时间：2023-05-29 18:21:05
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇文书与档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1、PDCA循环原理
PDCA循环是美国管理学专家戴明提出的著名理论，P(Plan计划):根据任务的目标和要求，制定科学的计划;D(Do执行):进行具体运作，实施计划;C(Check检查):对管理的结果进行系统的总结和评价:A(Action行动):在结果评估时总会出现各种问题，必须采取有关的措施进行改进。在每一次的循环过程中旧的内容都会被新的所替代，逐渐一些问题就得到了解决，管理的水平也逐渐地提高。从实质上来说，每一次的循环，都是处理水平的升华，从而促使整体的水平不断地在改进中优化、升级，从而满足新的需求。从上面的分析中可以看到，PDCA循环并不是原地周而复始的运转，而是螺旋式上升的运转，然后一环扣一环，互相制约，互为补充，因此PDCA循环又称为质量环。
医院文书档案是由医院在日常行政往来、管理工作中形成的公文转变而来，是档案管理体系中的重要组成部分，是医院重大事件、重要活动的原始资料记载，具有参考、凭证作用。对医院的进一步发展具有十分重要的价值。就医院本身来说档案管理构成了其存在的基础，也是医院办公室的基础文案。包括档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等一系列衔接有序的行为或过程。随着医院的发展，文书档案管理在医院管理中的作用日益提升，文书档案的管理体现了整个医院的基础管理水平。
3、医院文书档案管理中实践PDCA循环理论
P———计划阶段:1、就文书档案管理工作而言，要促使文书档案能够从整体上反映出医院的实际运行和管理的有关情况，对于这些文件需要进行妥善的保管。最首要的任务就是建立起一套规章制度，从规章制度上入手，逐渐完善相应的体系建设工作，促使文书档案管理工作向着正规化、人性化的方向逐步发展。2、对于医院文书档案管理过程中来说，涉及的最基础的环节的工作就是对各种文案进行收集并归档。在工作中确定文书档案的归档的总体范围是文书档案保管的基础。在实际管理过程中确定文书档案的归档范围可以有效地促进管理效率的提升，也保障了管理的质量。(1)设定归档方针。在文书档案的管理过程中需要确立一个合理的归档方针，归档方针的确立必须以文书档案的自身特征以及形成的方式为基准点。实践中各个科室的档案是不同的，必须形成科学合理的归档方针。在平时还要加强不同科室间的交流，从而不断对归档范围进行修缮。(2)文书档案收集。完成第一步的工作以后，就要依据前面的方针进行文书档案的收集工作，在收集的过程中管理的人员一定要本着认真、负责的态度进行。在收集的过程中一定要将各个科室的资料进行严格的分类统计，还要保证资料不能有缺失。(3)合理确定分类。之所以进行文书档案的分类，就是为了不断提高工作的质量。因此，在进行档案的分类过程中一定要依据各个科室的实际情况进行。由于部分科室之间的文书档案会存在交集，对于这类文书档案要合理地进行区分，避免出现混淆现象，从而影响到以后的文书档案的使用。3、除了完善规章制度，规范业务流程，还要逐步制定档案人员的培训计划和培养方案，提高档案管理的专业技能，使档案人员的业务水平不断更新，以便跟上档案发展的步伐。
4、最后再确定引进专业设备计划，完善现有办公自动化程序，升级档案管理系统，逐步提高硬件基础设施
D———实施阶段:1、医院根据《国家档案局8号令》、《江苏省归档文件整理规则》、《江苏省档案管理条例》等文件精神，为了保证文书档案具有一定的安全性，文书档案管理部门对现有的规范性文件进行了整理和筛选，逐步制定出了有关的文件，比如说《档案室管理制度》、《文书档案整理制度》、《保密制度》、《档案借阅制度》，禁止医院的文书档案内部局域网与外网连接，确保文书档案管理系统的可控性、可靠性和安全性，用严密、规范、科学的制度来确保文书档案系统的可靠运行。明确相应的岗位职责，并将这些制度纳入医院《制度汇编》，为程序化操作提供了制度保障和依据。2、文书档案业务流程是基础工作，强化档案工作流程的规范性、可及性，包括以下三个方面:(1)规范档案整理。在实践过程中，文书档案管理部门的人员应该根据文书档案的有关年限最好本年度的文书整理工作，在整理的过程中要保证文书档案的完整性，不能出现缺失、遗漏。在整理的过程中也要按照文书档案的内在价值进行合理的分类。(2)档案及时归档。要定期对文书资料归档，严防丢失。及时整理填充文书档案，做到文书档案分类准确、材料齐全、外观整齐。(3)档案销毁的严密性。文书档案具有一定的价值，对于这类文书档案超过一定的保存期限后应该进行及时的销毁处理，在实际处理的过程中。管理部门的人员应该对需要销毁的文书档案进行统计，列出清单，交由有关部门进行审批，应当派员进行销毁过程的规范性的监督，销毁后在文书档案目录上删除。3、后期的学习也是文书档案工作质量不断提高的重要保障。在管理的过程中首先要确立文书档案的管理理念，培养具有管理意识的管理人员;过去很多的文书档案管理人员认为文书档案管理可有可无，导致文书档案出现了很多的问题。因此，要逐渐促使管理人员提搞文书档案管理的重要性认识。对文书档案管理人员的专业知识的培训也十分重要，在平时过程中，应该多派一些管理人员取先进的单位学习和进修。通过进修不但提升自己的能力，还发现本单位文书档案管理工作存在的不足。4、有效的硬件保障是实现文书档案管理的前提。文书档案的过程中离不开相关的设备，在设备方面一定要和时代相适应，能够满足日常的文书档案管理工作的需要。办公自动化系统是目前文书档案管理中常用的计算机软件，没有引进的医院应该加快引进的步伐，用自动化来提升文书档案管理的水平，从而将文书管理工作落到实处。C———检查阶段:在实践过程中为了避免出现规章和操作相违背的现象，应该进行有效的监督和管理，避免不良现象的出现。本文建议在文书档案管理的过程中可以建立一支专门的文书档案管理队伍，这支队伍可以由医院各科室负责人员和文书档案管理部门的人员按照一定的比例组成。在制定一系列文书档案监督管理措施与方案的基础上，积极开展抽查、摸查。对整个文书档案管理的过程实施监督。A———总结和反馈:总结和反馈工作是十分重要的，是整个工作是否成功的体现。在文书档案管理的过程中，需要经常组织专门的总结会议。针对在检查中出现的问题，进行探讨。找出出现这些问题的主要原因，研究如何解决这些问题。从而促使文书档案管理能够逐渐向着规范化迈进。同时，要将没有解决的问题输入下一阶段研究。在文书档案管理的过程中，只有遵循PDCA的基本原则，才能促使管理质量实现螺旋式的上升。
作者：郭云 单位：盐城市第一人民医院
【关键词】医院；办公室文书；档案管理；缺陷；对策
文书档案管理是指以书写文件的形式对医院的日常工作及管理活动进行记录，包括认识管理记录、财务管理记录、业务管理记录等。其工作难点在于文书档案的收集整理和分类保管。
一、医院办公室文书及文书档案管理的现状及存在缺陷
（一）文书档案管理制度不完善。文书档案管理制度不完善或管理制度不贴合实际管理工作需要，是各大医院在文书档案管理工作中普遍存在的现象。文书档案管理工作的重点和难点是文书档案的收集整理和分类保管。需要制定明确的规范制度，对需要进行收集的文书档案进行规定，避免重要文书档案被遗漏，也需要明确地整理分类办法，保证档案文书的妥善保管，方便日后调用。但各大医院目前的状况是缺乏详细的文书档案管理制度。
（二）文书档案管理工作缺乏重视。在医院也加入市场化经营的当下，医院的工作人员普遍存在重视业务效益、轻视档案管理的意识。也有部分工作人员认为文书档案管理工作可有可无，意义不大。其工作内容没有什么技术含量，只是比较繁琐。档案文书被收集整理后也很少被调用，利用价值低。在这一系列观念引导下，文书档案管理工作缺乏重视，工作质量得不到保障，由此造成的档案缺失、混y的现象不在少数。
（三）管理人员整体素质有待提高。医学知识和医疗技术是医院招纳人才的主要衡量标准以及日后培训的主要内容，医院的文书档案管理人员通常不是档案管理的专业人才，只是由其他科室临时抽调组成的管理团队。可想而知，这样的文书管理团队缺乏专业的文书管理办法，只是以生活经验和传统的管理思想进行文书档案管理工作，难以实现文书档案的规范化管理和高效调用。医院文书档案管理人员整体素质有待提高。
二、文书档案管理工作整改策略
（一）建立健全文书档案管理的规章制度，提高对档案管理工作的重视。建立健全文书档案管理的规章制度、对文书档案的收集整理规定，严格制定文书档案等级划分标准，明确每一等级的文书档案的处理办法。对文书档案实施分类存储，根据其内容性质保管到相应部门。同时制定相应的人事管理制度和考核措施，将文书档案管理的职责落实到个人，在工作过程中实施监督，其考核结果与绩效挂钩，不能达到标准的要采取相应的处罚措施。通过文书档案管理制度、人事管理制度与考核制度的全面落实，提高工作人员对文书档案管理工作的重视，保证文书档案管理的工作质量。
（二）加强管理人员的素质培训工作，提高文书档案管理能力。在制定文书档案管理制度的同时，要积极开展管理培训工作，提高管理人员的工作能力，使其能达到考核制度中的工作标准。首先要提高领导干部对文书档案管理的重视，加大文书档案管理工作的宣传力度，带动中层干部、基层职工积极开展文书档案管理培训工作。文书档案管理确实不能给医院带来直接的经济效益，但只有做好文书档案管理工作，才能给医院其它工作的正常开展提供保障，同时也对医院工作进行记录，日后可以有档可查。在文书档案管理培训中，要注意先进管理理念和新管理办法的引入，通过开展培训切实提高文书档案管理人员的整体素质和工作能力。
（三）改善文书档案管理的硬件配置。医院要加强文书档案管理工作的资源投入，不仅是人力资源投入，还包括引进新技术和新设备，采用现代化的管理办法和设备进行档案管理。在技术上包括采用信息技术和电子技术等，实行文书档案的信息化管理，提高档案利用率。在设备上可以采用先进的电子设备，丰富文书档案的形式，实现文书档案的音像化和影像化。另外对文书档案的存储保管要格外注意，做好防火、防潮、防虫等工作，同时加强信息安全管理，防止档案失窃造成重要信息泄露。
三、结语
医院办公室文书与文书档案管理是医院管理工作的重要组成部分，医院领导和相关工作人员应加大对文书管理工作的重视、建立健全管理制度、提高管理人员的素质能力、优化管理设施，全面提高文书档案管理工作的质量和效率。在文书档案管理工作过程中积极总结存在的问题和不足，随时更新管理理念和管理办法，让医院文书档案管理工作跟得上医院的发展需要。
【参考文献】
[1]徐军. 医院文书档案管理存在的问题及对策分析[J]. 档案管理理论与实践――浙江省基层档案工作者论文集，2014：85-87.
[2]张冀红. 医院文书档案管理存在的问题及对策[J]. 档案天地，2012（08）：53.
关键词：文秘工作；文书档案管理工作；关系；协调互助 信息化
1 前言
当前，中国的经济发展速度领先全球，受信息化时代的影响，很多工作之间都建立了一定的联系，这些工作相互协调配合，极大地提高了我们的工作效率。当中，文秘工作与文书档案管理工作借助信息化技术的支持，加强了两项工作的联系，促进了文秘工作与文书档案管理工作一体化的进程，是现代化管理工作的一大进步，体现了科学管理的理念，是我国行政管理现代化、规范化、便捷化的重要里程碑。为此，本文开展了以加强文秘工作与文书档案管理工作主题的探讨。
2 文秘工作和文书档案管理工作的现状与关系探讨
现如今文秘工作的日常任务就是相关人员在日常管理过程中，根据一定的工作规律或规范，按照相关的行事原则，将各种文件进行有效地处理，并明确的标明各个文件之间的关系，负有承上启下的作用，在单位里可以向领导提供有效的数据支持和重要材料，是很多领导工作中不可缺少的重要帮手。随着科学技术的发展很多的文件处理需要借助计算机的帮助，减少了人工的耗费，同时也提高了工作的效率和准确性。文书档案管理工作与文秘工作有很大关系，同样是处理相关的文件，但是它是建立在文秘工作基础上的，文秘工作人员将整理完整的重要材料移交到文书档案管理人员的手上，然后档案管理人员根据文件的特点和属性分门别类再进行妥善保存，方便以后工作中对相关文件的查找。在信息化技术发展普遍的时代，文书档案管理工作同样也离不开信息技术这一锋利的武器虽然信息化技术不能完全将档案管理工作进行无纸化处理，但是可以利用计算机帮助我们迅速找到自己想要的文件以及文件的位置，提供更加智能化、便捷化的服务。
文秘工作与文书档案管理工作这两项工作都属于行政管理一类，这两者在工作上是相互沟通、辅助协调的关系，将这两项工作有机的结合起来是现代化办公的必要手段。文秘工作与文书档案管理工作在日常生活中都需要经常与文件打交道，文秘工作者是文件的创造者，而文书档案管理工作者是文件的守护者，这两者在工作中要不断地进行交流，因为一旦完成一份重要的文件或资料就要移交到档案管理室进行保存。以后若因为工作需要，文秘工作者还需要文书档案管理人员的帮助找到相关资料。由此可见，文秘工作与文书档案管理工作的质量相互影响着对方的工作质量，因此加强这两项工作统一化管理是现代化办公必要手段。接下来就让我们一起探讨如何加强对这两项工作的管理，提高办事效率。
3 加强文秘工作和文书档案管理工作的有效办法
3.1 树立一体化管理理念
为了加强文秘工作与文书档案管理工作，首先需要树立一体化的管理理念，奠定这两项工作发展的基石。这两项工作在以前一般归属两个部门，他们总是各自工作，很少进行统一交流，这就使得这两项工作在交流问题上存在众多问题，降低了工作效率，但是也没有人想办法解决。因此我们要解决这个问题，首先要具有一体化的思想，有了这种思想我们才能根据这两种工作的特点与需求逐渐调节与交流沟通，达成统一共识，提高工作效率。
3.2 规范管理工作
因为我国行政工作发展时间较短，在很多方面存在着严重的问题。例如文秘工作中很多的文件没有按照相关的格式进行编辑，很多资料与附件不够完整，在整理时存在很多的错误没有纠正，甚至连公文的文种都不能够分清楚，使得文件的质量降低很多。另外在档案管理工作中也存在着很多漏洞，工作人员因为专业技能较差，使得很多宝贵的文件没有得到妥善保管，丢失了大量宝贵资料，由于办理程序不够科学，减缓了文件查找和归类速度，降低了工作效率。因此，要使这两项工作能够更加顺利快速的进行就必须根据相关规定与实际情况，合理规范工作秩序和要求，加强这两项工作的对接交流，提供更加优质的行政服务。
3.3 借助信息化手段
在这个大数据时代，很多工作的发展已经离不开信息化技术的支持，因此我们为了实现文秘工作与文书管理工作一体化管理就要借助信息化技术这个平台将这两项工作更紧密的联系在一起。现代化科技能够保证能够保证档案管理工作的质量与效率，为文书档案管理工作注入一股新鲜血液，使档案管理在这个快餐时代永葆活力，实现他的价值。为了紧紧抓住这个时机我们应该建立一个信息化管理平台，建立信息收集、分类、查找等不同功能，方便工作人员的管理以及人们的查找利用。同时要加强与其它部门的交流，收集其他部门的建议建立方便快捷的信息化平台，是每个人都能保持高效的工作效率同时减少不必要的麻烦。
3.4 培养专业人才
在实际工作中，哪一项工作的发展都离不开人力的支持，专业的工作人员不但能够保持高效的工作效率，更具有极高的职业道德和操守，利于部门之间的相互合作与交流，使部门之间一直维持有效的联系。以前很多文书职位的工作人员因缺乏职业素养，在很多工作中存在问题，同时因为不能重视自己的工作，在工作中懒散松懈，使得工作质量严重降低，给相关部门带来很大的损失。在文秘工作与文书管理工作中，专业的工作人T不仅能更快地完成工作保证质量，更便于这两项工作的顺利接洽，实现办公高效化和便利化。另外，在日常的工作中能够为领导提供有效性的建议，当面对改革创新时，能够以专业的眼光看待问题，做出最合理的判断，推陈出新，保证工作的顺利进行。
4 结语
综上所述，我们已经深刻的了解到文秘工作与文书档案管理工作之间的紧密联系，在现实的生活中我们已经不能将这两项工作完全分开，为了实现便捷化和科学化的现代化办公我们应该想尽一切办法将这两项工作紧密联系在一起，坚持一体化理念，利用信息化网络平台，培养专业化人才，规范各项工作，提高人们的工作效率，能够在最短的时间内找到想要的资料，保证数据的准确性，为领导提供更准确的建议，实现部门利益最大化。
参考文献
[1]侯明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].《办公室业务》. 2012
[2]黎艳辉.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].《黑龙江档案》.2011
[3]肖娜.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].《魅力中国》. 2013
[4]宋李娜.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].《档案》.2010
关键词：街道文书档案管理 问题 对策
从档案管理角度来讲，文书档案管理是评判单位档案管理水平高低的重要参考，它的管理水平直接关系着档案资料的完整性和真实性。街道文书档案管理是街道管理的重要内容，要提高街道管理质量就必须要重点做好文书档案管理工作，尤其是在当前信息化发展趋势下，更要注重其创新和完善，不断优化管理结构和管理质量，对于街道文书档案管理工作中存在的问题，需要从多方面入手，采取相应对策予以解决处理，从而推动文书档案管理质量的提高，满足新时期街道管理的高标准要求。
1.街道文书档案管理工作的重要性
在经济的发展带动下，社会各行各业取得了显著的发展成效。在当前社会各行业发展中，文书档案管理工作占据着重要位置，它是行业健康发展的一个重点所在。简单来讲，文书档案主要涉及到单位的重大发展事件、经营历史、行政档案以及人事档案等等内容，档案形式主要是以纸质为主，并含有部分的电子、影像等文书记录，在当前信息化发展趋势下，采用信息化管理方式，提高文书档案管理质量势在必行。街道文书档案的针对主体是以街道管理为主，最终目的是提高街道管理质量，满足街道管理的新要求和新标准。
从街道文书档案的本质来讲，它是对街道发展历史的一种真实性和全面性的记录，相对于普通的文献资料来讲，具有一定的特殊性，这种特殊性主要体现在它所具有的法律效用，正是因为这种法律效用，才使得文书档案管理的客观性和真实性较强。管理人员采用科学化思维，采用正确管理方式来对街道文书档案进行科学化管理，可以对街道各种实践性活动的深广度实现客观反映，从而获得相对完整的信息，确保街道未来发展的健康有序。
2.当前街道文书档案管理存在的问题
街道组织是当前我国地域管理的重要形式之一，它与人们的生活息息相关。从当前我国街道管理现状来看，大多街道组织在管理上都过于重视行政管理和眼前利益，没有将其文书档案管理工作作为重点来抓，导致街道文书档案管理工作质量逐渐下降。
首先，缺少一个健全有力的档案管理机制。当前很多地区的街道管理组织中，由于管理机制的不健全，管理人员在将文件进行归档时，没有遵循规范化和标准化原则，档案的借阅也较为随意，对于出现的档案资料损坏情况追责也不到位，导致文书档案真实性和完整性缺失，因此，健全完善管理机制刻不容缓。
其次，档案管理人员的业务素质和管理水平不高，街道文书档案管理人员一般都是由街道办秘书人员或者是工作人员兼任的，这些人员在管理方面并不具备专业性，对于档案的专业分类和归属没有一个明确的判别方法，工作的连续性较差，造成档案管理工作出现断档现象，进而使得街道文书档案管理工作的时效性降低。除此之外，在业务素质方面，管理人员档案意识的淡薄，使得档案资料经常会出现丢失情况，甚至于部分管理人员私自对档案文件进行修改变动，没有考虑到档案资料的保密性和真实性特点。
第三，重利用轻保管，这种档案管理思维会进一步加剧文书档案管理的管理难度。档案管理工作的特殊性，它的管理效益并不是立刻显现的，它是一个长期性过程，而街道档案管理人员大多关注于街道事务，更愿意解决短期性工作，加上街道文书档案管理工作量的较多，手续繁琐使得档案管理的整w水平较低，难以顺利实现长期发展。
3.街道文书档案管理的完善策略
3.1 在意识上加强重视，强化现代化管理理念
新时期，随着信息技术的广泛普及，档案管理工作也得到了进一步的创新和发展。要提高街道文书档案管理的时效性，就必须要遵循现代化管理理念，提高街道档案管理工作地位，强化管理人员的档案保管意识，对档案管理的重要性进行深层次解读，从而在此基础上将其纳入到街道组织总体工作规划中，与此同时，管理部门还要加大档案管理的资金投入力度，通过资金支持来实现档案管理向现代化模式转变，以积极、主动管理为主，形成全面的、系统性的管理机制。
3.2 建立完整的文书档案管理机制
对于街道管理组织来说，要严格遵循档案管理的相关法律法规制度，并在制度的支持下结合自身实际情况来制定切实可行的档案保密和保管条款，将档案管理机制落实到实处。众所周知，街道文书档案在管理上具有一定的复杂性和特殊性，它所涉及到的范围较广，工作量较大，基于这方面考虑，就需要街道组织对不同档案性质进行科学化分类，并对档案的形成更、收集、保管、使用等制定完善的制度体系，并在实践过程中进行完善优化，确保档案资料在整个使用过程中万无一失。
3.3提高管理人员的业务技能和专业素质
街道文书档案管理的主体是管理人员，因此，档案管理工作的效果就很大程度上取决于管理人员的综合素质高低。对于管理人员来说，就要在时展趋势下，不断学习先进管理理念，加强档案管理意识，对不同性质的档案有正确的区分和管理，采用先进的管理设备和技术，实现档案管理的现代化和智能化转变，从而推动档案管理工作的长远发展。
4.总结
信息时代的到来，为档案管理工作的创新和完善注入了新的活力。街道文书档案作为街道管理的重要内容，加强文书档案管理的创新，提高管理效率具有时展的必需性，结合当前街道文书档案管理情况来看，要解决管理中出现的问题，就要积极采用现代化管理理念，建立综合性管理机制，提高管理人员的专业技能，从而推动街道文书档案管理工作的长远发展，满足街道组织在新时期的管理要求。
参考文献：
[1]邓晓霞.文书档案管理中的问题及对策探究[J].决策与信息（下旬刊），2013，（12）：523 -523.
[2]于彦明.探究文书档案管理的问题及对策[J].黑龙江史志，2015，（11）：192-192.
[3]李祖留.街道文书档案管理存在问题与对策[J].决策与信息（下旬刊），2015，（7）：158 -158.
[4]李颖.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].环球市场信息导报，2014，（6）：57-57.
一、文书档案管理工作现存的问题
（一）文书工作与档案管理工作出现脱节现象。文书档案管理工作是档案管理工作的基础内容。文书管理工作与档案管理工作虽然有着密切的联系，但是两者之间存在着一定的区别，有统一性也有独立性。在工作的衔接上两者配合形成一个管理体系。但是很多工作单位都存在着文书管理工作和档案管理工作之间的脱节情况。目前的情况是，文书档案管理人员的档案意识相对薄弱，而档案管理人员对于文书管理工作的涉及又很少。这就导致了文书管理工作和档案管理工作出现了脱节，从而造成了一些文书方案的遗漏和文种使用不规范的现象。这对文书档案管理部门后续工作的展开有着很大的隐患。
（二）各部门不配合文书档案管理工作。在很多工作单位中都有着其他部门不配合文书档案管理部门的工作的现象。这方面也制约着文书档案管理工作的开展，文书档案的归档需要收集整理各个部门的文件和资料。但是有些部门为了以后方便查找资料，图自己方便不愿将自己部门的资料交给文书档案管理部门归档统一管理。这一问题在文书档案管理工作中普遍地存在。
（三）领导对文书档案管理部门的重视不够。文书档案管理工作在各个工作单位中属于特别冷门的部门，不受单位领导的重视。一些领导虽然明白文书档案管理工作有着一定的重要性，但是并没有过多地去关注文书档案管理工作的内容和管理的情况。在日常工作当中，只要求员工把文书档案资料收好即可，并没有过多地给予意见和肯定，导致文书档案管理人员工作的热情不高，旧的文书档案管理模式停滞不前，也没有对文书档案管理的模式进行改进和创新。
二、文书档案管理工作改进的方法
（一）做好文书管理工作和档案管理工作的衔接。所谓的档案其实就是日常工作中，工作人员及领导要处理的文件。这些文件质量的优劣对于工作单位的档案管理有着重要的影响。要想做好文书档案管理工作必须要把文书管理工作和档案管理的衔接工作做好。想要将两者有效地连接，首先文书管理工作人员要有较强的档案保护意识，并且要做好文书资料的立卷归档。其次是在处理文件时，要时刻记着文书管理和档案管理的关系，实现两者的一体化。当文书管理工作人员把文书工作做好，档案管理的工作才可以顺利地展开。
（二）各个部门配合文书档案管理工作。加强文书档案管理工作需要各部门的配合。所以在日常工作中，其它部门要配合文书档案管理部门，及时将文件资料等交给文书档案管理部门统一归档管理。
（三）领导要加强对文书档案管理工作的重视。在一定程度上来讲，一个部门的工作态度和工作热情，取决于领导对这个部门的重视程度。所以说想要改进文书档案管理工作中存在的问题，完善文书档案管理工作，领导应该对文书档案管理工作重视起来，对其存在的问题提出意见并找到解决办法。通过更为智能化和科学化的方式来管理文书和档案。当然，文书档案管理工作是否能正常而有效地运行，还需要通过员工自己的努力使领导对文书档案管理部门重视起来。
除了领导的重视外，文书档案管理工作人员自己也要对工作重视起来，对于档案的借出与归档制定一个清晰明了的流程（如图1），所有的工作人员按照这个流程借出和归还档案。
【关键词】文书档案管理；资料信息；改进
一般我们所说的文书档案就是团体机关、企事业单位以及一些其他的组织在领导和行政管理的工作中产生的一些文件。这些文件都需要归档保存，而这些工作都是文书档案管理部门的工作。所以说文档资料的可靠性、完整性和安全性与文书档案管理者工作的能力和水平有着很大的关系。只有让文书档案管理工作与时代共同进步，不断地改进和完善文书档案管理工作中存在问题，才能更好地将文书档案管理系统不断地创新，与整个工作单位的运转保持在一个步伐上。
一、文书档案管理工作现存的问题
（一）文书工作与档案管理工作出现脱节现象。文书档案管理工作是档案管理工作的基础内容。文书管理工作与档案管理工作虽然有着密切的联系，但是两者之间存在着一定的区别，有统一性也有独立性。在工作的衔接上两者配合形成一个管理体系。但是很多工作单位都存在着文书管理工作和档案管理工作之间的脱节情况。目前的情况是，文书档案管理人员的档案意识相对薄弱，而档案管理人员对于文书管理工作的涉及又很少。这就导致了文书管理工作和档案管理工作出现了脱节，从而造成了一些文书方案的遗漏和文种使用不规范的现象。这对文书档案管理部门后续工作的展开有着很大的隐患。
（二）各部门不配合文书档案管理工作。在很多工作单位中都有着其他部门不配合文书档案管理部门的工作的现象。这方面也制约着文书档案管理工作的开展，文书档案的归档需要收集整理各个部门的文件和资料。但是有些部门为了以后方便查找资料，图自己方便不愿将自己部门的资料交给文书档案管理部门归档统一管理。这一问题在文书档案管理工作中普遍地存在。
（三）领导对文书档案管理部门的重视不够。文书档案管理工作在各个工作单位中属于特别冷门的部门，不受单位领导的重视。一些领导虽然明白文书档案管理工作有着一定的重要性，但是并没有过多地去关注文书档案管理工作的内容和管理的情况。在日常工作当中，只要求员工把文书档案资料收好即可，并没有过多地给予意见和肯定，导致文书档案管理人员工作的热情不高，旧的文书档案管理模式停滞不前，也没有对文书档案管理的模式进行改进和创新。
二、文书档案管理工作改进的方法
（一）做好文书管理工作和档案管理工作的衔接。所谓的档案其实就是日常工作中，工作人员及领导要处理的文件。这些文件质量的优劣对于工作单位的档案管理有着重要的影响。要想做好文书档案管理工作必须要把文书管理工作和档案管理的衔接工作做好。想要将两者有效地连接，首先文书管理工作人员要有较强的档案保护意识，并且要做好文书资料的立卷归档。其次是在处理文件时，要时刻记着文书管理和档案管理的关系，实现两者的一体化。当文书管理工作人员把文书工作做好，档案管理的工作才可以顺利地展开。
（二）各个部门配合文书档案管理工作。加强文书档案管理工作需要各部门的配合。所以在日常工作中，其它部门要配合文书档案管理部门，及时将文件资料等交给文书档案管理部门统一归档管理。
（三）领导要加强对文书档案管理工作的重视。在一定程度上来讲，一个部门的工作态度和工作热情，取决于领导对这个部门的重视程度。所以说想要改进文书档案管理工作中存在的问题，完善文书档案管理工作，领导应该对文书档案管理工作重视起来，对其存在的问题提出意见并找到解决办法。通过更为智能化和科学化的方式来管理文书和档案。当然，文书档案管理工作是否能正常而有效地运行，还需要通过员工自己的努力使领导对文书档案管理部门重视起来。除了领导的重视外，文书档案管理工作人员自己也要对工作重视起来，对于档案的借出与归档制定一个清晰明了的流程（如图1），所有的工作人员按照这个流程借出和归还档案。
三、结束语
文书档案的管理工作是一个很细致的工作，代表了一个工作单位的各项工作运转的情况。将文书档案管理模式与现代化的科学研究成果相结合，实现更为科学化和智能化的文书档案管理模式。与此同时，对文书档案管理人员做出标准化的培训，以便更好地管理文书档案工作。
【参考文献】
[1]张文华.改进文书档案管理工作的方法[J].黑龙江档案,2014（04）:157.
[2]卢艳.浅析事业单位文书档案管理效率的提高[J].中国科技投资,2013（Z4）:47.
关键词：文书档案；管理工作；问题；对策
政府机关部门、企事业单位、社会团体以及其他社会组织在领导与行政管理活动过程中所形成的具有保护价值的文件，就称之为文书档案。其文书档案作为档案工作中的主要组成部分之一，其具有较强的政治性、服务型以及技术性[1]。同时其也是衡量档案管理水平的主要标准，文书管理水平的高低，不仅决定了档案资料的质量，同时还对单位的建设与持续发展带来一定的影响，尤其是在新时期背景下，文书档案管理工作更为关键。为此，本文针对现阶段文书档案管理工作所面临的新挑战进行分析，并从根本上解剖管理工作中存在的问题，以制定有效的对策提升文书档案管理工作的效率与质量，进一步促使文书档案管理工作逐渐向现代化、科学化以及规范化方向发展。
一、新时期下文书档案管理工作面临的挑战
（一）工作复杂、繁琐
文书档案管理其主要的工作内容是收集并保存各类资料，其管理的对象是对人事、事件、过程记录以及各种文件资料进行存档管理，通过利用各种各样的载体对这些对象进行记录并做好分类存放[2]。在新时期下，由于文书档案数量的大幅度增加，其所涉及的资料越来越复杂，同时门类也逐渐增多，这就使得文档管理工作量变大，其管理的过程也变得更复杂繁琐。
（二）内容丰富、载体多样
在社会发展步伐不断加快、科学技术水平不断提升的时代背景下，文书资料的种类变得越来越丰富，所涵盖的范围也更广。在新时期下，文书档案其所涉及的面可包含党群文书档案管理、行政文书档案管理、特种载体的文书档案等多个方面。与此同时，在科技日新月异的新时期，文书档案其载体也呈现出多样化发展，例如电子文件、图片、录音、录像等都可作为文书档案的载体。而多样化文书档案载体的发展，则对现代化文书档案管理的相关管理人员其工作能力提出了更高的要求。
（三）管理标准化、规范化
不管是在旧时期还是在现阶段的新时期下，文书档案管理都具有公文管理所具有的管理标准化以及文书档案规范性、保密性以及服务性的特点[3]。在文书档案管理工作中，在资料的完整性与安全性上具有较高的要求，这就表示，现代化的文书档案管理工作需要做到认真仔细，要求相关的管理人员需要具有良好的事业心与责任感。
二、新时期下文书档案管理工作存在的问题
（一）缺乏规范化的文书档案管理制度
文书档案管理规范性不足是各企、事业单位文书档案管理工作中普遍存在的问题，其主要表现为档案号残缺不全、案卷标题缺乏一定的科学性，或是案卷内缺少目录以及组卷过于混乱等方面[4]。文书档案管理的不规范，不仅会对档案管理的质量造成一定的影响，同时还会阻碍文书档案再利用价值的提升。而分析其规范性不足的原因，主要是由于缺乏有效的文书档案管理制度而导致的，因此，在新时期下，需要不断完善相关的文书档案管理工作制度，以规范文书档案管理工作行为，从而促进企业持续、健康发展。
（二）缺乏现代化的文书档案管理手段
在文书档案管理手段上，缺乏标准化与专业化的计算机软件系统。目前许多档案管理软件，仅局限于档案专业化管理流程的研究上，而没有充分考虑到档案与文件之间的衔接性，缺乏现代化的管理手段。特别是在办公自动化推行之后，传统的文书档案管理软件很难实现与OA系统之间的无缝链接，这就导致部分的电子文件不能及时和准确的进行归档[5]。
（三）文书档案检索效率有待提高
在文书档案检索上方式上，主要有手工检索与计算机检索两种方式，而长期以来手工检索在文书档案检索中的应用最为广泛。在现阶段的文书档案检索中，仍是以手工检索为主要手段，但该种方法的检索效率并不高，很难适应新时期社会发展的需求。虽然也有部分文档案管理人员为了提升手工检索的效率，花了许多时间与精力开发了一些检索工具，但在检索质量上较差，着又会导致文书档案的价值受到影响。而文书档案检索效率低，也会在关键时刻对企业的决策带来不可估量的影响。
（四）文书档案管理人员素质较低
文书档案管理人员作为档案管理的执行者，其工作能力与自身素质的高低都直接影响了文书档案管理工作的质量。而据研究调查显示[6]，现阶段大部分企业的档案管理人员大多属于转岗的老龄职工，而部分的则为企业管理阶层领导的亲戚等，这就导致文书档案管理团队人员专业水平与个人素质较低的现象，从而影响了管理工作的质量。因此，在新时期的文书档案管理工作中，提升管理人员的综合素质对促进企业的发展具有重要意义。
三、新时期下做好文书档案管理工作的对策
针对新时期下文书档案管理工作主要面临的挑战出发，并结合现阶段各企、事业单位在文书档案管理工作中主要存在的问题，提出以下几点相应的解决对策。
（一）完善文书档案管理制度
为满足新时期对文书管理的要求，针对目前其管理工作中由于管理制度缺乏而导致的文书管理规范性不足、保密性不够等问题，首先需要在原有的文书档案管理制度上进行完善。通过对现有制度的评估、分析，遵循科学、合法以及适用的原则，结合相关部门公文管理的实际工作要求，制定出符合现代化发展的“公文处理实施办法”[7]；并通过对以往的文书档案管理方面的各项具体要求或规定进行梳理，最终将档案管理、统计归档、文档处理程序以及档案的保密、借阅与销毁融为一体，并提出相应的规范化操作要求，以建立一个具有统一性、标准化的统一运行操作流程。同时对当前的存在管理漏洞的各项管理制度进行修缮，针对一些不合理或与实际管理工作不相符的制度，应及时废除，从新修订出适合企业发展与新时期要求的现代化文书档案管理制度。
除此之外，在电子科技不断发展的新时期之下，文书档案开始向电子档案的形式转换，因此，在建立或完善相关档案管理制度时，还需制定相应的电子文档管理制度，通过将现代化的文书档案管理制度与传统的管理制度进行有效的结合。从而使文书档案管理在健全的制度引导下得到全面、综合与完整的管理，从根本上提升管理工作的质量。
（二）应用先进手段实现文书档案现代化管理
在办公自动化系统的广泛应用使得收文、发文能够通过OA流转完成的新时期下，要求文书档案管理人员需要摒弃传统手工管理的观念，学会利用现代化先进的管理手段实现文书档案的现代化管理。
这就要求企业从文书档案管理工作的实际情况出发，选择合适企业档案管理工作需要的现代化管理软件，充分发挥计算机技术的作用，对文书档案进行整理、立卷、编号与储存、查阅等工作。同时，创建OA系统软件与现代化管理软件的接口，使OA办公自动化系统能够与档案管理系统实现无缝链接，从而保证电子文件数据能够通过办公自动化系统进入档案管理系统并进行归档，并使纸质文档能够与电子文档相对应，确保信息的一致性。同时，企业需要利用相应的软件，加强对企业内部文书档案管理信息系统的建设，从而在保证文书档案质量的基础上提升文书档案的应用价值，进一步实现文书档案管理向信息化与现代化方向发展。
（三）提高文书档案检索效率
在文书档案检索方面，首先通过对当前的文书档案进行全面的普查，根企业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。
（四）提升管理人员的综合素质
管理人员作为文书档案管理工作的最终执行者，同时也是保证各项档案管理工作正常进行的关键因素，管理人员自身素质水平与工作能力等综合素质直接决定了企业文书档案管理工作的水平。因此，各企业在文书档案管理人才队伍的建设上，一定要重视管理人员的综合素质水平。企、事业单位可以结合自身管理工作的需要，一方面可以通过引进或聘用的方式将具有一定文化水平、专业素质与业务能力较高的人才充实到管理队伍中；另一方面，企业可以从现阶段文书档案管理人员的具体情况出发，通过加强对管理人员相关知识与技能的培训，利用多种渠道、多层次与多手段对其进行继续教育，从而提升文书档案管理人员的专业知识与综合素质；除此之外，要求各管理人员对于新的管理知识、技术与手段不断加强学习，并定期开展业务交流活动，以提高其在文书档案管理方面的综合能力。
四、小结
在新时期下，企业的文书档案管理工作水平直接反应了企业内部的基础管理水平，文书档案管理工作想要适应时展的需要，就需要针对当前存在的问题，通过完善相关管理制度、利用现代化先进的管理手段，以提升文书档案检索效率，并通过提升相关管理人员的综合素质，从而促进文书档案管理工作向现代化、标准化、制度化与规范化方向迈进，促进企业的健康发展。
参考文献：
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[2]董小莉.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2016（07）：91.
[3]孙晓.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].机电兵船档案，2016（04）：20-21.
[4]陈雪琛.新形势下如何做好文书档案管理工作[J].城建档案，2016（10）：75-76.
[5]王雅群.论新时期如何做好文书档案管理工作[J].现代国企研究，2016（18）：46.
关键词：文书档案管理；县级广播电视台；问题；措施
所谓广播电视台文书档案，指的是广播电视台办理完成、具有保存价值的文件转化而成，其广播电视台行政管理、党务等活动当中处理事务与相互联系等实际需要的，采用图表、文字等方法直接记录而成的具备完整体式及处理程序的信息资料。文书档案具有服务性、综合性、规范性、前瞻性以及基础性等特征，文书工作与档案管理工作两者本身是两项密不可分、互相联系以及互相促进的工作，文书档案管理工作的质量不仅关系到广播电视台文书工作的质量，同时也关系到整个档案管理工作的质量及完整性，如何做好文书档案管理工作就成为各个县级广播电视台急需解决的重要课题[1]。
1 县级广播电视台文书档案管理存在的不足
（一）对文书档案管理的认知不足
现阶段，在大多数县级广播电视台中，广大档案管理人员本身对文书档案管理的认知不足，导致其在档案管理工作中对文书档案的重视程度不足，文书档案管理工作开展并不理想。究其原因，主要原因在于广大档案管理人员片面的认为文书档案管理对广播电视台的直接效益影响不大，导致其在文书档案管理过程中存在懈怠的现象[2]。除此之外，县级广播电视台领导层对文书档案管理工作也不够重视，往往过于偏重于眼前利益而忽略了文书档案管理的重要性。正是因为广播电视台内部对文书档案管理的认知不足，导致文书档案管理工作的效率偏低、质量不高。
（二）文书工作与档案管理工作存在混淆现象
文书工作与档案管理工作属于两种完全不同的内容，然而档案管理必须要在文书工作顺利开展的基础上才可以得以有序进行。然而，部分县级广播电视台的文书工作与档案管理工作存在混淆的情况，没有针对两项工作进行有效的协调，文书档案管理人员没有注重与文秘工作之间的有效衔接，导致文书工作与文书档案管理存在脱节的现象，最终不仅导致文秘的文书工作开展受到一定程度的影响，同时也对档案管理工作产生了不良影响。因此，针对文书工作与档案管理工作而言，其是两项密不可分、互相联系以及互相促进的工作，广大档案管理人员只有充分意识到这些特点，加强相关工作的联系与协调，才可以有效保障文书档案管理工作的质量与效率。
（三）档案管理队伍综合素质参差不齐
档案管理队伍的综合素质直接关系到广播电视台文书档案管理工作的好坏。然而，针对现阶段的县级广播电视台档案管理队伍来说，许多档案管理人员本身都是身兼数职，并且大部分档案管理人员都缺乏相应的专业素质，导致档案管理队伍的综合素质参差不齐。因为档案管理人员身兼数职，一旦发生职位方面的调动，必然会导致县级广播电视台档案管理岗位不够稳定，存在较大的人员流动性，再加上综合素质方面的参差不齐现象，导致文书档案管理工作的局面异常混乱。
（四）电子文书档案安全系数不高
任何事物本身都具有两面性，电子文书档案自然也不例外。文书档案信息化发展在带来众多优势的同时，其也存在易修改、删除等不足，再加上互联网平台保密性较差，更无法避免电脑及平台系统的病毒、黑客入侵以及故障瘫痪等，倘若县级广播电视台对相关安全工作的不重视，一旦面临风险，则会引发一些难以弥补的损失。
2 应对措施
（一）提升广播电视台文书档案管理意识
要想保障县级广播电视台文书档案管理工作的质量，就必须要提升广播电视台文书档案管理意识，使得电视台内部能够意识到文书档案管理的重要作用。这就需要各个县级广播电视台在内部树立文书档案管理意识，不仅要让档案管理人员加强文书档案管理意识，同时还需要让其他相关部门加强文书档案管理意识，以便于各个部门能够更好的配合文书档案管理工作的开展。此外，还应当综合参考《档案法》及广播电视台的相关要求，建立健全有关的规章制度，使得文书档案管理相关的工作都能够有章可循、有法可依，真正保障文书档案管理工作健康、有序的开展。
（二）规范衔接文书工作与档案管理工作
正如上文所述，文书工作与档案管理工作之间的关系极为密切。所以，要想提升档案管理工作的效率，首先必须要提升文书的质量，规范衔接文书工作与档案管理工作。一方面，广播电视文件的处理必须要严格遵循相关流程及规定来开展，进行科学分类之后进行立卷归档。另一方面，必须要注重细节方面的相关工作，例如，文书格式需要严格按照统一的要求，纸面清洁、纸张版式以及材质等都必须要满足相关要求，文件应当进行及时的处理与归档[3]。此外，广播电视台还应当制定相应的规章制度，针对文书工作与档案管理工作进行有效的协调衔接，以便于档案管理部门能够及时针对文书资料进行处理，进一步保障衔接工作的规范化与及时性。
（三）提升文书档案管理人员综合素质
首先，县级广播电视台应当积极组织档案管理人员定期参加相关部门举办的相应的专题学术、业务交流会议，积极开展形式丰富的专业网络业务学习活动，使得档案管理人员能够及时了解档案领域最新的应用技术与理论研究，并且能够及时了解其他广播电视台文书档案管理工作的现状及发展情况，在拓展自身视野的同时，分析存在差距的原因，并积极引入相关的理念与技术，充分结合本广播电视台的现实情况，进一步保障文书档案管理工作的质量。其次，重视档案管理人员的继续教育与引入，通过制定一套科学合理的人才引入制度，同时还应当制定一套符合事业单位实际情况的激励晋升体系，积极吸引并引入档案管理人才，进一步充实档案管理队伍，提升档案管理人员的综合素质[4]。
（四）构建文书档案双保险体系
为有效保障文书档案的真实性与安全性，县级广播电视台还应当积极构建纸质、电子文书档案双保险体系。针对领导签字真迹、手工绘制等特殊文书应当进行扫描制作电子文档处理，同时针对原件进行妥善的储存保管，电子文书档案则提供授权借阅方面的服务，尽可能减少原件的使用。此外，针对电子文书档案应当根据保密级别进行分类管理，在做好备份工作的同时，设置专门的防火墙，针对广播电视台档案管理系统的内网与外网进行有效的隔离，通过有效的认证机制来保障档案系统的安全。
3 结语
综上所述，广播电视台文书档案管理工作是一项系统、复杂的工程。广大县级广播电视台应当意识到文书档案管理工作的重要性，针对当前存在的不足制定相应的解决方案，通过多方共同努力保障文书档案管理工作的质量与效率，将文书档案的价值充分发挥出来。
参考文献
[1]孙立军，卓淑平.对县级广播电视台档案管理工作的思考[J].兰台内外，2012，06：41.
[2]李平.浅论文书档案工作的规范化、标准化管理――以陕西广播电视台为例[J].新西部（理论版），2013，20：103+130.
一、文书档案管理工作中存在的问题
文书档案管理工作与传统的档案管理工作有所区别。文书工作包括文件的收集、登记、整理以及归档等工作。而档案工作是在文书的基础上对所收集的资料进行保管、统计、检索和提供利用等工作。文书档案管理工作集两者的任务和特点于一体。所以说它是一种较严谨的服务体系工作。文书档案管理工作中主要存在着以下几个问题：
（一）文书管理人员的积极性不高、专业性不强。文书档案管理工作比较枯燥，也不能给工作人员带来较好的经济效益，所以管理人员的工作积极性不高。大学毕业的学生不愿?氖麓讼罟ぷ鳎?所以只能安排一些素质较低的人员负责此工作，所以出现专业性不强的现象。
（二）文书整理工作与档案管理工作不能有效地衔接。文书工作重大收集、整理、归档。档案管理工作重在检索、统计和提供利用。可是在具体的操作过程中，这两大体系各自为政，无法有效地衔接，导致工作承接过程中不能使两者有机地统一，紧密地结合起来。
（三）档案信息化的工作在执行过程中并不顺利。在信息化时代，文书档案管理工作离不开信息技术，可是档案信息化的工作在执行过程中并不顺利，档案管理工作人员的多种不利因素阻碍了信息技术在文书档案管理工作中的进程，导致文书档案管理工作无法取得明显的改善。
二、新时期创新文书档案管理工作的策略
为了使新时期创新文书档案管理工作能够有效地适应时展的需要，提高文书档案管理工作的效率，笔者认为应该从以下几个方面进行创新：
（一）加强文书档案管理人员思想上的创新。穿新鞋走老路，只能防碍工作的进展。所以在文书档案管理工作上，务必要对管理人员进行“洗脑”，促使他们改变思想，抛弃传统管理思想中的不良方面，接受新的管理思想。不能再单纯从政治角度上去管理和处理文书档案，而应从信息资料应用的角度去管理文书档案，增强其实用性，使之与各行各业紧密联系起来。
（二）更新文书档案管理所用的系统。在计算机技术以及信息化技术的支持下，新时期创新文书档案管理的工作已完全脱离了传统的手工操作系统，已全部借助于计算机操作系统。但是，因为相关部门对档案管理工作的不重视，对文书档案管理工作的操作系统更新不到位，无法跟上信息化时期对其的要求。例如，在文献资料的检索中，由于操作系统的版本太低，无法存储大量的资料，所以查询资料者只能检索到目录，而无法对全文进行检索。单位要想长远地发展下去，立于不败之地，就需要完善档案管理系统的信息化，采取相应的措施，对单位档案管理的模式进行调整。在管理上加强力度，根据单位的实际情况制定相应的一些管理条例，改变原有的档案管理工作的模式。
（三）规范文书档案的信息化管理。更新了文书档案管理工作的操作系统之后，还应该规范文书档案的信息化管理工作。在文书收集整理的过程中，要使之自动化和文字的规范化。例如在输入文书的相关信息时，要采用统一的文字标准，使用规范化的文字和管理用语。另外还要加强对文书档案的监控，使之具有安全性，确保文书档案的安全性，从而对文案工作的创新起着非常重要的推动作用。
（四）创新工作机制。文书档案管理工作一定要与社会环境相适应，在操作过程中注重现实利益，所以要创新工作机制，不能再像以前那相处于封闭的状态，而应该做好文书档案工作的宣传，以引起上级部门领导对此的重视，使各部门能够有效地参与到文书档案管理工作中来。在充分利用这些资源时，可以促进文书档案管理工作的协调性，从而提高文书档案管理工作的质量。
关键词：企业文书档案管理；办公自动化；建议
科技的不断进步、信息技术的广泛应用为我国文书档案的管理变革打下了良好的基础，这场前所未有的改革，势必会对企业的文书档案管理产生巨大影响。将网络技术、计算机技术应用到对我国文书档案的管理中，是时展的需要，是社会进步的必然结果。这种具有正面意义的改变，使企业能够实现办公自动化，加快了工作效率、提升了工作质量，在企业的管理层面和今后的长期发展上意义重大。下面就对我国文书档案管理实现办公自动化谈一谈我个人的认识以及看法。
一、文书档案管理实现办公的自动化
（一）促进了文件和档案的统一管理
在我国传统的文书档案管理中，通常是将文书以及档案分为两项工作，只有文书的质量得到保障，才能够促进档案工作的顺利完成，他们相互影响，又互相区别，联系紧密，如果在文书档案的管理工作中没有处理好它们之间的衔接问题，势必会导致整个工作不能正常运行。文件和档案不同，文件是通过各种市场经济活动收集起来的，具有杂乱、零散的特点。将其按照一定的规律，系统的进行组合排列，方便保存和后期的使用才能够形成最终的档案，而归档在这个工作环节中尤其重要。在实现办公的自动化之后，文件和档案之间的界限就不会再那么分明了，有统一的系统对文件和档案进行分类、保存、归档。既免除了人工操作可能存在的失误，也使文件的利用程度大大提高了，能够通过计算机检索，准确的找到想要的资料，也能够通过管理达到资源的共享，最终实现文档的统一。
（二）共同参与文书档案的管理
在实现文书档案管理的办公自动化之后，文书档案的管理将关系到企业的各个部门，需要大家的共同参与才能够完成。办公自动化环境下，档案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相对独立的，档案管理由以案卷为单位变成以文件为单位，办理完毕的文件可以直接进入归档管理环节，文书处理环节形成的文件基本信息如文件标题、作者、形成日期等，可以直接进入档案管理环节生成归档文件目录，在归档时只要依照目录内容把文件收集、排序、装盒就可以完成归档工作了。
（三）规范的文书档案管理制度
在文书档案管理实现了办公的自动化之后，归档的过程将发生变化，文件的归档将会出现纸质文件和网络归档文件。这就对文书档案的管理流程提出了新的要求，对文书档案管理的各个环节都要有所摄入，包括文件的收集整理、文书的生成、正常运转等等。要实现这一点就必须要形成一个统一规范化的管理操作流程，尤其要对归档的环节加以重视，对参与到这些流程中的每个部门都要有明确的分工及权限设置。这些问题都要在最初对系统的设计上表现出来，才能够保证办公自动化环境下的文书档案管理的顺利进行。
（四）信息检索效率提高，档案利用更加快捷、高效
办公自动化实现了数据的一次输入多次利用，文书处理人员在完成文件的拟写、签发、编号、著录、等工作后，只需要一个归档点击操作，就完成了从文件处理系统到档案管理系统的归档工作。需要利用时，利用人员只需根据访问权限进行在线检索，就可以浏览访问所需要的内容，档案资源通过办公平台实现了共享。办公自动化系统可以提供多种查询检索劝能，可实现档案信息自动分类、自动标引、自动编目等。使档案检索利用变得更加快捷、高效。
二、对办公自动化环境下文书档案份理工作的建议
（一）将档案管理系统纳入到办公自动化系统统筹考虑
目前，很多单位在设计开发办公自动化系统时，档案部门不能及时参与其设计规划，文件管理系统与档案管理系统“各自为政”，缺少统一规划，使文件管理系统的设计功能无法满足档案管理系统的归档需求，导致档案管理系统难以有效投入使用，或者出现办公自动化系统与档案管理系统不兼容的现象。这就要求我们必需充分认识到文档一体化的重要性和可行性，在进行办公自动化系统设计时，将前期的文书处理与后期的归档管理综合考虑，把文书处理和档案管理两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来。同时，我们还应树立前端控制思想，在设计文件处理流程时，充分考虑到后期归档管理的需要，将档案管理功能纳入其中，对文件归档、目录生成等档案管理模块的设计提出具体的要求。
（二）统一规范的操作流程
要做好办公自动化环境下文书档案的归档管理工作，必须要从文书档案的管理体制改革入手，形成规范化的管理体制；其次，要有一个统一的流程对其进行规范，对文件的处理、管理上要有严格的要求，其细节可以延伸到段落格式、字体大小、页面排版等等；再者，要对管理人员进行业务培训，让他们能够全面的掌握自动化管理的工作流程，拥有能够熟练的对文件和档案进行分类、管理的能力。
（三）培养档案管理人员的素质
要想真正实现文书档案管理的办公自动化，对从事文书档案管理的人员的素质培训必不可少。随着现代化进程的不断推进，科学技术已经广泛的运用到了各个阶层，不管是哪行哪业都或多或少的会提出一些技术性的要求。在文书档案的管理中，要实现办公的自动化，提高工作效率，就必须从对管理人员的培养入手，要求管理人员在拥有专业的档案管理知识还需要具备对计算机网技术的掌握，适应时展的潮流，不断的更新个人认识，扩展自身的知识面，全方位的对文书档案管理工作进行了解和分析，更好的将先进的网络技术、计算机技术与文书档案的管理进行融合，实现文书档案办公的自动化和文书档案管理的一体化。
三、结束语
总之，办公自动化为文书档案管理改革带来了前所未有的契机，档案管理部门应抓住这一机遇，探寻文档一体化管理的有效措施，为文书档案管理开创新局面。■
参考文献
1.档案管理工作的内涵
档案管理工作是对文书的最后归档，进行档案管理工作要筛选出有价值的文书，对其进行归档，但是档案管理工作并不仅仅是对文书进行存放，还要对文书进行管理，因此，文档管理工作是一项相对复杂的系统性工作。进行档案管理工作首先要对文书进行筛选，对机密文件以及有价值的文件进行存放与归档，机密文件要进行秘密保管，不能够对外开放，对机密文件的管理要根据档案被销毁的年限进行归档以及存放。对于重要文书的归档，要格外注意文书的防潮和防虫管理，将档案存放在适宜的环境条件中。
2.进行档案管理工作的必要性
2.1是文书发展的需要
档案管理工作是对文书的最后归档，是文书发展的必然以及需要。文书工作的结束并不是文书任务的完成，在文书任务完成之后还要对文书进行处理工作，处理工作包括以下几点：一是及时销毁一些经过使用的文书或者是没有价值的文书；二是对使用结束之后并且有保密期限的文书进行归档，归档时要按照文书的保密期限进行归档；三是对使用结束之后但是具有使用价值的文档进行归档以及管理，有价值的文档在归档的同时还要根据使用的需要进行借阅。
2.2是档案管理是现代化建设的需要
档案是珍贵的文献资料，具有很高的利用价值，随着现代科技的发展，利用先进的计算机技术以及网络技术等对档案资料进行管理，有助于发挥档案在政治建设、经济建设、科学研究、编史修志、繁荣文化及民生服务等方面的重要作用，也有助于国家机关以及企业进行文件统筹，以便档案的使用等。
3.档案管理工作中存在的问题
3.1对档案管理工作的重视程度不够
众所周知，档案管理工作是文书工作的重点，但实际上，档案管理工作远没有得到人们应有的重视，很多事业单位的文书档案以及城市发展的文书档案等都没有得到很好的管理，甚至被人们忘却。人们对档案管理工作的不重视，阻碍了档案管理工作的进步，加上档案管理工作者的素质不高，缺乏系统的档案管理的系统知识，档案管理工作也没有形成一套科学的管理系统，这些都使我国档案管理工作的现状不容乐观。
3.2档案管理机制不合理
目前，我国的档案管理制度大多还是采用以往的档案管理制度，但是随着社会的进步，时代的发展以及科学技术的发展等，传统的档案管理制度已经不能够适应现代化的档案管理工作，档案管理机制不合理、不完善，因此，继续推行以往的档案管理制度并不能够达到很好的档案管理效果。加上目前我国档案管理组织机制匮乏以及档案管理人才素质不高，缺乏创新精神等，导致我国档案管理机制无法与时俱进。
3.3档案管理工作管理水平不高
随着时代的发展以及社会的进步，科学技术革新正在逐渐影响与改变着人们的生活和生产方式，电子计算机技术和网络信息化技术已经普遍应用到各行各业中，极大地提高了生产效率，减轻了人们的工作压力。电子计算机技术和网络信息化技术同样也可以在档案管理工作中得到使用与推广，但是我国的档案管理工作并没有与时俱进，也没有借助先进的科学技术来提升档案管理工作水平，因此目前，我国的档案管理工作管理水平还处于一个较低的水平，有待提升。
3.4是档案管理的管理者素质不高
档案管理工作人员是档案管理工作的关键，一个合格的档案管理工作者不仅需要具备良好的文书管理知识，还需要拥有必要的文书归档的经验，但是目前，我国档案管理人员的素质普遍较低，很多管理人员并没有经受过专业的培训，也缺乏良好的职业修养，在工作中有玩忽职守的现象，同时，由于我国对档案管理工作的重视程度不高，导致档案管理人员队伍的整体素质难以提升。
4.档案管理工作的创新
4.1借助高科技的手段使档案管理工作与时俱进
我国档案管理工作应当与时俱进，善于利用先进的信息技术成果和计算机技术来提升档案管理工作水平。创新案管理工作要更新文档案管理的设备，配备高科技设备，提供信息技术的支持，不断实现档案管理的智能化。同时要进行软件技术的更新，购买一些必要的文书档案管理软件，使文书档案管理工作更加高效化与便捷化。
4.2管理高素质的档案管理人才
管理人员队伍建设是提高档案管理工作水平的有效措施，因此要加强对档案管理人员的培训，通过开展定期培训，不断提高管理人员的素质以及进行知识的更新。国家要不断重视档案管理工作，提高文书档案管理人员的招聘标准，以选拔高素质的文书档案管理人员，防止一些人滥竽充数。同时，档案管理人员也要在实际工作中不断积累经验，牢牢把握时代的变化进行知识更新以及能力提高。
4.3管理机制的创新
随着时代的发展，一些传统的，与当前档案管理工作不相适应的文书档案管理的机制应当予以变革，在充分研究文书档案管理的机制问题的基础上，结合时代的发展需要进行创新。进行管理机制创新时需要向一些专家学者进行咨询，综合它们的意见进行机制创新，使管理机制逐步科学化。
[关键词]文书档案管理；办公自动化；问题；应用策略
中图分类号：S182文献标识码：A文章编号：1009-914X（2018）04-0273-01
引言
当前，信息技术的大范围应用使人们的生活习惯和工作方式有了很大的改变，使得文书档案管理的自动化具有了现实基础。传统纸质文书档案管理的弊端日益凸显，为了提高档案管理工作效率，就要将办公自动化应用到文书档案管理工作中。然而，在实际的应用过程中还存在着诸多的问题，如电子文件的保密性缺乏保障、档案管理人员的技术水平较低等，这就需要我们采取有效的措施，不断提高文书档案管理的办公自动化应用水平。
1办公自动化在文书档案管理中应用的意义
1.1提高档案管理的效率
在传统的文书档案管理的过程中，档案资料的收集、整理与储存都是由人工进行操作的，这样不仅效率低，同时还会造成大量的人力、物力与财力的浪费，使档案管理服务与人们的实际需要存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中，就是利用计算机信息技术处理档案内容，计算机的运算速度较快，并且能够很好地对信息进行处理，保证档案资料能够在短时间内处理完毕，有助于提高档案管理的效率。
1.2推动文书档案的标准化与规范化进程
将办公自动化应用到文书档案管理中，可以推动文书档案的标准化与规范化进程。文本归档工程主要包括两个方面的内容：第一是归档工作以纸质文档为对象；第二是归档工作以电子文书为归档对象。利用网络对文书进行归档，在一定的标准与要求下进行文书管理与档案管理，对每一个环节都进行规范，并对管理权限与具体内容加以解释说明，这些内容规范和权限，不但是文书档案办公自动化操作的现实基础，还给文书档案管理工作提供了管理依据。
1.3节省了存储空间
在传统的文书档案管理中，一般都会占用大量的空间进行存储，而将办公自动化应用到文书档案管理中，可以大大节省存储空间。在自动化的发展环境下，相关设备得到了进一步的普及，许多的文书档案都是以电子文件的形式呈现在大家面前，这就会大大节省档案的存储空间。在今后的发展过程中，电子档案的数量会变得越来越多，因此在查询的过程中也需要采用电子化的方式进行，相信在不久的将来，办公自动化将会得到进一步的普及，更好的为社会发展做出贡献。
2文书档案管理中办公自动化应用所面临的问题
2.1电子文件的保密性缺乏保障
对于电子档案管理来说，由于其是一种动态的管理方式，它具有开放性与共享性的特点，所以电子档案资料的保密性缺乏保障，具体表现为如下几点：第一，虽然电子档案在处理过程中会使用伪造技术，但在原文件上处理会导致文件内容发生一定的变化，其痕迹不会得到保障；第二，文书档案在传输的过程中会根据需要进行修改排版，而资料中的盖印与签名无法进行修改，这就使得文书档案资料无法保持最初的形態；第三，随着近年来网络黑客、窃密技术的不断发展与提高，从而使电子文书档案的保密性受到威胁。
2.2档案管理人员的技术水平较低
由于电子文书档案管理工作具有较高的技术性与专业性，所以其对档案管理人员的要求也比较高。对于档案管理人员来说，其不仅要掌握一定的档案管理方法，还要具备相应的计算机操作技术，能够灵活运用档案的信息管理软件。然而，从当前情况来看，虽然文书档案管理人员大多数都掌握了先进的档案管理技术，但信息处理技术操作水平较低，在文书档案管理办公自动化的处理过程中缺乏专业复合型人才，对文书档案管理工作的开展势必会造成一定的影响，难以提高文书档案管理水平。
3文书档案管理的办公自动化应用策略
3.1提高文书档案的安全性
为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中，就要采取相应的措施，提高文书档案的安全性。首先，可以利用缩微技术将盖有印章、带有手迹或字迹模糊的文书档案转变为图像性质的电子文件，这样不仅可以避免电子文件文化档案被篡改，还能够减小文书档案的存储空间，有利于文书档案的长期保存；第二，采用专用软件对电子文件文书档案进行加密处理；第三，将电子文件进行备份与验证，以避免电子文件的丢失与失真。对于需要进行永久保存的电子文件，还要将其制成纸质文件或缩微品；第四，利用路由器和防火墙等措施实现办公自动化内部网络和外网的隔离，保证办公自动化网络的安全。
3.2提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为文书档案管理的核心人物，对文化档案管理的有效性起着十分重要的作用，因此，要想提高文书档案管理的办公自动化应用水平，就要提高档案管理人员的综合素质。首先，改善硬件环境，加大硬件建设与投入的力度。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能对这些设备了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果；其次，以“自学为主，培训为辅”的模式，逐步形成可持续终身教育机制。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分；最后，促进档案部门间与区域间的相互交流与合作，不断扩大自身的交际面。通过进行经常性的交流与沟通，可以借鉴兄弟单位的经验与方法，通过利用网络与现代通讯技术，来对档案管理人员的信息源进行扩充，培养其创新思维。
3.3将文书档案管理技术操作标准统一化
在文书档案管理工作中，为确保办公自动化的实际应用价值得到最大程度的发挥，应当准确把握文书档案管理的综合需求及具体特征，在科学化分析的基础上，对办公自动化软件加以优化利用，统一文书档案管理技术操作标准，保证文书档案管理中办公自动化软件具备良好的应用性能，使其能够更好的满足文书档案管理工作的需求，促进文书档案管理工程的顺利开展。另外，将办公自动化应用到文书档案中，应当确保其具有强大的系统功能，并要对相关技术参数进行规范，使文书档案管理的数据转化与数据接口具有一定的标准性与可靠性，从而促进电子文书档案安全性和可靠性的有效提升。
结束语
综上所述，在文书档案管理中应用办公自动化具有诸多的优势，为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中，就要提高文书档案的安全性，提高档案管理人员的综合素质，将文书档案管理技术操作标准统一化，不断提高文化档案管理的办公自动化应用水平。
作者：张晓霞
参考文献
[1] 宋玲玲.谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江科技信息，2017，03：196.
[2] 张泰.试论文书档案管理的办公自动化应用[J].现代国企研究，2017，10：82.
