时间：2023-02-08 03:16:34
关键词：中等职业院校学生档案管理问题对策
在当前就业形势十分严峻，各大中高专院校毕业生就业实行双向选择的市场用人机制背景下，大中高专院校学生档案作为学生就业过程中一份必不可少的重要凭证，是大中高专院校提供的毕业生在校期间德智体等方面发展的综合情况反映，是毕业生就业和用人单位选用人才的重要材料和依据。以创新的思路认真做好中等职业毕业生的档案管理主作，充分挖掘学生档案管理在促进人才培养过程管理中的积极作用，特别是服务中等职业毕业生成功就业的推进作用，使学生档案管理适应以就业为导向的办学需要，从而进一步提升中等职业学校档案管理的整体质量和效益，是一项十分重要而又具有现实意义的工作。但是目前高校学生档案管理中还存在着不少问题和不足，需要创新管理工作尽快得以解决。
一、当前中等职业学生档案管理存在的问题
2l世纪以来，信息化浪潮的掀起以及现代化管理理念的深入，传统的管理模式就需要在急剧变革中寻求新的生存空间。加之中等职业院校各项改革的深入，学生档案管理也在这些影响之下，表现出如下值得思考的问题：
l、学生档案归档内容程式化，不符合时展需求。
随着现代信息技术的不断发展和与国际接轨的市场经济的形成，与计划经济体制相适应的传统高校学生档案管理工作受到了冲击，首先反映在学生档案的归档内容上。学生档案中记载的许多内容已经失去应用价值，同时许多符合时代需要的新内容却未被记载。如涉及高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩总表、入党入团材料、毕业生登记表、学位授予通知书、报到证存根、体检表等比较多，而用人单位希望了解的个人素质、成绩、能力、诚信等方面的材料比较少，学生鉴定材料内容空洞、政治术语多，呈公式化、口号化，没有全面真实体现学生在校期间的全貌和个性发展特征，档案材料不完整，信息量不足，档案材料归档跟不上形势的变化。
2、档案作用发挥缺位。
在大学生就业进入市场用人机制的大环境下。学生档案作为记载大学生成长情况重要文本材料，发挥了它无法替代的育人和人力资源开发作用，然而，发挥这些作用的前提是，学生档案是否具备内容丰富的，能真实反映大学生整体情况的有价植的信息储量。目前高校学生档案管理存在的主要问题就是缺乏创新意识。没有真正从服务大学生实现成功就业的要求来实施管理。由此造成的学生档案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏过程管理。信息提供滞后于毕业生就业等现象，其服务就业工作的作用发挥也就缺位了。
3、人才培养模式的多样化变革，带来新的挑战。
人才培养模式的多样化变革，给中等职业院校的档案管理带来了新的挑战。具体表现在反映人才培养模式变革的材料没有及时的进入档案，规范性较差。有些中职院校主要注重《学籍卡片》、《考试成绩登记表》、《高中学生思想品德考核表》等反映学生学科成绩的材料。应该凸显的《考生职业技能鉴定表》、实习、实训等反映职业学校特点的内容还较少，难以保证学生档案的客观性与真实性。而且，学生档案材料质量不高，利用率较低。从中职院校的普遍情况来看，学生档案材料基本上是一些由个人填写的主观判断式材料为主，全面反映个人各方面素质的客观分析性材料，尤其是实践过程中的定量分析材料过少。如反映职业技能鉴定结果的材料，只是简单一句“同意以上意见”，“情况属实”等评语，没有给予客观的、全面的评价，使得档案材料较为粗糙。
4、电子档案网络化管理存在瑕疵。
档案管理的最终目标是实现档案信息资源共享，而档案网络化管理正是使这一目标得到实现的一种行之有效的手段。它通过计划、组织、控制、协调与职能一体化来实现档案管理资源的最佳配置和降低成本，为提高档案资源的使用效率提供科学依据，现代化电子档案正是在这种情况下应运而生。计算机和网络的发展以及相关管理软件的开发，为电子档案的出现提供了物质条件上的保障。但是，电子档案的管理也不是尽善尽美。一般系统软件都会存在一些技术性问题。另外，学生电子档案的真实性、安全性还缺乏完善的管理制度来作保证(如系统用户权限的界定、更改信息必备的条件、查询信息必须的手续)，还有网络的不安全性、计算机故障问题、电子档案的长期保存、软件技术的完善，等等。这些都将随着电子档案的不断发展而亟待解决
二、加强中等职业院校学生档案创新管理的几点对策
1、强化意识，完善学生档案管理的硬件和软件。
主管档案工作的学校领导要更新观念、提高认识，重视学生档案管理工作，把其作为学校管理工作的重要事情来抓，强化师生的档案意识，这是落实科学发展观的抓手之一。档案信息化建设的基础是校园网络硬件和数据库的建立。为加快学生档案信息化进程，学校应抓住中等职业院校快速发展的有利条件，多方筹措资金，加大投入力度，尽早完成校园数字化、网络化建设，配齐各种必要的硬件设施。这已成为当前高中职业院校档案管理的当务之急，也是使中等职业院校档案管理工作取得重要进展的突破口。学生档案管理工作者也应提高现代化意识，强化信息技术观念，同时要增强职业道德，敢于抵制不正之风，杜绝私自修改信息现象，坚持原则，确保学籍档案的真实性。在软件建设上，要丰富内涵，按照教育部的要求，针对学校办学特色建立、健全相应的现代化档案管理制度，使管理工作有章可循。这一切为学生档案工作趋向规范化、科学化、现代化营造良好的氛围，打下扎实的基础。
2、统一建档标准，明确归档内容与范围。
作为人事档案基础的中等职业院校学生档案，国家有关部门应制定适合高职使用的统一建档标准，统一的制表内容。同时，各院校要加强领导，高度重视档案建设，并建立健全收集、归档制度，使学生档案按照统一立卷内容和建档标准进行规范管理。根据统一的建档标准，做到归档材料收集齐全，保证不缺人、不缺项目、不缺页，确保每个学生的每份档案材料填写清楚、齐全，签字、盖章不遗漏。
3、以人为本，做好学生档案管理工作的创新。
中等职业学校学生档案工作者应切实解放思想，更新观念，摒弃重藏轻用的旧思想，树立以学生为本的思想，提高服务质量，使档案工作贴近学生的学习、生活和就业，真正做到为学校发展和学生成长服务。结合以人为本思想，重新规范归档内容。学生档案的归档内容应该兼顾档案的全面和个体性。既要收集学生档案的常规材料，如毕业生登记表、成绩单等，也要兼顾学生的个性特长、知识技能方面的材料。在归档过程中，学生档案管理人员必须以对学生高度负责的态度，扩大收集档案材料范围，充实档案内容。如反映学生特长的个人作品、发明创造等材料;还有反映学生道德水平方面的如诚信、助人为乐、道德作风、考试有无违纪行为等方面的社会评价材料;学生参加各种社团活动、班干部、学生会干部工作情况、学校大型活动的参与情况、社会实践活动、毕业实习与见习情况、毕业论文、参加各种科技创新制作和竞赛等材料，都可以归人档案，特别是对某些方面表现突出的同学，将学生有关的“亮点”数据细致准确地归纳起来，如奖学金及三好学生、优秀学生干部等及各种奖励的获得情况，各种特长及在校对培养的情况(担任过干部、党员发展等)汇总成证明材料，使其在推荐就业中更具有说服力和竞争力。就拿上次周宁县纪委要录用我校一名往届毕业生为例，这位学生录取的笔试不错,但开始用人单位不了解其在学校的品德表现,由于录用单位有多人竞争,经过多方面思考，用人单位决定到学校了解情况，从档案中得知这位学生曾经获得市级、校级三好生后顺利将这位学生录取。可见，尽量全面客观地记录学生的在校表现，摆脱学生档案千人一面的程式化面目，为用人单位提供翔实、生动的档案材料，可以更好地为学生就业服务。
4、利用信息技术，实现管理的科学化、现代化。
关键词教学档案;作用;档案管理
中图分类号G25 文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)042-0178-01
高校教学档案是高校在教育教学管理活动中,直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和,全方位反映了学校的办学实力和办学水平。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分。提高高校教学档案的管理,才能发挥其对教学的参考、指导作用,才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。
1教学档案的作用
建立教学档案,其作用不仅是为了保存和管理教学过程中形成的有价值的文件材料,为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务,而且是为改进教学方法,深化教学研究,提高教学质量提供依据。
1.1教学档案为提高教学质量提供依据
学校的主要任务是教书育人。一所学校的教学质量如何,怎样提高教学质量,这些都与教学档案息息相关。有完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果,并加以完善和提高,为教学活动提供借鉴和分析,才有可能提高教学质量。
1.2教学档案为改进教学方法提供素材
教学方法的好坏,直接影响到教师的教与学生学,好的教学方法不仅使教师教得轻松,还能使学生学得愉快。通过查阅历年教学档案,可以对教学方法进行对比分析,找出理想的教学方法。
1.3教学档案为加强教学管理提供参考
教学管理水平的高低,在很大程度上影响该校的教学质量,影响学校在社会上的信誉度,教学管理水平在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、预测,从宏观上可以明确学校的发展方向,制定教学计划,更好地安排师资,并可根据实际需要制定短期规划和长远规划,特别是根据师生的奖惩材料、思想汇报材料等,可以适时调整对师生的思想工作,解除他们的思想包袱,使他们全身心地投入教与学。
1.4教学档案为编写校史和教育名人传记提供素材
任何一部校史都是该校教与学的发展史,校史既反映了一所学校的成绩,也反映了该校科研能力和发展过程,而教学档案则是编写校史的第一手史料。
1.5教学档案使用方便
教学档案分类清楚、明确每一个分类都装在各自的分类档案盒中,档案盒内附有该盒档案资料的登记表,需要查阅档案时只需打开所需的档案分类盒,查看登记表就可以找到所需资料,方便了教师查阅。
2教学档案管理的现状
从高校档案的现状,我们不难发现,高校教学档案工作虽然在长期的发展过程中取得了不小的成就,但随着时代的发展,很多的问题日渐突出,给教学档案管理工作带来了很多的消极影响。
2.1教学档案管理制度不健全
从目前档案管理现状来看,很多高校仍存在着管理制度不健全的问题,尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制,存在着诸多问题。
2.2对教学档案的重视不够
随着高校发展的步伐不断加快,不少领导的兴奋点在发展上,而对发展的基础之――教学档案的管理,不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置,还是现代化档案管理条件的完善,人员的培训,都较少列入领导的议事日程。
2.3教学档案缺少开放性
传统的教学档案管理方式往往是建档入库,注重保藏而忽视其应用价值,缺少开放性。档案室门口“安全重地,严禁入内”的牌子让人望而却步,教学档案也被误认为是与其它的档案信息资源一样保密性极强,这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。
2.4教学档案管理的数字信息化水平偏低
目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上,利用率还较低。尽管电子文档和纸质文档将长期共存互动,并不能完全替代原始手写档案和纸质文档,但教学档案管理的数字信息化将大大改善其管理和利用的效率。
2.5教学档案管理工作队伍不稳定
目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员,其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任,而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职,往往忽视档案管理工作,到年度归档立卷时敷衍了事,给教学档案管理带来很大不利。
3加强教学档案管理工作的建议
3.1提高认识,加强领导
高等学校档案工作是高等学校工作的组成部分。由于档案工作涉及面广,工作量大,因此,高等学校要把档案工作纳入学校的整体发展规划,逐步改善工作条件,使档案工作能与学校的各项工作协调发展。要把各种文件材料的归档工作列入学校各部、系的岗位责任制,纳入教学、科研和各项管理人员的职责范围,逐步做到“四同步”。加强有关档案工作的宣传,使广大教职员工进一步认识到档案工作的意义和作用,积极支持档案部门作好工作。
3.2遵循“三纳入”、“四同步”的基本原则
即纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一;下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步,检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步,评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步,毕业生就业,上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。
3.3提高全员档案意识
高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘,及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念,树立全新的服务意识,学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。
3.4加强教学档案数字化建设
档案信息化是适应信息化时代的需要,以档案信息资源建设为核心,以信息网络为基础,建立高校电子教学档案数据库,通过将传统的纸制档案转化为电子信息,完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库,及档案信息资源管理网,使档案信息传递及时,通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料,为学院的教学改革和发展服务。
3.5提高教学档案管理人员素质与水平
高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此,须加强对高校档案管理人员的业务培训工作,以拓展档案人员的思维、知识面,提高其业务素质,以掌握新的档案管理技能和方法。同时,应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。
[关键词]学校档案；管理工作；分析
一、目前学校档案管理存在的问题
学校档案是学校直接记述和反映学校活动，保存备查和各种学校文件材料的总称。管理系统是一个教育单位不可缺少的部分，它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要，比如教师档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来传统方式管理文件档案存在着许多的不足：一是接触的人员较多，保密性较差。传统人工的方式管理文件档案，有些教师随便进出档案室，没有通过管理人员的允许，随便拿取他人档案，这样档案所接触的主体较多，保密性能差，而且有时会把个别材料丢失。二是容易出差错，效率低。传统人工的方式管理文件档案，由于信息量大，平时领导要求查找文件，对于只模糊知道一些标题不知道时间的文件的查询就显得不方便，得搬出一大堆文件在找，使档案的检索极为烦琐，严重影响着档案管理工作人员的工作效率，而且会找出几份无关的文件，效率低。三是档案的查找、更新和维护困难。在传统档案管理模式下，若档案积累的时间一长，将产生大量的文件和数据，比如我校的档案这么多年来，积累了很多，这对于档案的查找、更新和维护都带来了不少的困难。
二、新时期学校档案管理工作的创新措施
学校为确保档案在管理使用中不发生问题，切实发挥它在教育教学、基础建设、人事管理等各方面的重要作用，必须重视档案的建设和管理工作，把档案工作作为学校重点工作来抓，列入学校发展规划和年度计划，并将档案工作提升到凝炼学校文化建设的高度，抓实抓好。档案员在档案工作中遇到困难，无论是人力、物力还是财力方面，学校领导都要想办法帮助解决。
（一）强化学校档案管理的法规建设。档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的学校往往有着密切的关系，这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、管理和利用也需要法律法规加以保护。可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。学校档案管理人员要增强档案意识，了解、熟悉、研究档案工作，认真学习《档案法》等一系列法规文件，要根据本校的改革发展对档案工作的需求制定档案工作发展规划，备好档案管理工作所需的软、硬件，建立健全档案管理工作的各项规章制度，使档案工作有章可循。
（二）加强学校档案的组织管理。一是成立档案工作领导小组，档案鉴定、销毁领导小组；二是制定一系列的档案工作制度，如《档案利用制度》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定、销毁制度》等，同时制定各类材料的归档范围、保管期限和归还制度等；三是要配备事业心、责任心较强的案管理人员。
（三）完善学校档案管理的服务。一是为领导决策服务。学校的档案材料中汇集着不同时期国家方针政策的精髓，记录着广大教职工工作和活动的方方面面，反映着学校事业发展的历史过程。科学合理开发教学档案资源，不仅可以为学校的改革和发展提供理论支持，也可以把握发展趋势，为深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学效益等提供参考资料，为领导正确决策、科研工作、处理重大问题提供依据。二是为教学科研服务。档案信息的分享性为实现教学科研信息资源的共享提供了平台。特别是在信息革命的背景下，借助多媒体技术和现代信息技术，对教学科研档案信息进行深层开发，把信息资源从档案原件的外壳中解放出来，转换成新的载体形式，将会进一步扩大教学科研档案信息的共享面，使广大利用者在同一时间、不同地点共享相同的教学档案信息，实现教学档案信息资源的充分共享，从而极大地提高教学档案信息的服务功能。三是为各类咨询查证服务。凭借档案资料的权威性，本着对历史负责、对学校负责、对广大教职工负责的原则，在管理要求范围内，通过查询相关文件、记录、图纸、票据、照片、录音、录像等资料，为师生和社会有关方面提供服务。如教职工业务资料查询、考核情况查询，毕业生学籍资料查询、校园活动资料查询等。
（四）加强学校档案信息的开发利用。档案是客观反映一个单位工作的真实记录，是一种重要的信息资源，合理利用这些资源，将为学校工作的开展提供许多便利。一是深层次开发档案信息资源。档案室室藏档案的文书档案中不乏有教育教学科研、实验、调查报告、数据分析、管理模式、经验教训、规章制度等方面有用的信息材料，对提升学校管理品位，提高教学质量都将发挥重要的参考作用。可将这些档案扫描至计算机，利用现代电子技术和通讯设施制作成光盘收藏或专题网页，通过校园网供教职员工或社会各界利用。二是加强编研工作，提高编研材料档次。编研是一项具有较高层次的信息开发工作，挖掘得深，是能够为教职员工提供更好的服务的，是能够为领导决策提高准确信息的。这就要求档案人员要改变传统编研思路，多编研一些与教育教学有关的价值较高的材料；其次，要针对某个时期党和政府的中心工作，重要工作、教职工群众关心的热点问题开发档案信息资源加以整理汇编。三是加快档案信息资源以及数据库和网络建设。档案室作为提供档案信息的重要来源之一，逐步建设成为学校信息系统的一个重要“节点”，这就需要档案人员改变方式，如逐步由档案室分类、编目，过渡到运用标准机读目录，建立自己的室藏检索系统和能够发挥自己室藏特色的数据库。同时应考虑与网络技术的兼容与连接，条件成熟便可进入校园网和局域网，将本校的具有特色的档案信息提供给教职工或社会，实现真正意义上的档案信息资源共享。
参考文献：
关键词：高等学校；档案管理；历史发展；理论依据
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）29-0013-02
高等学校代表着一个国家的教育水平，同时也代表着一个国家教育的精髓。而档案管理对于高校发展来说是非常重要的，它详细记录了学校的发展历程，记录了学校的每一次教育改革和改革的效果。这些都会为制定高校未来发展方向提供依据，我们可以根据学校发展历史过程中所遇到的问题，制定更加适合学校发展的路线。例如北京大学就非常重视校史的记录，而校史和档案馆的作用是相同的。校史馆把学校发展过程中的大事件都记录了出来，以实物为例；档案馆大都以文字为依据，记录了学校的发展历程。这也就为北京大学的未来发展指明了方向，也有利于后来的研究者进行历史考古等。所以档案馆对高校发展有着重要的意义。
一、高校档案管理的意义
高校档案是高校在科研、教学以及党政管理过程中形成的，具有一定历史和社会价值的图标、文字以及声像等形式的记录。这是高校最宝贵的信息来源之一。档案是高校教学和发展的真实历史记录，又是总结经验、制定新的学校发展计划的依据。例如，在学校发展过程中，某一位领导提出了教学改革方案，在那个特定时期起到了非常重要的作用，提高了学校的教学效率，为社会提供了更多的教育资源。但是，随着时代的发展，这种教学方式可能不再适合学校发展，而逐渐被废除。这些历史记录很好地记录了学校各种政策的制定和废除过程，而制定和废除的原因也被详细记录在了档案馆。在上世纪六七十年代，我国处于计划经济时期。这个时期的大学生，大都重视政治教育，而忽视了技术专业的培养。这主要是由于当时的历史背景决定的，后来国家重新重视了大学的理论与技术教育，所以教育才得到了新发展。在上世纪末大学开始扩招，这是为了整体提高国民的素质，这也体现了国家对于高新知识人才的重视和需求。然而到了今天，高校教育和招生政策也在逐渐发生着变化。面对每年大量的毕业生没有工作的问题，国家开始改变政策，高校实行了严进严出政策。这些政策都体现了学校的历史发展过程，人们可以通过学校的档案馆查询学校的招生和毕业历史过程。尽管档案馆不能够详尽地记录每一个学生的发展状况，但是却对于学校发展的细节做到了详尽记录。[1，2]
二、高校档案管理存在的问题
1.重视程度不够。档案管理相当于记录一个人成长的过程，如果一个人没有成长的阅历，就没办法进步。例如，一个人如果不接触社会，或者是对于自己所经历过的事情不能清晰记忆，这样就会在未来成长过程中遇到很多的障碍。历史是有很多范例的，无论是贫民百姓还是社会上层人物，如果没有阅历，也会一事无成。历史上有很多人从小被软禁，长大后接触社会，才发现自己什么都不懂，被这个社会所抛弃。一所高校如果对于档案管理不够，那么学校发展就像盲人摸象。很多校领导对于高校的档案管理是不够重视的，他们认为在学校期间只有自己的“政绩”才是重要的，所以忽略了对于档案的管理，这就会导致很多问题的出现。例如，学校在制定新政策或者是做决定时发现没有“校史”可依，没有历史的支撑，那就只能从零开始。加之，对于档案管理的经费支撑不足，往往会导致档案管理形同虚设。[3]
2.缺乏新的技术工具。对于档案管理的重视不足，会导致一系列的问题。例如经费的投入不足，结果无论软件还是硬件的水平都偏低。对于一些网络管理软件，可以做到便捷、高速、科学的管理大量的资料，但是这些软件的费用也往往会让这些经费欠缺或者是重视不足的学校望而却步。互联网工具的快速发展，已经颠覆了很多领域。[4]例如，在图书方面，互联网几乎要彻底覆盖纸质图书。高校档案管理在互联网出现之前，大都是通过文字和图片的形式来进行保存的。而档案一旦被封存，很少会有人去重新打开，除非有需要。由于保存条件的有限，这就会导致很多的纸质档案的丢失。所以网络技术急需普及档案管理，在纸质档案保存的同时，还应该在电脑上备份，这样就避免了数据丢失的问题。新技术工具的安全问题也是应该注意的，因为互联网技术是一个开放的工具，而高校档案管理中有很多是不公开的信息，所以对于工具的使用过程中安全也是一个棘手的问题。
3.缺少专业的档案管理人员。很多人认为档案管理没有太大的意义，所以在高校档案管理中会出现很多问题。现代的高校档案管理工作不仅需要熟悉教学管理的人才，同时还需要具备计算机管理的人才。但是现如今的大部分档案管理人员都是学校将要退休或者是已经退休的教师来担任，学校即使是配备了高级的管理软件工具，这些教师也不能够真正利用起这些工具。所以这些设备就如同虚设，软件和硬件水平不能够科学的搭配，浪费了人力和物力资源。一个好的管理人员，可以通过合理的分工和科学的管理，起到以一抵十的意义。这也是为什么人才才是竞争力的原因，高校中应该集中更多的高端管理人才，为教育更好的发展储蓄人才。
三、增强高校档案管理对策
高等学校档案管理技术的高效化、信息化、安全化需要提高对这一项工作的重视，同时还应该尽力去完善各种政策和提高设备的水平。具体方法如下：
1.重视档案管理工作，完善管理机制。校领导应该将档案管理工作信息化建设纳入学校现代化建设发展的整理规划中，明确每一位工作人员的具体工作任务，工作人员定期做工作汇报，同时针对这些提到的问题找到解决方案。加大信息化技术中的软件和硬件设施的投入，将档案管理人员的培训以及系统软件的升级等费用一并列入相关工作的预算中，促进档案信息化工作顺利开展。同时，建立相关的考核制度，提高档案管理人员的综合素质水平。管理机制必须要严格执行，否则所有的前期工作就会前功尽弃，这不仅仅是学校档案馆资源的损失，更是整个教育事业的损失。另外，领导的不定期视察也会起到事半功倍的作用，这不仅是对相关工作人员的监督，更显示了学校对于档案管理工作的重视。管理机制是人制定的，也需要人去严格执行。必须做到人尽其责，物尽其用。
2.引入专业管理人员、精简队伍。管理无论是对于一个企业，还是对于一所高校而言，都是至关重要的。如果管理人员素质水平高，业务能力强，这样就会在短时间内，消耗最少的人力物力，得到更多的成果。高校档案管理也是如此，但是当前的高校管理人员的综合素质和业务水平层次不平。这不是个例，当前我国很多高校的档案管理被认为是一个可有可无的岗位。很多管理岗位的职工对于档案的意义一点不了解，这种情况下这些工作人员的工作不仅不能够帮助学校增加管理的精度，反而会给学校的档案管理带来困扰。一支庞大的管理队伍，对于一个学校的档案管理工作无从下手，这也是当前我国高校档案管理存在的一个现象。所以，我们急需要引入具有专业的管理水平的人才。科学、合理的对高校档案进行管理和归纳，可以有效实现在最短时间内查询到最有意义的信息。只要达到了科学管理的水平，我们会发现这支队伍中很多人是不需要的，他们的意义已经失去了。这样不仅提高了科学的管理水平，还精简了队伍，可以将更多的经费运用到档案管理中，达到双赢的效果。
3.建立科学的管理章程。因为高校对于档案管理的重视程度不够，所以很多高校的档案管理处于杂乱无章的状态。没有规矩，就不成方圆。做任何事情都需要一个规矩，档案管理也一样需要严格的管理章程。例如，一些员工在工作过程中，不认真对待工作，经常出现纰漏；一些人无故旷工，这些都给高校档案管理工作带来了困扰。很多人认为这只是一个简单的工作，跟自己没有关系。到了下班的时刻，即刻停止手中的工作，来不及交接，直接走人。这样给接手的工作人员带来了困难，同时也给档案安全管理带来了隐患。所以，建立严格、科学的管理章程，对于高校档案管理是非常必要的。例如，一所学校在前些年一直沿用传统的管理方法，对档案进行管理。很多工作人员认为工作意义不大，产生了麻痹心理。在学校制定新的教学程序时，档案管理人员没有给出相关的历史依据。后来在程序运行过程中发现了很多问题，给学校带来了损失。经过详细查询学校档案发现，这种教学变革已经在很久前出现过，当时人们对于这种方案进行了否定，并分析了原因。就是如此简单的工作，因为档案管理人员的疏忽，给学校带来了损失。所以建立科学的管理方式，对于高校档案管理意义非凡，可以为学校改革提供准确、即时的信息。
高校档案管理工作是一项重要的工程，学校应该给予重视。在软件和硬件方面的投入应该适时提高，管理成本方面也要做到科学合理的投入。同时，对于管理人员的综合素质水平，也应该成为高校档案管理工作的一个考核标准。只有提高了管理人员的综合素质，科学使用了先进的工具，才能够真正实现科学管理高校档案工作。
参考文献：
[1]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008，（24）：88-88.
[2]周枫，辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J].山东档案，2005，（5）.
一、掌握丰富的专业知识，减少工作的盲目性
档案工作是一项专业很强的工作，管理人员必须具备扎实的档案专业知识，才能满足现代档案管理工作的需要。这就需要档案管理人员既要掌握档案学的基本原理，又要掌握档案管理过程中的各种实际操作方法。要运用科学的管理原则和方法，对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计等业务环节全过程进行管理。通过这种管理，建立合理的馆（室）藏结构，同时还要大力开发档案信息资源，编辑各种资料汇编，为学校的各项工作提供服务。
二、善于学习新知识，增强创新意识
信息时代,学校档案工作和整个社会发生着千丝万缕的联系,新问题、新情况不断出现。因此,每一个档案管理人员都要善于学习新知识,不断提高自己的科学文化和专业理论水平;不管学历高低、资历长短,都应不断地“充电”,努力增长新知识、新技能,不断提高自身的综合素质。同时，档案人员还应积极主动地争取学校领导的重视和支持，获得多途径、多形式的培训教育,在干中学，在学中干，不断更新自己的知识结构。另外，新时期学校档案工作所呈现的新特点，需要档案工作者掌握新的思维模式和管理模式。档案人员既要尊重和借鉴前人的经验和成果,又要敢于创新思维模式和管理模式,以新思维对待新事物,以新对策对待新问题,才能不断推进学校档案管理工作的不断向前发展。
三、改善有关运行机制，稳定档案管理人才队伍
档案管理工作是知识性、专业性、连续性很强的一项工作，档案管理人员的不稳定，直接影响到档案工作的连续性。因此必须从以下几方面做好相应的工作。一是学校档案管理部门要注意做好档案人员的相对稳定工作，要从维护档案工作的长远利益出发，切实解决他们工作中、生活中的实际问题，使他们安心本职工作，热爱本职工作，创新本职工作，促进学校档案管理工作的持续、稳定发展。二是要考虑到档案工作的特点和实际，要遵守档案工作的法律法规和相关制度要求，建立健全学校档案管理体系，配备好档案专、兼职人员，力争使学校的档案管理工作走上规范化、制度化的轨道。三是要将档案管理工作任务纳入到专、兼职档案人员的年度考核之中，调动他们做好学校档案管理工作的积极性和主动性。四是要建立奖惩激励机制,做到精神奖励与物质奖励相结合,只有这样，才能更好的激发学校档案管理人员的积极性、主动性和创造性,才能保证学校档案管理工作的有效开展，才能更好地发挥出学校档案管理工作在促进学校整体工作中的作用。
作者：杜娇娇 单位：铜川矿务局第一中学
【论文摘要】教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有价值的材料;文章从高校教学档案的内容、教学档案的特点、教学档案管理中存在的问题等几方面论述了对高校教学档案的规范化管理的重要性和必要性。
高等学校教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志。是学校教学工作的真实记录,高等学校教学档案的规范化管理是提高高校教学质量的重要保障,故加强高校教学档案的规范化管理势在必行。
1系部教学档案的内容
(1)综合类:主要有上级教育主管部门下达的有关文件;学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料;学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件;教改项目的立项报告;教学工作的数据统计、分析资料;每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。
(2)教学管理类:教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况,教师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。
(3)教学业务类:重点课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料;教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录;教师制作的CAI课件等资料;优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年教师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;教师业务档案;教学仪器设备材料等。
(4)教学研究类:各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;教师发表的教学研究论文目录。
2教学档案的特点
教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:
(1)内容广泛:一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相渗透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。
(2)材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。
(3)归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学年度进行归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。
(4)高校的教学档案统一按国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法》进行。
3教学档案管理中存在的问题
(1)材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足,认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的收集起来,有一定困难。
(2)系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。
(3)资金紧缺:系部收集到的材料并不能马上移交,因经费不足有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。
(4)人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大部分没有受过档案专业培训,因而少有精力去将教学档案收集整理完整,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。
4加强教学档案的规范化管理
(1)从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作规范化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的基础上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速高校档案信息化建设。
(2)档案材料应当随时收集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证,避免把问题都积压到一件中心工作来临前仓促解决。
(3)完善档案制度建设,据《高等学校档案实体分类法》和本校的具体情况制定统一的档案管理办法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。
(4)归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,据便于保管和利用的原则进行系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。
(5)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。
(6)利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。
参考文献
[1]邓绍兴,陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社,1999年.
【关键词】学校 档案管理 依法治档
一、当前学校档案管理工作中存在的问题
1．某些学校领导对档案管理不够重视，其表现为：⑴对档案管理的意义认识不足。多年来，由于对“教育改革”的狭隘认识，导致档案事业建设降低到了教育改革的附属地位，经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来衡量档案事业，而这一观念又恰恰违背了档案的价值属性，因为档案是历史的产物，不能产生直接的教改成绩或效果，档案往往是到检查评估利用的时候才显出它的价值。⑵依法归档的意识不强。基层的领导同志不能深入实际解决档案收集工作中存在的实际问题，档案收集方式仍然依靠档案管理部门主动索取，而依靠有关部门主动移交的可操作性不强，致使档案移交工作迟迟不能落到实处，甚至材料收集不齐全，直接影响收集工作的开展。⑶对《档案法》的宣传不够。《中华人民共和国档案法》颁布20年了，除档案管理部门认识外，大多数人不了解、不认识档案法律责任，不重视统一管理档案的意义，管理人员、科技人员依法自觉保护、收集、移交档案材料的意识没有真正树立起来。
2．教职工对依法治档的观念淡薄。由于档案违法行为所产生的后果具有间接性、隐蔽性，这导致了人们忽视或轻视档案违法行为。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那样，直接地明显地危及国家、人民的人身和财产安全，会给国家、人民带来直接的、明显的危害和损失。同时，学校对教职工的评价考核也没有把依法治档作为其中一个条件。把档案资料的收集、移交看成是一种负担，甚至不当一回事，学期或学年结束，该交的档案资料也没有整理移交，需档案管理人员的多番催促。
3．上级档案部门，对学校依法管理档案工作监督力度不够。一些档案行政管理部门对于学校存在的档案违法行为，往往只进行现场指导纠正，久而久之，执法检查变成了上门服务，上门帮助组卷、立卷，以指导替代执法、替代执罚。而对于法定破损档案、不及时归档、归档不全、利用不还、档案面临危险等档案违法行为不作重点深入检查和追究。
二、如何依法管理档案工作
1．加大宣传力度，增强社会档案意识和档案法制观念，打好依法管理档案工作的群众和社会基层。“立足档案，面向社会”是我国档案宣传工作的方针，继续加大《档案法》的宣传，也是全社会的普法意识的体现。但目前档案意识还很淡薄，档案观念模糊。就我们基层而言，要争得领导的重视，把它纳入学校的普法工作中去。除做好各部门工作宣传外，还可通过宣传周、宣传月搞定期宣传，也可通过学校的内部网络宣传、学校公示栏宣传，通过研讨会、座谈会，举办展览、知识竟赛等形式，使广大群众真正了解档案，自觉遵守《档案法》。还可通过对违法案件的处理结果，以案说法，以警世后人，从而增强社会的档案意识和法制观念，为依法管理档案工作奠定坚实的基础。
2．积极争取领导部门的理解和支持，加大对档案管理工作的力度。建议从教育档案工作实际出发，会同档案局、教育局一起制定并及时修订适合教育改革要求的学校档案管理试行办法和档案工作标准，加强统筹领导，宏观管理，实行分类指导，有效监督，形成有关业务部门与办公室配合对学校档案工作齐抓共管的机制，促进《档案法》实施在学校落到实处。
3．依法健全和完善档案收集管理制度。档案资料的收集、移交和整理、保管，是发挥档案工作整体功能的前提，也是做好档案业务工作的重点。要扎扎实实地做好这项基础工作，不仅要把学习贯彻《省档案管理办法》与学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》结合起来，加大宣传力度，努力营造浓厚的社会氛围，还要依法健全和完善档案收集制度。档案收集管理制度主要包括：
(1)登记制度。为了掌握收集工作情况，避免应归档材料的遗失、散落，应及时做好登记工作，形成必要的制度。
(2)时限制度。及时收集是确保归档文件材料齐全完整的关键。收集材料不能等到年底收集与整理，而应区分不同情况，明确收集与归档时限。因为有些文件材料在办文部门较长，遇上机构变化、人事变动、工作调整，很容易散失，造成归档不全或不完整。
(3)查对制度。档案管理部门要做到对所管档案材料心中有数，必须确定一个时间核对收集归档材料，对收集工作中发现的问题，如不全、短缺材料的，要及时向有关部门追要收集，对错装、错收的，材料要及时查清并予以纠正。
(4)移交制度。要根据具体情况，制定出具体档案材料的归档范围、时间与质量要求，使各单位、各部门形成的档案材料一般应及时处理完毕后，及时移交给档案管理部门归档保存，避免任何组织与个人以任何理由积压、滞留应归档材料的现象发生，保证档案材料的完整齐全，特别是人事档案更应注意及时移交。
(5)索要制度。对于未能及时移交到档案管理部门的归档材料，档案管理部门不能完全坐等有关单位或部门主动送交材料上门，对以上制度执行情况，可与工作评价结合起来，奖惩分明，如评优、评先、职务晋升等。
关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理
《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月发布的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的，共七章四十三条，2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》，从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述，对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准，充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位，为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。
一、新《管理办法》的几点变化
1.扩大适用范围，把成人高校纳入办法适用对象
21世纪的高等教育事业蓬勃发展，除普通高校外，成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展，而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分，很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围，涵盖了各级各类的高等学校，有利于促进所有高等学校档案工作的发展。
新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”，特别把成人高等学校列出，这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向，有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》，成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法，这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。
2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制
新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制，规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”，“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”，确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责，明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系，领导体制层次清晰、责任明确，操作性强，有利于高校档案管理工作的开展。
档案管理工作既是一项基础性工作，又是一项服务性工作。要做好这项工作，学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人，强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任，《管理办法》还规定“遇有特殊情况，应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念，增强档案意识，了解本校档案工作的现状，统筹全校档案事业发展规划，把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。
3.规范了档案管理制度和档案人员的职责
新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围，这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展，使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”，以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”，强化学校各部门立卷制度。
《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”，规定了各部门负责档案工作人员的具体职责，保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。
4.增加了“学生类”档案管理内容
高等学校的主体是教师和学生，原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学，而忽视了学生和学习。教育以学生为本，学生以学习为本，新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容，具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案，毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束，档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中，把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来，充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性，体现了学校对学生的人性化管理。
5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设
随着社会信息化的发展，数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行，新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。
新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”，突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限，突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位，这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南，档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件”。
6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀
新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员，因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面，为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。
对长期接触有毒害物质的档案工作人员，“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助”，这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实，体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。
二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响
目前，成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距，特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比，成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求，加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。
1.改变档案管理模式，适应成人高等教育事业改革发展的需要
在当前科学技术迅猛发展，知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下，成人高等教育学校建设开始出现新的局面，使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要，档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主，提高档案的利用，扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源，只有重视开发利用，不断拓展业务范围和服务领域，才能充分发挥信息资源的优势。
2.加强档案管理人员的队伍建设，提高档案人员的业务素质
要实现成人高校档案的科学化管理，关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养，使之能热爱档案管理工作，有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时，要加强对档案管理人员的业务技能培训，不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识，通过系统学习，使之在专业的深度与广度上都有较大的提高，在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力，能够积极开展档案利用工作，为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。
3.大力加强电子档案管理，不断探索档案管理现代化的新途径
随着人类进入信息时代，档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展，成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点，这对高校档案机构提出了新要求，必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理，实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用，成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件，从录取新生开始，将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库，将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索，将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时，成人高校要适应档案管理发展的趋势，对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份，减少纸质档案的使用，努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。
总之，成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一，也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此，作为成人教育档案工作者，要按照法制化的要求不断走上正规，不断加强档案管理意识，加强档案的开发和利用，实现档案的数字化管理，充分发挥成人教育档案功能，为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。
参考文献
[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[J].绍兴文理学院学报，2006，(12):136-137.
1.1电子档案的管理不规范
随着计算机技术在医学高校中的普及应用，医学高校中的电子档案数量也越来越多，如何对这些电子档案进行规范管理成为档案管理人员的工作重点。有很多高校档案室缺少必要的电子档案管理规范，管理人员在对电子档案进行整理时由于缺少一定的规范，各自整理的结果都不相同，反而增加了电子档案的管理困难。同时在档案安全方面，医学高校中也缺少必要的安全管理规范，很多教师和管理者对电子档案进行处理时只是简单地进行逻辑归档，并没有采取相应的安全措施对电子档案加以保护，同时，部分档案管理者对计算机技术了解过少，对于如何利用计算机技术对电子档案进行安全管理不甚了解，这就使得学校的电子档案处于危险境地中，一旦计算机网络出现问题，就会造成电子档案的丢失。
1.2缺乏电子档案管理人才
有的医学高校中对于电子档案管理并不重视，也没有设置专门的管理机构进行管理，而即使设立了管理部门对电子档案进行管理，但管理部门的人员很多都缺少必要的电子档案管理知识，对网络技术了解又很少，这就使得电子档案管理不符合相关档案管理要求，而高校电子档案由于缺少有效的管理，导致电子档案丢失、泄露等问题经常发生，归结起来都是缺少相应的管理人才造成的。而现有的管理人员自身素质又较低，导致整个医学高校的电子档案管理处于低效状态中。
2信息时代电子档案管理的策略
2.1建立相关电子档案管理规范
医学高校应该针对电子档案的特殊性质，并结合学校自身档案文件情况，建立相关电子档案管理规范和标准，对电子档案的归档工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面进行明确，并健全相关电子档案信息化管理机制，推动医学高校电子档案管理的信息化发展。同时，针对电子档案管理中存在的归档问题，学校应该建立相应的归档制度，从档案的形成到开发利用每一个环节都要进行明确，实施对电子档案的全过程管理，对每个环节管理人员的职责进行明确，以保证医学高校中的电子档案管理能够有规范可依。
2.2加强电子档案形成管理
针对于电子档案在归档前很多信息流失或是不加筛选地全部归档的问题，档案管理人员应该加强对归档前的电子档案形成管理，既要确保电子档案的完整性，又要仔细进行筛选。而为了做到这一点，有必要建立相关的归档政策，在保证管理人员在收集电子档案时妥善对档案文件进行保管，减少信息流失，同时还可指派专人进行电子档案的累积工作，对于公务性电子文件，不论是网上上传的还是网上下发的都应该进行归档保存，并且要及时进行打印处理，以防止档案在计算机出现问题时丢失。在具体的处理措施上，主要有以下几点，一是将归档的档案文件通通用汉字处理软件进行归档处理，并用文本形式进行保存；二是对于归档的电子档案应该统一保存在档案室的电脑硬盘上，并且定期档案管理人员要将其刻录在光盘上以防丢失；三是对于从各个部门中收集来的电子档案文件应该统一用杀毒软件进行杀毒处理，以保证档案的安全。
2.3加强对电子档案的安全管理
制定相应的安全管理规范，从电子档案的形成到存储、处理和利用都应该制定相应的安全措施，例如在存储电子档案时要选取性能好的存储载体进行保存，同时要加强对光盘保存环境的管理，避免光盘受到有害气体或是强光的危害造成电子档案丢失。再者，对于存储在电脑中的档案文件，管理人员应该在电脑上建立相关的安全保护系统，加强病毒防护措施，包括安装杀毒软件和防护墙等，保护电子档案安全。
2.4提高电子档案管理人员素质
电子档案管理与传统纸质档案管理相比，其对管理技术的要求更高，因而对管理者的素质要求更高。学校应该加强对档案管理室人员的培训工作，丰富其在电子档案和计算机技术方面的知识，提升管理人员对电子档案的管理能力。同时，要注意培养和引进具有专业电子档案管理技术的人才，提高电子档案管理的人员素质，促进电子档案管理水平的提升。
3结语
关键词：知识管理；学校文化；档案管理
一、知识管理与档案管理
档案是保存历史真实纪录的第一手资料，不仅是社会共同拥有的资产，也是学术研究的主要资料来源。当今已经迈入知识管理时代，政府运作思维应当具有建档、扩散与创新的理念，即由现代化档案管理与运用，到发挥文件扩散的功能。这样可使政府与民众间互动更密切，增进彼此之间的互相信任和依赖，进而发展成为能够了解民瘼、体恤民意之施政服务。[1]
从知识管理核心和组织的核心竞争力来看，笔者认为，知识管理的核心是知识累积、知识扩散与知识创造。知识管理正是为了有效地挖掘和体现知识的价值而发展起来的一种新型管理模式。它是通过对组织知识资源进行开发和有效利用，以提高组织创新能力，进而提高组织的核心竞争能力的一种管理活动。
高校大学档案之知识管理是以知识管理为导向的档案管理。它是通过档案知识的积累、组织、评价、服务，满足用户对档案知识的需求，从而发挥知识作为核心资源的作用，推动高校发展战略的落实。因此，在实施档案知识管理的过程中，高校档案管理者需要以知识管理为导向，对档案业务流程进行再创造，实现从档案收集到知识累积，从档案整理到知识组织，从档案鉴定到知识评价，从档案服务到知识服务的转变。[2]
二、学校文化与档案管理
就教育观点而论，大学博物馆的角色，除了辅助教学和研究与服务之外，最积极的一项功能，就是在于它能成为创造性校园文化情调的一个重要的成份，是一个能提供“博雅教育”和“通识教育”的场所。它有助于培养通达而有修养的文化人。而档案馆所扮演的角色与博物馆类似，大学档案馆的成立，亦有助于学校文化的形成。
校园文化和高校档案，彼此在教育目标和对象上，方向是一致的，都是以学校为依托，目的在于传授学生文化知识、科学知识、社会知识、开发智慧，提高大学生全方位的素质。大学高校档案管理不仅是校园文化建设的重要组成部分，也是强化校园文化建设的有利管道。高校档案信息管理是校园文化建设的有利举措，校园文化与高校档案密不可分。
高校档案工作是为教学、科研、管理工作服务的，需要学校领导在人力、物力和政策方面的大力支持。首先，高校要强调档案工作的重要作用，学校领导应当将档案工作作为学校工作的重点纳入到学校发展规划当中，使之成为领导考核的一个内容；其次，高校要切实提高档案工作的科学性，使档案在学校各项工作中真正发挥重要作用，使高校各级领导及个别职能部门意识到档案管理工作的特殊性。
学校文化影响档案管理，档案管理亦影响学校文化。档案管理，包括了档案的搜集、档案储存、档案应用等。档案管理除了无形地塑造学校文化以外，还影响到有形校园文化的建设和营造。因而，学校文化与档案管理间的关系，日显重要。档案部门拥有组织中最大部分的显性知识，而个人知识与经验的分享是组织中的内隐知识部分，其背后隐喻着强调组织文化的重要性，唯有开放与沟通的环境，显性与内隐知识才能得以交流、转化与分享。因此，组织文化是知识管理成功的关键因素，同样地，档案文化也是影响档案知识管理成功的关键因素之一。
三、知识管理、学校文化与档案管理
知识管理原本只是专注于提升企业内部业务的效率与创造性的。然而，随着科技进步，知识管理的范围也扩大到顾客与投资者等与非企业者的方向。也就是说，知识管理已不仅是单纯的公司内部的信息共享及活用而已，还要向社会扩展。因此，大学院校的知识管理，除了要提升教学与行政效率以外，更要扩展到社会教育部分，进行信息共享。[3]
另外，大学院校是创新知识的主要发源地，蕴藏着大量的无形资产。因此，学校若能推广知识管理之理念，塑造出愿意分享、创新、储存及利用知识的学习环境，则对教师的教学活动与学生的学习成效，将会产生极佳的效果。我们以档案管理作为知识管理的基础，并以学校文化为核心，把知识管理、学校文化与档案管理进行结合，将会使大学院校发挥出知识传递的角色。
四、研究总结
知识管理使档案管理不再只是对外显的知识进行保存与管理，而是要将无形的内隐知识进行传承与应用，扩充档案管理功能，增加分享与应用，发挥教育功能。透过知识管理后的档案，不再只是被动地被翻阅的档案，而是被活化了其功用，并能为需求者提供服务。档案管理单位实在有必要转型为知识管理单位，文件管人员亦应以知识管理者角色自居，而不再只是档案保管者的角色。这也是知识管理为基础的档案管理的价值所在。
参考文献
关键词: 中职学校学籍档案管理 管理现状 档案内容 管理特点 加强措施
“学籍”专指符合招生规定条件被正式录取,并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。学籍档案是中职学校档案的重要组成部分。管理和利用学籍档案是中职学校管理工作中的一项基础性工作。健全和完善学籍档案的管理,加强学籍档案的开发和利用,促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化,对规范中职学校的教育教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有巨大的促进作用。
一、中职学校档案管理的现状
为适应社会的发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学形式和生源多样化的转变,学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面。在这样的形势下,学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题,主要有:
1.品种繁多,内容复杂,管理难度大。中职学校为适应市场发展,逐步开设了名目繁多的专业,这也是为了在剧烈的市场竞争中求得一席之地。中职学校不仅有中职,还有中专大专连读、3+2班、大专函授班等办学层次,而不同层次的学籍档案管理要求不相同,但没有统一的档案管理规章制度,各行其是,显得杂乱无章。
2.中职学校现行的学籍管理制度欠完善、欠规范。现阶段中职学校的综合管理工作纷繁复杂,其内部的档案管理如人事、财务、校志、教育教学(包括教学计划、课程、教材、考试、学生成绩、学籍、德育等)等档案管理也多种多样;同时,少数中职学校把学籍档案工作与教学中心相比较,认为学籍档案管理无关学校整体工作之痛痒,“不足挂齿”地不加重视或重视不足。因此,中职学校在学籍档案管理方面制度的制定工作之疏漏在所难免。
3.中职学校的学籍归档程序欠明确、欠适当,档案信息的存储又欠安全。少数中职学校的学籍管理是“摸着石子过河”,对学籍电子文件的归档程序缺少制度约束、要求欠明确;较少使用专用电脑或电脑未加密或未设置访问权限,档案数据储存分散,未进行备份,防病毒措施较差,易于丢失。
4.中职学校纸质学籍档案的归档整理不及时,信息完善不足。少数中职学校的建校时间较长,学籍档案因未按年代及时分门别类地有秩序存放而导致其积压堆积众多;同时,新近学生的学籍,应做齐资料的却没有及时补足,或任意增删丢弃而导致档案或遗失或信息不全或索引困难,这都势必会影响日后档案的开发利用。
5.中职学校学籍档案管理的专业人才缺乏,档案管理设备落后。一方面,中职学校档案管理的理念、内容和方法、人才资源培训和使用的方式依然陈旧,抑制着学籍档案的正常管理,另一方面,随着时间的推移与学生学籍档案不断增加,原有保存学籍档案的存储条件已不能满足学籍档案的数量日益增长的需要。
二、中职学校学籍档案管理的内容
学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程中在德、智、体各方面发展状况的真实记载和反映,是学生整个在校学习过程的原始记录,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的,具有保存与利用价值的文件材料。根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》,结合中职学校的实际情况,中职学校学籍档案主要包括:(1)招生计划、新生名册等;(2)在校学生名册、新生登记表、学生学籍卡片、考试成绩卡、学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料;(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表;(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩;(5)学生奖惩材料:获奖、评优、处分等;(6)毕业证书和发放登记表;(7)毕业生就业单位统计表和签约单位合同;(8)扩展材料,即毕业生跟踪调查统计情况:使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。
为适应社会发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学层次多样化的转变。招生种类多导致了学籍档案复杂多样的局面,各教学部门各行其是,要求不一,甚至该归档的不归档,这给中职学校学籍档案管理工作带来了一定的困难。另外,随着高科技的发展,假毕业证日益增多,为了更好地杜绝和打击假证的泛滥,确保毕业证的真实可信,各中职学校必须做到有证可查,有据可依。
三、中职学校学籍档案管理的特点
1.复杂性。中职学校学籍档案的内容十分复杂,包含学生在校期间的各种表现及相关情况,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列活动中形成的具有保存和利用价值的文件材料。
2.多变性。中职学校学籍档案产生形成的周期较长,学生学籍情况处于不断的变化中,比如有的学生考试成绩可能从不及格到补考及格;有的可能从受处分到取消处分;有的可能从休学到复学等,这些变化都要及时做好记载,以便准确反映学生的学籍情况。
3.保密性。每份学籍档案都记载了学生的很多个人情况,如姓名、照片、出生日期、身份证号码、成绩记载等,这些都属于个人隐私,在一定的范围内需要保密,要按照有关规定进行管理。这既是对学生的爱护,又是学校防止出现因学籍档案管理不善而引发法律纠纷的必要举措。
4.利用的频繁性。学籍档案是中职学校档案利用最频繁的。学生报考高一级学历层次(如专科或本科)、证书丢失、应征入伍等,都需要利用其在校期间的学籍档案。用人单位鉴定证书真伪、学生找工作等利用学籍档案的也不在少数。
四、加强中职学校学籍档案管理的措施
1.针对中职学校办学层次多样化,要逐步完善学籍档案管理制度,统一要求,做到学籍档案的种类和内容合理有序,多而不杂。
2.各级领导要关心和爱护基层学籍档案管理人员,提高待遇,积极创造条件,通过培训、经验交流、考察学习等方式,使他们接受系统的档案管理业务知识培训,提高业务能力。同时,要坚持档案管理人员持证上岗制度,确保在岗档案工作人员的素质和要求,使之逐渐形成一支相对稳定的、责任心强、水平较高的专业队伍。
3.加强学籍档案管理规范化、程序化和高效化。在中职学校中要逐步推行电子学籍档案管理,利用校园网进行学籍档案管理,将工作人员从繁杂、低效、重复的工作中解放出来,改变过去的“经验型”和“手工操作”管理模式,使数据可靠、准确,情况反馈及时、迅速,增强管理工作的科学性和时效性。
五、做好中职学籍档案管理工作的方法
1.做好学籍档案的收集和整理工作,保证学籍档案的完整齐全。学籍档案的收集、整理是学籍档案管理工作中的基础环节,直接决定着学籍档案的质量和齐全程度,也关系到提供利用工作能否顺利进行。因此,做好学籍档案的收集、整理工作尤为重要。
(1)做好前期指导工作。一是要与教学管理部门和学生管理部门协商、研究有关学籍材料项目的设计和范围的确定,尤其重视学籍材料项目的设计与学生的动态发展联系起来,完整地反映学生在校期间的全面情况。二是要做好归档前的立卷工作,按照档案整理立卷的规范,在形成部门移交学籍档案前做好相关指导工作,尽量把问题解决在归档前,以保证学籍档案进馆(室)的质量。
(2)主动收集,跟踪收集。由于学籍档案具有复杂多样、产生形成周期长的特点,如果不熟悉学校的办学模式,不主动了解学校的办学情况,那么很可能出现学籍档案收集不齐全的问题。所以,在收集学籍档案以前,就要主动收集相关资料,比如,当年毕业班级数量、每个班的人数、各班的毕业率等。跟踪收集主要针对毕业或肄业学生学籍材料的后续补充收集。由于学生毕业或肄业以后其补充的材料都是由教务部门形成的,因此档案部门就要加强与教务部门的联系,并做好宣讲工作,尤其要让相关人员意识到这些材料的重要性,从而密切配合档案部门,主动把这些补充材料交到档案部门。
(3)做好检查验收工作。由于学籍档案材料的内容繁多,加上档案整理人员繁多,学籍档案的立卷整理质量就参差不齐。这就要求在收集时进行检查,一旦发现问题,就立即予以纠正。
2.针对中职学校办学形式和生源多样化,要逐步完善学籍档案管理体制,提高管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一,必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划,完善管理体制,从而加强对档案工作的领导和管理。要建立和完善归档制度,分散收集,集中管理。将学籍档案的归档作为各部门人员的职责,做到每学期、每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别,保证其真实可靠。还应制定完善的考核管理制度和激励机制,奖罚分明。
3.加强学籍档案管理人员培训,提高素质,稳定工作队伍。学籍档案管理是一项非常细致的工作,具有极强的程序性和专业性。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识;必须热爱档案事业,忠于职守、遵守纪律;必须有极大的责任心和学习精神,经常研究工作中出现的新情况,解决新问题。要建设这样一支队伍非一朝一夕可以实现,中职学校的领导者必须重视档案管理人员的培训,提高管理人员素质;必须有针对性地引进人才,培养人才,稳定学籍档案管理队伍,保证档案管理工作的严肃性与持续性。
4.推进“档案信息化”,创新利用方式,主动提供服务。随着经济、社会和科学技术的不断发展变化,学籍档案管理手工操作的传统方法已经不能适应广大中职学校办学形式和生源多样化的现状,“档案信息化”、“数字档案”等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势,可大大提高学籍档案管理的效率,存储信息量大,检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。利用学籍档案包含的丰富信息,完全可以主动为学校的教学、管理和社会服务。比如,可以统计出各项数据,如各届各班的毕业率、优良率、及格率、不及格率、淘汰率等,结合产生这些数据的其他教学档案材料和背景资料(生源状况、师资水平、教学大纲、教学计划等)加以分析,提供给教学管理部门,以便教学管理部门对教学管理工作进行评估,为制定教学管理措施,改进教学方法,提高教学质量提供信息支持。再比如,建立学籍档案数据库,设置一定的进入权限(出于保护学生隐私的需要),供学校和社会查询利用,减少利用者上门查询的麻烦,也减少档案管理人员的工作量,从而提高办事效率。
随着社会的进步和发展,中职学校在高速发展,中职学生的社会需求也在稳步上升,保证学籍档案的真实、完整、准确,是衡量学校管理水平和教学质量的标尺之一,因此,加强学籍档案的建设和管理是中职学校长期而又与时俱进的工作。
参考文献:
[1]丁华东.信息资源管理:当代档案管理之主流范式.档案学通讯,2006,4.
[2]宝莉.学籍管理初探[J].内蒙古电大学刊,2006,(4).
论文关键词：中职学校 教学档案管理 问题 对策
教学档案是学校教学活动的真实记录，它是在学校及教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子载体等材料。它能够完整、准确、真实、系统地反映教学管理的全过程，直接为教学活动服务，是教学工作的重要组成部分，是学校档案工作的核心和重点。
1中职学校教学档案管理的主要内容及特点
1．1中职学校教学档案管理的主要内容
学校以教学为中心，教学活动是学校教育工作的主体。中职学校教学档案归档范围应包括教学管理活动中形成的各种材料，其内容主要有以下几种类型：
(1)综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校发展规划、实施计划及名种会议记录等。
(2)规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。
(3)课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。
(4)学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证，评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。
(5)学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。
(6)教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。
(7)招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料；毕业生就业率、就业情况反馈等材料。
1．2中职学校教学档案管理的特点
(1)来源渠道多、涉及面广泛。
教学档案来自教学活动的各个环节和教学活动的全过程，也包括上级各教育主管部门对教学工作、教学改革和人才培养等方面的指令、规定及条例等。教学档案既涉及到上级有关部门，也涉及本单位的教研室、实验室、实训基地以及教学管理部门和学生工作部门等；人员涉及到各级领导干部、教师、教辅人员、行政管理人员和学生等。
(2)形式多样。
由于教学活动的多样性，记录活动的形式也是多样的。只有档案原始资料的多样性，才能如实反映多样性教学活动的面貌，才更具有档案的作用和价值。数学档案原始资料应包括纸质的、图片、音像、电子稿、光盘等。
(3)专业性强。
除普发的一般性文件外，教学内容是由名个不同学科、专业组成的。不同学科专业人才的培养采用不同的方案，实施不同的教学计划，设置不同的课程，安排不同的教学内容，提出不同的培养要求，实现不同的培养目标。各专业的教学工作不同，显示出不同专业各学科的差异性、系统性和科学性。
2中职学校教学档案管理中存在的问题
2．1教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识
大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置，档案管理条件的完善，管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档。造成档案材料采集困难。
2．2缺乏正规的指导和系统的规划。没有系统的管理。导致档案管理混乱
中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙干日常的工作，相当一部分教学档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。
3加强中职学校教学档案管理工作的主要对策
3．1系统管理，完善档案管理机制
学校领导要重视教学档案的建设，要把教学档案工作提到学校党政领导的工作议事日程中去，把档案工作纳入教学工作计划，增加投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题，特别是要突出教学学校日常工作中的地位和作用。及时调整档案工作的机构设置，实行统一领导、分级管理的原则。设置综合档案室，由一名校长负责统一管理全校档案工作。各管理部门就建立档案分室。教学档案分为校、教务科、教研室三级管理，校办为一级管理，教务科为二级管理，教研室与实验室为三级管理各部门要有一名领导分管档案工作，教务科档案管理由教务千事兼管，教研室与实验室档案管理由主任兼管。档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件，并按期向学校综合档案室移交档案。
3．2明确责任，强化档案管理意识
教学档案的收集整理，不只是少数人的事情，而是全体人员的共同责任。同时建立健全各项规章制度，落实措施。规章制度是档案管理的重要组成部分，要通过制度建设，强化监督指导和落实，加大管理力度。
3．3组织检查，增强档案管理责任
