时间：2023-05-29 17:39:05
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案方案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、目标任务
依托市电子文件中心平台，推动市直单位对市统一办公平台产生的电子文件进行整理归档，实现电子档案的在线移交接收。2014年的任务是，依法接收65家市直单位在市统一办公平台上形成的，2011年及以前的期限为永久或定期30年的电子文件。
二、实施步骤
（一）局（馆）内部培训。全局干部职工负责对市直单位移交电子档案审核工作。由管理科负责对全局干部职工进行手把手培训，使全局工作人员熟练掌握通过电子文件中心平台对电子文件进行整理归档、接收审核的操作。
（计划时间：2月10日-2月21日责任科室：管理科）
（二）移交单位培训。印发《关于开展电子档案移交接收工作及下达2014年工作计划的通知》文件，同时组织移交单位档案人员集中培训电子档案整理归档操作方法。重点引起各单位对该项工作的重视和支持，使各移交单位档案人员了解掌握电子档案整理移交方法。
（计划时间：2月24日-2月28责任科室：管理科法宣科）
（三）现场审核把关。根据《电子档案移交单位和市档案馆审核人员分工表》的安排，全局干部职工上门服务、现场指导、审核接收，确保按期完成任务。
（计划时间：3月1日-4月15日责任科室：全局各科室）
（四）加强督查通报。管理科负责电子档案移交接收工作监督检查，每半月向局领导和各科室通报一次进度。
（计划时间：3月1日-4月15日责任科室：管理科）
（五）及时总结经验。管理科要及时总结电子档案移交接收工作经验，对各单位整理移交情况进行统计，分析存在问题，采取有效措施加以解决，并对下一步工作提出意见。
（计划时间：4月16日-4月30日责任科室：管理科）
三、工作要求
（一）提高认识。电子档案是机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件，是信息时代国家和社会各项活动的重要记录，做好电子档案移交与接收工作，对确保电子档案真实、完整、可用和安全具有重要意义。做好电子档案移交接收工作也是积极创建国家级档案馆必然要求和迫切需要，我们要高度重视，强力推进，加强督导，狠抓落实，务必取得实效。
唱片录音档案。唱片记录声音的方式是将声音刻录到唱片上，形成声音槽纹。根据录音原理的不同，可将唱片分为机械唱片和激光唱片两种类型；根据制成材料的不同，可将唱片分为金属唱片、塑料唱片两种类型。唱片录音档案就是录音唱片归档后所形成的档案。
磁带录音档案。磁带记录声音的方式是使用磁带录音机将声音转换为磁信号记录在磁带上，形成磁性录音轨迹。根据磁性录音记录信号方式的不同，可将录音磁带分为模拟录音磁带和数字录音磁带两种类型。磁带录音档案就是录音磁带归档后所形成的档案。
数码录音电子档案。数码录音的方式是使用数码录音设备(例如数码录音笔，以及具有录音功能的手机、MP3播放器、多媒体计算机)将声音转换为二进制数字信号，形成数码录音电子文件，记录在闪存、磁盘等载体上。数码录音电子档案就是数码录音电子文件归档后所形成的档案。
一、唱片与磁带录音档案的长期保存方法
因为塑料唱片不耐久，所以长期保存的唱片录音档案应当选用金属唱片(正片)。只要做好防锈工作，金属唱片录音档案就可以永久地保存下去。 磁性记录信号是不稳定的，容易受外界磁场、震动、高温等因素的影响而发生磁极反转。磁极反转必将导致磁带录音的失真。磁带录音档案的保存寿命一般在10～20年。磁带录音档案的长期保管方法就是“转录”，即定期将磁带录音档案转录到其他录音磁带或其他载体上继续保存。但模拟录音磁带和数字录音磁带的“转录”效果存在着很大的差异。
模拟录音磁带“转录”。因为在模拟录音磁带的“转录”过程中存在着一定的噪声干扰，所以每一次“转录”都会造成模拟录音磁带上所录声音不同程度的“失真”现象。所以模拟录音磁带有“原声带”和“转录带”之分。随着模拟录音磁带“转录”次数的增加，声音“失真”逐渐累计，直至无法再听清楚转录模拟录音磁带上的声音。由此可见，采用模拟录音磁带“转录”的方式是无法长期保存磁带录音档案的。最好将模拟信号磁带录音档案的“原声带”“转录”到其他载体上(如金属唱片)长期保存。
数字录音磁带“转录”。虽然数字录音磁带之间的“转录”基本上不存在“失真”现象，但是数字录音磁带仍然需要定期复制(正常保存的磁性载体档案，可每10年复制一次)。所以最好数字信号磁带录音档案“转录”到其他载体上长期保存。
二、数码录音电子档案长期保存方法
1 数码录音电子文件信息动态保存法
因为数码录音设备的载体(闪存、微型磁盘)的容量有限且不耐久，所以无法长期保存其中的数码录音电子文件。因此必须将数码录音设备中的数码录音电子文件“复制”到其他比较耐久的载体(如刻录光盘或金属唱片)上保存，利用时再将数码录音电子文件复制到数码录音设备上播放。刻录光盘的耐久性虽然好于微型磁盘和闪存，但却不是最耐久的载体，所以在数码录音电子档案光盘长期保存期间，必须定期“复制”刻录光盘上的数码录音电子文件。在正常情况下(复制设备运转正常，且无计算机病毒)，数码录音电子文件的“复制”可以做到100％的“保真”(即不失真)。复制后，虽然载体发生了变化，但是数码录音电子文件的录音信息、文件格式及其原始性却保持不变，这就是数码录音电子文件信息动态保存法。该方法解决了数码录音电子文件载体不耐久的问题。
2 数码录音电子文件通用文件格式保存法
即指将专用文件格式的数码录音电子文件转换成通用文件格式(如WAV或MP3)保存的方法。通常数码录音设备都自带转换软件，用于将专用录音文件格式转换为通用音频文件格式。通用音频文件格式可以使数码录音电子文件摆脱专用数码录音设备的束缚，但要注意避免在数码录音电子文件格式转换过程中产生“失真”。例如，PCM编码的WAV属于无损音频文件格式，而MP3却属于有损音频文件格式。如果转换为MP3格式会损坏原始数码录音电子文件“声纹”的话，就不能转换，应当直接保存原始数码录音电子文件。
三、数码录音电子档案长期利用方法
1 数码录音设备储备法
专用文件格式的数码录音电子文件对特定数码录音设备(如数码录音笔)的依赖性，决定了专用文件格式数码录音电子文件必须与数码录音设备永久并存，这就是数码录音设备储备法。
对于那些既没法转换成通用文件格式，又没有播放软件支持的专用文件格式的数码录音电子文件来说，数码录音设备储备法是永久利用该类数码录音电子文件的唯一方法。
2 数码录音设备仿真法
编制仿真数码录音设备播放器，用来播放专用格式的数码录音电子文件，这就是数码录音设备仿真法。仿真数码录音设备播放器通常都是由数码录音设备厂家编制的。例如，三星录音笔播放软件Voice yepp player，是能播放SC4文件格式的三星录音笔录音文件。目前，仿真数码录音设备播放器的种类和数量很少。
四、永久保存真实的数码录音电子文件的技术方案
1 数码录音电子文件真实性的含义
数码录音电子文件真实性的含义是指在保存期间，数码录音电子文件的数字声音信息内容及文件格式始终保持原始生成状态不变，即数码录音电子文件是原始的。
2 检验数码录音电子文件原始性的技术――校验技术
目前确保数码录音电子文件原始性的最可靠方法就是制作并验证其校验码。校验技术通过一种消息摘要算法(也叫单向散列函数)，根据源数据的每一位(bit)最终产生一个定位的校验码值。校验算法有：CRC 3 2、MD 5、SHA1、SHA2等。
首先对原始数码录音电子文件进行校验，生成校验码1；验证时重新校验数码录音电子文件，并生成校验码2，对比1、2两个校验码，二者相同则数码录音电子文件是原始的；反之则否。这就是数码录音电子文件原始性校验技术，该技术可以验证未经过文件格式转换的原始数码录音电子文件的原始性。
3 永久保存真实的数码录音电子文件的技术方案
(1)专用格式数码录音文件及其校验码与数码录音设备并存方案
为了验证数码录音文件的原始性，可以将专用格式数码录音文件及其校验码一同刻录到光盘上保存，利用时再复制到数码录音设备中。
(2)专用格式数码录音文件及其校验码与专用播放软件并存方案
专用格式数码录音文件及其校验码可以和专用播放软件一同刻录到光盘上保存。
(3)通用格式原始数码录音文件及其校验码并存方案
对于直接采用MP3、WAV等通用文件格式录音的数码录音设备来说，可以将这些通用格式原始数码录音文件及其校验码一同保存。利用通用格式数码录音文件的方式有两种；即硬件直接播放方式和软件间接播放方式。该方案可以在确保数码录音文件原始性不变的前提下永久利用通用格式原始数码录音文件。
资产档案管理属于一门技能，专业性较强，所以管理员都应该学习专门的理论和技巧，认真工作。一些高校只重视了电算化资产处理，而没有注重档案的电算化管理。例如，对于数据的定期打印缺少重视，对于自己单位开发的配套的软件系统没有当作重要资产进行好好保护，有些使用者在使用完光盘装程序后没有交回管理员保管等。所以如果管理员有变动等，那么在重装系统需要再次使用光盘时可能就找不到，这样再次购买就增加了单位资产的管理成本。高校资产档案的管理是学校资产管理的一项基础性工作，需要详细地计划安排。高校在有关政策的指导下管理好资产，也是一件很辛苦的事情。所以作者对于高校的资产管理方案，提出以下几点意见：
1学校及资产部门负责人应重视信息化背景下资产档案管理工作
衡量资产管理是否具有优越性可以用资产档案来判断。一个单位资产工作好坏可以从其管理水平看出。因此，高校各部门的负责人特别是管理资产的工作人员，更应当努力管理好档案资料，努力学习相关法规和认真执行相关政策，保持档案管理的意识，对工作认真负责。国家机关、社会团体、企业事业单位以及其他经济组织，是资产档案管理的主体单位，也是责任单位。高等学校资产部门的负责人应加强资产档案法制观念，重视本单位资产档案的管理工作。
2建立严格的内部控制制度
企业或者单位应该建立自己的内部控制制度，这样才能保护好自己的资产，维护档案数据的可靠性和安全性。按照管理方案认真执行相关的政策，并确立一系列有关的配套措施和方案，来提高生产效率。这种制度和传统的制度的区别在于，要加大控制的范围，才能更好地管理信息化资产档案。包括有些手工资产系统中缺少的控制项目，具体如系统研发期间进行的监控，程序的编码、修改和完善等过程的控制。资产档案信息化应该具备多种丰富的手段，主要的就是程序化控制过程。可以看到，内部控制要求资料非常准确，但这样才能进一步保证电子档案的安全性。
3实现电子资产档案多备份管理的规范化和制度化
要经常对电子资产档案进行备份，这样在数据丢失时可以回复，保证了电子资产的安全性。电子档案的工作人员要保持备份数据的习惯，而且最好备注操作时间和操作者的编号；电子管理员也应当按照数据量的大小定期检查数据的安全性和复制数据，确保存储介质损坏时的信息丢失。对于电子数据的备份要经常进行，而且不能和原始数据混杂在一起，一面分不清楚，最好设立两个不同的档案保管室来存放电子数据。复制拷贝的全部电子数据最要存放在优质光盘里，保障数据的有效性。在年底也应该对电子数据按照日期、内容、不同的操作员等来进行分类整理。对于存储数据的光盘应该有管理员和负责人共同签名，还要注重系统的日志文件来保持对系统的监控。
4加强对电算化资产档案的管理
电算化资产档案管理的重要目标是监控各种电子档案是否按要求规范生成，确保数据的安全性，高效合理地使用各类电子数据。高等院校应该确立适合自身的电算化管理体系，包括资产凭证和报表的生成与打印输出、资产软件系统及磁盘光盘等的使用与保存、安全和保密措施等各类具体的措施。要定期对磁性存储介质如光盘、胶卷等进行检查，定期进行复制，避免因为磁性的消失而导致电子数据的丢失。高校若有条件最好使用光盘拷贝存储电子资料。认真执行电子档案的借阅手续，未经单位领导同意，不得外借。
作者：刘绪林 单位：郧阳师范高等专科学校
【关键词】电子档案 现代化 档案价值 管理措施
一、档案管理
近年来的社会发展中，随着各种科学技术、经济结构的出现，传统的单纯以手工检索、人工调卷为主的档案管理方式逐步无法满足社会发展和经济建设要求，更是无法适应时展要求，形成了一套以档案管理理念、信息观念和现代化社会发展观念为主的工作方式。这种档案管理措施和方法是变传统的静态档案为动态档案、变纸质档案为电子档案的一种管理模式，也是搞好和促进社会发展的一种新型、现代化管理模式。截至目前的社会发展中，档案管理事业和管理工作人员为了能够顺应时展潮流，在社会发展中逐步形成了以多个方向去进行教学和归纳，形成了一批有一拼的复合型人才，也是一个坚持不断创新、用于探索和实践的现代化档案管理措施。档案在目前的社会发展中越来越发挥出其重要性作用，是社会各行业在发展中都不可缺少和忽略的工作环节，也是目前社会发展中最值得我们关注和重视的工作环节。截至目前，档案管理工作中逐步形成了一套综合化、系统化、全面化和合理化的发展流程和发展体系，更是实现了以适应时展和社会经济要求为一体的综合性发展模式。尤其是在近年来，随着电子档案的出现与完善，以电子计算机为主的档案管理越来越受到人们的重视与关注，并形成了一套综合性的发展模式和发展趋势，成为目前社会发展中人们关注的重点话题。
二、电子档案的管理原则
（1）规范性原则。规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。规范性原则的要求是：所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样做，不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。
（2）效率原则。档案信息的电子化工作面广量大，耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。首先，应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案，包括最优化的工作流程、最合理的技术模式（信息存储格式、信息组织模式）和最适宜、先进、高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统，则是档案信息电子化工程的助推器。尽管电子化加工系统的建设配置可能需要较大的投入，但它具有一次性投入而长期受益的特点。构建良好的档案信息电子化加工系统，将极大地提高档案信息电子化加工的速度，加快电子化的发展进程。
三、档案管理工作中存在的问题
档案管理作为当前社会发展中最为关键和重要的环节，其不仅在企业经营和工作中受到了人们的关注和重视，同时在国家政府工作中更是得到了人们的高度重视和关注，成为了整个社会发展中最为关键和重要的环节。就目前的档案管理工作进行总结和归纳，其中还存在着诸多的缺陷和问题，对其进行研究和探索发现，其主要问题表现在以下方面：一是档案管理缺乏系统的管理，并且在工作之中对管理人员专业知识和工作素质不够重视，造成管理工作的松懈和不够完善。在档案管理中由于缺乏系统化的管理方式，通过相关的科学技术成果促进企业工作方式的转变，档案作为企业工作的重点方式，其在管理和工作中通过信息技术的完善来促使档案工作合理进行，并且形成系统化的工作模式和方法。二是管理人T的素质较低，导致管理力量薄弱。这是目前档案工作中存在的主要问题，同时也是目前档案管理工作中的重大缺陷。在档案管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的管理制度和检查、考核方案。三是档案管理中配套设施不够齐全。力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命和保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。是档案管理必备的条件，由于，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、等设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。
三、应对和研究措施
（1）档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。
（2）增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。从开发利用上突破，就是要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。
（3）加速观念更新步伐。高新技术推动下的档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，还要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风，也要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。
综上所述，档案资源的开发与利用，是档案管理现代化的核心，因此，面对经济时代的迅猛发展，档案管理必须因势利导，运用信息技术改造传统的档案管理工作，实现档案管理网络化，加强档案管理信息高速公路建设，大力培养档案管理新型人才，更好地为社会主义现代化建设服务。
【关键词】企业档案；管理体制；新体制
一、在新体制下企业档案管理模式建设的方案策划
经过认真的调查研究，我们向各个分、子公司提供可供选择的三种档案管理体制方案。
（一）集中统一管理模式
档案管理机构的基本构成是：
1.设立文件、图纸资料制作的文印室，配备电脑、打印机、复印机、扫描仪、工程复印机等硬件设备及相应软件，采用联网打印方式，承担企业所有纸质文件制作及分发、传递任务。
2.设立资料档案室，配备库房、文件柜和联网电脑，统一管理企业的现行文件、半现行文件和各类档案。承担企业全部或者大部分纸质版本、电子版本文件材料的接收、分类、管理、提供利用、版本有效性管理任务。
（二）大分散，小集中管理模式
按照"谁产生，谁管理"的要求和统一的制度、标准，将现行文件、半现行文件与档案分开管理，制作、传递、保存、管理等环节分开管理，不同种类的文件、档案在不同的业务部门安排人员专管或者兼管，形成档案、信息管理各个环节互相配合、互相监督的管理机制。
档案管理体制的基本构成是：
1.技术文件和经营文件的制作、分发业务，分别由相关业务部门根据情况指定人员专管或者兼管，因为图纸的复制分发工作量大，在技术部门可以设专人管理。
2.现行文件、半现行文件和档案均由产生文件的部门予以相对集中，指定人员负责管理。其中图纸资料由于涉及版本有效性管理，可以在车间设立资料室，由专人负责管理，其他文件、档案由相应单位指定人员兼管。
3.各部门业务工作中形成的应当长期保存的文件，由各部门分别指定人员兼管，负责收集、立卷、每年定期送公司办公室归档保存，其它种类的档案由形成部门相对集中管理。
（三）建立在少纸化办公基础上的"分散+集中"管理模式
全力推行"少纸化"、"无纸化"办公。信息传递尽量在内部网络进行，运用专门软件做好电子信息的归档保存工作。
纸质文件集中管理，电子文件由计算机系统管理。在企业的综合管理部门如办公室派人兼管纸质档案和电子档案，在生产车间设专人管理图纸资料。
除产品、人事、基建、设备、财务、实物（营业执照、资格证书等）档案以外，所有的档案一律以电子信息保存，在条件许可的情况下，产品、人事、基建、设备档案也可逐步转化为电子档案保存。
（四）三个方案的优劣比较
经过分析、研究、比较，首都航天机械公司新建、扩建、迁建的分、子公司根据自身的情况，分别采取了不同的管理模式。如首都航天机械公司采用了第一种模式，天津分、子公司采取了第二种模式。怀柔分、子公司则由母公司直接负责其档案信息管理工作。总之，无论采用何种方式，都是根据分、子公司的具体情况确定的，目的是使这些企业的档案信息管理工作一开始就走上"规范、明确、高效"的轨道。
二、在新体制下企业档案管理模式建设的制度准备
（一）以档案法规为依据
档案管理工作的法律依据，不仅有《档案法》，还有《知识产权保护法》、《会计法》等专业法律法规，此外《保密法》等法律法规，也是档案管理工作不可缺少的法律依据和保证。
（二）以国家标准和行业标准为指南
经过几代档案工作者的不懈努力，我国已经建立起由国家标准、行业标准组成的档案信息管理标准、规范体系。特别是我们航天系统的信息管理制度《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等，都是我们建立档案管理规章制度体系的依据性文件。
（三）重视法规、标准、制度的执行情况考核
这是在企业档案管理规章制度体系建设中非常重要，又很容易被忽视的问题。要解决这个问题，一是母公司要担负起对分、子公司档案管理工作的监督管理职能，二是分、子公司自身要确定法规、标准、制度的执行情况检查考核的责任单位，明确责任内容，三是分、子公司要建立法规、标准、制度的执行情况，检查考核的具体操作办法，其基本要求是简便易行，四是分、子公司要把检查考核结果与奖惩挂钩，保证管理标准、制度的有效性。
经过各级档案工作者的共同努力，首都航天机械公司所有的分、子公司均相继建立了较为健全的档案信息管理规章制度体系。
表1三个方案的优缺点比较
比较/方案1方案一1方案二1方案三优点11.便于专业化操作。11.专职人员数量减少。11.管理人员数量减少。12.易于规范化。12.环节减少，效率提高。12.有利于管理规范化。13.责任明确，减少扯皮。13.资源分管，责任分担。13.有利于提高管理效率。14.对管理条件要求最低。14.对管理条件要求最低。14.大幅度减轻管理工作量。缺点11.人员数量较多。11.影响管理的规范化。11.对管理条件要求高。12.管理效率受到影响。12.人员数量似减实增。12.管理起点高。13.对形势变化适应性不强。13.不利于信息共享。13.管理的规范化不易保证。
参考文献
[1] 虞亚梅. 新时期，档案信息资源的管理和利用[J]. 档案学通讯，2009，1.
[2] 刘守华. 新时期，需要我们转变的八个观点[J]. 中国档案，2002，1.
关键词：小学电子档案；安全存储；方案研究
1 小学电子档案长期存储问题概述
电子档案的长期存储对于小学教学来讲是一种延续和传承方式，它将历史文件资料及时代进步的文件依据留存下来，完整的呈现给后来人。我们将存储过程视为一种战略性、系统化方案，它是引领时代文明发展的一个阶段。以往，我们常把电子档案的长期存储工作理解为以技术手段作为保障，认为其存储问题就是文件转换、移动、外界环境控制等有关技术性问题。随着电子档案存储工作的深入性开展，人们的认知状态逐渐改变，意识到这种长期存储是一项从存储目标到存储方式再到支撑因素等多方面工作共同影响的，这种存储形态的复杂性使得存储工作的思考点应从宏观角度入手，全面衡量、充分统筹、细则规划，相关环节的设计应引起足够重视。
2 小学电子档案管理现状
目前，小学电子档案的管理存在诸多困难，比如：
（一）数据库庞大。随着信息时代的高速发展，海量数据也正逐步融入小学教学信息库中，对于数据的管理显然面临无限增长可能，这种大规模递增也正考验着小学数据管理部门的承受能力，甚至不可否认的超出这一能力范围。针对这种状态，管理部门一定要细化数据形式，根据所包含的内容进行分类。
（二）电子文件的格式繁多。文件档案的格式多样，其查阅时所应配备的软件也就各不相同，管理部门要在存档文件时将相对应的软件安装程度予以保存，因为有时电脑重做系统后有些软件因不常用而没有及时安装，导致需要查看有关文档时软件不匹配无法查看，也因有些软件的安装程序没处下载，进而导致文件档案查看时受阻，影响有关工作的顺利开展。对于这一点，小学数据管理部门应引起足够的重视，积极应对各种文件格式，充分解决此类问题。
（三）数据类型也极其复杂。小学数据不仅文档格式繁多，其类型分布也十分多变，除了文本文件、图形文件、音频文件、视频文件等类型，各类新媒体数据文件也日益增长，不断更新升级，在顺应时展的同时，给文件存储工作也增加了不少难度。
（四）电子档案的存储技术更迭较快。小学信息化发展速度迅猛且不可抵挡，面对这种大环境中所存在的诸多不确定因素，我们要思考相对稳定的前瞻性技术手段，将其运用于文件处理环节。新型方法手段是否与旧文件兼容也必须全面考虑，我们存储电子档案是要求档案具备绝对的可延续性，而强调兼容性也就是在保证这种可延续性能不受此类外界因素的影响，使电子档案被所有人规范查阅变为可能。基于此，小学管理部门要加大力度研讨有关办法。
3 小学电子档案长期存储方案研讨与分析
（一）存储管理的支撑因素。
支撑因素是指对小学电子档案长期存储管理的目标设定、实施方式等的选择起到直接影响的因素。明确支撑因素这一概念，可以帮助电子档案管理部门更好的开展资源的选配、组织、融合等，亩为最终实现电子档案的长期存储打好基础。支撑因素存在密切的关连性，同时又具有相对的制约性，只有充分提高认识，才能使其不断协作，有效支持电子档案的长期存储工作。其中，主要支撑因素包括责任划分、资源文件、环境依托、技术支撑、团队协作及保障资金、风险估算等。责任因素是指承担电子档案长期存储任务的相关主体；资源文件即电子文件，有关电子文件的相关问题也在解决行列；电子档案还需存储环境依托，保证存储的可靠性；而技术支撑是最主要的支撑因素，它决定了电子档案的存储有效性；在电子档案的存储过程中，人力、物力的责任支撑，会使电子档案的长期存储可行性增强。
（二）小学数据电子档案的存储安全性分析。
1、数据存储的安全性。小学数据电子档案中的各种信息在长期存储时要确保其安全性，这种安全性是指良好的保密性、可靠的真实性、结构的完整性以及绝对的有效性。在存储电子文件时，各种文件信息要经过授权认证，不允许未授权人私自查阅与获取相关信息，只允许被授权人合理访问；被确认保存的电子档案要具备可靠的真实性，不允许内容虚假，文件档案也不允许恶意篡改；相关数据信息的来龙去脉，如时间、内容、相关背景资料等要完整无缺；被授权人要具备获取相关资料的充分权力，不可以查阅等操作时因技术或管理等出现问题而导致不能及时访问，影响查阅电子档案的效率和速度，保证电子档案的有效性存储。
2、存储电子档案所使用的软、硬件要安全及实用。获取电子档案的相关信息时要借助计算机软、硬件的技术作为依托，因此要确保其技术设备的绝对安全。计算机系统是档案生成、保存以及管理与传输的主要介质，其中不安全性因素包括：（1）局限网受U盘、移动硬盘等外界设备的影响被注入的病毒，它会导致数据被篡改、删除或盗取等隐患；（2）计算机软件及硬件系统不可遭到人为性损毁。我们要采取严谨的、科学的管理办法以及技术手段进行维护管理。
3、各种网络环境的运行安全要有保障。电子档案管理的主要目的之一是便于小学工作人员查阅，通过网络查阅则更为快速、便捷，于是，网络环境的安全显得尤为重要，局域网与互联网应分开布设，电子档案存储于内部局域网关联的计算机上，互联网应做另外分支。这类操作需要在网络维护上下功夫，网维人员要依据管理的规范性与严格性原则，将电子文件的网络环境定期检验，定期排查，将网络隐患有效的控制住，确保网络畅通运转，使其发挥应有功能。
（三）数据的备份与恢复。
小学教学数据的备份与恢复能力直接影响着数据的长期存储能力。小学管理部门要有效避免数据的丢失给数据查阅及存储工作带来的制约性，主要方法是采用“专用服务器”备份，备份期限要有规律性，备份资料要完整无分割，完整的备份系统涵盖了备份与自动备份、备份处理、灾难恢复，所有数据无论在形成过程中还是成型后都能“不间断备份”，即数据制作时采取30秒备份设定，突然断电的USP设备跟踪备份功能，以及“云备份”功能的开设等等，保证电子数据“永不丢失”的可能性。
（四）电子档案室内存储环境的严格控制。
电子档案的存储对室内环境也有要求，要做到设施性能良好、便于查阅，适于电子档案的保存。此类环境要注意防潮、防水、防尘以及防火等关键细节，同时避免被强光照射，室温也不能太高。电子档案的存储需依据相关载体，如电脑硬盘、刻录光盘、U盘等，这些载体的共性是使用寿命有限，不能长期存储，故要考虑将电子文件适时转存。我们要定期检查电子文件的可读性，数据信息的完整性，载体打开与关闭的稳定性及可操作性，一旦发现问题载体，立即将数据进行转存，转存载体的选择也要仔细排查，首先质量要过关。有时新载体也会遇到性能不佳状态，需要将新载体试存，经过维护人员的科学验证方可转存。在对电子档案进行移动盘符处理即移盘时，要将隐藏文件一并移动，切忌丢失文件，移盘时最好不要直接剪切，先采取复制方式，待成功移盘后，确保文件全盘移出时，再将重复文件删除，但文件的备份工作要做在前头，才可进行必要的删除操作。移盘时也要保证没有重复性文件（备份文件除外），不然移动过程中会因遇到重复性文件而停止移动，这时文件也并未完全移动成功，但非技术人员不一定懂，也可能会导致文件的丢失。
4 总结
信息时代对于小学信息数据的电子档案保存方式也提出了更高要求，电子档案正逐步并将全面代替纸质档案。小学各项活动的原始数据记录要依托电子文件做为载体，其功能性特点如存储功能、凭证性质等在正发挥着积极作用。随着信息化的全面改革，电子档案规范化存储渠道是使其得以长期保存的先决条件，由此，优质的环境、先进的存储手段、分工细化的管理部门以及对风险问题的前期假定方案等，使小学电子档案的长期保存成为可能。
参考文献
[1]杨青.《电子档案数据长期保存安全保障策略》[J].黑龙江档案，2015（05）
[2]屠跃明； 张梦霞.《电子文件（档案）长期保存责任体系构建研究》[J].档案学研究，2016（01）
[3]方昀； 杨安荣； 宗琳《电子文件长期保存技术需求研究》[J].档案学研究，2016（01）
1.1电子商务中档案工作内容发生了变化
电子商务是指商品贸易的整个过程都通过电子手段来完成。它强调的是利用计算机网络把卖家、买家、合作方和厂商在企业外部网、企业内部网和因特网相结合的应用。贸易活动是通过网络来进行的，如查询原材料、定购、展示产品、成品储运和电子支付等活动，其核心内容是互相交流和沟通信息。随着新计算机网络的发展和应用，为企业档案工作者提出了新挑战，档案人员不仅要保管和收集好企业档案资源，还要了解更多的企业需求，设法使服务内容扩大。第一，要构建企业信息资料库，通过选取一些有价值的信息资源上网，该资源既能树立企业形象，又能体现企业优势，来展示和宣传自己，从而达到占领市场和吸引客户的目的。第二，要多方获取有效信息，构建一套高效的、科学的、灵活的、多功能的紧盯市场的企业档案信息管理体系，为企业的领导决策、经营生产全程主动地提供多层次的信息服务。
1.2企业档案载体发生变化
企业信息技术的应用，使信息数据的远近交换、传递、处理得到了适时的实现，企业在经营、生产、管理等各项活动中形成的纸质文件逐渐减少，取而代之的是电子文件，电子文件不仅办公进度快捷，而且具有极快的传递速度。电子图纸也在大量出现，其优势也是手工绘制所无可比拟的。计算机辅助设计能够对产品图纸的设计进行随意修改、查询和存储，既方便又快捷。比如开发或生产一项相对较大的产品项目可能需要产生上万份图纸，同时有些还要继承原产品的许多成果，因此电子图纸的生命力更加旺盛，而且电子图纸的保存比底图的保存更有意义，还省力、省时、方便。变化了的载体形式深刻影响着传统的档案管理模式。
1.3企业档案分类发生变化
企业电子文件的大量出现，大大冲击了传统的分类方案，如人事档案、基建档案、产品档案、会计档案、科技档案、文书档案等分类方案，逐渐被企业信息化集成系统流程的设置、各个管理模块所取代。一份完整的档案信息计算机依据工作需要随时进行调整或设立相应类目，虽然不同企业档案信息有着不同的分类方法，但不容置疑的是计算机的管理使档案分类与企业的管理、经营、生产等各种状况更加贴近，具有更加规范、科学和详细的档案分类。
1.4档案信息利用方式发生变化
为了使企业信息化和电子商务进一步发展，构建企业完善的信息管理系统，必须加强企业信息资源的开发利用，在企业经营、生产的各环节充分开发和利用信息资源，使企业经济效益和竞争能力增强。档案既是企业的无形资产，又是重要的企业信息，应充分利用信息技术，加大资源开发力度，来满足企业各方面的需要。企业档案工作人员要始终围绕企业经营生产这个中心，及时把握信息开发和集成系统中的产品信息，找准档案服务企业的切入点，实现正确信息的正确传递，使档案信息达到高层次的处理要求。
2基于电子信息技术的企业档案管理
2.1档案数字化做好统筹规划
要实现大量档案信息技术化、数字化，就必须做好统筹规划。首先对馆藏情况进行详细调查，如档案的信息利用状况、馆藏数量、档案的类型、载体状态等基本情况。然后制订科学规划，包括数字化处理规划、硬件的购置计划等。档案数字化不可能一蹴而就，也不可能一步到位，应从实际出发制度一个长远计划和打算，无论是购置硬件设施，还是数字化过程，都是如此，要使其拥有较强的扩展能力和支撑能力。档案数字化处理规划的制定应遵循“重点突出，分步进行”的原则，先数字化那些利用率高的档案资源和馆藏重点，尽早使大多数利用者的需求获得满足。
2.2档案数字化必须做好选择
馆藏的档案资源数不胜数，达到件件数字化是不可能的，也是没有必要的。档案工作人员应该依据一定的原则进行划分和选择，分清需要数字化的档案和不需要数字化的档案以及需要优先数字化的档案，然后再进行数字化。现实工作中，常常对以下档案首先进行优先数字化，如特色档案、重点档案、珍贵档案和利用率高的档案。因此，凡是能成为数字化的档案信息资源一般都是高利用率、标准、有序、有特色、高价值的信息资源。
2.3优化设置扫描参数，提高数字化质量
关键词 高校 校庆档案 收集方法
中图分类号：G647.2 文献标识码：A
高校的校庆活动是一项规模浩大的工程，其涉及面很广。在高校的发展过程中是一个新的起点、是发展过程中的一个里程碑，对内可以凝聚人心对外可以扩大影响促进开放，加快高校的发展有着重要的促进作用。所以，要对高校校庆档案有着充分的认识、对校庆档案的收集范围有着明确的认识、对高校校庆档案的收集方法有着充分的研究，这些工作对于高校校庆档案工作有着重要的意义。
一、高校校庆档案的特点
（一）形式多样。
高校校庆的档案形式多样，有传统形式的纸质、实物，也有新形式的声像、电子等各种样式。校庆的过程中，组织校庆活动的会务组、筹备组、宣传组、接待组、秘书组以及各个学院提出或收到的有关校庆的工作方案、总体方案、工作简报、会议纪要、海报、画册、通知、纪念品等物品和材料。
（二）种类众多。
高校的校庆活动是一个很重要的活动，参加高校校庆活动的有主办单位、承办单位、协办单位，同时也是多个领导、多个组织部门和多个单位参加的全校的大型活动。所以高校校庆活动的档案资料的来源于多个单位，档案的种类较多。有行政党群类的公文材料、有科研类的资料、有出版类的资料、有声像类的资料，还有实物类的资料。
（三）价值重大。
高校校庆档案对于高校来说是一种宝贵的精神财富，这些档案材料是一所大学发展的历史缩影，对高校未来的建设和发展有着十分重要的作用和价值。
二、高校校庆档案的收集范围
（一） 纸质档案的收集。
纸质档案是档案中使用的最广泛、时间最长的方法。高校校庆中纸质档案主要有为筹备校庆所作的通知、决定、公告、庆典方案，校庆活动的日程安排、活动指南、校庆简报，校友的贺信、贺电、捐赠的礼品清单、礼金清单，校庆活动的节目单、议程、工作总结、讲话稿，论坛、报告、知识问答活动材料等。
（二）实物档案的收集。
高校校庆的实物档案是以实体的物质为基础，其具有直观生动性、可保存性、珍贵鉴赏性和原始记录性。主要包括有校庆纪念品、宣传海报、上级领导和知名校友题词、校庆证件、宣传展览资料、画册、校庆签到册、友好单位赠送的赠品、校庆请柬、信封等。
（三）音像档案。
高校校庆的音像档案主要有校庆宣传片、在校庆活动中所制作的有关学校发展变化和校庆活动的影音资料、记录校庆庆典的文艺晚会学术报告庆典大会所制作的影音资料等。
（四）电子档案。
电子档案是与纸质档案相对应的一种形式，主要是通过计算机硬件存储的电子文件。电子档案主要有总体方案、工作简报、会议纪要、通知、工作方案、校友名单、活动方案、宣传标语、嘉宾名单、活动指南等所用这些文件的电子文件。
三、高校校庆档案的收集方法
（一）管理规范，建立制度。
高校的校庆活动是学校的一个重大活动，为了更好的收集校庆档案必须建立一个档案收集的规章制度，并对档案按照不同的专题进行分类集中管理。在对校庆活动的档案制定管理办法时，要对校庆档案的收集要求和方法、收集范围、档案的归档时间等作出一个清晰明确的规定，使档案管理工作有章可循。在湖北中医药高等专科学校60周年校庆时，我们明确以“本着对学校历史和未来负责的精神，收集工作坚持真实性、原始性、规范性的原则”来进行档案的管理工作。
（二）明确责任，落实人员。
在进行校庆活动筹备的时候，校庆档案的管理工作也要同时开展。按照校庆筹备领导小组对各个单位和机构的分工，分别安排秘书组、接待组、安保组、学生活动组、宣传组、校友联络组、后勤组和各个学院的专职人员任职兼职档案员，各档案员对本组或单位的档案收集和管理负责。在进行档案的收集工作之前要对这些档案负责人进行一次集中培训，使之明确收集范围、工作要求、归档期限、收集方法和责任。这样使收集档案的工作落实到人、明确责任，增强了各个档案员的责任意识，为校庆档案的管理打下扎实的基础。
（三）抓住重点，全程参与。
校庆活动中各个档案员要抓住每一个阶段的重点，对各个阶段的重点档案要重点收集。校庆活动分为筹备阶段、庆典活动阶段和会后阶段。在筹备阶段要重点收集活动方案、活动通知、宣传材料、工作简报、校庆标识等资料；在庆典活动阶段主要收集活动指南、录音录像、领导讲话稿、礼品清单、嘉宾名单、重要照片等资料；在会后阶段主要收集校庆纪念章、嘉宾证、友好单位的赠品工作总结等资料。
（四）适当指导，会用网络。
为了让大家的工作有目的的展开，一定要按照校庆活动的进展步骤在相关的网页上进行安培每一阶段所需要搜集的资料和具体要求，以避免事后纠偏；要学会使用网络，通过网络及时通报档案收集工作的进程；还要安排专职人员对各个档案员进行巡查，以便于及时发现问题及时解决问题，以免在档案的收集过程中出现错误。
（五）专项保管，及时归档。
由于校庆活动中的档案员都是临时性质的，在在校庆活动结束后都要回到原来的单位或部门工作，所以要求在校庆活动结束后，各个单位及个人要及时把所搜集的档案资料及时进行移交，并有专人对所移交的档案进行分类整理，最后统一归档，使校庆活动的档案得到有效的收集和管理。
（作者单位：湖北中医药高等专科学校）
参考文献：
［关键词］中专；电子档案管理；方法
［中图分类号］G717［文献标志码］A［文章编号］2096-0603（2015）29-0149-01
中专学校的持续发展过程中档案管理工作的重要性不言而喻。过去部分学校在档案管理工作中采用较落后的方式，现今电子档案管理的应用越来越引起中专学校的重视。
一、电子档案管理的意义
档案是人们生活活动的记载资料，具有十分重要的意义，档案的保管方法随着人类进步的脚步不断变更。部分中专学校采用的仍旧是传统的档案管理模式，然而伴随计算机技术的广泛运用，档案的保管办法已经产生了巨大的变革，中专学校的档案管理应摆脱传统的方式，采用先进的技术进行代替，扩大档案的保存领域。电子档案管理实现资源的共享，信息化的应用可以提供海量存储功能，资源共享功能和跨地域检索功能的实际应用将使得中专院校内的档案保存工作上升到新的水准。
二、保障中专档案管理中实行电子档案管理的安全性
中专学校应提升相关设备设施的安全性能，控制电子档案管理的专一性，对于该系统要进行有规划性的科学升级，对电子档案进行专项化的维护整理，控制设施设备的良好稳定运行。对于重要的档案信息进行必要的备份管理，防止发生意外状况时造成严重的损失。系统内部可以进行防火墙工作模式，通过系统杀毒、网络体检、指纹鉴定等多种科技手段提高系统运行的安全性，最大化地防止电子信息的流失和被盗取。控制电子档案管理的信息安全性是将电子档案管理引入中专学校档案管理中的重要基础和前提。
三、建立完善的规定细则，促进中专电子档案管理的规范化
中专学校内部应该建立一套完整的管理方案，构建具体的使用细则和规章，让档案管理工作逐渐向系统化规范化的方向不断发展。首先对于该部门的工作人员要保证其能力水平。聘用专业化的技术工作人员进行日常管理工作，提升工作人员的安全保密意识，保证自身的职业道德水准，熟悉地操作相关电子系统运行流程，实行灵活的管理，最大化地体现电子系统的便捷性和先进性。
四、提高学校相关领导对电子档案管理的认识
档案信息的性质是保持历史信息，不能直接为学校创造明显的利益价值，管理要求迫切且程度较低，许多学校领导无法认识到档案管理的重要程度。部分中专学校的档案管理数字化设备条件不足，部门内部缺乏相关专业人才。面对如此状况，学校领导首先要改变传统的思想，部门档案管理人员首先应进行电子管理相关方面的学习，提高自身素质，明白档案数字化管理的先进性，积极向相关领导提出建议和想法，主动将现代化科技与档案管理相结合，进行反馈并提出可行的解决办法，学校领导应积极听取相关专业人士的建议，理解电子档案管理对于学校的文化发展和学生老师各级人员的重要性，提供相应的支持方法。从领导层做出相应的政策决定，提供资金和硬件设施方面的基础保障，加大对档案电子管理的重视度，加大人才投入力度和资金投入力度，从根本上改变传统的档案管理部门的地位。
五、提升中专学校的硬件软件设备管理水平
电子档案管理工作由于实现了信息的高速传递及大量存储，这些都要依靠现代化电子技术的发展和进步。在实行电子档案管理工作中不断实行技术的研究工作，提高学校内部的计算机网络技术管理水平。选择合适电子档案管理的安全性软件和设备，根据学校内部的实际情况对相关技术人员制订电子管理的计划，提出具体的实施方案。详细规定包括其具体需要的硬件设备需求，相关设备的购买要依据经济情况量力而行，确保所购买东西的实际应用性和完整性，保证设备的整体实用性。总而言之，中专学校的相关领导应提升对电子档案管理的认识，加大部门专业化人才的培养力度，档案管理人员运用先进技术的科学规划，加强档案管理准备工作，共同努力把握档案数字化管理的总体方向，提升中专学校的综合文化竞争力。
参考文献：
关键词：人事档案材料；编排；归档；流程；计算机；优化方案
学历、职称、执业资格、考核、工资、任免、合同等各种新形成的人事档案材料总会源源不断地送到人事档案室，须将其及时归入各人的人事档案，以便管理利用。这些材料来自不同部门甚至不同单位，大多杂乱无章且没有标注档案编号，因此，要对材料进行编排。以人事档案排架采用员工号编排法为例，传统的流程分三个环节：按材料上的姓名逐一在纸质或电子版档案名册中查找将序号（或档案编号）数字标注在材料上给材料排序。这时，材料与档案的排列顺序相一致，才便于放入档案卷夹。然而，在人员较多的单位，每次送交的材料少则数十份，多则数千份，编排的工作量是较大的，尤其是逐一“查找”材料序号（或编号）这个环节比较繁琐，需要花费一定的人力和时间。
怎样精减流程、实现高效编排呢？本文为此提出人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案，利用计算机完成全部或部分人工编排材料的环节。其具体操作因人事档案所采用的编排方法不同而有所差异。
1 已实现办公自动化管理的材料，其编排可由计算机自动完成
最有代表性的就是每年全体员工的工资变动表，目前，各单位劳资部门已基本配备计算机工资管理系统。
1.1 如果人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序的，准备打印工资表前，只需在系统里的工资总表中选择按姓名拼音排序即可。打印出来的工资表的排列顺序已与人事档案的排列顺序一致，不需要人工查找、标注序号、排序，可直接一一对应，将工资表依次放入人事档案卷夹。
1.2 人事档案采用其他编排方法时，如四角号码、员工号，等等，可以在工资管理系统中输入每个人员的档案编号，打印工资表前,选择按档案编号排序也可以达到同样的效果。
2 人事档案材料交接建立了电子文档，这些材料的编排，计算机可完成部分人工操作的环节——瞬间“批量查找”材料序号（或编号）
人事档案材料形成部门送交材料存档时，会制作“存档材料交接登记表”，登记表上的名单顺序一般与材料的叠放顺序是一致的，交接时，将登记表上的名单与材料逐一核对无误，档案管理人员再予以签收。我院近年送存人事档案室材料数量较多时，交接登记表基本为Word或Excel文档打印件，可以复制“交接登记表”的电子版。有了电子文档，就为利用计算机代替人工操作打下了一个良好的基础。
2.1 当人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序时
2.1.1 将“材料交接登记表”电子版中的“交接号”和“材料姓名”复制粘贴到Excel工作表中（见图1），
此时，A列中的“交接号”、B列中姓名的排列顺序与送交来的材料顺序是一致的。没有“交接号”的，在工作表中添加一列即可。
2.1.2 选中A、B两列数据排序主要关键字选“材料姓名”确定（见图2），此时，B列的姓名已按其汉语拼音的先后顺序排列，与人事档案的编排顺序相一致了，A列“交接号”数字的位置也相应发生变化。
2.1.3 在C列加入一列“序号”（见图3），这列数字即是为材料排序的顺序号。
2.1.4 选中A、B、C三列数据排序主要关键字选“交接号”确定，这时，A列的“交接号”数字和B列的姓名又回到最初的顺序，仍与材料送交时的排列顺序一致。我们可以为C列序号数字所在的单元格填充醒目的颜色（见图4）。
2.1.5 将C列的序号数字逐一对应抄至材料上即可，省略了人工在人事档案名册中逐一地查找序号这一环节。序号数字所在的单元格填充了醒目的颜色，可以提示工作人员注意，在抄写时，抄的是这一列的内容。最后，将材料按序号数字顺序排列，再依次“对名入册”，放入档案卷夹。
2.2 当人事档案采用其他编排方法时，又可分为两种情况。
2.2.1 接收到所管档案之中部分人员的材料时，可以利用Excel的“高级筛选”功能。
2.2.1.1 新建一个Excel工作簿。将人事档案名册（电子版）中的“档案姓名”和“档案编号”复制、粘贴到sheet1工作表中，形成一个“档案编号名单”（图5中A1～B11区域）；将A1单元格“档案姓名”标题复制、粘贴到名单的下方（图5中A14单元格），
再将“材料交接登记表”（电子版）中的姓名复制、粘贴到A14单元格下方（图5中A15～A20区域）。单击A1单元格数据筛选高级筛选单击“条件区域”输入框选中A14～A20确定。此时，“档案编号名单”区域少了几行（见图6），Excel已经以A15～A20中的姓名为条件，在“档案编号名单”中自动把它们筛选了出来，其余的姓名则被隐藏了。
2.2.1.2 击打开sheet2工作表，如图7所示，将“材料交接登记表”的“送交号”、“材料姓名”复制、粘贴到A、B两列；将图6中筛选出来的“档案姓名”、“档案编号”复制、粘贴到C、D两列，并在E列加一列“序号”。
2.2.1.3 选中A、B两列，以“材料姓名”为主要关键字排序；再选中C、D、E三列，以“档案姓名”为主要关键字排序。如图8所示，此时，B、C两列中的姓名已一一对应，计算机已经为材料找到了它们的编号和序号。
2.2.1.4 全选表格，以“送交号”为主要关键字排序，如图9所示，此时，A列的“交接号”数字和B列的姓名又回到最初的顺序，仍与材料送交时的排列顺序一致。我们为“档案编号”、“序号”两列数字所在的单元格填充醒目的颜色，将这两列数字都抄写在对应的材料上。在给材料实体排序时，就按标注的“序号”数字顺序排列，相对更方便查看；之后，将材料放入档案卷夹时，则可按材料上标注的“档案编号”来“对号入座”。
2.2.2 接收到所管档案之中全部人员的材料时，图10即为我们所需要的效果：A、B两列为“材料名单”，选中并以“材料姓名”为主要关键字排序；C、D、E三列为“档案名单”，选中并以“档案姓名”为主要关键字排序；最后，全选表格，再以“交接号”为主要关键字排序。我们只需将E列的序号数字对应抄写在材料上，然后，按序号顺序排列即可。
3 人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案的特点
3.1 简单易学。主要运用到了Excel的“排序”和“高级筛选”功能。了解Word、Excel基本运用的人事档案管理人员可以较快掌握。
3.2 实用性强，材料数量越多，利用计算机编排材料的效率就越显著。
3.3 人事档案材料形成部门的办公自动化程度越高，其形成的人事档案材料的编排归档流程就越简便。
3.4 人事档案的编排方法不同，利用计算机编排材料的步骤也有所不同。可根据实际情况，灵活地采取合适的计算机优化方案。
参考文献：
一、工作目标
2021年2月28日前，全镇完成精准扶贫档案收集、整理、归档、数字化处理及移交工作，建立精准扶贫档案管理机制，实现精准扶贫档案规范化管理，全面真实记录脱贫攻坚工作历程、成果体现。
二、工作内容及标准
（一）工作内容
脱贫攻坚以来，在开展各项工作过程中，形成的对国家、社会有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。镇、村在对精准扶贫档案进行规范化管理基础上，同步进行数字化处理，实行“双套制”管理（双套装是指移交进馆档案纸质档案和数字化处理的电子档案同时移交）。
（二）基本原则
规范管理、分级负责、删繁去重。
（三）工作标准
1.整理标准
（1）文书档案统一按照《归档文件整理规则》（DA/TA22-2015）进行整理。整理步骤包括组件、修整、分类、排列、编号、编页、编目、装盒和排架。
（2）项目档案按《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822）、《省扶贫开发项目档案管理细则》进行整理，国家重大建设项目档案应符合《建设项目档案规范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建设项目按照相关行业规定进行整理。项目规模较小的，可以简化整理，根据具体情况只能一卷或数卷。
（3）资金档案按《会计档案管理办法》进行整理。
（4）照片档案按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）进行整理。
（5）音像档案按照《录音录像档案管理规范》（DA/T78-2019）进行整理。
（6）电子档案按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）和《数字档案室建设指南》进行整理。
2.数字化标准
精准扶贫档案数字化标准严格按照《纸质档案数字化规范》（DAT31-2017)执行，实现目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行关联，并完全匹配，方便查阅利用。
3.档案装具
按需到区档案馆统一领取符合规范的档案装具。
三、工作步骤
（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《拦江镇精准扶贫档案建设工作方案》并送区脱贫办备案。
（二）规范整理。2021年2月28日前，镇、村完成2014—2020年精准扶贫档案收集和规范整理工作，并同步完成精准扶贫档案的数字化处理工作。
（三）分级验收。一是乡镇初验，在2021年3月10日前完成27个行政村精准扶贫纸质档案和数字档案验收工作，并向区脱贫办报告完成情况；二是区级抽验，由区脱贫办牵头，组织区档案局、区档案馆、区扶贫开发局在2021年3月31日前完成纸质档案和数字档案验收工作；三是根据抽验情况开展整改提升。
（四）归档装订。精准扶贫档案归档装订待数字化处理后启动，于3月底前完成归档装订。
（五）及时移交。在2021年4月底前，按国家有关规定，将精准扶贫档案移交至区档案馆。
四、工作要求
（一）高度重视，明确职责。主要领导亲自部署，分管领导具体抓，挂片领导督促落实，确保归档工作专人专责。贫困村第一书记为第一责任人，驻村工作队全程参与，及时查漏补缺。
关键词：澳大利亚 电子文件 长期保存
随着现代信息技术的快速发展，电子文件在各种电子业务系统中海量生成、利用或者存储。作为社会的“记忆”、人类的核心战略资源，电子文件必须被长久保存，这一点已经成为世界各国同行的共识。澳大利亚是世界上最早开始研究电子文件保存的国家之一，经过几十年的发展，其理论与实践研究都取得了丰硕的成果，处于国际领先水平，值得我们分析、借鉴。
1.澳大利亚电子文件长期保存策略分析
1.1国家电子文件保管模式转变推动长期保存工作
20世纪70年代，澳大利亚国家档案馆（以下简称国家馆）开始采用集中式保管电子文件。20世纪90年代初，国家馆采用了分布式保管模式。2000年，国家馆保管模式从分布式向集中式转变。
国家馆电子文件管理体制在社会与技术推动下的转变，直接导致了国家馆与政府机构之间管理责任与行为模式的变化。在集中保管模式下，国家馆将更多的承担保存社会记忆的职责。为了实现这一目标，国家馆改变了原有的工作方式，从原来专注于指导变为指导与管理并重、前端与后端兼顾，推出了大量用于指导电子文件长期保存的政策、标准、技术、指南，供各政府机构遵守、使用。
1.2提供法律保障
澳大利亚政府在相关法律中对电子文件的管理和长期保存都做出了明确的规定，为电子文件的长期保存提供了有利的法律保障，确保长期保存的各项工作得以顺利开展。
澳大利亚1983年颁布的《档案法案》中明确规定，对电子档案必须给予和普通档案同样的重视，所有按正规渠道形成或接收的数字信息必须按照相关法规认真存放，未经批准，不得擅自销毁任何电子档案。此外，还对电子信息管理能力提出了要求，即电子档案存放部门必须确保其全部电子系统有相应的能力把电子文件作为电子档案完整、长期存放。
澳大利亚《著作权法案1968》为各种各样的数字资源保存提供了法律基础。根据该法案规定，为了一件属于或者曾经属于图书馆或者档案馆馆藏的作品（包括各种数字资源）不受到损坏或者遗失，图书馆或者档案馆可以对该作品进行复制或者传播。
1.3制定专门政策
国家馆通过颁布政策性文件，明确政府在电子文件长期保存方面的意愿，并提出具体的指导性原则，引导政府机构与私人机构采取正确的行动。
2000年，国家馆颁布了《联邦政府文件保管政策》，向人们传达了一个重要信息，即无论何种形式的所有具有档案价值的电子文件，原则上都由国家馆保管。
2004年，国家馆了《数字文件保管框架》，该框架对澳大利亚政府机构形成的所有电子文件，和某些一般性的电子文件（如基于网络的文件）的管理提出了八条基本原则。
2012年，国家馆开始实施《数字连续性计划》，它为机构规定了三方面的关键行动，以期达到确保各机构业务信息在任何需要的时候都能够被读取和利用的目的。该计划除了可以为澳大利亚类型多样的政府机关提供不同的解决方案，同时也能灵活的满足私人机构的数字保存需求。
1.4建立良好的合作机制
国家馆认为电子文件长久保存超越了任何一个单独机构能够承担的能力，因此联合其他部门建立一个多层次的合作机制势在必行。政府机构、技术部门、商业部门、信息产业、智力机构等，都应参与到电子文件长期保存活动中，为电子文件长期保存提供多种支持。
1993年，国家馆、国家信息服务委员会、国家保护办公室、电影录音档案馆、数字与信息学会、通讯技术部及博物馆联合相关收藏部门、政府部门、商业部门、版权所有者、大学、基金会与某些国际组织组成了“朝向2001年，保护澳大利亚数字信息调研组（TF2001 PADI）”。该调研组在1996年了调研报告《保护电子文件：总结报告与建议》。
为了整合更多力量，国家馆积极开展国际合作。2004年，澳大利亚和新西兰共同提出了“澳大拉西亚数字文件管理动议（ADRI）”。ADRI的愿景是澳大利亚和新西兰的所有政府机构在数字文件生成、保存和利用方面采用统一的途径，以确保重要文化遗产的问责和长期保护。这种统一性旨在提高参与者的效率、效益和互操作性。
1.5建立完善的标准、规范体系
电子文件长期保存涉及范围广、行业多，各系统之间的“交换”必不可少，系统之间的互操作非常依赖于管理与技术的标准化。澳大利亚电子文件管理标准、规范处于国际领先水平，其中包括完整的电子文件长期保存的标准体系和规范体系。
澳大利亚建立了电子文件长期保存的标准体系，主要有三个层次：第一个层次是国家级标准，如《联邦政府机关文件保管元数据标准》、《电子记录管理工作流程分析》；第二个层次是国家馆标准，如《数字化保存——RFC2004/2电子邮件记录格式》、《数字化保存——RFC2003/6JP—GE记录格式》；第三个层次是州级标准，如澳大利亚维多利亚档案局颁布的《电子记录管理xML格式标准》。
在澳大利亚电子文件长期保存规范体系中，直接相关的规范有：《数字文件保存方法》、《数字保存：照亮过去，引导未来》和《数字文件管理：数字文件形成、管理和保存指南》；间接相关的规范有《文件与信息战略管理指南》、《形成、保管和利用数字文件》、《AGLS元数据元素集》等。
1.6积极开展技术研发
计算机硬件、应用软件的快速升级和存储载体短暂的有效寿命，给数字保存带来了巨大挑战，为了应对它们，国家馆开发了关于数字保存的有软件支持的方法论。
数字保存的方法论研究工作开始于2000年，并且开发出了支持它的保存软件和数位典藏。这套软件通过开放源代码方法开发，并且得到了免费开源许可证（GNU通用公共许可证），由以下四个应用程序组成，分别是生成清单、Xena、数字保存记录器、校验和核对。
生成清单，即电子文件从机构到国家馆时，在档案管理系统的搜索引擎中将产生一份关于所有电子文件的清单，包括校验结果、电子文件之间的关联、关联项目号。
Xena（XML Electronic Normalising for Archives）：即将指定数据格式的文件转换成“附加元数据的数据”和XML。Xena可以浏览和/或输出Xena文件。
数字保存记录器（DPR），即记载每次向数位典藏转移的审计信息，DPR借助Xena完成电子文件的转换。
校验和核对，即监控国家馆数位典藏中数据丢失和破坏情况。
1.7典型项目推进
针对电子文件长期保存中的关键管理环节与难题，澳大利亚在国家层面、国际层面和地方政府层面实施了一系列典型项目，并取得了可以互相支持、互相印证的研究成果。
2001年，国家馆启动了“数字文件保存战略”项目，直接成果是2002年制定的绿皮书《数字文件保存办法》，该办法推动了数字文件保存格式和技术的发展，Xena1.0版就是其后期成果之一。
2004年，10个澳大利亚和新西兰的文件档案管理机构共同提出了ADRI。ADRI成员以文件连续体管理思想为指导，统一使用文件管理标准、元数据标准和分类方案，并制定具体的实施办法，在数字文件长期保存动议的实施层，统一XML封装、行业用品平台、开放文件格式、迁移最小化要求、来源和真实性机制等。
澳大利亚各州政府也积极开展电子文件长期保存项目。维多利亚州档案馆实施了电子文件管理策略（VERS），了《永久保存电子文件》研究报告，推出了《保存电子文件的系统需求》和《VERS长期保存格式》两个长期保存标准。
2.澳大利亚电子文件长期保存策略对我国的启示
2.1制定电子文件长期保存国家战略
电子文件长期保存需要有一个全盘考虑、系统规划的顶层设计。我国需要建立电子文件长期保存战略，明确国家电子文件长期保存工作的基本态度和总体思路，并通过一系列基本制度的安排与实施，实现电子文件的长期保存，增强信息资源的国家掌控能力。
我国应该将电子文件长期保存纳入国家信息化发展规划，纳入各行各业业务系统建设，在国家层面以及行业层面上给予支持，引导电子文件保存事业有步骤的开展，防止各自为政、各搞一套的混乱局面出现。
2.2完善管理机制
完善国家电子文件长期保存管理机制，有利于在全国范围内有组织有计划地构建一个国家电子文件长期保存协作网，最全面、最经济、最有效地开展工作。
完善国家电子文件长期保存管理机制，需要以国家档案局为主，同时联合各部委、各省市的信息管理部门、技术支持部门、智力机构等诸多部门，构建国家电子文件长期保存体系，明确相关管理机构的责任，强化管理协调机制和审计监督机制，从法规、经济、方针政策和行政管理等方面来支撑和约束。
同时，我国可以借鉴澳大利亚的实践模式，建立国际间、国家级别机构之间、行业内、地区间的合作机制，整合更多的社会力量，应对电子文件长期保存的诸多挑战。
2.3推动法律法规建设
从澳大利况来看，立法是推动电子文件长期保存工作最基本的保障。我国必须加快相关立法工作，使电子文件长期保存有法可依、有章可循。
澳大利亚除了颁布有利于长期保存的档案法或著作权法案之外，还基于文件是各项业务活动的工具与证据、文件管理是各项业务活动有机组成部分的认识，在刑法、行政法、民商法等其他众多法律中列有许多条款涉及文件管理的要求。而我国很少在其他法律中提及文件管理问题。当前情况下，修订其他法律的可行性很小，因此应该重点制定一部较为完善的《中华人民共和国文件法》。
《中华人民共和国文件法》应该包括以下内容：（1）明确认定电子文件属于文件的范畴，规定满足一定条件的电子文件具有证据效力：（2）明确赋予档案部门全过程监控文件管理的职责：（3）明确档案部门、业务部门、信息部门及其他有关部门相应的文件管理义务与权利；（4）规定文件生成、传递、归档、保存和开发利用的基本宗旨和原则：（5）规定国家文件管理的体制与运行机制。
2.4制定可实施的专门政策
电子文件长期保存是一项利国利民的公益行动，需要国家的支持，需要全社会的共同参与。我国亟需制定电子文件长期保存专门政策，以表明国家在这方面的意志和价值观，体现国家的支持；以有效引导社会正视、重视长期保存工作，提高公众和机构的数字保存意识。
同时，要注意保持专门政策与国家数字信息管理和档案管理政策的一致性。电子文件长期保存政策应该是政府数字信息管理整体措施的一部分，与其他政策措施共同推进政府数字信息管理工作。如，澳大利亚国家馆在制定《数字连续性计划》之后，了《政府数字转型政策》，两者在流程上前后衔接，内容上互为支撑。
2.5构建有利于电子文件长期保存的标准、规范体系
澳大利亚坚持文件连续体理论，制定了覆盖文件全生命周期的标准和规范体系，这些标准和规范相互补充、相互融合，为澳大利亚实现电子文件真实、完整与长期可读提供了强有力的保障。
我国在构建电子文件长期保存的标准、规范体系过程中，要充分利用国内外先进理论，借鉴已有国际标准，充分考虑电子文件全生命周期管理需要，建立电子文件保存标准、规范体系的制定目标，联合社会多种力量共同参与，全面提高相关领域标准化的整体水平，加强与电子文件长期保存相关的标准体系与规范体系建设，加强有利于标准实施的标准化策略手段建设和相关机制建设，选取有利于系统开放性和扩展性的标准加以推荐。
考虑到电子文件国家标准体系的制定过程会持续很长时间，目前可以先制定一个较为全面、系统、先进的《电子文件长期保存管理指南》，暂时作为全国电子文件长期保存的政策引导和规范。
2.6重视技术研发
载体损伤和技术老化是电子文件长期保存面对的最直接的挑战，因此技术问题在澳大利亚备受重视。澳大利亚国家馆通过开放源代码方法，于2004年开发了Xena 1.0版，2009年升级至Xena 4.2.1版，并建立了数字保存软件平台。
我国要明确技术研究路线与研究方向，增加技术研究动力，形成有利于相关信息技术研发和普及的良性机制，重点是在相关核心技术的研发中取得突破，在各行各业重点部门与核心部门的整体技术解决方案的研究开发方面取得商家成效，发挥市场机制、监督审计机制、最佳实践示范推广机制、相关技术市场培育机制和监督管理机制在技术推广普及中的作用。
我国在技术研发推广过程中，要充分考虑电子文件长期保存技术的易用性和兼容性；使用开放源代码技术，提高透明度、保障真实性、保证同行的参与和合作：同时要不断升级，保持技术的先进性。
2.7积极开展实践项目
澳大利亚电子文件长期保存启动项目众多，涉及的研究领域广泛，从保存战略规划、保存技术的开发和应用到保存元数据和规范的制定都做了大量的研究和实践。
我国需要从电子文件长期保存的全局角度出发，借鉴澳大利亚相关经验，整体规划实践项目。国家可以选择前期基础较好、研究能力较强的单位，给予必要的资金和政策支持，有针对性的研究长期保存中的管理、技术、标准、人才等基本问题与关键问题，探寻最佳解决方案，推行最佳实践，实现示范效应。
本文为北京市档案局项目（项目编号：201205）、北京市教育委员会社科计划面上项目（项目编号：SM201111417009）、北京联合大学人才强校计划人才资助项目阶段性研究成果之一。
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