时间：2023-05-29 18:22:11
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案管理办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1. 《会计档案管理办法》正式实施的时间是（）。
A．2017年12月11日 B．2017年1月1日
C．2017年7月1日 D．2017年1月1日
2.根据《会计档案管理办法》规定，负责定期将应归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册的部门应是（）。
A．单位的会计机构或会计人员所属机构
B．单位的档案机构或档案人员所属机构
C．单位的人力资源机构
D．单位的有关业务部门
3.根据《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管，再移交单位档案管理机构保管。这里所说的单位会计管理机构临时保管会计档案的时间应为（）。
A．1.5年 B．半年 C．2年 D．1年
4. 会计档案销毁清册也是一种重要的会计档案，它的编制部门是（）。
A．单位会计机构 B．单位行政办公室
C．单位人力资源部门 D．单位档案管理机构
5.根据规定，负责组织会计档案销毁工作的部门应是（）。
A．单位会计机构 B．单位办公室
C．单位人力资源部门 D．单位档案管理机构
6.根据规定，属于企业永久保存的会计档案是（）。
A．总账 B．银行对账单
C．财务会计报告 D．会计档案销毁清册
7.根据规定，保存期为30年的会计档案是（）。
A．总账 B．银行对账单
C．财务会计报告 D．会计档案销毁清册
8.下列不属于永久保管的会计档案是（ ）
A．总账 B．会计档案保管清册
C．年度财务会计报告 D．会计档案销毁清册
9.保存期为30年的会计档案并不少，但（）例外。
A．总账 B．会计档案移交清册
C．会计凭证 D．会计档案销毁清册
10. 关于会计档案所涵盖的范围，以下说法正确的是（）。
A．会计档案，即为会计凭证、会计账簿和财务会计报告
B．会计档案既包括纸质的会计资料，也包括一些电子的会计资料
C．由于银行对账单和银行存款余额调节表均不属于企事业单位的原始凭证，所以它们也就不属于会计档案资料
D．财政总预算、行政单位、事业单位等的基本建设拨、贷款年报（决算）不属于会计档案资料
11.关于会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书，以下说法错误的是（）。
A．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书均应由单位档案管理机构填制
B．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书均属于会计档案资料
C．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书的保管期限并不完全相同
D．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书产生（或填制）的时间并不一致，涉及的当事人也不完全相同
12.关于会计档案，以下说法正确的是（）。
A．总账、明细账是会计档案，而固定资产卡片和辅助账不是会计档案
B．销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销，单位负责人不需要在会计档案销毁清册上签署意见。
C．对各单位每年形成的会计档案进行整理立卷的部门是立档单位的会计机构或会计人员
D．根据规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，应暂由会计机构保管半年
13.关于会计档案的销毁，以下说法错误的是（）。
A.保管期满未结清的债权债务原始凭证不得销毁
B.正在建设期间的建设单位会计档案不得销毁
C.会计档案销毁需要单位会计机构编制会计档案销毁清册
D.会计档案销毁需要单位档案管理机构与会计管理机构共同派员监销
14. 关于会计档案保管，以下说法错误的是（）。
A. 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为十年和三十年
B.会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起
C.单位的总账和年度财务报告均属于永久保存的会计档案
D.会计档案的保管办法所规定的会计档案保管期限为最低保管期限
15. 按照规定，主管全国会计档案工作，并共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导的部门，是指（）。
A.财政部 B. 国家档案局
C. 财政部和国家档案局 D. 人大财经委员会和档案部门
16. 关于电子会计档案，以下说法错误的是（）。
A. 电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交
B. 属于归档范围的电子会计资料，必须属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案
C.电子会计档案的销毁应当由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销
D.档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全
二、多项选择题（每题2分，共计34分）
1.财务会计报告属于会计档案的一个重要内容，而这里所说的财务会计报告具体包括（ ）。
A.月度财务会计报告 B.季度财务会计报告
C.半年度财务会计报告 D.年度财务会计报告
2. 《会计档案管理办法》修订的依据是（ ）。
A．《企业会计准则》 B．《中华人民共和国预算法》
C．《中华人民共和国会计法》 D．《中华人民共和国档案法》
3.《会计档案管理办法》使用的范围包括（ ）。
A．国家机关 B．社会团体 C．企事业单位 D．其他组织
4. 对于会计账簿，以下属于会计档案的包括（ ）。
A．总账、明细账 B．有关辅账簿
C．日记账 D．固定资产卡片
5.对于会计凭证，以下属于会计档案的包括（ ）。
A．原始凭证 B．文件与合同
C．记账凭证 D．预算
6. 《会计档案管理办法》中所规范的会计档案内容有很多，比如其他会计资料就包括（ ）等。
A．银行存款余额调节表 B．银行对账单
C．纳税申报表 D．会计档案移交清册
7.根据《会计档案管理办法》规定，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存并形成电子会计档案，必须同时满足许多条件，这些包括（ ）。
A．形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输
B．能够采取有效措施,防止电子会计档案被篡改
C．形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
D．能够建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响
8.单位在办理会计档案移交时，按照国家档案管理的有关规定办理移交手续进行移交。以下属于正确说法的是（ ）。
A．纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装
B．电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定
C．特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交
D．单位会计管理机构应当编制会计档案移交清册
9.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为（ ）。
A．10年 B．30年 C．20年 D．15年
10.单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，并组织单位有关部门共同进行，这些部门应当包括（ ）。
A．会计 B．审计 C．纪检监察 D．有关业务部门
11. 会计档案销毁清册，包括拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。为了明确经济责任，会计档案销毁清册还需要有关机构的有关人员签署相关意见。这些机构的有关人员包括（ ）等。
A．单位负责人 B．档案管理机构负责人
C．会计管理机构负责人 D．档案管理机构经办人
12.根据规定，单位电子会计档案的销毁应当符合国家有关电子档案的规定,并由以下部门共同派员监销完成（ ）。
A．单位档案管理机构 B．单位会计管理机构
C．单位信息系统管理机构 D．单位人力资源部门
13.对于保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证，以下说法正确的是（ ）。
A．不得销毁
B．纸质会计档案应当单独抽出立卷
C．电子会计档案单独转存
D．涉及其他未了事项的会计凭证需要保管到未了事项完结时为止
14.根据规定，对于单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在相关资料中予以列明。这些资料包括（ ）。
A．会计档案鉴定意见书 B．会计档案销毁清册
C．财务会计报告 D．会计档案保管清册
15. 单位因分立原因会导致会计档案的保管发生一定的变化，以下说法正确的是（ ）。
A．单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案
B．单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案
C．单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续
D．单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由中介机构保存，并按照规定办理交接手续
16. 对于单位之间交接会计档案，以下说法正确的是（ ）。
A．移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册
B．交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督
C．电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交
D．档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全
17.关于会计档案，以下说法错误的是（）。
A.会计档案是各单位档案的重要种类之一，也是国家全部档案的重要组成部分
B.查阅或者复制会计档案的人员，可根据需要对会计档案进行拆封
C.凡是具备单独会计核算的单位，都会形成会计档案，这是会计档案特征中的
普遍性所决定的
D. 采用电子计算机进行会计核算的单位，只能保存磁性介质的会计档案，不能保存打印出的纸质会计档案
三、判断题（每题2分，本题共计50分）
1.会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 （）
2. 由于财政部门属于会计工作的主管部门，因此，财政部门应当负责主管全国会计档案工作，制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。 （）
3.县级以下地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。 （）
4.根据规定，单位的档案机构或者档案工作人员所属机构负责管理本单位的会计档案。单位不可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。（）
5.《会计档案管理办法》中所规范的会计档案有很多，但是会计档案保管清册、会计档案销毁清册属于单位档案的重要内容，不属于会计档案所包括的内容。 （）
6.根据《会计档案管理办法》的规定，单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 （）
7. 不管是行政单位，事业单位，还是企业，按照规定，固定资产卡片的保管期限应为固定资产报废清理后保管5年。 （）
8. 根据《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管1年，因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。但是单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过两年。 （）
9. 根据《会计档案管理办法》规定，会计档案临时保管期间，出于工作的需要，单位出纳人员可以在此期间兼管会计档案。 （）
10. 单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。 （）
11. 单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。为了保证会计档案的安全，单位保存的会计档案一律不得对外借出。 （）
12.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。根据规定，会计档案的保管期限，是从会计档案归档保管后的第一天算起。 （）
13．会计档案的保管期限分为永久、定期两类。《会计档案管理办法》所规定的会计档案保管期限为最低保管期限。 （）
14. 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。会计档案鉴定工作应当由单位会计机构牵头进行。 （）
15. 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。对于保管期满的会计档案一定要进行销毁。 （）
16. 根据规定，会计档案销毁工作应由单位档案管理机构负责组织并与会计管理机构共同派员监销。但是对于电子会计档案的销毁还应当有信息系统管理机构派员参与监销。 （）
17. 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案。应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。 （）
18.根据规定，单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由上级主管单位统一保管。 （）
19.根据规定，单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。 （）
20. 根据规定，建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在建设项目达到预定使用状态时及时移交，并按照规定办理交接手续。 （）
21. 单位委托中介机构记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。 （）
22. 一个单位的预算、计划、制度等文件材料，也适用于《会计档案管理办法》。 （）
23.不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等不适用于《会计档案管理办法》。 （）
辽宁新华教育网注册_新华中学2017届高三年级管理工作分工新华中学 2017 届高三年级管理工作分工 一、基本思路 年级工作是系统工程，需要协调学校各部门,联合全体高三教师共同完成。
在学校统一领导和管理之下，年级组科学有序地开展各项工作，年级工作分工 不分家，具体工作由牵头人负责，其他管理人员协助完成。
二、具体分工 校长总负责，分管校长具体负责，年级组认真执行、高效落实。
蒋选荣：年级主任，负责教务、课务和教师工作；统筹安排年级教师会、学科 分析会；统筹协调学校各部门、学科组，协调管理艺体和文科组合。
负责年级宣传报道。
华 芳：年级主任，负责学生工作、常规管理和年级大型德育活动策划，广播 操或跑操的进出场、站队等。过程性资料的收集、整理；早读、晚自习 值班表；协调管理理科组合。
李庆国：年级组长，负责理科组合。具体工作包含年级工作量统计；考场布置、 监考、阅卷、分数统计、考试用准考证、条形码的制作，网上阅卷的 试卷扫描、切割等，视频安排（联系张晶、王斌、陈元） 。联系教务处。
侍海霞：年级组长，负责文科组合。具体工作包含包含告家长书的设计、印刷， 活动横幅和戗牌的布置、落实，各种会议、活动的安排、落实；负责 教师阅卷等活动的后勤保障和学生就餐、宿舍卫生管理等。联系学工 处、总务处。
沈 军：年级组长，负责艺体组合。具体工作包含年级课表；监考、周六和周日课表；艺体教学整体安排和艺体生管理工作，艺术和体育考试的组织、封卷、 阅卷、登分以及质量分析。2016.07
辽宁新华教育网注册_2017年新华会计网会计继续教育-新《会计档案管理办法》试题及答案新《会计档案管理办法》 一、单项选择题（本类题共 15 小题，每小题 2 分，共 30 分。单项选择题 (每小题备选答案 中，只有一个符合题意的正确答案，请选择正确选项。） 1.下列各项中，属于修订后的《会计档案管理办法》施行日期是（ ）。
A．2016 年 1 月 1 日 B．2016 年 3 月 1 日 C．2016 年 6 月 1 日 D．2016 年 9 月 1 日 A B C D2.下列各项中，属于应当牵头会计档案鉴定工作的机构是（ ）。
A．单位档案管理机构 B．单位会计机构 C．审计机构 D．纪检监察机构 A B C D3.下列各项中，属于当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时 保管的期限是（ ）。
A．1 年 B．2 年 C．3 年 D．4 年 A B C D4.下列会计档案中，保管期限是 30 年的是（ ）。
A．银行存款余额调节表 B．银行对账单 C．纳税申报 D．分类账 A B C D5.下列各项中，属于销毁的会计档案时，单位档案管理机构编制的清册是（ ）。
A．会计档案移交清册 B．会计档案保管清册 C．会计档案销毁清册 D．会计档案鉴定意见书 A B C D6.下列会计资料中，属于其他会计资料的是（ ）。
A．固定资产卡片 B．其他辅账簿 C．纳税申报表 D．以上都不对 A B C D7.下列会计资料中，属于会计账簿的是（ ）。
A．原始凭证 B．固定资产卡片 C．月度财务报告 D．银行对账单 A B C D8.下列各项中，属于单位会计管理机构临时保管会计档案的最长年限是（ ）。
A．不超过 2 年 B．不超过 3 年 C．不超过 4 年 D．不超过 5 年 A B C D9.下列各项中，属于单位会计管理机构在办理会计档案移交时应当编制的清册是（ ）。
A．会计档案移交清册 B．会计档案保管清册 C．会计档案销毁清册 D．会计档案鉴定意见书 A B C D10.下列各项中，属于修订后的《会计档案管理办法》施行日期是（ ）。
A．2016 年 1 月 1 日 B．2016 年 3 月 1 日 C．2016 年 6 月 1 日 D．2016 年 9 月 1 日 A B C D11.下列各项中，属于单位定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定所形成的会计资料是 （ ）。
A．会计档案移交清册 B．会计档案保管清册 C．会计档案销毁清册 D．会计档案鉴定意见书 A B C D12.下列各项中，适用《会计档案管理办法》的资料是（ ）。
A．预算 B．计划 C．制度 D．会计报表 A B C D13.下列各项中，属于有权批准推迟移交当年形成的会计档案的机构是（ ）。
A．董事会 B．管理层 C．单位档案管理机构 D．以上都不对 A B C D14.下列会计档案中，保管期限是 30 年的有（ ）。
A．会计凭证 B．银行对账单 C．纳税申报 D．银行存款余额调节表 A B C D15.下列各项中，属于单位从外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，形成电子 会计档案应当附有的签名是（ ）。
A．符合《中华人民共和国合同法》规定的电子签名 B．符合《中华人民共和国电子商务法》规定的电子签名 C．符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名 D．以上都不对 A B C D二、多项选择题（本类题共 10 小题，每小题 4 分，共 40 分。每小题备选答案中，有两个或 两个以上符合题意的正确答案，请选择正确选项。） 1.下列关于会计档案借出的表述中，正确的有（ ）。
A．单位保存的会计档案一般不得对外借出 B．确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续 C．会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案 D．会计档案借用单位应当确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还 A B C D E2.下列关于会计档案移交的表述中，正确的有（ ）。
A．单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档 案管理的有关规定办理移交手续 B．纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装 C．电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国 家档案管理的有关规定 D．特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交 E．单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用 性、安全性进行检测，符合要求的才能接收 ABCDE3.下列各项中，属于应当列明单独抽出立卷或转存的会计档案的会计资料有（ ）。
A．会计档案移交清册 B．会计档案保管清册 C．会计档案销毁清册 D．会计档案鉴定意见书 A B C D E4.下列各项中，属于会计档案定期保管期限有（ ）。
A．10 年 B．20 年 C．30 年 D．40 年 A B C D E5.下列各项中，属于修订后的《会计档案管理办法》适用范围有（ ）。
A．国家机关 B．社会团体 C．企业 D．事业单位 E．其他组织 A B C D E6.下列各项中，属于应在会计档案销毁清册上签署意见的人员有（ ）。
A．单位负责人 B．档案管理机构负责人 C．会计管理机构负责人 D．档案管理机构经办人 E．会计管理机构经办人 A B C D E7.下列会计档案中，保管期限是 10 年的有（ ）。
A．月度财务报告 B．季度财务报告 C．半年度财务报告 D．年度财务报告 A B C D E8.下列各项中，属于主管全国会计档案工作的机构包括（ ）。
A．财政部 B．国家税务总局 C．国家档案局 D．中国人民银行 ABCDE9.下列关于单位之间交接会计档案的表述中，正确的有（ ）。
A．单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续 B．移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷 号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容 C．交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双 方的单位有关负责人负责监督。
交接完毕后， 交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交 清册上签名或盖章 D．电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一 并移交。
档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验， 确保所接收 电子会计档案的准确、完整、可用和安全 A B C D E10.下列关于单位发生合并或分立事项时会计档案保管方的表述中，正确的有（ ）。
A．单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管 B． 单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案 管理的有关规定处置 C． 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后 的单位统一保管 D．单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应当由原各单位保管 A B C D E三、判断题（本类题共 15 小题，每小题 2 分，共 30 分。请判断每小题的表述是否正确，认 为表述正确的请选择“对”，认为表述错误的，请选择“错”。） 1.单位对已到保管期限的会计档案进行鉴定后， 对于仍需继续保存的会计档案， 应当重新划 定保管期限。
对 错2.单位可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。
对 错3.单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
对 错4.单位档案管理机构负责管理本单位的会计档案。
对 错5.预算、 计划、 制度等文件材料， 应当执行文书档案管理规定， 不适用 《会计档案管理办法》 。
对 错6.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。 对错7.单位档案管理机构和会计管理机构应共同派员监销会计档案销毁工作。
对 错8.不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户， 其会计档 案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照《会计档案管理办法》执行。
对 错9.单位委托中介机构记账的， 应当在签订的书面委托合同中， 明确会计档案的管理要求 及相应责任。
对 错10.会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
对 错11.单位内部形成的电子会计资料和从外部接收的电子会计资料在满足一定条件时可以仅以 电子形式归档保存，形成电子会计档案。
对 错12.《会计档案管理办法》规定的会计档案保管期限为最高保管期限。
对 错13.会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事 项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、 传输和存储的电子会计档案。
对 错14.监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对。
会计档案管理办法相关规定最新版
第一条 为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规,制定本办法。
第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。
第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导。
县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。
第五条 单位应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。
第六条 下列会计资料应当进行归档:
(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;
(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿;
(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
第八条 同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:
(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;
(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;
(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第九条 满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。
第十一条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。
单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。
第十二条 单位会计管理机构在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。
纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。
第十三条 单位应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。
单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。
十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为20xx年和30年。
会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
第十五条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限办理。
第十六条 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。
第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:
(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
(三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
第十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第二十条 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案,按照国家档案管理的有关规定处置。
第二十一条 单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置,各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。
单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务单位保存,并按照规定办理交接手续。
第二十二条 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应当由原各单位保管。
第二十三条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受单位的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。
第二十四条 单位之间交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。
交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。
第二十六条 单位委托中介机构记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及相应责任。
第二十七条 违反本办法规定的单位和个人,由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。
第二十八条 预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。
第二十九条 不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户,其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。
第三十条 各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门,新疆生产建设兵团财务局、档案局,国务院各业务主管部门,中国总后勤部,可以根据本办法制定具体实施办法。
第三十一条 本办法由财政部、国家档案局负责解释,自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)同时废止。
如何整理会计档案
首先，掌握信息建预编表。我采取在会计档案未归档前就到会计部门咨询了解掌握当年需要移交的，会计档案中会计凭证册数、账册、报表、其他类等会计档案的详细信息后，便开始着手建立会计档案案卷目录预编目录，将其中的案卷号、保管号(保管号的起始号因为上一年度的结尾号可事先得知)、保管期限、移交人、接收人等有规律可循，可预先获知的信息先编制出来，会计凭证号码这一项预留，等待会计凭证正式归档整理时在填入。例如我以20xx年需接收归档的20xx年会计档案案卷预编目录进行效果展示详见附录1;附录2
其次，会计装具打号及封面填写。根据预先编制的会计档案案卷预编目录中会计凭证的保管号，提前用打码机在会计凭证案卷装具上打印上保管号并严格按保管号依次序排列，其中要特别注意在会计凭证案卷装具上所打的保管号应略少于实际获知的会计凭证册数10册左右，宁缺勿多目的是预防会计部门提供的统计数据有出入时可预防实际归档的会计凭证册数少于已经打了号的会计凭证案卷装具数量造成会计凭证案卷装具的浪费，实际归档的会计凭证册数多于已经打了号的会计凭证案卷装具数只需加打缺额的会计凭证案卷装具便可。打完会计凭证的保管号后在将会计凭证案卷装具上的年度、凭证名称、保管期限、卷号、财务主管、经办会计、全宗等已知固定项提前填写完毕后排序整理待用。
第三，会计档案整理。在正式接收到实物会计凭证、账册、报表等会计档案后，根据会计部门在会计凭证上编制的凭证顺序号、凭证附件号及凭证的流水号等信息对其进行统一排序整理，检查排序无误后按其先后顺序一册一填写一装入的流程进行归档。对于会计凭证的归档应先根据其会计凭证上所反映的信息，在事先打印出来的会计档案案卷预编目录凭证号码预留栏内填写记录该会计凭证的顺序号，在同时填写补充案卷装具的封皮。包括封面、封脊中的起止年月日、该月总册数、第几册、凭证张数、凭证顺序号等内容，待该册会计凭证案卷封皮全部需要补充填写的内容全部填写完，检查无误后方可将该册会计凭证装入会计凭证案卷装具内，累计装好6-10册会计凭证就及时入库，之所以填写完6-10册就入库有两个目的，一是在入库走动的过程中就当作休息调解一下久坐的身体。二是6-10册会计凭证的重量对于管理会计档案的女同志很容易就将其放入档案柜内。对于档案库内会计档案的分布，排架、摆放我结合工作实际统一规定按顺时针方向由下至上依次分布补充档案，档案柜的标引由上至下以组柜流水号+组柜纵向1至5的方式标注，会计档案内容的标识由下至上进行标注，档案柜内会计凭证由左至右先下后上摆放的原则，来规范会计档案的分布，排架、摆放。对于账册、报表等每年项目、册数均相对稳定的会计档案归档，我采取卷内对账册、报表的具体会计科目编制一个流水号的方法将其固定排列，使之条理分明，井然有序。例如：账册类1、为现金日记帐; 2、为银行存款日记帐;3、为内部存款日记帐等;报表类如：1、为20xx年一、二季度会计报表(16月);2、为20xx年三、四季度会计报表(711月);3、为20xx年12月会计报表(年报)，完成会计科目固定后在对其卷内文件编张号、打印卷内目录和备考表。会计科目固定排列效果展示详见附录2;组柜标引、标识效果展示详见附录5
第四，库内统计记录。待会计档案入库工作全部完成后对新入库档案及档案柜内的档案情况做全面的统计记录，为下一步计算机录入建立会计档案定置组柜分布图、制作标引、标识等工作做好准备。主要内容包括对案柜内档案的册数、分布情况、所在组柜编码等信息进行详细统计记录。
农村信用社会计档案是农村信用社历年各项业务和财务活动的完整记录及核算依据，是农村信用社成长发展历史和农村经济部门资金活动的重要资料，在一定时期内起着会计检查和事后查考的重要作用。但是目前农村信用社会计档案管理中存在着立档与保管不规范等一系列问题，严重制约了农村信用社会计管理水平和资源利用，因而建立科学的会计档案管理方法，夯实会计档案管理基础工作显得尤为必要。
一、当前农村信用社会计档案管理中存在的主要问题：
1、重视会计档案的日常归档管理，轻视会计档案的管理制度建设。目前，农村信用社的会计档案管理制度主要执行财政部财会字[1998]32号《会计档案管理办法》和中国人民银行银发[20xx]374号《银行会计档案管理办法》，并没有建立一套适合各单位自身的会计档案管理制度的实施细则，没有统一管理会计档案的标准。许多农村信用社机构现存会计档案都已分类造册，但部分会计账簿、会计凭证之类档案仍无法编制全宗号、目录号、案卷号，只有按年度分的档案流水号，而且没有统一规定的装订要求，外观上很不整齐。同时，实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体，目前还没有及时制定相应的管理办法，多数应归档的会计数据文件散落于不同的经办人手中，造成了会计档案归档资料不完整。
2、重视有形会计资料归档，轻视无形会计档案管理。近年来，农村信用社电子化建设日新月异，会计电算化逐步融入农村信用社各个业务领域，并逐渐取代了传统的手工操作。虽然实行会计电算化后，由计算机生成的会计资料仍然按规定定期形成了较为系统、完整的书面资料，并纳入了会计档案管理之中，但是对会计软件及其生成的电子数据并未纳入或未全部纳入会计档案的管理范畴，由此造成此类会计档案的缺项，其后果是在很大程度上影响了会计档案的正常使用及科学利用的效率，从而使会计电算化仅仅停留在代替手工记账、代替手工编制会计报表等简单而单一的功能阶段，未能发挥其更为强大的其他功能。以农村信用社储蓄业务为例，每个网点每年跟储蓄有关的业务凭证、账簿，少则上百本多则几千本，一旦需查询相关数据，其过程和耗费的精力可想而知，而如果将相关电子数据一并归档，当然其中包括其适用的程序、软件，查询起来定然会非常迅速、方便，但就目前现状来看，这方面的工作确实做得不够。同时，由于农村信用社点多面广，尤其是多级法人结构的特殊性，使得农村信用社电子化建设缺乏统一的规划，开发利用的会计软件五花八门，数据间的不兼容性使得各级机构对淘汰或更新了的应用程序和软件疏于管理，如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息，势必导致旧系统中形成文件在新系统中不能读取，将造成大量数据资源的浪费，给今后的会计核算工作造成一定的损失。
3、重视本单位会计档案管理，轻视下属机构会计档案管理。按《会计档案管理办法》规定：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。但在实际工作中，由于大多数农村信用社机构会计档案是由会计部门兼管，部分会计机构管理人员对会计档案及时、按期归档的重要性认识不足，至使下属机构会计档案不能及时催收、归档到位，即使下级机构上交会计档案，所移交的会计档案也未得到与本单位会计档案的“同等待遇”，往往维持原状“束之高阁”，这显然不利于单位对所有会计档案进行科学有效管理。
4、重视会计数据的交接,忽视会计档案的移交。会计档案的移交本应是会计人员工作调动和网点合并等业务交接的一项重要内容，但在实际工作中却并未引起重视。一方面，部分网点会计人员办理业务交接时，往往只办业务数据的交接，而对会计档案要么未办交接，要么象征性的以会计档案保管登记簿移交清单签字了事；另一方面，部分单位会计人员对网点合并的会计档案移交手续不清、责任不明，造成所移交的会计档案管理混乱，不仅查找起来非常困难，甚至有些单位还有会计档案遗失而无从追责。
5、重视对会计档案的收集、存放管理，忽视对会计档案进行科学的鉴定、及时的销毁工作。会计档案管理既包括全面、完整的收集，科学的整理保管阶段，也包括后期的科学鉴定与及时销毁阶段。不同类型的会计档案有其不同的保管期限，必然需要对已经超过保管期限且无保管必要的会计档案进行定期鉴定与销毁。由于金融行业的特殊性，农村信用社经济活动十分频繁，会计档案形成数量之多是其他门类的档案所不可比拟的，但在实际工作中，农村信用社会计档案的鉴定与销毁工作未得到相关各方的充分重视，从而造成档案保管空间与档案管理人力等资源的浪费。
二、规范农村信用社会计档案管理的几点建议
1、加快制订科学规范的会计档案管理办法并组织实施，确保会计档案管理有 章可依、职责分明。农村信用社财务部门要结合农村信用社的特点和实际情况，按照财政部《会计档案管理办法》和人民银行《银行会计档案管理办法》制定切实可行的会计档案管理制度实施细则，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程，统一会计档案管理要求。会计档案操作规程除了立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应结合实际，制订出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，并将会计电子化系统开发、修改和使用的数据、程序资料通过磁介质收录保管，每年翻录一次，实行双备份异地分别保管，确保会计档案收集的齐全完整。
2、加强会计档案后续管理的检查、考核力度，确保会计档案归档及时、保管完整、销毁有序。首先，对原有会计档案各级财务部门要集中组织人员进行全面清理，通过搜集补救一批、规范整改一批、集中销毁一批，保证现有会计档案完整、规范，使新增会计档案有科学管理的起点。其次，财务部门要抓好会计人员调动和网点撤并时会计档案的移交工作，会计档案交接要编制移交清册，交接双方负责清点核对，会计档案交接不清的会计人员不得离开工作岗位，对清理过程中发现的因原移交人员移交不清的会计档案，必须责令当事人回原单位查明原因，避免责任不清，人浮于事，造成会计档案的遗失。再次，要严格遵守会计档案调（查）阅登记制度，防止会计档案丢失和泄密，并定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理，对超过保管期限且无保管必要的会计档案及时组织销毁。
3、加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。无论多么好的制度、多么先进的技术设备，都要靠人来执行和操作，档案管理工作的好坏，其工作人员的素质、能力发挥着巨大的作用。会计人员是会计档案整理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
4、加大会计档案管理硬件投入，提高会计档案利用效率。存放会计档案的场所应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件，各级财务部门要及时为会计档案保管提供有利条件。同时，财务部门应充分利用现代化科技设备和手段，特别是运用会计电子化建设生成的数据，建立会计档案网络信息，方便职工随时对会计档案目录、数据进行查询，实现资源共享，只有这样，会计档案利用工作才会跃上一个新的台阶。
关键词：城乡居民；社会养老保险；档案管理
本文主要对我区城乡居民社会养老保险业务档案工作的现状及存在的问题进行探讨，并提出建议。
1 我区城乡居民社会养老保险业务档案工作现状及问题
夷陵区2011年7月被国务院批准为全国第三批城乡居民社会养老保险试点县，截止目前，全区已有26万多人参保，其中享受养老待遇的有6.5万人，待遇社会化发放率100%。我区启动城乡居民社会养老保险试点工作以来，在努力抓好城乡居民参保扩面的同时，也注重做好参保人员业务档案的整理归档工作，从基础工作做起，加强养老保险档案的管理。我区强化参保资料审核，确保信息录入准确完整，对城乡居民养老保险纸质业务资料进行科学化分类、标准化存储、规范化装订，2012年8月份为积极配合我区城乡居保信息管理系统的上线，更好地发挥电子档案信息资源的作用，我局要求所有参保人填报的纸质档案资料条目与湖北省城乡居民社会养老保险电子信息管理系统条目相吻合，确保居保电子信息系统数据录入不缺项。经办人员严审核，细录入，做到合格一批录入一批，录入一批管理一批，对资料残缺不全的，严格进行补缺补差，确保了纸质档案和电子档案的完整性和正确性。一年多来，我区居保业务档案管理工作有了长足的发展，取得了可喜成绩，但在工作实践过程中，也发现了一些业务档案管理工作方面的困难和问题，主要有以下几个突出问题。
（一）缺乏规范统一的业务档案管理规章制度
随着我区城乡居民参保人数的逐渐增多以及社会养老保险的全覆盖，迫切需要建立健全适合我区特点的养老保险档案管理制度，从一定程度上减除广大城乡居民的后顾之忧。目前，我区城乡居民社会养老保险档案管理制度安排本身的缺失使居保档案管理缺乏有效的法律法规依据。因缺乏统一的档案管理制度，我区各级居保经办机构往往按照《湖北省城乡居保业务档案管理办法》来管理档案，个别乡镇人社中心甚至没有真正在档案管理中落实，致使居保档案管理政策环境较差。例如有的乡镇人社中心一些参保人档案填写不规范，姓名和身份信息等数据填写不准确，导致人员数据导入不了省居保电子信息管理系统，还有大多数乡镇纸质档案为16K纸，而省居保档案管理办法要求纸质档案是A4纸等等。我区居保档案管理制度的不规范导致养老保险档案内容不能完全真实地反映整个参保过程，导致一些纠纷，影响了城乡居民参保的信心，也损害了政府的诚信度。
（二）基础设施建设与业务档案管理工作的要求尚有很大差距
目前，我区城乡居民养老保险局作为负责全区城乡居民养老保险业务档案的集中保管机构，虽然设置了"退管股"来负责居保业务档案的管理，但受我局办公场地和经费的制约，我局还没有专门的档案室来保管居保业务档案。根据《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》的要求，城乡居民养老保险业务档案管理应设置规范标准的业务档案专用库房，能够容纳和接受全部居民养老保险业务档案。库房内应配置温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器等设施设备，并配备专用的铁制档案柜或者密集架，办公室、库房、查阅室按要求分设，以确保档案的安全[1]。而目前我局业务档案库房和业务人员办公室并没有分开，去湿机、温湿度计等设施设备更是缺乏，档案库房、办公区、查阅室与业务档案管理工作的要求还有一定距离。各乡镇人社中心作为档案资料的归集上报机构，虽然对档案室没有明确的要求，但要有合格的档案柜或档案架，不少乡镇档案资料随意存放，受条件的制约，有的乡镇部分档案没有装订成盒，档案装订也没有做到一人一盒，在档案保管设施方面无法达到标准。我区档案管理基础设施无法与现代农村养老保险档案工作发展需要相适应，进而影响了我区居保工作的有效落实。
（三）业务档案管理人员档案管理专业知识有待提高
受人员编制短缺、工作任务较重等实际情况的制约，各乡镇人社中心兼职档案员的配备及档案管理学习培训方面还有欠缺，各乡镇现有档案管理人员大多没有档案管理相关专业学历，缺乏档案管理专业知识与技能，其综合素质仍有待提高[2]。同时，业务档案管理人员从事档案管理工作时间短，档案管理人员的知识结构不够全面，尚不能完全适应档案工作的需要，影响了我区档案工作的深入开展。
2 对规范我区城乡居民养老保险业务档案工作问题的一些建议
（一）规范制度，加强领导管理
为了让各项工作能顺利展开，确保居保档案管理的范围化和标准化，在实际工作中做到有章可循，我们要根据工作实际和工作特点，迅速制定出《夷陵区城乡居民社会养老保险档案管理办法》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案立卷归档程序及注意事项》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案安全保密制度》等制度，对养老保险档案立卷归档的范围、标准、质量、保管和利用要做出明确的标准和要求，细化工作职责，简化操作流程，从制度上确保档案管理工作的顺利开展。目前我区档案制度建设正在有序进行，各种档案制度有望年底出台。构建完善的、符合我区实情的城乡居民社会养老保险档案管理制度，也是各乡镇人社中心的期盼，通过完善的管理制度来管理和约束工作人员的行为，明确档案管理工作职责，使档案管理的每一个环节都有章可循、有据可依。
城乡居民社会养老保险档案管理工作面对全区202个行政村（居委会）和25万人参保群体，面广、人多、工作量大，我们还要加强档案工作的组织管理，建立分管领导和档案管理人员岗位责任制，建立健全业务档案工作流程，加强居民养老保险业务档案工作的监督指导。区居保局要负责全区养老保险档案工作的监督、指导、检查、考核、归档和保管，各乡镇人社中心具体负责本辖区、村居保档案材料的形成、收集、整理和上报工作。在实际工作中，乡镇人社中心应协助区居保局做好纸质档案相关材料的归集上报和电子档案信息录入等基础工作，村（社区）应建立参保人员基础信息台帐并妥善保存。区人社局应加强养老保险档案工作的领导和管理，将养老保险档案管理纳入年度目标任务、工作计划，建立健全城乡居民社会养老保险档案工作制度，把养老保险档案材料形成、收集、整理、归档和保管等各项工作纳入各有关部门和人员工作职责范围，做到制度健全、措施到位、责任落实，年初有安排、年底有考核。全面提升养老保险经办机构管理能力和服务水平，实现居保档案管理的制度化、规范化和标准化。
（二）改善条件，加强基础设施建设
针对我区城乡居保档案基础设施建设的情况，确保我区居保档案整理工作的顺利进行，区财政部门要积极筹集资金，加大资金投入力度，按照省一级档案管理标准，专门建立居保档案室。安装档案密集架或档案柜，配备温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器、窗帘等设施设备，必须做到防火、防盗、防磁、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防鼠，不断改善档案管理条件，从"经费上"确保养老保险档案管理工作持续、健康发展。
乡镇居保经办机构要从保障档案管理基础用房、设备和人员等方面加强居保业务档案基础建设，以实现居保业务档案管理工作科学发展。办公室、库房、查阅室要按要求分设，确保档案的安全，并根据需要配备计算机、扫描仪、办公软件和业务软件等现代化管理设备，推动档案信息化和网络化建设，以适应档案现代化管理的要求。通过不断加强软硬件设施，提高我区的档案管理水平。只有通过加大资金投入，逐步完善居保业务档案基础设施建设，才能实现我区居保业务档案管理地长远发展。
（三） 加强培训，确保档案管理服务水平
城乡居民社会养老保险档案管理涉及参保人员信息从收集、分类、整理、归档、装订成册，到档案内容进行补充更正、保管、鉴定、利用的全过程，这就需要现代化信息技术运用和高素质的档案人才管理队伍，需要具有专业素质的档案管理人员。我区城乡居民养老保险局负责全区居保档案的收集、整理和保管工作，目前并没有专业的档案管理人员，各乡镇人社中心档案管理人员的水平也是参差不齐，因此我局和各乡镇人社中心的档案人员管理队伍急切需要专门教育、培训。我区各级居保经办机构应积极加强与上级业务主管部门及当地档案部门的联系，主动争取业务上的协助和指导。一方面要组织大家学习《档案法》《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案管理办法》等文件法规，另一方面，要采用请进来的办法学习，提高档案管理人员的动手能力。可邀请档案局的专业人员对我区的专兼职档案员进行培训，提高大家的档案意识，掌握如何分类、归档、管理等一系列方法。对档案管理工作人员进行相关的业务培训，确保工作人员能够按照"干净整洁、统一规范、查找方便"的基本要求，尽职尽责做好基础资料的整理归档工作和档案的保管、保密工作，提高我区城乡居民社会养老保险业务档案管理水平。
我们要根据居保业务档案管理工作的需要，开展对现有档案管理人员专业知识与计算机操作技能培训，例如举办居保档案整理培训班、召开档案整理工作现场会，通过现场讲解、实物操作等方式，提高培训效果，使其适应业务档案工作的需要。在做好档案入库的同时，各级居保业务档案管理人员还要提高档案服务水平，认真接待业务档案查询人员，做到耐心解答，及时、准确。通过定期参加档案业务学习和培训，以进一步提高全区居保档案管理服务质量。
关键词：高等院校学历档案档案管理
学历档案是随着学生毕业由高校转递至各大用人单位的，是用人单位核定工资、评定职称的重要依据，用人单位作为学历档案的接收与使用方，对学历档案具有真实客观的评价基础。从用人单位看，目前从高校转来的学历档案存在不少问题亟待解决，针对这些问题，站在用人单位的角度，笔者认为：一方面，有必要将关口前移，探寻根源，从行政管理和信息化建设角度找到突破性方法；另一方面，建立“学生电子档案”并推广至用人单位。
一、学历档案存在的主要问题
学历档案存在的主要问题有五个：
（一）学历档案失真
部分学历材料失真，如：因为升学或就业的需要，对某学科成绩篡改过甚至对整份成绩单进行篡改；授予学位和毕业学历等方面存在造假现象。比如，我们曾经发现没有获得学士学位的学生档案中出现学位材料或把登记表中“不授予学士学位”标记中的“不”字刮掉的情况；还有的学生大专和大本的入学时间相同，大本材料造假。在职学习材料的情况更为严重：有些干部初始学历为本科毕业，却在晋升职务、申报职称之前突然提交了其他省份高校的博士研究生学历、学位材料……这些虚假学历材料已不能真实反映干部本身的学历和水平。
（二）学历档案短缺
一方面是学历档案中缺少部分必要材料，2012年中国中医科学院广安门医院干部档案自查工作中发现，有八成左右的干部档案中缺少学生登记表，三成左右的档案中缺少毕业生登记表和授予学位的材料；另一方面是某份档案缺少相关要素，如缺少意见、盖章、本人签字和时间等。
（三）学历档案无序
学历档案的整理没有按照相关规定进行，如：一些档案排列无序，随便装在档案袋中；一些档案没有规范的卷内目录；一些档案没有系统的编页。从中国中医科学院广安门医院近些年来接收的应届毕业生档案情况看，九成以上的学生档案未进行过规范的整理装订，通常是一摞没有经过鉴别、分类、剪裁、装订的散材料。一些转递次数较多的学生档案会出现档案套叠的现象，即一个档案袋套一个未开封的档案袋和一摞散材料，未开封的档案袋里再套另一个未开封的档案袋和一摞散材料。
（四）档案分装失误
在学历档案的整理中，由于粗心或者其他原因分装错误，导致某份学历档案的材料装在另一份中甚至导致丢失。特别是同姓同名、同音异字的两个人的材料更容易混淆，而此种情况暴露出来时经常是该干部已经毕业若干年后，失误已经难以弥补。
（五）人档分离或转递不及时、规范
由于目前就业形式多样，除了一些进入国家机构或事业单位的学生，还有很多学生毕业后就业单位为私企等单位，这些单位并不具有人事档案的权限，导致人档分离，很多学生没有档案意识，把学历档案弃之不顾，当需要档案时发现无从查找；还有一些学生毕业后，学校没有及时把档案转递至用人单位，或者转递的途径不规范，如由学生本人携带档案至用人单位。
二、问题成因与根源追溯
（一）高校档案工作的特点是主因
学生档案存在的问题很大一部分原因是由高校档案工作的特点决定的，归纳有五：一是扩招导致学生档案大幅增加，相应工作量成倍增长；二是招生渠道不同及学生来源不同导致学生档案日益复杂化；三是硕博学历人才比例快速增加，这些人学习经历丰富，其中不乏工作经历，档案流转环节较多，形成的档案不规范；四是在职教育渠道繁多，但是管理水平却参差不齐，教育部门又缺乏监督指导，直接导致形成的档案材料千差万别；五是学生档案具有暂时性、流动性的特点，高校档案管理人员普遍认为保管时间较短，不必花费过多时间管理，从而导致档案材料散落、排放无序。
（二）学生档案管理办法不详尽且缺少相应的监管措施
教育部曾于2008年颁布最新的《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），但全文针对学生档案管理的内容却非常少，缺乏对学生类档案工作的指导性，不详尽、缺乏统一性的要求，使得目前各个学校的学历材料归档要求不同，不齐备、手续不完善。另一方面教育部针对各学校档案管理的落实情况监管不够，远未实现其制定《办法》的既定目标。
（三）学历证书网上查询共享程度不够
目前教育部在中国高等教育学生信息网网站开通了学历证书电子注册网上查询，但是并未给各组织人事部门建立专门的网上信息免费共享渠道，致使学历公开透明力度大打折扣，公众监督与制约机制难以形成。
（四）高校档案管理人员配备不足，素养不够
高校档案管理人员数量不足是较为普遍的现象，学生档案数量庞大，进出档频繁，使得档案管理工作任务繁重，现有人员数量只能完成最基本的分装工作。素养不够主要体现在专业知识、经验、责任心以及对信息技术的掌握不足等方面，而这些恰恰直接影响了学生档案的质量，从而延伸至学生档案的有效利用方面。
三、建议与改进设想
（一）规范办学秩序，从源头上杜绝学历材料造假教育部每年对具有招生资格的院校有明确的审核和公布，违规招生的单位国家均不予承认其颁发的毕业证书。在教育部彻底清理并停止不具备办学资格的学校擅自办学、擅自颁发学历证书行为的同时，档案工作人员应熟练掌握要领，学会鉴别不具备办学资质学校颁发的毕业证书的能力。
（二）制定管理办法，从细节上规范学历档案管理
教育部应制订专门的学生档案管理办法，增强办法的可操作性、指导性，各学校也应该根据本校学生档案的特点，制定出适合本校的学历档案管理措施，特别要注重完善现有学历档案管理中的薄弱环节，使高校学历档案更加规范化，如：规范学历档案的装订顺序、卷内目录和编页；完善必要的签字、盖章手续；材料形成时间要准确，填写要规范等；与此同时，还应保证学历档案的真实性、完整性；保持转递渠道的畅通；确保档案转递的准确、及时。
（三）通过聘用档案专业人员和培训、自学等措施提高高校档案人员的专业素养
一方面，高校应尽量聘用档案专业毕业的人员开展学历档案管理工作；另一方面，对现有档案人员应定期开展职业培训，提升其档案素养和对新技术、新趋势的掌握和认识；第三，档案人员也应该不断学习新技术，掌握新技能，使自己满足行业发展的需要。
（四）教育部应有相应的监督机制并跟用人单位形成良好的沟通机制
首先，教育部应建立监督检查工作组，形成监督机制，加强对高校学生档案管理的定期监督检查，促进并提高各高校对学历档案管理工作的重视程度。与此同时，教育部应跟用人单位形成良好的沟通机制，了解用人单位在接收和利用学历档案的过程中发现的问题，积累的相关经验，如总结分享各种鉴别档案材料的知识和经验，对可疑材料，及时前往调查，守住学历材料进入干部档案的最后关口，杜绝假履历、假学历的发生，一经查实造假应严肃惩罚，切实维护学历材料真实性、严肃性和规范性。
（五）强化电子注册，提供并推广网上查询学生学历认定
强化要求高校学历证书电子注册工作，根据《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，符合资质的各高校应将本校全日制、成人以及自考的毕业生学历信息进行电子注册，严厉打击学历造假行为。教育部门应与各组织人事部门之间建立沟通渠道，对符合资质的各组织人事部门提供免费注册资格，提供网上信息查询，推广学历认定查询，整治学历造假现象，规范教育渠道，严把学历教育的出口。
（六）建立学生电子档案并利用信息技术管理
随着信息技术的发展和OA系统的普及，现在产生的学生档案越来越多是电子文件形式，应该建立电子档案，一方面有利于查阅利用，另一方面以后也不用再次数字化，可以节约人力、物力、财力。笔者认为建立学生电子档案应注意几个问题：
1.规范工作，关注细节
在建立学生电子档案时工作人员应善于运用信息技术的优势，从细节处强化高校学生档案管理工作的规范化。档案原始材料的产生、收集、筛选、整理、存储等环节如有一个细节出现问题都可能影响档案，使学生利益受损。电子档案的建立，并不是摒弃学生的纸质档案，而是把纸质档案作为原始材料，作为对电子档案的补充和备份，若对电子档案的信息有异议，还可查阅纸质档案，并作为最后的依据。
2.高校学生电子档案的保管维护
学生电子档案作为一种电子数据除了需要注意物理安全性外，还要注意设置档案的只读性，即维护档案数据的原始性、真实性和完整性，避免发生人为误操作或不必要的重复劳动。同时还应注意进行定期检测和异地备份、更换密码等措施以保证档案的可读性和安全性。
3.高校学生电子档案的传递
档案传递的形式采用邮寄纸质档案的同时将电子档案封装打包发送至用人单位，实现电子档案功能的延伸，如果由教育部门牵头开发高校电子档案系统平台的话，不仅各高校统一使用，而且延伸至各机关企事业单位，实现统一的数据接口，实现高校与用人单位之间报送、接收电子个人档案的无缝链接。
综上所述，学历档案在人才晋升提拔劳资方面发挥着非常重要的作用，只有加强多部门协作，开发利用高科技手段，才能更加地充分发挥各类学历教育的根本作用，提高全民素质，实现强国之路。
参考文献：
[1]薛立英.人事档案工作管理的现状及几点思考[J].山西档案，2010，S1（13）：60.
[2]教育部.等教育学历证书电子注册管理暂行规定[S].教学〔2001〕4号.
一、高校院系档案管理的现状
随着高校规模扩大、专业发展，院系档案的数量也在迅速增长，其管理工作的发展速度明显落后于学校的整体发展，院系档案的质量堪忧，造成与后续工作衔接的诸多问题，为此，应高度重视这一情况变化。
1.软硬件设施不完善。
高校院系档案管理工作一般起步较晚，由于学校扩招院系学生增加、学科建设发展及科研平台的建设等原因，院系办公用房相对紧张，因此，很多院系并未设立专门的档案室，有的以办公室代替档案室保管院系档案，达不到档案室防光、防潮、防渍以及恒定的温度和湿度的要求。随着计算机网络技术的普及和多媒体技术的不断发展，通过电子政务生成的电子公文也与日俱增，电子档案的数量越来越多，绝大部分校级档案部门已通过购买或自行研发管理系统的方式，实现了档案管理的自动化。但院系一级的档案管理往往还停留在手工管理阶段，有些院系没有生成电子档案的条件，状况好的院系会有档案电子目录和电子检索工具归档管理，大多数档案管理都以物理方式展开，管理水平和效率较为低下，管理层级较低。
2.档案搜集管理不标准。
院系在高等学校是一线教学、科研单位，其形成的档案资料特别多。目前较为突出的情况是院系档案归档范围、保管期限不统一。有些院系归档范围太广，档案的冗余度大，造成档案保管占用过多的空间，在档案利用时，查找困难，调用不便。与此相反的是有些院系归档范围太窄，许多该归档的材料没有搜集，这样就可能丢失或遗漏一些重要的档案材料。保管期限不统一，容易遗失一些有价值的档案材料，在管理人员变更时这个问题更为突出。
3.档案管理人员素质不高。
院系档案管理人员的专业素质参差不齐，体现在管理意识的缺失和管理人员信息素养不高两个方面。一方面，教学人员和档案管理人员对于院系开展档案管理工作的重要性认识不足，一些教学和科研人员并不愿意将自己的书籍、科研成果送到档案室保管，从而影响了档案收集的连续性和完整性。另一方面，院系档案管理人员信息素养普遍不高。院系档案管理人员多为兼职，没有经过专业的档案工作培训，普遍缺乏必要的信息知识，在很大程度上影响了院系档案管理工作的开展。
4.档案利用率不高。
档案的价值在于利用。目前，各高校院系对档案的管理都是分散的，从而形成院系档案管理条块分割，以至于档案管理混乱，查找不便。院系的档案以纸质方式储存，档案一般都是锁在档案柜里，除了偶尔有人查学生的考试成绩外，其他资料很少被利用，而档案管理人员往往也是坐等利用者上门，对档案本身没有清晰的认识，更谈不上对档案材料中的文献信息进行研究和整理加工，深层次开发院系档案资源，这样就使档案丧失了一部分功能，不能真正地体现出档案的价值。
二、原因分析
1.重视不足，投入不够。
长期以来，人们总是认为高校的主要工作是教学、科研，档案工作无足轻重，致使高校档案工作处于被忽视的不利位置。在资金投入上，只注重与办学直接相关的投资，档案工作发展所需要的条件往往得不到正常满足，甚至没有设立档案室的库房，没有配备必要的电脑、扫描仪等技术设备，导致档案工作现代化水平远远低于信息化社会对档案工作技术装备的要求。在定编定岗时，对从事档案工作的编制过度压缩，造成人员不够，院系基本没有档案管理员这一个编制，一般由办公室主任或教学秘书兼任，他们对档案管理缺乏必要的精力，也缺乏相关的专业信息知识对档案管理进行信息开发，提高档案的利用效率。
2.相关管理标准、规章制度不健全。
2008年教育部联合国家档案局公布实施《高等学校档案管理办法》，办法明确规定了文件材料的归档范围和归档时间，要求高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》。但在实际操作中，很多高校没有制定结合本校实际情况的档案管理办法，或者制定了但没有严格执行，导致了档案管理者无法判断或者凭经验判断哪些资料应当收集，哪些资料有利用和保留价值，哪些资料比较重要，保存期限多久。档案管理规章制度是对档案管理人员日常工作的规范性文件制度，它明确规定归档制度、保管制度、借阅制度、档案销毁制度、档案管理人员的岗位职责、任务，是档案管理工作正常进行的有力保证。但目前大部分院系规章制度不健全，日常工作还停留在经验、感觉阶段。
3.档案的保管方式影响着档案的利用效果。
目前高校院系档案的保管还停留在纸质手工保管阶段，保管环境恶劣，编目不科学，无专人负责，查找困难，利用不便。院系档案基本没有形成电子档案的保管方式，档案管理的科技含量低，没有建成档案数据库和实现网络连接，不能快捷地为使用者提供方便，也不能形成档案的资源共享。
三、改善院系档案管理工作的对策
1.强化意识，增加投入。
档案工作是院系日常管理工作的一个重要方面，涉及的部门和范围极为广泛，必须调动全院教职工的积极性，共同配合。这就要求院系领导、档案员及教职工必须把档案工作提高到战略的、基础的地位，给予高度重视，积极抓好档案工作。对档案工作的投入切实体现了一个单位对档案工作的重视程度。随着社会的进步和科技的发展，新任务、新要求不断出现，因此，高校及其院系领导要重视院系档案室的建设，首先要保证档案室库房的用房，设立合乎标准的档案室；其次要加大投入，配置必要的先进设备如计算机、数码相机、扫描仪等，逐步实现电子档案和纸质档案双重管理模式，进而实现学校、院系档案的联网和档案资源共享，提高档案资料的检索速度和查全查准率。
2.健全制度，完善体制。
制度是开展工作的准则和依据，只有制定科学合理的院系档案管理制度，才能指导和规范院系的档案管理工作。2008年8月20日，《高等学校档案管理办法》公布，突出了档案工作在高校管理中的重要位置，在高校档案管理发展史上具有重要意义。高校院系档案管理工作应在《高等学校档案管理办法》的宏观指导下，结合本校实际，在修改、补充和完善档案业务规范的基础上，尽快建立起一套适应时代和学校、院系发展要求的档案管理制度，强化制度约束力，从而大大提高高校院系档案管理的工作效率，为学校的发展提供保障和服务。同时，还应该进一步健全院系档案管理机制，制定院系档案管理责任制，让院系所有的教职员工都成为院系档案管理的参与者，定期或不定期地移交个人教学、科研档案至档案室；档案室有责任定期抽查个人教研档案的归档情况；上级档案管理部门定期组织档案管理工作检查和评比，促进院系档案管理工作更加规范化。这样从制度上保证了院系档案的收集和保存，推动院系档案管理工作的顺利进行。
3.加强培训，提高素质。
档案管理人员是档案管理工作的执行者，其信息素质和管理水平将直接影响院系档案管理工作的开展。当前，高校院系档案管理的人才队伍参差不齐，专业人员缺乏、业务知识薄弱、工作方式随意等都成为当前院系档案管理水平低下的重要原因。首先，人事部门应该考虑到档案管理工作的开展，在院系档案管理编制上给予一定的政策倾斜，优先考虑有专业特长的人员从事档案管理工作；其次，面对当前档案管理人员的工作实际，档案管理部门应加强对院系档案管理人员的教育和培训，使其具备档案管理的基本知识，掌握档案管理的专业技能，增强档案管理的责任心和使命感，努力提高档案管理水平。
4.提高档次，加强利用。
在当前纸质档案和电子档案并存的情况下，整合院系档案资源可以从两个方面下工夫，一是建立院系档案的查询目录，将院系各类档案进行科学分类，让查阅者一目了然。二是对院系各类档案进行统一管理，并派专人负责，帮助查阅者掌握检索方法，或者直接提供档案信息。还要加快档案的数据库建设，实现院系档案管理电子平台连接宽领域信息系统，将自己独具特色的档案材料数字化、网络化，这样，既可以为档案需求者提供实时、准确的信息，又可以通过这一平台收集档案信息，实现真正意义上的档案信息资源共享，充分发挥档案的信息服务功能。
1 相?P法律基础
1.1 通过国家档案局在2012年颁布的《电子档案移交与接收办法》中第二条规定，“电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。”该定义从电子档案相关的技术形态、来源和价值等方面进行分析定义，而在后期修订的《电子文件归档与电子档案管理规范》标准中，对于电子档案的定义表述成具有一定的凭证作用、查考和保存价值并归档的电子文件的集合。从定义上来看电子档案由后期的归档操作形成，通过相关的关键环节将电子文件转化成电子档案的形式，再由移交至档案馆，并由档案馆分类再通过相关单位进行接收。
1.2 根据我国对于相关电子数据的法律条文规定，电子档案在形成时要符合多方面要求进行规范，其一要保证电子档案的完整性，其二就是对于电子档案的可靠性进行要求。完整性是指其完成内容的完整性以及在完成过程中的完整性，内容的完整性体现在，其内容描述特定的事件、对其时间、内容、人员以及结果的相关材料的完整。过程的完整性是指设计的中间过程环节，具体的流程等相关信息的完整，并对档案的处理活动的形式进行一定的信息保存。
1.3 可靠性的要求体现为电子档案形成来源的可靠和保存管理的可靠，具体表现在电子文件归档和电子档案管理制度设计的可靠性和系统实现的可靠性。制度设计的可靠性要求各立档单位和各档案馆应当按照文件档案管理的要求和法律法规对证据的要求，建立涵盖电子文件和电子档案管理整个生命周期的管理制度，明确电子文件产生、归档和电子档案管理各环节、各岗位、相关责任人的责任和操作要求。
1.4 系统实现的可靠性体现在两个方面：一是系统能够保证电子档案自形成起“内容保持完整、未被更改”，也就是“原件”的特征要求，办理完毕的电子文件及其相关信息集合在一起，经过归档操作（整理、编目、必要的格式转换、检查、确认或赋予归档标识）后形成电子档案这个时间点产生的电子档案数据包是电子档案的“原件”，确认电子档案的“原件”特征，核心点就是电子文件归档点留存的时间信息。
1.5 之后，电子档案的内容，包括一份电子档案内所有的内容信息和过程信息，在各形成单位档案室和各级各类档案馆的电子档案管理系统中都不能被修改，除了发生数据格式转换和系统迁移等情况，确有需要进行格式转换后，“格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容”。二是在关键环节和特殊操作后，系统要检查电子档案内容在操作前后的一致性，如在归档、移交接收环节和格式转换、数据迁移等操作中，系统要根据电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案管理的相关制度规定要求，采取自动或人工方式对电子档案的内容进行一致性检测，保证在进行相关操作后前后内容一致，并予以记录。
2 电子档案管理要求
2.1 电子文件经归档环节形成电子档案后，一般都由档案机构，即各机关、企事业单位档案室和各级各类档案馆进行有效管理和发挥效用。如何管理电子档案才能符合法律所要求的证据特征？从前面引用的相关法律条款可以看出，作为证据的电子数据保存应当满足三个条件：
一是能有效呈现；二是格式不变，如有变化，内容应当前后一致；三是当电子数据保存地址发生变化时，要记录移送过程相关信息，特别是相关操作的时间信息和人员信息。由此我们可以归纳出电子档案在各级各类档案机构保存时应当采取的管理要求：第一，要制订电子档案管理办法，要按照国家法律法规的要求，制订档案室/档案馆的电子档案管理办法，要规范和赋予档案室/档案馆在管理电子档案方面的岗位设置和职能职责。第二，要在电子档案管理系统中采取适当的技术手段，保证系统内电子档案不被更改，或者采取有效的技术手段，证明系统内电子档案没有被更改。
2.2 根据目前的相关技术的发展形式来看，对于技术的采用需要进行一下几种技术措施：第一种是数据格式固化措施，在归档的过程中将普通文件转化为一定的版式文件，版式文件在不同系统中呈现的内容，不会因系统的不同产生一定的乱码错版现象，并且受到一般权限的控制内容不能够进行更改；第二种对于系统内部的电子档案内容属性设定成“只读”状态，并且不能够对其内容进行更改；第三种是数据量小的电子设备存储方式采用一次性输入的光盘形式作为载体，无论相关的使用者拥有何种权限都不能对其内容进行更改。
2.3 电子档案凭证作用的生效，是多方面原因组合形成的结果，并根据相关法律部门进行认证，对电子档案的完整程度、信息的准确性和具有的一定的公信度。由于社会的不断发展和变化，而传统档案证明记录方式由于信息量的增加，在测定相关的电子档案的凭证作用时，由于技术等等多方面原因无法解决目前的情况，由于档案本身具有的一定的公信度受到法律和社会的认可，所以电子档案在今后的发展过程中，对于电子档案凭证作用生效的情况应当加以重视，保证在一定程度上满足原有的权威性。
一、实现档案信息化建设的重要意义
档案的信息化管理有别于传统的管理模式，利用信息化管理办法，可以对非常庞大且复杂的档案数据进行有效、可靠的管理，信息化管理模式可以对档案进行快速、准确的分类，在需要查阅档案时可以进行快速、精准查找，不仅提高的工作的效率，同时也降低了工作的错误率。由于信息化管理办法依托于网络技术，除了对档案的保存和操作更加方便之外，还大大降低了运营成本，并且其创造的效益相较于以往传统的档案管理方式也大大提高，交通部门档案管理信息化建设是科技发展的产物，也是现代社会发展的必然趋势，如果现在不重视信息化建设，那么必定会被时代所淘汰，所以进行交通部门档案管理的信息化建设对于交通行业的发展都有巨大的意义。
二、档案信息化建设的主要内容
（一）档案的基础建设
由于档案的信息化建设依托于网络技术，所以要把加快局域网的建设放在首位，这也是所有工作的基础，通过计算机上软件和硬件的开发来实现对档案进行管理的目的，构建完整的网络体系以确保对档案信息的存储和传输。
（二）档案的数字化建设
通过有效的手段将传统的档案信息转变为电子信息，并将档案信息通过分类等方法进行存储，为了以后便于档案的管理和查阅，必须建立完整、准确的档案查找电子目录，这也是数字化建设的必要手段，最终使档案信息实现数字化管理。
（三）档案信息安全保障建设
相对于传统的纸质版档案，数字化档案信息将会面临新的安全威胁，在首要保证档案信息的真实性和可靠性之外，还必须建立网络安全防护墙，避免档案信息遭受到病毒或外来人员的恶意入侵，为做到对档案信息的安全防护，还应该建立一支专业的信息化保障队伍，通过技能培训使工作人员对业务更加熟悉，同时也可以做好对档案信息的安全保障工作。
三、实现档案信息化管理建设的办法
（一）档案管理网站的建设
档案信息的查询必须通过一个可视化窗口，那么就应该建立一个相应的交通档案信息管理网站，不仅可以实现对档案的存储，客户也可以通过网络浏览器对需要的档案信息进行实时的查询，了解到有关交通运输资料的最新信息，客户可根据关键词进行信息的检索来实现对所需信息的快速准确查询，另外在网站上设立专门的人工咨询窗口以便对客户提供问题的解答或者其它的帮助；为保证网站的正常运行，应尽量采用国内外较为先进、成熟的软硬件设备，不仅可以吸引更多的客户加入，也对档案信息化管理的正常运营提供了保障。
（二）档案信息的规范化建设
交通运输部门的档案信息管理也应遵从一定的标准和规范，也可与自身实际情况相结合，建立起适合自己发展的标准规范体系，在之后的发展运营当中不断的查漏补缺，将标准体系不断进行完善；档案内容的格式和存储也应遵从国家的统计标准，另外兼顾档案信息存储的快捷性和高效性，利用开发使用的软硬件实现对档案信息的安全管理；对于已经在网站进行存储的电子信息，为避免遭人修改，可将文件的格式进行相应的设定，从而保证档案信息的真实性，这些存储的电子文件需与纸质文件具有同等的效益。
（三）创新档案管理办法
公路工程作为交通运输部门档案管理资料中的一大方面，而公路工程资料众多，管理较为复杂，为合理安排管理资源，避免出现管理资源浪费的情况，必须采取合理的办法对这种类型的档案资料进行管理，从而促进交通档案管理的全面发展。
（四）档案管理人才资源的培养
在当代信息化发展的潮流下，要主动培养出一批具有高素质的专业技术人才队伍，在拥有先进软硬件的基础上，使这些技术人才能够对这些资源进行充分的利用；档案管理人员要主动去学习先进的技术管理经验和现代化的技术管理手段，要勇于面对工作中出现的一系列问题，并及时通过研究找到解决问题的办法。
关键词：成人高校 档案管理 改革
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
档案管理，是学校发展历程的历史记录和凭证，为学校教学科研发展提供有力保障。随着改革开放和市场经济的不断深入，档案工作已被社会各届认可和重视。2008年9月1日，国家教委以1989年颁布的《普通高等学校档案管理办法》为基础，修订了新的《高等学校档案管理办法》。新修订的《管理办法》中，明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”。这一办法的制定，为成人高校档案管理提供了明确的方向，有利于成人高校档案管理更全理、规范，有章可偱，更促进了成人高校档案管理制度建设和业务的规范化，奠定了成人高校档案资源共享的基础制度保障。
一、成人高校档案管理现状分析
成人高校档案管理与普通高校相比，有其自身的特点。近年来，成人高校已稳步发展，档案管理工作也逐步被学校所重视，许多成人高校已将档案管理纳入管理范畴和考核制度。但随着成人高校的不断发展壮大，随之而来也出现许多管理上的问题亟待解决。
1、人员配备不科学，制度不完善
成人高校档案管理水平普遍较为薄弱，在人员配备上不健全。许多学校档案管理没有专人负责，都是由人事、行政、教务、学生等部门的工作人员兼职进行管理。由于他们平时有各自的工作分工，加之没有专业的档案业务知识，对档案收集、分类、录入、保管等工作缺乏专业化管理，势必在档案保管中出现纰漏，影响学校发展的历史记录的积累，影响日常工作的顺利进行。在档案管理制度建设上，没有针对档案管理的制度建设，使档案管理工作无约束、不规范。
2、管理技术水平落后，不适应信息时代的发展。
在当今电子技术飞速发展，特别是网络技术的发展已覆盖了各行各业，档案管理技术跟不上时展的步伐，很多学校档案部门仍延用手工式管理方法，即使做到电子化管理，也是进行简单的录入检索，工作效率低，检索繁琐，导致无法适应学校的整体发展。传统的档案收集、保护、利用的单一模式直接造成了服务技术手段落后，不能更好地为学校教学科研服务。
二、完善成人高校档案管理模式，探索档案管理新途径
1、管理方式由传统手工管理向现代化、信息化转变
长期以来，高校档案管理一直延用普通传统的手工管理方式，由于手工管理工作效率低、检索困难及保存占用空间大等诸多特点，目前，越来越多的学校已进行以传统手工管理方式为基础，慢慢向现代化、信息化管理过渡，逐步形成纸质档案、电子档案双轨制相结合的管理模式。学校档案部门应积极参与机关办公自动化系统的编制与建设，提出档案管理方面的要求和建议。研究探讨档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，真正从文件形成初期做好文档一体化。对于已存入档案部门的档案资料，在保证文件质量的前提下，尽快做好档案条目录入工作，实现档案条目检索自动化，以提高工作效率和服务质量。
2、管理模式由被动执行向主动决策转变
学校档案部门应采取多种形式把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使学校档案成为教学科研重要依据，成为学校思想政治教育的阵地，成为师生研究学习的场所。立足馆藏档案资源，面向学员及整个社会，努力实现服务方式的多元化、社会化、优质高效化。
成人高校的学员多为在职人员，所以教学形式方法更侧重于对学生职业技能的培养。学校每年在实践教学方面形成的材料、教学科技资料相当丰富。档案部门应根据档案数据资料，及时准确地把学校各类信息主动汇报到机关部门，协同相关部门做好各项工作。可以通过教学档案，了解学校的整体教学水平、学生构成及教师教研情况；根据学员构成，了解每年在各个地区的招生人数；根据就业情况，了解市场需求，适时调整课程设置；通过对教师业务档案的了解，可以调整师资结构，完善制度建设，加强对教师队伍的管理。另外，通过档案展览、校史展、网上信息开放等方式，逐步让师生员工接触档案，利用档案资源，让馆藏档案发挥更大作用，让师生员工重视档案资料所蕴含的丰富文化资源，使他们由被动地提供档案变成主动参与档案资料的收集，档案部门还应想方设法把被动的档案史料作为主动服务于现实工作的工具，要以本校档案资料为基础，贴近学校中心工作，推出高水平、实用性的检索工具及编研成果。
3、服务方式由被动封闭向主动开放转变
随着社会的发展，越来越多的人选择到成人高校继续深造，以适应自身适合社会发展的需要，近年来，学历认证、成绩查询等业务越来越多，社会以及学校各职能部门对档案需求在内容上越来越广，在利用率上越来越高，在服务领域里越来越宽，在服务方式上也越来越精。用户迫切要求档案部门变被动服务为主动服务，即从用户等待服务转向超前服务，从提供纸质证明转向电子与网络相结合的立体服务，从检索工具式服务转向编研成果式服务等。这就要求档案部门转变服务机制，树立服务意识。根据社会需要和自身条件，把自身档案部门的资源充分地利用起来，因地制宜地开展相关服务。学校可利用校园网络平台，组建档案介面，适时档案信息，可在内部管理网络上档案检索及编研成果，以方便学校职工对信息的查找和利用，可在外部网上学生学历认证服务等信息，为及社会用人单位提供学生档案信息资源。档案工作部门应调动自身积极性，找准档案工作的最佳切入点，为学校各项事业和社会发展提供全方位、多层次、高水平服务。把要我服务变为我要服务，逐步形成被动服务向主动服务的转变。
【论文摘要】扩招背景下，《国家中长期教育改革和发展规划纲要》对我国高校教育发展提出了更高的要求。而高校的教学档案工作是其各项工作顺利开展的前提和基础。要使其更具现代化和科学化水平，就必须从档案管理人员及管理部门的整体素质、硬件设备等方面进行提高。那么如何更好地开展高校的教学档案管理工作，本文将试做阐述。
百年大计，教育为本。为提高国民素质、建设富强、民主、文明、和谐的社会主义现代化国家，我国去年公布了《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（以下简称《纲要》），《纲要》为我国的教育发展作了详尽的规划，对我们解决当前普通高校教育中存在的各类问题都有重大的指导意义。
同时，近几年来，我国大多数高校在规模上快速扩张，所带来的教学档案管理问题也是遇到了新的挑战。
一、当前我国普通高校教学档案管理存在的普遍问题
《纲要》指出我国当前教育所存在的问题时强调:“我国教育还不完全适应国家经济社会发展和人民群众接受良好教育的要求，教育观念相对落后，内容方法比较陈旧……” 这也正是我国目前高校的教学档案管理同样存在的问题。
（1）对教学档案管理的重要性认识不足。高校中某些部门甚至是领导，对教学档案管理工作重视程度不够。从机构设置到人员配置，再到经济投入，硬件建设上，难以满足高校档案工作发展所需条件。近年来，随着高校的大范围扩招，国家的投入增加又相当有限的情况下，不少高校只把资源用在与办学直接相关的项目上，而对教学档案管理难以做到按需足额投入。
（2）教学档案管理工作的制度建设有待加强。部分高校教学档案管理制度不健全，相关管理人员不能熟知《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等档案管理相关的法律法规，或者未能严格按法规管理档案，档案管理混乱、不规范，导致部分档案材料没有及时收集归档;或者临时收集的材料类别混杂，需要时难以发挥档案服务作用。
（3）教学档案管理队伍人员结构亟待调整。多数高校档案管理人员素质参差不齐，管理意识较薄弱，队伍结构亟待调整。教学档案管理队伍中，真正毕业于档案管理专业或相关专业的人员十分缺乏，大多数来自于学校其他专业的老师，部分人员甚至是兼职管理档案。 他们缺乏档案管理的专业知识和理论素养， 对档案管理的重要性和严肃性认识不足。 对档案管理如何适应新形势变化而进行改革缺乏思考。
二、普通高校教学档案管理的改革思路
随着我国高等教育事业的改革和不断发展，教学档案作用的发挥显得更加突出， 教学档案管理的规范化、科学化、现代化、网络化已成为高校档案管理的重要内容和举措。
如何解决高校教学档案管理面临的这些问题，《纲要》为我们指明了方向。严格教学管理，健全教学质量保障体系，改进高校教学评估”、“做好学生成长记录，完善综合素质评价。”具体说来包括以下几点:
（一）提高对教学档案管理重要性的认识
（1）高校教学档案管理工作既是记录高校教学工作的重要凭证，又是提高高校教学水平的主要途径。 教学档案有利于规范教学秩序，帮助完善教学过程，使高校教师在教学工作中能有章可循，有据可依。这样可以大大提高教师工作的积极性，对教学工作起到一个很好的监督作用。（2）教学档案客观地记录了教师的教学工作，包含教师对每学期所任课程的教课记录 指导学生学习的情况记录 学生成绩的评定记录等，为学校教学评估提供了第一手资料，是高校档案管理中必不可少的一个重要环节。（3）教学档案是高校教学质量评估的重要依据 。高校教学质量评估需要考察一个学校的教学质量如何，教学成绩如何，主要看教学档案收集得是否齐全，教学档案的文字资料、电子文档是否合乎规范。
（二）强调教学档案管理的规范性和流程性
1.明确档案收集的范围和收集主体
建立健全高校档案管理制度，是做好教学档案管理工作的基础。面对高校教学工作中产生的各类档案材料，有关管理部门应该根据档案分类和用途，明确各类档案收集的范围，以提高档案管理工作的效率和效果。
2.制定教学档案收集、整理、归档、登记、保管、利用的流程
高校教学档案是由形成收集、整理、归档、登记、保管、利用等一系列环节组成的，哪个环节的缺位都会给工作带来不便。要保证教学档案产生过程的连续性，必须建立一套完整的教学管理制度，统一格式，规范内容，做到有章可循、有据可依。
（三）提高高校教学档案现代化管理水平
（1）加强高校电子教学档案的管理。随着高校体制改革和招生规模的扩大，电子文件归档与电子档案管理工作成为新时期高校档案工作面临的一项十分迫切的任务。
高校档案部门应该参照国家有关标准制订适合高校的电子文件归档制度，对电子文件采取集中统一管理，根据电子档案的特性，从维护其真实性、完整性、安全性等各方面统筹考虑，制订电子文件的接收、检验、保管、利用、鉴定、销毁制度，加强监督和指导工作，把电子文件归档与电子档案管理工作作为当前的重点工作来完成。
（2）加快高校教学档案信息网络化建设。建设高校教学档案信息网络需要解决2个问题: 一是制定网络建设的总体规划，制定出档案信息网络建设的总体规划，使工程有计划、有步骤、有重点地进行。二是做好档案信息网络建设的标准化。建设高校档案信息网络的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取网络中任何档案数据库中的信息。
三、结束语
《纲要》指出:“全面提高高等教育质量”和“提高人才培养质量”，因此我们要从思想上认识高校教学档案管理的重要性，认真学习《高等学校档案管理办法》，结合高校自身特点，积极配合学校教学档案工作的开展，使教学档案管理工作水平得到提高。使其能更好的为学校教学、科研、行政管理和其他各项工作服务。
参考文献
[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)
[2]对加强高校教学档案管理的思考，白雯，甘肃教育201107
[3]高校档案管理时代化对策浅析，李玲，科技创新导报2010/21
关键词：会计档案；鉴定；销毁；新方法
为了更加规范的进行档案管理工作，让其可以在服务经济建设中发挥出更好的作用，国家档案局以及财政部联合对已经实施的原《会计档案管理办法》进行了重新修订。并且新修订的《会计档案管理办法》已经于2016年1月1日开始实施。在此管理办法中，把会计凭证和会计账簿的保管期限从15年延长到了30年。这就给各单位带来了一个难题，那就是：之前保管期限为15年的会计档案要如何进行处理？是保持现状还是要重新对它们进行整理？尤其是那些已经到了15年保管期限的会计档案是要立即鉴定销毁，还是要当做30年期限继续保存？下面我们就进行详细的分析探讨。
一、会计档案工作的作用及特点
会计档案是在整个经济管理活动中所形成的。会计档案不但能够为各种经济决策提供有益的信息，还在保护国家财产和维护财经纪律方面有着不可或缺的作用，所以，做好会计档案管理工作的意义就显得十分重要。而从实际的职能来看，会计的工作主要是通过会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算材料来完成的，它所形成的档案是连续记录、紧密相连、密不可分的一组材料。这种特点，就已经决定了会计档案在整理和鉴定工作中的特殊性。
二、新旧两种标准衔接工作中存在的漏洞
新的《会计档案管理办法》在具体的实施过程中可能遇到很多问题，而国家档案局的相关工作人员就针对这些问题，在《中国档案》上发表了《会计档案管理办法》修订内容要点解读的文章，在文章中对于新办法中的修订内容进行了解释和说明，但是有一些问题解读的还不算透彻和全面。例如在会计档案保管期限的新旧标准的衔接方面，在《中国档案》发表的关于《会计档案管理办法》修订内容的要点解读的文章中提到了三种情况：
第一，按照原来的《会计档案管理办法》标准，已到了保管期限，同时也经过鉴定但还没有对其进行销毁的会计档案，要按照新的《会计档案管理办法》的要求进行销毁；
第二，根据旧的标准要求，已经到了保管期限，但是还没有进行鉴定的会计档案，要按照新的《会计档案管理办法》要求进行鉴定和销毁；
第三，对还没有到旧的管理标准规定的最低保管期限的会计档案，要按照新实行的《会计档案管理办法》规定的最低保管期限重新进行保管期限的划分。这三种情况从整体上来看似乎觉得已经很全面，可是档案整理这一环节却被忽视掉，也就是说，已经整理完毕的会计档案还应不应该按照新的标准进行期限的重新整理。实际上，我们可以把2016年以前就已经整理好的会计档案保持现状，只要按照新的管理办法进行管理就可以，而还没有整理好的，按照新的管理办法规定进行管理归档。尽管新的管理办法是是从2016年1月1日才开始实施，可是在这之前就已经形成的会计档案，而且还没有鉴定的，都要按30年保管期限来处理。
三、如何鉴定会计档案是保存还是销毁
会计档案的鉴定工作是会计管理工作中的重要环节之一。在进行会计档案鉴定工作时，会计档案的鉴定人员必须要考虑到保管期限已满的会计档案，对于本单位或者对于社会的意义和作用，把那些没有保存价值的档案要及时销毁。究竟哪些会计凭证应该销毁，不需要保存呢？在新的《会计档案管理办法》的第十九条就提出：“保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。”根据这条规定要求，单位如果没有债权债务未处理，或者没有其他没有处理完的事项，根据新的管理办法规定，在对会计档案进行鉴定手续以后，可以全部销毁，但是这样很有可能会把对于实际工作具有参考价值的会计凭证销毁掉。因此，为了避免这种情况发生，在进行会计档案保管期限的鉴定工作时，不仅要把会计凭证中债权债务还没有了解的，以及其他未了解事项的提取出来，还要把涉及到个人、财产等相关的会计凭证取出。通常以下几方面的会计凭证具有保留价值，需要继续保存：
第一，例如像公司在征地时产生的费用或固定资产采购发票，收罚款性的票据值得保留；
第二，关于财产产权方面的会计凭证，例如：涉及到房产、林、地的产权购买及转让的契据、证券和债券及股权的原始凭证、单位之间的付款凭证、和单位重大经济事项相关的会计凭证等；
第三，工资、补贴及社保等费用凭证，例如：职工的工资表、转正定级的审批表、工资转移单、由于员工被辞退或者开除及辞退等一次性解决的付款凭证、发生重大事故的一次性理赔付款凭证、企业缴纳社保的发票及花名册、单位对于特殊工种员工下发的补贴等。
四、结语
会计档案保管期限已满后的积存问题，是档案管理工作中的一个难点，这不仅会使人力、物力、财力等方面造成很大的浪费，同时还不利于对于已经到达保管期限的档案管理工作的顺利进行，所以我国的财政部和国家档案局要对此引起高度重视。在未来的工作中，我们只有对档案的鉴定规范制度不断地完善与更新，并且要通过新方法，切实可行的措施来进行工作，只有这样，才可以保证保管期限已满的会计档案的鉴定工作达到规范化。
参考文献：
[1] 王素花.浅析新形式下会计档案的管理[J].中小企业管理与科技（下旬刊）.2014（04）.
[2] 张秀芹.浅谈会计档案的功能与管理[J].黑龙江史志.2014（15）.
