是以纸张为载体，所以大多数的都是历史较为久远的珍贵手稿，这些都是非常具有研究价值的。针对这样的情况，就该对纸张和字体墨水的绘画要特别加以保管，要利用互联网的技术，进行以电子文字、图像资料为载体，另外好对电子文字、图像资料进行特别备份，做到防止资料遗失的情况出现。
(二)绘画影音资料管理特点
很多时绘画也有一定的影音性，这是因为在创作的时候结合了音乐的美感，这样能使得绘画更具有艺术性。影音类的绘画档案都要经过录像带、光盘进行录制，这样的目的在于防止丢失，另外也要多备份，以便在今后遇到损坏的现象可以及时的进行再造和修复。
(三)具体实物绘画类资料的管理特点
因为实物资料是无法进行大量备份的，因为在创作的过程中也就只是创造了了一幅画。针对于实物画的特点要做好对其进行日常定期的清洁和维修，并及时做好相关的记录，如画的大小和尺寸、用色情况、具体的颜色基调等等，这样也是确保画在今后丢失了能够再造。
二、基于大数据背景下对艺术类档案进行管理
(一)用互联网技术对绘画类艺术档案进行管理
在目前，有的艺术馆的档案储藏量已经很丰富了，但对艺术档案管理的工作来说也是不容马虎的。所以，必须加强基层艺术档案馆之间的联系和合作，使艺术档案馆在城市能够健康的发展。形成艺术档案的完整性要求很高，这是因为许多的档案文件都经历了漫长的时间，所以在管理的工作中也造成了极大的不便之处。所以，建立以互联网数据为基础的现代艺术档案管理可以起到解决这个问题的作用。与此同时，也有效的保护了人力物理财力等资源不被浪费。形象的说，一个完整的艺术文件形成过程，先要经发现，再由中央档案及时地通过计算机网络通知主要监管地点收集，组织，最后汇总到中央文件室，形成完整的艺术文件。
(二)运用互联网数据进行科学管理
因为载体和信息结合的特殊性，所以随着计算机和网络技术的出现和广泛使用，电子档案的出现对传统档案工作有很大的帮助和影响。由于其特殊性和载体的丰富性，档案的电子化显示出强大的发展趋势，由于绘画艺术档案管理更复杂、难以制作和进行归档处理都面临着难题，所以就要利用互联网技术进行专用网络设计，使用程序通信应用于管理绘画类艺术档案中，具体的操作步骤有以下四个:1、因为互联网大数据的主要条件是存储和传输信息，将纸质文件转换为数字性文件，并将通过互联网访问传输到硬件中，这也是实现艺术文件信息网络系统化工程的必要条件。对于如何把档案信息到传送互联网，就必须有一定的输出口和接收口的链接:首先，要具备一个集合了存储，管理，整理档案信息一体的处理器，其次要具备一个编辑文件信息管理的软件，这样方便将纸质文件转换成数字信息扫描输入。另外，在这些基本设备的基础上，要加强管理人员操作意识，这样才能有效的进行对绘画类档案的管理。最后，要实现在档案各个工作细节中使用计算机。因为从一定的环境来讲，这样的好处可以减少工作中的失误率提高工作效率。另外，政府等部门要能够及时的起到重视，因为有些档案可能保留了财政方面的资料，所以对此要进行及时的管理防止丢失。2、目前，传统的管理模式已经不能满足绘画艺术档案管理的需要。随着数字，网络和多媒体时代的到来，绘画艺术档案的管理有了新的需求。首先，要使用数字视频编辑设备进行记录原始的纸质档案，像一些著名的艺术家的个人档案(作品，奖项，绘画创作技能等)，再进行电子设备的记录，并将它们存储在计算机的数据中。这样做的好处在于有效的保护和延长了使用档案的数据的时间，对未来进行档案的研究具有重要的意义。因为，艺术档案应该保存很长时间，让更多的人分享它的艺术美感。3、合理建立专业的绘画艺术档案管理网站，通过网络促进各个绘画艺术档案管理馆文化艺术事业的建设和发展，也在一定程度上使得绘画艺术档案得到了很好的利用。这样也能使得艺术信息资源的共享达到最大限度的利用，增强艺术档案的参考作用。4、像平时所见的各种艺术团体的统计活动，各种单位网络的纪念品登记表，都是通过使用计算机绘画艺术标准表格设计出来的。在互联网数据标准化的形式下，用户可以从网络上下载和使用，从而实现资源共享。这样就使得所有绘画艺术档案都能在网络上进行，从而建立起绘画艺术档案数据库，方便检索艺术品档案，实现艺术文件信息管理。
(三)艺术类档案需要实行专业化管理
因为绘画艺术档案管理工作的特殊性就使得对其的专业有着严格的业务要求。首先，要具备高效的劳动力。尤其是信息技术方面，开始对档案管理工作人员提出了新的专业知识要求，也赋予了新的工作内容，这都是因为通信技术和网络技术的快速发展。要使得艺术档案馆管理工作具有无限的活力，艺术档案馆管理人员就要逐步从传统的档案收集管理形式转变为信息化的管理。其次，档案管理工作人员必须学习和更新他们的知识和技能，例如，熟练使用电脑，打印机，传真机等设备，因为，档案管理工作人员不能再依靠原有的知识，经验下的传统模式来管理档案。只有掌握了一系列的现代操作技术，才能开发出复合人才所需的艺术档案。另外，管理内部要树立竞争的概念，根据档案人员的性格进行责任分工，根据他们的能力和工作成绩的来给出评价。对其中表现出色的员工，可以直接受命，对能力不足的要及时培训和锻炼。通过这样的方式，能够有效的鼓励档案人员自发地和自觉地学习新的知识和技能。最后，要加强档案管理人员的培训，只有通过不断的纠错和锻炼，才能让他们认识到自己的不足这样才能有提高的机会。在当今网络时代的发展下，绘画艺术档案管理人员必须重视对自身知识的更新，只有这样才能成为网络档案信息的研究人员。
(四)艺术类档案需要进行统一化管理
不同地区的档案管理部门，要将自己所在城市的绘画艺术档案资料输入电脑中，进行统一化管理。这样可以使得有需要的用户可以避免与档案直接接触造成磨损和污染的情况，也进一步加强了艺术文件的保护作用。例如，著名绘画艺术家创作的原始性画稿和他们个人的人生经历和获奖经历等等，这样档案材料都是非常宝贵的历史材料，具有非常巨大的研究价值和收藏意义。因为这些原始性的稿件都是不可再生的，如果用户在使用中受到了损坏，那么将带来巨大的损失和严重的后果。
(五)必须加强互联网数据下的档案使用，利用法律法规等形式，以保护完整的档案资源
为此，首先要加强那些可以在线访问的绘画艺术档案，在没有规定的情况下不能访问访问，这样就能保护数据的完整性，防止出现病毒干扰干使得系统的不能正常运行。其次，要制定应急计划，及时进行安全检查和审计，编写安全报告要求。另外，要严格的控制权限管理，包括日常浏览工作的管理，要按规定恢复权限。最后，在线访问文件信息目录要同步，定期进行安全评定，持续改进，祈祷优化系统的作用。
作者:陈乃舜 单位:陕西国画院
【摘要】随着现代信息技术的逐渐发展与进步，对档案进行规范化管理有着十分重要的作用，档案规范化管理与单位以及部门的总体决策方向有着十分重要的作用。通过规范化的档案管理方法，能够有效的提升县级公共资源交易类档案管理的水平，使其能够更好的服务于单位以及部门。基于这个背景，笔者在本文主要探讨了如何加强对县级公共资源交易类档案规范化的管理工作，旨在为后期相关规范化档案管理提供相关的参考以及借鉴。
【关键词】县级；公共资源交易类档案；规范化；管理
随着近些年我国公共资源交易市场的逐渐完善与发展，公共资源的交易领域以及交易频次也在逐渐扩大，这些对于促进我国社会主义现代化经济建设有着十分重要的作用。对于县级公共资源交易类档案管理来说，促进交易档案挂历的规范、完整以及真实性，对于促进我国县级公共资源的优化配置，并且使得县级公共资源的交易活动能够更加规范有着十分重要的作用，因本文分析县级公共资源交易类档案的规范化管理是十分有必要的。
一、明确立档的责任人
对于我国县级公共资源交易类档案来说，其中立档责任人就是指参与我国县级公共资源交易活动的相关单位，这些相关单位应该根据公共资源交易项目的具体情况来确定相关档案资料的归档范围，相关立档单位应该建立符合标准的档案管理室，档案管理室的基础设施应该符合相关的标准，并且档案室内部应该配置符合标准水平的防火、防盗以及防潮设施，从而保证档案的完整性以及安全性，另外，如果县级公共资源交易类档案出现破损以及霉变的情况，应该安排专业的工作人员你对其进行复制或者维护等措施。另外，相关立档单位应该明确档案管理人员的职业，通过利用现代化信息技术手段，建立相关的档案管理网络，并且档案进行收集以及整理工作，这样通过对县级公共资源交易档案进行归档以及保管或者存毁，使得县级公共资源交易类档案有一个规范的管理流程，相关的档案管理人员应该有基本的档案管理意识以及档案管理业务能力，立档单位应该及时对档案管理人员进行培训，这样使其能够遵守档案管理工作的相关法律以及法规。
二、加强对档案的管理
立档单位根据相关的规定对档案管理的文件资料进行收集以及整理之后，应该对档案文件资料进行及时的登记，使档案管理的文件材料能够在规范的管理之下进行立卷和整理。对于县级公共资源交易类档案的文件资料来说，主要博阿洛项目的核准、审批、审定以及公共资源交易过程中产生的档案文件资料，一式两份，项目的备案核准单位以及项目建设单位应该保存原件，档案的立档单位保存其复印件，另外，对于只有一份原件的文件资料，应当由备案核准单位进行归档保存，而项目建设单位保存其复印件，复印件应该保存原单位的名称、时间以及加盖原件印制单位的工作印章。对于公共资源交易类建设项目的工程招标机构以及工程造价咨询机构和资产资源评估机构等，对于相关的涉及单位所需要的材料进行复印归档保存，其中，已经装订成册的招标以及投标文件或者预算书等，在装订的过程中应该采用一些不易腐蚀以及变质的材料进行装订。
三、明确档案保管期限以及密级
对于县级公共资源交易类档案管理来说，档案的保管期限应该符合相关的规定：其中，工程招标档案应该分为以下三种：即永久、长期和短期，其中长期是指档案保管的期限不低于项目设计的使用年限，短期则是档案保管的年限在15年以下。另外，对于资产资源交易类档案的保管期限应该保存至合同期满为止，对于那些一次性所有权出让以及转让的项目，档案的保管期限应该为永久，另外，对于资产资源评估机构以及拍卖机构的档案保存期限，应该自评估报告以及成交确认书签发之日起不少于10年的保管期限。而招标机构的档案保管期限则是自中标通知书发出之日起不少于5年。对于县级公共资源交易类档案管理的密级来说，主要分为绝密、机密以及密码三种，相关档案管理文件的密级应该根据国家等行政主管部门的相关规定工程密级而制定。
四、结语
对于县级公共资源交易类档案管理的工作来说，应该基于现代化信息技术发展的视角对其进行管理，及时更新档案管理理念，加强档案管理室的基础设施建设，促进档案管理人员综合素质能力水平的提高，加强对档案文件管理的日常维护与管理工作，充分将县级公共资源交易类档案的规范化管理工作落到实处，使其能够真正的服务于广大人民，提升县级公共资源交易类档案管理水平，是现阶段经济发展以及社会进步的必然需要。
作者:温秋月 单位:苍南县公共资源交易中心
艺术类院校档案是艺术类院校在各项活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、电子信息等不同载体的文件材料的总和，它全方位地反映了学校在美术、音乐、戏剧、舞蹈等方面取得的成绩和学校的整体实力。对其进行收集、整理、保存和利用等管理活动是学校整体教育教学及行政管理中的重要组成部分，是评估艺术类院校实力的重要因素。因此，只有提高学校档案的规范化管理水平，才能充分发挥其对教学、行政的指导作用，才能更好地组织、协调和监督各种活动的举行。
一、艺术类院校档案管理的主要特点
1.专业性。艺术类院校的主体档案是反映其艺术教学、艺术成果等方面的档案，具有较强的专业性，通常是按照教学的科系来分门别类的，笔者所在的阳泉艺校就是分为美术、音乐、戏剧、舞蹈四大类以及文化和学校外来文件两个补充类型。同时，由于艺术院校的学生参加比赛的机会较多，这也就需要在档案的管理上要有一定的专业性。
2.真实性。真实性是所有档案管理活动的必然属性，即你所记录的内容必须与实际情况相符相合，记载的获奖人物、论文名字、取得的奖项都必须清楚，能给后人起到榜样、参考的作用。
3.保密性。保密性主要表现在艺术成果档案及外来文件或公文方面。反映学校艺术教学方法、内容入成果的档案是学校的宝贵资源，学校对其拥有知识产权。由于一些公文是保密甚至绝密文件，在一定程度上有着法律效力。这就需要档案管理人员认真保存这部分文件，单独存档保管，不能与其他普通文件相互混淆。而对文件的内容，则要严格的保密。
4.现实参考。艺术类院校档案中蕴含了大量艺术创作劳动的成果，能够有效地对教学等活动进行指导，产生巨大的使用价值，如开放老师、同学在文化方面获奖的论文、演讲稿等档案材料，可以供后来的老师、同学方便调阅、学习，而这也就成为艺术类院校档案管理工作中的一个最为明显的特点。
二、管理现状
笔者认为，目前艺术类院校档案管理较混乱，主要体现在以下几方面：一是对档案工作重视不够。长期以来，相当一部分人员对艺术类院校档案管理工作认识不足，认为档案管理就是裁剪、装订、保管等事务工作，与教学和科研没有直接联系，不能为艺术类院校创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付查档工作就行。二是档案管理制度的不健全，落实不到位。有的艺术类院校没有明确制定管理人员的岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度；有的只有查（借）阅制度；有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。三是多数艺术类院校档案工作的信息化水平偏低。由于各方面的限制，一些学校的档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现信息化管理。而人工操作下的档案没有办法完成对档案信息的筛选、排序、分类、汇总，由此导致很多档案工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。
三、改进措施
1.增强档案意识。加强宣传，提高全校管理人员的档案管理意识，让档案管理工作真正成为艺术类院校管理的一部分。根据《高等学校档案管理办法》第3条规定，艺术类院校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。艺术类院校也有义务做好档案管理工作；第5条规定，艺术类院校档案工作由高等学校校长领导，且明确了其领导职责。艺术类院校应按照法律规范加大档案管理宣传力度，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，让所有人都认识到档案管理是促进艺术类院校发展的重要工作，更是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是无法替代的资源，明确档案管理方法，便于档案的集中管理和利用，以形成档案工作的良性循环。
2.实行信息化管理。学校档案管理信息化是适应信息化时代的需要，以档案信息资源建设为优秀，以信息网络为基础，建立艺术类院校，特别是艺术类院校档案信息库，通过将传统的纸质档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。全面加强艺术类院校档案管理，促进档案管理尽快从封闭型向开放型转变，从手工操作型向现代管理型转变，从实体档案管理向虚拟档案管理转变，使档案管理者向信息管理者转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库以及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，使广大师生能够方便迅速地查询到所需的档案信息资料，为学院的整体发展服务。这样不仅可以使档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，还可以更快捷、更准确地为学校各项工作提供全方位的优质服务。
3.加强编研工作。艺术类院校档案管理人员利用现有的艺术类院校资源，将原本零散的各种档案系统化、条理化，以便为学校提供更准确的档案资料。通过编研，可将整合后的档案信息成果从不同方面反映学校、学生的情况，对于总结经验、指导工作、业务查考具有现实作用，是系统的、高效的参考资料。同时，学校的档案、图书、情报、资料同属文献范畴，共同构成学校的信息服务体系，因此，应形成资源联合，促进资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，促进档案信息的互补，减少在管理中出现的不必要浪费，更好地满足艺术类院校多方面的需要。
4.提升业务素质。档案管理是一项要求严格的技术型工作，要求档案管理人员应具有较好的专业素质和技术能力，并保持认真工作、一丝不苟的严谨态度，能够运用扎实的理论知识、科技知识和现代化管理手段来完成艺术类院校档案管理，提高档案管理的质量。因此，艺术类院校应积极加强档案管理人员的素质培训，使其不断学习、优化自身知识结构，注重计算机技术、数字信息的学习掌握。促进其工作能力的提高，发挥主观能动性，实现艺术类院校档案管理工作的全面展开。根据档案管理自身的特点，档案管理者应对不同类型、不同层次、不同要求的档案进行有针对性的管理，这样才能有效提高档案管理的业务水平，提升档案的有效使用能力。
1引言
面对日益激烈的市场竞争，我国勘察设计咨询业迫切需要增强自身知识产权保护意识，同时承认并尊重他人的知识产权及合法权益。为了保护与管理勘察设计咨询企业的知识产权，鼓励技术创新和发明创造，丰富与发展原创性智力成果，增加企业自主知识产权的数量并提高其质量，增强企业自主创新能力和市场竞争力，同时尊重并合法利用他人的知识产权，为此，对勘察设计文件档案管理具有极其重要的作用。本文通过明确勘察设计文件档案管理的对象及特点，探讨了其管理的方法及程序，并针对目前勘察设计文件档案管理工作中出现的问题提出了相应的对策，为进一步完善我国勘察设计文件档案管理提供了有益的参考。
2档案管理的对象及特点
勘察设计的文件档案主要包括勘察、设计、咨询活动和科研活动中形成的，以各种载体所表现的文字作品、图形作品、模型作品、建筑作品等勘察设计咨询作品。勘察设计文件档案包括以下内容：
1)工程勘察投标方案，专业工程设计投标方案，建筑工程设计投标方案。工程咨询投标方案等；
2)工程勘察和工程设计阶段的原始资料、计算书、工程设计图及说明书、技术文件和工程总结报告等；
3)工程咨询的项目建议书、可行性研究报告、专业性评价报告、工程评估书、监理大纲等；
4)科研活动的原始数据、设计图及说明书、技术总结和科研报告等；
5)企业自行编制的计算机软件、企业标准、导则、手册、标准设计等。
勘察设计文件档案管理有如下特点：
1)成套性。一个勘察设计项目所形成的若干相关文件材料，这些文件材料既以不同工作阶段相区别，又与总体科技程序和科技内容相联系，构成了一个反映该项目勘察设计活动的材料整体，是一个密切联系、有机结合的整体。
2)专业技术强。我院是广西自治区唯一的公路工程专业勘察设计甲级院，其专业技术档案又具有专业性强、科技含量高、分类细致等特点。勘亲设计类档案具有较强的专业性，不同的专业又有着不同的技术内容和方法，在哪一个专业技术领域形成的档案，就集中地反映哪一个专业技术领域的科技内容及相关的技术方法和手段。
3)利用率高。近年来，随着科学技术的不断发展和专业技术普及率的提高，档案的查询和使用的机率越来越高，有些项目可以大量地、重复多次地运用于新的勘察设计项目，特别是记述和反映新技术、新工艺的档案，其利用率更高。
3方法及程序
为确保归档的勘察设计文件完整、准确，便于档案资料的查阅使用、质量问题的追溯、落实质量终身责任制，根据目前国内勘察设计文件档案管理的发展状况、经验和趋势，结合质量管理体系GB／T19001—2008一IS09001：2008标准和我院的成功经验，对各阶段勘察设计成果文件、记录和资料归档的种类、归档文件的装订要求、归档交接方法、责任等提出以下管理方法和程序：
3．1按不同阶段项目归档文件的种类要求
l、预可行性研究、可行性研究、方案设计、初步设计阶段：a)在向顾客提交成果文件的同时，归档相同的成果文件以及内容完全一致的电子光盘；b)在接到主管部门批文时追加归档有关的批复文件。装订好的校审记录及校审的全部图、表、文字、计算书原稿，分类装订的勘察原始记录、做为依据的的数据资料、各类技术报告、技术工作总结，质量记录等保存在承担项目部门，保存期三年。
2、施工图设计阶段：a)在向顾客提交成果文件的同时，归档相同的成果文件以及内容完全一致的电子光盘；b)上述成果提交后一个月内，提交下列文件归档：勘察设计成果的蓝晒底图清样、装订好的校审记录及校审的全部图、表、文字、计算书原稿分类装订的勘察原始记录、做为依据的数据资料、各类技术报告、技术工作总结装订成册的质量管理记录，包括：产品要求评审记录及各种附件、项目工作计划、勘察大纲、勘察成品检验记录、技术及安全交底记录、外业验收记录、设计输入登记表、假定输入单、技术指令、互提资料单、互提资料单、设计评审记录、设计确认情况表、勘察、设计、测量成品批准放行单c)设计过程中与顾客之间涉及质量责任的来往文件及处理记录。
3、工程竣工(交工)验收后一个月内，提交下列文件归档：a)有常驻工地设计代表的：工地日记及相关附件、设计修改通知书、现场照片b)无常驻工地设计代表的：服务验证表、设计修改通知书、现场照片、后期服务期间，与顾客之间涉及质量责任的来往文件及处理记录。
4、竣工(交工)验收后如发生与项目有关的记录要随时归档。
5、工程地质勘察项目：工程地质勘察报告及有关附件、内容完全一致的电子光盘、勘察大纲、校审记录及校审的原稿、成果清样、外业验收记录、勘察成品批准放行单、技术总结。
3．2归档手续
1、项目负责人将符合本规定要求的归档文件整理、装订好，填写《勘察设计项目文件归档交接表》一式2份；
2、将归档文件和《勘察设计项目文件归档交接表》一起送档案室归档；
3、档案员按本规定的内容对《勘察设计项目文件归档交接表》中的归档文件及数量一一核对，确认无误后签收。一份《勘察设计项目文件归档交接表》退归档人作为存档依据，另一份留档案室备查；
4、档案员对不符合规定要求的归档文件有权拒收。
4问题与对策
目前勘察设计档案管理存在的主要问题是：资料档案常有收集遗漏或未及时归还的；档案管理人员的思想及素质未能跟上；管理的硬件和软件有所不足；单位对档案管理的宣传力度和员工对此的重要性有所欠缺。对策：①作为档案管理人员要积极主动地配合勘察设计部学术．Academ_cs门主动地收集遗漏或未归还的勘察设计文件。②加强对档案管理人员的培训，提高专业素质、服务意识、服务质量、服务水平，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心。严把工程档案质量关，成为能达到交通勘察设计业务知识与档案专业知识的复合型人才。⑤加大投入，对勘察设计档案进行科学化、规范化管理及各种基本检索工具的使用方法，能快速准确地提供服务。强化科技档案资料管理工作中的信息化程度，充分利用现代信息技术和网络技术，做到科学管理、资源共享、科技档案管理信息化。④进一步完善科技档案资料管理工作中的质量管理体系在院总质量管理目标要求和指导下，制定好科技档案资料管理的部分质量工作手册，进一步完善科技档案资料管理的规章制度和有关管理工作的质量体系运行手册，明确各工作环节的质量责任，并在工作中努力寻求持续的改进和完善。⑤及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记汞，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时的、有效的档案资料或信息。此外，当采用电子化进行管理时，应注意电子资料的安全保密性，须防范计算机病毒及电子资料的保密。须采用防火墙、防病毒软件，对电子资料加密及身份识别，设置相关人员的管理、借阅权限，对不同等级的电子资料，针对不同的借阅人员设计不同的查阅权限：在线阅读、拷贝、打印功能。
第一章编制说明
一、编制目的
为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥高校档案的作用，更好地为学校工作和社会主义建设服务，特编制本法。
二、编制原则
本法的编制，以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性，科学性和适用性。
（一）体现思想性
档案工作是党性、政治性很强的工作。高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。要坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。
（二）符合科学性
本法规定的各项内容，既要实事求是，符合高等学校档案工作的实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与实践的结合方面，有较强的科学性，力求有所发展，有所创新。
1．采用“高等学校档案”这一综合概念，以高等学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
2．在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法教育档案分类表（即信息分类）》体系的协调。
3．类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
4．类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到高等学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体原则划分，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延，同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
（三）重视适用性
本法采用多元，灵活的处理方法，在强调大的原则统一的同时，照顾不同类型、规模、层次院校的特点，根据各校档案实际情况和发展水平，给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度，留有较大的余地。
为了方便掌握使用，本法在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
三、体系结构
本法由编制说明和主表两部分组成。
编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明，是使用本表的指南。
主表由类目、标识符号、注释等组成。
（一）一级类目的划分与标识
一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：
DQ党群
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ行政
主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。
JX教学
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY科学研究
主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
CP产品生产与科技开发
主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
JJ基本建设
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SB仪器设备
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料
CB出版
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
WS外事
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
CK财会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“xingzheng”（行政）的简称。
（二）二级类目的设置和标识
二级类目是对上级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。设置的标准，在大原则统一的情况下，各校可视具体情况对随机类目进行选择。例如：科学研究的二级类目，本法只规定按学科或专业或项目设置，具体到一个档案馆（室）如何选择，由各校自定。产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备的二级类目设置，亦依此办法处理，一经确定，不得随意变动。
二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
（三）三级类目的扩展和标识
在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，由各校根据需要和可能，自行决定是否扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同。
四、档号的编制
（一〕档号：
是存取档案的代号，排架的依据，必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置。
（二）档号编制的原则：
必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
（三）档号结构、模式和标识：
1．档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
年度号由四位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。分类号究竟包含几级类目，由各校自行掌握。比如：“党委会议记录”的分类号，由一级类目组成者力“DQ”；由二级类目组成者为“DQ11”；由三级类目组成者为“DQ11ⅹⅹ”
案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。
2．档号的模式。
本法规定为：
年度号十分类号十案卷号
对于库藏有多个全宗的院校，原则上应在年度号前加全宗号。标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。
3．档号的标识。
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“一”连结。例如：1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案，可标为：1990一JXl4一23。
（四）档案的实体排架问题：
从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。
本法规定的档号模式属分段开放型编号方法，各校在按档号排架时，可根据案卷数量、自身条件，既可按一级类目年代纵向排列，也可按年度一一类目横向排列。
五、关于实体分类中几个问题处理
（一）关于声像载体档案
声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为高等学校档案的重要组成部分。随着现代科学技术的发展，电化教学的普及，管理自动化程度的提高，其数量越来越多，重要性越来越明显。从当前高校声像载体档案归档的内容看，基本不超出十个一级类目的范围，故暂不将它与十个一级类目井列，但由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，拟作特殊处理：按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为：
年度号十声像档案代号（SX）＋载体代号（代码）＋保管单位号
保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。
例如：某中央领导同志1990年来校视察，照片册序号是23，录像带序号是102，则可分别标引为：
1990一SX12一23
1990一SX13一102
CB15音像出版类档案中的声像载体材料，亦依此办法处理。
（二）关于教学类档案类目的划分
教学类档案是高校档案中数量最多的一部分。考虑到不同规模、类型学校的差异性，为保持其有机联系和便于管理、利用，在二级类目的设置上采用了二种分类方案，供各校根据实际情况选择。但一个学校只能选一种，并保持稳定。
（三）关于外事档案问题
外事档案有其特殊形成规律，而且内容涉及学校工作的各个方面，其他九个一级类目都包含有涉外内容，从维护档案的有机联系和查找利用方便考虑，将各种涉外文件材料集中起来，单独设立了“外事”一级类目。其中考虑到国际合作与会议、外国留学生工作的档案数量较多，价值和重要程度较高，有其特殊性，在二级类目中增设了“国际合作与会议”、“外国留学生工作”。
（四）关于纳入管理的人事档案的分类编号
按1991年4月2日中央组织部、国家档案局联合的组通字［1991第13号文件，即《关于印发〈干部档案管理工作条例〉的通知》办理，本法不另作规定。
《中国档案分类法》（以下简称《中档法》）第一版1987年12月出版一年多后，我院就开始按它进行档案分类标引了。实践证明，《中档法》第一版所设类目太粗，远远不能满足实际标引需要。1997年12月出版了《中档法》第二版，把类目由一版的5千条扩展到10万条，基本能满足全国档案分类标引需要，但我们在使用中仍发现不少问题有待解决。
我院档案的分类标引是在著录时与主题标引同步进行的，至1999年底，库存3万5千卷文书档案和科技档案（科研、设计、基建、设备等）已全部著录和标引完毕，并逐步输入了计算机。我们在分类标引时遇到的难题颇多，这里谈几点看法，以就教于同仁。
一深入学习
八十年代末以来，我们为了跟上档案工作标准化的步伐，学习了一些有关分类标引和主题标引的著作和分类法。经常反复学习的有1986年出版的孙钢编著的《档案著录与标引手册》，1988年出版的邹步英等编著的《中国档案分类法的理论与使用》，1998年出版的邓绍兴编著的《档案分类法》，1999年出版的邹步英等编著的《中国档案分类法使用手册》。我们深感，只有在反复学习中使用，又在使用中反复学习才能做好分类标引工作。
二全面返工
前面提到，我院著录标引工作起步较早，当时只能按《中档法》第一版做粗标引。待《中档法》第二版出来时，绝大部分库存档案已著录标引完毕，并输入了计算机。粗标引的结果是成百上千个案卷标的是同一个分类号，很难达到分类检索的要求。《中档法》第二版的类目比第一版增加了二十倍，很多类别有了细目，原来的粗标引必须返工作细标引。再者，《中档法》第二版对第一版的结构、类别也有所调整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改为了“一法四表”，取消了工业复分表，增加了科技档案复分表，取消了R基建类中的综合类，等等，就是具体类目的含意也有些变动。这意味着，按第一版标引的不少类号必须报废，重新按修改后的类目号标引。
我院的档案内容涉及到《中档法》A至U19个基本大类（其中工业基本大类N又分21个类）的所有类别。返工量之大，可想而知。我们的作法是用微机打出全部目录，逐类逐条对照《中档法》第二版修改，然后再在微机上改一遍。
三处理难题
大家知道，一个单位确定做分类标引后，对著录的所有档案都必须一条不落地标上分类号，否则建立的分类目录或数据库将是残缺不全的，进行分类检索时，未被标引的档案就会漏检。
孙钢同志在《档案著录与标引手册》中说分类法编制应做到：“有档应有类，要保证所有档案都能分到适宜的类目中。”我们在实际标引工作中深感《中档法》二版的“中华人民共和国档案分类表”远远没有达到“有档应有类”的水平，很多档案找不到适宜的类目做标引。也就是说，分类表还欠缺不少类目。这是标引人员最为难的一个问题。标引操作上还有一大难题是不必要的重复类目太多。一个事物或问题设了多个不同的类目，使标引人员弄不准用哪个类目号标引才对。
下面就谈一下我们解决这两个问题的作法和看法。
（一）对分类表欠缺类目号的解决方法
1采用上位类号标引。例如：关于人才开发问题的文件找不到相应的类号，可标BC4人事。又如：宝钢烧结厂烟囱设计，从NG冶金类R和建筑类中都找不到烟囱类目，只有标NG6133烧结厂燃烧系统。
2采用靠类标引。例如：关于法人代表的确定和变更的文件找不到相应的类号，可标与其接近的概念类号BC43干部任免。又如：太原东山水泥厂车库设计，在NW62水泥厂基建类中和R4建筑工程设计中均无“车库”类目号，可靠标NW6243水泥厂运输基建。
3采用“其他”类号标引。在上位标引和靠类标引都不宜表达时，无奈才采用这种方法。例如：一般供暖锅炉房在R类中却无类目，若用上位标引，住宅小区的锅炉房建筑只能标R4121作居住建筑的附属工程，而商业区的供暖锅炉房只能标R41421作商业建筑的附属工程。这样就把同样性质的建筑标成了不同的号，显然不合理，影响检索的查全率。相类似的锅炉房都用R4192“其他”建筑设计类号标引，就能达到同样事物用同一类号标引的要求。
（二）重复类目的选用
在《中档法》的“中华人民共和国档案分类表”中有大量相重类目。其中有少量是必要的。这是因为档案分类是按职能分工设类，在不同职能类中不能共用一个相同的类目号标引。例如：干部任免”在A党务、BC行政、D军事三个类目中都设了类目，就是必要的重复类目。但是，分类表中实际上还存在大量不必要的重复类目。之所以说它们是不必要的重复类目，笔者认为是编表时未严格按“共性集中”的原则设类目，把同样的事物在各大类中作了不必要的重复设类。例如：“档案馆”基建档案在分类表中按说有一个就行了，但实际却在5个大类中设了5个类目。又如：居住建筑档案在不同大类中设了11个类目（有的还分若干细目）。R类本来就是建设档案类，其中档案馆、居住建筑都设有类目，它们的共性都很强，用R类标引这种档案完全可以解决问题，分布在其他各大类的相同类目显然是多余的了。如果随便选用各大类中相同类做标引，就不可能达到标引的一致性。为此，我们采取了以下做法：
1在主题专业大类中有具体相对类目的档案一律用主题类中的类目标引。例如，R类是“城乡建设、建筑业”类，就是基建档案的主题类、通用类，其他大类中的基建类只设各该专业的特殊、专用基建工程档案类目。居住建筑属通用民用建筑，任何专业系统的住房都没有什么特殊性。因此，全国的住房都用R4121类（下面还有住宅、宿舍等细目）标引才好。然而，分类表中在出版、教育、卫生、体育、科研、商业各大类下都设有居住建筑类目，这些系统用各自的居住类号标引他们的基建档案也不为错，但设计、施工部门为上列各系统做的居住设计、施工档案就可能都用R类标引，这就出现了不一致问题。
2主题专业类目中虽有相应类目号，但若太粗，也可不用，而用相关大类中的具体类号标引。例如：R4124为“教育及科研建设”，但下边并无科研建筑细目，而HA62“科研用房”下又分科研大楼、实验室等，实验室建筑就可用HA622标引。科研用房不多的单位也可用R4124做粗标引。这也要出现同一事物用不同类号标引问题。
3一个事物或问题在几个主题大类中都设有类目时，应视具体情况而定。例如：HB6378为“地震工程与工程地震学”，TC58为“地震工程学”，R5317为“建筑抗震研究”，这三个类目中都含有建筑工程抗震研究内容，若属基础理论研究可用HB6类号或用TC5类号标引，若是指具体建筑工程抗震研究的，则用R5类号标引。例①《北京市区埋藏基岩凹陷地形对地震的影响》研究报告标TC5824（场地对地震动的影响）；例②《唐山地震对京津的影响》调查报告标HB6379（地震调查），也可标TC34（地震调查）；例③《空间杆系结构抗震计算的研究》标R5317；例④冶金类中的NG522132为“耐火材料设备”研究，建筑材料类中的NW5592为“耐火材料工艺设备”研究。这两条类目内容完全一样，标引时冶金系统和建材系统肯定是各自用本专业的类号。这样做虽不合理，但是合法（《中档法》）。
另外，各工业类的设备、标准、环保等小类与主题类的NJ机械、SA环保、UA标准等的交叉重复也是难解难分的。涉及相同的类目都要进行分析、比较后才能选定合适的类目号做标引。限于篇幅，本文就不多例举了。
总之，《中档法》存在的问题只能待其编委会做出解释和再版时修改来解决，使用者无权做任何改动，只能想法去适应，至少在一个单位内要有统一的使用方法，使对同类档案的标引前后保持一致。我们虽然通过实践归纳出几点方法，但很不理想，只是权宜之计，而且还经常为选适当的类号伤恼筋。因此，我们特别希望与兄弟单位交流情况，向同行学习，以提高标引水平。
摘要：制定规范的归档范围和保管期限是顺利高效开展档案工作的重要前提。近年来，国家对此项工作日益重视，陆续出台相关行业标准和规定。结合工作实际，本文对企业管理类档案归档存在的问题进行了阐述，对梳理企业管理类档案的归档范围和划定保管期限进行了探究。
关键词：管理类档案 问题 归档范围 梳理
企业管理类档案是在企业运营过程中形成的，反映党务、行政管理、经营管理等各类管理活动的档案，是企业各项业务、生产和管理活动等正常运转的支撑平台。企业的各项业务决策需要以它为支持，企业利益的维护也需要它作为证据支撑，其对企业的作用是重大且无可替代的[1]。
制定规范的归档范围和保管期限是管理类档案工作的基础和源头，旨在使所保存的档案既能反映企业主要职能活动，维护其历史面貌，又便于保管和利用。归档范围确定了哪些文件材料应转化为档案，即归档鉴定，保管期限确定了档案鉴定销毁与否的年限，即到期鉴定。
一、管理类档案归档存在的一些问题
管理类档案归档范围涵盖不全是较为普遍存在的问题，且主要集中在“重红头文件，轻非红头文件”、“重结论性文件，轻过程性文件”。企业管理类档案最初基本上仅局限于红头文件，很大一部分日常管理中形成的重要文件如领导在重要会议上的讲话、会议纪要、重要的专题调查材料、工作计划和工作总结、统计报表、大事记等被忽略归档[2]，还有一些因新增职能所产生的文件一直未予归档。上述种种情况造成公司管理类档案分类较多而散，归档工作被动而不全面。
因此，遵照国家相关规范和规定，对企业管理类档案归档范围和保管期限进行全面规范的梳理，维护企业管理类档案资源的完整、准确和系统势在必行。
二、编制依据
2009年11月2日，为规范企业档案工作，使之更好地服务于企业生产、研发、经营和管理工作，国家档案局档发【2009】4号文件了档案行业标准《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009，以下简称“规范”），其中附录了《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》。
2012年12月17日，为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，国家档案局令第10号公布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称“10号令”），并自2013年2月1日起施行。该规定要求企业应依据本规定和国家及专业相关规定，结合自身特点编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保管期限表。
三、管理类档案归档范围的梳理方法和注意事项
相较档案部门而言，文件处理部门或主管部门更能准确判定文件归档与否及重要程度，因此，可采用分部门编制的方法，同时可以明确归档责任，避免归档主体不清。
（一）准备工作
档案部门认真研读上级文件和行业标准，结合各部门工作职责编制相关文件和表格。可编制《文件材料列表》（见表1），供各部门梳理文件，最好举例演示，并对表中相关字段进行说明，以便于相关部门更好地理解和操作。这样，既有利于职能部门梳理工作和产生的文件，又有利于档案部门全面而具体的了解公司文件材料的构成，在此基础上，进一步梳理管理类档案的归档范围。表中，“对应类别”一栏对应“10号令”中的“序号”填写，如无相应类别，可自行添加。保管期限根据文件的重要程度可分为永久、定期30年和定期10年三种。
（二）通知开展工作
条件允许并且时间充裕的情况下，可以成立项目组，将此作为专项工作开展，项目组可深入具体部门逐一协助梳理。若条件不允许，则可简化为编制备忘录或通知文件，将依据文件和《文件材料列表》作为附件，一并发给相关部门，并明确反馈日期和工作联系人，以便于及时进行跟踪和沟通。争取公司及各部门领导的充分重视是非常重要和必要的，这样各部门才能积极配合，提供较为全面准确的结果文件。
（三）各部门自行梳理
各部门组织部门领导、专业人员和文书人员共同对照通知文件，认真梳理本部门的业务流程和信息流，确定哪些文件应该归档，再按照文件材料的重要程度，确定其保管期限，填写《文件材料列表》。需要注意的是，应选择本部门形成的文件材料作为归档重点，只有把各部门的重要文件、有查考利用价值的文件材料收集齐全、完整，才能全面反映本单位的历史全貌和活动规律，为日后工作查考与借鉴服务。此外，不要照搬照抄参考文件，要突出本部门的职能特色，文字表述力求规范、准确，内容具体，避免俗语和歧义，尤其是专业术语应使用全称或规范化简称，尽量避免“重要的”、“一般的”等主观性的表述，增强归档范围的针对性和可操作性。
（四）档案部门整理汇总
档案工作人员对各部门提交的《文件材料列表》进行整理、汇总和鉴定，对重复项给予删除或合并，对不一致的地方与相关部门反复沟通，并据此制定管理类档案的分类体系、归档范围与保管期限。一般的，企业管理类档案可以分为以下几类：行政管理、经营管理、财务管理、人力资源管理、信息管理、QHSE管理、资产管理、审计、法律等[3]。为便于归档单位集中组卷和归档，分类尽量与企业职能部门的划分一致，并可按文件分类主题和归档单位两种方式排列（见表2、表3）。
（五）实施，动态更新
将管理类档案的分类体系、归档范围和保管期限纳入企业制度体系文件，发至相关部门和领导进行交叉审核，对其内容进行再次核定，再无异议后以红头文件的形式正式实施，并组织相关工作人员进行宣贯，各所属单位和部门应严格按照规定做好管理类档案归档工作。实施后，在一定时期内应尽量保持相对稳定，然而，梳理档案归档范围和划定保管期限是档案部门的一项基础性和长效性工作，随着公司组织机构或工作职能的调整，以及文件材料重要程度发生变化，需要对归档范围和保管期限进行相应调整，做到动态更新，这样才能使其与实际工作保持一致，从而更好地开展管理类档案的各项工作。
摘 要：不同气质类型的档案工作者在档案基础工作和档案利用工作中的表现各不相同，在档案工作人力资源管理工作中如能加以引导和适度的改造，将个人的气质类型与档案工作岗位合理匹配，将能有助于提高档案管理工作的效率。
关键词：档案工作者;气质类型;匹配
0 引言
档案作为人类社会历史活动的重要记录，其价值不言而喻。随着社会现代化程度的广泛延伸和法治社会化程度的提高，档案的价值越来越为人们所重视，人们从档案中得到更多有指导性和补充性的信息，为人们生活的各个方面带来巨大变化。随着档案价值的被进一步发掘，对于档案的利用进一步增强，作为利用者和档案之间的纽带――档案工作者发挥着重要的作用。
目前档案管理工作面临着人手少工作量大的严峻形势，如何运用科学方法，协调档案工作者与档案工作的关系，处理与档案利用者的矛盾，充分发挥档案工作者的潜能，使人尽其才，人事相宜，实现提高档案管理工作的效率，为档案利用者提供所需信息的目标，成了新时期档案工作者的新课题。档案工作者自身的心理素质得到了广泛的关注。
气质是人的个性心理特征之一，它是指在人的认识、情感、言语、行动中，心理活动发生时力量的强弱、变化的快慢和均衡程度等稳定的动力特征;现代心理学把气质理解为人典型的、稳定的心理特点。气质特点一般不受个人活动的目的、动机和内容的影响，具有较强的稳定性，即有着某种类型的气质的人，常在内容全然不同的活动中显示出同样性质的动力特点。
根据档案工作者不同的气质类型合理的安排工作岗位，并对其优势方向进行合理的诱导，实现人力、物力的合理化，对于档案管理工作的效率的提高将会起到促进的作用。本文通过分析不同气质类型的档案工作者在档案基础工作和档案利用工作中的表现，并将气质类型与档案工作相结合，提出提高档案管理工作效率的建议，以期提高档案社会化利用的价值。
1 各种气质类型的特点
古希腊的希波克拉底很早就观察到人有不同的气质，他认为人体内有四种体液：血液、黏液、黄胆汁和黑胆汁，并根据人体内的这四种体液的不同配合比例，将人的气质划分为多血质、黏液质、胆汁质、抑郁质四种不同类型。巴甫洛夫认为有四种典型的高级神经活动类型，即活泼的、安静的、不可抑制的、弱的，分别与希波克拉底的四种气质类型相对应，四种气质类型即四种典型的高级神经活动类型的行为表现。还有人将气质归因于体质、内分泌腺或血型的差异，但气质的生理基础仍无法确定。但胆汁质（兴奋型）、多血质（活泼型）、黏液质（安静型）、抑郁质（抑制型）四种气质类型的名称曾被许多学者所采纳，并一直沿用至今。
胆汁质的人意志力强，讲求效率，乐群性高，思维敏捷，但准确性，灵活性差，情绪波动明显，易急躁。
多血质的人缺乏意志力，做事有始无终，善于交往，容易适应环境，思维敏捷，随机应变。容易接受新事物，兴趣易转移。
黏液质的人可以长时间从事一项工作，自制力强，情绪波动不大，不易外露。思维动作慢，不善于交往，注意稳定不易转移。
抑郁质的人孤立，好静，情绪不外露，但是体验深刻，动作反应慢但是准确性高。
通过以上对四种气质类型的分析，我们可以看出每一类气质类型都有自己的特点，在现实的表现中很少存在典型的某一类气质类型，大多数人属于混合型。但是每个个体在主要的那一类上依然存在自己独有的侧重表现，而且较为稳定。这种特点为我们合理发挥每个人的优势，同时对其他方面进行适度改造提供了条件。
2 档案工作与气质类型
2.1 档案基础工作
档案基础工作通常理解为档案进入利用渠道前的准备，随着社会的发展，档案的价值会有不同的表现，档案基础工作就伴随有不同的内容。通常意义上档案基础工作包含档案的收集、整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究等基本过程。
档案的收集较多的需要人际交往和敏睿的思维能力等，胆汁质和多血质的工作者有较高的乐群性，更容易适应新的环境，他们在收集档案的过程中能够得到更多的档案的相关信息，与对方建立良好的人际交往氛围。
档案的整理、编辑、编目和研究等过程则是一项需要长期进行的工作，有较强的自制力和稳定的注意性是做好该工作必需的前提，黏液质的人群更能胜任此类的工作，不容易受到环境的干扰，可以长期从事同一种工作而不会降低效率。
档案的价值鉴定工作更注重准确性，抑郁质的人好静，反应慢，但是体验深刻，而且准确性高，该类人群较为适合此岗位。
2.2 档案利用工作
档案价值实现必须通过主体需要被满足，即保存的档案被社会公众充分利用来实现。档案管理部门借助不同的方式使档案中所蕴藏的价值和有研究意义的信息被发掘，实现档案潜在价值向现实价值的转化，进而实现档案的社会使用价值。传统意义上的档案利用主要基于以下方式实现：档案的阅览服务、档案外借服务、档案证明服务、档案展览服务、档案咨询服务等五种方式。随着信息化的发展，档案利用服务表现为档案信息化利用应用环境构建及信息资源建设。
档案阅览服务需要核实查档人不同的阅档权限、严格实施查阅时的档案保护规定，保证档案材料的安全，并需做好预约、借案和归还登记工作。这些工作事无巨细、需要准确仔细的完成，又比较繁杂单调，比较适合黏液质和抑郁质的气质类型。
档案原则上不能外借，外借原件需办理特批手续，并严格限制借出时间。档案借出以后，需要定期催还;归还档案时，要当面检查清点，检查无误后放入档案柜内。外借档案如发现有转借、损坏、丢失等现象需要及时汇报、处理。这些工作需要多血质、黏液质和抑郁质相结合的讲求效率、准确性、稳定性等特质配合完成。
档案证明是指根据有关档案用户的询问和申请为核查某种事实在馆（室） 藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而编制的一种书面证明，一般需要提供档案中原始材料的复印件。档案证明工作需要档案工作者准确理解对方的需求，及时应对，具备胆汁质、多血质气质类型的档案工作者从事该项工作能更好满足对方的需求。
档案展览服务是指档案馆在一系列时间、空间或内容上具有相关性的馆藏中提炼出主题，然后根据这个主题对它们进行符合认识论与审美要求的有机组合，构成一个能反映自然生活或社会生活某些事实、现象和规律的形象体系，以宣传档案和档案工作、吸引更为广泛的利用者，是档案馆与社会联系的桥梁和纽带。档案展览的举办者需要为观众提供的展览服务涉及很多内容，举办者要根据展览的内容、规格、标准等制定出展览服务具体执行方案，同时根据展览进展情况调整服务的内容。档案展览服务举办时需要胆汁质的执行力、多血质的随机应变，前期准备时则需要黏液质的长期坚持、抑郁质的静心准确的资料搜寻。
档案咨询服务是档案人员根据利用者的具体咨询要求，通过查阅档案和参考咨询，对有关信息进行加工提炼，以个别解答问题的方式，有针对性地、及时地向利用者提供有关问题的答案、数据、档案文件或档案线索、检索方法的一项服务工作。是档案工作中最活跃、最丰富的一环。在当前信息化社会，档案咨询服务的资料平台建设需黏液质和抑郁质的气质特性长期不懈的更新，保证馆藏档案信息的准确。而在具体的咨询接待中，胆汁质和多血质的热情、随机应变与黏液质、抑郁质的耐心和准确相结合，将有助于大大提高档案咨询服务对象的体验和工作效率的提高。
3 气质类型对档案工作领导者的要求
在现代社会的环境下，各种社会分工虽然极为细致，但具体到每一种社会分工或者工作岗位的内容，仍需要工作人员具有多种不同的能力和气质特质，档案工作者也面临同样的要求。综合以上分析，虽然档案基础工作和档案利用工作分为多种差异性较大的具体工作内容，每一类具体的工作内容虽然都有自己的特点，但仅仅一种气质特点并不足够完成，大多数工作都需要各种气质类型的混合。
在实际工作中，档案工作领导者安排每一项工作内容时，都需要合理配置不同气质类型的档案工作者。另外，限于新增档案工作人员的困难程度以及各单位对档案工作的重视程度，档案管理领导者如要有效完成档案基础工作和档案利用工作的各项任务，还必须对现有的档案工作者队伍的人力资源进行挖掘，其中就要特别重视档案工作者气质的塑造。
摘 要：档案是对人在社会生产、生活中产生的声音、影像、文字等的记录，档案是真实的历史记录，如实的反应出社会生活活动，有很大的历史作用，对档案进行管理、归档、整理、分类有利于档案的保存、查询，就在方便档案管理工作的同时，也方便了普通大众进行查阅，通过对档案管理归档整理分类的技巧进行探究阐述，有利于档案工作的快速进行。
关键词：档案管理；档案归纳整理；管理分类
档案具有原始信息记录的作用，同时这也是档案的特征，档案是普遍存在而且具有深刻的意义的社会现象，对人类文化的、历史的传承有重要作用，是跟随人类社会的产生而存在的，人类社会特有的现象，档案的保存对后世也有很大借鉴意义，因此通过分类、归纳、整理等过程，让档案能够在保管过程中不会丢失信息，而且方便查询。
1 档案管理归档整理分类现状
1.1 档案整理理念有待于进一步提高。针对当前机关档案整理仍然基于传统模式，缺乏一定现代化管理思想作为指导，缺乏一定分类归档的思想，尤其处于现代化归档的思想是其重要理论，只有更好地运用分类思想，才能发挥出觉得的档案功能，目前机关档案整理工作人员缺乏现代化整理思想，因此传统机关档案整理模式缺乏一定归档的规范性，要求档案整理的准确性而非规范性，因此，传统档案整理具有一定弊端，需要转变观念，树立新思想。
1.2 档案整理缺乏专业化。据调查表现，当前机关档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业，基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的，这样直接影响其机关档案整理工作的整体专业性，专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础，因此笔者认为当前机关档案整理缺乏专业化具体表现为：一是机关档案管理缺乏专业化整理人员；二是缺乏专业化整理方法；三是机关内部缺乏专业化整理程序与规范，四是档案整理人员不稳定，档案整理人员比较灵活，直接导致整体档案整理的专业化下降，以上是笔者认为当前机关档案管理存在的普遍问题。
1.3 档案整理缺乏信息化。信息化是当前机关档案管理不可或缺的重要组成部分，目前我国机关档案整理缺乏一定信息化技术，信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等，因此，具体表现为以下几个方面：一是机关档案管理缺乏信息化技术设备，如档案整理数据库等；二是缺乏信息化储存与保管的思想；三是机关内部档案整理缺乏信息化技术人员。
1.4 归档装订上的错误
一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木，严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于A4幅面的纸张进行折叠；对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。四是对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定，不能随意扩大与缩小。实际工作中，有的单位将件的范围扩大，认为同一问题的归档文件都应成为一件，殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”，性质的归档文件。扩大件的范围，实际上又回到传统立卷的老路上去。
2 档案管理归纳整理分类技巧
2.1 档案管理技巧
在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全是指作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。
2.2 档案归纳整理技巧
在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。
2.3 档案分类技巧
在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的优秀工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。
结束语
档案在我们社会和生产、生活中扮演了重要的作用，针对档案现状中存在的问题，导致的档案工作困难，促使我们对档案管理、归档、整理、分类等环节的技巧进行总结，使档案工作能够顺利进行。
