时间：2023-05-29 18:03:59
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇信息化合同管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词:合同管理;信息化;出路
当前，信息化技术已经被全面地应用于社会各个领域建设当中。作为企业管理工作中的一分子，合同管理工作的进一步发展自然需要依赖信息技术的作用发挥。虽然当前大部分企业已基本实现合同管理的信息化运用，但其中仍然存在很多需要改进的方面，为了进一步提升企业合同管理信息化建设水平，企业必须要站在科学发展观的高度之上，制订更为科学、全面的优化方案。
一、探讨合同管理信息化建设的必要性及价值
(一)合同管理信息化是企业合同管理工作发展到一定阶段的必然选择随着科学技术的不断进步，有力地推动了企业合同管理工作的建设发展，而在这个过程中，信息化技术起到了重要的价值。通过对信息技术的运用，改变了企业合同管理以往对人力的过度依赖，显著地提高了合同管理的质量与效率，使企业合同管理得以上升到一个新的高度。由此可见，信息化的合同管理才是当前企业合同管理建设的新方向，更是企业合同管理发展到一定阶段的必然选择。
(二)合同管理信息化是企业管理现代化发展的客观需要信息化管理是现代化管理建设的重要标志之一，也是企业实现管理现代化的必然选择，而合同管理作为企业管理工作中的一分子，只有当其实现了信息化建设之后，才能够使企业的管理工作成为一个全面的整体。首先，信息化的合同管理更加科学规范，可以有效降低合同管理过程中的失误，提高企业合同管理质量，保证合同管理工作的有序进行;其次，信息化合同管理可以使企业合同管理上升到技术高度，这也是现代企业管理发展朝着现代化方向迈进的重要标志之一。
(三)提高安全系数，保证企业经济利益合同是企业发展中的重要文件，如果丢失或者被盗取，将会直接造成企业的经济损失，因此，确保合同安全是企业合同管理的重中之重。而信息化的合同管理则有利于进一步提高企业合同的安全性，维护企业的经济利益。在传统合同管理模式下，合同都是由合同管理人员线下保管，这对合同管理人员的职业素养和工作能力考验是比较高的，极易发生管理疏漏和合同保管不当等问题，信息化的合同管理会将合同以数字化的形式储存在电脑中，而且大多需要进行登陆验证才能够获取到合同信息，因此极大地提高了合同的安全性和保密性。
二、企业合同管理信息化建设的建议探讨
(一)建立良好的合同管理信息化发展氛围首先，很多企业并未将信息化全面应用于合同管理工作当中，对信息化的应用大多只停留在硬件配套设施上，殊不知合同管理人员的信息化水平、合同管理信息化系统安全维护等才是建设的重点。所以企业在合同管理信息化建设中要逐步提高合同管理人员的信息化运用能力及信息化系统的高度;其次，企业领导要积极引领企业全员参与到合同管理的信息化建设中去，为合同管理信息化建设培育良好的发展氛围。
(二)以信息化武装企业合同管理队伍首先，企业要建立健全合同管理信息化培训机制，加快对合同管理人员的信息化技术培训力度，通过完善的培训计划与流程，脚踏实地地开展培训工作，提高合同管理人员的信息化应用思维。其次，将合同管理信息化纳入合同管理人员绩效考核当中，通过与其自身利益相挂钩的方法，进一步增强合同管理人员对信息化合同管理的认识与重视。
(三)做好信息系统安全维护虽然信息化的合同管理可以进一步提升企业合同的安全性，但不可否认的是信息化合同管理同样具有一定的风险隐患，很多企业在构建合同管理信息平台时由于忽视了安全维护工作，致使公司合同被盗，重要信息丢失等。所以企业必须要做好合同管理信息系统的安全维护工作，避免合同管理风险的出现，企业要安装最新的杀毒软件，避免网络黑客的攻击，拦截网络病毒，建立起强大的企业合同管理信息平台，从而在安全的环境下开展合同管理工作。
三、结语
企业要学会用信息化手段不断提高合同管理水平，保证合同规范及高效的签订和履行，有效防范法律风险、优化管理、降低成本，从而提高企业的经济效益。
参考文献:
作为国民经济运行的支柱产业，建筑业近些年取得了快速且平稳的发展。2011年建筑业产值已经突破11万亿，连续多年保持在20%以上的增速；这些成绩的取得，主要依托于社会经济大发展的外部环境，更是依赖于建筑业内部市场秩序的形成和浩瀚的建筑业活动，其中合同管理的趋于规范，有效的促进和保证了各类建筑业务的进行。合同管理已经成为建筑企业最主要、最重要的经济活动之一。
市场经济是契约经济，所以今天就是一个合同时代，也是一个信息化时代。合同类型、合同行为、合同过程和合同关系等为主构成的合同管理与信息化的全面融合是一种创新，也是一种趋势，更是一种必然，合同管理信息化已经成为一个须臾不可分离的复合体。
一、建筑施工企业合同管理
1. 合同基本概念
根据《民法通则》第85条规定，合同指平等主体的自然人、法人、其它经济组织（包括中国的和外国的）之间建立、变更、终止民事法律关系的协议。合同有广义和狭义之分，广义的合同指发生民法上效果为目的的一切合意，如物权合同、准物权合同、债权合同和身份合同等等，狭义合同仅指债权合同，本文论及的合同是狭义的债权合同。
建筑施工企业合同类型包括建筑施工合同、买卖合同、借款合同等15类（图01）。
图01 建筑施工企业常见的合同类型
以上这些合同管理涉及到的主要组织包括业主、供应商、银行、保险机构等，施工企业与其互相之间存在多种合同关系（图02），其中与业主的工程承包合同、与供应商之间的资源采购合同是施工企业主要处理的合同关系。
图02 主要合同关系
2.合同内容
合同的通用条款包括当事人名称、标的物、数量、质量、价款和报酬、履行的期限地点与形式、违约责任、解决争议的方法等。
其中工程合同是施工企业与业主签订的，业主不同的项目采购模式（如传统采购模式DBB、设计建造模式DB、设计采购建设模式EPC、项目融资模式BT/BOT等），签订的工程合同内容条款也有差异。国内目前还是以DBB即施工建造模式为主，标准的合同模板（GF-91-0201）也主要服务于这个模式。它包含了工程概况、承包范围、合同工期、质量标准、合同价款、组成合同的文件（协议书、中标通知书、投标书、合同通用条款、合同专用条款、图纸、工程量清单、工程报价书等）、合同生效等内容。
3. 合同生命周期
任何合同，其本身存有完整的生命周期，它从合同策划开始，到合同签订、合同履约，直到合同结束为止，在合同全生命周期的4个阶段（图03）分别包含不同的管理内容。
图03 合同生命周期
合同策划阶段主要聚焦于确定合同基准，合同签订阶段的目标则是找到合适的契约对象，合同履约阶段则是双方按照约定推进合同行为，合同结束阶段则要按时关闭合同，进行评价总结和归档，做到持续进步和提升。
建筑企业是典型的项目驱动型组织，项目管理是企业的核心业务，项目管理成功与否直接决定了施工企业的成败。沿着项目管理的5个阶段，不同阶段合同管理的内容是项目经营管理的重点内容（图04）。
图04 合同按项目管理周期分布的业务重点
4. 合同管理层级和管理重点
从合同管理视角看，与工程相关的合同占了大多数，这些合同管理按照层级划分，存在着“企业管合同”和“项目管合同”两大类型（图05）。
图05合同管理层级
具体到企业和项目各个职能部门，他们在合同管理中担负着不同的职责（图06）。
图06 不同职能部门在合同管理中的职责
其中合同审批、合同交底、合同变更和索赔是合同管理的重点。其中合同审批包括审核业务风险、审核法律风险、审核财务风险等；合同交底则是依相关人了解合同、统一理解合同的需要来推动的，它以合同内容为核心，以合同核心条款为主要解读对象，特别是目标与责任落实到人，达成共识，交底还有利于发现合同问题，并做到事前控制；合同变更与索赔（包括反索赔）更合同管理的重中之重，它可分解为事前、事中和事后三个阶段来高效处理，比如向业主索赔，事前要预测工程风险（如工程多业务交叉作业，图纸“交汇打架”情况等），做好策划；事中详细记录发生的事实，并及时形成文件提交相关方，行使属于施工企业的主张性权利；事后进行索赔文件的及时整理和归档，以便工程结算的顺利进行，对于反索赔则是及时总结分析，以备下一步更好的规避合同风险。
正是施工企业的项目分散、执行多环节、环境变量多样、管理分层等特点，决定了合同管理过程中存在不同的管控要点和管理成败关键点。
5. 合同管控成败关键点
任何事情的成败都有关键要素，合同管理中的组织保障、成本管控、风险控制、数据沟通和知识积累等（图07）是做好合同管理的关键，一个关注都不能少。组织保障主要是企业要设立专门的合同管理结构，落实具体责任到人，明确时间等约束条件，同时建全相关的管理制度，以提高组织的运行效率；成本管控则要抓好合同签订基准，做好过程的变更和索赔等工作，对于业主则是增加收入，对于供应商等则是严防“被索赔”，控制好合同支出，降低成本；风险控制则是抓好合同审批关，在合同执行各个环节要加强检查，降低执行风险；数据沟通则是及时形成台账和报表，积累项目数据和分析结果，呈报给相关人，做出及时的决策；知识积累具体内容包括合同模板、合同签订注意事项等积累，它面向持续提高，为合同管理的能力提升服务。
图07合同管控关键点
其中风险控制和数据沟通尤其重要，过往合同执行过程中信息沟通的不全面、不及时、不畅通是导致合同管理失控的主要因素，如何提升风险管控能力和数据沟通效率是合同管理成败的关键要素。
二、施工企业合同管理信息化
合同管理对于建筑施工企业，它的实施会横跨多个业务，纵向涉及多个管理层级，持续时间又长，还会在多个物理空间进行，多数情况下又是多份、执行着多个不同类型、多个阶段的合同，在不同的场景下面向多个组织、多个角色，满足着多样化的需求…显然，没有一个能够满足专业化、个性化和一体化的合同管理平台，对于今天的施工企业合同管理而言，继续沿用传统的管理模式，确实存在着不小的挑战。信息化作为一种新的管理手段，它的引入和应用已经成为一种必然的趋势。
1. 核心需求
从合同管理业务本身出发，并结合信息化本质特征，合同管理系统主要聚焦于满足“合同审批、决策依据、履约管控、标准规范”等需求（图08），它要贯穿合同全生命周期，同时满足企业上下多个层级的业务需要。
图08合同管理系统的核心需求
2. 合同管理系统框架
基于对合同管理整体认知，它在施工企业内部要满足企业战略管控、管理控制和具体执行等三层需求（图09），其中战略管控层侧重于合同指标分析和合同经营分析等，管理控制层则要满足合同审批、合同台账、合同事务、风险管理等需求，而执行层则聚焦于合同策划、合同起草、合同交底、合同履约等工作内容的需求满足。
合同管理不是独立存在的业务，它与企业的人力资源管理、项目管理、经营管理、知识管理等密切关联、相辅相成，这些管理系统的统一集成应用，共同构成了完整的企业管理系统，它们合力支撑了企业整个运营在信息化手段下的高效进行。
图09合同管理业务信息化应用架构示意图
3. 合同管理信息化范围
具体实施信息化，首先要切分好范围。笼统划分，合同可以分为收入合同和支出合同。对于收入合同而言，合同管理信息化的范围不同于合同（管理）生命周期本身，收入合同管理信息化一般从“工程承包合同履约”开始，到“工程收款结束”为止，履约之前的项目跟踪、合同谈判与签订、合同交底等通常都被划归“施工企业营销管理信息化”范畴。对于支出合同而言，则通常把合同签订、合同结算、合同纠纷管理和合同信息积累等涵盖进来，具体合同履约过程、资金支付等皆归于“项目管理信息化”和“财务管理信息化”范畴。
当然，这些范围划分的主要原则是“专业”视角，具体实施过程中，合同管理系统会与其他业务系统建立“集成”关系（图10），“专业+集成”是解决包括合同管理在内的任何一种业务信息化的基本准则。不同的企业，既有的信息化基础和实际管理范围本身的切分不同，合同管理信息化需求必然不一样，信息化建设范围也就会存在差异。
图10合同管理系统与其他业务系统集成示意图
作为应用方，我们先划分清楚合同管理信息化的“边界”，是启动IT规划、应用选型或自行开发合同管理系统的基础和前提。否则，范围的不确定，沿具体事务的无限递延和关联下去，合同管理信息化必然会演变成为一个无边的企业管理系统，范围确定是防范此风险的关键。范围确定后，就会进入到具体的执行实施环节。
4. 合同管理信息化实施
再好的想法都需要落地，只有变现才能收获价值。合同管理信息化实施过程与前期需求分析和规划一样重要。具体实施内容包括信息化合作伙伴选定和系统应用上线等内容。
信息化供应商的选择不同于一般的资源供应商，它更强调被选对象的专业性，要纳入企业发展的合作伙伴层级去推进此事。考察信息化供应商要从专业性、公司在此类业务的占比、案例、信息化技术等角度综合评定，最终选择一个能够支撑企业当下合同管理业务需求并能满足持续发展需要的、有实力的信息化合作伙伴。
企业内部也要做好准备，从企业高层的重视、中层职能部门的资源支持和一线人员的动员开始，分步骤的推进实施。最终上线应用，发挥应用价值，实际的满足企业的管理需要才是信息化的根本目的。
5. 合同管理信息化应用绩效评价
企业信息化建设必然有各种资源投入，建设过程也会面临各种风险，目标收益能否实现，绩效评价成为一种不可或缺的手段，成为一种基本需求。且评价标准需要在信息化建设之前先行确定，这把标尺是在实施过程中和最终结果评估的重要依据。
评价应该是一个综合分析的过程，通过评价来反映信息化如何支撑合同管理业务在新模式下的应用价值，它主要集中在两个方面，一是对合同管理信息化过程评价，另一个是对合同管理信息化产生的效果进行综合评价。
具体实施的总体思路是要依靠定量与定性评价相结合的方式进行，它要确定评价目的是为了决策需要，如是否支撑了企业经营目标的实现、是否提高了业务推进的效率等等。在这个目的指引下，参考成熟的评价标准体系是一种少走弯路、防止问题变复杂的最有效方式，如2012年5月1日起实施的《建筑施工企业信息化评价标准》（JGJ/272-2012），其主旨鲜明，其倡导从五大指标即业务、技术、保障、应用和成效等进行综合评定，其别强调发挥作用的“成效”，没成效的信息化绩效结果就是零；合同管理信息化的绩效完全可以按照这个标准进行过程测评和结果评定。
信息化是为管理服务的，如上所述，随着信息化的发展，合同业务流的数字化和网络化使得任何一个企业的合同业务活动及其相关信息都能随时记录在案，都可以按照管理者所希望的方式进行处理和分析，都可以在任何时间和任何地点被获取；不仅合同管理业务，随着建筑企业其他业务信息化的拓展和深入，完全可以做到整个企业运行的“了如指掌”，换言之，企业的整个运行就可以实现“透明化”。正是基于这个前提，实现整个企业运营管理的微观化和微观管理的宏观化成为一种可能，进而可以实现有信息的管理和决策，也必然为企业谋求更大、更平稳、更科学发展奠定基础，恰恰这种信息化在业务管理中的应用支撑能力的提升对于众多建筑企业都是必要的，更是需要的。
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参考文献：
1.【日】内田贵著《契约的再生》，中国法制出版社
2.周宏仁著《信息化论》，人民出版社
3.【美】Harold Kerzner著《项目管理-计划、进度和控制的系统方法》（第7版），电子工业出版社
4.中国建筑业协会，《中国建筑业年鉴》（2009年）
5. 陈小君编著《合同法学》，高等教育出版社
6. 李启明邓小鹏编著《建设项目采购模式与管理》，中国建筑工业出版社
【关键词】建筑工程；合同管理；合同风险
在现代建筑工程项目管理中，合同管理是项目管理的核心工作，是保障企业经济效益、保障企业经济活动安全、提高企业市场竞争力的关键。针对建筑工程项目合同管理工作的重要性，建筑工程项目管理工作中应从企业员工合同管理意识的树立入手，通过建立健全合同管理网络、强化合同内容的审核与分析，以此为基础来做好合同的签约与执行，实现合同管理工作目标。在我国现代城市建设快速发展的今天，建筑工程施工企业应认识到合同管理工作的重要性，以建筑工程施工合同为基础，指导施工过程的各项经济活动，保障企业的经济效益。
1、建筑工程合同管理现状分析
目前，我国建筑企业的工程项目合同管理中存在着诸多的问题，这些问题的存在严重危害了施工企业的经济效益。首先，我国建筑工程施工企业为了获得工程承建资格，对于合同中的制约投资商权利义务条款并不重视，进而增加了施工企业的风险。另外，在合同签订过程中缺乏足够的文本分析与探讨，也造成了施工企业风险的增加。例如：在合同签订前未对施工进度要求进行深入分析，造成了施工进度确定并未考虑施工过程中气候因素、人为因素的影响。进而影响了施工过程中进度控制、造成了竣工结算时因工期超时受罚等问题的发生。为了减少此类问题对建筑工程施工企业经济效益的影响，施工企业应根据工程实际情况对合同内容、文本等进行分析。在此基础上，明确分包合同管理。以信息化管理技术为基础，提高合同管理效率、提高建筑工程施工企业综合管理能力。
2、建筑工程的合同管理分析
2.1树立合同管理意识，促进建筑工程合同管理工作的开展
针对建筑工程合同管理的重要性，建筑工程施工企业应树立合同管理意识。通过企业经营管理者、企业各部门员工合同意识的培养，为提高企业合同管理能力奠定基础。
2.2建立合同管理体系，促进合同管理工作的开展
在现代建筑合同管理理论研究及经验总结中，完善的合同管理体系是保障合同管理工作开展的关键。因此，建筑工程施工企业应根据建筑业的特点、企业的实际情况，建立符合企业实际情况的合同管理体系。以具有针对性、科学性的管理体系为基础，促进合同管理工作的开展。
2.3强化建筑工程合同文本分析，保障企业利益
为了保障建筑工程施工企业合同文本管理工作的有效开展、保障施工企业利益，建筑工程施工企业应强化合同内容的分析与探讨。通过建立合同审查机制，对合同内容及工程实际情况进行对比分析。在工程实际情况的基础调研中，了解合同内容的可行性与科学性，避免施工进度设置不合理、内容设置不合理等影响工程施工、影响企业的经济利益。
2.4以信息化管理技术提高合同管理效率
在现代建筑工程施工中，针对技术要求、质量要求等内容，建筑工程合同管理文件极多。而且，根据工程变更需求，工程合同也存在频繁的变更。为了对合同内容进行补充、保障建筑工程施工技术管理目标的实现，建筑工程合同管理中的资料等辅材料较多。为了保障建筑工程合同管理工作的有效开展，建筑工程施工企业应建立合同信息管理系统。利用信息化管理技术，提高合同管理工作效率、提高合同管理工作质量。
2.5注重合同的执行管理，实现建筑工程合同管理目标
建筑工程施工合同管理中，合同履行管理是贯穿于项目施工管理各个环节的重要工作，是保障合同内容有效执行的关键，因此，建筑工程施工企业应针对合同管理需求建立合同履行管理机制。将合同内容、责权分解落实到施工过程中的各个部门，再按照部门岗位职责要求将内容落实到各个岗位，以层层分解、落实、执行的方式，确保合同内容的有效管理。
根据合同执行的各个阶段，建筑工程施工企业应与项目部进行合同对接技术交底。以合同内容要求及项目管理需求为基础，将合同复印件、招投标文件、技术资料等与项目部进行技术交底。在此过程中明确合同内容需求、明确合同技术要求，以此为基础促进合同的履行、促进施工技术质量管理目标的实现。
在工程项目建设中，项目部应根据合同中的约定进行合同履行管理。根据进度、质量、资金控制等要求，确定施工过程中的重点，并开展有效的控制与管理，实现合同约定内容。针对建筑工程施工中的不可预见因素，合同执行管理还应强化动态控制、强化变更审计，以完善的合同执行控制，保障企业的经济效益。
3、建立合同管理评测体系，强化企业合同管理能力
在现代建筑工程合同管理工作中，施工企业应建立合同管理评测体系。在合同签订、分析、执行等各环节进行合同管理工作的评测评价，及时了解并掌握企业合同管理工作中存在的问题、及时进行纠正，确保建筑工程合同管理工作的有效开展。同时，在工程竣工结算后进行合同管理执行的综合评价，分析企业合同管理工作中的不足，为后期工程项目合同管理工作奠定基础、为提高企业合同管理工作能力奠定基础。通过合同管理的有效开展，促进我国建筑业可持续发展、实现建筑工程科学管理目标。运用现代合同管理技巧、方法，提高合同管理效率、降低施工企业的市场风险。
结论
在我国建筑工程施工市场日益规范的今天，强化施工合同管理是保障施工企业经济效益、保障施工企业利益、保障投资商利益的重要工作。针对建筑施工企业市场竞争现状、针对建筑工程施工企业合同管理需求，建筑施工企业应建立健全的合同管理体系。以建筑施工特点为基础、以企业管理流程为中心，结合合同管理要点与重点，开展合同管理工作，实现合同管理目标、提高企业综合市场竞争力。
参考文献
企业发展要坚持依法治理，健全内控机制，严格合同和法律事务管理，才能有效防范风险。通过依法依规地加强企业合同管理，切实通过法律手段和内控制度，不断提高企业合同管理水平，规避法律风险，维护企业利益。
关键词:
合同管理;合规体系;风险内控
在市场经济条件下，平等主体的自然人、法人、其他组织之间民事权利义务关系的发生、变化和消灭往往是通过契约进行的，这是由市场经济本质决定的。所以合同管理是企业法律事务管理的基础，现代企业经营发展必须要坚持依法治企，健全内控，严格合同管理，加强合同履约能力，提升企业合同管理水平，才能有效地降低经营风险，促进企业发展。
第一，制定合同管理规章制度，统一归口管理。通过制定合同管理制度及合同管理企业管理标准，全面梳理和优化合同管理流程，明确统一合同管理归口部门。从合同的承办人员管理、授权委托、管理职责、管理流程等多方面，以及审查会签、签订、变更、解除、履行、归档、纠纷处理等各个环节细化、完善，夯实合同管理基础。
第二，实行合同承办人员持证上岗制度，加强合同培训与业务指导工作，提高合同承办人员的法律意识与合同签订能力。注重在日常工作中合同意识的培养与强化。分层次有重点对企业关键岗位人员进行合同承办人资格培训，合格的准予持证上岗。对于岗位调整人员也要进行合同和法律风险意识的培养，通过结合每一次合同的审核、签订及履行中事项的处理，对重点项目以及合同履行情况进行实践培训，提高合同管理与承办人员合同意识、法律理解能力、合同承办能力，为加强合同管理工作发挥良好的促进作用。
第三，制作企业合同范本，更好的指导合同签订工作。为了更好的防范企业法律风险，规范企业合同管理，又能够提高工作效率，企业法务工作者可以结合公司实际，制定合同范本，包括销售合同、采购合同、承揽合同、技术合同等各类常用范本，通过推广使用可以提高合同签订质量和审查工作效率，另外也可以再使用过程中发现问题，总结问题，再修订，再推广，从而有效提高合同签订质量。
第四，加强合同检查，注重合同履行管理。合同签约后的履行工作与全过程监督管理也是合同管理的重点。不仅要狠抓合同的审查与签订，更要加注重合同履行的监督与检查，并做好履行中每一环节的衔接和规范。一方面要通过合同履行管理重点检查、合同履行台帐、专项检查以及不定期的合同抽查等方式，加强各承办部门合同的履行工作的检查与指导，不断敦促和规范承办部门合同履行工作。另一方面，要求所有承办人员及时完成合同履行信息的记录，从而更好的保障了合同的履行过程监督，促进了合同的履行管理，为企业的经营决策和合同监控提供了及时、准确参考依据。
第五，严格合同专用印章管理。企业合同管理如何才能保证审查率达到100%，如果承办人员绕开企业法务去签订合同怎么办?这就要求企业法务必须严格把控合同专用章管理。首先针对合同印章数目较多，外借使用频繁，周期较长，管理难度较大的特点，实施专人统一管理，没有法务人员审批不能盖章。合同印章要分类管理，分类使用，分别控制，严格合同印章审批和管理，并对外界使用情况进行反馈记录，杜绝发生使用合同印章不规范现象。
第六，注重合同履行过程中证据资料的保管，及时完成合同归档工作，为依法维权提供有力保障。合同档案是是企业重要的法律档案，是维护企业合法权益的重要凭证和依据。对合同档案进行检查、分类、建立索引、立卷、归档;为了确保合同档案的完整性、及时性、有效性，严格把关，对于签订不及时或不规范，印章使用缺失、模糊、不规范等现象在合同归档时要一律退回重新补充完善。
第七，严把合同审查关，从源头杜绝和减少合同法律风险的产生。通过规范合同的签订与审查工作，严格按照流程进行评审，彻底杜绝合同签订的随意性与法律审查的缺失;强化各会签人员审查职能和意识，从源头把关，未经法律审核的以及未按照法律审查意见修改完毕的一律不予签订，以确保签订合同法律审查100%，大大降低合同签订中的法律风险。
第八，推进合同管理信息化建设。合同管理工作不仅要有质量还要有效率，现代经济的发展对合同管理工作提出更高的要求，而合同管理工作的信息化能够提升合同管理工作效益。通过引入合同管理信息系统，可以使合同审批流程更加迅捷，提高审批效率，同时审批过程在信息系统中留痕处理，能够有效保留审查会签的记录。另一方面，信息化可以方便合同数据统计，便于导出各类数据，为企业经营决策提供参考。
参考文献：
［1］胡鸿高主编．合同法原理与应用［M］．上海:复旦大学出版社，1999．
［2］陈晓峰，陈明昊编．企业合同管理法律风险管理与防范策略［M］．北京:法律出版社，2009．
一、已签订合同档案的管理
1.做好企业合同档案收集工作是关键。企业合同档案收集工作是合同管理工作中最基础，也是最重要的环节。每一份有效合同的办理从起草、审核、审批签署需要许多不同职能部门的参与，因此无论是企业合同管理人员还是企业其他相关人员都要从不同角度关心和支持合同档案收集工作，这样才能使收集工作顺利、有序的开展。对一个企业而言，较为科学有效的方式是建立微机数据库系统，本公司至从建立OA办公系统以来，基本没有出现过遗失合同的现象。因为OA系统记录了一个完整的合同审批流程，归档部门可以即时掌控合同审批状态，以便督促经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。
2.企业合同档案的整理工作是企业合同管理的重要内容。合同档案在企业中属于比较重要又比较复杂的档案群体，应该把合同档案的整理工作当作企业档案管理的一个重要内容来抓。企业合同档案的整理工作不仅为今后合同的有效保管和利用打下良好基础，同时通过档案的整理又可以进一步了解和检查合同档案收集工作的质量，保证合同档案的完整与安全。合同档案的整理立卷可根据实际情况，可按项目组卷，保证其与整个项目的档案材料的有机联系，同时结合合同办理的过程和阶段，又要重视合同档案的时间联系。合同在形成档案之前，应该是按合同性质进行分类的，有买卖合同，价款合同，担保合同，建设工程合同等，每一份合同都有其相应的合同编号，本公司目前有柳洪和坪头两个电厂在运行发电，所以有柳洪生产（合同编号MLHSC）、坪头生产（合同编号MPTSC）。有成都办公楼的建设（合同编号MGHCB）。有电量销售（合同编号MGHCB）等。一般一个较大的项目并且几年之内可以完工的，按项目进行合同档案的整理，如成都办公楼建设合同及支付文件。如果是零散的合同文件、材料，可按年度进行集中立卷。例如进入发电期的柳洪、坪头水电站。
二、正在履行及将要签订的合同管理
由于前期开发建设期没有引进OA自动化办公系统，而现目前先进的OA办公系统的建立，使正在履行及将要签订的合同管理，变得越加简单易行。目前美姑河公司对合同的管理主要依据《四川美姑河水电开发有限公司合同管理实施细则》执行。合同签署人对合同全面负责，组织合同的订立，确定合同条件、订立方式及合作单位。正在履行和将要签订的合同管理主要通过OA系统登记，合同和合同支付在OA系统中由计划合同部统一登记和说明审批流程。合同变更由合同执行部门登记和说明审批流程。信息化合同管理的投入使合同管理动态化、智能化。四川美姑河水电开发有限公司在成都、美姑两地办公，原来的纸质会签使合同运转周期长，而现在正在履行和将要签订的合同，使用信息化OA管理系统可及时完成，节省人力、财力资源。
三、结语
企业合同管理作为企业管理的重要内容之一，是一个公司经营成败的一个重要因素。我们作为合同管理人员只有严格依法实施规范的合同管理，才能避免对企业造成不必要的经济损失。
作者：胡潇月单位：四川美姑河水电开发有限公司
关键词：中小企业；合同管理；研究；设计
提升中小企业的信息化水平，可实现对中小企业发展方式的积极扭转，从而推动中小企业的内部管理体系建设，使之在持续发展的过程中得以不断完善。而在中小企业的日常运行管理工作中，合同管理工作存在着诸多的问题与不足，亟需解决，对此下文将重点就当前我国中小型企业的合同管理问题分析及其系统设计来展开深入的探究工作。
1中小型企业合同管理现状
当前，我国绝大部分中小企业的合同管理工作还主要是依靠人工来进行操作，利用各类办公软件对合同管理文档与统计数据进行归类处理，但这一方式存在着极为明显的缺陷与不足，具体体现在以下几个方面：第一，文档管理难度大。电子版的文档内容和传统的纸质合同内容同时存在，然而在需要调阅相关的文档内容之时便会耗费大量的查找时间，查找过程十分不便。特别是在企业领导要对合同等有关重要内容进行查看时往往会耽搁很久，效率极其低下。第二，信息汇总难度大。采取人工方式或利用相关的办公软件如Excel进行信息汇总管理，常常会因为各部门所采用的数据格式完全不同，在信息获取搜集时也存在有较大的难度挑战，汇总工作便会耗费其大量的时间成本，且还无法保证最终结果的确切性。进而也将会对领导的决策工作产生不利影响。第三，进度控制难度大。往往公司的合同文件数量众多，其中所牵涉的各方人员数量更甚，因此在对合同进度进行控制时仅仅是凭借人工管理以及应用各类办公软件显然是无法满足于公司的实际发展需求，同时在领导要想掌控全局情况时也会出现较大的困难性。另外财务人员在进行款项结算时往往也要参考合同的完成进度，因此也会导致财务工作受到不利影响。第四，预警能力不足。缺乏对于合同进度、款项结算等核心节点位置的有效预警，无法对短期内有可能获得的收支内容作出精确化的预测，对于企业的财务规划工作也不能够提供应有的支持、帮助，进而导致企业的现金流分配不够合理，对资金的利用率不能够达到最大化。
2合同管理系统设计目标
信息化管理方式是当代企业开展管理工作所不可或缺的一项关键工具手段，本文就基于对中小企业的实际情况分析，应用以现代企业先进性的管理思想与方法，选用直接面向目标对象的分析手段，来设计出了基于信息化手段之下的中小企业合同系统管理框架，以期能够达到以下几点合同管理系统设计目标：第一，明确各工作岗位上的人员职责，提升其责任感。协助企业能够将各工作岗位上的人员职责予以明确，确保相应的工作责任可落实到每一个具体的个人身上，保证责任明确，防止越权行为的出现；将合同内容在实际履行过程当中的多个部门、岗位的工作协同问题予以妥善安排，以期达到高效化的办公效率。第二，加强对工作进度与状态的监控力度。对企业各部门人员的工作状况采取切实有效的监控措施；及时了解并掌握各部门人员的实际工作状态，将所存在的问题与不足要确保能够在发现的第一时间便予以解决，进而降低差错事故的发生率。管理系统还可对每一项工作的具体完成进度进行实时性的监测与控制。第三，依据权限与职责的不同来对各级别资料内容予以管理。综合考虑文件的性质及保密性需求，向每一级别的人员给予其相应级别的操作及访问权限，以此来达到保障数据安全的目的。第四，尽可能降低办公资金支出，缩减企业的管理成本。
3系统结构设计
依据中小企业的实际特征出发，综合考虑企业的一般组织结构，管理系统主要可分为市场部、业务部、综合部等三个主要结构部分，现具体分析如下。
3.1市场部
此部门主要需完成的工作内容具体就包括了合同下发、登记、报批、作废等具体工作内容。其中合同的下发与登记即为向市场部的工作人员下发空白合同统计予以等级。市场部工作人员在掌握了业务信息内容之后到公司中获取空白合同，在进行合同内容的签订之后便会进入管理流程之中，而后再将空白合同返还公司。在这一管理系统当中可进行合同编号、经办人员、空白合同回收提示时间等内容的登记，合同登记其中就牵涉到了项目类型的划分、项目、金额大小等等。合同上报审批即为市场部工作人员依据合同签订内容逐级向上报告审批。
3.2业务部
业务部则主要是依据市场部工作人员所签回的合同服务内容，再安排人员来进行合同内容的实施，从而将有关的合同条款履行完成。其工作任务的安排，是通过业务部的主管来对合同内容分配项目的主要负责人来进行实施。计划报批，即为业务部门的工作人员对于自身所负责的项目来将工程在实施过程之中的相关意见与材料在系统之中予以等级，而后送报管理领导予以批准。关键项目的审批即为业务人员对于自身工作之中所发生的关键事项对主要负责领导汇报，并且将自身的一些想法建议也作以说明。结合实际需求，业务部门还可进行报告登记及部门提成登记的设立。其中报告登记是业务人员在将有关的合同内容完成以后所撰写的，对报告也要予以等级。部门所获得的项目提成，一般是项目经理依据合同的实际执行状况来依据一定的比例对各个部门所应当获得金额予以登记，从而为年终结算时提供依据支持。
3.3综合部
此部门的工作内容具体为合同盖章登记、发票开出登记、提成登记、收费登记、报告送达登记等。合同盖章登记即为对合同签订之中合同公章的应用状况予以等级。而发票的开出登记则为在合同履行当中对发票的开出情况作出等级。提成登记是依据合同所规定的提成额度来在提成分配时所进行的登记。报告送达登记是将合同当中所包含的有关报告内容在送至接收人员以后所进行的登记内容。
结束语
此系统项目的建立是基于信息技术的基础之上，通过应用以现代企业先进性的管理思想，来向企业提供合同管理平台。以加强企业的内部合同管理水平，同时兼备财务处理、业务查询与统计等各方面的功能要求。同时综合考虑公司的具体情况，把项目与客户两方面的管理内容也一同并入到合同管理工作之中，确保实现企业资源的高效化配置。
参考文献
[1]行星.企业合同管理若干问题的思考[J].中国商贸,2015(20).
[2]高荣和.关于企业深化合同管理的初步探索[J].中国商贸,2014(32).
关键词：工程；合同管理；造价
中图分类号：F75 文献标识码：A
文章编号：1005-913X（2015）11-0090-01
工程合同是开发企业与承包商为了完成工程项目的安装施工任务而签订的明确双方权利义务关系的协议，确定了工程项目的成本、工程和质量等目标，规定了合同双方之间的权、责、利的关系。
一、建设工程合同管理存在的问题
（一）签订合同法律意识淡薄
一些企业领导不够重视企业合同管理，更没有合同管理机构的存在，对合同风险缺乏防范意识，完全忽视了这一作为企业管理中重要的组成部分的合同管理，因此无论是在机构设置还是经费支持抑或是人员配备上都投入不足，岂不知工程合同一旦签署就具备一定的法律效益，但是许多工程承包和招投标合同管理人员留在传统的协商和讨论基础上解决问题，对法律却较为忽视，导致许多理赔纠纷的发生。要想确保双方的利益，就要确保符合法律规范的合同范围，对工程变更有明确的规定，理赔也要详细的说明，如此才能避免严重的工程纠纷，控制工程造价。
（二）签订合同的原则不规范
合同签订的原则是如果一方的利益受到损害，那么就要等价有偿。有时受到承包合同条款限制，致使合同存在较多漏洞，如此出现合同纠纷，导致工程造价提升，造成此种问题的原因是双方忽视了等价有偿的原则，以各自利益为中心，随意的违反合同条款，这样违约的行为，最终导致工程纠纷发生。
（三）合同管理人员素质不高
许多企业合同管理人员业务不精通，文化水平不高，品德不过硬，不但没有受过正规的法律教育，缺乏系统的法律知识，而且对工程中出现的法律问题不能准确做出判断，进而就无法对合同进行有效的管理。
（四）标准化管理缺乏，反索赔能力不足
没有规范合理的合同管理制度，如此以来权责就不分明，在具体的执行过程中就缺乏统一的依据，致使各部门纷争较大，造成权利大家争，责任大家推的现象，最终将给企业管理带来重大隐患。总之，合同的签订内容是较为严谨的，但是部分合同中却容易忽视工程变更和超支等内容，究其原因主要是没有健全的合同管理体制和体系，导致的结果还不止这些，例如现场签证不及时，设计变更混乱，甚至是设计随意的修改等，管理非常混乱。合同管理缺乏标准化，反索赔意识差，现场管理缺位，缺乏相关的资料记录、收集、整理以及存档和保管，致使没有在规定的期限内提出反索赔以及提供相应的书面依据，这样就造成反索赔失败。
二、加强合同管理的对策分析
（一）加强合同管理体系与制度建设，规范招投标过程管理
合同管理、招标和工程造价管理是工程管理的重要组成部分，三者之间相互协调相互影响，在招投标过程中双方承诺的条件成为合同签订的条件，而合同又是招投标内容的延伸，同时也为招投标内容的有效实施提供了法律依据，因此建立三者有机结合机制，从而达到造价控制的目的。而合同管理需要从转变意识出发，先进的合同意识思想就要以合同管理为建设管理的核心内容，对工程中涉及的设计合同、咨询合同以及承包合同等加强签订、履行、变更以及解除过程控制和管理。作为建设方，要重视合同管理部门的设置，加强开发企业施工合同管理和招标管理的有效衔接，建立工程量清单报价、施工图包干报价等，不同报价模式配合相应合同管理模式，这样做的好处是招投标所确定的工程合同有相应的合同管理措施，便于现场操作，在具体的施工过程中，工期长，综合性强，复杂程度高，工程设计变更和现场签证要实施有效控制。所以认真的分析工程合同内容，有条理的进行工程建设，对工程管理出现的混乱等问题有积极的意义。合同作为法律重要文件，要加强合同及相关文件的归档管理工作。最后完善监督制度，全社会自上而下净化招标内外部环境，对招投标过程管理进行规范，杜绝和减少不法行为的发生，从而确保招投标双方的合法权益。
（二）推行适合开发企业及市场经济的标准化合同文本
借鉴以往的工程施工合同示范文本，推行适合开发企业和市场经济的标准化合同范本，并由法律顾问、成本部门、财务部门和经办部门等相关部门共同讨论和确定，成本部作为标准化的合同管理部门，需要对合同进行持续的评审和改进，其他部门的意见和建议都要由成本部门负责组织评审和确认，避免发生阴阳合同。
（三）配置专业的合同管理人才
一、地勘单位在合同管理方面普遍存在的问题
随着地勘行业市场化的不断推进，除了财政项目外，地勘单位也承揽了越来越多的市场项目，因此经济合同管理的工作量大为增加，但由于各单位对合同管理的重要性的认识程度相差较大，在合同管理的具体过程中，很多单位的合同管理仅体现在签订合同时的登记、保管、借阅等简单工作上，合同管理工作的质量和层次都很低，远远没有达到现代经济社会对合同的管理要求。具体来说，主要存在以下问题：第一，签订合同前未进行充分论证和相对方调查，存在较大风险；第二，合同内容十分简单，基本合同要素不完整，不符合标准合同要求；第三，合同管理体系不健全，合同管理的制度和程序不合理，缺乏对合同履约过程的监控；第四，合同管理单纯是静态、孤立的档案管理，没有与项目管理其他部分紧密结合，导致项目管理水平不高。
二、结合项目管理，加强合同管理的基本思路
合同是项目实施的依据，是项目管理得以有效开展的前提。合同管理必须在项目管理体系内才更加具有针对性，项目管理水平的高低也体现在合同履行程度的好坏上，所以合同管理是项目管理的重要组成部分，不能孤立于项目管理的其他部分而存在。地勘单位必须调整项目管理思路、加强顶层设计、完善规章制度、创新管理工作方法、理顺管理流程、明确部门职责、升级改造管理信息系统，进一步增强对项目事前、事中的管理能力，目的是实现项目全周期管理，确保项目质量、安全、进度、资金实现全程监控。而针对合同管理，则需要在学习现代企业合同管理的基础上，根据地勘行业特点加以改进，实现合同管理的全过程、系统性以及动态管理。具体来说，应以强化项目管理为目标，将合同管理贯穿于项目管理的始终，通过建立适应现代项目管理的合同管理体系，充分发挥各部门专业优势并加强部门间的有机联系，紧密围绕合同的各个要素，利用项目管理信息系统来开展合同管理工作。同时，结合合同管理加强项目成本控制，减少项目风险，提高项目的运行质量安全和经济效益，使地勘单位生产经营管理逐步向精细化、系统化、标准化的方向转变。
三、地勘单位加强合同管理的具体措施
（一）完善合同管理基础性工作
1.建立并完善合同管理相关制度。积极推进合同管理制度化，从制度建设的科学性、实用性和长效性以及实际工作特点出发，把“建章立制”作为一项系统工程抓严、抓实、抓好。应根据项目管理的要求对合同管理工作流程进行适当调整，逐步建立起“以适应市场需求为前提，以合同管理为核心，以项目实时监控为手段”的项目管理体系，尽力避免合同管理中的漏洞。此外，还应建立合同管理的定期培训制度，定期对合同管理人员进行培训，保证各项管理规定落实到位，切实提高合同管理水平。
2.加强相对方调查和管理。应对拟合作单位进行充分的调查，确保合作前对其知根知底，并以此为基础，建立相应的客户名录和协作队伍名录。日常生产经营过程中，要对两个名录进行动态分类管理。针对客户，不但要将顾客满意度调查做好，为改进工作提供依据，还要遴选优质客户，谋求建立长期战略合作关系，以达到降低客户开发成本，促进市场经营活动，减少合同履约风险的目的。针对协作队伍管理，应制定管理办法，做好协作队伍的审查考核管理工作，合作期间要严格规范分包单位行为，促进其不断提升管理及技术水平，保证项目达到规范化标准。
3.规范合同文本。地勘单位应根据有关法律法规、制度规定的要求，及时调整、修订适合本行业、本单位特点的合同统一文本及安全协议，并对文本的使用进行规范，不但可以提高合同签订审核的效率，还可以有效规避风险，保护单位合法权益。
（二）做好合同签订前的准备工作
1.强化项目投标管理。通过投标而来的项目，项目的工期、质量、安全等要求及合同文本格式、项目的合同金额等重要信息也通过投标报价得以确认。据此签订的合同，通常是投标过程的一种延续，因此应做好投标管理工作。同时，应把好项目投标授权委托书的开具关，并对被授权人行为进行有效约束。此外，应优化标书审批流程，明确各部门审批职责，加强对投标文件的审核，同时对招投标相关资料进行妥善保管，方便随时查阅。
2.做好项目前期论证工作。对重大项目应进行尽职调查，了解项目真实性，充分分析项目在现有政策、环境、技术、安全、经济等方面存在的潜在风险，相关论证资料交院统一保管。这些论证工作中，项目预算尤为重要。预算工作贯穿于项目始终，是对项目的全流程管理，也是使项目效益处于可控状态的关键性工作。因此预算编制要科学规范。项目实施前应对对项目大额成本情况进行充分调研，尽可能贴近实际。地勘单位应制定符合自身使用的利润率控制标准，为有效进行预算编制和成本控制提供标尺，为市场项目的洽谈提供依据。同时，应把预算利润率低于利润率控制值的项目作为督察重点，有针对性的督促各单位做好项目论证、控制好成本，保证资金的回收。
（三）强化合同执行过程的监控工作
1.加强合同流程管理。地勘单位通过健全的监控体系，保证所有项目都在合同签订后实施，从而确保各类项目的实施过程，都处于单位的监管中。此外，还应明确各部门的职责，从合同洽谈拟定，合规性、合法性、合理性的审核，合同登记保管，合同技术、安全以及廉政风险监管都明确责任到人，保证会签流程的科学性和完整性。强化分包合同与主合同联系，签订分包合同必须满足主合同和成本预算的要求。
2.进一步加强合同信息化管理工作。充分利用各类项目管理信息化工具，确保合同信息的完整性和准确性，实现合同管理与项目其他管理的有效对接，提高合同管理的针对性和有效性。强化管理系统的查阅功能，为各类合同数据的统计、分析提供便利。
[关键词]建设工程；施工合同；管理
1.引言
随着我国建筑业的不断发展，建设工程项目的合同管理研究工作将会越来越被重视和普及。建设工程合同是承发包双方为实现建设工程目标，明确相互责任、权利、义务关系的协议，是承包人进行工程建设并获取合理利润的源泉，同样也是发包人支付价款，控制工程项目质量、进度、投资，进而保证工程建设活动顺利进行的重要法律文件。加强合同管理是保证承发包人全面履行合同约定的义务，是确保实现建设目标（质量、投资、工期）的重要手段。
2.建筑工程施工合同管理的任务及意义
合同管理的任务是签订好分包合同、各类物资的供应合同及劳务分包合同；给项目经理、项目管理人员和所属的分包商在合同关系上以帮助。对工程实施进行有力的合同控制，保证项目部正确履行合同，保证整个工程按合同、按计划、有步骤、有秩序的施工，防止工程中的失控现象。及时预见和防止合同问题，以及由此引起的各种责任；向各级管理人员和业主提供工程合同实施的情况报告，提供用于决策的资料、建议和意见。
建筑施工合同管理是保障企业正常生产经营的需要。当前，很多企业为了生产经营的需要，企业之间通常都订立一些经济合同，多是根据不同情况，有选择地按照特定标准签订的一定范围内的产供销类合同。
建筑施工合同管理是监督管理企业生产的需要，建筑企业全部的生产经营活动，必须根据工程承包合同来进行。没有建筑合同，就无法实施与监管后续的生产活动，而合同一经签订，企业所有的生产计划和各项经济技术指标都随之纳入承包合同的规范之中。建筑企业实行的总包、分包、内部承包等，也正是按照其与建设方签订的工程承包合同所承担的权利义务和经济责任来确定划分的，其内、外合同的关系不但一脉相承而且标的、权责也高度一致。
3.建设工程施工合同管理存在主要问题
3.1签订合同双方法律意识淡薄，合同文本不规范，致使合同有失公正
从目前实施的建设施工合同文本看，施工合同中绝大多数条款是对发包方制定的，其中大多强调了承包方的义务，对业主的制约条款偏少，特别是对业主违约、赔偿等方面的约定不具体，也缺少行之有效的处罚办法。这不利于施工合同的公平、公正履行，成为施工合同执行过程中发生争议较多的一个原因。另外，由于目前建筑市场的激烈竞争和不规范管理，致使个别承包商在实施这样的工程合同时，为了使自己的利益不受损失，就会采取偷工减料或非法分包甚至非法转包等手段，给工程建设带来隐患。
有些建设项目在签订合同时为了回避业主义务，不采用标准的合同文本，而采用一些自制的、不规范的文本进行签约。通过自制的、笼统的、含糊的文本条件，避重就轻，转嫁工程风险。有的甚至仍然采用口头委托和政府命令的方式下达任务，待工程完工后，再补签合同，这样的合同根本起不到任何约束作用。
3.2没有按照招标文件和投标书内容签订施工合同
招标文件的要约是指建设单位向施工企业提出订立施工合同的要求。投标书的承诺是指施工企业完全接受要约中的全部条款，向建设单位作出的按要约签订经济合同的意思表示。招标文件的要约和投标书的承诺，是签订施工合同的主要内容之一。但在一些建设单位中存在着一味强调造价一次性包死，又不计风险包干费，对施工合同周期内的政策性价款调整不承认，使最后所签订的施工合同与招标文件、投标书的内容不相符。
3.3合同监管机构不健全，职能分工不明确
目前，较多建筑施工企业和监理公司不重视合同管理体系建设，不设置合同管理机构，不明确合同管理程序，不制定合同监管制度，不明确合同管理部门的职能。同时，缺乏对合同的审查和评估，缺乏对合同归口管理、分级管理和授权管理机制建设，缺乏合同归档管理，使管理信息化程度不高，对合同管理的信息采集、存储、加工和维护手段同样相对落后，合同管理流程比较混乱，缺乏合同管理软件的开发、应用，合同管理手段仍比较落后。建筑施工企业也不重视合同管理工作，缺乏完善可行的有效的动态合同管理制度，缺乏具体的操作流程，缺乏对工程进行及时的跟踪、评估和总结，有效的动态合同管理缺失。建设项目内部资源没有得到有效开发和利用，合同履行的手续不健全，使得合同制度执行不力，合同管理的信息化程度较低，从而降低了合同管理水平。
3.4不重视合同的归档管理，管理手段落后
对于目前的一些建设项目合同的管理，仍处于分散管理的状态，合同的归档程序及要求没有明确的规定，合同履行过程中没有严格监督控制，合同履行后，没有全面评估和总结。目前，很多单位签订合同后，对合同管理信息的采集、储存加工和维护手段落后，合同管理应用软件的开发和使用相对滞后，没有按照现代项目管理理念对合同流程进行重构和优化，没能实现项目内部信息资源的有效开发和利用，建设项目合同管理的信息化程度偏低。
4.加强建设工程施工合同管理的对策
4.1提高建筑施工单位的法律意识和风险防范意识
施工企业必须加强企业全体的普及合同法制教育，尤其是建筑行业的合同管理人员应认真学习相关法律、法规，掌握专业技术知识，提高法律意识，对所签施工合同的标的、标准、质量要求、价款支付方式以及合同的履约期限、违约责任等做出具体明确的解释，准确表达出真实意思。按照公平、公正的原则，严密合同的内容，符合法律规定，避免出现歧义，减少由于理解偏差而产生合同纠纷，增强合同的可操作性。
除此之外，在项目实施过程中要注意做好与各利益相关方的往来公函、会议纪要、开竣工报告、变更及其他结算资料的签发与保存，保证相关资料的完整、严谨、有效，同时，为了确保所有可能作为索赔证据资料的证明力和有效性，所有这些资料的份数在形成时至少要两份，以确保其中一份原件归施工单位持有和保存，为必要时启动诉讼程序收集好相关证据。
4.2重视招投标阶段的合同管理，从源头上把好关，严格维护招投标成果
施工合同与工程招标投标管理两项工作是相辅相成、密不可分的。因此，必须对施工合同与招投标关系有正确的认识。工程招投标的过程是施工合同的谈判和订立过程，不要把施工合同与工程招投标管理割裂开来，真正按工作性质科学、合理设置机构及确定职责。使施工合同与招投标工作有机结合起来。在招标文件备案时，招投标管理部门应对其中的合同主要条款严格审查，对条款中不合法、不合理、带有不正当竞争或损害他人利益的内容，应立即提出修改意见，若等中标后订立合同了就很难监管。合同备案管理主要是审核合同价是否与中标价吻合，合同条款是否与招标文件一致，有没有附加一些不合理的补充条款，严格控制在备案阶段就产生“阴阳合同”，维护招投标成果，切实保证合同双方的合法权益。
4.3建立健全合同管理体系，完善合同管理机构
建筑企业应结合企业的实际需要和实际情况，建立科学的合同管理制度，强化合同管理职能，严格按照规定程序进行操作，坚持合同的审查制度，审查合同签订的条件、内容以及条款等是否符合国家相关规范标准，是否具有完备的手续。在合同执行过程中，主管部门及建设单位应定期对合同的执行情况进行检查，并建立完善的合同检查考核制度，对合同执行过程中出现的偏差应及时进行分析与纠正，使合同管理规范化。这将有利于合同的履行和避免合同纠纷的发生，并且便于查阅、检索以及执行合同。
与此同时，行政部门应设立专门合同管理机构和配备合同管理人员，对建设工程合同实施登记、审查等监督管理，建立合同台帐，并进行统计、检查，加强合同备案制度。建筑企业应深入研究合同管理工作在不同阶段的具体特征、要求、管理控制手段、工作侧重点等问题，建立企业的监督保障机制，完善合同管理的组织机构，建立公司、分公司、项目部各层次的合同管理机构，监察和考核合同管理人员的工作表现和业绩，加强合同管理制度的刚性约束效力，严厉打击和查处各种违法、乱纪和失职行为，保证合同管理制度的有效贯彻。
4.4加强合同及相关文件归档管理工作，为合同顺利履行创造条件
合同文本及相关资料同属于重要的法律文件，合同签订之后应及时建账并妥善保管，重视合同文本而不重相关资料归档的情况在建设领域普遍存在，由于建设项目周期长，设计专业多，面临情况复杂，在经过一个长时间的建设过程后，很多具体问题要依靠相关资料予以解决。所以，做好资料归档工作绝对不是简单的文档管理问题，应专人负责，负责到底。除此之外，要加快合同管理信息化步伐，及时应用先进手段，改善合同管理条件，不断提高管理水平。
5.结束语
综上所诉，做好建筑施工合同管理工作对提高施工质量、提升工程效益起着重要作用。只有充分认识到建筑施工合同管理的重要意义，准确把握合同管理中存在的问题，才能从根本上做好建筑施工合同管理工作，从而促进我国建筑施工市场的平稳、健康、有序发展。
参考文献
1合同管理风险的主要表现形式
合同管理风险隐含在整个合同的订立、履行、变更或转移、终止的全过程，主要集中体现在履行阶段。按照合同管理的性质，可将合同管理风险分为可控风险和不可控风险、内部管理风险和外部环境风险、直接管理风险和间接管理风险等。准确把握合同管理风险的类型，分析产生的原因，切实采取有效的防范与控制措施，是降低合同风险的有效途径。
1.1可控风险和不可控风险
按照风险防范控制的等级划分，合同管理风险可分为可控风险和不可控风险。可控风险是在合同管理过程中，通过实施规范化的流程管理，进行信用风险评价、履约风险评估、合同争议解决、合同解除管理等，最大限度地规避或降低风险。不可控风险是指由于受宏观经济环境、政治、政策、法律以及自然灾害事故等因素影响，造成合同不能正常签订、履行。
1.2内部管理风险和外部环境风险
按照风险防范控制的范围划分，合同管理的风险可分为内部管理风险和外部环境风险。一般情况下，合同管理的客观风险受经济环境、法律法规、合同条件以及国际惯例等制约和影响，其风险责任是合同双方无法规避的。而合同管理的主观风险受内部和外部主观因素的影响，很多是可以规避的。内部管理风险是由于合同管理制度不健全、流程管理不规范、监督不到位、人员素质较低等因素，造成在合同签订、履行、变更或转移、解除过程中存在风险，这种风险可导致企业经营决策失误或带来巨大损失。外部环境风险是由于合同对方信用等级较低、不正当竞争以及财务状况不佳等因素，造成的蓄意欺诈或违约导致合同管理风险。1.3直接管理风险和间接管理风险
按照风险防范控制的责任划分，合同管理的风险可分为直接管理风险和间接管理风险。直接管理风险是企业自身在直接参与合同管理全过程中，由于在合同评审、履约、变更或转移方面存在管理不规范、制度机制不健全、监督不到位等因素，给合同管理带来的直接风险。间接管理风险是企业自身在间接参与合同管理的全过程中，由于合同中的联合体成员、分包方及第三方等多方面原因，造成合同的履约、变更或转移、终止等方面存在的管理风险。
2合同管理风险的成因分析
合同管理风险贯穿于合同的签订、履行、变更或转移、终止等各个环节。导致合同管理风险的主要原因可分为外部环境因素、风险防范与控制意识因素、合同管理制度因素和人员素质因素。
2.1外部环境因素
外部环境因素是导致合同管理风险的客观因素，主要涉及经济环境变化、政策和法律法规调整、自然灾害事故等不可控因素。经济环境变化因素受国际经济全球一体化、市场经济发展和政治、社会形势等影响较大，只能提前进行预测和进行必要的风险规避。政策和法律法规调整因素主要是国家根据经济社会发展形势，对宏观经济政策、财政政策、货币政策和现行法律法规的适当调整，调整的内容、时限、幅度可在一定范围内搜集和预测，相对经济环境变化风险可控程度高。自然灾害事故因素偶然性较强，很难提前进行预测，在合同签订和履行中，可通过风险转嫁等进行分担。
2.2风险防范与控制意识因素
风险防范与控制意识因素是导致合同管理风险的主观因素，主要涉及对合同的风险意识、法律意识、责任意识等因素。风险意识因素是对合同隐含的风险认识和重视程度不够，缺少必要的风险防范与控制措施。如在合同中经常出现责权利不平衡，罚责不对等的情况，使承包方在苛刻的条件下，被动地承受质量、付款、索赔等方面的诸多风险。法律意识因素是在合同的签订和履行全过程中，对现行的法律法规掌握不深，重视程度不够，对合同条款未做仔细推敲，未按现行政策和法律法规签订和履行合同，不能有效地规避合同法律风险。例如：一些建筑工程在开工后再补签合同，存在制的认识程度不高、责任意识淡薄，造成风险防范与控制措施失灵，给合同管理带来风险。
2.3合同管理制度因素
合同管理制度因素是导致合同管理风险的关键因素，主要涉及合同评审制度、成本核定制度、工程款支付制度、结算管理制度等因素。合同评审制度因素是各部门在合同评审中未按评审程序、内容、标准、时限等进行评审，致使合同不能正常签订或存在履约风险。成本核定制度因素是未按成本核定制度进行成本分析、核定，造成经营风险。工程款支付制度因素是一些单位未按合同条件支付工程款或随意挪用工程款，对各类分包分供合同的付款不能加以有效控制，导致合同履行存在风险。结算制度因素是由于结算制度不完善，不能及时对已竣工项目进行结算；对以往项目不能及时进行清理、核查数据；监督管理工作不到位等，导致结算不能顺利进行，合同履约不能圆满完成。
2.4人员素质因素
人员素质因素是导致合同管理风险的重要因素，主要涉及人员的知识结构、能力水平等因素。知识结构因素是合同管理人员由于知识结构单一或对经济社会变化的敏锐性不强，缺乏对国际国内经济环境变化、政策和法律法规等的准确分析、预测，造成合同在签订和履约过程中存在一定风险。能力水平因素是合同管理人员未能发现合同中条款不合理的风险；发现问题，但未提出合理性改进意见的风险；起草合同人员未采纳合同审核人员提出的合理化建议的风险等，致使合同管理过程中存在风险。
3合同管理风险防范与控制措施
在合同管理的实践中，建立健全合同管理风险防范与控制体系可以有效降低合同风险、提高经济效益和实现科学化、制度化管理。合同管理风险防范与控制体系可分为合同流程管理体系、合同文本体系、信用评价体系、风险预警体系、信息化管理体系、人才培养体系等内容。
3.1建立健全流程管理体系
合同流程管理一般由合同调研、策划、谈判、拟定合同文本、审核、签订、履行、变更或转让、终止、存档等环节构成。明确流程管理各个环节的责任主体、目标任务和工作措施，确保每个环节有制度、有落实是合同管理的重要内容。实施对合同的全过程监管，就要在合同的准备阶段、签署阶段、履行阶段和履行后管理阶段，指定专人进行监管，开展综合评价，以确保签约合同主体合法、内容合法、合同表示真实、条款完备、表述规范、签订手续和形式完备，能有效防范与控制合同风险，实现合同流程管理的制度化、规范化、标准化。
3.2建立健全合同文本体系
合同文本风险是指合同条款不合理的风险。主要表现在合同条款存在的不合理、不完整、不严密；合同内容违反法律法规等方面。控制风险的主要方法是严格执行评审制度。因此，要根据国家规范化合同示范文本，综合考虑合同的类型、管理方式等不同要素，建立本单位的合同标准文本体系。并密切关注国内外有关合同文本的发展变化，进一步理顺管理体制。同时，拓展思路，及时补充完善合同文本体系，力求与生产实际紧密结合，使合同管理与投标报价、成本核定和结算管理有机结合在一起，最大限度地发挥合同管理的作用。合同管理人员须认真仔细地对各个业务单位报送的合同进行审查、把关，严格做到“四不”标准，即：不规范的合同不加盖公章、不合法的合同不加盖公章、不经审核的合同不加盖公章、有巨大经济风险的合同不加盖公章，才能从源头上避免不完善合同的发生，切实提高合同签订的准确率。
3.3建立健全信用评价体系
建立健全信用评价体系是使合同双方增强互信、加强合作、确保合同签订和履行顺利进行的平台。为此，应建立并完善分级信用等级制度，对合同当事人的组织机构、经营现状、财务状况等情况进行信用评价，划分等级，建立合同对象的商业信用档案等，并纳入日常动态管理。在合同签订和履行的过程中，对于信用良好的单位可给予优先考虑，反之，则从严掌握。
3.4建立健全风险预警体系
实施合同管理全过程风险预警是降低合同风险的有效途径。为此，应建立并完善风险评估制度，通过对合同对象的信用等级进行分析，在合同的签订、履行等全过程分阶段进行风险评估，以及时发现风险隐患，并实行分级分类预警，果断采取积极有效的应对措施。要建立信息会商制度，通过对合同管理过程中的风险评估，对发现的风险隐患，会同有关部门进行集体会商，研究防范和控制措施。在实践中，对各单位合同中潜在的风险、条款的合理性以及收益情况进行认真负责的评判，特别是对所报收益过低、甚至是亏损的项目应要求其找出问题的根源和风险之所在，提出有效的解决办法，并上报详细的报告，对如何化解风险进行详细说明，以最大限度地预防和减少风险。要建立风险跟踪制度，对发现的风险隐患，在合同管理的过程中，要实时跟踪、反馈和预警，努力降低合同风险。
3.5建立健全信息化管理体系
建立健全信息化管理体系是有效控制成本、降低风险、提高效率的重要手段。信息化管理体系可包括定管理、项目施工预算管理、项目结算管理、项目成本风险管理等内容，可通过互联网或单位内部局域网实现各单位的互联互通，实现数据的实时更新，全面掌握合同管理的全过程。信息化管理体系的推广实施，在一定程度上能够解决执行力差、管理人为因素大的问题，能够有效实现过程管理控制，适时反映合同管理状况，最终达到对合同管理过程加以控制的目的。
3.6建立健全人才培养体系
加强人才培养体系建设是确保合同有效管理的重要前提。为此，应建立并完善专业人员选拔任用机制，坚持公开、公平、公正的原则，选拔熟悉国家政策、法律法规知识，以及具有合同管理和信息化专业技能的优秀人才从事合同管理工作，以切实发挥人才在合同管理中的主导作用，推进合同管理工作的有序进行。要建立专业人员培训机制，注重对德才兼备人才的培养。要适时举办国家政策、法律法规培训，并定期举办合同管理经验交流会，或与咨询单位合作进行合同的研究、实践；定期举办各类专业知识培训，采取知识竞赛、典型案例分析等灵活多样的形式，进一步拓展专业人员的思路。要建立专业人员考核机制，对合同管理人员的专业知识、责任意识、风险防范与控制能力、合同履约情况等进行科学有效的考核，逐步提高专业人员的综合素质，并在整个管理系统，营造重视合同管理、尊重人才的氛围，为合同管理的有效实施提供人才保障。
合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。在社会的经济交流中，合同一直占据着重要的地位，由于其在各行业的业务往来中极强的法律约束力，所以合同的拟写、签订以及管理工作越来越复杂，加上日益增多的合同数量，更是给合同的管理工作带来了不少的麻烦。本文主要分析医院合同档案的特点，并就其管理工作给出一些看法，希望能对从事相关工作的人有一些助益。
一、医院合同档案的特点
1.凭证性。由于合同的强制性和保护性以及具有的制裁功能，使其成为维护医院合法权益的重要武器。医院与另一方按照法律建立的合同，可对双方当事人产生法律约束力。合同在订立之后，双方当事人对合同的履行、合同的变更和对合同中相关权利义务的转让、终止合同或者违约等，都必须以建立的合同档案作为唯一的和完全的依据。如违反合同档案中的相关规则，双方当事人都必须承担相应的法律后果。2.权威性。医院合同的权威性主要体现在，必须遵守国家的法律规定，按照相应的章程和实施条例进行拟写、签订、变更和终止。比如，医院与外界签订合同，必须医院的负责人委托，以法人单位的名义。3.广泛性。医院合同种类繁多，涉及部门广泛，按照业分工部门的不同包括药物、试剂、医疗器械、耗材等采购类合同，基建工程、物业管理、水暖电气供应等后勤管理类合同，还包括财政类合同、科研类合同、人事类合同及医疗协作、医疗纠纷处理等合同。不同类别的合同有不同的管理方法，但是都要以院办为综合管理部门，财政管理为职能管理部门，监督审查和采购为具体执行部门，各个部门之间相互帮助相互配合，建立起一个完善的医院合同管理体系。4.时效性。时效是一个特定的术语，主要用于法律，是指时间在法律上所产生的效力。从时间的性质上说，其本身就是一种法律事实，在法律中具有一定的法律后果。我国的《合同法》及其它相关法律规定，合同建立后不同阶段产生的时效力，都具有一定的法律后果。例如，我国《合同法》第二十条规定，在合同的要约阶段，“承诺期限届满，受要约人未做出承诺”，则要约失效。
二、目前医院合同管理中存在的问题
1.合同管理制度不完善。合同的管理设计到方方面面，十分复杂，包括资格信用调查、拟写、审查、记录等，同时还要注意双方是否按照合同内容履行各自的义务，定期的对合同进行核实统计。迄今为止，仍有很多医院并没有建立起完善的合同管理体系，因此在管理的方式方法方面非常欠缺，并没有一个明确的责任部门和合理的办事流程，导致部门之间分工不明，不能有效配合工作，影响管理的效率和效果。另有部分医院未设立专门负责合同管理工作的部门，而是由业务职能部门一并包办，致使各类合同得不到规范统一的管理，缺乏系统性。且许多合同文本是由业务部门安排施工方或供货方拟定，合同条款往往对对方有利。2.合同审核流程不规范。合同管理最关键的一步就是审核流程，当合同拟写完成后，就会进入审核阶段，合同的审核会涉及多个相关部门，各部门按照流程分别进行会签审核，最后由直接责任人审签。目前许多医院仍缺乏规范的合同审核会签制度，导致部分会签部门拖延时间、合同流转速度慢、合同审核质量低而无人监管，且部分合同的签订忽略了法律顾问重点把关的环节，导致未能识别合同中的潜在风险，使医院的合法权益得不到有效的保障。3.合同归档难度大。由于每一份合同都有相当的复杂性，各流程环节要衔接紧密流畅，但由于涉及的部门过多，导致合同从拟定到完成的过程中，被拆分在不同的部门中，以至于给最后的合同归档造成了极大的麻烦。一些医院未设立专门的合同归口管理部门，合同最终分散到各个承办科室或个人手上，增大了合同查询的难度，且极易造成丢失，若发生合同纠纷医院需要维权诉讼时，往往会因为证据不足而败诉。4.合同管理信息化程度不高。现阶段大部分医院依旧以书面合同为主，继而将合同内容存档，在这个信息化的时代，这样做使医院的工作效率受到极大的影响，合同中的信息，无法共享，难以做到快速查询和统计，且录入的信息往往只关注合同签订时约定的内容，对于之后合同的具体履行情况并无全程的记录，难以做到合同的追踪管理。此外，一份合同的信息在不同科室被重复录入，也在一定程度上影响了合同管理的效率。
三、关于医院合同规范化管理的建议
1.建立健全的合同管理制度。为了建立健全的合同管理制度，就必须先完善现有的管理制度，去其糟粕取其精华，在尊重各方面规定的前提下，制定高效可行的合同管理制度。根据相关部门的有关规定，医院应制定适合医院自身的情况的《合同管理办法》。在该办法中应充分考虑合同管理的负责人、权限及部门，运行体制，管理体系等。此外，还应该明确合同管理体系中每个部门的职责，使合同的管理工作有法可依、有章可循。2.优化合同审核会签流程。由于医院合同种类多，涉及范围广，仅靠某一个部门对合同内容进行全面审核实显力薄。因此建立和完善合同会签制度，加强对合同会签各个环节的管理及监督，是合同管理工作的重中之重。参与会签的负责人应包括：使用部门、项目主管部门、规划财务部门、监察审计部门的负责人以及分管院领导，另也要将医院法制部门及法律顾问纳入会签的固定流程，为保障医院的合法权益把关。参与会签的各负责人各司其职，层层把关，对合同草案的有效性、可行性、严谨性和合法性等提出意见，再汇总到项目主管部门，统一由该部门代表医院与合作方洽商。为保证会签的时效性和质量，应根据医院实际情况明确规定每个业务审核部门完成合同会签的时限为1～3个工作日，按照明确的审批顺序进行会签，并由合同职能管理部门指派专人完成会签相关工作，以避免合同流转脱节而导致合同搁置。并设立监督部门对会签过程进行监督和评价，定期总结，积累经验，发现薄弱环节，根据评价结果制定逐步改进方案和各种奖惩办法，达到有效提高会签质量的目的。此外，根据合同的类别，制定相对应的规范文本合同，将医院既定的条款纳入合同中，是加快合同会签的另一基础。3.加强合同签订环节管理。合同由医院法定的代表人或其授权委托的人签订。如果没有得到医院的授权，则没有资格代表医院与其他方签订合同，此外，医院签订合同所用的公章都是专用的，不可用其他的替代，而且公章更不能由私人使用，合同归该部门的印章负责人负责保管。4.实施合同集中归档制度。合同归档管理要求对已订立的合同进行登记、分类、编号和标志．并进行妥善保管，便于查阅和管理。除归口部门保存一份合同原件外，医院规划财务部应保存一份原件用于支出凭证，项目主管部门保存一份合同复印件便于合同履行。合同签订完成之后，要按照一定的规律将这些合同分别存储摆放，避免混淆或丢失而造成更大的问题。在规定合同的管理时间是，要综合的考虑多方面的因素，了解合同反映出的经济以及社会意义。还有一些非常重要的合作协议，可进入永久保存的名单。5.加强合同管理信息化建设。医院应充分利用计算机信息系统资源，开发专门的合同管理软件，或通过办公室自动化（OA）系统对合同进行全程管理。利用信息平台保存纸质合同的扫描件，并详细记录合同签订双方基本信息、项目具体内容、执行情况等，使参与合同管理的各科室都能根据需求查询或统计合同信息，并及时跟踪合同签订、履行的进度，打破各科室之间的信息孤岛，加速合同流转的速度，提高合同管理的效率和透明度。近三年， 笔者参与了某医院合同管理工作，从合同数量来看， 医院社会经济活动越来越多；从监督检查来看，在狠多方面都发现了轻重不一的问题，好在已及时改正，保障了医院的合法权益，所以，做好医院经济合同管理工作，尤为重要。本文就医院合同档案的特点，目前合同管理中存在的一些问题，以及如何更好地做好合同管理工作进行了深入的分析，希望能对从事医院合同管理工作的人有所帮助。
作者:郭娟 单位:湖南省妇幼保健院
【关键词】高校；建设项目；合同管理
随着国家科教兴国战略的实施，我国高校近几年来迎来了前所未有的发展，校园规划与建设成为社会建筑行业关注的热点区域，高校基本建设工作者遇到了很多问题，其中建设工程合同管理问题显得尤为突出，高校也出现了因合同制订不明而产生的法律纠纷，因此对高校建筑工程合同管理中存在的问题进行深入的分析并寻找相应的解决对策是十分有意义。
1、高校建设工程合同管理现状及存在问题
从目前高校工程建设合同管理的现状看，合同管理的重要作用未受到重视，管理的技术含量相对较低，虽然学校也出台了一些管理文件来规范合同的管理，但实际执行并不尽人意。合同的签订阶段和实施阶段均无规范的管理模式，没有专业技术人员管理合同，或缺乏对合同管理人员的培训。
1.1 合同条款不规范，合同变更随意性大
许多高校建设项目对招标条件和目的不够重视，只是为了满足招标投标的过程要求而走形式，主要目的就是为了选择施工企业而忽视了经济合同的签订。
合同价中暂定价过多，合同造价闭合不严，人为地留下价格调整空间。而且无相应的施工变更签证管理规定，签证管理松散随意性大。
1.2 合同签订不严谨
在高校工程建设中，承发包双方普遍对合同不够重视，在签订合同时根本就没有考虑到把合同作为解决纠纷的依据，在这种情况下签订的合同就缺乏可操作性与完备性。例如：对于工期较长的工程，在施工期间一些材料价格发生较大波动时，调整方法没有约定：在施工期间，一些材料特别是大宗主要材料市场价格超过(降低)了双方约定的价格，虽然写明了可以调整，但没有写明调整的幅度范围。对于工程施工合同中明确了的需要发包方认质认价的材料，由于某种原因，承包方没有及时找发包方联系，对材料进行认质认价，使得承包方单独采购的材料价格发包方不予以确认，造成了双方在结算时的争议纠纷。
1.3 缺少规范的合同文本
合同的核心是标的价款，而施工合同的价款不同其他合同价款，因为在施工过程中修改、调整、补充随时可能发生，许多款项是不可预见的。虽然建设部和国家工商总局制定了《建设工程施工合同》(示范文本)，但是，合同示范文本在经济合同的核心部分工程造价的约定和调整，存在许多不足。特别是目前尚无统一的分包合同示范文本。总承包商与专业分包商之间及各分包商之间经常因合同界面不清，责、权、利不明确而相互推诿，影响建设的顺利进行。
1.4 缺乏专业的合同管理人才
高校工程建设项目具有间断性，学校对工程建设管理人员的素质要求不高，很少培养和配备专业的技术管理人员。一旦进行工程建设，职能部门只能调配工作人员进行管理。大部分学校将合同管理简单地视为一种事物性工作，甚至直接指定由一般办公人员管理合同，一旦发生纠纷，就会缺少必要的法律支持。
2、高校建设工程合同管理的对策
2.1 要树立基建管理中的一切行为均以合同作为唯一依据的意识，合同运用于项目管理的各个方面，以合同、经济手段管理和实施管理。合同当事人双方必须共同按计划履行合同，实现合同所要达到的各类预定目标。对于合同的变更，合同的执行矛盾等其他内容，应认真按《合同法》《建筑法》《招标投标法》等相关法律法规履行。
2.2 要根据具体工程的情况和现实的社会经济环境条件，强化合同准备工作，坚持以施工图进行工程招标，最大限度地避免和减少工程实施过程中的不确定因素和随意性；强化工程招标中的合同意识，努力完备和详细一切技术资料和现场环境条件，使承包单位能够以最小的风险在完全公平的环境中进行投标竞争；严密制定合同文件，合理确定工程合同范围，事前分析可能存在的不确定事件和风险，有针对性的采取保护措施；工程合同价以中标价格为基础再增加3％作为工程不可预见费用，充分考虑和保证承包单位的利益，引导承包单位注重技术方案的竞争，集中力量用于工程的实施，从而保证工程的质量和进度。
2.3 要认真对待工程合同索赔的管理。索赔是指合同履行过程中，当事人一方不履行或未正确履行其义务，而使另一方受到损失，受损失的一方通过一定的合法程序向违约方提出经济或时间的补偿要求。针对基本建设工程的特点，目前的工程索赔主要是承包方向发包方提出的工期或费用索赔。处理合同索赔要遵循以下原则：索赔必须以法律或合同为依据；索赔必须建立在损害后果已客观存在的基础上；索赔应采用明示的方式，不能有任何口头上的承诺；严格按索赔程序操作，说明理由，分析原因，有依有据，合情合理，同时在时间上应有明确的法律概念。
2.4 培养合格的专业人才，监理合同履约监督机制和评价体系加强合同管理的业务指导，培养合格的合同管理人才，提高合同管理的技术含量，同时加强工程合同相关法律法规、工程索赔及各类工程纠纷仲裁和诉讼知识培训，推广合同管理理念，提高合同管理整体水平。
3、高校工程建设项目合同管理建议
3.1 从组织上采取措施，实施规范化、制度化、标准化的合同管理，制定一整套合同管理的有关工作制度和规定，对合同管理的组织、合同管理的程序以及合同的起草、谈判、审查、签订、履行、检查、清理等每一个工作环节均作出明确规定。不管涉及到何种合同，都应认真阅读理解，搞清楚合同当事人双方的权利与义务，尽量采用规范的合同文本。
3.2 建立起项目合同管理程序，实现全过程、动态的合同跟踪管理要重视合同的签订管理，强化合同实施过程中的变更、调整、补充等的管理，保证合同履行的统一性和连续性。必须重视合同变更处理的程序和依据，发生重大变更时，应同时进行合同变更；发生与约定不符的情况时，要及时协商，签订补充协议，并明确相应作废的条款、协议，以便对建设项目合同管理进行动态控制，真正实现全过程管理。
3.3 加强合同信息化管理。为满足建设项目动态管理的需要，建立建设工程施工合同管理信息系统，可随时将实际情况的变化以合同方式体现出来，便于迅速解决合同管理过程中的一些争议及索赔事项。对各种建设工程项目所签订的各种类型的施工合同进行全面科学的管理，不仅能迅速处理合同中各种信息，而且能够对新签订的合同进行信息录入，对已签订的合同进行修改、销毁、查询等处理工作。
