时间：2023-05-29 18:02:03
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇办公档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
[关键词]办公自动化；电子文件；档案；计算机
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01
随着计算机技术在社会各个领域的不断发展，办公自动化迅速在各行各业中普及，产生了大量电子文件，如何管理和利用好这些电子文件，发挥其优势，提高工作效率，有着非常重要的意义。2002年国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》中电子文件的定义是“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储，以磁带、磁盘、光盘等为载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。通过计算机管理的文档系统，可以方便地查询、阅读和修改文档内容。
1 办公自动化与档案管理
办公自动化（Office Automation，OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和网络通信技术，全面、迅速地收集、整理、存储和使用信息，使学校内部人员方便快捷地共享信息，提高行政效率。通过实现办公自动化可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，增强协同办公能力，强化决策的一致性，提高决策效能。一套完整的办公自动化体系包括信息的收集、传递、修改和保存4个环节，主要工作是向办公人员提供所需的信息。
办公自动化产生了电子文件，从档案学的角度来看，档案管理是文书管理的后续阶段，办公自动化已可以准确记录从信息录入到信息保存的全过程，经过档案工作人员的整理核对，形成电子档案。办公自动化的发展决定着档案管理的发展方向，而档案管理也影响着办公自动化技术的发展，很多单位在选择办公自动化软件时都要考虑是否和本单位的档案管理系统对接。
2 档案管理自动化是档案管理发展的方向
档案管理自动化是档案管理发展的方向，这使档案管理工作更加便利，有助于档案的收集、管理。建立一套完整的档案管理系统，首先要加强档案管理业务的基础建设，其次要加强档案数据库建设。对于高校而言，大部分档案都属于开放性档案，高校的办公自动化应与档案业务同步进行，各个部门与档案部门联网，使用计算机通过网络进行档案的调阅利用，缩短档案的查询时间，提高档案的利用率。
档案管理与办公自动化联网，大大提高了档案部门的工作效率。目前，档案部门大多局限于档案的接收和保管，使用办公自动化系统后，文书部门的文件登记和著录目录工作就能有机的结合，可通过计算机进行整理、排序和分类，便于及时利用。档案管理自动化有利于实现部门立卷，档案工作者可提供给学校各个立卷部门独立的用户名密码，确保立卷制度的有序执行，也可帮助立卷人准确分类，保障部门立卷质量，对于不合格的案卷可利用计算机和网络通过档案管理系统软件及时更改，这不仅可提高立卷部门的办公效率，有效防止归档文件遗漏，也能保障档案的完整性。档案管理与办公自动化联网后，可实现档案信息的实时更新和信息资源共享，使学校各部门的决策者能及时掌握准确的、尽可能多的档案信息，为其正确决策提供更多依据。实现档案管理自动化后，可使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，提高工作效率，减少差错率，提升服务质量和服务水平。
3 办公自动化对档案工作提出更高要求
3.1 档案的规范化、标准化要求更高
办公自动化的应用，使得档案工作必须做到标准化、规范化，只有标准化、规范化的档案信息才能通过计算机进行档案管理，才能实现信息共享。因此，在办公自动化系统中从档案信息的收集、修改、整理和保存这一系列基础工作开始必须实行规范化、标准化管理。同时，办公自动化形成了新型的特殊载体的档案，它和传统的纸质档案有所不同，这要求使用者在查阅档案时要遵守相关管理制度。为防止档案信息被修改、泄露，应对电子档案的内容性质和阅览者的权限做出限定。国家档案局颁发的《电子文件归档与管理规范》中提出了4条措施：①建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制；②设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目及内容等；③对电子文件采用防错漏和防调换的标记；④对电子印章、数字签署及数字加密等采取防止非法使用的措施。对电子档案的保存要求也很高，除具备一般档案库房所具备的防火、防潮等条件外，对防磁和温度的要求也很高。
3.2 文件处理与档案管理要求一体化
实行办公自动化后，各个部门在文件处理和档案管理方面应形成一个连续的过程。如办公室人员在接到公文后，不但要使用计算机对其特征进行扫描著录，还要分析文件的内容和主题，完成档案管理系统中要求填入的著录项，以实现文档一体化。这种新型的管理模式大大减轻了档案管理工作者的劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率，提高了档案利用率。
3.3 对档案管理人员综合素质要求更高
实现档案管理与办公自动化一体后，由于档案载体多样化、管理方式现代化，对档案管理人员的综合素质提出了更高要求，在办公自动化的大环境下，不仅要加强档案专业知识和计算机技术的学习，还应尽快改变知识结构，努力学习新技术，掌握新知识，提高档案管理水平，只有这样才能更好地适应现代化的档案管理工作。
主要参考文献
[1]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报，2012（2）.
【关键词】办公室；档案管理；效率；方法
一、办公室档案管理原则及要求
档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。
（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。
（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。
（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。
（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。
二、办公室档案管理存在的共性问题
（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。
（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。
（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。
三、改善办公室档案管理效率的方法建议
（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。
（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。
（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。
【参考文献】
[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.
[2]张绍华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯，2015（6）.
【关键词】办公自动化 档案管理 应用
随着我国信息化的不断加强，档案管理已从过去管理的文书档案不断发展为当前的综合档案，计算机及信息数字技术推动了办公自动化的普及，办公自动化给档案管理带来巨大的便利，我们可以随时进行调用的重要资源。因此，解决目前档案管理方面的问题，实现合理、有效的办公自动化管理，已成为当前档案工作的重要部分。
1 传统的档案管理存在的问题
传统的档案管理的保存工作不容易做好，造成档案资料容易出现不同程度的遗失、由于多数文件档案需要长期保存，为了改善文件存储的环境，避免可能造成档案纸张受潮、虫蚀或火灾等灾害，相关单位每年都需要投入大量的文档保管费用。此外，由于认为翻阅而产生资料和信息的遗失现象也市场发生，这会给相关单位带来不同程度的损失。此外，由于档案需要反复查阅，有需要时还有带出查阅场所，这样就存在元件受损或者遗失的可能性，影响了档案保管与利用管理工作的顺利进行。传统的档案管理方式存储档案的数量极其有限，而当今社会由于科技和文化的迅速发展，档案的种类和数量也在不断增加，涉及的方面也很广，当信息大量、频繁的产生时，则会使归档工作难度加大，是管理工作的效率极大地降低。根据传统档案管理存在的上述问题，我们可以清楚的看到传统的档案管理方式已不适合当今的情况，我们需要对传统的管理方式进行改革，实行档案管理的办公自动化，这样才能更好的做好档案管理工作。
2 办公自动化对档案管理的影响
2.1 对档案工作的规范化标准化要求更高
办公自动化的应用要求档案工作必须做到规范化及标准化，只有规范的档案信息才能用电脑处理，才能在公共网络上实现交流与共享。所以，档案管理的各项基础工作必须实行标准化。
2.2 有助于实现文件与档案管理一体化
办公自动化中文件处理和档案管理直观地表现为一个连续的过程。例如，在电视台所有的公文都需办公室处理，当办公室接到贡文化，除了要在电脑上对其特征进行著录，利用数据库编制检索工具还要对文件内容和主体进行分类确定其内容特征标识，完成标引过程。这就是文档一体、随办随归的档案综合管理。这种管理模式极大地降低了档案管理工作者的劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率和质量。
2.3 对档案保管条件要求更高
办公自动化对档案管理和保管环境有很高的要求。机读档案对保管环境的温度要求在20士2℃，对相对湿度的要求在50士5%；此外，归档的磁盘需要写保护措施，磁盘按编号顺序竖放到专门的载体上，使用时，不能用手直接触摸磁盘的处，也不能弯折磁盘、用硬笔在保护套上划写，以防止机械损伤。
2.4 对管理人员的素质要求更高
办公自动化要求档案管理人员不断提高自身素质及科学文化水平才能胜任本职工作。档案管理人员凭借原有的管理和保护知识是管理不好新型载体档案的，只要及时更新自己的知识体系，学习新知识、掌握新技术，了解和熟悉新设备的工作原理、特点、功能使用芳芳，提供自身的管理水平与业务能力，才能适应现代管理工作和科学技术发展的需求。
3 办公自动化往档案管理中的应用
3.1 电子档案的收集工作
在办公自动化中，电子档案管理过程的前端必须延伸到系统设计阶段，这就要求相关档案部门积极参与档案管理的办公自动化的开发中，以功能合理的文件管理管好电子文件。
3.2 电子档案的整理工作
电子文件的整理是指根据有关原则和方法，把收集积累的电子文件进行分类处理。具体到某一单位，首先，此单位各部门的文书人员根据纸质档案的归档范围将需要归档的电子文件进行分类、划分保管期限；然后，定期归入档案库及档案数据库的文件，档案人员可以随时检查文书人员所做的分类和保管期限是否正确，并及时作出更正，并在年终进行计算机辅助组卷，之后系统会自动生成各种检索目录，这样不仅完成了电子档案的整理工作，也形成了各种检索目录。
3.3 电子档案的保管工作
电子文件的特征不同于纸质文件，任何做好保护和维护工作，使其安全可靠并长期处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。
3.3.1 要保证电子档案载体物理上的安全
通常情况下，电子档案以脱机的方式存储到一定介质中，此时需要创设一个适宜其保护的环境，比如温湿度的控制；并保证避光、防变形的需求；远离有害气体等。
3.3.2 要保证电子档案内容逻辑上的准确
电子档案的存储必须依赖一定的计算机硬件平台，将其以人们能够直接阅读的格式展现在读者面前，所以，在运用电子档案时，不仅要保护好电子档案，更重要的是对电子档案所依赖的技术、数据系统及相关定义参数进行保存。
3.3.3 要对电子档案载体进行有效的检测与维护
对于电子档案的检测与维护，一定要综合考虑技术、人员、环境、设备与电子档案自身的特性，根据它们的综合因素来确定技术方案和管理模式，以确保电子档案能更安全、更可靠地进行保存与管理，能够长期处于可准确提供利用的状态。
3.4 电子档案的利用工作
相比于纸质档案，电子档案存在更便捷的特性。但此特性是建立在电子档案所依赖的技术上的，只有采取一定的管理手段才能实现。电子档案提供利用的方法有：提供拷贝、通信传输、直接利用等。
总之，随着科技的进步，计算机技术的广泛使用，档案管理的办公自动化逐步变为一种发展趋势，我们也能清楚的得知办公自动化具有更多的优势，其能极大地改善传统档案管理的许多缺陷，查阅者能够更快速、更便捷的获取他们所需的资料，从而提高了查阅速度和工作效率。因此，在不久的将来，档案管理的自动化势必会被更多的单位所利用，受到更多工作者的青睐。
参考文献
[1]尚文宇.企业档案管理中存在的问题与对策[J].现代经济信息，2013（11）：101.
[2]张M.档案管理的办公自动化初探[J].办公室业务，2012（01）：53.
[3]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011（01）：26.
[4]于海英.文书档案管理的办公自动化应用[J].才智，2010（11）：267.
[5]辛影.浅谈现代化档案管理[J].才智，2009（29）：289.
（一）规范化、标准化的档案归档
档案的归档主要会分为纸质档案归档和电子档案的归档两部分。充分利用计算机网络平台实现档案归档工作，以实现信息化和现代网络化为目标，着眼于建立高标准、高性能的系统。利用计算机网络平台，归档工作需要对每一个环节都进行明确的规范，使各个层面达到一定的水平，这样才能提归档工作的综合能力，发挥出整体优势。
（二）医院部门之间的共同协作
在办公自动化的背景下，档案自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，医院的自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个档案管理部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案管理需要系统性的特点。
二、改善办公自动化环境下的医院档案管理工作的具体措施
（一）转变传统的方式，促进高效档案管理
在办公自动化的背景下，文件自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案档案管理需要系统性的特点。
（二）制定标准化、规范化的档案管理制度
办公自动化下的档案管理具有及时、方便、快捷等的优点，同时伴随着这些优点下的问题就是档案管理工作必须要标准，统一和规范化。第一，如果文件管理和档案管理是分离的，那么两者之间就会存在越权问题，尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况。因此，单位必须制定一套标准，规范档案的管理工作。第二，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。
（三）建立专业档案管理队伍
一、办公自动化文书档案管理的现存问题
（一）受到传统观念的影响
现代化社会收到了信息技术的影响，因此人们也有了高效开发信息的意识。在企业具体工作中，传统的文书档案管理工作基本都是人工、纸质的工作形式，同时档案一旦存档都是处于封闭和半封闭的状态，费时费力并且不容易查阅。自动化档案管理工作思想出现之后，档案管理工作人员并没有引起足够的重视，同时也没有丰富的实践工作经验，同时还受到一定的经费影响，导致文书档案管理工作一直得不到应有的重视，文书档案管理工作质量也一直无法提升。
（二）自动化信息技术掌握不全面
自动化信息技术能够有效地实现电子档案管理工作的电子化管理模式，但是自动化办公环境下的文书档案管理工作对于计算机信息处理技术要求较高，需要具备专业系统的计算机技术作保障，除了信息处理工作之外，还要对计算机领域的只是涉及面广、技术密集和更新发展速度需要全面掌握。文书档案管理工作还需要保证电子文书档案的内容真实性，但是我国关于文书档案管理的法律法规还不够健全，所以一旦出现电子档案中个人隐私和公共信息侵害问题，不能够及时的按照法律规定来进行处理，影响了自动化电子文书档案管理的发展。
二、办公自动化工作环境下的文书档案管理策略
（一）提升文书档案管理工作人员工作观念
社会信息化发展迅速，文书档案管理工作也要跟上发展脚步，改变传统的纸质档案人工整理档案工作方式，使用现代化多媒体技术、数据库和图片等数字档案来代替，同时工作人员需要提起重视，充分地意识到文书档案管理工作信息化的重要性，树立企业文书档案管理的信息化管理观念，促进管理工作的技术创新。
（二）制定文书档案管理工作标准
自动化办公能够帮助文书档案管理工作逐渐提升工作效率，但是由于文书档案载体发展多样化，因此也需要?对文书档案管理工作制定完善的档案管理制度。首先要严格文书档案自动化建立的全过程，让文书档案管理工作变得更加标准和规范，建立完成之后需要进行相应的调整，让文书档案管理和相关的工作管理制度相符合，保证后期的文书档案管理工作更加规范化、程序化和制度化。
（三）完善文书档案管理工作基础设施建设
想要实现自动化的文书档案管理，需要相应的建立自动化工作设施环境，配备专业的计算机设备和多媒体工具，完善自动化文书档案管理工作应用系统，才能够实现文书档案管理工作的自动化建设。
（四）确定好管理工作重点
自动化办公室工作环境下的文书档案管理工作人员需要首先确定好自己的管理重点，结合现有的档案工作内容来合理的制定工作计划，能够很大程度上提升档案管理工作效率。管理工作人员在确定了文书档案管理工作重点之后需要根据实际情况随时进行调解，从而能够在提升工作效率和质量的基础上，降低工作量。档案管理工作不管事管理，还需要进行档案信息核实工作，只有档案信息正确，才能够利用和保存价值，无用的信息需要及时排出，重要信息需要记录在案。文档管理工作人员需要把工作重心全部放在档案价值的鉴定和文档流程的跟踪控制上去。
（五）管理工作规范化
首先，文书档案管理自动化需要选择性能好、兼容性较强、存储空间大的软件系统进行操作，统一的规范操作步骤和流程，实现文书档案管理工作的高效进行。同时由于信息化技术涉及到了网络安全，文书档案管理系统也要做好一定的安全防范措施，提升系统运行效率的同时，保证数据的安全。管理工作要积极的引进网络安全技术，社会防火墙，安装杀毒软件，维护好文书档案管理工作的安全有效进行。
关键词：办公；文件；档案管理
文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一谈自己的见解。
一、应用办公自动化的文书档案管理的优点
1.实现信息共享
在手工操作管理中，单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。
2.提高工作时效
传统的文书管理工作有“三难”。一是立卷难，二是管理工作难，三是提供利用效率低下，查准率不高。由于档案管理的人工操作，查找文件就是一大难事。首先，查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在那一年度，然后，档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件。这时，如果因文档人员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟案卷标题不能准确提示卷内文件内容，查找起来就困难了。知识经济时代的今天，现代网络系统提供了快速便捷的管理手段，这不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，提高了归档质量，检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。工作不再是累人的差事，而成为其乐无穷的视野开拓。
3.提高档案管理工作的质量
档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全同一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作，处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案进行办公自动化管理后，档案人员可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。
二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。
2.对档案综合管理人员要求高
实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
3.档案标准化、规范化水平有待提高
目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多、乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。
三、对策
1.办公自动化系统内、外网隔离
在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2.重视人才管理
推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。
3.档案标准化、规范化管理
档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
参考文献：
[关健词]文书档案 办公自动化应用 存在问题 应对方法
文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。
一、应用办公自动化的文书档案管理的优点
1.办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.电于文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2.对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、几点应对方法
文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。
1.办公自动化系统内、外网隔离
在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2.提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
参考文献：
[1]徐莉．浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报，2001，5．
[2]裴承志．奥多．办公自动化与文书档案管理[J]．中国冶金教育，2002，2．
[3]杨勇，刘晶．关于文书档案一体化的若干认识[J]．大学图书情报学刊，2003，3．
在事业单位办公室工作中，档案管理工作是一项较为重要的服务性和政治性工作，能够为事业单位办公室各项工作的开展提供相应的支持。在新社会经济形势下，随着信息技术的发展，办公室档案管理工作也受到信息技术的影响迎来了创新发展的契机，传统的档案管理方式和方法逐渐无法满足现代事业单位发展过程中对档案资源的要求，因此事业单位办公室档案管理部门应该加强对创新档案管理工作的重视，重视对创新措施的探索，进而以科学的方法为办公室档案管理工作提供相应的指导，促使办公室档案管理工作得以顺利推进。
1 对办公室档案管理工作进行创新的实践意义
新时期随着信息技术的应用以及事业单位在发展过程中对档案资源和档案管理提出的新要求，对档案管理工作进行创新已经成为档案管理工作发展进步的必然选择，具体来说，对办公室档案管理工作进行创新，其实践意义主要体现在以下方面。其一，档案管理创新工作开展能够满足社会发展需求。一个民族的进步和国家的发展都离不开创新的支持，只有借助创新的力量，社会才能够获得不断进步的动力源泉，可见，创新是时展和社会进步的必然要求。而档案管理工作作为办公室重要工作，在国家建设方面也发挥着重要的作用，因此对档案管理工作进行创新能够满足社会发展对创新的要求，也能为事业单位的持续稳定发展提供相应的支持。其二，档案管理创新能够为档案部门的发展提供不竭动力。在社会经济快速发展的背景下，档案管理工作的工作环境和工作条件得到了极大的改善。但是不可否认的是，办公室档案管理工作仍然存在一定的问题，如档案服务滞后性和单一性问题，对档案管理工作产生不良影响。而借助档案管理创新能够对这些问题进行适当的改进和完善，为档案部门的持续稳定发展提供不竭的动力。其三，对档案管理工作进行创新能够为档案管理的持续稳定发展提供相应的保障。新时期，基于信息技术的应用以及先进管理理念的指导对档案管理工作进行合理创新，能够促使办公室档案工作的社会功能得到完善，为办公室档案管理工作的持续稳定发展创造良好的条件，促使办公室档案管理工作的社会服务功能得到进一步提升。
2 对办公室档案管理工作进行创新的具体途径
2.1 利用信息技术创新服务手段，提升档案资源有效利用率
从对办公室档案管理工作现状进行分析可以发现，在当前社会背景下，传统的档案管理工作对工作质量产生了严重的不良影响，已经无法满足新时期对档案管理工作提出的新要求。所以基于这一社会背景，办公室档案管理工作人员应该加强对档案管理工作的重视，借助信息技术手段对管理服务工作进行合理创新，逐步实现办公室档案管理信息化建设，为档案资源的使用者提供信息检索、阅览等服务，促使档案管理服务水平得到显著地提升，为档案资源的有效利用奠定坚实的基础。这样，在信息技术手段的支持下，办公室档案管理工作就能够取得新的发展成效，为办公室各项工作的开展提供相应的支持。
2.2 加强信息资源开发，以资源共享强化档案管理服务能力
受到当今社会互联网信息技术迅速发展和普及应用的影响，社会对信息的需求逐渐增加，事业单位在使用档案资源的过程中单方面获取相关档案信息已经无法满足事业单位对档案资源的需求。因此办公室档案管理人员应该结合信息技术的应用对档案资料的来源加以丰富，实现来源的多元化发展，进而借助来源管理实现对档案的全方位管理，满足不同层次客户的需求，促使办公室档案管理部门的档案管理服务能力得到进一步的强化。同时，在档案信息资源的开发方面，也可以尝试建立办公室联合目录的方式实现档案资源的共享管理，为档案资源的有序管理和优化利用创造条件，促使办公室档案管理工作获得更好的发展。
2.3 对保密制度进行创新，完善档案保密工作
受到信息技术的影响，在开展办公室档案管理工作的过程中要想提升管理质量，还应该结合信息技术的应用以及信息档案的保密管理需求，对办公室档案管理工作中的保密工作进行适当的创新，为办公室档案管理信息化建设奠定基础。办公室档案管理人员应该认识到，随着信息技术在档案管理工作中的应用，档案管理不仅面临着传统管理安全问题的威胁，也受到信息病毒、木马等安全因素的影响，因此基于信息技术的应用，应该进一步加强对办公室档案保密管理的重视，积极采取一系列管理措施保证档案资料的安全，如设置访问权限、定期开展病毒查杀、将文件改为只读文件保证文件原始性等。唯有如此，才能够有效降低风险，维护办公室档案管理安全，为档案资源的有效利用创造条件。
3 结语
综上所述，对办公室档案管理工作进行合理创新对档案管理工作的持续发展、档案服务水平的提升都产生着一定的积极影响，所以新时期档案管理人员应该加强对办公室档案管理工作的重视，借助合理的管理提升档案管理水平，为档案管理职能的发挥创造良好的条件，进而借助档案管理的优化促使办公室档案管理服务工作取得显著发展成效，为办公室相关工作的开展提供良好的支持。
参考文献：
[1] 侯安文.新r期档案管理面临的挑战与创新途径[J].办公室业务，2014（03）.
[2] 陈鹰.现代档案管理工作的创新途径分析[J].办公室业务，2013（07）.
[3] 王中玫.事业单位档案管理的创新途径研究[J].企业导报，2015（16）.
关键词：企业文书档案管理；办公自动化；建议
科技的不断进步、信息技术的广泛应用为我国文书档案的管理变革打下了良好的基础，这场前所未有的改革，势必会对企业的文书档案管理产生巨大影响。将网络技术、计算机技术应用到对我国文书档案的管理中，是时展的需要，是社会进步的必然结果。这种具有正面意义的改变，使企业能够实现办公自动化，加快了工作效率、提升了工作质量，在企业的管理层面和今后的长期发展上意义重大。下面就对我国文书档案管理实现办公自动化谈一谈我个人的认识以及看法。
一、文书档案管理实现办公的自动化
（一）促进了文件和档案的统一管理
在我国传统的文书档案管理中，通常是将文书以及档案分为两项工作，只有文书的质量得到保障，才能够促进档案工作的顺利完成，他们相互影响，又互相区别，联系紧密，如果在文书档案的管理工作中没有处理好它们之间的衔接问题，势必会导致整个工作不能正常运行。文件和档案不同，文件是通过各种市场经济活动收集起来的，具有杂乱、零散的特点。将其按照一定的规律，系统的进行组合排列，方便保存和后期的使用才能够形成最终的档案，而归档在这个工作环节中尤其重要。在实现办公的自动化之后，文件和档案之间的界限就不会再那么分明了，有统一的系统对文件和档案进行分类、保存、归档。既免除了人工操作可能存在的失误，也使文件的利用程度大大提高了，能够通过计算机检索，准确的找到想要的资料，也能够通过管理达到资源的共享，最终实现文档的统一。
（二）共同参与文书档案的管理
在实现文书档案管理的办公自动化之后，文书档案的管理将关系到企业的各个部门，需要大家的共同参与才能够完成。办公自动化环境下，档案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相对独立的，档案管理由以案卷为单位变成以文件为单位，办理完毕的文件可以直接进入归档管理环节，文书处理环节形成的文件基本信息如文件标题、作者、形成日期等，可以直接进入档案管理环节生成归档文件目录，在归档时只要依照目录内容把文件收集、排序、装盒就可以完成归档工作了。
（三）规范的文书档案管理制度
在文书档案管理实现了办公的自动化之后，归档的过程将发生变化，文件的归档将会出现纸质文件和网络归档文件。这就对文书档案的管理流程提出了新的要求，对文书档案管理的各个环节都要有所摄入，包括文件的收集整理、文书的生成、正常运转等等。要实现这一点就必须要形成一个统一规范化的管理操作流程，尤其要对归档的环节加以重视，对参与到这些流程中的每个部门都要有明确的分工及权限设置。这些问题都要在最初对系统的设计上表现出来，才能够保证办公自动化环境下的文书档案管理的顺利进行。
（四）信息检索效率提高，档案利用更加快捷、高效
办公自动化实现了数据的一次输入多次利用，文书处理人员在完成文件的拟写、签发、编号、著录、等工作后，只需要一个归档点击操作，就完成了从文件处理系统到档案管理系统的归档工作。需要利用时，利用人员只需根据访问权限进行在线检索，就可以浏览访问所需要的内容，档案资源通过办公平台实现了共享。办公自动化系统可以提供多种查询检索劝能，可实现档案信息自动分类、自动标引、自动编目等。使档案检索利用变得更加快捷、高效。
二、对办公自动化环境下文书档案份理工作的建议
（一）将档案管理系统纳入到办公自动化系统统筹考虑
目前，很多单位在设计开发办公自动化系统时，档案部门不能及时参与其设计规划，文件管理系统与档案管理系统“各自为政”，缺少统一规划，使文件管理系统的设计功能无法满足档案管理系统的归档需求，导致档案管理系统难以有效投入使用，或者出现办公自动化系统与档案管理系统不兼容的现象。这就要求我们必需充分认识到文档一体化的重要性和可行性，在进行办公自动化系统设计时，将前期的文书处理与后期的归档管理综合考虑，把文书处理和档案管理两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来。同时，我们还应树立前端控制思想，在设计文件处理流程时，充分考虑到后期归档管理的需要，将档案管理功能纳入其中，对文件归档、目录生成等档案管理模块的设计提出具体的要求。
（二）统一规范的操作流程
要做好办公自动化环境下文书档案的归档管理工作，必须要从文书档案的管理体制改革入手，形成规范化的管理体制；其次，要有一个统一的流程对其进行规范，对文件的处理、管理上要有严格的要求，其细节可以延伸到段落格式、字体大小、页面排版等等；再者，要对管理人员进行业务培训，让他们能够全面的掌握自动化管理的工作流程，拥有能够熟练的对文件和档案进行分类、管理的能力。
（三）培养档案管理人员的素质
要想真正实现文书档案管理的办公自动化，对从事文书档案管理的人员的素质培训必不可少。随着现代化进程的不断推进，科学技术已经广泛的运用到了各个阶层，不管是哪行哪业都或多或少的会提出一些技术性的要求。在文书档案的管理中，要实现办公的自动化，提高工作效率，就必须从对管理人员的培养入手，要求管理人员在拥有专业的档案管理知识还需要具备对计算机网技术的掌握，适应时展的潮流，不断的更新个人认识，扩展自身的知识面，全方位的对文书档案管理工作进行了解和分析，更好的将先进的网络技术、计算机技术与文书档案的管理进行融合，实现文书档案办公的自动化和文书档案管理的一体化。
三、结束语
总之，办公自动化为文书档案管理改革带来了前所未有的契机，档案管理部门应抓住这一机遇，探寻文档一体化管理的有效措施，为文书档案管理开创新局面。■
参考文献
关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化
2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。
一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难
1.办公室电子档案的概念界定模糊
《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。
2.办公室电子档案的标准化难以实施
学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。
3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识
由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。
4.办公室电子档案管理相对粗放
日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。
二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践
1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准
通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。
2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围
在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。
3.组织业务学习，开展技能培训
学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。
4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准
随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。
5.以评促建，对优秀工作者进行表彰
进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。
三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义
1.精细化管理，统一业务标准
通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。
2.精细化管理，约束业务行为
通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。
3.精细化管理，重视信息安全
学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。
4.精细化管理，提高工作效率
通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。
5.精细化管理，提升服务水平
通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。
6.精细化管理，保证数据支持
建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]
参考文献：
[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志,2015(1):276-276.
[2]青玮,张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报,2013(3):46-48.
[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版）,2010(8):130-131.
[4]李倩.图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J].办公室业务,2014(9):52-53.
关键词；文书档案管理；相关问题；对策
一、文书档案应用办公．自动化管理的优势
1．办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时费力。计算机管理软件应用后，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷、有序。传统的文书管理工作有“三难”：一是立卷难，既费时又费脑，操作难度大，工作程序枯燥烦琐，工序多而繁，干起来枯燥乏味，掌握起来难；二是管理工作难，工作程序烦琐，需人工操作量大；三是提供利用效率低下，查准率不高。如果因文档人员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟案卷标题不能准确提示卷内文件内容，查找起来就很困难。现代网络系统提供了快速便捷的管理手段，这不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除立卷归档、检索查找的繁难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量，检索速度。文书档案管理工作实现微机处理的管理转变后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改变为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时补漏增缺，使文档不形成存积，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的和检索利用的方便。
2．实现信息资源的充分交流与共享。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所凋剌的信息资源作出适时响应和脱机处理，保证很高的查全率和查准率，并不受空间的限制；并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。工作中我们充分运用计算机技术，建立了OA智能化办公系统，并进一步规范文件归档、利用流程及审批权限，既较好的为单位领导提供信息资源，又确保信息的保密性。
3．增强文件保存的稳定性与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性差，不易保存，在档案工作过程中稍小注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏 ，具有很强的稳定性。
二、制约文书档案应用办公自动化管理的相关因素
1．电子文件保密性受限制。由于电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术在一定程度上可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多．人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名．也就无法借助印章或签署的字迹来判断电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验。
2．对档案综合管理人员要求较高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要求管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。但是在医院管理中，一般只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，提高档案管理人员的素质尚未纳入计划和要求，大部分档案管理人员知识面较窄、学历偏低，且平时档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
2．3 档案标准化、规范化水平有待提高 档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多、乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。
三、文书档案应用办公自动化管理的对策
1．办公自动化系统内外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之问设置物理隔离． 以实现内外网隔离，是保护办公自动化网络安全的最有效、最实用的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制， 无论何种类型防火墙，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2．提高档案管理人员的综合素质。一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上．档案人员才能对这些设备(施)了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”的模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门问、区域问系统合作的力度，不断扩大自身的交际面。通过交流，学习兄弟单位成功的经验方法，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断扩充档案管理
人员的信息源和创新思维。
参考文献
1．徐莉．浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报。2001．5
2．裴承志．奥 多．办公自动化与文书档案管理『J]．中围冶金教育，2002．2
一、档案管理的内容分析
档案管理的内容主要包括：员工信息录入、员工信息修改、员工信息查询以及员工奖惩信息维护等方面。加强档案管理方法，优化其管理手段，对于规范档案管理，建立良好的管理制度，提高档案利用效率有着非常重要的意义。
二、档案管理信息化建设存在的困难
在档案管理信息化的实现中，硬件设备昂贵、开发软件系统资金投入大，资金筹集比较困难。并且需要专门的人员来做，耗时较长，软件开发后还需专门的培训才能掌握使用方法。
由于档案信息量巨大，需要花费较长时间才能完成。对于档案管理人员的要求较高，既要懂得档案管理，又要有熟练的操作计算机的技能。
三、档案管理信息化建设的解决方案分析
面对档案管理中存在的困难，如何充分利用现有软硬件资源，找到适合本岗位的管理方法和手段，是本文着重解决的问题。随着办公电脑的普遍配备，基本硬件问题得以解决。在管理软件的使用方面，开发专门的管理软件成本高，并且需要对管理人员进行专门的培训。为此，可充分利用办公软件中的EXCEL电子表格对档案的内容进行管理。EXCEL电子表格软件是人们最普遍使用的办公应用软件，它有强大的表格数据处理能力，操作方法简便快捷，易学易用，使用在档案管理中将大大提高管理人员的工作效率及准确性。
（一）员工信息的录入
利用EXCEL的存储功能，创建档案表格结构，进行数据的录入非常便捷。如图1，在sheet1工作表中输入档案表结构，主要编号、姓名、性别、出生日期、身份证号、参加工作时间、年龄、工龄、职务、职称、所属部门、联系电话等基本信息。
1.姓名、身份证号、参加工作时间、职务、职称、联系电话等列信息直接录入到表中。
2.所属部门列数据的录入方法：因为有大量人员所属部门相同，所以选中一列中相同的数据区域，输入相应信息（如“技术部”）后按住ctrl键同时按enter键，即可实现选定区域同时输入的功能。
3.编号列数据录入。在A2单元格中输入数字“1”后，利用数据的自动填充功能，按住Ctrl键，同时拖动A2单元格的填充柄向下完成自动增1的编号数据填充。
4.身份证号码列，首先需设定该列单元格数据为“文本”格式，然后录入相应数据。
5.根据身份证号码利用函数输入员工性别、出生日期、年龄。
6.计算性别：在C3中输入公式“=IF（MID（E2，17，1）/2=TRUNC（MID（E2，17，1）/2），"女"，"男"）”
7.计算出生日期：在D2中输入公式“=MID（E2，7，4）&"年"&MID（E2，11，2）&"月"&MID（E2，13，2）&"日"”
8.计算年龄：在G2中输入公式“=YEAR（TODAY（））-YEAR（D2）”
9.计算工龄：在H2中输入公式：“=YEAR（TODAY（））-YEAR（F2）”
提示：二代身份证号码（18位）各位的含义：1―6位为地区代码，7―10位为出生年份（4位），11―12位为出生月份，13―14位为出生日期，第15―17位为顺序号，倒数第二位能够判断性别（奇数为男，偶数为女），18位为校验位。
在上述判断员工性别的计算公式中，为了判断倒数第二位数的奇偶性，用到了TRUNC函数。TRUNC函数的作用是截去数字的小数部分，从而返回一个整数。其语法格式为：TRUNC（number，num_digits）
其中参数number表示需要截尾取整的数字，num_digits用于指定取整精度的数字，当省略时其默认值为0。
（二）档案信息的维护
1.员工信息的查询与修改。对于传统纸质档案来说，修改是一项比较费时的工作，而在EXCEL中修改就比较容易了。例如在图1表中，我们要查询“李平”的个人信息，通过“编辑”菜单中的“查找和替换”命令，在打开的查找窗口中输入查找内容后，点击“查找下一个”按钮，即可快速的在表中找到相关数据，如图2。
图2 查找功能
2.通过自动筛选功能实现数据的分类显示。在档案的成绩管理中，我们可以通过自动筛选功能设定筛选条件来显示不同的结果。如图3，即只显示“所属部门”为“技术部”的员工信息。
3.根据关键字段进行分类统计。在档案表中，可根据不同的列字段进行分类统计。如图4，是按照所属部门进行计数统计的结果（使用分类汇总前要根据分类字段对数据进行排序）。
（三）档案表数据的浏览
由于档案表中数据很多，在进行数据查看时，由于向下滚屏使得顶端的表头行也跟着滚动，在处理数据时难以分清各列对应的标题，解决这个问题可以使用EXCEL中的“冻结窗格”操作。在图1工作表中，将光标定位在A2单元格中，执行“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令，滚屏时，被冻结的标题和表头行总是显示在最上面，大大提高了信息浏览的阅读性。
四、档案表的打印输出
由于档案表中的数据行较多，所以在打印输出的时候，第一页具有表头行，后续页则都不具有表头行信息，给我们的分页查看造成了不便。为了解决这一问题，我们利用EXCEL的设置打印标题功能，将档案表的表头行设置为打印标题。具体的操作是打开“文件”菜单中的“页面设置”命令窗口，在“工作表”选项卡中设置“顶端标题行：$1：$1”（如图5），这样再打印输出以后的每一页中都将在顶端看到标题和表头行内容了。
