时间：2023-05-29 17:59:02
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇人事档案转递办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：信息技术企业管理人事档案
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）34-7936-03
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。是企业选拔、任用、考核的主要依据。随着我国人事管理制度改革不断深化，对企业人事档案管理工作也提出了更高要求，深化和提升人事档案信息化管理，是目前企业人事档案管理工作中急需考虑的问题，如何使用信息化手段管理人事档案是当前企业人事档案管理的重要任务。
1 企业人事档案管理信息化的基本内容
企业人事档案管理信息化的核心内容是计算机技术的应用，信息化的主要表现就是利用计算机来对人事档案信息资源进行管理，因此企业人事档案管理信息化的基本内容可以概括为以下几个方面：
1）实现人事档案信息的数字化
人事档案信息的数字化是整个人事档案管理信息化的基础，其它一切环节都建立在此基础之上。人事档案数字化管理是人事档案的管理由传统介质档案和纸质档案管理为主向数字化人事档案管理为主转变。企业首先要做好室藏档案的数字化进程，把以前形成的传统档案通过扫描、拍照等途径转化为数字文件，以便通过计算机直接利用。
2）实现档案查借阅的网络化
人事档案服务由以往面对面服务为主转变为以网络服务为主。人事档案信息化管理中，借阅者通过网络提交借阅申请，经相关人员批准后，档案管理人员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无须到档案室联系，方便借阅工作和开展，必然会有更多人借阅，从而提高档案的利用率。
3）实现信息检索的自动化
计算机检索速度快，效率高，可实现多角度检索的特点，是传统档案管理检索工具所不具备的。尤其当档案的数量较大时，传统检索工具的检索效率远远低于计算机检索。同时，计算机检索还可以通过网络实现。
2 人事档案管理信息化设计
人事档案信息化管理的实现，必须考虑到人事管理的实际问题。根据问题按照企业的具体情况，分析研究，找到切实可行的解决办法。
2.1 功能设计
人事档案管理系统从工作要求上要求具有人事档案室基础设施管理、人员信息管理、组织机构管理、人事档案目录管理、人事档案的转递管理、人事档案的查（借）阅管理、零散材料收集管理、档案整理记录、缺失材料登记管理、相关统计查询管理等功能。
2.1.1人事档案室基础设施管理
包括基础设施名称、数量等。以便于对照标准核对及上级检查工作
2.1.2人员信息管理
这里指人员的基本信息。主要包括姓名、个人身份（干部、工人）、性别、出生日期、身份证号、档案编号、人员状态（在职、退休、死亡）等。
2.1.3组织机构管理
组织机构管理根据企业具体情况设定。对于较大型企业尤其是具有二级甚至多级管理的企业，需要对组织机构进行分级别管理。对于一般的企业仅需具有部门管理即可，为了直观和方便一般和公司人力资源管理系统一致。
2.1.4人事档案目录管理
目录管理是人事档案管理的主要内容。主要包括档案材料类号、序号，形成材料时间、份数、页数、备注等。这些信息的维护可以自动生成档案目录直接打印出来。
2.1.5人事档案的转递管理
转递管理应包括转递类别（转入、转出）、转递日期、对方单位名称、转递原因、转递编号、转递方式（专人、机要）、经办人、档案转递单的自动生成打印、回执日期、回执人等。
2.1.6人事档案的查（借）阅管理
查（借）阅管理是做查（借）阅记录。包括查（借）阅方式、日期、查（借）阅天数、查（借）阅人、查（借）阅原因、经办人、批准人、归还日期。系统还应具有查（借）阅到期自动提醒功能。
2.1.7零散材料收集管理
零散材料收集工作是做好档案整理前的重要工作。主要内容可以与档案目录管理内容合并记录。零散材料转递应具有专门记录。
2.1.8档案整理记录及缺失材料登记管理
人事档案应定期整理。在整理过程中档案目录可能会有所变化。整理记录应当包括整理时间、整理人。同时应按照员工的实际情况确定缺失的材料名称，以便于管理人员向相关部门收集。
2.1.9相关统计查询管理
查询功能包括人员查找、内容查找、模糊查找等各类查询功能，统计功能包括档案统计、人员数量和各类材料统计、转递、查（借）阅统计等功能。
2.1.10数据的导入导出管理
包括建立系统初期数据的迁移功能，日常维护的数据备份和数据恢复。
2.2 系统设计要求
2.2.1界面要友好、工作效率要高。
企业人事档案管理系统必须有良好的界面，便于使用人员操作，各类功能能够比较直观的反映和标示，能够是操作使用人员很快的掌握，减少企业培训费用。在信息维护过程中，尽量使用代码维护，增加智能化操作，减少信息录入条数，解决部分人事档案管理人员信息录入较慢的问题，提高数据维护速度。尽量在界面上以菜单和按钮形式完成人事档案管理事物，使得烦琐的事务只需点一下鼠标即可完成，降低错误率，同时提高工作效率。增加汇表工具提高数据的汇总的速度。
2.2.2兼容性要强、资源能共享
当前大部分企业建立了企业人事管理系统（HR-ERP），人事档案管理系统要和前期开发的企业人事管理系统（HR-ERP）功能兼容。企业的组织机构和人员信息等关键词段的兼容，使得“人档匹配”、“机构同步”成为可能，汇表工具导出的数据以Ecxel、Access等格式保存，与办公系统软件兼容。同时，人事档案在系统内部转递时，通过秘钥文件，只有系统能够自动解密，可以将人员信息直接加到转入单位，避免了信息的重复录入，达到资源的共享。同时也可以为双方交接留下了电子依据。
2.2.3克服工作矛盾，增强工作连续性
人事档案管理系统的建立，使企业人事档案开始走向电子化管理，工作效率大大提高。但是，系统在实施过程中并不是一帆风顺的，也存在着许多困难和矛盾，如国有企业遗留的许多问题并不是人事档案管理系统在短时间内能够解决的，有些电子操作流程和实际操作流程还有不一致情况，但只要能够本着人事档案管理要求和发展趋势，结合现代计算机技术，沿着人事档案管理的电子化（Electronic）、高效化（Efficiency）和全面化的方向发展，人事档案管理一定会在企业人力资源管理中发挥重要作用。
3 企业档案管理信息化必须解决的几个问题
3.1 企业领导的高度重视和大力推动
领导的重视和支持是人事档案管理的信息化建设的根本，领导的意识水平直接决定了是否会进行信息化以及信息化的深度和广度。企业的领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以适当的投入，并把档案信息化管理纳入本企业工作计划和考核范围。主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，了解档案工作人事档案管理现状，提出人事档案管理要求，指导人事档案管理部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。
3.2 档案管理人员的培训教育
人事档案人员素质的提升，是档案管理信息化是不断完善、优化的基础。作为应用性很强的人事档案管理工作，我们必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能。计算机技术的应用是人事档案信息化管理的主要内容和核心。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，人事档案管理者必须学会利用计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作
3.3 确保传统的管理方式向新的管理方式的顺利转变
任何管理方是的转变不是一蹴而就的，必然会存在一个长期的过渡阶段。在此过程中必须确保日常的档案管理活动仍然能够正常运转，不能出现因为过渡影响档案的保存和利用的问题，在一段时间内，可以采取信息化管理和手工管理双轨制，即两种管理方式在一定时间内同时存在，直到新的方式能正常运行。
3.4 安全问题
档案管理的安全不仅包括了档案管理系统软、硬件自身的安全，还包括人事档案信息传播过程中信息的安全。前一种问题主要需要通过技术手段来解决，后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度。通过技术手段的提高和规章制度的建设，并把两者结合在一起，防止不被许可的人接触到相关档案信息，避免机密信息的泄漏。
参考文献：
[1] 杨公之.档案信息化建设实务[M].北京：中国档案出版社，2003.
[2] 刘家真.电子文件管理导论[M].武汉：武汉大学出版社，1999.
1.创新档案宣传方式，提高全员档案意识
成教生档案归档材料从产生到整套档案流转，整个过程涉及学生本人、各班班主任、各专业成教工作负责人、学生档案管理人员等。建立材料完整、内容准确的学生档案，需要各层面人员充分认识到成教生档案的重要性，进而认真对待每份材料的产生、归档。学校可以根据成教生的学习方式，在新生开学初布置学生填写学籍卡相关内容时给他们组织一次学生档案知识讲座或者发一封信，告知学生档案的性质、价值等相关知识；在学生毕业填写毕业生登记表时再次灌输相关内容，以提高成教生对自身档案材料的重视程度，严肃对待自身档案材料，保证自身所填写材料信息的准确性。对于各班班主任、成教工作负责人、学生档案管理人等学校相关人员，可以请档案部门专业人员开展有关档案工作性质、地位和作用等知识的讲座，从思想认识层面提高其档案意识；将涉及学生档案管理工作的内容纳入个人工作岗位职责，将学生档案工作情况纳入年终考核内容，以制度约束来增强其档案意识；在布置相关工作的同时布置档案材料的归档工作，在日常工作中增强档案意识。
2.修订业务规范，梳理工作流程
《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）首次将学生档案纳入高校档案类别，使高校开展学生档案管理有了规章依据，但对具体如何操作并没有明确规定。所以，有必要修订业务规范，以使学生档案的日常管理规范有序。成教生档案最终将充实到个体人事档案中，作为用人单位对毕业生学历进行认定的依据材料，因此，《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号文印发，以下简称《规定》）中的相关规定可以作为修订成教生档案业务规范的主要依据。根据此《规定》，结合学校实际情况修订《成教生档案材料收集归档规定》，明确成教生档案的归档范围及归档时间、载体要求等。成教生档案归档范围：报考登记表或网络报名信息卡、入学考试各科成绩表、学生（学员、学籍）登记表、学习成绩单、毕业生登记表、学位授予材料、毕业证书、学位证书复印件等。为保证归档材料的完整性、维护归档材料的严肃性以及利于整理和长期保管，可以明确如下收集归档要求：①材料产生之日起一个月内归档；②归档材料填写规范、内容真实、手续完备；③归档材料一般为原件，如果是复印件，必须注明复制时间，并加盖档案材料复制单位公章；④材料载体使用16K型或国际标准A4型公文用纸，材料左边留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。完整的成教生档案管理包括建档和转递两个方面。建档即通过收集、编目等方式，为每个成教生建立完整的个人档案。具体包括以下环节：收集审核材料入袋编目。收集材料，即向各相关人员催收产生的材料；审核即档案管理人员对收集到的材料进行内容、形式等方面的核对，这一环节要求档案管理者将存有错误的材料及时退回材料产生源头，并要求重新完成后移交归档；材料入袋，即将收集到的材料装入相应的个人档案袋；编目，即将放入档案袋的材料名称、份数等相关信息填写到案卷目录纸上。由于成教生在各学习阶段会产生不同的档案材料，所以，“收集审核材料入袋编目”这个过程会重复多次。转递是指通过邮局、快递等物流方式将学生档案移交给毕业生人事档案保管单位，或直接交给学生由其自行带回其人事档案保管单位。需要注意的是：在档案转递前，必须将档案袋封口，即对材料袋进行密封，贴上封条，在封口上加盖骑缝章。在对档案袋进行封口前，要再一次核对所收集到的材料与目录登记信息是否一致，以便保证归档材料的完整性。档案转递工作需要注意转递手续的完备性，填写学生档案转递通知单，并及时查收回执，以方便今后可能出现的档案去向信息查询。由学生自行携带档案时，学校还需向学生强调两点：①为维护材料的严肃性，档案袋不能私自开封；②必须交给本人人事档案保管单位，以充实个人人事档案，为用人单位开展学历认证等工作提供依据材料。
3.明确管理主体，抓好队伍建设
根据来源原则，成教生档案由学生就读院（系）或办班点承担最为合适，有利于对归档材料实现前端控制，有利于归档材料的准确、规范、完整。同时，学生档案在学生毕业时就必须转递到学生人事档案保管单位，由学生就读院（系）管理学生档案，可以减少档案材料转递环节，减少人力投入。但由于现实中成教生档案大多由班主任或者行政秘书等人员兼职管理，且管理人员普遍缺乏档案专业素养，导致档案管理效率相对滞后。在这种状况下，如果成教生档案管理工作缺乏必要的监管，情况往往会更让人担忧，甚至会出现不为学生建档行为。待毕业生及其所在单位需要档案时，问题才得以暴露，给毕业生和用人单位带来不必要的麻烦。因而，在学生档案管理中可以实行分层管理，进行一定的任务分工，明确各自职责。学生就读院（系）或校外办班点负责学生档案的日常管理，高校档案部门要积极发挥管理和业务指导职能，对学生档案管理工作人员开展业务指导，协同学校成教管理机构负责督查落实。学生档案由学生就读院（系）管理，不是采取“放羊式”管理———由各班主任或其他相关人员独立承担日常管理乃至最后的档案转递，而应采取学生就读院（系）或办班点集中管理方式，即根据成教学生数量配备成教生档案管理人员，明确专人负责材料收集、审核、整理，最后完成成教生档案转递。这种管理模式责任明确，有利于激发档案管理人员的工作积极性。在配备成教生档案管理人员时，要注意把好人员入门关，选拔责任心、服务意识强的工作人员承担成教生档案管理人员。对于承担学生档案管理工作的人员，开展上岗培训，使其掌握相关档案管理基础理论、基本技能。另外，要保证管档人员队伍的相对稳定，以利于增强档案管理工作人员的责任意识。
作者：任红燕 单位：常熟理工学院档案馆
一、干部人事档案管理工作所遇到的新问题
（一）人档的分离问题日趋普遍
随着我国改革开放和经济的发展，越来越多的外资企业和私营企业不断发展壮大，它们凭借自己的实力，不断吸收和招纳人才，同时我国对人动的政策有所放松，因此，许多人为寻找更好的工作岗位主动放弃现有的职位而流向其它单位。事实上，有些用人单位因受市场经济体质及国外用人制度的影响，只看重人才，不重视档案，所以造成了“要人不要档”、“人档两处”的情况。原用人单位为留住人才，采取“扣档”的办法，这对新用人单位和原用人单位都不利。一方面，新用人单位因缺少档案而不便于对新录用人员的管理、培训、晋升。另一方面，原用人单位因人才流失而对其档案进行徒劳无益的管理，付出不必要的人力物力和财力。
（二）原始档案反复被复印造成了对原件的损害
报考博士需要复印硕士成绩，报考硕士需要复印本科成绩，报考本科需要复印专科成绩，人世以来各个单位学历的要求越来越高，各学院建立信息库也要复印成绩，反复复印一份材料不但对档案材料有损害，也增加了档案人员的工作量。
（三）档案材料用纸不统一
档案工作人员花费了大量的精力剪裁档案，有时会使干部档案遭受到人为地损害。在整理中按《细则》要求，干部人事档案材料应是长26cm，宽18.5cm，对大于规定的材料进行折剪裁，小于规定的进行裱糊，费时费心不说，在利用时由于经常翻动，易造成折处文字磨损，且折处裱糊的多了，使整册档案厚薄不一、高低不平，对于档案的利用价值及其外观都产生了不良的影响。
（四）装订方法对人事档案纸张损害很大
干部档案材料经过鉴别、甄别、分类、排序、剪裁、修衬后，装订成册，有利于保管。但是每当有新的材料需要归档时，就必须把已装订好的档案拆开，放进材料后又重新打孔装订，给档案造成损伤是不言而喻的，大大缩短了档案材料的寿命。
（五）人事档案管理人员素质问题
一些单位收到档案后，迟迟不寄回执，以致转档单位多次发函索取。一些单位转递档案不通过机要部门转递，而是采用特快专递、普通邮递去办理，或本人自带。为了使这些人员的人事档案有个临时落脚点，人事档案机构便应运而生。然而人事档案机构中个别档案工作人员素质低下，法规意识不强，管理混乱，不规范。
二、新问题应有信对策
（一）树立以人为本的思想
人事制度改革的核心，就是推行聘用制，按需设岗，公开招聘，平等竞争，择优录取，达到优化人力资源配置的目的，一个人的就业不再是终身制，而是应聘就业，不断选择更合适自己的职业，发挥自己的特长和作用。所以，人事档案工作也要适应当前这种形势的发展，对于自动离职另谋职业人员的档案，不应该采取扣档不放的办法，应建立相应的法规制度。
（二）加强对人事档案的保管
由于反复复印档案的原件对档案损害很大，我们可以考虑把人事档案中经常利用复印的原件进行扫描处理，将有关信息储存到人事档案管理系统中，利用可以直接查找打印，这样既省时省力，又使档案原件不受损害。当然，输入到人事档案管理系统中的有关信息，必须经过认真细致地核对确保打印件内容的真实性、准确性和完整性。针对档案用纸不规范的问题，建议采用B5型纸张。随着社会的发展，纸张规格标准同国际接轨，不论是传真用纸，还是合同书、协议书，打印机最常用纸都是A4纸。反复拆装档案原件对于档案纸张损害十分明显，建议在整理档案时采用档案夹。在对档案材料进行调整增加新的材料时，只需松开夹子，把材料插入相应类别中，扣好夹子就可以了，方便原件复印，不必整本松开，只需松开夹子，取出所需要的材料复印，复印效果也较好，不会出现黑边框。对于档案的虫害问题，要采用多种方法，虫药效果不明显。我们要换位思考去解决，我们是否用冷冻的方法，住家过日子，家里的米面生了虫子放在冰箱里冷冻就可以杀死虫子，效果很好，那么档案的纸张生了虫子也可以冷冻一下，虫子就会全死掉的。
（三）要积极改善人事档案的保管和利用工作
摘要医院人事档案是医院人事工作的重要组成部分，是医院职工的个人经历、政治表现、品德作风、工作能力、职称评定、培训考核及科研水平等方面材料的专门记述和反映，它与职工的工资待遇、职位、职务、任免调动等关系密切，是人力资源管理决策的基本依据。因此做好医院的人事档案管理工作，可为医院的发展提供强有力的保障，具有显著意义。文章就当前医院人事档案管理工作存在的许多问题进行探讨，以期能找到解决问题的方法，促进医院的健康发展。
关键词医院人事档案；管理工作；问题和解决方法
本文就当前人事档案管理工作存在的问题进行探讨，以期能找到解决问题的方法，促进医院的健康发展。
医院人事档案管理存在的问题
人事档案管理基础问题：①医院人事档案管理的基础设施和条件差：医院管理的主要方向决定了对人事档案管理的疏忽，其管理的重点体现在如何提高医生的医疗技术水平，改善就医环境，以更好地为病人提供优质服务，相对地对人事档案管理就不够重视，管理手段落后。许多医院采用的档案管理办法依然是落后的人工记录、人工保管方式，虽有专门的档案管理室，但室内条件简陋，环境差，无防火、防潮设施，同时也无相应的专管人员，多数人员为兼职管理，无法保障档案的安全性，影响档案管理效率。②管理手段落后：基础设施和条件差的同时，相应的管理手段也落后。许多医院仍然采取人工记录、手工查找人事档案信息，依旧使用古老的铁皮柜和木柜存储档案，不仅影响工作效率，而且相对空间利用率也低，同时还容易引起档案的丢失和损坏情况。人事档案管理人员问题：①管理人员业务能力不强，流动性大：当前各大医院从事专职的档案管理人员很少，大部分都是由人事科的工作人员或者其他部门的职工兼职，取得相应档案专业技术资格的人员更是凤毛麟角。由于兼职的原因，管理人员的流性大，许多人往往工作还没有熟悉或者刚熟悉就已经调换岗位，工作移交时易引起许多问题，如档案数量丢失、材料不明确等问题，久而久之形成恶性循环，使档案管理问题越来越严重。②管理人员专业素质不过硬，思想觉悟不高：由于多数档案管理人员没有经过专业的培训，缺乏相应的工作经验，且对档案管理工作认识不够，无相应的责任感，认为档案管理无足轻重，对职工档案的完整性和安全性造成严重影响。人事档案材料问题：多数职工由于自身对档案的认识不足，认为工作与档案无关，多采取忽视态度，导致不能及时存档，或者对已归档的档案材料不能准确地进行补充，如职称考试、继续教育、业绩考核等情况不能及时收集，使许多应当归档的资料流失，出现档案不全，档案不完整，不能真实的反映个人情况，影响了人事档案的及时性、完整性和公正性[2]。人事档案管理制度问题：由于人事档案管理“终身”制已经无法适应人事制度的不断改革发展，人事档案得不到及时补充和修正，阻碍了人才的流动；同时还有些原因造成了人事档案材料错漏、遗失，如人们对档案观念不强、尚不健全的档案的管理和转递等制度以及伪造等混乱现象。这导致了人才得不到合理的流动和有效配置，进而引起人力资源的极大浪费，制约了许多医院的人才引进工作，从而阻碍医院的发展。
医院人事档案管理问题的解决方法
改善医院人事档案管理环境，实施信息化管理方法：医院针对人事档案管理的基础问题，应加强重视，加大资金投入力度，以改善医院人事档案管理环境，尤其针对防火、防霉等措施加强档案管理的保护工作[3]，从而为人事档案管理提供一个有利的保管环境。医院在管理手段方面应采用先进的现代信息设备，如电脑、打印机等，同时建立人事档案信息数据库，实现信息数据化，将手工录入和人工查找变为网络检索查询，提高档案管理的工作效率。提高人事档案管理人员的业务水平和素养，重视选拔和培养：医院要重视档案管理工作，必须由具有相应资质或者丰富经验的专人负责。同时，还要不断提升管理人员的业务水平和素养，加强对档案管理人员队伍建设，使管理人员的培训和学习得到强化，通过不断地学习先进管理方法，能更好地提高人事档案管理的水平。由于档案管理比较枯燥，所以应相应地提高管理人员的福利待遇，充分调动其工作积极性，发挥最大的潜能，提升医院的档案管理水平。提高医院全体人员的人事档案意识，做好档案宣传工作：医院应对职工个人档案管理工作进行宣传，提高对自己档案作用的认识，让他们了解自身的档案与个人利益具有重要关系，如工资、奖金、职称、退休等与档案息息相关，这样才能保证档案材料及时存档和归档，对自己的相关资料进行相应的准确补充，保证了人事档案的及时性、完整性，使档案管理工作顺利进行。建立健全人事档案管理工作规章制度：医院应建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案管理条例和管理办法得以制定，这样可使人事档案管理制度有章可循，使人事档案管理制度更加完善、规范，避免人事档案材料错漏、遗失、伪造等混乱现象，使得人才得到合理的流动和有效配置，加速医院的发展。综上所述，医院的人事档案管理工作，与医院的人才利用和培养有着密切的关系，同时对未来医院的发展其具有的意义也是十分重要的。因此，对于人事档案管理的问题，医院要及时解决，健全档案管理制度，注重档案管理环境设施建设的加强，使档案管理人员的水平和素养提高，并且提高档案管理的信息化水平，进而使档案管理工作的效率提高，促使医院的健康发展。
参考文献
[1]张惠琴,陈春红.新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].当代医学,2012,18(16):28-29.
[2]于洋.在新形势下如何做好医院人事档案管理工作[J].卷,2015(7):87.
作者：宋国永 单位：天津市武清区卫生和计划生育委员会人事科
关键词：医院 流动人员 档案管理
医院流动人员的人事档案包括：辞职或被辞退、解除劳动合同或聘用合同、聘用合同试用期、调入或新分配的毕业生、和医院脱管等专业技术和管理人员的人事档案。对以上档案的统一管理，有利于医院对各类人才的专业结构、分布情况、总量等进行统一掌握，有利于医院进行科学的使用、吸引和培养计划工作。我国人事部出台的相关条例中在针对流动人员人事档案管理方面的监督、收集、管理、机构转递、利用、保管、处罚都作出了明确的规定与说明。各卫生事业单位内部的众多流动人员人事档案管理都要遵循这一规定的指导与规范，有助于逐渐完善医院的人事档案管理工作，将医院人事“死档案”变活，进而解决人事档案管理中的部分问题。
在社会主义市场经济形势下，医院医护人员的流动性日趋增大，普遍存在招聘、进修学习、职务变动、辞职或调任的现象，及时做好流动人员档案管理工作是档案管理人员面对的重要工作。但是就医院的实际工作来看，档案管理人员大多没有重视这一工作任务，并且尚有诸多问题存在。
一、档案管理的实际问题
1、 交接不及时
在流动人员的档案交接工作中，医院人事部没有引起重视，认为流动人员流动性大，进行人事档案管理工作一是麻烦，二是没有必要。因而，流动人员档案交接手续不全，造成档案问题界限模糊、责任不明现象。同时，医院人事档案有关解除劳动合同、辞职、辞退等流动人员方面，存在没有及时向当地人才服务中心移交和无人事权限单位擅自将人事档案进行保管等一系列问题，这就使得部分有关流动人员人事档案手续不全、材料不齐，甚至会造成人事档案丢失。
2、不规范的人事档案管理
人事档案作用缺乏认识的现象存在于部分单位，不健全的考核、评定机制、档案工资晋升制度，欠规范的用人方式，对平时材料形成的忽视，使得档案材料不完善。人事档案管理的不规范，自然对流动人口的人事管理产生不利影响，它在很大程度上影响着流动手续的办理、人事档案相关证明的出具、职称评定等工作。
3、“丢档”现象普通存在
很多流动人员自身缺乏对档案重要性的认识，拖延或拒绝在有效时间内完成对档案的交接工作，许多进修学习、职称晋升、岗位变动后的资料未及时交到人管理处进行存档。人事管理处的工作繁琐又不可能做到每个流动人口催档，时间长了就出现了“弃档”现象。
4、档案管理设备不完善
就当前而言，多功能及现代化的人事管理设备是决定档案管理水平的重要性。目前，人事档案备案形式具陈旧性，查询调用起来较为困难。在实际的工作中，人事档案管理设备不完善，计算机和网络未能得到广泛应用。这对人事档案管理工作开展带来种种的不便。
二、档案管理对策
1、强化在档案管理方面的教育、宣传措施，形成良好的人事档案管理环境
在加大宣传流动人员人事档案管理力度方面，将档案管理人员的整体素质有效提高，建立健全有关档案管理人员业务培训方面的机制，认真落实定期的档案管理人员业务培训工作，进一步提高档案管理人员的管理水平及业务知识。同时，医院应该认识到流动人员也是合同人员，需要交给人事档案管理部门进行人事档案管理。不能因为流动人员的流动性大，管理困难等因素而忽视对流动人员的档案管理。一定要切实做好流动人员的人事档案交接工作。
2、人事服务形式的创新
不断将人事档案的内容进行充实和丰富，实现人事档案使用价值的有效提高，并对用人单位和人才在人事档案材料方面的新需求进行及时的更新认识和了解，树立正确的人事档案“受众”思想，将新型的“开发式”服务取代传统的“守摊式”服务，在人事档案用户的多方需要方面引起高度重视并进行深入研究，提供针对性强的个。为进一步完善人事档案管理机制，将人才服务机构档案管理部门成立于有条件的地方，并将经费来源、安全保密、人员配置等工作认真贯彻落实，有利于实现科学化、规范化、制度化的流动人员人事档案管理目标。
3、提高流动人员对档案重要性的认识，减少“弃档”现象
在流动人员中宣传档案的重要性，要求医院工作人员及时将进修学习，职位变动晋升学习的资料交到人事管理处，由人事管理工作者尽早将新资料归入档案中。对离院和新入院的人员，要尽量做到人与档案同步而行，避免多年后回院盲目寻找档案的现象。流动人员对档案处置的积极性是配合档案管理工作人员有效完成档案管理的重要部分。从而减少“弃档”现象。
4、完善人事档案管理设备
完善人事档案管理设备，引入计算机和网络，促进档案管理电子化。一方面，档案管理电子化可以有效提高人事档案管理工作效率。方便快捷的办公形式，可以优化人事档案管理流程。另一方面，档案管理电子化可以简化人事档案的存储和备案，一是节约空间和资源，二是有效地提升档案的安全性和保密性，三是便于人事档案的交接，最大程度上避免“丢档”现象。
结束语
在社会逐步发展、生活水平日渐提高的形式下，人们在健康方面的要求也越来越高，这就在一定程度上提高了医院教育的要求。档案管理是有效促进医院人才在合理流动情况下针对流动人员人事档案管理真实性、完整性的需要，是有关档案法律法规赋予档案管理人员的圣神职责，同时它也是一项认真严肃的工作。流动人员档案管理作为医院的一项重要工作，必须在思想上引起高度的重视，在实际的工作中要对有效管理人事档案的办法进行不断探索、创新，促进流动人员档案管理工作的进一步发展。
参考文献：
[1]焦海燕.浅谈医院流动人员人事档案管理的现状与对策[J].中外医疗,2010,29(21):139,141.
【关键词】企业；人事档案管理；问题；对策
企业人事档案管理是企业完善管理制度的重要内容。人事档案是企业员工重要材料的汇集，是个人成长的记录，对国家和企业选拔、考察、培养人才具有重要意义。进入21世纪以来，随着社会经济的迅猛发展，社会管理制度不断完善。在企业人事档案管理方面，传统的人事档案管理方法未能充分发挥人事档案的积极作用，已经不能满足新形势下的需求。本人从事企业档案管理十几年，对现行人事档案管理方法有深切的体会，工作中发现诸多问题，认为很多方法急需改进。
一、企业现行人事档案管理存在的问题
1、档案重视意识不够
目前，企业、个人对人事档案的重视程度显得比较淡薄。在人事档案管理硬件方面，很多企业在人事档案方面的投入少，硬件设施跟不上，以地下室、库房作为档案管理的存放场所。有些单位的档案管理还处于原始状态，甚至连基本的八防（防盗、防尘、防鼠、防火、防潮、防脆、光防、防有害气体）都不能做到。档案采取的是老式箱式存放，并没有采取理论上要求的“密集式”管理办法。这主要是因为一些企业在档案管理方面的重视意识不够，还不能从根本达到档案管理的要求，给档案工作的开展造成困难。
在人事档案管理软件方面，从事人事档案管理的工作人员多数非档案管理专业。档案管理学的基本知识比较缺乏，而且后期的培训也未能及时跟进，使档案管理工作未能按照规范来运转。另外，一些企业在人才选拔和考核中，未能充分发挥档案管理方面的积极作用，未能建立起企业用人与档案管理有机配合的人力资源管理机制。
个人方面，普遍存在员工人事档案意识比较淡薄的状况。有些员工的人事档案未能及时归档，调入单位未能及时将档案及时调来，因而，往往出现不知档案在何处的现象。同时，单位要求填写的考核表等需要及时归档的材料，有些员工未能及时上交归档，造成档案内容不齐全，使档案在反映个人综合信息方面未能充分发挥应有的作用。
2、档案内容不能适应现代人力资源管理的需求
在新形势下，员工不仅是企业运转的基本力量，而且越来越被提升到人力资源的战略高度。人事档案的完善对人力资源的管理提供全面的依据。因此，员工人事档案内容的完整性、全面性是企业发现人才、培养人才的基本前提。在传统的人事档案管理下，将内容划分为十类，往往突出反映的是企业员工的政治性，内容多为历史写实性，但对员工的培养、考核，以及员工的兴趣、专长、团队合作等方面内容则显得单薄。传统的人事档案内容未能全面反映一名员工的发展潜力，对企业发现和培养人才造成不便，造成埋没人才、压抑人才的现象。
传统上的档案管理将干部和工人分离，实行分类管理。这种档案管理方法在一定时期内起到了积极的作用，但随着我国市场经济体制的确立以及国家人事制度的改革，这种档案管理方法已经不能适应新形式的需要。主要体现在：“干部”这一概念比较含混笼统，未能明确予以定义，企事业单位各行各业都普遍采用本词。新形势下，“干部”这一词汇依然不能适应档案分类管理的需要，因此，继续按照传统方法进行档案分类管理，势必引起一定的管理混乱。另外，传统上的干部和工人人事档案分属不同部门分类管理，增加人力物力成本。同时，干部和工人人事档案的分离，与新形势下“以人为本”的理念相左，未能体现社会公平，与企业劳动合同制下灵活的用人机制不相适应，妨碍了人才作为一种资源的有效配置，与社会倡导的现代企业制度不相符。
3、人事档案管理不能适应市场经济下人才的快速流动
在市场经济下，市场在调节人力资源配置方面发挥的作用越来越突出。人才作为企业发展的重中之重，其流动性较计划经济时代明显加快。市场为员工提供了广阔的发展空间，员工为谋求个人发展，个人选择越来越多样化。企业员工在企业之间跳转过程中，有些企业为了维护本单位利益，不予调出人事档案等现象频发。还有的员工档案意识不强，将个人档案一直未及时调出。从而形成人档脱节，造成“死档弃档”、“人质档案”现象，对企业人事档案管理带来诸多不便。
4、档案转移不方便
长期以来档案转移一直沿用“开档案转移单”（介绍信）之做法。理论上讲，这一设计有它的科学性，但随着市场经济的快速发展、人才流动的加快和频繁，这一做法目前很难再坚持下去。新形势下，档案转移并不能确保“档案转移存根”的及时返回，造成人事档案寄出却无凭证的状况，为档案管理工作带来诸多不便。
二、解决企业人事档案管理存在问题的对策
传统的人事档案管理在新形势下急需一系列的改进和变革，以适应时代变化的需要。我们认为，应该从以下几个方面入手，逐步解决现有档案管理中存在的问题。
1、加大宣传力度，提高企业和个人的档案意识
个人人事档案涉及到员工的切身利益，员工升迁、考核培养，养老保险、医疗保险等社会医疗保障问题都跟档案挂钩，做好企业人事档案的管理对员工意义重大。企业应该依照国家法律要求，不仅要按照要求对档案予以保存并进行完善，还应该对档案管理人员不断进行培训，在硬件和软件上满足人事档案管理的要求，提高档案管理的质量，从而使人事档案发挥其应有的作用。
2、以人为本，变革档案管理理念
要使人事档案充分发挥作用，就应该适应新时期的要求，在管理程序和档案内容方面予以不断改进。新时期，人力资源管理是企业竞争的重中之重。档案内容应该充分为发现人才、培养人才、配置人才服务，在原有内容基础上，形成有企业特色的档案内容。
企业的主要目标在于激发员工的创造性，追求经济效益的最大化。牢固树立将员工作为战略资源的意识，是企业在残酷的市场经济竞争中的立足之本。因此，在员工人事档案管理方面不能照搬机关干部的分类及内容，而应该根据企业现实需要，对员工的全面考核和业务能力等方面予以补充加强，从而形成企业自身特色的人事档案管理体系，更好地为企业的人力资源管理服务。同时，在档案管理程序上，应该突破干部、工人分类管理的限制，建立与现代企业制度相适应的人事档案管理制度和方法。
3、建立与人才流动相适应的人事档案管理制度
为了畅通人才流通渠道，合理配置人力资源，企业人事档案管理方面需要进一步解放思想，不断革新。对于传统人事档案管理中存在的人档分离、人质档案、死档弃档现象，以及在档案转移过程中出现的问题。应该充分发挥各级人才市场在档案管理方面的积极作用，建立灵活的档案转递渠道。
4、建立与信息化相适应的档案管理办法，推进人事档案工作信息化建设
企业应从软硬件方面积极投入，不断提高人事档案的规范化程度，从而提高人事档案的利用效率。档案的信息化建设是一个长期性的系统过程，不可能一蹴而就，但档案信息化建设对企业人力资源管理来说，意义深远。档案信息化建设在数据共享、信息传递、提高效率方面将对企业的管理产生重要影响。
综上所述，我国企业人事档案管理方面在新形势下面临着一系列的困难和挑战。积极探索新形势下企业人事档案管理方面的新途径、新方法是摆在我们人事档案管理工作者面前的主要任务。只有转变管理理念、寻求与时代特点相适应的档案管理方法，才能不断完善和改进档案管理工作，更好地为企业、为社会服务。
【参考文献】
[1]夏琴心. 人事档案纠纷与我国企事业单位人事档案管理.兰台世界，2013.14.
【关键词】人事档案；人力资源管理
人事档案是国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成，真实记载和反映个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容，以备日后查考的文件材料。人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，随着用工管理法制化进程的深入，人事档案的作用愈发突出，既有效保证了职工的合法权益，也维护了企业人力资源工作的正常秩序。
一、人事档案工作的重要性
人事档案是组织人事部门选人用人、人才流动、职称评聘、薪酬调整、工作研究的重要依据，并且影响员工提拔、退休等个人利益，涉及队伍稳定。由于档案具有原始纪录性和不可再生性，所以它的真实性和完整性，决定了人事档案的凭证作用和法律效应。
人事档案工作是实施“人才兴企”战略的必要条件。由于人事档案能够比较全面、准确的反映人才各方面的情况，所以企业能够从人事档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的数据，便于企业做出准确的人才规划。
人事档案工作是干部选拔和任用的重要基础。近年来，随着人事分配制度改革的不断深入，“德”“能”“勤”“绩”作为干部选拔和任用的重要依据，人事档案可以提供可靠有效的鉴定材料，为管理者提供准确的信息和数据。
人事档案工作关系到职工切身利益的真实依据。人事档案关系到薪酬调整、职称评定、评定退休年龄等有关职工切实利益的大事。人事档案管理部门可以根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料、申报职称等等。
如果档案填制不真实、完整、及时、规范，就会影响档案的效力，增加后期档案管理中的整改、追索工作量。由于观念问题，一些企业和职工对档案工作的重要性程度认识不够，由于历史原因，一些人事档案还存在缺失、不规范等现象，所以加强人事档案管理，重视并支持档案管理员工作，是提高人事档案管理的专业化、规范化、科学化水平的有效途径。
二、人事档案管理工作现状
（一）认识不到位。一是有些企业对人事档案工作的认识存在误区，认为人事档案工作就是简单的收集、整理等事务性工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失、不泄密就行，所以投入的财力、物力、人力较少，领导干部更是很少关心和过问。二是职工对个人档案不重视，往往在用的时候想起它，不用的时候就不闻不问，不妥善保管和缴存。还有人认为档案管理与己无关，在填制个人履历等归档材料时不够认真严谨，凭印象填写，甚至只顾眼前利益，随意编造，孰料结果往往就被用作以后的凭证和参考。
（二）组织不健全。档案形成涉及多个职能部门，原始材料制作需要自下而上多个环节审核把关，而目前不少企业只设置一名兼职档案员，协调管理职能发挥受到一定的限制。并且，兼职档案管理员往往身兼数职，多数也没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性认识不够，对档案材料的收集、整理、归档等业务不太熟悉，造成一些归档的材料不够真实、准确和规范。
（三）制度不完善。由于重视程度不够，有些企业的档案管理制度建设尚不完善，造成职责不明确、流程不清晰、标准不统一等现象，在档案移交时往往产生了较多的整改工作量。一是材料形成部门审核把关不严格，只按时收集上报，不对材料质量负责，更不注意核对材料的准确性，审核任务全部落在单位兼职档案管理员身上，工作繁重，并且容易出差错和遗漏。二是材料形成部门忙于本专业工作，内部档案移交过程中经常存在滞留不报的现象，一旦管档岗位人员变化较多，档案材料交接不严密，往往造成档案丢失。三是不严格落实档案材料的制作要求，材料有涂改、填写不完整、印章不清晰等现象较多，还有些材料因为没有留足页边距，不得已进行裁剪和粘贴，既费工费时，也影响了档案的质量。
（四）问题渐突出。由于历史性原因，个别档案不全、缺失给职工利益和单位工作造成了一定的后果。例如，因人事档案缺失，影响了职工退休手续的办理。有些人招工表、入伍表等重要原始材料缺失，档案里出生时间、入职时间填写随意，补充材料不能相互佐证，就不能及时办理退休手续；因档案不齐全，影响员工福利待遇。实施职工休假疗养补贴发放工作时，有些人劳动合同等档案材料不齐全，最早的参加工作时间无法认定，还有人档案不连续，形成工龄间断，需要查找补充材料，影响了休假补贴的发放；因存档不及时，影响了员工身份的认定。有些人的学籍档案不及时上交归档，甚至丢失，学历身份就或遭质疑，虽有毕业证，但增添了补档、调档的麻烦。日常生活中，职工常被索取各种证明，但若档案材料（电子档案）没有相关信息，就很难证明个人情况，影响了个人的工作和生活。
三、加强企业档案管理工作措施
为提高企业档案质量，守好档案管理的每一道关口，并形成档案管理工作的协作联动合力，需要进一步培养全员档案意识，培训管档人员档案管理知识技能，创新管理方法，完善管理制度，考核落实管理责任。
（一）加强宣传教育，提高档案意识。采取多种措施，加大宣传力度，提高全员档案认知程度，增强档案重要性的认识。一要利用内部刊物、宣传栏等渠道，向职工宣传有关人事档案知识和典型案例，为职工做好咨询服务，使其认识到人事档案并非可有可无，入档材料不可马虎对待，树立“尊重档案就是尊重历史”的思想观念。二要利用专题讲座、培训班等方式，加强单位管档人员的档案管理知识培训，加强管档人员责任心和事业心教育，提高人事档案管理人员的政策水平和业务能力。档案工作琐碎平凡，各级领导应给予重视和支持，档案管理员要耐得住寂寞，守得住职业操守，树立“服务当代、造福后人”的崇高理想。三要积极向领导宣传人事档案在选人用人、维护稳定等方面的价值，认识人事档案在人力资源工作中的基础作用，了解人事档案的社会效用，从而争取领导的理解和支持，有了领导的重视，才能顺利开展工作。
（二）加强制度建设，提高档案质量。首先，要健全单位内部档案管理网络，明确分工责任。人事档案管理部门领导负总责，材料形成部门要指定专人负责档案材料的收集、分类和审核，并要保持人员的相对稳定，形成分类负责、统筹协调、集中验收的管理格局。第二，要完善档案管理培训制度。管档人员和人力资源工作者要定期学习人事档案管理办法、人事档案材料收集归档规定、人事档案整理工作细则及新的技术知识，熟练掌握档案制作、填写、收集标准，针对形成特定人事档案的阶段性工作，做到先培训、后工作，向其详细讲解材料填制要求，减少差错。第三，要建立人事档案的验收考核制度。重点考核人事档案的及时性和准确率，根据考核结果，年终给予考核奖励。
（三）加强日常管理，提高工作水平。第一，档案管理人员要不断改进工作方式方法，及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据，把真实可靠的材料收入人事档案，对不符合归档要求的材料要及时进行处理，对缺少的重要内容按上级要求给予查补，维护人事档案的权威性、准确性和真实性。第二，要切实做好材料交接归档工作，做到及时归档，应存尽存，避免档案的损毁丢失。要规范单位档案验收交接流程，按要求填写《人事档案材料移交登记表》一式两份，履行移交手续。特别是管档人员更及时要做到无缝对接，交接手续留存书面记录。第三，要妥善办理离职人员的档案转移。根据《劳动合同法》的规定，职工解除或终止劳动合同后，应在15天内办理档案转移手续，并填写《人事档案转递通知单》。
（四）加强系统建设，提高服务水平。一要完善档案管理设施，配置专用文件柜和办公机具，各种归档材料集中汇缴后，档案管理部门集中保管，集中审核，以免泄密或丢失。具备条件的单位应建立内部档案库房，人事档案存入档案库。档案库建立归集立卷制度、档案查阅制度、保管保密制度，方便单位查阅和职工使用，有效发挥人事档案使用价值。二要加快人事档案工作信息化进程，加快建设电子档案系统，利用现代化技术手段改造传统的档案管理方式，切实提高人事档案工作质量和效率，为领导决策准确提供人员数据支持，为职工及时、快捷提供人事信息服务。
随着人事档案重要性的日益凸显，企业管档部门应切实加强档案管理工作，增强工作责任心，强化档案形成质量，创新管理体制，重视档案资料的开发利用，为人力资源工作建设和企业持续有效和谐发展服务。
参考文献：
[1]龙霞.坚持以人为本，做好新时期的人事档案管理工作[J].湖北水利，2009，（2）.
[2]王英玮.专门档案管理.中国人民大学出版社，2004.
[3]陆伟锋，田红敏.人事档案管理与人力资源开发刍议.企业经济，2003，（5）.
一、人事档案社会化管理的必要性和可行性分析
(一)必要性
首先,人才流动是人事档案社会化管理的根本原因。人才流动是市场经济的伴生现象,促使越来越多自愿流动的“单位人”转变为“社会人”,依照“档随人走”的原则,相应地,越来越多的“单位档”将转变为“社会档”,“社会档”数量的急剧膨胀,迫使社会必须建立相关机构管理流动人员人事档案,这己成为当务之急。因此,人事档案社会化管理服务机构应运而生,并因其从事的人事工作,促使人事关系社会化,从而使机构的社会性增强。这些机构首开人事档案社会化管理之先河,在其对人事档案进行社会化管理的实践中为最终实现全社会的人事档案社会化管理总结了教训,积累了经验。其次,人事档案管理出现的新问题迫使人事档案管理改革。随着人才流动的加剧,人事档案管理中出现了许多新的社会现象:擅自扣档;擅自建档;档案丢失;弃档现象;流动人员人事档案收集困难、转递混乱;人事档案管理机构的性质不明;公民对人事档案知情权的要求等。以上问题的出现迫切需要相关的管理机构加以规范和管理。再次,人才信息的争夺迫使人事档案信息服务社会化。人事档案社会化管理机构是充当人才信息搜集者、保管者和提供者。人事档案管理工作走向社会,由其社会化机构合理、合法地开发人才信息,为社会各类经济实体提供信息服务是其社会职能的完整体现,是时展所赋予它的全新角色。
(二)可行性
首先,人事档案可以有条件的部分开放。随着国家机关现行文件在档案馆的公开和外交部开放档案的举措,人们对知情权的呼唤及信息社会对人才信息的需求,人事档案的开放已势如破竹。反观人事档案材料中,真正需要对本人保密的材料只是一小部分,而非全部。而且这一小部分的保密期应是暂时,而非永久的。因此,在维护公民知情权的前提下,人事档案可以有条件的部分开放:第一,只有在利用者有合理需要的条件下方可查阅;第二,只有在不会引起社会各界负面效应的条件下方可查阅。第三,不可泄露、损害国家和单位的机密和利益、不能涉及、危害个人隐私和权利以及不能牺牲其他人的利益。针对本人、本单位及非本单位利用者的不同,人事档案对外开放的程度也不尽相同。其次,我国部分档案工作的社会化管理为人事档案社会化管理提供了可资借鉴的经验。我国的人事档案工作尽管由人事部、组织部、劳动部领导,但人事档案是我国国家档案的重要组成部分,接受国家档案行政机关的监督与指导,因此,人事档案工作也不能脱离全国档案社会化管理的大环境而孤立存在,必然受到其他档案工作社会化管理的影响,我国部分档案工作社会化管理为人事档案社会化管理提供了理论、物质、技术、人员的准备,也为人事档案社会化管理工作开辟并铺平了道路,加速了人事档案实现全面社会化管理的进程。再次,现代化的信息技术为人事档案社会化管理提供了技术支撑。人事档案社会化管理是管理方式的集约化、管理手段的科学化、信息需求的多样化和提供利用的即时化。计算机技术、多媒体技术、网络技术以其存贮量大,读取速度快、视听形象性、远距离传递、资源共享等特点为人事档案社会化管理提供了基本的技术保障,为人事档案收、管、用创造了实现社会化管理的必要前提,使人事档案管理可以分离为物理管理与逻辑管理,以应对由于人员流动而造成的“人档分离”局面。
二、人事档案社会化管理的具体措施
(一)实行广义与宏观上的集中统一管理
我国的人事档案工作在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下,由中央组织部、国家人事部、劳动部领导与指导,实行集中统一、分级负责的管理体制,以维护人事档案的准确、完整与安全,并以为人事工作和其他工作服务为原则。各级组织、人事、劳动、档案部门应从传统的微观管理中解脱出来,把对人事档案的微观管理工作下放给社会人事档案保管机构进行,转而从人事档案的宏观方针、政策、法律、法规、条例、办法的制度研究与制定,并指导、监督实施,从而推动人事档案管理工作的顺利进行,这也适应了市场经济条件下政府职能转变的需要。
(二)设置社会化的人事档案管理机构
从保管机构看,传统的人事档案由单位内设机构小集中保管,而人事档案社会化管理则要求人事档案走出单位,走向社会,由社会化人事档案管理机构整合人事档案及其信息资源,使人事档案及其信息资源真正得以集中保管、集中开发,实现统一管理。建立全国行业联网的人事档案社会化管理机构,便于人事档案信息的整合与网络传递,在人事档案社会化管理行业网运行成熟后,各人事档案社会化管理机构以网站的形式通过广域网实现与社会各个终端的连接,为社会群体提供有权限限制的部分信息查询和利用服务。在社会化管理条件下,针对国家党政机关人员档案(国家公务员档案)和军人档案的档案机密性、政治性较强,开放性信息功能较弱特点,在实行人事档案社会化管理的进程中,其社会化保管机构应采用事业单位性质,隶属于党委组织部门、政府人事部门、军队政治部门,在全国按行政区划,在每一个县、市、省及中央设置一个专门的人事档案社会化管理机构,管理本区域内同一级党政机关、军队军人的人事档案,并由本级组织、人事、档案、军队政治等部门共同领导与指导,协调工作为托管单位和部门提供专业的管理和及时的利用服务。相对于国家党政机关文职人员及部队军人而言,其他国有企事业单位及民营、外资等非国有企业、社会团体的人事档案保密内容相对较少,开放程度相应增大,流动性更大,社会性更强。因此,保管这部分人事档案的社会化机构可采用企业自主经营、自负盈亏、政企分开、管理科学的市场化现代企业的运作方式,树立自己的“品牌意识、市场意识、质量意识、创新意识、营销意识”[1],靠先进的管理手段,极高的行业信誉,细致周到的服务,丰富准确的信息资源,根据社会及市场的需要,在职能允许的范围内开展业务。由于学生尚未进入社会,其流动性、社会性相对较弱,而且这一时期形成的档案数量相对较少,内容比较单纯,因此,可暂时由学校管理,待学生进入社会后,再向人事档案社会化管理机构移交。
(三)建立适应社会化管理和“档如其人”的收集策略
传统的人事档案收集工作是对档案实体、物质本身的收集,即物理收集。而人事档案社会化管理中由于计算机、网络等相关技术的运用,辅之以相应的输入输出设备,可以实现档案由实态到虚拟的转变,使逻辑收集即信息收集成为可能。人事档案的物理收集与逻辑收集,就是社会化管理机构只收集和保管人事档案记录对象本人在非现在任职单位形成的档案材料(以下称一级材料)实体,如本单位需要查阅利用,可通过网络进行链接、下载、查看。而本人在现在单位逐渐形成的档案材料(以下称二级材料)实体,可由现在单位收集、保管,不必每年向社会化管理机构移交,但必须以扫描、数码拍摄等方式,依托网络传递的手段及时输送逻辑信息给社会化管理机构,由社会化管理机构将收集到的信息图形文件,运用相关软件转化为格式较小的文本文件,并与实体档案建立关联以保持人事档案信息内容的完整性,便于完整查阅。在人员发生单位间流动后,现单位转变为原单位,其保管的该人二级材料实体根据有关规定,及时移交到社会化管理机构,由于该人的大部分主要凭证档案保存在人事档案社会化管理机构中,原单位不可能靠其所管的小部分二级档案材料来控制人员流动,而且单位保管已非本单位人员的档案会浪费不必要的人力、财力、物力,因此,原单位也会很愿意将该人的二级材料转出,以降低管理成本,社会化管理机构通过对这部分二级档案材料的接收而实现对人事档案实体的完全收集,达到最终集中统一管理人事档案实体的目的。
在公安、纪检、司法、医院、工商、税务、银行、证券部门都可能有记录同一个人不同侧面的档案资料。为了能够立体地反映一个人在社会各领域中的全面形象,在人事档案社会化管理工作中,应建立与社会其他部门的广泛关联,由社会化管理机构出面协调,打破社会各个部门各自为政、互相封锁的状态,将与同一个人有关的保存在不同社会部门的所有档案建立关联,全社会各部门的专业档案可以按身份证代码重新编号,与人事档案社会化管理的编号方式形成体系,彼此对应,以实现个人全部社会档案的一体化,使人事档案社会化管理的整合社会信息资源的功能发挥更大作用,使所有社会档真正成为鲜活的整体,为各方面利用开辟出一个巨大的信息交互舞台,展示个人的全貌,也为各部门提供相关信息资料,成为联结社会各领域的纽带。
(四)针对利用对象的不同有条件的开放人事档案
人事档案社会化管理服务对象的范围更加扩大,除本单位及协管、监督部门外,还要为本人及非本单位的查阅、利用提供服务。但这种利用是在针对服务对象不同而有条件、部分开放档案的前提下进行的。人事档案可对本人开放的内容在十大类中确有很多就是本人亲自填写的;有的是组织填写,本人认可的;有的是组织根据本人情况如实填写的;有的是本人已知到最终结果的。这些材料中大部分内容本人已经知道或可推断出来,根本没有对本人保密的必要,但即使这部分材料对本人开放也没有真正的意义。鉴定、考核、考察、政审、民主评议等材料才是本人真正想要了解和需要了解的内容,是对知情权的满足,这些材料中有的是以组织的身份形成的,代表组织的决定,并非某个人对本人的评价、考核、鉴定,不代表个人观点,因此也可以对本人开放,使本人找到自身缺点和不足,及时改正。而代表个人观点由某个人形成的民主评议、鉴定、检举、揭发等材料,涉及到人际关系、群体团结、保护他人,避免人与人的矛盾等问题,因而不宜向本人开放。但这仅是一小部分。因此对本人开放部分人事档案是可行的,可将人事档案分为两部分供本人查阅,第一部分一般档案,除保密档案以外的档案材料。第二部分保密档案,以个人名义形成的考察、考核、鉴定、评议、检举、揭发等性质的材料。非本单位对个人人事档案信息的查阅、利用应在不侵犯个人隐私权、不损害他人正当利益的前提下进行。所以,对非本单位形成的档案材料,应由本人决定其开放内容和程度;对于由本单位形成的那部分档案材料,有可能涉及本单位的技术机密、商业情报,因此可由本单位来决定开放利用的内容和程度。
(五)完善与社会化管理相配套的法律、法规建设
人事档案社会化管理工作的顺利进行,必须在各级组织、人事、劳动、档案部门领导与监督,指导与协调下进行,必须有国家相关部门制定、执行的法律、法规作为保障。为保证人事档案社会化管理工作正规、有序、高效、健康地发展,应建立健全《人事档案收集制度》、《人事档案鉴别制度》、《人事档案利用权限转移制度》、《人事档案查询利用制度》、《人事档案销毁制度》等。人事档案社会化管理中隐私权的保护,是一个被社会普遍关注,又十分敏感的话题。目前我国还没有一部比较系统、全面地保护隐私权的立法,有关隐私权的法规只能散见于宪法、刑法,民法、诉讼法等部分法律条款中。《中华人民共和国档案法》第四章第二十一条、二十二条零星地涉及到一点:“向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应当维护他们的合法权益”。“……档案所有者有权公布,但不得侵犯他人的合法权益。”与美国《隐私法》、《信息自由法》、《公平信用法》、《财务隐私法》相比,我国的隐私权立法明显滞后。而人事档案社会化管理中要求知情权、开放档案、广泛利用,恰恰激化了这一矛盾,迫使我国立法界人士必须正视这一棘手的难题,顺应形势,尽快为隐私权保护立法,或在档案法等法规中明确加入保护隐私权的条款以完善我国的法律、法规体系。可见,人事档案社会化管理变相地推动了我国法制化、民主化进程,也为社会的进步、发展做出了贡献。
［关键词］档案管理 报到证 人才服务机构
［中图分类号］G275.9;G647.24 ［文献标识码］A ［文章编号］1009-5349（2012）06－0060－01
离校高校毕业生的档案根据报到意向，绝大多数被存放至所在地人才服务机构。在对其档案进行分类整理中发现，各地高校毕业生的学生档案材料并不齐备，且个别摆放顺序也存在杂乱无章的现象。高校档案作为我国档案的一个重要部分，真实地反映了学生的具体情况。高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。
一、学生档案管理工作问题
高校与学生都存在针对档案方面的一些问题，有以下三种情况：首先，留校“缓档”。这类情况，要么是学生在不知情的情况下其档案“被留校”，要么是自愿要求存放档案于学校，用于近期读研。其实这是最没有实际效果的存放方式，一旦办理“缓档”，多数都意味着没有报到证。如果进入机关事业单位等对干部身份有要求的部门，报到证就是一道门槛。错过了报到日期，就意味着要办理报到证或改派报到证。报到日期的延后，直接与转正定级密切相关，也即随之顺延。因此，高校毕业生的学生档案在其毕业后应及时存放到人才服务机构托管。
其次，档案存放到高考生源地。这类情况，属于校方与学生本人已经沟通过要存放到生源地。但也存在一些问题：第一，省内毕业的学生档案存放问题。个别高校将档案邮寄到当地教育局，而教育局又不得不将档案转递到人才服务机构，造成档案的二次投递，在费时费力的同时也影响了报到时间。第二，省外毕业的学生存档问题。针对省外毕业生的档案派遣方面多数高校都是将档案直接邮寄到所在省份的毕业生就业指导部门。许多高校未尽到告知义务，致使绝大多数高校毕业生不知道档案邮寄到省会，而以为档案已经邮寄到生源地。一旦学生想到要用档案的时候，发现档案不在生源地，不得不从学校问询档案去向，不仅造成档案二次派遣，而且给学生在人力、物力、时间等多方面造成了不小的影响。因此，建议高校及学生要及时了解档案的去向，做到有备无患。
再次，档案存放到高校毕业生就业所在地的人才服务机构。这一方式，在目前看来是对高校毕业生最为有利的投档方式。它将档案从高校转递至人才服务机构，做到了从学生档案到人事档案的有序衔接，为学生的就业安置工作起到了很好的基础性作用。人事档案是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人德才表现，以个人为单位组合起来，以备日后查考的文件材料。
二、学生档案管理工作中出现问题的原因
首先，一些教师对学籍管理缺乏正确的理解，认为学生的学籍档案管理应为教学管理部门负责，对有关学籍管理的规章制度既不了解，也不重视，在具体工作中敷衍了事。
其次，毕业生由于对成绩、就业等方面关注度较高，对其自身档案认识不清，甚至个别学生将之视为可有可无的东西。
再次，入学教育缺失。一些高校在新生入学时进行入学教育，但在对新生档案管理方面，缺乏及时有效的入学教育，致使学生对在校期间的现实表现、学习动力及动机没有足够认识。
第四，离校教育缺失。绝大多数高校对即将毕业的学生在档案流向方面的教育、宣传力度不够，甚至是轻描淡写，致使学生在急于就业的形势下忽视了档案，在想起用档案的时候又不知道它身处何方。
三、提高档案管理综合水平
（一）规范管理，建立科学合理的管理模式
随着招生专业和人数的不断扩大，校际间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍管理档案库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。
（二）树立三个服务理念，强化五个一切思想
建立健全规范的管理制度是搞好学生档案管理工作的基础。在具体实践中，工作人员应树立三个服务理念，强化五个一切思想。即树立学生的诉求是工作的动力，学生的满意是工作的业绩，学生的认可是快乐和幸福的标尺。要坚持学生利益高于一切，实事求是贯穿一切，公平正义压倒一切，表率作用统率一切，快乐自己奉献一切的思想。
【参考文献】
一、高职院学生档案管理的特点
高职院学生档案有其自身的特点，主要表现在：（1）工作量大。随着高职院的扩招、校园的合并，每年需要接收的新生档案数量不断增加；（2）时间集中。每学年开始是新生档案的集中收集归档时间，每学年底是在校学生档案材料集中收集管理时间，也是学生毕业离校前档案集中转递时间；（3）涉及部门多。学生学籍档案材料的形成、归档涉及到各院系、教务处、招生就业办和学生管理处等多个部门；（4）档案传递情况复杂。按照规定，学生档案必须通过机要局转递或派专人送达，但往往因用人单位急于获得学生档案，要求学生自带或用邮政快递寄档，这给学生档案的递送增加了许多难度。下面是针对高职院档案管理的特点，分析了目前高职院学生档案工作中存在的不足，并提出了相应的改进措施。
二、高职院学生档案管理工作中存在的问题
1、学生档案管理未受到应有的重视
学生档案是学校档案的一个分支，但是，高职院往往只重视教学、人事和其它管理的档案工作，对学生档案工作的重要性缺乏认识，认为只是一项附工作，没有将学生档案管理工作提到议事日程上，没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩。许多学生档案意识薄弱，档案知识缺乏，认为只要不进国家机关，在私企、外企等单位工作要不要档案无所谓，对档案的作用、转递方式一无所知，对档案漠不关心，若干年后需要时又不知档案“身在何处”，有的毕业生认为学校会把档案直接转到工作单位，对档案是否收到不闻不问，自身“弃档”现象越来越严重；有的因为超过了机要局的查询期限，档案一旦丢失则无法查找。
2、学生档案管理不规范
一些高职院缺乏完善的学生档案管理制度，工作中往往以相对随意的临时通知代替科学严谨的管理制度；或者有规章制度，但不能认真执行，形同虚设，造成无章可依或有章不依的局面。学工处、招生就业处或各个院（系）都有可能是学生档案的管理部门，造成学生档案归口不一。档案主管部门与相关部门职责范围划分不准，分工不明确，造成互相推诿，不能各尽其职。由于档案管理没有统一的规定，使学生档案归档时间不统一，不能保证档案材料及时归档；由于档案管理标准不统一，造成归档材料不统一，手续不完备，纸张规格不一，内容填写不完整，材料不齐全等弊端。
3、管理队伍建设薄弱
日前，很多高职院专职档案管理人员很少，管理队伍的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理，其中相当一部分还是“半路出家”，转行从事学生档案管理工作，专业知识很有限。另一方面，兼职档案员几乎未接受过任何档案管理方面的专业培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本知识和基本技能，且往往一身多任，投入档案管理工作的精力十分有限，无法对学生档案进行科学有效地管理，只是满足于将档案装入袋子、锁进柜子，停留在你查我调的单一阶段。在受到人员编制限制和仅以手工操作为主的档案管理模式下，人才的匮乏很大程度上影响了学生档案管理工作的有效开展，也阻碍了工作层次和工作水平的提高。
三、加强高职院学生档案管理工作的对策
1、统一认识，加强领导，完善管理机制
正确的理念是做好档案管理的思想基础。首先学校领导和广大教职工都要强化档案意识，大力宣传《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，使大家认识到，做好学生档案工作是关系到高职院全面推进素质教育、向社会输送合格人才和涉及高职院学生毕业就业的大事。要加强学生档案管理工作的领导，校领导和院系要把学生档案工作纳入议事日程，切实落实责任制，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈，并纳入有关职能部门的目标管理，树立全校一盘棋，上下联动，全员参与的工作格局。不论当前各高职院对学生管理采取何种模式，都要根据学校工作的实际，落实大学生档案管理组织机构；不论当前学生档案存放何处，都必须专人负责学生档案的管理工作；要根据学生档案的数量，配备适当编制的专业人员；若是采取按院系的分散式管理模式，也要配备专职或兼职学生档案管理人员。
2、加强制度建设，规范管理行为
为了确保学生档案的管理质量，必须根据有关法律法规，结合当前高等教育改革和大学生就业工作的整体形势和实际情况，制订出台具有较强针对性和操作性的高职院学生档案管理办法、实施细则和评价体系，使学生档案管理工作有法可依、有章可循。要提出明确的任务目标和全面的归档范围，细化学生档案的收集、鉴别、整理、保管、转递与利用等各个环节的基本规范和工作要求，从根本上保证学生档案的连续性、完整性和安全性。档案管理制度主要可分为三个方面，一是要建立严格的档案登记、转递制度。管理人员对新生档案要认真登记、整理、核对，发现问题及时解决，以保证档案的完整性；二是要建立档案材料的收集补充、定期移交制度，明确归档材料的内容、标准和时间，确保学生档案材料的真实性和准确性，使大学生档案工作规范有序地进行；三是要制定学生档案管理、借阅制度，严格履行登记借阅手续，防止学生档案损毁、丢失，从而为高职院校的学生档案管理工作提供合法、科学、有效的指导。
3、加强管理队伍建设，提高管理人员素质
高职院档案管理人员是档案管理工作的业务骨干，其素质的高低直接影响到档案管理工作能否顺利开展。建立一支强有力的学生档案管理专兼职人才队伍，是提高档案管理质量的重要保证。学生档案管理人员必须具有良好的思想政治素养和高尚的职业道德，具备较深厚的档案管理理论知识，
档案保管技术等相关的专业知识。学校可以每年邀请上级档案主管部门专家、学生档案管理的先进单位来校介绍经验，并积极为档案管理人员的业务培训创造条件，经常组织校内外学习交流，相互取长补短，达到共同提高的目的。同时学校档案主管部门要对学生档案管理工作进行有效的指导和监督，促使学生档案管理人员不断提高业务水平。
4、充分利用信息化、网络化等现代科技手段
目前大部分高职院招生、学籍、就业等都已基本实现信息化和网络化管理，这就为学生电子档案的建设创造了条件。所以高职院应逐步开发一套完整的学生档案管理信息系统和电子档案库，运用现代化的手段管理学生档案，将每个学生可以规范化的档案材料录入到学生档案信息库中，在建好基本信息的基础上，随时录入学生的最新信息，并及时对录入的信息进行维护和更新，确保信息完整、真实和准确。依托互联网建设学生档案管理与服务网站，可以为学生和社会提供便捷、准确的咨询、查询、检索、认证和档案转接投递管理等服务，有效提高学生档案管理工作的效率和质量。
总之，高职院学生档案管理工作是一项系统工程，需要国家、社会、高职院等各方面的广泛关注和支持。作为学生档案管理工作者，面对高职院学生档案管理工作的诸多问题，有必要对学生档案管理工作进行重新审视，积极探索适应社会发展的学生档案管理的之路，充分发挥高职院学生档案管理工作的重要作用，真正做到学生档案服务于学生、服务于企业、服务于社会。
参考文献：
[1]罗红飞.高职院学生档案管理若干问题思考.当代教育理论与实践，2010.
一、指导思想
以党的十六大精神和“三个代表”重要思想为指导，以全国普通高校毕业生就业工作电视电话会议及上级有关文件精神为依据，紧紧围绕我市经济发展和社会稳定大局，进一步深化毕业生就业制度改革，努力拓宽大中专学校毕业生就业渠道，积极引进高学历层次和紧缺急需专业毕业生，为我市经济社会发展提供强有力的人才智力保证。
二、就业范围和对象
（一）积极引进高学历优秀毕业生来我市就业。继续实施“选调生”计划，通过外出选拔和公开考录，选调部分优秀本科毕业生、硕士毕业生和博士毕业生充实到市直机关事业单位和镇（处）干部队伍。对进入国家公务员队伍的，按照上级的有关要求和规定办理。企业单位可根据实际需要，制定优惠政策，吸引高学历毕业生到我市建功立业。对本科及其以上学历的毕业生，不受专业、生源地限制，敞开接收。
（二）适当控制外地专科以下学历毕业生来我市就业。外地生源的专科学历毕业生需落实用人单位方可来我市就业，中专毕业生原则上不予接收。各类企业接收紧缺急需专业的中专毕业生，须经用人单位申请，主管部门同意，市人事局审批。
三、就业办法
今年毕业生就业实行组织派遣、考试录用、双向选择和自谋职业相结合的办法。
（一）组织派遣
各级组织人事部门公开选拔的选调生及硕士以上学历毕业生、本科以上省级优秀毕业生，由市组织人事部门根据工作需求及所学专业，统一派遣至市直或镇（处）机关事业单位。
（二）考试录用
1、市教育体育局负责，市教育人才分市场组织实施教体系统的毕业生考录工作。按照市编委核准的考录计划，从师范类统招本科毕业生中考录部分毕业生到中小学任教，从非师范类统招本科生中考录部分紧缺专业毕业生到职业学校任教。
2、市卫生局负责，市卫生人才分市场和正局级卫生事业单位组织实施卫生系统的毕业生考录工作。按照市编委核准的考录计划，从卫生类统招本科以上毕业生中考录部分毕业生到市直医疗单位工作，从卫生类统招专科以上毕业生中考录部分毕业生到镇（处）卫生单位工作，从护理专业统招中专以上毕业生中考录部分毕业生到市直或镇（处）医疗卫生单位工作。考录工作采取一次性下达计划、一次性考录的办法进行。
3、其他事业单位急需紧缺专业的，按照市编委核准的考录计划，由市人事局会同用人单位主管部门从专业对口的统招本科以上毕业生中公开考录。
（三）双向选择
除组织派遣、考试录用到机关事业单位就业外，其余大中专毕业生按照“公开、平等、自愿”的原则到市人才市场与用人单位供需见面、双向选择。市人事部门将定期举办全市2012年大中专毕业生供需见面、双向选择洽谈会。向社会公开各单位用人数量、学历层次、专业类别及工资待遇等需求信息，对招聘的各个环节全部实行“阳光”操作，并提供优质服务。
（四）自谋职业
鼓励各类大中专毕业生自谋职业或领办、创办经济实体，从事个体私营经济。
四、就业鼓励措施
（一）鼓励毕业生到非公有制单位就业。到非公有制单位就业的大中专毕业生，按照到公有制单位就业的程序办理相关手续，保留相应身份。
（二）鼓励毕业生自主创业。对从事个体经营的毕业生，除国家限制的行业外，自工商部门批准其经营之日起2年内免交工商、卫生、环保等部门和街道办事处的登记类及管理类的各项行政事业性收费。创办属高新技术领域公司的毕业生，可向市科技主管部门和工商管理部门提出申请，经有关部门确认后，其以工业产权和非专利技术出资的比例最高可占注册资本总额的35%。对自主创业的毕业生，两年内保留其派遣资格，养老、医疗和失业保险等费用由个人交纳，人事档案可由市人才交流服务中心管理，费减半收取。对自谋职业、自主创业和合伙经营的，其自筹资金不足部分，可以按规定申请失业人员小额担保贷款。
（三）鼓励大专、中专毕业生继续深造。本市生源的大专、中专毕业生，到非全日制普通高校继续深造的，市人才交流服务中心为其办理登记手续，3年内取得国家承认学历的，可按当年应届毕业生就业政策办理就业手续。
（四）做好特困毕业生就业工作。对通过双向选择仍未落实就业单位的特困毕业生，由其本人提出书面申请，经核准属实的，由市人才交流服务中心负责推荐就业。
（五）对在毕业当年服兵役的本市生源毕业生，可持《毕业生就业报到证》、《入伍通知书》到市人才交流服务中心办理登记手续。两年后退役的，持市退伍军人安置办公室出具的证明，按应届毕业生的有关政策，办理就业手续。
五、就业管理服务
（一）建立就业预测和薪酬指导机制。毕业生就业主管部门和人才市场，将定期对毕业生就业方向进行科学分析，及时毕业生就业及薪酬指导价位信息。充分利用人才大集、媒体推介、岗前培训、人才派遣、技能培训等多种形式，为大中专毕业生就业提供优质、高效、便捷的服务。
（二）规范毕业生档案转递程序。非师范类毕业生档案须由学校转递至市人才交流服务中心，师范类毕业生的档案转递至市教育体育局，对毕业生个人自带的档案不予接收。对没有档案、毕业证书和学位证书的外地生源毕业生，一律不予办理有关手续。对弄虚作假，私自涂改伪造证件、印章的人员，一经查实，将严肃处理。
（三）加强毕业生就业市场和网络信息化建设与管理。坚持把办好毕业生市场作为毕业生求职择业、用人单位选人的重要渠道和方式，不断加强市场软、硬件建设，促进有形、无形两个市场的有效结合。市人才交流中心要发挥毕业生就业网的作用，按照网上办公流程，做好毕业生接收、派遣工作，各用人单位要及时登记毕业生需求信息，严格按照接收程序接收毕业生，从2012年1月1日起，非师范类毕业生启用《2012年市普通大中专院校毕业生就业接收函》，2004年样式的接收函停止使用。
（四）做好毕业生报到、落户的办理工作。继续实行毕业生就业报到登记制度。毕业生毕业后应在规定期限内携带《报到证》等有关材料到市人才交流中心办理报到登记手续，其中师范类毕业生到市教育体育局报到。毕业生到就业单位报到后，由单位负责持《报到证》等有关材料到市人才交流服务中心办理有关手续后，到派出所办理落户手续。未落实就业单位的本市生源的非师范类和师范类毕业生，应先分别在市毕业生就业网和市师范类毕业生就业网上进行报到、落户登记后，再在规定时间内到市毕业生就业主管部门办理报到手续，然后持毕业生就业主管部门开具的入户介绍信到派出所办理落户手续。
（五）加强毕业生见习期管理。继续执行国家的有关规定，切实加强毕业生见习期管理，正确理解和处理好见习期与职工劳动合同中试用期的关系。对因特殊情况需调整工作单位的毕业生，自毕业之日起一年内到毕业生就业主管部门办理改派手续。跨区、市的调整改派的，经双方区、市毕业生就业主管部门同意并办理网上解约、签约手续后，由市毕业生就业主管部门办理改派。跨省、市改派的须通过市毕业生就业主管部门办理。毕业生就业主管部门、用人单位、学校不得收取改派费。毕业生和用人单位通过网上解约后，要在6个工作日之内办理档案转递和户口迁移手续。用人单位不得扣留毕业生的档案，毕业证书等证件。各用人单位要及时为见习期满考核合格的毕业生办理转正定级手续。毕业生在见习期内，用人单位不得以任何理由向毕业生收取或变相收取风险抵押金、就业保证金、培训费等，不得拖欠毕业生的工资。凡到事业单位就业的，全部实行人事，并实行聘用制和试用制，聘期三年，其中试用期一年。
一、主要任务完成情况
1、实现实质合并，统一办公、统一管理。
去年X月档案馆成立时是东、西校区两地办公，为了整合资源、形成合力、提高工作效率，按照学校要求，上半年先后将东校区人事档案、研究生档案和综合档案全部搬进馆内，人员也集中统一办公。为做好这一工作，重新调整改造了库房、增加了**多平方米的库房面积，安装了**立方米的密集架。
2、统一规章制度，建立起档案管理基本组织架构
档案馆成立以前，档案管理分两校区运作，规章制度也不统一。建馆以后实现统一管理的关键是不仅从组织形式上、更要从规章制度上统一。因此，我们今年的重要工作是制定档案管理办法、各门类档案管理实施细则及有关规章制度。在全馆人员的共同努力下，截止到**月中旬，学校已经批准下发了《中国农业大学档案管理办法》、《中国农业大学人事管理暂行规定》以及党群行政等各门类档案管理实施细则、《中国农业大学人物档案征集管理办法》、《中国农业大学立卷部门档案工作考核办法》等**项规章制度，已下发各单位贯彻执行。同时，为了建立有效机制，我们还明确了内部管理机构及负责人，讨论制定了各室任务分工及工作人员岗位职责等规章制度，使档案馆管理组织架构基本建立起来，对充分发挥和调动档案工作人员积极性起到了促进作用。
3、举办兼职档案员培训班，加强业务指导，调动各立档单位积极性。
档案是学校基础工作，要做好这一工作必须充分发挥各立档单位积极性。要真正从原分校区管理到集中统一管理，必须在统一档案管理规章制度基础上，各单位兼职档案员掌握具体的归档方法，否则统一管理就是空的。因此，我们举办了两期兼职档案员培训班。就档案的地位、作用及归档方法、要求向**名兼职员作了讲解。通过培训，使兼职档案员档案意识增强了，明确了自己的职责，掌握了具体的归档要求。
4齐心协力抗非典，坚守岗位不停工。
非典疫情给全北京乃至全国人民造成了严重危害。档案馆在学校领导下，积极抗击非典的同时，坚守岗位，做好搬家准备工作、归档及档案利用、制定档案管理办法、建章立制工作。就是在非典特别严重的时候，也没闭馆，工作人员始终坚守岗位。另外，工作人员积极参加机关分党委安排的门卫值班及向非典患者家属献爱心活动。
5购置计算机等办公设备、家具，为做好档案工作创造物质条件。
学校支持档案工作，拨**万元设备专款作为档案馆成立启动费。为了能尽快使办公设备到位，解决办公基本条件问题，我们在非典期间，积极与厂家联系，购置了六台计算机、三台打印机及其板台、沙发、文件柜等办公家俱，为实现统一办公提供了物质条件。
6、配合百年校庆，开展名人志编写、百年画册编辑有关工作。
学校为迎百年校庆，决定编写校庆丛书，其中名人志和百年画册主要任务由档案馆承担，如名人志共收录名人**X余名，其中**X人由档案馆承担，现已初步完成**余人的撰稿工作。百年画册编辑方案目前已经学校批准，基础工作正在准备之中。
7、精心筹备，于**月**日召开学校档案工作会
召开学校档案工作会，宣传档案法规，强化档案意识，规范档案工作，这是档案工作者多年的愿望。经过全馆人员共同努力，精心准备，学校档案工作会终于在**月**日顺利召开。这是自两校合并以来第一次召开档案工作会。江树人常务副校长出席会议并做了重要讲话。会议总结交流了学校档案工作，讨论通过了对各立卷单位考核办法，决定以后每两年评选一次档案工作先进单位和个人。会议还布置了****年归档工作和征集名人档案工作。财务处、研究生院等各部处各学院档案工作负责人和兼职档案员**余人参加会议。
8、加大宣传力度，开展档案现代化管理有关工作
第一，招聘了大学本科毕业生X名，充实档案队伍经过多方面努力，终于从南京大学选拔一名档案专业信息管理方向毕业的本科生，为加强档案现代化建设做人才上的准备。
第二，档案馆主页于X月开始公布，运用农大网络宣传档案工作。经过一段时间运行，于**月又进行了全新改版。改版后的档案馆网页，对档案工作信息宣传加大了，对各立卷单位服务方便快捷了。
第三，多方调研，确定购买南大之星软件系统，开展档案现代化管理工作。
9、以对农大高度负责的态度，做好归档和利用服务工作
经过对兼职档案员的培训以及加强宣传工作，使得****年归档情况明显好转。今年综合档案共归档****卷、件;人事档案归档****余份;综合档案利用****卷、件;接待学生参观**X多人次;人事档案利用查阅****人次，借阅**X人次，转递**X件。教学档案积压未归的**年以前成教档案今年也已归档。目前，除统战部、宣传部照片档案等个别单位未归档以外，其他单位均已完成****年归档工作。
10、认真做好****年度考核和期满考核聘任工作。
学校结合深化人事等五项改革，布置了****年度考核和期满考核聘任工作。档案馆按学校要求，认真做好考核聘任工作。通过个人总结、述职民主测评完成了考核工作。聘任工作通过设岗、公布岗位职责、任职条件进行公开招聘。档案馆把新一轮聘任工作作为进一步加强档案工作的契机，要求每位档案工作者对自己的工作进行全面总结，特别是对存在问题及解决问题的办法、今后打算进行交流。在聘任过程中注重改进工作，对分工做适当调整，同时，做好思想工作，使考核、聘任工作平稳进行。目前已将资格审查意见上报学科评议组。
二、工作经验体会、不足和今后打算
1、工作经验体会
第一，领导重视是做好档案工作的关键
档案馆在去年X月成立后，于**月结合举办农业院校档案工作协作组第十四次会议，举行了档案馆成立揭牌仪式。李晶宜常务副书记到会并做了重要讲话，她对各单位档案工作负责人提出了按照教育部关于三纳入、四同步做好档案工作的要求;今年元月九日，主管档案工作的江树人常务副校长到馆里听取工作汇报并进行了考察，对档案馆工作进行指导;九月十日，瞿振元书记为《中国农业大学档案管理法规章制度汇编》题了词： “充分发挥学校档案馆的信息功能、文化功能和教育功能，为学校改革和发展服务”。领导的重视，为我们积极开展档案工作创造了好的氛围，同时也为档案工作指明了发展的方向。更是对我们莫大的支持。如：江校长来考察后，与有关方面协商决定，给档案馆建馆启动费拾万元，解决了我们办公的硬件条件问题。
第二、精诚团结，勇于奉献是做好档案工作的基础
档案工作平时不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略;但档案工作又是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的起依据凭证和延续历史作用的极其重要的工作。档案工作者本着对学校高度负责的态度，不计名利得失，默默工作着。如：在学校机关人员编制少，档案管理人员只能走专业技术系列而不能走职员制造成待遇低的情况下，工作人员仍努力勤奋工作，相互支持配合。成功召开学校档案工作会，就是全体档案工作者共同努力的结果。
2、工作中的不足和今后打算
第一，宣传力度需要进一步加大，全员档案意识不够强
由于宣传工作力度不够大，工作还欠积极主动，特别是对档案法规宣传力度不够。因此，造成全员意识缺乏。有的单位不能自觉主动归档，有的单位归档质量不好，甚至根本不做整理就统统交到档案馆。目前，档案馆库房内档案整理有的不够规范，需要投入大量人力物力。今后需着力加强宣传，强化档案意识。
第二，理论提高不够，在与兄弟院校交流中缺少重量级论文
档案工作人员每天忙于工作，又加上经费少，不能多人外出考察学习，造成工作人员理论提高不够。在今年三次档案工作会上，没有中国农业大学档案馆的论文参加交流，只是口头介绍学校档案工作情况，这是与我们学校的地位不相称的，今后需加强学习，善于总结，提高理论水平，做好编研工作，力争写出高水平论文。
第三，档案现代化管理工作需加强
