时间：2023-05-29 17:50:47
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇数字化档案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
中图分类号： G271 文献标识码： A
当下档案界提出了建设数字化档案馆的目标，然而这与我们正在搞的档案数字化之间有什么区别和联系？本文就这一问题来论述一下两者之间的关系。
一、数字化档案馆与档案数字化的概念
（一）数字化档案馆：所谓数字化档案馆就是保管、加工、利用数字化档案信息的专门机构。它区别于传统意义上的档案馆的显著特点是：1、档案信息化，就是说馆藏所有档案都是以计算机识别的数字形式存在；2、传递网络化，就是说馆藏所有档案的传递主要通过计算机网络来完成；3、信息共享化，就是说馆藏所有档案通过计算机网络实现资源共享；4、收集规范化，就是说接收进馆的数字档案信息（电子档案）统一标准、统一规范、统一结构，便于数字档案信息的交流应用；5、服务在线化，就是说档案信息利用者的计算机随时可以成为数字化档案馆的终端，方便地实现网上查询、利用。
（二）档案数字化：所谓档案数字化就是将不同表现形式、不同载体上的档案信息，通过计算机技术转化成计算机能识别的二进制数字信息（计算机语言），形成各种数据库，从而实现利用计算机管理、加工、传递、利用诸如文字、图像、声音等档案信息。
二、建设数字化档案馆的必要性
随着计算机技术和互联网技术的飞速发展，人类正进入以信息化为主的知识经济时代，数字地球，数字城市，电子政务，电子商务等已深入到我们的生活中。城建档案馆作为保管和利用一个城市在规划、建设、管理中所形成的档案的专门机构，其保管的文字、图纸、声像等各种载体的资料是城市建设发展的重要依据，是数字城市的重要信息源。因此，顺应时展潮流，充分利用计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术，把分散在不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，实现资源共享的数字化档案馆建设就显得尤为重要。
数字化档案馆建设是一项庞大的系统工程，不仅要靠档案界全体同仁的共同努力，还要依托于国家信息化水平的整体提高；不仅需要社会各界的支持，更需要有高瞻远瞩，统筹规划的宏观战略意识。既要克服一蹴而就的急躁心理，又要避免低水平的重复建设。因此，在没有现成模式借鉴的情况下，数字化档案馆建设可采取分步骤、分阶段、分层次的方式以次推进。
三、档案数字化是建设数字化档案馆的先决条件
建设数字化档案馆面临首要任务就是对现有库存档案的数字化问题，其次是数字化档案的接收、管理、利用问题。众所周知，我们档案馆现存的档案绝大多数是以纸质为载体的，还有一些录音、录像磁带、照片档案等。小馆有万卷左右，大馆几十万卷左右，我们青岛馆就有十六万多卷。我们馆的竣工档案文字卷每卷平均近200页，每年近7000卷的速度进馆，可想我们面临的档案数字化工作量 有多大。因此说建设数字化档案馆，档案数字化是关键，是先决条件，它是一项十分艰巨而长期的工作。面对计算机技术的不断进步，设备的不断更新，各馆要根据自身的实际情况，分期分批，稳步实施。做好档案数字化首先要解决以下问题。
（一）资金问题。现代化管理依赖于高科技，高科技就要有高投入，因此资金问题，就成了建设数字化档案馆的瓶颈。对于纸质档案的数字化，通常采用计算机扫描的方法，至少要有高扫A0幅面的扫描仪（用于扫描图纸）、A4幅面的扫描仪（用于扫描文档）及相应数量的计算机。考虑到利用，还需有相应的输出设备及为系统服务的服务器、光盘库等，大一点的馆还应建立内部局域网，这样至少需要几百万的资金投入。
（二）技术问题。档案数字化的实现技术上没有问题，要考虑的一是数字化的格式问题。主要表现在对现有馆藏档案的数字化格式以及对接收的电子档案格式的规定， 具体就是计算机档案著录的执行格式。标准的机读目录编码执行格式的著录区首先是“编码头标区”，其后是“编码目次区”，再后是“变长编码数据区”。目前我国计算机档案著录在执行格式上尚无标准化的编码规则，即还没有档案机读目录格式，因此，在实践中我国计算机档案著录处于一种无编码的状态。计算机档案著录的无序在执行结构上使得各档案计算机系统所生成的目录数据缺乏统一、一致的标准化编码，进而导致数据记录很难“走”出其所依赖的某一计算机系统而被其他各个计算机系统所共同识别与处理，即资源不能共享。二是存储介质选用问题。档案载体主要有光盘、磁带、可移动硬盘等。可移动硬盘虽然具有移动存储方便等优点，但由于其依赖操作系统、标准尚未统一等缺点，所以不宜用来长期保存档案，只可用作电子档案的报送。光盘和磁带都可用作对数字档案的长期存储。光盘技术更新快，刻录方便，且盘片易于长期保管，存储的档案信息可随机读取，但光盘容量相对较小，大馆就得上光盘库。磁带作为信息存储已有几十年的历史，具有技术稳定，兼容性好，不受操作系统约束，海量存储等优点。但磁带机的存取速度比光盘慢，且磁带是一个连续媒体，只能顺序存取，不能象光盘那样随机读取。光盘和磁带各有优缺点，各馆可根据实际情况选用。
1、档案数字化的含义
档案数字化也就是档案信息化，档案信息数字化就是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序的档案信息库。经过数字化处理后，档案信息提高了计算机检索速度；节省档案存贮空间，缓解库房紧张的压力；减少档案原件（特别是珍贵档案）由于频繁使用而造成的磨损，从而充分发挥档案馆的信息优势，丰富网上信息资源的内容和数量，加强档信息资源的开发与利用，为档案馆开展特色服务创造条件。
2、档案数字化的特点
档案数字化是通过现代技术对国家或社会具有保存价值的文字、图表、声像等进行数字化记录，其特点主要表现在：（1）信息的非人工识读性。也就是说档案的数字化使用是以数字代码的形式做记录，并通过计算机软件的程序解码，并回复到初始状态，才能识读；（2）系统依赖性。档案数字化管理需要借助计算机软件系统，在计算机软件系统与原系统不兼容的情况下，则需要进行系统调配，这样才能保证档案信息的可读性；（3）信息的易变性。当新的计算机系统和程序不能解开代码，则原有的信息容易被删除，这也是档案信息管理过程中不可避免的；（4）档案信息数字化建设的其他特征还包括信息的可流动性、信息储存的高密度性以及多种信息媒体的集成性。
3、对我国档案数字化建设的分析
由于我国档案数字化建设还处于试点阶段，故在现阶段，档案数字化建设还存在不少问题：如技术上的问题、合作问题、数字化对象问题、标准化问题等。因此，档案部门在积极推进数字化建设过程中，不能不顾实际条件，一哄而上，必须进行可行性分析，通过分析数字化建设的可行性，结合本部门的实际，提出可行性方案，这样档案数字化建设才能健康发展。
3.1法律效力问题
电子档案数字化是把纸质文档转换为电子文件，而电子文件本身具有可分离性和易变性，特别是在传输、储存、输入的过程中容易发生信息干扰、病毒侵扰、人为破坏等等，这些不安全因素往往会造成档案失真。所以，电子档案就难免会出现“信任危机”，这样档案本身也就失去了数字化的真实意义，制定相应的法律条款，以保障档案数字化的可操作性。
3.2网络基础设施问题
要实现网络化利用就需要一定的网络基础设施为前提，如局域网的建设、信息资源网站的建设等。而网站建设一般包括域名申请、服务器配置、网站规划、网页设计、系统配置、主页、数据库系统开发、网站宣传等内容。所以网络基础设施的建设情况关系着能否把数字化档案信息在网络上。
3.3档案数字化建设实施
档案数字化建设是一项系统工程，任务艰巨而复杂，因此在建设过程中，必须积极面对各种困难，制定切实可行的实施方案。一份完整的实施方案应该包括四部分内容：现状分析、实施目标、实施要素和保障系统。为此，在制定档案数字化建设实施方案时，要进行以下的工作：档案部门在进行档案数字化建设之前，应该进行调查研究，对本部门的现状进行全面分析与把握；理制度方面的调查研究。硬件方面的调查研究，技术方面的调查研究，人才方面的调查研究。
3.4档案所有权和档案著作权确认
在档案数字化建设过程中，既要考虑档案的所有权，还要认清档案的著作权。因为，所有权与著作权是两个不同的概念，拥有著作权而不一定具有所有权，档案数字化建设还需要做好档案所有权和档案著作权的确认工作。
4、档案数字化建设的主要目标
4.1完善档案数字化管理体系
建立、完善档案数字化建设工作的管理体系，促进新时期档案工作新格局趋于成熟和稳定。档案数字化建设管理体系主要包括管理体系、标准化体系和研究体系在内的支撑体系。
4.2加强与信息管理部门的强强联合
尽快将档案数字化建设融入国家信息资源建设范畴。档案数字化建设工作以其保存、利用档案信息资源这一特征，逐渐跨入了信息产业范畴，档案部门与信息化工作主管部门在数字化建设推进过程中相互协调、互相促进已成为大势所趋。
4.3丰富数字档案的采集途径
建立海量档案信息资源库，最终实现档案信息价值利用的最大化。在整个社会建设的进程中，档案部门应全方位拓展工作领域，这就要求档案部门不仅要拓展新的数字信息采集途径，而且要辅助有关部门切实开展档案数字化建设工作，生成巨大的数字档案信息资源
关键词：测绘 档案 数字化
中图分类号：P2 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）05（a）-0046-02
房产测绘档案数字化，即是利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、存储技术等高新技术把纸质的房产测绘档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的房产测绘档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
房产测绘档案数字化的主要作用：（1）房产测绘档案数字化后，通过计算机直接查询，不需要调用原件，保护了档案原件不受损害。（2）不再受单一调用及时间的限制，一份文件可以在任何时候同时提供给许多人调阅。（3）数字化副本异地保存，可以使房产测绘档案资料避免天灾人祸的破坏，使永久性保存成为可能。
房产测绘档案数字化的基本流程如图1所示。
1 档案整理
房产测绘档案为专业性档案，因此，需加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。同时，纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
（1）参照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《档案著录规则》（DA/T18）等的要求，规范原房产测绘档案中的存档文件及排列顺序。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、起止页号和页数等，应进行修改。
（2）拆除原档案文件中的装订物，并保护档案不受损害。同时对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。
（3）制作并填写“房产测绘档案卷内文件目录”，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。样式如表1。
（4）恢复装订。扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
2 档案扫描
2.1 确定扫描方式
根据房产测绘档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用A0号图纸扫描仪，文件性资料可选用A3、A4扫描仪等）进行扫描。
纸张状况较差，以及过薄、过软或过厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描的方式。
2.2 扫描登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
3 图像处理
通过采用自动化处理和人工处理相结合的方式，来提高图像的质量。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像时，应及时处理，以保证图像的质量达到预定的标准。必要时可删除不合格图像，重新进行扫描处理。
4 图像存储
4.1 确定存储格式
一般采用JPEG格式对扫描的文件进行存储。在保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量，从而减少在服务器上占用空间。
4.2 命名图像文件
以原档号名称建立相应的文件夹（如C01-026：C表示房产测绘档案，01-026表示01号中第26号档案），按页码顺序对图像文件命名。所有的文件夹及文件夹内页码都必须为唯一。
5 目录建库
5.1 建立房产测绘档案目录数据库管理系统
建立房产测绘档案目录数据库管理系统，该系统应实现以下功能：
数据输入、数据编辑、检索查询、数据维护、数据输出。
5.2 选择数据格式选择
目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
5.3 条目输入
按照《档案著录规则》的要求将房产测绘档案条目输入目录数据库管理系统，建立档案目录数据库。
5.4 质量检查
采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对输入的条目是否完整，内容是否规范、准确，发现不合格的数据应按整档要求进行修改或重新输入，以保证测绘档案目录条目符合规范要求。
6 数据挂接
6.1 数据关联
以纸质档案目录数据库为依据，建立扫描后的图像文件的文件名及页码与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起对应的关联关系，从而实现档案目录数据库与图像文件的挂接。
6.2 交接登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
7 数据验收
以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，抽检的比率不得低于5%。一个完整的房产测绘档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。数字档案验收注意：确保扫描前后档案整理的一致性；扫描图像与条目数据100%挂接；文件图像格式为JPG格式；提交图像经过质量技术处理，确保清晰。
8 数据备份
8.1 备份范围
经验收合格的完整数据应及时进行备份。
8.2 备份方式
为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
8.3 数据检验
备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
8.4 备份标签
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
8.5 备份登记
【关键词】档案 数字化技术 档案数字化 纸质档案
一、档案与数字化技术
档案是人类在社会实践活动中产生的真实记录，是客观自然形成的，具有原始性和真实性，因此决定了其具有权威性。档案为后人了解历史、编史修志提供资料;为维护国家和提供佐证;为国家经济建设决策提供参考，也为城市规划、保护古迹遗址、保护地下水资源防止水污染、矿产资源开发、规划城市交通等未来城市发展制定方针政策提供参考依据。如今档案还具有传授经验、技术交流、服务社会等功能，它可借鉴的东西很多，其价值也愈加被社会所重视。如何保护档案，使它既能发挥作用又要减少对它的损害，是当前一项既艰巨又紧迫的任务。随着科技发展，目前最好的、最先进的解决方式就是采用数字化技术对纸质档案进行数字化。
数字化技术指的是通过电子计算机、光缆、通信卫星等设备，来表达、传输和处理所有信息的技术。无论是字符、声音、语言、图像以及许多复杂多变的信息，都转变为可以度量的数字0和1编码来表达、传输和处理。到了终端，即到了用户手上时，数字、文字、图像、语音，包括虚拟现实、可视世界的各种信息，又原原本本地还原它的本来面目，我们可以发出声音、打电话、发传真、放录像、看电影。庞大、繁杂、千差万别的现实世界，浩渺如烟的信息，随着数字化技术的实现，各种难题迎刃而解。
档案数字化就是把数字化技术应用于档案管理领域，把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个结构有序的档案信息库，及时提供利用、实现资源共享。最主要是纸质档案的数字化，目的之一就是使档案的载体――纸张“延年益寿”。
二、档案数字化的意义
在未来世界，纸质档案仍然占据不可替代的位置。纸质档案数字化是以保护数字化档案母体――“纸张”存在和利用为目的的一种档案保护和利用手段。同时，档案数字化是办公自动化和计算机技术、信息技术快速发展的必然结果，具有不可替代的先进性。
（一）有利于实现互联互通资源共享和提高工作效率
1. 数字化的档案信息可以通过档案管理软件查询，不受时间、地点限制：在IE浏览器中输入正确的应用程序URL地址，点击回车即可进入登录界面，还可以实现在同一时间、不同地点，被不同利用者共享，不再受纸质档案“孤本”限制。档案人员利用计算机进行管理容易实时同步，信息传达及时，更快捷地为更多的需求者提供本地或远程信息服务，凸显档案信息的时效性。
2. 数字化档案标准化程度高，数字资源总是以通用格式被人们应用。现行的硬、软件可以毫无障碍地被访问并被复制，档案资源从封闭走向开放，打破了纸质档案的局限性，彻底改变了档案利用方式，使档案资源能够做到“科技服务档案，档案服务社会”。
3. 数字化档案具有一次输入、多次使用的特点，无须再翻动纸质原件。只需点击鼠标便可完成智能化检索;瞬间完成，减轻了档案工作人员的劳动强度，工作效率明显提高。需要注意的是，数字化档案无“原稿”的固定性，在传输中发生泄露或人为篡改时无法识别。所以，对于重要的信息数据要做好备份，同时利用信息加密技术、数字签名技术、系统防火墙技术、生物识别技术，采用杀毒软件控制网络病毒传播，做好数据多重保护。
（二）有利于保护档案原件
有些珍贵档案形成时间很长，制成材料的刚性和柔韧性减弱，不宜再拿出来翻阅，否则会对档案造成无法弥补的伤害。翻阅原件纸质档案的危害主要有以下几个方面：查阅纸质档案离不开光源。光具有潜在的破坏性，光的波长愈短，辐射能量愈大，其中紫外线的辐射能量极大，它能引起严重的破坏，如纸张纤维素的热裂解，纸张结构与性能变化产生氧化反应等老化现象;光的作用又能改变字迹色素结构，使字迹褪色扩散无法辨认;空气中的酸性气体如二氧化硫、二氧化氮、氨气等以及尘埃中的酸性物质、卤化物分解出的酸性物质等空气中所含的化学成分，侵害腐蚀纸张纤维，加速档案的老化过程，减少档案的“寿命”;珍贵档案本身其研究、收藏价值大，容易使一些非法之徒趁机进行盗窃、抽取、撕裂档案，据为己有，人为破坏造成不可估量的损失和严重后果;在利用原件时，借阅人员素质和借阅数量以及利用地点等都存在局限性和不确定性，稍有不慎就会造成档案原件丢失、损坏、污染等;随着复印机的广泛使用，复印解决了以往手抄的烦琐劳动，复印也会对档案造成损伤。将档案数字化后，数字化档案的重复利用对纸质原件是无损耗性的，无论复制、打印多少次，都不会损伤纸质原件，同时也降低了翻阅纸质原件时对纸张的磨损，对档案原件特别是珍贵档案，起到保护作用，还可防止篡改档案的行为。
随着档案管理的逐步规范，以及社会对档案的需求与日俱增，档案管理范围更大也更复杂，计算机和网络的优势，对档案工作提出更高要求。要严把数字档案的采集、管理、利用、安全关，为纸质档案资源合理配置、有效开发利用创造条件，使纸质档案母体得到最有效和最好的保护。
【参考文献】
引言
档案是非常重要的信息资源，为不同单位所普遍关注和重视。随着信息技术发展与进步，档案信息数字化逐渐成为一种趋势，它在提高档案工作水平的同时，也对档案工作提出更高要求。但目前档案信息化和档案工作仍然存在不足，今后需采取改进和完善对策，从而更好顺应档案信息数字化趋势，促进档案工作水平提高，为人们提供更为优质的服务。
一、档案信息数字化的概念与特征
随着计算机技术和信息技术在档案工作的应用，档案信息数字化逐渐成为一种趋势，它具有自身显著特征，对档案工作有效开展产生积极作用。
1.概念。档案信息数字化是随着信息技术发展和在档案工作的应用而出现的，它指的是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等，将纸质文件、声像资料，系统组成有序结构的档案信息库。并建立检索目录，方便对信息的管理和查询。其建设路径是将纸质档案扫描并存储于档案信息数据库，实现档案信息资料传输的网络化，方便信息资料共享，更好满足用户需要。
2.特征。档案信息数字化是档案管理的一种重要趋势，它具有自身显著特点和优势。不仅节约档案信息的存储空间，方便资料查询，还大大方便对信息资料的检索和存储，有利于实现信息资源共享，提高档案信息传输的安全性与可靠性。同时还能强化档案信息的实时性与动态性，方便对信息资源的整理与加工，让读者更为便捷的获取所需要的信息资料。因而在档案工作中越来越受到人们重视，其应用也变得更为广泛。
二、档案信息数字化视野下审视档案工作的不足
档案信息数字化对各项工作开展具有积极作用，有利于提高档案工作水平和服务质量。但由于受到制度、人员等因素制约，目前档案工作仍然存在不足，影响档案信息化建设，存在的问题主要体现在以下方面。
1.数字档案信息资源不足。由于受到技术、人员等因素制约，数字档案信息资源存在不足，网上档案信息内容缺乏，网站提供的信息资源较少，难以满足用户需要。一些网站即使为用户提供档案信息资源，但只给出目录，读者无法获取所需要的信息资源，影响档案信息资源充分利用，制约其价值充分发挥，这是今后需改进和完善的内容。
2.档案信息真实性难以保证。一些工作人员责任心不强，在对档案信息资源数字化处理过程中，由于电子信息资源具有可读写行的特征，人为对信息资源做了修改，并且修改后没有做出任何记录。导致信息化处理后的档案信息与原始资料不符合，失去真实性，难以有效发挥指导和参考作用。
3.档案信息安全性问题突出。信息化之后的档案资料安全问题尤为突出，互联网会面临来自各方的攻击，黑客、网络病毒等都会侵入电脑程序，拦截重要的数据资料，或者遭到病毒攻击，导致档案信息资料丢失，影响档案信息资料的真实性与有效性。为确保档案信息安全，采用杀毒软件或其他防病毒攻击措施是十分必要的。
4.对工作人员素质要求较高。档案信息数字化对工作人员素质提出更高要求，他们不仅要具备档案管理基础知识，掌握编号、存档、查询等工作流程。同时还要掌握计算机技术和信息技术使用方法，能对档案进行数字化处理，做好资料编号及存储工作，能建立数据库和索引目录，方便对档案信息的查询。同时还要明确档案工作流程，严格遵循规范要求开展档案管理的各项工作，提高档案工作服务质量。
三、基于档案信息数字化的档案工作策略
为应对档案信息数字化趋势，提高工作水平，根据存在的不足，笔者认为今后应采取以下改进和完善对策。
1.重视档案信息资源数字化建设工作。相关单位和工作人员要提高思想认识，顺应档案信息数字化趋势，在技术、资金、人员等方面加大支持力度，建立相应的网站，录入档案信息资料，方便人们获取相关信息。在建立网站的同时，还要重视网站维护与管理，构建检索目录，方便读者查询和获取信息资源，促进信息资源开发，推动信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程，提高服务质量和服务水平，满足用户对档案信息资源的获取和需要。
2.完善基础设施，确保档案信息真实。基础设施建设不仅影响档案信息数字化进程，还对提高服务质量和服务水平产生重要影响，因而要高度重视该项工作，不断完善各项基础设施建设。档案管理部门要借鉴已有的网络建设成果，建立电子档案接收应用系统，为档案信息的归档、接收、保管和利用创造条件。完善档案检索目录、档案信息数据库建设，推动档案信息数字化建设顺利进行。工作人员要提高自己的责任心，严格按规定办事，不得随意修改档案信息资源，严格按照规范流程做好档案管理的每项工作，确保档案信息真实有效，提高服务质量。
3.采用技术对策，保障档案信息安全。采取有效的技术对策，提高档案管理水平，加强安全防范工作，确保档案信息安全。为保障数据库和网站安全，要重视安全管理技术应用，包括防火墙技术、访问加密技术、身份认证技术等。通过这些技术的应用，能有效防止黑客攻击和非法访问，避免档案信息资源丢失，保障档案信息安全。做好档案信息备份工作，避免信息资料丢失而影响服务质量，进一步提高档案管理水平。
4.注重管理培训，提高工作人员素质。要注重引进基础知识扎实，经验丰富，责任心强的工作人员，既懂管理又懂技术，能熟练进行计算机操作，满足档案信息数字化管理需要，提高管理工作效率。重视工作人员的培训，采用现场授课、讲座、撰写心得体会等方式，做好工作人员培训工作，促进他们业务技能和综合素质提高，能更好顺应档案工作需要，提高工作技能。工作人员也要加强自身学习，遵循规章制度和档案工作流程，能熟练操作计算机技术，做好档案的日常维护工作，确保档案信息安全，更好满足用户获取信息资源的需要。
5.完善规章制度，实现制度化规范化。结合档案信息数字化趋势和管理工作需要，建立健全完善的管理规章制度，有效规范各项工作。制定档案信息数字化管理标准，坚持规范和统一原则，按照统一的规范标准对档案信息进行归档，使数字档案的保管、传递、利用都实现规范化和流程化，更好满足档案信息数字化需要。另外还要结合新形势和新情况，不断修订和完善档案管理规章制度，更好适应具体工作需要，推动各项工作制度化和规范化。
一、信息化发展的背景
1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高
自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。
仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①
2、基于网络平台化的信息共享和业务协同
互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。
政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②
企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。
实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。
3、信息资源战略成为信息化核心内容
2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。
从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③
从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。
二、信息化条件下档案管理的若干问题
信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。
1、电子文件长久保存和长期可用问题
人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。
归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。
为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。
2、多种类型数字化信息的档案化问题
在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。
导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：
（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。
（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，
支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。
（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。
3、双轨制与双套制问题
随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。
造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。
双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。
可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。
双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。
4、电子文件运动规律与档案管理模式选择
近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。
“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。
作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。
网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。
注释：
①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。
②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。
③⑥《2006年中国信息化发展报告》。
④。
⑤archives.gov/。
[关键词]档案信息数字化；目的；要求
一、档案信息数字化的目的
档案信息化假设的根本目的是最大限度地发挥档案资源的价值。档案部门配备电脑、构建信息网络，只是营造了档案信息里有的“高速公路”，这些“高速公路”能否真正发挥效能，取决于有无充足的运送对象——数字档案资源。对传统档案进行数字化，旨在为信息传输“备货”，其意义不言而喻。具体目的有以下几个方面
（一）提高档案信息的利用效率
数字化后的档案可以在网络环境中提供利用，充分发挥网络传输面广、越时越地、快捷便利的特点，解决传统利用方式中同时利用带来的矛盾。此外，数字化后的档案可以与办公OA系统生成的现行电子文件在同一系统中提供利用，极大提高了文档信息利用率。
（二）保护历史档案
许多历史档案因无力老化或保管不当而脆弱易损，如不及时抢救，很可能彻底损坏，通过制作其数字化副本代替原件流通利用，可保护重要历史档案免遭进一步损坏。
（三）规避安全风险
通过异地存放多套数字化副本，确保档案信息的安全，规避各种自然灾害或认为损害对档案信息可能带来的灾难性后果。
二、档案信息数字化的要求
（一）规范性要求
规范性是开展档案信息数字化最基本的要求，也是确保数字档案信息可用性的基本条件。规范性要求的内容是：所有数字化的档案信息必须按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化，并尽可能采取通用标准。
档案数字化的目的是利用网络这种新的信息传递方式来提供档案服务。因此，数字档案信息的存储与传递必须制定并采取各方认可的规范与标准，以避免因存储格式和软件平台的不同而不断转换，造成资源浪费和时间延误，降低信息存储与传输的效率。目前，我国档案界已制定了许多数字化规范，对档案信息的数字化起到了很好的规范作用。例如2005年4月国家档案局为纸质档案的数字化了档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》有关照片、录音、录像和缩微影像档案的数字化规范也在研究和待定之中。规范化还有助于选择最佳的档案数字化技术方案。
（二）安全性要求
安全是开展档案信息数字化必须考虑的重要要素。安全要求有两层含义：
1.确保档案原件的安全
数字化需要对档案原件进行扫描、录音或摄录，因而有可能对原件进行拆卷、加工或其他必要的处理。由于数字化档案大多数是要继续保存的，在数字化处理过程中必须最大限度地保护档案原件，尽量避免造成档案原件内部特征和外部特征的不可逆变化。否则，一旦发现处理质量不如人意或者处理好的数字化档案信息被破坏和丢失，便没有挽回的余地。对于具有文物或史料价值的档案，遵守这一点尤为重要。为将数字化工作对档案原件的安全威胁降至最低，必须仔细设计档案数字化的工作流程，制定严格的操作规程，确保数字化工作安全有序地开展。
2.维护档案信息的保密性
我国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》要求“纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定”，“对所要进行数字化的对象要按照一定的原则和方法进行确认。虽然数字化的档案大多数是开放文件，不具有保密性，但为了保护档案原件或为备份拟移交文件而进行的数字化，则可能涉及到保密档案。档案数字化工程常常有外来人员参与或交由专门的数字化公司承担，为此对参与数字化工作的公司和人员应进行严格的安全保密教育，签订安全保密协议，限定其操作权限和保密责任。对于内容十分敏感或者有非常严格使用范围的档案文件，应考虑由专门人员采用专门的设施进行数字化。数字化后应将过程中存在操作终端或服务器中的相关文件彻底删除，以免失密。
（三）效率性要求
档案数字化工作面广量大，耗时耗材，必须十分讲究工作的效率与效益。效率原则有两方面的要求。
1.要采取最优化的技术方案
应在充分研究的基础上选择最优化的档案数字化方案，包括最优化的工作流程、最合理的文件格式、最有效的信息存储模式和高效、经济的数字化加工系统。技术方案决定着整个数字化工程的成败和效率，而高效率的数字化加工系统更是档案数字化工程的“善事之利器”。数字化加工系统的效率与设备投入的多少并不成正比，高效的数字化加工系统是硬件设备、软件系统和工作流程的合理配置，一味追求高配置的硬件设备，讲究扫描仪的扫描速度而忽视软件处理效率和加工力量的配备，会因设备利用率低下而造成浪费。多数情况下，配置两台中速扫描仪要比配置一台高速扫描仪的性价比更高。
2.要实现档案数字化工程的专业化和社会化
对传统档案的数字化是档案工作从纸质时代向数字时代转型的过渡性工作。在过渡阶段，由于传统档案存量较多，需要集中处理，数字化任务比较繁重。但存量得到解决后，随着无纸化办公的进一步发展，档案数字化任务也就基本完成。因此，对大部分档案馆来说，数字化只是阶段性工作，至少经过一个阶段后工作量会锐减。每个档案馆都配置庞大的数字化加工系统是没有必要的，可以通过相互合作或通过外部的数字化公司来集中解决过渡时期的档案数字化任务，由此以较低的成本获得专业化服务，避免大量高配置设备的低利用率，从而提高整个社会的档案数字化劳动效率。
三、小结
因此，原则上属于归档范围且永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。那种认为“数字化档案馆系统以能否产生和积累数字化的档案信息资源作为判断其成败的标志”的观点是值得商榷的，“有文比扫”更是巨大的资源浪费。为避免网上数字化档案信息的冗余与浪费，保证全网档案信息资源的全面、充足与系统，各档案馆在选定拟数字化档案时，要加强协作，强化专题特色，侧重将本馆所藏的特色档案首先转化为数字资源，从而实现整体上的互补，减少重复劳动。
参考文献：
[1]张照余.档案信息数字化工作的原则与组织[J].湖南档案，2001（6）.
1农业科技档案管理数字化建设的必要性
1.1是有效改善档案管理工作的需要纸质载体是农业科技档案的根本依据，但是避免不了局限性，存在着数量多、体积大、质量重，不易携带，不便查找，信息传递慢，无法检索等方面的不足。农业科技档案管理的数字化建设，可以从根本上克服这些弊端，即以现代通信、计算机网络、多媒体信息技术为基础，建立计算机网络平台，以建立好的各种档案信息库为资源，利用智能信息处理技术，将数据库转变为知识库，以供需要者查询、搜索，并且信息资源的使用维护方便，安全保密性强。农业科技档案管理的数字化建设，可以达到资源信息的数字化、资源管理网络化和智能化。
1.2是档案管理发展的大势所趋农业科技档案资源的高效、快捷开发利用需要应用数字化技术。传统的查阅方法是到档案馆，采用人工捡索的办法查找所需的档案，费时、费力，查全率和查准率均不高。档案管理实行数字化后，全市农技推广机构通过互联网，进入市科技档案馆数字化信息中心，各单位的档案电子目录和开放档案数字信息均上传至市农业科技档案馆信息中心，方便全市农业科技档案资源的整合和利用，顺应档案馆现代化发展的需要。
1.3是现代农业发展的必须在当今人们的时间意识越来越强，领导需要迅速、准确的决策；各职能部门工作要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加的情况下，要求档案部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，运用现代信息处理技术手段来处理农业科技档案信息资源，提高档案资源的开发能力和利用效率，确保档案信息能及时、方便地提供。
1.4是节约农业档案机构建设资金的举措库藏档案案卷数量的不断增加需要信息化来管理。以杭州市农业科学研究院为例，该院下辖农作、水产、茶叶、蔬菜、畜牧、生物等多个科研所，截止2010年全院库藏档案820卷，资料12088册，其中相当部分档案分散在基层建档单位，如果对这些档案进行有效整合，采用数字化管理，可大大减轻农业科技档案管理工作人员的工作量，降低费用支出，使档案管理人员能在有限的时间内搜集更多的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。
2农业科技档案管理数字化建设总体设计
农业科技档案管理数字化建设的指导思想是：以需求为导向，以利用为目的，充分利用计算机软硬件功能，最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力，保护农业科技档案原件完好，保证数字化农业科技档案真实准确，更好地发挥农业科技档案信息资源的作用。农业科技档案管理数字化建设的原则是：档案数字化，工作标准化。档案数字化标准规范体系的建设，可以从管理、业务、技术等标准规范层面来研究制定。从简单的标准化向科学、精确的标准化过渡，从孤立的标准向体系化的标准推进。重要档案优先数字化。以利用需求为导向，结合实际，统筹规划，分步实施，突出重点，量力而行，将年限较长、具有馆藏特色、最为珍贵以及利用频率高的档案优先数字化。各部门分工协作。档案数字化工作相当繁琐，涉及面广，必须坚持分工协作、整体配合、长期坚持、相互理解的工作理念，充分发挥单位各个部门和各类人员的作用，明确工作任务，落实责任分工，真正做到各司其责，各施其能，协调配合，形成全方位、多层面、多角度、共同推进档案数字化建设的科学发展模式。多方位快速高效检索。数字档案管理系统应该建立多种满足档案利用者的检索方式，提高检索的自由度。完善的电子检索系统，能高效、快速、全面地从档案信息中检索出利用者所需的信息，并对档案利用进行快速统计。数字档案管理系统应及时公布、更新、维护网站网页内容，提供服务范围、内容，便于档案利用者了解档案信息动态，及时查找所需信息。注重档案数字化人才培养。要建立和完善档案人才选拔、任用和激励机制，重视人才的储备，以超前的意识搞好人才建设，造就一批既熟悉档案工作管理、通晓档案理论知识，又掌握现代档案数字信息技术的新型档案工作人才队伍，确保档案数字化建设及档案事业又好又快地发展。农业科技档案管理数字化建设需要投入，特别是建设初期软硬件配置投入较大，建成后也要保持一定的运行成本。因此，要按照成本效益最大化的要求，细化农业科技档案管理数字化建设的步骤。同时优化农业科技档案管理数字化的各种资源配置，根据不同的情况，进行农业科技档案管理专业人员和数字化技术人员、计算机和扫描设备的合理配置，构建农业科技档案管理数字化投入小收益大的新模式。具体步骤上：一是建立农业科技档案管理数据库。第一步，输入文件级目录。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保农业科技档案管理数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。二是加强电子文件的收集和积累工作。电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台组合，是未来数字农业科技档案管理最主要的来源。为了确保所形成的电子文件不被丢失，保证电子文件是可存取、可利用和可理解，必须及时对所形成的电子文件进行收集积累。电子文件的收集积累，不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，同时，也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏，从而保护电子文件的安全，为电子文件的归档打下基础。电子文件的收集积累范围，应严格按照国家有关规定执行。用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。三是农业科技档案管理数字化与上网利用同步。农业科技档案管理数字化及管理流程重组是一个管理思想不断变化的过程，农业科技档案管理数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。数字化农业科技档案管理分开放与不开放两种，开放农业科技档案管理即上互联网，建立农业科技档案管理资料网站，实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供农业科技档案管理信息。
3农业科技档案管理数字化建设需要把握的几个问题
3.1提高认识，统筹规划首先必须在思想上充分认识农业科技档案信息资源的重要意义。在当今信息公开程度越来越高的形势下，农业科技档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大，只有当农业科技档案信息资源在农业现代化建设中发挥重要作用时，农业科技档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。其次，做好统筹规划。将大量的农业科技档案数字化，是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况，制订农业科技档案数字化的科学规划，包括服务器、电脑、扫描设备等硬件的购置计划和数字化处理规划。最后，要保障档案整理过程的完整性。农业科技档案数字化是一项费时较长的工程，在大规模、流程化的数字化过程中，所有档案原件都需从档案库房分批大量取出，一定要保障档案原件的完整，不允许出现损毁和遗失的现象。
（一）资金投入少。
国家财政拨款是不少地方城建档案管理资金的主要来源，不同的地方拨款金额不一样，但拨款不足是很多地方存在的普遍现象。城建档案的数字化管理必须要有计算机以及其它辅助设备，而资金的投入不足导致计算机辅助设备缺少，无法为城建档案数字化管理提供更多的帮助。
（二）数字化利用没有形成气候。
城建档案数字化管理中，政府相关部门是城建档案利用的主要服务对象，比如勘察单位、建设单位、施工单位、设计单位等等，但这些单位在城建档案数字化应用方面存在利用水平低的问题，很多习惯于利用纸质图文档案，在实际的城建工作中对数字化档案利用不够。应该改变这种现状，以过去的纸质图文利用服务方式为依据，加强数字化利用服务，让城建档案数字化利用环境更加成熟，这才是当务之急。
（三）数字化管理人才急缺。
城建档案数字化管理是一个比较复杂的过程，这个过程需要管理人员具有多专业、跨学科的知识与技能，要涉猎广泛。在计算机设备知识数字化管理中，高素质的档案业务人才、熟悉计算机信息技术的复合型人才将是管理中的关键。纵观现实，一些地区的城建档案管理者学历不高、专业知识技能缺失，极大地影响了城建档案数字化管理的发展。
二、城建档案数字化管理方法
城建档案数字化管理一定要有科学的目标和方法，必须从城建档案管理工作实际出发，并符合社会对城建档案数字化的需求。所以，城建档案数字化管理的方法要包括三个方面的内容，即规范的管理体系、完善的基础设施、高素质复合型人才。
（一）打造规范的管理体系。
在建设城建档案数字化管理过程中，一开始就应该重视信息化标准体系的建设，以三个方面的标准去规范管理，即管理、技术、业务，然后认真地落实这些标准，将具体的管理责任明确到每个管理岗位、每个责任人，让城建档案数字化管理更加科学、合理。也可以通过管理条例制定城建档案数字化管理措施，以技术保障细则、经费保障法规等促进城建档案数字化管理制度更加规范有效。
（二）加强基础设施建设。
城建数字档案馆必须通过空间数据集成设施、网络基础设施改造，打造空间数据库、形成应用服务系统，以便于为城市的发展和建设提供有力的支持。硬件环境、网络环境、系统软件是三个重要的基础设施建设内容。硬件基础设施涵盖了服务器、网络通讯设备、档案数字化处理设备；网络环境是指档案馆内部局域网，和政府网、互联网有链接的公众网，将内部和外部网站办公联系起来，加强城建档案馆和相关单位及主管部门的办公联系，运用数字化加工、数字资源管理、电子档案信息收集、信息处理、开发利用等技术，全面实现城建档案的数字化管理；软件系统则是按照城建工作实际，开发、建设数据库管理系统、操作系统、系统软件平台，以促进城建档案数字化管理服务工作顺利开展，并通过和数据库系统的联系，让数据录入、数据传输过程实现全程应用。城建档案馆数字化建设的前提是网络建设，而网络环境又包括了馆内局域网、政务网、公众网等基础设施，这些是城建档案数字化管理的后推力，我们必须要高度重视。
（三）培养专业的复合型人才队伍。
先进的网络档案管理方式代替了传统的纸张式档案管理，这不仅大大减少了医院在档案管理方面的费用，还给医院节约了空间，而且对于查阅和储存也可以随时随地进行操作，极其便捷，并且还避免了纸张的浪费和打印清晰度不足的问题。数字化的档案信息管理，既节省了人力还对医院工作效率有所提高。
二、医院档案信息数字化管理的主要问题
（一）张纸存储和信息储存同时存在。
在医院的医疗活动和医疗研究中，大量的会议记录和研究结果，都是通过电子文件的形式进行记录，并在各个科室和部门之间传递，这样大大的提高的医院各科室的工作效率。但是通常在电子文件阅读完毕和工作完毕时，都要进行纸张归类进行保存。这样就出现了电子文件和纸张文件同时保存的情况，浪费了医院的经济，妨碍了数字化管理在医院中的发展。
（二）电脑网络的安全问题。
电脑网络存储档案信息具有空间小、速度快、传阅便捷等特点，但是随着信息时代的发展，对电脑网络有威胁的因素也随之出现，例如数字档案信息可以随意修改、不稳定性、对硬件有所要求等一些问题。网络病毒的出现更是对医院的数字化档案信息造成巨大的伤害，严重的可能导致整个医院网络系统瘫痪，对医生的工作造成很大的影响。
（三）对数字化档案管理认识不深。
我国大多数医院已经推崇档案信息数字化管理多时，但是医院的医疗工作者都还是习惯传统的纸张式办公，把档案信息数字化管理当成软任务，没有得到很好的重视，借阅文档信息和传递文档都还是采用人力的方式，这样就极大的浪费了数字化带来的便捷服务，还加大了人力的劳动程度，造成了数字化管理不合理的现象。
三、医院档案信息数字化管理需要注意的细节
对于医院档案信息数字化管理中存在的各项问题，应该认真对待，组织管理团队解决问题。在医院开展档案信息数字化管理时，应该做好以下几个细节：
（一）建设信息系统工程，实现信息共享。
档案信息数字化管理，是由一套系统的网络工程实现的，是一套硬件和软件共同完成的系统，由整体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理和网络安全等一些软硬件组成。因为医院每天都要产生大量的文字，所以在录取和存储文字方面应该采取多服务器、磁盘排列储存、高速扫描仪集中扫描、硬盘和云储存双备份的解决方案。同时，为了改变提取数据率低的情况，应该在提取数据的设备上采取触摸提取方式，通过触摸的查询方式能够及时和准确的查看医院的档案信息数据，这样还达到了数据共享的目的。
（二）数字管理的横向性和安全性。
医院数字化的档案信息管理系统成立后，不应该是单方面的接受和信息，而应该在这个基础上建立横向的系统，同时还应该研究出一套安全的数字化管理方案。数字化的信息管理系统以电子形式存在，为了保证医院学术不被坏人利用，其中有一些档案信息的电子文件就要进行加密处理，并且在一定时间之后要对密码进行修改。在医院数字化管理的软件方面，对于医院的机密文件进行多层密码加密、建立防火墙，避免黑客的非法访问和窃取。
（三）医院应该建立专业的数字化档案信息管理团队。
由于医院档案员的工作形式和特点，他们长时间处于医院的档案室，远离医院的医疗活动，因此医院档案室的人通常都不会参加医院的重点医学教育，对医院的实时动态不能及时的把握，在对医院编研选题的时候跟不上时间的脚步，可能就显得不是很实用。这些传统的弊病就需要医院的档案信息数字化管理团队加以改变，这样的一支队伍要做到医学的精确把握和动态的掌控，尽快从传统的档案管理模式走向数字化管理模式。
（四）完善医院数字化管理制度。
一、数字化档案管理的内涵
数字化档案管理是档案馆建设在信息时代的必然要求，是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现。在具体实施过程中，对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新的档案管理必然以数字化档案管理的方式存在。
二、数字化档案管理的重要性
当前，计算机的广泛使用，形成了大量的数字档案信息。档案信息数字化随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，产生的一种新型的档案信息形态。采用数字化档案管理，把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。
（一）数字化档案管理的优势。数字化档案管理把传统的以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，从而节约了保管费用，节省了占地空间，查阅起来方便迅速，避免了反复印制资料所造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理查询资料非常简单，能使资料及时归档，尽快提供利用，提高办公效率。
（二）数字化档案管理的作用。在数字化档案管理中，计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域广泛使用，促进了档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，实现了档案信息资源的有效利用和共享，发挥了档案信息的增值作用，进一步发挥和提升了档案工作在信息化社会中的地位和作用。
（三）数字化档案管理的效率。在工作中，档案因经常外借翻阅而产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成不便。档案资料经过数字化加工，各职能部门都能通过档案管理系统查询或利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，有效地保护档案实体的安全，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本，实现资源共享。
三、实现数字化档案管理的新思路
（一）进一步提高档案管理人员的素质。随着档案信息数字化的发展，档案信息分析也成为一项非常重要的工作，这就要求档案管理队伍素质也随之提高。有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的培训、教育，坚持用新思路、新体制、新机制、新方式，坚持以人为本，全面提高素质教育。加快档案数字化建设，在短时间内培养一批高素质、高技能的现代化信息管理人才，要使档案工作者掌握传统档案管理知识，掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能，熟练运用现代化技术手段来管理档案，不断推进网络信息共享，早日实现数字化档案室。
（二）建立数字化管理的个性化服务。档案工作人员通过发挥自主的管理能力、研究能力和创新精神，做好个性化服务。档案管理利用自己独特的档案信息和能力，根据用户的实际任务搜集选择各种信息，为用户提供多样化的动态性档案管理服务，通过帮助用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值，从而构成强大的档案管理资源体系。
一、数字化档案管理的优势
（一）提高经济效益，减少资源浪费，过去一直使用增加办公人员和办公经费的方法，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使以往传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节省了人力物力等保管费用，更节省了占地空间，而且查阅起来更方便快捷，从而避免了反复复印资料而造成的纸张和人员以及时间的浪费。（二）提高办公效率，信息及时准确，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以人事部门为例，干部的任用提拔都需要详细准确的档案信息资料，然而档案数字化管理便可提供详细、即时准确的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让档案管理人员做到轻轻松松掌握所有资料。（三）具有较强的时效性，周期短，效率高。档案的整理、管理是一项较为浩大的工程，按照以往传统的方法，不仅机需要很长的时间，而且需要大量的人力、物力、财力。而数字化档案采用新的手段和方法，应用新技术手段，通过网络采集等手段减少中间环节，大大降低了劳动强度，缩短了档案整理周期，提高了工作效率。（四）增强档案原件的保护，减少不必要的损坏，纸质资料反复利用将会造成不同程度的损伤。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是更好的保护了它的完整性。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分纸质档案篡改的行为。（五）档案数字化更加方便部门之间的沟通联系。档案数字化在资源整合过程中有特定的标准，依托互联网平台，不同部门的档案有时候可以共享，便于及时、大量收集资料，使档案资料更加完整，有效避免遗漏现象。档案利用过程还可以不经过现场通过有关网络就能进行直接的查询借阅。在档案数字化模式下，部门之间可以十分便利的沟通。
二、数字化档案管理的意义
（一）信息时展的必然需求。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。随着信息时代的飞速发展，档案管理的数字化已经成为加快我国信息化步伐和发展档案事业的需要。如果还不重视档案数字化的建设，不能在网络上有效地传递利用档案信息资源，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被高速发展的信息社会所淘汰。（二）加强科学研究、普及科教知识、服务社会。数字化档案管理为利用者提供了详时、准确、系统、全面且具有权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究，大型复杂课题所需资料，一般工作需要，而且可以满足社会大众家庭教育等需求，在落实科教兴国科学发展等方面可以充分发挥数字化档案的作用。（三）改善档案管理工作，提升档案工作社会地位。数字化档案管理的发展将促进与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和档案管理水平的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，提升档案工作在信息化社会中的地位和作用，从而实现档案事业的跨越式发展。档案管理的数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。切实把数字化建设作为实现档案管理现代化的关键，加快档案数字化建设步伐，加强档案的规范化管理，提高管理水平、提高效率，增强档案服务水平。用信息技术来提升科学管理水平，为档案管理提供高效率的全面服务。
作者:徐巍单位:吉林省通化市国土资源局
