文书档案管理流程优化策略

开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的1篇文书档案管理流程优化策略，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。

一、信息化环境下文书档案管理的改革目标

1.档案信息存储实现数字化

档案类型复杂，包含单位人事档案、财务档案、设备采购与使用档案等，包括检测数据、图像档案等多种类型。随着信息技术的迅速发展，信息产生更大价值已经成为信息管理改革的重要方向。单位的信息数量庞杂，看似无序无关的信息之中，隐藏着重要指标与相关内容。如果能够运用信息技术对档案进行深入的开发与利用，必然会使档案信息管理工作的价值更加突显。在档案信息管理中，传统的管理模式已经落后于时代，未来更注重的是高效化的工作模式运行，档案信息管理属于流程化、标准化的工作模式，采取信息化的手段来构建高效化的工作运行模式，满足当下社会发展的基本需求，保障档案信息管理的质量。因此，信息化时代下，应该将上述提及的数据信息、图像信息，以及音频、视频类的信息等档案内容全部都转变为数字化的信息数据，缩小信息存储的空间，减少信息存储工作所需人力，并使信息存储更安全可靠，保存的时限更长。

2.档案信息利用实现自动化

档案信息利用较为频繁，例如人事档案、财务档案等，总是被不定时地调阅查询。如果没有信息技术与平台的协助，会花费更多的时间，效率较低。信息化时代下，上述提及的各项工作都需要存储于档案之中，都应该借助信息技术来实现自动化。例如，在进行档案管理的过程中，无论是纸质文档还是电子文档，都可以通过扫描上传到系统中，建立数据档案，以此确保档案信息存储的质量。在日常的操作中，管理人员对于众多档案信息的处理，内容较为复杂，且经常会遇到信息不全、存储不当等问题，这些问题导致了档案管理工作的质量下降。在信息档案的管理中，可以自动进行档案内容的保存，对于档案内容的更新，可以直接在系统上完成，系统自动将更新的内容进行保存，以避免出现信息丢失的情况。档案信息实现自动化，可以大大节省档案信息的调阅时间，可以不受档案备份数量的限制，也可以使档案的调阅不受地点的限制，档案信息也可以在各类设备之间自动传送与使用，促进了无纸化管理目标的实现。

3.档案信息价值挖掘效益化

档案的类型繁多，形成了大数据库。信息化背景下，大数据技术被应用于档案信息管理之中，应该充分发挥大数据技术的优势，挖掘出档案信息中的潜在价值，通过海量信息数据分析，提取出单位发展与改革的重要依据，从而使档案信息的潜在价值产生更大的经济效益与社会效益。数据信息对于单位、企业的发展而言十分重要，在当下的运营发展中，每日所产生的数据量非常庞大，这些数据内容中分为重要数据和无用数据，在管理的过程中，需要有效筛选出对应的数据信息，建立专业的数据库，这样才能够将数据本身的价值发挥到最大化。在开展各项工作、活动、项目时，可以直接通过数据分析的形式，掌握目前的实际情况，然后制订对应的方案，以此来保障工作开展的顺利性。因此，必须要将档案信息价值挖掘效益化作为档案管理的改革目标之一。

4.档案管理功能不断完善

档案管理功能主要包括采集、移交接收、归档、存储、借阅、使用以及编研等。档案管理工作借助于信息化手段来实现，需要依赖于档案平台的功能，也依赖于单位整个档案工作的规范化管理。单位要想通过信息技术与平台实现档案管理的数字化、自动化，就必须将传统档案管理功能都涵盖于信息档案管理平台之中，并且随着社会与单位自身对档案管理工作要求的不断提升，档案管理功能也应该与时俱进，不断完善。完善的档案管理功能应该贯穿于档案的全部生命周期，既要保证单位内部对档案的使用，也要确保对外能够便捷地查阅与使用。在信息技术高速发展的今天，档案管理始终处于持续完善阶段，始终致力于更全面、高效、实用功能的实现。

二、文书档案信息化管理的积极作用

1.全面提高单位档案管理能力

信息化技术的发展与在档案管理中的应用，为单位档案管理信息化创建提供了支持。在实践中，通过信息化创建，可以进一步扩大档案管理规模。同时，传统档案管理模式已经难以适应信息化时代对档案管理工作的基本需求。因此，单位档案管理信息化建设符合当前档案行业发展的必然需求。在进行档案管理的过程中，首先这对目前单位管理工作的基本需求，建立完善的工作管理程序，要求管理人员按照工作标准完成各类档案的归类存档，使得档案管理工作变得更加标准化。且在档案存储的过程中，通过数据分析的功能，对档案内容的重要信息数据进行统计和分析，准确掌握当下的发展情况，大大提高了档案管理工作的质量，增强了档案管理工作的价值所在。

2.全面提高档案管理部门竞争力

档案管理部门在单位发展中能否产生价值，并具有更高的竞争力，关键在于其是否能够提供优质且先进的服务。长期以来，档案人员以传统管理模式开展具体的工作，使得其服务质量难以适应单位的发展需求。但是，单位档案信息化管理可以进一步提高单位档案管理水平，通过充分发挥单位档案信息化系统的先进服务作用，进一步提高单位对档案管理部门的认可度，这对于提高档案管理部门的竞争力大有裨益。例如，在日常的管理工作开展中，档案内容记录了单位发展以来的重要信息内容，可以通过档案内容的归纳整理，了解单位发展的基本情况，分析其中所存在的问题，以此作为单位工作发展改革的参考依据，这样可以使得单位未来的发展变得更加良好，各项工作的开展变得更加谨慎。

3.全面提高档案管理人员的专业素养

档案信息化管理对档案管理人员的专业水平提出了更高要求，集中体现在对专业技术素养和信息技术素养的掌握方面。在信息化时代，档案管理人员应掌握先进的网络信息技术，熟悉具体的网络操作功能，如此才能在实践工作中充分发挥自身的专业素养，才能保证单位档案信息化管理水平。因此，单位档案信息化管理可以促进档案管理人员专业素养的全面提高。

三、信息化环境下文书档案管理的优化原则

信息化时代档案管理流程优化要求坚持择优分类与循序渐进并重，技术应用与资源整合协调，重点突出与典型统一等原则。现代信息技术种类繁多，文书档案整合信息技术包括网络服务技术、档案信息数字化技术、信息安全技术。信息化背景下各类档案馆通过信息技术应用将保存档案信息类聚，有利于加强档案馆机构的联系，从利用者角度优化档案信息。以社会档案信息需求为导向，按照统一标准建设档案馆，互利共赢的档案信息整合共享促进档案馆立档整合共享。随着社会信息化进程深入，档案部门意识到信息化建设的重要性，我国多个省级综合利用档案馆建立网站，可以连接到某些地方省级综合档案馆，虽然存在提供信息内容不够丰富等问题，但有关部门长期规划档案网站建设，水平正在逐步不断提高。

四、信息化时代下文书档案管理的优化措施

1.树立档案管理信息化观念

信息化时代下，档案管理工作必须要树立信息化观念。管理人员要充分意识到信息化时代的来临不仅意味着档案信息管理手段、方法要实现信息化，还要将先进的管理理念与现代信息技术相结合，再造档案信息管理流程，转变档案信息收集与输送通道，升级档案管理信息机制，整合单位内部档案信息资源，在提升单位工作效率、效益的同时，提升单位的核心竞争力，促使档案管理为单位的经营与发展提供服务与助力。

2.档案管理信息化助力单位发展

档案信息化管理是单位经营管理的重要工作之一，它借助信息技术手段与平台，促进单位人力、物力与财力的有效运用，从而促进单位经营目标的实现，使单位在适合的成本投入下获得最佳的经济效益。因此，单位在档案管理信息化改革方面，不应该将思路与路径简单地局限于档案存储介质的改变，以及档案信息利用方式的转变，而是基于信息化时代里信息技术深刻变革工作方式的视角，从信息发展、信息利用、信息价值的角度来分析档案管理的目标与方向。档案的信息化管理工作必须使档案管理工作产生新的生产力，以适应医疗服务系统的信息化改革步伐。符合信息化社会对档案管理工作的预期，能够对企业信息资源的共享、管理效率的提升以及管理成本的降低产生积极的作用。

3.档案管理与信息技术融合创新

档案管理信息化并非简单地使用信息技术与平台实现档案管理的相关功能。在信息化观念的引导下，单位应该秉承创新发展的理念，融合档案管理与信息技术，将信息管理系统与单位传统管理模式进行碰撞，使信息技术理念与单位经营思维产生交织，使管理人员的信息技术素养发展引领管理理念发展，促进档案管理体系的升级，对单位原有的治理结构变革产生积极的影响，使档案信息化管理成为单位管理创新的窗口，促使单位的管理部门重新审视单位管理文化、理念、制度以及组织结构的设定。因此，档案管理与信息技术的融合创新的重要价值不仅体现在对档案管理工作现状的改变，还体现在对单位经营发展的整体带动。

4.组建档案信息利用专业团队

信息利用是指从信息中提取出有价值的内容后，从科学研究的角度进行使用，档案管理人员应该秉承更主动、更积极的态度去开发利用档案信息，以档案信息数据分析、开发与利用为基石，将档案信息的被动应用转变为主动开发，使海量数据不仅存储于硬盘、云盘之中，还能创造出更大的价值。在信息化时代，档案管理生命周期的各个环节被赋予了不同的内涵，意味着档案管理工作的源头可靠全面，档案整理过程规范有序，档案鉴定高效准确，档案保管安全严谨，档案编目与检索快捷高效，档案统计、档案的编研以及利用服务能够产生综合效益。因此，档案生命周期需要各个环节都被纳入信息管理系统之中，使功能实现优化，并可以不断进行调整升级。

5.优化档案管理信息系统

档案管理信息系统主要由业务应用系统和后台配置系统两部分组成。其中业务应用系统应该涵盖档案接收、档案管理、档案利用、档案处置四项功能。信息化改革目标要求管理系统在档案接收功能模式下，实现档案编目、入库归档等多项工作的自动化。档案管理功能模块需要实现档案交接、在线阅读、档案盘点等工作的高效化目标。档案利用模块要保证检索利用、借阅等相关信息的留存备用。档案处置模块则要保证档案鉴定、审批、销毁等工作的规范化。后台配置系统，需要提供档案审批、借阅、鉴定等多个模板，提供档案的自动性保护，还应该保证档案分类、编号以及维护等功能可以得到实现。只有实现了上述提及的各项功能，档案管理才能实现信息化改革目标。

6.创建档案管理动态升级机制

档案信息管理系统的实现要基于信息技术来完成，就必然会伴随着信息技术而不断升级调整。因此，单位的档案管理系统需要留下可以动态升级的配置。信息管理系统的动态升级是围绕单位的战略目标发展以及业务流程优化开展的，整个过程是设计、选型、构建、检验与应用的循环动态过程，是管理者在前瞻性管理思想的指导下建立起来的数字化、动态化管理体系。

7.构建档案管理网络体系

档案管理网络体系以信息技术网络为载体、平台、工具，实现只要有网络的地方就能实现档案管理功能。网络体系的构建需要打通档案管理环路中的痛点，保证所有档案信息都以数字化形式呈现，使管理流程实现自动化，各项功能得到不断完善。档案管理工作实现自动化就必须要保证档案信息收集、调阅、使用的各个环节实现档案信息畅通传送与无缝对接。因此，构建档案业务流程优化与重组势在必行。档案管理的信息化发展方向决定单位应该构建全面的信息网络管理系统，需要将原本处于相对分裂状态下的各个业务环节有机地整合起来，构建起科学化、规范化、标准化的管理体系。档案管理工作中最棘手、最重要的就是信息的存储，以医疗档案为例，从门诊就医到检查取药，从住院治疗到手术等环节，都必须充分体现以病人为中心的管理理念，使档案管理模式变得更加人性化，使档案信息的获取与使用流程更加趋于合理化。这样既可以为患者提供满意的医疗服务，也可以使单位花费极小的资源成本获得较大的收益。由此可见，业务流程优化与重组，不仅可以使信息网络遍及单位的各个部门，还可以促使单位业务得到优化，促进档案管理网络体系的构建。

五、结语

新时代下信息技术快速发展，直接推动行业改革发展，信息数字化是指导文书档案管理主要指标。信息化时代文书档案管理优化要经历漫长不断发展的过程，需要国家对信息化建设工作重视，需要档案行政管理部门等相关方认识档案管理优化的必要性和迫切性。文书档案管理要坚持统筹规划原则，加强文书档案工作信息化技术应用，促进档案管理现代化发展。

参考文献

1.姜英花.档案信息化提高档案管理能力.中国信息界，2021（3）.

2.李雯娟.档案管理的信息化发展趋势.办公自动化，2021（18）.

3.陈少婷.档案信息化建设在医院档案管理中的价值与发展.山西档案，2019（2）.

4.陈丽.信息化环境下文书档案管理流程的优化思考.黑龙江档案，2022（1）.5.黄楚宜.地质系统文书档案规范化管理工作探讨.城建档案，2020（9）.

作者:黄敏静 单位:佛山市中医院