时间：2023-05-29 17:49:11
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇高校学籍档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1 引言
高校学籍档案记载了一个学生在校时的基本情况，不仅能够反映其德智体美各方面的综合素质，也是其教育过程中达到知识水准的基本信用凭证。高校逐步认识到学生档案的科学管理对于高校自身和学生发展的意义，从教育科研、教学、学生管理各个角度来看，加强学生学籍档案管理具有一定的现实价值。然而，不少高校的管理手段和理念仍比较落后，不能满足社会发展和高校发展的需要，加强档案管理并使其发挥相应的作用，是学籍档案人员所应关注的问题。
2 我国高校学籍档案管理的现状分析
（一）高校学籍档案管理制度不够完善
目前，在高校学籍管理方面，并没有一个统一的标准，也没有一个符合实际情况、可以遵循的管理规章制度。在高校内部，每个部分都希望采用最适合自己的管理方式，导致档案在归档的时候出现问题。在管理上权责不够明确，有的时候管理档案的工作人员并不了解学生的真实情况，与实际工作脱节，无法保证一些材料能够真实准确的归档。一些学生为了更好的就业，不惜在档案上造假，有时一个班级出现多个学生会主席，学校有时为了使毕业生获得就业就会，甚至将一些学生处分的材料扣除，正是由于缺乏制度上的统一领导，造成了档案失真，学籍档案和毕业生的诚实信用度下降。
（二）高校学籍档案管理的方法不够科学
由于管理制度的欠缺，导致一些高校的档案管理方法也比较落后。只要体现在两个方面，一是学籍档案的编排比较混乱，有的学院按照学生的专业来分，有的学院按照学生的专业交叉编排、有的学院按照学生的毕业年份来分，总之没有形成一个相对统一的标准，形成相对规范的做法。另外，一些学籍档案的组卷和装订也不够规范，缺少总的案卷目录，一旦有卷宗缺失或者被改动，工作人员很难发现，电子档案学籍管理正在逐步普及，但是很多高校并没有严格施行。
（三）高校学籍档案管理人员的素质参差不齐
学籍档案管理是一项比较复杂的综合性工作，很多管理人员并没有意识到这一问题，而是认为档案管理就是简单的材料堆砌，而不需要进行系统的分析。其实，在实际工作中。通过学生档案的记录信息和去留情况，不断开发有效信息，可以更好的为学校教学服务。但是相关的管理人员很少受到过这一方面的专业培训，没有没使用过计算机等技术辅助完成工作，简介造成了学籍档案管理水平的落后。
3 我国高校学籍档案管理应采取的对策
（一）加强高校学籍档案管理的意识
目前高校学籍管理所涉及到的学院和专业繁多，很容易造成管理上的混乱，因此，要提高对学籍档案管理的重视，不断制定并完善更加健全的管理制度。很多高校在不同地点开设了分校，学生的成分也比较复杂，管理的时间跨度变大，更需要学校的领导对学籍档案管理统筹规划，将档案管理正规化，严格制定档案管理的流程，努力实现档案归档的真实性，一旦查找可以快速获得有效的信息。在日常的工作中，做到管理有章可循。建立透明的监督机制，明确权责，一旦出现问题，可以有效的解决。
（二）引进更加先进的档案管理方法
一般来说，学籍档案包括入学注册、成绩考核、毕业证书等材料，是一个学生学习和生活的最原始记录，也是教学和学校管理的重要部分。随着市场经济对高校毕业生的就业影响越来越大，学生的原始资料对于就业单位来说具有一定的参考价值，成为了企业选聘人才的重要参考之一。为了更好的指导高校的教学、科研工作，应当引进更加先进的档案管理方法，讲究档案分类，便于信息的查找。不仅从学校的角度进行一个统一的编号，同时，分配到不同学院，也应当遵循相同的规律实现信息的管理。要学习一些先进的管理方法，如利用计算机软件档案信息记录分析，分析数据，发现学校在教学之中出现的问题。
（三）加强高校学籍档案人员的素质
档案管理人员既要了解学籍管理的政策、方针，也要熟悉基础的业务操作。与传统的档案管理相比，如今更需要掌握电子管理技术，同时由于信息技术的更新换代，要求学籍档案人员加大对单位内从业人员的继续教育力度，增加相关的素质培训和业务能力训练，对管理人员的素质提出更高的需求。除了日常性的操作，管理人员应当根据高校自身的需求制定科学的管理模式，多管齐下，真正实现科学的学籍管理。这就需要高校加强对相关人员的培训，不断提升其管理能力和水平。
4 结语
随着竞争越来越激烈，高校为了提升自身的核心竞争力，不仅要从教师的教学、科研，学生的就业等方面发力，也需要不断提升管理的能力和细节。积极探索，善于思考，将高校的学籍档案管理落到实处，不断满足社会的发展和高校的需求。
参考文献
关键词：高校；成教；函授；学籍档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）04-0-01
一、我校函授学员学籍档案中存在的问题
1.档案管理人员业务素质不高
高等学校档案人员的素质高低是档案管理科学化、标准化、规范化、法制化的重要保证。目前高校具有档案专业技术人员的比例相当少，兼职档案人员频繁调换，档案人员的责任心不高，管理意识不明确，业务技能不熟悉，档案管理人员不仅思想上不重视，对档案的收集、整理、归档、装订也不重视。
2.档案收集整理不规范
函授学员档案有 一定的特殊性，有部分“先上车后买票”的学员。什么叫“先上车后买票”呢？就是先在校接受高等学历教育然后再参加承认高考。这些学员的学籍管理相对就要麻烦得多。档案管理人员不及时整理归档，档案零乱、不装订、不收集甚至损坏和遗失。档案移交脱节、借阅手续不清楚，有的档案不完整，有漏缺现象，档案目录和内容严重不符等现象。特别是函授学员的学籍跨的年度时间很长，毕业时间一致，入学时间参差不齐，有的学院甚至要很多年才取得入学资格，不及时补充完整的资料，给今后的查找造成了很大的难度。
3.档案管理方式和手段落后
函授学员的学籍档案需要自动化管理的同时也需要档案工作人员专业技术和责任心的加强。我校函授学院一直是采用手工管理的方式，难以适应现代化的信息管理要求。很多学员的学籍资料数据不完整，给学员以后的查找增添了麻烦，直接影响学员的切身利益。有的学员学籍变更材料不清楚，学员在校期间的一切活动严重脱节。有的函授学员成绩总册有成绩，学员卡片又无成绩，有的学员毕业了又缺毕业证编号等等问题。没有现代化的管理就难以开展档案信息的开发和利用，不完整的档案就不能更好的发挥档案的参考和凭证作用。加强计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。
二、提高函授学员学籍管理的措施和建议
1.档案工作是党性、政治性很强的工作。为了适应高校档案工作发展和管理现代化的需要，实现高校档案业务建设各个环节标准化和规范化，加强高校档案工作的监督、指导，更好的开发利用档案信息资源，有效的为高校建设服务。必须提高档案管理人员业务素质，档案工作人员要政治上可靠，要有文化水平和一定的专业知识，不仅要学习档案方面的专业知识，管理知识，还要学习自然科学、这会科学方面的知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。档案管理人员要热爱专业，忠于职守，埋头苦干，全心全意为人民服务。稳定档案工作队伍，一般不要轻易调离档案部门，确保档案工作的完整性和持久性。提高档案管理人员的信息化管理技能，以适应高校档案信息化建设和发展的需要。
2.建立健全函授学籍管理工作，加强函授学员学籍档案的收集和整理，收集函授学员在学校各项活动中直接形成对学校和这会以及学员有保存价值的各种文图表、声像等不同体裁的材料。立卷归档要清楚，案卷目录和内容一定要相符合，每个环节工作要细化，责任落实到每个人。特别是对“先上车后买票”那部分学员，档案管理人员要对他们备注一份资料，每年补充材料直到学员学籍的完整。函授学员的新生登记表、学员学籍卡片、学生成绩总册、在校花名册、学生学籍变更情况(留级、休学、复学、转学、退学)、学生奖励材料、学生处分材料，以及毕业证明书编号都要清楚记载不得漏缺。完整的学籍才有参考价值和凭证作用。
关键词：学籍档案、管理、问题
中图分类号：G647 文献标识码：A
学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育的过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等不同形式的历史记录，是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。高校在学籍档案管理的过程中存在许多普遍性的问题，如何加强和完善学籍档案管理工作，发挥其在规范学校管理、维护学生权益、服务社会方面的积极作用，是值得我们研究和探讨的一个问题。
一、目前高校学籍管理中普遍存在的问题
1、学校领导不重视，学籍档案管理的意识薄弱、观念落后。
学籍档案的作用往往是潜在的、隐性的、滞后的，加强对学籍档案的管理需要投入，而投入与回报无“立竿见影”的效果，因此，学籍档案的管理往往被忽视。加之长时间以来，学籍档案的管理都是以管为主，对资料的收集被动状态，缺乏科学性的分类，几乎没有相关数据资料的统计分析，仅限于“管”这样一种状况，这种落后的管理理念严重制约了学籍档案的管理及其作用的发挥。
2、学籍档案管理人员不专业，管理队伍不稳定。
许多高校没有专业的、专职的学籍档案管理人员，由其他工作人员兼职，而兼职人员中绝大部分没有经过业务培训，仅仅依靠自己学习和摸索，往往很难达到岗位要求。同时，许多高校的档案管理人员处于从属地位，看不到成绩，得不到重视，也使得档案管理的队伍不稳定，流动性大，这些因素都严重影响到学籍档案的管理。
3、管理的模式不规范
许多高校的档案管理模式存在不规范的现象，文书档案隶属党办管理，学籍档案的管理则隶属教务处，未纳入学校档案统一管理，这在民办高校中比较突出。而教务处也没有专职的学籍档案管理人员，在学籍材料的收集、整理方面有遗漏及不规范的现象存在，这在很大程度上影响了学校学籍档案管理的规范化、标准化水平，也为学籍档案的安全性埋下隐患。
4、管理方式过于陈旧，缺乏现代化管理手段。
许多高校的学籍档案管理还停留在传统的手工管理阶段，没有寄托现代信息技术的发展，档案的查阅必须一件一件去翻阅归档材料。随着学生规模的扩大，档案的增多，手工翻阅的管理方式不但不能适应使用者的需求，也导致重复劳动，效率低下等状况，给档案的有效利用带来很大的阻碍。
5、学籍档案的开发利用率很低
档案管理人员的不专业，业务的不精通，缺少现代信息技术，学校没有针对性的管理软件等，这些问题都导致了学籍档案没有得到很好的开发利用。同时，学籍档案的管理多数还停留在对材料的简单收集、整理，没有对所收集的材料信息进行深加工，更没有从中提炼出有规律性、结论性的数据资料来为教学管理和教学改革服务。遇到学校的各种检查、评估，都是一次性重、重复做材料，没有很好去利用已经形成的档案。
二、加强学籍档案管理的有效途径
为维护高等学校档案的齐全和完整，提高学校档案管理水平，全面推进学校档案工作规范化建设，更好地发挥学籍档案的作用，高校应该从多方面加强对学籍档案的管理。
1、建章立制，组织保障、责任明确。
加强制度建设，提高管理水平是必须的前提，领导重视，组织支持是必要的保障。高校应结合学校的实际情况建立本校学籍档案管理的规章制度，应把档案工作纳入学校的整体发展规划，确定分管领导，配置专职管理人员，用战略的眼光和现代管理的观念来认识档案工作的意义和作用，进一步加强对档案工作的领导，及时研究和解决工作中的重大问题。
2、调整档案管理体制，注重实效，统一管理。
根据《高等学校档案管理办法》规定，全日制在校生规模在一万人以上的，学校应当建立档案馆，未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室，统一管理学校档案。但是，现在多数院校，尤其是民办高校，学籍档案是隶属教务处管理。这样一种管理模式，不能合理使用人力、物力、财力，更不利于档案现代化管理和有效利用，因此，高校应该对学校的档案管理体制进行必要的调整，保证档案的完整性，提高对档案的利用效果。
3、加强业务培训，提高管理人员的素质。
学籍档案材料多、繁，需要一定的专业知识和业务知识，高校可以采取参观示范单位档案馆，请专家讲解业务知识，培训具体操作等手段，定期、不定期的加强学籍档案管理人员的业务培训，建立一支有较好的政治、业务素质的档案管理队伍，提高管理人员的综合素质，才能保持人员的相对稳定，利于学校档案管理。
4、加强学籍档案的规范管理及信息化建设
要加强学籍档案的规范管理，必须抓好学籍档案的收集、整理这一基础工作。学籍档案形成的周期长、种类多，问题杂，而且往往是与学生的动态发展相联系的，规范管理才能确保学籍档案的完整性，使之能够完整地反映学生在校期间的学习与成长过程，否者将带来重大隐患。同时，应该建立健全学籍档案信息系统，搭建统一的电子学籍档案信息平台，提高学籍档案现代化管理水平，逐步实现档案工作的标准化、规范化和现代化。
5、以评促管，以评促建。
学校内部，学校之间，上级主管部门应该定期、不定期的进行学籍档案管理的检查、评比，通过这些首段找出管理中存在的问题，以评促进管理，以评促进建设，使学籍档案管理更规范，更有序。
6、有效开发利用学籍档案
【关键词】高校；学生学籍档案；问题；对策
学生的学籍档案显得至关重要，因为它直观的反映出了学生在校期间德、智、体、美等多方面的总体情况，同时也直接反映出了学生在校期间的整体学习情况，更是学生接受了某种教育之后的凭证。总整体上讲，学生学籍档案可以涵盖以下内容：学籍记录表、入学登记册、成绩表、学生变动情况表（如退学、转学、留学、留级）等。
一套完整的学生学籍档案从形成到最终的保管通常要经过档案收集、档案归档、转递以及保存等过程。可是随着现如今各大高校的广泛扩招，再加上学生的流动性极强，在对学生学籍档案进行管理过程中，难免出现各种各样的问题，如果在这方面稍有不慎，就会造成严重后果，甚至可能直接影响到学生将来就业以及自身的发展。所以，每一所高校都应当切实提升自己院校学生学籍档案总体质量，做到认真仔细，档案管理者也应当对学生负责，这对从学校内部抓好学生学籍档案管理工作具有十分现实的重要意义。
一、目前我国高校学生学籍档案管理中存有的问题
（一）目前我国的学生学籍档案管理缺少完善的管理体制
就目前而言，我国大部分学校从学生入学、注册以及到最后的颁发毕业证期间都没有一套科学、系统的学籍档案管理方法，这样很容易让重要的学籍档案出现混乱，同时也并没有把网络化管理充分纳入到真正的实际工作中。与此同时，学生的学籍档案也并没有实现学校和学生之间的信息资源共享，因此，怎样才可以让学生学籍档案得到更加充分的利用，实现信息化管理成为了学籍档案管理者共同思考的问题之一。
（二）对学生学籍档案缺乏系统性思考
若是要想建立一套完整的学生学籍档案，那么首先就应当对学生的个人信息以及基本情况进行收集、归纳和总结，其中的准确性、原始性是学籍档案建立的关键。对于学生的学籍档案而言，应当做到实事求是、真实可信。坚决杜绝学生对学籍档案随意涂改的现象；除此之外，当学生在填写学籍档案时，还应当保证字迹工整、颜色统一，确保档案今后方便永久保存，可现在有很多学生在填写自己的学籍档案时并不重视，在填写过程中字迹潦草、龙飞凤舞，这对今后的学籍档案查找和利用造成了极大不便。在细节问题上也应当严加注意，尤其是很多学生姓名使用同音字代替，在不同的表格上使用的姓名不同，出生年月日和户口上面的资料产生了冲突等等。
（三）学籍档案管理者缺少责任心
为了确保学籍档案管理工作的完整性，在对学籍档案资料进行了收集、分类之后，则应当进行归档工作。而在这一环节存在的问题是管理人员的意识淡薄，并没有按照要求对学籍档案进行及时归档，甚至在归档过程中出现了严重错误；或者电子档案数据和纸质的学籍档案材料严重不符；除此之外，在对学籍档案管理过程中，使用的管理方法老旧，各种设备以及设施的老化也是学籍档案管理过程中出现各种问题的关键原因。
（四）学籍档案工作缺少专业的管理人员
在对学籍档案进行传递过程中，因为环节复杂且人员较多，所以在传递过程中很容易出现学籍丢失或错投以及误投等情况。其中最为重要的一点是在学籍档案传递过程中，会经过很多环节，例如首先从学生本人，再到院校立卷、就业指导办直至最后的就业单位人事部等，在这些环节中，学生的学籍档案会经过多人之手，稍有不慎便很可能使档案造成遗失或者出现误投的情况，这将直接影响到学生的就业发展，其严重性不容忽视。
二、提高学生学籍档案管理的有效措施
（一）学校应当从内部建立一个信息数据库
当新生入学时，学校可以根据不同的条件，建立各年级、各班级以及各种专业的数据系统。在这套学生系统里可以和国家教委的“学籍学历管理数据系统”相互联系。在满足各种条件的情况下，对学生的年级、专业以及班级进行排号，形成统一的编排流水号，当新生的基本信息建立之后，可以通过计算机将新生的学籍表进行打印，改变传统的手工书写方法，从而确保新生的学籍档案资料可以和其他资源信息进行共享，这样便减少了教研室以及学籍管理工作人员的劳动力。
（二）注意学籍档案管理细节
学籍档案自身存在原始性和真实性，在对学生学籍档案进行管理过程中要注重其中的细节，在审查过程中，应当注意以下几点：
1、在收集资料过程中必须及时、准确，尤其是在学籍档案核实过程中要严加注意。
2、查看学生在填写学籍档案过程中，是否使用的是同一颜色、统一字体字号以及纸型大小。
3、对姓氏同音字要进行区分，在填写籍贯以及出生年月日时，必须要根据户口薄上提供的资料填写，确保学籍档案的重要信息和户口薄一致，严禁填写好之后在学籍档案上进行涂改修正。
（三）在学校内部建立专门的档案管理人员
学籍档案管理人员应当明确自己的工作范围，确定一套责任制，使学籍档案管理工作规范化、制度化。在对学籍档案进行管理过程中应当明确工作程序以及步骤。对于学籍档案的管理应当制订出一套统一的管理标准，避免各行其责的局面出现。在日常的学籍档案管理工作中，应当使用严格的规章制度去进行规范。
参考文献：
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[3]方丽真.浅谈党校在职研究生学籍档案管理问题[J].福建教育学院学报，2013，（1）：114-116
近年来，随着我国职业教育的大力发展，高职院校担负着培养社会主义经济建设急需的技能型、应用型、实操型的高级专门人才的任务。详细内容请看下文浅谈高校学籍档案管理的有效措施探讨。
要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为，为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重视程度， 健全规章制度
在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 学籍管理规定、学籍收集整理制度、 学籍管理人员岗位职责等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。
2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务
随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。
3. 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质
加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质，是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。高职院校必须采取切实措施，重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。首先，在思想政治方面，档案人员要努力学习党的路线、方针、政策，树立正确的人生观和世界观，热爱档案事业，爱岗敬业，认真学习档案法律法规，维护学籍档案的真实面貌;其次，在业务方面，学籍档案管理人员不仅要熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，还要努力学习档案管理方面的专业知识和技能，熟练使用计算机等现代化管理设备，与时俱进，优化知识结构，在理论上和实践上成为学籍档案管理方面的行家里手;另外，还要保持学籍档案人员队伍的相对稳定，关心和激励学籍档案管理人员，使其安心本职工作，增强事业心和责任感。学校要努力创造条件，充分调动学籍档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性，促进高职院校学籍档案管理工作逐步走向规范化、科学化和现代化。
编辑老师为大家整理了浅谈高校学籍档案管理的有效措施探讨，希望对大家有所帮助。
高校学籍档案管理的重要性
学籍档案是指在学生学籍管理活动过程中形成的、作为原始记录并具有保存价值以备查考的不同形式的文字材料、图表的总和。主要包括:新生录取名册、学生登记表、学籍卡片、原始成绩报告单、在籍学生统计表、学籍变动材料、学生奖惩材料、毕业生名单、验印申请书、毕业生成绩汇总表、学历证明存根等,是学生在校期间形成的具有保存价值的珍贵档案,是高校档案馆重要的馆藏资源,也是高校档案管理的重要组成部分。随着社会的发展和高校办学规模的不断扩大,学籍档案的数量也在急剧增加,学籍档案管理面临着更大的挑战。由于学籍档案自身具有原始性、凭据性、权威性等特点,其利用率也在不断提高,例如企业用人单位甄别学历真伪,毕业生就业、出国留学、资格认证等方面都需出具学籍档案证明材料。另外,学籍档案也是校友资源信息库的主要资料,是建立校友信息库的数据来源。学籍档案也为校史研究、举办展览、编辑出版年鉴、画册等提供素材。
随着时间的推移,由于保存手段、室温环境等多方面因素的影响,原始纸质学籍档案出现了纸张松脆、结块、字迹淡化等现象,失去了使用的准确性和可能性,同时,学籍档案在翻阅或利用中还经常会发生损坏或遗失现象,过度的查询利用也加快了纸质学籍档案的破损速度。原始简单、落后的学籍档案管理方式已经不能适应日益发展的档案管理要求,高校学籍档案的管理与利用之间的矛盾日益突出。
高校学籍档案管理的现状
随着信息数字化的发展,内蒙自治区各高校在20世纪初才开始校园数字化,档案部门开始启动学籍档案数字化工作,高校学籍档案的数字化工作还处于起步阶段。目前,档案管理仅限于2000年开始招录学生的新生录取名册、在籍学生名单统计、毕业生名单及成绩单的数字化管理,学籍档案的其他相关信息等。例如学籍卡片、学生的奖惩情况、毕业生的去向等都还没有进行数字化管理,特别是2000年以前学生的学籍档案情况还是原始的纸制学籍状态,所以学籍档案的目前管理状况与利用之间存在着脱节现象,没有充分满足学籍档案的利用要求,在自动化管理与提供服务方面存在较大的局限性。
目前,高校学籍档案化管理存在的问题及误区: 1. 2000年以前的学籍档案管理还是原始的纸制管理方式,需要将这部分学生的新生录取名册、学生名单、毕业生成绩单的纸质档案进行数字化扫描,便于统一管理。 2. 电子版的学籍档案不能等同于档案数字化管理。很多学籍档案,如学生的学籍变动材料、学生的奖惩材料、毕业生的就业去向及联系方式等各高校都有电子版的材料却没有进行数字化管理,这样既不利于学籍档案的完善,还会导致原始材料出现失真,或因电脑的损坏及一些突发事故导致档案的遗失。所以,必须将现存的原始电子版档案转化为数字化管理模式,才能使档案永久保存。 3. 学籍档案管理部门不能只注重学籍档案的管理,还应重视数字化档案的利用和开发,以适应当前不断发展的学籍档案利用。
高校学籍档案数字化的发展构想
随着学籍档案利用率的日益增加,不同用户对学籍档案数据的需求也各不相同,这就要求构建学籍档案数字化平台。学籍档案数字化平台应以原始的纸质学籍档案为中心,搭建一个以网络为基础的学籍档案数字化传输平台、资源共享平台、管理平台、服务平台以及综合应用平台,实现数字化资源网络化存取、分布式管理、开放式利用、一站式服务。学籍档案数字化平台应具备三个主要模块:学籍档案数字化加工模块,学籍档案信息著录模块,学籍档案查询与展示模块。
学籍档案数字化加工模块。学籍档案目前主要是以纸质的形式保存,该模块主要实现对纸质学籍档案的数字化扫描以及对扫描完成的图像进行编辑处理,通过扫描的方式转换为数字化资源进入数字化平台。
学籍档案信息著录模块。扫描后的学籍图片资源有的并不能直接用于查询和利用,需要建立专门的学籍信息库,使这些原始资源能够进行正确的识别。
学籍档案查询与展示模块。该模块能够提供灵活多样的查询方式,满足学籍档案各个层面的不同查询要求,可以按照多种条件查询,并能将查询的结果转化为文件形式进行打印。
关键词：高校；学籍档案；管理
中图分类号：G647.24 文献标识码：A
文章编号：1673－2111(2008)10－072－03
作者：宗青，湖南财经高等专科学校讲师；湖南，长沙，410079
学籍档案，对于即将走向社会的毕业生来说是极为重要的“信誉卡”，原因在于他记载着大学生成长经历，思想品德、学习成绩、个人特长及身理心理健康状态等信息。是反映学生综合素质的重要依据。准确齐全、完整规范的学籍档案，既是大学生在校学习期间德、智、体、美等方面的真实写照，又为学生毕业时用人单位招聘人才提供重要依据，而且在毕业生将来步入社会上岗后的定岗、定职、晋级、出国深造等方面发挥重要凭证作用。所以规范高校学籍档案、建全管理制度是前提。
一、学籍档案的特点
学籍档案作为教学档案管理工作的重要组成部分，是学校对学生在校期间进行管理、考核时直接形成具有保存价值的历史记录，它的形成与其它档案的形成有着很大的区别。
(一)、学籍档案形成的周期性
学生在校的活动形成了学生档案，学生档案的形成周期与其它档案的形成有许多不同之处。例如：文书档案整理规定跨年度的文件，除年度计划、总结等文件外，原则上不允许组在一个案卷中；科技档案的整理要求以一个项目、课题等为对象，组成若干案卷，卷内文件形成时间不受年度约束；教学档案整理则要求，以一个学年度为单位进行归档。而学生学籍档案作为教学档案的组成部分，其形成周期又有自身特点，每个毕业生的学籍形成周期是从学生入校起至毕业为止四年的连续记录，因此学籍档案形成是有它自身的周期性。
(二)、学籍档案内容的广泛性
学籍档案的内容与其他档案有很大的差异，它不但反映了学生的个人情况，而且反映了院(系)常规教学和管理情况，其涉及面是广泛的，涉及内容是多样的，具有广泛性。例如：文书档案中多项内容不允许组在一个案卷中，而学籍档案的内容包括学生在校四年各门课程的学业成绩、奖惩情况、学籍变动情况、毕业资格审核、个人基本情况以及家庭基本情况等。
(三)、学籍档案电子文件与纸质文件的共存性
院(系)学籍档案的管理通常采取纸质档案与电子档案共同管理的形式，也就是采用双轨制。双轨制管理的好处在于能够从大量原始文件中快速地调阅所需的内容，大大提高了学籍工作的管理效率，检索速度和查准率。
二、目前高校学籍档案管理的状况
学籍档案作为学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占比率较多的一部分，它真实的记录了每一位学生在学校的成长历程。然而，不少高校的学籍档案管理手段还相当滞后，很难适应当前形势发展的需要。主要表现在以下几个方面：
(一)、原始学籍档案的信息数据不完整，整理不规范。
学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，个别班主任的档案记录不规范，有的使用圆珠笔、铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；有的未按要求填写，经常出现缺栏、少目现象，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；同时，由于信息登记不完整，提供资料欠准确：容易造成同名同姓学生的档案混乱；给毕业生办理档案时引起麻烦。还有的高校原有学籍档案的检索工具仅仅是手工抄写制作的案卷目录，且由于学籍档案数量太多，有的没有制作相应的全目录，因此，一旦查阅档案者记不清楚确切的毕业届次、班级时，仅靠记忆检索，就犹如大海捞针，花费了大量时间也不一定能找到，大大影响了档案的查全率、查准率、给查阅者和档案员带了一定困难。
(二)、档案材料内容空泛，不能真实反映学生综合素质。
集中体现在毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺泛个性特点。由于毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而他的社会活动能力，组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。而这些内容恰恰可以从某种程度上反映学生的综合能力和素质，也正是用人单位所需要了解的重要情况。
(三)、档案使用效率低，转递较为混乱。
一方面虽然绝大部分高校学生档案室配有计算机，但没有一套完善的管理系统，毕业生材料没有全部输入进去，其作用难以真正发挥。另一方面，目前高校毕业生档案基本上是落实具体单位之后才能将档案转递出去，在这些转递过程中，难免会造成档案遗失现象
(三)利用现代化技术进行开发利用的程度很有限。主要表现在国家实施电子注册制度之前相关的学籍档案管理，属非公开上网范围，但实际操作起来有诸多的困难：
其一，1994年《分类法》颁布之前，高校档案管理没有统一标准，涉及学籍档案管理材料的管理潜在着不规范的可能；由于历年的招生与录取名册、学生学籍表、成绩表等的填写以手写体居多，多年来经手的人众多，书写难以规范，其中涉及的数据繁复，表格规格多样，要对这些材料进行电脑管理并非一蹴而就。
其二，纸质与磁性介质材料的收集脱节。办公自动化的条件下，教学部门定期对在校学生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整的纸质材料移交给档案部门，由于受到技术维护、保密措施、病毒预防等因素的制约，历时几年后与纸质材料相匹配的磁性载体其完整性、安全性难以保障，故不同载体要达到同步、完整收集有一定的难度，这在客观上影响了档案部门现代化管理的进程。
三、网络招生对学籍档案的影响
目前高校远程网上录取或局域网录取，与传统的招生录取方式相比，考生电子档案建立以及被网上录取考生的纸质档案的管理方面存在较多混乱，表现在以下方面：
一是考生电子档案所反映的内容不够清晰有效，有的指标表达的含义对高校老师而言还存在理解上的困难。
二是电子档案中的“考生评估”一栏填写的内容不真实，有的省份填写认真，有的省份则只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。
三是被录取考生纸质档案建档、寄发存放混乱。过去，开学后全部学生档案都能到齐，便于对考生进行复查。实行网上招生后，纸质档案寄发变成多途径，有的是考生自己带到学校，有的是由招生办寄发，有的省份仅送一张录取学生电子档案光盘到高校了事，给高校学生学籍的档案管理带来了很多不利的因素。
四、规范学籍档案管理的对策与措施
高校学籍档案管理工作是一项繁、杂、重的工作，随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加，原来的学籍管理体系已不能适应高校发展的要求。因此， 运用先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料管理系统，以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息，及时了解学生的学习情况，使不同校区、系部的分级管理达到资源共享，协同管理，实现管理信息化、规范化和科学化。笔者认为学籍档案的管理机制应根据高教改革的发展趋势和高校学籍档案管理的需要，对学籍档案的管理可从以下几个方面考虑予以规范：
(一)、加强对学籍档案的基本管理。
1、增强档案意识，健全规章制度。增强全员档案意识是搞好高校学籍档案工作的重要保证。可采取编制《档案法学习材料》组织全校师生学习，进行档案法知识竞赛，在简报上开辟档案知识栏，以定期介绍档案小知识等手段提高全员档案意识，同时健全档案管理制度，使档案工作有明确的岗位目标责任制。
2、抓好各个环节，规范档案管理。从学生一进校起就要把新生的各类表格、卡片进行统一保管。笔、字、项目、页码、组卷、装订、检查、转递等都必须统一规范。
3、采取计算机检索，提高利用率。学校档案室应购置专业的档案管理软件将学籍档案的案卷级、文件级条目全部录入计算机，借助计算机查阅学籍档案，以提高档案利用的查准率和查全率。并可采取以下构想：
(1)网络版学籍管理系统的构想。根据当前高校学籍档案信息管理的发展趋势，以及本校跨校区延伸管理和二级学院分级管理的实际情况，可建立网络版学籍管理系统的构想。它由学籍信息管理、成绩信息管理、教研室成绩报送、信息查询等几部分组成。该系统从学生入学、在校期间到毕业发证等全过程实现“一条龙”学籍档案信息化管理。
(2)学籍信息管理模块的构想。学籍信息管理模块不但可以批量录入数据，而且可以从招生库等其他数据库导入相关学生资料，按不同校区、系所、专业、学制编班编学号，建立全校学生的基本信息数据库。可以根据不同条件快捷地查询各年级、各专业的学生情况，并进行学生休学、复学、留级、退学等学籍异动管理。学生基本信息库里的资料可以和国家教委的“普通高等学校学籍学历管理系统”的相关数据进行导入、导出处理。
(3)成绩管理模块的构想。成绩管理模块把过去的成绩库、补考成绩库、重修成绩库等合并成网络版的成绩库，库里有学号、姓名、分院、系所、培养层次、班级、专业等字段，可供查询学业成绩用。在满足不同的条件下，可以统计不同年级、不同专业的学业成绩、年级排名，各种数据报表的统计、制作、打印等。
(4)成绩报送。各科考试完毕，相关教研室登陆校园网上的“学生综合信息管理系统”，录入学生成绩并进行试题分析、打印学生成绩频数图及成绩册，同时将考试成绩从网上“提交”给学籍管理科，学籍管理科审核后，再将成绩“提交”到学校学生总成绩库，有关人员即时可在校园网各终端机上查阅学生的考试成绩。
(5)学籍信息资料查询。各终端用户，如不同校区，二级学院、教研室及相关人员可以根据操作权限在校园网上查询在校学生人数、学生的个人资料和各科成绩；学生可以通过校园网查阅并校对自己的学籍资料，查询各科学业成绩；学生的在学成绩单、学生证、考试证和学籍卡等可以打印出来；二级学院、政治辅导员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩、平均成绩、打印学生成绩册等。学籍信息管理系统的应用，可以避免数据录入过程的人为误差，减少重复劳动，提高工作效率。同时，它与其他的教学管理系统实现资源共享，实现教学管理规范化、信息化和科学化。
(二)加强网上招生档案的管理。
1、制定相关规定，明确考生档案管理的政策要求。招生办必须在每次考生建立电子档案的同时，建立纸质档案；被录取的考生档案中，应包括电子档案和纸质档案；被录取考生的纸质档案一律由招生办归中管理。
2、保证考生档案填写内容的真实性与档案内容的完整性。考生纸质档案归档项目要统一规范，全日制、函授生、自考生层次教育的档案都应归入纸质档案，内容包括毕业生登记表、考试成绩登记表、学生评估表、奖惩情况等，对已参加工作考取大学的考生档案还应包括其中工作期间的档案材料。
3、各招办应承担学生纸质档案寄发职责，确保考生档案的安全性与及时性。为保证数据的完整和防止篡改，档案部门对档案要定期备份。
4、各校应尽快建立纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式。要确保考生纸质档案能及时准确到位，没有到位的考生纸质档案要及时向考生所在招生办催交；为便于今后查阅，必须对考生电子档案信息刻录成光盘。
(三)、加强档案干部队伍建设，提高档案工作人员素质。
【关键词】学生；学籍档案；档案管理
学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。
一、学籍档案管理中存在的问题
1．收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。
2．立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
3．档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
4．档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
二、完善学籍档案工作的管理建议
1．增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2．建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
3．加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。
4．大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。
总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。
【参考文献】
[1]底红艳．对高校教学档案管理的几点认识[J]．晋图学刊，2002，（3）．
[关键词]计算机技术学籍档案管理问题对策
一、计算机档案管理
档案在过去和现在对国家机构、社会组织及个人对从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等有价值的各种文字、图表、声像的信息进行保存，并以不同的形式记录存档。新世纪以来，计算机技术的成熟和发展为档案管理工作提供了一个全新的技术手段，使计算机档案管理逐步在档案界崭露头角。随着数字化信息时代的发展，数字化的档案信息速度成倍增长，快、准、精、有效已成为时代的主题，采集收纳范围广阔。然而，现有档案计算机管理系统仅仅只对这些信息进行检索和简单小型的系统分析，远远不能最大限度满足档案管理工作和档案存档工作的需求。使得这些档案信息在数字化后不能得以充分利用，造成了大量人力、财力、物力的浪费，怎样切实有效地加强和完善计算机技术在档案管理工作中的应用具有重大的意义。
二、目前高校计算机在档案学籍管理中存在的主要问题
1.学籍管理制度不完善
学籍档案形成过程时间长、来源相对分散、涉及的部门较多、工作数量大，但普遍高校学籍档案管理没有一致的、统一的、符合实情的、切实可行的规章制度。管理制度的落后，计算机学籍档案管理过程的随意性大，是造成学生学籍档案在收集建档、整理归宗、核对鉴别等各个环节问题多、不健全的主要因素之一。不规范的、落后的管理制度，导致各职能管理部门职责范围不清，对于已出现的问题相互推脱，部门之间通气不够、欠缺合作，造成学生档案管理工作的不严谨、不科学、不完善。
2.档案管理人员的文化素质低
高校档案管理人员普遍缺乏岗前档案管理专业培训，对新技术掌握力度不足，计算机管理学籍档案技能不够熟练，仅仅靠自身的实践学习难以迅速达到目前档案管理标准，更难以达到岗位要求。
3.对学籍档案的存储和重视程度不高
学籍档案管理模式落后，档案保存方法陈旧、技术相对落后，给计算机技术在学籍档案管理中带来了诸多问题。此外，领导对计算机学籍档案保存的意义认识不够，没有形成规范有效的管理机制、人员培养及激励机制等相关体系；相关各部门管理人员工作积极性不高，人员流动复杂，这样容易导致学籍档案的信息不全、不真实、不完整、严重的甚至导致档案信息丢失。
4.档案管理过程中的安全隐患
在使用计算机管理档案的过程中，计算机病毒传播迅速，计算机易受病毒侵染，破坏我们的计算机系统，损坏我们的档案系统和文件，导致档案资料的泄露，甚至丢失；在网络技术发展的同时，黑客技术也在迅猛发展，管理人员缺乏有效的防御手段，导致数据库被盗、删除、修改，甚至造成数据库崩溃，系统瘫痪。
三、高校计算机档案学籍管理的对策
1.建立健全的档案管理系统和具体实施方案
欲使计算机技术在学籍档案管理工作中走上严谨、科学、完善、规范化的轨道。各职能部门应建立健全的资料收集整理、档案的保管保密等各项管理制度，各部门应做到有章可循、有法可依、有据可查、照章办事。各部门应加强协调管理，切实改变各管理部门“各人自扫门前雪，休管他人瓦上霜”的局面；部门与部门之间缺乏沟通和联系，鉴于以上情况，各级领导应该重视和加强制度管理建设，使学籍档案工作的规章制度与其他管理制度得到正常有序的贯彻实施。
2.提高档案管理人员的文化素质
采取措施加强管理工作人员的计算机水平，一是管理人员结构的优化；加快档案人员计算机知识结构的普及，进行多层次的选拔和培养人才，从而壮大档案管理人员队伍；二是把培训档案管理人员的工作作为一个重要的项目来抓，着实的、事实的、多种形式地展开计算机技术管理培训，从另外一个层面上提高广大档案人员计算机技术管理知识，是档案工作界信息技术改革的重要对策
3.提高对档案管理的保存
按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》的法规对收藏档案进行秘密管理；档案室应具备良好的设施环境和防盗、防火、防潮等安全措施，保证档案文件的完整无缺，要不间断的更新档案的存储管理，要编写档案总目录、分类目录等检索工具，便于存储保管与提供快速的查询，各部门领导应该高度重视更新观念，加快档案管理的意识，提高档案工作的思想认识，提倡改革档案管理制度及模式，充分重视计算机技术在档案管理中的应用，其次培养高素质高水平的档案管理人才，逐步培养他们对档案管理的热爱和对档案管理工作环境的熟悉，增强各部门之间的沟通合作。
4.提高计算机档案管理的安全实施对策
为了防范计算机受病毒的入侵，确保档案文件的保密安全性，档案管理部门理应使用正版软件，拒绝盗版。防毒软件的选择应选用实时类反病毒软件，实时监控计算机系统的进程，对类似的病毒及早发现，并尽早对其进行清除。另外，应对计算机病毒种类不断更新和变异，档案部门应及时升级更新反病毒软件，以提高杀病毒的力度和及时有效地清除病毒。
关键词：高校学生；档案管理
中图分类号：G647文献标识码：A
学生档案是每位学生的第一份社会档案，是其人事档案的重要基础，所以学生档案管理工作的重要性就凸显出来。学生档案管理工作是学生管理的基础性工作之一，是记录学生在校表现和学业状况的重要资料，不仅对在校学生的教育和管理有着重要意义，对学生毕业后的人生发展也起着十分重要的作用。
一、高校学生档案的内涵与组成
高校学生档案真实地记录了学生在校期间的思想政治、学习成绩、文明道德、遵纪守法等方面的各种情况，为进一步了解学生、教育学生，加强学校的教学管理提供了丰富、翔实的参考素材，也是学生就业及今后的选拔、任用、考核的重要依据，是其重要的人生履历记载。
教育部颁发的《高校档案管理办法》（教育部27号令）明确规定高校学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。其中，高中档案指其就读高中时的学籍档案，包括学生考试成绩登记表、学年评语表、体质健康卡片、健康检查表、体育合格情况登记卡、毕业生登记表、高中毕业生家庭情况调查表、中学生社会实践活动登记表。高考报考资料指学生的考生报名登记表、考生体格检查表等。高校学籍档案指学生成绩表、学年鉴定表、学籍登记表及学生休学、复学、转学、转专业等学籍异动材料。学生奖惩记录主要指学生在校期间所获得的各级各类荣誉的审批表及学生违纪处分文件。学生党团组织档案包括学生的入党申请书、入党积极分子登记表、个人自传与思想汇报、入党志愿书、团员推荐登记表等。
二、高校学生档案工作的原则与作用
高校学生档案管理工作应本着统一领导、分级管理、维护学生档案的完整与安全、便于利用的原则进行。学生档案不仅对教育和培养、管理与服务在校学生有着重要作用，而且在学生毕业离校时将关系到其能否顺利毕业和就业，并将影响学生毕业后的长远发展，也是用人单位全面、准确地了解学生的重要依据。
三、高校学生档案管理工作的主要依据
（一）教育部和省教育厅关于高考招生工作及高校学生管理中的相关文件是高校新生入学时档案管理的直接依据。其文件基本形式为《教育部关于做好XXXX年普通高等学校招生工作的通知》及《XXXX普通高等学校招生工作规定》等。对高考学生报名条件、思想品德考核内容、电子档案信息内容等做了明确的规范性要求。
（二）教育部和省教育厅、省政府关于高校毕业生就业工作的相关文件是对高校毕业生离校时档案管理的重要依据。其文件基本形式为《关于做好XXXX年全国普通高校毕业生就业工作的通知》等，对当年高校毕业生档案作出相关要求。
（三）教育部颁发并修订的《高校档案管理办法》、《高校学生管理规定》及学校依此而制定的《XXXX校学生档案管理办法》或《XXXX校学生管理规定》是对在校学生进行档案管理的重要依据。
四、高校学生档案管理体制
高校学生档案管理一般实行院（校）、系两级管理体制，即学校档案室――学生处――院系办公室。学校档案室作为负责全校综合档案的归口管理部门，主要对全校学生档案管理进行宏观指导，指导学生档案管理制度的制定，并对学生档案管理过程进行监督、指导、评估和服务等。学生处作为学生档案管理的职能部门，负责具体组织管理学生档案，其职责是制订并完善学生档案管理的各项规章制度，负责全校学生的日常学籍档案的建立完善、管理、使用及毕业档案的收集整理、邮寄工作，并组织各院系对学生入学档案的收集、登记、保管、核查工作及对各院系学生档案工作的督促、检查和评比。院系办公室主要通过辅导员、班主任具体落实学生档案的收集、核实、登记并将装学生在校期间形成的档案材料及时装档，协助学生处档案管理人员整理毕业生档案。
五、高校学生档案收集及管理
（一）档案收集。新生报到时将自带的档案、新生录取通知书、准考证统一交给院系辅导员。各院系需检查档案是否密封，如未密封，则检查其中内容是否完整，并做记录告知学生。大多高校将收集齐的学生高考档案（也称原始档案）以班为单位附名单排序后交学生处学籍室，由学生处学籍室负责保存。
（二）在校学生档案管理。学生处档案室将学生档案中的相关表格在规定时间内以院系为单位下发，由各院系组织学生按要求填写，并在规定的时间内上交，再由各院系整理后分年级、分专业、分班级进行归档，并负责将学生在校学习期间的党、团组织关系，各级各类奖惩、学籍异动材料等及时归档，实施动态管理。
（三）毕业生档案管理。毕业生档案材料是用人单位选拔与使用毕业生的重要材料。每年六月各院系把整理好的毕业生在校档案送到学生处学籍室与原始档案合并形成学生毕业档案。各院系配合学生处学籍室整理完善并由学籍室审验合格后，履行签字手续，移交学籍室，再由学籍室负责并严格按照学生报到证副证转递邮寄。未落实就业单位学生的档案由学校免费保存两年。择业期结束（两年），学籍管理室将档案寄到该生生源所在地教育局或人事局（人才交流中心）。若学生申请继续保留其档案，按所在市人才中心的收费标准收取保管费。两年内如果落实就业单位，凭报到证或用人单位调档函到学校办理档案移交手续。毕业生档案转递应通过邮政局寄发或遵照有关规定执行，并做详细登记。学生档案原则上不准由本人自带，但因特殊情况可将档案密封并履行相关手续后自带。若档案丢失，由本人负责。
六、高校学生档案的利用及相关要求
学生档案原则上只限本院系分管学生工作的负责人、辅导员查阅。原则上不外借，因工作需要借出使用时，应严格履行借阅登记手续，提供有效证件，学生原始档案需经所在院系以上单位证明，经学生处负责人签字同意方可借阅，院系存档材料由所在院系主要负责人签字同意后方可借阅，借阅期不超过三天。若特殊情况需延期的，应补办借阅手续。档案借出后必须严加保管，做到档案齐全、万无一失。归还时，管理人员要逐份核对档案材料，出现污损、丢失，由借阅人负责。
档案政审查阅，需持查阅单位的介绍信，经由学生处领导批示同意方可查阅。任何人查阅档案时，严禁涂改、抽取、撤换、复制档案内容。未经学生处领导批准，不得借阅学生档案。各级档案管理人员须严格执行借阅制度，接收、移交档案时必须认真清点，核对登记。不得利用职务之便违规操作，否则由其主管部门视情节追究责任。
高校学生档案有着丰富性、过渡性、周期性、保密性、频繁性、多样性等特点，所以要做好高校学生档案管理工作，离不开社会和高校各级领导的高度重视和全过程的贯彻落实，离不开各级档案人员的高度责任感、政治敏锐性和先进的管理理念。
（作者单位：南阳医学高等专科学校）
主要参考文献：
[1]杨莉.浅淡高校学生档案管理工作.云南档案，2008.1.
1内容管理
随着高校扩招以及校企合作的扩大，传统的人工档案管理突显出太多的弊端。使用计算机、网络、服务器等现代信息技术对学籍内容进行管理，不仅能够将学生的各项档案信息转化成数据，建立起资源档案库，还能方便校方统计和调用。学籍档案内容管理是一个内涵丰富的概念，其内容包括多种形式，对于学籍档案而言，主要包括元数据与数据的关系。内容管理的具体实施是在管理目标的要求下，进行内容建模、元数据提取、设定元数据信息、设定管理内容之间的关系。以学生体检表为例，其元数据主要包括学生姓名、学号、入学时间、专业、班级，数据主要有体检项目、体检结果等。另外，复杂的元数据可能具有层次结构，可以通过多个相互关联的表实现。由此可见，通过资源服务器进行内容的存储，并通过应用服务器向外提供服务。通过学籍档案管理系统还可以实现在线学籍管理系统的有机整合。具体做法是通过在现有的在线学籍管理系统中添加动态学籍档案生成模块（可以采用图片、文档等多种形式，其中PDF格式是目前比较常用的选择），然后利用从关系数据库中提取的元数据直接生成电子档案和元数据信息，再经由内容管理系统的应用程序编程接口，在元数据服务器和资源服务器中进行存储。这一系统的整合大大节约了人力、物力，提高了自动化处理效率。
2载体管理
我国高校学籍档案一般包括纸质材料、电子文档及其他各类特殊载体材料，按照规定应保持各类材料质地优良、无破损、声像清晰和干净整洁。在现实中，往往由于入学教育的缺失、学籍管理手段的落后以及学籍管理决策功能不足等原因，导致高校学籍档案管理中存在不少问题，如轻视学籍管理、随意更改学籍信息等，在一定程度上影响了学生管理和学校的教学秩序。传统的纸质档案目前仍在大规模应用，如录取表、学籍卡、成绩表、毕业生审批登记表等，这些档案资料在经多次查阅、复印后会出现不同程度的磨损，甚至损坏。电子文件是随着计算机技术的发展而产生的新质文件，通过编码和解码进行数字形式的信息呈现，其生成、存储、读取的载体是计算机和各种硬盘、光盘、磁盘，并能通过网络进行异地传输，具有高度共享性，不受时间和地点的限制。只要保存技术到位，不易产生损毁，并能无限复制。可见，虽然纸质档案目前仍有存在的必要性，但电子档案是今后档案管理的主要发展方向。在制作电子档案管理时应当注意以下问题：（1）将纸质档案文件转换成电子文件时，必须与纸质等文件之间建立起准确、可靠的标识关系；（2）采取严格的加密认证等措施，切实保证电子文件不被非正常使用和改动；（3）做好备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留；（4）收集用文字处理技术形成的电子文件时应注明文件存储格式和属性；（5）收集图形、视频电子文件时，应注意其压缩算法和相关软件。此外，还要注意电子档案保存的有效性：（1）每年对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记；（2）按时进行抽样机读检验；（3）进行设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；（4）每隔四年，对磁性载体上的电子档案进行一次转存。
3使用管理
在信息化社会中，信息服务越来越普遍，传统的档案服务方式应不断改革和发展。高校档案管理人员应将过去那种档案查询的服务模式转变为档案信息的开发利用模式。学籍档案的应用者可以按照系统用户分为学籍档案申请者和学籍档案使用者，其中申请者主要是指学生本人，使用者指的是接受申请的单位。通过现代信息使用管理技术，可以分别进行使用，既方便申请者查阅和申请调取某些档案信息，也能方便校方进行查阅、统计和管理。档案管理者的工作重心应转移到引导用户检索上来。首先，将档案信息设置索引编号，进行重新归档。其次，对用户进行检索培训和引导。值得一提的是，目前二维码的应用是非常广泛的，在学籍管理系统中也可以进行开发利用，虽然在高校系统中二维码还属于一个新领域，但相信不久的将来将会有广泛应用。例如毕业生的身份识别模块，它是特别针对需要获取学籍档案的毕业生而设计的。由于学号是一一对应的，是学生的唯一标识，因此管理系统可以将学号作为索引检索学籍档案数据库，学生所输入的提示信息如果与数据库中的信息完全一致，则能生成一个属于该学生的唯一二维码，这个二维码保存了该毕业生的所有个人信息，还能连接到该生的入学名册、成绩单、毕业证、学位证等的验证界面上。要进一步推广二维码的使用范围，首先需要提高档案管理者和利用者对二维码的认可度，还要加强档案门户网站的建设。基于目前的学籍档案管理系统，以学生申请网上下载成绩单为例，学生调取成绩单的程序如下：（1）学生本人登陆学校网站，通过验证个人信息（用户名和密码），进入学籍档案管理系统，填写下载成绩单的申请表；（2）验证通过后，网络服务器向元数据库服务器申请访问令牌（包括档案地址和时间有效期等信息）；（3）元数据服务器将访问令牌传递给网络服务器；（4）网络服务器按照申请者填写的信息将内容访问令牌分发给档案使用者；（5）档案使用者向资源服务器索取成绩单；（6）资源服务器将成绩单返回给档案使用者。同样道理，校方管理者如需调取档案信息也按照类似步骤进行，既方便又科学，尤其是现在新的教学模式和课外实践课程的增多给学籍管理带来了很大难度，利用现代信息技术进行管理则能化难为简。
4结语
如何更加科学高效、安全稳妥地对档案信息资源加以开发和利用，是档案管理人员面临的重要课题。抓好落实高校学籍档案工作并非易事，除了统一认识，制定严格的规章制度外，还应利用科学的管理方法，开发适用于各院校具体实际的管理系统，形成一个完整的控制链。相关工作人员必须解放思想，锐意进取，增强信息服务意识，提升信息服务能力，开拓高校学籍档案管理与开发利用的新局面。
作者：田甜 单位：漯河医学高等专科学校
一、学籍档案管理工作现状
（一）学籍档案管理工作存在的问题
近年来，高校学籍档案管理中存在一些问题，如一些学生和教师对学籍管理缺乏正确的理解，学生只把自己作为学籍管理中的一个被动对象；教师视学籍管理为教学管理部门的事，与己无关，且有些教学管理人员的责任心、事业心不强，对有关学籍管理的规章制度不了解，也不重视，这在一定程度上影响了学校的教学秩序和教学质量。有些学生在临近毕业才发现自己尚有缺考或不及格课程；而有的教师对学生违纪现象不闻不问或隐瞒实情，对严重违纪问题不处理，也不上报，甚至弄虚作假、更改考试成绩等问题，长期得不到解决，致使学生管理等规章制度形同虚设，影响正常的教学秩序。
（二）产生问题的原因
1、入学教育缺失。很多高校在新生入学后通过军训、发放学生手册、召开主题班会等形式进行入学教育，在对新生由高中进入大学后的学习方法、规律和手段等方面，缺乏及时有效的入学教育，新生需入学半年到一年的时间才适应大学生活。
2、学籍管理手段落后。高校学籍管理仍以分部门而治的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个部门都有自己的一套信息系统，增加了工作量，信息无法达到共享，重复劳动多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，已满足不了教育现代化发展的需要。
3、学籍管理决策功能不足，支撑力度不够。高校各级领导和职能部门对学生档案数据要求更加全面、详细、快捷、准确，且需求日益频繁。而开学初的学籍注册工作的制度支撑不够，致使学院和学生都不重视学籍注册工作。
二、如何提高学籍管理现代化水平
（一）规范管理，树立“以服务为主”的观念
建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，实行过程管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。
（二）利用信息技术，建立网络化的学籍管理
现代化管理手段是实现高效、公正、准确、科学的学籍管理信息系统的基本条件。随着招生专业和人数的不断扩大，校际间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍管理档案库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。
（三）积极探索、推行学分制
学分制是高等教育大众化形势下改革学籍管理制度的必然选择，它允许学生根据个人情况对所学知识和学习进程上的自主选择，是一种全新的教学管理制度和人才培养模式。学籍管理应当以适应学生个体的差异化、多样化为原则，根据学校实际情况，积极探索推行学分制。学分制应依据“拓宽基础、淡化专业、加强素质教育和注重创新能力培养”的原则，制定切实可行的人才培养计划。学生只要修满了学校规定的各项学分，就可以提前毕业。学分制的实行能极大调动学生的学习热情，减少学生压力，改善考风考纪，有利于学生根据自身特点构建自己的知识体系。
（四）加强考试管理，提高人才培养质量
课程考核是学籍管理中的重要内容，它可以检验教师的教学成果，还可以检验学生对知识的理解程度和运用能力。它是评定学生能否按照教学计划学习的客观依据，也是对学生进行学籍处理的重要依据。加强考试管理，制定考试工作职责及处理办法，对考试各个环节作严格规定，还应建立校、院两级巡考制度，为严肃考风、考纪提供保证。
（五）强化服务意识，提高学籍管理人员的自身素质
现代高等教育对学籍管理人员的素质要求越来越高，应加强学籍管理人员自身素质建设，包括职业道德和业务水平的提高，还应定期对学籍管理干部进行培训，学习新的教育政策、法规和文件，了解掌握现代管理技术、方法和新形势下的学籍管理特点，加强理论和计算机应用等知识的学习，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，逐步提高高校学籍管理队伍的整体素质水平。
