时间：2023-05-29 17:48:13
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理步骤，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：信息时代；管理；纸本档案
现在计算机普及，计算机的应用也渗透到各个领域，计算机是从什么时候开始走进人们生活中的？从国际的角度上看，从第三次科技革命后，计算机开始发展，但我国是在改革开放以后计算机行业才开始走进大众视线，在科技高速发展的今天，各行各业都进入电子管理时代，档案管理工作如此。而在信息时代下的纸本档案如何管理也需要得到重视。
1 电子档案管理是必然趋势
传统的档案管理方式是用纸本方法进行管理，记载档案信息也是通过纸和笔，档案上的资料都是人一笔一划写上去的，也体现了档案的价值，在那个时代，没有先进的技术，一切都要靠人力物力来解决，纸本档案也和当时社会相适应。但是，在电子信息飞速发展的今天，纸本档案就不能适应当前社会的发展节奏，档案管理创新管理模式采用电子档案管理方式，电子档案管理方式和传统的纸本管理方式相比，电子档案具有优越性。电子档案管理方式有很多优点，同时也给用户带来了极大的方便，在纸本档案的时代，查阅档案信息需要大量的时间，消耗人力物力，而现在，查阅档案信息一般在电脑上操作，只需要几秒钟的时间，电子档案管理和纸本档案管理相比提高了工作效率，也促进了社会的发展，是人类发展历史的变革，同时也是时代的进步。虽有有了方便快捷的电脑档案管理，但是传统的纸本档案管理也不能放弃，而且还要管理的更好。
2 电子档案的管理措施
2.1 优化电子文件管理流程
每一件事情在发展过程中都是按照顺序进行，档案管理的相关活动也要按照相关顺序完成，电子文件的管理流程和传统的手工管理文件流程不一致，不是对手工流程的模仿复制粘贴，要有电子文件的特点，善于利用计算机的处理系统，高效的处理数据文件，要积极构建科学合理的高效管理流程。
2.2 建立文件处理系统
文件管理是文件处理系统的核心，文件处理系统直接决定着电子文件的技术特点和管理问题，而最后解决方法也要回归于文件处理系统上。在完整的电子文件处理系统中，处于核心位置的是文件管理，文件处理对于管理电子文件起到重要的作用。严格来说，电子文件管理系统是一个制度，在这个制度下，进行文件处理与管理工作。文件管理系统也是电子文件管理活动整体的承担者，能保证文件管理顺利进行。同时在进行电子文件管理时要建立一套科学标准的管理制度。
3 电子档案管理和纸本档案共同发展
电子档案符合当今信息时代的发展，和纸本档案相比，有着独一无二的优越性，但是纸本档案也有独特价值，并且这种价值是电子档案无法替代的。要想了解纸本档案的价值，首先要了解档案的价值。档案具有历史价值和社会价值，档案是在社会历史发展变化下而产生的，档案通过多种的形式记录历史的发展，为学者研究历史提供有效的资料；档案也是当代社会真实的反映，记载社会的发展节奏和发展规模，记录档案的工具有很多，并随着社会变化而变化，档案是一种记录工具，因此具有记录属性，同时档案也具有原始性，记录的原始信息是无法替代的，在信息时代下纸本档案的作用减弱并逐渐被电子档案取代，但是，纸本档案的价值仍存在，纸本档案的价值不会因为纸本作用的减弱而消失，具有原始价值还具有法律效力。纸本档案的存在意义重大，我们要学会保护和管理。
4 对纸本档案的保护和管理
从纸本档案资料管理开始，档案管理系统是一种全世界通用的系统，即使现在己经被电脑给取代了，但是对纸本资料的管理还是需要加强，对它的管理和保护仍然十分重要。基本上，传统纸本档案的管理有十三个步骤：点收～整理～登记～分类～立案～归件～编目～装订～调卷～清点～防护～转移～销毁。不过随着时间的推移，现在已经把上面的十三个步骤缩减成六个步骤，即：收集、分类、归档、装订、调阅、销毁。即便缩减成六个步骤，也完全可以把纸本档案管理好，只要我们按着这六个步骤实施下去，就基本上能保证该档案的完整性，剩下的便是物理保护。人们知道纸本档案是由纸张、纸材料、字迹三者结合在一起的。它的寿命与内外部诸多因素和保护环境条件有关，就其内部因素来讲取决于形成档案的材料、保存条件和工作人员的责任心，外部保存环境条件，包括借阅人员的爱护和对各种突发事件的防范措施。也就是说外部保护环境，例如档案储存的温度、湿度、阳光等都很重要。档案库房的管理一定要严格按照档案库房管理的国家标准执行。工作人员不能只注重库房温湿度，而忽略了室外温湿度，室内室外温度湿度要每日对比，认真做好记录，最好是将每日温湿度记录做成趋势图，以便分析和掌握最适合档案保管的温度，从而延长档案存放寿命。另外阳光每日照射时间也要很好地把握，光线不能直射档案纸本，否则会加速档案老化。档案需要阳光但不需要强烈的直射阳光，光线强烈时一定要加防护窗帘遮挡光线。库房一定要通风良好，通风良好也是保证档案不发霉退色的前提之一，纸本档案的保护与管理重要的一条就是责任心。作为一名良好合格的档案管理人员，高度的责任心很重要。在档案保管过程中，如果档案保管的外部环境良好，而缺乏责任心也是不行的，工作也不会做到位。要知道一旦这项工作有所闪失，损失是无法弥补的，后果不堪设想，因为档案具有原始性和唯一性。档案工作人员要具备处置突发事故的能力，对于火灾、洪水等灾害要防患于未然；对于四防安全工作（即防火、防电、防盗、防自然灾害）要做到深入细致，把事故消灭在萌芽，一旦发现，也要有处理事故的能力，这才是一个合格的档案管理人员应具备的素质。
结束语
综上所述，在信息化条件下，档案部门应转变观念，改革传统的档案管理模式，建立电子档案系统，更加全面科学的管理档案。在如今，电子档案在档案管理工作中占据重要的位置，电子档案创造的价值引起人们关注，为了使档案管理工作更好地适应现代信息时代的发展要求，就要建立更有效的档案管理信息系统，为经济建设和社会发展服务。但是在发展电子档案的同时也不能忽视传统的档案管理，传统的纸本档案管理也具有社会意义，在我国档案事业发展的情况下，电子档案管理和纸本档案管理要统一发展。
参考文献
[1]张文亮.关于电子档案管理的思考[J].云南档案，2008（9）.
【关键词】档案管理；电力基建工程；重要性
经济在快速进步，电力工程也在扩展规模。在各个行业中，都不可缺乏电力的供应。作为原始性的工程记载，电力档案记载了各阶段的电力工程进展状态，因此档案可以作为投产管理的参照和依据。然而日常管理中，相关人员通常就会忽视基建档案的针对性管理，因而导致了表面化的基建档案管理。由此可知，相关部门及内部人员都有必要更重视电力基建全过程中的档案管理，明确电力档案管理的必要性和价值所在。
一、管理基建档案的重要性
在很大程度上，档案信息都可以记载真实的工程发展状态。作为历史性的记载资料，电力基建档案应当体现出自身的重要价值。电力基建涉及到多类型的电力建筑物，在基建进程的各环节中都需要配备齐全的手续，例如产权证、工程设计规划、审批图纸以及相关文件。基建档案可以反映出真实的基建项目质量，在档案中收录了各项文件以及图纸。依照电力基建的档案，相关人员就可以查证项目开工和竣工对应的时间，在这种基础上也可以明确基建项目的总体面积、建筑物总面积、预期的年限等。由此可知，妥善保管电力基建相关的项目档案，利于后期查看档案，同时也提供了后期工程开发以及维护的参考资料。
从基建工程来看，档案形成于各阶段的基建过程中，这种过程包含了各步骤的电力建设。实质上，电力档案包含了声像、图纸以及相关的文字。相比于其他类型的项目，电力领域的基建工程通常都会耗费较长时间，参与方也较多。例如：与基建相关的部门就包含了建设单位、工程勘察单位、设计及施工单位、项目监理单位。通常情况下，电力基建都会消耗3年至5年才能够建成。作为档案材料，电力档案可以用来记载全程性的建设信息和数据。
相关人员如果能够妥善保留项目档案，那么也更加便于后期开发新的电力设施。在后期阶段中，电力设施还会继续增值。一般来看，电力基建只是作为基础工程，后期还会继续拓展总的建设规模。如果能够参照原始图纸来决定后期扩建的具体内容，那么将会节省更多成本，同时也节省了珍贵的电力建设资源。
二、具体完善思路
如果要有序管理基建档案，那么根本点就是健全配套性的档案保存和管理机制。档案部门只有设置了更完善的配套机制，才可以妥善应对电力基建档案在具体管理中的各种问题。应当明确的是：档案管理并非单一性的归档操作，这种管理涉及多样的复杂环节，同时也包含了各环节中的技术操作。电力基建保存下来的档案通常较多，因此需要拟定体系化的成套规定，只有这样才可以在根本上提高基建档案的整体质量。截至目前，相关部门已经拟定了管理档案所需的配套规范，档案管理人员有必要从严遵循这些规程。详细而言，完善电力基建中的档案管理应当考虑如下要点：
（一）提高整体的管理水准
最近几年，电力体系正在深化改革，与之相应的档案管理也不断深入。从管理的角度看，电力基建工程中的档案管理人员通常并不专业，因而也没能掌握各流程的档案管理要点。针对档案收集、基建档案的保存、组卷和整理等，相关人员通常也很难予以掌握。要克服这种困难，电力企业就有必要强化针对性的管理培训，为档案人员提供日常的培训。在培训过程中，档案人员就能够熟识现存的法规，掌握日常管理所需的技术。这样做，可以从根本上提升整体的档案管理水准。
（二）引入新式的管理技术
推行科学化的基建档案管理，电力企业应当引入档案管理的新式技术。这种基础上，不断更新现有的管理方式。信息化形势下，电力档案也不再停留于单一的纸质档案，而是逐渐转变为电子档案。例如：在档案管理时，可以借助计算机来加快整体的检索速度。同时，企业也可以选择针对性更强的档案选编方式。在档案管理这个领域中引入先进手段，这样做符合了新时期的技术进步趋势。
（三）落实配套的标准
档案管理的全程都需要加以规范约束，电力基建相关部门需要拟定严格的规定，以此来约束日常的档案管理。依照工程进展的阶段性状态，企业可以设置相应的流程规定。只有健全了配套的档案管理规程，才能够形成有序的约束，切实确保档案管理活动的正常展开。
三、结论
相比于其他行业，电力行业具备独特性，因此尤其有必要重视电力基建。针对基建工程，应当妥善保留相应的档案信息，这样做才可以为后期验收以及扩展性的建设提供参照。基建档案包含了较多层次的内容，档案管理也应当依照特定步骤和程序。严格依照程序，做好各步骤的档案存放以及日常管理。重视基建档案管理，相关人员应当不断摸索档案管理的经验，服务于电力基建项目总体质量的提升。
参考文献
[1]王芳.规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用[J].办公室业务，2012（23）：102+106.
[2]吴心红.论档案管理在电力基建工程中的重要性[J].经营管理者，2012（10）：283.
关键词：高校；试卷档案；纸质试卷；技术性问题
高校试卷内容十分丰富，所以试卷的整理归档就会涉及各个学院、各个系和相关的老师。试卷的归档是一个复杂的工程，尤其是后期的管理，如果没有科学合理的管理方法，就会出现管理混乱，也就说明高校的管理水平低。因此，建立一个科学合理的试卷档案管理体系和制度，有助于提高学校的管理水平。
一、试卷档案管理存在的问题
目前，高校在试卷档案管理方面还存在一定的问题。由于信息技术的发展，一部分试卷从纸质转变成了电子版的试卷。但是这两类试卷都存在一定的管理问题，高校对于纸质试卷的管理是有经验的，但是在管理的过程中，还会出现纰漏。高校对于电子试卷的保管，还有一定的技术性问题。试卷档案建立的目的是为了让学校和老师充分利用，以便改善教学质量和明确教学方向，但是目前试卷档案查询利用率却不是很高。
二、规范高校试卷档案管理
1.试卷档案管理制度应该与时俱进
当今社会是信息化社会，因此学校要与时俱进，档案管理也要信息化。这样才能减少档案管理的手续和缩短过程。过去我国的高校对于试卷档案管理都是由人工记录管理，但是试卷管理是一个庞大的工程，涉及各个学院和各个系，过程十分繁琐，浪费人力、物力和时间。所以，试卷档案管理也要与时俱进，进行信息化改革，这样才易于保存、易于查找、易于管理。同时树立科学的、先进的管理理念，有助于规范试卷档案管理。
2.优化试卷档案信息管理系统的应用功能
（1）教务系统信息的整合与利用
试卷管理是教务管理的职责之一。在教务管理中，有关试卷的内容繁多，因此在查询试卷有关信息的时候十分不易。但是在信息化时代，教务系统也要信息化，所以要整合教务系统中有关的试卷信息。根据试卷的年份、学院、班级、科目和老师进行整理。同时可以建立相关的数据库，在录入一份资料之后，就可以共享信息，避免重复记录相同的信息，减少学校工作人员的工作量。因此试卷档案管理信息化是整合试卷档案管理信息的有效途径。
（2）试卷档案系统功能的设计与优化
优化试卷档案管理系统的设计，可以降低重复录入信息量，避免信息出现错误，而且数据库的建立，可以节省查找数据的时间。科学合理地设计数据输出路径，设计查找条件，比如学院、科目、班级等。实现试卷档案信息系统的升级和优化，可以统一管理试卷档案信息，解决由于信息出现错误，导致管理混乱的问题，方便抽查试卷信息。
3.简化试卷归档程序
由于试卷的内容十分多，所以根据不同的内容进行归档也是十分复杂的事情。因此，要想减轻试卷归档的繁重工作，就要简化试卷归档流程。由于试卷的归档和各个学院及老师都有关系，因此在确定简化归档流程之前，首先要弄清楚最重要的归档步骤，然后制作归档流程图，按照流程进行试卷归档。这样试卷归档就一目了然了。
4.保证试卷档案的真实性
试卷是检验学生学习成果和学校授课质量的有效手段，所以试卷档案管理就关系到学校的管理能力。但是，所有的试卷档案的内容必须是真实有效的。试卷需要及时回收，记录试卷相关信息，并且保证在这一阶段没有人能更改有关信息。只有保证试卷档案记录的真实性，才能在调取档案的时候轻易地找到。
5.简化试卷档案查询程序
高校的试卷档案建立，目的是利用试卷了解自身教育的不足，以便提高教育教学质量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的试卷档案调取查询程序，减少不必要的手续。
三、高校试卷档案管理的意义和重要性
高校试卷档案管理是考核学校的管理能力的重要标准，也是学校的教学成果。试卷记录的不仅仅是学生的成绩，还有考核老师和学校之间的配合，这就间接地考核了学校各部门之间的配合能力和执行能力。同时老师还可以根据试卷的测试结果，调整接下来的教学方向和重点，让学生更容易接受老师所教的内容。
高校建立科学合理的试卷档案管理机制，可以提高学校的管理水平。高效节能的管理方法，可以极大地节省人力、物力和时间，同时可以保证试卷保存完整，简化了查找试卷档案的步骤和手续。只有认识到试卷档案管理的重要意义和作用，才能真正发挥试卷档案管理的作用。
参考文献：
[1]邓斐蔚，叶小泮，罗云卿，等.构建高校试卷档案管理模式的实践探讨[J].黑龙江档案，2011（3）：33.
关键词：档案；管理制度；人员素质；传统管理；电子档案
新形势下的档案管理，对档案管理的制度、档案管理人员的水平、档案管理的办法提出了更高的要求。随着学校档案每年递增，档案规模日益扩大，内容日益丰富，信息载体日益多元，管理手段日益先进，档案资料的归集、管理与查阅、利用之间的矛盾也越发突出。因此，建立健全规范的档案管理制度，提升档案管理专员素质，实行档案科学管理的同时充分利用信息化管理，对于推动学校档案事业的科学、和谐、可持续发展尤为重要。
一、强化档案管理制度的意义
1.1，加强制度建设，严格依法治档，做好学校档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。
1.2健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，统一档案管理标准，制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，是确保电子档案的安全性与完整性的必要条件，是实施档案信息化、标准规范化建设的重要基础。
1.3加强档案管理标准化，是推行档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准的基础，是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
二、当前学校档案管理急需完善的相关制度
档案管理制度，是学校的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易，挂到墙壁上容易，但要落实就不容易，必须认真执行才能出成果。
2.1立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。
2.2档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
2.3档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。
2.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。
2.5档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。
三、档案管理员与档案管理的关系及素质要求
3.1档案管理对管理人员的要求。随着学校的档案业务不断地更新和拓展，特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求。档案管理人员要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，同时还要掌握档案信息化操作技能，掌握计算机、网络、信息工程等方面的知识，以及计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。
3.2档案管理员素质决定档案管理的质量。学校档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。
3.3档案管理影响档案管理人员的素质。档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。
3.4档案管理人员必备的素质要求。具有较高的政治素质 ，高尚的职业道德、严谨的工作作风；能坚持依法治档，完善档案管理的规章制度建设；具有大胆的创新精神；能够严守强化服务意识，提高服务水平；加强业务学习，通过专业培训、继续教育等方式及时更新档案管理知识，掌握过硬的业务技能，具备多元化知识和技能。
四、传统档案管理与电子档案管理的差异
4.1传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，这些档案如果只是随意存放，使用的时候常常找不到，传统档案需以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。
4.2电子档案和传统档案的分类存档同样重要。在工作中，电子文档在查找过程中比传统档案的查找要快速的多。所以日常工作中对电子档案的分类存档不容忽视。电子档案，是具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，比如360云盘，学校各部门的档案管理人员将分类编目好的档案可以存放在云盘，方便学校各个部门之间、科室各个工作人员查阅使用，大大提高工作效率。
五、提高学校档案管理的措施
5.1严格档案计算机管理。计算机管理档案可以为学校档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。实施统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，能为学校各部门档案管理实现信息化提供硬件保障，减轻管理人员的工作量，提高档案工作效率。
一、人事档案管理工作中存在的问题
（一）人事档案管理基础设施不完善，管理的科学化、信息化程度不高
首先人事档案保管的环境设备并不是非常健全完善，将普通的办公室作为档案的库房，导致库房的温度湿度无法得到适宜的控制，库房的门窗一般都是普通门窗，封闭效果不高，非常容易导致纸质档案被人破坏。另外人事档案保管现代化设施并不是非常完善。目前，有的单位并未引入电子化的人事档案管理系统，档案的材料还是限制在纸质的档案的保管上，所以导致人事档案管理工作效率低，科学化水平不高。
（二）档案管理工作队伍不稳定
人事管理队伍稳固程度受到领导是否重视所决定，企业一般来讲对人事档案管理工作的态度就是用时关注，不用就忽略，无法获得真正意义上的关注，造成非常多管理工作者积极性降低，对档案管理工作不单单是保管，并未使用创新的眼光来将工作质量和效率提升，最终将档案管理直接变成了材料保管工作。
（三）人事档案管理手段落后，管理水平低
目前，虽然单位开始在工作当中使用电子化的人事档案管理系统。可是实际应用当中，有的职员对使用电脑还是约束在录入信息当中，进行检索查阅档案信息的同时，还是依靠人力手工操作进行，还未充分发挥先进技术的作用，就促使人事档案管理方法比目前的现代化落后。
（四）管理缺乏规范化
伴随着不断完善的人力资源管理制度，人事管理当中不断的将改革进行发展，可是在一些小地方，人事档案管理工作还并不是非常规范。员工入职离职的步骤上，并未获得良好的衔接。人事档案管理部门并未充分的进行关注，造成档案丢失情况出现。市场经济的影响中，人事服务成为潮流，受到多个单位的认同。可是有的单位并没有人力资源管理部门和档案管理机构，造成单位将员工的人事档案放在人事服务中心。同时人事中心只是将档案进行保管，员工工作表现和绩效考核没有及时记录到档案当中，这样的人事档案将不会全面的展现在劳动者基本情况。不规范的人事档案存储模式将不会发挥人力资源管理的关键作用。
二、加强人事档案的管理工作的措施
（一）完善档案管理工作的基础建设，提高档案管理的安全性
建设基础设施从两个方面着手。首先将环境设施健全完善，利用人事档案管理部门投入人力物力财力，将工作环境改善，将防火、防潮、防盗功能齐全的专门的库房建立起来，更好的将档案管理的安全提升。其次，将先进的系统设施积极的引入。利用资金投入带来现代化的人事档案管理工作所需要的设备，将传统依靠人力收集操作、查阅档案的情况改变，将档案管理工作变成了促进单位进步的重点因素。
（二）培养高素质的档案管理人才
现代化高素质的管理人才是实现人事档案管理不可缺少的因素。所以，将聘用现代化管理人才归入到单位招聘计划当中。高素质的人事档案管理人才要具有计算机的知识，将熟练使用计算机技术，同时具备强大的业务水平和丰富的专业理论知识。电子计算机根据自身的高速运算和数据处理能力，为档案工作者带来科学的管理方式和检索技术。
为了可以提升企业档案管理水准，需要将人事档案管理工作人员的综合水平和能力提高。单位需要定期为人事档案管理人员进行技能培训或者开展研讨会，对新上任的工作人员进行岗前培训工作。指导人事档案管理工作者积极的参与到专业的培训当中，更好的将自身的专业素养和技术水平提升。将人事档案管理工作人员的再教育工作做好，将更好的提升人事档案管理工作人员的工作积极性。
（三）加强信息化建设
21世纪是一个信息化的时代，人事档案管理工作当中广泛的使用网络信息技术和计算机多媒体技术。不但能够将人事档案资料的录入速度提升，还可以为人事档案整理查阅带来方便，将人事档案管理工作的便利程度充分满足，将存储空间节约下来，防止因为纸质档案而导致纸质档案丢失损坏，确保档案管理安全，同时方便了档案的翻阅，利用信息化的人事档案管理帮助完善人事档案管理系统。第一将人事档案管理信息化数据实现，将人事档案的利用率提升，将延长档案资源的寿命，降低出现的损失。第二，数据化的人事档案工作将传阅工作变得更加便捷，将实现网络、信息、资源化水平。
（四）规范管理制度
将人事档案规范化管理工作做好，第一步要将先进的思想意识确定好，将人事档案管理观念和方式全面掌握，促使人事档案管理更加信息化向前发展，学习优秀的人事档案管理步骤方式。人事档案服务当中，要和用人单位密切联系沟通，将工作人员的表现情况及时记录，将员工的人事档案完善。这样将人事档案规范化管理保证人力资源可持续发展进步。
1.档案管理信息化建设的重要作用
目前电力单位管理档案的方式主要包括两种，即手工管理与电子管理，实施电子管理时需要采用OA系统，OA系统虽然实现了无纸化管理，但存在数据丢失、无法实现数据备份、数据安全隐患大等问题，难以为档案的共享及高效利用提供有效支撑。对此，应通过采用合理的方法加快档案管理的信息化建设进程，通过信息化的管理方式充分发挥档案的重要作用。采用信息化的方式管理电力单位中的档案不但能够积极转变传统档案管理模式，提高档案管理效率，同时能有效节省档案管理中所耗费的财力、人力，充分保障档案安全。首先，加快档案管理的信息化建设进程可以充分利用现代信息传输通道高速传播档案数据，单位中的各部门与员工可直接利用网络获取档案信息，这就有助于实现档案的网络化管理。另一方面，加快信息化管理建设，可以让档案的管理者与使用者在不到馆的情况下直接利用网络查询相关的目录信息与全文信息，或者是在得到授权的情况下直接整理档案数据信息，无需通过打印、复印等方式保存档案[2]。因此可以跳过传统档案管理中的多种繁琐工作步骤，有助于提高档案管理效率，同时可节省大量的人力及财力。此外，实现信息化管理可以利用电子数据库取代纸质档案，避免因纸质档案受到时间、环境及温度等影响而出现模糊、遗失等问题，有助于提高档案管理的安全性。
2.电力单位档案管理信息化建设分析
2.1加快信息化管理基础设施的建设进程
电力单位应根据档案管理要求及自身经营情况对信息化管理基础设施进行完善，以保证档案管理工作能够顺利开展。首先，要积极引进新兴档案管理技术，并积极采用现代管理模式提高电力单位内部的工作效率，从而为档案的信息化管理建设提供有利条件。其次，要注重利用最新信息技术与计算机网络技术，并在此基础上提升信息化管理系统的数据存储能力。还可以通过建立起相对完善的信息管理系统，利用管理系统统一管理档案数据库，提高管理系统的查找效率，方便于档案管理人员及利用人员高速浏览档案信息，并确保管理系统可以及时、顺利发送档案信息，以建立起安全性高、可靠性强的信息化管理基础设施[3]。此外，应加快电力单位纸质档案的电子化进程，确保电子数据档案的全面性，以便为信息化管理构建出相对完善的平台。在收集与整合纸质档案时要注重管理好原档案，及时修正电子化档案，利用软件平台系统化管理电子化档案。在电子化档案的应用系统建设方面，可以采用现代管理理论建设档案应用质量管理系统，规范档案信息数据接口，采用不同的数据交换分支，包括发电厂等相关单位的数据交换分支等，保证电子化档案信息管理的标准化。
2.2建立起信息化管理的保障体系
为了确保档案管理的信息化建设能够顺利完成，则应建立起相应的保障体系。首先，要建立起良好的沟通机制。信息化管理系统建设、信息化管理过程的实施均需要电力单位中的相关人员实现有效配合，沟通是配合的基础，所以要确保电力单位的档案管理部门与其他各部门之间实现有效沟通，明确各相关部门在档案信息化管理中的职责，在实现通力配合的基础上保障信息化管理建设过程的稳定性与持续性。其次，要建立起安全保障与防护体系。建立起现代化网络安全防护体系是实现档案信息化管理的基础，所有应注重调整或提高信息管理系统的安全防护功能，保证在关键时刻信息系统可以实现应急，避免电力领域中的技术科研成果及具有独立知识产权的档案信息被非法窃取。第三，应注重建立标准化、规范化管理体系，确保信息化管理系统建设、使用与运行过程均有统一的标准作为约束，从而提高档案管理效率及有效实现档案信息共享[4]。标准化与规范化的管理体系应包括系统操作规范体系、安全运行标准体系及技术标准体系等。此外，要加快信息化管理人才的培养与引进工作，为档案的信息化管理建设提供有力的人才保障。在人才培养方面，可通过建立激励制度培养素质较高的档案信息化管理专业人才，从而为信息化管理提供人力资源。
2.3完善档案信息化管理系统设计方案
相对完善的信息化管理系统设计方案是提高档案管理效率的重要途径，结合电力单位档案管理的实际情况，可以采用以下设计方案。在系统功能设计方面，管理系统应具有全过程化管理功能，包括档案形成、利用及销毁等过程，同时应能够实现档案资料的编研、专题汇编、查询与统计功能，可以有效管理图片档案及声像档案。在设计管理系统所运用的技术方案时，可以采用OAIS系统，OAIS系统可在J2EE平台中运行，且具有可扩展与标准化的特点，适用于建设数字化档案馆。OAIS系统可支持多种数据库关系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通讯协议包括SSL、IP、TCP程序等。为了平衡分布计算机网络中的档案数据计算、管理功能、数据处理功能及应用程序，在设计系统时可应用RMI技术，该技术能够使管理系统实现档案数据的远程移交，将档案管理部门下级单位数据传输到主管机构所使用的数据库当中[5]。此外，在采用上述系统管理电力单位档案时可以采用以下实施步骤：第一，对单位总部与下属机构所使用的信息系统进行统一建设，保证各个系统之间的文件管理、历史档案管理实现无缝对接。第二，应确保单位总部能够使用统一界面完成下属机构档案信息的查阅工作，同时使下属机构中的档案资源能够与单位总部的档案信息实现互联互通。第三，在充分利用电力单位各级部门档案资源的基础上建立具有分布式、开放性特征的数字化档案管理系统，确保档案管理工作实现网络化、规范化。
一、档案管理的重要性
规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，也是成为一流企业的一项重要保障。当今世界已进入知识经济和信息时代，档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。
随着经济的快速增长。农场的制度和管理水平也在改革中不断完善提高，这就对档案管理工作的发展提出了新的要求。在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本单位业务特点、体现企业规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，全面地记录和反映企业建立、建设和发展的历史过程，是办公室行政管理的重要组成部分和必须做好的一项基础性工作，成为一项紧迫的任务。它将为农场各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险，提高企业的市场竞争力、推动企业持续发展起重要作用，也成为衡量企业经营管理水平的重要标志。
二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性
尽快突破办公室当前档案初级保管管理，行政、人事档案保管单一的阶段，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。
首先，要熟悉、掌握企业的业务情况和专业知识，针对企业的业务性质以及内部组织结构重新调整档案的类目：其次，还要系统地整理历史档案，积极开发档案信息资源。目前，农场档案管理工作存在的问题：各业务部门档案工作开展并未形成制度，这一问题主要表现在以下几个方面：一是业务部门没有把档案工作纳人部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。企业档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接随着人员的流动导致档案信息资源的部分流失。
上述档案信息资源流失部分，正是亟须拓展、开发的档案资源。
再比如，建立并完备科研、声像载体、实物、设备、外事、会议及公关活动档案等文书、科技、专门档案的工作，此项内容也是整体档案管理工作顺利进行的前提。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确、有效地收集和利用。为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础，体现档案的价值所在。
三、档案管理模式上集中统一，实体分部门保管利用是档案管理工作的发展方向
档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但结合企业具体实际情况来看，有一些传统做法似乎不能适应当前企业发展的需要，必须进行重视和创新。其中包括档案工作收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节和一些具体的操作手段的革新。遵照国家有关部门对企业的管理规定，财务部门和综合业务部门是极为特殊的部门，其有关的文件、报表、合同管理是绝对机密的。所以这部分档案以分散保存的形式保管。在结合农场档案管理工作精神的前提下，从组卷的形式到装订的手段。尽量简化档案部门长期推行的一些烦琐的操作步骤和不必要的过程、环节。在模式上集中统一，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。在模式上集中统一，即要求公司各部门所保管的档案要相对集中到一人，这样不致因各部门档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。同时各部门都要复制一套目录归办公室档案部门备份保存，也就是我们常说的目录交流，这样会更清楚地整体记录企业发展和业务管理的轨迹，档案管理工作做到有条不紊，整齐规范，有规可循，有目可查。这种企业档案的价值是无形资产的，同时也能为日后档案综合利用提供便利条件。但怎样做到既不影响日后调档利用，又便于推行各部门在繁忙业务之余立卷，而不视其为额外负担，值得进一步探讨。因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，其最终的目的都是帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理环节。
四、努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力
档案工作既是一项业务性工作。又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。
提高档案管理人员的业务能力和工作技能，我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公企业的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能。三是要勤总结，勤改进，不断创新。
五、要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题。完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度
档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。
一、高校学生档案管理工作的现状
( 一) 学生档案归档内容简单化、程式化。学生档案中记载的许多内容已经失去应有的价值，同时许多符合时代需要的新内容却未被记载。如涉及高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩总表、入党入团材料、毕业生登记表、学位授予通知书、报到证存根、体检表等比较多，而用人单位希望了解的个人素质、成绩、能力、特点、诚信等方面的材料比较少，学生鉴定材料空洞、政治术语多，呈公式化、口号化，没有全面真实体现学生在校期间的全貌和个性发展特征，档案材料不完整，信息量不足，档案材料归档跟不上形势的变化。因此，高校学生档案应有的作用无法得到发挥。
( 二) 管理效率低下，手段落后。当前学生档案管理模式上存在的问题必然导致学生档案的管理落后于形势的发展，同时也限制了学生档案工作的标准化、科学化、现代化的进程。大多数高校的学生档案管理还是原始手工操作管理模式，没有一套完整的学生档案计算机管理软件。随着学生数量的增加，流动数量加快，就业方式多元化，档案投递单位复杂化等，导致原来的学生档案管理手段越来越不能适应发展需要。由于没有建立相应的学生档案数据库，导致学生档案的核实、转递、查询等工作的效率十分低下。
( 三) 档案管理不能联系实际。学生档案有两个重要作用。一是学生档案是推荐就业的重要凭证，是用人单位了解学生状况，决定录用与否的重要决策依据。尤其是对一些报考国家公务员、政府机关、事业单位的毕业生来说，档案政审更是笔试、面试之后必不可少的一个重要步骤。现行高校的学生档案管理严重脱离学生学习生活与就业。有很多学生直到毕业都不知道档案在哪里，更不知道如何利用和发挥档案的作用和价值，毕业走上工作岗位多年还不知道档案的去向。同时，学生档案是在校期间进行学生管理工作的重要依据。学生档案记录了学生入学前以及在校期间思想政治、学生生活、知识技能、行为和规范、家庭经济状况等方面的息，是学校领导、教师、辅导员对学生进行针对性考察的重要依据。因此，在新形势下迫切要求对学生档案工作进行创新，做到以人为本，注重实效，使学生档案管理落实到实处，真正做到为学生、为管理学生工作服务。
二、加强高校学生档案管理创新的途径
( 一) 强化学生档案管理的基础性工作，做到学生档案管理的“三化”。即规范化、精细化、动态化。规范化就是以统一的办法和标准对学生档案进行管理; 精细化就是在规范化的前提下精益求精和创新，完善档案管理; 动态化就是对学生档案进行及时更新，随时能够体现学生现实的表现情况。具体措施如下: 设置专门存放学生档案的档案室。建立学生档案柜标签，按年级、专业、班级顺序存放学生档案，便于识别及统一管理。建立学生档案管理台帐。按照档案袋的目录内容，以班级为单位学号为顺序制作每一个班级的档案台帐。台帐最初是在新生入学时同新生档案一起建立。档案袋中含有的所有材料，在台帐中显示备注出来并标注分数。建立学生档案借阅登记表，在校期间若需查阅、复印、摘抄和拍摄学生档案，必须履行登记手续和批准手续。未经系部负责人签字批准不得私自查阅、借阅档案。学生档案一般不外借。如因用人单位政审、应征入伍等情况必须借出使用时，应在 “档案借阅登记表”上说明理由，并经借阅单位负责人批准，严格履行登记手续后借出，并按期归还 ( 借阅期限不超过一周) 。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还，不得擅自处理档案材料，如有丢失由借阅单位负责。建立毕业生档案转递交接表，使档案保管责任人明确，确保学生档案的安全。
( 二) 强化服务功能，创新档案管理模式。面对当前的就业形势，高校的档案管理工作必须具有超前性，考虑到档案材料在大学生就业中所起的特殊作用，我们要改变过去毕业生离校后再集中整理归档的管理方法，从学生进校起就做好建档工作，杜绝因临时突击行为，造成错装、漏装和档案转递不及时、不准确的情况发生。其次，规范档案流转的整个程序，建立一套完善的学生档案管理体系，保持学生档案材料的系统性和完整性。在档案材料的收集整理过程中，各高校从事学生档案管理的工作人员，要经常主动地与形成学生档案材料的部门和各院 ( 系) 主管学生档案的负责人联系、协商、沟通，及时收集各部门形成的档案材料。遇有学生入党、奖惩等涉及学生的信息，要及时归档，努力使学生档案全面、准确、科学、合理，并保持档案完整和最新状态，推进高校档案管理工作的规范化。
( 三) 提高学生档案管理工作现代化水平，实现高校学生档案计算机管理。无纸化办公已随着高校同信息化建设进入学生档案管理领域。因此，采用计算机辅助档案管理，积极推动档案数字化建设势在必行。在具体的操作过程中，建立档案网站或主页，加强电子文件的归档和管理，实现网上归档和网上检查，保证档案信息的唯一性和规范性，避免同名同姓的出现或档案信息的混乱。同时，规范学生档案中原有材料的内容、形式、格式及要求，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将每届学生的信息输入计算机。建立学生档案数据库，构建纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式，促进学生档案管理数据化、信息化。学习和借鉴国外档案管理的先进技术，建立高校毕业生电子档案，做到有计划、有步骤、有程序地把学生档案分类归档，只要打开这个系统，每位毕业生的详细资料一目了然，既可提高档案工作的效率和档次，又可提高毕业生和用人单位对档案的利用率。我们应站在人才竞争与人才管理的角度，为用人单位能找到适合本岗位的人才，为大学生能找到适合自己的工作，发挥学生最大潜能，而提升毕业生档案管理的服务水平与能力。改革高校学生档案管理模式，使之更有利于大学生就业，更有利于大学生毕业后的个人发展，更好地发挥高校毕业生档案服务人才、服务社会的作用。
( 四) 发挥档案管理功能，构建毕业生信息反馈档案体系。及时反馈毕业生信息，根据所反馈的毕业生工作后的知识结构、思想道德、专业技能、心理素质等的具体信息。了解用人单位对人才的标准和需求，及时调整招生计划、专业设置、教学计划、教学内容、教学方法和手段，主动适应人才市场，培养学生基本技能和综合素质。
关键词:大数据;高职院校;档案管理
0引言
新时代背景下，由于生源数量的不断增加，教师研究成果不断增多，图书馆软硬件设备不断更新，档案资料也逐渐变多，且表现出种类多样，分散庞杂的特点，这给高职院校的档案管理工作带来了一定的难度。为此，本课题组开展了关于“大数据时代黑龙江省高职档案管理应用研究———以黑龙江旅游职业技术学院为例”的课题研究。本文采用文献研究法、分析法等多种研究方式，逐步分析了大数据时代黑龙江高职档案管理存在的问题，并积极探索了有效的解决对策，以此为高职院校档案管理提供一定的理论基础与实践指导。为了全面分析大数据时代黑龙江省高职院校档案管理存在的问题与不足，课题组开展了全面深入的研究。本课题组立足黑龙江高职院校档案管理实际，全面分析了其中存在的问题，并积极探索了有效的解决对策，为高职院校档案管理提供一定的参考，进一步推动了黑龙江省高职档案管理质量与效率的全面提升。
1高职院校档案管理存在的问题
1.1高职院校对档案管理的重视不足
经调研发现，黑龙江省内80%的高职院校对档案管理工作的重视程度都明显不足，部分高职院校对档案管理工作的重视严重不足，具体表现在:第一，部分高职院校没有安排专门的人员开展档案管理工作，对档案管理工作的制度建设、规范性建设与人员安排都存在严重空白，对档案管理的价值与意义也认识不足。第二，部分高职院校对档案管理的交接、收取、发送等环节都没有具体的步骤与管理程序，对档案资料的归档、整理、分类工作也开展不足，致使档案资料混乱无序，缺失严重。第三，部分高职院校对档案管理的资金投入不足，没有积极引入信息化系统，没有实现高职院校档案管理的信息化建设，对档案管理的重视程度严重不足，相关设备设施、资金投入相对较少，难以保障档案管理的高效开展，难以实现档案管理工作质量的全面提升。
1.2档案管理的信息化建设不足
大数据时代，互联网与计算机的普及，使得高职档案管理信息化逐渐显现出巨大的优势，档案管理信息化可以实现数据的共享，可以在分散庞杂的文献数据中及时调出所需的数据信息，这是传统的档案管理方式所不具备的优势。对于黑龙江高职院校而言，档案管理信息化建设有利于全面提升档案管理的效率与质量，有利于打造优质的档案管理工作格局。然而，目前黑龙江省高职院校档案管理中信息化建设的力度明显不足，大量的高职院校没有开展信息化建设，没有配备相应的档案管理信息化系统，对于档案工作的开展与实施没有积极配备信息化设备，促使高职院校档案管理工作难以有效开展，档案管理效率难以有效提升。
1.3档案管理工作的人才队伍建设不足
在高职院校档案管理工作中，人才队伍建设明显不足，主要表现在:第一，部分高职院校没有配备专门负责档案管理的工作人员，而是由行政管理人员代为管理，致使高职院校档案管理工作难以有效开展，难以落实到位。第二，部分高职院校的档案管理人员素质不高，大多是临时人员，不具备档案管理专业知识，也不会操作档案管理信息化系统，难以实现高效、高质量的档案管理，难以确保档案管理工作的全面开展与不断发展。第三，部分高职院校的档案管理人员流动性很大，促使档案管理工作衔接不佳，难以有效落实到位，档案管理人员的频繁流动，也致使档案管理工作难以规范化开展，具体的管理措施与管理步骤难以有效落实，降低了高职院校档案管理工作的有效性与规范性。
2高职档案管理工作的解决对策
大数据时代，黑龙江高职档案管理工作的有效开展与信息化建设紧密相关，如何立足高职院校档案管理工作实际，全面保障档案管理工作的高效化、质量化、信息化，是本课题组在课题研究中深入探索的问题。经过探索分析，提出以下几个解决对策，以此逐步推动黑龙江高职院校档案管理工作的稳步开展:
2.1高职院校要全面提高对档案管理的重视程度
大数据时代，想要进一步提升高职院校档案管理工作的质量与效率，首先，高职院校必须全面提高对档案管理的重视程度，在思想意识上提升档案管理工作的地位与重要性，在人员安排与分工上体现档案管理工作的重要地位，具体可以从以下几点加强:第一，高职院校要全面提高对档案管理工作的重视程度，设立专门的档案管理部门，安排专门、专业的档案管理工作人员，建立健全档案管理制度，全面提高档案管理工作的规范化建设，在全校氛围内突显档案管理工作的重要性与价值，引导管理人员做好档案管理工作部署，确保档案管理工作效率。第二，建设档案管理衔接机制，对档案文件的交接、收取、发送等环节设置相关的制度建设，明确相关流程，确保档案管理工作的有序开展，平稳运行，与此同时，对档案资料的归档、整理、分类工作开展周密部署，确保档案管理的高质量。第三，加大对档案管理的资金投入，配备相应的档案管理设备，提高档案管理的信息化水平，全面实现档案管理信息化建设。
2.2提高档案管理的信息化建设
想要进一步提升高职院校档案管理工作的质量与效率，必须全面提高档案管理的信息化建设水平。大数据时代，随着信息技术的不断发展与全面普及，各行各业都离不开信息化，高职院校的档案管理工作需要处理大量的文献资料与数据信息，种类庞杂，内容多样，加强信息化建设有利于高职院校档案管理的改革与发展。信息化建设符合档案管理的基本要求，有利于档案管理工作逐步实现规范化、便捷化、系统化，确保高职院校其他工作的有效开展，有利于更加合理、系统的配置档案资源，保障高职院校的基础性工作。与此同时，采用档案管理信息化建设，所有的档案资源都以网络、信息的形式展现出来，可以进一步提升高职院校档案管理的快速检索，以便查阅档案资料，促使档案管理为其他工作的有效开展提供切实保障。相较于传统的档案管理工作，档案管理信息化具有高效率、可共享的优势，可以更加有效地处理庞杂的档案资源，从而为高职院校的管理工作更好地服务。
2.3加强档案管理的人才队伍建设
对于高职院校而言，档案管理工作的高效开展与人才队伍建设紧密相关，为此，高职院校要积极采取有效的措施，全面提升档案管理的人才队伍建设。第一，高职院校要招聘专门的档案管理人员，实行档案管理的专业管理与专门管理，促使档案管理工作独立化、质量化，以此实现档案管理的规范化建设。第二，加大培训力度，积极开展档案管理专业化培训活动，以此提高档案管理人员的专业素质与管理水平，全面提升档案管理人员的信息化技术能力，构建以档案管理信息系统为基础，专业档案管理信息员为保障的档案管理工作新格局，从而实现档案管理工作的信息化、高效化开展。第三，稳定档案管理人员队伍，降低档案管理人员的流动性，全面构建高质量、专业化的档案管理人才队伍，确保档案管理工作的有效衔接与规范实施。
3结语
对于黑龙江高职院校而言，档案管理仍然存在较多问题，高职院校对档案管理的重视程度不足，档案管理工作的信息化建设不足，档案管理工作的人才队伍建设不足，这些都在一定程度上制约了档案管理工作的有效开展，降低了档案管理工作效率。为此，在大数据时代，想要进一步提升高职档案管理工作效率与质量，首先，高职院校要全面提高对档案管理的重视程度，从而确保高职院校的规范化建设。其次，要全面提高档案管理的信息化建设，促进档案管理的效率化发展，与此同时，还要加强档案管理的人才队伍建设，提升档案管理的基础保障水平。
参考文献
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1. PDCA理论内容。PDCA循环又叫质量环，是管理学中通用模型，最早是由休哈特（Walter A.Shewhart）于1930年构想出来，后被美国质量管理专家戴明（Edwards Deming）博士于1950年再度挖掘并广泛宣传和应用到持续改善产品质量中，所以现在学界中大多数称之为“戴明环”。它是任何一项管理活动有效进行的一种基本方法，特别是在质量管理工作中得到了广泛的应用，也是全面质量管理所应该遵循的科学程序，这种全面质量管理活动的所有过程就是质量计划的制定、实施、总结、提升的过程，这个过程实际就是PDCA循环，是一种永不停顿周而复始运转的过程。它是一种不断持续改进、阶梯式上升的科学总结。其实施的原理就在于通过严密的过程控制借以实现预定的目标。其特点有三：大循环带许多个小循环，如果把某所高校看做是一个大的PDCA循环，那么档案科、档案管理人员就是各自小的PDCA循环（见图1）；通过每一次的循环后，阶梯式上升，让档案科管理中暴露出的某些问题得到解决，并将好的经验继续保留，总结出一定成果，提升档案科的管理水平和运行效果，然后再进入下一个循环提升周期，如此反复循环不断提高就会使得档案的管理更为科学、规范和合理（见图2）。
在PDCA循环中，A（行动）始终是PDCA循环的关键和核心。因此这种循环提升若要实现就需要整理大量数据资料，并综合运用到不同领域的技术和方法。整个循环分为4个阶段、8个步骤（见表1）。
2.档案管理引入PDCA循环的理论内容。随着新档案管理办法的出台和高校教育事业发展的逐步深入，以及档案管理信息化建设的加快，档案管理俨然成为集管理学、信息科学、档案学等多种学科专业的综合性管理体系。档案管理作为高校管理的基础性工作，也是高校管理的重要内容之一，既要保留前人积累的先进管理经验，也要有与时俱进意识，赋予新时期对于高校档案管理工作提出的新要求。总的来说，高校档案科管理应该是与整个院校管理大的发展总基调保持一致，要处在变中求不变，又在不变中求变的不断更新、持续改进的过程。它包含了科室的规划（Plan）、实施（Do）、控制（Check）和提升（Action）四个步骤。依据“持续改进”提升的系统论观点和PDCA循环理论思想，可以将高校档案科管理流程建设表示如图3。与戴明的环理论运行相结合，高校档案科管理便是继承与开放的持续改进过程，其本身就是一个不断更新不断完善的过程，完全可以通过P、D、C、A四个循环来实现。
二、基于某高校档案科管理PDCA循环应用分析
PDCA循环理论模型将高校档案管理划分为总体规划、实施、检查、修订四个部分，四个部分共同构成了高校档案管理完整的科学体系，此外，这四个部分又是彼此独立，各自有着严密的结构内容组成。每一部分依据PDCA循环理论中的4个阶段和8个步骤（见表1）经过不断的“规划——实施——检查——修订”循环提升，最终实现高校档案管理的近、中、远期目标的实现和管理水平的整体提升（如图4）。
对于高校档案管理来说，整个院校的档案管理是一个大的PDCA循环，档案科管理则是一个小的PDCA循环，档案科管理规划、实施、检查、修订就构成了一个个小的PDCA循环系统内容。高校档案管理通过这些小循环内容的不断“规划——施行——检查——修订”而把高校的档案科、档案管理人员以及高校其他科室和人员组织起来形成一种大环带小环，小环推动大环循环不断发展提升，最终让高校档案管理呈现出科学、合理、高效等特质，能够创造出更多的社会效益和经济效益。
根据《办法》规定，高校档案管理过程涵盖了从事招生、教学、科研、管理等直接形成的有保存价值的历史记录。某高校在档案管理体系中，将整个档案管理划分为学校、学院、系三级PDCA循环管理体系，这其中包括档案科的管理，其职责主要是档案的收集、整理、立卷、归档、利用、督导、编研等等，下面以某高校学籍档案管理引入PDCA循环理论为例，作一简要探究。
1. P阶段（Plan）——计划。P阶段是高校档案管理的阶段性目标、方针的制定。这个计划一般包括了组建建档工作领导小组，会抽调院系人事、教务处等部门人员组成；其次是印制各种归档和档案收集整理过程中所需的各种表格；再次是对参与人员进行培训，熟悉档案的填报方法和要求；最后是在工作开展前夕召开动员大会，传达相关文件精神。在新学年开学后的10月份以及新一届学生毕业后的8月份分别对各院系上一年度的档案情况进行调研，包括新生入学的建档、毕业生离校档案，以及单位教职员工人员及职级的变化等等。
如某高校在对上一年的档案自查后发现本科毕业生的学籍档案还是沿用以往的归档范围（如高中学籍档案材料、高校招生录取材料、毕业生登记表、入党入团材料等等），一些诸如学生职业能力培训考核、心理测试成绩、社会实践等等能够全面反映学生综合素质全貌的有价值的档案没有及时被收集。还有的是档案材料不规范，例如用圆珠笔填写登记表、文档用纸规格不统一、缺少印鉴章等等（见表2）。
针对上述自查出现的问题，该校成立了学籍档案质量控制组织，由分管副校长和各系分管档案工作的副主任以及档案科负责人共同组成，领导和协调全校本科阶段档案质量管理工作，并定期检查全校的学籍档案质量。明确相关人员的工作职责，做到分工明确，各司其职。并以《XX大学工作质量检查项目考核标准》为依据，学籍档案质量控制组织小组结合相关文件精神，再制定相应的学籍档案录入细则说明、学籍档案质量管理制度、学籍档案质量控制计划、学籍档案改进方案以及完善学籍档案检查标准及评比细则等等。
2. D阶段（Do）——实施。D阶段就是对上述计划的具体施行，即通过高校人力、物力、财力等各种可以有效利用的资源进行合理的配置和综合运用，保障上述计划中所列任务的顺利完成，这一阶段也是PDCA循环论中的关键。首先是要提高高校广大师生及管理人员对学籍档案管理重要性的认识，由于学籍档案的质量直接反映了学校的管理水平，领导重视是学籍档案规范化管理的关键；其次是要打造一支高素质的档案管理队伍，档案管理本身是一个较为枯燥，需要管理人员更多奉献精神的岗位，因此，高校要通过出台相关的激励措施稳定这支队伍，发挥出学籍档案服务师生的服务功能和管理功能；再次是要与时俱进，不断的拓宽学生学籍档案范围。高校要紧密结合新时期高校人才培养模式和用人单位运用、评价人才的多方位参考的现实需要，围绕新时期人才评判标准不断拓宽学籍档案范围，如学生的心理健康档案、诚信档案等能反映学生德、智、体、美、劳全方面的有价值资料都应该注意收集、归档；最后是落实档案管理方面的相关奖惩制度，将定期的巡查结果等作为档案管理人员考核、评先评优、晋升的重要依据。
3. C阶段（Check）——检查。C阶段的检查主要是对照第一阶段（P阶段）所指定出的各种目标指导下，检查第二阶段（D阶段）的具体落实效果，并将各项制度在执行过程中出现的问题进行及时汇总。如果达到了预期目标，就要对前期的工作进行实时总结，并将好经验进行推广。若未能改变前状，就应从计划措施设置是否超过了管理者的能力或超越了高校的实际状况等进行分析。
4. A阶段（Action）——处置。处置阶段主要是对上一阶段（C阶段）的结果进行处理，对成功的管理经验要及时的提炼和推广，对存在的问题要及时进行总结，并提出相关的整改措施和方案，做到持续改进。这一阶段如果没有解决的问题，则可放入到下一个PDCA循环中加以解决，因此处置阶段也是为下一轮循环做好准备工作（见表3）。
首先是在第一时间里将检查阶段发现的问题及时公之于众，让学校其他部门及工作人员及时了解各自存在的问题，为下一轮循环明确解决问题的方向；此外，档案科要及时与各部门沟通，督促其认真整改；其次是做好“协调员”角色，即在发现问题后要及时与各院、系相关部门进行充分的沟通，修正不规范行为。通过总结不断将发现的问题及时整改，也为这一阶段未能解决的问题纳入到下一轮去持续改进，进而最终推动档案管理PDCA循环不断提升，实现档案科管理的制度化、规范化和标准化，进而推动整个学校管理水平的提升，也有利于其他科室管理的不断发展。例如，表3中，对于上一阶段检查出来的“档案归类不准确”的问题，要及时协调有关部门和人员及时采取相关措施进行整改，对于如“库房面积小”等不能马上解决的问题，应将其纳入到下一轮循环中，从计划开始，直至问题得到解决为止。
参考文献：
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[3]李晓萍.基于PDCA循环的物流管理案例教学研究.价值工程2010（6）.
关键词：干部 档案 审核
一、干部档案造假现象
（一）“升官”造假档案
干部档案中工龄、年龄、党龄这“三龄”以及学习经历和工作经历这“两历”，前后记载不一致的问题非常突出，最为关键的年龄、工作经历等存在造假现象。干部档案造假的主要目的在于‘升官’，普遍存在“职务越升越高，年龄越来越小”。所以，干部档案造假主要集中在干部选拔任用前后，有的拟提拔干部档案的前后逻辑不相符，特别是年龄存在明显逻辑错误，从档案上的年龄推断，两岁读小学一年级。
（二）“调动”造假档案
干部档案管理是系统工程，制度严格，不能简单的在某一环节造假，平时难以寻觅造假“良机”，造假者利用调出与调入两个单位之间的衔接漏洞，在原单位把各环节全部打通后，“做齐”所需档案资料，趁工作调任时，实现身份转变或职务晋升。
（三）“授意”造假档案
“权力干预”背后实为领导授意，干部档案造假的首要前提是能接触到档案，有的是造假者通过收买档案管理者造假，但更多的则是组织人事部门按照上级领导授意而为之，然后在档案中加塞或撤销材料，最严重的则是伪造相关证明材料，把虚假的年龄、工作经历等合法化。
二、从严审核干部档案
赵乐际同志在全国干部监督工作会议强调：在整治干部档案造假问题上，对发现的问题，要一个一个核实、一项一项纠正。为深入贯彻落实中央从严管理干部的精神，在干部人事档案审核工作中，切实做到政策执行从严、审核程序从严、作风纪律从严。
（一）政策执行从严
审核干部档案是从严管理干部、加强干部监督的重要一环，按照《干部档案工作条例》和《全国干部人事档案专项审核工作实施方案》的要求，严格执行、狠抓落实。一是组织领导快。迅速成立审核工作领导小组，组织人事部门负责同志任组长，抽调精干力量，搞好分工协作，明确任务分工，落实审核责任。二是掌握政策准。吃透政策才能严格执行政策，通过认真组织学习档案管理的相关文件精神，按照《方案》明确的总体要求、范围内容、方法步骤等进行审核，审核的范围、内容要与《方案》规定清理的范围、内容相一致，确保干部人事档案真实准确、完整规范。三是监督检查严。政策面前人人平等，加强对政策执行情况的监督检查，通过现场指导、随机抽查等方式，全程跟踪督查，发现问题及时反馈、限期整改。
（二）审核程序从严
审核干部人事档案，要高度重视、统一部署、分级负责，按照专项审核工作的9个方法步骤，扎实做好各个环节的工作。一是制定方案详。根据工作实际制定具体工作方案，细化审核范围、时间安排、方法步骤、保障措施等。二是审核过程细。按照审核内容和要求，逐卷逐页逐项进行审核，发现问题如实登记，并区分不同情况妥善处理。对审核登记问题及时汇总、认真分析，及时请示报告、集体研究相关重要情况，干部重要信息真实性存疑的，开展组织调查、核实认定。三是总结经验全。审核工作完成后，对有关数据进行全面汇总，深入总结经验做法，认真分析存在问题，研究制定加强和改进干部人事档案工作的意见措施。
（三）作风纪律从严
审核中要坚持原则，敢于逗硬，把从严从实、公平公正贯穿始终，坚持全面、历史、客观地看待问题，做到情况核不准不放过、问题查不清不放过、政策吃不透不放过，确保政策面前人人平等。一是工作作风实。严格按照政策规定和程序办事，坚持原则、从严把关，切实维护审核工作的严肃性和组工干部新形象。二是工作纪律强。进一步强化保密意识，对审核工作情况和数据严格保密，未经批准严禁对外公布。对审核工作中弄虚作假或失职渎职的，严格追究相关责任。三是工作责任明。按照管理权限和“谁管理、谁把关，谁审核、谁负责”的原则开展工作，干部选任部门负责审核所联系干部的档案，干部监督部门负责核实处理有关违规违纪问题，干部人事档案部门负责业务把关和指导服务。科学界定各环节和程序的责任主体，及所承担的工作任务，客观公正地明确档案审核中的各项责任，为准确界定审核责任与有效实施责任追究提供依据。
干部档案工作是做好人事工作的基础，关系到干部的任免和工作调动等诸多方面。面对档案管理过程中出现的造假行为，档案管理人员必须引起高度关注，采取多种措施防止档案造假现象进一步蔓延。把好档案审核关，一是要严格执行审核政策。根据干部档案管理制度的要求，加强组织领导，严格执行有关规定，实施常态化的监督检查机制。二是严格执行审核程序。要依据专项审核的规定制定审核方案，优化审核过程，及时总结经验。三是坚持严格扎实的工作作风。要坚持原则，实事求是，分清责任，严格保密，为做好审核工作提供保障。
参考文献：
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论文关键词:档案管理;信息化;文件
近年来,随着信息技术高速发展,传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。
一、档案管理信息平台深化应用的背景
当前,国家电网公司加快实现电网和公司发展方式转变,努力创建“一强三优”(电网坚强、资产优良、服务优质、业绩优秀)现代公司。国家电网公司高度重视档案管理工作,并将其作为企业管理重要组成部分,大力推进档案管理信息化。2006年,国家电网公司与紫光电子档案事业部合作开展“国家电网公司档案管理信息平台建设项目”;2009年,在国家电网公司公司总部、华中电网公司、四川省电力公司等网省公司试点成功。目前,国家电网档案管理信息平台已成功嵌入国家电网公司协同办公系统,福建省电力公司随即也全面推广应用,厦门电业局作为国家电网公司辖区内唯一的特区供电企业,在福建省电力系统内率先深化应用该档案管理信息平台。
厦门电业局档案管理工作一直走在全省前列。2000年,在全省系统率先晋升为“国家一级”,连续3年获得省公司档案管理先进单位、连续6年获得厦门市档案先进集体称号。截至2010年底,共有综合档案室1个,二级综合档案室17个,共有文书、科技、会计档案近 30万卷(件),机读目录12万余条,照片档案4000余张,及音频、视频档案200多份。
但目前厦门电业局档案管理工作还依然存在一些问题:一是仍存在大量纸质档案未实现数字化;二是各部门之间系统互不相连、数据互不交换、信息孤岛较为严重,无法形成统一的档案信息资源库;三是各部门档案管理水平及管理软件应用水平参差不齐,低水平重复建设现象较为严重,软件管理系统功能存在缺陷,无法保证文件的真实性、可靠性、完整性与可用性;四是软件管理系统的自动化、智能化程度不高,用户查询档案信息的效率较低;五是灵活性不足,不能适应机构调整对档案管理的要求。因此,急需通过深化应用统一的档案管理信息平台来破解上述问题和难题。
二、档案管理信息平台深化应用的目标
福建省电力公司根据自身工作实际,在国家电网公司档案管理信息平台的基础上,采用B/S多层应用体系结构,应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发,建成符合福建电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理,实现了电子文件与电子档案全程管理。同时,福建电力数字档案信息资源管理系统创新性地开发了全宗定制、门类定制等多种定制功能,使系统可随着业务的变化而进行自行定制,减少了因业务变动而导致的二次开发费用和时间,极大地方便了使用;创新性提出了“现行文件层、整编文件层和永久档案层”三层管理模式,建立了文件中心、整编中心、数档中心和控制平台,实现了信息管理系统电子文件网络采集、整合、处理、归档全过程数字化。
档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中,按照档案属性分类为:文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含:题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标,确定了十大功能:确定需要捕获的档案,确定档案的保存时间,档案捕获,登记,分类,存储和保管,利用,跟踪,处置计划的实施,对档案管理过程的记录。
用户可根据工作考查、学术研究、经济建设、落实政策、个人取证等不同目的进行档案检索。档案管理信息平台内嵌智能操作平台(IDOL),在检索的同时对信息进行智能理解,主要完成档案内容资源的各项分析服务,以及智能化的文本处理,包括文本挖掘、分类聚类、内容提炼等,从无序的海量数据中,找到数据之间的关系和规律,进一步提高档案资源的利用价值。此外,还有一些特殊应用,例如,档案分类并不完全采用业务职能分类方法,而是在按业务活动划分类别的基础上,综合运用了机构级别、机构性质、所属区域、文件格式等分类标准。
档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台,使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后,将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化,充分发挥档案部门的信息服务功能,注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施,融合思想理念创新与技术方法创新,最终实现电子数据的共享利用和综合应用,为企业生产、管理提供决策服务,真正实现档案管理水平质的飞跃。
三、档案管理信息平台深化应用的实施步骤
第一步:引入文件连续体模型。文件连续体(Records Continuum)模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性,提倡档案人员提前参与文件管理,直到文件被销毁或永久保存,要求将文件管理与业务流程相结合。为此,必须做到以下几点:第一,新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求;第二,对于已有的各种业务系统,建立其与档案管理信息平台的接口,使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据,尽可能地将档案管理监控职责向前延伸;第三,对于文件档案,明确各业务部门归档范围和责任,提供档案收集、整编及业务系统接口,实现对归档文件的前端控制和全程管理;第四,对于基建、设备档案,在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任,最小化人为因素,使归档工作与工程建设同步、有序进行。
第二步:引入知识管理理论。知识管理(Knowledge Management)是企业管理的新范式,也是指导档案管理创新的新理念,即将文件档案视为企业重要的知识资源,将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识,应用先进的知识管理技术方法,创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能:
第一,数据资源全覆盖,对于没有纳入传统文件档案收集范围,但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理,以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。
第二,服务手段多元化,如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息,使用户在需要的时候即可享有档案资源;信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题,以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户;收藏夹类似于专题,即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中;嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中,用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。
第三,服务技术智能化,在基本的数据采集后,档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析,构建资源内容平台,为搜索引擎系统提供应用基础。
第三步:实施纸质档案数字化。即通过各种扫描设备采集影像信息,通过数字化加工系统的数据录入、图象处理、文件排序归档、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业,对扫描的文件进行了纠偏、去污处理和格式转换工作,把纸制文档转化为可供用户浏览的全文信息影像。
四、档案管理信息平台深化应用后的效果和问题
档案管理信息平台建设应用后,用户只需在个人电脑上轻点鼠标,输入检索字段,各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据,或打印复印,或资料收集,均可自行快捷完成。档案管理实现了图、文、声、像信息融合及网络一体化管理,档案从收集、整理、编目到存储、借阅、销毁等一系列管理工作都在网络上完成。数字化档案占用空间小、储存信息量大、检索方便快捷、应用能力强、传输速度快,大大提高了办公效率,降低了档案管理的人力、物力、财力成本,减少了人工检索失误率,提高了办公效率,增强了档案服务的实时性、实用性、安全性和保密性,实现了管理科技化、检索便捷化、服务人性化,满足用户对档案信息快速传递和高度共享的实际需求。档案管理信息平台是档案工作标准化的重要手段,它将传统管理手段和先进技术手段有机结合,注重电子文件管理、档案管理的先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施,实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。通过建立统一的档案管理信息平台,树立了发展、创新的理念,充分发挥了档案管理部门的信息服务功能,推进了档案管理高素质人才队伍建设,真正实现了档案管理从“保管范式”向“后保管范式”的变革,真正实现了思想理念创新与技术方法创新。
因档案管理信息平台在厦门电业局上线运行时间不长,普及性不强,应用用户人数不多,有待进一步宣传推广;检索功能过于简单,有待广泛征求用户意见后,进一步完善;其他应用系统与档案管理信息平台的标准接口尚未建立,有待进一步建设实施;信息推送、信息订阅、嵌入式服务等应用模块尚未正式启用,还需要抓紧建设。
