高校档案管理创新探讨

开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的1篇高校档案管理创新探讨，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。

一、前言

档案作为高校在发展过程中形成的重要的文献资料，高校档案的重要性不言而喻。随着我国教育事业的不断发展进步，我国各个高校也得到了更多的发展助力，我国高校的规模也在不断的扩大，这也就导致了我国高校档案数量开始成倍的增长，而多元化的信息技术带来的信息资源种类也是多种多样，这也为高校开展档案管理工作增加了不少的难度。在高校档案管理工作中有效地应用大数据技术能够充分提升高校档案管理工作的效率，并且可以实现以大数据思维的高效档案管理工作的创新，使高效档案管理工作水平全面的提升，使高效档案在高校的发展中充分发挥其自身的价值。

二、高校档案管理工作中应用大数据技术的必要性

作为一种数据高度集合体的大数据技术具备数据体量巨大、种类多样、价值密度较低、商业价值高、快速处理数据的特点。大数据技术在高校档案管理工作中的应用，能够为高校档案管理工作现代化建设提供有效保障[1]。随着我国教育事业的快速发展，我国高校教育得到了很高强度的发展，也呈现出在不断上涨的趋势。而为了适应当下快速发展的高校建设，对于高校档案的管理工作也在不断地进行更新，以图快速化地处理信息，精准化利用信息。显然这样的要求是传统档案管理无法应对的，因此就需要对高校档案管理模式进行有效地创新，利用先进的技术理念高效地运行档案管理工作。大数据技术的应用能够对高校的档案信息进行有效地整合分类，利用大数据技术所具备的独特优势能够有效地提升高校档案的利用效率，对高校档案进行智能化管理。并且能够提升有效地档案检索以及编码服务，实现用户服务个性化定制，充分发挥高校档案的服务性质，为高校提供高效的档案管理工作基础。

三、大数据时代下高校档案管理工作面临的挑战

档案数据急速上涨是大数据时代为高校档案带来的明显变化，并且随着不断增多的高校档案数量，高效的方案的结构也变得多元化、数据呈现高精尖化、用户的需求也随之增多[2]。大数据技术的运用给高校档案带来了巨大发展机遇同时也迎来了与机遇成正比的挑战。

（一）大量数据带来的储存问题

高校档案储存必须拥有较大的容量才能够满足大数据时代下巨大的高校档案数据。对高校档案进行有效地管理首先应当将这样大量的数据进行有效地保存，数据多源结构的特性一定要加强注意，因此就需要对档案数据进行不同类型的储存。而这所谓的储存并不单单是将档案书籍进行简单的保存，而是应当在这些海量的档案数据之间建立必要的关联性，以此来实现后期档案使用时的便捷性。

（二）传统的档案服务内容以及方式的问题

档案在大数据时代的背景下已经向着智能化以及知识化转变，传统高校档案仅仅起到参考的作用，人们在档案利用的过程中面对巨量的数据信息，通常在查阅的过程中浪费很长的时间，十分需要对这些数据进行有效地整理分析，能够提供给使用者他们真正需要的数据。

（三）档案信息的安全性问题

所谓的大数据时代，任何事物都可被信息化，而档案作为一种具有一定机密性的文献资料被信息化置于大数据平台上，其安全性就是一个很大的问题[3]。高校档案因为其应用了大数据技术，就必须要同整个数据系统相连接，而作为一种存在机密性的高校档案数据也会具备一定的价值，会更容易受到一些别有用心的人的利用。除此之外，在进行高校档案整理融合时，对于一些存在一定结构性的档案与无结构的档案进行融合会使档案自身的整体性造成威胁。

（四）档案管理人员的问题

高校档案管理管理员在大数据时代也有了更高的工作标准要求，高校档案管理工作中的档案收集、高校档案管理、高校档案使用都应当随着时代的进步而进步。除此之外，高校档案管理工作除了要具备专业技能以及高标准的事业素养以外，还需要对计算机技术进行相关的了解，多方面发展才能够适应大数据背景下的高校档案管理工作。

四、大数据时代背景下高校档案管理工作的创新

为了顺应大数据时代背景下高标准的高校档案管理工作要求，需要我们用新的工作思路对高校档案管理工作进行创新，将高校档案的价值进一步的发挥，使其能够在高校的发展历程中填上浓墨重彩的一笔。

（一）建立起规范的资源数据体系

随着大数据时代的到来，档案信息资源的价值不论是档案提供者还是档案需求者都在关注的问题，高校档案管理水平的提升应当以大数据时代的档案信息的特点来进行，将高校档案管理工作进行定位[4]。在进行实际的高校档案管理工作中，通过充分调研各种大数据产品，结合本校档案的实际情况进行选择，将高校档案管理智能化水平充分提升。高校档案管理工作中大数据技术的应用能够有效地将高校档案的信息资源进行充分的挖掘，并且可以借助大数据技术建立资源共享平台。

（二）改善工作模式

面对大数据时代，高校档案管理工作中的档案收纳、整理、归档都有了新的要求。高校档案收集工作是贯穿整个管理工作全过程的，因此前端控制工作必须做好，需要对每个业务系统展开严密的调查，不同的档案数据就采用不同的处理方法。大数据技术本就基于计算机技术的发展，因此高校档案的管理工作中也避免不了计算机技术的应用，并且这些大量的档案数据也正需要计算机进行处理，在工作中需要注意的是应当及时对档案数据进行备份以免出现数据丢失。

（三）增强档案管理工作的安全性

安全性在大数据时代背景下对于高校档案管理工作的重要程度不言而喻，档案作为一种带有秘密性质的文献资料，其安全性是必须要特别注意的[5]。高校档案的安全性需要很强的技术手段来进行支撑，因此要将档案管理工作进行加强，身份认证、密码加密技术、权限设置、档案备份、操作日志的保留等都是需要我们去进行强化管理的。除此之外，安全的档案借阅规章制度也是必不可少的，完善的规章制度确保了档案管理工作在出现纰漏的时候有迹可循，在档案信息安全的基础上进行档案的借阅，用完善的保密制度来进行数据共享。最后还应当建立起高质量的档案管理团队，用专业的技术素养以及服务意识来确保高校档案管理工作的有效进行，使高校档案在高校的发展中发挥其自身的宝贵价值。

五、结语

面对信息数量庞大的大数据时代，高校档案管理工作迎来了良好的发展契机同时也迎来了更新的挑战，高校档案管理工作中怎样充分利用大数据技术开展有效地档案管理服务是我们当下亟待解决的问题。时代的发展趋势就是大数据，而作为高校管理工作中重要组成部分的档案管理工作，也肩负着历史重担。因此，我们必须要将高校档案管理工作与大数据技术进行有效地结合，利用各种先进的大数据技术以及先进的理念对高校档案管理工作进行创新，确保将高校档案管理工作的准确性进行提高，将高校档案自身所拥有的价值完全发挥出来，开展高质量的高校档案管理工作。

【作者简介】郭未艾（1973-），女，本科，馆员。

【参考文献】

[1]李亮.浅谈大数据时代高校档案管理工作思路[C].决策论坛——企业精细化管理与决策研究学术研讨会,2015:2.

[2]段佳音,汪小琴.大数据时代高校档案馆公共服务方式创新探索[J].安徽工业大学学报(社会科学版),2017,34(4):96-97.

[3]张金来.大数据时代高校档案信息服务创新探讨[J].天津职业院校联合学报,2016(7):124-128.

[4]彭富玲.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].中国战略新兴产业,2018(24):225.

[5]姜萍,姜叶飞.大数据背景下高校档案管理模式变革研究[J].兰台世界,2015(11):30-31.