时间：2023-05-29 17:29:58
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理责任书，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：城市建设工程；档案；收集管理；工作
中图分类号：K206文献标识码： A
一、工程档案的收集的重要性分析
工程档案是我国城市化建设原始记录，在不同程度上反射着人类的文明和智慧，它具有较高的社会价值，其影响不只局限于现在，对于将来的几十年甚至几百年后人们也是一种宝贵的资源。
工程档案的收集是档案管理中一个重要的基础环节，也是一个非常重要的环节，它是项目进行的重要依据，对日后项目的维修、管理、改建、扩建能提供文件上的参考和支持。因此，工程档案的收集的首要标准就是完整齐全，只有认真做好工程档案的收集才能保证工程档案的归档完整。收集工作应该得到更为密切的关注和建设者们的高度重视，建立健全的档案管理规章制度，配置责任心强、工作能力强的档案管理队伍，为有效、有序的开展档案收集、管理奠定夯实的基础。但是，工程档案的收集要比其他方面的档案收集存在一定的困难，因为不同工程的建设时间有所不同，少则几个月，多则几年至几十年，涉及的部门多、经办的人员多、档案的种类多、原始档案使用的次数多，所以，收集工作是档案管理工作中最重要的一个环节，没有做到全面的收集，何谈完整的存档，更不用说后续的管理工作了，正所谓巧妇难为无米之炊。
二、档案收集管理工作存在的问题
（一）档案收集工作责任不清，责任单位管理混乱
1、建设单位档案意识薄弱，重建设轻档案现象不同程度的存在。很多企业为了在竞争中取胜，往往注重的是直观的经济效益，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，对档案管理工作存在认识上的疏忽，忽略了建设工程文件收集、档案的归档工作，没有形成完整的档案收集管理体系，档案资料散失现象时有发生。
2、建设工程档案收集的职责不明。建设、施工、监理和设计等单位各自为政，缺少沟通，没能将项目档案管理看成一个整体，不能很好执行国家相关规定，造成收集的建设工程档案很难成为整体，文件材料的准确性完整性不能保证。
3、缺乏专业的档案管理人才。在很多建设单位自身缺少必要的档案管理人员，也缺少从事档案工作所需要的软硬件设施，为了应付资料的移交工作，往往将资料的编制工作“外包”给没有档案管理经验的“专业户”来开展。此类专业户，在资料编制的过程中，经常身兼多个建设工程项目资料编制的任务，其造成的后果就是资料的编制工作与工程建设的实际进度不相符，很多资料都是为应付档案馆的移交工作闭门造车而来，给城建档案的收集管理工作带来了隐患。
（二）重点和特色档案收集存在难点
1、城市基础设施及重点工程档案收集难。城市基础设施工程是城市运行的基础，重点工程是地方关心的中心，这些工程大都是政府工程、首长工程，建设过程中政策倾斜大，报建手续大多不全，且建设工程涉及的范围广、周期长，加上建设单位和管理的业主众多，执行的标准各异，虽有验收备案要求，但由于规划验收等手续多数不全，导致备案率较低，致使这类重要档案收集难的问题比较突出。
2、管线工程档案收集难。在工作中一般建筑物档案基本能按要求收集移交，但涉及地下管线工程的档案往往无法收集或收集不全，即使有档案移交也不能准确反映工程建设实际。很多地下管线工程的施工都是被一些专业部门垄断，建设单位缺乏制约手段，无法对此进行有效管理，造成此类档案在整个建设工程档案中的缺失，地下管线档案没有做覆土前测量，没有精确定位，没有完整规范的测绘数据，不能输入当地建立的地下管线信息管理平台，导致城市地下管线档案信息不能实现动态更新，对城市管理造成很大的隐患。
3、声像档案的收集工作进展缓慢。建设工程声像档案是城建档案的重要组成部分，市城市建设直观的历史记录，具有特定的依据和凭证作用，声像档案也是城建档案馆信息资源建设的重要内容。但由于观念的陈旧、管理体制的制约，技术及设备的落后，对声像档案的重视度不够等因素的影响，导致城建声像档案从拍摄、收集、归档工作存在一定的盲区，收集的声像档案也不能反映工程建设的真实面貌，使这种特殊形态的档案收集工作滞后于其他工作。
三、做好城市建设档案管理工作的有效途径
（一）明确责任，把好责任书签订关
近年来各地城建档案管理机构，都实行了建设工程档案责任书制度，明确要求建设单位在建设工程开工前应当与所在地城建档案管理机构签订工程档案报送责任书，明确建设单位向城建档案管理机构报送建设工程档案的责任。城建档案管理机构在与建设单位签订责任书时应该明示建设单位对工程档案管理应负的责任，以及建设工程档案收集的相关要求。城建档案管理机构与建设单位签订责任书时，应该严格把关不能少签漏签，对特殊情况的工程要主动上门及时补签，这样城建档案管理机构才能为在建工程建立跟踪档案，为下一步开展工程档案培训、指导、督查和移交工作的顺利开展打下基础。
（二）强化城市档案建设的质量意识
城市建设档案对于城市建设具有重要的参考意义，要成分发挥城建档案的重要作用，就要求工作人员加大对城建档案工作的重视，把好城建档案质量关，这是做好城建档案工作的重要保障，也是搞好城建工程档案工作的根本保证。要提高好档案资料管理质量，就必须加强档案管理的专业队伍建设，在档案的收集上要专门配备专职档案管理人员，把好档案管理人员的专业素质关，确保工作人员业务素质和综合素质，实施档案资料质量的全过程跟踪管理，保证档案材料完整、准确，使其真正成为城市建设的真实记录。同时，还应该加强建设工程档案的管理，要逐渐建立和完善工程建设、设计、施工、监管等方面的档案网络管理机制，确保有一位项目主管领导做好档案工作，使档案管理工作的全过程都能处于质量控制体系之中，确保建设工程档案的完整真实。
（三）对档案管理工作人员开展业务培训
当前，城建档案管理人员普遍素质不高，档案的收集、归档的工作能力以及计算机操作能力还不强，影响了城建档案管理质量的提高，因此，应对档案管理工作人员开展业务培训，提高他们的业务水平，确保档案管理质量。一方面，要加强对一线档案工作人员关于档案管理知识以及计算机操作知识的培训，使他们掌握相关的标准和规范，从而提高业务水平。另一方面，要建立岗前培训制度，把档案业务培训当作档案管理人员上岗的必修课，切实提高档案管理人员的专业素质。其次，要建立和完善考核奖惩制，档案管理工作质量作为档案管理工作人员工资标准及福利待遇的重要参考指标，从而激发工作人员的主动性和积极性，做好城建档案管理工作。最后，要做好同步检查工作，加强对档案资料质量的全过程跟踪管理，从而保证档案材料完整性、准确性和真实性，更好地为城市建设服务。
（四）加强城建档案管理工作的信息化建设
当前，计算机技术和信息技术在人们的日常生活与生产中发挥了越来越大的作用，鉴于此，为了跟上时代的发展步伐，适应工程项目现代管理模式，提高建设工程档案管理效率，在城建档案管理工作中也应该积极推行计算机管理技术，建立和完善档案信息资源体系。因此，企业应该结合城市建设工程和单位信息化管理实际情况，选择合适的档案管理软件，建立电子档案数据库，逐步落实电城建电子档案的收集、保管、利用，逐步完善相关的工作流程和规范，加强城建档案的网络远程传输、查阅、保管，切实提高建设工程档案管理效率。
四、结语
随着改革开放的进一步深化，城市发展也逐渐兴旺起来。城建档案工作对于城市建设具有重要的参考价值，因此，档案管理人员应该加强档案管理的质量意识，不断提高自身的业务素质，加强对城建档案的信息化建设，从而开辟城建档案工作的新天地。
参考文献：
[1]梁爱珍.浅谈城市建设工程档案的管理[J].铁道建筑技术,2010,S1:265-266.
1.1 工程档案人员素质有待提高
工程档案资料应包括招投标、勘察、设计、施工、监理等单位形成的档案资料，涉及面广，专业性强。但就工程现场的情况看，大多项目部都未配备专职的档案管理人员，往往是其他人员兼职或临时抽调人员担任，大多没有参加过正规的档案业务知识培训，专业知识欠缺。加上现场工作繁忙，人员调动频繁，原始资料丢失、损毁严重，档案管理处于一种被动应付状态，这必然影响到工程档案的质量。
1.2 档案意识淡薄
部分施工单位对工程档案管理的重要性认识不够，重施工轻档案管理的现象普遍存在，如工程技术资料的收集整理，本应始于工程开工，终于工程竣工验收，列入工作日程，同步施工进展。在工程项目中，平时不重视工程档案的收集整理， 档案工作与工程建设不能同步管理，资料不规范、收集不齐全。甚至出现为应付竣工验收或有关检查搞突击、“做”资料的现象，造成原始资料失真，工程档案造假，甚至对档案管理人员反映的问题未引起重视，使工程档案管理工作处于被动局面。对于施工单位来讲，一般都未配专职人员，更没有专门的资料室与相应的设备，往往使应该归档的资料分散在专业技术人员手中，很容易丢失或损毁。
2 做好工程档案管理工作的对策
2.1 制定工程档案管理规范
2.1.1 实施四同步原则
我们在贯彻执行国家有关基建档案项目管理，验收方面的规定和办法时，结合广汽菲亚特克莱斯勒汽车有限公司实际情况，制定出符合该司的规定，以便于遵照执行，同时还应把档案资料管理职责纳入有关的部门和专业技术管理人员的岗位责任和业务检查考核程序中，要保持建设项目资料管理与工程建设的四个同步：即签订合同时同步提出项目档案资料归档份数与质量要求，落实好档案资料归档验收的经济责任；工程开工建设与档案资料形成积累同步，落实好建设单位、设计、施工单位相关部门和人员的管理责任；工程建设过程与档案资料跟踪指导管理同步，落实好建设单位主管部门和人员监督指导责任；工程交工竣工验收与档案资料整理交付验收同步，落实好施工单位保证交工技术资料完整准确和业主单位的质量验收把关责任。保证工程建设项目档案管理资料管理、登记、验收等环节工作的规范和有序控制。
2.1.2 工程档案归档责任书文件的签署
不仅影响工程形象，而且影响到操作、维护、管理、更新、扩建和技术改造等。通过一年多前的项目档案工作实践，笔者认为由于工程档案不及时是主要原因，多数参与单位的领导、工程技术人员和管理人员要重点抓好项目的进度和质量，对项目档案工作不落，把档案工作作为“软”，造成难以归档的项目。由于多项目参与单位，如果不是一个强制性的管理手段参与单位备案工作，项目文件归档会出现很多问题，会影响项目档案归档时间和档案质量。笔者认为对项目文件归档和管理责任书的形式，加强参与单位领导下的档案管理意识是一种行之有效的方法。因此，我们应采取项目文件归档和管理责任书的“办法和参与单位”，明确规定了参与单位档案工作的要求，项目档案，档案质量，违约处罚，参与单位领导真正从思想价值工程档案归档。这种方法可以从源头上把住工程建设的施工单位归档，档案损失情况的有效控制，使它在工程建设中不仅注重材料的积累，还要注意档案材料的质量，才能保证档案工作的顺利进行。
2.2 实施工程档案专项检查工作制，做好工程档案的业务指导工作
建设项目的特点是任务繁重、工作量大、施工周期长、参与单位多、文字材料、图纸、图表、声像资料等。任何一个参与单位，一个部门，一个工程技术人员，在工作的某些方面一个工作时间没有做好在关键项目档案的形成、积累、整理工作中可能对项目文件的管理造成困难甚至损失。为了使施工和监理单位可以在工程竣工验收后三个月内公司档案传输完成完整的、准确的和合格的数据文件，我们应对工程档案归档工作做专项检查，一是指定档案工作者和工程专业技术人员负责检查和指导工作的项目文件，对施工单位的工程文件的收集整理工作，及时跟踪。二是档案部门定期参加项目监理会议，一方面要了解整个项目的进展情况，另一方面要参加相关单位会议，对工程档案专项检查工作进行专项检查，及时协调和解决备案工作中出现的问题。这种方法可以对发现的问题及时进行整改，归档档案的质量也提高了。
做好档案专项工作检查的同时，为确保工程档案的质量，应优质、高效做好工程档案的业务指导工作。例如该司所有工程可从可行性研究报告审查会、初步设计审查会、工程管理工作例会，到其他有关专题工作会议以及单位工程划分工作、工程交工验收等，档案部门都应参与进去。通过深入参与工程建设的有关工作，档案部门能及时掌握、了解工程建设的主要内容、进展情况、材料形成情况，并有效地监督、指导职能部门，做到及时发现问题，及时了解指导、解决问题，做到档案工作与工程建设“四同步”，确保审理档案时做到情况清楚、心中有数。同时，档案部门参与工程管理也有利于档案人员与其他部门人员联系沟通，得到他们的配合、支持。
在具体实施过程中，经常出现移交的档案资料不全、遗漏、丢失等现象，给城市的大规模建设、统一规划、实施现代化管理和维护城市安全带来隐患。
1.1 城建档案收集工作发展滞后。个别区县建设局档案管理仍然停留在“一个文件柜”、“一张桌子”、“一个人”手工管理的状态下，与快速发展城乡建设极不协调，难以保证城建档案实现科学管理。
1.2 城建档案执法力量薄弱。按照城建档案管理办法，档案的收缴、催缴是与建筑业管理部门的联合执法，但在实际工作中，不同程度受到人员、机制和资金的制约。如城市规划、城市建设管理类档案，由于跨越不同行业、受行业法规的制约，接收工作开展缓慢，对城市安全紧密相关的电力、通信、地下管线等重要工程项目档案都不能及时接收进馆。
1.3 城建档案收集方式不合理。按照档案业务职责的划分，市委市政府确定的城建重点工程，应当由市一级城建档案馆负责收集管理，但其工程档案（包括管线工程档案）受地域、环境、工程量、工程期限等客观因素的制约，无法完整及时归档。区县级城建档案管理部门又无权实施监管，给档案收集造成困难。
1.4 城建档案接收范围划分过于粗放。在档案接收时，没有严格执行对工程建设项目重要性区分划级。很多利用价值不大的小项目、次要项目重复接收进馆，不仅大大增加工作量，并带来档案堆放场地库房不够、档案的整理、归档等诸多问题，给后期的整理利用带来不便，更使得一部分重要的城建档案资料混于普通档案中，不能充分发挥使用价值。
2 形成上述情况的主要原因
2.1 建设单位对收集的重要性认识不够。建设单位存在重建设、轻档案的思想，对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视不够，未建立一套规范的管理机制，来保障建设档案的完整和齐全。
2.2 城建档案管理部门业务指导不及时。造成档案收集范围随意和档案收集质量的下降。
2.3 相关部门协调管理待加强。建设行政管理部门和有关部门未能积极参与城建档案的产生、收集过程，工程备案和档案进馆之间脱节，出现疏漏。
2.4 工程施工单位的档案管理人员专业水平有待加强。建设单位的工程资料收集大多是由施工员来兼职，对城建档案的建立、整理的水平较低。
3 改进的具体措施
3.1 广泛宣传，提高认识。城建档案部门通过报纸、电视、召开会议、举办讲座等多种手段和形式，开展学习宣传活动。各级领导要充分认识城建档案的重要性，切实加强对城建档案工作的领导,把城建档案工作列入领导工作的议事日程,加强督促、检查和指导。
3.2 加强执法力度，改变收集途径。积极督促政府完善城建档案管理的规章，建立由建筑业管理部门、城市行政执法部门和城建档案主管部门组成的联合执法体制，形成相对固定的管理队伍，适时开展形式多样的联合执法活动，确保城建档案及时全面接收。
改变收集途径。一是主动收集。城建档案馆通过服务咨询、技术指导、现身说法等形式，促使建设单位愿意把档案交送进馆。二是强制收集。以城市建设档案的法律法规为依据,强制性地将档案收进馆。三是协议收集。城建档案馆与建设单位签订建设工程项目档案报送责任书，协议收集。
3.3 有所侧重，提高收集质量。一是从源头抓起，加强档案业务指导和服务。采取多种形式，培训建设单位档案管理人员，提高业务水平。二是进一步做好重点工程建设前、建设中和建设后的跟踪管理、指导和服务工作，制定工程技术档案编制办法，依法及时地把城建档案接收进馆。三是加快城建档案信息化建设，对城建档案信息尽快进行数字化处理，建立全文档案信息数据库，为社会公众服务。
关键词:建设工程;档案;管理;创新
中图分类号:G271
文献标识码:B
文章编号:1008-0422(2010)08-0172-02
1引言
建设工程档案是城建档案的重要组成部分,建设工程档案管理是城建档案工作最重要的工作内容之一,也是目前城建档案工作中最具活力、各城建档案馆投入精力最多的部份。近几年来,随着城市化持续高速发展,建设工程项目数量和规模都在不断增长,技术复杂程度在不断增加,建设工程档案管理难度也同步增大。在具体操作上,我们往往把建设工程中比较特殊的一部份分开来对待和考虑,如重点工程、市政工程、管线工程、房建工程等等,专门研究其档案管理的方式和途径,这是基于建设工程的多样性、广泛性和复杂性,希望通过一个突破口,打开建设工程档案管理的局面。在现实工作中,建设工程档案管理往往是不平衡的,有的地方重点工程档案管理比较到位,房建工程档案管理比较困难,管线工程档案管理则几乎是空白;另一些地方可能又有很大不同,重点工程档案管理比较困难,房建工程档案管理比较到位,声像档案工作也有所推动。建设工程档案管理创新涵盖了理念创新和程序创新,根本上是要解决建设工程档案编制的原始性、真实性、系统性和建设工程档案报送的程序性、及时性、全面性。本文结合我们的工作实践尝试对建设工程档案管理创新工作进行较全面的分析思考,以期抛砖引玉、共同提高。
2管理模式的创新
加强建设工程档案管理,关键是建立起建设工程档案管理工作的有效管理模式,“有法可依、有关可把”,建设工程档案管理就能逐步走上正轨。最近几年,怀化市城乡建设档案馆根据国务院第279号令《建设工程质量管理条例》精神并借鉴和完善长沙市、株洲市等地的做法,把建设工程质量终身责任制引入建设工程档案管理,实行“建设工程档案终身责任制”,要求建设单位技术负责人及工程资料员对建设档案负终身责任,有效地提高了建设单位按规范编制并及时报送工程档案的责任意识和自觉性。建设单位技术负责人和工程资料员在责任书上签字时,都感受到了一份责任,觉得手中的笔都是沉甸甸的。这一操作,有效地扭转了“重建设,轻档案”的现象。在具体操作中,我们通过开展建设工程档案编制执法检查、下基层业务指导、开展业务咨询、举办培训班等活动,加强“建设工程档案终身责任制”的宣传和学习教育;我们还把一些重大建设工程事故责任追究的事例整理成册,作为学习资料,送发给各建设单位负责人和资料员,让他们提高认识,“警钟长鸣”。在坚持“依法行政、依法治档”的同时,我们不断加强了本地建设工程档案管理法制建设,也是管理模式创新的重要手段。早在1999年9月,我馆就争取怀化市政府办出台了《怀化市城建档案管理规定》;2006年8月,我们又争取怀化市政府出台了《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》,这一系列规范性文件对促进建设工程档案编制和报送起到了积极推进作用。有条件的地方还可以更进一步,把政府规范上升到地方立法,工作力度将会大大增强。例如,长沙市在2004年通过省、市人大批准出台了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》,有效地解决了地下管线工程档案管理这一个老大难的问题,使地下管线工程档案管理做到了“有法可依,应收尽收,应查可查”,长沙市也是目前我国各城市中地下管线工程档案管理做得最到位的城市之一。据了解,长沙市另一个地方性立法:《长沙市城乡建设档案管理条例》即将通过省、市人大批准出台,必将更进一步推动各类建设工程档案管理再上新台阶。
3服务方式的创新
城建档案工作实质上是一种服务性工作。建设工程档案管理需要城建档案工作人员加强与建设、施工、监理等各方的协调和交流,为建设、施工、监理等单位提供咨询和指导,这就需要我们城建档案工作人员做好相关服务工作。在服务方式上不断创新,是我们加强建设工程档案管理的重要手段。最近几年,怀化市城乡建设档案馆打破在家坐等档案送上门的老工作模式,大力实施“外向型”战略,把建设工程项目按片区扫描式清理,要求工作人员走出城建档案馆办公室,深入基层,深入工地,大力宣传城建档案工作相关法律法规和工作规范、标准,重点是宣传国务院第279号令《建设工程质量管理条例》、建设部第90号令《城建档案管理规定》、建设部第136号令《城市地下管线工程档案管理办法》、建设部建办[2007]68号文件《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》、省建设厅湘建[2001]255号文件《关于进一步加强各类建设工程档案管理的规定》和《怀化市城建档案管理规定》、《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》等文件,让城建档案工作的重要性深入人心,按规范编制和报送建设工程档案成为各建设、施工、监理单位的自觉行动。近两年来,怀化市城乡建设档案馆还根据深入学习实践科学发展观活动要求,在广泛征求建设单位意见的基础上,结合目前建设工程个性差异大,专业性强,技术含量日益提高的情况,推出了“建设工程档案业务指导个性化服务”的新服务模式。重点是将建设工程项目落实到人,具体工程具体要求、具体指导,制定详细的工程档案编制规范,全程提供业务指导和咨询服务,提高工程竣工验收备案的效率。在具体操作上,对外公布馆内业务工作人员的联系电话、QQ号码和电子信箱,要求对重点工程和地下管线工程除了定期要下工地督查档案编制外,还要做到“随叫随到”及时开展咨询指导;对规模比较大的建设工程,还要组织各分部工程资料员集中培训;即使一般房建工程,我们也要求业务工作人员至少下基层2到3次,并且要参加工程竣工验收会,发现问题及时提出、及时督促整改。通过个性化服务,提高了建设工程档案业务指导的针对性,提高了建设工程档案编制的质量,促进了建设工程项目的规范化管理,受到了建设单位的一致好评。
4工作程序的创新
最近几年,怀化市城乡建设档案馆把建设工程档案工作纳入建设行政程序,通过建设口把关,强化工程档案业务指导、质量验收和报送接收职能。具体来讲就是把签定《报送建设工程竣工档案责任书》和报送《建设工程档案终身责任人登记表》纳入施工报建程序,然后在工程开工前对建设单位、施工企业和监理公司等单位的技术负责人、资料员进行建设工程档案技术交底,详细讲解该工程档案的具体要求;工程施工过程中加强与质监、安监和监理公司的横向联系,形成联动,定期进行档案业务指导和检查;工程竣工验收会前依国家住房和城乡建设部规范先对工程档案进行初步验收,签发《建设工程档案初验认可证》;领取了《建设工程档案初验认可证》的工程方可召开竣工验收会,我馆工作人员一定要参加竣工验收会,在会上还要对建设工程档案编制情况进行讲评并提出下一步工作要求,确保工程按时竣工验收备案;竣工备案结束后,督促建设单位按时报送建设工程竣工档案,办理《建设工程竣工档案移交证明》,以便于建设单位及时到规划局领取《规划许可证(正本)》,办理产权产籍手续。在具体操作上,怀化市城乡建设档案馆还充分考虑建设工程的整体时效性,严格要求、规范管理、不断提高工作效率。另一方面,我们以高标准加强对自身的要求和管理,通过交叉验收程序,严把建设工程档案质量关,使建设工程档案管理更加规范、力度更大。
5协作机制的创新
建设工程档案管理牵涉到方方面面,需要纵向与横向、建设行政各部门以及各建设、施工、监理单位大家共同协作和共同努力。没有大家的协作,建设工程档案编制无法得到保证,建设工程档案报送无法得到落实,建设工程质量也无法得到保障。针对市政和重点工程越来越多,主管部门不再局限于市建设局,而是由区县(市)及其它部门分级分散负责建设管理的新情况,怀化市城乡建设档案馆加强与各级重点办、各市政和重点工程主管部门及指挥部、城管局等单位的联系,建立高效协作机制,主动了解工程信息,及时与他们签定《报送建设工程竣工档案责任书》,在业务指导过程中,充分发挥个性化服务的优势,制定具体规范要求,明确了市政和重点工程竣工验收后必须向市城建档案馆报送合格档案才能向城管等部门移交的工作机制,保证市政和重点工程档案管理不留空白、不存死角,应收尽收。通过一系列创新,怀化市城建档案工作革除了原来“马后炮”的弊端,杜绝了原来建设工程档案“编回忆录”的现象,确保了档案编制与工程建设同步,确保了建设工程档案是工程施工的真实记录和工程实体的真实反映,产生了促进工程质量,促进工程规范管理,促进工程领域反腐败工作的实际效果,得到了建设单位、质安监部门、纪检监察部门和检察院、财政投资评审中心的一致好评,也得到了国家住房和城乡建设部办公厅城建档案办公室和湖南省城乡建设厅城建档案办公室的充分肯定。全国有六个省还专门组织建设和城建档案工作相关领导赴我市考察交流。最近几年,我市建设工程档案进馆量稳步增长,档案质量也显著提高。仅2005年至2009年5年内,怀化市城乡建设档案馆就按规定接受了各类建设工程档案2万余卷,建设工程档案业务指导率、档案报送率和合格率均达到了100%。怀化市城乡建设档案馆也连年在市建设局年度目标管理考核中取得优异成绩,还被评为“湖南省城建档案工作先进集体”。
病历档案是医院档案管理的重要组成部分，面对新形势的时代要求，充分发挥病历档案的作用，服务于医院管理，适应医疗体制改革的需求，病历档案的管理与利用，必须依法管理。
1病历档案管理的重要性
病历档案是一种特殊的档案，既有档案的共同属性-原始性、真实性和准确性，又有自己的专业特殊性：①病历档案的完整性与连续性；②病历档案的直接责任者为若干医疗工作者；③患者入院到出院即构成一件病历档案；④病历档案产生和形成很快、数量大，是临床、教学、科研和医院管理不可缺少的资料，是医疗事故纠纷、法律诉讼中的法定证据，也是沟通协调医患关系、体现患者的知情权和医疗权的重要手段。
2认真做好病历档案管理工作，为医务工作者及患者提供更好的服务
2.1利用病历档案，服务于一线医务人员病历档案管理的目的在于为医、教、研等方面提供信息服务，有效开发病历档案资源能更好地为医院医疗工作服务，通过对病历档案的层层开发，有效提高病历档案的开发利用价值。医院病历档案管理水平的提高能为医院的科研工作提供有价值的参考资料，增加医院的效益，这里指的效益不仅仅指医院的经意效益，更包括医院的社会效益，只有医院的社会效益不断提高，才能为医院的经济效益提高提供强大的后盾。
2.2利用病历档案，服务于患者立足以患者为中心，更好的服务于患者，不断的提高医疗和服务质量，调动患者参与意识，让患者得到更高水平的治疗。加强医院病历档案管理可以满足不断增长的患方对病历档案的利用需求。随着患方法律意识、维权意识和健康保健意识的不断增强，患方就其个人在医方诊疗过程中形成的病历档案的知情权和利用需求也在不断增长。近年来患方利用病案信息进行维权、健康咨询、院外会诊等现象越来越多，医院只有加强对病历档案的管理，才能满足患方利用病历档案的合理需求，从而促进医患关系更加和谐。
3加强病历档案管理的意义
加强医院病历档案管理是有效规范医务工作者依法执医行为、指导医院经营管理、提高医院整体管理水平的有效保障。病历档案是医院管理中最为重要的信息资料，通过加强对病历档案的管理，可以有效规范档案形成责任人即医务工作者的依法执业行为。病历档案可以客观、准确、真实、及时地反映出医院的医疗质量、护理质量、管理质量的现实水平，是医院领导层进行决策和规划发展的重要参考，是上级部门检查和督促医院各项工作的可靠依据，是医疗、护理业务工作质量、数量等量化统计的数据基础。趋于完善、规范的病历档案管理是医院提高整体管理水平，促进和指导医院良性发展的有效保障。病历档案是医院必不可少的管理环节和重要信息库，是一个医院治疗成果和水平的重要体现，对医院本身和患者来说都是非常重要的，这也是医院医疗水平的最终结果体现，需要医院上下共同努力维护。
4医院档案管理工作新思路
4.1随着医院管理向科学化标准化和现代化发展档案工作已经成为医院管理工作中不可或缺的一部分，医院档案工作人员对医院的档案工作进行全面而系统的管理，因此在档案管理中起着领导和决策的作用。因此提高档案管理人员的全面素质培养人们对档案管理的意识培养创建一直有信念有理想、具备钻研精神和创新精神的管理队伍成为医院档案管理工作的当务之急。
4.2以前的医院没有独立的档案管理部门造成档案管理工作非常被动段有自主权。因此完善医院档案管理体制、建设医院档案管理制度成为了医院档案管理工作的重点。医院应逐步尽力档案管理的专职机构实现档案管理从分散模式向集中模式的转变，这样有利于档案工作的顺利进行。医院还应把档案管理工作纳入科室管理责任书之中对主任实施绩效考核，责任到人，有奖有罚，明确主任对档案工作的职责，改进档案管理工作的规范化和标准化。
4.3实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本，档案管理现代化不仅是先进设备的配置还包括管理方式的标准化。档案的标准化指的是档案管理的内容、编号、分类以及案卷目录是否符合标准符合各项规定。医院想要做到档案标准化就必须使现行的医院档案管理有法可依、有章可循。从初步收集整理到最后归档入机都有一套清新明确的流程保证档案完整和准确。
1 文书档案管理的特点
1.1 文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载历史
文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体（主要是纸质或实质）记录下来，并分门别类地存放在档案室中。这个阶段管理的重点就在收集、管理、编目编册、保存、借阅等工作上；同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。
1.2 文书档案载体多样，内容丰富
作为单位工作中的重要组成部分，文书档案有着对单位工作的各方面一种有效的反應以及真实记录的作用。文书档案的载体具备了多样性，主要包含了单位所签订的各种协议、合同、电子档案、责任书等以及上级部门所下发的各类文件。档案的内容十分丰富，主要体现在科技档案、会计档案、行政管理以及各类载体档案等方面。
1.3 文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进
文书工作质量直接影响着档案质量，没有完整齐全的文件，也不可能有完整齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说，档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要审查归档文件是否齐全，组卷工作是否合理，保管期限是否准确，实际上是对文书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否完整、分类组卷是否规范等，对做好文书处理工作也是一种促进。
2 办公室人员做好文书档案管理的办法
2.1 完善档案管理制度，切实提高文书档案管理水平
文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度，完善档案管理需要的硬件配套设施，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平，必须稳定办公室人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心文书工作于档案管理工作。另外，要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工作，进行统一保管，以便查找和利用。
2.2 对档案文书管理模式进行创新
在新时展的大背景下，应当要对档案文书管理模式进行积极探索，力求创新，将以往的被动方式转变为主动，主动对档案资料进行收集，且在领导的引导下增进和其他部门的交流和联系，定期整理与分类档案资料，并对其历史性和连续性进行了解和掌握，防止出现资料失真与收集不完整的情况。不仅如此，档案文书管理工作也是一项发展性的工作，在事件不断发展过程中其也会出现相应变化。因此，企业领导应合理增加人力与资金的支持，建立起企业需要的管理系统，进而保证能够充分发挥出档案资源的价值，为确保服务中心业务的有序开展奠定坚实的基础。
2.3 强化档案管理人员的培训
作为一名档案的管理人员，是实施档案管理工作的主体，需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力此不断深化自身。除利用业余时间自我学习外，尽可能参加集团公司、局、分公司档案管理部门的有关档案管理培训，以提高档案管理专业知识与业务水平。同时，也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训，使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题，档案管理部门应及时向各部门反馈，并要求其修改。对不熟悉的人员，可给予相关的业务指导，以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行，减少档案收集完成后出现较多的返工情况，确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合，才能确保档案管理工作有序开展。
牢记使命，勇于担当。2018年我将结合档案工作和集团重点工作，努力践行新理念新思想，提高认识，指导实践，努力做到学而用、学而行。
一是勤学档案业务基本知识技能，强化基础内功。
二是组织开展档案培训，学习宣传《档案法》等有关法律法规。
三是组织各部门兼职档案员做好档案的收集整理工作，做到档案应归尽归，推动集团档案工作上水平。
四是加强档案安全体系建设，签订档案安全责任书，建立物防、人防、技防三位一体的档案安全防范体系，做好档案的“十防”工作。
五是推动落实档案信息化工作，配备档案管理应用系统，为实现电子档案自动化管理打好基础，为实现集团信息化发展贡献力量。
六是继续做好档案的利用工作，严格把关档案查借阅流程，做好登记验收工作。
【关键词】工程建设；档案管理；现状问题；解决措施
随着国家经济的快速发展，越来越多的工程得到了建设，从而产生了丰富的建设资料。通过建立档案加强这些资料的管理，则能了解工程的品质状态，并为工程的使用维护和后续工程的建设提供参考。但就目前来看，工程建设档案管理并未得到足够的重视，有关工作的开展仍然存在较多问题。因此，相关单位还要加强解决问题的措施研究，以确保档案管理工作能够更好地开展。
一、工程建设档案管理的现状问题
（一）工程建设档案管理现状。目前，工程建设档案管理已经由完善的法律法规作为开展工作的指导，能够使档案管理做到有章可循。在法律法规的约束下，建设单位基本能够履行自身职责，能够在相关部门的监督指导下开展规范的档案管理工作。近年来，随着档案法律法规宣传力度的不断加大，建设单位、施工单位和监理单位等参与工程建设单位都能依法开展工程建设档案管理工作。现阶段，各单位已经完成了档案管理体制、机构和网络体系的建设，能够使工程建设档案的管理与工程建设保持同步。从总体上来看，有关工程建设档案管理的规范和标准大多已经能够在档案管理工作中得到落实。（二）工程建设档案管理问题。尽管工程建设档案工作已经取得了规范化发展，但是目前仍然有一些单位不重视工程建设档案的管理工作，在工程建设的过程中将绝大多数精力放在施工管理上，忽视了档案管理工作。在这种情况下，目前工程参建单位用于进行档案制作的材料不相同，违背了档案管理的标准和规范。其次，由于缺乏对档案管理工作的足够重视，一些参建单位建设的档案材料缺乏真实性和完整性，以至于档案的使用价值大打折扣，为后续档案的利用留下了较大隐患。最后，在档案收集和归档方面，存在签章不完备、材料缺损和突击补制档案等问题，以至于档案归档时常出现不及时的情况。
二、工程建设档案管理问题的解决措施
（一）落实参建单位档案管理责任。针对工程建设档案管理存在的问题，要通过落实各项档案管理制度来解决问题。为达成这一目标，应落实工程参建单位的档案管理责任。具体来讲，就是在参建单位进行工程规划许可办理的过程中，行政主管部门应与其签订工程建设档案管理责任书，从而使各单位明确自身在档案管理中的责任，并且严格履行职责。在实际施工之前，主管部门还应检查参建单位是否按照标准和要求开展相应的档案管理工作，并且要求参建单位将档案管理标准和要求下发到各部门，进而使档案管理工作切实得到落实。再者，在工程建设的过程中，城建档案管理部门还应加强参建单位的监督管理，确保其能够按照工程进度要求完成档案管理计划的制定，并严格按照计划落实档案管理工作。最后，在工程结束后，相关单位要及时完成档案资料收集、归档情况的调查，并确认参建单位提供的档案是否准确和完整。针对未达标准要求的单位，则要给予一定的惩处，进而使参建单位的档案管理意识得到提高。（二）实现档案建设的全过程管理。为使档案内容的准确性和真实性得到提高，还要加强对档案建设全过程的管理。首先，应结合合同条款进行档案管理计划的制定，以便对工程建设档案进行全过程管理，进而使档案的编写质量得到提高。为达成这一目标，建设单位在与设计、施工和监理等单位签订合同时，还应进行档案工作条款的制定，然后在工程结束后按照条款内容进行档案的验收。其次，为使档案质量得到保证，还应将档案建立与经济效益挂钩，以确保负责人员能够认真进行档案的收集、整理和移交。再者，为使档案管理工作得以有序开展，并且能够与工程建设保持同步，建设单位应联合设计单位完成档案管理协议的编制，并结合工程实际建设情况完成管理流程图的绘制。最后，在工程建设的过程中，建设单位还应加强对档案建立情况的经常性监督和检查，以确保档案各项管理工作能够得到落实。（三）严格规范档案管理各个环节。为确保档案管理质量，还应加强档案工作各个环节的管理，从而使档案管理工作得以规范开展。首先，在档案收集环节，还应从档案完整性角度进行工作的开展，加强对档案装订规格、纸张大小和材料字迹等内容的管理，从而使案卷的质量得到保证。针对不符合要求的档案材料，则要退回要求相关单位整改。其次，在档案鉴定工作中，还应加强档案内容的检查，确保其内容齐全。为提高档案鉴定水平，还应加快新技术的引进，并要求档案管理人才加强新技术的学习，进而使档案鉴定工作能够适应市场发展需求。最后，参建单位还应完成档案管理的信息化建设，加快档案管理信息系统的开发和研究，并利用先进的档案管理软件开展相关工作。而利用该系统，则能为多方档案管理工作的开展提供信息交流平台，并加强对各单位档案管理情况的监督管理，进而使档案管理质量得到保证。
三、结论
通过研究可以发现，工程建设档案管理工作虽然已经取得了一定的进展，但是仍然存在较多问题。针对这些问题，相关部门和参建单位还应联合进行管理责任的落实，并加强档案建立的全过程管理，同时加强各个环节的监督管理，以确保档案管理规范和要求能够得到落实，进而使参建单位的档案管理水平得到提高。
【参考文献】
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[2]米晓霞.浅谈电力工程档案管理现状及解决措施[J].科技创新导报,2012(34):209.
[3]刘娟.浅谈北京市建设工程招投标档案管理存在问题的解决对策[J].城建档案,2013(01):67-70.
1 文书档案管理的特点
1.1 文书档案管理的重要性
文书档案主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是办公室人员的重要工作之一。作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。
1.2 文书档案载体多样，内容丰富
作为单位工作中的重要组成部分，文书档案有着对单位工作的各方面一种有效的反应以及真实记录的作用。文书档案的载体具备了多样性，主要包含了单位所签订的各种协议、合同、电子档案、责任书等以及上级部门所下发的各类文件。档案的内容十分丰富，主要体现在科技档案、会计档案、行政管理以及各类载体档案等方面。
1.3 文档工作一体化
文书档案应用于文书工作，也形成于文书工作。文书档案整理是文书工作的最后归宿，是在文件搜集、文件运转、文件催办、文件承办的基础上进行的，二者相辅相成，文书档案主要来源于文件工作，文书档案的质量直接影响着档案的质量和档案工作。
2 当前文书档案管理存在的问题
2.1 文书档案管理制度不规范
当前，许多企事业单位的文书档案管理一般都设置在行政办公室的综合档案室里，由于行政办公室工作任务繁重，没有及时将分散在其他科室的文书档案资料归档；或由于办公室人员为了方便使用，没有及时将使用完毕的文件归档；或其他科室人员对文书档案归档没有足够的重视，使用后将文档放在自己科室而导致流失，这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，不利于管理。另外，目前很多单位不重视文书档案的管理，管理意识薄弱，档案管理的制度不完善，职责分工不明确。文书档案的管理利用，跟不上企事业单位发展的新形势，文书档案资料如果能够得到充分的利用，将会为企事业创造极大的经济利益，促进单位管理的科学规范。
2.2 文书与档案工作在衔接上存在着问题
文书档案工作，即文书和档案两者组成，它们既有区分也有联系，既有分工也有统一。一个“分体式”的管理体系能够从根本上实现在现实中文书工作与档案工作的和谐配合。就目前的情况看来，在大多数单位当中，“分块管理”是文书和档案工作中所实行的管理制度。虽然说这种管理制度具备了有效性和科学性，但在现实工作当中由于文书人员对于档案的意识较为单薄以及档案人员对于文秘的工作也很少有考虑，在某种程度上这种制度却让文书工作和档案工作产生了分歧，没能够真正做到和谐的统一。
2.3 档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心
在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。
3 办公室人员做好文书档案管理的措施
办公室文书档案管理工作与办公室各项业务工作直接挂钩，办公室文书管理工作是否到位直接影响着一个办公室的业务效率和业务质量，也直接影响着文书档案管理工作的效率。由于办公室文书档案种类繁多，管理工作复杂，我们应该从规范体制、充分运用计算机技术、提高人员素质等方面入手，做好办公室文书档案管理工作。
3.1 完善档案管理制度，切实提高文书档案管理水平
文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度，完善档案管理需要的硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平，必须稳办公室人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心文书工作于档案管理工作。另外，要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工作，进行统一保管，以便查找和利用。
3.2 建设“自动化”系统，实现一体化管理
在自动化环境下，将实现淡化文书和档案二者界限的效果。所有的文书将在相应设定的系统下得到统一的体现，文书的储存、分类、浏览等将更加容易、更加规范。在自动化系统的设计时，需要考虑的是前期的文书处理以及后期的归档管理工作。将文书和档案的信息归入到相应的系统之中，再通过计算机对其进行有效的管理，从而达到资源共享的作用，并且能够实现文书、档案工作合二为一的实现“多途径检索”“一次性输入输出”的信息化管理效果。这样的情况下，能够有效的将两者的工作精密的结合起来，从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。
3.3 强化档案管理人员的培训
作为一名档案的管理人员，需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力。除利用业余时间自我学习外，还可参加相应的省市档案局的有关档案管理培训，以此不断深化自身的档案管理专业知识与业务水平。同时，也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训，使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题，档案管理部门应及时向各部门反馈，并要求其修改。对不熟悉的人员，可给予相关的业务指导，以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行，减少档案收集完成后出现较多的返工情况，确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合，才能确保档案管理工作有序开展。
为进一步建立健全城建档案机构，形成完善的行业管理体系，各地在已有的城建档案馆（室）基础上相继建立了城建档案管理办公室，实现了一套人马、两块牌子的管理体制。与此同时，城建档案工作怎样行使管理职能加强行政执法就成为摆在我们面前的新课题。结合我市工作实践，本人对城建档案行政执法谈几点浅显看法。
一、行政执法的必要性
在长期的工作中，我们发现有两方面的不利因素制约着城建档案工作的开展：①全社会城建档案意识浅薄，人们对城建档案的认知还十分模糊，对城建档案的作用和地位了解甚少，相当一部分建设单位甚至建设行政主管部门存在“重建设，轻档案”的问题，城建档案管理往往流于形式，没有根本落实，城建档案利用也远远不够，有档不查而造成很大损失的事情仍然存在；②自竣工档案保证金取消后，城建档案工作缺乏行之有效的约束手段，建设工程档案管理和移交工作面临很大困难，直接体现为建设项目档案移交数量的大幅度下降。我市 1998 年至今建设项目 155 项，除少数在建外，大多数均已竣工，而移交档案只有 68 项，且市政公用工程项目还未计算在内。同时，移交档案案卷质量也有所下降，档案技术资料、管理批复文件和竣工图时有缺失，这些问题严重影响了城建档案库存积累和工作开展，与城市现代化建设进程背道而驰。为解决工程档案管理和移交面临的具体问题，在大力宣传提高社会档案意识基础上， 必须有效地行使法律法规赋予城建档案管理部门的权力，积极贯彻《档案法》和《城建档案管理办法》，并依据《建设工作质量管理条例》和《行政处罚法》有关条款进行相应的处罚，将依法治档落到实处，促进城建档案工作步入正常轨道。
二、进行行政执法必须明确的问题
1.明确职责。首先，城建档案馆是工程档案管理和接收的责任单位。城建档案馆应在工程建设过程中对工程档案进行系统的业务指导、监督和管理，参加工程竣工验收，核发工程档案予验收合格证和综验合格证，建设单位必须向城建档案馆移交工程档案。其次，建设单位是编制和移交工程档案的责任单位。在项目审批进程中，建设单位必须按规定签订《报送竣工档案责任书》；在施工中，必须自觉建立健全项目档案；在工程交工时，要遵照《辽宁省房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收备案实施细则》要求，报请城建档案馆进行工程档案予验收，以便备案；在工程竣工之后三个月内，向城建档案馆移交全套建设工程档案。
2.明确法律责任。（1）城建档案行政执法人员必须具备执法资格。只有取得国家统一颁发的行政执法资格证书的人员，才能行使行政处罚权力。（2）行政执法人员要熟悉掌握相关法律法规，特别是《行政处罚法》、《行政复议法》及《建设工程质量管理条例》，做到有法可依，循章办事。（3）明确执法主体和执法对象。《行政处罚法》第四章第二十条规定：“行政处罚由违法行为发生地县级以上地方人民政府具有行政处罚权的行政机关管辖。”而城建档案管理办公室只能作为受委托组织以委托行政机关名义行使行政处罚权。城建档案行政执法对象是工程项目建设单位。3.行政执法的具体实施。（1）确定工程竣工时间。以建设工程备案文件申报的时间。（2）在三个月规定期限内未移交档案的，应先发出催交通知书或延期整改意见书，确定缓交期限，在限期内仍未移交的，决定执行处罚。（3）处罚的两种类型：①对建设单位进行数额不等的罚款；②对有关责任人根据情节轻重报请其主管部门依法给予行政处分，特别严重的移交司法机关处理。（4）罚款要存入指定银行账户，全部上缴财政，不得挪用。（5）罚款数额要以《建设工程质量管理条例》第五十九条规定执行，以 1—10 万元为罚款上下限，并依据实际情况区别对待。
三、正确对待行政执法的作用
赋予城建档案部门行政执法权力是完善城建档案管理职能的需要，是依法治档保证档案工作正常开展的手段。所谓行政处罚，都是为落实城建档案法律法规的有关要求，使建设项目档案按规定编制和移交，是通过行政权力对建设单位的约束，而不是最终目的。在行使处罚权前，一方面，要利用各种途径和方法，广泛宣传城建档案工作，提高全社会对城建档案的认知程度；另一方面，要加强业务指导监督工作，通过细致的日常工作提高建设单位档案编制水平，培养一种自觉完善这项工作的惯，督促其自觉移交档案。行使处罚权时，要确立典型，以点代面，广泛通报，起到教育警省作用。城建档案管理部门具备行政执法权力，对于城建档案事业具有重大意义，必将促进档案事业健康发展，但这项工作还处于初级实践阶段，我们应当正确认识，认真学习和探索，不断完善和加强，实现依法治档，随着我国城市建设与发展,对城建档案工作提出了新的更高的要求,要使城建档案工作适应城市发展的新形势,必须要确立城建档案工作管理规则,建立良好的运行机制,依法加强对城建档案的监督与管理。当前，档案行政执法与其他各类行政执法一样，仍然存在执法体制不健全，执法部门之间职责不清、互相扯皮，现行法律、法规不完善等问题。然而，随着法制社会的到来，档案行政执法必须走法制化、规范化、科学化的道路，做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究。
作者:张波 单位:大连市普兰店区城建档案馆
关键词：公路工程 监理档案 管理
Abstract: in view of the current highway engineering supervision file problems existing in the management of the, analyze the causes and look for supervision of highway project file management level of methods and means, so as to make new situation highway engineering supervision file management work is helpful to improve the quality of the construction work, be helpful for protecting the legitimate interests supervision unit.
Key words: the highway engineering supervision file management
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
公路工程监理档案管理，是公路工程信息管理的一项重要工作，是监理工程师实施工程建设监理、进行目标控制的基础性工作，对为公路工程竣工资料整理提供可靠保证有着重要作用，同时有助于监理工程师积累宝贵经验，不断提高公路工程监理工作水平，有助于保护监理单位合法利益。针对目前公路工程监理档案管理中存在的问题，本文将从宏观方面论述提高监理档案管理水平的方法和措施。
一、目前公路工程监理档案管理中存在的问题
（一）存在重工程建设，轻档案管理的问题。
在公路工程施工监理过程中实施档案管理，不仅是工程项目建设的真实记载，也是公路建设后道路运行、养护和管理的历史依据，更是维护监理单位合法利益的保障，具有重要的凭证作用和法律价值。但是，在实际工作中，监理单位重建设、轻档案的问题普遍存在，影响了工程建设过程中文件资料的手机整理工作，监理项目档案资料收集工作不能和项目建设进度同步进行。由于档案工作发挥效益的滞后性，档案收集工作在项目建设前期得不到应有的重视。在建设过程中，监理工程师往往更重视工程的进度和质量，到项目建设后期，才匆忙整理内业资料，从而导致期间文件资料的丢失。
（二）存在制度不健全，执行不到位的问题。
由于大部分监理单位对档案资料重视程度不够，所以很多工程参建单位虽然建立了一些资料管理方面的制度，但一般都不够健全，难以保证文件资料收集整理工作的有效开展。如监理月报、质量控制文件、监理指令等缺乏统一统一规定，文件编号不系统甚至混乱，文件格式不统一，对后期资料整理工作带来困难；对工程竣工资料的编制要求不清晰，缺乏有效控制文件资料质量的具体措施；对资料的保管以及移交等没有专项制度，加之由于项目建设周期长、人员调动频繁等，往往会造成文件资料的遗失，给后期归档工作造成很大损失。
（三）存在业务培训不到位，档案管理人员素质低的问题。
目前，工程监理单位普遍存在忽视工程档案管理工作人员业务培训的问题。由于监理单位档案管理人员通常由一线工程师技术人员兼职，他们通常比较缺乏对国家档案法和公路工程档案管理相关规定的学习，档案意识、档案知识相当匮乏。档案管理人员素质低、技术力量薄弱、业务培训缺乏，已经成为限制监理单位档案管理水平进一步提高的瓶颈。虽然也有监理单位配备了专门的档案管理人员从事工程档案的管理，但是这些人员通常缺乏工程建设方面的专业知识，由于不懂工程专业技术，因此在档案收集整理过程中常常出现错误。
（四）存在监督检查不到位的问题。
由于公路建设项目管理单位缺乏档案意识，在项目建设过程中，往往会出现检查质量、安全、进度多，检查档案管理少。由于缺乏有效的监督检查，造成监理单位对档案管理工作的轻视，严重影响了工程档案的质量。而档案管理部门往往是在项目后期，甚至是项目完工后才介入项目档案管理工作，造成无法从源头上对项目档案工作加以控制和指导，因此档案的质量更是难以得到保证。
（五）存在资料存档不规范，甚至弄虚作假的问题。
由于存在制度不健全、档案意识差的现象，也就造成了监理单位原始签证资料填写不规范，内容失真，甚至弄虚作假等问题。例如，项目文件字迹不清晰、图标规范，缺少监理工程签认或者使用易褪色书写材料书写；项目文件使用复印件，或未使用激光打印；资料签名不规范，特殊情况代签时没有签字人委托书；现场监理指令、监理工程师通知、整改情况反馈、监理日志等使用复印件。
二、加强管理的措施
（一）强化公路工程监理档案管理工作领导责任。
公路工程监理档案的产生有着长期的过程，基本上反映了工程施工监理过程中的每一个步骤和监理工程师的每一项工作，并且具有不可逆性。因此，工程监理档案收集和管理工作必须依靠“责任”两个字。一方面，要层层落实档案管理的领导责任和岗位责任，依靠合同文件和责任书，将档案管理工作落实到岗位、落实到人；另一方面，要严肃对档案管理工作中违法、违规行为的责任追究，特别要按照《档案法》中相关法律责任的规定来约束监理单位行为。
（二）建立健全公路工程监理档案管理制度。
公路工程监理单位要按照管理法规的要求，结合工程项目具体实际，按照档案管理相关法规，制定和完善档案管理的规章制度，建立档案管理的领导责任和岗位责任，健全文件资料的收集、整理、保管、利用、保密等管理制度，做到严格管理、规范管理。首先，监理单位负责人要把项目档案管理纳入职责范围、工作计划和工作程序中去，要经常检查和落实。第二，要加强过程控制，坚持项目建设与档案整理同步发展，把档案质量控制融入项目建设全过程。
（三）加强监理档案管理专兼职人员培训。
首先，要加强档案管理人员的专业知识培训，使档案管理人员对项目建设程序、技术标准、工程管理、计量支付等有较为深入的理解，监理单位档案管理负责人应具备交通部监理工程师资质；第二，要加强档案管理新知识、新技术的学习和培训，使档案管理人员具备工程技术和档案管理双层知识框架。对档案管理人员的培训，可以通过集中授课、交流学习、换岗锻炼等方式，不管拓宽其知识面，增强业务能力。
（四）加强日常监督检查工作，注重奖优罚劣。
项目建设管理单位要按照相关法律法规和技术规范的对定和要求，层层落实档案管理工作，督促监理单位在项目实施过程中严格执行自检、互检、交接检三检制度和档案验收移交制度。在施工过程中，要定期或不定期的对监理单位内业资料收集整理情况进行监督检查，对档案管理先进单位和个人进行表彰和奖励，对公路建设档案工作中有法不依、有章不循的违法单位和个人进行严肃处理。要把在施工阶段档案管理工作与计量支付挂钩，每期中间交工完成的分项工程在计量时，必须在相应的质检资料、试验资料齐全并合格后才能进行计量支付，这样才能为搞好监理档案管理工作提供保证。
（五）运用技术手段，提高监理档案管理水平。
由于公路建设项目周期长、专业涵盖面广，造成档案数量非常巨大，这些档案资料又不同于一般历史资料，对项目日后的管理、养护有着重要意义。因此，实现当管理管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型转变，提高档案利用率、实现档案价值，具有极其重要的意义。随着公路事业的不断发展，现代化管理手段已经广泛应用到了公路工程档案管理当中。因此监理单位在档案收集整理过程中，应该与公路管理信息化建设相适应，积极推广使用档案管理信息化系统，充分利用计算机、摄像机、扫描仪等现代化社会，对项目施工监理过程中所保存的档案资源进行信息化处理，提高档案存储、整理、编目、检索效率，使档案管理更加科学化、规范化。
【关键词】水利工程 建设监理 档案管理
1 做好监理档案管理的重要意义
建设工程监理资料是项目监理机构对工程项目实施监理过程中形成的信息，详细记录了工程建设从监理进场、工程开工前准备、开工建设到竣工验收等全过程，以文字、图表、声像等形式的历史记录真实全面地反映工程建设过程中质量、安全、技术和管理等情况，是建设工程信息管理的重要组成部分。工程监理资料是项目监理机构、监理人员履职情况的可追溯依据，是工程质量评定、项目结算、竣工验收、运行管理和维护的直接依据。工程监理资料的管理水映了工程项目监理机构的管理水平、人员素质和项目监理工作质量。
2 做好监理档案管理采取的措施
2.1 制定档案管理规章制度
项目监理部应明确档案管理责任制，分工明确，专职专责。监理机构的总监是监理档案管理的责任主体。为保证监理档案管理工作的顺利进行，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作，总监应对整个监理档案的管理目标要求提出指导性意见，在实施过程中随时督促、检查和指导监理档案的收集、整理、归档工作，确保档案管理责任制落到实处。
2.2 严格执行文件收发制度，借阅档案要按规定办理登记手续
严格按照《水利工程施工监理规范》（SL288-2014）要求制定“监理收（发）文月统计表”，内外部往来文件应清晰地记录在“监理收（发）文月统计表”中。工作过程中要严格履行文件签收手续，避免发生文件收发错漏的纠纷。利用计算机、照相机、摄像机等现代化设备，实现档案管理与利用现代化。建立有效的电子网络档案，将各类档案合理分类，及时录入，运用计算机技术对档案进行系统管理，做到档案分类清楚，存放有序，管理规范，实现档案管理数据化和网络化。
任何人借阅监理资料应履行借阅手续，重要资料须经总监或副总监批准才能借阅。并要求借阅人员做到阅后资料及时归还、放回原位。
2.3 配备专职资料员负责监理档案管理
监理人员进场时就应安排专职资料员负责本项目监理部的档案管理。日常工作包括文件收发、传阅、上报、下发、归档、回收处理无效文件等。总监或副总监负责监督检查资料员日常工作完成情况，及时发现存在问题，纠正资料员工作中的失误，促进高效率、高质量完成监理档案管理日常工作。
2.4 加强档案管理人员职业培训
监理资料员要定期参加专业理论学习，提高业务素质和工作能力。应具有认真严谨的工作态度，有良好的职业道德，严格遵守《档案法》、《保密法》及《科学技术档案管理暂行规定》等有关法律法规，严格执行对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面的规定，做到对监理档案管理工作负责。 如遇工作变动，须先交清原岗位应归档的文件材料。
3 监理档案管理归档
3.1 档案文件预审
监理资料员能够熟悉监理档案的类型和传阅途径，保证文件在各个参建单位及时上传下达。资料员在接收文件时，要仔细审阅文件（尤其是施工单位提交的资料）。对发现的表格使用不符合规范、资料份数、文件上报时效性、签章不规范等细节问题要及时汇报总监，并要求施工单位纠正。
3.2 水利工程建设监理档案文件分类
资料员要及时对监理工作过程中形成的文件M行核查登记，分类暂存于档案盒内，做到资料不丢失、不遗漏。
3.2.1 监理管理体系文件
（1）监理单位资质文件：企业法人营业执照，企业资质等级证书复印件。
（2）监理人员资格文件：项目监理部人员配置表、调整表，上岗人员岗位证书、总监理工程师任命书、总监代表授权书及监理员授权书、分工责任书等。
（3）项目部管理制度：组织机构表、监理工作目标、管理制度、工作职责、工作流程、员工培训记录。
3.2.2 依据性文件
（1）规范标准文件：技术标准基本配置清单。
（2）监理合同文件：中标通知书、监理委托合同及补充协议。
（3）其他文件：施工总承包合同、借贷合同、分包合同、中标通知书。
（4）施工图纸及说明文件：施工图纸及登记目录清单。
（5）图纸会审及设计交底文件：图纸会审及交底会议纪要。
（6）变更设计文件：变更设计，技术核定资料及登记目录清单。
（7）政府批准文件：规划许可证，施工许可证、施工图审批意见书、质安监督书。
（8）监理规划：监理规划、内部交底记录。
（9）监理实施细则：质量监理细则，细则清单，内部交底记录。
3.2.3 监理工作控制文件
（1）会议纪要：工程例会纪要、专题会议纪要、其他会议纪要、内部会议纪要、及会签来往函件。
（2）收文、发文汇总记录：文件清单、公司及业主、政府发文及文件、发文记录。
（3）工作总结：阶段性总作总结（年度、月度、专题等）。
（4）预控性文件：对工程建设行为安全、质量等方面提出的监理预控性意见。
（5）监理计划：单位工程中分部（子分部）、单元工程项目划分表、隐蔽工程质量验收计划与记录清单、监理旁站工作计划、监理平行检验工作计划、质量抽检记录计划、工程结构安全和功能项试验计划于记录清单。
（6）监理报审：开工、停工报审审核表、总分包单位报审表、施工组织设计（方案）报审表。
（7）监理报告：钻孔桩、承台、墩台（质量）安全评估报告、有关监理工作专题报告、质量、安全事故报告与处理。
（8）监理指令：监理通知、回复单、监理工作联系单、开工（暂停）令。
3.2.4 监理质量控制文件
（1）监理记录：各类监理旁站记录表、各类监理平行检验记录。
（2）监理（施工）验收：单元工程报验及质量验收记录，分部工程报验及质量验收记录，单位工程质量报验及质量验收记录、单位工程质量控制资料检查记录、单位工程安全和功能检验资料检查及主要工程抽查记录、隐蔽工程验收报验及其记录、施工测量报验及成果记录。
（3）监理见证：见证取样送检台账、见证取样和送检人员备案表。
（4）其他影像资料：开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片、工程建设过程的录音、录像文件。
3.2.5 监理安全检查监督记录文件
（1）联系单：监理工作联系单。
（2）指令及回复：监理工程师通知单、监理工程师通知回复单、工程暂停令，安全报审表。
（3）会议纪要：各类安全会议纪要及会签，包括监理定期检查例会纪要。
（4）书面报告：向主要部门，建设单位及上级单位的报告。
（5）安全检查、考核：安全监理巡视检查记录，施工现场安全质量标准化工地考核评分记录。
（6）承包方安全生产规章制度：备案登记表，后附安全生产责任制、安保体系认证证书等八项管理制度。
（7）安全防护文明施工措施费用使用计划和签证：措施费使用计划报审表、措施费使用支付申请表。
3.2.6 工期管理控制文件
工程开工报审表、工程复工报审表、施工进度计划报审表、施工进度计划人机料动态表、工程延期申请表。
3.2.7 投资管理控制文件
工程价款支付申请证书、工程变更费用报审表、费用索赔申请表、审批表、工程量现场签证单等。
4 监理档案管理存在问题及应对措施
4.1 资料员能力存在个性差异
由于监理部资料员素质良莠不齐，个别人员对行业规范不熟悉，专业知识不全面，缺少工作责任心，对资料如何进行分类、传阅、整编、归档、保管等环节不清楚，存在资料分类混乱、保管不当等现象，容易造成资料的缺失。
选用专职技术人员负责监理档案管理，要求能熟知行业规范。加强对监理资料员的业务培训，提高档案管理人员的管理意识和专业素质能力，促进档案管理的科学化、规范化。
4.2 n案资料与工程建设进度不同步
工程开工初期，迫于施工合同工期要求，开工前准备资料不能及时上报，报审资料存在上报不及时、不齐全现象。
相关监理人员要及时督促施工单位补充完善上报资料，做到监理资料闭合。
4.3 做好现场监理资料记录
驻地监理人员汇总的监理资料是第一手资料，它直接影响工程的计量、结算工作。监理人员由于白天盯工地现场，可能存在资料记录滞后现象。
要求监理日记、旁站记录等资料及时汇总、记录，记录内容要清晰、准确、符合规范和事实，为日后工程量计量、结算等提供真实可靠依据。
4.4 签证、评定资料存在滞后现象
施工生产过程中，施工单位不能及时上报签证、评定资料，往往是先施工后补资料。开盘鉴定单、开仓报审表、单元工程质量评定表等不及时找监理人员签字盖章，迟迟拖延。这样可能会出现为应付报验程序而凑资料的现象，造成原始数据、填写日期不真实、不准确。
监理人员应严格执行监理规范要求，未经监理人员验收签字，施工单位不得进行下一工序施工。要督促施工单位及时上报相关签证、报验资料，做到工程资料和施工进度同步开展。
