时间：2022-02-01 06:47:42
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇项目文书，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、案卷级文书档案的整理
（一）分类
分类的首要任务是确定其分类方案，所确定的分类方案为：年度一保管期限一问题（机构）。确定分类方案后，即可按分类方案进行分类，方法如下
1、分年度。也就是从医院形成的起始年代开始，将各个年度产生的文书档案分开。
2.分保管期限。即将各个年度文书档案依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久、30年、10年（2010年以前为永久、长期、短期）。
3.分问题（机构）。依据各单位形成文书的实际状况，将各个保管期限内的文书按问题（或机构），按照党、团、工、青、妇类、纪检类工作文件、行政公文、上级批复、重大活动等顺序整理。
（二）组织案卷
将各个年度、各个保管期限和各个类别的文书按问题、时间或文件名称等特征组成案卷。文书档案的组卷要注意两点：一是拟写正确的案卷标题。文书档案的案卷标题一般由作者、问题和文种组成。二是按文件的排列顺序编写卷内目录。文书档案卷内文件的排列应遵循一定的规律，如按时间、问题、重要程度、文种、作者等排序。卷内文件材料排序后，按排列的顺序填写卷内文件目录。
（三）案卷排列
永久保管期限内两年档案案卷的分类整理和案卷排列。次年的永久党群档案要注意接着进行排列，其他年度的案卷排列以此类推。长期和短期档案的分类整理和案卷排列方法与永久党群档案的相同。
（四）编制案卷目录
将排列好的各个年度的永久党群案卷依次登记在永久文书案卷目录之中即可完成案卷目录的编制工作。编制案卷目录要注意以下几点：按年度排列的永久党群文书案卷顺序号也就是永久党群文书案卷的案卷号；党群文书档案永久案卷目录的编目项目有：案卷号、作者、题名、日期、页数、备注等。
（五）案卷上架
将文书档案案卷按排列好的顺序进行上架即可。按文书档案案卷排列顺序上架，也就是按案卷号的顺序上架排列，这就可根据文书档案案卷目录中的案卷号在档案柜架中查找到相同号数的党群文书档案案卷。
二、文件级文书档案的整理
2000年12月6日，根据国家档案局了中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》要求，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定，将“立卷”归档改革为文件级整理，文书档案的基本整理对象从“卷”转变为“件”。
（一）分类
所采用的分类方案为：年度—机构—保管期限。确定分类方案后，就可按分类方案对文件进行分类，具体步骤为：
1、分年度。就是将各个年度的文件分开。如该单位成立于1981年，那么就形成了1981年、1982年、1983年、1984年、1985年等类别的文件。
2、分机构。依据医院文书的实际状况，将各个年度的文书档案按机构或问题划分为党务、院务、人事、医务、感控等类型。
3、分保管期限。将各个机构的文件，依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久、30年和10年三种类型；这样，该年度内的文件就划分成永久、30年、10年三个保管期限的文件。
（二）排序与编号
将各个机构内的文件按永久、30年、10年三个保管期限分开后，即可对三个保管期限内的文件进行排列，排列原则是“同一事由的相关文件应当排列在一起，时间、重要程度等作为参考因素”。
（三）编目
将排列好并编号的某年永久工作文件按序号在文件目录中进行登记后就完成了该年度永久档案文件的编目工作。文书档案文件目录的编目项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
（四）装盒
装盒是把各个年度各个保管期限内的文件按件号顺序装入档案盒中的一项工作。装盒包括填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。装盒时应注意以下问题：
档案盒的封面应使用全称或规范简称标明全宗名称，下加双横线。卷脊设置各项检索项，包括：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号。备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件说明、整理人、检查人和日期。
（五）上架
我们通过对上海市徐汇区2002―2004年卫生行政处罚文书制作现状的调查，了解卫生行政处罚文书制作中存在的主要问题，提出提高卫生行政处罚文书质量的对策。
1材料与方法
对上海市徐汇区2002―2004年卫生行政执法文书案宗进行调查，了解卷宗基本情况、文书材料完整性、适用法律正确性、文书制作规范性4方面情况。从后3方面进行质量评价，了解卫生执法文书使用制作现状、存在的问题和产生的原因。
以《卫生行政处罚文书质量评价调查表（一般程序）》对徐汇区卫生局卫生监督所2002―2004年一般程序卫生行政处罚案卷逐个进行过录。调查表内容包括案卷内文书材料完整性、适用法律准确性等项目。为保证过录质量对每份调查表都由专人逐项进行审核。审核合格的调查表通过Excel2000录入后转入SPSS软件进行分析。根据事先拟订的调查表对近3年来徐汇区卫生局卫生监督所制作的卫生行政执法文书质量进行评价，了解卫生行政执法文书存在的问题并对产生这些问题的原因进行分析，提出提高卫生行政处罚文书质量的对策。
2结果
2.1行政处罚案件基本概况
该所2002―2004年一般程序卫生行政处罚案件1499件，其中2002年632份，2003年568份（含一份食物中毒案宗），2004年299份（含6份公共场所卫生行政处罚文书）。
2.2文书材料完整性
2.2.1文书齐全基本文书齐全比例见表1。3年来卫生行政处罚案件中的基本文书齐全比例均较好，除陈述申辩笔录外，其他文书齐全性都在98.9％以上。陈述申辩笔录（记录）在3年的文书中均有所缺失，3年来该类文书的齐全性为93.5％。
表12002―2004年基本文书齐全率(%)
基本文书[]齐全数[]齐全率案件受理记录[]1492[]99.5
主体证明文书齐全比例见表2。3年的案件中主体证明文书齐全程度均比较低，表现在谈话者身份证明的缺失、法定代表人委托书的缺失、相关证照复印件的缺失。这些主体证明文书的缺失导致证据材料不足，被处罚人单位名称和营业执照是否一致无法确认。处罚主体为无证无照时，只需当事人身份证明，所以齐全性相对较高，2002、2003和2004年主体证明文书齐全程度分别为71.0％、66.7％和89.7％。对处罚主体为无证有照的案件，2002、2003和2004年主体证明文书齐全程度分别为6.5％、23.3％和80.0％。对处罚主体为有证有照的案件，2002、2003和2004年主体证明文书齐全程度分别为18.0％、27.8％、76.9％。
主体证明文书齐全程度的认定：①无证无照者，应有当事人的身份证明；②无证有照者，应有当事人的身份证明、工商执照复印件，如非法定代表人，应有法定代表人的委托书，需3者齐全。③有证有照者，应有当事人的身份证明、工商执照复印件、卫生许可文书复印件，如非法定代表人，应拥有法定代表人的委托书，需4者齐全。
2.2.2程序合法执法行为的程序合法反映在文书上，其流程的先后顺序应为：案件受理记录、立案报告、现场检查笔录、询问笔录、案件调查终结报告、合议记录、行政处罚事先告知书（听证告知书）、行政处罚决定书文稿、行政处罚决定书、送达回执、结案报告。3年来符合法定流程的文书为1251份，符合率为83.5％。
2.3适用法律准确性
2.3.1引用法律法规的准确、完整准确程度即针对认定的违法事实，引用的法律法规是否做到全面准确。所调查的3种文书中行政处罚事先告知书在引用法律、法规的全面、准确程度方面做得较差，准确率为78.2％，较为常见的错误是在相关案件中遗漏引用《食品卫生行政处罚办法》这一规章。行政处罚决定书文稿中，引用法律法规准确率高于其他2种文书（行政处罚事先告知书和合议记录），准确率为95.3％（表3）。
表3卫生行政处罚案件引用法律、法规全面、准确率（%）
文书种类[]准确数[]百分率行政处罚事先告知书[]1172[]78.2
引用法律法规完整情况表现在引用时是否使用了全称。在不规范的文书中，较多的是将《中华人民共和国食品卫生法》简写为《食品卫生法》。也存在少数将《食品卫生行政处罚办法》随意缩写为“卫生行政处罚办法”、“行政处罚办法”、“行政处罚”、“处罚办法”，甚至“处罚”的情况。从表5可以看出，4类文书“现场检查笔录”、“询问笔录”、“行政处罚事先告知书”和“行政处罚决定书文稿”在引用法律、法规完整性的合格率都较低，合格率最高的是“行政处罚事先告知书”，为72.6％。“现场检查笔录”和“询问笔录”的合格率最低，分别为61.7％和61.6％（表4）。
2.3.2法律条款准确引用法律条款的准确引用表现在条款项目的引用是否做到了准确无误、规范恰当。法律条款的引用不准确较为常见的是形式表达上的不规范，一是在法律条款引用时条款项目没有分清楚，只引用条款而忽视项目；二是引用法律法规名称时使用引号而非书名号，“条、款、项、目”的“项”上没用括号。由表5可见，该项目规范性做的不够，尤其是行政处罚事先告知书，其准确率仅为52.3％。
2.4文书制作规范性
2.4.1格式规范文书体例和程式要求不规范情况,主要表现为具体各类文书首部和尾部没有正确完整的填写、漏项、要素不齐全。尾部中交待制作该文书的行政执法部门、告知权利、时间和印章等在3年中合格率仅为47.2％。一般来说容易遗漏的是时间要素（表6）。
2.4.2书写规范
文书书写规范包括规范修改、专业用语规范、以及应没有空格。专业用语规范合格率最高，没有空格合格率较低，尤其是行政处罚决定书文稿合率分仅为33.4％。3年中3种重要文书的规范修改程度较好（表7）。
从严格文书写作来讲，文字的书写尚不规范。错别字现象占有较大比例，该项的符合率为49.3％。数字应严格按照规定书写（处罚决定书文稿中的罚款数额和缴款日期应该用中文大写），该项的符合率仅为27.2％。
常见的错别字有正（整）、贰(贰)、扦（检）、土井(境)、场（场）、便（鞭）、支（餐）
3讨论
3.1存在的主要问题
3.1.1违法主体认定不确切表现在两方面：被处罚主体证明文书不齐全和对违法主体认定不确切。违法主体可以是个人，也可以是法人或其他社会组织。因此，在实施卫生行政处罚时必须明确被处罚对象的身份。在我们调查时，谈话者身份证明、法定代表委托书、卫生许可证和工商营业执照/企业法人营业执照复印件没有包括在案宗里，这不仅影响到了文书材料的齐全性，更使人质疑整个执法过程的合法性。同时这也使得我们无法确定违法主体是否与工商营业执照上是否一致。
对违法主体的认定不够确切，直接影响证据材料的真实性。问题表现在：①工商营业执照的法定代表人和卫生许可证上的负责人名称不一致，执法人员通常以许可证上的名称为准。但是按规定，执法部门在相应文书中填写单位名称时，应与营业执照一致。②在被处罚人为“某某分店”、“某某连锁店”时应区分清楚该分店或分公司是法人分支机构、子公司还是分公司，是否具有法人资格。③由于变更法定代表人、改、扩、建、转让等，相关证件需要重新验证，所以这就造成了被处罚单位名称与营业执照不符的情况。④未提供工商营业执照和卫生许可证复印件，导致无法确认违法主体是否正确。由于当事人并未因为单位名称与营业执照不符而拒绝履行执法部门对其做出的行政处罚，而执法部门对这一规定也没有做出严格要求，所以这一点没有引起重视。
3.1.2执法程序不规范3年来“执法程序合法”的比例约为八成。执法程序中容易出现的问题有以下方面：①告知书的内容应该明确清楚的告知违法主体、违法行为、违反的法律条款、处罚结果及陈述申辩权利。在我们调查时发现告知书内容有被缩写、简写、内容不齐全的现象。如罚种只告知1种，处罚上限下限没有明确告知，违反的法律条款只写1种等。在告知程序上，所告知的陈述申辩时间不合理，即在所规定时限内当事人没办法完成陈述申辩；当事人逾期未来申辩没有在文书上注明。②现场检查笔录制作时没有注明“营业中”；现场检查笔录和询问笔录的监督员签名与立案报告上的承办人不一致等。
3.1.3法律法规引用不规范法律法规引用问题：①简写、漏写法律法规数量和名称，略写“条”“款”“项”“目”。如在合议记录或告知书里面只引用所违反法律法规中的一部，将其他的略去，条款也只是引用一条，象征性的表示相对人已经违法。②引用错误。所引用的法律条文与违法事实没有对应。产生这些问题的原因在于卫生监督员法律意识不强，没有意识到法律条款引用不当会影响文书的法律效应，所以制作文书时偷工减料。
3.1.4文书体例和程式不符合要求这一问题中主要体现在文书首部和尾部缺项漏项、错别字和数字书写不准确。产生的原因在于卫生监督员没有形成良好的执法文书制作习惯。缺项漏项应该用斜线填上而不应留有空白；文书涂改时需用斜线划去要涂改的地方然后在下面写上修改后的内容，必要时在旁边盖上公章或签上修改人的姓名，而不是用涂改液或用胶布或用笔墨完全掩盖被涂改的字迹；为了方便在应使用中文大写数字地方用了阿拉伯数字。
3.1.5内部文书和外部文书质量的差异在执法文书制作时，往往在意识里将文书按是否涉及公之于相对人分为对内文书如立案报告、合议记录和对外文书如询问笔录、事先告知书、行政处罚决定书等。因此,两种文书制作质量存在差异，前者质量不如后者。然而依据《行政诉讼法》第28条规定，行政机关有义务向法院提交相应行为的所有证据材料和所依据的规范性文件。行政机关没有权利将其中某一部分材料以“内部程序”为理由拒绝向法院提交。行政处罚程序都是外部程序，而无内部程序和外部文书之分。因此，所有的执法文书都应该保证质量。
3.2建议
以上处罚文书中出现的各种问题，反映出部分卫生执法人员在法律知识和文书书写技能上还有待提高，卫生行政处罚文书监督检查制度还不健全。要提高卫生处罚文书质量，还应开展以下几方面工作：
①对卫生监督人员加强法律和卫生行政处罚文书知识培训，提高卫生执法人员的法律知识水平和法律文书书写技能。
②建立完整而严谨的卫生行政处罚文书监督检查制度，发现问题及时纠正。
③把监督员卫生行政处罚文书质量纳入监督员工作绩效考核范畴，并赋予较高权重，促使监督员树立执法文书质量意识。
④重点针对监督员在撰写卫生行政处罚文书时存在的“违法主体认定不确切”、“处罚主体证明文书不全”、“执法程序违法”、“适用法律条款准确不齐全”和“使用的文字、标点、数字不规范”等采取有效措施，建立文书质量评估体系，从长效着手，提高文书质量。
4参考文献
［1］钱荣法.桐乡市1996-1999年食品卫生行政处罚文书分析［J］.预防医学文献信息,2002,8(6)：202.
［2］司培合,王献梅.对1745份食品卫生现场监督笔录的评析［J］.职业与健康,2004,20（9）:65-66.
［3］赵建宏,关联欣,韩宏.山西省公共场所执法文书现状调查分析［J］.预防医学文献信息,1997,3（3）:285-286.
会计文书的撰写既是会计工作不可缺少的一部分,也是会计人员的工作职责和必修课。随着经济改革的不断深入,有关各方面对会计人员撰写会计文书也提出了更高的要求。文字与人类原始会计行为有着密切的关系,它的出现是会计文化形成的历史起点,它最初造就了整个原始计量、记录时代的原始会计文化,并为其后会计核算的产生创造了基本条件,而经济活动则有助于它的全面推广。
一、会计中的文字语言
会计学语言开始于它的名称,我国“会计”命名起源于西周,当时大体以“零星算之为计,总合算之为会”来概括会计的基本概念。这种表述内容准确,含义丰富深刻,居世界先进水平。“1673年德•拉•波特提出了一个法文单词:Comptabilite,即簿记,从此在法国流行,并被看成为其他语言(其中包括俄语在内的)簿记一词的基础。但在法国这个词获得承认却得归功于巴列姆。在这位会计学家之前,法国是用livres,即账簿持有者。”①会计的专业术语,1494年意大利数学家、会计学家卢卡•帕乔利的《算术•几何•比与比例概要》一书在威尼斯问世,该书中用“Per”表示债务人(借方),用“a”表示债权人(贷方),借方项目用“devedare”,贷方项目用“deveavere”。1600年以后,分录从文字叙述式和拟人式向简略式和统计式发展。到19世纪中叶,文字叙述式已完全让位于专业用语表达,即借方用“Dr”,贷方用“Cr”。在荷兰数学家西蒙•斯蒂文的著作中提出了第一种账户分类法,从明细分类核算中划分出总分类核算,使这个时代成为核算语言形成的时期。会计所包括的内容和范围甚广,但会计的基本要素可以用最简洁的语言概括,即资产、负债、权益、收入、费用、利润,以及经济业务等。会计人员掌握了这些基本要素,即可在其庞杂的会计业务中通过分类、汇总编制出简明的会计报表。
上述常用的会计名词在会计理论体系中居重要地位,并引导出不同的会计原则、不同的会计程序和会计方法。会计科目是对会计内容具体分类的项目名称。当今在会计核算形式和报告上,基本上是使用国际规范化了的会计科目语言,这种精炼的词语促进了信息交流,增强了会计信息在国际之间的可比性。1952年,在世界会计师联合会上,正式通过了“管理会计”这一术语。以强化企业内部管理,提高经济效益的现代管理会计正式形成,现代会计开始分为财务会计和管理会计两个重要分支。会计以最明了的句法、最简洁的文字,通过经济记录的各种结构(簿记形式)而得到不断地发展,形成了一种特殊的专业文化语言。
二、会计中文字语言的表达方式
随着经济的发展,会计人员不仅要有法制观念和金融、税务、财政、管理等方面的专业知识,还必须具备驾驭文字语言的能力,通过对会计资料进行整理、分析、加工、汇总,找出内在联系,展现其发展规律,揭示其变化趋势,并运用一定的文体将其表达出来,就形成了会计文书。我国西周时期的“日成”、“月要”和“岁会”,秦朝制定的《效律》和西汉时期制定的《上计律》,东汉时期流行的“经济文簿”乃至唐宋时期的“四柱”式会计报告和“四柱移交清册”等等,都反映了我国古代会计文书发展的轨迹。到清朝末年,“西式簿记”传入我国,各种会计文书在政府和工商、金融、保险等行业的会计中得到了不同程度的应用。20世纪80年代以后,《会计法》和《注册会计师法》的颁布,会计制度的几次变革,《企业会计准则》和《企业财务通则》的,会计具体准则的陆续出台以及股份制经济的兴起,会计文书在经济管理中的重要作用也越来越被人们所重视。随着国际经济交往的日益增多,各方面对会计信息的需求也日趋迫切,这就使得会计信息的载体———会计文书的写作摆到了更重要的位置,对会计人员撰写会计文书也提出了更高的要求。
三、会计文字语言的基本要求
1•规范性。会计文书是应用于会计领域的经济应用文书,具有鲜明的专业特征,它必须依据一定的法规和规则。比如制定企业融资计划或决策必须以国家融资方面法规、政策及财务会计制度为准绳,其融资规模、渠道、形式、条件等都必须规范在法规、政策允许的范围内;编制企业会计报告,必须遵循会计准则和会计制度的规定,其计量方法、指标口径、计价方法、真实性和完整性等都应符合会计准则和会计制度的要求。
2•相关性。会计文书载录和传输的会计信息和其他相关信息,都是企业从事生产经营、筹资和投资等活动不可缺少的经济资源,并起着举足轻重的作用。同时,也是国家宏观经济决策,企业经营管理者和投资者进行决策的重要依据。这就要求会计人员在写作时必须注重信息的相关性,首先要确保引用资料的真实可靠;其次要运用科学合理的方法对资料进行分析和加工,使文书更具有属性特征;最后以简明通俗的语言拟稿撰文,准确表达文书内容,切忌弄虚作假或夸大其辞。超级秘书网
3•效益性。会计文书写作,作为会计工作的重要内容,无疑也应以理财为中心,以提高经济效益为目标。如“投资决策报告”就是要提出经济效益最好的优选方案;“经济活动分析报告”旨在通过对过去经济活动的分析,找出经济活动中存在的问题和困难,总结成绩和经验,分析影响经济效益的因素,从而采取措施,趋利避害,扬长避短,以取得更好的经济效益。
4•时效性。会计文书的及时制作和快速传输,是会计文书发挥其应有作用的前提。尤其是在市场竞争情况下,机会稍纵即逝,更应注重会计文书制作与传输的及时性,以便最大限度地发挥会计文书指导和规范经济活动的作用。为确保会计文书制作与传输的及时性,一是要落实会计的写作和审核责任人,规定制发时限及相关责任;二是要简化会计文书的传递程序和交接手续,尽量缩短各种文书处理的时间;三是要运用现代化手段加速会计文书的制作与传输。会计人员在撰写文书时,首先应注重经济体制改革中出现的有待研究的新现象、新问题,加强对未来经济生活的分析、研究和规划,具有一定的超前意识。其次,要以最新的会计法规为依据,以最近的会计实践活动为素材,以最新的会计理论研究成果为基础。再次,还要在会计文书的文种、体式、内容和写作方法上都逐步向国际惯例靠拢,使中国会计语言向国际会计语言转化,从而促进会计的国际化。
注释:
①张国臣.《中国文化之最》.中国旅游出版社,1991.,6.
关键词：办公室文书 文书档案 管理缺陷对策
一、办公室文书档案管理特征
文书档案主要是以纸质或其他载体记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料。这些信息资料都是被分门别类存放的，这一阶段的档案管理工作中心是信息收集与整合，之后对其编目和保存。
文书档案中涉及的内容非常丰富，其中包括企事业单位的发展历史、科技发展、设备管理、财务管理以及行政管理等等。
办公室文书工作与文书档案二者之间存在这密切的联系，其中办公室文书的工作内容是收集与整理文件信息内容，之后需要对其进行归档与编目；文书档案管理工作涉及到的工作内容是文件的书写材料、格式以及归档。
二、办公室文书档案管理现状
（一）办公室文书档案管理建设力度过低
通常情况下办公室文书档案资料多数存放于库房底层，潮湿、不通风、灰尘沉积的环境并不利于管理工作正常进行，部分档案室非常破旧，加之存放档案的区域受到限制，导致文书档案职责不明就会出现管理不完善的现象，这样就会出现现有的管理成果与档案管理标准相差甚远。由于档案管理工作得不到重视，从而有限的资金也不会注入到办公室文书项目发展中，从而档案管理工作建设被完全忽略。
（二）办公室文书档案工作认知尚浅
诸多企事业单位在对待文书档案管理工作时缺乏宣传力度，导致工作人员在文书管理过程中对自身的工作职责认知不清晰，档案工作人员平时的日常工作量较大，加以对档案管理工作认识不到位，不愿意花费精力做指导工作，从而导致辖区内的档案信息管理工作存在一定滞后性。工作项目顺利开展，首先要得到领导重视，档案管理工作革新整改需要得到办公室文书领导的重视，因为部分领导在思想意识上没有领会到档案管理的重要性，认为只要有人管理就可以，因此在队伍建设方面没有加大专业力度。
（三）文书档案管理工作缺乏积极性与规范性
工作人员积极性匮乏具体表现：多数企事业单位档案管理人员无论是理论水平、文化水平还是专业素养都或多或少有欠缺。甚至一些工作人员不是专业人员，并不具备文书档案管理工作知识与技能，所以在工作中就会出现主人翁意识的缺失。工作人员调动密集、薪金待遇一般使在职工作人员对本质工作出现懈怠性，不能激发工作人员提升工作素养以及业务水平，导致办公室文书档案管理工作不能够与时俱进。
三、办公室文书档案管理工作有效措施
（一）规范文书档案管理工作
在工作中要进一步实现档案管理与文书工作的有效融合，在文件信息收集与整理时要注意纸张使用的规格、要统一文件格式的使用、要统一笔支型号的选择，这样直接影响到文件信息的管理质量，以此才能够统一实现办公室文书与文书档案管理的现代化管理，使其更加规范化。
（二）培养与塑造文书档案管理人员的专业知识与技能
首先，要良好利用受众群体，抓好档案管理宣传工作，要将社会大众的意识作为着力点，强化群众档案管理认知，使他们感受到档案管理与保存在企业发展中起到的重要作用，同时需要办公室文书档案管理工作人员参加档案业务培训，不断学习专业知识理论以此来丰富档案管理专业知识。其次，档案宣传工作要渗入到领导工作重点范围内，在日常工作中不断增强其思想认知程度，摒弃传统封闭的观念，向办公室文书职能发展观念、社会大众服务意识方向发展，在办公室文书档案管理工作中加大人力、物力的有效投入，从本质上提高档案工作的发展速度，使之与办公室文书等日常工作齐头并进，为企业经济发展起到助推作用。
（三）激发文书档案管理工作人员积极性
首先，需要管理层对待工作人员招募工作要慎重，严格把控招聘人员的专业知识与技能，这样才能够保证员工在工作过程中有责任感；其次，加强办公室文书档案工作基础设施的管理，使硬件能够发挥其工作职能。其次，制定岗位责任制度，健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作，并且认真落实到档案管理具体职位中，将档案信息管理工作细分落实给每一位工作人员，这样可以激发工作人员的责任意识以及事业观念。为确保档案工作队伍稳定的工作状态，要建立有效且健全的激励制度，使工作人员对档案管理的本质充满正面思想。
四、结束语
档案管理工作是建立在文书管理工作基础之上的，所以想要企事业单位的文件信息得到发展与利用，文书与档案管理是一定要得到充分重视的，企事业单位的建设与发展是需要文书档案来记载的，对于以后企事业单位的发展也是有着重要意义的，所以在工作过程中要强化文书与档案管理工作人员的个人素养，使之能够认识到自身的工作职能，使企业的有效资源得到最大化的利用，最终实现企事业单位信息资源的优化，同时也是体现企事业单位管理水平的重要途径。
参考文献：
[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会，2011
【关键词】办公室档案；收集与管理；电子化
办公室是一个变迁着的概念，随着办公室的功能日益增多、细分日益复杂和精密，具有历史意义和见证意义的档案功能也逐步繁冗，达到了需要进行科学化管理的地步。与此同时，办公室档案具有特殊的意义，一方面具有时效性，办公事宜是实时发生的，档案资料随时产生，因此对于档案的筛选、整理和归档提出了时间上的要求，采取事后整理的方式已经被证明是不科学的，因此需要即时整理；另一方面具有复杂性，办公室档案的内容极其庞杂，如果全部加以保存，整个办公空间会受到极大的影响。但是如果不加以保存，相应的客户档案就会有毁损灭失的风险。办公室文书档案是办公室档案的一种，主要内容是在办公过程中，与上级机关、团体、组织等在行政管理、检查、交流等过程中产生的往来文书，并且这些文书经过筛选和过滤重新归档，进而由活动过程中的表层文书文件转换为办公室文书档案。相较于办公室的其他活动，办公室文书档案具有的特征为正式性、公共性、格式性、保存价值性、借鉴性、通行性等，因此进行归档和管理的必要性、重要性和可行性要比一般的办公室档案高。如前文所述，办公室文书档案既然属于办公室档案的一种，其自然也具备两个过程：归档和管理。信息化的时代已经来临，办公室文书档案的归档和管理方式已经具备创新的条件，本文基于此，意图对办公室文书档案的收集与管理进行路径上的创新。
一、办公室文书档案收集与管理路径的既存问题
（一）观念陈旧，改革手段治标不治本。目前对于办公室文书档案收集与管理的观念陈旧，依然是采取在一个办公日程结束后加以归档的方法；尽管存在一些改革方法，如间隔时间收集管理法、分类收集管理法、专人专项收集管理法，却依然治标不治本，产生相近但是形态各不相同的新情况；这是所有办公室文书档案收集与管理问题产生的根源。
（二）保存成本过高。办公室文书档案随着办公室活动的日益增多而变得日益庞杂，陈旧的收集与管理手段已无法对这种繁杂的规模进行整理；相应的，传统的改革方式只是注重不断扩建、增加储存容量、增加相应的人事力量、进行大规模的文书修复工作但是并不注重保存；对办公室文书保存场所的增加、相应工作人员的增加，均使得成本大量增加。
（三）没有形成有力的规范。目前设立专门办公室文书档案的企业、行政部门较少，工作人员的操作并不具有相应的规范性；与此同时，即便是设立了相应的规范，规范要么存在时间较长，较为陈旧，要么规定过于宽泛，无法具体操作；没有规范化的操作，就容易产生档案毁损灭失以及效率低下等问题。
（四）人员素质低。我国档案学已经诞生许久，但是对口的却是图书馆等工作，而在办公室工作的职员却面临着相关知识缺陈、没有相应的意识、理论水平低下、专业素质缺乏等问题；与此同时，办公室作为工作场所，相关的人士较多，因此在具体工作的过程中会有不同程度的破坏文书档案的举动。
二、办公室文书档案收集与管理路径创新
（一）建立文书档案电子化。电子化、数据化是新时代的产物，这不仅仅是工具和手段上的创新，并且在方法论上具有创新的意义；办公室文书档案如果进行数字化整理是一个一劳永逸的工作，首先其仅仅需要对原先没有电子化、数字化的文书进行归档和整理，其次办公室文书档案收集工作会减轻，仅仅需要相应的办公职员进行收入数据库工作即可；办公室文书档案的电子化、数字化成本较低，仅仅需要几台服务器即可。
（二）建立及时淘汰制度。办公室文书档案的繁冗是造成现在问题的主要原因，为了减轻负担必须建立淘汰制度；重点在于淘汰的时点，一般而言，一个文书仅仅具有当时项目的效用，因此在相关项目建构结束之后便可以丢弃，但是有些文书却具有长时间的效用和借鉴效用，因此需要建立相应的分类制度，将二者结合起来。
（三）专人专员负责。由于电子化和数据化的建立使得数据存储空间和办公文书发挥效力空间分离，因此就具有专人专员管制的可行性；通过对该专员的培训提升对于档案管理和收集的能力和效率是一举两得的；专人负责制也可以摆脱不同的人对文书档案造成的损害。
今年以来，市审计机关认真贯彻落实全国、全省审计工作和座谈会精神，全力提升审计工作质量。截至9月底，全市完成审计项目365个，审计调查42个，审计公告10个，比去年同期分别增长24.57%、16.67%和400%。全市提交审计专题、综合性报告和信息简报250篇，被批示采用114篇。查出违纪违规资金53756万元。审计工作历史性写入市委、市政府工作要点，市政府年度工作报告三次肯定了审计工作。
一是强化项目管理。紧紧围绕市政府中心工作，反复征求各级各部门意见，确定年度审计项目计划，并将全年审计项目计划以市政府文件印发。加强审计项目管理，对下达的计划项目，建立了应审项目库。对原有的审计文书进行了清理，全面启用新审计文书格式。对不符合规定的审计通知书和审计送达回执进行了修订，新增了《市审计局审计整改检查通知书》和《审计决定执行情况督办书》。
二是强化现场审计。市局出台9项加强审计现场管理制度，分别从审计前调查、审计项目现场协调管理、审计项目现场总结以及审计项目进度控制等方面规范现场管理。县审计局结合省厅审计管理制度试点，制定了贯彻落实的实施意见。凤翔县审计局强化审计现场管理，坚持把好“程序、取证、处理、复核”四关。麟游县加强项目实施管理，制定操作流程，统一工作标准。千阳县审计局实施多项管理规程，加强业务流程控制，保障审计项目有序实施。
三是强化复核把关。要求审理人员对每个项目从审计程序到审计文书逐项审理，填写项目审理工作记录，出具项目审理意见书，变以前完善档案程序性复核为对整个审计项目全程实质性审理。加强内部层层把关，对简单项目法规审理科室审核，直接出具项目审理意见书;对项目较大，问题比较复杂，经科务会研究后，报请分管局长审核，并签署意见，出具项目审理意见书。对发现的共性问题，提出规范要求，书面下发《审计项目审理情况通报》，增强审理意见落实效果。
四是强化金审应用。在省厅的大力支持下，经过多年努力，我市“金审工程”实现了县区全覆盖，OA审计管理系统全面应用，基本实现了无纸化办公。AO现场审计系统全面推广，去年全市完成AO应用21个，计算机审计方法2个。今年应用实例同比增长15%。AO与OA交互管理，市局制定了《AO/OA交互和数据包报送办法》，对审计项目计划管理、项目实施进度情况及计算机运用技术手段，结合AO∕OA交互等措施，实施进度管理、控制和考核。
五是强化考核评比。建立全市审理专家评审组，实行市县分组分类交叉评比，定期对审计项目进行考核。针对评比情况，市局统一下发参评项目整改通知书，要求各单位对参评项目扣分事项进行整改。同时对优秀项目全市通报表彰。今年以来已评比审计项目41个、综合报告17份，推荐参加全省评比优秀项目4个，优秀报告1份。
乙方：xxx
双方就 _______项目的合作事宜，经过初步协商，达成如下合作意向：
一、 同意就 _______项目开展合作研究开发。
该项目的基本情况是：
____________________________________________________________________
二、 前期工作由甲乙双方各自负责。
甲方应做好以下工作： 1.___________________________________________________________________ 2.___________________________________________________________________
乙 方应做好以下工作： 1.___________________________________________________________________ 2.___________________________________________________________________
三、 在甲乙双方完成前期工作基础上，双方商定 xxxx 年xx 月xx 日签订正式合同。
甲方： 乙方：
代表人： 代表人：
xxxx年xx 月xx 日
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文书要点:
意向书是合作双方就合作意向所达成的书面文件。双方签署意向书，表明双方愿意进一步商谈合作意向。意向书的主要内容包括双方当事人名称、合作项目名称及其基本情况、双方合作的前期准备工作等。
特别提示:
行政复议的文档工作是行政复议工作的重要组成部分，行政复议决定书等法律文书也是政府文件的重要组成部分，行政复议档案在档案的保管期为永久保管，这是我们工作水平的历史见证，也是以后查阅、查证的重要性文件，因此，要高度重视行政复议的文档管理。行政复议的文档工作主要是行政复议的档案管理。关于行政复议档案包括的内容、归档的时间、档案案卷质量要求及档案的查阅，笔者提出以下几点粗浅的认识。
一、行政复议档案包括的内容、复议案卷内文书材料，应按照复议程序的客观进程或时间顺序排列，主要有以下几项：
（一）破损的材料要修补或复制；（二）装订部位过窄或有字迹的材料用纸加衬边；（三）纸面过小的文书材料，加帖衬纸；（四）纸张大于卷面的文书材料，按案卷大小折叠对齐；（五）需要附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉；（六）文书材料上的金属物要全部剔除干净。文书材料经过排列后，除案卷封面、卷内目录及卷底外，应逐页编号。页号编在右上角，一律使用阿拉伯数字。卷内目录应按卷内文书材料顺序逐件填写，标明起止号。卷宗封面所列项目，应使用毛笔或钢笔逐项填写齐全，书写要工整。其中，结案日期填写复议机关负责人审批日期。卷宗装订后，应在卷底装订前贴封纸，并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章。文书材料应在结案后整理立卷。承办人应根据《中华人民共和国档案法》的有关规定提出保管期限，经复议机关负责人审阅后，移交档案管理人员并办理移交手续。随卷归档的录音、录像带等声像档案，应在每盘磁带上标明申请人和被申请人的姓名（或名称），案由、案号、档案编号、录制人、录制时间、录制内容等，逐盘登记造册归档。归档的证物凡是能够附卷保存的，应装入证物袋内，并在证物袋上注明名称、数量、特征；不便附卷保存的，应另行包装，并在包装上注明申请人和申请人的姓名（或名称）、案由、案号以及证物名称、数量、特征，随同卷宗归档。文书材料一经归档，不得从卷内抽取；需要增添文书材料时，必须征得档案人员的同意，按立卷要求办理。
二、归档的时间、档案案卷质量要求及档案的查阅。
归档时间，是指具体案件承办人对需要归档的文件材料向本单位专门档案负责人移交的时间。审结的案件，案件承办人立好卷，本单位专门档案负责人在年底以前向档案部门移交。做为案件承办人，对办结的案件应随结随立卷，做到手中无卷。复议文书材料的立卷归档，由复议案件的承办人员具体负责。因为承办人对具体案件情况比较清楚，便于整理案卷。案件中申请人、被申请人、第三人提供材料要有目录。复议文书材料按不同年度和案件单独立卷归档。跨年度的复议案件，应是收案年开开始立卷，办结年度归档。案件办结后，应全面整理、检查全案的文书材料，补齐遗漏的材料，去掉不必立卷归档的材料，案卷无重复多余的件。复议文书材料只保存一份。复议决定书再保存三份，以备查考。
下列文书材料，不必立卷归档：
（一）询问复议程序的信件、电话记录、谈话记录及复函；（二）复议受案范围以外来信、来访人的申诉、控告等书面材料、谈话记录，以及答复其他有关部门解决问题的信件或记录；（三）没有参考价值的信封；（四）未经签发的文电草稿；（五）法律、法规规定不应立卷归档的其他材料。
档案的查阅要做好记录，对于借阅的档案要记录借阅人、借阅期限、使用用途，使用后，要及时归还。
1 文书档案管理工作的概况
1.1 文书档案管理工作的背景情况
在我国不断的发展过程中，文书档案管理工作是一项必不可少的工作内容，我国的文书档案管理工作在不断地进行着。传统的文书管理工作是指建立一个相关的部门通过事件的发生从而记录下来，进行封存。但是，这样会存在一些弊端，导致一些文书档案在保存过程中遭到破坏。因此，相关的管理部门需要加强管理工作，在档案的分类管理上解决问题。文书档案工作对于我国的发展有着重要的意义，尽管现在我国的文书档案工作还存在着不足，但我们找到了解决的问题的办法。希望在工作中能够认真的落实优化方案，使文书档案管理工作得到更好的发展。（1）
1.2 文书档案管理工作的现状
通过一些案例分析来了解现状和问题
（1）滞后表现
在时展的步伐下，各种制度都在不断创新，但在企业的管理制度方面，特别是对文书档案管理的工作，却不能得到及时的改进。而且文书档案的管理忽视了他在工作上与其他部门工作的连贯性，明显滞后于当前发展的脚步。
（2）检索效率不高
文书档案检索有手工检索、计算机检索，档案进行归类整理后，存在着处于放置状态。并且，档案的检索方式大多属于手工检索。但是，在档案的数量不断的增加下，检索的效率将会越来越慢。况且，计算机的检索需要耗费大量的人力和物力，需要文书档案管理人员技术上的支持，这样会浪费大量的时间。
（3）管理人员的专业知识和技能有待提高
目前文书档案管理工作得不到重视，导致在各个企业单位缺乏专业的技术人员。并且，许多工作人员缺乏相关的专业知识，并且没有受过专业的培训，所以对档案的归类整理和编码放置等都不熟练，使工作效率和工作质量明显降低。在当前信息化?r代，档案管理人员不但要有专业技能，而且需要熟练各种各样的计算机应用。这样，在档案管理工作人员努力下，才会把文书档案的管理工作做的更加完善。（2）
1.3 文书档案管理工作的必要性
文书管理工作是记录的内容是对我国发展研究的重要依据，我国的文书管理工作对我国发展具有重大意义。而它不仅是记录对现阶段我国所发生的事件，更是对将过去的文书档案进行整理和分析，使过去档案中所欠缺的部分得到补充，努力从档案中找出缺少的部分，完善文书档案的内容。在对我国的历史记录分析中，根据以往的案例发现它的不足之处，并寻找新的方式，避免相同或类似的错误再次发生。只有这样才能有所收获、有所进步，使我国在发展的道路上越走越远。
2 我国文书档案管理工作的优化方案
2.1 需要优化文书档案管理制度
许多传统的文书档案管理制度存在问题，需要在下一阶段有待提高。文书档案的管理是以时间为分界线进行大量的档案的管理存放工作，虽然这种方式易行，但是因为整理存放的文书档案数量太多，使其太过于笼统化，在日后的查找中存在着巨大的困难。因此需要进行细致分类，然后根据事件的类型进一步的分类，使所有的文书档案得到有序的存放。在管理人员管理制度中，规定所有人员的工作内容，没有对所有的工作项目进行分配，这样存在大量问题，导致有些工作项目中工作人员过多，造成资源的浪费。因此在对文书管理人员进行管理优化时，应该使每一项工作都要高效有序地进行，使每名文书档案管理人员都做好分内的事情。 （3）
2.2 要有培养管理人员的学习能力
在新时代下，我们要对所有工作者有很高的要求，所以，文书档案管理人员的学习能力也要加大提高。我们需要适应科学化对的管理要求，使大部分的事业单位和国企在新形势下进行大力创新，分类管理主抓建设的大制度。现如今，要想更好的发展，就必须进行不断的学习，这样才能提高工作能力、对事物的分析能力。因此对于现在的文书档案管理工作者，需要在工作的过程中不断的学习新事物，对文书档案要有相当的了解，这样有助于工作的得以顺利进行。对现代化的技术手段的学习要十分重视，使这些技术在日后的工作过程中得到合理的应用。
2.3 利用现代化技术进行管理工作
所谓的现代化技术最多的指对网络的应用，网络是近些年来发展十分迅速的一种新型的技术，它的应用使我们在生活和工作中都得到了很大方便。将网络应用于文书档案管理工作中，将使文书档案的整理与分析更加精准化，减少了对人力的利用。网络平台是一个共享的平台，一些缺少的文书档案信息将在网络的帮助下可能被找到，使我国文书档案工作更加顺利的进行。
3 文书档案管理工作中的创新措施
3.1 对管理理念的创新
文书档案管理理念的创新是工作的关键。文书档案管理的工作人员需要及时的更新思想，跟随时代的潮流，总结经验与不足，学习新型的管理模式，以积极向上的学习姿态应对文书档案管理工作进行创新。同时，在文书档案管理的创新上，应该遵守以大局为重的原则，坚持以企业的利益为中心。而且文书档案管理上还必须要有宣传的意识，档案管理工作并不是单个部门的工作，我们需要合理的对档案管理进行宣传，使更多的人参与到档案管理的工作上去。（4）
3.2 对管理形式的创新
信息时代使文书档案管理工作有了一定的挑战。因此我们需要从文书档案的管理手段上进行创新。要对文书档案的信息化进行管理，并在此基础上提升对文书档案管理的安全性。因此，在输入过程中，应采用更加先进的技术省去人工的输入麻烦。建立档案管理的系统，在创新的过程中，根据单位发展的实际需要，在原有的管理制度基础上进行改革创新，使以前存在的不完善的地方能够得到弥补。
3.3 完善文书与档案工作的衔接
文书档案的利用价值都来自于各个部门，文书档案工作因为信息化加大，从而将面临新的技术环境。因此，我们要积极主动的与各部门进行沟通和交流，了解各部门工作的内容和进展。还需要在日常整理档案中发现它的不足之处，及时与各部门进行联系。在建设远程互动平台及局域网方面的不断推进下，也取得了不同程度的发展。所以，我们应该保证制度建设与现代社会发展需求的相适应性，提高制度创新的有效性。（5）
第一条国土资源执法案卷是国土资源行政执法严肃性、有效性、规范性的文件，正确制作科学的、规范的国土资源执法案卷，对于依法行政、提高行政执法水平具有重要作用。为提高执法案卷的制作水平，特制定本办法。
第二条凡是反映国土资源行政案件的具有保存价值的各类文书、文件及材料、样本照片、录像等，均应归档。
第三条国土资源执法文书，要根据现场处罚、立案查处、行政复议案件的类别，按年度分别按一案一号的原则，单独立卷。
第四条执法文书书写不得用铅笔、圆珠笔，必须按档案管理要求使用钢笔或毛笔，不得使用不规范的简化字，更不得出现错别字和病句。在特定的条件下，出现文字错误，又不能重新书写的文书，要在更改涂抹处加盖与文书内容有关人员的印章或按手印。
第五条文书书写有计量单位时，必须使用法定计量单位。
第六条执法文书书写语言要通顺、精练、明确、具体、恰当，字迹工整，不得潦草。
第七条执法文书应按照保密、方便利用的原则，整理归档。
第八条在国土资源执法案件办案之初，承办人即应开始收集案件有关的各种执法文书材料，着手立卷工作，案件办结之后，要认真检查立案的文书材料是否收集齐全，若发现法律文书不完备的，应及时补正，并去掉与本案无关的材料，再排序整齐。
第九条执法文书材料的排列顺序，应按照执法程序的客观进程和形成文书时间的自然顺序，兼顾文件之间的有机联系进行排列。
第十条 立案查处案件的必用文书：
（1）行政执法案卷；（2）卷内文件目录；（3）现场检查笔录；（4）立案审批表；（5）调查笔录；（6）行政案件审理记录；（7）通知书；（8）行政处罚告知书；（9）行政处罚决定书；（10）送达回证；（11）行政案件结案报告。
第十一条 现场处罚案件的文书有：
（1）行政执法案卷；（2）卷内文件目录；（3）现场检查笔录；（4）当场处罚决定书；（5）行政案件结案报告。
第十二条 立案查处案件的择用文书有：
（1）行政案件移送书；（2）案件办理报批书；（3）听证笔录；（4）检测（检定）委托书；（5）检查结果告知书；（6）登记保存（封存）(扣押)决定书；（7）解除登记（封存）（扣押）决定书；（8）涉案物品清单；（9）强制执行申请书；（10）涉案物品处理记录；（11）责令改正（更正）通知书；（12）笔录续页；（13）检查抽样单；（14)封条；(15)行政案件指定管辖决定书；(16)变更（暂停）委托决定书；(17)行政执法委托书；(18)行政案件登记簿。
第十三条行政复议执法文书有：
（1）行政执法案卷；（2）卷内文件目录；（3）行政复议申请书；（4）行政复议通知书；（5）立案审批表；（6）调查笔录；（7）案件讨论笔录；（8）行政复议决定书；（9）送达回证；（10）结案报告。
第十四条执法文书材料经过系统排列后，要逐页编号。页号一律用阿拉伯数字编写在有文字正面的右上角。行政执法案卷、卷内目录、备考表不编号。
第十五条卷内目录按执法文书材料排列顺序逐件填写齐全。
第十六条行政执法案卷按规定项目逐项填写齐全，结案日期按结案审查表日期填写。
第十七条案卷保存期限：现场处罚案卷为三年保存卷；立案查处的一般性案件为五年保存卷；危及人体健康和人身安全的大案为永久保存卷；行政复议卷应视具体情况确定保存期限。
第十八条案卷装订前，要对执法文书材料进行全面检查，材料不完整的要补齐，破损或退色的要修补、复制。订口过紧或有字迹的要粘贴衬纸。纸张过大的材料要修剪折叠。加边、加衬、折叠均以十六开办公纸为准。对于字迹难以辨认的材料，应附上抄件。
第十九条案卷必须用线绳三空一线装订。订卷绳要系紧、打暗结，长度以160毫米为宜，并在卷底装订线结扣处粘贴封志，由立卷人及档案管理部门加盖骑缝章。
第二十条案件结案后10日内或最迟不能超过一个月由承办人编写归档清册向档案管理部门移交归档。接受人要逐卷检查验收。卷宗质量不符合本办法要求的，应退回立案单位重新整理。
1 组成与要求
1.1护理观察记录单的组成 见表1。
1.2 护理记录要求 该护理观察记录单适用于病危、病重、特级护理以外的所有患者。具体要求：①记录医嘱明确的观察项目，如血压等。②一级护理每天至少记录1次。主要记录生命体征、皮肤情况、引流管及引流液情况、专科护理观察处置等内容。③术后患者主要记录生命体征、伤口敷料、引流管及引流液情况，手术当天至少每班交班前记录1次，术后3 d，每天至少记录1次。④空格栏内可记录瞳孔、眼压、肢体循环状况等专科观察内容。⑤其他栏内记录病情特殊变化、手术时间、报告医生等内容。⑥有持续心电、血压监护医嘱者，至少每2 h记录1次心率、血压情况，异常心率在其他栏内记录。⑦护士每次记录后签全名。⑧患者出院后，护理观察记录单存于病历中永久保存。
2 讨论
采用表格式焦点记录，规范护理文书的书写，空格处可增添专科护理观察项目等，体现专科护理特点，保证护理工作的连续性。实践证明，防范护理纠纷必须增强护理人员的法律意识［1］。因此，严格书写标准是提高护理记录质量的前提。
避免重复，简化护理文书。护理观察记录单简明扼要，重点突出，缩短了护理记录的书写时间，提高了护理记录的书写质量，减轻了护士工作量，使护士有更多的时间和精力为患者提供直接护理服务，把时间还给护士，把护士还给患者，增进护患沟通，促进医患和谐，给临床工作带来了极大的方便。
注重人本位护理，体现整体护理观。在治疗疾病的过程中高度关注患者，观察判断处理疾病反应，尽量满足和缓解疾病和治疗过程给患者在情感、心理、功能等整体方面带来的个性化的需求和改变［2］。进一步提高了护理人员对疾病的观察能力、处理能力、写作能力，使整体护理观在护理记录中得到体现。
贯彻文件精神，具有法律效应。按照2010年3月10日起实施的《病历书写基本规范》的文件精神，该护理观察记录单记录了一般患者住院期间的所有护理活动，记录清晰、客观、真实、完整，也为医院举证提供重要材料。
参考文献：
［1］ 顾桐语.两单合一表格式护理记录单的设计与应用［J］.护理实践与研究，2010,7（9）：26-27.
公文主题词应当规范化
使用计算机实施文书档案一体化管理，要求公文主题词必须规范化。它是机关文书立卷、档案著录的基础，是机关文档一体化、标准化、自动化的重要内容之一，直接关系到文书与档案管理现代化的进程。
目前，由于对公文主题词的标引尚缺乏统一的规范化管理，文、档主题词表要求不一，随意性和盲目性较大。加之有些行文者责任心不强，导致公文主题词标注不全、不准，甚至有不标注的现象，给文书立卷、档案著录带来不便，阻碍了办公效率的提高，减缓了计算机管理应用于文档工作的进程。
一、公文主题词规范化的作用
规范公文主题词对文档一体化科学管理起着重要作用。
（一）公文主题词在文书立卷中的作用。过去行文时不标注主题词，文书立卷往往靠传统的方式按文件标题分类。由于有的文件标题对问题概括不够准确或概念不规范，文书在筛选酌定类别、拟写案卷标题过程中费时费力，不利于规范管理。而规范的主题词用于文献标引和检索，能具体反映文件的中心内容，在文书立卷分类和拟写案卷标题时，以主题词相关词语为依据，很容易确定不同类别标题的内容，即使是从事文书工作时间短，业务不是很熟的人，也能做好文书立卷的分类和拟制案卷标题工作。公文主题词在文书立卷中，对提高工作效率及质量，实现机关办公自动化，将起到积极的推动作用。
（二）公文主题词在档案著录中的作用。档案著录标引工作费力、难度最大的环节，无非是主题词的选择。完成一张著录卡片，一般需要3-8个主题词。刚开始著录的人员，著录一张卡片对主题词的选择需要5-20分钟的时间（个别难度大的需要的时间更长），这是目前著录工作进展缓慢的主要原因。而依据公文规范的主题词著录标引，是解决这个问题最有效的方法。因为公文主题词的规范性，为档案著录中主题词的选择提供了正确可靠的依据，任何人只要掌握著录格式，明确著录项目，即可轻而易举地照录题词，完成著录工作，可以提高著录速度4-8倍，质量也能够得到保证。
二、公文主题词规范化的对策
（一）公文主题词表要统一标准。“没有规矩，不成方圆”。要做好公文主题词的选择，必须有统一标准的主题词表，文、档主题词表要统一，就是公文主题词表要与档案著录主题词表相一致，中央与地方统一执行一个标准的主题词表，杜绝随意和盲目确定主题词。
（二）公文主题词的确定要严格把关。公文主题词的确定是一项具体、细致的工作，来不得半点马虎。领导要重视这项工作，应该反复强调，督促检查，严格把关。对公文的主题词选择不准、不完整、不标准的要及时纠正，绝不姑息迁就，将问题解决于平时工作中，严把公文主题词的选择关。
（三）标引公文主题词的人员素质要高。公文主题词来源于文件，高度概括了文件的内容特征，充分反映了文件的主题思想。而选择公文主题词则是一项技术性、知识性很强的工作，不仅要准确，还要简短、扼要、醒目。这就要求公文的起草者要掌握公文主题词知识，有较高的业务水平和丰富的实践经验。同时还要有高度的工作责任心，切不可敷衍了事。只有这样确定的主题词才能做到有据可依，经得起推敲。
