时间：2023-05-29 17:50:55
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理员职责，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
设备管理员需要了解设备的工作原理、设备结构以及运行特征;以下是小编精心收集整理的设备管理员工作职责，下面小编就和大家分享，来欣赏一下吧。
设备管理员工作职责11.编制月份、季度、年度设备修理保养计划及收集设备月份点检和故障维修;
2.定期清查公司设备，更新统一设备编号，完善设备台帐;
3.修改本公司设备的安全操作规程、编制各新增设备安全操作规程;
4.协助机修工诊断及排除各机床故障问题，协助机修工安装调试新增设备并参与办理验收相关手续;
5.办理各新增设备的和各设备配件及设备维修费用汇款并统计将划分到各部门;
6.配合本公司设备月份检查及年度大检查，且不定时到现场询查各设备运行情况;
7.协助设备主管对设备事故的调查、分析、认定、上报;
8.负责设备档案管理工作;
9.完成领导交办的其他工作。
设备管理员工作职责21.饲养员和保洁的工作安排和结果检查，保证动物日常饲喂、日常清洁消毒、防虫防疫、废弃物处理、洁净物品保存等工作正常和有序的完成。
2.管理耗材仓库，日常盘点并及时上报数据。
3.动物房内发现异常情况时，向管理员/兽医报告或者指导饲养保洁人员报告。
4.检查设施及设施内设备的运转情况，能够及时上报和处置各种故障。
设备管理员工作职责31、及时跟踪各业务线的产品配置情况，审核发货配置的正确性和合理性。
2、参与设备发出、撤回的审核并进行数据维护。
3、参与撤回工单的派发，并根据工单的情况更新内部数据。
4、定期对设备数量进行维护盘点。
5、领导交办的其他任务。
设备管理员工作职责41、负责对新购生产设备到厂时会同使用部门进行设备开箱验收，与设备厂家进行设备档案的交接及存档管理。
2、负责更新所有设备台账信息、更新设备档案资料台账、设备编号及制作设备标识等
3、负责制定生产类设备年度维护保养计划，对维护保养/维修进行确认，复核维护保养/维修记录，并归档保存
4、负责协助上级主管对工程部内部的SMP、SOP及公共系统运行记录管理。
5、负责公共系统验证工作，包括对方案的起草、培训和执行。
负责新购生产设备的FAT/SAT/DQ/IQ/OQ方案起草、培训和执行
6、负责生产类设备的备品备件及模具保管、落实备品备件出入库登记，做好备品备件管理，提前提出采购计划，保障备品备件使用。
设备管理员工作职责51.负责现场设备的巡查及状态标识及维护保护记录。
2.所有设备的计量及外校管理
3.设备的确认及相关验证
设备管理员工作职责61、协助领导负责设备大中检修计划的拟订、检查和实施工作;
2、协助领导对进厂设备质量技术检查，建立设备档案管理;
3、协助领导负责建立和完善公司仪器、设备操作规程;
4、负责所有设备的档案的建立，操作规程的编制，运行记录的整理;
5、负责旧设备的统计、报废处理等;
6、完成直接上级交办的其他工作。
设备管理员工作职责71、负责编制设备操作、维护保养SOP;
2、对厂区设备设施进行巡检;
3、负责协助设备维修人员对设备以及厂房的维修;
4、负责设备文件以及档案管理;
5、参与日常设备管理;
6、协助计量器具的管理和校验;
7、按公司领导要求每月对巡检报告进行统计;
8、按公司要求进行纯化水的制作，并对记录进行填写;
【关键词】档案管理；系统操作；制度
一、档案管理系统软件
1.档案管理系统软件的配置应满足本集团的实际工作需要，并适应本集团信息化建设发展需要。
2.档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。
3.档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。
二、档案管理系统操作制度
（一）组织管理
1.集团档案室负责本档案管理系统的规划工作，并通过本系统来开展日常业务办公，同时促进本系统的不断完善和优化。
2.集团有关部门应负责配合档案室保证档案管理系统的正常运行和管理、制定网络管理的标准规范，帮助档案室及时解决应用过程中出现的技术问题。同时有计划地进行计算机知识培训，以不断提高档案室的信息化管理水平。
3.各级主管领导要重视档案管理系统建设工作，积极档案信息化工作。
（二）系统管理
1.档案系统各模块的使用均由集团档案室系统管理员所分配的使用权限来控制，如果用户对使用权限有疑问，应及时联系。
2.所有用户必须按照使用手册中的规范要求来填写数据和操作软件，以免出现错误或不可读信息；如果出现数据错误，当前用户应该负责。
3.对档案管理系统有调整和优化意见，可先提交信息中心，待信息化领导小组会议讨论通过后协调软件商统一修改。
（三）用户管理
档案管理系统用户分为系统管理员、应用操作员和一般用户，并分别履行下列职责：
1.系统管理员。
（1）负责档案管理系统软硬件平台的参数设定和日常运行管理与维护，并做好日志管理。
（2）管理和检查档案管理系统日志。
（3）负责密码管理，以及为档案管理系统用户设置账号和授权。
（4）负责档案管理系统软硬件平台的升级工作。
（5）发现并及时向有关领导反映档案管理系统故障，诊断并排除一般性故障，确保系统处于良好的运行状态。
（6）负责对相关使用人员（主要为档案室人员）进行技术支持。
2.应用操作员。
（1）负责对相应功能模块数据的录入和日常维护，并确保数据的有效性和及时性。
（2）及时发现并向系统管理员反映档案管理系统故障。
（3）确保对档案管理系统进行授权以内的合法操作。
3.一般用户。
（1）遵守档案管理系统的密码管理。
（2）遵守应用系统操作使用手册的规定，按照相应授权进行信息查询与借阅，不得进行授权以外的非法操作。
（四）使用规范
1.每个用户在系统管理员开通账号和授权后，必须及时更改自己的密码，以保障自己密码的安全性；用户应该定期或不定期修改自己的密码；密码字符数量不应太少，推荐在六位以上，并且要尽量避免使用自己或亲属的生日或其它特殊数字。
2.用户如果忘记密码，要及时与系统管理员联系；用户不得把自己的账号密码告诉其它任何人，因此所导致的所有后果均由自己承担。
3.档案室人员应及时录入档案信息、及时处理归档信息（包括收发文、工程技术资料等）、及时处理借阅申请。
4.用户对企业相关档案资料的查看与借阅必须通过系统发起申请流程，并在自己的职权范围内，应尽快处理待办文件，以免出现超时情况，如果超时应由自己承担相关责任。
（五）数据管理
1.档案管理系统数据由系统管理员负责，应履行下列对数据库数据的维护职责：
（1）保障数据的安全性和完整性。
（2）负责数据的交换和统计数据的汇总。
（3）监督、检查数据质量和更新情况。
（4）及时、准确地对系统数据进行备份、核对。
2.档案管理系统数据属于公司机密，要保证和维护数据的严肃性、准确性、完整性和权威性。录入的数据要真实反映数据的原始情况，不得随意更改数据。
3.系统管理员对系统数据定期进行备份，并检验备份数据的正确性和完整性。
（六）安全管理
1.档案室对档案管理系统实施安全和保密管理，建立并落实责任制，采取有效的安全和保密预防措施，避免档案管理系统出现瘫痪，防止发生涉及企业安全、保密信息丢失和泄密事件。
2.安全操作
（1）建立完整的档案管理系统用户访问权限管理体系，并登记备案。
（2）采取严密的安全措施防止无关人员进入服务器系统，严禁用自带的U盘或移动硬盘等设备连接到档案管理系统的服务器上。
（3）操作人员应有互不相同的用户名，定期更换操作口令，严禁操作人员泄露自己的操作口令，离岗时及时推出系统或关闭电脑，不允许其它人代为操作。
（4）各岗位操作权限要严格按岗位职责设置，系统管理员应定期检查操作员的权限，由相关领导进行审定。
（5）对数据备份等记录建立定期查验制度。
（七）相关责任
1.相关单位和部门应严格执行本暂行规定，出现以下情节将追究有关人员的相应责任。
（1）软件系统上线后由于各单位各部门未按进度要求进行相关模块和节点的测试或数据初始化录入，造成工作延误，由责任人及所属部门或单位承担相应后果。
（2）各单位各部门应按信息中心要求提交软件修改和调整意见，超出时间的由责任人及所属部门或单位承担相应后果。
（3）各单位各部门未按要求保质保量完成数据录入，造成系统运行延误的，由该单位或部门承担延误责任。
（4）各单位各部门应保证进入档案管理系统数据的正确性，因数据错误造成的危害追究该单位主要负责人或直接责任人的责任。
（5）应用软件功能上线后，业务单位没有按时使用，造成程序变更、修改或验收延期的，由该单位承担相应责任。
（6）因下列行为致使档案管理系统感染病毒，造成病毒传播或遭到恶意攻击，导致档案管理系统发生故障的，根据造成的危害程度追究该部门或单位主要负责人、直接责任人的责任：
①未及时安装、使用、升级防病毒软件的。
②未及时安装系统补丁的。
③业务系统申报等环节所需介质未查杀病毒的。
（7）故意传播病毒，故意攻击档案管理系统主机服务器或数据库的，将追究单位负责人或直接责任人的责任，直至追究其法律责任。
（8）权限、口令等系统资源分配后，因用户管理不善造成泄漏，被别人盗用导致档案管理系统数据等系统资源受损的，根据其造成的危害程度追究该部门或单位负责人和直接责任人的责任。
（9）的系统资源如因管理不善造成泄漏，根据其造成的危害程度追究该部门或单位负责人和直接责任人的责任。
（10）业务人员操作失误造成严重后果或多次操作出现非正常问题的，将予以通报批评。
（11）未建立与档案管理系统业务功能的每一个重要环节相对应书面凭证，造成数据丢失或业务无法再现，根据其造成的危害程度追究该部门或单位主要负责人的责任。
新时期给档案馆员职业素质提出了新的要求，不仅要不断学习拓宽视野新知识，还要政治坚定、业务精通、作风过硬，爱岗敬业，向多样化复合型人才转变。实现档案价值的优化管理，推动高校档案事业可持续发展。
【关键词】
新时期；高校；档案馆员；职业素质
在人类文明发展的历史长河中，档案是历史发展不可磨灭的印记，具有重要的价值。一直以来，档案的工作人员主要负责档案的收集，整理，借阅存储，检索及提供利用等，可以说充当“库管员”的角色。新时期给档案馆员职业素质提出了新的要求，不仅要不断学习拓宽视野新知识，还要政治坚定、业务精通、作风过硬，爱岗敬业，向多样化复合型人才转变，实现自身价值的角色转变，更能够辨别归档文件及档案的价值，在档案工作中更好的履行自己的职责，实现档案价值的优化管理，推动档案事业可持续发展。
一、新时期档案馆员应具备的职业素养
1、政治素养。时期档案馆员应该具有较高的政治思想觉悟，具有较好的自身修养并不断地提升自己的思想意识，把自己的工作同单位的发展结合，做到爱国敬业、乐于奉献、严守秘密、工作严谨。档案管理员应以档案管理为基准，以为人民服务为宗旨，以服务单位发展为目标。不断加强自身修养，提高自己思想意识，做好新时期的档案管理员。
2、职业道德素养。档案工作人员的职业道德是指档案工作人员在从事档案行政、档案保管和利用服务等各项职能活动中，应当遵守的基本行为准则。档案是历史发展的真实记录，档案工作者就是维护历史的真实面貌，确保其完整、真实、安全，延长档案的“寿命”。作为一名档案工作者要爱岗敬业，增强保密意识，用积极的工作态度，崇高的职业道德，精湛的业务技能，和谐的团队精神，树立高度的法制意识与观念，从而全心全意为人民服务。
3、信息素养。随着社会的不断进步，知识更新的周期越来越短，“互联网”、“物联网”技术应用的出现及普及，信息的传播更加迅速。人类开始进入信息时代，这就要求高校档案馆员适应时代的发展要求，具备信息获取能力、识别能力、接受能力、存储能力及利用创新能力，保持较高的利用率和更新率，从而不被社会淘汰。
4、科研素养。不少高校已经创建了一套相对成熟的教辅人员考核体系，但是考核体系在实际人员工作业绩和科研业绩上跟职称评聘上的力度显得明显不足，不能够真正激发档案馆员工作热情，也导致了档案馆员工作容易偏离正确方面。档案馆员要不断坚持教育科研，锻炼科研能力，深化科研素养，档案管理员在日常的科研活动中要善于发现问题，探寻问题解决方法，从档案管理工作能够有序开展。
5、相关学科知识。档案管理工作的专业性及技术性要求工作人员具备较强综合素质，档案工作者不仅要有较高的语言基础知识、写作知识，还要根据需要学习和掌握文史知识、文书学、情报学、目录学、行政管理学等相关学科的知识，既要懂得相邻学科，又要涉猎哲学，自然科学、社会科学、思想科学等知识，从而成为“通才”基础上的“专才”。
6、驾驭现代科技设备能力。在信息化高度发展的今天，科技的进步带给档案管理新的变化，同时也对新时期的档案管理员提出了更高的要求。档案人员应掌握现代化办公设备的能力，熟练并使用计算机、打字机、传真机等设备的同时，还要掌握计算机操作技术、缩微技术、摄像技术、刻录技术等现代化手段，改变传统的档案管理模式，运用计算机完成档案的全文存储、文档扫描、自动索引、图案真伪的鉴别、自动借阅等，从而实现对档案信息的现代化存储、检索、提取、交流，创建数据库并加强维护等，加速档案管理自动化的步伐，加快数据库建设，保证自动化技术设备在高校档案管理中的应用。
二、提升新时期档案馆员职业素质对策
1、全面解析档案。要正视档案的重要价值与作用，它是一种无形的资产，在整个工作任务中起着不可或缺的辅助作用，应该把档案工作作为重要的议事日程来完成。良好的工作环境对提高工作的积极性十分重要。为使档案工作者能更主动热情地把完成档案工作看作本职工作，除了档案管理员自身对自己工作的充分认识外，领导对档案管理员的关心和同事之间的互帮互助、互相体谅也是必不可少的。
2、提升思想境界，准确定位。档案管理员必须充分认识到自身对工作的价值和作用，认识到自己是单位队伍建设中重要的组成部分，提高对自己的认可度，以能胜任该职务为荣，才能更好更积极的投入到工作中。档案管理员努力提升个人道德修养，树立正确的积极的人生观和价值观，帮助其准确定位自己的角色，做好管理者、服务者等角色，真正做到高素质、高能力、高水平的档案工作者。
3、制定人才发展战略，加强档案业务培训，各档案馆间多沟通学习，对现有的档案人员进行档案业务培训和培养，加强在岗档案人员的继续教育工作，培养出职业素质强，业务素质过硬，适应信息化挑战的能力，拥有信息技术、信息服务、现代化管理水平等方面的素质和能力档案复合型人才。
4、加强馆际交流，建立奖励绩效考评制度。多增加各档案馆际交流，学习先进水平、经验，把业界最新动态带回馆内，为本馆档案工作及时注入活力。创新思路，树立终身学习的理念，不仅提升馆员自身业务水平，也有利于馆员间科研项目的开展，为推动高校科研工作水平发挥更大作用。建立奖励绩效考评制度，调动馆员工作积极性，使馆员努力的工作得到肯定，自身价值得到体现，就会更安心投入工作当中去。
5、加强网络载体信息平台建设。计算机科学技术飞速的发展，互联网、物联网等网络技术的兴起，推动档案信息传播，为档案馆员思想道德素质提升带来了新的契机和新方式。通过网络信息平台，档案管理人员应加强不受时空学习的限制，方法上灵活多样，内容上更具有时效性，道德素质教育实时性。在不涉及秘密的前提下，用互联网、物联网等网络平台档案资源共享，档案动态科学化管理，从而推进档案管理走上科学化、规范化，为档案事业的发展做出应有贡献。
三、总结
随着信息与科技的发展，新时期的档案管理员不仅要求过硬的思想素质，也必须有过强工作技能。这就要求他们必须适应新时期的档案管理员的发展要求，全面落实国家的发展目标，从自身出发不断加强自身修养，不断完善理论知识，从而更好地适应新时期的发展需求。新时期的档案管理工作者应该紧跟时代步伐，不断地完善档案管理工作，不断提升档案管理工作，使档案管理工作更加的科学、便捷、高效，使档案管理更好的服务单位，满足社会多元化的需求。
作者：张雪峰 单位：长春工业大学电气与电子工程学院
【参考文献】
[1]张玉军.信息时代档案工作者职业素养提高问题研究[J].黑龙江史志,2014,17.
[摘 要]GLP（Good Laboratory Practice）表示良好实验室规范。档案管理工作是GLP管理体系中重要的组成部分。通过结合该类机构的档案管理工作，本文介绍了GLP实验室中的电子档案及标本档案管理的方法，以为其他同类实验室提供一些帮助。
[关键词]GLP；档案；标本；电子档案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02
在GLP试验室中对档案室的建立及管理是有准则要求的，随着信息技术的迅猛发展，计算机被应用到了各个领域，包括在试验中形成的大量电子文件，也是档案的重要组成部分；另外，标本档案的管理也不同于纸质档案的管理。因此，本文将着重讲述在GLP实验室中关于电子档案及干湿标本档案的管理。
1 档案管理中在GLP准则下，档案管理应具备的基本要求
1.1 操作规程
结合本机构的实际工作特点制定档案管理标准操作规程，并参考行业标准与档案管理国家标准，再加上符合各类GLP准则的要求，本实验室制定了从资料接收至归还的程序、人员档案管理的程序、人员出入档案室的程序、事故损失恢复的程序、档案销毁的程序以及事故损失恢复程序等。
1.2 档案管理中对人员方面的基本要求
试验机构负责人需要准备一名档案管理员和候补档案管理员，以在前者无法履行岗位职责时，需要候补管理员代其履行相应职责。档案管理人员在上岗前需要严格遵守系统的GLP准则进行培训，考核通过后方可正式上岗。
2 电子档案的管理
2.1 电子数据的来源
在GLP试验室中，电子数据主要来源于软件在使用过程中采集到的动物体重、给药信息、症状观察、死亡动物传递、电子称的校准、脏器重量、解剖所见以及组织学所见等数据，另外，如生化仪、血液分析仪、尿液分析仪，色谱、质谱等产生的数据。
2.2 电子数据的存储介质
电子数据的存储介质包括移动硬盘、U盘、刻录光盘、电脑其他盘。
2.3 电子档案的检验与接收
送档人填写归档清单，在移交电子档案之前，档案员应对归档的每套介质及其技术环境进行检验，完全合格方可进行接收。检验的项目如下：①介质有没有划痕，并清洁；②有无病毒；③核实归档电子文件的完整性、真实性、有效性，并形成原始记录；④核实归档清单是否齐全；⑤对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整。检验完成后，送档人及档案员依据SOP的要求，在归档清单上共同签字确认接收。
2.4 电子数据的保管要求
（1）归档介质应作防写处理。避免触摸、划、擦记录涂层。
（2）单片介质应装进盒子，竖立存放，避免挤压导致介质损坏。
（3）存放时应远离强热源、强磁场、并与有害气体隔离。本中心档案室采用防磁柜进行存储。
（4）环境温度应控制在17℃～20℃。相对湿度应控制在35%～45%。
2.5 有效性保证
（1）档案员每年均应对电子档案进行一次检查并登记。由于计算机技术的发展非常迅速，应用目前的设备，相关人员是可以读取存储器中的数据，但随着信息化进程的不断深入，信息设备的不断更新，用新的设备有可能无法再次读取数据，因此电子记录的保存应确保在存档期限内是可以有效读取的。当设备环境更新时，应先确认档案室内的介质与新设备的兼容性；如果不兼容，应进行归档电子档案的介质转换工作，原介质仍需保留，且保留时间不少于3年。保留期满后可擦写介质，清除后重复使用，不可清除内容的介质应按保密的要求进行处置。
（2）对磁性介质每满2年的、光盘每满4年的，应进行一次抽样读取检验，抽样应不低于电子档案总体的20%，如发现问题应及时按照SOP采取恢复措施，并形成原始记录。
（3）对磁性介质上的电子档案，应每4年进行一次转存。原介质同时保留时间应不少于4年。其转移过程应形成原始记录，并验证记录转移的完整性及其准确性。如果无法将记录转移至另一电子存储介质中，可将其打印成为纸质记录。电子档案的纸质拷贝是档案保存的方法之一。
2.6 电子档案的使用
电子档案封存后不应外借，未经机构负责人批准不允许擅自复制电子档案。需使用时，应使用拷贝件并遵守中心的保密规定。使用者对电子档案的使用应在权限规定的范围内。
作为档案员应不断提升自我的学习能力，时代在不断进步，也将会产生更多的电子档案，如果没有相应的保护措施，电子记录的未来可获得性将存在风险。保护措施的实施应能确保电子记录在存档期限内的完整性以及可获得性。
3 干湿标本的管理
3.1 干湿标本的来源
干癖瓯镜睦丛次蜡块、切片、显微镜涂片、湿组织。
3.2 干湿标本的接收
档案员根据归档清单逐项核对内容并确认，无误后签字存入档案室，并填写相应的记录。
3.3 干湿标本的储存
储存条件应确保质量、完整性不受损害，因此，应对干标本和湿标本进行专门存储，本中心是分别放置在两个房间中。应定期检查归入档案室的湿标本，防止有漏液现象的发生，如有漏液现象的发生应依据机构内的相应SOP进行操作，并形成记录。依据OECD GLP准则，标本应保存到无法进行质量评价。
3.4 干湿标本的借阅
干湿标本的借阅不同于纸质档案的借阅，借用人应填写借用记录，说明借用原因，经机构负责人批准后，档案员方可提供相应标本，在档案员的监督下进行查阅，因为干湿标本较为特殊，因此不许带出档案室。如果需要接受检查或由于某种原因短时间内必须要借出档案室，经过机构负责人批准后，档案员方可提供，同时应由档案管理员或档案员陪同，用完后立即归还。如果借出的档案为易碎的显微镜涂片，应万分小心，严防损坏；归还时，档案员或档案管理员和借用人双方应进行仔细核对，确认无误后双方签字并放回原处。
3.5 防虫害管理
档案室应放置樟脑球用于档案的防虫、防霉，并定期更换樟脑球；每月都应对档案进行抽样检查，检查是否有发霉、虫蛀等现象。
3.6 干湿标本的处理
如果干湿标本未达到保管期限，委托方要求移交给委托方自己保管时，经机构负责人批准后，委托方必须签字确认。如果干湿标本超过保管期限后，经机构负责人批准，应返还给委托方，经过沟通，如果委托方不想保留时，由机构统一处理。销毁时应委托专业公司进行处理，防止造成环境污染。
4 结 语
档案对GLP实验室是不可或缺的重要资产和溯源的关键。作为档案员应严按照GLP准则进行电子档案及标本档案的管理。
主要参考文献
[1]陈铁春，蔡磊明，等.经济合作与发展组织良好实验室规范准则与管理系列（修订版）[M].北京：化学工业出版社，2008.
摘 要 文书档案作为企业档案管理的重要组成部分，对于企业和各部门有着重要的指导性作用。天津地铁作为城市建设的主打项目，运营公司是市政府大力扶持的重点企业。为适应轨道交通事业建设，运营公司推动企业重组升级，完成架构调整，根据实际业务合并与设置了新的职能、生产部门，这对原有的企业文书档案管理方式提出了新的要求。针对架构调整，本文对公司文书档案的管理方式及从业人员工作规范进一步完善，达到文书档案本身的实效性、科学性。
关键词 文书档案 分类 鉴定 企业改组 管理
天津市地下铁道运营有限公司作为天津轨道交通集团的下属公司，承担市政府规划地铁车站建设、既有线路运营和服务的职责。在公司发展过程中，形成各类重要文件，包括命令、指示、决定、公告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等，这些文件对公司高层决策、日常事务处理等各项职能运转起到重要查考功能，是地铁事业发展的可靠凭证和记录。为优化企业管理模式，实现网络化运营，运营公司响应轨道交通集团统一部署，完成架构重组调整。为确保架构调整后各部门文书档案管理工作有效对接，需要重新完善文件保管方法，做好从业人员培训，达到提高文件使用效率的目的。
一、架构调整前文书档案管理方法
尊重《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第七十一号）第三章“档案的管理”、第四章“利用和公布”等规范，对公司在经营管理、生产管理、行政管理、党群工作中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，采取按件整理的方式，进行集中保管、利用。
（一）文件收集
依据《档案法》要求，公司对本单位工作中形成的文件材料、上级主管部门或集团下发的文件材料、企业与企业之间相互抄送的文件材料、下属部室及部门上报的文件材料，按照规定，每年年初组织相关部门及从业人员向公司档案管理部门――办公室进行移交，集中管理。
（二）文件鉴定
档案管理员对收集的文件材料进行统一鉴定，确认其是否属于归档范围，剔除没有保存和查考价值的文件材料。架构调整前，公司档案管理制度中规范的文书档案归档范围包括：
1.记录地铁建设、生产、服务、经营、管理等各项活动和原有基本历史面貌的，对运营公司各项业务和企业发展具有利用价值的文件；
2.公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件；
3.公司需要贯彻执行的有关上级单位和机关的文件材料，轨道交通行业发来的需要执行或查考的文件材料；社会其他机构出具的与公司有关的文件材料；所属部门部室报送的重要文件材料；
4.国家及市档案局法律法规规定的应归档保存的文件材料。
（三）文件分类
分类是档案整理工作的重要环节，是文书档案管理标准化、规范化工作的具体表现。运营公司采用“问题―年度―保管期限”分类法，将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。文书档案的保管期限定为永久、定期（30年、10年）。
二、架构调整后存在的普遍问题和原因分析
（一）架构调整后存在的普遍问题
1.文件材料归档范围和档案保管期限表遗漏重要文件材料。许多应纳入归档范围的重要文件材料没写入保管期限表中，尤其是一些新业务产生的文件材料和非红头文件容易遗漏。
2.机构问题混乱。文件材料“机构问题”存在原部门名称与现部门名称重叠情况，一套完整文件中出现两个机构问题，或是存在原部门机构问题仍未办理完结的现象。
3.表述不准确。文件材料内容使用的词语易引起歧义，同一含义内容前后使用不一致词语，或是不使用标准化用语。
（二）原因分析
公司文书档案管理在架构调整过程中造成上述问题的原因主要有：文件收集、鉴定没有严格按照新架构各部门职责的设置和说明来进行，照抄照搬原有档案管理制度要求，甚至将公司原有文件进行复制重新盖章后直接报审；部分文档管理员没有认清文件来源和事由，单纯按照时间顺序进行排列，忽视文书档案基本作用。正是上述原因导致文件材料归档质量不高。
三、改进方法
（一）完善公司档案管理制度
从公司架构调整后梳理各部门职能，重新修编档案管理制度，完善制度中关于归档范围、档案鉴定等流程。
1.公司各部门进行业务流程梳理，依据流程、法律法规和公司级部门级制度文本提出记录保存要求，形成各类文件材料归档范围和档案鉴定规范。
2.公司档案管理部门重新规范归档周期，在依据《企业档案工作规范》DA/T 42―2009“7.3.3文件归档时间”条款基础上，对于公司决策、上级重要指示、业务承办类事项相关文件材料执行随时归档原则。确保重要文件材料保管的及时性、完整性。
以上两点从归档范围、档案鉴定、归档时间方面对运营公司档案管理制度进一步完善，由办公室将修编后的初稿下发公司各部门评审和意见征集，办公室可依据实际业务的可行性，对于补充意见进行添加或删减。经讨论通过后，公司档案制度定稿、下发。
（二）做好档案从业人员培训
文书档案管理不仅是档案管理部门的职责，也是其他业务部门的职责，需要充分l挥各部门档案鉴定，确定保管期限的作用。因此做好档案从业人员培训至关重要。办公室应该周期性开展各类档案专业知识培训，及时宣贯国家、市政府颁布的各项档案法律法规。培训对象不仅局限于各部门文档管理员，更应该将知识普及到公司领导决策层，要让档案意识提升从上到下的贯彻落实。
参考文献：
一、前言
学校档案管理的关键在于增强信息管理，明确管理过程中存在的问题，做到尊重法律，尊重社会发展，但近年来学校档案管理弊病频出，究其根本原因是因为设备老化、制度老化、管理条例不合时宜造成的，因此如何让学校档案管理回归正轨，如何加强学校档案的管理制度至关重要，本文作者针对以上种种从与时俱进的管理角度出发，针对加强服务加强管理理念的前提出发，对学校档案管理现状进行分析，并给提出相对的建议与对策。
二、以与时俱进的眼光看待学校档案管理
学校档案管理必须以与时俱进的眼光看待其中的问题，并且用先进的管理手段进行管理，其中包括增强现有信息化管理，信息化档案管理被引入我国多年，存在一定的问题，信息化录入方式过于繁复，现在经过多年的开发，信息化系统已经获得全面的发展，诸如“易录”、“人事达”等软件的开发最大程度的释放了信息化的录入速度，并且增强了管理模式，加强了信息化档案管理。第二针对学校系统开展的信息化管理软件稀少，不利于学校档案管理，各大学校近年来的档案管理都出现了系统老化无法满足现代化管理水平的趋势，追究其根本原因是因为没有采用先进的管理软件，从而导致管理过程中出现纰漏，因此应当根据学校特殊的环境建立起符合档案管理的体统。第三除高校外，其余学校系统对档案管理并不严谨，目前为止我国只有高校建立了“学信网”，能够方便学生在网上查询到自身资料料，其余学校并没有这方面的规划，因此在调查档案的过程中还要专门到档案管理员那里进行寻找，对许多在外地的学生来说不仅耽误时间并且耽误工作。第四学校档案管理保密制度不严格，2014年国家出台的档案管理条例当中，对人事单位尤其是学校这样的事业单位进行了重点强调，无具体批文不得随意调阅档案，同时档案管理员对档案只有录入权没有取出权，并且档案管理员要严格保证个人档案不受泄露。基于以上四点看我国虽然已经成功试用了信息系统，但依然存在许多披露，随着时代的发展，档案的保密性以及录入的方便性越来越受到重视，因此学校应当将眼光重点放在与时俱进的发展上。
三、以信息化高服务质量的管理完善学校档案管理
随着社会和科技的进步，档案管理的现代化、信息化与办公自动化的普及已是新时期档案事业发展的重要方向，学校档案管理要与时俱进，为学校、社会提供更为便捷、生动、丰富及到位的档案信息化服务。要依托学校信息化建设，有重点、成体系、分步骤地开发利用计算机技术、复制技术、光盘技术等现代化信息技术，提高档案信息服务水平，着力改变信息收集、加工、处理、存储、传播等方面的落后状况。
档案的生命在于它的实用性，收集档案的目的在于利用，因此档案管理人员必须增强服务意识，除做好档案的收集、整理、鉴定、统计、编目、保管等基础工作外，还应改善各种服务手段，如档案阅读服务、档案外借服务、档案目录信息服务等，把死档案变成活档案 ，大力开发利用档案信息资源，提高利用效率，利用它来正确引导学校教育教学各方面工作的发展和进步。
总之，学校档案管理工作是学校基础工作不可或缺的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理及归档工作的同时，应不断加深对档案工作重要性的认识，增强做好档案工作的责任感和紧迫感。要努力实现档案工作的科学化、规范化、制度化和现代化，建立档案管理工作长效机制，使档案价值得以充分体现。只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。
四、增强管理制度
学校档案管理制度存在三点披露，第一档案管理没有切身结合法律条例，现在学校的档案管理可以被多人查阅，权限并没有得到限制，这就导致个人隐私完全暴露在他人视野之下，并没有得到良好的保护，造成这一问题存在的根本原因是因为学校档案管理制度没有融合法律条例，并没有设置调阅人员权限，从而酿成管理过程中存在纰漏，致使他人越权的现象发生。这种情况如果不得到改善，很难从根本上做到加强学校档案管理的目的。解决对策应当尽快调整学校内部的档案管理制度与法律条例接壤。第二档案管理没有切身的道德制度接轨，档案管理无论是再先进的管理系统还是再完善的法律制度，其执行人属于档案管理员个人，个人就存在的一定技术确实和不可避免的失误，这种现象不已现实存在的技术或条例而改变，是真实存在并必须发生的不可抗拒因素，因此单从法律方向以及技术方向修正档案管理，不能正确的解决问题，还应当从增强管理人员道德思想，加强管理人员品质的呢各方面入手，从内部解决这一问题。第三档案管理没有切身结合社会标准进行管理，有人说学校独立于社会之外，但从档案管理的角度看，学校档案管理与社会人事档案管理相同，因此应当积极借鉴社会当中人事档案管理的方式方法，将其快速融入到学校档案管理的模式当中，为建立健全学校档案管理提供榜样，并从中借鉴与学习到良好的管理方式，以及管理技术，增强学校档案管理的技术水平，加强管理职责的培养，增强管理动力。
五、结语
关键字：企业档案；安全保管；利用
企业档案是企业从事生产、经营、科研、行政管理等职能活动直接形成的有保存价值的历史记录，它为领导决策、工程设计和产品研发佐以历史参考、借鉴，为解决法律纠纷、保护企业合法权益、维护品牌形象提供有力凭证。因此，为了使企业档案在各项业务工作中发挥最大效益，档案安全保管一直倍受档案部门的重视。
笔者所在中国核电工程有限公司（以下简称工程公司）科技档案馆，从核二院成品档案室发展至今，已有50多年历史。档案库藏量大、种类齐全，大量的历史文件和珍贵资料凝聚了几代核电建设者和档案工作者的智慧和心血，是公司一笔巨大的无形资产。因此，工程公司档案部门在开展基础业务工作的同时，也非常重视档案安全保管。
1. 档案安全保管的重要性
档案安全保管是实现企业档案系统与完整的重要环节和直接手段，是衡量档案管理水平高低的度量尺，其工作质量的高低也影响着档案部门的整体管理水平，甚至在一定条件下具有决定性作用。
工程公司档案部门为了确保档案实体和信息的安全、完整，最大限度地延长档案使用寿命为总包模式下的核电项目服务，突出重点对文档质量实施前端控制、全程管理，建立健全文档标准化管理体系和文档管理能力体系，加强档案库房安全管理和人才队伍建设。
2. 档案安全保管的要求和措施
2.1 安全保管的要求
库房是保存档案的基地，是档案保管的安全屏障。档案安全保管除了建立健全安全管理制度，还离不开人因、物因的保障和支持。
2.1.1 树立良好工作态度，创造条件做好保管
档案安全保管需重视人因的影响，要求库房管理员具备细心、耐心和责任心，充分发挥个人主观能动性，为公司档案保管改造条件、创造条件，在有限的条件下做好保管工作。
2.1.2 建设合格档案库房，提供安全存放环境
工程公司档案库房是按照JGJ25-2000《档案建筑设施设计规范》要求，对旧办公楼进行楼层加固、墙体围护结构隔热处理、防水防潮处理、配电线路保护等设计改造而成，库房相对集中，自成一区，符合库房、阅览室和办公室三分开要求。库房内安装了空调、除湿机、温湿度仪、烟感器、感温器和遮光窗帘；库区各楼层配置有消防器材、摄像头，保密库房还专设指纹识别门禁系统，达到防火、防盗、防高温、防潮、防光等要求。根据各库房楼面荷载情况分别安装了档案柜或密集架，为档案存放提供了第二道安全屏障。
2.1.3 以防为主、防治结合
库房安全无小事，它不仅关系档案实体的安全，甚至还可能影响或制约企业经济建设发展，因此每一位管理员都应该认真坚守库房岗位职责，始终坚持预防为主、防治结合的保管方针，加强安全防范意识，熟悉家底，掌握紧急情况下应急抢险的措施和流程，以及修复、救治受损档案的技术。
2.2 安全保管的措施
2.2.1 强化安全意识，落实规章制度
建立健全库房安全管理制度，有利于明确岗位职责，消除库房安全隐患。因此，《CNPE-MSW-1140-1403A总部档案库房管理要求》、《CNPE-MSW-1140-1404A总部档案库房救灾应急预案》等管理程序明确了工程公司档案库房管理职责、任务和要求。
按程序要求将“九防”工作固化到具体的表格和记录中，保障日常工作有章可循，有据可依。库房巡检登记，人员和档案出入库记录、库房温湿度记录、保洁和投放鼠药等记录真实客观地反映了库房安全状况，是分析、评价库房安全管理的重要数据，因此每一类表格每一个数据都要客观真实地记录，这样才能及时发现问题和实施解决办法。
2.2.2 建立借阅管理制度，规范文档利用服务
档案安全管理在提供文档利用这一环节也是至关重要的，不规范的借阅管理很容易造成文件遗失或信息失控等严重后果。因此，工程公司《CNPE-MSW-1140-0305A文档利用管理规定》管理程序要求提供文档利用服务必须在保障文档实体和信息安全可控的前提下，方可满足利用需求，并对受限文档和各级文档利用审批权限和利用范围，文档出入库登记、逾期文件催还、遗失文件处罚进行详细具体的规定。
外借档案在脱离管理人员视线和恒温恒湿的保管环境下有纸张老化破损、涂画等潜在风险，因此，在接收归还文件时，要认真清查文件载体和内容是否完好，是否存在勾、画、涂、抹等现象，对违规情况视情节轻重给予相应的处罚；及时将归还文件回库上架，以保障文档安全和再次利用。建立文档利用信用记录，适时宣传档案安全利用的重要性；重视利用效果的信息反馈，客观分析、发现各业务环节的优劣，有利于扬长补短，不断提升档案管理水平。
2.2.3 加强绩效考核，鼓励管理创新
将档案安全工作纳入绩效考核管理，把绩效评价与薪金、聘用制度挂钩，明确岗位职责，量化安全工作目标，从工作态度、工作成果、工作效率等多方面对员工进行客观评价，对业务水平强、操作准确无误的员工给予物质或精神奖励，实行岗位能上能下制，有利于积极引导员工成长，激发其个人潜能和积极性。
3. 加强人员队伍建设，提高业务素养
企业档案库房管理员作为档案安全管理制度的直接贯彻者，对档案实体安全负有直接责任，必须具备良好的从业素质。那种认为库房管理只要锁住文件、守住摊子就万事大吉的想法是不正确的，也是不能适应、满足现代化档案管理的条件和要求。
加强学习和掌握档案管理学等专业知识和业务技能是每个档案工作者必须具备的基本条件，库房管理员一定要摈弃传统守旧观念，与时俱进、不断学习，努力成为一名掌握档案保护技术、外语交流和计算机应用能力的复合型管理人才。
要“走出去”，积极参加档案行业协会交流活动，参观、学习现代化档案馆的库房管理经验和方法的机会，以拓宽自己的眼界和思路，为改善库房管理注入活力和动力。
1. 结束语
档案安全保管是企业档案管理中一项长期、持续、重要的工作，它是维护档案完整与安全的一个重要环节，是企业借鉴历史、把握现在、开拓未来的无形资产，因此，我们一定要正确对待档案库房安全保管工作，通过细致入微的工作延长档案使用寿命为公司各项工作提供价值服务。
参考文献：
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[3] 郭莉珠，档案保护技术学教程，北京：中国人民大学出版社，2000：143-244
1.目的：为加强财会电算化管理管理，特制定本办法。
2.适用范围：本规定适用于公司及分子公司。
3.财会电算化软、硬件的购置
3.1电算化软件的购置、使用运行、升级换版、二次开发等，由公司财务部统一负责组织实施，并须符合下列条件：
3.1.1购入软件应进行可行性论证和方案设计，在充分考察适合公司情况的基础上，经财务主管领导批准方可添购；
3.1.2购入软件必须是经国家财政部统一鉴定合格的、且售后服务好和技术支持保障科技含量高的软件；
3.1.3未经批准不得使用外来软件（包括应用软件和系统软件）；不准对购入软件进行随意修改，对外拷贝；
3.1.4二次开发软件要经公司财务部领导同意、财务主管领导批准后方可实施，且仅限于对原始数据的利用和深加工，不得修改原始数据。二次开发的软件应达至财政部的《会计核算软件基本功能规范》的相关要求。
3.2电算化硬件的购置
首先由财务部根据工作需要提出硬件需要量申请，再由公司信息部进行选型和市场价格调查的工作，选择性价比好，商品质量高的品种和售后服务好的商家签订合同，经公司领导批准后购置。
4.计算机上岗要求
4.1专职计算机操作人员经专门培训并取得合格证后才能上岗操作，兼职操作人员可逐渐达到这一要求。
4.2各财务部使用的计算机只能用于本公司，未经公司财务部批准不得对外使用。
4.3为保证系统的正常、安全运行，杜绝各种非法舞弊行为，防止造成系统内数据的破坏，保证数据正确性和运行效率，对上机操作人员规定：
4.3.1系统操作员、数量录入员、数据审核员由财务负责人根据业务需要确定；
4.3.2系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及其他由财务负责人批准的有关财会人员，有权上机操作本人权限范围内的财务运行系统；
4.3.3与业务无关人员及脱离会计岗位的人员不得上机运行财务系统。
4.4严格操作规则
4.4.1原始凭证需经有关领导审核，并按有关财经法规填制记帐凭证，凭此进行账务处理；
4.4.2记帐凭证必须经专职审核员审核后才能录入微机。数据录入人员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据，如发现差错，应在输入计算机前及时反映给凭证编制人员或系统管理员。已输入计算机的数据，在登帐前发现有错，可按凭证数据进行修正。如在登帐之后发现有错，必须另做凭证，以红字冲销，录入计算机。最后由复核员调正，并在机内签字，记帐才能进行；
4.4.3当月机内数据必须全部记帐完毕，方可由指定人员进行结帐；
4.4.4除了系统维护员之外，其他人员一律不得直接打开库进行操作，不得随意增删修改数据、源程序和库文件结构；
4.4.5出纳人员、软件开发人员不得担任现金和各类银行帐的原始数据录入工作，更不允许进行系统性操作；
4.4.6系统软件、二次开发的文档资料，均由财务负责人指定专人保管，未经许可不得擅自复制、修改和出借；
4.4.7存档的数据软盘、帐表、凭证各文档资料等，由档案管理员按规定进行复制、核对、保管；机内数据必须每天双备份；月未根据需要将明细帐打印归档（如现金、银行存款、结算中心往来帐等），年未必须将当年所有的明细帐打印出装订成册归档；
4.4.8系统维护人员必须按有关的维护规定操作；
4.4.9各操作人员在上机时，应认真登记姓名、系统时间、业务时间等。操作员必须对自己的登机口令保密，以便帐务系统自动对其上机操作进行流水登记，财务部负责人定期检查此上机记录，以作为责任划分的依据；操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自上机操作；必须认真登记凭证数据摘要及有关附件信息，保证会计信息的全面完整；
4.4.10每次上机完毕，应做好所需的各项备份工作，以防止发生意外事故；
4.4.11严禁使用来历不明的软盘或光盘上机操作，严禁非法拷贝工作，外购软盘使用前必须先进行防病毒的检查。
5.软件升级的审批程序
5.1由系统管理员根据工作需要提出软件升级申请报告。
5.2公司财务部经理审查申请报告、信息部论证其可行性、公司分管领导审批。
5.3原程序清单存档。
5.4手续完备后，实施软件升级。
5.5软件升级后使用变更通知。
5.6进行软件升级后的试运行。
5.7根据运行的情况总结并升级文档资料。
5.8发出软件升级后正式运行通知。
5.9软件更新后的备份与定稿的文档资料一同存档。文档主要包括以上修改或更新的提请人、审批人、维护人的姓名，维护时间，修改时间，修改的原因，修改的内容，修改后的现状等。
6.财会电算化档案管理
财会电算化档案主要是打印输出的各种帐簿、报表、凭证，存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。档案管理的任务是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。电算化财会档案一般包括以下内容：
6.1会计凭证、会计帐簿、会计报表是记录和反映经济业务的重要史料与证据，财务部必须加强会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的立卷、保管、调用及管理制度。
6.2记帐凭证由人工统一登记编号，经审核人员审查后录入微机。定期汇总，按类装订成册，专人保管，帐表必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。
6.3每月形成的帐簿、报表都应按月打印，按科目、类别立卷，装订成册，年底送财务部档案室集中管理。
6.4会计档案一律以纸质形式保存，同时以磁质形式保存会计档案，磁质档案一般应保存2到3份，保存时限至少为五年。其他各类文档的保存期限及销毁手续，应按《会计档案管理方法》的规定保管期限进行保管。
6.5会计档案必须做到妥善保管，存放有序，方便查找，备份软盘应贴上保护标签，标签信息完整，字迹信息完整，字迹清楚，必须用钢笔填写。存放在安全、清净、防热、防潮的场；同时，严格执行保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
6.6会计档案为本单位积极提供利用；向外单位提供利用时，档案原则上不得借出，如有特殊，需经公司财务部经理批准，并应记录下调用人员的姓名、调用内容、归还日期等，并按期归还，且不得拆散原册。
6.7对于违反上述档案 管理或保密规定，以及任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、软盘等的行为将进行严肃处理。
7.财务部会计电算化岗位设置及工作职责
7.1会计人员
会计人员应孰悉分工负责的核算业务，既能进行手工核算的会计处理，又能适应会计电算化工作要求。其职责范围除会计法、财政部有关规定外还包括：编制会计凭证应符合财务制度的要求，做到经济业务处理合法完整、数据正确，摘要简明规范，编码完整，符合会计电算化有关细则的规则等。
7.2系统管理员
系统管理员应精通本单位的财务和会计业务，具备一定的计算机知识，熟悉本单位在用系统，由财务部负责人担任。主要对系统总的运行情况负责，协调财务部内外有关电算化的工作关系，处理临时出现的问题。主要职责有：
7.2.1负责电算化系统日常管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运行，在系统发生保障时，应及时监督、组织有关人员恢复其正常工作；
7.2.2负责组织系统各有关资源（包括设备、软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新的计划；提出更新软件或修改软件的需求报告。
7.3系统操作员
操作员有权进入本公司电算化系统并调用系统全部或部分功能。操作员应熟悉单位财会业务，同时有较熟悉的计算机操作及数据库知识，熟悉在用系统的使用，操作员一般由经过计算机和会计两类培训的专业人员担任，对整个系统安全正常进行负责。其主要职责包括：
7.3.1严格按照系统操作说明进行操作；
7.3.2负责系统维护操作，包括各种环境库的修改和更新操作；
7.3.3负责各类数据的备份和存档；
7.3.4系统操作过程中发现故障，应及时报告财务负责人和信息部，并做好故障记录及上机记录等；
7.3.5当天的日记帐数据，当天登录，登录后打印出当天的帐表，做到日日清；
7.3.6月底打印系统所有的明细帐、总分类帐和会计报表，以及自动转帐凭证；
7.3.7负责领导交办的其他工作；
7.3.8系统操作员是系统运行中的关健人员，不能由系统开发人员担任，不准调用自己权限内的功能。
7.4数据录入员
数据录入员负责录入已审核的手工凭证或其他原始数据。数据录入员应对会计业务知识。有一定的了解，有简单的计算机操作知识，能熟练地录入有关数据。其一般由经过打字训练的会计人员担任，对录入数据的正确性负责。职责一般包括：
7.4.1检查专职会计人员提供的数据的审批手续，对非法数据不得录入；
7.4.2严格按照专职会计人员提供的数据进行录入，录入完毕进行自检核对，核对无误后交数据审核员复核；
7.4.3在输入过程中，如发现输入凭证有疑问或错误时，应及时向系统管理员或有关专职会计人员反映，不得擅自作废或修改；
7.4.4发现输入数据与凭证数据不符时，应按凭证数据予以修正；
7.4.5每次数据录入结束后，应及时做好数据备份；
7.4.6日记帐输入应做好日清月结；
7.4.7注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管；
7.4.8、操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告；数据录入员不能由系统开发人员担任。
7.5数据审核员
数据审核员负责录入数据和输出数据的正确性审核工作。数据审核员应熟悉本单位的会计业务和全面的会计业务，一般应由符合条件的会计人员担任，其职责主要包括；
7.5.1负责输入数据凭证的审核工作，包括审核各类代码合法性、摘要规范性和数据的正确性等；
7.5.2负责输出数据正确性的审核工作；
7.5.3对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还有关人员更正、补齐，再行审核；
7.5.4对于不符合要求的凭证和不正确的输出帐表数据，不予签章确认。
7.6系统维护员
系统维护员是指负责系统运行管理与维护的工作人员。系统维护员应有一定的计算机知识、会计业务知识，应能熟练地编制程序，应了解所用软件的结构。系统维护员可由软件开发人员或相应的合格人员担任。其主要职责包括：
7.6.1定期检查软件、硬件设备的运行情况；
7.6.2负责系统的安装和调试工作；
7.6.3按规定的程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护。系统维护员由于熟悉所用的软件数据结构和安全性防范措施，所以不能从事数据录入、复核等系统的任何操作权限使用工作。
7.7档案管理员
档案管理员负责保管各类数据和帐表，一般应由具备一定计算机常识，如软盘的使用与保护等，具有较强的责任心的会计人员担任。其主要职责包括：
7.7.1负责系统的各种开发文档、各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证资料的备份和存档保密工作；
7.7.2做好各类数据、资料、帐表、凭证的装订存档和安全保密工作，不得擅自出借；
7.7.3按规定期限，向各类有关人员催交备份数据、存档数据、手工凭证和原始凭证。
8.硬件管理制度
8.1计算机局域网由公司信息部统一管理，财务系统归财务部专用。其他公司查询数据须经财务部主管批准后由财务人员根据要求提供。财务部计算机分别由专人负责，主要职责为上、下班及停电时开机、关机、防尘、清洁等日常保养，软硬件出故障及时向系统管理员汇报。如因事外出必须委托他人代管。
8.2计算机未经批准不得搬离或任意挪位，各种资料、软件一律不得带离单位。
8.3未经许可严禁修改硬盘储存内容，不准备擅自拆开计算机及修改计算机有关软硬件参数设置。
8.4不准擅自改变上机内容或运行未经批准的软件。
8.5计算机配置专门的动力电源，每台终端配置不间断电源。停电后必须3一5分钟内存盘正常退出并关闭UPS电源，人员离开时必须关闭计算机、打印机、UPS和总电源。
8.6 UPS电源不得插接除主机以外的设备，如打印机、电风扇、电热瓶等。
8.7计算机硬件故障请保持现场，并向系统管理员汇报，由系统管理员安排人员进行排除，不得自行拆开处理。
8.8开机顺序：总电源一UPS 电源一外围设备（打印机、显示器）一主机。关机顺序和开机相反。
8.9系统管理员必须在全部终端都正常退网才关闭服务器。
8.10严禁在计算机上打电子游戏。
8.11外来及新购磁盘、光盘必须先进行防病毒检查方可上机。
8.12未经批准不得使用外来软件（包括应用软件和系统软件），不准对机内软件或系统配置随意修改。
8.13注意数据的定期备份，所有软盘都加上写保护，并有规范的标签。
8.14经常对计算机和软盘进行病毒检测，并不定期作好杀病毒软件的升级工作。
8.15各操作员每次对更新数据必须及时备份，月末结帐后磁质、纸双备份。
8.16财务部各种资料、磁盘、软件一律不得带离办公室，对外（包括公司其他公司）提供数据必须经财务部经理审批。
8.17计算机开机口令和财务操作员口令需不定期更改，各操作员必须对自己所掌握的口令严格保密，不得对外泄露。
8.18各操作应严格权限操作，不得泄露、打听他人有关操作口令，不得以他人名义上机登录，更不得试图获取不属于自己职责范围内的资料数据。系统管理员根据上机记录核对，作为工作检查依据。
8.19硬件的购置、维护、维修等按公司规定执行，违反上述规定造成设备损坏，由责任者照价赔偿；造成数据毁损或泄密者，财务部将视情况对责任者予以处理。
9.附则：
9.1本制度由公司财务部负责解释。
。
3.财务报告类:月度、半年、年度财务报告(包括全套会计报表、附表、附注及文字说明,各类审计评估报告,财务情况说明书)、其他财务报告。
4.其他类:年终结转资料,会计科目和建账资料,评估资料,银行存款余额调节表,银行对账单,纳税申报及相关税务批复资料,对账资料及差异处理报告,预算资料,工作移交清册,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等其他作为会计资料保存的资料。
二、档案管理职责
财务部负责纸质会计档案归档前的统一管理。具体职责为:负责制定和完善会计档案管理办法,负责记帐凭证的打印及与原始凭证的匹配,负责会计档案的装订、保管与安全,负责向公司档案部门统一归档,负责接口审计档案及其它部门的调阅需求。
三、会计档案整理及装订
1、会计凭证整理和装订
会计凭证整理的前提是档案管理人员接到完整的会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)。
(1)档案管理人员将从票据稽核人员处接收到的原始票据、发送清单与电子影像进行三者核对一致后,将与之对应的会计凭证打印,形成一套完整的纸质会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)后,按照单位、月份、凭证号等由小到大的顺序在档案架上进行分类摆放。
(2)整理过程中需对凭证进行手工调整,凭证及其附件均应按A4纸纵向叠放,避开凭证装订线,避免需要翻阅的内容被装订导致凭证无法查阅的现象,尽量将有效字迹或有效附件避开以免装订在装订线以内。
(3)档案管理人员将电子清单按凭证类型顺序从系统中打印出,清单需包括年度、公司代码、记账日期、凭证类型、凭证编号、抬头文本、用户名称等要素。
(4)档案管理人员根据清单将凭证顺序整理并分册,注意上一册尾号与下一册尾号的接续,每册的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票据厚度超过3.0公分的会计凭证必须分多册装订,但不得与其他会计凭证混装。
2、会计账簿整理和装订
(1)财务部档案管理人员对全省会计账簿进行打印,并将打印完毕的账簿分类摆放。
(2)将已按顺序排列的账簿根据页码按每本200页进行装订,日记账、明细账不可混装。装订后在会计账簿上附封面,注明账簿性质,分册序号,账簿所属主体等信息。
3、会计报表整理和装订
(1) 会计档案管理人员从报表会计处接收已加盖公章、法人章、财务负责人章的会计报表。会计档案管理人员将报表按报表封面、会计报表编制说明、资产负债表、损益表、现金流量表、报表附注的顺序整理好
(2)装订后在会计报表上附封面,并注明报表所属期间、主体等信息。
4、其他档案整理和装订
(1)银行存款余额调节表,银行对账单,审计评估报告,会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等档案整理
会计档案需整理至统一规格。接收前已装订成册的其他档案,会计档案管理人员整理登记后直接归档,其他会计档案需整理为和会计账簿统一规格。
银行存款余额调节表,对账资料及差异处理报告,预算资料;会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册按年立卷。
(2)其他档案装订细则同“会计凭证装订”。装订后在档案上附封面,并注明档案名称、所属期间、保管人等信息。
(3)将其他档案成品上架归档并在系统中触发归档事项,同时电子文档形式制作档案保管清册。
四、会计档案保管
1、会计档案保管时间规定
会计凭证由财务部统一整理保管。会计档案管理人员对年度终了后会计档案进行一年的保管工作,期满后向公司档案管理部门进行移交。
2、会计档案保管要求
(1)建立专门的纸质会计档案库,作为纸质会计档案的存放地点。
(2)会计档案室应保持通风、透光,并有适当的查阅空间。
(3)会计档案库房内严禁堆放易燃易爆物品或其他带有火灾隐患的物品 ,进入档案库房严禁携带火种及易燃、易爆、易潮、易腐蚀物品。档案库房内严禁使 用明火,严禁吸烟,除照明用电外,严禁使用与档案保护无关的用电设备。 (4)非档案管理人员不得进入档案库房。档案管理员离开档案库房时要将门锁好,档案室的钥匙仅档案员配备,其他人员不得私自配备钥匙
。
(5)所有纸质会计档案以盒为基本保管单位,装盒上架,档案册封面应加盖财务专用章。档案需在固定划分的区域上架摆放,并按照年份、类型和凭证号排列整齐。
五、会计档案借阅
1、会计档案借阅适用于在财务部保管的会计档案。
2、会计凭证借阅主要用于公司内部审计、外部审计及相关检查。借阅人在系统中提交借阅申请,同时向档案管理人员提交部门领导、财务部领导签字同意的纸质申请表,档案管理人员将纸质申请表与电子申请核对一致,调出对应的会计档案供借阅人查阅。
3、如需特殊原因需外借档案,外借时间原则上不能超过15天,如超过规定时间需要再次办理借阅手续。
4、档案管理人员对于取出调阅的会计档案在借阅人归还后需及时放回原处同时在系统中触发档案的归还事项。非档案管理人员不得进入档案室。
5、 公司内部员工借阅会计报表需经部门领导、财务部领导审批同意。
6、严禁借阅人员在会计档案上涂画、拆封和抽换等。档案管理员应对借阅归还的档案进行检查有无毁损、涂画、拆封和抽换等情况。
六、会计档案移交
当年形成的会计档案,在年度终了后,由会计档案管理人员保管一年,期满向公司档案部门移交,同时编制移交清册一式两份,交接双方清点无误后,双方领导和经办人在移交清册上签字盖章,各存一份。
机关档案管理个人先进事迹
在我局＊＊同志主要负责保密、文件传递、交换，并对各种门类的档案进行立卷、归档、整理及对局属单位的档案业务指导等工作。多年来她在平凡的工作岗位上默默奉献，以良好的职业道德、娴熟的业务素质、优质热情的服务，出色完成了领导交办的各项工作任务。
她服从组织，顾全大局，热爱集体，团结同志，自觉遵守一切规章制度，热爱本职工作。能认真履行岗位职责，按照档案管理要求做到了规范管理、优质服务，圆满地完成了自己的本职工作。在工作中能虚心学习，不断探索适合本单位实际的档案管理的特点和规律，并使档案管理向现代化管理迈近了一步。作为单位的兼职保密人员，她自觉遵守有关的保密规定，严守国家秘密，严格按保密法规办事，从无泄密事件发生，受到局领导的充分肯定。
档案管理工作是一项严肃的政治工作，它要求档案管理员必须有较高的政治思想素质。该同志从事档案工作以来，能积极参加政治学习，坚决拥护党的领导和社会主义制度，自觉抵制资产阶级自由化和一切腐朽思想的侵袭，积极投身改革开放。有较强的工作责任感和工作热情，敢于吃苦，乐于服务，能自觉遵守《保密法》和《保密工作守则》，严格按工作程序和工作守则工作。几年来，因该同志的认真工作，我局没有出现文件丢失和泄密事件，受到了领导和上级有关组织的好评，去年她所工作的档案室被湖北省委评为全省先进。
档案管理工作是一项重要的管理工作和服务工作，它要求档案管理员有熟练的工作能力的较强和服务意识。从事档案管理工作以来，她对所从事的工作性质和作用更加明确，服务意识逐渐增强。为了不断提高自己的工作能力，她做到了，凡重大问题坚持向主管领导请示汇报，凡技术问题坚持向书本和经验丰富的同志求教，凡具体工作坚持自己动手。在工作中，她结合单位实际，总结摸索出了一套务实、高效、优质的工作方法。她积极参加专业培训，学习兄弟单位档案室的建设和管理经验，坚持系统自学专业理论，认真学习专业报刊，极大地丰富了专业理论知识，提高了工作能力。
档案管理工作是一项复杂的系统工作，它要求档案管理员必须有自我牺牲的品质，乐于奉献精神，进取创新的意识和严肃认真的工作态度。她接手这一工作时，档案管理自动化尚处于起步阶段，为了使档案管理工作迅速走上规范化、制度化、科学化、系列化的轨道，她积极向领导建议。在领导的关怀下，经过努力，档案室的硬件建设有了很大改观，今年新配备了微机、复印机，购买了科怡20xx软件，我局档案已走向自动化管理。98年我市发生了自54年以来又一次全流域性大洪水，她积极响应领导的号召，在自己的本职工作岗位为抗洪斗争做出了自己的努力，她积极参加防汛值班，同时通宵赶印防汛材料，有时刚刚睡下，又被叫起，渡过的又是一个不眠之夜，她始终没有怨言，因为她深知她的工作的重要性，稍有延误就会影响上传下达，影响领导的决策，影响抗洪抢险全面胜利的取得。
深入贯彻实施修改后的《档案法》，进一步加强档案法制建设，依法加强档案工作。完善档案管理的规章制度，建立健全了档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作制度。配合全市档案执法大检查，认真开展了自查、自检活动。对各种门类的档案实行了集中统一管理，保证了全局档案资料的全面性、完整性和系统性。严格按照《机关档案工作业务建设规范》和《湖北省机关档案管理升级试行办法》的要求，扎扎实实地进行了规范性的档案收集、整理、归档、编目等工作。加强了对二级单位监督、检查和指导的力度，配合档案局业务指导科对市直7个二级单位进行档案业务指导，从而实现了水利系统的档案管理达到了省级标准，全面实现了本系统档案工作达标管理“一片红”。市档案对我局进行了档案评审复查，评审组给予了高度评价，他们认为，市**局领导一贯重视档案工作。自一九九五年升为省二级以来，在保持原水平的基础上有较大发展，案卷质量有了很大程度的提高，20xx年我局就开始了对档案进行探索性改革，完全实行微机管理，现已通过了档案局的要求，受到档率局的好评，去年被评为优秀。
关键词: 新建本科院校 科研档案 管理
高校科研档案是高校在科研管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,是高校科研活动的真实记录,在科研工作中发挥着知识储备的作用。随着高校科研事业的不断深入和发展,科研档案在高校发展和建设中的作用地位越来越突出。但对于20世纪末后建立或升格起来的普通本科院校来说,由于本科办学历史不长,科研能力和学术水平较低,对科研档案管理的重要性认识不足,使得科研档案管理水平滞后,无法保证科研档案价值的实现。因此,研究分析科研档案管理中存在的问题,探讨解决问题的途径,对于提高新建本科院校科研档案整体管理水平,发挥科研项目档案的利用效益,更好地为教学和科研服务有着积极的意义。
一、高校科研档案管理的作用
1.有利于促进高校科研工作的发展。在知识经济背景下,信息与知识成了发展的最重要的因素。无论哪个行业,能否持续发展,在很大程度上取决于是否拥有足够的知识,只要拥有足够的知识,就能够更快地获取知识,就会在知识经济时代获得成功。高校是创造知识和传播知识的场所,是教学科研中心,而高校科研档案又是教学、科研知识资源的存储载体,详细记载了高校科研活动的全过程和具体成果,是学校教育改革与科技知识资源的重要组成部分。它汇集了学校教育、科研的最新成果,为学校科研人员开展科研提供了背景资料和所研究领域的最新成果。从这个意义上说,完整、系统、准确的科研档案对科学研究是必不可少的。
2.有利于促进高校科研管理的决策。科研档案具有依据凭证的功能,它直接反映了高校科研活动的原貌与进步,真实反映了学校的科研水平及办学实力,是高校提高科研管理水平的基础和前提。有效地管理好科研档案,可以为学校领导和科研部门的工作决策提供重要凭证和依据,实现科研管理的科学化、规范化、现代化,促进高校科研工作的持续发展。
3.有利于促进科研成果的利用和推广。科研档案管理不仅仅是将科研材料整理、分类和保管,而是归档后的再利用,以实现科研成果的经济效益和社会效益。有效地管理好科研档案,既可以完整、准确、系统地记录科研活动的全过程,更为重要的是也为进一步的项目研发和成果推广提供技术资源,从而实现科研成果的经济效益和社会效益。
二、新建本科院校科研档案管理存在的问题
高校科研档案具有成套性、阶段性、集体性、专业性强、载体多样、内容多、范围广等特点。这些特点对科研档案的管理提出了很高的要求。但是,由于新建本科院校基础弱、管理意识不到位等原因,虽然科研工作得到了快速发展,但是科研档案管理工作却存在着种种弊端,影响了科研档案的质量及开发利用。
1.档案意识薄弱,科研档案管理的重要性认识不足。为提高竞争力,新建本科院校都把大量的精力集中用于校园基础设施建设,提高教学质量和科研水平之上,却忽视了档案工作的发展,档案意识薄弱,没有认识到档案工作在学校发展中的作用,使得学校档案事业严重滞后于其它各项工作。在这种环境影响下,各级领导、科研人员和科研管理部门往往忽视了科研档案管理的重要性,没有认识到科研档案管理在整个科研工作中占着举足轻重的作用。首先,受传统观念的影响,部分科研人员认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,从而轻视研究过程中档案资料积累、归档工作,往往把它们排斥在档案管理之外。其次,部分科研人员没有认识到自己是科研档案的主体,只重视科研项目的申报、立项及科研成果的发表、获奖,认为归档是档案管理人员的事,与己无关;或者认为在科研过程中形成的材料属于个人资源,是否归档无关紧要,担心交到档案部门后给自己查找利用带来不便而不愿意上交。再次,科研管理部门重视的是项目的申报、评比,追求的是项目数量、经费的增加,只要科研材料不会影响到项目的申报、鉴定、评比即可,并不对科研档案的归档提出明确、具体的规定和要求,从而使得科研人员只片面强调科学研究的重要性,对科研档案工作的投入不足,重视不够。
2.归档材料质量不高,科研档案原始性、完整性、系统性差。高校科研档案收集的准确性与完整性是保证归档材料质量的前提。一套完整齐全的科研项目档案应包括科研准备阶段的项目申请书、审批文件、论证材料、项目计划任务书、开题报告和相关协议等文件材料,研究实验阶段的原始记录、实验报告、计算材料等文件材料,总结鉴定验收阶段的工作总结、结题报告、论文、专著、结题鉴定等材料。部分科研项目档案还包括申报奖励阶段的成果材料、奖励申报与审批材料、获奖材料、推广应用阶段的转让协议、推广应用方案及推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。然而,在新建本科院科研档案的实际归档中,无论是纵向科研项目,还是横向科研项目,其归档的材料都普遍存在着依据性、结果性文件多,科研记录少;文字材料多,磁盘、光盘、照片、实物少;复印件多、原件少等的问题。这些问题直接影响了科研档案的系统性、完整性、原始性,使得科研档案的价值大打折扣,最终不能有效地开发和利用科研档案。
3.管理制度缺失,科研档案归档工作的职责不明确。目前,新建本科院校大都根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法规,结合各单位实际,制定了相应的科研档案管理办法,坚持由科研课题(项目)立卷的制度,再由科研管理部门对项目档案进行检查验收,然后在一定期限内由科研管理部门统一向学校档案部门移交。这种模式也是比较易于落实科研档案的“三纳入”、“四同步”管理。但是,在实际工作中,各高校制定的管理办法往往不具体,未明确科研档案管理过程中科研管理部门、科研档案管理员、课题负责人的职责,科研管理部门对课题文件材料的形成和积累的管理把关不严,科研人员不配合,科研档案管理员交什么收什么。有的学校虽然也有“三纳入”、“四同步”的制度,但在实际操作上困难重重,科研管理部门、档案部门之间缺乏统筹协调,科研管理部门把工作的重点和核心放在立项、经费及成果管理上,科研档案的管理往往由于事务性、琐碎性的特点而不受重视;档案部门由于不是科研工作的管理主体,又缺乏相应的配套措施和有效的制约手段,对科研档案的监管力度很小甚至无力监管,使得科研档案“三纳入”、“四同步”制度形同虚设,科研档案归档管理处于失控状态。
4.工作意识落后,科研档案归档工作的业务指导不到位。长期以来,高校档案部门都处于封闭状态,“藏在深闺人未识”,内无动力,外无压力,工作缺乏竞争和创新,只注重移交后科研档案的管理,忽视了对移交前的科研材料建档工作的业务指导、监督和检查,基本上处于你交多少、我管多少的情况。而科研人员、科研档案管理员没有经过正规档案管理教育与培训,专业性不强,业务素质偏低,对科研档案归档的内容不明确,对归档范围把握不准,再加上他们还要承担其他大量的工作,投入到档案管理的时间有限,而档案部门业务指导又不到位,难免不影响到项目材料归档的质量和数量。
三、加强新建本科院校科研档案管理的对策
为确保科研档案的完整、准确、系统,提高科研档案质量,针对目前新建本科院校科研档案管理中存在问题,我们必须采取一系列的措施加强科研档案的管理,充分发挥科研档案为教学和科研工作服务的重要作用。
1.增强档案意识,提高科研档案形成者归档工作的主动性。档案意识是人们对档案及档案工作的认识,以及以这种认识为基础形成的对档案和档案工作的思想观念,它是档案工作存在和发展的基础。因此,科研档案管理水平的提高,增强全校师生档案意识尤为重要。首先,档案部门要经常向学校领导汇报档案工作,争取学校领导和科研管理部门领导的支持,将科研档案管理纳入科研工作的程序和检查内容,增强科研人员对科研档案的责任意识。其次,学校档案部门要利用各种场合和机会深入宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》等档案法规及档案基本知识,让档案贴近教职工,提高科研人员档案法制观念,使大家认识到科研档案管理工作的重要性,从根本上理解、支持、参与科研档案的归档工作,主动承担科研档案归档的职责。再次,档案部门要改变“重藏轻用”的旧观念,积极开发科研档案信息资源,编制各种检索工具和专题目录,为科研人员利用提供方便。“润物细无声”,科研人员逐步认识到科研档案在教学、科研中的重要作用,就不会产生抵触情绪,反而会主动支持和配合科研档案归档工作。
2.完善管理制度,促进科研档案工作的规范化。《高等学校档案工作规范》中明确规定:“科研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。”《高等学校档案管理办法》也规定:“科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,并且个人对其从事科研活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。”为此,新建本科院校应坚持集中统一管理的原则,理顺档案部门、科研管理部门、科研人员之间的工作关系,明确各级各类人员在科研档案工作中的职责,建立行之有效的科研档案归档制度和模式,使“三纳入”、“四同步”真正落实。制度应包括科研项目从开始到结题的过程材料的管理,明确所有科研项目档案归档的操作方式,如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等,这样才能使各个业务环节都有章可循,从而促使科研档案管理工作朝着制度化、规范化方向发展。此外,还应该采取一定措施,把科研档案的归档情况与科研项目的验收、成果申报挂钩,在课题验收时,要由档案部门对归档材料进行审查,凡是归档材料不完整的不予项目验收、报奖,从而保证科研档案的质量。
3.加强跟踪收集,实现科研档案归档工作的全程监督。在实际工作中,由于大部分科研人员还肩负着繁重的教学任务,投入到档案管理的时间有限,难免在科研档案的材料积累和收集上有遗漏或对应归档的材料把握不准,导致归档材料的不完整、不准确。因此,档案部门不能只注重移交后的档案管理,而应根据科研档案形成的特点,坚持前端控制的原则,提前介入,将科研档案的跟踪收集工作贯穿于科研活动的全过程,才能真正保证科研档案的完整、准确、系统。在计划管理、课题管理、成果管理等阶段,档案部门应同科研管理部门、科研项目人员加强联系,密切配合,及时了解和掌握科研课题的整体进程,指导和协助科研人员将整个科研活动中有价值的文件材料收集齐全,确保科研档案的质量。
重大、重点科研项目及高级别获奖成果最能反映出一所高校的科研能力,但由于新建本科院校缺乏科研竞争力,争取到的重点、重大科研项目凤毛鳞角,其所形成的科研档案资源既是学校科研能力的历史见证和进一步提升科研能力的基础,又是新技术、新创新的基础,对学校有重大意义。这些科研项目,往往研究周期长,涉及范围广,研究人员多,档案内容复杂多样,甚至还包括若干科研子课题,如果仍按一般课题一样进行收集归档,极易造成档案材料割裂的现象。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档,配备专门的档案管理员参与全程,从科研材料形成之始就注意收集整理,以免遗漏,确保重点、重大科研项目档案的完整、系统、准确。
4.提升档案管理者综合素质,强化为科研档案工作服务的能力。人的素质是关系到工作成败的最重要的因素,因此科研档案人员综合素质的提高是做好科研档案管理工作的根本保证。一方面,科研档案的特点,要求档案人员要有较为广博深厚的知识基础,系统学习档案学概论、档案管理学、科技档案管理学等理论知识,还要不断扩展知识领域,优化自身的知识结构和能力结构,掌握国内外先进的科研档案管理方法和技术,具备科研项目管理知识,熟悉科研项目档案的来源情况和产生工作规律。唯此,档案人员才能具备较高的综合素质,增强科研档案工作服务能力。另一方面,档案部门要转变观念,克服“坐等上门”等传统封闭的工作意识,树立服务意识,积极开展对科研人员、科研管理部门兼职档案员的业务培训,使他们熟悉科研档案管理工作的各个业务环节的基本技能;主动加强与课题组、科研管理部门的沟通协调,指导科研人员、兼职档案员做好平时的预立卷归档,定期检查或抽查立卷归档工作,逐步提高科研人员、兼职档案员的业务水平和工作能力。
参考文献:
[1]孙天波.加强地方高校科研档案管理工作对策[J].重庆三峡学报学报,2008,(4).
