时间：2023-05-29 18:21:40
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案的管理要点，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
在信息化的社会里，合理有效地利用信息资源给档案的从业者提了一个很高的要求，需要相关从业人员具有一定的信息处理技能，并具有一定的信息管理能力。没有一定水平和素质的现代化信息管理人才，是没法在这个行业立足的。而在我国，我们的档案部门保管型人才过多，创新性人才较少；传统型人才较多，具有与时俱进思想的人才较少；管理人员多，而具有一定的信息处理能力的人才少。因此，必须改变档案行业从业人员结构单一、素质较低的状况，建立一支人才结构合理、具有较高素质的档案人才队伍。
二、硬件和软件的升级要跟上时代的步伐
在科技进步的同时，信息技术的更新升级的速度很快。在电脑的硬件方面，集成电路的集成度不断提高，硬盘的储存量不断加大。在这种情况下，档案管理的硬件也面临着升级换代的形势。在软件方面，不同的编码方案不断涌现，新的编码方案不断地在取代着旧的编码方案。在这种情况下，文件格式加速老化，旧的文件很难在新的编码方案下读取。因为一定的数字技术取决于技术平台的硬件和软件，这就需要我们适时更新硬件系统和软件系统，并将已存在的信息不断地升级,来应对信息技术更新升级的问题。
三、信息的准确性、时效性和网络的容量问题
时代在发展，电脑走进了千家万户，人们可以通过网络了解这个大千世界。随着人们素质的逐渐提高，人们对档案信息的质量、数量等要求也越来越高。同时，网络的点击量也开始加大。这些都给网络档案管理工作提出了新的要求。为此，网络档案管理人员必须具有较高的素质，注重档案信息的时效性；同时，掌握好网络的容量，以满足相关人员的需求。
四、信息的采集重视度不够
在我国，国内互联网有关信息采集工作具有很大不足。对于大多数网络档案管理者而言，网络硬件建设是摆在他们面前最重要的工作，想不到开发信息资源，并把能公开的档案信息发到网上。档案部门要想做好服务工作，就要开发出大量的档案信息资源，然后再通过互联网，服务于社会。互联网为档案的公开创造了良好的条件，因此，我们必须利用好互联网这个工具。
五、转变档案工作重心
随着互联网的发展，使得档案工作的性质有了变化。以前，档案部门管理纸质档案，信息很难流通。而现在，可在网上档案信息，档案部门成了一个信息采集与供应部门。所以，作为档案管理人员要做好工作重心的转变，将原来的实体档案管理向信息采集、开发，为大众服务转变，为了提高档案的质量，要努力提高自身素质，提高信息采集、开发、维护等方面的能力。
六、保密问题
在网络档案的管理工作中，保密工作是其中的重中之重。档案信息不是公开的，不是人人都可以看到的。档案的安全管理与档案的开放利用是一个矛盾的有机整体，因此，可以制定相关的政策和法律规程，把档案的秘密程度划分为几个等级，以确认档案是否能够进行严格保密以及有限的共享。例如：与国家安全和利益有关的档案，要受到相关法律法规的制约，有的可以在一定的年限后公开，有的属于永久保密。再如，可以设定一个这样的规章：严格保密的档案不能上网，一般保密的档案上局域网，不需要保密的档案可以上互联网。从业人员在日常的工作中，要对现存的档案进行鉴别、归类。根据相关的规定，灵活处理好档案的公开问题。该公开的一定公开，不能公开的要严格保密。总之，在开放工作中既要积极开发提供档案信息为社会服务,又要坚持保密原则。
七、防止网络攻击——病毒、黑客
当代社会发展迅速，信息技术的发展也日新月异，社会各阶层也越来越意识到信息技术对工作和生活方面的各种积极作用，医院方面对于档案信息化管理也更是初窥门径。紧跟社会的形式发展走向，提高了医院信息科学化管理的重视，摒弃陈旧档案管理制度，积极完善医院的工作方式，逐步健全管理制度。
一、医院信息科学化管理的积极作用
1.方便初始资料的保存
初始资料对医院来说是至关重要的。在医院传统管理模式中，这些资料都是以最古老的方式被保存着[1]。时间流逝，这些纸质的资料难免会面对越来越多的问题。比如需要存放的空间越来越大，温度湿度气候的改变以及其它的物理环境对纸张的影响越来越大，所以需要投入的更多资金进行维护和保养，造成档案管理工作难度大、可用率低、易损易坏。信息化管理的档案制度就不会存在这些问题。初始资料经过信息技术处理后，通过简单的操作即可查阅，既省去了繁琐的翻找过程，又不用担心如反复查找纸质资料对纸张产生的损坏，也省去了大量纸张的存放产生的空间，增加了医院对空间的利用率。信息资料经过备份处理后，不用再担心资料的丢失或者破坏。
2.完善档案的处理方法
对不同类别的档案进行分类处理是医院的重要工作之一。传统档案处理方式需要投入大量的人力物力时间及空间[2]。信息化管理的档案制度则可以完美的解决这些问题，可大大提高档案管理工作人员的工作效率。档案的信息化管理与人工归档方式相比有明显的优势，比如即时存档，即时查取，即时修改，即时转换，能够有效完善档案管理制度。
3.方便医院各部门之间对资料的交流和沟通
传统的档案处理模式不利于医院各部门之间对资料的分享及沟通。不同类别的资料分门别类存放于医院各部门科室。查阅其他科室的资料对工作人员来说繁琐困难。信息化管理后的档案存放于医院的局域网中，即查即阅，效率极高。经过加密处理的资料也可提高安全度。
二、完善信息化管理档案制度的方法和意见
1.提高档案信息化专业管理工作对医院的积极作用
档案信息化管理对医院的长远发展起到积极、深远的作用，所以上至领导阶层、下至普通员工都要充分意识到档案管理信息化的势在必行[3]。医院通过管理思想的不断转变，有效的摒弃了传统思维模式的束缚，促进档案管理工作人员学习全新的工作方式方法，不断完善细致化档案管理模式，通过多层次、多方面的档案管理工作内容不断推进医院档案管理信息化工作建设，促进医院档案管理事业健康发展。
2.完善档案信息化管理工作制度
档案信息化管理制度的完善可保证档案管理工作的健康发展。
2.1岗位工作细分化
要详细规划工作职责，岗位工作落实到个人，并未将职责也落实到个人，通过岗位工作内容细化，能够有效找到工作责任人，促进员工的责任心培养。
2.2制定规范化医疗档案信息管理制度
医院要在国家相关档案信息管理法规指导下制定完整、健全、科学的档案信息化管理制度，通过现代化档案管理软件的配置，要适应多种类格式文档的存储和浏览工作，配备系统的互联网功能，为医院系统化管理服务，保证医院业务需要，保证医院与员工之间、医院与卫生系统之间对档案方面工作的交流与沟通[4]。
2.3建立完善的软件维护保养制度
医院要建立完善的软件维护保养制度，保障医院档案信息管理系统的正常运行，防治因为档案管理软件维护和保养不当，造成的档案丢失情况发生。
2.4制定科学的用户查阅管理权限
医院通过制定科学、严谨的用户查阅和管理权限，有效保障了医院档案信息的安全性，并且通过管理权限的严格规定能够促进医院档案管理的正规化进程。
2.5建立公平的奖罚政策
医院通过建立公平、公正的奖罚政策，积极促进员工的工作积极性和责任感，培养了员工的主人翁意识，有效提高医院档案信息管理工作的效率。
3.信息化档案管理技术的使用有效提高了档案管理工作人员认知水平
医院通过现代化档案管理技术的使用有效实现了档案的信息化管理流程，?τ谧ㄒ档牡蛋傅蛋腹芾砉ぷ魅嗽毙枨罅吭嚼丛酱蟆H绾翁岣叩蛋腹芾砉ぷ鞯淖ㄒ敌允且皆汗芾砉ぷ魅嗽钡氖滓?问题，可以通过直接引进熟练掌握互联网技术以及档案管理专业的技术性专业人才进行医院档案管理工作人员的人才储备，提高整体档案管理工作队伍的综合素质；也可以通过对员工进行现代化信息档案管理工作内容进行专业化培训，并积极制定教学目标，并实行公平、严格的末位淘汰制度，促进医院担纲管理工作的有效进行。
4.完善的现代化档案管理工作设备
医院通过自身综合实力的分析，理智的扩大档案信息管理建设工作的投入力度，并且有效促进办公设施的综合配备，更换现代化档案管理设备也是档案管理工作的重要环节之一。档案信息化管理需要相应的工作设备，医院也要根据自身经济综合情况进行经济方面的投入[5]。专业的现代化管理软件、高科技档案管理系统硬件、存储设备等综合设备的配备能够有效提高医院档案管理工作质量与效率。专门配备必须的计算机、打印机等一切基础设施的工作室也是必须条件之一。
1 办公自动化环境下的文档管理优势
在实践研究中发现我国目前实施的办公自动化文档管理的优势主要在三个方面，这三个方面对于促使文档管理的顺利实施都起到非常重要的作用。在这种情况下就需要对现在社会上实施的办公自动化条件下的文档管理进行全面研究，保证其在我国社会发展中有更加广泛的应用，在这里笔者就针对于办公自动化环境下的文档管理中存在的三方面优势进行详细的论述。
第一，目前在我国社会上各个企业中实行的文档管理大多数是使用计算机进行的，在这个过程中主要是利用计算机自身灵活性进行实施的。在目前使用计算机进行文档管理和传统的纸质档案管理进行比较，发现在档案管理过程中使用的计算机自身具备非常良好的信息处理和存储功能，也就是说采用计算机进行档案管理能够有效减少在进行档案管理中投入的时间和人力，减少处理档案的复杂性，从而达到提升文档整理和归纳的速度。另外在进行档案查找的过程中还能够有效利用计算机自身具备的检索功能，有效减少在进行档案查找过程中投入的时间。在这个过程中能够减少人们对档案的查找时间，主要是因为计算机在接收相应档案的过程中，在第一时间就对相应档案进行分类归纳，并对档案所属的科室也进行有效过滤。另外在企业中采取这种档案管理方式，还能够大大提升企业在实施档案管理上的工作效率。
第二，在对现在企业内部使用的计算机档案管理进行深入研究，了解到我国各个企业内部使用的电子档案管理方式具备灵活的储存形式。在办公自动化的环境下，相应的档案管理人员可以将企业自身涉及的档案储存在硬盘、内存卡和光盘等高科技存储介质中，这种储存方式并不受环境的影响，也就是说在任何环节下都能够完成存储。而且在对这些存储介质进行全面分析中，发现这些存储介质自身存储范围都比较大，而且档案在其中存储的时间也长于传统的纸质档案存储方式。另外在研究中发现采取这种存储方式还能够地档案进行密保处理，有效降低不法分子窃取企业内部档案的可能性，使得档案存储更加安全可靠。
第三，在企业发展过程中各个科室、部门之间形成的档案也存在很大的差异，这就导致采取传统的纸质档案存储还存在一些问题，针对于这一点就可以采用现在社会上使用的计算机档案管理技术，实现各个部门和科室之间的档案信息共享，这样对于促使整个企业得到更好的发展起到非常重要的作用。除此之外在进行计算机文书档案管理的过程中，还能够有效减少企业在实施档案管理中的成本，使得档案自身利用率得到有效提升。在使用计算机信息技术进步性档案管理的时候，在相应人员进行档案查询的时候，还能够有效减少相应人员查询档案时需要的时间，并且在写档案还能够通过网络技术进行直接传送，对实现我国企业内部档案的全面化和规范化都起到不可忽视的作用。
2 办公自动化环境下文档管理的问题
2.1 网络办公环境存在安全风险
在办公自动化环境下，文书档案的传输与共享以网络为依托，这就意味着电子档案面临着传输与存储上的风险性。为此，如何有针对性的加强电子档案在传输与归档上的安全与稳定是自动化办公的关键问题。首先，档案管理者应定期进行办公设备的软件、硬件维护、升级与维修，对存档的文件进行多重备份与更新，以确保文书档案存储的稳定性；此外，档案管理者应当充分发挥用户身份验证、网络防火墙等加密手段的强大优势，最大限度的提升文档存储与信息共享上的安全性与保密性，杜绝其他用户对重要文件进行非法阅读、下载与修改，避免因文件泄露造成的不必要的损失。
2.2 电子档案处理易造成操作失误
办公自动化环境下的档案管理，因其在电子文档的存储与共享上存在一定的安全风险性，因此，档案管理者应当建立规范的管理操作规程与严格的档案管理制度。例如，档案管理者应当针对电子文档收集、存储、传输、共享的各个环节制定科学有效的操作规范，避免操作流程中的错误与漏洞造成文档的损坏与遗失；为加强文书档案的保密性与安全性，档案管理者不仅应当充分利用现代信息加密技术的强大优势，更要建立严格的身份验证制度与档案保密制度，通过完善的档案管理制度弥补档案加密技术的疏漏与不足。
3 办公自动化环境下文档管理的有效手段
3.1 以保证档案归档的安全为前提
计算机网络技术的迅猛发展是一把双刃剑，快捷、高速的文件传输也意味着黑客入侵与网络病毒等不稳定因素威胁着档案管理的稳定与安全。对此，企事业单位的档案管理者应当不断学习并应用最先进的信息安全技术与加密手段。管理者应当设置严格的权限，设定可以登录数据库或服务器的用户的范围，避免文档被非法下载、盗用、篡改甚至删除。
3.2 以培养高素质的档案管理人员为基础
只有培养一支专业的、高素质的档案管理队伍，才能使现代化的办公设备得到最大限度的利用。办公自动化环境下的档案管理要求管理人员不仅应当掌握文档处理方面的基础知识，还需熟练操作计算机等电子设备，灵活运用办公自动化系统来实现信息数据的编辑、储存、分类、检索、传输、共享等环节。为此，企事业单位应当定期组织培训与讲座，有效的提高档案管理者的业务素养和管理水平。
1 办公室文书档案管理工作的特征研究
1.1 文书档案管理活动组织的重要性
所谓办公室文书档案管理活动，实际上就是针对各类业务性信息进行整合、认证、检索、应用、维护的行为流程，这部分工序流程彼此之间存在着缜密关联，占据主导地位的便是应用，至于其余环节则主要是针对信息应用服务而设置的。处理好办公室文书档案管理事务，进一步为相关机构提供富有针对性的发展建议，这是办公室人员的重要性职责之一，主要是因为文书档案能够为企业各类工作方案推广执行提供参谋作用，既可以作为宣传教育的素材、历史的凭证，又可以被认证是科研研究活动中的基础条件，其应用的重要性，自然无法被轻易地忽视。
1.2 文书档案载体形式和涉猎内容的多元性
正如上文所?U述的一般，文书档案是办公室工作体系中的必要性结构单元，主要是由于能够针对各个部门工作状况加以真实化地记录，并为日后各类合理化改革方案制定实施，奠定基础。不过需要注意的是，这部分档案的载体形式和涉猎内容往往极为多元化。
首先，在档案载体形式方面，将包括机构之间签订的合作协议、电子档案、责任书等多重表现形式。
其次，档案本身涉及到的内容方面，主要透过科技、会计、行政等不同类型档案之中予以逐步深层次地舒展。
1.3 文书档案管理工作流程的一体化
顾名思义，文书档案主要是在文件工作环境之中沿用，同时也主要在文件工作过程中衍生。透过实际调查认证，文书档案整理工序可以被认定是文件工作布置交接的最终结果，主要是在文件收集、运行、催办、承办等基础条件下延展的，而在此期间，有关文书档案和文件工作两者之间的关系，往往是相辅相成的，换句话说，即文书档案源自于文件工作，而文书档案日后的收集和归档应用的可靠性，也将直接决定整个档案工作的运行质量。
2 新时期下办公室文书档案收集和归档工作的科学化处理要点解析
2.1 文书档案收集工序中需要全面关注的操作要点
在不同企业之中，为了确保相关档案资料收集地更为健全完善，有关工作人员则有必要在文件衍生阶段中便细致化观察认证其完整性效果基础上，组织文件管理全过程的监督活动。一旦说其间发现任何弊端迹象，则需要在第一时间内向有关机构领导报告，进一步搭建起完善化的组织控制体制，并且确保辅助内部文书、承包机构，以及有关职员，完成办公室档案文书在衍生、传输、处理、归档等环节中遗留缺陷的整改任务。毕竟唯独这部分文件齐全了，有关机构文书档案的收集和应用工作的实效性，才会得到合理的保障条件。
相比之下，办公书文书档案收集工作组织的核心要点，将主要锁定在档案室对本机构需要归档档案的接收层面上。在组织该类接收活动期间，作为现代专业化的办公室档案工作人员，必须全面贯彻后续诸多规范要求，即实时性优化改造既有的档案内容、全面强化对档案室外工作环境的调查和认证力度、长期维持入室档案内容和形式的标准化特征，再就是归档档案务必要同步彰显出齐全、完整特性。事实证明，唯独确保将这几类处理要点予以按部就班地执行之后，才能充分满足现代办公室档案收集工作的数量充分、结构和质量优良、工作实时、特色彰显等诸多规范要求，避免上级领导在今后各类发展类决策活动中产生思维模糊的现象。
2.2 文书档案归档环节中应该谨慎对待的处理要点
归结来讲，文书档案归档工作务必要秉承三类基础性规范守则，即维持文件之间的历史关联特性，包括文件来源途径、归档时间、涉及内容等都要维持紧密的关联效果；确保准备工作处理完毕之后延展出全新样式的整理工序内容，就是要求相关工作人员合理沿用前人整理的工作基础和相关档案资料，开发出全新的文件体系；方便实时性地加以保存和沿用，就是要求工作人员在整理档案的同时，想方设法维持档案自身的可查找性和利用性特征。至于这部分文书档案归档过程中需要遵守的操作要点则表现为：
第一，科学化分类。办公室工作人员在组织合理规模的档案整理工作前期，有必要依照特定标准针对既有的档案内容进行分类处理。如今经常使用的分类方式包括年度、机构、保管期限等分类模式，它们在工作环节中通常会进行组合式沿用，借此维持档案类别的清晰性效果。
第二，高效率装订。就是要求办公室工作人员针对各类档案进行合理程度地拆顶和修裱调试，尤其是在一些破损档案维修期间，需要注意尽量维持这部分文件的原始面貌。
第三，有序化排列组织。强调工作人员在处理好档案装订任务之后，在分类方案之中的最低一级类目之中，结合特定模式进行归档文件的先后排列次序确认。目前经常沿用的排列形式主要就是时间顺序法，此类模式不管是针对相同事务的衍生变化顺序，或是进行不同事务发生顺序认证过程中，都能够保留较强的操作特性。
第四，细致化地编号。要求工作人员将各类归档文件在全宗中的位置进行特殊形式的符号标识，并且保证凭借归档章的模式在最终的归档文件之中予以注明，这类工序的核心存在意义，就是为后续诸多繁琐的编目工作交接，奠定基础。
第五，清晰化编目。归根结底，就是针对归档文件进行目录编辑。在实际处理期间，编目理当以件为单位布置拓展，其间更应该注意在文件目录之中一件只可体现一类条目，一旦说来文和复文作为一件时，在归档文件目录之中，便只可以针对复文进行编目处理。
第六，妥善化装盒。要求工作人员依照件号的有关顺序，将档案分别装入档案盒之中，并且注意要维持档案盒顺序和归档文件目录之中对应条目顺序的一致性，这样就能够方便日后进行高效率地检索和应用。
关键词：机关单位；环境保护；科技档案管理；要点
所谓环境保护科技档案，是指国家及其下属的环保部门记录的环境保护档案，对国家和社会的环境保护工作有一定的价值和意义。机关单位的环境保护科技档案管理内容主要包括对科技档案的载体进行保护和对内容进行填充。对环境保护科技档案的管理是我国机关单位的重要内容之一，见证了我国地方对环境保护工作所付出的努力，也是维护社会稳定发展的关键之一。
一、环境保护科技档案管理中存在的问题
1.过分重视文件收集，不注重文件归档
在环境保护档案管理工作中，很多人都非常重视档案的收集工作，比较重视档案本身的真实性，在收集过程中要求对原件进行验证，防止档案存在不真实的现象。在满足了档案工作真实性的同时，他们却没有按照一定的规范和标准来进行归档，甚至过分要求原件，使得一些重要的科技档案无法收入其中，降低了档案管理的参考价值。
2.没有认识到资源建设的重要性
环境保护科技档案是一种信息资源，具有非常重要的应用价值，但如果档案管理人员没有对其进行正确开发和建设，就很容易使科技档案信息不完善，影响科技档案的权威性。由于档案管理人员缺乏相关专业知识，在归档工作中无法切实反应其中的技术完整性，使得环境保护工作的连续性、专业性没有得到全面反映。
二、机关单位环境保护科技档案管理工作要点
1.加强归档管理
环境保护科技档案的归档管理就是资料的交接工作，为了使归档管理更加科学，要制定符合机关单位实际情况的归档管理制度，使所有部门的人员严格按照归档制度履行自身职责，从而使归档工作顺利进行。因此，在环境保护工作开展前，应由部门负责人对项目中的内容、范围、进度等进行密切关注和记录，并按照国家规定的归档范围、期限和密级划分表，对文件材料进行系统整理和归档。在归档过程中，要注重对原始资料的审查，使其符合归档的基本眼球，并对同一项目的相关材料都统一管理，防止丢失，以便于日后查询。对于一些不符合归档要求的材料，要将材料退回到原本部门，待整理合格之后才能再度接收。
2.科学对环境保护科技档案进行分类
科技档案分类就是指根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围内的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统，包括农业科技档案、基本建设档案、设备档案、自然科学研究档案、医药卫生档案和自然现象观测档案等。科技档案的分类有很多种方式，具体应根据机关单位的性质和专业特征来划分。环境保护涉及到大气、地理、生态、植物和群落等多个专业，这就需要档案管理人员对这些专业的性质和特征非常熟悉，根据环境保护专业的特点，并结合科技档案的划分规范，来对环境保护科技档案进行分类。
3.加强对环境保护科技档案的储存
当科技档案归档、收集之后，就应对其进行细致统计和储存。对机关单位来说，档案的储存和统计是科技档案管理的重要内容之一。在对档案进行保管的过程中，应根据机关单位的实际情况，建立并优化档案管理制度，设立专门的环境保护科技档案储存场所，按照环境保护科技档案的数量进行存放，并选择质量好、防潮的地点，以使科学技术档案得到妥善保存。档案管理人员应根据档案的具体情况，将其进行整理，并录入档案管理系统中，方便其他部门的人查阅和使用。
4.在科技档案管理中加入信息化手段
随着科技档案数量不断增加和电子文献不断发展，在当前的科技档案管理中，应积极采用创新技术，实现对科技档案全方位、多层次、现代化的管理，使科技档案在计算机与网络技术的支持下，转变储存方式，打破时间和空间的限制，实现各种文件、信息、资源的远程传递。例如，传统的纸质文件可以制作成为word、excel等格式，也可以扫描成为图片格式，储存在计算机、光盘或网络资源库中，实现快速查阅、传递和检索，从而使科技档案在此基础上获得延续发展。电子文献具有载体稳定性、多样性，信息可控制性、易变性、占有体积小等特性，因此，我们应根据电子文献的特点，改变传统的文献保存和管理方法，建立电子信息管理系统，将与科技档案有关的各种资料进行整合、分类，储存在网络数据库中。
三、结语
环境保护科技档案是对国家级地区环境保护工作成果的展示，作为机关单位的工作人员，我们应认识到环境保护的重要性，并在工作中落实环境保护档案管理工作，从而使我国整体环境保护档案管理水平得到提升，进一步完善环境保护科技档案管理体系，促进我国环境保护事业的良性发展。
参考文献：
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[4]邓泽华,王蕾.环境保护档案管理的现状与展望[J].北方环境,2011(Z1):19-20,28.
文件材料的归档范围，是档案人员在工作中遇到的首要问题。在确定归档范围后，还要确定文书档案的保管期限。如何确定，确定的依据是什么？目前，各单位确定文书档案保管期限的依据是2007年国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》），然而，再周详的保管期限表也不能囊括所有档案文件材料，那么，基层单位如何正确界定文件材料归档范围以及准确划分档案保管期限，现就我的个人工作经验，谈一些体会。
1.制定文件材料归档范围应体现本单位的主体地位
不同类型的单位，职能是不一样的，形成的文件材料也就有着千差万别。《规定》中设定的归档范围也不可能对应每一个单位、每一种文件材料。所以基层单位在制定文件材料归档范围时，要注意突出本单位的主体地位，以反映本单位职能活动形成的文件材料为主，因此类材料记载了本单位各项活动，反映了本单位的基本面貌。若这些文件少收或者漏收了，以后很可能就无处寻觅，无法弥补，以致无从考辨单位职能与组织结构的变化。第二，要注意与单位内部各部门共同研究，广泛听取内部意见，分门别类，分清哪些需要归档，哪些不需要归档。第三，《规定》中的归档范围只是对一些共性的文件材料作出规定，如行政管理、党群工作、人事任免等等，而对各单位业务文件的归档范围的规定比较笼统。因此，在制定本单位文件材料的归档范围时，切不可照搬国家的规定，应注意结合单位的工作实际情况，如单位属建设主管部门，在制定时，应补充有关质量监督、安全监督、建设工程管理、建设市场管理等方面的文件材料，这样才能确保在界定归档范围时有章可依，归档的文件材料完整、准确。
2.确定文书档案保管期限要抓要点
在划分归档文件材料的保管期限要抓要点。第1个分析要点是归档文件的责任者。在内容相同、文种相同的情况下，本单位责任者形成的本行业文件材料比外单位责任者形成的本行业文件材料保管期限要长一个档次，一般外单位形成的属本单位主管业务的文件材料，应在本单位归档，但保管期限短。同时要注意分析归档文件责任者的级别：归档文件分为本级责任者、上级责任者、下级责任者。本级责任者形成的文件材料，其保管期限相对较长；上级形成的文件材料比下级形成的文件材料的保管期限要长。同时还要考虑发文机关的级别是本系统还是外系统，是党政领导机关还是其他机关等情况。再是要分析归档文件的责任者是多个还是单个，只要有本单位责任者其保管期限相对较长。如果是多个责任者还要区分本单位是主办单位还是协办单位。如本单位是主办单位，则视为本单位单独发文来划分保管期限；如本单位是协办单位，则比本单位单独发文的保管洗钱要短。
第2个分析要点是归档文件的内容。确定档案保管期限最重要的是分析归档文件的内容。归档内容为“重要的”，其保管期限宜长。所谓“重要的”应该从以下3个方面进行分析：1）分析归档文件的内容是否本单位的主要职能，是否反映本单位的主要工作活动，是否具有代表性；2）分析归档文件的内容是否反映了本单位的工作基本面貌；3）分析归档文件是否反映本单位的经济关系，如产权、债权等，一般根据时间的长短来分析。四是分析归档文件是否涉及到个人利益：按照归档文件涉及个人利益要从长的原则，归档文件涉及到本单位人员较重要的个人利益，如学历、入党等，领导职务的任免、机构成立等，一般应作永久保管。
第3个分析要点是归档文件的形式。归档文件保管期限的划分还应该要注意分析文件的权威性、规范性和珍贵性。1）分析归档文件的文种，一般具有权威性和重要性的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等，指定由本单位执行的，则比日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长，但通知、函等文种还是要根据文件的内容来进一步分析其保管期限。2）分析归档文件的稿本，一般正本比副本、草稿、草案的保管期限长，但是要注意的是，如果一些重要文件经过反复修改，其过程性的草稿、征求意见稿、送审稿都很重要，一般要附在正本的后面。3）分析归档文件的珍贵性。有重要领导、著名人士的题词、签字等归档文件，具有权威性跟纪念价值的，可做永久保存。
3.归档范围跟期限表的制定应该明确和细化
在归档的实际过程中，作为界定文件材料是否归档和保管期限的长短的指导性文件，文件材料归档范围和档案保管期限表应该明确、具体。
文件材料归档范围和档案保管期限表，虽然不是越细越好，也不可能做到面面俱到，但也应该要适当的细化，明确每一类别的范围与期限。条款明确，与单位形成的档案相对应，可操作性较强，能提高归档鉴定与保管期限划分的工作效率。二是方便档案的及时处理，有利于档案保管流程的畅通。该归档的归档，该短则短，该长则长，该销毁的销毁，不会造成积存。要注意的是进行档案销毁时，除跟从档案保管期限表，也应遵从档案销毁的制度，避免过早销毁或错误销毁。
一、档案管理人员绩效考评的意义
（一）有助于实现组织目标，使全体员工受益
众所周知，组织管理的核心是人的管理，而人力资源管理的核心是绩效管理。绩效考核是档案管理体系的重中之重，目的在于增强组织的运行效率、提高员工的职业技能、推动组织的良性发展，激发其工作热情，确保工作的高效运行，最终使组织和员工共同受益。
（二）绩效考评是档案工作发展的助推器
目前，档案部门对档案人员的聘任考评还是以往干部聘任的管理模式，制约了档案工作全面发展的需要，应建立和完善科学队伍建设的管理制度，如评聘制、考核制、责任制、晋升制、奖惩制、人员管理制等。绩效考评是组织战略管理行为和各种管理制度实施的基础，是档案人员管理进一步制度化、规范化的体现，能够形成、培育和发展组织价值观，为制定档案部门与人员工作目标提供依据，为工作计划和人力资源规划提供信息参考，为保证档案工作健康发展提供客观标准。绩效考评必将成为档案工作发展的推进剂，刺激档案人员加强责任心，保证工作质量，实现档案事业可持续发展。
（三）绩效考评有助于加强档案人才队伍建设
1.绩效考评是选拔档案管理人才的基础。科学合理的绩效考评，能够坚持正确的选人用人标准，增强档案人员甄选标准的有效性，完善科学的引才机制，合理配置档案人员，使档案人员岗位设置和档案队伍建设规划更符合档案工作规范化、科学化要求。
2.绩效考评能完善科学的育才机制。实施绩效考评，明确档案人员岗位职能，对档案人员关键绩效指标进行有效的量化，有计划、与适时地运用档案人员，能使其高效行使管理职能，提高工作绩效，完成档案管理目标任务。
3.绩效考评能营造浓厚的重才爱才环境。只有给档案人员创造提升新知识与新技能的良好环境，才能发挥其自身价值并创造价值。随着时间推移，档案人员知识、技能、体力等方面会不适应要求，出现价值减损。绩效考评既能发现和解决档案工作存在的问题，帮助档案人员发现不足，科学地制定职业生涯规划；又能有效地进行薪酬激励和人员更新，增强档案人员的凝聚力与创造力，吸引留住优秀人才。
二、档案管理人员绩效考评的设计要点
（一）绩效考核的目标要与档案管理的目标一致
绩效考核是与档案管理的目标相连的，它的有效实施将有利于把员工的行为统一到档案管理的目标上来。整个绩效考核体系的有效性还对组织整合人力资源、协调控制员工关系具有重要意义。
（二）选择适用的考评方法进行考评设计
运用绩效评估不是赶时髦，而是要运用科学的方法来检查和评定企业员工对职位所规定职责的履行程度，以确定其工作成绩，从而促进企业的人力资源管理，提高企业竞争力。没有最好的绩效评价工具，只有最适合你企业的工具。简单实用或复杂科学，严厉或宽松，非正式的考核方式或系统性的考核方式，不同规模、不同文化、不同阶段的公司要选用不同的方式。因此，因地制宜，顺势而为，选择适合企业自己的绩效评估方法，方为明智之举。
（三）进行科学的绩效考评标准设计
一是考核标准要全面。要保证重要的评价指标没有遗漏，企业制定的各种考核标准要相互补充，扬长避短，共同构成一个完整的考核体系。二是标准之间要协调。各种不同标准之间在相关质的规定性方面要衔接一致，不能相互冲突。三是关键标准要连贯。特别是关键绩效指标KPI应有一定的连贯性，否则不仅不利于考评工作的开展，而且可能导致员工奋斗目标的困惑。四是标准应尽可能量化，不能量化的要细化。只有科学合理的量度方法，才能让员工相信绩效评估的公正性和可行性。倘若绩效量度的内容过于笼统，量度的方法不明确，员工完全有理由认为考核结果是由考核者主观臆断而做出的判定，无任何客观标准和实际意义，只不过是形式上“走过场”，从而产生不满和抵抗情绪。五是根据团队目标制定标准。根据团体工作目标而非个人来制定考核标准，同时针对不同层次员工和不同年龄员工的特点来制定考核标准，使标准具有针对性。
三、GRS在档案管理人员绩效考评中的应用
绩效考评的方法有多种，GRS是最简单和运用最普遍的工作绩效评价技术之一。
（一）GRS简述
GRS（graphic rating scale）也称为图解式考评法、图表评估尺度法、尺度评价法、图尺度评价法、业绩评定法，由美国斯科特公司设计，曾经在美国工商企业中广泛使用。本方法首先是将岗位工作的性质和特点，选择绩效有关的若干评价要素。其次，以这些评价因素为基础，确定出具体的考评项目（指标），每个项目分成5～9个等级，用数字或者文字表示，如最优、良好、一般、较差、极差或1、2、3、4、5，并对各个等级尺度的含义作出具体说明。最后，制成专用的考评量表。在应用的过程中，考评者根据对下属工作的观察和了解，只需要在量表的每个项目等级评估的尺度上作出记号，待全部项目考评完成后，将各个项目所得的相加，即可得到考评的总结果。
（二）绩效评价指标体系设计
1.确定绩效评价要素。绩效评价要素的确定为绩效评价指标的设计设定了范围，是指标设计的基础。将绩效评价要素分为个体、行为、结果三个方面的要素。个体方面的因素，如判断能力、适应性、积极性等；结果因素与工作成果有关的因素，如工作质量、数量等；与行为有关的因素，如合作程度、工作态度等。
2.确定考评项目。评价要素往往比较笼统，意义并不是十分明确，应按照SMART[具体的（Specific） 、可以衡量的（Measurable）、可以达到的（Attainable）、可以证明和观察（Realistic）、具有明确的截止期限（Time-based）]的方法将绩效考评项目（指标）确立下来。
3.项目等级及考评说明。评价指标通常会显得比较概括和抽象，因此对于一些不太熟悉课堂教学评价的人而言，还具有一定的模糊程度，所以需要制定一个专门的、针对评价指标的操作说明来具体规定相应的指标在评价时的操作要点。将项目的考评根据同评价要点的符合程度分为五个等级，即完全吻合、非常吻合、较为吻合、基本吻合、不吻合，分别赋予10、8.5、7、6、5分。
4.应注意的问题。由于本方法所采用的项目涉及范围较大，可以涵盖员工个人特征、行为表现和工作结果，使其具有广泛的适应性；同时该方法具有简单易行、使用方便、设计简单、汇总快捷等。但考评的信度和效度，取决于考评因素及项目的完整性和代表性，以及考评人评分的准确性和正确性，在考评要素选择确定以及考评人存在问题的情况下，本方法极容易产生晕轮效应或者集中趋势等偏误。
四、结束语
随着我国经济的高速发展。我国的人们对社会的要求也是越来越高，这也使得人们对关于自己的身心健康的东西是越来也在乎，其中首当其冲的就是对我国的旅游行业的发展水平要求也是不断的提高。而随着我国医社会文明的不断提高和科学信息技术的不断发展，我国的全民旅游的思维已经逐渐得到人们的认可，这也使得我国的旅游行业档案的管理在旅游行业健康发展中占据的地位越是越来越大。近年来，随着我国的旅游行业政策的全面实施，以及人们物质生活的逐渐提高，使的我国的旅游行业范围扩大同时，旅游行业的参与人数剧增，这就势必导致我国旅游行业档案大量产生。不仅如此，由于我旅游行业档案管理对象具有广泛性和我国的旅游行业人员具有流动性等特点，这为旅游行业档案工作带来更大的难度，必须对旅游行业档案加以规范化管理，这也是我国旅游行业发展的需要。
一、我国的旅游行业档案管理的现状和问题
（一）我国旅游行业档案管理的现状
我国的旅游行业档案的管理从目前来看主要就是有两大方面。其一，管理工作进展的不同步。由于地域经济的发展问题，我国在各地的旅游行业进程不统一，同时由于经济地域的问题我国各地区的旅游行业人员的旅游行业档案管理的素养不高，以致于在旅游行业档案管理的工作进展是没有达到同步平衡的。其二就是旅游行业档案缺乏规范统一的管理。由于对旅游行业档案的认识不高，导致有些地区仍把旅游行业的档案管理当做旅游中的附带性工作而不是同等的支撑体，这使得在对旅游行业的档案管理将其摆不上位置不重视，而对旅游行业档案的管理工作不重视不规范，这也就是的对旅游行业的管理手段和条件也比较落后。
（二）我国的旅游行业档案规范化管理存在的问题
从目前我国的旅游行业档案档案的管理要进行规范化，那还是存在者不少问题的。首先那就是对我国的旅游行业档案规范化管理建设的艰巨性和复杂性认识不够。我国由于幅员辽阔，旅游资源众多，使得旅游行业档案的管理的规范化首要的就是任务繁多，涉及面广，这需要多个部门的共同参与和建设而且这也关乎各个部门的利益。其次那就是我国的旅游行业政策制度的制定和实施过多依赖于信息化管理系统，信息化的管理是一件好事，但是过多的依赖这就使得需要先进安全的计算机系统来支撑，这对于规范化的管理还是有影响的。最后那就是从业旅游行业档案的人员素质不高，不管如何，任何的管理最重还是需要人来支撑，所以这方面对旅游行业档案的规范化管理有重大的影响。
二、我国的旅游行业档案管理的规范化的四个方面
我国的旅游行业档案管理从上文之中便可以看出问题还是挺大的，而要真正的旅游行业档案规范化的管理这也不是一朝一夕的事，下面就从以下的四个方面来对我国的旅游行业档案规范化管理作一个简单分析和阐述：
第一，对旅游行业档案进行信息化管理。对我国的旅游行业档案信息化那就是要利用计算机的数据库技术、数据压缩技术以及高速扫描技术等现代的技术手段，将我国的纸质的传统介质的旅游行业档案作为备份的文件，而采用电子档案进行管理，这样在能形成系统组织成具有有序结构的电子档案信息库同时也能做到不依赖于计算机信息库，这样又能做到旅游行业档案的现代化管理模式，而做到旅游行业档案管理的规范化。
第二，明确旅游行业档案职责任务，强化旅游行业档案管理业务建设。要建立我国的全民旅游行业档案这是一件极其复杂的工作，而且这项工作的质量水平的也关系着我国的旅游行业档案价值作用。因此，我国的政府以及旅游行业的相关单位必须运用科学的原则和方法，强化对相关单位对我国的的旅游行业档案工作的监管，而能够为我国的旅游行业档案工作服务以及为我国的和谐社会建设提供业务保障。这也就是说在旅游行业档案管理上，首先那就要明确我国的旅游行业档案的职责的任务，其次就是强化我国的旅游行业档案管理业务的建设，去做到旅游行业档案管理的规范化。
第三，坚持面向“三个服务”，做好旅游行业档案的管理和利用。所谓的三个坚持服务那就是第一要坚持为旅行社和旅客服务。这是作为旅游行业档案规范管理的核心，做到这个才是档案管理的意义。第二坚持那就是为决策服务。这是旅游行业档案的重要作用之一，这也是档案规范管的重要点。第三那就是坚持为旅游行业的稳健运行服务。这个是旅游行业档案管理的根本任务，所以，要坚持这三个服务，做好我国的旅游行业档案管理和利用，也只有做到这个才能算是真正的做到了旅游行业档案的规范化。
第四，加强设备的建设，提高从业人员的素质。旅游行业档案的管理归根结底还是由人和设备两个重要点构成。为此，首先我国的旅游行业中档案的管理部门在旅游行业档案的设施配置要完备的建设，这也是我国的旅游行业档案管理现代化的重要基础。其次，那就是由于我国的旅游行业档案工作其专业性强而且对旅游行业的业务要求高特点，所以，在我国的旅游行业工作方面，那么就应该要加强我国的旅游行业档案人员队伍的素质的培养，也就是要注意搞好我国旅游行业从业人员培训，增强旅游行业档案管理道德干部队伍的整体素质，以适应我国日渐昌盛的旅游行业档案管理的新的要求。
三、结术语
【关键词】档案管理；数据处理；规范化
前言
为了更好的完成档案管理工作，实现现代化档案管理建设，我们首先应从基础工作抓起，奠定良好的工作基础，才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础。本文主要从档案管理的基础工作进行深入的分析，并根据其工作中的不足予以补充和加强，借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率。
1、档案管理的基础工作中的具体问题分析
就当前我国档案管理现状而言，我国档案馆以内容庞杂、数量繁多的卷宗为主，这样查阅资料极为困难：耗费时间长、时间跨度较大。由于长期处于封闭式档案管理状态，所以一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则，另外各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下：
第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。
第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。
第三，由于案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。
第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。
第五，存在较为严重的组卷混乱的现象，有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。
第六，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长，档案积累也就越丰富，类似的问题也就越发严重。根据上述问题分析我国的综合性档案馆可发现，我国尚不具备建设计算机档案管理的条件，我们应逐渐加快档案基础工作的科学管理水平，逐一解决上述问题。
2、采用规范化和标准化的档案工作方法、程序，提升档案
管理的基础水平
根据多年工作检验和科学的观念中可知，必须从工作程序和方法的规范化、标准化来逐步提高我国的档案管理水平，我们今后也应严格遵循科学方法和规范的程序执行档案的整理的收集、整理和鉴定、著录以及保管等环节档案管理工作。
2.1实行案卷的全面普查，精益求精
进行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精华，这是档案管理规范化和标准化首要步骤。通常由于综合性档案馆长期未进行档案全面清查、移交单位对保管期限划分不准，因此常会有无查考价值和重份文件存在。我们要将这些无用文件剔出才能避免计算机管理低效率和重复现象的出现，提高档案管理的有效性、提升档案管理工作质量和效率。
2.2案卷的重新组合、及其规范化
对于内容过于混杂和组卷过重的案卷，重新进行档案整理、组卷。尽可量的坚持将那些存在相互联系的文件组合起来，这是案卷重新组卷应坚持的原则。并且对于那些无案卷目录、页码、标题不清或无标题的案卷进行重新整理、填写，使卷宗更加规范。优化馆藏、实现对档案的科学化保管、进一步提升档案计算机管理利用效率。
2.3将著录工作与本馆实际相结合
为了实现现代化的档案管理，案卷著录比不可少，同时著录工作也是计算机管理中的一项重要基础工作，它将会直接影响到计算机信息和数据输入的准确性，它是档案管理重要的前期工作。我国1986年所颁布的《档案著录规则》就是使著录工作规范的根本依据。在条件各不相同的档案馆自身条件的限制下、且技术要求不断提高的情况下，档案馆应按照相关《规则》来规范自身档案管理，并将其与自身实际情况和计算机技术管理要求相结合，制定出适宜本馆的著录细则。
2.4保障档案检索查全率、统一分类号
建立计算机档案检索的主要目的就是为了人们的档案检索需求，这也是实行计算机档案管理的优势。为了确保完整性的档案检索，我们应当根据我国的档案分类法制定出适宜的档案检索实施细则。加强档案分类过程中的校审力度，及时校验纠正档案分类人员错误。统一档案人员工作标准和认识，实现档案的规范化、标准化管理。
2.5提高检索查准率、规范题名
只有完善档案分类号才能使检索查全率得到保证，进一步保证档案检索查全率。而单单依靠检索查全率是远远不够的，同时还应保证检索查准率。所以必须在著录时进行档案的统一规范题名。而规范题名必须要抓住题名的要点和原则，也就是要避免出现文不对题、内容混淆以及计算机识别不清等情况的发生。例如将要题名的文种、事由和责任者等填写完整。若无完整的题名要素，就应将其补齐，而对于题名冗长的就应删除多余赘词。同时也应将影响检索准确率的文种统一文种。并利用计算机的独特功能将关键词项中的时间、地点和人名实行分别著录，为日后的检索工具的制作奠定基础。
3、加快现代化档案管理建设进程，做好数据准备
计算机的数据准备工作是档案基础工作中一项重要工程，而建馆历史悠久综合性档案馆，其馆藏较为丰富，案卷著录工作量较大、工作极为复杂。因此必要要建立一套完整、科学且规范的工作方法及程序，避免因数据准备不足而造成的现代化档案管理工作进程缓慢、计算机数据无法录入的现象。抓好档案管理著录“多”、“快”、“好”工作要点。
3.1明确工作重心
为了充分发挥档案对社会作用，使其为社会所用，这就是实施档案管理的目的之一，而利用计算机进行管理档案则可以有效提高档案利用率。在综合性档案馆中推进计算机管理则应按照卷宗内容价值大小、重要程度、开放程度和利用率的高低，对于那些社会利用率较高、核心档案实施优先整理。从而促进现代化档案管理工作的社会利用率和计算机化进程。
3.2实施分级次著录整理
按照三个层次实施档案著录整理，对于一些查考价值不高或反映问题单一的档案实行著录整理，对组合级文件等实施分级著录。以准确完整的揭示档案特征和主题内容，节省档案管理工作人力、财力和时间。
3.3对档案进行分门别类，利用原基础档案
档案基础好的案卷，只要在此基础上对案卷实施分门别类的管理、著录，并利用计算机程序进行案卷目录的直接录入、给予其统一分类号，从而减少档案著录的速度。
结束语
良好的档案管理基础，是建设现代化档案管理的基础。只有做好档案的收集、整理、著录等基础性工作，才有建设现代化档案管理的必要，才能更好的实现档案管理，充分发挥档案作用，为社会提供更好的服务。
一、信息化技术的发展与档案管理信息化趋势
电脑、网络与通讯等信息电子技术的日新月异蓬勃发展，使得相关产品成本下降效能提升，再加上友好型的人机介面设计，使得电脑与网络日益普及到档案管理生活当中，不仅仅只是工作环境，甚至休闲育乐乃至于生活基本需求，都可以发现与他们相关的运作模式与机制。从整个演变趋势来看，全球人类社会逐步发展为数字与网络的高度信息化社会是必然的趋势中，相信不久的将来电脑与网络将有如现在几乎每个家庭都有电冰箱、电视机等家电用品一般，家家有电脑处处均可上网，更有甚者或许会演变成没有他们就有如现在缺水或缺电般的令人非常不自在，乃至于造成部分工作停摆的现象。然而，在此高度信息化的社会中最根本的元件就是计算平台，它可能是一般的个人电脑或是个人数字助理器、手机甚至具有计算和上网功能的家电用品[1]。
在信息技术发展的背景下，档案管理也进行了信息化作业改革。这是指在国家档案管理机构的统一组织与指导之下，将各种较为先进的信息化技术融入各组织的档案管理工作中，从而将档案的信息资源进行有效的归置、编排等，从而强化管理工作效度，提升档案服务水平。就目前内容而言，档案管理的信息化主要涉及到如下一些方面内容，也即档案管理的信息化资源构建、信息化标准的制定、信息化平台搭建等方面。
二、电子文档为档本文由收集整理案管理工作带来的改变
在电子文档发展的浪潮中，为达到提升效率的目的，档案管理活动也对网络进行了充分运用，并建立起庞大的数据库以做为决策和评估时的参考依据。我国企事业组织推动信息化档案管理已经取得了不少使用经验，不少组织都已顺利完成档案管理网络基础建设与网络应用推广等配合电子文档使用的计划，对于提升档案管理效率及质量上帮助颇多，也受到了市场、社会的注意与肯定。
电子文档的出现促使组织以电脑来协助处理档案管理工作，这最有利的一点就是资料处理上的速度。由于所有资料输入的格式都已经标准化，电脑可以在短时间内，处理大量的资料，完成工作。这是人工处理档案资料所无法实现的，也是发明与利用电脑处理档案资料的主要目的之一。档案管理人员唯一要做的事就是将资料正确无误的输入电脑。除此之外，电脑计算的能力可以在短时间内将资料转化为有用、复杂的信息。许多数字化的档案资料可以通过统计或数学公式的运算整理，形成有意义的信息。例如，通过运算，管理人员可以了解组织档案管理状况，从而找出潜在的风险，以了解整个档案管理流程的成本变化的情形。同时，我们也可以通过电脑在短时间内所整理出的资料表格，从较为繁杂的档案资料中找到最有价值的信息。
由于电子文档能在短时间内正确无误的提供大量的档案资料，同时能协助档案管理人员有效率的进行工作。所以电子档案可以提升档案管理作业的生产力。在讲求速度与效率的当今社会，电脑的虚拟优势是组织强化档案管理能力的重要条件之一。在外部环境渐趋“市场导向”的压力下，势必要在档案管理模式上做若干的转型，否则很难适应信息化环境所提出的要求，更无法实现快速处理电子文档。因此，为了应对电子文档的出现，档案管理工作除了会顺应环境改变模式之外，还会尽速融入信息时代的潮流中，加紧脚步进行电脑化的变革，最终保障组织及早进入电脑的场域，这对于组织总体管理工作而言，也具有十分重要的作用。总体而言，若要提升档案管理的有效性，电子文档处理势必将是一项不可或缺的必要条件，并从如下三个方面为管理带来巨大的促进作用：一是节省资源；二是整合资源；三是畅通管理工作网络，实现组织使命。
三、提升电子文档处理水平的策略
第一，推动“档案信息系统”计划。档案管理部门应健全档案管理信息化作业，制订“档案信息系统”中程计划，推动档案管理信息化，使现行档案、回溯档案均能建置完整性的电子目录，汇整公布档案目录，同时开放档案目录查询单一窗口；另将已征集的各类档案予以数字化及建立虚拟档案馆，运用虚拟实境及信息技术，真实呈现实体建构，还原档案发生的时间与场景，建立档案信息系统，提供线上申请应用，结合e-post及电子付费平台，建立电子档案储存安全防伪认证体系，确保信息化作业安全。
摘 要 青铜峡水电站技改工程项目档案是青铜峡水电站科技档案的重要组成部分，是全面鉴定工程质量，对设备进行运行和维护的重要依据。本文从技改档案存在的共性问题，建档控制措施、竣工档案资料编制中需注意的问题进行了阐述。
关键词 铜峡水电站 工程 档案管理
青铜峡水电站是一座以灌溉、发电为主，兼有防洪、防凌功能的综合性水利枢纽工程。青铜峡水电站技术改造工程于2010年全面启动。改造后，电站灌溉、防汛防凌、设备自动化水平等都将大大提高。目前我公司已经顺利完成了伍台机组的全面技术改造工作。本公司形成的技术资料已全部组卷完毕。现对工作中存在的问题进行简要阐述。
一、技术改造档案管理存在的共性问题
1.建设单位往往强调抓工程建设而忽视资料的整理工作，在技改过程中，由于工程建筑物是实体，属于硬件，因此参与技改各方都积极关心工程建筑物的质量，进度等，不论是领导，员工目光都聚焦到实体工程上！而工程资料是一个软件，往往被忽视，往往都是到了最后竣工验收的时候再加班突击各项资料，补充各种文件等，因此，分公司以及有关部门领导，技术管理人员等，对竣工资料的整编的态度和重视程度是能否做好资料的关键。
2.日常的资料管理不规范，在施工过程中，对于平常的资料管理单位一般也花费了一定的人力、物力和财力，也做了相当一部分的工作，但这些工作都是侧重于满足日常工作需要，由于资料管理的深度不够，依据规范程度较低，在最终整理资料归档时，很多资料都需要重做，还要找当事人办理签字，再一次造成了时间，人力和财力的浪费。
3.档案管理制度不健全，目前，宁电分公司虽然建立一些关于档案管理方面的制度，但是，一般都不系统不健全，阻碍了资料整编工作的有效开展，给后续归档工作造成了很大困难。
二、技术改造档案资料整编和归档工作对策
1.建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作人员，落实项目档案工作的组织保证体系；配备保证项目档案工作正常开展的设备、设施，以及实现现代化管理的必要条件。施工阶段是档案资料形成、积累和归档的关键时期，作为建设单位首先要主动与上级档案管理部门取得联系，在档案业务上及时请上级档案管理部门的人员进行现场指导和工作协调，同时在上级档案管理部门的支持与配合下，对监理施工、安装等单位的专兼职档案员及相关技术人员进行档案短期岗位培训。
2.坚持档案工作于技改工程建设同步进行。坚持同步管理就是要求技改文件的收集整理归档和技改档案的验收，要与技改项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行。特别要做好技改文件的收集工作，它是技改档案工作的基础，必须从源头开始就抓好。在工程建设各阶段中，档案的形成、收集、整理都要同时跟上；技改工程项目竣工验收前，一定要首先进行技改档案资料的专项验收；工程竣工验收时，提交合格的竣工档案要与竣工验收同步进行。
3.技改项目施工及安装文件的管理。为保证工程施工和安装资料在工程竣工时顺利移交，应狠抓平时资料积累工作。项目建设单位档案管理人员要做好监督、检查、指导工作，积极协助指导施工单位实行文件包制度，加强施工记录、资料的及时收集。并且定时组织施工、监理单位工程质量管理及资料管理主要负责人进行文件包制度执行情况的检查。发现问题，及时向施工单位下发整改通知。并监督整改落实情况，从而可以确保施工过程资料及检验文件齐全、完整。
三、对施工单位归档工作的建议
1.建立完善的资料管理制度，施工单位的资料整编应当从工程施工开始就设置专门人员在施工的整个过程负责收集、整编和移交所有相关资料，同时，按照国家和相关部门的有关规范和标准制定相应的管理制度，不但设置专人负责还要把责任落实到人，资料的形成，日常管理，收集整编一直到移交保管应当是一套完整的制度，在整个施工过程中，由于情况不断发生变化，资料的整编工作还应当根据工程的具体情况及时的补充或调整资料管理制度。
2.加强人员学习培训，为了切实提高资料人员和管理人员综合水平，在施工过程中，施工单位应当对工程技术人员和行政管理人员进行重视资料管理和整编方面的培训和学习，通过对档案知识、归档范围进行系统培训，使他们变成即懂技术又懂档案管理的复合型人才，只有懂得档案方面的相关技术和要求，才能在平常的工作中高标准的做好基础资料。
3.严格过程管理，定期开展档案专项检查，定期率相关处室到各监理施工单位，对其档案资料整理情r进行检查，听取档案资料整理过程中的问题和建议，尤其在单项工程能够竣工验收进入高峰时，要每月到各单位现场检查指导，通过检查，一是提高各单位对档案整理工作的认识，督促各单位落实档案整编人员，二是掌握各单位档案整理情况，规范了档案整编要求，加快了整理进度，三是检查各施工单位档案资料编制规范性，及时制止弄虚作假现象，催促整改不符合要求的地方。
四、结语
通过几年来对水电站技改工程资料整编的具体实践，深刻体会到工程项目竣工档案必须从工程项目开工之初抓起，实行“三同步”；建立相应的竣工档案管理制度是做好工程档案工作的基础；加强档案意识宣传教育工作，把工程项目竣工档案工作列入施工的全过程。只有这样才能完整、准确、系统地收集和编制电站技改工程竣工档案资料.
参考文献：
[1] 刘翠霞，李连生.浅谈小型水电站技术改造要点及施工管理[J].工程技术：全文版，2016（8）.
紧紧围绕学校工作的总体要求，以“运转有序、协调有力、督促有效、服务到位”为目标，抓调研，抓协调，抓督查，抓学习与作风建设。在主管校长的领导下，认真贯彻党的教育方针、政策，遵照上级部门的指示、决定，以为学校、为教师、为学生服务为己任，加强学习，注重细节、提高效率、落实到位。在广大教职工的支持和配合下有目的、有条理、高效率地开展工作，充分发挥办公室的职能，在校领导的统一领导下，脚踏实地，勤奋工作，默默奉献，为学校发展作出应有的贡献！
二、主要任务与目标
（一）、增强责任意识，协调各职能部门积极做好学校重点工作。
1、协助学校搞好活动的组织安排工作,确保学校工作政令畅通，做到“及时，全面，准确，高效”。协助校长做好学校有关创建工作的文字撰写和资料收集整理工作。
2、整理各分管校长工作要点和各处室工作，提前做好学校一周工作安排，在学校网站上开辟“一周工作”专栏，将每周工作及时到学校网站“一周工作”栏，使全体教师明确个人与学校近期的工作和任务。
（二）、加强办公室建设，做好协调与服务。
1、争取主动、积极配合、充分协调是学校办公室的主要工作目标。新学期开始，建立办公室定期例会制度，完善内部管理，确定每个岗位、每项工作的标准和责任，坚持从高、从严、从全、从细要求。同时，营造健康的工作环境，自觉维护办公室的整体形象。做好办公室与各科室、年级组、工会等各部门的协调，牢固树立全局观念，强化服务意识。
2、根据学校的实际情况，做好《实验小学制度汇编》，进一步完善《教师年度考核办法》、《校名师评选方案》等管理制度，以管理考核为手段，旨在提高教师的素质，加强我校的教师队伍建设，使优秀的教师通过评比的平台露出头角，满足人才的需求。
3、根据学校整体工作要求，具体协调安排好各种会议、工作，做好会议记录。认真完成校领导交办的工作，注重调查研究，为领导决策提供科学、具体、全面的第一手资料，在求实、务实、落实上下功夫。
4、组织起草学校发展规划、工作要点、工作总结、经验材料及学校领导报告、讲话。提前做好学期结束前的工作安排，根据学校部署及时起草学校工作计划。
5、继续抓好值周值日、教职工考勤工作和文明办公室的建设。
6、创建学习型处室，创设良好的学习氛围，加强办公室工作人员的政治业务学习，提高自身素质，为更好的开展工作打好坚实的理论基础。
（三）、高质量地完成办公室常规工作。
1、在校领导指导和帮助下，明确任务，各负其责，做好文件的接受、传送、催办及文件管理工作，信息采集、上报的管理工作。对来文的阅批、领导批示的督办、重要文件的核稿、接听电话、打印文件等日常工作，做到严谨有序，不出差错。各项文件材料，力求及时、准确、优质、高效。
2、继续做好宣传工作，以及各种迎检及接待工作。
我校宣传工作包括校外新闻媒体宣传和校内的广播站、板报、橱窗等板块的内容，办公室要继续做好向大众新闻媒体撰写宣传学校教育教学活动和建设发展成就的稿件。充分发挥好各科室信息员的作用，围绕学校重点工作，以信息为载体，反映学校实力，展示亮点，营造氛围，提升学校的知名度和美誉度。
随着学校的发展，上级检查事宜越来越多，办公室要切实做到三到位，一是接待前到位，根据任务大小，周全考虑，统一部署，细致安排各项接待工作。二是接待中到位，做到态度要和蔼，语言要标准，举止要优雅，接待要得体。三是接待后到位，接待后要及时清理现场，使之恢复清洁，为下一次接待做好准备。
3、继续做好精神文明创建工作，巩固文明创建成果。
省级文明单位为目标，继续坚持不懈地抓好文明创建工作，不断创新精神文明创建的途径，不断丰富精神文明建设的内涵，把精神文明建设与学校教育教学工作紧密结合起来，以精神文明建设促进学校发展。
4、做好档案管理工作。
做好学校文函档案管理工作和保密工作，根据档案管理的要求，完善档案管理制度，规范档案管理工作，注意收集整理体现学校办学水平的教学教研材料并归档，使档案管理更科学、规范。符合保密要求，做好档案利用工作，更好地为教育教学及各项工作服务。新晨
5、做好单位考勤工作，按月及时公布。
6、管理好单位印章，实事求是地开具各类证明、介绍，慎重使用学校印章，做好印章使用登记。
