仪器设备档案管理研究

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根据资质认定的要求，检验检测机构均配备了相应的仪器设备，并在不同水平上开展了仪器设备档案管理工作。从载体上区分，仪器设备档案包括纸质版和电子版两种，鉴于纸质版仪器设备档案目前仍占主要地位，所以本文主要讨论纸质版的标准化事项。

1仪器设备档案管理标准化的必要性

1.1仪器设备档案管理的重要性

仪器设备档案是支持仪器设备正常运行的重要技术基础，其管理水平直接影响着检验检测数据准确性，进而影响检验检测机构的经济效益和社会声誉。充分发挥仪器设备档案依据、凭证作用，既可以为管理层决策提供科学依据，避免造成损失或浪费；又可以为仪器设备的正常使用、维修和保养提供科学有效的技术支持，延长使用寿命；还可以提高仪器设备利用效率，降低管理成本。

1.2仪器设备档案关注标准化较少

目前针对仪器设备档案的相关研究文献[1-3]主要是从仪器设备档案的建立、完善等方面展开的思考和讨论。从标准化角度展开讨论的不多，只有孙晓燕、钱瑛等人在研究文献中提到仪器设备档案标准化的概念[4，5]，但并未就如何进行标准化展开讨论。

2仪器设备档案管理标准化的可行性

2.1仪器设备档案标准现状

目前从检索的情况来看，在国家和行业标准层面上，还没有计划或已经制定针对仪器设备档案管理的国家和行业标准。在地方标准的层面上，辽宁省在2020年发布了DB21/T3298-2020《特种设备技术档案管理规范》，其主要针对特种设备档案工作组织及职责任务、纸质化档案管理要求和电子化档案管理要求提出了标准化管理规范。内蒙古自治区在2020年发布了DB15/T1927—2020《防雷装置检测机构档案管理规范》，其主要从防雷装置检测人员档案管理要求、防雷装置检测设备档案管理要求等方面提出了防雷装置检测机构档案标准化管理规范。上述相关标准均是针对特定检验检测领域机构开展设备档案管理提出的标准化要求，具有一定的局限性。另外，在提出仪器设备档案管理的同时又提出人员其他方面的要求，在专业性方面还可以进一步深化。

2.2仪器设备档案标准可行性

仪器设备管理工作主要涉及购置、验收、安装调试、运行、维护维修、技术改造、计量、期间核查、报废处置全生命周期工作，具备标准化的条件，可以通过制订并贯彻执行标准，从而达到统一的管理高度，以满足资质认定的要求。

3仪器设备档案标准化的内容

3.1总体要求

总体要求部分中，检验检测机构应提出其在仪器设备档案管理方面统领性要求，如应设置专业部门、由专人负责仪器设备档案工作；负责仪器设备档案工作的人员应经过档案管理法律法规、专业知识技能方面的培训；应提出归档时纸质规格要求等内容。3.2归档范围根据不同的性质，可以将仪器设备档案的归档范围分为综合管理类档案、仪器设备技术类档案和其他技术类档案等。

3.2.1综合管理类档案

综合管理类档案是检验检测机构统筹管理本机构内的全部或部分仪器设备时，生成的需要收集、整理、归档的技术类材料，如仪器设备台账（必须含有设备管理唯一性编号）、检定/校准方案、维护保养计划、期间核查计划等。

3.2.2仪器设备技术类

档案仪器设备技术类档案是仪器设备在购置/租赁、验收/调试、运行/使用、维护保养/维修、报废等阶段生成的需要收集、整理、归档的技术类材料。购置阶段的技术类档案应包括购置申请书、技术论证材料、仪器设备购置批准书、仪器设备购置合同、仪器设备到货通知书、仪器设备的提货单、进口仪器设备的报关单、发票单据及运单等相关资料等。租赁阶段的技术类档案应包括租赁仪器设备技术论证材料、租用合同等。验收/调试阶段的技术类档案应包括装箱单、质量检验证书或合格证、使用操作说明书、保修单、检验检测设备的相关结构原理图及线路图、维修保养信息资料、安装调试记录、准确度/量程/精密度及稳定性等技术性能方面的试验记录等。运行/使用阶段的技术类档案应包括运行/使用记录、运行环境监控记录、操作规程或作业指导书、检定/校准证书、检定/校准结果确认记录、修正因子使用记录、期间检查记录等。维护保养/维修阶段的技术类档案应包括维护保养规程或作业指导书、维护保养计划/记录、维修记录、搬迁/移动记录、搬迁/移动验证记录、流转交接单等。报废阶段的技术类档案应包括报废申请书、鉴定书、审批资料、报废转交单等。

3.2.3其他设备技术类

其他设备技术类档案是指有证标准物质、参考物质、试剂、消耗品等从购置到消耗全生命周期生成的需要收集、整理、归档的技术类材料。包括采购计划、开箱验收和技术验收记录、领用/归还记录、使用记录、核查记录、有证标准物质证书、期间核查方案/计划/记录等。

3.3管理

3.3.1收集

根据仪器设备的生命周期特点，其档案应该动态收集。档案管理人员应主动收集综合管理类和其他技术类档案，仪器设备使用人员应及时将动态生成的仪器设备技术类档案移交给档案管理人员。

3.3.2整理与归档

综合管理类和其他设备技术类档案可以采取集中管理、分类整理并归档、专柜保管的方式管理。技术类档案可以按照一机一档的原则进行整理并归档。应依据档案材料形成的时间、材料内容的主次关系进行排列，做到目录清楚、分类准确、编排有序。同类型的多个小型仪器设备如压力表、钢卷尺、温度计等，可以按类别分别归档在一个档案盒内，进行统一集中管理。完成报废后的仪器设备，其技术档案应专柜保管。
3.4利用与服务

收集整理仪器设备档案的最终目的是为了更好地服务于检验检测数据和结果，其应用价值主要体现在为资质认定评审组、内部审核提供证明材料；为管理层后期采购类似仪器设备提供参考；为不符合原因分析提供客观证据。充分利用好仪器设备档案的技术支持作用是对仪器设备档案管理工作的最大肯定。

3.5维护与改进

由于一方面仪器设备动态使用过程中会生成新的档案素材，例如每年新生成的计量证书、维修维护记录等；另一方面管理要求发生变化也会生成新的材料，如资质认定管理政策发生改变；所以检验检测机构应及时补充或更新仪器设备档案，以保证仪器设备技术档案的全面性、完整性、及时性。

3.6保管与处置

仪器设备档案保存期限应该与仪器设备寿命保持一致。仪器设备报废后，其仪器设备类档案应在当期资质认定有效期满后再保存6年。在满足保存期限后销毁时，应参照国家关于档案销毁的相关规定和程序执行。

4结论

通过制定仪器设备档案相关标准，检验检测机构仪器设备档案管理不仅可以做到“有法可依”，减少管理环节中人为因素管理的不规范性，还可以减少不符合的发生频次，提升检验检测机构的管理水平，为检验检测数据的准确性提供最可靠的技术支持，从而更大程序上满足资质认定的要求。

参考文献

[1][2][3][4][5][6]李丹,倪永帅,韩钰,等.安全生产检测检验机构的仪器设备管理[J].起重运输机械,2018(4):162-165.阿依努尔·夏依马尔旦.对建立检验检测机构仪器设备技术档案的思考[J].现代食品,2017(15):65-67.隋秀芬.高等院校仪器设备档案资料建立方法及具体应用[J].赤子(上中旬),2016(19):88.王会波,李长青.疾病预防控制机构实验室仪器设备管理模式探讨[J].首都公共卫生,2011,5(6):280-282.孙晓燕.关于检验检测机构的仪器设备技术档案建立方法分析[J].卷宗,2016,6(8):150.钱瑛.检验机构仪器设备档案管理存在的问题及对策[J].福建农机,2016(3):43-46.

作者:贾亮单位:山西省检验检测中心（山西省标准计量技术研究院）