时间：2023-05-29 17:41:30
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理流程，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】苏州 检验 检疫业务 管理流程
但是，在具体的管理过程中，主要出现了两方面的问题。一是立卷标准模糊混乱，从而导致业务证单档案在归档伊始即出现概念混淆、分类不明等问题，直接影响了后期业务证单档案的查阅与利用，究其原因，主要是由于作为业务证单档案重要立卷标准的HS编码界定难度较大。许多单位为了便于自身业务证单档案的管理，建立一套新的档号编写方法，简单的以证单形式加以区分，但在利用时相对较慢，特别是针对同类问题开展调查研究及取证时，往往会出现大海捞针的情况。二是网络环境下档案馆业务流程的变化也带来了业务流程重组的必要性。网络环境下，现代信息技术，主要是计算机技术和网络技术在档案管理中的广泛应用，使原有的管理模式发生了变化，由原来的手工作业的工作方式转为以自动化集成管理系统为主的工作方式。其业务工作的变化主要体现在以下三个方面：档案信息收集、管理方式。档案信息组织检索与提供利用方式的变革。档案编研工作的新特点。对此，我们对苏州检验检疫业务档案管理流程进行了再造与优化，并取得了初步成效。
一、建立跟随业务证单档案终生的档号，统一立卷标准
（1）专章归类法。凡是涉及检验检疫商品的首先使用HS编码，在业务档案中的项目代码不代表业务分工范围，仅在某类商品业务档案档号中起识别作用。在档案全宗中应确保某商品/业务档案档号的唯一性。
（2）借用编码法。对于同属于一章的货物，如“62”章的羽绒服装，考虑到国家质检总局将羽绒服装、羽绒制品和羽毛作为一大类商品归口管理，因此，可在羽绒制品的编码中借用羽毛HS编码使用“940000”，代表羽毛及其制品和羽绒服装，从而避免了羽绒服装与梭织服装的交叉。前两位无法确定的，再依次考虑第4位、第6位。
（3）合并与加注法。针对有的部门，如办事处、出口加工区等，检验检疫业务门类全、品种多（几乎涉及全局的所有商品类别）、批量少、无对企业监督管理等特点，本着务实的原则，结合其业务分工、岗位设置和方便档案管理与维护等实际，在确定项目代码/名称时，对其业务进行了科学、合理的合并。
（4）实际业务确定法。为尽量避免出现归档资料缺少大类、归档资料数量多少严重失衡以及资料的重复归档，即使相同的检验检疫业务也不必确定完全相同的项目代码/名称类别。
二、重新构造业务证单档案的“运行模式”，改进工作流程
（1）原有的业务证单处理模式。原有的业务证单处理模式十分线性、平面化，工作不细分，业务证单往往在最后办理完结后，一起交到归档部门，给归档部门带来极大的工作量，也极易在归档部门的归档过程中，造成资源的重复浪费或者遗漏损失。
（2）引入“分级管理”理念。结合电子监管工作，对信誉好，进出口量较大且质量稳定的企业进行分类后实行简便建档管理。
同时，也可根据出入境货物保健类别、货物的不同特性、不同风险对不同货物进行分类建档。
关键词：电子文件；医院档案管理；应用
在档案管理工作中应用现代信息技术，是新时期对档案工作的基本要求，也是档案事业发展的必然趋势。随着医疗改革地日益深化，也对医疗单位档案管理工作提出新的要求，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。
办公环境数字化的普及，使档案信息资源成为其必须依托的载体，对档案信息资源进行数字化管理和利用，是档案管理模式的转变。为了更好地服务于医疗工作，将档案信息资源数字化成为医疗事业的管理和发展的重要手段。
一、归档电子文件的收集积累
面对多种多样的各类电子文件，首先进行科学地分类划分。电子文件可实时收集，其归档范围应当参照纸质文件的归档范围，包括文书和医疗业务工作的电子文件，同时注意将电子文件存贮的载体及电子文件产生的外部环境和元数据保存起来，形成有机的结合体，保证电子文件不遗漏、不散失。
二、归档电子文件的初步鉴定
对平时收集的电子文件归档前，必须认真鉴定其真实性、完整性、有效性，确保归档电子文件符合要求。
第一，真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础。真实性是对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定，确认其与形成时原始状况的一致。电子文件的真实性不易判断和确认，传统纸质档案可通过内容、载体、形式表现出来，人们可根据字体、印迹甚至字迹、纸张对其原始性加以分析，而电子文件的生产由实态变为虚态，已没有了这种原始状态。电子文件是高科技的产物，我们可通过技术措施，如加密技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火墙及防写措施等，来有效地提高可靠性。也可建立健全管理制度，加强对电子文件制作和管理人员的管理，提高人员职业道德和素质，建立管理记录系统等举措，确保真实性。
第二，完整性是电子文件价值的重要保障。完整性是要求相关文件数量齐全；每一份电子文件的内容、结构和背景信息和元数据没有缺损，电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损，建立收集积累制度；设立一个电子文件暂存空间，及时把没有归档的文件集中保存起来，以备鉴定归档；在处理过程中对必要的背景信息项目作出规范化的要求，随时登记；制定电子文件元数据管理规范，在电子文件归档和移交时，及时按要求对元数据进行登陆和说明，来更好地维护电子文件的完整性。
第三，有效性是其存在和保存价值的基础。有效性是电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。如果文件不能顺利读出，再有价值的东西也失去了存在的意义。我们平时应对产生这些文件的计算机系统的相关资料和软件编码进行收集，并采取措施妥善保管；及时迁移另存数据，防止存储介质的过时。
三、文本型电子文件的归档
文书档案是卫生系统各单位档案工作的重要内容之一。计算机的应用使文书档案产生初期，即文件的产生便来自于电子文件计算机，文书档案多数以文本文件的形式存在，用文字处理软件（如WPS、Word等）生成，由字、词、数字或符号表达的文件，因此，文书档案就成为电子文件归档的重头戏。
首先对电子文件进行逻辑归档。在电脑硬盘中选择一个非操作系统所在分区（如D区等），建立一个总文件夹，可将其命名为“××医院归档电子文件”。在这个总文件夹下建立若干个子文件夹，分别用于存放不同年度的归档电子文件。分别将文件夹改名为“××医院××年度归档电子文件”。采用保管期限分类法，设立3个文件夹，分别将文件夹改名为“永久”、“长期”、“短期”。参见纸质档案的分类方法将其对应的文本型电子文件保存到相应的文件夹内。还需存放“说明文件”、“类目表文件”、“著录文件”信息。
同时生成的文本型电子文件归档文件目录注有文书登记号、文件标题、档号、类别代码等，是档案检索的重要工具，有利于迅速方便地检索电子档案具体内容。使查阅更加方便。
然后再进行物理归档。电子文件按规定的要求进行鉴定、分类、编号后，将已归档的电子文件集中、拷贝至耐久性好载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
四、声像等其他类型电子文件的归档
声像档案是以音响、图像等方式通过特殊载体记录各种信息的的电子档案。医疗单位在管理和业务活动中经常产生图文并貌的声像资料，它具有直观感、真实感，更具有说服力。将有保存价值的声像等其他类型的电子文件合理分类，按载体的不同种类进行分类组卷，再按保管期限的不同分开，同属一类的按归档时间顺序编号，并在卷内目录和文字说明中同时注明与纸质档案相对应的参见号。编制归档电子文件目录，建立登记入册手续。
五、电子文件的归档审核
各归档单位按照归档的项目对其进行相应的鉴定与检查，发现问题及时采取补救措施，全部鉴定合格后由分管归档管理工作的领导签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。
医院档案管理数字化的发展紧随时代信息化建设这一历史洪流，实现档案管理数字化可以解放和发展生产力，提高档案管理利用的工作效率，充分利用好档案信息资源的优势，对医疗事业的建设和发展起着至关重要的作用。
参考文献：
1、包文辉.卫生档案工作指南[M].中国文史出版社,2006.
2、张婧.档案工作指南[M].学苑出版社,2006.
一、煤炭档案管理的相关概念分析
档案是人们生活当中常见的名词，与人们生活有着密切的关系。在当前的研究当中，对档案的概念就有多种。一般研究认为档案是直接形成的历史纪录。这种记录即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。煤炭档案就是煤炭企业日常管理及其历史进行记录，形成完善的档案体系。煤炭档案管理通俗的说就是对煤炭企业档案进行科学有效的管理，通过文字、声音、视频等途径将煤炭企业的各种信息完善的保持。煤炭企业的档案有着自身特点，在日常的档案种类当中一般包括设计档案；支护档案；日常技术管理档案；部门技术创新管理档案；防治水档案；“一通三防”及防突管理档案；安全管理与生产组织档案；经济成本档案；劳动工资档案；机电设备管理档案；煤质管理档案等等。因此煤炭企业档案的管理是一项高强度、技术性强的工作，需要有一套完善的管理方法。
二、煤炭企业档案管理的现状
煤炭企业是劳动密集型产业，在企业发展中档案管理非常重要，它能充分反映企业发展现状，记录企业在人员、技术、材料等各方面的信息，为企业管理层进行决策提供依据。当前，在煤炭企业档案管理当中还存在不少问题，这主要表现在：首先是档案管理人员工作业务不熟练？。煤矿档案管理人员很多人都没有专业性的档案管理经验，在实际的工作当中都是按照自己的思路进行档管理，没有专业人员进行指导和考核这样导致档案管理缺乏系统系和专业性。档案人员培训力度不够。这主要表现在一方面企业内部对档案管理人员的培训重视程度不够，没有建立一套完善的培训体系，另一方面由于煤炭企业人员较多，技术性强，使煤炭企业档案管理人员工作量较大，档案人员进行培训的时间较少。最后档案管理的信息化程度不强，在当前很多煤矿企业档案管理当中很多企业都是沿用的是过去传统的手工管理模式，都是采用纸质记录档案信息。计算机技术运用较少，没有建立一套完善的内部档案信息化管理。
三、档案管理在煤炭企业中的发展趋势
从以上的分析可以看出，煤炭企业档案管理在实际的发展中还存在一系列的问题，这些问题从一个侧面反映了煤炭企业档案管理的发展方向。
（一）档案管理专业性加强。随着煤炭战略地位的凸显，煤炭企业在国民经济发展中占有重要地位。煤炭企业管理现代化管理趋势日益加强，因此专业管理是煤炭企业档案发展的必然要求。煤炭企业档案管理工作是一个细致和繁琐的工作，煤炭企业应配备专职档案管理人员，才能够更高效、更专业、更及时的对档案进行登记、收集和处理等工作。另外在档案管理上要有一套完善的内部管理体系，对不同的档案都有着明确的规定。如对于纸质档案进行管理需要对档案的种类、份数和编写具有明确的要求需要立卷的档案材料就要按照有关要求进分类，不需要立卷的材料则直接进行归档。在归档管理当中所以文件材料必须页码清晰、卷名简洁明快，经过专职的档案人员检查后方可归档。在声音和视频档案管理上也有明确的要求，声音和视频档案必须在有关技术处理之后，配备必要的文字，方可保管。另外在档案知识上注重业务知识培训，在日常的档案管理当中要建立一套完善的培训体系，对档案管理的各个流程进行详细的讲解，对容易出现的问题进行说明，保证档案知识的体系性。只有这样才能有效提高媒体企业档案管理人员的知识水平，保证档案管理的高效进行。
（二）档案管理趋于系统化。随着煤炭企业专业建设加强，企业内部逐步建立一套完善的管理流程，档案管理也不列外，未来档案管理趋于系统化，应围绕档案管理标准化、规范化，积极开展工作。如对重大建设项目档案有一套完善的管理流程。首先建设项目工程招投标及设备招投标开始，注意原始资料收集，保证档案的完整。其次工程建设过程当中，要高度重视档案管理工作，将档案管理列入工程日常管理和考核当中，与工程建设实行同步管理，对建设过程当中档案管理的质量、份数和保管期限有明确的规定，确保工程建设过程中档案的质量。最后在收集和保管档案的过程当中，档案人员要亲自参与档案的开箱和检查，在归档过程当中要定期的召开会议，对档案管理中存在的问题进行说明并整改，保证后期管理工作顺利进行。
（三）档案管理的外向合作性更加密切。由于煤炭企业档案管理工作量大且繁琐，所以档案管理工作需要其他部门的有效配合，建立一个系统化的管理流程。应根据各部门的专业性质、职责范围进行划分，保证档案管理的高效运行。如生产部门负责设计、支护、日常技术管理、防治水档案的建立工作。机电部门负责机电设备档案的建立工作。安监部门负责安全管理档案的建立工作。企管部门负责经营成本档案的建立工作。劳资部门负责劳动工资和工伤治疗费用档案的建立工作。根据分工情况，各部门建立相关档案，最后汇总到档案专职管理部门统一整理装订成册。在具体的操作当中也有明确的规定，生产部门及掘进队、开拓队的工作面都要建立专间进行档案管理。对施工的方法、施工过程进行记录，并同时建立档案。把工作当中的每一个操作流程详细记录，对遇到的问题要清楚的展现有关时间、地点和原因。对所有档案每月定期传递到企业档案管理部门，进行归纳和总结，完成档案的流程化建设。
一、新时期测绘人事档案管理存在的问题
（一）重视程度不够。目前，测绘单位普遍存在生产项目工期紧、任务重、人手少等问题，在日常工作中，人事档案管理经常被忽视，各单位的重视程度不够，直接导致在需要查找和利用人事档案资料的时候，出现人事档案资料查找不及时、更新速度慢等问题。（二）流程缺乏规范性。在当前对人事档案进行管理，有些单位认识到人事档案管理的重要性，但是人事档案的管理人员缺乏对规范性流程的认识，在进行管理的过程中往往随意性较大[2]。测绘人事档案存在部分档案没有进行分类管理、缺少档案清单、档案查阅记录不完整、归档目录没有专人管理等问题，使档案管理流程不够规范。（三）制度不够健全。相对于快速发展的测绘地理信息技术来说，测绘人事管理制度是相对滞后的，测绘人事档案管理制度存在漏洞，制度更新不够及时，现有的测绘人事档案管理制度不能满足新时期测绘人事档案管理的需求，人事档案制度的不健全阻碍了测绘事业的发展。（四）测绘人事档案资料的基础不完善。近年来，测绘人事档案资料的基础工作在逐年完善中，但仍未做到通过调阅档案各项工作可倒查可追溯，档案管理工作可无障碍交接，测绘人事档案资料的基础仍然处在较低水平，导致人事工作整体管理水平下降，无法更好地为新时期测绘工作的发展提供服务。（五）信息化水平落后。目前，测绘系统尚未建立测绘人事档案信息数据库，人事档案信息补充和更新速度慢，补充和更新工作花费大量的人力物力，费时费力。此外，测绘系统有大量的涉密人员，测绘人事档案信息保密工作做的不到位，人事档案管理存在安全隐患。
二、做好测绘人事档案管理的建议
（一）提高管理人员对测绘人事档案的认知。加大测绘单位管理层对人事档案管理的重视程度，组织人事档案管理人员参加国家、省、市档案局组织的培训课程，加大档案资料管理宣传力度，提高每一名人事档案工作人员对干部职工人事档案管理重要性的认识，保证每个人在工作过程中都“不乱为、不妄为”，全面提高新时期测绘人事档案管理人员对档案管理的认识水平。（二）规范测绘人事档案管理流程。在新时期，要不断提升测绘人事档案的精细化、精准化管理水平，规范测绘人事档案管理流程，为完善测绘人事档案管理打好坚实的基础。同时在进行人事档案资料收集、归档、检索、查阅的过程中也要制定配套制度，全面提高人事档案管理的科学性，同时要提高安全性，避免人事档案资料的泄露[3]。（三）完善测绘人事档案管理制度。在保证档案原始资料完整的同时，不断完善干部职工人事档案信息及管理制度，组织开展必要的测绘人事档案管理制度及办法的编制和修订，通过学习调研、征求意见、组织研讨等方式，逐步完善测绘人事档案管理制度，并且认真按照规定的制度和程序办事。（四）规范测绘人事档案管理基础。夯实测绘档案管理基础，打造严谨规范的内部测绘档案管理体系，完整反映工作开展情况及干部职工成长历程。根据工作内容，分别建立干部任免及批复、干部选拔任用纪实、领导干部个人有关事项报告、党费收支及公示、组织人事规章制度等6个档案体系，全面准确反映工作进展情况，如实记录工作开展过程。做好鉴定类、考核类、任免类等普遍材料的收集以及职称评定、年终表彰、干部审查、违纪处分等阶段性材料收集，在收集材料的同时，注意鉴别人事档案资料的真伪，确保测绘人事档案资料的真实性和准确性。（五）提升测绘人事档案管理信息化水平。对于测绘人事档案的管理，应该更好地借助新媒体工具，借助扫描仪、信息系统、自动识别系统等工具，将现有的档案信息数据化。应建立测绘干部职工人事档案信息化管理制度，有效降低档案管理过程中的物力成本和人力成本。信息化的同时，做好档案保密工作，确保干部职工人事档案管理工作的规范性、严肃性及真实性。
三、结束语
目前，测绘事业处于刚刚完成改革发展的新时期，如何做好测绘人事档案管理显得尤为重要，测绘工作人员应充分认识到人事档案管理的重要性，采取更加高效的措施和办法，完善测绘人事档案管理，为测绘事业快速发展提供更好的服务。
参考文献
1.胡妤.如何做好新时期事业单位人事档案管理工作[J].人才资源开发，2019.1
2.吴启瑞.新时期人事档案信息化管理的思考[J].办公室业务，2019.317
3.周唯薇.新时期事业单位如何做好档案管理优化工作[J].兰台世界，2018.S2
4.周珍.新时期做好机关事业单位人事档案管理工作的思考[J].中国市场，2016.30
〔关键词〕实验室；图片档案；管理系统
虽然目前实验室信息管理系统在国内趋于普遍应用，但是还不够成熟，缺少全面的相关辅助数据。当前的图片档案管理工作也对管理系统有新的智能化需求，因此本研究的目的是在实验室管理系统中建立图片档案管理子系统，以完善实验室管理系统功能，更好地服务客户。
1整体框架
整个系统的软件框架分为3个层次（图1），分别是集成平台层、应用系统层和基础设施层。应用系统层由业务系统和办公系统构成。业务系统和办公系统又分别由多个子系统构成。本研究主要介绍应用系统层中办公系统下的子系统图片档案管理系统。图1系统框架图片档案管理系统主要包括以下3个技术平台。门户平台。使用OracleWebCenterSpace技术搭建统一的应用访问门户平台。用户可以通过门户平台进行网上办公、协同工作。门户平台能够对应用程序进行开发和重用，并且提供单点登录功能。使图片档案管理系统能够集成在门户平台之上，这样此系统即可以作为门户平台上的一个功能模块，展现在用户面前，用户可以进行图片档案管理的相关工作。通过统一平台、单点登录的管理模式，有效地解决了多个系统、多点登录、入口分散的问题。流程管理平台。借助BPM组件，完成图片档案管理系统中全部审批流程设计。通过引入此平台，进行固化工作流程，审批人提交审批动作后，系统立刻自动将任务流转到下一个环节，同时将处理动作和审批意见记录到数据库中。有效地解决了线下审批周期长、历史数据难以统计的问题，提高了工作效率，便于进行问题追溯。内容管理平台。使用OracleWebCenterContent技术搭建内容管理平台，用于存放图片档案管理系统中的图片。支持非结构内容数据与元数据的统一管理，系统管理员可以创建指定在检入、搜索或查阅内容信息时显示哪些元数据值的概要信息。可以使用数字资产管理器功能快速查找、分组、转换和下载各种大小、格式和分辨力的图像，以满足业务需求。在整个平台上搭建的软件系统采用的是B/S模式，用户可以在任意一款当前的主流浏览器上进行访问，非常方便。无须客户端软件的安装和维护，并且易于学习和操作，减轻了运维的负担，使信息管理部门能够在桌面维护方面节省出一定的人力资源。三层体系结构，这样使系统结构更清晰明确，有利于后期系统的维护和升级。
2数据库设计
图片档案基本信息表：档案id号，申请单据编号，总序号，年度，分类，归档日期，归档经办人，状态，摄影者，地点，时间，人物，背景，事由，备注，档案编号的4位序号，缩略图id号，原图id号，小图id号，备用字段。其中档案id号为主键。图片档案信息下载申请单据信息表。申请下载id号，标题，开始时间，结束时间，描述，附件名称，附件id号，附件内容id号，流程角色，借阅人，当前审批节点，文档类型，借阅时间，备用字段。其中申请下载id号为主键。下拉列表值信息视图。列表id号，列表类型，列表类型描述，对应值id号，对应值代码，含义，描述，是否有效。流程审批历史信息视图。记录id号，流程id号，流程类型，审批人，实际审批人，审批内容，审批状态，审批日期，审批结果，单据编号，当前审批节点，当前审批节点描述。
3系统功能
基本信息录入。上传图片后，系统对图片进行处理，在内容管理平台上存储缩略图、小图、原图3种不同规格型号的图片，最后进行基本数据的录入，将所有信息存入数据库。在正式发起档案审批流程前，创建人可以进行查询、修改、添加、删除操作。图片档案审批流程。通过梳理实际业务情况，设计两个工作流程，包括档案的流程和档案的下载流程。在档案流程审批完成后，通过年度和分类的提取，生成档案编号和总序号。在档案下载流程审批完成后，申请人能进行相关信息的下载。管理权限。对于不同权限的使用者进行操作设置，不同的使用者仅能见到并下载权限之内的档案。例如档案管理员能见到、编辑并下载所有的图片档案资料。各部门档案管理员能见到部门内的档案并下载。普通使用者仅能下载自己提交的档案，对其他档案如有下载需求，需要发起图片档案的下载申请流程。统计查询。能够从不同的维度，通过各个字段的组合查询，对档案的信息进行检索、阅览。也可点击高级查询，添加数据库中所有的字段，作为查询条件，进行搜索。实现了对海量内容数据，做到多维度自由检索与实时查询。能通过固定的字段对档案进行升序或降序的排列，便于进行数据管理。
4作用和意义
一、档案管理与知识管理具有一定的相通性
之所以说档案管理与知识管理具有一定的相通性，主要表现在二者在管理的对象、目的、流程和技术等方面体现出来。
（一）管理对象的相通性
各类文件是档案管理的主要对象，知识是知识管理的主要对象。知识的来源主要有两个方面，一方面是通过自身的各种活动收集进而整理而得到的知识，另一方面是通过购买、赠送等各种方式获得的文件、书籍等。从这个意义上来看，各类文件、书籍是属于知识的范畴。由此可见，文件属于知识，而文件又是档案管理的主要对象，因此，文件也就成为了档案管理与知识管理的共同管理对象。所以档案管理与知识管理在管理对象上具有相通性。
（二）管理目的的相通性
档案管理的目的是方便社会的利用，满足用户的需求。知识管理的目的在于让知识实现价值，更好的为企业的发展服务，并把知识传递给其他人。从这一点上来看，档案管理的目的和知识管理的目的在于让人或者社会更好的利用，从而达到一定的目的。因此，档案管理和知识管理的目的具有相通性。
（三）管理流程的相通性
档案管理的流程一般主要为接收与征集、整理、鉴定、保管、统计和利用等，知识管理的流程是对文件予以收集存储、加工整理、鉴定评价、实现价值等。通过对比二者的管理流程，发现二者极具相似性，都是从文件的接收开始，到文件的利用实现价值结束，因此，档案管理和知识管理在管理流程想具有相通性。
（四）管理技术的相通性
在信息化环境下，档案管理工作依赖于信息技术的应用，对档案进行有效收集、整理等。而知识管理也是如此，知识管理离不开现代技术条件的支撑，比如网络技术、电子邮件、搜索引擎等，这些都是完成知识管理必不可少的重要条件。由此可见，档案管理与知识管理都需要在信息化的条件下才能完成技术管理工作。因此，档案管理和知识管理在管理技术上具有一定的相通性。
二、档案管理与知识管理具有一定的差异性
之所以说档案管理与知识管理具有一定的差异性，主要体现在管理层面、管理范围、管理特点等几个方面表现出来。
（一）管理层面的差异性
档案管理仅是专业类型的活动，或者管理技术的相关办法。而知识管理并非仅仅如此，还包括价值观层面和管理理念层面上的内容，甚至还包括更高层次的管理体系或者管理的方法论等问题。因此，档案管理与知识管理在管理层面具有一定的差异性。
（二）管理范围的差异性
档案管理的范围主要是文件、档案等，而知识管理涉及到的范围就较为广泛，知识管理不仅要管理到文件、档案，还要管理到图书情报、员工的综合素质和基本要求等各方面。因此，档案管理与知识管理在管理范围方面具有一定的差异性。
（三）管理特点的差异性
档案管理是对文件和档案的管理，更侧重于对文件、档案的规范性、程序化等方面的管理。而知识管理则鼓励运用知识进行较为宽松境遇的管理，二者的侧重点与管理的特点因此也就不同。由此可见，档案管理与知识管理在管理特点上有一定的差异性。
三、档案管理与知识管理相辅相成
之所以说档案管理与知识管理是相辅相成的，主要表现在以下几个方面。
（一）知识管理可以有效提升档案管理
知识管理对档案管理有着一定的促进和提升作用，主要表现在以下两个方面。
一是知识管理可以有效拓宽档案管理的管理范围和管理领域。传统的档案管理强调的是文件和档案的管理，忽略了文件、档案对图书情报等的重大作用，因而限制了档案管理的工作范围。知识管理要求把所有的知识纳入到自己的管辖范围内，并将知识进行有效整合，因此，在知识管理的带动下，档案管理可以有效的参与到图书情报管理或者知识管理中去，因而扩大了自身的管理范围。
二是知识管理可以提升档案管理的重要价值。传统的档案管理就是通过复印、传真等各种形式的方式对档案进行利用，而知识管理则要求运用现代技术进行人性化的运用。因此，在知识管理的带动下，档案管理可以向着更为人性化的方向发展，更好的去完成自身的工作使命，提升档案管理的重要使用价值。
（二）档案管理可以促进知识管理的科学化发展
档案管理可以促进知识管理的科学化发展，主要从以下两个方面表现出来。
一是档案管理的沉淀可以丰富知识管理的内容。目前，传统的档案管理中的很多文件都存放时间较为长久，但是这些并不是古董，科学合理的利用反而会成为巨大价值是知识。因此，正是因为有了档案管理，才有了更为合理的保管这些资料，也更可能为知识管理丰富内容。
二是档案管理有助于知识管理的传播和运用。在档案管理的作用下，很多知识得以保留下来。一般来说，知识的传播主要通过书面和语言的方式进行。而档案管理恰恰具备这两个方面的优势。所以也就能为知识管理的进一步传播和运用做好了前提准备工作。
1现阶段电子档案管理技术分析
电子档案管理系统功能需求的实现主要通过混合的方式，其中档案管理的功能、收集与整编功能、系统维护功能、文件管理功能、编研开发功能、光盘制作功能以及数据导入功能等都是通过交互性的处理来实现，B/S模式通过"WEB/中间件/服务器"的J2EE技术架构实现。主要包含以下子系统：一是信息采集部分，主要是对数据采集的完成。采用数据一体化的接口，按照信息采集的相应流程和要求，把每个信息系统中等待归档的信息进行采集，再通过收集整编就可以实现分散式或集中式的档案整理，通过导入数据功能，就可达到离线数据收集或历史数据的导入。在进行电子档案信息收集的过程中，会有实体档案的收集、整理、移交以及接收伴随，在进行电子档案业务流程的处理时，也会有与实体档案相关的工作同时进行处理。二是档案管理的部分，主要是对日常档案管理工作的完成。在管理档案数据时，主要是对档案信息日常管理工作的完成，管理过程要与实体档案管理过程相统一，并遵从档案管理的基本流程和基本规则，再结合电子档案的特点加以优化。档案统计是完成档案管理工作中各种统计的工作，也是管理的一部分。三是开发利用部分，主要是对档案研发工作的完成，同时还有各种方式的档案提供利用。不但利用与实体相关的档案信息，还要通过网络把各种档案的检索与利用提供出来，主要有信息的、全文检索以及分类检索等多种方式。专业检索主要是有针对性的对各业务系统的档案信息进行专门的开发，并能提供系统的调用，给业务系统带来专用的信息服务，提供很大的便利。四是系统维护的部分，主要是对系统运行的相关数据维护工作的完成。主要有各种数据结构的设置与维护，权限的管理，系统参数的设置与维护等。系统设置与维护给整个档案管理提供了非常大的支持，也给档案管理系统提供了基础性的平台。不但满足了用户档案资源的管理需求，同时，还使系统的扩展需求得到了满足，使归档的流程变得更加标准化、规范化。除此之外，还对日常数据的维护提供了便利，对于系统管理员来讲是个非常强大的工具包。
2新时期电子档案管理完善性策略分析
第一，建立规范的管理机制。在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，需要从实际出发建立规范的管理机制。第二，创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。第三，统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。第四是建设复合型管理队伍。要想实现档案管理信息化，其成功的根本就是档案管理人员队伍的建设，这对于档案信息化的发展质量与速度起着决定性的作用。无论是信息时代文件的登记与辅助立卷，还是归档与检索，都是通过计算机来实现的，这也就对档案管理人员提出更高的要求，不但要对电子文件的特征与电子档案的全程规范非常熟悉，并且，还要对计算机系统网络安全的防护知识进行掌握，才能保证档案信息的安全性、完整性。另外，档案管理人员不但要把本职工作做好，还要对自我学习的意识不断强化，积极参加信息化教育的培训，对专业知识不断更新，才能使自身的业务素质与工作水平与信息化管理相适应，才能顺利实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，培训的主要内容有计算机、信息工程、网络等方面的基础知识。除此之外，档案管理部门还要让档案管理人员对档案发展的趋势进行及时了解，对现代科学在档案工作中的应用及时地了解，才能使他们的工作技能得到真正的提高。
3结束语
通过以上的论述可以总结出，电子技术在快速的发展，并在各行各业以及各个领域得到广泛的推广与应用，使档案载体从纸质向光电介质转变，实现档案管理质的飞跃。但电子档案也存在自身的缺点，如安全性面临挑战，作为证据的原始性不如纸质档案等等。正确面对电子档案的优点与缺点，使档案工作走向网络化与数字化，给人们提供更加高效便捷的服务，是时代的需要，也是档案科技工作者努力的方向。
作者：邢军岐单位：陕西省宝鸡峡引渭灌溉管理局
摘要：本文论述了企业档案信息化建设的必要性，指出信息化建设过程存在的问题，提出当前实现企业档案信息化的有效途径。
关键词：企业；档案信息化
企业档案信息化就是利用信息技术和网络实现企业档案信息资源的存储、管理和利用，提高企业档案管理效率和信息的利用率，为企业发展提供方便、快捷的信息支撑，实现最大的经济效益。
一、 企业档案信息化的必要性
1. 企业档案信息化建设是企业文档一体化办公趋势加强的重要选择。随着电子文件的出现和网络信息技术的发展，文档一体化已成为企业档案信息化发展方向，它使档案管理系统与企业生产管理、经营管理、文书处理等各项业务系统实现无缝衔接和高效管理，提高工作效率，降低企业成本。但是，我国企业档案信息化程度较低，档案工作在实现与企业生产管理、经营管理等各项业务系统衔接方面仍存在重重困难，因此，在企业文档一体化趋势不断加强的情况下，加快档案信息化建设将成为企业追求发展的重要选择。
2. 企业档案信息化建设是增强企业市场竞争的重要途径。信息时代的到来为企业带来机遇和挑战，每个企业都希望在第一时间了解和掌握重要的市场信息，以及自身的优势与劣势。市场信息的时效性、准确性、全面性要求企业具有强大的能够对外部相关信息进行收集、存储的数据库，了解自身相关的优势与劣势要求企业具有完善的档案管理系统，及时收集归档企业所有档案信息，并对所有信息进行全面分析、比较分析，从而在最短的时间内得出科学准确的结果，为企业决策提供充分的依据。因此，企业档案信息化建设是增强企业市场竞争的重要途径。
二、 企业档案信息化存在的问题
1. 档案管理标准与规范不统一。多数大中型企业档案管理的标准与规范存在差异，企业系统内部各单位的档案管理标准与规范也未统一，档案数据格式、著录信息的内容不同，就会造成数据错误、数据丢失。在信息化建设过程中，不仅需要对历史数据进行更改与迁移，也需要对正在形成的数据进行规范管理，因此，在短时间内实现档案管理标准与规范的统一成为档案数字化、信息化建设的内在要求。
2. 企业的档案观念落后于档案信息化建设发展要求。目前，企业档案管理人员仍坚持仅提供档案查询利用服务，很少考虑积极为企业发展，为社会提供信息查询的问题，“多一事不如少一事”的思想束缚了企业档案管理工作的深入发展。档案信息化建设需要专业的档案人员，需要先进的档案管理系统，但处于企业管理边缘化的档案管理工作未能得到领导的重视，这让档案管理人员缺少积极服务，加快档案信息化建设的勇气与信心。
3. 企业管理流程未涉及档案管理流程成为档案信息化建设的主要障碍。很多企业的管理流程大多只是业务管理、经营管理流程，整个管理流程未涉及档案管理流程，因此，档案管理只能依靠档案室人员的努力，进行简单的字段信息著录，档案管理系统未能实现与整个企业管理系统的集成，成为企业档案信息化建设的主要障碍。
三、 企业档案信息化建设的有效途径
1. 制定档案信息化建设的制度与方案，加强质量控制。实现档案数据管理的标准化与规范化是实现档案信息化的基础，没有统一的标准，就无法实现档案数据的整合与共享，实现档案信息建设。因此，企业在开展档案信息化建设之初，就应制定档案信息化相关标准、规范等制度，从根本上解决档案数字化、信息化问题。依据档案信息化建设的相关制度，制定档案信息化建设方案。档案信息化建设方案的制定有利于企业从宏观与微观两个方面全面的考虑档案信息化建设的意义与措施，从企业发展的战略高度推动企业档案信息化建设。
2. 转变传统观念，培养积极服务企业和社会的思想。首先，要树立开放意识和服务意识，变被动服务为“面向社会，多方联系，围绕企业中心工作”的主动服务思想，只有这样，才能使档案工作不再局限于提供简单的档案查询利用服务方式，实现档案信息资源深层次挖掘。为此，企业档案部门应转变思想，充分认识到档案及其信息化的重要性，将档案信息化工作作为一项重要的战略工作，加大对档案信息化建设的投入，通过多种途径实现档案信息化，加快档案信息化建设，以更有效地利用档案资源为企业、社会提供多元化的信息服务。
3. 培养专业的档案人才。培养一支高素质的档案队伍是进行档案信息化建设的坚强支柱。档案信息系统的建设需要档案人员提出需求分析、模块设计等要求，档案信息化建设需要档案人员的专业领导，实现双方的有效沟通与合作，共同建设一个符合企业发展和档案管理的档案信息系统。
4. 提升企业管理。通过流程再造提升企业管理，是实现文档一体化的基础条件。面向信息化时代，企业应从自身的主要业务及相关业务出发，认真梳理企业各项流程，实现业务系统与档案管理系统衔接，使文件通过档案人员审核合格后，直接归档，为档案信息化建设奠定资源基础。某企业档案馆档案信息化建设实现了各业务部门形成的文件在办理结束之后，通过文件管理系统直接归入档案管理系统的整编库，档案管理人员通过对整编库的待归档档案进行审核，将各项信息填写合格的文件归入档案数据库，未合格的文件则返退给业务部门，再由业务部门进行修改。从而，实现了档案管理系统与业务管理系统的有效衔接，实现了文件的随办随归，能够及时的确保档案归档的准确性、完整性。
5. 实现资源整合。收集社会关于本企业、本行业的相关政策、制度、发展情况等信息，以丰富档案信息资源，实现资源整合，是更好地为企业发展服务的重要信息基础。某企业档案馆根据企业特点、行业特点收集了相关政策、制度，在档案管理系统中建立了政策制度模块，以供专业人士查询利用。同时，为丰富馆藏资源，除了管理本企业形成的所有档案外，还收集存储了国内外重大报刊、媒体对本企业的报道，为企业发展奠定了丰富的信息资源基础。（作者单位：国家电网公司档案馆）
参考文献
[1]瞿晓菁.议企业档案信息化建设的有效途径[J].中国管理信息化，2012（12）.
[2]高延红.试论企业开展档案数字化建设. 陕西档案，2009（1）.
摘要：评价建筑工程的总体质量时，不可仅仅关注工程实际的性能和相关硬件条件，还要看有关的工程档案是否真实、准确和完整。本文立足于目前我国工程档案管理中的现状分析，并基于笔者多年从事园林项目工程档案管理经验，提出了有积极意义的工程档案管理新模式。
关键词：工程档案管理 项目管理 现状分析 对策
一、传统工程档案管理模式的特点
（一）重视保管工作，忽视档案的重要价值，园林知识薄弱。档案的管理人员主要以工程文件、实体档案保管为重点，且具有较强的封闭性，无法发挥档案管理对工程项目监管的重要价值，也没有体现利用工程文件和档案为工程项目建设提供有效的服务的理念。有些园林档案管理者对园林知识缺乏认识，只是凭借一些常规的理解去收集资料和档案，一直以来收集的档案不齐全，更谈不上完整和系统。所收集的绿化工程档案不能真实、全面、客观地反映园林绿化建设种植的主要活动过程，直接影响了绿化工程档案的整体质量和价值。
（二）大多是事后控制，缺乏全局性的控制。档案管理工作在单位管理运行中处于“鸡肋”的地位，档案管理人员往往身兼数职，缺乏工作积极性。在文件的收集方面，档案管理人员一般不会提前介入工程文件的管理，缺乏全局性管理的理念。同时，大多企事业有关部门“各自为政”，这就造成文件收集的不完整和档案信息的极为分散，利用也极其不便。
（三）单方面追求经济效益而忽视档案管理。目前，工程项目管理相关部门忽视工程文件的收集、整理、保管、利用。企、事业单位通常将经济效益放在日常工作的首位，但是，这种倾向使企、事业单位忽视了对工程文件和档案的全面管理，不利于企、事业单位的健康有序发展。
二、基于项目管理的工程档案管理模式的特色
园林绿化档案作为园林绿化科技，生产活动的记录，是在各项城市园林工作中所形成的的档案与其他档案相比，具有较强的专业性。一般会运用基于项目管理的工程档案管理模式。其是指在有限的时间和资源条件下，以项目管理的理念和原则为理论指导，将工程文件、档案管理和工程项目建设的程序和流程进行有机地结合起来，运用相关管理技术、方法使工程文件、档案管理与工程项目管理之间相互推动。这主要包括以下三个方面：
（一）高效完成工程文件和档案的管理职责。基于项目管理的工程档案管理模式是一种高效的行动，也正是园林绿化工程文件、档案和工程建设的基本要求。园林档案管理人员应在一项工程开展之前就要了解工程文件和工程档案的全部信息，并进行及时地汇总和归档。这项工作可以顺利地保证工程文件和工程档案的完整性，有助于有效完成工程文件、档案的收集和归档等工作，并为下一步工作做好铺垫。
（二）规范完成工程项目建设活动流程及各项业务。绿化效果的最佳状态不是在建成之时，而是在日后。所以园林工程档案人员要充当工程建设活动的“监察员”。工程文件和档案管理人员能够利用工程文件和档案的流程来控制工程项目的有效运行。这是因为工程文件和档案的各项工作要经过档案管理人员的审阅和批准，而工程文件的生成、流转和利用分别指导着工程项目建设过程中不同工作环节的具体工作的施行。当一项工程建设的基本工作结束后，工程文件和档案管理人员应及时督促相关工作人员提交合格的工程文件的信息和数据，若文件未及时整合，整个工程建设是无法进入下一个阶段的。
（三）为档案管理工作及工程项目建设出谋划策，提供多项渠道。园林绿化档案的载体不仅有纸质、感光材料、磁性材料等制成的档案，还有一些实物，奖杯，图片，光盘之类的需要存档的资料，这给档案管理增加了难度，这需要园林档案管理人员创新自己的工作方式和为本工作出谋策划，提高本职工作以及工程项目建设的效率。这种特性是工程文件和工程档案最大价值的体现，也是档案管理工作的最终目标。在“基于项目管理的工程档案管理模式”下，工程文件和工程档案管理人员应进一步挖掘工程文件和档案内在价值，并将相关工程文件在适宜的时间提供给需要的单位或个人，以实现有效地配置和优化工程文件和工程档案信息资源。
三、构建基于项目管理的工程档案管理模式的对策
（一）建立标准的工程档案
有效进行和开展工程档案管理工作，必须建立标准的工程档案。其一，在填写相关工程档案时，档案管理人员应依照标准化的内容进行填写，明确提交工程文件方的责任，保证工程档案中的信息和数据的完整性和真实度；其二，改革工程档案的管理制度。项目管理建设时，是一项复杂而庞大的工程。必须制定有效的管理制度，日常规范工程档案管理工作，不断促进工程档案管理的标准化进程。
（二）建立项目管理的组织文化
1、明确工作目标。为确保工程档案管理工作能够顺利开展，档案管理工作人员首先应全面分析工程档案的意义和作用，并明确制定管理的目标和方向，然后分工协作来完成档案管理工作的任务，通过管理人员工作上的沟通与交流，有利于创造良好的工作氛围，有助于不断创新管理方式，进而提高档案管理工作的效率。
2、 建立健全相关奖励机制，提高管理人员的专业知识。相关企业和部门应建立奖励机制，以提升管理人员的工作热情，使他们能够更加重视档案工作的重要性，最大程度刺激管理人员发挥他们的创造力，优化管理方式和工作流程。而且要加强对档案管理人员专业知识的培养，特别是对园林、绿化方面的知识，促使从事档案管理的工作者能够清楚的了解本行业的相关运作流程，更利于做好本职工作
3、增强责任意识，构建和谐的企业文化。档案管理工作不仅是档案部门的工作，也是全体工作人员都应该参与的工作，增强部门之间沟通与交流，增强他们对档案管理工作的责任意识，有利于不断完善档案管理部门的工作，为工程建设的开展提出有效地建议。总之，项目管理是一项任重而道远地系统工程，必须从易到难、有顺序地开展。
参考文献：
档案管理是我国高校管理工作的重要组成部分，高校应当在遵守《高等学院档案工作规范》《普通高等学院档案管理办法》等规范的前提下，结合本校具体情况，建立档案管理体系，并开展档案管理工作。但是高等职业技术学院规模一般没有综合性高校大，校内部门设置和人员配备也相对较少，高等职业技术学院档案管理工作开展的难度也较大。
一、高等职业技术学院档案管理的意义
档案对学院发展有着记录历史、指导现在、启发未来的重要作用。学院的发展离不开对过往经验的总结，对过往经验的总结离不开对学院历史的研究，而档案就是记录学院历史的重要载体。
档案为学院对外宣传提供重要素材。学院在发展过程中积累了大量记录着有学院特色的历史，重大事件、教学成果等多方面信息的档案，这些档案展示了学校文化，传递了学校理念，代表了学校特色。对这些档案资料进行整理和展示，不仅可以丰富师生的校园生活，还可以起到展示学校特色的作用。
“昔人所为而得，我可以奉为模范；如其失策，便当设法避免”，档案管理的重要意义就是总结经验，避免失策，指导现在，促进未来。只有这样才能让学院不断总结经验，取其精华而用之，对其糟粕而避之，为教学评估和教育改革提供依据，真正实现学院的可持续发展。
二、高等职业技术学院档案管理工作现状
（一）档案管理意识淡薄，重视程度不足
档案管理跟其它工作有本质上的区别，档案管理是服务性、保障性工作。这就导致档案管理工作人员在档案管理中可能缺乏积极性和成就感。高等职业技术学院由于本身规模和教职工数量的限制，往往没有档案管理专职人员。教职人员往往身兼数职，除了档案管理工作以外还有其他工作，这就导致教职人员很有可能将更多精力用到其他工作上，进而忽视档案管理工作。
（二）档案管理人员素质有待提高
高等职业技术学院往往没有设立专门的档案管理部门和相关人员，而是由其他职位的教职工兼任。他们没有接受过系统的档案管理方法、标准、流程等的培训，档案管理工作主要根据经验开展。这就导致档案管理缺乏规范性，档案资料缺乏完整性，档案资料的收集、分类、归档等可能存在不合理的地方。长此以往，将造成档案管理混乱，档案查阅困难，档案检索效率低等问题。
（三）资料重保管，轻利用
高等职业技术学院档案管理不仅仅是档案资料的收集、整理、分类、归档，还包括档案的开发利用，而后者，才是档案管理工作的重点和难点。现阶段大多数高等职业技术学院档案管理工作还停留在档案资料的收集整理和档案的归档保管，而档案管理更重要的作用――档案的开发利用往往被忽略。导致档案资源的浪费和档案资源的不合理利用，未能充分发挥档案促进学院发展、辅助学院决策、促进教育事业发展的重要作用。
（四）档案管理水平有待提高
有的学院没有设立专门的档案管理室，档案资料与其他资料混在一起，不利于档案的分类管理。有的学院没有引进先进的档案管理技术，如数字化档案管理系统等，档案管理还停留在纸质档案的阶段。纸质档案占据大量空间，而且管理、查询和调用效率低，速度慢。?而言之，档案管理软硬件设施不健全，直接制约了学院档案管理水平，影响了档案资源的合理利用。
三、高等职业技术学院档案管理工作改进建议
（一）加强档案管理意识
针对高等职业技术学院普遍存在的档案管理意识薄弱，重视程度低等情况，学院应通过一系列手段加强教职工的档案意识。只有从意识层面重视档案管理，才能在实践中真正做到重视档案管理，科学管理档案。有条件的学院可以聘请专业的档案管理人员，或者设置专门的档案管理职位。其次，学校可以开展一系列的讲座、活动等，让广大教职工、学生了解档案的作用，树立档案意识，积极参与和配合档案管理。从而形成一个档案管理人员重视档案管理，档案资料提供者主动配合档案管理人员的良性循环系统。
（二）完善档案管理制度、规范和流程
任何一项工作的完善都离不开相应制度的建立、规范的制定和流程的设计。要加强和完善高等职业技术学院档案管理工作，首先要建立健全档案管理相关制度，从管理层面上规范档案管理参与者的行为，强化档案管理参与者的意识。系统、全面的档案管理流程，有助于每个档案管理参与者各司其职，明确自己在档案管理过程中的角色。资料提供者，主动建立、留存相关资料，并整理和上交；档案收集人员，收集、整理并检查资料的完整性；档案归档人员将档案分类、归档。在实施过程中，收集档案管理参与者的意见和建议，不断改进和完善档案管理制度、规范和流程。
（三）提高档案管理人员素质
高等职业技术学院档案管理工作的完善除了管理制度、规范和流程的完善，还离不开档案管理人员素质的提高。任何工作都离不开人的参与，参与人员素质的高低直接影响档案管理工作的效率和效果。没有有效的实施，再完善的制度，再合理的流程都是一纸空谈，因此提高档案管理人员的素质是高等职业技术学院档案管理工作的重中之重。学院应该挑选具有档案管理专业知识和能力的人员负责档案管理工作，在实际工作中尽可能提供相应的培训机会，提升档案管理人员的档案管理能力。档案管理人员也应当积极主动，多途径、多渠道学习档案管理专业知识，了解档案管理相关理论和工具，不断更新档案管理知识和技能，学习和使用新兴的档案管理工具。只有这样才能提高档案管理的效率，促进档案管理工作的科学和可持续发展。
（四）档案管理信息化、数字化
随着科学技术的发展，学院的各项管理工作都不断向信息化、数字化发展，档案管理工作也不例外。纸质资料具有占用空间大，查阅困难，检索速度慢等特点，不利于档案的查阅和利用。随着计算机和互联网的普及，档案管理逐渐向数字化发展。电子档案更有利于信息和资料的保存和整理，将人们从厚厚的纸质档案中解脱出来，避免纸质档案占用大量空间，有效减少纸资源的浪费。使用和查询方面，电子档案具有查阅方便，检索速度快等优势，可以有效提高档案查询的效率。学院应为档案管理的信息化、数字化提供资金、设备、技术等方面的支持；档案管理人员要不断学习和了解档案数字化管理的方法和技术。从而全方位促进高等职业技术学院档案管理工作的科学开展和可持续发展。
（五）促进档案的开发利用 学校要改变以往“轻利用，重保管”的管理理念，重视档案的开发利用。在档案的收集、整理、分类、归档、保存固然重要，但档案管理更重要的意义是档案的完善档案资源，科学整理和保存档案资料的基础上，为教师和学生提供档案查询服务。根据档案建立校史馆，让教师、学生和家长了解学校发展历史、办学理念、重大成果和学校文化。针对特色档案，可以开展主题研讨会，交流会、展览等，扩大学校的知名度和影响力。引导教职工积极研究档案资料，进行学术交流并撰写论文。
关键词：计划生育档案；归档工作；规章制度；责任意识；奖惩激励机制
归档工作是档案管理的重要环节，受到工作人员的普遍重视和关注。但在计划生育归档工作中，由于一些工作人员责任心不强，没有严格落实相关制度措施，制约档案归档工作效率提升，需要采取改进措施。本文介绍计划生育档案归档工作的意义，指出存在的不足，并提出有效的解决方法，希望能为实际工作开展提供启示。
1 计划生育档案归档工作的意义
在计划生育档案管理工作中，结合管理需要，提升归档工作效率是不可忽视的内容，其重要意义表现在以下方面。
1.1 保证档案资料完整
归档工作是档案管理的重要流程，也是计划生育档案管理的重要内容。在开展归档工作时，通过采取有效措施，遵循规范流程进行归档，保证资料收集完整。有利于确保档案资料完善，防止资料遗漏和丢失，进而为计划生育管理和决策提供参考和依据。
1.2 提高档案利用效率
要想实现对计划生育档案资料的有效利用，首先就要做好归档工作。作为管理人员，通过严格执行相关规范措施，有利于避免档案资料丢失，提高档案归档率。进而实现对归档工作的有效改进，也为提高计划生育档案管理工作效率奠定基础。
1.3 促进作用有效发挥
加强计划生育档案归档工作，保证各项资料完整，能为管理和决策提供参考和依据。进而方便使用者对档案资料进行查询，有利于提高档案资源利用效率，同时也能为各项工作的有效开展奠定基础。
2 计划生育档案归档工作存在的问题
虽然归档工作具有重要作用，但在档案管理工作中，相关制度没有严格落实，一些工作人员素质偏低，制约归档工作效率提升，存在的不足表现在以下方面。
2.1 制度没有严格落实
虽然很多单位制定严格的归档管理制度，对各项工作开展具有重要的指导作用和价值。但在归档工作中，相关制度没有严格执行，一些工作人员归档和管理意识淡薄，难以有效规范归档工作，制约计划生育档案归档水平提升。
2.2 责任意识比较单薄
相关单位忽视提高档案管理人员素质，他们没有严格执行归档工作流程，信息技术应用不到位，档案管理数字化被忽视，影响归档工作效率提高。此外，也没有建立完善的管理培训制度，难以提升档案管理人员综合素质，不利于激发他们的工作潜能，导致在归档管理工作中缺乏责任意识，制约归档管理的实效性提升。
2.3 管理流程不够规范
归档管理有着明确的规范和流程，对各项工作开展产生重要指导价值。但在计划生育归档工作中，相关流程没有得到严格执行和落实，工作流程不规范，相关细节没有得到有效把握，不利于提升归档工作水平。
2.4 奖惩激励没有执行
健全完善奖惩激励机制有利于提升归档效率，充分调动档案管理人员积极性。但在归档工作中，一些单位不注重激发工作人员热情，奖惩激励机制没有严格落实。导致工作实效性不足，难以有效提升归档工作效率，也不利于激发档案管理工作人员的主动性。
3 计划生育档案归档工作存在问题的解决方法
为弥补归档工作存在的不足，有效提升档案管理的归档效率。结合计划生育档案管理工作需要，可以采取以下解决对策。
3.1 严格执行管理规章制度
归档管理工作的有效开展，工作效率提升，离不开健全完善的制度约束和规范。作为管理人员，应该严格执行归档管理各项制度措施，有效提升工作水平。首先，要制定健全完善的归档管理规章制度，明确归档管理目标和流程，让管理人员有效履行职责，严格执行和落实各项制度措施，提高归档管理制度化和规范化水平。其次，落实归档管理责任制。为防止相互推诿现象发生，在归档工作中要严格落实各项制度措施，明确管理人员职责，让他们在规定范围内开展各项工作。进而有效规范归档管理每个要点和工作流程，激发工作人员热情。要增进归档工作人员相互之间的联系，加强协调与配合，相互形成合力，实现对各项规定的有效执行，努力提高计划生育档案归档工作效率。最后，建立并落实管理培训制度，综合采用课堂授课、现场参观和访问学习、相互借鉴和交流、观看视频等形式，熟悉归档管理工作流程，提高档案管理人员综合技能和素质。并提高计算机应用技能，掌握档案数字化管理和应用技巧，构建归档管理信息工作平台，顺应新时代和新形势，促进计划生育档案管理水平提升。
3.2 提高管理人员责任意识
认真学习并掌握《档案法》的相关规定，让归档工作的开展具有制度约束和规范。让档案管理人员有效增强责任意识，加强相关制度和工作流程的学习和交流，尤其是加强对档案管理人员业务和技能培训。采用案例展示等形式，让管理人员充分认识归档管理的重要作用，增强归档意识和责任意识，努力提升归档工作效率，为计划生育决策和管理创造条件。档案管理人员还要主动作为，积极履行职责，在归档过程中做好资料审核工作，确保档案资料完整，实现对资源的有效开发和利用。另外还要积极配合本单位档案资料检查工作，加强质量审核，获得本单位领导的重视。进而得到人力、物力、财力方面的支持，也为提升归档率，促进档案管理水平提高创造条件。
3.3 落实归档管理工作流程
计划生育档案归档应该严格遵循工作流程进行，推动各项工作制度化和流程化，有效约束和规范各项活动，努力提高归档工作实效性。管理人员要严格执行归档工作流程，定期对工作人员开展业务和技能培训，让他们熟练掌握各项操作，努力提升工作效率。利用计算机和互联网，构建归档管理信息系统，建立数据库，促进资源共享。对归档流程做好详细记录工作，统计每个月档案的归档情况，为改进服务和工作流程创造条件。设立专门负责人员加强档案管理监控，保证各项制度得到有效落实，让工作人员严格按规范流程对计划生育档案进行归档。
3.4 建立落实奖惩激励机制
根据归档工作需要，建立并严格落实计划生育归档管理奖惩激励机制，激发管理人员积极性。对归档效率高，相关制度严格落实的单位和个人实施奖励，包括物质和精神上的奖励。对没有认真履行职责，管理工作不到位的个人和单位采取惩罚措施。
4 结束语
作为计划生育档案管理的重要内容，归档工作是不可忽视的环节。因此，管理人员在开展档案管理时，应该充分认识其重要作用，结合计划生育工作需要，健全并严格落实各项制度措施，努力提高管理工作效率和归档率。从而确保档案资料完整，为计划生育管理和决策提供参考和依据，促进档案归档工作水平提升。
参考文献
[1]宋学民.新形势下基层计划生育档案工作中存在的问题及解决对策[J].办公室业务，2014 （7），230-231
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[3]于华.加强高校计划生育档案工作的意义和有效途径[J].办公室业务，2013（9），60-61
关键词：知识管理；工程建设单位；档案信息化建设
一、知识管理的含义
知识管理是在当今知识经济时代产生的一种新型的管理理念和方式，它将知识经济、现代企业管理思想和理念与现代信息技术融为一体，通过打造一个技术与人文相结合的知识系统，是将企业的知识和信息进行全面的收集、整合、保存与，使知识信息不断完善和更新的过程，从而为企业生产经营和管理提供强有力的决策依据，让企业在激烈的市场竞争中掌握主动权，在应对各种纷繁复杂的外部环境中，不断完善企业的产品和服务，以提高企业生产力和创造力，实现企业的可持续发展。因此，知识管理可以说是企业成长和发展的内在动力，对企业价值和市场核心竞争力的提高有着重要作用。
二、基于知识管理趋势下的工程建设单位档案信息化建设现状及存在问题
从档案管理发展的路径来说，建设单位的工程档案管理大多经历了三个阶段，第一阶段是手工管理，第二阶段是计算机辅助档案管理，第三阶段是当今的信息化档案管理。目前，一部分企业已经开始积极探索和研究知识化的管理方式，但对现今工程建设单位档案工作来说，在实现知识化管理的道路上仍面临不少问题，存在许多挑战。一是整个档案工作任务重，压力大。很多企业成立时间较早，积压的工程项目资料较多，管理分散，缺乏完善科学的档案管理体系。二是工程档案资料归档不及时。许多项目建设周期长、涉及专业多、参与人员多、中间变更多，导致档案资料难以得到及时地收集归档。而且由于设计人员和现场施工管理人员流动性大、变更频繁，其自身拥有的知识经验无法得到很好地积累和保存，也造成企业隐形知识流失较多[1]。三是档案信息资源难于共享。由于建设项目的档案及成果文件都分散在各个部门，收集不完整，归档不及时，加上分散管理，各部门之间出于知识保护、管理不善等原因无法进行知识信息的共享，导致各种数据和信息无法得到最大化的利用，从而造成资源浪费。
三、基于知识管理趋势背景下工程建设单位加强档案信息化建设的措施
（一）统一标准、制度和流程，是实现档案管理电子化、知识化的基础
在知识化管理理念中，加强工程档案信息化建设首先必须做好基础性工作。工程档案信息量大、涉及专业和部门多，利用率高，只有经过系统的归档整理，单位档案工作才能具备一定基础，积累大量的信息资源才能系统化。因此，要实现档案信息化管理，必须先加强档案管理基础工作。具体可从以下两方面着手：1.制定统一的档案管理标准、制度和流程是单位工程档案信息化建设的基础。由于建设工程规模大、周期长等特点，对工程文件的收集归档必须采取诸多举措，从工程立项开始，对设计、施工、竣工验收等不同阶段形成的文件进行收集归档，以确保工程档案的真实、完整、准确。要对所有工程档案进行规范整理、著录，完善检索，并利用信息化管理系统，将各类管理性文件和图纸扫描转化为数字化副本，将数据整合保存在数据库中，便于后期检索、利用，提高档案资料的利用效率[2]。2.建立档案管理信息化系统是工程档案信息化的前提，必须将档案管理的标准和流程固化到档案信息管理系统，对工程文件、档案和各类知识进行集成管理。一是建立和完善电子档案管理制度和流程，并将标准细分、流程固化，使细则和流程固化到档案管理系统。只有将单位档案管理制度标准及流程与信息化管理系统相结合，才能使工作人员在运用档案管理系统对档案信息进行管理时有章可依，有制度可循，从而使整个档案信息化工作更规范、更专业。二是通过系统对工程文件的收集归档、整理、鉴定、检索等实施全程管理，从方针政策、管理制度体系、项目保障措施等各个层面制定电子文件管理战略及系统集成基本框架，从工程建设管理与文件形成归档同步集成，从而实现工程管理流程的优化，做档案与知识管理信息化、网络化的实践者，最大限度地实现档案信息资源共享，为工程建设、管理提供高效、快捷、安全、增值的数据和档案服务。
（二）强化资源建设和管理是知识化前提下档案信息化建设的核心
资源建设是实现档案资源知识化管理的基础与核心，也是提高资源利用效率和档案管理工作质量的重要保障。因此，必须明确数据信息资源的来源、结构和重要价值，并针对知识资源的核心内容和应用需要进行深入分析，做好整体规划，制定出切实可行、科学合理的管理目标和管理策略，有步骤地进行知识资源管理的建设工作。1.要在已建立的强大数据资源知识平台的基础上，优化数据管理方式，对数据资源的收集、储存、管理、利用等各环节进行分析，找出并解决其中存在的问题，提高数据资源利用率。2.企业要根据自身实际情况，根据自身发展和生产经营的需要，建立专题性知识资源数据库，比如标准更新库、协同作业指导书、行业规范等基础性数据库，还有以图片、视频、设计方案、设计资料、竣工图纸等为主的工程资料库，以及科研成果、论文报告等知识成果数据库。有效做好电子文件的形成、传输、流转、存储、利用，做好档案大数据信息的挖掘和协同管理。
（三）专业培训是提高知识化管理前提下信息化建设水平的有效途径
对于工程建设单位来说，档案信息和数据极其珍贵，如果管理不当，会给企业造成很大损失。因此，企业必须加强员工档案专业知识和档案管理信息化知识的培训。1.企业可通过采取外部培训、内部培训、聘请专家指导等措施，用先进的管理理念和管理经验指导员工，促使员工转变观念，提高和优化管理档案方式，实现档案管理专业化、科学化，提高信息化建设水平。2.企业还应积极吸纳专业档案管理人才，招收一些高学历、高素质档案管理专业人才，提高企业档案人员的专业素质。
（四）优化档案信息化管理方法是知识化管理前提下强化信息化建设的重要保障
科学的管理方法是提高档案信息化管理工作质量和水平的重要保障。为此，档案管理部门要注意做好以下两方面工作：1.提高管理体制的流畅性，保证档案管理机制顺利有效地发挥作用。这样才有利于档案管理部门建立起完善的数据信息档案管理制度，明确责任，保障每项工作落实，从而实现管理部门整体工作水平的提高[3]。2.现代化管理设备是提高档案管理工作效率的基础，也是实现档案管理知识化建设的必要条件，企业应根据自身实际需要适当加大资金和技术投入，配备信息化专业设备，并对员工进行设备操作培训，让员工尽快熟练掌握先进的信息设备管理方法，不断地对先进设备进行升级和优化，保障设备的有效运转[4]。
四、工程建设档案信息化建设案例
在此，本文以深圳某地铁线的档案管理信息化建设历程为例，深入探讨知识化管理在工程建设单位的应用发展情况。深圳某地铁线是2011年底第26届世界大学生运动会相配套的深圳城市轨道交通建设二期工程项目，起点站为前海湾，终点站是黄贝岭，途经27个站点。从工程建设开始到建成通车，历时三年半。涉及从建设项目(工程）的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工到竣工验收投入运营的全过程中形成的应归档保存的全套文字材料、图纸、声像等载体形式的档案。在项目建设过程初期，工程档案管理曾出现以下问题：一是档案管理没有整体规划，没有明确的标准，无制度约束；二是建设项目各参建单位工程文件形成归档无专人负责。三是无相关档案电子化设备和管理系统，档案管理人员相关知识缺乏。为此，当时的建设单位即项目管理部门下大力气加强档案管理，取得了很好的效果。主要采取了如下措施：首先，针对当时参建单位档案管理人员能力和素质参差不齐、对工程档案管理重视程度不一的问题，一是在较短时间内建立健全了项目档案管理责任制、档案管理人员工作责任制和工程文件形成、归档、移交等档案管理制度，将档案管理职责分解落实到各个部门，健全了各个层级的人员管理网络，制定了上岗要求和标准。二是通过各种方式加强人员培训，提高档案管理人员专业水平。其次，针对很多操作层面的东西，如施工用表填写和签名用章不规范、缺乏统一标准的问题。单位采取先统一标准，再对表格和签章等问题采取对照标准，同时结合实际进行协调，不断完善管理体系的做法，使施工用表填写和签名用章越来越到位，管理标准和制度越来越完善，管理更加规范。最后，针对工程文件不完整、归档不及时的问题，则通过利用档案管理系统加强信息化管理，利用信息技术对工程文件形成归档进行全程控制，使工程建设与工程文件形成、归档同步进行，确保了及时归档和工程文件的准确、真实、完整。综上，要想顺应知识化管理的趋势，对建设单位进行档案信息化建设，必须先认识档案管理的重要性和必要性，积极转变档案管理理念，根据自身发展需求和实际，利用科学管理制度和方法，借助先进管理技术和管理经验将档案管理的质量和水平提升到新的高度，才能保障档案信息等知识资源的有效利用。
参考文献：
[1]丁军艳.工程勘察设计档案知识化管理探索[J].机电兵船档案,2018(6):44-45.
[2]叶琳芳.知识管理趋势下勘察设计行业的档案信息化建设[J].办公室业务,2016(14):82.
