时间：2023-01-19 03:11:14
关键词：高职院校；干部人事档案；管理与利用
Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.
Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof
前言
近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。
一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题
许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。
（一）领导重视不够，专业人员缺乏
合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。
（二）档案管理制度不规范，管理手段落后
合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。
（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。
（四）升级达标工作任务繁重
很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。
二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径
（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质
干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。
（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
（三）建立信息网络，充分发挥服务效能
干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络（下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。
（四）充实干部档案管理队伍
为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。
【参考文献】
[1]周永娟，马跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[J].黑龙江档案．
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[3]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案
管理[J].浙江档案，2004，（1）．
[4]陈蓉，罗迎芬.从学历学位清查中浅谈高校干部人事档案的管理利用问题与对策[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2006，（1）．
1现阶段医院人事档案管理存在的主要问题
第一，缺乏人事档案管理的基础条件。医院人事档案管理是一项专业性和机密性较强的工作，需要配备相关的专业设备和专门的档案管理人员。然而，由于档案管理本身并不能产生直接的经济效益，其在性质上又属于行政事务类工作，多以临床专业出身的医院领导对人事档案的重要性认识还远远不够，这导致本就存在资金紧张的医院对人事档案管理投入的不足。即使在医药卫生体制改革逐步深入的情况下，人事档案管理也难以作为医院的主要工作。可以说，现阶段医院人事档案管理还缺乏一定的基础条件。第二，缺乏人事档案管理的环境条件。在我国的医院系统中，政府兴办的纳入财政预算的公立医院仍占绝大多数。而公立医院虽然拥有一定的盈利职能，但其仍以公益性作为自己的首要属性。因此，医院常被定义为公益性事业单位。既然是事业单位，就难免存在办事效率低的缺点。再加上医院基本处于卫生垄断地位，缺少必要的社会竞争，医院的服务意识相对较差。人事档案管理作为现代医院管理的一个环节，其管理自然受到大环境的影响。而高效的人事档案管理，必须要有一个高效的组织运营模式与之相匹配。目前，医院的人事档案管理还缺乏必要的环境条件。第三，缺乏人事档案管理的主体条件。现阶段，医院人事档案管理的人员配备还不足，档案管理人员的专业能力还有待提高。由于岗位性质的原因，人事档案管理通常对管理人员的个人能力和综合素质要求较高，如要求是中共党员，必须拥有干部身份、工作认真仔细又必须爱岗敬业等。因此，很有可能出现符合条件的人不愿承担这样工作、愿意承担的又不符合条件的情况。目前，医院各项工作普遍存在工作繁杂、量大、人员编制不足的情况，人事档案管理通常都是由其他人事管理人员兼任。导致档案管理专业知识匮乏，责任不能落实到位，甚至存在管理程序混乱、文件资料遗失、档案内容失真等情况。第四，缺乏人事档案管理的手段条件。目前，医院人事档案管理的手段还较为落后，档案管理的制度还不健全，档案管理的内容仍以文字资料为主，归档的方式仍以传统人工操作为主，这种越显落后的档案管理体系已越来越难以满足医院人力资源情况动态性不断增强的现实需求。即使在计算机网络技术迅猛发展、医院人事档案管理工作开始向数字化方向转变的情况下，也存在因档案管理人员责任心不够和技术不过关等原因导致管理效率低下的情况发生。
2新时期做好医院人事档案管理工作的对策和建议
首先，提高对档案管理重要性的认识，增强人事档案管理工作的意识。人事档案管理虽然在现代医院管理中处于边缘地位，但其作用并不应被边缘化。事实上，人事档案管理对医院正常的经营管理起到了重要的基础性作用。完善人事档案管理工作，首先要提高决策者和档案管理人员的思想意识，使其认识到档案管理工作的重要性和意义。毕竟，人事档案关系到医务人员和院内其他工作人员的工资待遇、职务晋升和未来发展，档案管理应保证必要的严格性和严肃性。另外，还要增强人事档案管理人员的服务意识，通过人事档案主动挖掘医疗人力资源，将人才信息以最快的速度提供给医院管理部门，为医疗、教学、研究提供优质服务。其次，建立健全医院人事档案管理的各项规章制度。规章制度是安身立命之本，法律法规之于国家管理如此，规章制度之于医院管理亦是如此。没有规矩不成方圆，人事档案管理的规范化运行关系到医务人员和其他人员的切身利益，更关系到医院管理的可持续发展。而规范化运行的重要举措，就是建立与本院实际情况相适应的人事档案管理规章制度。人事档案管理规章制度通常包括了档案管理人员的范围、职责以及档案的内容、鉴别、归档、查阅、转递、保管等方面的内容，因此，建立健全并严格执行人事档案管理制度对于现代医院管理纳入健康、有序、科学发展的轨道具有重要作用。需要特别指出的是，人事档案管理制度还应该包括档案管理的奖惩机制，对于档案管理取得优异成绩的，给予适度奖励。对于档案管理出现失误引起损失的，应给予惩罚，以儆效尤。再次，重视档案管理人员的选拔和培养，提高档案管理人员的理论基础和业务技能。档案管理人员的队伍建设是医院人事档案管理工作的基础和前提，档案管理人员素质的高低直接决定了档案管理水平的高低。医院的人事档案管理应该在提高重视程度、加强制度建设的基础上，重视人事档案管理人员的选拔和培养，尤其要提高其理论基础和业务技能。要使档案管理人员具备相应的服务理念和扎实的专业知识，要增强其使命感和职业精神，使其保持积极乐观的心态，扎扎实实做好档案管理工作。同时，还要通过专业培训、进修、学术交流等方式，提升档案管理人员的知识水平，增强其专业素养，以适应现代医院人事档案管理工作的新要求。最后，利用计算机数字技术，加强档案管理的信息化程度。随着计算机数字技术的迅猛发展，信息化逐渐成为医院人事档案管理的发展趋势。为了适应新时期新形势，提高档案管理工作的效率，医院应该增加资金投入，提高档案管理硬件水平，引进现代化技术和设备，真正实现人事档案的现代化管理。同时，建立人事档案的信息管理系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性。
3结束语
医院的人事档案管理是现代医院管理的重要一环，更是医院人力资源管理不可或缺的重要组成部分。随着医药卫生体制改革的不断深入，在医院人事档案管理工作中推进精细化管理，加强人事档案管理的科学化和规范化，才能实现科技兴院与人强兴院，最终促进现代医院运行和管理的健康可持续发展。
作者：莫冬华单位：桂林医学院第二附属医院
21世纪最激烈的竞争当属人才的竞争，一个具有多学科知识的复合性人才或许是一个企业发展壮大所不可或缺的重要因素。因此人力资源已逐步成为企业最重要的资源，人力资源管理（HumanResourceManagement，HRM）也成为现代企业管理工作中的重要内容之一。而在人力资源管理中的基础工作就是人事档案管理。
对于企业来讲，员工的人事档案不但可以使企业的管理者在一定程度上掌握所聘用人员的基本人事信息，而且可以为企业的人力资源管理工作提供相关的人事信息数据支持。譬如：企业制定员工招聘计划、培训计划、合理的使用人员等等。因此，企业人事档案管理工作的好坏不但可以直接影响到企业的人力资源管理，而且会间接的影响到企业整体管理。
随着社会的发展，科技的进步，计算机的应用在社会各领域中都得到了普及，越来越多的人都感受到利用计算机进行各类管理的科学和便捷；认识到管理信息系统对于管理工作的重要性。
管理信息系统，MIS（ManagementInformationSystem），是一个将企业生产和经营中的各种内、外部信息进行收集、加工、整理、传递，并有序地存储，以用于管理和决策，是企业增效的信息系统。它能够使企业更加及时、准确、全面、详实的了解所需的信息数据。同时管理信息系统对各种信息数据的进一步加工，能使企业领导层的生产、经营、管理决策依据更加充分，更具有合理性、科学性；从而为社会创造出更多的价值，为企业的发展创造出更多的机会。另外，管理信息系统可以使企业的管理更加科学化、合理化、制度化、规范化；为企业的管理水平跨上新台阶；为企业持续、健康、稳定的发展奠定坚实基础。
人事档案管理系统就是典型管理信息系统，通过人事档案管理系统对人事档案进行管理具有人工管理所无法比拟的优点——例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。一个设计完善，运行稳定的人事档案管理系统可以使人们从繁重的传统手工管理中解脱出来，从而提高企业人事档案管理的工作效率，协助企业更好的完成人事档案管理工作；而且，企业整体管理的信息化建设是企业的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件，企业人事档案管理的信息化又是企业整体管理信息化建设的重要组成部分。因此，利用计算机对企业人事档案进行管理是必然趋势，人事档案管理系统是企业管理工作中不可缺少的。所以在毕业设计中，我选择开发人事档案管理系统。
在前面曾提到人事档案管理系统是典型的管理信息系统。这就要求它应该能够为用户提供有好美观的窗口界面、充足可靠的信息数据、简单方便的维护手段和灵活多变的查询方式以及快捷而准确的查询结果。所以，对于人事档案管理系统的设计主要包括后台数据库的建立、维护以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者而言要求建立起数据一致性及完整性强、数据安全性好的数据库。对于后者而言则要求具备应用程序功能全,易使用等，运行稳定等特点。因此，我选用的开发软件是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0。
[关键字]：人事档案、人事档案管理、人事档案管理系统、管理信息系统、数据库
目录
前言……………………………………………………………………………………………（3）
第一章：企业人事档案管理工作的重要意义…………………………………………………（4）
一、企业人事档案管理工作的内容……………………………………………………………（4）
二、企业人事档案管理工作的重要意义………………………………………………………（4）
第二章：人事档案管理系统在企业管理工作中的重要性……………………………………（5）
一、人事档案管理系统与管理信息系统的关系………………………………………………（5）
1．什么是管理信息系统………………………………………………………………………（5）
2．管理信息系统的基本功能…………………………………………………………………（5）
3．管理信息系统的基本结构…………………………………………………………………（5）
4．管理信息系统在企业管理工作中的重要性………………………………………………（6）
二、人事档案管理系统在企业管理工作中的重要性…………………………………………（6）
第三章：人事档案管理系统的开发……………………………………………………………（7）
一、开发人事档案管理系统所必需的重要基础知识…………………………………………（7）
1．数据库………………………………………………………………………………………（7）
2．面向对象的程序设计………………………………………………………………………（8）
二、开发人事档案管理系统的准备工作………………………………………………………（8）
1．人事档案管理系统的总体规划……………………………………………………………（8）
2．人事档案管理系统的开发方法选择………………………………………………………（9）
第四章：本人开发人事档案管理系统的详细说明……………………………………………（10）
一、系统设计目标………………………………………………………………………………（10）
二、总体结构和主要功能………………………………………………………………………（10）
1.人事档案管理系统的功能分析……………………………………………………………（10）
2.本人开发的企业人事档案管理系统的功能概述…………………………………………（10）
三、系统开发方法和开发环境的选择…………………………………………………………（10）
四、数据库设计…………………………………………………………………………………（11）
1．数据库概念结构设计………………………………………………………………………（11）
2．数据库逻辑结构设计………………………………………………………………………（11）
五、各个功能模块的创建及程序设计…………………………………………………………（12）
1．功能模块的创建……………………………………………………………………………（12）
2．功能模块的程序设计………………………………………………………………………（12）
[结束语]………………………………………………………………………………………（17）
[参考文献]……………………………………………………………………………………（18）
前言
本论文将分四个章节对如下问题做逐一浅析和论述：
一、企业人事档案管理工作重要意义；
二、人事档案管理系统在企业管理工作中的重要性；
三、人事档案管理系统的开发；
四、本人开发人事档案管理系统的详细说明。
我所设计开发的这款人事档案管理系统，它的开发平台是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0软件，是典型的管理信息系统软件——MIS（ManagementInformationSystem）。其功能包括：系统管理、档案管理、档案查询、档案统计、档案输出、花名册；为了使程序显得更具有专业风格，我还在其中加入了一个关于系统的功能表单，以介绍此系统的相关信息，如系统版本、开发日期等。
我在撰写本片论文和开发这款人事档案管理软件的过程中，为了使所写的论文更具有说服力；所开发软件的功能尽可能完善且更加接近于一个真正的人事档案管理系统，使其可以充分体现出人事档案管理工作的各个方面。我参考了1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议通过的《中华人民共和国档案法》修正案、劳动部和国家档案局的《企业职工档案管理工作规定》、《干部档案管理工作制度》、《人事档案管理工作制度》、《某国有大中型企业人事档案借阅查询的规定》、《数据库技术及开发教程（修订版）》、《管理信息系统概论》、《SQLServer2000》教程、《VisualFoxPro中文版数据库编程实战训练》、《计算机软件技术基础》、《电脑报2003年合订本》、《电脑报2004年合订本》、《电脑报2004年合订本》等一系列相关的书籍和文献资料。
第一章：企业人事档案管理工作的重要意义
一、企业人事档案管理工作的内容
中华人民共和国第六后全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议于1987年9月5日通过的《中华人民共和国档案法》第二条规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
人事档案作为档案的一种，是人事(劳动)管理部门，根据人事工作需要，以个人姓名为特征集中保存起来的反映员工个人经历、德才情况、工作实绩等方面内容的文件材料。人事档案的种类主要有干部档案和工人档案。它具有以下主要特点：
(1)全面性。人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考核)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料。因此，它能记录员工个人成长，思想发展的历史；能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容；是员工个人信息的储存库。它概括地反映员工个人全貌。
(2)可利用性。由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事(劳动)部门正确使用人才，合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。
(3)真实性。这是人事档案可利用性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。
(4)动态性。人事档案建立后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充．力求缩短档案与员工实际情况的"时间差"。
(5)流动性。人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果保管人事档案，而不知当事人已调往何处，即"有档无人"，造成人档脱节。这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在人事档案管理工作中必须坚持"档随人走"。在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。
(6)机密性。人事档案的内容涉及个人功、过等请多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报并不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐密等等，因此，人事档案属于党和国家的机密
1人事档案管理研究现状
结合上述我国现阶段人事档案管理研究现状可以发现，近几年，我国在这方面的确获得了非常大进步，其研究成果十分丰富，但是在高兴之余，也应该保持清醒的头脑，因为我国现阶段的人事档案管理研究还有不足之处，其中表现在以下几点：首先，大部分研究人员都将研究重点放在国内，而国内这方面的研究经验有限，相比较而言，国外的人事档案管理研究比较先进，因此国内的研究人员可以借鉴国外的经验，并且可以适当的将目光转移到国外人事档案研究，以此来扩宽我国档案管理人员的视野，通过研究对比，容易发现我国的在这方面研究中存在的问题，进而及时的解决，利于我国人事档案管理的发展；其次，研究内容不具备共性的特点，因为大部分研究学者，只是以某一人事档案管理单位为例，大多数都是针对该单位存在的问题进行的研究，对其他单位的借鉴意义并不大，而且提供的意见或者建议经验性比较强，其学术价值并不高，因此笔者认为相关的研究人员应该将研究重点转移到共性的问题上，进而探索出一条真正的适合我国发展的人事档案管理道路，进而提高了研究的学术价值；最后，实际问题研究多，理论概括少。系统性探讨的文章不多，这是我国人事档案研究存在的比较严重的问题，大部分学者只是依据具体的问题而提出相应的对策，而这其中，很少涉及到理论内容，这也正是我国的档案研究缺乏学术价值的重要表现，另外，我国的人事档案研究领域比较窄，具体内容研究多，而超出档案本身内容研究的少，比如档案立法的研究，除此之外，有关人事档案信息公开的研究也非常少，研究学者应该将重点逐渐转移到这些较少研究的领域中，在针对具体问题提出相应解决措施的同时，还应该关注理论研究。
2人事档案管理研究趋势展望
现阶段我国人事档案管理研究还有待加强，既要保持传统研究的优势，同时还应该向更深更广的领域扩展，笔者认为需要加强方面有以下几点：首先，将研究的重点放在人事档案管理改革方面，尽管现阶段关于人事档案管理改革的研究比较多，而且也有很多的研究学者提出了很多值得进一步深入研究的思路，其中比较典型的就是终身制的档案管理制度的改革，但是这些研究并不能满足现实需要，需要进行更加深入的研究，扩宽研究思路，既要对档案管理本身进行研究，还应该对相关的法律规范的完成以及具体制度的改革进行研究；其次，对如何实现人事档案管理先进化、标准化等进行研究，各个研究学者不仅要阐释研究的历史，更重要的是提出相关的意见以及建议，以供相关人士借鉴，相关部门应该重视档案管理研究工作，给予相关人士更多的支持，以使现代人事档案管理向着更加现代化的方向发展。各个研究人员在研究自身的项目同时，还应该进行更多的交流，彼此沟通以此来增加研究思路，扩宽研究角度。总之，我国的人事档案管理研究工作应该迈向一个新台阶，攻克难题，以使其更加符合我国现阶段对人事档案管理的要求。
3结语
综上所述，可知我国现阶段我国的人事档案管理研究还有待加强，可以借鉴国外先进的研究经验，除此之外，各个研究人员也应该加强交流与合作，各自独立研究的同时，也要相关合作，这样研究才会取得突破性的进展，弥补现阶段研究的不足。
作者：徐晶 单位：四平市南湖公园经营管理处
论文摘要：在我国社会实现由计划经济向市场经济转型的过程中,人才的流动已经成为一种客观的事实,,但是在传统人事档案管理制度中总是存在着主观随意性强、容易弄虚作假、以及多头管理混乱等弊端,使得档案制度改革难以实施。本文主要从人事档案管理制度改革出发,从人才强国的战略高度,提出了相应的改革意见和建议。
档案是知识的宝库与历史的见证，是人们在长期的社会实践活动中积累形成的宝贵历史材料，记录社会不同时期、不同阶段的发展历程，对了解历史、查考现实、总结经验教训、制定政策规划、教人育人，具有极其重要的作用。如一个单位在制定各项改革方案、描绘未来发展蓝图时，都要参考档案资料;又如学校、单位、企业，通过档案编写史料、举办展览、电教宣传等方式来教育人、感染人，增加职工的责任感、荣誉感、归属感等等。
一、传统人事档案管理中的弊端
（一）主观随意性强
传统人事档案中有“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定。这一规定源自干部人事档案制度，并应用到其他人事档案规定中。对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理，但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，因为信息垄断而使“组织意见”主观随意性增强。
（二）弄虚作假,以档谋私
在传统管理方式控制下，“以档谋私”现象屡屡出现。欲从行政部门、国有企事业单位跳槽的人受到单位扣留档案不放人的“人质档案”现象并不鲜见。部分“弃档族”在进入需要人事档案的单位就业办理调转、报考公务员、考研等时候，也徒叹“档到用时方恨无”。现实中有个别人通过在档案中伪造干部履历、入党材料和专业证书，靠弄虚作假，平步青云走较高级领导岗位;也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案,“以档谋私”现象的屡屡出现,使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战。由于传统的人事档案管理无法适应我国经济的高速发展，而新的人事档案管理方式尚未建立完善，当前的档案管理工作出现一些新情况和新问题。
（三）社会主义市场经济进程中呈现“弃档族”
过去个人只能对人事档案所决定的命运无条件接受，而在现在这一转轨时期，大量新阶层与流动人员在很大程度上摆脱了它的影响。根据不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。作为60多万“弃档族”中很多人是“漂”到大城市就业，档案现在对他们来讲没有什么用;有人甚至长期拖欠人才流动服务中心档案托管费，且未作补交的打算。调查显示:有68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，而且越是年轻人和非党员，越是不重视档案。对于流动人员而言，调整档案工资、进行职称评审、提供合同鉴证、办理社会保险和出国政审等人事项目实际上也并不需要。流动人员并不在国有单位，按照党政机关、事业单位的工资制度给他们定级、晋资可谓是画蛇添足。
（四）在非公企业，不关心员工人事档案
与部分人自动抛弃档案相应的是许多非公企业在招聘员工时也并不关心人事档案。企业经理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式评价聘用员工。某咨询公司的一项调查表明，不关心员工人事档案的企业占了调查总数的80%。在政府机关或国有企事业单位，情况就不一样了,人事档案在提干过程中“还是相当重要的。”如今，企业必须在市场上寻找最优秀的人才，以应对激烈的竞争。但现有的人事档案，在很大程度上已经不能够帮助他们正确判断某个人的真实才能和准确的客观背景，有些甚至提供了与实际情况截然相反的结论。因此，它已越来越成为用人单位的一块“鸡肋”:“食之无味，弃之可惜”。三是对人事档案处于越来越忽略的状态。目前，众多跨国公司、民营企业、上市公司越来越多地转向去做人才的背景调查，而对人事档案基本上都处于越来越忽略的状态。用人单位在忽略旧的人事档案的同时，却又发现或多或少需要建立每个人员的新“人事档案”，只不过这份“人事档案”现在有着更多不同的形式:有的企业是建立在人事信息管理系统之中，有的企业干脆自己建立在人才中心保管的人事档案之外的“第二人事档案”;然而这些都处于各自为政的状况，随着市场经济的发展和各种所有制市场参与者的大量涌现，具有社会公信力的集人才信息与信用的人事档案管理制度又确实有其存在的价值，现行的人事档案管理制度乃“弃之可惜”。
（五）人事档案管理改革难以推进的原因
人事档案虽小，但关系到千百万劳动者的切身利益，关系到我国人事制度改革进程的进一步深入，关系到依法治国和人才强国战略的具体实施。由于传统体制下人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门，档案的功能则延伸到民政、公安、教育等其他有关部门，特别是由于档案收费管理为政府所属人才流动服务机构、职业介绍机构带来巨大收益，致使目前人事档案制度改革举步维艰，大大落后于干部人事制度改革的整体进程。
二、对新型人事档案管理制度的设想
（一）明确流动人员人事档案管理的公共服务性质
在组织人事部门成立人才交流机构之前，干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务，而且带有很强的政治性。出于深化机构改革和机关转变职能的需要，党委组织部门和政府人事部门在成立人才交流服务机构后，把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责，但这并未改变流动人员人事档案管理的公共服务性质。所以应当进一步明确流动人员人事档案管理的公共服务的性质，维护人事档案的真实性、严肃性,完善流动人员人事档案管理的公共服务体系和人才流动社会化服务体系。（二）建立人事档案管理相互分离的管理制度
从长远看，我国的人事档案制度改革必须明确所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任，不管公共部门或三资、民营企业都应在法律规定的制度和原则下享有人事档案的管理权。为保障流动人员权益和各单位的专有知识信息，非公单位的人事档案应以单位为中心建立，主要用于企业日常管理，不得作为个人身份证明随个人在不同单位之间调动。个人到新的单位供职服务，则新的服务单位应重新为其建立档案。个人离职后原单位应在若干年内保留其人事档案。
个人求职或服务的新单位欲了解查阅其原单位的人事档案由本人书面授权，原单位应无偿提供。非经个人授权，任何单位和个人不得以任何理由扣留、公开、披露个人档案信息。
（三）发挥好人事档案管理工作服务作用
档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容。比如《人事档案管理暂行规定》第七条明确:“人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。”为了适应服务人事工作的需要,《规定》还要求“做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。”这些服务内容是今后人事档案管理的很重要内容,也是发挥档案作用，促进经济发展的有效途径。
(四)执行“收支两条线”
为了保证规定落到实处，应当收取少量服务费，必须严格执行物价部门批准的标准，并接受群众监督。但是要坚决执行“收支两条线”，收取的服务费要如数上缴政府财政部门，不得私自截留。“收支两条线”是对行政事业费的管理措施，对企业则无法执行，这也从另一个侧面说明了企业是不能管理流动人员人事档案的,因为那样一来，实际就把这项公共服务变成了企业行为。
总之，只有以“以人为本”和“以民为本”来进行人事档案管理制度的合理改革，才能使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台，才能充分保障人事档案当事人的合法权利得到保障，才能解除就业者的后顾之忧，让人们安居乐业，使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢，促进社会主义和谐社会建设。
参考文献
[1]胡伟.浅谈人事档案的特点和作用[J].科技，2004,(10).
[2]孙鹏.人事档案如何更好地发挥作用[J].中国科技信息，2005,(06).
论文摘要：我国人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理政出多门、档案利用范围狭窄等一系列问题，笔者以为要从根本上解决我国目前的人事档案管理问题就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人与管档相分离的人事档案管理体制等措施。
一、我国人事档案管理中存在的主要问题
（一）人事档案内容失真真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。
（二）人事档案材料不全一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。
（三）人事档案管理政出多门现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。
（四）人事档案利用范围狭窄人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我国人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，人事档案的利用范围小，利用频率低。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，而与此同时，随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生要面向市场自主择业，这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等，而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。
二、改革我国人事档案管理的几点建议
（一）提高档案管理人员素质人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。
（二）完善人事档案管理制度人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。
（三）采用信息化管理手段信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。
（四）建立用人与管档相分离的人事档案管理体制要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新上收归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。
参考文献：
[1]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障，2006（2）.
[2]吕春影.人档案管理中存在的问题及完善措施[J].蹼阳职业技学学报，2004（11）.
传统模式的纸质人事档案资料管理，已经与现如今的现代化科技社会完全脱节。大量的人员变动致使传统的档案录入工作变得更加繁琐，此外，由于纸张的特性，人事档案在时间流逝中也变得容易磨损变质，不易于保存使得数据丢失，而计算机技术的出现使得人事档案管理工作发生了翻天覆地的变化，系统化、全面化、信息化的档案建设全面普及到企业的日常工作中。
1.应用信息技术大大减少管理人事档案工作人员的工作
中国石油在逐步实现企业现代化运营的过程中，研究出一套有关人事管理的ERP系统，并且广泛推广。近年来，随着ERP的逐渐完善和改进，计算机技术完成了人事档案工作从信息的收集、确定、生成、保存、整理及应用这一系列的过程，计算机技术实现了信息化、系统化、效率化的变革，提高了企业的整体效率。由此可见，将现代化的信息技术应用于人事档案管理工作，是实现档案管理系统化、技术化、现代化的重要转变。
2.计算机技术简便了信息搜索
在中国，管理人事信息档案的工作长期处于封闭中，传统方式中繁琐的程序、复杂的操作以及纸张的特性经常使真正人才被埋没。作为计算机基础功能的消息检索，只需要几个关键词，无论是名字、时间、档案编号都可以将所选拔人才的全方面信息迅速调出。如此简便的操作极大的节约了时间成本，同时也更利于人才的发掘，为日后的人才举荐提供重要根据。
3.应用计算机技术大大提高了人事档案管理水准
每一种工作都有不同程度的人事变动，所以及时更新人事信息、填充档案、完善数据库等工作为人资管理部门构建了更高的工作标准。而计算机技术在此项工作的日常应用中使得档案整理人员的工作变得简便，为相关的管理人员提供了充足的信息搜集时间。除此之外，简捷易懂的操作使得人员信息录入的效率大大的提高。
二、管理人事档案工作中的不足之处
1.专业人资管理人才短缺
因为新老职员的交替以及单位结构重建等众多原因造成的不可避免的人事档案管理人员的职位变动，继任的档案管理人员几乎没有经过系统专业的相关工作培训使得他们不具备全面的专业技能，对于装订、整理、归档业务的不熟练严重影响了人事档案管理的水平。由于信息化技术的应用，工作人员掌握相关知识和基本的操作技能才能成为合格的档案管理者并有序的进行现代化的管理工作。
2.不完善的人事档案管理工作制度
根据现今实际情况来看，大多数企业没有自己专门档案管理方面的工作小组。因为管理制度的缺失，相关工作的采集梳理、识别归档、更新修改等方面得不到细致的规定，造成了不执行和不遵守的工作现象，而这种现象导致档案缺失混乱，不完全不详细，无法真实有效的体现职工的信息和能力。
3.信息化人事档案管理缺失保密意识
因为现如今高速发展的科技，关于档案管理所设计的相关程序软件也更加全面化，这种改变使得部分管理档案的人员产生了一定的依赖性，从而忽视了传统档案的重要性。值得注意的是，高度机密以及极重要的档案信息，企业还是选择传统的纸质档案管理方式进行保存备案。所以，正因为电子信息技术的高速发展，管理档案的工作人员应该更加谨慎，增强自己的防范意识，以防机密档案被不法之徒从其他途径盗取。
三、未来人事档案管理工作展望
一、汤国基档案事件
汤国基，知名青年作家，在海内外发表作品三百多万字，1983年毕业于湖南益阳师范专科学校。在那个急需人才的年代，汤国基并没有顺利地找到工作，而是多次被拒绝。20多年来，汤国基一直以自由撰稿为生，没有正式的工作单位。2002年12月3日下午，汤国基突然接到了由宁乡县教育局安排挂靠的单位——东湖塘初级中学的电话，要他“赶快回宁乡办理精神残疾手续，以应付再就业政策的检查”。这是他第一次听到有人以组织的名义认定他是“一个精神病人”。2003年6月，一位正直人士向他住所的信箱里投进了三份复印件：处分决定、毕业鉴定和精神病司法医学鉴定书。
此时，汤国基才最终明白自己20多年来找不到工作、谈不到对象、处处碰壁的原因。那就是他曾经得罪过的班主任，在他的档案里明明白白地写到：“该生平时很少参加政治活动，经常不请假旷课，胸襟狭窄，多疑善嫉，经常扬言报复杀人——有时精神有反常现象。有严重的神经官能症，不宜担任教学工作”等评语。而此前，汤国基对此却一无所知。
汤国基档案事件揭示了传统人事档案制度真实记录功能的部分丧失，表明了现行人事档案制度存在着严重的信息不对称问题。这种制度剥夺了公民对人事档案的知情权，违背了现代管理“以人为本”的原则，造成了现有人事档案制度社会公信力的不足。因此，我国人事档案制度应该进行合理地改革，人事档案信息应该适当地公开，从而使人事档案能够更好地为现代社会服务。
二、人事档案信息公开的依据
1、理论依据
知情权是指公民、法人及其他组织，知悉、获取官方或非官方信息的自由和权利。这一概念是由美国新闻编辑肯特?库柏在1945年首次提出的。二战后，美国联邦最高法院通过判例确认了此项权利。在许多国际法中，知情权都是公民的一项基本人权，是基于人的自然本性和社会本性的需要而产生的社会权利，是先于法定权利而存在的社会道德与习惯权利。《世界人权宣言》就曾确认：人人有权享有通过任何媒体寻求、接受、传递消息和思想的自由。随着社会的进步、经济的发展，现代社会民主法治不断完善，公民民利意识不断增强，知情权作为一项独立权利也在不断地发展演变，其外延在不断扩大，“知情权既有公法权利的属性，也有民事权利的属性，特别是对个人信息的知情权，是公民作为民事主体所必须享有的人格权的一部分。”
2、法律依据
我国宪法中虽然没有对公民知情权的明确规定，但不等于说我国公民就没有知情权。我国宪法第二条第一款规定：“国家的一切权利属于人民”，这条规定确立了人民的原则，肯定了人民是国家权力的所有者。通过“权利推定”可以肯定，我国公民享有知情权。所以说，知情权在我国宪法中不是没有规定，而是被作为一种隐含权利体现在宪法中。因此我国公民对自己的档案信息享有一定的知情权，可以将人事档案信息向本人有条件地开放。
3、国际经验
在美国，所有任职或离职的雇员都可以在正常工作日。出于合理的要求，申请查阅本人的人事档案(鉴定、考核、录用等材料除外)，档案保管部门必须为查阅者提供免费的影印件。如果档案保管部门拒绝雇员查阅档案的合理要求，雇员可以向法庭或者有关部门申请法律援助。如果雇员对人事档案的部分内容产生质疑，可以向主管部门提出，如判定确实有错误，可将其剔除或由本人提交一份澄清事实的备忘录，放人人事档案中。非本单位的其他利用者，在证实确实需要查阅雇员档案时，也可向法院申请，经审核批准后以被授权人的身份查阅人事档案。
4、现实需求
随着改革开放的深入与市场经济的发展、公共领域的扩大与市民社会的成形，原有人事档案制度已无法适应时代转型的要求，成为阻碍人才合理流动的壁垒。2005年7月，陈潭博士主持的人事档案制度研究课题组的抽样调查显示，只有19％的受访者看到过自己的档案，而有83％的受访者认为自己应该有看到自己档案的权利。有45％的受访者认为现行的人事档案制度亟需改革，而有84％的受访者认为我国现行的人事档案制度作用不大，可有可无。公民的呼吁和无视应该引起档案界的高度重视。
此外，“汤国基档案事件”只是被媒体报道出来的一个事件，而在现实生活中也许还有许许多多与他有着相似遭遇的人们。正如汤国基在其申诉书中写的：“我希望我20多年的遭遇，也能促使党和政府痛下决心，果断地废除人事档案的填写由一两个人暗箱操作，自己的档案自己不能看的罪恶制度，建立起公正，公开，便于监督，可以申诉的新的档案制度，以保障每一个公民对于自己的档案的知情权，从而杜绝重演一句错误的评定毁掉一个人的一生的悲剧。”
三、人事档案信息公开的对策
人事档案信息公开是一项全新的工作，也是一项长期、复杂的系统性工程，它涉及组织部门、人事部门、档案部门等多个部门，需要全社会的共同努力才能完成。
1、树立“以人为本”的理念
人事档案工作人员应该与时俱进、解放思想，树立“以人为本”的理念，在人事档案管理过程中，始终把尊重人、关心人、爱护人、开发人作为工作的出发点；要具备对国家和人民高度负责的事业心和责任感，熟练掌握人事档案管理知识，采取多种方式，积极开展人事档案信息公开咨询服务，回答人们提出的相关问题，通过信息公开咨询服务，接受人民的监督。
组织、人事、劳动、档案等部门应全力营造公民对自己人事档案知情权的舆论氛围，对群众进行积极的宣传教育，提高他们的档案意识和民主法制意识，提升他们参与管理以及维护自身合法权益的能力，激发他们利用档案的热情；应打破公民对人事档案的神秘感和陌生感，使公民认识到只要履行一定的手续就可以了解本人人事档案的内容，并利用人事档案来解决一些实际问题。
2、完善相关的法律法规
我国现行的人事档案法律法规中，关于档案公开利用的条款大多是在上个世纪制定实施的。限于当时的政治、经济体制和人们的档案意识，这些条款在保障公民的知情权等方面考虑不多。例如1991年中组部的《干部档案工作条例》第三十一条就明确规定：“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。这一规定与我国市场经济体制发展的需要和现代社会的发展趋势是相悖的。
所以，有关部门应该修改和完善现有的档案法律法规，明确规定公民对自己的人事档案享有知情权，可以合法地查阅自己的人事档案，同时保护好个人隐私权；应该根据新形势下人才频繁流动的现实，重新制订收集范围、保密期限、秘密等级等方面的规范；应该建立违法责任追究制，对应当公开而不予公开、应当保密却公开的有关责任人，追究其相应的法律责任；通过设立举报箱、向社会公布监督电话、成立监督检查小组等方式保护公民的知情权，实现对人事档案信息公开的监督。
3、转变人事档案管理模式
在社会主义市场经济条件下，我国应该改革旧的人事档案管理模式，建立新的人事档案管理模式。应该对人事档案进行社会化管理，将人事档案的收集、整理、保管、提供利用等工作交给拟建或已有的社会中介机构——人事事务所、人才交流中心、公民文件中心等等，让公共权力机构、公共事业单位与公共雇员“袖手旁观”，从而实现社会的“人事”和公共管理功能。
随着事业单位管理体制改革的不断推进和完善，以及医院的不断发展，人事档案的服务范围扩大，服务职能增加，除了为党政机关、组织人事部门和各级领导提供政治审查、鉴定材料，还为医院干部职工提供学历证明、身份证明、办理公证的相关证明等。部分医院人事档案管理部门没有实施无纸化、信息化阅档，尚采用手工编辑和检索，致使人事档案在使用中不能简捷迅速查找相关人的资料。单纯靠查阅纸质档案，费时又费力，且不利于人事档案的长久性保存。
2加强医院人事档案管理的对策和建议
医院的竞争就是人才的竞争。人事档案是人才的重要信息来源，对医院优化卫生人力资源、全面了解掌握人才情况起着重要作用［2］。因此，加强人事档案管理工作有利于进一步促进医院的发展和建设。
2.1加强对档案管理工作的领导和支持，推动档案工作的开展
医院领导要重视人事档案管理工作，把此项工作列入重要的议事日程，并当作医院发展的大事来抓，实行主要领导重点抓，分管领导具体抓，选配热爱档案管理工作、各方面素质都过硬的专职人员从事此项工作。重视档案管理人员的业务培训，定期进行岗位培训，使档案管理人员熟练掌握档案管理专业理念和操作技能，提高档案管理人员的素质，进一步增强责任感、使命感，努力开创档案管理工作的新局面。
2.2提高自身素质，健全各项规章制度是做好档案管理工作的关键
在信息化时代，能否做好医院人事档案管理工作关键在于两点：一是档案管理人员是不是有过硬的业务基础，敢于奉献档案事业的敬业精神。二是管理制度是否健全与得到落实。档案管理人员应树立档案意识、人才意识、服务意识、现代意识、信息意识、法制意识、管理意识、保密意识，扎实工作，努力学习业务知识，全面提高自己的政策水平、管理水平和操作技能。建立完善的规章制度是顺利开展人事档案管理工作，衡量医院人事档案管理工作水平的重要标志。因此，完善有效的竞争激励机制和监督机制，建立健全各项档案管理制度，包括归档制度、借阅制度、收集制度、工作职责等，使档案管理人员才有章可循，有法可依，依法治档［3］。
2.3配备先进的设施，切实做好档案管理的基础工作
档案库房和硬件设施合理配套与否直接影响整个档案管理工作。为了做好档案管理工作，要保证档案用房，舍得在档案管理建设上加大投入，配备先进的现代化设施，充分利用计算机管理，使档案管理工作现代化、规范化［4］。日常工作中要狠抓档案管理的基础性工作，在材料的鉴别上要坚持准确，在技术加工处理上注意细致，确保每份档案材料整齐划一、完好无损。运用先进的档案管理软件，做到信息查询快捷方便，统计分析科学准确，保证人事决策的科学性和准确性，增加信息的严肃性［5］。
2.4抓好优质服务，充分发挥档案的利用价值
1.运用信息化手段为领导决策提供数据支撑
目前，江苏各高校人事档案基本上都已经实现了纸质档案的实体管理和信息化管理并重的管理模式。随着计算机科学技术的发展和人事档案信息化建设的推进，人事档案信息化程度越来越高，档案管理系统的功能日臻完善，以江苏经贸职业技术学院为例，我校2000年开始使用江苏省委组织部研发的干部人事档案管理系统软件，2008年11月开始使用省委组织部与益康信达软件技术有限公司联合研发的新版系统组织（人事）管理信息系统（高校网络版），该系统由四套组件构成，即干部信息系统、档案管理系统、干部档案原件管理系统，领导查询系统，并根据需要不断升级和完善。在组织人事部门内部通过局域网连接，可以多个用户在多台电脑上同时操作，数据实时共享。人事档案管理已由从前的以手工管理为主转化为以计算机管理为主，实现了干部档案日常工作计算机管理，可方便地完成档案基本信息录入、查询；档案的转进转出；档案目录的录入、打印及零散材料管理；档案“四统一”管理；各种规范登记簿生成及人员基本信息分项统计等相关工作。及时更新和维护，保证人事档案信息实时动态更新。统计信息实现与人员数据库及时联动，可以方便快捷地提供各种最新数据需求，可按性别构成、年龄结构、学历结构、职称结构等多角度进行统计分析；根据不同需求输出圆饼图、柱形图、折线图等多种格式统计图和二维统计表，一目了然，为领导决策提供翔实可靠的信息数据支撑。相关领导还可以通过领导查询系统全面了解全校所有机构和人员的详细情况，动态掌握各种综合统计信息。进而总结学校已有的人力资源整体状况，合理进行人才配置，凭借动态的人事档案信息数据资源结合人才流动的信息，预测人力资源的需求状况，从而制定出科学、合理、有效的人力资源发展规划，促进高职院校的繁荣和发展。
2.开发人事档案信息资源为师资队伍建设服务
我国职业教育的大发展即将到来。师资队伍是教育发展的基础条件，只有尽快培养一支业务熟练、技能精良的师资队伍，职业教育的跨越式发展才有可能实现。然而，与快速扩张的职业教育规模相比，师资力量不足问题日益突出。在学生数量迅速增长的同时，师资队伍却相对发展缓慢。数据显示，目前我国高职学校的生师比远未达到教育部规定的18∶1至15∶1的标准，而且还存在结构不合理、知识技能要求不达标等问题。按照职业教育发展规律，职业院校需要的主要是“双师型”教师。这是指既有良好的职业道德、较强的教育教学能力，又有丰富的实践经验、较强的专业示范技能和较强科研能力的教师。由此可见，如何培养出高水平和高技能、能适应高职教育的师资队伍，是高职院校人力资源管理需要重点思考的新战略。解决高职院校师资人才短缺、结构不合理问题的有效途径是培养与引进相结合。因此，要充分挖掘人事档案信息资源，应用人事档案信息系统的统计数据，分析各专业现有教师的类型结构、学历层次、职称级别、年龄结构等，制订出切实可行的人力资源培养计划，鼓励教师提升学历学位，有计划地轮流选派教师参加非学历学位进修培训，安排教师到企业挂职锻炼，做访问工程师等，促使教师尽快具备双师素质。另外，再引进一批急需的高层次人才，以优化师资队伍结构加快人才队伍建设，实施“人才强校”战略。还可以利用人档案信息资源了解教职工相关信息，根据不同人才的能力和特点的不同，因事择人，用人以治事，促进人才在各部门之间合理有序地流动，做到人尽其才，才尽其用。
3.创新人事档案管理理念，保障人事档案知情权
人事档案作为人才信息资源的载体，人事档案信息也归属于公共信息资源，属于信息公开的范畴，应取之于民，用之于民。但由于人事档案具有机密性这一特点，为了确保人事档案的保密和安全，现行的人事档案管理制度明确规定“，任何个人不得查阅和借阅本人及其直系亲属的档案”，人事档案的管理过程一直是完全保密的，人事档案对个人一直蒙着一层神秘的面纱。其实人事档案的很多材料都是由每个人自己填写和签字完成的，可以说每个人都是自己人事档案建立的参与者，可他们却对自己的档案知之甚少。现今人们对人事档案信息的需求不断增加，对人事档案知情权的诉求欲加强烈。作为人事档案的管理者要站在科学发展的高度，解放思想，更新观念，勇于创新，树立“以人为本，立档为民”的服务意识。在开发档案信息资源的同时，适度公开人事档案信息，允许本人及其他需要者通过一定的程序利用人事档案，让档案信息流动起来，变死档案为活信息，提高档案利用效率，保障人事档案知情权的实现。如何在保证人事档案机密性和安全性的前提下，向教职工本人和有关部门合理适度公开人事档案信息，这是每一个档案工作者面临的一道难题。难就难在“合理”二字，哪些内容可以开放，把握好这个度是关键。既要维护人事档案的完整与安全，保护国家组织机密和个人的隐私权，又要尽量满足个人和相关部门的知情权,保持知情权和隐私权的统一。“三龄二历”（年龄、工龄、党龄、学历、简历）是人事档案的核心内容，也是利用最多、最频繁的。每卷人事档案都要进行“三龄二历”的审核，并打印出基本信息审核表，本人签字确认，组织盖章。笔者认为这些基本信息对本人无密可保，可以向本人和有关部门适度公开，但是关于个人考察评价、处分及有关身心健康等隐私材料是要绝对保密和限制利用的，既要保障人事档案知情权，又要保护个人的隐私权，维护当事人的合法权益。
4.创新服务方式，构建利用平台，实现资源共享
虽然江苏各高校都使用了组织人事信息管理系统，人事档案实现了信息化管理，但由于人事档案信息管理系统是不允许接入公共网络的，只是在组织人事部门内部进行数据共享，其他人员和部门是无法登录也不允许访问的。人事档案信息管理系统没有和学校其他职能部门的相关系统进行对接，使人事档案信息管理系统成为信息“孤岛”，提供人事档案信息利用的方式基本上还是“你查我找，你需要我提供”单一的服务方式。为推进人事档案工作向资源建设型、服务网络型、开发利用型转变，必须加快人事档案信息网络化步伐，以实现网络化为切入点，创新服务方式，彻底改变人事档案利用现状，利用网络平台使利用者能够足不出户方便快捷地查找到所需要的人事档案信息，实现人事档案信息资源有效共享，为人力资源管理提供真正所需的全面的服务。我校于2013年构建了人力资源管理系统与培养平台（以下简称平台），平台的基础是数据库，没有数据，平台便成为无米之炊。在平台的构建过程中，工作量最大、最难的是信息数据的采集和录入，信息的数量和质量对系统功能的发挥具有直接影响。为快速准确地获取信息，首先，我们把人事信息管理系统中的相关数据导出，再导入到平台中加以锁定，这样既节省了大量的人力物力和时间，又保证人员基本信息的真实、准确。二是让教职工用自己的工号登录平台系统，完成已有信息的核对，对其他信息如本人的教学、科研、家庭成员变化等情况进行补充录入，并用扫描仪或高拍仪等上传相应支撑材料原件。对学历学位、职称等信息的历次变化情况进行逐条添加并上传相应的证书原件，所有信息录入完毕便可提交。对原有信息有异议的可以提出申请，由人事档案部门进行核查，确实有误的予以更正。无误的告知当事人并解释清楚。平台设置为二级管理模式，先由各部门（院系）的人事秘书审核本部门（院系）人员提交的信息和支撑材料。再由人事部门汇同组织部、教务处、科技处等相关部门，按照业务权限的分配分解任务，审核教职工提交的相关信息，保证信息全面、真实、准确，实时动态更新，实现人事信息数据和平台有效对接。全校教职工和相关部门等授权用户可通过该平台方便快捷地查询到所需要的人事档案信息，提高了人事档案利用服务效率，实现了人事档案信息资源的有效共享，为人力资源管理提供便捷高效的服务。
作者：李淑艳单位：江苏经贸职业技术学院人事处
1.1对人事档案工作的重视不够一直以来，由于人事档案管理工作是内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目、默默无闻的工作，因此，有些单位领导对人事档案的重要作用缺乏足够的重视，认为抓事业发展是硬指标，抓档案管理是软任务，存在着一些认识误区，一是认为选人用人重在现实表现，档案没有多大的作用；二是认为人事档案工作就是简单的收存材料，只要“守好摊”，确保档案不丢失，能应付外调、查档就行了。没有把人事档案管理作为人才资源开发的重要内容来抓。同时，随着人事制度改革的进一步深化，人才流动日趋活跃，但在人才流动的过程中，相当一部分人对个人档案的作用认识不足，认为选用、用人重在笔试、面试环节，人事档案不外乎是个人简历而已，没有多大的作用。在这种思想下，就出现了有些单位只用人、而无档案，新招聘人员的人事档案还长期滞留在原单位或人才交流中心的现象，未能实行“档随人走”，而是“人档分离”“、有人无档”。
1.2档案管理不规范人事档案的收集工作一直是档案工作中的重点和难点，由于需要入档的材料太多，加之有些单位、部门及干部、职工个人对其重视不够，因此不能及时将一些学籍档案、培训、考核、奖励等材料送交档案管理部门分类明细整理并归档，导致部分档案材料内容不完整，不能跟上个人经历的变化。另外，现在存档材料的纸张大小不一，以致原规格的档案盒存放不下。有的人的档案里出生年月、工作时间填写的不准确，档案中有多个年龄、工作时间前后不一致，有些人的档案中个人履历表填写不完整，有许多必填栏目空白，难以反映个人真实情况，有些人的档案材料填写时字迹潦草，难以辨认，有的还用复印件代替原件或用原珠笔填写等，这都严重影响了档案质量，给人事管理工作造成了很多困难。
1.3硬件设施不到位有的单位受办公条件的限制，没有专用的档案库房，档案室与办公室为一体，保管条件相对较差，既影响正常办公，又影响档案管理。有的单位档案室建设不标准、不规范，基础设施差，防火、防水、防虫、防霉等设备不配套，防盗设施也不具备，安全措施落实不到位，这些情况对于档案的长期安全保管也造成了隐患。
1.4人事档案的现代化管理明显滞后如今的社会已进入信息化时期，一些发达国家和地区，早已用电子档案取代了纸质档案，并通过网络，实现人事档案资源社会共享。同发达国家、先进地区的信息化档案管理相比，我们的档案管理手段和方法还是显得陈旧、落后。目前，大多数人事档案的管理基本上还是采取手工操作的传统管理模式，没有把一些先进的现代化管理技术应用到人事档案工作中，使档案工作者忙于日常繁杂、冗长的折、装、查、找的具体工作中，既费时、费力、效率低下，也不利于检索利用，阻碍了档案工作的科学化、标准化管理。
2做好人事档案管理的对策和思考
2.1加强队伍建设，提高人事档案工作者的素质要提高人事档案的管理水平，一是应依照《人事档案工作条例》的规定，按规定配备政治可靠、作风正派、责任心强的干部从事档案工作，保证档案员的素质。二是严把队伍的进口关，实行执业资格证书制度，凡从事人事档案工作的人必须经过考核，合格的发给档案执业资格证书，“准入”上岗；三是加强培训。从政治思想、业务能力等方面对档案人员进行综合培训，同时鼓励档案人员学习计算机、网络应用、信息管理等现代化管理知识，使之能够适应人事档案工作的素质要求。四是增强档案工作者的事业心、责任感。人事档案管理工作是一项繁杂、单调、艰苦细致的服务性工作，档案工作者要充分认识到档案工作在组织人事部门的作用，在工作岗位上努力学习，刻苦钻研，做到“眼勤”“、手勤”、“腿勤”，立足岗位创业绩，实现自己的职业价值。
2.2加强信息化建设，提高人事档案的现代化管理水平档案信息化建设是提高档案管理水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。随着我国科学技术水平的不断发展，为提高档案现代化管理提供了有力的技术支持。因此，在人事档案管理中，应建立人事档案信息数据库系统，实施人事档案的动态化管理。可以利用计算机、扫描仪、数据库管理软件等现代化设备和技术，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，比如把个人照片、基本信息、岗位变动、职务职称晋升、工资、奖惩、教育培训等动态信息转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容，同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，在档案的查阅、借阅、归档、检索等日常工作方面实行计算机操作，为人力资源管理提供准确的人事信息和数据。
2.3推行人事档案科学化管理人事档案的科学化管理，就是把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。推行科学化管理，是人事档案服务于人事制度改革和发展的需要，是推动人事档案管理科学化、规范化、现代化的必由之路。因此，可以从以下几个方面来着手考虑如何推行人事档案的科学化管理：首先，档案管理人员应全面熟悉和了解《档案法》、《人事档案管理条例》、《档案整理工作细则》等有关法规条例，提高业务水平和规范管理能力；其次，要强化规范管理意识，加强各项制度建设，严格工作程序，做到人事档案管理流程规范、档案内容规范、科学分类规范。其次，要严格执行档案管理规章制度，即：查、借阅档案制度、收集归档制度、保管保密制度等，使档案管理工作有章可循、有法可依。第三，建立收集归档联系制度，及时全面地收集新的人事管理数据，不断充实档案材料内容。在日常工作中，应随时了解掌握和收集员工在各项工作中的奖惩情况、教育培训情况等，一旦发生变化，及时的补充到档案和信息数据库中，为信息利用增添新鲜内容，这是住处化管理的基础工作。
2.4提高的人事档案管理工作的重视，拓展其价值的开发人事档案管理工作的顺利进行，离不开领导层面的重视，在新时期，要充分开发人事档案管理工作的价值，通过分析人事档案的信息，对人才进行科学合理的归类、组合，并根据员工的日常工作表现，建立相应的培训督导机制，深度挖掘档案信息的利用价值。通过比较员工的纵向档案信息的变化，梳理出员工的个人工作变化轨迹，在此基础上落实员工的管理考核政策，实现档案管理价值的最大化。与此同时，还要学习优秀公司的先进人事档案管理策略，深化档案管理工作的内涵，把人事管理同档案管理相互有机结合，促进内部员工组织关系的和谐顺畅发展。
3结束语
当前许多单位的人事档案都挂靠在人事部门或者劳动部门上，没有专门的部门和人员对人事档案进行统一的保管和整理，更不对人事档案进行定期更新，而且用人单位对员工的人事档案也没有做严格的鉴定和检查，导致人事档案内容虚假，档案丢失、内容混乱的情况屡见不鲜。
二、人事档案管理问题出现的原因
1.当前人们对人事档案管理工作缺乏正确的认识
有些人认为人事档案的存在是“组织上”任用人才或者是政治运动整人的依据，认为人事档案的重要性只存在于政治运动中，而在市场经济之中没有用处。在这种观念的指导下，对人事档案资料的整理只注重人员的政治状况、家庭背景，忽视对个人能力素质、品质道德的归档，导致内容的不全面；有些人为了给自己的档案“更好看”而伪造材料，没有按照规定严格记录个人情况，导致人事档案内容的不真实。而且人们不重视人事档案在市场经济之中的地位，也就导致对其处理非常随便，为某些人弄虚作假提供契机，而这些弄虚作假的行为又加剧人事档案管理工作的混乱。
2.人事档案管理人员素质参差不齐
有些人事档案管理的工作人员没有接受足够的培训，对相关政策规定了解也不清楚，使之没有能力做好人事档案的管理工作。还有就是对管理工作的相关规定不到位，导致人事档案管理无章可循，无法可依。企业单位都不设置专门的部门和人员去整理、保存人事档案，当人员流动时人事档案也无法及时调整，使得人事档案成为人员流动的绊脚石。
三、人事档案管理问题的解决方法
1.建立系统的人事档案管理体制
政府要根据《中华人民共和国档案法》对所有的机关单位、社会团体、企事业单位进行统一的档案管理，要在省市县等不同层级设立专门的人事档案管理机构，管理所辖区域内的人事档案整理、保管、更新和流动工作，国家要建设统一的人事档案信息网络，对所有的人事档案进行统一归档。系统的人事档案管理部门和统一的人事档案信息网络将为人事档案管理工作提供保障。
2.创新人事档案内容
我们要根据社会的发展不断充实人事档案的内容。计划经济时代人事档案更重视一个人的政治性档案，在当前市场经济体制下人事档案要更多地注重一个人的能力素质、品质道德资料的收集和整理。要根据市场需求和当地社会实际重新对人事档案的收集范围和收集标准进行评定，要由专门的部门对人事档案的准确性进行核对校准，尤其是对个人的诚信进行详细记录。
3.提高人事档案管理人员的素质
