时间：2022-01-27 16:20:47
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇声像档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象
"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。
事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
4、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（三）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（四）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。
（五）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（六）建议档案主管部门参与全区各类重大活动
针对地区重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案局、馆直接参与的办法，由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保全区重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。
Abstract: The audio and video files is the audio-visual information that formed in the production and living which should be kept, this information has increasedproportion in the modern records management and archives use of the process is also playing an increasingly important effect. However, due to various reasons, the management of audio and video files still has some problems, so, we must take effective measures to strengthen and improve the management of audio-visual archives.
关键词:声像档案;管理工作;特点;问题;措施
Key words: audio-visual archive;management work;features; problem;measures
中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)15-0127-01
1声像档案在档案中的特殊价值和特点
1.1 形象逼真,与文字融为一体,给人以活灵活现的感觉声像档案以画面的可视形象,生动地展现在人们面前,而且配有音乐、语言,给人以身临其境的感觉,便于利用者理解和接受。
1.2 时间和空间感强烈一般载体的档案,作为相互交流信息的工具,在时间和空间上是有限的。而声像档案由于依赖于先进的科学技术和快速的传递手段,它的时间感与空间感比一般文字档案强烈,可以将一瞬即逝的容貌记录下来并予以再现,可以把人们引向对历史的深刻怀念或者使人们对历史有更深刻的认识。
2当前声像档案管理中存在的问题
2.1 声像档案管理制度不健全科技的进步使各单位的声像设备都有了很大的改善,但普遍存在着声像设备管理混乱现象。一是没有制定声像设备管理制度或无相应的使用要求,从而出现不协调的现象,导致一些重要活动没能及时摄录或摄录质量不高,给声像档案的后续管理设置了重重障碍;二是虽然有制度,但各业务环节中制度化落实不力,缺乏有效的保障机制和责任追究制度,使得各管理阶段无法像文字图表档案管理那样按部就班地“流水作业”,管理上缺乏有机联系;三是制度的订立“照猫画虎”,缺乏调查研究,没有体现出社会活动的特点和声像文件运动的种种规律;四是声像资料初次形成后,流转中声像资料的格式载体可能发生变化,数码格式的声像文件,其存储转换更灵活易变等。
2.2 声像档案意识淡薄声像档案的意识淡薄,主要体现在与档案生成及管理直接相关人员的档案意识上。目前,除档案馆专业摄录人员外,各单位形成声像档案的摄录人员中普遍存在着两种思想认识上的误区:一是误以为只有上级来文、红头文件才是档案,而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像拍完、录完、制作完就算完成任务了,不需要归档保存;二是缺乏全局意识,个人虽担负着摄录和暂时保管档案的重任,但保管措施不当,移交不够及时,造成声像档案难以及时完整归档。因摄录人员档案意识的淡薄所造成的声像档案管理上的不规范,那只是“亡羊补牢”待用时再靠档案员去催要。
2.3 声像档案的管理条件差声像材料多由纸质照片、光碟、录相带等载体构成,因此保管条件比纸质档案的要求更严格,然而多数单位仍将声像档案与文书档案混合存放,没有配备声像档案室或声像档案专柜,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求,致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用。
2.4 声像档案的管理手段落后声像档案的数字化趋势使各种新型的声像材料、应用技术以及电子文件越来越多地产生,从而对声像档案信息的组织要求更高,相关信息之间的内在联系必须能够得到恰当的揭示,这就需要提供更加全面和深入的信息检索,然而目前我们的声像档案管理仍然普遍停留在传统的实体分类和手工检索上,并没有利用计算机和通信网络技术来实现快速高效的检索。
3加强声像档案管理工作的对策及建议
3.1 加强宣传教育,提高声像档案意识声像档案意识淡薄是造成“收集难”的重要原因。由于多年在工作中形成的惯例,许多单位只注重文书档案的收集,宣传重点放在了文书档案上,致使人们对声档案重要的历史价值及其在档案工作中的地位、作用认识不够。因此,档案管理人员在工作中要利用多种形式,强化声像档案重要性的宣传,提高人们对声像档案的认识,自觉关心、支持、参与档案部门对声像档案的收集工作。
3.2 制定收集规章制度,明确收集范围在收集声像档案中,要明确声像档案的收集范围,并结合已颁布的相关档案法规,建立和健全声像档案收集的相关制度,对声像档案形成部门和人员应履行的职责、声像档案收集程序、途径和奖惩等作出明确规定,使声像档案的收集有章可循,增强收集说服力,确保收集渠道畅通。
3.3 结合实际,创造条件,力求妥善保管从长久保护和利用考虑,声像档案要求恒温、防磁、防光、防火等。而目前依然有档案保管部门的声像档案保存条件不符合相关要求。因此,应结合实际,创造条件,力求妥善保管是当务之急。首先,声像档案要独立成卷,使用声像柜或密封铁皮柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度,远离光线、磁场等,尽量延长声像档案的寿命。
3.4 以提高声像档案管理水平为目的,强化声像档案管理人员队伍的建设首先,应健全机构,形成上下结合、专兼结合的声像档案工作网络。其次,配强专业人员,保持声像档案管理人员队伍的稳定。再次,要加强业务培训,提高声像档案管理人员素质。抓好专业队伍业务学习和培训,是提高声像档案管理工作水平的基本环节。
4结语
声像档案工作需要档案部门与声像资料形成部门的共同努力,解决好声像资料归档整理及管理过程中出现的各种问题。档案部门和档案管理员工作的主动、职能的有效发挥,以及声像资料形成部门的积极配合和良好协作,为搞好声像档案工作创造有利的条件。并根据自身的客观实际,改进传统的工作思路和方法,把声像档案的管理标准和要求推向深入,建立行之有效的管理机制。
参考文献:
摘要声像档案是一种最直观、最真实的档案材料，在档案管理中占有重要地位。但目前医院声响档案管理中存在一些缺陷，笔者针对一些问题结合医院实际，就加强声像档案管理及利用开发进行了探讨。
关键词 ：医院；声像档案；管理对策
doi:10.3969/j.issn.1672-9676.2014.08.064
医院声像档案是指医院在各种实践活动中通过记录手段形成的具有保存价值的照片、声像、录音、唱片、磁盘、缩微层、幻灯片等各种形式的载体［1］。主要由两大类组成，一类是在医院管理活动中形成的；另一类是在医疗科研工作中形成的。医院声像档案是最能客观、真实记载医院发展历史的档案资料，尽管医院声像档案数量占医院档案总数比例很少，但其所起的档案凭证作用却是其他类型档案实体无法代替的［2］。随着医院不断发展和电子技术的广泛应用，声像档案资料比重明显增加，声像档案在医院档案管理中还存在诸多问题，成为影响医院档案管理质量的重要因素之一，需要引起高度重视，并着力予以解决，以发挥档案管理在医院建设和发展中的重要作用。
1医院声响档案管理中存在的主要问题
1.1声像档案归档意识差，归档率低由于档案管理宣传不到位，医院各科室、各部门兼职档案管理人员对档案管理重要性认识不到位，特别是对声像档案管理要求存在模糊意识，重纸质档案管理而忽视声像档案管理，不能准确把握声像档案的形成、收集、整理和归档等重要环节工作质量，导致声像档案归档率不高，不能体现医院工作的真实性和完整性。
1.2声像档案来源分散，缺乏统一质量标准一般情况下，声像档案的形成主要集中在医院办公室、宣传科等职能科室，重要日常活动的拍照、录音、录像等工作由其负责完成，而临床和医技及护理继续医学教育等一些重要活动，往往由本科室完成声像记录工作，由此出现医院声像档案资料来源不集中，声像资料形成和收集标准不统一，质量参差不齐，有的不符合声像档案管理要求，缺乏档案管理价值，导致资源浪费，做无用功。
1.3声像档案管理手段滞后，保管条件落后尽管声像档案是医院档案的重要组成部分，但是在管理上明显滞后于文书档案、技术档案、会计档案等纸质档案，由于医院各科室和部门照相机、录音录像等声像设备标准不统一使声像档案资料格式五花八门，凌乱无序；在保管方面，医院档案室预留给保管声像档案声像的空间普遍不足，特别是相关配套设施如温度控制、防尘、防光、防污染等多种保护措施不完善，对保证声像档案保管质量存在隐患。
1.4声像档案管理不规范随着声像技术不断进步，医院声像档案管理制度更新不及时，与纸质档案管理制度不同步、不协调，不能满足医院发展需要。部分没有配备相应有效设备的科室，由于与职能科室沟通不及时，造成一些重要活动没能及时摄录，没有完整保存声像档案，造成声响档案缺失；有的对声像资料特别是对重要视频监控资料收集不及时，出现超出保存时限而无法弥补；有些科室和部门声像档案资料移交不及时，不能在规定时间内将本科室、本部门形成的档案资料及时收集整理并移交；还有就是档案室对移交的声像档案资料不认真检查与审核，造成移交时声像档案资料不完成，不能展现工作的全貌；档案室出现声像档案资料分类不科学，影响声像档案归类保存和利用。
1.5声像档案利用开发意识不够目前医院对声像档案的利用多停留在一般查阅以及出版专刊画册、简报上，档案管理者以及科室和部门对声像档案开发利用意识不够，对声像档案蕴含的前沿信息、技术导向等认识程度不够，缺乏开发、挖掘和利用的动力，导致诸多具有开发利用价值的声像档案不能发挥应有的作用。
2加强医院声像档案管理的对策
2.1完善声像档案管理制度要建立健全声像档案管理制度，切实将声像档案管理纳入到档案管理的重要内容，与纸质档案管理一同要求、一同管理，对声像档案的形成、收集、整理、归档、管理和开发利用等做出明确具体规定，使声像档案管理纳入到规范化、制度化和科学化管理轨道上来。要明确声像档案管理责任，落实岗位职责，强化档案人员绩效考核。要整合声像档案资源，确定办公室、宣传等职能部门和业务科室在声像档案形成、收集等环节的职责，明确归档范围。特别是对日常工作中可能形成较多声像资料的部门和科室，要将其纳入声像档案归档范围，杜绝主要声像资料失管现象的发生。同时，档案管理部门要与各部门和科室保持经常性沟通，及时掌握医院信息，提高档案的归档率。
2.2发挥声像档案管理人员主观能动性要强化专职和兼职档案管理人员对声像档案管理的责任意识，主动了解和掌握医院和各部门、科室工作开展情况，及时发现有价值的声像资料并加入收集归档，特别是要加强对医院建设、发展以及安全等重大事件声像资料的收集，随时保证声像档案的系统性和完整性；要开展经常性的档案知识专题宣传，提高对声像档案工作重要性的认识，切实发挥主观能动性，做到认识到位、责任明确、工作落实。
2.3强化声像档案管理必要设备的配备工作目前声像档案资料存在着传统介质和电子介质并存的情况，对于传统介质形成的声像档案资料，可以通过技术手段转换为电子形式予以备份保存；对于电子储备的声像资料，特别是照片、视频等影像资料可以选取有代表性的部分，转换为纸质形式予以备份保存。根据声像档案资料来源不同，如胶片、磁带、光盘等特殊材料制成的影像档案，应按照恒温、恒湿、防磁等方面的要求，配备必要的设备，同时尽可能统一医院声像设备的型号，保证档案资料的一致性。另外医院档案室应购置照相机、扫描仪、刻录仪、防磁软盘音响柜，智能光盘柜等必要设备，确保声响档案资料永久、完好保存。
2.4提高影像摄录人员和档案管理人员业务素质一方面要加强对医院职能部门和医务科及护理部重点科室兼职档案人员的技术培训，提高影像摄录水平，提高影像档案资料质量和水平；另一方面，加强对专、兼职档案管理人员管理知识的培训，提高他们的专业素质，扩大视野，不断提升声像档案管理工作质量，为保管好档案奠定良好的基础。
2.5应用现代手段管理声像档案利用计算机技术实现声像档案数字化，对声像档案的保管，实现档案资源共享。
2.5.1录音（像）带档案数字化录像带、录音带对保管环境要求十分严格，在高温潮湿的环境下磁带发霉、消磁、咬带导致报废较为常见，将录像片转为光盘防止磁带报废，方便查阅利用。
2.5.2相片档案数字化利用扫描仪将照片扫描，存进计算机硬盘或者刻录成光盘，或者存进U盘，其特点是对相片实物的保护，防止时间久退色，方便相片归档、编辑、出版等。
2.5.3录像带数字化采用数码录像将录像带转录并刻录DVD光盘保存，其画面分辨率高，也给今后的音像档案利用提供了便利条件。
3声像档案的开发利用
档案管理的最终目的就是利用，要紧紧围绕服务临床、服务患者的目标，多渠道、多途径开发声像档案的信息资源，充分发挥其潜在的经济效益和社会效益，使档案在医院建设和发展中发挥应有的作用［3］。
3.1开展声像档案的编研工作出版专题图片或专题画册，如我院每年制作护理队伍专题借助医院官方网站进行宣传，以展示我院护理人员的风采及发展历程，拓展医院文化内涵，增强医院的凝聚力和向心力，提高职工的爱院情怀。
3.2发挥声像档案的证据作用随着患者维权意识的增强，医患纠纷调解难度加大，医院应加强对重点区域和重要部位监控装置的管理，对获取的重要影像资料要按照声像档案管理要求，进行妥善收集、整理与保管，并及时移交；同时临床科室也应加强对复杂疑难诊疗过程留取必要的影像档案资料，发挥声像档案资料的证据作用，以最大限度维护医患双方的合法权益［4］。
参考文献
［1］耿金生.浅谈医院声像档案管理［J］.卷宗，2012（5）:91-92.
［2］王飞.浅议声像档案管理工作［J］.内蒙古石油化工，2008（10）:86-87.
［3］汪忆华.谈专科医院等级评审中的档案工作［J］.现代保健·医学创新研究，2007，4（14）：27-28.
［4］耿金生.医院声像档案管理工作之我见［J］.黑龙江档案，2012（5）:58.
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象
"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
4、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?斓呢逊Α?BR>
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归
档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。
关键词：提高；城建声像档案；管理；对策
城市建设发展迅速，在城市建设过程当中形成了大量的声像档案。城市声像档案指的是在城市规划、城市建设以及城市管理工作当中形成的归档保存的声像资料。为了更好的保护好这些资料，并且利用好这些资料，就需要城建档案工作人员来采取有效的管理工作。当前城建声像档案管理工作中存在一些问题，比如拍摄内容不完整，很难管理，保管条件差等等，这些问题严重影响了城建声像档案的完整性，所以有必要采取有效的措施来加强城建声像档案的管理工作。
1、城建声像档案管理中存在的问题
首先，建馆迟。城建档案是在城市范围内与城市规划、城市建设以及城市管理有关的建设活动当中所形成的科学技术档案的总称，我国档案馆是上个世纪八十年代后期才开始出现，而且早期的声像档案很少。与此同时，就导致了城建声像档案资料不完整的情况。城建档案管理工作人员当中兼职比较多，没有精力做，而且他们认为档案馆属于接受单位，只是等别人来送资料，导致了馆内工程照片档案很单一，很多重要的项目的声像资料都没有。领导不重视工程的拍摄工作；工作人员不能够准确把握拍摄的位置和范围，技术水平不高，责任心不强，失去了很多拍摄的机会；资金有限，无法购买先进的拍摄设备，影响了工作的开展。
其次，城建声像资料的收集很难，因为是多门拍摄，随机性很强，很难掌握拍摄的时间、内容以及录像的数量。上交给城建档案部门资料很不完整，收集的渠道不够通畅，没有集中管理，让城建档案馆失去了声像资料的来源。而且声像档案载体材料的成本比较高，一些工作人员不把设备还给档案部门管理，对声像资料随意处置，使得照片底片丢失，失去了一些珍贵的资料；加上保管条件不好，这些档案受到了不同程度的损坏。
最后，城建档案资料的管理很难，城建档案资料的管理分散，一些单位在城建声像档案资料的管理上各行其是，不能统一管理。一些城建声像档案不能及时归档，照片的说明缺时间，缺内容，整理的不规范，给以后的查找工作带来了麻烦，还有，照片的大小和形状不一，影响了整理的工作。
2、提高城建声像档案管理水平的对策
2、1提高意识
把城建声像档案工作搞好是城建档案部门的事情，同时也是全社会的事情，所以各级领导要能够重视城建声像档案的管理工作。各级领导要认识到城建声像档案能够真实而且形象的记录城市建设发展的不同历史时期的历程，而且一般的文字档案不能够替代声像档案。领导要站在全局以及长远利益上来看待这个问题，并且把这项工作纳入到管理工程日常当中。城建档案管理部门要能够抓住机会，结合本单位的工作来发挥声像档案本身的宣传作用。各级部门要积极配合，齐抓共管，保证城建声像档案管理工作能够顺利开展，为城市建设提供珍贵的照片。
2、2改善保管条件
城建档案部门要加大城建声像档案的监督力度，并且把档案的目标管理作为检查的重点内容。要针对不同单位的不同情况来采取不同的监督手段，提高整体水平。要在开发利用上下功夫，对有设备，但是档案管理没跟上的单位，应该加强指导以及监督，规范管理，加大对基础薄弱单位的指导力度。要建立相关的管理制度来规范管理，做到收集、归档以及移交档案的统一管理，防止资料的分散流失。要确保落实相关的法律法规，明确责任，做到有法可依，有章可循，确保城建声像档案的归档质量。城建声像资料的保管要求是恒温、恒湿、防震、防磁、防火和防光等等，但是当前的保管条件却达不到要求。因此，要结合实际，改善条件，要使用密封铁柜单独存放，严格控制温度和湿度，远离光线和磁场，尽量延长寿命。
2、3做好收集工作
收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。收集工作比较灵活，应该受到重视，城建档案部门要做好平时的收集，还要能够处理好各个业务部门之间的关系，查询声像档案的去向，尽可能把分散的声像资料收集起来，发挥利用价值。应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。在经费使用上应给予必要的保证。添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可通过光盘保存声像档案，这样提供档案更便捷，保存更耐久。
城市建设在不断发展，反映城市建设的照片以及录像等档案也会越来越多，如果不及时进行收集和归档，会影响档案工作的开展，所以，要提高城建声像档案管理的水平。
参考文献：
[1] 莫陌. 北京市档案馆积极参与社区文化建设 《崇内社区今昔图片展》带来档案文化热[J]北京档案, 2006,(01)
[2] 张晶,张淑玉. 城建声像档案集中管理的难点及对策[J]. 黑龙江科技信息, 2007, (09) .
[3] 张美芳,马丹宁. 声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J]. 数字与缩微影像, 2007, (01) .
[4] 李素芬,王宁宁. 声像档案管理中存在的问题及对策[J]. 科技情报开发与经济, 2009, (02)
[5] 傅荣校,解俞. 论数字档案馆的发展思路――基于政务信息管理前后两端的调查分析[J]. 档案学通讯, 2009, (06)
一、声像档案管理存在的问题
(一)声像设备与人员情况
1.随着社会的发展及工作需要,机关、企事业基层单位的声像设备有了很大改善,可算是各单位的必备品。但是多数单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求,致使有的设备闲置,没人会用,难以充分发挥作用;有的设备存放在科室或个人手中,没有合理利用;有的设备使用人员不明确或频繁变动,设备不能有效地利用。从而直接影响了其作用的发挥,最终造成一些重要活动没能及时摄录,档案没能完整保存下来,给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
2.由于基层单位对声像档案管理的不够重视,致使多数单位的摄录人员是兼职。摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作,并决定着声像档案的数量和质量。由于专业知识及技能普遍较低,在思想认识上就存在一定的误区。一部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案,而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等,认为拍完、录完就算完成任务了,不需要归档保存;还有一部分人误以为谁拍的照片就归谁,送往报社、电台的用完就算完了,怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念,档案意识不强,仅考虑个人或本部门工作方便,致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存,不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整,造成声像档案的失控或流失,致使单位档案不齐全完整,严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
(二)声像档案管理混乱,问题复杂
1.管理制度不健全,声像档案没有集中统一管理。
2.档案意识不强,声像档案难以及时完整归档。
3.保管条件差,声像档案难以长久保存。
4.收集渠道不畅,声像档案馆(室)匮乏。
5.区域性重大活动档案失控,声像档案流失严重。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
(一)加强宣传、提高意识,争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各基层单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持,引起社会的广泛关注,从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇,服务中心工作。档案主管部门、各基层单位要善于抓住机遇,结合本地、本单位中心工作,通过馆、室藏档案以及生动的利用实例,发挥档案自身的宣传教育作用。
(二)加强管理,制定办法,狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时,各基层单位也要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交;在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。
(三)加强指导,注重业务培训
针对声像档案管理现状,档案行政管理部门对不同单位采取不同方式进行分类指导,力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下工夫;对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章立制上加强指导和监督,促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位,要限期建档,加大指导监督力度,不留死角。注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
(四)结合实际,创造条件,力求妥善保管
从长久保护和利用考虑,声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求,短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际,创造条件,力求妥善保管是当务之急。首先,声像档案要独立成卷,使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度,远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施,尽量延长声像档案的寿命。
(五)全面出击,形式多样,疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整,采取必要的行政手段和物质保障,建立并疏通收集渠道,运用多种形式收集也很重要。结合地区实际,各基层单位、区档案馆要全面出击,采取多种形式收集。主要有:①通过正常移交接收。科室移交档案室,档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、重点科室产生声像档案比较集中的,要有重点地强化收集,经常沟通及时掌握情况。③重点人物(摄录人员)直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外,还被指派(或聘请)摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案,要多方努力,登门收集和征集。
1拍摄难。一方面，表现在对城市建设原貌拍摄上难以控制。据了解，不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面，表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。
导致拍摄内容不齐全完整的原因：一是工作人员兼职较多，没精力去做；二是领导没有把拍摄工作纳入整体计划，没办法去做；三是对城市原貌的拍摄范围把握不准，什么位置的、多大规模设施的需要拍摄保存，搞不清楚；四是拍摄人员或是由于技术水平不高，责任心不强，或是因为计划性不周，对整个情况不了解，失掉了许多拍摄机会；五是由于经费有限，没资金拍摄。一些单位面对老化的设备，或因资金困难，无力更换，或因控办限制，无法购买，使得形态各异的高大建筑物和与之衬托的环境背景无法用陈旧的设备反映出来，直接影响了此项工作的开展。
2收集难。主要是多门拍摄，收集上难以控制。拍摄多为业务部门，随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时，连同自己拍摄的工作照片也一同卷走，还说这属于个人知识产权。
另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多城建声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，这部分档案正受到不同程度的损坏。
3管理难。一方面，体现在保管上的分散性，另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。其次，一些单位形成的城建声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞。
二、解决集中管理难的对策
上述问题种种，其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：
1执法建制守规范。
收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。
2领导重视是关键。
解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。
3人、财、物是条件。
要想从根本上解决收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物，就会成为一纸空谈。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可通过光盘保存声像档案，这样提供档案更便捷，保存更耐久。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。
另外，还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。如，凡为工作照相的，照后都要将照片和底片一并交由档案室统一保管。否则，不予报销。
5部门配合共同管。
关键字：城建声像档案管理工作存在的问题解决措施
中途分类号：G472.4 文献标识码：A
声像档案是城建档案的重要组成部分，以其真实、准确之特点，生动形象的记录了城市的发展轨迹，对城市的规划、建设及管理发挥着重要作用。然而，其管理工作还存在一些问题，下面，笔者就如何加强声像档案管理工作，谈一些看法以供大家共同探讨。
一、城建声像档案管理过程中存在的问题
（一）缺乏健全完善的管理制度
要想促进城建档案管理工作的顺利开展，就需要有健全和完善的管理制度作为支撑，使管理者能够在制度的范围内开展工作，明确自身工作职能。但是从目前的情况来看，管理单位缺乏这种完善的管理制度，使得工作开展过程中存在着一种混乱的现象，每个人的作用不能够充分的发挥，不能够有效的完成管理任务，管理效率低下。
（二）城建声像档案管理意识不强
城建声像档案管理工作能够为城市的发展提供准确的声像信息，对于促进城市规划改善方面起到了关键性的作用，加强声像档案管理势在必行，这就要求管理者一定要具有较强的管理意识，对城建声像档案进行及时收集和归档整理，保证资料信息的准确性和完整性。但是目前来看，管理者的管理意识薄弱，对于信息的收集和归档工作开展不到位，由于城建声像档案具有较强的时效性和特殊的归档要求，但是一些开发公司没有将建设项目的原址的相貌进行拍摄，对于正在进行的项目拍摄也不够完全，且措施拍摄机会，导致内容的不完整，加之档案管理人员没有进行主动监督和实时管理，使得很多有价值的城建声像档案流失。除此之外，一些人对声像档案管理工作缺乏重视程度，也造成档案信息的流失。
（三）声像设备陈旧，管理人员的素质较低
先进的设备能够更清晰的拍摄出城市的各种面貌特征，但是由于当前的设备较为陈旧，不能够完全的反映出形态各异的大小建筑和与之相对应的城市环境背景，这样就给档案的管理工作带来一定的麻烦。同时，管理者的素质较低，技术水平不达标，有很多的兼职人员，使得他们没有足够的精力和责任心去完成这项工作，从而影响到了档案的质量和数量，并且影响到了城建档案信息的长久开发利用和保护管理。
（四）城建声像档案管理缺乏科学性
科学的管理工作能够起到事半功倍的效果，但是从目前的情况来看，城建声像档案管理工作呈现出一种分散性和不科学型的表现。一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室中，不能够进行统一的管理。同时，管理者不能够将档案及时归档，造成管理上的不规范，日后查找起来也很麻烦。除此之外，照片档案装具规格通常是固定的，而实际的照片大小不一，形状各异，这样使管理工作出现停滞。
（五）声像档案收集渠道不畅通，档案失控流失严重
城市城建档案馆是永久保存档案并且向社会提供使用机会的重要基地，在这里，档案需要被很好的保存管理。但是从目前的情况来看，馆藏城建声像档案相当匮乏，建设单位、施工单位的声像档案管理人员认为其所拍摄的资料属于个人或者是单位内部所有，并没有向城建档案馆移交进行统一管理，这种背景下使得档案存在着分散管理的现象，城建档案管的声像档案也就没有来源。源头控制不好，收集渠道不畅通，这样恶性循环下去就会导致档案馆藏匮乏。
二 加强声像档案管理工作的对策及建议
上文中从五个方面分析了，在当前城建声像档案管理工作中存在的各种问题，为了能够更好的保存城建声像档案，使其更好的为城市的规划建设和各项工作服务，需要采取切实可行的措施进行管理，下面本文就从自身工作实际出发，提出几点建议。
（一）建立健全完善的管理体系，促进管理工作顺利开展
健全的管理体系能够更好的促进管理工作的开展，具体说来，要从以下几个方面着手。首先，需要依靠法律手段，用法律的强制力保证管理工作有法可依。《中华人民共和国档案法》中明确规定，凡属国家档案，无论何种载体档案都应该无条件向档案部门移交，因此各建设、施工单位应根据实际情况建立各项规章制度，层层抓落实。
其次，需要建立奖惩机制，调动管理者的积极性，促进管理工作的有效开展，提升管理的效率。作为管理者，一定要有积极的态度和责任心，要将管理工作作为中心去开展，不能够疏忽管理，存在侥幸心理。同时，还需要建立责任机制，明确每个管理者的职责，使每个人都有具体的管理工作去做，这样再出现问题时能够及时找到责任人，明确出现问题的原因，更好的开展补救工作。
最后，要建立声像档案的日常监督和业务指导中心，为管理工作的顺利进行打下基础。城建档案馆应与市规划局等政府城市建设项目审批部门及管理部门加强联系，及时了解被批的各项建设项目，对符合报送工程声像档案的项目，城建档案馆应在工程开工前、工程期间，依照工程声像档案的要求跟踪指导、监督拍摄 ；对大的拆迁项目能够及时摄录拆迁前的原状和拆迁后的现状。以确保声像档案的完整，齐全和按时归档。
（二）加强宣传，提高管理者的管理意识
做好城建声像档案管理工作不仅是档案管理部门的工作，更是城建系统中各单位的事情，因此说，在进行管理的过程中一定要加强宣传，使每个人都能够重视对声像档案的管理工作。即要解决好管理者的认识问题，明确声像档案对于城市建设的重要性；同时要抓住机遇，服务中心工作，结合本地区的实际情况开展管理，发挥声像档案自身的宣传教育作用；还需要各部门的积极配合，实现共同管理。
（三）加强城建声像专业人才和器材的配备
目前声像专业人才缺乏已经成为城市声像档案工作的最大瓶颈，各城建档案管理部门和声像形成单位领导要认识到声像档案人才的重要性，想方设法增加声像档案工作人员或加强对现有技术能力不足的人员加强培训，以提高声像档案工作水平。工欲善其事，必先利其器同时要配备声像专业器材。
（四）建议市城建档案馆参与全市重大建设活动
针对市重大建设活动档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取市城建档案馆直接参与的办法，由主办单位通知城建档案馆派专人摄影录像并负责收集归档工作，尤其是原素材声像资料要很好的收集，以确保全市重大城建会议产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。
结束语：城建声像档案对于促进城市的良性发展具有重要的作用，面对当前档案管理中存在的问题，需要采取科学有效的措施进行管理。本文就以此为中心，对管理中的问题和解决措施进行了分析，希望能够对今后的城建声像档案管理工作有所帮助。
参考文献：
[1] 曾云 浅谈如何规范城建声像档案管理工作 城建档案，2013年第03期
[2] 宋元红 浅谈如何做好城建声像档案管理工作 黑龙江档案，2013年第4期
[3] 熊亚丽 城建声响档案管理的难点及对策 中文信息，2014年第1期
一、声像档案管理存在的问题
（一）档案意识不强，领导重视不够
声像档案工作的好坏，领导重视是非常关键的。许多单位由于领导对声像档案的重要作用认识不足，认为声像档案工作在一个单位属于次要工作，可有可无，由于领导的不重视会使整个单位声像档案工作相应也不会重视，这样就会造成声像档案归档制度形同虚设。同时有些人图省事，将声像档案长期保存在个人手中或科室内部，不移交档案室统一保存。随着人员变动或机构调整，极易造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。等到用时，再靠档案员去催要或再征集，那只能是“亡羊补牢”，造成档案规范化管理工作十分被动。
（二）声像档案管理制度不全，设备不能有效利用
我旗大部分单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，致使现有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，只在本科室利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，从源头上没有抓好，给声像档案的产生及归档留下了隐患。
（三）经费不足，保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。但是由于重视程度不够和经济条件限制等原因，我旗只有旗档案馆、人民银行等少数几个单位配备了防磁柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。
（四）收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
旗档案馆是全旗永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有相当一部分照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使各单位声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，渠道不畅，造成今天档案馆下大力气征集、收集的局面。
（五）全旗性重大活动档案失控，声像档案流失严重
我旗或单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。但旗档案馆却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一，活动结束后，档案材料也各归东西，声像档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）提高领导重视程度、加大资金投入力度
解决声像档案管理难，首先要解决领导认识问题。领导要抱着对历史高度负责的态度，将这项工作纳入单位管理工作日程重点进行安排，并提供必要的物质支持。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的人员担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。第四，争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持。多措并举，资金、人员、设备、措施齐到位，把本单位重要工作、重大活动、重要会议都拍摄下来，照片要进行冲洗成像，为声像档案完整集中统一归档工作打下了坚实基础。
（二） 加强管理，狠抓制度落实
要改变声像档案管理现状，各单位要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定并狠抓落实。每年单位年度立卷时，由综合档案室对各门类档案集中统一立卷，坚决杜绝各科室自行存放或据为已有的现象，使声像档案集中规范统一管理逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三） 加强监督指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，旗档案局要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案等级评定、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行指导，力争整体水平的提高。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四） 结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求。结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。从我旗各单位目前经济条件出发，首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五） 全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、旗档案馆要全面出击，采取多种形式收集。
关键词 电影企业 声像档案管理 整合措施
中图分类号：G936 文献标识码：A
Talking about the Problems and Integration Measures of the
Management of Audio and Video Files in Film Business
ZHANG Xiaojiang
(Beijing Science Education Film Studio, Beijing 100037)
Abstract Film industry in various activities, formed of a large number of audio and video data files, there are many problems in the file management due to the quality of personnel, management practices and other aspects of audio and video materials, the existence of these problems, which directly affectthe integrity of the file and use. So, to take effectiveintegration of measures to strengthen the the film enterpriseaudio and video file management without delay.
Key words film business; the management of audio and video files; integration measures
1 声像档案
1.1 电影企业声像档案
电影声像资料档案是指在电影创作、生产、发行、放映过程中形成的文字、图片、标准拷贝、数字母版、影片素材等具有保存价值的资料，是电影企业在行使职责和从事本单位工作活动中形成的、具有保存利用价值的照片、底片、录音带、录像带、光盘、磁盘、专题片等声像材料，在电影档案家族里有着文字档案不可替代的作用。对国家、社会和个人有保存价值并辅以文字说明的历史记录，种类丰富。作为专门档案门类的影片档案，以其直观、形象、真实的特点记录和再现了时代社会生活场景中的人物和事件，是具有珍贵保存和利用价值的时代文化遗存。依法接受档案行政管理部门的统筹规划、组织协调和监督指导，实行统一管理。
1.2 声像档案管理的意义
声像档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的作用。电影企业的声像资料要比较完整和真实地保存下来，为日后的工作需要和解决实际问题提供历史的证明。做好声像档案管理工作是电影企业健康发展的需要，是企业管理的一部分。规范化、科学化的声像档案管理，是电影企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系。作为电影企业管理工作者，必须充分认识到声像档案管理工作在企业生存发展中具有基础性作用和保护企业知识产权的重要性。
2 电影企业声像资料档案管理存在的问题
声像资料档案管理缺乏专业设备，没有专用的恒温、恒湿、防磁的箱柜存放声像资料档案。影片档案盒常常出现锈斑、密闭不严的现象，从而导致电影胶片粘连、变脆、生霉，加之供检索利用的标示片名、序号等内容不规范，给影片档案的管理和利用带来不便。这些问题直接影响了声像档案的完整和保管利用，也成为困扰各档案馆的难题。①
2.1 保管条件差，制度不健全
电影声像资料形成部门的工作细致程度，对档案工作是否支持是影响声像档案上交质量的重要因素，声像资料形成部门对声像档案重视不够，声像档案质量、归档率难以保证。声像档案一般以照片、底片、录音带、录像带、CD盘片、VCD盘片、DVD盘片等不同材料为载体，以影像、声音为主，将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求，致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，管理制度落实不够，缺乏有效的保障措施。体制不顺，造成音像资料分散，无法实行集中统一管理。
2.2 开发利用声像资料手段滞后，归档不及时
声像资料有较强的时效性和特殊的归档要求，照片底片需要一起归档，影像需辅以文字加以说明，如果没有及时归档，多数照片、底片就会分家，失去了应有的保存价值和利用价值。录像资料的每一次播放、剪辑、复制都会对母带的图像质量造成损害，长时间的放置也会使其图像的色彩和清晰度逐渐衰减，“一盘带子反复用”，原始音像没有保存下来。主要原因是档案管理意识不强，对声像档案管理缺乏重视，声像档案质量、归档率难以保证。内部机制不灵活，管理手段滞后，迟迟走不上科学化、规范化的管理轨道。档案管理者对声像档案开发利用意识不够，缺乏开发利用动力，或缺乏声像档案专题编研能力。
2.3 档案管理人员自身专业素质亟待提高
对声像档案缺乏足够重视也是影响其工作开展、管理质量提高的原因。很多专门从事医院档案管理人员原来没有接受档案专业培训，或仅接受较短时间的档案专业培训。个人素质受限或对声像档案管理专业知识掌握不够，导致对声像档案管理的特殊保管条件心中无数，声像档案与一般纸质档案同等对待，管理方式落后，无法借助现代手段进行声像档案管理，多数停留在简单收集保管阶段，影响了声像档案保管和声像档案寿命。
3 整合措施
3.1 严格对声像档案的管理制度
从制度上对一些不尽完善的归档范围进行调整，对日常工作中可能形成较多声像资料的科室，要将其纳入声像档案归档范围，杜绝重要声像资料失管现象的发生。开展经常性档案专题宣传，包括开展声像档案重要性的宣传，提高员工对声像档案重要性的认识。档案管理部门要与各科室保持经常性沟通，及时掌握医院信息，对各科室档案查阅提供各种便利条件，使医院员工对声像档案工作予以配合支持。
3.2 加快电影企业声像档案数字化管理
声像档案数字化的实现注入新的活力，使其由传统管理方法向现代管理模式转变，由死板的形式变得有声有色，由音频信号变为数字信号，从而延长了其寿命，增强了利用效果。由于高温潮湿，磁带发霉、消磁、咬带导致报废的现象较为常见。如果将电影录像带转为电影光盘，可以防止磁带报废，方便今后利用。采用编辑出版声像档案光盘的方法，将数字化的声像档案分类编辑，并刻录成图像光盘，方便保存，降低成本，减少重要声像档案的人为损害。声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放，控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。②
3.3 提高档案管理人员自身素质
电影企业档案管理机构要培养高素质复合型人才，网络环境下档案管理员必须具备“专家型”素质，注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。档案管理人员应提高管理意识，做好档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。努力提高档案人员的管理能力，培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。
总之，电影企业对的声像档案的保存应当具备读取自身所藏全部声像档案的软件系统与硬件设备，建立声像档案数字化平台，实现档案信息数字化，加强档案的数字化修护和保护工作。管理人员要做到及时收集、整理、归档，建立严格的管理制度，采取有效的保护措施，以确保声像档案归档的质量，从而达到最大限度地提高档案的利用效益。
注释
[关键词]企业；声像档案；问题；建议
企业声像档案是企业音像档案和照片档案的统称，是指企业各部门或个人在从事各种活动中直接形成的对国家、社会和企业有保存价值的照片(包括底片、反转片)、影片、唱片、录音、录像等不同材料为载体并辅以文字说明的历史记录。它一般以照片、底片、录音带、录像带、CD盘片、VCD盘片、DVD盘片等不同材料为载体，以影像、声音为主。是一种特殊的文字材料，是一种特殊载体的专门档案，声像档案是企业档案的重要组成部分。
一、企业声像档案管理工作存在的问题
1.思想认识上的模糊。企业在思想认识上存在两大误区：一种是在日常工作中，部分领导和有关人员根本不了解什么是声像档案，误以为只有上级来文和红头文件才是档案，在各种公务活动中形成的照片、光盘、磁带首先在思想认识上就未引起重视，所以在完成公务活动后，不进行归档保存。第二种是一部分摄录人员认为在公务活动中谁拍的照片就归谁，是自己的“知识产权”，应用完毕后怎样处理属于个人行为。由于思想上的模糊，导致部分声像档案长期在个人或科室内部保存，随着人员的变动和机构的变迁，造成声像档案的失控和流失。
2.档案意识不强，声像档案难以及时完整归档。声像档案具有较强的实效性和特殊的归档管理要求。例如照片档案主要由底片、照片以及文字说明组成。如不及时归档。随着时间的流逝，摄影人员自己也难以追忆齐全和表述准确。一张照片如果没有文字说明材料，其使用价值就大为逊色，甚至失去利用价值。原底片是照片档案的最原始材料，也是照片档案的重点部分。但是企业有积存照片未归档，且多数照片、底片已分家或无底片，文字说明更难说清。
3.管理制度不健全，声像档案未实行集中管理，甚至归档了的声像档案由于管理制度不到位，档案人员缺乏责任感，使部分声像档案在借阅过程中丢失。
4.保管条件差，声像档案难以长久保存。声像档案是一种特殊的文字材料，是一种特殊载体的专门档案。因而其保管条件比纸质档案要求更高更严格，但一些企业不具备恒温、恒湿、防磁等保存要求，致使一些磁带受损，照片变黄褪色，底片粘边变质，失去了应有的保存价值和利用价值。
这些问题的存在，很大程度上影响了企业档案信息资源的开发和利用，甚至会给企业造成不必要的损失。
二、加强企业声像档案管理工作的建议
1.提高认识，加强对企业声像档案管理工作的宣传。企业声像档案是企业生产、经营活动的真实记录，具有很强的原始性和记录性，同时声像档案又具有其他档案无法替代的生动、形象的历史记录。完整的、规范的企业声像档案对提升企业形象、反映企业文化，更好地促进企业的良性发展具有重要意义。所以，企业要加强对《档案法》、《企业档案管理规定》、《照片档案管理规范》的宣传，提高对企业声像档案管理工作重要性的认识。一要向企业领导宣传。抓住一切有利时机向领导宣传有关法律法规和生动的企业声像档案的利用事例，争取企业领导的重视和支持。二要向企业声像档案的形成和管理人员宣传。宣传企业声像档案的整理归档及管理要求，保证声像档案的妥善、长久保存。
2.依法治档，建立健全企业声像档案管理规章制度。许多企业因管理制度不健全，致使企业声像档案没能实现集中统一管理；有些企业虽然制定了相应的企业声像档案管理规章制度，但仍处于无章可循的管理状态。我们知道，企业声像档案不同于传统的文书档案、科技档案，声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。如照片的底片要和照片一起归档，并且和影像胶片、光盘等需辅以文字说明后及时归档，以免日后难以追忆齐全和准确。要改变企业声像档案管理混乱的现状，保证此项工作的正常运行，就必须对企业声像档案依法管理。一要建立一套行之有效、具有可操作性的规章制度，如建立企业声像档案的形成、收集、整理、移交、保管、借阅、提供利用等规章制度，对企业声像档案管理的每个环节都要作出明确规定，使之有较强的制约作用，做到有章可循、有法必依，规范企业声像档案工作，同时还要建立企业声像档案管理人员岗位责任制和工作标准。二要企业各部门凡是能形成声像档案的都必须执行企业声像档案管理制度，以确保企业声像档案及时、齐全、完整地归档，由企业档案部门集中统一管理企业声像档案。
关键词；高校声像档案；数字化；云时代
中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）27-0279-02
高校的声像档案是高等学校历史发展的结晶，通过画面、声音的生动内容，客观形象地记录和再现一个学校发展的历史面貌和各方面的情况，不仅是教学、科研、管理等多方面的长期积累，是高校宝贵的文化资源财富，更是高校未来发展战略制定的翔实依据。信息技术日新月异的发展带来了各个领域的深刻变革，高校声像档案管理的数字化早已成为高校档案管理的主流趋势，尤其是近年来计算机云技术的广泛渗透，各类信息获取及服务领域全面进入了以“数据网络集中存储”为显著优势的“云时代”，为高校声像档案管理的收集、存储和使用提供了更多可能的技术手段，也为高校声像档案管理提供了更加集约化、规模化和专业化的信息技术整合平台，使高校声像档案有了更为便捷的管理和共享方式，有了更加安全、更易于访问的存放位置，使高校声像档案管理全面走向智能化。
1 高校声像档案管理工作的主要瓶颈
1.1 来源复杂 缺乏甄选机制
随着数码相机、摄像机技术的发展，特别是智能手机、移动互联网的广泛应用，微信、美拍、QQ空间、微博等自媒体平台的新兴和发展，使每位师生都有可能成为声像资料的来源，特别是在基层组织的活动中，档案部门往往处于被动地位，无法预先掌握活动信息，对拍摄者水平、声像资料的拍摄质量、保存条件都无法控制，更遑论控制声像档案的质量。在拍摄条件和拍摄水平良莠不齐的情况下所产生海量的声像数据面前，如何进行甄选显得尤为重要，但在实际的操作中，第一手资料的筛选主体是资料产生的部门还是档案管理部门都较为模糊，高校档案管理也没有明确的规范和筛选标准，缺乏完善甄选的机制，要么是简单的资料收集汇总，要么墨守于以往的个人工作经验。
另外，高校原有其他载体的声像档案如实体照片、录音磁带、录像带资料的数字化也是一项巨大的工程，也需要完善的甄选机制来进行甄选，对具有重大历史价值的声像档案进行无损数字化转换、修复、妥善保存和有效开发利用都是高校档案管理中亟待解决的问题。
1.2 归档模糊 检索效率低下
声像档案的归档范围较广，内容也较为繁杂，大多数高校档案管理部门没有明确的规范来界定归档范围和内容；档案的管理分类依循也各不相同，但原有的分类方法的滞后是当前比较突出的问题，无论是以时间为序或是以事件为题，还是以人物为主，单一线性的分类方法都无法满足日后工作的检索需要。
1.3 各自为政 存在共享盲区
学校的声像档案管理部门往往是重大活动和事件发生后的资料整理和汇总部门，事件策划和发生的主体部门有着更丰富和详尽的一手资料，有些生动活泼的画面往往因为不够严谨和严肃而被屏蔽在转交档案管理部门之前，而高校的管理和宣传都应紧跟时代潮流，顺应学生的实际需要，档案部门不仅要保存具有历史记录价值的声像资料，更要注意搜集这些反映时代潮流和思想风向的趣闻趣事，全方位的记录和再现师生的精神面貌。另外，在工作实践中发现，越是有价值的声像档案涉及重大的事件和重要人物，具有较高的观赏性和个人荣誉性，往往越难归档，更容易散落于资料档案发生当事人和当事部门。事件发生部门不知档案管理部门筛选和留存了哪些资料，档案管理部门也不了解当事部门实际的档案交接情况，造成了一定的信息不对称。加之因为检索效率的低下，其他相关部门在使用和查找资料往往不愿大费周章的查阅学校的档案，也免于沉溺浩瀚的资料翻阅查找，更乐于直接向当事人和当事部门索取。
2 云计算技术在高校声像档案数字化管理中的应用
云计算（cloud computing）是基于互联网的相关服务的增加、使用和交付模式，通常基于互联网来提供动态易扩展且经常是虚拟化的资源。现阶段广为接受的是美国国家标准与技术研究院（NIST）定义：云计算是一种提供可用的、便捷的、按需的网络访问的模式， 通过进入可配置的计算资源共享池，快速获取包括网络、服务器、存储、应用软件、服务等资源。简而言之，云计算技术与以往IT技术相比较，其优势在于能够通过网络服务模式进行大规模的信息数据处理，对信息的获取、存储及服务实现集约化、规模化和专业化整合。
2.1 云计算技术在声像档案收集方面的作用
云技术在摄影摄像产业的广泛应用，云相机、云摄像机的出现无限地延伸了声像档案的信息量，声像资料的收集不再受相机、摄像机的存储能力所限，可以随意采集尽可能详尽的声像资料，通过这些终端设备所产生的声像文件可以即时直接上传至云服务器，也可以通过微信、百度云端等自媒体平台随时随地的分享，免去了以往活动或事件发生之后档案管理部门逐一向基层部门收集的繁琐，既简化了工作的流程，还将声像资料在收集和交接过程中的流失风险减小到最低程度。
2.2 云计算技术在声像档案存储方面的作用
目前，云存储的市场已形成一定规模，为企业和机构提供的信息服务也日臻成熟。建立高校声像档案的云存储平台与以往将照片、视频、音频文件汇总后刻录光盘的方法有着不可比拟的优越性。其一，多用户共享及共享的权限化。为基层部门开设低级用户，仅授权给基层文件上传、查看和编辑本部门文件的工作权限，档案管理部门只需将他们上传的声像文件进行分类筛选、归档即可；待基层有查找需求时，临时开通权限，既便于对声像档案的管理，又避免重要信息被删、误路径转移等误操作。其二，安全性高。云存储平台的专业的数据加密技术和防火墙设计以及多机房互备，最大可能地保证了声像档案的数据安全，比以往在光盘、移动硬盘、本地硬盘的存储方式更具专业和安全性。其三，协作机制简化工作流程。云存储平台不仅可以实现数据的快速传输，还可以通过档案留言的功能，来建立协同作业的机制，拥有留言权限的使用者可以留言让上传者或其他同事修改，也可组织组员讨论该档案是否有留存的必要和意义以及提出相应的修改和编辑方案；上传者也可以将声像档案的文字描述尽可能细致；一旦修改完成，上传者直接上传修改后文件，档案管理者即可收到消息提醒，实时了解工作进度，免去了以往通过电话、邮件进行通知、询问、文件传输、文件下载、再归档等一系列繁琐工作。
2.3 云计算技术在声像档案使用方面的作用
随着云计算技术的不断发展，云平台不仅是声像档案便捷、安全的存储平台，还是声像档案文件的初级处理平台。通过平台提供的对象存储 OSS 功能可以对图片进行格式转换、缩略图、剪裁、水印、缩放，对音视频转码等操作，档案管理者和上传者都无需掌握专业图像、音频、视频处理软件就可以将声像档案编辑为适当的格式和符合要求的样式和大小，更便于声像档案的使用。
云技术使海量的声像档案数据库中的检索操作变得容易，通过检索声像档案文件的关键字就能迅速地查找到相关的资料，再通过浏览缩略图或在线预览音视频文件，进行下一步的文件下载等操作，比起以往的声像档案检索方法在速度和准确性上有质的飞跃。
云平台的操作日志化，对于多成员共享和编辑的环境，实现了记录用户操作路径的功能，更易于纠正声像档案管理者和使用者的不规范操作，实现了声像档案从上传到使用的全程规范管理。
3 云时代背景下高校声像档案数字化管理的挑战及应对策略
云计算技术为高校的声像档案管理提供了便捷而安全的文件收集、存储平台，为提高声像档案管理效率和使用质量提供了有力的技术支持，也给声像档案管理带来新的挑战。网络文件传输的便捷也使知识产权保护、国家信息安全等相关领域的法规空白点突显，提高和增强档案管理的知识产权和保密意识是档案管理工作者首要任务。与其他职能部门协同，参与建立和完善相关制度法规也是业界同仁严肃思考的首要课题。
由于技术的发展，声像档案的数据安全性已有非常成熟的技术保证，但不时爆出服务商服务器被黑客攻陷造成客户数据外流的新闻，高级别机密文件的云存储安全问题仍然不容忽视。通过多服务器多重备份等技术手段数据的持久性尽管已如云技术平台服务商所标榜的99.99%，但仍有丢失损毁的风险存在，这就要求档案管理者认真筛选合作服务商，选择技术成熟、硬件设备优质、开发维护技术团队实力雄厚的服务商进行合作，多学习多考察，为声像档案管理做好客观技术保证。
云时代的到来为高校声像档案管理水平提供了高质量提升的契机，为档案管理提供了有力的技术支持和保证，所带来的挑战归根结底就是对档案管理人员素质提出的新要求，不仅要求档案管理者需要具备档案管理经验和信息技术的综合能力，还要求具备适应时展不断地学习能力，来处理和解决档案管理工作中信息的收集、归档、开发及挖掘各环节的管理瓶颈，应对不断涌现的技术难题，以先进科学的管理意识、与时俱进的管理手段和踏实稳健的工作态度来开创高校声像档案的新时代。
参考文献：
[1] 许雯倩.论云技术在高校声像档案管理中的积极尝试[J].兰台世界，2016（11）：44-45.
