时间：2023-02-08 03:16:34
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇学校档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
[关键词]档案管理制度工作职责服务价值
学校档案是学校办学历史和全校师生员工的德、能、勤、绩等的真实、全面的反映,是彰显和维护学校自身权益的重要工具。因此,各类学校必须加强档案管理工作,让学校档案管理工作为学校的成长发挥它特有的功效和作用。笔者认为,加强学校档案管理工作需要解决的核心问题如下。
一、深化认识,高度重视
学校是人类文明的摇篮,是思想文化的圣地。学校的自身形象、价值观念、学校精神、学校先进人物榜样力量的延绵不断地传承,学校档案起到了重要的载体作用。为此,学校领导要从讲政治中的实践“三个代表”和“科学发展观”重要思想的高度,认识学校档案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,组织学习,广为宣传,并把档案管理工作纳入学校发展的长效机制之中,努力让全体教职工增强建档意识,形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。
二、完善制度,加强管理
制定和完善档案管理制度,是逐步规范档案管理工作的有力措施和可靠保证。学校领导要牵头负责,根据本校校情,针对学校档案的收集整理、有效管理、合理利用等环节,认真制定和落实各项制度,如《档案室工作职责》、《档案室管理制度》、《档案人员工作职责》、《档案资料收集员工作职责》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等制度,并责成学校办公室主任具体负责组织和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。同时要求各处室档案资料收集员负责本处室档案资料收集,做到职责明确,整理有序,归档及时,确保学校档案整理工作的顺利开展。
三、精通业务,爱岗敬业
要提高学校档案管理的水平和质量,不仅要有一批政治素养高、理论知识广、业务能力强、工作作风正的档案管理人员,而且要求他们忠于职守,遵纪守法,确保档案的绝对安全。因此,学校必须重视档案管理人员的综合素质的提高。学校办公室要至少配备一名专职档案管理员,各处室要至少配备一名专职(或兼职)档案资料收集员,办公室与各处室形成工作网络辐射,齐抓共管,团结协作,保证学校各种档案资料整理的齐全、完整和及时。对于年轻、熟悉计算机操作且热中于档案管理工作的教师要选拔重用,并逐步培养成学校档案管理工作的骨干。此外,对档案管理人员要适时进行培训学习,让他们的思想意识、专业知识和专业技能等与时俱进。努力打造一支爱岗敬业、乐于奉献的档案管理队伍,让他们每个人都能在自己平凡的工作岗位上创绩立功,尽快成长为档案管理的行家里手,为学校教育事业的发展作出积极贡献。四、设施齐备,操作规范
要搞好学校档案管理工作,设备设施建设尤为关键。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容,根据学校规模和经济状况设置档案管理办公室、档案借阅室、库房以及管理过程中所需的防盗、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、调温和通风等设施,尽可能做到“三室分开”,即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开,至少要做到档案库房独立。对于音像、实物、电子材料等特殊而有长期保存价值的档案,要设立专门库房,确保它们的保存质量。此外,如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄象机等设施已是当今社会档案管理工作中必备的工作工具。
在具体操作中,档案室对已收集回来的各种档案资料要做好以下几项工作:(1)按学校档案保管的规定,对各处室档案资料收集员送回的档案资料整理立卷,然后登记入库。(2)档案室要定期全面检查,并做好检查记录,发现问题要及时采取补救措施,并报告分管领导,确保档案安全。(3)重视电子文件的归档工作,归档时,还应归档相同的纸质文件,即“双套归档制”。要求归档的电子文件做到:一是齐全完整;二是真实有效;三是格式规范;四是一式两(三)套;五是经过整理,要附《归档电子文件登记表》。(4)认真做好档案统计、补充、销毁等工作。
五、挖掘潜能,保障服务
学校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值,利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。因此,在档案管理过程中,切不可流于形式,整理一些毫无价值的劣质档案,也不能将大批优质档案资料尘封在档案库中。为了充分发挥档案的服务作用,学校领导要高度重视教职工用档意识的培养,让大家认识到,正确用档就是在提升自我素质和提高工作效益,就是在为学校的进步发展做贡献。其次,为了更好地开发学校档案的服务潜能,必须健全和完善档案的检索工具,如汇编《学校档案检索目录》等。有条件的学校可开通校园网,这样既方便了教职工对所需档案资料的查寻,也为社会各界了解认识学校建立了“绿色窗口”。
参考文献:
[1]朱继荣.对高校学生档案管理的思考[J].山西广播电视大学学报,2009,(6).
摘 要： 学校档案管理作为学校管理工作的重要组成部分，要适应新形势下现代化学校管理的需要，就必须进行规范化管理提升档案管理水平。本文论述了学校档案管理的现状问题和缺乏规范管理的具体表现，同时阐述了规范学校档案管理的意义和提升档案管理水平的措施。
关键词： 学校 档案管理 现状 措施
一、引言
通常情况下，学校档案管理部分由于封闭的环境和不被领导层重视，存在着很多管理问题并且缺乏规范管理的观念和措施。但是随着学校管理在新形势新时代下的新要求，学校档案管理如果不施行规范化管理，又怎么能适应学校提升管理层次的新目标要求呢？
二、学校档案管理现状问题分析
（一）档案服务受时间地域限制严重
各区域的学校早就普及了计算机的使用，不过学校的档案管理体系是一个单独的体系，配套的计算机管理体系没有和外界产生联系，仅仅只对档案部门的内部进行服务，从而在校园内部无法实现对档案进行录入、询查、检阅等的作用，并且资源的使用率低，实行服务的时间和区域有一定的限制，不能完全满足学校教职工和学生对档案服务的需求，从而使学校的管理工作不能得到很好的发展。
（二）不能有效降低人工劳动强度
目前，还有部分学校对档案的管理模式还是采用传统的手工操作管理模式，在传统的手工操作管理模式的基础上，把检索纸质的目录方式转化成计算机方式的档案检索目录，这种模式的特征主要是把档案信息的承载体作为中心，其服务的不是档案信息，而是承载档案的材料如：纸张、光碟以及声像等。 而“计算机管理”的作用就是对载体材料目录进行检查，对人工管理的档案进行辅助，因为更达不到运用信息化的手段来对档案数据进行处理。其本质就是不仅没有使手工管理的工作减少，反正使手工操作的任务加大了。
三、学校档案管理缺乏规范管理的表现
（一）档案管理制度不健全。 部分学校因为档案管理的模式过于简单，没有一套完善的管理体系，从而促使档案管理的情况混乱，造成档案资料遗失等情况。
（二）档案管理机制落后。 部分学校都是每个科室的资料由本科室来管理，把其中比较重要的文件又部门的负责人进行保管，虽然有专门的人员进行保管，但是借阅这些资料的时候没有按照借阅的规范来进行。
（三）档案资源信息传递速度慢。 还有一些学校没有对档案资料进行统一规范的管理或者说管理不合理，从而不能把信息资料进行及时的总汇，导致档案资源信息传递速度缓慢，降低了学校实行工作的效率。
（四）档案资料保护措施不到位。 对档案资料没有配备防水、防潮、防虫药物的措施，以及“十防”工作没能得到很好的落实，从而使档案资料的储存以及保管期限受到了很大的影响。
四、学校档案规范化管理对提升学校档案管理水平的意义
（一）规范化是实现学校档案管理现代化的前提
发达的技术、合理的分工以及良好的配合是实现现代化档案管理的基础。学校的档案管理系统是一种比较复杂的体系，它需要操作技术能够全面的维持统一和协调。 要使学校的档案管理能够规范，就必须建立和制订一套完善的体系来实现学校规范的档案管理，让管理工作的协调性有个科学的依据，有效的把每个部门和业务环节统一起来，从而形成一个有机的整体，使每个部门的工作都能顺利的进行。
（二）规范化是实现学校档案科学管理的重要手段
科学的档案管理意思是：依据档案的特点，使用高科技与科学的管理来对档案管理的工作进行开展。科学的档案管理主要包括以下几个特点：管理规范、工作高效、技术新颖，在根据学校的特点和规律建立相应的档案管理制度，让档案管理人员能够按照相关的制度对档案进行有效的管理，从而使档案管理的工作能够高效、高质量的进行。
（三）规范化有利于提高学校档案管理的质量和工作效率
国家档案局明确规定了档案的质量、规范以及工作。虽然学校档案区别于机关档案，但是它们的基本原则是一样的。这些规范和要求同时也是作为学校档案管理主要的依据。学校档案管理根据这些规范使档案管理工作的质量有了有效的保证。 档案管理的规范化是以整体、科学、合理的要求来替换混乱、不科学以及不合理的要求。让人力、物力以及财力能够合理化，可以有效的提高档案管理的工作效率。因此，学校档案管理工作应该严格按照国家档案的管理标准来贯彻执行，从而使学校的档案管理能够实现规范化和标准化。
（四）规范化是推动档案学发展的重要条件
档案学的概念是：它是基于社会科学与自然科学之中的综合性科学，并且具有很强的实践特征。档案管理工作的规范一定会使档案学理论得到有效的推动和发展，而档案学提供合理的理论以及科学依据又能促使档案管理工作实现规范化。
五、学校档案规范化管理的具体措施
（一）做好学校档案的基础工作
1、做好档案收集的作用不容忽视
在学校中管理重要档案的主要任务是进行素材的收集。档案的素材能否及时、齐全的收集，对档案其他环节是否可以有效的开展有决定性的作用。 当收集的档案材料不齐全、不含有利用价值、不整齐等，不但会导致档案管理的工作无功而返，还会使学科的评估受到严重的影响，从而没有一个重要的依据来决策学科建设持续有效的发展，甚至还会使学校今后的发展受到影响。
2、理顺档案管理体系，建立规章
对档案管理制订相应规章期间，要结合档案管理工作的规范来进行考虑，保证档案管理工作的道路能够合理化、制度化。在制订档案管理工作相应的制度中，需要明确的规定采集档案、整理档案、运用档案的职责，同时对档案资料进行制订职责范围的时候，应该明确专业档案员和兼职档案的员的职责，而且要按照不同的工作要求来制订履行的职责，以此来指引学校整体教职工和员工对档案管理工作由心的重视，共同把档案管理的工作做好。
（二）提高档案工作人员综合素质
1、档案管理人员需要不断的吸收新知识
如今，随着科学技术不断的进步和发展，管理档案的工作人员也需要具有一定的素质水平和一技之长。现今要想达到学校档案管理的工作条件，就应该从计算机方面着手，做到网络形式的档案管理，这种网络化的管理不但能使档案管理工作的质量得到保证，还能使管理工作效率得到提高，从而推进档案管理工作进入一个新的台阶，使管理工作可以更好、更优、更有效的服务于教育教学之中。
2、档案管理人员需要懂得创新素质
随着时代的快速变化，档案管理工作也随之出现了变化。要想在新时代中使档案管理工作能有一席之地，就应该顺应时代的发展，不断的创新和优化技术，使用新的套路去解决档案管理工作中存在的问题，优化档案管理工作的技术。
（三）创新档案的开放服务
1、切合学校各项工作的需求，主动提供服务
在提供服务之前，应该对学校各个工作项目的实际需求进行了解，让主观能动性充分的发挥出去，同时对服务的目标进行分析和了解，不但要对学科的带头人进行服务，还有对更多的学科教师进行服务。
2、创新服务模式需要现代化手段的有效运用
在实行档案管理的时候，可以利用各种不同的现代化手段来进行档案的管理，以此来提升查询学科档案的效率。同时，为了能够便捷的使用档案，在对相关的检索用具在进行编制的时候，要注意到每个学科的区别，针对不同的学科编制不同的搜索工具。另外，为了使档案的使用率得到提高，更应该使用科学的手段来对档案进行有效的管理。
3、研究开放方法，重视保密工作
学校档案里还包含着许多科研项目，所以在对服务进行加强的同时，还应该重视档案的保密工作。
六、结语
综上所述，学校档案管理工作应该全面施行规范化管理，才能以点带面，提升学校管理层次，让学校在已经逐渐走向现代市场化的教育行业中可持续化发展。 （作者单位：郑州市卫生学校）
参考文献：
[1] 杨丽. 浅谈学校档案管理模式的构建 [J].中国管理信息化，2013，6.
[2] 杨红霞.浅谈如何提高学校档案现代化管理水平[J]. 科海故事博览.科教论坛，2012，9.
1 学生档案管理中存在的问题
1.1 学生档案管理归属不明确，档案保管分散。学生档案材料主要包括：学生入学材料、新生录取花名册、入学登记表、学生各学科成绩、学生奖惩材料等。学校招生就业处掌握着新生录取的基础信息，教务处保存着学生各科成绩，学生处记录着学生奖励、处分等信息。这样就形成了多头管理，使档案的整体性得不到有效发挥。这些部门又缺乏有效的沟通，致使学籍档案不能完整及时归档。有些机构撤销、合并后学生档案交接不及时还会造成档案材料的丢失。比如需永久保存的“新生录取审批表”就是学历认证必备的材料，一旦丢失，就给学历认证带来极大的麻烦。
1.2 学校、学生档案意识不强。学校教师和管理人员常常把学生的教育、教学及管理作为重要任务来抓，认为学生档案管理是软任务和辅助工作，做得好坏对现行工作影响不大。思想上不重视，归档材料不完整，整理不规范。有相当多学生对所填写的档案材料不够重视，比如在填写“出生年月、姓名”等重要信息时不认真、和毕业证信息不符带来不必要麻烦。
1.3 学生档案管理没有相对成熟的档案管理软件系统。学生档案具有归档内容多、量大、存放周期短、流动快的特点，目前还没有一套完整适用、统一规范的管理应用软件，学生档案管理基本上还处于传统的、手工操作管理模式，难以适应现代化职业教育发展需要，也制约了学生档案工作标准化、现代化进程。
1.4 学历认证需求阶段性强，学生扎堆来查阅，工作量大，疲于应付。近几年来，医师资格、护士资格等各种资格证考试报名都需要提供学历认证报告书，往往很多人快到报名期限才慌着查档认证。由于各学校档案室档案工作人员少，忙时一天能接待上百人查阅、复印、开具证明，工作量大。
1.5 满足外地学生的查档需求有一定的难度。学校面对全国招生，各个省市学生基本都有。本地学生在查档时能携带相关证件、证明，外地毕业生往往是急着用，说来就来，没有带齐相关证件。为不耽误学生，不论下班还是放假中，档案人员总能给予办理。更有外地毕业生嫌路程远代价高，大多数找熟人。联系不上熟人的靠打电话让档案人员给办理。提供材料、开具证明要非常谨慎，还需问明当年班主任后方能办理，如果清楚当时情况的老师不在，就没法办理。
2 解决以上问题的对策
2.1 必须建立以学校档案部门为主体，各部门配合的学生档案管理体制。学校档案管理部门要积极主动介入学生档案管理中去，学校各职能部门要确定一名兼职档案员，负责管理本部门形成的学生档案，并按规定向学生管理部门移交归档，做到统一归口，最后由学生管理部门向学校档案室移交学生档案，有效解决高校学生档案管理中各自为政的问题。
2.2 科学制定归档范围，保证学籍材料收集齐全完整。学生从入学注册到毕业这一期间形成的材料都要进行科学分类，规范管理，尽量保证材料收集要完整。比如新生入学时，应对照学校录取花名册逐一核对，以防错误。对在校生进行学籍填写方面培训，确保材料书写规范，内容准确，保存长久。制定严密的收集管理制度，明确归档范围和要求。档案部门还应加强和各部门沟通协调，保证学生档案材料完整准确。
2.3 学校应加大人员、资金的投入力度，采用现代化的档案管理软件。随着中职学校在校生逐年递增和毕业生就业制度的完善，学生档案管理工作量显著增加，运用数字化管理系统可随时对学生有关信息进行核实更新，确保信息完整准确并提供快速利用。
关键词：学校档案管理 信息化建设 档案管理质量
学校的档案是学校成长的历史记录，同时也是对于全校师生工作及学习情况的记载。档案管理在教学管理中占有十分重要的意义。同时，学校档案管理具有很强的现实性和时代性，因此学校档案管理与信息化建设是密不可分的，其信息化建设必须顺应时展的要求。但当前档案管理信息化建设工作中存在很多问题，加强对其的管理是学校建设的必然要求。
一、学校档案管理信息化建设工作中存在的问题
（一）档案管理人员素质偏低
从目前来看，学校档案管理部门缺乏现代高技术人才，其中最缺乏的是档案、信息处理的复合型人才，人才的缺乏阻碍了学校档案管理信息化的建设，同时也阻碍了先进技术在档案管理中的运用。在档案管理部门，档案管理人员的素质比较低下，既真正档案管理，又懂得档案管理信息化建设的人才少之又少。另外，还有的管理人员并非档案管理的专业人员，他们对档案管理没有发挥作用。这种现状无疑对档案管理的信息化建设产生了很大的制约作用。在这种情况下，即使引进了现代化设备，也不能充分发挥作用，更淡不上档案信息电子化了。因此学校档案管理人员素质成为制约先进技术应用的重要因素。
（二）学校软硬件设施不足，基础设施较差
现在很多学校档案管理基础设施较差，这主要是由于学校档案管理这一体系没有得到我国教育政府的高度重视，他们所投入的经费不够完善相应的设施，目前在我国还没有建立一个达到数据交换的机读目录的档案系统，档案信息系统和网络建设的形式各行其是，这种档案信息管理系统和计算机系统的规范性、服务性、开发性较差，根本无法满足资源共享的要求，很多档案管理部门使用的计算机软件不一样，规格各异，缺乏通用性，况且，目前也没有一个能够统一文件检索和可用于档案信息管理的计算机管理软件，这种两者之间的不协调影响了电脑完成学校档案管理的工作，制约了学校档案管理信息化的发展。
（三）学校领导对于档案管理信息化建设重视程度不够
在学校档案管理的信息化建设上，相对来说领导对于档案管理信息化建设重视程度不够。在以经济建设为中心的今天，很多档案管理人员没有充分的认识到档案管理的信息化建设的重要性。因此在档案管理中他们没有将信息化建设作为重点来抓，学校的教学管理部门即使认识到这个问题，但却忽略了档案管理信息化是始终贯穿于整个档案管理工作的，他们还处于盲目的阶段，没有建立起完善的领导决策机构，也没有制定总体管理规划，形成了思想落后的管理模式。同时有很多工作还停留在繁琐、复杂、混乱的境况中，不能充分利用现有的信息化技术，也没有形成一套科学化的管理机制，很多档案管理人员信息化建设的观念滞后，他们还停留在传统的档案管理模式中，依照原来的教学管理理论和方法，用陈旧的管理理念对档案进行信息的管理，同时也因为他们缺乏经验的交流、总结和协作，使管理人员对于更新信息化建设的理念更加无从谈起。
二、如何做好档案信息化建设工作
（一）加强学校档案管理队伍的建设
当今国际竞争日益激烈，经济全球化也日益明显。随着信息化的发展，使得我们已经处在一个信息空前丰富的时代，这个时代要求每一位学校档案管理人员必须懂得档案管理的思想，在管理过程中必须掌握科学的管理方法，具有管理经验和创新能力，熟练掌握各种基本网络技术的档案管理信息系统，成为技术型、复合型、创新型的高素质档案管理人员。同时档案管理人员除了不断提高自己的专业水平之外，还要运用信息技术，树立终生的信息化建设意识。使档案管理人员能够掌握先进的硬软件设施，不断更新的软、硬件系统，提高自己综合素质和专业水平，并使其更好地为档案管理服务，提高档案管理效果，优化档案管理方式，从而反作用于档案管理管理的信息化建设。同时在档案管理信息化建设中，还应树立档案工作系统意识、档案工作信息意识、档案工作法律意识、改革意识、开放意识、科技意识识等一系列全新的观念，实现档案信息资源开发工作的观念创新。
（二）加大对学校档案管理系统方面的投入
加大对学校档案管理系统方面的投入要从实际情况出发，就要以发展的眼光看档案管理系统。加大对其的投入，首先要从资金上，因为在日常的系统维护中，由于系统的特点，许多问题常常是广大档案管理人员无法解决的，需要软件开发公司的技术员来解决，这样造成的维护费会比较高。另外，档案管理系统对于服务器硬件要求也是比较高的，所以档案管理信息化需要比较大的资金投入，档案管理人员要力争国家的财政每年都要有固定的经费投放到档案信息化建设中，要舍得投入财力，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。作为上级档案主管部门，要与相关部门沟通协商，共同提出解决办法，在政策上给下级部门创造条件，使档案信息化建设得到更快的发展。其次，要加强档案管理系统的后期个性化修改，使之方便管理，提高管理效率。
（三）完善学校的档案管理信息体系
档案信息化建设的任务，就是在通过对影响档案管理的各因素出发，加强管理，不断的改进方法，保证人才培养质量目标的实现。因此，在学校档案信息化建设的任务中，必须积极完善科技档案信息体系，要改变传统的信息化管理模式，创新管理模式，顺应学校档案的时代性和现实性，对学校档案信息化工作进行全面的管理，这已经成为学校档案信息化发展的客观要求。
总之，加强学校档案信息化建设是一项可持续发展的工程，加强信息化建设，首先要认识到该过程中存在的问题，针对这些问题从各个方面出发，采取有效的方法多管齐下，提高学校档案信息化建设的有效性和可行性，确保工作的顺利进行。
参考文献：
[1]郭鸿雁.加快学校档案管理信息化建设[J].商丘职业技术学院学报，2012（04）
[2]谢海平，石宜金，丁爱芬，杨深远.基于网络的独立学院园区管理方案研究[J].青年与社会，2012（02）
[3]刘艳菊.对学校人事档案功能与管理的思考[J].经济研究导刊，2013（05）
1 信息时代中职学校档案管理的现况
1.1 中职学校档案管理的存在的弊端
目前，在传统教育管理方式和教育思想的影响下，传统中职学校档案管理的方法需要适应发展而进行改革、改进与提高。多数中职学校档案管理理念中，档案管理就是放在档案架子上看管保管，计算机信息化管理就是一个的辅助管理工具，对中职学校的档案管理的一个补充，认为它是微不足道 。这种想法是落后的思想，肯定与当前的科学管理理念是相悖的，已经无法达到新形势下高速、高效、高质量、高信息化、高科学的管理层次的需要， 无形中严重阻碍了学校档案管理工作开展；传统的管理理念和实际的现代化工作是不符合信息化时代的发展特点，从而也影响中职学校档案管理的发展，影响中职学校在新形势下竞争力。
1.2 中职学校档案管理的工作人员对信息化发展缺乏认可度
中职学校档案管理人员对信息技术的掌握熟练程度决定了学校档案管理的水平和工作效率。当前档案管理人员应该对档案管理的信息化网络系统有深入的了解，利用信息化现代管理技术提高工作效果，熟练掌握信息的输出、整合、查询、审核、并用等先进科学技术。这样能够发挥信息化的档案管理的广泛应用。
2 信息化下中职学校档案管理的重要作用
信息化下中职学校档案管理是以信息为支撑的。 需要及时更新了档案管理的新概念， 改变传统中职学校档案管理的过程，信息化下中职档案管理关注档案管理在知识性、信息性、科学性、现代化性，价值性等多层次的发展。档案管理人员在工作中时刻关注到信息化技术的发展变化，自如运用到中职学校档案管理实践中。信息化的档案管理培养在实践工作中独立思考的能力。职业学校档案管理要求管理工作要求全体师生注重的是全面发展和综合能力的提高。在档案管理工作实践过程中不断提高计算机的信息化能力，形成科学发展观。信息化档案管理管理理念培养中职业学校档案管理人员的创新意识。信息化档案管理以学校信息资源管理为中心，档案管理人员在运用信息化技术时，作为新的实践方式推广应用。
3 实施信息化中职学校档案管理措施
3.1 转变信息化下中职学校档案管理理念
当务之急要打破传统的档案管理的模式，档案管理就是为看管而保管的、更新档案保管陈旧的思想。学校也要顺应时展需要，根据学校当前的发展状况，在现有档案设施的基础上，淘汰更新。档案管理利用信息积极主动地为学校发展提供便利条件，高品质的信息服务。管理档案的工作人员树立信息层次的目标意识，开发档案信息资源，增进档案的服务意识。
3.2 注重中职学校档案信息化管理水平
信息化的档案管理广泛应用，要求档案管理人员能够日新月异，改变档案管理传统思维模式，创建以电子档案为基础的新型思维模式，符合档案管理现代化的发展趋势。既要精通档案管理业务，还需要熟练掌握计算机技术，同时拥有档案管理的知识和技术。有效与相关部门进行交流，积极主动地保护好档案。做好接收、移交等工作并妥善保管好。当前信息技术高速发展，已形成了网络化格局、数据化的时代。档案工作者必须提高现代化管理理念，运用网络环境下的档案管理。熟练运用现代化的技术，推动中职学校的发展，普及信息化的管理知识与技能。
3.3 加强中职学校档案信息化的规章制度
档案管理工作是中职学校重要的工作内容之一。也是学校管理水平的重要标志。也是参与评估的一项内容之一。建立档案管理的工作网络，完善档案的分级管理，制定严格的责任负责制度，将责任方案落实到个人。规定一套行之有效的管理政策，讲政策深入到每位职工的心理。对档案工作进行科学规范的管理。将档案工作制定在学校的工作计划和规划中，并入管理制度。
3.4 处理信息化档案管理的安全隐患问题
信息化档案管理下，档案的信息都存储在计算机的磁盘中。要永久的，长期的存储需要档案管理人员认真审核，核实做到准确无误，不能有半点遗漏。确保使用软件的安全性、长效性、稳定性、避免病毒入侵和感染。保证计算机正常使用并定期维护和检修。档案带有大量的信息，要求档案管理人员要在维护好软件应用的同时保护档案的个人隐私，避免泄露。这项管理是重要的内容之一，不容忽视。增强档案人员的安全隐患意识。
3.5 做好信息化档案管理人才的储备工作
中职学校要有计划的培养具有一定的档案意识和档案管理人员。定期学习和研究档案的科学管理。通过学习交流、教育、培训、研究等方式来提高档案管理人员的整体素质，增加档案管理人员的责任观和使命感提高档案管理的技术培训，掌握信息化档案管理的新动态变化，紧跟随时代的脚步，培养技术性、专业性、科学性、信息性等全面型的储备人才。
3.6 完善信息化档案管理工作条件
在信息技术改革的进程中，我们不仅要重视档案管理人员的运作能力、取长补短，还要积极重视了档案管理人员工作方法，培养档案管理人员多样化信息计算机管理，淘汰陈旧的工作设备，更新新时代信息化要求的新设施。设立档案管理部门，对档案实施分类管理，改变传统枯燥、乏味、繁琐的工作模式 ，营造一个轻松、便捷、富有人文、科学、信息的档案管理的文化氛围，发扬与国际接轨的人文精神。
3.7 细化信息化的档案管理的整合工作
在信息化的今天，档案管理已经成为中职学校管理的一门科学课程。学校的档案管理工作也要求具有科学性、整合性、需要精工细作。信息的收集、整理、分类、建档、立卷及归档等工作需要坚持计算机的信息化、科学化、人文化、服务化的现代科学管理理念。根据不同单位、不同领域、不同类型、不同年度等进行分类，综合管理。
3.8 扩展信息化档案管理的服务领域
在高度信息化下的档案管理形成巨大的网络系统，档案管理一方面发挥好信息档案储藏管理优势，发展新形势下档案管理特色、地域特色、时代特色的数据化管理，还要扩展档案管理文化服务优势。积极稳妥的开发档案管理的信息资源，利用档案管理信息的网络为各个工作领域提供便捷信息交流与服务。例如，及时通知服务、及时的信息资料库更新服务、及时的信息咨询服务等，扩大多样化的服务于公众。
3.9 拓宽信息化档案管理的信息阅读空间
在信息化下的档案管理进程中，拓宽公众的阅读空间为广大公众所欣然接受。定期更新相关文献资源、汇总各方面的知识信息、报道各领域的时事新闻、推荐有意义的文章赏析等等。提供广阔的阅读空间的同时保障阅读者的权益。
3.10 打造信息化档案管理的全面的网络系统
在信息化推动下，各个的高校档案管理工作通过网络系统与社会团体进行交流与合作，网络系统成为建立与开展，各个高校档案管理工作的基础模式，档案管理来源于学校的文化资源，宣扬学校的文化传统，培养人文精神需要紧紧跟随网络技术的发展，服务于社会的文化需要。定期开展档案管理举办相关信息资源的展示活动，利用网络资源共享平台向公众相关信息，让更多公众团体在信息化网络系统中提供可再生的资源。扩展活动范围，创造更广泛的学习平台。建造高信息、高质量的档案管理网络系统是时展的新要求。
4 中职学校档案管理的重要意义
大力发展中职学校的信息化的档案管理成为现在的学校档案管理主要模式。有利于提高工作质量与效率。有利于创新档案管理工作，有利于学校档案管理信息的利用率，有利于提高档案管理工作的透明度，有利于档案信息资源发挥最大化的效益，有利于资源信息的合理分配，有利于信息化可再生的资源的发展，有利于社会的进步。
关键词：新时期背景下；学校；档案管理；措施
1 新时期背景下学校档案管理的重要性
一切学校档案的形成主要是由该个学校在教学管理、教学研究和对同学们的管理过程中形成。形成的这些学校档案保存了大量的数据、音像、图表、文字等信息，成为真实记载学校历史的有价信息材料，是学校历史发展的一面“镜子”，在学校管理、学校教学研究以及教学实践当中产生了巨大作用。目前“学校档案管理”主要囊括有：档案的保管、档案的整理、档案的搜集、档案的统计、档案的鉴定以及提供档案的查询等工作。学校进行档案的管理为的是真实记录历史，并为广大教职工、同学们、学校等提供可查阅的可靠、真实的信息。
随着我国社会的快速发展，尤其是“党的十”以来，国内社会面临着新的变化、新的形势、新的改革、新的发展，在这个新时期背景下，学校的档案管理也迎来了新的形势、新的问题，如何在档案管理现代化的发展要求下实现学校档案管理的标准化、专业化、现代化，已经成为当前学校档案管理新的挑战。
2 学校档案管理现存问题
2.1 档案管理人员培养相对滞后
我国档案专业自二十世纪六十年代开始在高校设置，但是起步晚，效果不明显，培养出来的档案管理人员还是比较少，人才资源供给受限，初中学校招聘不到专业素质过硬的档案管理人员。另一方面，再加上由于六七十年代的历史原因，78、79年才恢复高考，因此档案管理人才参差不齐，力学不高。除此之外，由于学校对档案管理人员的岗位培训以及理论培训的不到位、没有形成一整套完整体系的管理规章制度，使得难以构建一支技术过硬、专业本领强、业务素质高、人才层次构造合理的学校档案管理队伍。
2.2 制度不完善，执行效果不佳
目前，很多学校的档案管理存在着诸如制度不健全、甚至缺失等问题，管理方式比较随意，没有形成严格规范的档案管理制度。比如说，学校在档案的素材管理上，一些档案管理者通常会疏于对归档材料的认真、仔细的审查，致使一些归档的材料存在严重失实的现象，特别是同学们的档案存在严重的造假现象，使得档案的真实性严重缺失；其次是一些档案管理者在保管与搜集材料的思想意识上不到位，发现有些档案材料明明严重缺失却没有及时补充完整，使得档案材料的完整性大打折扣。
2.3 管理方式比较落后，信息化程度不高
当下，很多学校的档案管理部门依然使用的是传统的档案管理方式，即学校档案材料的收集、开发、利用依旧是以纸质作为最主要的形式，并且档案管理的数字化、现代化、信息化水平比较低。虽然纸质记录档案信息在长长的历史中发挥着重要作用，但正是因为历史的久远，使得纸质保存面临巨大的挑战，往往容易损毁、归档量大、重复利用率低、成本高等不足，这就迫切需要将其转成电子档案，充分利用电子档案具有的简便、存储量大、保存久等数字化、信息化优势，向电子化靠拢，已经成为新时期背景下学校档案管理发展的必然趋势。
3 新时期背景下学校档案管理措施
3.1 培养专业性的学校档案管理人才队伍
由于社会在发展、科学科技的进步、社会分工的明细，这对学校档案的管理以及档案管理人员的工作提出了非常高的要求，尤其学校档案管理人员的素质高低直接影响着学校档案管理的质量好坏。在新时期背景下的学校档案管理人员，务必坚持实事求是，与时俱进，解放思想、不断提升自己的能力，以适应新背景下的学校档案管理工作。因此，学校在选用档案管理者时，应当优先选拔具备专业的档案管理专业的人才，并且对他们进行专业、系统、全面的岗前培训，让他们掌握扎实的理论与方法，并让他们参与一定时间的入职实践，进而确保学校档案管理的质量，提高他们管理学校档案的能力。
3.2 建立健全制度，增强执行力度
新时期背景下，学校档案的管理为了迎合发展，必须从自身上寻觅新的突破，以实现科学发展，应当切实做好学校档案的用人管人制度建设，建立健全的学校档案管理有关制度规定，实现档案管理的规范化与科学化。一是建立健全学校档案管理机制，做好管理人员的岗位责任分工，并且一旦发现管理不到位的要追究其责任。二是建立健全竞争上岗机制，通过多种途径选拔优质的档案管理专业方面的人才，并培养他们掌握多方面的能力和计算机应用技术。三是建立健全学校档案管理开支机制，确保管理人员的训经费，确保管理所需要的机器设备等。
3.3 创新学校档案管理形式，提升数字化与信息化水平
现代社会是信息技术快速发展的时代，学校档案管理工作一定要紧密跟上时代的步伐，不能老是“坐、靠、等”，要充分发挥思维，转变观念，积极、主动借鉴吸收先进的科技并运用到学校档案管理中，加强外部合作，引进档案数字化管理平台，提升数字化管理能力，并借助网络、媒体等先进的现代科技手段，更加高效、合理、科学的开展学校档案的管理工作，提升档案管理的效率与质量最终提高信息化水平，提升服务。此外，还要在学校档案管理过程中注意降低信息化、数字化所需要的成本费用，因为高科技的引入必定会给费用带来压力，这就要求尽量降低成本，使得管理效率与经济效益实现“双赢”。
3.4 拓宽渠道，搭建档案信息库
“档案信息库”是指在电脑存储工具上可以实现数据、信息、材料等的存储、共享的一种有效组织形式，而档案信息库的搭建不仅有利于档案的数字化、信息化管理，而且有利于实现学校档案资源的互相分享，为提高学校的档案管理水平，主推学校档案管理往数字化、信息化、现代化模式转变。因此，这就需要在搭建学校档案信息数字化的过程中，充分利用电子计算机将纸质的档案材料转化为电子计算机所能识别的信息，比如通过纸质档案的扫描、纸质档案进行电子版录入或者档案的编码，然后把这些数字信息存入到指定的大容量机器设备当中，以图像的格式、文本的格式、视频格式、音频格式等存储。其次，把收集转化成的各种格式的文件输入到指定的档案数据库里，进一步转化为机读数据，录入过程需要严格的校对审核，确保数据库存储的数据准确无误并被计算机完全识别。再次，建立后的档案数据库要及时根据变化进行科学调整：一是有时需要借助一系列技术让档案管理模不断简化、实现有序，或者一旦发现管理上出现问题，就应当及时分析矛盾、化解矛盾，切不可忽视或者置之任之；二是进一步深化档案的检索工作，进而为查询档案的客户提供便捷、高效的服务；三是切实做好数据的保护与保管工作，档案数据库的存储载体必需配有防磁、除尘、防尘等工具，并严格预防清理计算机病毒，保证数据的安全。
参考文献
[1]代利利.加强学校档案管理[J].阜阳师范学院学报（社会科学版）.2005，（09）
一、中职学校档案管理工作存在的问题及成因
1.领导重视不够，思想认识不到位。
档案管理是学校管理的基础性工作，是制定决策的依据。很多同志认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，存在“重教学、轻档案”的思想认识，一部分同志对档案管理的认识较为肤浅，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。有的学校领导对档案工作不重视，表现为对档案工作不理不问，或对加强档案管理的重要性认识不足。上述对档案管理不够重视的思想认识，导致了工作中档案人员归档意识不强、收集档案证据不足，造成了许多资料丢失或者找不到。
2.档案管理人员缺乏，素质较低。
档案管理的专业人员缺乏、业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中职学校无专职档案管理人员，有的是临时配备的，因此，既有理论知识又有丰富实践经验的档案技术人员实在是凤毛麟角。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务素质，业务水平不高，缺乏系统培训。以上问题的存在，明显制约了档案管理的专业性。
3.档案资料不够完整，档案管理方法陈旧落后。
思想上的不重视，人员素质的低下，导致档案资料收集不够完整。科室工作人员的档案意识淡薄，除个别重要文件归档外，很多基础性文件却随意处理。目前，中等职业学校档案工作的管理方法陈旧落后，文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用，而且因管理方式落后，导致在查阅档案时速度慢、准确率低。同时，本文由收集整理很多中等职业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等职业学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源，因此，如何更为有效地利用这种资源成为中等职业学校工作发展的关键。
4.档案立卷工作不规范，档案载体结构单一。
目前，档案立卷工作不规范主要表现在：领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系，比如教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录入不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的衔接不全，特别是对教学档案的收集、整理、录入，有些学校还未进行这些问题的存在，极大地影响了档案工作的质量和利用效果。
二、加强中等职业学校档案管理工作的对策
1.提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制。
提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为，树立“档案就是资源”的理念，扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加强对档案工作的领导。主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当前新形势下教育教学改革的步伐。再次，要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。
2.加强人员配备，搞好档案设施建设。
为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理。首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强的业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保
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管保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案工作水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别设橱，配备六防设施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
3.加强档案化建设，提高现代化管理水平。
档案化建设是社会化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先是观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的资源这一重要观念。其次，在具体管理上要与时俱进，正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和检索终端等现代化办公设施，处理、传递档案资料，对档案进行数字化管理，提高档案的服务质量。
[关键词] 学校； 档案管理； 模式； 构建
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）06- 0105- 01
学校档案管理工作是学校管理工作中的一部分，必须适应现代化实验学校和新时代的需要。档案管理既要做到为利用者提供优质服务，又要使档案管理和保密工作严格操作进行。本文就从学校档案管理的重要性，学校档案管理现状、学校档案管理的原则，学校档案管理的基本要求和流程， 学校档案管理电子化， 学校管理创新等几方面进行论述。并对现行学校档案管理工作提出了相应的建议，以期为有关档案工作者提供参考。
1 学校档案管理模式构建的重要性
学校档案是指学校在经营活动中形成的对国家、社会和本学校具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。学校档案主要包括：行政管理档案、人事管理档案、教学管理档案、学籍管理档案、设备仪器档案、基建档案、会计档案等方面的内容。是学校工作中不可缺少的一部分，它是学校一份完整的、宝贵的无形资产，具有真实性、客观性、历史性的特点。是学校活动的真实记录和凭证，是学校科技发展的催化剂；是知识形态的生产力；学校档案是学校社会效益的表现形式，是学校文化的重要组成部分，同时也是学校成功的桥梁。
2 学校档案管理构建之现状
目前，学校在管理、运营、科研各项活动中形成的大量档案已成为经济发展的重要信息资源，这些档案真实地记录了我们学校的诞生、发展的历史过程，记录了学校在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用。目前学校领导越来越重视档案工作，舍得投入，配备管理人员，档案材料的收集、整理、归档及保管相对规范。但也有少部分学校不重视档案工作，档案管理基本处于原始、松散和家庭式管理状态，对自己的档案材料随处乱放，不及时整理归档，致使一些有价值的档案材料丢失，导致学校在经济交往、产权变更和扩大再生产时出现无档可查的被动局面，给学校造成了无法弥补的损失，严重影响了学校的发展壮大。主要原因和导致的问题主要表现在以下方面：
（1） 档案管理制度不健全。一些学校由于档案管理方式简单，没有严格的档案管理制度，致使档案管理处于混乱状态，造成了学校档案资料收集困难，极易遗失等问题。
（2） 档案管理机制落后。许多学校是各科室负责保管自己科室的档案，一些重要的文件材料保存在部门负责人手中，虽有专人管理，借阅时没有例行借阅手续。
（3） 档案资源信息传递速度慢。由于一些学校档案资料没有实行集中统一管理，加之管理不规范，信息资料无法及时汇总，致使提供综合信息服务速度缓慢，影响了学校的工作效率。
（4） 档案资料保护措施不到位。没有设置防火、防潮设施设备，档案柜内没有放置防虫药物，“十防”（防盗、防火、防潮、防霉、防尘、防虫、防高温、防光、防鼠、防有害气体）措施落实不到位，严重影响到档案资料的安全存放和保管期限。
3 档案管理模式构建中解决问题的对策
（1） 加强宣传力度，增强档案意识。由于历史的原因，档案和档案工作在社会上的“认知度”不高，许多人不了解档案工作的理论、方针、政策和有关规章制度，这样就给档案工作开展造成了困难。因此，我们要采取各种形式、广泛宣传“档案法”、“档案法实施办法”以及“江苏档案管理条例”等法律、法规，让全社会都有了解档案，让学校的领导都认识到档案是一种潜在价值的客观事物，只有当它转换为直接价值的时候，才能产生巨大的经济效益和社会效益。从而激发他们保护档案、利用档案的意识，把做好建档工作变成他们的自觉行动，纳入学校管理计划，增加档案资金投入，提高档案保管条件，提升我校江苏省一级档案室综合管理水平，为学校竞争发展打下良好基础。
（2） 采取相应措施，引导规范建档。学校建档工作可以采取典型引路的方式逐步推进。① 按照先易后难的原则，先在那些具备建档条件、建档热情高的学校开展规范建档工作，树立典型，召开工作经验交流会，让他们切实感受到建档工作的重要性，以及档案规范管理后给学校带来的种种方便和好处，使其变被动为主动，推进整体工作的开展。② 协同学校的有关主管部门，把建档工作列入学校管理考核目标，督促他们规范建档，并逐步达标升级。
（3） 因材施教，强化服务。建立符合学校自身特点的“自我管理、自我完善、自我服务、自我发展”的档案工作机制，档案主管部门要本着“学校自愿、为学校保密、不收取任何费用”的原则，积极为学校做好指导服务。要建立服务学校的工作机制，落实责任目标。要多与学校沟通交流，了解各类学校档案状况，对不同类型、不同规模、不同发展水平的学校，采取不同的指导方式和管理方式，帮助学校逐步实现档案规范化管理。
关键词： 学校 档案 管理
档案工作是一项系统工程，档案的开发、整理、积累利用是学校管理工作的一项重要内容。学校档案为学校的教学、科研和发展提供依据，在学校的建设中具有不可替代的作用。相对于其他系统学校的档案有其特殊性，在档案的管理和开发上有不同之处。我校是广东一所市属中职学校，如何加强学校档案管理？在前人研究的基础上［1］―［7］，我结合我校的档案管理实际工作提出几点思考。
1.提高全员档案意识。
学校要定期组织全员培训，学习《档案法》和有关档案法律知识，强化全体教职员工的档案意识，充分认识档案资料对个人的作用，以及学校发展的价值，使全体教职员工在日常工作中能自觉配合档案管理人员做好档案的整理、收集、立卷、归档工作。档案是学校最宝贵的信息资源，是职业学校持续发展的基础，档案资料涉及学校各方面工作。因此，要做好档案管理工作，学校就必须高度重视，大力宣传档案工作的重要性，使档案意识潜移默化地影响全校教职员工。学校领导要将档案工作纳入学校总体规划之中，并将其列为有关职能部门目标管理的考核内容；学校要明确科室职能和专人负责档案管理，档案管理人员要有具体的工作职责。
2.加强管理，完善制度。
只有把学校档案管理纳入目标管理的轨道，加大管理力度，才能推动档案工作更快、更好地向科学化、规范化、制度化和现代化方向发展，从而促进学校整体工作水平进一步提高。建立健全学校档案管理制度，使档案工作做到有法可依、有章可循，促使学校有效收集、整理、利用档案资料。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理工作的关键。学校领导应高度重视档案管理工作，根据本校校情，针对学校档案的收集整理、有效管理、合理利用等环节，认真制定和落实各项制度，如《学校档案室工作职责》《学校档案室管理制度》《学校档案利用制度》等，并让专人具体负责组织和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。要重视档案材料的填写，做到如实填写、书写清楚、格式规范。档案制成材料应符合要求，归档材料必须统一使用A4规格的耐久性较好的纸张，字迹材料应是耐久或比较耐久的，凡是不符合要求的，都必须退回，重新处理后方可归档。
3.充分发挥学校各级教学管理部门的作用，全面提高学籍档案管理水平。
我校是广东一所市属中职学校，在多年的办学过程中，已根据教育特点形成了自身管理的特色。学籍信息管理主要由几个部门负责：招生办形成招生信息，教务处形成学生个人基本状况、学业成绩、毕业和学位情况信息；教研室形成学生学习考试原始记载的信息。我校首先要着重抓好三级管理，建立以学校档案室为主导，教务处、招生办为主体，教研室为基础的学籍档案管理收集网络。各中职学校由于办学规模、办学定位及内部管理模式的不同，因而学籍管理方式有所不同。一般学籍档案分散在招生就业、系、教务处和学工处等部门，中职学校应在《分类法与工作规范》总体要求下，根据档案内容，建立健全符合学校自身管理特色的学籍档案管理的运作模式，确保准确全面高效地开展学籍管理工作。在《分类法与工作规范》的指导下，明确各级管理内容、管理职责；各级管理实行分工合作，信息共享，集中归类，以逐步形成我校学籍档案管理的有序状态。其次，要重视学生实习档案管理。否则教学意识和档案管理意识不强，往往容易出现学生实习档案管理不善、不规范的状况。必须抓好薄弱环节的管理，学校应经常对学生实习档案抽查，对有关人员培训指导，及时发现问题，及时更正，准确和完整地反映学生在校各个时期的学习表现等情况。
4.进一步提高各级专兼职档案人员的素质。
由于学校档案工作是一项基础性的管理工作，是默默无闻、为他人作嫁衣的配角的工作，因此档案工作者要具有宽大的胸怀、良好的心态，以事业为重，脚踏实地、兢兢业业、无私奉献。档案人员的素质是政治素质、业务素质、知识素质的总和，是档案人员完成专业工作的必要条件。当今社会科学技术日新月异，知识化、信息化迅速发展，档案载体丰富多样，这就要求档案管理人员不但有较高的档案业务素质，而且掌握先进的科学管理技术，精通计算机、网络技术、多媒体技术，具备信息处理和分析能力。
5.做好教学档案的利用服务工作。
在中职学校的教学档案中存在大量的本校独有的原始信息，应当充分利用这一优势，有针对性地整理，形成具有实用价值的、准确性、权威性较强的教学档案信息，为学校领导和有关部门科学决策和教学研究提供高质量的服务。在教学档案服务的方式上，要改变那种“等客上门”的固定时间、固定地点的被动服务方式，开展多渠道、各层次的综合服务。
6.应用计算机网络技术管理教学档案。
运用计算机网络技术开发利用档案信息是一项技术性较强的工作，首先要加强档案管理人员队伍建设。档案管理人员要认真学习计算机技术、网络技术、多媒体技术等，并将其应用于档案管理与信息技术的开发利用中。档案管理人员要运用现代化的管理手段，建立系统有效的目录和检索体系，开发和使用档案管理软件，实现档案信息网络共享，积极有效地开发教学档案的信息资源。加强学校教学档案部门的硬件基础设施，配备先进的设备，为学校教学档案现代化管理和档案信息资源的开发利用提供强有力的保障。建立现代化档案管理系统，是快速准确地开发教学档案信息资源的有效途径。
7.提高档案信息咨询服务工作。
中职学校可以充分利用自身人才与管理的优势，为一些企事业单位提供档案工作方面的咨询服务。与图书馆参考咨询略有区别的是，档案咨询范围一般以档案内容、馆藏档案知识及查阅方法（查找途径、检索工具的使用法等）为限，即使是事实性咨询（指各种事物、数据、规定等特种事项的提问），也只用档案中记载的内容回答，分析研究不是档案咨询服务的任务。中职学校档案室作为一个专业性很强的档案管理机构，要依靠馆内高素质人才丰富的专业知识，对外提供信息咨询服务，全面开展信息服务工作，例如档案管理业务咨询、档案管理流程咨询等。由档案工作人员根据用户要求提供档案资料，大到为学校决策提供依据，为基本建设项目提供图纸，小到为教师、学生的具体问题，如调令、成绩单等提供依据。用户经常提出的有关咨询项目有：政策性、法规性条文；数据、图表；事件发生的时间、地点、条件、过程；部门和个人的情况。档案工作是一个单位工作发展的基础性工作，做好档案工作能够为学校带来意想不到的积极效果，使工作的开展事半功倍，因此越来越多的学校认识到档案管理的重要性，迫切希望得到档案业务方面的指导，提高学校的档案管理水平。
参考文献：
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［5］孙荣平.刘树生.浅析高校学籍档案管理与完善［J］.黑龙江教育（高教研究与评估版），2005，（3）：28-29.
提高对档案管理工作重要性的认识：加强意识，建立机构
档案工作首先要得到学校领导的高度重视，结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案、支持档案并自觉地维护学校档案工作。
加强档案管理观念工作是服务于现实的需要
学校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。因此，档案人员要有埋头苦干、默默奉献的精神，同时应当多一些敏捷和睿智，多一些果断，从基本上转变观念，要主动自己联系市场，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值。
学校档案的分类及管理制度
学校档案一般分为文书档案、教学档案、业务考核档案、学生档案、基础设备档案、声像档案、财会档案、人事档案，但主要是文书档案和教学档案两大类。
文书档案是学校党、政、工、团等日常工作中形成的，具有重要保存价值、经过立卷归档的文件材料，是学校领导进行决策、总结工作、制定计划的可靠信息资料。
教学档案是记录和反映学校在“教”与“学”的实践活动中形成的具有保存价值的文件材料。
健全学校档案管理工作的具体内容及方法
学校档案的收集
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档，利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值、需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。
学校档案的整理
整理工作是档案管理基础工作中的主要环节，要强化档案的整理工作。因此，使“帐外”的材料得到补充，应严格按照统一的规范要求整理，才能达到提高案卷质量的目的。按照学校档案的来源时间、内容和性质等条件保持其历史联系性，充分利用原有的整理基础，使之保持其系统性，便于学校档案的安全保管和方便利用。
学校档案的鉴定
档案鉴定工作是档案精练的重要的手段。学校档案鉴定的主要任务是：通过对已过保管期限的档案材料的价值进行审查，以区分重点，使学校有价值的重要档案得到重点保护，对已失去价值的档案予以剔除销毁。学校档案鉴定要坚持按内容、作者、时间和需要确定价值的原则，逐卷逐件进行审查，从数量大、种类多、内容复杂的学校档案中确定其不同的保管期限，把不需要保存和保管期限已满的档案予以鉴定销毁。
学校档案的保管
档案保管工作是档案工作的一项重要的基础工作。学校要采取有效措施，防止与克服各种自然的、社会的不利因素对学校档案的损毁，切实保护学校档案的完整和安全，不断提高学校档案管理的科学性。学校档案保管要坚持“以防为主，防治结合”的方针。
学校档案的统计
要以表册、数字的形式，揭示学校档案与档案工作的有关情况。其主要内容包括学校档案的收集、整理、鉴定、保管和利用等情况；认真填报上级教育行政部门印发的有关统计报表。
学校档案的利用
学校档案信息资源开发与利用，坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。
努力实现管理手段的现代化
【关键词】学校 档案管理 依法治档
一、当前学校档案管理工作中存在的问题
1．某些学校领导对档案管理不够重视，其表现为：⑴对档案管理的意义认识不足。多年来，由于对“教育改革”的狭隘认识，导致档案事业建设降低到了教育改革的附属地位，经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来衡量档案事业，而这一观念又恰恰违背了档案的价值属性，因为档案是历史的产物，不能产生直接的教改成绩或效果，档案往往是到检查评估利用的时候才显出它的价值。⑵依法归档的意识不强。基层的领导同志不能深入实际解决档案收集工作中存在的实际问题，档案收集方式仍然依靠档案管理部门主动索取，而依靠有关部门主动移交的可操作性不强，致使档案移交工作迟迟不能落到实处，甚至材料收集不齐全，直接影响收集工作的开展。⑶对《档案法》的宣传不够。《中华人民共和国档案法》颁布20年了，除档案管理部门认识外，大多数人不了解、不认识档案法律责任，不重视统一管理档案的意义，管理人员、科技人员依法自觉保护、收集、移交档案材料的意识没有真正树立起来。
2．教职工对依法治档的观念淡薄。由于档案违法行为所产生的后果具有间接性、隐蔽性，这导致了人们忽视或轻视档案违法行为。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那样，直接地明显地危及国家、人民的人身和财产安全，会给国家、人民带来直接的、明显的危害和损失。同时，学校对教职工的评价考核也没有把依法治档作为其中一个条件。把档案资料的收集、移交看成是一种负担，甚至不当一回事，学期或学年结束，该交的档案资料也没有整理移交，需档案管理人员的多番催促。
3．上级档案部门，对学校依法管理档案工作监督力度不够。一些档案行政管理部门对于学校存在的档案违法行为，往往只进行现场指导纠正，久而久之，执法检查变成了上门服务，上门帮助组卷、立卷，以指导替代执法、替代执罚。而对于法定破损档案、不及时归档、归档不全、利用不还、档案面临危险等档案违法行为不作重点深入检查和追究。
二、如何依法管理档案工作
1．加大宣传力度，增强社会档案意识和档案法制观念，打好依法管理档案工作的群众和社会基层。“立足档案，面向社会”是我国档案宣传工作的方针，继续加大《档案法》的宣传，也是全社会的普法意识的体现。但目前档案意识还很淡薄，档案观念模糊。就我们基层而言，要争得领导的重视，把它纳入学校的普法工作中去。除做好各部门工作宣传外，还可通过宣传周、宣传月搞定期宣传，也可通过学校的内部网络宣传、学校公示栏宣传，通过研讨会、座谈会，举办展览、知识竟赛等形式，使广大群众真正了解档案，自觉遵守《档案法》。还可通过对违法案件的处理结果，以案说法，以警世后人，从而增强社会的档案意识和法制观念，为依法管理档案工作奠定坚实的基础。
2．积极争取领导部门的理解和支持，加大对档案管理工作的力度。建议从教育档案工作实际出发，会同档案局、教育局一起制定并及时修订适合教育改革要求的学校档案管理试行办法和档案工作标准，加强统筹领导，宏观管理，实行分类指导，有效监督，形成有关业务部门与办公室配合对学校档案工作齐抓共管的机制，促进《档案法》实施在学校落到实处。
3．依法健全和完善档案收集管理制度。档案资料的收集、移交和整理、保管，是发挥档案工作整体功能的前提，也是做好档案业务工作的重点。要扎扎实实地做好这项基础工作，不仅要把学习贯彻《省档案管理办法》与学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》结合起来，加大宣传力度，努力营造浓厚的社会氛围，还要依法健全和完善档案收集制度。档案收集管理制度主要包括：
(1)登记制度。为了掌握收集工作情况，避免应归档材料的遗失、散落，应及时做好登记工作，形成必要的制度。
(2)时限制度。及时收集是确保归档文件材料齐全完整的关键。收集材料不能等到年底收集与整理，而应区分不同情况，明确收集与归档时限。因为有些文件材料在办文部门较长，遇上机构变化、人动、工作调整，很容易散失，造成归档不全或不完整。
(3)查对制度。档案管理部门要做到对所管档案材料心中有数，必须确定一个时间核对收集归档材料，对收集工作中发现的问题，如不全、短缺材料的，要及时向有关部门追要收集，对错装、错收的，材料要及时查清并予以纠正。
(4)移交制度。要根据具体情况，制定出具体档案材料的归档范围、时间与质量要求，使各单位、各部门形成的档案材料一般应及时处理完毕后，及时移交给档案管理部门归档保存，避免任何组织与个人以任何理由积压、滞留应归档材料的现象发生，保证档案材料的完整齐全，特别是人事档案更应注意及时移交。
(5)索要制度。对于未能及时移交到档案管理部门的归档材料，档案管理部门不能完全坐等有关单位或部门主动送交材料上门，对以上制度执行情况，可与工作评价结合起来，奖惩分明，如评优、评先、职务晋升等。
一、职业学校电子档案管理现状
（一）电子文件收集资料不够完整的问题
由于大部分学校领导对档案工作未引起足够多的重视，而一些部门对文件移交归档给档案部门的重要性缺乏认识，又加上教学工作任务繁重、导致各部门产生的越来越多的电子文件资料不能及时地提交，造成档案资料大量流失，从而导致归档资料质量不高，缺乏完整性。对电子文件原稿保存忽视情况严重，没有采取很好的保护措施。档案工作管理人员依法治档的意识也很淡薄，对档案疏于管理。对参与第一线的档案收集、归档、立卷的业务指导不够，监督、检查不到位。由于，目前大多数实行办公自动化写文章和起草文件都在电脑上完成，往往一旦文件定稿打印后，作为第一手资料的电子文件的保存就常常被遗忘，没有及时归档，随意对原始性的电子稿件进行其改动等操作，处理后的电子文件是否和原稿一样，有没有归档保存的价值。
（二）电子信息化程度偏低，电子档案的功能得不到充分利用的问题
一般职业学校电子信息化程度偏低，档案依旧以纸质档案为主要保存媒介。学校档案大多只局限于“存”、“查”功能，电子信息管理仅仅被简单地应用到检索、交换、备份等辅助功能中，并没有充分利用网络的检索功能，从而提供面向用户的信息服务，也没有充分利用网络的数据分析与判断功能，从而未能为决策层提供相关的服务。档案电子化的进程还在推广的探索阶段，要充分发挥电子网络的管理作用。
（三）电子文件的保存和电子文件的持续可识读性的问题
档案的保存和载体寿命问题。电子档案与纸质档案相比短得多，一般仅为15-20年。电子档案载体的寿命除了与自身内部诸因素有关外，还与温度和湿度、震动和磁场、空气中灰尘、阳光和空气的影响有关。纸质档案信息与载体安全，信息的可识读性是自然而然的。而电子档案却不同，表面看来保存完好的文件载体，由于受外环境因素的影响，数据信息却可能导致不可读。因此，电子档案的持续可识读性，完全依赖于计算机信息系统这一载体。电子文件是以计算机为载体将信息通过编写代码的方式记录在电子信息系统中，也就是说电子文件的读取和使用必须通过计算机软件才能够实现。然而随着计算机技术的发展日新月异，更新发展愈来愈快，编码的内容与形式也不断推陈出新，电子档案原有的编码与不断改进的计算机系统运行环境间的矛盾也越来越显得尖锐。档案管理要规范统一的软件设计标准和使用设备问题。由于当前档案管理软件开发数量很多，但是国家没有统一的标准，因此模块设计存在较大差异，在使用过程中，由于软件功能滞后需要更新软件，往往在需要查阅档案资料时，因时效过期，无法转换。随着电子信息科技的日新月异，计算机技术不断得到改进与完善。由此产生了不少的问题，一方面由于不同软硬件环境下形成的电子档案载体互不兼容、难以互换，使得在需要使用时软件备份的数据已无法转换或读取。另一方面在长期使用过程中，不可避免的出现磁性自然减退和载体材料老化等情况，也就造成了电子文件信息消失、无法读取，识别失真的后果。更重要的是大部分职业学校受资金规模的限制，电子档案所使用的设备都参差不齐，这也直接影响了如何规范和统一电子档案管理及其设备使用的问题。目前，国家相关部门急需制定和规范相应的档案管理软件和设备使用的标准。
（四）电子文件的信息安全问题
职业学校本来经费就紧张，档案部门又很难筹措到必要的安全资金。电子档案存放位置的不固定性、设备载体的可转换性、信息接收对象的开放性及文件内容的可分解性，也使电子档案信息随时有被提取修改、窃取、损毁的危险。而且，是长期处于共享计算机网络资源环境下的使用者减少了对电子档案存储位置的关心，从而影响了电子档案信息的真实性、完整性和可靠性；安全设备没有得到应有的维护。利用互联网的开放性和网络漏洞，有人蓄意破坏制造电脑病毒，一旦电脑中毒感染，只能全部短网逐台查杀，电子文件就有可能造成信息数据无法读取，或电子文件可能会在一瞬间全部消失，甚至造成整个信息系统瘫痪。就会给整体安全带来隐患，严重影响档案工作的正常运行，造成难以弥补的损失。这是电子档案管理遇到的新的问题。
二、加强职业学校电子档案管理的对策
（一）规范电子文件收集工作，加强电子文件全过程管理
电子档案管理工作的基础是做好电子文件的收集工作。档案工作人员要积极参与，必须在产生电子文件的源头进行对电子文件形成、收集、积累、保管等工作，因为电子文件不同于纸质文件，出于保留第一手资料的重要的目的，则应对原稿进行收集和积累，如果档案人员不介入进去它很难掌握到甚至接收不到电子文件原件，这就会影响档案的完整性,而且会影响今后的开发利用。同时，学校要加大档案重量性的宣传力度，各有关人员增强档案意识，严格执行档案管理制度，控制和维护档案信息资源的有效性尽量避免电子文件归档出错率，提高电子档案的归档质量；电子文件收集归档应按照电子文件和纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件双套制的方法，将电子文件以纸质和电子档案(如DVD光盘、U光盘、移动硬盘、内存卡等)制作双重备份,并分别归档管理,形成两种介质、两套同一内容的档案。并应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件,以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
（二）推进档案信息化建设，制定档案管理标准
推进档案信息化建设，标准一定要先行。标准和规范化建设是一项重要的电子档案管理的基础工作，特别是在现代网络环境下，标准和规范显得尤为必要，如果数据标准不统一，将对数据的采集、加工、保存以及以后的信息共享带来问题。学校要按照《档案法》、教育部关于《教育管理信息化标准》的要求，并通过借鉴国内外的先进的经验和档案管理先进技术，结合学校的实际情况，制定出符合实际的标准和制度。通过这些档案标准化和制度的建设，来提高和推进学校档案信息化建设。
（三）重视档案管理软件的开发和应用规范档案管理软件开发标准。为了保证电子文件的持续可读性，防止信息丢失。应由档案行政管理部门牵头，按照科学、标准、规范、实用的原则，研制开发标准统一的档案软件，使得电子信息在不同界面的管理软件之间能够相互转换和读取；学校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合学校实际，统一规划，采取与软件公司、相邻学校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。同时，要制定统一的上网目录标准，使人们能轻松快捷的网上查档。
（四）提高档案的使用价值，增加档案资料的受众面
职业学校要充分发挥电子档案的优势，利用现代电子设备、网络技术等手段。有效地提升档案资料的使用价值，增加档案资料的受众面，共享资源。由于大部分职业学校规模都不大，教学资源有限，信息量缺乏。对档案资料的查找、信息资源的获取，是学校教育、科研必要的手段。传统纸质档案资料的查阅用时长、工作量大、查阅人必须到档案室才能实现，且手续繁琐复杂，必须在开放时间段查阅。给查阅人带来很多不便。（1）建立学校的电子档案室网站，电子档案目录向校内师生和社会公开。（2）建立周边学校和全国同类学校档案资料信息平台，实现校际档案资料信息共享。（3）对学校档案网站和校际档案信息平台设置有限查阅密码，并对档案资料信息分等定级。限定各类查阅人的查阅范围。
（五）建立电子档案资料银行，逐步形成区域档案信息管理中心
电子档案资料的保存受年限的限制，在一段时间后需要不断地更新，对于职业学校来说，需要投入一定量的人力、物力、时间来进行。且受到外力的影响，电子档案的信息会丢失、损坏及无法查阅，需要有备份。为解决这一问题，可采取建立电子档案资料银行的办法解决。学校所在地的政府信息中心可建立学校档案资料库。把学校档案资料备份存储在库中，支付一定的费用，学校对这些资料作定期的维护，也可每年取出更新一次。也可建立若干学校共同投资的档案资料信息管理中心，实现档案的安全、有效、长期的保存。节省资金，降低保存风险。
（六）安全性方面的建议
（1）制定相关的法律、法规，使信息安全保障有章可循。从法律上明确电子文件的凭证作用，做到有法可依。为了保证电子档案数据的原始性、真实性、安全性，需要制定一整套电子档案信息安全保护措施。实现电子档案的安全不但要靠先进的技术，而且也得靠大家一起来严格遵守这些法规。（2）部署网络版杀毒软件，硬件防火墙配备或培训合格的网络管理员。（3）保证电子档案的信息安全，提高整体网络安全意识。对相关软硬件进行检查、更新、升级、维护，要定期对相关设施与网络服务期进行检测、维护与清理，为防不法分子在网络上恶意修改、窃取电子文件信息的行为。常用的技术方法一般有以下几种：有签署技术、加密技术、身份验证、电子签名、防写、档案备份、专机专用、安全审计、访问权限控制、备份与恢复等。档案管理部门可利用这些技术手段来提升设备的安全性，这些技术措施对于保持电子档案内容的真实、可靠，防范对电子文件的非法访问和随意删改都具有很好的效果。
（七）重视档案信息化人才队伍的建设
