时间：2023-05-29 18:17:04
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇人事档案电子化管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】 医院 人事档案管理 电子档案
医院人事档案是医院从业人员的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。它是个人发展、医院人才招聘、提拔和实现整个社会人才优化配置的基本依据。现代科技的发展为医院人事档案管理提供了便利，当然也对档案管理提出了更高的要求，在网络环境下利用计算机建立电子档案是新时代人事档案管理的必然趋势。
网络建档是社会进步和信息系统发展的需要，另外，过去的人事档案一般是堆叠在档案室里，在搜集信息、存储档案和提取档案等方面都存在着很多问题，而相对于过去的纸质档案，建立电子档案则体现出更多的优越性：
1.保存寿命长，不易损坏
档案以电子文档形式存放在电脑或光盘、优盘等电子存储介质内，不会因为像纸质档案一样因为天气、自然灾害和存放时间等的影响而发生破损、丢失的情况，即使经过很长时间电子文档里面的信息依然能完整无缺，一直保存下去。而且电子档案一般都有备份，一份文件出现问题，还有一份甚至多份备份资料可供参考弥补，打破过去纸质档案袋的“唯一存在”，也就增强了医院人事档案的安全性和可靠性。
2.信息全面有效
由于电子设备存储空间很大，对于医院人事档案的信息可以覆盖个人生活的方方面面，完全不受纸张的约束，信息更加全面和具体。另外，电子档案可以随时更新，及时地补充和修改个人存档信息，一改过去档案“尘满面”无人问津、有档无人有人无档等导致档案信息落后贫乏的情况，保持人事档案信息的时鲜性，让医院及其他用人单位可以通过档案了解个人的实时情况以适当评估调用，个人也会因为档案的这种时鲜性而警惕，更加严格要求自己的工作和生活，以保持最佳的档案记录。
3.提取档案方便
以前的人事档案是放在一个专门档案室里，要从诸多的档案袋里找出某个人的已属不易，更不用说查找某些细节信息了，更何况很多档案由于年代久远，查找目录存在不全、不准确、甚至丢失的问题，提取档案和档案信息更是难上加难。而通过管理数据系统建立的电子档案则可以避免这种棘手的问题，它有清晰明了的查询目录，根据索引点击某个按钮就可以轻松的获得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。
4.共享性
将档案袋保存在医院的档案室里，个人的信息只被这所医院拥有，而在网络环境下建立的电子档案则体现出鲜明的共享性。
通过网络可以将一些非保密的档案信息传到信息网上，跟各种医药科研网、医学教育网以及人才网等一起共享信息，在这样更宽的平台上，对个人素质的发展和医院人事管理的提高都将起到很大的推动作用。如果最终能实现全国范围内的人事档案共享，那对我国的人才优化配置都将是十分有利的。
5考核评价公开公平
在纸质档案内的考核评价部分，一般是由单位上司或部门个人填写，而档案一般是在档案室保密存放的，他人根本无从知道里面的内容。医院可以将电子档案的这部分内容挂在网上，考核评价结果予以公示，由全体工作人员来检查核实或是由大家来一起考核个人的工作生活情况，给予评价。这样的考核公开公正公平，完全透明，可以更加真实的反映个人情况，保证了人事档案的真实性。
当然电子档案并不是完美无缺的，它存在一些电子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不够等，另外它还需要医院档案管理人员有较高的的专业能力。如何更好地实现医院人事档案的电子化，我觉得可以从以下几方面着手：
首先，要有完善的建立电子档案的软件和硬件设施，医院应该设立专门的微机室代替过去的纸质档案室来存放电子档案，注意火电问题，保持微机的正常工作以及网络的通达。然后引进适合本单位人事档案的管理信息系统，确保各种档案信息的录入、分类、统计、修改、保密、备份和查阅提取操作都能方便快捷。另外，不管是微机还是信息系统都要有良好的升级环境，能确保医院人事档案电子形式和人事档案的管理都要紧跟时代步伐。
然后，医院要分配专人来管理。管理人员必须具备很强的责任感，主动地搜集补充医院工作人员的档案信息，做好备份，尽量做到及时全面。还有就是专业素质，他们不仅要懂得人事档案管理的专业知识，同时还要具备信息技术的基础知识，才能在网络环境下高效地进行电子档案的管理工作。同时他们还需要具有良好的职业素质，不随意泄露他人的档案信息，不会因为其他单位或个人的利惑而非法借阅、修改档案。
其次，医院应该建立完善的档案管理制度。强调《中华人民共和国档案法》的总体要求，同时建立自己单位的相关管理制度，一来可以使档案管理更加的规范，防止不法分子以不正当的手段盗取。另外人事档案是包含了全体工作人员的多种信息，一经不法分子利用将贻害无穷，要切实做好保密工作。在这方面医院应该重点做好监督管理的规范工作，挑选专业能力和道德素质都较高的管理人才来担任，合理设置岗位，上机操作的各个部分分别设置管理密码，让各管理人员相互合作又互相监督，以确保档案管理的安全、有效。
最后，要进行档案管理的宣传工作，使电子档案的特点、优点、管理方法、对单位和个人的特殊要求等常识深入人心，增强医院工作人员对个人档案的重视意识，让他们自觉地将自己的各种信息真实地提交给档案管理员。让医院能将档案管理列入人事管理的重要议程，医院对个人工作、服务态度、思想进步等各方面的考核、监督工作都积极开展起来，这样反过来也让个人以更大的热诚和更积极地态度投入到工作中去。
实现医院档案管理的电子化将使医院人事管理具有更大的动态性和灵活性，使医院的发展更紧跟时代的需求，当然也对医院的人事档案管理提出了更高的要求，各医院都应该努力完善自己的人事档案管理体系，实现档案管理的电子化，使其更加科学化，完备化。
参 考 文 献
关键词：人事档案管理 现状 趋势
人事档案是掌握人才信息的重要途径，是选贤举能、管理人才的重要手段。现代社会是一个向管理要效益的社会，企业人力资源管理水平的高低，直接决定了企业未来的发展。同时，高效率的人事档案管理既是档案管理人员实现自身价值的重要体现，也是企业管理水平提升的重要标志。为此，我们必须要对企业人事档案管理的现状有一个宏观的把握，才能够保证人事档案的管理水平有所提升。
一、人事档案管理的现状
（一）人才对档案的重视程度日趋弱化
随着改革开放的不断深入，企业的经营模式正在朝着多元化的方向发展，在这样一个社会背景下，传统的人力资源分配制度逐渐被淘汰。现代企业的人才引进，多数采用聘用制，用人单位更加重视人才的能力，而非资历。同时，目前的转档手续周期长、程序繁复，这直接导致人才在工作变动过程中放弃转档。特别是沿海地区，由于这一地区的人员工作变动更为频繁，加之很多人认为档案在求职就业过程中发挥的作用并不大，尤其是一些非党员、年轻人更是如此。据相关资料显示，在我国各级人才市场中，保存的人事档案有将近60万份无法于主人取得联系，而且这一数字还在持续增长。
（二）档案管理水平有待加强
由于社会对档案管理工作的不重视，企业对于档案管理人才选拔的标准也在降低。目前，在岗的档案管理人员，多数为非专业人士，档案知识相对匮乏。比如认识不到档案管理工作的重要性；对档案材料的整理、归档、建档、装订等业务不熟练；许多企业中的档案管理人员身兼数职，或者档案管理干脆就是其他部门的在职员工；对档案管理工作没有热情。这些因素严重制约了企业档案管理水平的提升。从档案管理设备配备方面看，多数企业几乎没有一个标准的档案室，而是集办公、仓库、阅档为一体，没有铁窗、铁门等保护措施，防潮、防火、防鼠、防盗的技术仍然十分落后。许多档案由于反复使用，加之阳光照射，已经出现了纸张发黄、字迹褪色等情况，档案的安全性与完整性得不到保障。
（三）档案的信息化程度较低
随着网络技术的飞速发展，计算机已经渗透到社会生活诸多领域。目前，档案信息管理系统已经建立，并且逐步得到推广。但是多数企业的档案管理信息化还停留在对将个人信息输入电脑中的阶段，很多技术并没有应用于档案管理中去，部分企业的资料检索、档案查阅仍然采用手工方式，实现无纸化阅档、信息化管理还有很长的路要走。
（四）非公企业忽视档案管理
社会对档案管理的不重视，除了表现为个人放弃档案之外，还有就是非公企业忽视档案管理。现代企业越来越重视人才的能力，用人机制也日益灵活，企业管理者认为考察档案不如考察人才的工作表现更为直接。这直接导致员工的职业道德、性格特点、个人资历等信息无法让下一个企业了解，而且断档也有可能给员工的工作、学习、生活带来一些困扰。
二、人事档案管理的发展趋势
（一）档案管理电子化程度不断加强
伴随着网络技术的快速发展，信息化、电子化已经成为社会发展的必然趋势，在这种形势下，传统的人事档案管理模式已经出现种种弊端，而无法适应市场经济的客观需要。转变档案管理模式，推进信息化、电子化进程，已经成为企业人事档案管理的当务之急。其中，档案资料的电子化，是实现档案管理信息化的基础，也就是说只有正确的将纸质档案信息录入到计算机中，使纸质档案转化为电子档案，才能够正确的使用档案，提高档案的使用效率。然后再以电子化为基础，逐步加快人事信息的数据库建设，引进现代办公自动化系统，使其他部门能够快捷、迅速的查找、使用档案，同时实现电子化档案与原始档案的协同配合，极大提高档案的使用效率。而且档案管理实现电子化之后，能够提高档案的科技含量，同时还能够有效防止对原始档案的磨损与破坏，降低档案管理的成本风险。
（二）档案管理朝着网络化方向发展
档案管理的网络化是建立在电子化基础上的，而档案管理网络化的前提则是遵循国家的相关保密规定。档案信息网络化是充分利用当前的网络优势，从而实现档案信息资源的共享。企业在推进档案信息网络化进程时，必须要与档案信息保密建设同步进行，要对档案资源使用的部门设置一定权限，没有权限的部门或者个人，将无法查阅相关档案资料。与此同时，我们还需要加强档案管理人员的素质建设，提高档案管理工者的职业道德水平与业务技能水平，使他们在做好保密工作的同时，能够对档案管理业务以及各种管理软件熟练掌握，能够在管理理念、管理方式不断创新，从而依托现代的科技手段，实现企业档案管理的标准化、高效化。
（三）档案管理方式日益多元化
目前，人事已经成为人力资源管理的新方式，这是市场经济发展的客观需求，也是人才产业化发展的重要保障。从微观层面上讲，人事制度就是将“单位人”转化为“社会人”，这种管理方式实际上就是将人事关系管理与人才使用管理相分离，简单说就是企业只负责用人，而人事负责档案管理。诸如工龄的计算、职称的评定、各种保险的缴纳等等，均由人事来负责。随着社会经济的发展，人事的服务方式也在逐步得到拓展，比如“人才租赁”制度，已经在部分地区开始实行。这种方式主要是由人才市场作为人员的雇主而存在，全面负责员工的人事管理，而用人企业与人才市场签订的是租赁合同。这种制度不但提高了人力资源配置的效率，同时也减轻了企业档案管理的负担。
综上所述，随着我国社会经济的快速发展，档案管理工作面临着新的管理环境。档案管理者必须要把握时展的趋势，以及企业发展的客观需要，从档案管理的现状入手，不断探寻管理的新技术、新方法来解决档案管理过程中遇到的新问题，积极推进档案管理的信息化、电子化以及网络化发展，从而为企业的平稳、健康发展提供有力保障。
参考文献：
关键词：人事档案；管理；电子化分析
一、我国人事档案电子管理的背景
人事档案存储电子化是不可回避的发展趋势 与发达国家相比，我国将新兴计算机技术引入人事档案管理领域起步晚，应用程度较为滞后，目前主要用于案案卷的总体管理。随着计算机技术的发展和普及，档案存储电子化已成为必然趋势。
传统人事档案工作主要强调原始记录纸张的保存，每本案卷具有唯一性，一旦遗失，损毁就难以弥补，失去重要的历史凭证。人事档案计算机管理系统，将人事档案原件保存，建立起电子案卷，查阅档案主要通过计算机完成，我们认为，这一系统的优势不仅仅在于能通过网络实现远程查档、减少档案工作人员的工作量和纸质案卷的磨损毁坏。更在于实现了人事档案的信息备份。
二、开展计算机应用工作的必要性
2.1 新时期人事工作的迫切需要。进入新世纪以来，信息技术的发展突飞猛进，成熟的信息及电子技术普及到了各行各业，这也大加快了各项工作信息化的进程，而新时期人事工作更诮走在前面，运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作，更好地为现代化建设服务，这是新时期人事工作的迫切需要，也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作，才能档案工作更好地为人事工作服务。
2.2 提高人事档案管理水平的需要。极探索人事档案管理工作的新路子，建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式，采用现代化管理手段与方式来管理人事档案，更好地发挥计算机在档案管理方面的作用，实现规范化、网络化的管理方式。
三、人事档案管理在当前计算机应用工作中存在的问题
3.1 重复操作，数据难以共享。随着计算机应用工作的开展，应用软件的开发和推广工作也得到了加强，各部门都逐步建立起相关的数据库，把人事工作中的主要信息管理起来，为人事工作提供了先进的技术处理手段，但往往由于各条线没有采用统一规范化的应用软件，就造成了重复操作，数据却不能共享。
3.2 现有的设备没有得到充分利用造成资源浪费。随着科技的发展，各级人事部门都购进了相当数量的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息应用水平却相对较低，而且大多数单位的计算机系统基本上是单位状态使用，使现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享，计算机效能没有得到充分发挥。
3.3 系统提供的信息不能完全满足人事工作的需要，影响决策。目前，我们的数据库建设还不完善，可供使用的信息量相对较少，应用软件不能很好地提供出所需的各类统计分析资料，无法满足实际工作的需要，而且在操作上专业性增强，使软件的利用率大大降低。不能及时为领导提供信息和决策依据。
3.4 工作人员计算机操作水平相对较低，影响了软件作用的发挥。由于计算机软硬件技术发展日新月异，而我们的计算机操作人员大部是原来专门从事档案工作的人员，计算机专业水平相对较低，如果不进行培训和学习就难以提高计算机的应用水平，难以适应工作的需要，也势必影响计算机作用的发挥。
四、人事档案管理与人事信息管理同步化，是实现人事档案计算机管理的合理模式 人事档案工作和人事信息工作相辅相成，密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式，人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高，这两项工作虽然不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。
各种人事信息系统应用面较广，利用率也较高。但不少单位采集信息时不严谨，或由本人直接提供有关内容，或使用一些未经校对的现成表格资料，随意性大。另外人事信息常采取定期采集维护方式，学历变化等信息的管理往往相对滞后，以上因素都会造成人事信息失实，影响人事工作的正常开展。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上，可将档案管理与人信息这两类系统合二为一，开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统，实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。
五．强化制度化建设使人事信息管理更加规范
因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度，使档案工作人员有据可依，最大限度地减少管理上的漏洞。
六．提高档案管理人员技术水平
由于缺乏有力的约束机制，各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库，并在日常工作中及时信息维护，档案管理人员的工作量明显加大，在远程查档刚刚起步的今天，计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。
七． 计算机技术在档案管理工作中的推广程度应视实际情况而定
关键词 医院人事档案 管理机制 途径
医院进行自主招聘是根据医院的实际发展需求而展开的编外人员的招聘，因为只有引进高素质的专业人才，才能促进医院医疗水平的提高。然而医院在对这些人员的档案进行管理的过程中，一些问题也随之显现出来，基于此种情况，笔者以医院实行人事档案管理机制的优势作为文章内容的切入点，并对人事档案管理存在的问题和对策进行了详细的阐述，希望能对医院的档案管理人员提供一些借鉴和帮助。
一、医院实行人事档案管理机制的优势
（一）促进医院职位结构的合理化
众所周知，每个事业单位的编制名额都是有限的。但是有时候有限的名额不能满足医院对人才的需要。而医院实行人事档案管理机制，就打破了编制对医院人才纳入的限制，不仅促进医院职位结构的合理化，同时也让医院纳入了大批的高素质的专业人才，提高了医院的医疗水平的同时，也使医院获得了更高的经济效益
（二）简化招聘流程，促进医院用人机制的良性发展
正如上文所述，医院实行人事档案管理机制，打破了编制对医院人才招聘的限制，这样医院就可以根据自己的实际需要，自行招聘人才。我们都知道，正式编制人员的调动，过程非常复杂，手续相当烦琐。而医院在进行招聘人才的过程中，可以直接通过双方的平等协商鉴定劳动合同，这样就简化了招聘流程，在办理手续的过程中非常便捷，医院要严格对招聘人员进行考核，施行优胜劣汰的政策，从而促进医院用人机制的良性发展。
（三）可以有效解决医院工作人员不在其岗位却占其编制的问题
随着各国的频繁交往，使得各个单位出国学习的人数逐渐增多，在这些人中不乏编制的人员。医院实行人事档案管理机制，就会对出国学习不归的人员进行清理，通过主管部门的审批，就可以空出编位，从而有效地解决了这一难题。
二、现阶段人事档案管理存在的主要问题
（一）“人档分离”的情况导致无法快速开展工作
我们知道，当职工遇到晋升职称、函调政审、党团关系等问题时，是需要查阅该职工的档案的。而由于人员的人事档案都是存放在人事机构的，所以，当职工需要对档案进行查阅时，先要和人事机构联系，要不就是认识机构去查档案，要不就是将档案接回来在进行查阅，这样不紧降低了工作效率，同时也导致工作无法快速地展开。
（二）人事制度不够完善
由于医院和人事机构的工作职责不够明确，这在一定程度上降低了人事档案管理的工作效率。目前来看，人事机构对医院人员的人事档案的管理工作仅仅停留在保管的层面，致使人事档案管理的工作并没有真正发挥它的作用，所以，完善人事制度是大势所趋，势在必行的。
（三）加大了医院档案管理人员的工作强度
通过以上的叙述我们知道，医院把人员的人事档案都是放在人事机构的。所以，医院的人事档案管理人员除了做好本职工作外，还要办理人员在人事机构的档案移送、查档等工作。这样就加大了医院档案管理人员的工作强度。
（四）人事机构的人事档案信息更新不及时
人档分离，直接导致人事档案信息更新不及时，因为人事机构保存的所有档案都是最初的原始资料档案，但是我们知道职工的职位、职称是在不断变化的，所以，这种情况下，人事档案的内容就显得非常的滞后。
三、人事档案管理的有效路径
对人事档案进行有效管理是时展的必然需求，加速推进医院人事档案管理机制，不仅能提高医院的医疗水平，更为医院的高校发展打下良好的基础。所以，探索人事档案管理的有效途径是非常有必要的，具体内容如下：
（一）促进档案管理人员综合素质的提升
可以说提高档案管理人员的综合素质是顺利开展人事档案管理工作的前提，只有提高了档案管理人员综合素质，才能促进他们工作效率和工作能力的提升。促进档案管理人员综合素质的提升，不仅提高了他们的工作速度，更使在资料的收集和传递的方式上，实现和人事机构的快速连接。
（二）建立健全人事档案管理的规章制度
众所周知，制度是约束行为的准绳，要想对人事档案进行规范管理，就必须建立健全人事管理的规章制度，这也是能够顺利开展人事档案管理工作的前提，这样就可以让人事档案管理工作有法可依，有章可循。加速推进医院的人事档案管理向着良性的轨道发展。
（三）加快推进人事档案的电子化进程
医院应紧跟形势，加快推进人事档案的电子化进程。首先，积极开发人事档案管理的系统软件。其次，建立人事档案基本信息数据库以及档案材料传递、接收的数据库。再次，建立政审证明材料数据库。最后，就是加强人事档案工作法制化监督力度。这样就加速了医院人事档案的电子化进程。
（四）对人员的业绩记录在案
医院想要获得长久健康的发展，就必须在做好人事档案管理工作的前提下，对这些人员进行有效的管理，对这个群体的情况要有一个全局的把握。比如，医院可以对人员的业绩记录在案，具体内容就是他们的技术水平、工作能力、研究成果等。我们知道，人事机构的档案信息是否完整取决于医院对这些资料的收集是否到位和及时。因此，医院应加大人力以及财力的投入，以保证对人事人员的资料收集、传递的及时。
四、结束语
完善医院人事档案袋里管理机制，对医院的稳定发展具有非常重要的意义。医院想要实现对人事档案进行有效的管理，就必须建立健全人事档案管理的规章制度，同时还要提高管理人员的综合素质，加快推进人事档案的电子化进程。只有这样，才能让人事档案管理机制发挥其真正的作用，从而促进医院经济效益的快速提升。
（作者单位为安仁县第二人民医院）
[作者简介：刘，安仁县第二人民医院党支部书记，历任中学教师、机关干部、乡镇领导。]
参考文献
[1] 许安庆，徐道喜.医院人事制度现状与完善[J].江苏卫生事业管理，2005（16）.
1．企业离退休人员电子档案的种类
目前，全国各级社会保险经办机构通过摸索，主要建立了三大类企业离退休人员的电子档案。一是企业离退休人员的人事电子化档案。就是将每位企业退休人员的人事档案，用数码相机逐页拍照，建立个人数码数据档案，而将原始档案封存。二是企业离退休人员个人基本信息电子化档案。就是采集企业离退休人员的姓名、出生年月、工作时间、退休时间、退休种类、家庭住址、联系电话、社会关系等基本信息，建立企业离退休人员基本信息库，便于企业离退休人员养老金的调整和领取养老金资格认证。三企业离退休人员个人健康状况电子化档案。就是将企业离退休人员个人在每次体检时的基本信息收集起来，建立起个人健康状况电子档案，有助于提高社会化管理服务的质量。
2.企业离退休人员电子档案的优势分析
一是提高办公效率。一般的企业退休职工也就是几十人几百人，大的企业，退休职工也就上千人，若是由原企业管理完全可以不用电子化。但实行社会化管理服务后，一个社会保险经办机构管理的人数那就是一个庞大数字，几万人甚至是几十万人。要管理服务好如此众多的企业离退休人员，单靠用原始的手工作业台帐，显然是不能适应新的形势的。而建立企业离退休人员电子档案，这就大大提高了社会保险经办机构的办事效率，能够及时迅速快捷地为企业离退休人员提供咨询、查询、养老金调整等社会化管理服务。
二是有利于加强对企业离退休人员原始档案的管理。 企业离退休人员人事档案是企业退休人员在职期间招用、调配、学习、培训、考核、选拔和任用等方面形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等有保存价值的文件材料。它是企业退休人员在职工作期间情况的真实记录，是其办理退休手续的依据和调整养老待遇的原始凭证。近年来随着老龄化社会的来临，企业离退休人员的数量增长比较快，随着国有企业改革深化和破产兼并以及私有企业的增加，一些企业退休人员失去了原单位的依托和人事档案代管部门，其人事档案管理较为混乱，出现遗失、损坏、霉变等。实行社会化管理服务后，若没有好的库房和设施，加上人工查询增多，使档案容易受损。而将企业离退休人员的人事档案经过数码相机翻拍建成电子档案后，就可将原始的档案进行无菌化处理，真空封存，提高原始档案保管质量，延长保管时间。非特殊的情况，不再打开封存的原始档案，一般的查询，在电子档案中查询即可。
三是可以拓展和提高社全化管理服务的质量。为了防止出现养老金冒领，确保养老保险基金安全，每年都要进行一至两次的领取养老金资格认证工作，任务重，工作繁，还有一定的难度，而建立完善的企业离退休人员基本信息库，就可能克服很多问题。通过对企业离退休人员的姓名、头像、身份证号、居住地、联系电话、亲属姓名及联系方式等数据采集和补充，建立起离退休人员信息数据库，方便进行查询和数据管理。有条件的经办机构可以通过现场摄像、QQ视频远程摄像等手段，建立并保存离退休人员头像信息，能够有效解决了身份证复印件、传真件不清晰的问题。这样对行动不便的离退休人员进行认证时能够有更便捷的手段，提高认证的精确度，确保社保基金的安全。
3.企业离退休人员电子档案潜在的问题
一是对系统依赖大。原来办公都是手工作业，效率虽低，但却留下最便于保存的各类手工作业台帐。现在办公都实现信息化网络化，电子档案大大提高办事的效率，但同时也带来一些问题，一旦我们的信息系统出问题，或网络受到攻击，就可能导致办公瘫痪。从如此众多的企业离退休人员的档案中查找手工作业台帐，那将耗费大量的人力和时间。
二是存在泄密的风险。各类企业离退休人员的电子档案中存在着大量的有价信息，如个人的身份证号码、电话号码、家庭住址、社会关系等等，一旦流落社会上不法分子手中，就可能会被利用，给个人和社会带来一定的危害。
三是容易忽略手工作业台帐的保存。有了各类企业离退休人员的电子档案，社会保险经办机构的工作容易依赖系统办工，有些同学还会认为系统是绝对安全的，对手工作业台帐重视不够。
4.企业离退休人员电子档案管理的几点措施
一是严格接程序建立企业离退休人员电子档案。在接收、归档时，要有手工作业台帐，并将退休人员档案基础信息录入计算机，以方便档案的查阅、管理，做到当天接收的档案当天录入，当天上架，当天可以进行信息查询。建立电子档案时要改变以往要件排放序列，要求按扫描要件整理排序，本着服务查询的原则，结合对外服务工作中遇到的新情况，适时增减扫描内容，尽量减少调档，提高了电子档案的利用率。
二是做好数据备份和档案盘点。按照档案管理有关规定，对移交表、协议书等进行专门装订存放，对录入、扫描的电子信息进行了计算机硬盘和光盘备份，以此保证基础数据安全。为规范库房管理，还要定期对库存档案进行盘点，确保了档案管理“零差错”。
一、人事档案信息对人力资源管理的作用探析
1.对人力资源管理效用的促进作用
人事档案全面记录了医院医护人员的个人经历、德才表现、综合素质以及发展过程，医院管理部门通过档案信息可以了解医护人员的历史表现，掌握的工作态势，预测在未来的发展潜力。以人事档案信息为依据，在开展人力资源管理过程中可对各类人才进行合理配置，使每个人能够扬长补短，充分利用人才的长处，从而最大限度的发挥医护人员的效用，提升工作效率。其次，培训规划是人力资源管理中的重要部分，对医院的可持续发展具有重要意义。而通过人事档案信息，人力资源管理部门在全面掌握各医护人员特长与不足的前提下，可开展具有针对性的培训工作，以期弥补医护人员的不足之处，提升医护人员的整体素质。此外，人事档案信息还有利于人力资源需求预测的科学化与规范化，影响人力资源需求的因素主要来自医院内部，有效的人事档案信息对分析医院内部人力资源结构与整体状况是否适应医院的变革与发展要求，制定科学的人力资源管理计划起着重要的作用，而脱离人事档案信息所进行的人力资源需求预测必然是盲目的。综上所述，可见在人事档案信息的有力配合下医院能够更好的开展人力资源管理工作，并在其影响下进一步为人力资源管理的有效性提供重要保障。
2.对人力资源管理效用的制约作用
当前，人力资源管理随着时代的发展而逐步出现了新的趋势，在几乎所有经济组织开展电子化人力资源管理的背景下，当前大多数医院人事档案信息的缺失已不能适应人力资源管理的需求，正所谓“水能载舟、亦能覆舟”，其对医院人力资源管理的制约作用也进一步显现出来。其一，人事档案信息的失真对医院人力结构配置造成了极大程度的影响，例如在一些医院的人事档案中，年龄越填越小，学历越填越高，资历越填越深，工龄越填越长，有些档案甚至出现涂改痕迹，这对医院人力资源的科学配置造成了冲击，并严重影响了高素质人才的工作热情。其二，有些医院人力资源管理部门对人事档案信息的认识度不足，档案材料填写简单且雷同率较高，从而降低了人事档案信息对医院人力资源管理的参考价值。此外，有些医院当前仍然停留在手写档案的基础阶段上，计算机被用作其他用途，缺乏相关软件，缺乏相关人才，这直接导致了人事档案信息的价值降低。
二、反思与建议
当前，随着我国医疗市场竞争环境的日益激烈，医院的人事档案信息必须要做到适应人力资源管理的需求，为构建有效的人力资源管理提供强有力的保障。首先，医院管理部门要切实做好医护人员人事档案建设工作，要将该项工作作为医院实现发展战略的核心部分，同时，在现有档案的基础上推进电子化档案信息管理模式，并引进相关的专业人才进行操作管理，以确保档案管理的科学规范化；其次，要切实提高档案录入与管理人员的整体素质，要正视知识经济时代这一现实，通过培训或吸收人才的方式加强对人事档案信息的管理；最后，要建立健全的人事档案管理制度，加快人事档案工作的科学化与现代化进程，使人事档案信息在规范的制度保障下发挥最大效用，使其成为医院人力资源管理的有力推助。
作者：奚晓菁 单位：浙江省台州市立医院人力资源部
【关键词】医院；人事档案；人力资源；利用
1医院人事档案管理存在的问题
1.1管理思想陈旧，管理体制滞后
当前医院在进行人事档案管理工作中的模式：从微观角度来看，日常进行的档案管理环节包括收集、整理、鉴定、保管、利用等，各个环节彼此之间不能紧密相连，导致人事档案工作的系统性不强、出现局限性、无法达到共享。从宏观角度来看，在管理中缺乏与外界的沟通，过于强调保密，使档案信息资源在经济建设和社会发展中立足之地，更加没有发挥作用的机会，并降低人事档案的利用率[1]。
1.2基础设施不完善，管理手段有待提高
人事档案基础设施不够先进，在进行收集、整理、归类、编目等日常工作时，需要依靠手工操作，机械化水平较低，所拥有的无纸化、电子化、网络化的设施不够完善，在电子化档案的管理方面缺少经验，保密措施达不到很高的水平，导致案卷质量和收集效率及档案利用率大幅降低。传统的人事档案工作的工作对象主要是纸质文件材料，在计算机普及以后，文字材料逐渐被电子文件取代，拟稿者将文件直接写在磁盘上，修改工作在磁盘上进行，一旦完成，工作内容会马上存贮到办公信息数据中，与档案人员、技术人员达成共享，电子文件管理，缩小了文件与档案之间的距离[3]。电子文件人事档案资料的投入使用并不是一帆风顺，在管理过程中，人事档案的建设与管理产生面临着新的挑战。原始性与证据性导致人事档案很难被确认，寿命短与读写系统更换频繁导致很难维护内容的准确性与机密性，多媒体集成性与组成和结构的复杂性等给鉴定与保管带来阻碍。
1.3“人档同行”的特点造成“弃档”现象
长期以来，人事档案已经与个人密不可分，随着个人成长使其逐步形成，随着个人的经历使其不断完善。“人档同行”的含义就是人事档案是随着个人学习、就业单位的改变而变化。改革开放以来，市场经济体制的飞速发展，人员流动现象日益增加，医院人员流动更加频繁，人档分离的现象已经逐渐增加，“档随人走”的传统管理方法已经适应不了现在形势，面临严峻的挑战。部分单位利用档案限制人员流动，导致“弃档”现象逐渐增多。
1.4监查机制不完善
由于缺乏有效的检查、制定相应的监督机制，分辨不出人事档案工作是否做的好，导致很多单位的人事档案尘封多年或被打入“冷宫”，无人查看，人事档案所具有的作用自然就被埋没，失去了价值。
2医院人事档案管理工作的创新对策
2.1更新管理观念
随着时代的进步，不断提高档案管理人员的服务能力，并积极主动地为医院现代化建设的主战场服务，是人事档案管理工作新的发展方向。注重强化三个意识。首先，增强档案利用率。做档案管理工作时，重点并不只是局限在收集档案、整理档案、将档案保管好这几方面，而是要更好的将档案进行开发并加以利用。档案管理对档案室的要求也很高，特别是医院的档案室，应该对现有的档案进行归档处理、并对其进行仔细整理，编制出适合查阅的材料即编研材料便于查阅，这样想要利用档案的人就会很容易找到需要的资料。其次，提高档案的开放性，将编研材料按规律进行整理，整理后装订成册，并为其编写出清晰易懂的目录，如果想制作成专题目录就要利用利用计算机整理一些文件、资料，为查阅提供了条件，方便利用者快速的查阅档案。第三，增强服务能力，转换观念，将被动转换为主动，随时清楚各项工作的具体变化和发展方向，及时掌握工作所需要的一些相关信息，这样档案工作就会由被存放、被保管转变为可提供、可利用，增强了主动性。
2.2加强基础设施建设 科技不断发展，现代化的医院档案管理势在必行。档案管理工作需要拥有便利的条件，必须满足档案室的办公用房，必须有相对充足的资金，只有重视档案的基础设施建设，不断改善档案保管条件，才能完善档案管理工作。人事档案室应提高档案信息的基础质量，需要配备扫描仪、数码相机、刻录机、数码录像机等先进仪器。人事档案室应增加档案的种类，能够将医院发生的重大事件，以文字、照片、录像、多媒体等形式记录下来，发挥人事档案管理的作用。
2.3逐步实现“人档分离”管理体制 目前，我国的人事档案被保管在人事部门、基层单位、人才交流中心等部门，社会不断发展，分散管理这种模式已经达不到社会的要求。社会中的各种岗位与人事档案的依附关系随着人员不断流动而逐渐减弱，实行“人档分离”制度应成为人事档案管理的正确的发展方向。
2.4人事档案需要动态管理机制 人事档案在实现动态管理中，特别是医院，档案管理人员必须要具有主动意识，积极努力地做好收集材料和整理材料的工作。
3结论
医院人事档案管理要适应现代化的飞速发展，人事档案工作者不仅要有严谨的工作态度、科学创新的工作精神，也要有医院领导、职能部门和广大干部职工的大力支持，只有在这样强大基础的前提下，医院人事档案管理才能为医院人事工作创造的新起点，打开新局面。
参考文献
摘 要：面对信息技术飞速发展的今天，企业人事档案实现信息化管理，提升了企业人才合理调配的实效性，提高了人事档案管理和利用效率，使企业的人事档案管理工作真正实现现代化和信息化，推动了企业的持续有效发展。所以，企业亟待培养和加强人事档案信息化管理意识，健全企业人事档案信息化管理的规范指导体系，提升企业人事档案信息化管理工作者的综合素质。
关键词：企业人事档案；档案信息化管理；企业人才
中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）24-0067-02
随着社会的进步，现代企业管理机制的不断完善和规范，人力资源管理作为企业管理职能中的组成部分，已经成为关乎企业长远发展的重要管理项目。加强企业人才队伍管理，促进人尽其才、才尽其岗是企业持续发展的重要保证。那么加强企业人才队伍管理，关键是要加强企业人事档案管理。企业人事档案是各类人才在社会、企业实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映。加强企业人事档案管理有助于企业全面考察、了解和正确选拔、任用人才，保证企业持续有效发展。目前，在网络科技日新月异、咨讯交流方便快捷的时代，加强企业人事档案管理的重点就是实现人事档案的信息化管理。
人事档案的信息化管理，其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对人事工作中产生的各类信息，特别是对人事工作中产生的丰富档案信息，进行存储、加工、检索、传输，为企业人事档案工作提供及时高效的服务，以实现档案资源的共享，提高人事档案管理和利用效率。具体来说，通过数据处理技术，对不同组织形式（有卷、无卷）的人事档案分库，对不同信息形态（文字、图片、影像、录音）的人事档案同库处理，有效地解决了人事档案管理中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档问题，多媒体人事档案信息的综合管理问题。其主要包括三方面内容：一是人事档案电子文件的运行系统；二是人事档案电子信息的安全系统；三是保证人事档案电子文件原始性、真实性、完整性的归档系统。那么如何加强企业人事档案信息化管理，主要有以下几点思考。
一、树立加强企业人事档案信息化管理的紧迫意识
企业人事档案是企业在人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。在信息技术飞速发展的今天，如何快捷地对人事信息进行筛选、排序、分类、汇总、查询和检索，确保企业人事档案管理工作高效运行，是当前加强企业人事档案信息化管理的紧迫任务。
一方面，企业高层和相关部门需高度重视人事档案管理的信息化建设。实现人事档案信息化管理是一项繁重的工作任务，这些工作的顺利进行，必须得到企业高层和相关部门的高度重视，尤其企业各级管理层要从上到下形成共识。树立加强企业人事档案信息化管理的紧迫意识，从意识形态上重视，从物质形态上支持，认真总结档案管理工作的陈旧的管理手段和方式，创新完善适应现代企业发展要求的档案管理新机制、新内容，推进企业人事档案信息化发展的速度，逐步建立与企业现代化发展相适应的人事档案信息化管理工作机制。使人事档案信息化管理工作切实促进企业发展，使企业在人才培养和使用上更趋合理、更有针对性和方向性。这样不仅提升了企业人才合理调配的实效性，更达到了人尽其才的目的，调动了职工的工作积极性和主动性。
另一方面，培养企业人事档案管理人员的信息化意识。企业人事档案管理人员受知识结构、年龄等因素影响，往往对传统的档案管理方式形成依赖；信息安全、稳定问题仍处在不断完善阶段，其常没技术能力应对电子档案的有关问题。所以，企业人事档案管理人员可能难以接受以电子文档为主的信息化方式管理档案。企业应树立人事档案管理的效率意识，帮助员工认清信息化管理的效率优势；企业应增强人事档案管理人员的学习意识，不断提高员工文化素质、改善知识结构；企业应普及与时俱进意识，保证员工与时代接轨，加强企业的竞争力。总之，要在意识上与时俱进，不断更新服务观念，善于运用现代化的管理设备创新服务方式，提高服务效率，适应新的服务需求。还要有不断学习新知识、新技术、新理念的习惯和劲头，以便能在信息化档案管理工作岗位上规范、标准、高效、高质地工作。
二、健全企业人事档案信息化管理的规范指导体系
在信息技术飞速发展的今天，很多企业的人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，人事档案的电子数据库没有建立，管理的重心还是实体管理，实现人事档案的信息化管理在一些单位还是一句口号。很多人事统计工作还是靠原始的手工完成，造成人力资源的极大浪费。这种管理方式的封闭、管理制度的陈旧、管理手段的落后势必影响企业的发展与用人机制，所以，健全完善一套加强企业人事档案信息化管理工作的规范指导体系也是迫在眉睫。另外，人事档案记载的信息非常丰富，时间跨度也大，由于主观和客观方面的原因，有些人事档案中的信息常常会或多或少有差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录，如何能让这些问题在信息化建设中得到顺利地解决，使原始纸质档案与数字档案做到很好的衔接，并且在数据库建设的同时解决标准化与规范化的问题，这就要求我们要有一个完整的业务规范指导体系，使从事档案信息化建设的工作人员得到政策上的支持与方式方法的指导，从而形成一个统一、规范、科学、缜密的人事档案信息资料数据库。还有，人事档案的信息化建设是档案资源科学、有效整合的手段，建立人事档案的数据库就是最好的整合。建立电子档案，在保管好实体档案的基础上，实现人事档案的电子化，将有关信息全部录入计算机，利用人事档案信息对人员队伍进行综合分析，使得档案的检索和查询更加迅速和快捷。同时，在录入数据库的基础上，建立每个人的个人档案信息平台，以姓名、岗位、身份证号、本人照片等重要信息作为检索，以人事档案的目录作为条目链接。随时通过计算机增加个人的考核、奖惩、教育、成果等数据资料，使企业的人事档案管理工作真正实现现代化和信息化。
关键词：现阶段 医院人事档案 工作要点 管理
人事档案在医院的发展以及建设中起到指导的作用，其不仅记录了医院员工的相关信息，同时也是医院聘用选拨人才、职称评定、薪资调整以及人事安排的关键参考。当前，随着我国社会以及经济水平的飞速发展，我国医疗水平也获得一定程度的提高，医院人事改革也不断深化，致使人员流动频繁，对人事档案管理也提出了更高的要求。因此，相关管理部门一定要改变传统的工作方法和工作思路，使档案管理工作更加符合现阶段环境的需要。
一、开展档案宣传，强化员工观念
医院在对人事档案进行管理的过程中，一定要坚持对广大职工进行档案相关法规以及法律的宣传，通过下发资料、工作学习以及日常会议的形式，提高全体工作人员对档案工作的严肃性以及重要性认识，提高全体工作人员的档案观念。医院还要建立和完善相关的奖罚制度，一旦出现违反规定的情况要根据制度公平处罚，起到教育他人、规范管理的效果。只有医院全体工作人员对人事档案具有清晰以及全面的认识，才能够为档案管理提供良好的工作环境，进而促进管理工作水平的提高。
二、收集相关信息，实行动态管理
以往，我国医院在人事档案管理方面，没有给与充分的重视，管理方式比较单一，相关部门只是形式化的对档案开展保管和整理工作，缺乏信息主动收集和获取。例如一些医生工作岗位调动、科室变换，但是在档案中并没有充分体现，信息还是停留在开始状态，信息没有实时更新，因此，对人事档案一定要采取动态的管理模式，对档案信息要进行主动的收集和更新，动态以及真实的反映出医务人员的工作状态。医院相关部门一定要建立以及完善符合医院实际情况的档案管理工作流程和管理制度，召开各部门会议充分落实管理工作，按照相关管理制度的规定，需要定期向各部门收集和整理医务人员的动态信息。同时，医院还要根据档案管理情况制定考核制度，将档案管理与绩效考核挂钩，确保档案动态管理的顺利实行。
三、加强档案建设，强化应用价值
人事档案的内容主要有个人的政治面貌、社会关系、家庭情况、奖罚、职称、职务以及个人学历等，反映了个人的成长情况。但是在现阶段下，上述信息已经不能充分满足医院建设的新要求，因此，一定要对内容进行更新以及整理，补充能够体现时展和个人信息的新内容。同时，档案在原始内容的前提下，要反映出医疗人员的工作技能以及工作态度，全面而清晰的体现个人的科研成果、技术专长、工作技能、工作态度以及道德水准等情况，用数据的形式真实以及客观的进行记载，例如出勤率、诚信材料、数量、疾病治愈率、手术成功率、门诊量以及病人满意程度等。
四、强化信息技术应用，实现网络化和电子化管理
当前，随着我国医院办公信息化程度的提高，医院要建立内部网络，进而实现档案管理的网络化以及电子化。通过信息技术对档案进行有效管理，可以提高管理工作的服务质量以及工作效率。同时，应用管理系统能够实现管理工作由人工管理方式向自动管理方式的转变，将相关文献和档案信息以数据的形式保存，实现数据的资源共享和远程交换。现阶段，医院要从建设的角度长远计划，尽快完善档案管理系统，实现网络化和电子化管理，为档案的管理、学术研究以及队伍建设提供更加优质的服务。
五、重视队伍建设，强化人员素质
目前我院从事档案管理工作的相关人员缺乏相应的专业知识，在实际工作的过程中缺乏对问题做出及时有效处理的能力，因而在一定程度上影响了档案管理工作的质量和效率。当前，档案管理人员要充分掌握相关专业知识，同时还有具备人事管理、英语、计算机、医学等领域的相关知识，医院在选派档案管理人员的时候，医院领导要选派工作认真、态度端正以及具有医务知识和档案管理知识的人员进行管理工作。医院还要定期对管理人员开展各种类型的培训工作，选拨在档案管理方面可以长期坚持以及爱岗敬业的人员到院校深造学习，进而提高人员的管理知识以及业务能力，强化档案管理的工作水平。
六、结束语
总之，医院人事档案管理不仅涉及到医院工作人员的个人信息，同时，对医院的稳定发展以及未来建设具有推动意义，医院管理层要给予充分的重视。在人事档案管理具体工作中，一定要改变传统的方法和思路，将被动变为主动，拓展档案管理的内容，并且引入先进的计算机技术，实现档案管理信息化以及现代化，提高工作人员的综合素质以及专业水平，进而发挥档案的工作，为医院发展发挥作用。
参考文献：
[1]赵颖.浅谈现阶段医院人事档案管理的工作要点[J].黑龙江档案，2012，04：142
计算机管理医院人事档案的特点
(一)优越性:使相关工作人员在劳动强度方面得到减轻,提高了工作效率,信息经济时代,利用网络不但可以快捷的管理医院的人事档案信息,也使人事档案信息可以快速的被检索查找出来,免除了翻箱倒柜的传统检索查找方式,工作人员的劳动强度大大降低,人事档案的归类质量以及检索速度大幅提升,医院相关工作人员也可以免除枯燥乏味的手工建档方式,而采用新颖的计算机建档方式。(二)专业性:所有的经营活动都有它所属的专业范围,经营活动时在其范围内进行,计算机管理医院人事档案也有所属的专业活动及范围,专业活动有很多。计算机管理医院人事档案包括医院人员编制、医院人员培训、医院人员开发、医院人员调整、医院人员使用等等专业内容。它们每个专业不同,所生成的电子档案也就有不同的专业属性,并且不能混淆不同专业的文件信息。考虑到设计软件在对于所有专业不是通用的,所以计算机管理医院人事档案在归档时根据各自特点分别进行归档。(三)完整性:完整性是指计算机管理医院人事档案是整个医院人员的活动反应,它为合理的医院人员调整、人员编制、人员制度等问题提供了必要的、完整的数据,给医院带来了完整的人事档案信息库存。(四)依附性:计算机管理医院人事档案是由计算机生成的,它的读取需要调动数码信息。这点和其他电子档案一样,归档的电子人事档案依附于计算机技术,通过计算机的硬件,对电子人事档案进行存储和读取。所以说计算机管理医院人事档案具有对计算机的依附性。(五)分类性:计算机内容的相对独立性对于修改显得相对容易,它可以做到在修改后隐藏所有的改动痕迹。这点和纸质档案大有不同:信息和载体可以轻松分离,信息内容容易修改,可以复制,修改后依然可以做到整洁干净,仿造容易。医院归档的电子人事档案为了防止伪造,还需要做一些特殊的技术处理。(六)生命脆弱:纸质档案可以很好的做到长期保持,而计算机管理医院人事档案就因为所在的载体不稳定容易损坏寿命。它依赖的软硬件技术被淘汰时,数字信息就不能读出,其寿命也就结束了。所以对计算机管理医院人事档案的保护措施要注重起来。
加强计算机在人事档案中应用的措施
(一)注重计算机管理医院人事档案的全过程管理,计算机管理医院人事档案,要根据国家规范标准制定的规章制度对电子资料进行全过程管理。医院电子人事资料的编制、调整需要参照有关制度来执行,在电子人事档案管理过程中还需要对人事资料进行分级处理,分别进行管理,要有专门的管理人员对电子人事档案的全过程进行管理活动。加强对人事档案的保密工作,当需要进行人事档案的查阅时,需要有人事档案管理人批准或相关领导的批准才能进行。需要复制一些人事档案时,要在档案管理员批准后进行。人事档案的消除工作也需要在严格的规章制度下由档案管理员批准后进行。(二)注重软硬件的维护更新,医院电子人事档案的管理离不开日常的细心维护,对于网络维护,不是说只有在局域网出现问题时才进行维护,而是在日常正常工作运转时就需要进行维护;平时不注意维护只能在出现故障时加大修复的难度。在网络工作中一旦工作站硬件出现故障,就会引起整台机器的作废,所以网络的日常保养维护相对重要。开机关机要按照步骤一步一步来,不能随意进行冷启动,当机器在运行中出现异常状况时要及时进行有效的处理,使机器恢复正常功能,不能对此不管不问。温度和湿度对机器运行也产生影响,在维护时要注意这两点控制管理。传输设备以及计算机终端经常发生这样那样的问题,相关档案管理人员要掌握好计算机的使用原理,对常出现的问题有着良好的解决方案。软件维护比硬件维护复杂,劳动量也大。在系统保护中可以采用硬盘保护卡和恢复软件,做好系统的软件备份和数据备份工作。在还原系统时可以采用多种方法比如定时还原,它可以还原成以前的任何位置,使系统恢复到你还原选定的任何位置。Ghost系统经常被人们采用,它可以有效的弥补软件维护的不足之处。系统中比较重要的档案数据文件需要备份多个,处于不同的磁盘目录下,当一个磁盘出现问题时还可以选择别处的磁盘进行数据管理。计算机病毒的查杀工作也需要注意,在防止病毒侵入计算机网络方面,可以采用专业的杀毒软件、安装系统防火墙、如果机器内存大还可以采用多个杀毒软件同时进行杀毒防护。对于病毒要进行定期,定磁盘的详细查杀。(三)加强档案管理人员意识,信息技术发展日新月异,医院传统的人事档案管理方式将被渐渐淘汰,取而代之的是现代化计算机技术的管理模式。在这个大环境下,相关工作管理人员的意识也要有所提高,充分认识到科技的高效性。还要不断增加对人事档案管理的软硬件投入,采用先进的科学技术手段进行电子人事档案的信息处理,实现医院人事档案管理的现代化、高效化。(四)完善归档制度,我国为了医院可以更好的进行档案的管理,出台制度了一系列的制度,比如《计算机文件归档与电子档案管理规范》、《计算机文件归档与管理范围》等等,它们可以为医院计算机人事档案的归档、整理利用、收集等方面做出法律的依据。在医院进行计算机人事档案管理活动时,要根据医院的具体情况,使计算机人事档案从生成到归档都可以参照相关的管理机制,形成一个计算机人事档案生成、整理、归档、改写等内容组合的管理系统。
总结
对于医院的计算机人事档案管理,是人事管理的重要环节,它对于人事档案资料的完整性起着重大作用。当前形式医院业务不断增多,医院的人事管理难度也在逐步增大,摆在我们面前的是通过探索和实践,不断完善计算机人事档案的管理,使医院资料具有现代化、电子化的特点,管理起来也更加高效,使人事档案符合现代管理的要求,实现既定的管理目标。
（一）提升事业单位人力资源管理效果。人事档案中往往包含了职工的一些基本信息及其履历，主要包括学历、工作经验、职称、行为表现等详细信息，而这些内容是事业单位对职工进行绩效考核和职位升迁的重要依据。通过对人事档案中一些信息的查阅可以对职工之前乃至最近一段时间的工作表现、绩效完成情况等有一个准确的把握，同时也可以对其诚信度、责任感等一些与工作相关的信息进行大致的了解，从而判断是否值得进一步培养与提拔。
（二）强化单位和职工的自我控制意识。人事档案作为一项常规的工作，是将职工一定时间段内与工作相关的信息进行搜集、整理和归档，供做相关决策时使用。通过将职工每个月的绩效考评和年度任务考核情况归入其个人档案，能够强化员工的自我管理意识，督促其在平时投入更多的时间和精力进行工作，在服务客户时能够以满腔的热情来搏得客户的满意和好评，而这些信息归入人事档案也为单位进行实际的人才选拔和任命提供了重要的依托，提升了人才使用的准确性。
二、人事档案管理的问题分析
人事档案作为事业单位人力资源管理过程中的重要资料和信息来源，在实际应用过程中的效果并不理想，档案对人力资源管理的促进作用并没有充分发挥出来。当前人事档案管理过程中存在的问题主要有以下几方面：
（一）人事档案管理意识薄弱。从当前事业单位的人事档案管理工作来看，普遍存在的一个共性问题就是档案意识不强，认为档案对自己工作的开展没有太大的作用，将档案视为资料的汇总、整理，因此，在档案信息的填写过程中存在敷衍甚至信息错误的情况。一些人员为了能够获得好的评价，在档案信息的报备过程中存在弄虚作假的情况，导致信息失真，影响相关的决策。而档案管理人员对档案管理工作重视度不高，档案丢失、重要信息泄露、资料归档错位等情况时有发生。这些充分说明当前的人事档案管理工作存在思想意识上的疏忽。
（二）人事档案管理方式落后。我国对于人事档案的管理经历了长期的纸质媒介时期，虽然近几年信息技术的发展使得一些单位采用电子化、数字化的方式来进行档案信息的管理，但是由于受到传统习惯的束缚以及一些单位出于管理成本的考虑，仍然采用传统的纸质档案管理方式，导致档案信息的调阅、整理以及保存等存在诸多的不便，影响了档案价值的发挥。
（三）人事档案利用程度低。人事档案作为一种资源，需要在实际的应用中体现出其存在的价值。从当前的实际情况来看，事业单位虽然能将职工的常规档案进行正常的归档整理，但是对这些信息背后所蕴藏的深层次的价值没有投入足够的时间和精力来研究。人事档案在辅助人力资源管理工作过程中并没有发挥其提供人员晋升信息、掌握人员考核绩效的功能。一些单位虽然拥有海量的人事档案，但是真正来调阅的人少之又少，导致档案成了一种长期的摆设甚至累赘。
三、发挥人事档案价值的路径
（一）强化人事档案管理意识。意识是行为的先导。要充分发挥人事档案辅助决策的价值，就要从档案管理的思想层面下手。首先，事业单位要对职工尤其是档案管理人员进行专业的人事档案管理知识培训，将档案信息和管理的重要性深化到其内心深处。其次，要对人事档案管理工作进行定期检查，对职工档案信息的真实性进行监督，发现问题及时核实纠正，防止不良影响的扩散。
（二）丰富人事档案管理方式。当前信息技术在人事档案管理中的功能日趋完善，并且促使互联网安全性提升，通过信息化手段实现人事档案的管理成为一种可能和发展趋势。因此，事业单位要对档案管理方式进行创新，通过对档案安全性、机密性的等级划分来灵活使用纸质与电子档案管理方式。对于那些安全性要求比较高的档案，则主要采用纸质管理方式，而对于那些安全性要求一般，并且常规性使用的档案信息，则宜采用电子化的管理方式，提升档案管理的效率和应用效果。
（三）挖掘人事档案价值。人事档案作为事业单位发展过程中的工作成果和产物，从某种程度上可以看出单位和职工工作的效率和价值。事业单位尤其是人力资源管理部门要定期对职工和单位的人事档案内容进行审阅和分析，把握单位在服务公众过程中所出现的一些问题或者职工在工作中的一些方法创新，为单位常规工作的开展提供优化方案。同时，在人事安排方面，要将人事档案中的关键信息纳入综合评价体系之中，充分发挥档案在人力资源管理中的信息支撑作用。
一、人事档案管理信息化建设的作用
1.有利于提高人事档案信息资源的共享性
在新时期，信息资源已经成为企业间相互竞争的重要战略资源。而企业的发展离不开人力资源，人力资源管理工作的重要内容之一就是对企业员工的档案进行管理。对人事档案管理进行信息化建设，能够帮助企业更加全面的了解每一位员工，将人才的价值充分的挖掘并发挥出来，并提高这些资源的共享性，从而推动社会主义现代化建设。比如，将人事档案统一储存在信息化管理平台上，与其是一些可以公开的人事信息，可公开在平台上，让每位员工都能通过平台看到。而企业的管理人员可以从平台上看到每位员工的个人信息，有利于其发现每位员工的优势，为其安排更加合适的岗位，使其在该岗位上创造出更多的价值。
2.有利于更加方便的查询人事档案信息
在以往的人事档案管理工作中，当需要查询某员工的信息时，会花费比较多的时间才能查阅到相关的档案。而通过信息化的手段对人事档案进行管理，利用计算机对档案信息进行集成处理，可提高数据处理的实效性，还能缩短查阅时间，使查阅流程得到简化。因此，通过实现人事档案信息的数字化、电子化等，可使人事档案信息的查询工作更加便捷。与传统的纸质档案管理方式相比，信息化管理方式更加有效，还能将档案的价值更好的发挥出来。比如，将员工档案整理成电子档案，通过信息化管理平台对电子档案进行管理。当某个部门的管理人员在获取权限后，想要查询某位员工的个人信息，就可以直接在管理平台上输入关键词查询，且查询到的信息也比较准确。
3.有利于提高档案资源的开发和利用效率
利用计算机对人事档案进行管理，可以提高人事档案资源的利用率，还能使人力资源管理人员开发出更多有用的资源。人事档案是人力资源管理的基础，也是实施人力资源管理工作的依据。加强对人事档案管理的信息化建设，可以实现人事档案资源的高度集成。而提高资源的集成度，能够使人事档案管理工作更好的适应新时期的发展要求，使企业更好的适应社会的发展，从而推动我国的经济发展。所以，在企业人力资源管理中的人事档案管理工作中，要注意提高其信息化水平，将人事档案资源的价值充分的开发出来。
二、新时期人事档案管理信息化建设的途径
1.加强人事档案管理的基础建设
为提高人事档案管理的信息化水平，首先应做好其基础建设工作，为人事档案管理工作创造有利的条件。比如，建立信息化的人事档案管理平台，将人事档案的电子档案保存在平台中。而在建设平台的时候，要制定严格的标准，并引进相应的信息化设备。而在对纸质档案进行管理时，应控制好库房的温度和湿度，并将所有的档案转化为电子档案用以备份。加强对网络中心机房、服务器的管理，建立起电子档案库房，引进相应的防静电设备和防磁设施，以提升人事档案管理的技术水平，使人事档案资源的安全性得到保障。在对档案进行管理时，要先对库房划分区域，并将档案分类，保存在相应的?^域内，使人事档案管理更加规范化。
2.提高档案管理人员专业水平
要提高人事档案管理的信息化水平，应注意提升档案管理人员的专业素质，使其能够利用专业知识对人事档案实施管理，并在管理过程中将人事档案资源的价值开发出来，为企业的发展做出贡献。比如，企业应该为人事档案管理人员提供专业、系统的培训，使其能够学习到最新的档案管理知识，并能将信息技术、计算机技术等运用到人事档案管理工作中。通过对网络化管理技术的运用，提高新使其人事档案管理工作的效率，为企业的长远发展奠定基础。同时，在培训过程中要让管理人员熟悉与人事档案有关的法律法规，以增强其责任心，使其能够自觉的遵守相关规定。由于档案管理人员在人事档案管理工作中占据着重要地位，因此，需要培养他们高度的敬业精神，以及较强的责任意识和事业心，才能在档案管理技术得到合理运用的基础上，实现档案信息资源的有效开发，最终提升人事档案管理信息化水平。
3.加强对信息化网络安全的管理
在人事档案管理信息化建设过程中，应加强对信息化网络的安全管理，以确保人事档案信息的安全性，保障企业员工的隐私安全。所以，企业应该采取相关的措施，对信息化网络进行保护。比如，在共享网络设备中配备相关的监测系统，对网络数据流实施动态的监管，并对其进行全面的分析和统计。如果存在安全隐患，可以及时发现并消除隐患，从而保障人事档案信息的安全性。同时，要引进切实有效的安保措施，尤其是对于一些具有密级的资料信息，应先对其作出科学的界定，并设置权限。只有获得权限的人员才能够查阅其中的信息，而权限的设置可以通过密码、身份验证等方式进行。对于重要的人事档案信息，需要将其备份，以免其中的数据遭到破坏或丢失而影响到档案的安全性和完整性。此外，科学合理的采用防火墙技术，对访问控制进行强化，并加强对信息化管理系统运行过程的动态管理，适时的对其进行维护，也是对信息化网络进行安全保护的重要手段。
