时间：2023-05-29 17:49:33
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇文书档案管理细则，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
（一）重视程度不足。首先，当前一些单位中，对于文书档案的重要性缺乏系统的认识。一些单位认为文书档案管理就是简单的整理文书档案，而没有从信息分类、建库、归纳、提取的角度看待文书档案管理问题。与之相对应的，文书档案管理部门在单位中所处的地位较低，被管理层当作“后勤部门”看待，在人员配置和基础设施配置方面也得不到应有的重视。其次，在专业技能训练方面，由于重视程度不足，很多单位的文书档案管理工作人员都是临时补缺，入职前缺乏不要的专业技能训练，入职后也没有进行过有效地继续教育。单位不愿向文书档案管理部门投入教育经费进行人员培训，客观上导致很多工作人员对文书档案的管理一知半解，认为“只要不丢失”便是工作合格。加之一些单位未能向文书档案管理部门配置信息化设备，导致很多单位的文书档案管理和查阅工作十分麻烦，严重阻碍了文书档案的应用。
（二）人力资源力量不足。所谓人力资源力量不足体现在两个方面，一是人员数量不足，不少单位未能给文书档案管理部门配置足够的工作人员，现有工作人员也多是兼职的形式负责文书档案管理工作。有的单位由办公室秘书兼职文书档案管理，由于秘书本身需要负责单位的草拟文、传发文，本职工作已经较为繁重，对于文件档案管理自然缺乏主动性和积极性。二是人员素质不高。很多单位并未引进具有专业背景的文书档案管理人员，现有的管理员多是从其他岗位调岗而来的，甚至有些单位讲文书档案管理部门作为“预备退休部门”，把一些临近退休、离职的人员安排在文书档案管理部门之中任职，这些人员素质参差不齐，对档案管理缺乏系统的了解和认识，日常管理方式也存在很多漏洞，遗失、错置文书档案的事件频发。
（三）文书工作和档案工作间协作不足。文书管理与档案管理应当是一个系统性的管理，二者之间关系密不可分，缺一不可。也只有将二者的管理衔接起来，才能真正发挥文书档案在企事业单位管理中的作用。但在现实工作中，很多单位重视日常文书管理，却忽视了档案管理，对于文书档案管理也多是不同部门分块操作，未能形成一个统一的整体，一些单位制定的管理制度形同虚设，客观上拉大了文书管理和档案管理工作之间的差距。
二、加强和改进文书档案管理的有效对策
（一）提高对文书档案管理的重视程度。加强重视是提高文书档案管理工作的前提。具体来说，应当从两个方面加强重视。首先，单位的主要领导应当给予文书档案管理工作应有的重视，为文书档案管理部门配置必需的人员、设备、经费，确保文书档案管理部门的正常运转。将文书档案管理工作纳入到单位整体管理决策之中来。其次，作为文书档案管理部门的工作人员，应当认识到自身工作岗位对于单位发展、运行的重要意义，更不能主动将自己“降格”为“后勤部门”，无论是单位的各种活动还是各类规章制度，文书档案管理部门都应当积极主动的参与，严格有效的落实，
（二）提高文书档案管理人员的整体素质。企事业单位的文书档案管理工作有一套详尽的规章制度和科学的评价体系，因而在人员配置方面，也应以规章制度和评价体系为配置标准，不断提升文书档案管理人员的整体素质。首先，应当聘用一些具有专业教育背景的文书档案管理人才为专职工作人员，处理单位的文书档案尤其是一些较为重要的文书档案。二是重视文书档案管理部门人员的入职培训和在职教育工作。新入职文书档案管理部门的人员必须接受入职培训，了解基本的工作方法与工作程序，明白自己的岗位职责和日常任务，使其对自
身的工作有必要的重视。在职工作人员必须定期接受在职教育，树立主动学习新知识、新业务的意识和理念。尤其是信息化背景下做好文书档案管理工作的必要技能，使其更好地完成今后的工作。
（三）做好文书管理和档案管理的对接。文书管理是档案管理的重要组成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，档案管理应当以文书为切入点，在工作细节上不断规范文件管理。将规范意识渗透进文书档案人员的意识之中，使其做好日常文件材料的立卷归档工作，做好文书编写的规范化和一体化工作，在纸张选择、文件格式、字体字号等方面做到一致，在收发文工作时，及时做好登记工作，保证收集的资料完整统一，并在相应的档案里标注清楚，放置在专门的位置以备查阅，通过这些方式方法，使单位的文书档案管理工作水平提到更高的档次上来。
（一）规范衔接文书工作与档案工作。文书工作是档案工作的重要前提，没有文书工作的质量保证，就没有档案工作的质量提高。特别是文件质量的提高主要取决于文书工作人员的责任心和水平。所以，文书工作人员要规范处理文件，提高文书的编制质量。因此，文书人员平时要具备良好的档案管理意识，做好文书材料的归档管理工作。尽量做到文件和档案工作的协调，为后期的档案管理工作提供方便。例如，文书人员在制作文件过程中要注意对文件材料的质量进行把关。文件材料质量包括纸张大小、文件内容的文体、文件格式等方面是否达到相关的标准和要求，对于文件材料必须要规范统一，不能花样百出。对于纸质和用笔都要进行明确规定，不准使用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等材料来撰写和批阅文件。文件处理要及时到位，不能拖拉耽搁；同时要做好文件收发的登记管理，发现遗失必须要及时查找。尤其是账外材料，包括领导讲话及外出开会材料都要进行收集，确保各种文件材料的完整齐全，不能错漏。
（二）加强部门间协作，做好文书档案收集工作。档案质量的提高和结构的改善将决定档案的价值，因此提高档案的质量是档案管理部门的工作。平时档案管理人员必须要做到勤联系，勤沟通，勤走动，争取其他部门的协作和配合，提高档案的质量。要做到对业务部门的近况了解，经常就业务部门的工作进行交流，加强沟通，对于出现的新情况新动向要及时关注，保证档案材料的及时收集。对于档案部门的工作要多思考、多实践，争取做到档案材料的收集整理及时高效。平时还要注意档案材料信息收集渠道的畅通，对于出现可能的档案信息死角要及时进行疏通。
（三）完善文书档案管理制度，细化程序。任何一项工作都需要严格的规章制度加以规范，否则都可能会出现人为的疏忽，甚至造成无可挽回的损失。对于档案工作更是如此，严格科学的档案管理制度是档案工作顺利开展的保证。档案管理制度要做到精细化、可操作化和明确化。对于各项档案管理的细节问题要具体明确，不能含糊，更不能出现制度漏洞，同时要注意细则制定的可操作性，不要过于烦琐复杂。对于文件收发要严格遵守国家的各项相关制度，防止出现文件核发混乱，过多过滥的问题。在公文行文之前要做到核验签发手续是否完备，附件内容是否遗漏，公文格式是否规范，在正式印制发送前要做到再次核查。如果出现公文内容必须修改的，必须要按照程序进行重新核查。同时对于公文的材料管理方面必须要执行机关公文标准，严禁出现不合格公文材料、不合格公文内容、不合格公文格式等问题。
我们的首要任务就是认真学习和分析评审标准，把握好每一项的评审内容，并对照本单位的档案工作情况进行自检并打分。做好自查自检工作，摸清了自己的家底，找到了得分点与扣分点，也就找到了单位档案工作的优势与不足。之后，就需要对优势进行保持和发扬，并将其作为自己的亮点；同时重点分析和总结扣分原因，进行完善和整改。整改过程中，必须特别注意评审标准中带“*”的标注为必须达到的项目。
二、查缺补漏，收集整理认定材料
（一）建立健全组织制度
1.调整档案管理网络领导小组1995年，云南省地震局建立了以分管档案工作的一名副局长为组长、主管局档案工作的办公室主任及负责档案工作的防灾所副所长为副组长、各部门专兼职档案员为成员的档案工作网络，并进行了职责分工。随着机构、人员的调整，原有的档案工作网络已不能适应目前的工作需要。2014年，云南省地震局办公室对档案管理网络工作小组进行了调整，由分管档案工作的局领导担任组长，分管档案工作的局办公室领导及信息中心领导担任副组长，负责全局档案管理工作；信息中心情报信息部专职档案员负责档案的资源管理、对兼职档案员进行档案专业技术技能的指导以及档案日常业务工作的监督；兼职档案员负责所在单位的档案收集、整理、立卷、移交工作，确保归档文件材料的完整、准确、系统、安全。我局此次档案管理规范化认定工作的顺利完成，也得益于这样一个完善的档案工作网络，在认定工作中，我们得到了工作小组所有人员的大力支持和帮助。大家的共同努力，是我局顺利通过认定的推进力。2.编制云南省地震局档案管理工作制度汇编由于地震部门档案工作的特殊性，我局以前均参照中国地震局印发的《机关文件材料归档范围》和《机关文书档案保管期限的规定》进行文书档案的归档工作。2014年，按照评审标准的要求，为正确界定云南省地震局各级机关文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，结合我局实际情况，我们编制了云南省地震局《机关文件材料归档范围》及《文书档案保管期限的规定》。同时，重新修订了档案工作收集、整理、鉴定、利用、库房管理等各项规章制度及云南省地震局档案管理细则，使其更符合新形势下档案工作的需要。
（二）开展文书档案鉴定工作
2014年，我局调整了原有的档案鉴定工作领导小组，并对室藏到期文书档案进行了鉴定。鉴定小组本着就高不就低的原则，按照《云南省地震局档案鉴定与销毁制度》对1999-2003年的10年期文书档案逐份、逐页进行了审查，共清理失去保存价值的文件1661份，并编制了档案鉴定工作报告和档案销毁清册，对销毁的档案和抽出重组的文件做了详细说明，有效的优化了库藏结构。
（三）更换档案装具
云南省地震局档案室保存了1964年至今的文书、科技档案，时间跨度较长，有相当一部分档案盒为塑料制品，盒上装有大量铁扣，极易腐蚀损坏盒内的档案文件，并不符合现在的档案管理规定。加上历经数次档案库房的搬迁，致使大量的档案盒、卷在搬迁中在严重破损，急待更新。我局充分利用此次认定工作的契机，订购符合档案管理规定的无酸纸档案盒，对原有档案装具进行更换和完善。5月份，档案室全体人员全力以赴，对3000余卷档案旧盒进行更换。在更换过程中，不断强化档案管理人员的岗位职责意识、安全意识和保密意识，全面提高了大家的工作积极性和主动性，增强了对档案规范化管理工作重要性的认识。通过更换档案装具，实现了我局档案的整理规范化，延长了档案的使用寿命，为逐步实现档案工作标准化、规范化管理，不断提高档案管理工作水平奠定了基础。
（四）档案信息化建设
2014年，中国地震局办公室组织开发了“中国地震局文书档案管理系统”，旨在推进文书档案信息化工作，提高文书档案管理和利用效率，实现地震系统文书档案的统一归档、分权限查询。我局积极配合中国地震局推进此项工作，档案室根据工作需要提交了档案数字化建设方案，并申请了专项资金用于设备购置及档案数字化整理及加工，力争在2016年完成云南省地震局档案管理系统建设。同时，我局积极配合云南省档案局进行数字档案馆系统建设工作，按要求落实相关设备和辅助软件，及时做好“电子文件归档管理系统”的安装实施工作。
三、认真准备评审会议
[关键词]高校 财务 会计 档案 管理
根据《会计法》和《档案法》的有关规定制定的《会计档案管理办法》，对加强会计档案管理和会计基础工作，建立规范的会计工作秩序，提高会计工作水平，有着极其重要的意义。财务会计档案管理工作作为会计基础规范的一个重要环节和不可缺少的组成部分，其规范化程度决定了会计基础工作的水平。
一、财务会计档案管理的重要性
档案的重要性不言而喻，国家专门为档案管理立法，足以说明档案工作在社会生活中举足轻重的地位。财务会计档案作为档案的重要组成部分又有其特殊的重要性，其记载反映的内容主要是与财务计划、经营、收支、管理有关的经济事务，是单位经济活动的主要历史载体。而高校财务档案就是高校建设、教学、科研过程中经济事务的主要载体。
高校财务会计档案是历史经验的总结、是各种审计财务检查工作的基础、是保持工作连续性的载体、是各种经济事务发生的证据。所以说加强对高校财务会计档案管理有着极其重要的意义。
二、会计档案管理的现状
1、“三重、三轻”现象突出
(1)重纸质档案、轻电子档案。只注重纸质的凭证、账簿、报表的归档管理，而对电子档案的存储缺少必要介质的备份建档；对财务系统，包括财务辅助系统(含学生收费系统、工资核算系统、校园卡系统等)的软件环境的电子档案更是缺少必要的存储立档；对软件系统不断的升级和改造过程中的记录可以说是“交白卷”。
(2)重会计档案、轻文书档案。只重视会计档案的管理，凭证、账簿、报表、预决算资料的管理，而对于文书档案，如上传下达的文件、某些基于账簿的独立性工作报告、平行部门之间的工作协调文件，以及和外界订立的合同的管理则不系统、不规范，甚至出现丢失的情况。在具体工作中，财务人员容易简单地认为，账簿、凭证、报表是重要的档案，除此之外，其他文书档案不是财务档案的主要内容，在管理上不能给予应有的重视，结--果大量的文书档案散落于各处，时间一长，往往会丢失。
(3)重立卷归档、轻日常管理。对立卷工作比较重视，而对平时的管理则比较松懈。尤其是档案借阅管理，缺少登记管理制度、缺少必要的逐级审批报告制度，对查阅者的身份、查阅的内容、查阅的时间没有限制，存在随意性，大大降低了财务会计资料的保密，甚至直接造成财务机密的泄露。
2、”四不”现象严重
(1)时间不及时。《会计档案管理办法》第六条规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。但是在实际工作中，当年的档案却迟迟不能归卷建册，甚至要延迟到下一个会计年度才能完成。另外，在移交本单位档案机构时也同样存在时间延误的现象。为查阅方便，财务部门往往会将财务会计档案保留在本部门两年甚至三至五年以上。
(2)内容不完整。高校会计档案，在类上主要是指前面所述的电子档案、文书档案，在具体业务上主要是指校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报等财务档案。随着高校财务管理职能不断延伸，其业务范围也相应拓展，除了基础工作的记凭证、报账表外，还更多地参与到经济活动的管理和财务状况的分析，会计人员在完成处理工作之后，却忽略了对相关资料的收集、整理、归档。给之后的信息查阅及前期工作的追溯带来了极大的不便。另外，会计人员的交接记录档案、财务软件系统升级改造的档案等事项容易被忽略，造成这部分工作档案缺失。
(3)立卷不规范。会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置；活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多、无处存放，从而影响了档案整体工作的质量和效果。
(4)程序不合规。财务会计档案管理程序不合规，主要表现在整理立卷程序不合理、移交保管程序和销毁程序不符合规范等。整理立卷程序中没有按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行。移交程序不规范主要表现在档案交接前没有充分的准备工作，移交点收不规范，没有专人监督或监督人员身份不称职，无法履行监督人的职责，交接后的事项办理不完整等，这些都是档案交接程序不符合规范的表现。销毁程序不规范主要存在未按照程序审批，档案管理部门和财务部门未共同派人员监销，销毁不符合保密要求，直接以废品变卖形式代替的现象。
3、“七防”措施不力
缺少防火、防潮、防盗、防虫、防尘、防光、防霉等“七防”的必要设备设施。这直接影响财务会计档案的使用效果和寿命，给高校带了不可估量的损失，大大降低了财务管理的水平，影响了财务工作的可持续和教育事业的稳步发展。
三、成因分析
1、认识不到位
工作中存在着侥幸心理、走过场心理、无所谓心理的会计人员，在档案管理的过程中马虎了事、得过且过。这种认识不到位，与当事人的责任心有着密切关系。认识不到位将直接影响着档案管理的效果，直接影响着高校财务工作的开展。
2、制度不完善
除《会计法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》外，高校自身缺少具体的财务档案管理细则，这使得高校财务档案工作在本行业上缺少针对性。同样，不同高校内部也存在着千差万别，尤其在涉及校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等财务档案管理时缺少统一规范的措施，无据可依，无章可循。
3、执行不得力
在财务档案管理过程中，由于认识不到位，制度不完善直接导致了执行不得力。而执行不得力又导致了现状的发生和发展，其本身既是后果，又是起因。
4、约束不强效
财政部门、高校教育主管部门、高校内部审计部门把监督的重点一般都放在经费的审批和使用上，对财务档案疏于管理，对违背法规的行为大都采取以教育为主的从轻处罚方式，对档案管理的违规行为缺少威慑力和强有效的约束力。
四、建议和对策
1、加强领导，提高认识
领导重视是搞好高校会计档案管理工作的重要前提和关健。高校会计业务主管部门、校内的分管领导、财务处长等各级领导应引起重视，加强对财务会计档案管理工作的领导。主管部门可对各高校财务档案制度的建立健全进行指导，对财务档案管理工作的及时、全面、完整进行检查，督促各高校将财务档案管理作为一项重要任务来布置、落实，常抓不懈。校内的分管领导、财务处长及其他有关部门领导应充分认识会计档案是所提供的史料和证据，对学校制定事业发展方针和战略、预测经费收支、查证经济问题、防止贪污舞弊具有不可替代的重要作用。有条件的高校应独立设置财务会计档案科室，配备有一定专业素养人员，通过岗前业务培训，使其认识财务档案岗位的重要性，树立爱岗敬业的精神。
各岗位财会人员应提高认识，纸质档案、电子档案同样重要，会计档案、文书档案一并立卷归档，要在日常管理上下功夫。广大财务工作者还应清醒地认识到财务会计档案工作是一项细致严谨的工作，来不得半点马虎，档案的重要性是在以后工作需要时才体现出来的，也就是说有一定的滞后性。有的档案的重要性在整理初期并没有显现出来，如果这时候粗心马虎，甚至置之不理，档案形成有缺失，内容不完整，以后需要时却找不到，事后补救又来不及，很可能就造成不可弥补的重大损失。所以财务人员在档案工作上一定要细致耐心，应该做到事无巨细，养成良好的档案工作习惯，应该严格按照规章制度，把工作的每一步都做好做扎实，也应该增加些忧患意识，防患于未然。
2、完善档案管理制度
建立健全高校财务档案管理的规章制度。同时，将校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等方面的财务档案管理纳入学校档案工作的总体。要使高校财务档案规范化，必须制定高校财务档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《高校财务档案工作人员职责》、《立卷归档制度》、《高校财务档案保管制度》、《高校财务档案保密制度》、《高校财务档案移交、销毁制度》、《高校财务档案查阅制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序，使财务档案管理工作有章可循。
3、严格执行管理程序
严格按照财务会计档案管理的时间、内容、程序要求来推进工作的顺利进展。在整理立卷程序中按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行。移交程序中按照移交前、移交时、移交后的要求规范执行，档案交接前做好充分的准备工作。移交时认真点收，专人监督，监督人员身份要符合要求，完整办理交接后的事项等。销毁程序按照程序审批执行，造册登记，未了事项另行立卷，档案管理部门和财务部门共同派人员监销，销毁彻底，防止泄密等。
4、增加投入，提高软硬件环境
按照“七防”的要求建设符合条件的档案馆(室、间)，保证财务档案的安全。有条件的单位还可以在档案馆内外安装电子监控和摄像，以进一步提高安全度。同时保证房屋、设备、家具的日常修缮、维护保养、更新代。
在财务年度预算中应足额安排财务档案管理经费，并按照专项经费管理办法确保其专款专用，并将其纳入经常性项目管理，任何组织和个人不得挪用、克扣、挤占档案管理经费，必须保证档案管理经费充足，保证档案管理工作的协调可持续发展。
[参考文献]
[1)国家财政部：会计档案管理办法LZ]，1999-Ol-01，
[2]谢德宽：高校财务档案管理问题探析田，中华女子学院山东分院学报，20lO(2)
关键词：医院；档案管理；计算机化
中图分类号：F27 文献标识码：A
收录日期：2013年2月25日
随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展，医院档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，必须适应新的挑战和机遇，加快医院档案的计算机管理，实现医院档案管理现代化，更好地服务于临床医疗、科研等工作，满足医务人员、患者和社会公众的医疗信息需求，充分发挥档案信息资源在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中的重要作用。
一、我国医院档案管理现状
长期以来，由于历史的原因和医院行业管理的要求，我国医院的档案管理基本上是属于传统的、封闭的、松散的管理模式，通常设在医院行政办公室的综合档案室，一般只管理文书档案、科技档案、财会档案和部分实物档案、音像档案等，而医疗文书档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务部门管理，且基本停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。近年来，虽然已有不少医院引进计算机进行档案管理，但是这种应用尚停留于单一的、浅层的、初级的状态和水平，没有利用计算机技术来实现文档一体化管理，更谈不上对档案的数字化加工和档案信息利用的网络化管理。
二、医院实行档案管理计算机化的有利条件
没有良好的档案业务基础，就不能很好地为医院管理及各项工作服务。随着科学技术和经济的发展，办公自动化程度的不断提高，医院各方面管理对档案信息的需求有增无减，迫切要求快速、及时、准确、系统地提供翔实、丰富的档案信息，这为实现医院档案管理计算机化创建了良好的外部环境和机遇。随着社会“信息时代”的到来，计算机和网络技术的广泛应用，医院管理日趋规范化，产生了越来越多的电子文件，绝大多数文件资料都通过微机打印或者用软盘、硬盘等贮存，且多数医院档案保存年限较短，现有馆藏档案数量不多，可用较短时间分类标引、著录、输入微机系统，这为实现计算机管理档案创造了有利条件。近几年，各级医院为创评等级医院，全面推行全员质量管理，不断更新现代化医疗设备，促进了计算机技术在医院各科室的广泛应用，为实现医院管理网络化和医院档案管理计算机化奠定了坚实的基础。同时，由于计算机在医院各科室的广泛应用，也促使绝大多数医务人员和管理人员逐渐掌握了计算机应用的基本技能，这为实现医院档案管理计算机化提供了可能。
三、医院实行档案管理计算机化存在的问题
尽管实行档案管理计算机化有如上所述的许多优势和有利条件，但是实现档案管理计算机化存在着不少困难和问题。一是绝大多数医院档案管理机构不健全，管理格局混乱，多部门分头管理导致医院档案散乱无绪，不利于推行档案计算机系统管理和综合开发利用；二是由于档案管理与医疗业务建设未能同步规划、同步发展，致使档案管理设备投入考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平和设备条件不能与医疗业务同步发展；三是虽然国家颁发了公文主题词表，绝大多数党政群机关和企事业单位在公文起草、撰制过程中也贯彻了主题词著录规则，但是仍然存在专业主题词表录项欠缺或不规范现象。不少单位虽然有了档案管理系统程序，著录工作也在进行，但输入计算机的条目数量不大，仍然处在一种演示或初级应用阶段；四是计算机管理档案的广泛推行还存在许多技术难题。计算机管理档案的客体实际上就是人们在日常科研、生产和业务活动中产生、形成的大量电子文件资料，包括数据库文件、字处理文件、表格文件、图像文件、声像文件，等等。从档案载体来说，包括磁带、软磁盘、光盘以及各种影像像片等，相对于传统的文件载体——纸质档案而言，其存放环境的要求比较高，且磁性介质本身寿命较短，性能不稳定，耐久性差，这给文件的技术保护提出了更高的要求；五是档案管理人员素质不能满足发展需要。档案实行计算机管理，需要档案管理人员具备相应的计算机知识。然而，目前卫生系统档案队伍中大部分为非专业人员和兼职人员，能熟练使用微机的为数不多，能承担程序设计和数据维护的更少。
四、推行医院档案管理计算机化对策建议
首先，档案管理人员是推行医院档案计算机管理的具体实施者，是计算机管理档案的灵魂。这就要求医院档案管理人员不但要具备扎实的档案管理业务知识，还必须熟练地掌握计算机的基本操作、维护技能，具备基本的计算机软硬件知识。随着科学技术的不断进步，现代医学研究和治疗技术与声学、光学、磁学、电子学以及信息论、控制论、核物理学及生物工程等多学科不断结合并应用于临床实践，推动医疗工作不断向前发展，必然不断地产生新的类型的档案，这就要求档案人员还应不断地了解相应的背景知识，了解医院医疗活动规律、工作流程、医事管理等知识，成为复合型人才。
其次，建立健全档案工作网络。医院档案管理网络组织建设是开展档案管理工作的基础。推行医院档案计算机管理，就是对医院在全部医疗活动和医院两个文明建设中形成的档案进行系统规范的现代化管理，以便更好地服务于医疗工作。因此，必须建立健全档案管理网络，明确文书档案以机关职能部门为主，其中包括党群工作、行政管理、医疗、护理、预防保健、基本建设、设备仪器和会计管理。业务管理档案则以临床科室为主体，包括内科、外科、妇产科、儿科等。科技档案以科研教学为主。各部门或科室都应明确1名负责人兼管档案工作，形成较完整的医院档案工作网络，负责收集、接收和初步整理所在部门管理范围内具有保存价值的档案资料，以保证档案的系统完整。
再次，加强档案业务规范建设。档案部门应加强基础标准工作和标准的配套工作，使标准系列化，为实施、推广计算机管理创造条件。档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、归类要求标准等，只有使档案从立卷到归档等一系列工作有序可循，才能保证标准化工作的顺利进行。因此，医院档案应当严格按照国家标准，根据本单位具体情况制定标准实施细则。同时，应积极组织实施标准和开展对标准的监督，确保档案基础工作标准化落到实处。
最后，要加大档案设备的投入。必要的现代化档案设备的投入，是实行医院档案计算机管理的基础和保障。硬件的建设合理与否，直接关系到医院档案管理工作的成效，同时也在一定程度上反映了医院的管理水平。为了有效地管理好医院档案，除修建符合防盗、防火、防潮、高温、防尘、防光、防有害气体、防虫要求的档案专用库房，配备必要的空调机、除湿机、温湿度仪、消防灭火器和报警防护设备以外，还必须配备足够数量的电脑、复印机、速印机、扫描仪等现代化档案管理设备，并实现医院各部门、科室档案管理和查阅利用的网络化管理。
一、加强领导，基础建设上台阶
我们牢固树立“对干部负责、对组织负责、对历史负责”的意识，把干部档案工作作为一项基础性工作来抓，成立了以档案分管局长为组长、科室负责人为成员的干部档案工作领导小组，人员变动时及时调整，做到领导力量不减、班子不撤、工作不松，为档案管理工作的顺利开展提供了强有力的组织保证。同时，配备兼职档案管理员，形成局机关、股室、管理员“三位一体”的档案管理网络。并会定期研究干部档案工作，制定干部档案工作规划和目标，做到月月有安排，并经常督促检查落实。同时加强档案员队伍建设，从而使我单位干部档案基础工作迈上新台阶。
一是基础设施进一步夯实。近年来，按照省档案管理要求，在档案硬件设施上投入资金4万余元，及时添置更新了空调、打印机、台式电脑等档案室部分设备，实现了档案管理木柜换铁柜，人工检索换微机检索。对加快档案工作现代化步伐，实现文书档案基础信息计算机存贮，方便档案查阅提供了有力保障。
二是档案管理制度进一步规范。建立和完善了干部档案材料收集、归档、整理、干部档案查（借）阅、转递、安全、保密等制度，并相应建立了“查阅、借阅干部档案登记本”、“干部档案转出登记本”、“干部档案材料接收登记本”等，做到查阅、借阅档案有登记，档案、零散材料收支有记载，来龙去脉清楚，查找方便准确。
三是档案员队伍建设进一步加强。首先，配齐配强了干部档案工作人员。先后选调了2名30岁以下、政治素质高、工作能力强的同志从事干部档案工作，干部档案队伍得到充实。其次，干部档案人员业务能力逐渐增强。采取参加业务培训、外出学习考察、到上级档案工作部门学习等方式，不断提高档案人员业务能力。再次，干部档案队伍工作积极性逐步提高。我们注意从政治上关怀、生活上关心、学习上关注档案工作人员，经常和他们交心谈心，切实解决他们的后顾之忧，极大地调动了他们的工作积极性。
二、突出重点，档案管理上水平
一是鉴别档案材料力求细致。在档案整理前，我们对收集的每份材料进行认真细致的鉴别，发现缺漏，责成材料形成单位予以补办，将没有保存价值的材料清出。尤其是对干部的出生年月、参加革命工作时间、入党时间、学历、职务等，发现问题，及时纠正。
三是档案整理力求规范。坚持集中整理和随时整理相结合。每隔几年年对照《干部档案整理工作细则》的要求，进行一次集中整理。通过整理，做到档案材料真实，鉴别、分类准确，目录明了，整齐划一，清晰美观。
四是验收档案力求严格。制定了“六看三对照”的质量验收标准。即看材料的鉴别是否正确，看档案材料归类是否准确，看目录与材料是否一致，看各种表格是否齐全，看材料手续是否完备，看目录书写是否工整清晰。对照任免文件查干部任免审批表，对照纪检监察文件查处分材料，对照近期《干部履历表》、《鉴定表》查学历、工资、职称及党团材料是否归档。
三、立足服务，档案利用出效益
一是努力做好日常服务。我们建立健全了利用档案的各种手续，及时、准确地为利用者提供查、借阅服务。在领导班子建设、干部任免调配、工资调整等工作中发挥了重要作用。每年查、借阅档案都在2000人次以上。
一、关于规范性文件制定情况
近五年来，主要是贯彻执行国家、省、市档案局的法律、法规及条例、办法，没有自主制定规范性文件，相应也就没有应该清理的文件。
二、五年来执法检查情况汇报
1、20__年三、四季度，区档案局与区政府法制办配合组织，对区直机关、各乡镇及重点企事业单位共110个单位贯彻执行《档案法》，加强档案工作目标管理情况，进行了一系列全面检查考核，从检查考核的结果看，其中好的和比较好的有54个单位，占被检单位的49.09%，一般的有42个单位，占38.18%，较差的有14个单位，占12.73%。对检查结果，区档案局和政府法制办联合发文作了通报。对档案工作较差的单位，我局及时发出了档案执法监督检查通知书，推动了档案工作的顺利开展。
2、20__年,对照《江苏省档案执法检查细则》，有计划有步骤地开展档案执法检查活动，在各单位自查的基础上进行抽查，对档案工作搞得较好的单位提请区政府表彰，依法查处违法事件和违法行为，维护档案法律尊严，维护我区档案史料的完整与安全，取得了较好的效果。
3、我局根据机关文书档案立卷归档的要求，每年从六月起，对机关文书档案逐个单位进行检查，并评选立卷质量优胜单位。对检查结果，提请区委办公室进行通报，有力地促进了机关档案工作的开展。
4、通过检查和业务指导，我区已有45个单位档案管理工作分别达到省市级标准化管理水平。
三、档案法制宣传情况
1、利用召开有关会议和档案业务培训的机会认真组织学习《档案法》及《档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》，把学法、懂法和遵守档案法律法规作为档案业务培训、提高专兼职档案干部政治素质和业务素质的重要课程。同时，及时贯彻省市档案局制定的档案工作等级评定办法、各类档案管理办法，提高档案管理规范化水平。近五年来，我区共举办档案培训班11期，参训人员450余人次，大大提高了档案人员素质；
2、把国家、省市印发的《档案法》图解、原文以及档案工作法规汇编及时转发至各立档单位，供张贴宣传和学习了解；
3、把学习和贯彻实施“两法”与完善全区档案工作组织措施、规章制度、目标管理、业务建设和监督指导紧密地结合起来，依法督促和指导各立档单位进一步落实好档案工作组织措施，基本形成了以区档案馆和各机关、团体、企事业单位档案室为主体的档案事业管理体系。我们还依法修订了文件材料立卷归档、档案保管、利用、保密、统计、移交、鉴定销毁等规章制度和档案工作岗位责任制并印发给各单位执行；
4、以纪念《档案法》颁布实施十五周年和《条例》颁布五周年为契机，先后两次大规模开展了档案法律法规宣传活动，印发《档案法》、《档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》及其他宣传材料20__多份，悬挂了过街横幅，制订了宣传牌，张贴宣传画，在市区街心公园开展档案知识义务咨询，解答市民提出的问题。组织全区档案员参加《中国档案报》主办“剑南春杯”和省档案局主办的“昌盛杯”档案法制竞赛，收到了很好的效果。
摘要本文从档案信息的数字化、档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化及档案信息的网络化总结了在开展档案信息化建设实践的基础上的几点思考。
关键词档案信息化 网络化 服务
一、开展档案信息化建设的成功经验
（一）把档案信息化纳入院信息化建设的总体目标
《全国档案信息化建设实施纲要》明确把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。我院信息化建设开创初期，即将档案信息化纳入院信息化建设的总体目标，为档案管理配强专业设备、专业软件，开展档案人员的计算机操作培训，并率先在全国检察机关中开发了带有档案管理模块的办案信息系统。在每两年召开的院信息化工作会议中，始终把档案信息化作为信息化建设的重要内容，专题回顾，认真展望，使加强档案信息化建设的认识深入人心。
（二）档案信息化基础设施建设初具规模
近年来，我院在办公用房紧张的情况下，院里始终高度重视档案管理工作，专门建设了档案管理的专用库房。整个档案库房设计引入了先进的档案管理理念，管理系统采用自动化的密集架管理系统，库房的温度、湿度控制均可由楼宇管理信息集成系统（BMS）直接控制；并配备了专用空调设备，保持档案保存要求的恒温、恒湿条件。整个基础设施的不断加强，为我院档案信息化建设的进一步发展奠定了坚实的基础。
（三）档案管理应用系统建设初呈网络化
检察机关的档案按照国家有关规定，主要分为七类：诉讼档案、文书档案、声像档案、会计档案、基建档案、设备档案、荣誉档案。目前，我院的文书档案归档软件采用神夹软件，采用B/S构架，实行文书档案的网络化目录级管理；诉讼档案归档采用我院自行开发的检察业务办案软件，跟诉讼流程保持同步，有效地提高了归档效率。以上两个软件今后均可与密集架管理软件实现无缝连接，并通过应用软件开启或关闭密集架。声像档案的研发工作也已进入实战阶段。上述三类档案的软件实现，初步构建我院立体化、网络化的档案管理应用体系，为深入应用、档案信息资源开发打下了良好的应用基础。
（四）档案信息化配套机制初步完善
1．制定了较为完善的规章制度。为了加强院档案信息化工作，先后制订并实施了我院诉讼档案立卷归档暂行规定等文件制度，保证了档案信息化工作持续、健康、稳步的向前发展。
2．形成了全员参与的工作局面。诉讼档案归档软件的开发和应用，改变过去少数人参与归档的局面，使档案信息化成为全员参与的工作。档案信息化的质量直接由内勤、书记员、检察官等所有诉讼流程参与人员决定，而且环环相扣，责任更加明确，促使人人参与。
3．形成了与技术部门相互依托的衔接机制。基层院档案室和技术部门在开展信息化建设的过程中，客观上存在着技术上、工作上相互依托、优势互补的关系。档案部门具有档案专业知识的专业人员，是信息资源的汇聚地，具备一套完整的信息收集的机制和体制，是技术部门开展信息化建设所要寻找的理想的合作伙伴。而档案部门在开展档案信息化建设中，设备、人员等技术力量都较为薄弱，必须依托技术部门的信息技术装备和计算机专业人员，两者形成一种紧密合作、优势互补的态势是档案信息化建设成功的要件之一。我院档案部门和技术部门通过多年合作，基本实现了所有档案的案卷级目录机检、部分档案的文件级目录机检和部分档案的全文机检，积累了大量的电子信息，也积累了电子档案生成、整理、移交、归档、利用等实践经验，为我院档案管理的高效优质运行提供了技术保障。
二、当前开展档案信息化建设的主要不足
（一）软件开发多头现象还比较严重
存在以下现象：一是上级机关开发的软件往往不能满足下级机关的实际工作需要，单靠行政手段予以推广。而下级机关为满足本单位的工作需要自行开发软件，其个性有余，共性不足，缺乏标准。二是一个单位运用多套系统进行数据录入，技术上难以解决数据整合，造成操作人员重复劳动，档案信息收集整理困难重重。存在上述现象的原因：一是缺乏详细明确的规范化标准和实施细则，使软件开发工作混乱无序。二是缺乏权威机构牵头，造成软件开发重复和浪费。就档案信息化建设而言，要围绕全国档案信息化建设的目标、任务和原则来开展工作，要严格遵照权威机构的档案信息化标准开发软件、建立数据库。
（二）部门重视程度存在不平衡
业务部门对档案信息化建设的态度还存在可有可无的想法，在软件开发过程中部分同志还存在等和靠的想法，不肯在提供需求和测试中付出太多精力。技术部门的软件开发队伍不够稳定，人力不充分，不能及时解决系统使用中发现的不足，及时加以完善。档案管理部门因人员、经费等原因，只能忙于日常工作，难以在宏观上积极引导。
（三）复合型人才不足
目前，既懂技术，又懂业务的复合型人才不多，信息化建设往往需要人才合作才能完成，工作中由于沟通困难消耗精力比较大，影响工作效率。就档案信息化建设而言，要选拔和培养具备精通档案管理专业、熟悉本单位业务流程、掌握基本的计算机管理知识，能准确提供软件开发需求，与计算机专业人员能熟练沟通、有丰富的实践经验和较强的事业心的档案管理干部。
（四）档案信息安全保障体系还有待完善
要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；档案信息要转存到档案专用服务器，实行物理隔离。要有数据异地备份。在利用档案信息资源和信息化处理过程中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。
三、对今后开展档案信息化建设的展望
（一）总体规划，分步实施
档案信息化在我国是一项新事物，目前并没有形成一套较完整的理论，没有一个档案现代化、信息化的指标体系。国家档案局2002年《全国档案信息化建设实施纲要》中提出，档案信息化是以资源建设为核心、信息网络建设为基础、信息法规、标准为保障的综合体系，是一个很复杂的系统工程，绝非轻而易举。需要资金，需要人才。我们要科学地进行档案信息化建设首先必须对其有一个基本正确地的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。我们要认真分析研究，按照上级和院信息化总体目标和阶段要求，着手调研、制定未来的档案信息化建设目标和发展规划，使档案信息化与院信息化保持同步发展。同时，要清醒地认识到档案信息化不是一蹴而就的，必须制定详细、周全的实施方案，分批分阶段地实现。
（二）突出重点，务求实效
当前档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上。国家档案局局长毛福民在2000年全国档案工作会议上指出：“十五期间，档案信息化建设的重点是加强电子文件和电子档案的管理，”这样有利于把数字档案信息资源建设前移至文件形成部门。对库藏档案的数字化要防止急于求成、片面追求结果、淡化过程、对困难估计不足的倾向。国家档案局2002年《全国档案信息化建设实施纲要》后，各地都在加快档案信息化建设的进程。市院条线考核、区档案局的督导中都体现了这一要求。因此，我们要立足检察机关的实际，对于文书档案、声像档案等通用性档案信息化应用系统，要在引进成熟软件的基础上，主要做好与现有办公软件的数据接口工作。对于诉讼档案的信息化应用系统，要充分利用办案软件全市推广的契机，进一步做好需求调研工作，力争在市院职能部门的指导下，积极探索出基层院业务档案信息化的新路。
（三）规范流程，强化服务
档案信息化首要前提是档案管理工作自身流程的规范化。要结合市院检察实务工作手册，对现有的工作进行一次梳理。对于不适应、不符合的坚决予以整改。要引进国际、国内档案管理的先进方法，对照提高，保持浦东院先行先试的活力。同时要转变工作理念，从传统的“保管”上升到“服务”的理念。明确信息资源关键在于利用，否则再好的信息化技术手段都是“摆设”。要先从服务内部干警做起，充分发挥局域网的快速、便捷的效能，建立内部的档案应用服务平台；也要未雨绸缪，结合《电子签名法》等相关法律法规的颁布，提前考虑档案信息化的公众服务等功能的设计，真正发挥档案信息化的效应。
（四）多方筹措，加强保障
1．机制保障。要将档案信息化作为院信息化领导小组工作会议的常设议题，进行专项研究落实。要把档案信息化工作的指标要求纳入文明处室的考核范围，明确档案信息化工作作为各部门业务建设的重要内容，处长负第一责任，各方齐抓共管，共同推进。
2．经费保障。要积极争取新区财政支持，以财力立项、信息化资助项目等多种形式申请经费。同时，在每年院信息化专项资金中，确定一定的比例投入档案信息化工作，确保此项工作健康、稳定、持续的发展。
抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从管与监两方面入手，做为分管档案工作的领导应给予各方面的支持和提供资源保障，用信息化、规范化、标准化来要求档案的收集、整理工作。做到数据齐全，内容完整。要达到此目标，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，把地质档案资料、工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案等正确区分，齐抓共管，进一步做好基础档案收集工作。抓好基础数据，比如地质档案包括区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物理勘探和化学勘探档案、水文地质档案、工程地质档案、地质科研档案等。其具体内容是在地质勘探活动中产生的原始记录、表报、总结和有关的依据、指示性文件，以及成果报告和有关的图件、附表等。所以在收集和整理时按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图片、图纸、声像等资料，应根据数据文件形成的特点和规律，在便于利用和保管的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则，如：编号与编目、范围、术语与定义、规范性引用档、归档范围与分类、立卷归档要求等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则。
2．档案信息化，纸质档案数字化
我院采用的是科怡档案软件，档案信息化就是把我院现有传统档案转化为信息化档案。档案信息化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息化的形式为社会提供服务的转变过程[2]。地质资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程，行业不同，信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇，地质单位与其它企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文文件数据供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化。例如在建立地质档案资料时，地质档案资料由分队，普查组提交的原始地质资料及复制成果地质报告，经大队资料室严格检查验收合格后，由档案管理工作人员及时分类、编号、立卷、归档，经过计算机数字化转换处理[3]，建立科怡档案查询服务系统，实现地质档案资料的数字化管理，其它档案如工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案也都根据上述情形，将纸制档案信息化，建立全文数据库，既是地质工作现实要求，也是档案管理必然取向。因此地质单位必须快速更新观念，迅速实现档案工作网络化，为地质找矿工作服务，推动其它各项工作的现代化进程。
3．档案管理信息化的优势
提高地质档案管理效率，加强地质档案管理的信息化建设，不但使地质资料信息得到有效利用，而且可以使匮乏的资源得到开发，适应较复杂的工作环境，体现出地质资料管理带来的经济效益。
3．1地质资料档案管理信息化，提高地质档案检索效率。
传统的地质资料档案管理方式，绝大多数数据的收集和管理都依靠人工进行，收集数据相对麻烦、更新起来也比较繁琐，在这种情况下，地质资料档案数据更新就慢。地质部门采用人工管理档案还会造成数据疏漏，首先从这方面来说信息化地质档案的管理方式就比传统方式更为准确。其次，在对数据查找时地质资料档案信息化管理方式也比传统的方式更加快捷、方便。地质档案管理人员，可以利用该检索系统，根据使用者的要求，可以输入任意一项检索词，如类别、资料名称、编著、矿种、勘查程度或几项检索词的组合等，都可从科怡档案数据库中，检索出相关的地质档案信息，节省了管理人员和使用者的时间，提高了检索效率。
3．2地质资料档案管理信息化，提高地质工作效率。
地质资料档案管理信息化为相关部门制定政策提供比较系统、详细、及时的资料信息，为制定部门提供合理、适时的技术支持和数据。随着新技术、新理论越来越多的在地质档案管理工作中得到应用，在管理方式上对地质档案信息化管理不断创新，地质工作就会越来越简单，越来越适应社会环境和复杂的地理环境，越来越适应新时代不断发展的需要。
3．3地质资料档案管理信息化，有效地利用和开发了地质资料。
地质资料档案管理信息化系统的有效建立，在地质工作中，我们就可以利用信息化地质资料资源，提供有效、准确的数据资料，可以为地质工作节约成本，节约无谓投资，提高地质项目成功率，为地质工作带来可观的经济效益。
一、工作目标
2021年2月28日前，全镇完成精准扶贫档案收集、整理、归档、数字化处理及移交工作，建立精准扶贫档案管理机制，实现精准扶贫档案规范化管理，全面真实记录脱贫攻坚工作历程、成果体现。
二、工作内容及标准
（一）工作内容
脱贫攻坚以来，在开展各项工作过程中，形成的对国家、社会有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。镇、村在对精准扶贫档案进行规范化管理基础上，同步进行数字化处理，实行“双套制”管理（双套装是指移交进馆档案纸质档案和数字化处理的电子档案同时移交）。
（二）基本原则
规范管理、分级负责、删繁去重。
（三）工作标准
1.整理标准
（1）文书档案统一按照《归档文件整理规则》（DA/TA22-2015）进行整理。整理步骤包括组件、修整、分类、排列、编号、编页、编目、装盒和排架。
（2）项目档案按《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822）、《省扶贫开发项目档案管理细则》进行整理，国家重大建设项目档案应符合《建设项目档案规范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建设项目按照相关行业规定进行整理。项目规模较小的，可以简化整理，根据具体情况只能一卷或数卷。
（3）资金档案按《会计档案管理办法》进行整理。
（4）照片档案按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）进行整理。
（5）音像档案按照《录音录像档案管理规范》（DA/T78-2019）进行整理。
（6）电子档案按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）和《数字档案室建设指南》进行整理。
2.数字化标准
精准扶贫档案数字化标准严格按照《纸质档案数字化规范》（DAT31-2017)执行，实现目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行关联，并完全匹配，方便查阅利用。
3.档案装具
按需到区档案馆统一领取符合规范的档案装具。
三、工作步骤
（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《拦江镇精准扶贫档案建设工作方案》并送区脱贫办备案。
（二）规范整理。2021年2月28日前，镇、村完成2014—2020年精准扶贫档案收集和规范整理工作，并同步完成精准扶贫档案的数字化处理工作。
（三）分级验收。一是乡镇初验，在2021年3月10日前完成27个行政村精准扶贫纸质档案和数字档案验收工作，并向区脱贫办报告完成情况；二是区级抽验，由区脱贫办牵头，组织区档案局、区档案馆、区扶贫开发局在2021年3月31日前完成纸质档案和数字档案验收工作；三是根据抽验情况开展整改提升。
（四）归档装订。精准扶贫档案归档装订待数字化处理后启动，于3月底前完成归档装订。
（五）及时移交。在2021年4月底前，按国家有关规定，将精准扶贫档案移交至区档案馆。
四、工作要求
（一）高度重视，明确职责。主要领导亲自部署，分管领导具体抓，挂片领导督促落实，确保归档工作专人专责。贫困村第一书记为第一责任人，驻村工作队全程参与，及时查漏补缺。
一、医院档案工作发展初期的状况
领导重视不够，投入不到位。由于档案管理不规范，也没有引起领导对档案工作的重视，设施设备、装具用品等投入不足，档案资源的保存和开发利用价值也就无法体现；档案管理无专用库房和办公场所。由于没有专门库房和档案室，院里的档案资料在一段时间内都散落在各科室，有时领导因工作查找一些档案资料都找不见，更谈不上集中统一管理等等。这些问题的存在直接影响了医院档案工作的正常开展，在一定程度上影响了医院的整体发展。
二、实现医院档案工作规范化管理的必要途径
随着经济社会的不断发展，我院档案开发利用的频率逐年提高，也让我们看到了档案规范化管理的重要作用与效能。2005年，我院现任领导班子组建后，着力打造“全国知名的，全省一流的、学科优势突出的三级甲等妇幼保健院”，在狠抓医院综合管理的基础上，院领导对档案工作高看一眼、厚爱一层，对档案工作高度重视和大力支持。
一是在组织管理方面。成立和调整了院档案工作领导小组，确定了主管领导、分管领导和档案专职人员；建立了符合我院工作实际的档案管理组织网络，抽调各科室精兵强将负责科室档案资料的收集、整理、保管和归档工作，明确了工作职责、强化了责任意识，建立和完善了综合档案室和各科室档案管理制度，实行了档案工作同业务工作同部署、同安排、同检查、同考核。
二是在设施设备方面。我院在原有基础上，先后增加了60平方米的档案专用库房，做到了档案库房与办公室、阅览室、陈列室“四分开”，进一步完善了“八防”措施；新增了档案柜、密集架、消毒柜、资料柜、防磁柜、加湿器、除尘器、空调、打印机、复印机、扫描仪、档案管理软件等设备。
三是在业务建设方面。我院严格按照国家档案局颁布的关于《科学技术档案案卷构成一般要求》和《山西省归档文件整理规则》实施细则以及《事业单位档案分类编号标准》，对我院13个类目的档案资料重新进行了编目、排序和上架管理。对档案资料管理台账：即案卷目录、全引目录、归档文件目录、移交清册、查借阅登记簿、利用登记簿等都进行了重新整理和装订。同时我们还按照国家档案局10号令的规定，重新修订了我院《文件材料收集范围和文书档案保管期限表》。
四是在档案队伍建设方面。为尽快提高档案人员业务素质，更好地适应新时期档案工作的需要，我们在确定各科室档案员的基础上，每季度进行一次档案业务知识的培训，邀请市档案部门的工作人员进行专门辅导，同时我们还组织有关人员参加省、市举办的档案专业知识培训。多次到省级和市内兄弟单位参观学习档案工作，增强档案意识、借鉴管理经验、提高业务素质、提升管理水平。
五是在信息化建设方面。我院将档案信息化管理工作纳入院里“十二五”规划中，并制定了档案工作五年规划和《电子公文管理办法》等。新购置了档案管理系统软件，生成了2000余件电子文件，为档案工作早日实现信息化管理奠定了坚实基础。
作者:李向东单位:山西省长治市妇幼保健院
【关键词】档案信息化；网络化；服务
1.开展档案信息化建设的成功经验
1.1把档案信息化纳入我局信息化建设的总体目标
《全国档案信息化建设实施纲要》明确把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。我局信息化建设开创初期，即将档案信息化纳入局信息化建设的总体目标，为档案管理配强专业设备、专业软件，开展档案人员的计算机操作培训，并率先在全国检察机关中开发了带有档案管理模块的办案信息系统。
1.2档案管理应用系统建设初呈网络化
目前，我局的文书档案归档软件采用神夹软件，采用B/S构架，实行文书档案的网络化目录级管理；诉讼档案归档采用我局自行开发的检察业务办案软件，跟诉讼流程保持同步，有效地提高了归档效率。以上两个软件今后均可与密集架管理软件实现无缝连接，并通过应用软件开启或关闭密集架。声像档案的研发工作也已进入实战阶段。上述三类档案的软件实现，初步构建我局立体化、网络化的档案管理应用体系，为深入应用、档案信息资源开发打下了良好的应用基础。
1.3档案信息化配套机制初步完善
（1）制定了较为完善的规章制度。为了加强局档案信息化工作，先后制订并实施了我局诉讼档案立卷归档暂行规定等文件制度，保证了档案信息化工作持续、健康、稳步的向前发展。
（2）形成了全员参与的工作局面。诉讼档案归档软件的开发和应用，改变过去少数人参与归档的局面，使档案信息化成为全员参与的工作。档案信息化的质量直接由内勤、书记员、检察官等所有诉讼流程参与人员决定，而且环环相扣，责任更加明确，促使人人参与。
（3）形成了与技术部门相互依托的衔接机制。基层局档案室和技术部门在开展信息化建设的过程中，客观上存在着技术上、工作上相互依托、优势互补的关系。档案部门具有档案专业知识的专业人员，是信息资源的汇聚地，具备一套完整的信息收集的机制和体制，是技术部门开展信息化建设所要寻找的理想的合作伙伴。而档案部门在开展档案信息化建设中，设备、人员等技术力量都较为薄弱，必须依托技术部门的信息技术装备和计算机专业人员，两者形成一种紧密合作、优势互补的态势是档案信息化建设成功的要件之一。
2.当前开展档案信息化建设的主要不足
2.1软件开发多头现象还比较严重
存在以下现象：一是上级机关开发的软件往往不能满足下级机关的实际工作需要，单靠行政手段予以推广。而下级机关为满足本单位的工作需要自行开发软件，其个性有余，共性不足，缺乏标准。二是一个单位运用多套系统进行数据录入，技术上难以解决数据整合，造成操作人员重复劳动，档案信息收集整理困难重重。存在上述现象的原因：一是缺乏详细明确的规范化标准和实施细则，使软件开发工作混乱无序。二是缺乏权威机构牵头，造成软件开发重复和浪费。就档案信息化建设而言，要围绕全国档案信息化建设的目标、任务和原则来开展工作，要严格遵照权威机构的档案信息化标准开发软件、建立数据库。
2.2部门重视程度存在不平衡
业务部门对档案信息化建设的态度还存在可有可无的想法，在软件开发过程中部分同志还存在等和靠的想法，不肯在提供需求和测试中付出太多精力。技术部门的软件开发队伍不够稳定，人力不充分，不能及时解决系统使用中发现的不足，及时加以完善。档案管理部门因人员、经费等原因，只能忙于日常工作，难以在宏观上积极引导。
2.3复合型人才不足
目前，既懂技术，又懂业务的复合型人才不多，信息化建设往往需要人才合作才能完成，工作中由于沟通困难消耗精力比较大，影响工作效率。就档案信息化建设而言，要选拔和培养具备精通档案管理专业、熟悉本单位业务流程、掌握基本的计算机管理知识，能准确提供软件开发需求，与计算机专业人员能熟练沟通、有丰富的实践经验和较强的事业心的档案管理干部。
2.4档案信息安全保障体系还有待完善
要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；档案信息要转存到档案专用服务器，实行物理隔离。要有数据异地备份。在利用档案信息资源和信息化处理过程中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。
3.对今后开展档案信息化建设的展望
3.1总体规划，分步实施
档案信息化在我国是一项新事物，目前并没有形成一套较完整的理论，没有一个档案现代化、信息化的指标体系。我们要科学地进行档案信息化建设首先必须对其有一个基本正确地的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。我们要认真分析研究，按照上级和局信息化总体目标和阶段要求，着手调研、制定未来的档案信息化建设目标和发展规划，使档案信息化与局信息化保持同步发展。同时，要清醒地认识到档案信息化不是一蹴而就的，必须制定详细、周全的实施方案，分批分阶段地实现。
3.2突出重点，务求实效
当前档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上。我们要立足检察机关的实际，对于文书档案、声像档案等通用性档案信息化应用系统，要在引进成熟软件的基础上，主要做好与现有办公软件的数据接口工作。对于诉讼档案的信息化应用系统，要充分利用办案软件全市推广的契机，进一步做好需求调研工作，力争在市局职能部门的指导下，积极探索出基层局业务档案信息化的新路。
3.3规范流程，强化服务
档案信息化首要前提是档案管理工作自身流程的规范化。要结合市局检察实务工作手册，对现有的工作进行一次梳理。对于不适应、不符合的坚决予以整改。要引进国际、国内档案管理的先进方法，对照提高，保持先行先试的活力。同时要转变工作理念，从传统的“保管”上升到“服务”的理念。明确信息资源关键在于利用，否则再好的信息化技术手段都是“摆设”。要先从服务内部干警做起，充分发挥局域网的快速、便捷的效能，建立内部的档案应用服务平台；也要未雨绸缪，结合《电子签名法》等相关法律法规的颁布，提前考虑档案信息化的公众服务等功能的设计，真正发挥档案信息化的效应。
3.4多方筹措，加强保障
（1）机制保障。要将档案信息化作为局信息化领导小组工作会议的常设议题，进行专项研究落实。要把档案信息化工作的指标要求纳入文明处室的考核范围，明确档案信息化工作作为各部门业务建设的重要内容，处长负第一责任，各方齐抓共管，共同推进。
（2）经费保障。要积极争取新区财政支持，以财力立项、信息化资助项目等多种形式申请经费。同时，在每年局信息化专项资金中，确定一定的比例投入档案信息化工作，确保此项工作健康、稳定、持续的发展。
关键词：缺陷与不足 应对措施 会计档案 规范化管理
会计档案是各单位档案实现规范化管理的重要组成部分，也是单位会计基础工作的总结和归宿。可是，会计工作的连续性，导致会计档案工作的重要性易被弱化，会计档案规范化管理工作的质量、水平也就难以得到保证。
一、会计档案管理中
普遍存在不足与缺陷
1.对会计档案工作实施规范化管理的认识不到位，导致会计档案管理与单位档案规范化管理出现严重偏离现象。档案工作主管领导以为只要夯实了会计基础工作，档案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的会计装具，一切便迎刃而解。这种只重视会计前期业务的行为，必然导致放松会计档案的管理工作，将档案管理仅仅当成会计业务的一种简单延续。思想决定行動，有这种观念的单位，会计管理工作人员往往会缺乏会计档案的管理意识，也缺乏会计档案基本理论知识，没有经过系统的会计档案理论学习与操作训练，造成对现代化的会计电算化档案信息理解不清，最后只能是会计档案的保管员而不是管理员。
2.会计业务档案材料和文书档案材料收集不全。很多单位对会计业务工作材料会注意留存，而对上级机关及单位收发文没有足够重视，造成上级文件及单位形成的文书文件遗漏或者不全，导致归档会计文件材料与会计业务档案材料相脱离，影响会计档案的收集率及归档的完整性，进而影响单位整体的档案规范化管理。
3.导向错误。会计工作重业务轻档案管理的现象，必将导致会计人员档案管理能力弱化。长期以来，一些单位会计档案人员没有得到相应的待遇，对档案工作失去兴趣，业务上不求上进，不能安心本职工作，对待会计档案的管理工作从内心层面就出现了松懈现象：对于不符合会计档案规定，不合要求的会计档案材料任其合法化地归档而不清除。这不仅会造成会计档案工作的不规范，而且直接导致会计信息不真实，对单位、对国家造成严重的后果。
4。会计档案规范化管理程度低。由于对会计档案重要性认识不足，有的单位连基本的档案管理机构也没有，更谈不上规范化管理。有的单位虽然有会计档案岗位，但软、硬件设备不足，很难正常开展工作。有的单位虽然有会计档案管理岗位，但领导经常会临时指定某会计人员兼任，这样做的结果就是单位的会计凭证、会计账簿等会计档案无法规范化整理，更谈不上会计档案的鉴定及过期会计档案的销毁工作，这无疑为后续的档案整理带来极大困难，直接导致会计档案开发利用的效率低，甚至无法开展利用工作。
5.电算化会计技术的使用，电子档案的形成增加了会计档案管理的难度。如果不能及时对电算化会计档案进行有效收集、整理和保存，同样会导致单位会计信息档案管理的松懈，容易造成会计档案信息资源的丢失。缺乏对会计电算化档案存取的研究，或拖延的时间过长，则会使会计档案信息因为软件的更新换代影响导致无法读取，直接影响会计档案信息的有效利用。
6.会计档案信息化管理程度不高。不少单位的会计档案数字化工作尚未开始，信息化只停留在概念范围内，并没有付诸实施。外部环境不成熟，内部准备不充足是影响会计档案信息化、数字化发展的内在因素。
二、规范会计档案管理的应对措施
1.加强组织领导。近几年来，由上级业务主管部门对各单位档案规范化管理进行年度检查，极大地促进了单位领导对本单位档案工作的重视。各单位普遍增加了对档案事业经费的投入，档案管理的软硬件都得到比较大的提高。从这个方面说，上级业务主管部门的重视和加大检查力度，能有效地促进单位领导重视会计档案工作，并投入足够的人力、物力、财力以保证单位会计档案工作常态化、制度化。
2.建立完善的会计档案材料收集制度。会计档案的基础是会计工作材料完整的收集过程，各单位应根据相关档案法规和办法，结合《会计档案管理办法》制定出适合本单位会计档案管理细则，严格按照会计档案管理规范化要求，组织力量夯实档案规范化工作基础，对会计档案形成过程各个环节进行严密监控和检查，以保证会计档案工作的各个环节有序进行，实现会计档案走上规范化管理的道路。
3.要把会计档案管理工作提高到和会计日常工作同等重要地位。会计档案管理是会计基础工作的生命延续，不论在认识上还是实践上，都必须把整个会计基础工作包括会计档案管理工作紧密联系起来，按照同样重要的原则安排好工作。会计档案管理人员必须按照会计档案规范化要求，不折不扣地做好本单位的会计档案管理工作，在工作实践中提高会计档案管理员的作用至关重要。单位要为会计档案管理人员参加继续教育开绿灯，加大培训的力度，彻底改革会计档案人员的知识结构，让每一个会计档案管理人员都能掌握会计档案工作的基本技能和基础知识。
4、会计档案规范化管理常抓不懈。为了保证单位会计档案一如既往地做到常规化、科学化、规范化，制订并出台规范化的管理制度是落实的关键。会计档案规范化管理制度的制定必须有明确的工作目标，各负其责。如《单位会计档案人员岗位职责》、《单位会计档案规范化管理制度》等。制度的制定一定要与单位的实际相结合，可操作性强，会计档案管理才能有法可依、有章可循。
5.确保会计电算化生成的大量电子会计档案的安全、稳定、可用。会计电算化工作中形成的大量电子文件档案具有载体多样化，更新常态化，保管要求特殊化的特点。应购置专门的存贮设备，并注意备份保存并设专人进行管理，对外一律不开放。应确保归档的会计电子档案能直接导入单位档案规范化管理软件，同时设置立卷部门才能调阅的会计档案查阅授权，防止会计档案数据泄密。归档的会计电子档案材料可开展适当的编研工作，如基础数据汇编和财会法规方面的文件汇编等，便于工作查询，为领导决策提供便利。
6.努力实现会计档案管理信息化。信息化是档案发展的必然趋势，会计档案信息也应随着科学技术的发展而不断优化。会计信息化程度是在不断更新中深化的，一定要注意会计档案信息材料的正常延续和过渡。如果不能恢复原来的管理系统，那么原存会计档案形同虚设，因此在实现会计档案信息化贮存时，必须留存相应的开启利用系统。所以，在进行管理系统升级时，需要同步升级旧的会计档案载体。电子文件档案的有效、安全管理必须有相应的保管条件，如购置防磁柜等专门贮存电子档案的设备。在实际操作时必须做到磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方，并严格按照防高温、防霉、防尘等“八防”措施进行保护。因此，必须固化会计档案信息安全措施，严防发生泄密事件，确保会计档案的安全与稳定。
参考文献：
[1]张华国.如何加强会计档案管理[J].现代经济信息，2009（19）.
[2]张媛.浅析会计档案管理中存在的问题及对策[J].现代商业，2012（21）.
[3]常霞，张亮.试论会计档案管理中存在的问题及对策[J].科技视界，2011（26）.
[4]赵巍.试论会计档案管理工作的现状与发展[J].黑龙江史志，2012（10）.
