时间：2023-05-29 18:23:15
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇办公室主任岗位职责，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
文秘的岗位职责【一】1、负责策划和组织公司重要的对外公关、形象宣传；负责公司法律事务管理、物资采购管理；各种会议的管理，组织并协调公司各种工作的正常开展。
2、负责公司人员招聘、培训和人事管理工作；协助总经理建章立制，加强基础管理，进行指标的分解下达，并指导和监督各部门开展工作；负责考核、督办、检查规章制度执行情况;
3、负责各部门绩效考核数据的复核、考评工作；负责各部门的费用审批、报销和管理工作;
4、负责起草综合性文件材料；筹办各类会议，做好会议记录及纪要的编写，督促会议决定的贯彻执行，保证公司各项工作顺利；
5、负责公司各类文件、文书的管理，保证公司信息传递通畅，负责文件收发、传递、归档、整理、保管公司的各类档案资料;
6、负责与其他公司和企事业单位加强沟通与联系，协调内外部关系，为公司发展营造良好的外部环境；负责协调公司各部门关系，为各部门顺利开展工作提供有力保障；
7、负责公司综合性事务、种类接待安排;
8、负责增强员工凝聚力，提高企业竞争力;
9、遵守各项规章制度、服务纪律、劳动纪律，服从指挥调度。
文秘的岗位职责【二】一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。
二、负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。
三、做好各种会议的记录及会务工作。
四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。
五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。
六、做好来访接待工作。
七、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。
八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。
九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理
文秘的岗位职责【三】所在部门：办公室
直接上级：办公室主任
本职：负责公司内、外部文书处理，协助办公室主任进行相关会议的组织，并做好记录，协助办公室主任做公司的接待工作，协助办公室主任做好其它各项工作。
职责与工作任务：
1、负责公司内、外部文书处理：负责集团公司相关资料文件的接收、装订、传阅、送签；负责集团公司内的复印、传真、打印等工作。
2、协助办公室主任进行相关会议的组织，并做好记录：负责会议的记录和整理；负责会议场所的安排与布置；负责会议的服务工作及相关活动的安排；负责会议相关资料的编印。
3、协助办公室主任做好公司的接待工作：协助办公室主任负责公司来访人员的接待，包括外事活动的组织、接待、翻译工作；协助办公室主任负责公司相关公共关系的建立和保持。
4、协助办公室主任做好其它各项工作：协助办公室主任做好公司印签的使用与管理，并做好用印的登记，以备查。
5、协助档案管理员做好档案管理工作。
6、完成办公室主任交办的其它各项工作。
权力和责任：
权力：
相关文书的起草权
考核指标：
文书起草、会议记录完成质量及完整性
董事长秘书岗位职责
负责领导办公室的日常事务安排及董事长行程安排;
负责领导办公室的文书撰写、文件收发、文档管理工作，并每天备份工作文件;
负责协调董事长办公室与总经理办公室的各项工作、沟通和联系;
负责跟进、督办、汇报董办/总办下达的各项工作任务;
及时准确地传达、执行领导的工作要求及指示，落实交办的工作;
负责收集、统计、汇总董事长/总经理办公室所需的各类信息、报表、资料;
负责董事长/总经理办公室的对外联络、来电记录、来访接待应酬及礼仪服务工作，保持电话24小时待机传达服务，随时电话顺畅;
负责组织董办/总办会议及相关会议，做好会前准备签到、会上记录、纪要成文于第二天早上递交送董办、会后落实、督促执行、结果汇报等工作;
随领导上下班工作，不得随意请假或提前下班，与领导确认当天工作完成后，领导下班后才能离开。遇到领导外出或忙时，代领导陪客户品茶、用餐、喝酒，节假日也不例外;
负责董事长/总经理办公室、会议室每天的办公环境整理工作，保持干净整洁;
每日按岗位说明书格式要求提交工作日志至领导邮箱; 完成领导交办的其它工作; 服从公司的工作安排，包含但不限于工作内容的调整、岗位的调动等，负责跟进的每一件事情的进展情况及结果都必须在第一时间汇报给上级领导，延误及懈怠应该受到惩罚;
遇紧急事情可采取电话、面对面等方式及时汇报领导进展情况; 按时参加总经办下班后的工作总结例会或公司管理例会，接受领导下达的新任务;
接受公司对所在岗位的绩效考核监督和检查，认真做好本职工作; 不在上班时间产生与工作无关的上网行为，否则愿意接受处罚; 拥护和执行公司的各项制度决定和规章、规定。
董事长秘书考核
一、被考核岗位
董事长秘书
二、考核小组成员
董事长、集团办公室主任
三、考核程序
集团办公室主任打分董事长打分人力资源汇总备案造工资
四、薪酬考核办法
(一)薪酬构成内容。
1、固定工资：基本工资的60%。
2、考核工资：基本工资的40%。
(二)计算公式
(1)月度薪酬=固定工资+考核工资—缺勤工资
(三)考核时间
每月3日前集团办公室主任打分完毕上报给董事长，7号前董事长打分完毕转给人力资源部，由人力资源部编制工资。
(四)综合评分直接与浮动比例挂钩方式
综合评分对应浮动比例参考(以计算公式为准)
计算举例：
如综合得分80分
月度薪酬=固定工资(基本工资60%)+考核后工资(考核工资×90%)
董事长秘书工作总结
201X年6月7日是我来到中海集团上班的第一天，也是我人生的重要开始。经过半年多来的不断学习，以及同事、领导的帮助，我已完全融入到了中海集团这个大家庭中，个人的工作技能也有了明显的提高，虽然工作中还存在这样那样的不足之处，但这半年付出了不少，也收获了很多，我自己感到成长了，也逐渐成熟了。现在就这段时间的工作情况做个总结： 一年来，我主要完成了一下工作
1、文书工作严要求
1)公文轮阅归档及时。文件的流转、阅办严格按照公司规章制度流程要求，保证各类文件拟办、传阅的时效性，并及时将上级文件精神传达至各基层机构，确保政令畅通。
2)下发公文无差错。做好分公司的发文工作，负责文件的套打、修改、附件扫描、红文的分发、寄送，电子邮件的发送，同时协助各部门发文的核稿。负责办公室发文的拟稿，以及各类活动会议通知的拟写。
2、秘书工作。
秘书岗位是一个讲责任心的岗位。各个部门的很多请示、工作报告都是经由我手交给董事长室的，而且有些还需要保密，这就需要我在工作中仔细、耐心。一年来，对于各部门、各机构报送董事长室的各类文件都及时递交，对董事长室交办的各类工作都及时办妥，做到董事长室负责，对相关部门负责。因为这个岗位的特殊性，有时碰到临时性的任务，需加班加点，我都毫无怨言，认真完成工作。
3、行政办公室工作
首先感谢组织上和同志们给我的信任和支持，给我此次竞岗机会，给我人生的一次重要机遇转折。根据自身的能力条件，我拟竞争办公室主任职务，请组织考察，也衷心希望各位评委为我投上赞成的一票。
一、本人基本简工作经历
二、对竞争职位的认识
办公室是个综合科室，涉及面之广、事务之多、要求之高、作用之非常是其它任何科室不能相提并论的。这些年，在局领导的关心爱护下，在商局长的亲抓亲管下，在全局同志的配合支持下，局办公室承担了大量工作，也出色地完成了各项目标任务，并不断创新各项工作，取得了很大成绩，多项工作走在了全省全国一流，引领了各地市办公室工作的潮头。这对于我竞岗来说，既是一个极为良好的基础，更是一个极富压力的挑战。因此，我进行了深入地回顾、总结、思考，对我个人的能力、素质特别是不足进行了总结、分析，从心理和思想上做足了准备，要敢于挑战，借助这一良好平台，扎实工作，勇拓新路，再写新篇。
三、主要竞职优势
竞争办公室主任一职，我认为自己有几个主要优势：一是16年部队锻炼、20年办公室工作经验，使我养成了做好办公室工作必备的也是最为重要的政治觉悟、全局观念、大局意识和服务、服从意识，造就了我纪律原则素养和勤奋扎实的作风，磨砺了我吃苦在先、任劳任怨、甘于奉献的精神追求。思想决定行动，我认为自己的思想政治素质是能够做好办公室工作的重要前提。二是自己正直、诚实，工作上争先争优意识强，能善待每一位同志，善于沟通协调，日常谦虚爱学，工作经验比较丰富，能力素质能够胜任岗位职责所需。三是长期以来注重与多部门的工作联系，有一个与上下、左右深入的工作沟通基础，懂得并掌握基本程序和工作规律，能驾驭岗位职责范围内的工作。四是有良好的个性修养，尊敬领导、尊重同志，可以确保分工协作和团结共事。更使我有信心竞争这一职位的是，近几年，组织和领导不断地教育、栽培，与同志们的互相关爱、取长补短，以及单位良好工作氛围的影响，使我个人的综合素质得到了很大提升。相信在这个岗位上，我能够更好的发挥自身优势、尽我所能，为领导、为部门、为基层做好服务工作。
四、努力方向
此次竞职，如能得到组织的信任、同志们的支持，选择我到办公室主任的岗位上，我将更加珍惜这个机遇，恪尽职守，自我加压，加快进步，尽心、尽力做好和创新办公室工作，做到对领导多一些建议，对同志多一点帮助，对工作多一份勤劳，对生活多一些严谨。一是加强学习，提高综合素质，尽快适应新岗位的工作要求。二是开拓进取，创新发展。形势发展日新月异，不能因循守旧。重点是在总结以前好的制度的基础上，要创新工作方法，完善管理手段，使办公室工作更加科学、规范、高效。三是不断改进作风，加强配合。切实改进工作作风，规范服务行为，顾全局，讲协作，更好地树立和维护部门形象。四是完善工作流程、办事规范，提高工作质量。办公室工作具有琐碎繁杂、连贯性小、随机性大的特点，要增强工作的主动性、创造性和前瞻性，提高协调服务能力，做到“懂规矩”、“讲程序”，建立办事高效、运转协调、行为规范的管理体系，让办公室每个成员知道哪些能办，哪些不能办；哪些可以表态，哪些不可以表态；哪些该说，哪些不该说；确保日常工作正常有序，上传下达准确及时，为圆满完成各项任务提供可靠的保障，进一步提升办公室工作质量。五是利用好现代化办公管理手段，使公文管理上台阶。设立专职文秘，负责公文的收发、传递、文印、督办及所有文书档案资料的归档工作，对起草的公到准确、规范、高效、优质、针对性强、传递迅速，用新手段实现公文管理新水平。六是做好日常物资管理。对固定资产管理、低耗品管理、招待费管理、物资管理、办公用品管理等，突出以制度管人管事，严格照章办事，抓好节支降耗，提高物资利用率，最大限度地做到物有所用、物尽其用。
当然，做好这份工作绝非轻而易举的事，自己还有管理经验不够、全面抓工作的意识不足等欠缺，但我有信心、有决心干好这项工作，要在干中学、在实践中锻炼提高自己，只要功夫深、铁杵磨成针，一定不辜负组织和同志们的期望。
集团公司文秘岗位职责一一、做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作，做到手续完备，及时准确。 需要清退归档的，资料应做好登记和立卷工作。
二、要负责做好公司内外来访人员的接待工作， 认真热情， 态度和蔼， 做到积极主动、 不推诿、 不拖拉。
三、要负责保管和正确使用公司印鉴，开具介绍信或出具证明 ，做好登记，做到有据可查不出 差错。
四、及时、 准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。
五、要负责公司各类行政会议的通知，记录和办公会议纪要、决议、决定的起草，印发，同时 协助公司领导起草有关行政文件。
六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜，并将完成情况及时汇报。
办公室主任（副）主任岗位责任制：
一、按着办公室的职责，要负责主持办公室的全面工作。
二、在经理领导下，要负责组织起草公司行政综合性的工作报告、决议、规划和决定等文件。 要负责各种事项的通知，会议决定的草拟和。
三、要负责办公室内部的基础建设和业务知识的学习，监督检查部门的岗位责任制的执行，努力提高工作水平和工作效率。
四、 协助经理组织安排经理办公会议议程， 并做好会议记录， 同时要负责检查会议的执行情况。
五、要负责审核以公司名义所发的决定、报告等文稿，并及时转呈领导签阅，建立相应的登记薄。
六、认真及时处理，批转传阅上级有关文件和其它事项的通知。
七、要负责公司人事档案及统计等项工作。
八、要负责公司的安全保卫工作。
九、要负责组织协调各部门共性的综合性工作，及时做好领导交办的其它事宜。
十、注意了解与全局有关的情况和问题，搞好信息反馈工作，并提出解决办法，为领导决策 提供参考。
十一、会同党支部共同抓好办公室的政治和业务学习，思想政治工作，坚持“两个文明”一起抓。
集团公司文秘岗位职责二1、要负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。
2、管理饮水。
3、保管登记和按规定发放公司办公用品。
4、要负责接转电话和记录工作。
5、要负责传真收发与登记。
6、要负责接待来宾。
7、要负责考勤和加班申报单的报表与汇总。
推动办公室工作适应教育发展需要
为全面总结办公室工作，努力提高自身素质，使今后能更好地履行岗位职责，充分发挥办公室职能，推动机关建设和整体工作，现将年履行职责情况报告如下，请各位领导、同志们考核评议。
一、加强理论学习，发挥工作职能
本年度，办公室把加强政治、业务学习作为一项重点，组织全体成员认真学习了全教会精神、我市开展三讲教育情况和处理*等内容。结合今年重点工作（校志、安全规定、公务接待规定、政务规定等），加强了有关史志编写、安全保卫、接待礼仪、公文处理、会议管理等方面的业务学习并组织了深入的研讨。
在学习中，我们把明确工作职能作为核心问题，要求全体工作人员不失职、不越权，积极主动地完成各项任务。通过学习，大家明确了办公室机关工作中应起到的助手、参谋、提出信息和协调等作用。其中，为领导当好助手是办公室工作的最基本的作用。办公室积极协助领导处理了大量的行政事务和日常工作，主要有：日常公文处理工作，对收到的上级的指示、通知，下级的请示、报告，平行机关的函件，按照准确、迅速、安全的原则和公文处理工作的有关规定，认真负责地进行拆封、登记、分转、注批注办、催办、传阅、拟稿、审核、呈批、清退、打印、校对、封发、立卷等项工作，本年度共起草公务、政务、安全规定，工作计划、总结，机关考核方案等各类公文余件，约万字，总用字量超过万字，组织协调打字约万字，油印约万张，复印约千余张；文稿审核把关工作，凡是需要行文的，办公室都按照公文处理的有关规定，对文稿进行把关，经过审核符合有关各项要求，再逐级报送领导审批；认真登记上三级来文、各类通报信息余份，分类组织传阅人次，外来公函拆阅分流件次；做好会务工作，包括会议审批、会议通知、会议材料准备、会场服务、会议记录、会议纪要整理、会议文件立卷等等，本年度，办公室承担了寒暑假干部例会、新春议教会等大型会务工作，参与了第二期校长研修班会务工作；搞好调查研究，根据领导的工作部署和需要，了解和掌握各方面的情况，随时向领导提供所需要的情况和数字，为领导起草报告、讲话稿；信息报送，组织建立纵横交织、反应灵敏，传递迅速的信息网络，向领导提供全面、准确、及时的信息；查办催办，对领导批示的重要工作，组织人员抓好查办落实工作，并及时向领导汇报查办情况。对一些重要文件的办理情况，也要及时进行催办，防止拖拉，以利提高办事效率；提案处理、公务接待、*接待、机关安全保卫、后勤管理等工作也是助手工作的重要组成部分，这些工作办公室都认真地做好做实，今年共协调办理了人大代表建议、政协委员提案件，满意率，*工作无重信重访、集体访、越级访现象，结案率。
二、强化工作机制，提高工作效率
办公室从领导和机关工作实际需要出发，建立了严格的岗位责任制，注意抓好工作中的每个环节，形成了一套规范化、科学化、制度化的工作程序和工作方法。主要是要实现了三个结合。一是明确分工与整体协作相结合。办公室工作琐碎、复杂，没有明确的分工，就极易出现人人都管、人人都不管的不利局面，工作处理不及时，前期工作压后期工作，长此以往，人浮于事，工作难以开展。但同时，办公室负责的工作时常会出现单靠某个人无法完成的情况，如此时大家自扫门前雪，同样会使工作难以进行。所以，办公室建立起在合作基础上的分工制度，每位工作人员都各负其责，对紧急工作和重点工作又齐抓共管，使各项任务都能够及时高效的完成。如：完成政府交办的彩券发放任务，经过办公室全体的共同努力，共完成赈灾彩票万元万张、“某省风采”福利彩券套.万元任务，募集“视觉第一，中国行动”捐款元。二是遵守规章与提倡创新相结合。办公室工作政策性极强，办公人员的一言一行都体现出国家和地方的方针政策，所以要严格按照合法遵规的程序进行，稍有差错，就可能造成重大影响。但办公室对工作的适应性特点又决定了不同时期、不同工作甚至对不同的领导，要有因时、因地、因人制宜的方法，这就要求有创新精神，创造性的实行新方法、新制度，利用新的办公设备，以摆脱“千头万绪服务难、上下左右协调难、多重角色适应难、事务繁琐脱身难”的困境，提高工作效率和工作质量。办公室同志们平时注意总结积累，在充分利用档案、发挥计算机功能甚至快速装订文件法等方面进行了有益的尝试。今年启动的校志编写工作，年以前部分已基本齐全，部分 学校完成了本学年校志编写任务。办公室在广泛调查、认真分析的基础上，组织安装了办公磁卡电话部，内线电话部，—月份，共节约经费,.元。三是奖与罚相结合，奖罚分明。对工作中表现突出人员给予表扬，因主观原因造成失误的给予严肃批评；对同一项工作中，发挥积极作用的表扬，拉皮扯蛋的批评；对同一人员，工作中有成效的部分给予肯定，不足的地方提出改进意见。这样就大幅度地提高了工作效率。
三、自身率先垂范，推动全面工作
作为办公室主任，应在三个方面发挥先锋模范作用：一是在思想上超前思维。办公室工作范围内的文件起草、工作督查等都需要较强的政治觉悟和正确的理论观点，各种事务性工作也要细致全面、不出现纰漏，在工作中办公室主任只有想在前头，才能将各项较为琐碎的工作有条不紊地进行安排。其中，最为重要办公室主任的创新精神和能力，即能否创造性地带领办公室人员进行工作。二是在行动上一马当先。办公室工作有许多难度较大，如协调上下级关系，处理不好就会受夹板气。有的较为缠手，如接待态度激烈的来访者，就需要心平气和又认真负责地进行劝导和帮助解决。这些工作当部下办理起来较为困难时，就需要办公室主任亲自出马，迎难而上。三是在责任面前勇于承担，在荣誉面前谦虚礼让。
所以，办公室主任要在工作中增强三个意识：一是全局意识，把每一项工作与全局工作联系起来，处理好工作环节，提高工作质量；二是责任意识，对安全保卫、公文处理、人员考勤等项工作切实负起责任，机关大事小情责无旁贷；三是服务意识，做到脑勤、手勤、腿勤。
经理秘书工作职责1.负责做好工作会议的文字材料起草、会议记录以及会议纪要的整理等会务工作;
2.负责总经理的日常事务以及工作日程的重大事项的时间安排工作;
3.负责组织撰写或者校对重要文字资料;
4.负责来客接待工作;
5.负责总经理办公室的各类文件的归档和资料分类索引工作;
6.负责各部门文件的收集、检查、整理待总经理审批以及保密工作;
7.负责协调本企业内部各部门、分支机构以及外部机构的关系。
总经理秘书应具备的能力1.具备良好的文字功底和表达能力;
2.工作有条理、具有逻辑性，能合理安排文件的审阅顺序，重要紧急文件督促总经理审批;
3.具备良好的职业素养和职业操守，注意做好重要事件或者文件的保密工作;
4.工作认真负责，能及时提醒总经理重大事务的安排;
5.良好的人际关系处理能力，总经理秘书需接触各个部门人员，处理好与各部门人员之间的关系十分重要;
6.良好的理解能力，能正确快速理解领导意思。
总经理秘书任职条件1.行政管理相关专业本科以上学历;
2.具备3年以上秘书工作经验;
3.熟悉行政日常管理流程和具体的工作范围;
4.具备良好的文字功底，能撰写或校对重要文字资料;
5.具备良好的职业素养和职业操守。
总经理秘书职业发展总经理秘书是一个很重要的职位，可以接触各种人群，学习领导的处事方式，可以学会识人，如果工作能力强可以得到了领导的认可，职业发展也会比较顺利，总经理秘书的职业发展有3个方向：
激情六月、阳光灿烂，我们的事业，也如同这火热的季节一样，蒸蒸日上、兴旺发达！非常高兴能有机会向大家畅谈美好的理想、演讲人生的价值、展示敬业的风貌，我倍感荣幸。今天我演讲的题目是《爱岗敬业，我的无悔追求》。
爱岗，是我们的职责；敬业，是我们的本分；奉献，是我们崇高的追求。在平凡中奉献，爱岗敬业是各行各业中最为普遍的奉献精神，它看似平凡，实则伟大。在文体局这个大家庭里，有许多优秀的干部职工在平凡的岗位上兢兢业业地工作，没有鲜花，没有掌声，日复一日地重复着自己，却把饱满的热情和优质的服务奉献给社会……恰恰是他们无声而坚韧的行动，教给我什么是“敬业”，什么是“奉献”。
多年来，我作为文体局办公室主任，在文体局领导班子的正确领导和全体干部职工的大力支持下，紧紧围绕局中心任务和工作重点，协助领导处理本局的日常行政事务，协调本局各科室及各方面有关工作，办理局机关往来文电，承担或参与起草各类文稿，牵头搞好调研工作，努力在工作中配合好各位领导，做好参谋和助手，充分发挥了办公室的联系基层和局领导班子的纽带作用，使自己的管理水平和业绩不断提高。
办公室是一个综合部门，事情繁杂琐碎，特别是临时任务较多。几年来，我作为办公室主任，努力做到工作力度更大一点，“三服务”水平更高一点，参谋助手作用发挥更好一点，取得了较好的成绩。在参谋决策上，围绕全局决策开展全过程的优质服务，在领导决定前，做好参考信息的收集，提供可供参考的建议，在领导决策中，进行综合协调，立足全局，把握重点，主动加强同各科室的联系，帮助理顺决策中的各种关系，准确领会领导意图，在决策后，抓好高效率的落实，并根据情况变化，及时提出调整意见。在文秘信息上，先后有多篇信息被各类媒体发表，实现了信息的有效交流和传递。在督查落实上。抓住业务中心问题和领导的重要决策进行督查，及时拟定督查方案，将工作任务落实到基层部门，同时抓住涉及面广、工作量大、落实有难度的问题，及时进行督查督办。在会议筹备和综合协调上，较好的完成了各种会议的准备工作。立足多商量、巧安排、重说理，认真做好方方面面的协调工作。对领导交的任务，着力协调。对业务科提出的问题，主动协调，对职工反映的问题，耐心协调。
办公室工作没有上下班，没有节假日。每当周未，别人休息的时候我在工作着；每当春节，别人一家人团聚的时候，而我仍然工作着。工作本来也是一种生活，如果一种工作让人失去的太多，那么拥有这种工作的人就需要一种精神来支撑，这种精神就是牺牲自己，全心为人，正是基于这种爱岗敬业、无私奉献的精神，我们的事业才无往而不胜。
几年的工作使我深深地感到机遇和挑战并存，成功与辛酸同在。我深知，办公室工作非常辛苦，正如前一段社会流传的那样：在办公室工作的同志就像忠诚的狗，老实的羊，受气的猪，吃草的牛，忙碌的马。可是他们像蜡一样，燃烧自己，照亮别人；他们像竹一样，掏空自己，甘为人梯。我热爱办公室工作，在今后的的工作中，我将以“三个服从”要求自己，以“三个一点”找准工作切入点，以“三个适度”为原则与人相处。“三个服从”是个性服从党性，感情服从原则，主观服从客观。做到服务不欠位，主动不越位，服从不偏位，融洽不空位。“三个一点”是当上级要求与我局实际工作相符时，我会尽最大努力去找结合点；当科室之间发生利益冲突时，我会从政策法规与工作职责上去找平衡点；当领导之间意见不一致时，我会从几位领导所处的角度和所表达意图上去领悟相同点。“三个适度”是冷热适度，对人不搞拉拉扯扯，吹吹拍拍，进行等距离相处；刚柔适度，对事当断则断，不优柔寡断；粗细适度，即大事不糊涂，小事不计较。做到对同事多理解，少埋怨，多尊重，少指责，多情义，少冷漠。刺耳的话冷静听，奉承的话警惕听，反对的话分析听，批评的话虚心听，力争在服务中显示实力，在工作中形成动力，在创新中增强压力，在与人交往中凝聚合力，努力做到大事讲原则，小事讲风格，共事讲团结，办事讲效率。管人不整人，用人不疑人。我将用真情和爱心去善待我的每一个同事，使他们的人格得到充分尊重，给他们一个宽松的发展和创造空间。我将用制度和岗位职责去管理我的同事，让他们像圆规一样，找准自己的位置；像尺子一样公正无私；像太阳一样，给人以温暖；像竹子一样每前进一步，小结一次。让办公室成为领导的喉舌，沟通员工与领导之间关系的桥梁，宣传精神文明的窗口，培养人才的摇篮。我愿与大家共创美好的未来，迎接我局辉煌灿烂的明天。
一、加强学习、提高自身素质，适应发展需要
学习使人进步，学习有利于工作。为使自己更好地完成各项工作，在以胡秋锁等三位校长的带动和帮助下，我能坚持把学习贯穿于工作的始终，加强学习的积极性和主动性。认真学习“三个代表”重要思想，贯彻落实科学发展观，正确理解和把握新时期职业教育工作的性质、地位、任务和作用。积极参加上级统一组织的学习活动，不断提高自己的理论水平。注意把在工作中学习和带动办公室成员学习有机结合起来，理论联系实际，学以致用，努力营造办公室的良好学习氛围。
在工作中，除了时刻告诫自己要有全身心投入的热情，有甘于吃苦的信念和有功不居的超越自我精神外，最主要的在以下几方面加强修养，练好“内功”。一是按照“三个代表”的要求，不断加强党性锻炼，改造自己的世界观、人生观和价值观。正确看待办公室主任要面对上下左右，切实处理好各方面关系的工作实际，扎扎实实做好本职工作，当好领导的参谋和助手。二是找准位置，时刻把握自己的岗位职责，深刻认识该职位处于承上启下，对内对外“关节点”的重要作用，必须很好地承担秘书、参谋、协调、服务和联络、宣传等具体工作，作为办公室的“领头雁”，时刻提醒自己必须有高度的事业心，有强烈的奉献精神，有效的领导方法和领导艺术，有宽阔、包容的胸怀，才能胜任工作角色。三是树立服务意识，甘为孺子牛。“千难万难服务难，上下左右协调难”，我能克服人手少、任务重的实际困难，树立较高的思想境界和良好的服务意识，从工作大局出发，淡泊名利，宠辱不惊，守得住清贫，耐得住寂寞，受得住委屈，全心全意做好各项工作，在工作中感受到乐趣，在奉献中展现自己的人生价值，做到吃苦不叫苦，有难不怕难，有累不喊累，受气不赌气。
二、工作完成情况及取得的成绩
㈠克服重重困难，积极完成局领导下达的各项任务
就任办公室主任以来，牢牢抓住招生和达标两大重要任务，面对我县职教现状和招生难的问题，为使职教中心有人气，有生机，能够蓬勃发展，实现我们这一班职教人的目标，在以胡校长为中心的校领导领导下，我同其他教职员工一道，顶烈日，冒酷暑，走村串巷入户，耐心动员做宣传，苦口婆心去说教，超额完成了局领导下达给每个中层招生10名的招生任务。在整理档案和达标过程中，我带领办公室人员，奋战百天日日夜夜，牺牲了多少节假日，到兄弟学校学习、取经，完成了档案的整理及归档，特别是达标后期，耿局长亲自到校督导指挥，学校一班人及全体教职工吃住在校，通宵达旦、夜以继日的工作，作为办公室主任，更是上下联动，左右协调，在负责校园文化建设方面，为了在一周内实现校园全面文化装点，我多方联系，涉及广告策划5家，花卉两家，动用民工数十名，电话无计其数，为了不影响10月23日省重达标验收，有时夜里12点多，我还跑到广告制作现场督促快速完工，为了一个文化牌，有时一天跑四五趟，有些广告商，不给现钱不跟干活，我便主动垫资去完成，整个达标过程中，我共垫资一万多元。在校领导正确领导和我的努力下，今年省重达标中，校园文化建设方面得到了省专家组的高度认可，并作为典型材料上报省教育局。
㈡强化服务意识，实现办公室人员思想认识的新突破
办公室所处的特殊地位和所属的工作性质，决定着办公室的实质就是一个单位的服务中枢，办公室工作的核心就是服务。为此，我从解决办公室工作人员的思想认识入手，通过学习教育、健全制度等措施，使全办上下自觉认识到：服务是天职。服务是办公室的立身之本、辅政之基、谋事之道，是天职，也是灵魂。离开了服务，办公室工作就会成为无源之水、无本之木。因而，我在日常工作中反复向全办工作人员灌输优质服务的理念，要求办公室工作人员自觉找准工作定位，把服务作为自己的情感所系、职责所在、事业所求，寓服务于工作，寓工作于服务，使办公室全体人员的服务意识和服务水平都有了全面提高。一是由注重日常事务服务向服务发展大局转变。自觉从繁忙的日常事务中走出来，把主要精力和时间集中在服务发展大局上，放在为领导决策出谋划策上，放在重大问题的协调解决上，放在单位重大事项的督查落实上，有效地提升了工作水平。二是由被动服务向主动服务转变。紧紧围绕部门工作和校领导的要求，充分发挥主观能动性，努力做到超前思考，正确预测发展趋势，紧贴领导求主动，围绕大局谋主动，尊重规律赢主动，从而牢牢掌握了工作的主动权，逐步实现了由被动服务向主动服务的转变。
㈢提高工作质量，圆满完成办公室工作
一是树好“窗口”，热情待人。办公室是联系广大教职工的“纽带”，是反映学校精神面貌的“窗口”，办公室工作人员的一言一行都直接关系到群众对单位整体形象的评价。因此，我要求每个工作人员必须做到靠服务树形象，靠服务赢认同，通过优良的服务树良好的形象。具体工作中要求办公室所有成员按照“首问首办制度”努力塑造热情待客、整洁有序、仪表端庄、精明干练、踏实肯干、团结活泼的良好形象，用实际行动践行“三个代表”重要思想和贯彻落实科学发展观。
共2页,当前第1页1
二是明确职责，完善规章制度。我校办公室人少事多，为使办公室全体人员责任明确、有章可循、各负其责，结合办公室的工作实际，从抓制度建设入手，在校领导指导下先后制定和完善了《办公室工作职责》、《档案人员工作规则》、《办公室人员分工职责》等针对性强、易操作、行之有效的规章制度，并且及时予以下发和抓好落实，逐步形成了较为完善的学校工作制度保障体系。
三是筑牢根基，提高人员整体素质。在这个方面我主要做了三个方面的工作：一抓人员的协调配合与内部团结。办公室5个人，性格、能力各有差异，又各管一摊，各负其责，如何用其所长，发挥个人和整体作用，成为办公室全面履行职责的首要任务，为此，我要求大家牢固树立团结出战斗力和“一盘棋”的思想，搞好团结协作，以大局为重。通过谈心、交心、开展批评与自我批评等方式不断加强协调意识。促进团结，形成合力，战斗力、凝聚力不断提升。二抓文字表达能力。文字综合水平的高低，直接关系到全校工作的质量。文稿质量要符合本校的实际，同时要能够把握大局，突出重点。因此我们利用空余时间组织学习与办公室工作相关的书籍，通过多学、多看、多思考、多积累、多练习，并及时向校领导请教，摸清领导意图、思路。特别是在校领导胡秋锁校长的帮助指导下，全办公室人员写作能力普遍有所提高。一年来上报、下发各种文件60多份，起草大的汇报材料10多份。三抓协调办事能力，不断提高办公室人员的办事能力和效率。作为办公室主任，我以身作则，认真办理每一件事，同时耐心做好传、帮、带，小至如何接听电话、请示报告，大到文稿的拟定、对外接待都对新同志言传身教，使新同志的办事能力逐渐得到提高。
四是加大宣传，促进职教工作的顺利开展。我按照校领导要求，加大学校的宣传力度，在以身作则写好信息的同时，带领办公室有关人员做好信息上报工作。一年来创办了《职教简讯》和《校务会议简报》两个刊物各十期，累计上报信息百余篇，上报的信息先后被县局主要领导给予高度评价，对宣传职教，发展职教起到了积极的作用。
五是扎实做好人事、档案及评优评模工作。做到人动及时上报，档案管理规范有序，评优评模认真细致。由于服务到位，使各项工作扎实有序开展。
三、存在不足和今后的努力方向
一、机构设置
（一）领导机构
区应急委代表区政府实施对搜救分中心的统一领导，并支持搜救分中心开展工作。
搜救分中心接受市海上搜救中心的协调指挥。
（二）搜救分中心岗位及日常工作机构设置
搜救分中心主任由分管领导兼任，常务副主任由同安海事处处长兼任，副主任分别由区应急委办公室主任、区农林水利局局长、公安边防总队海警三支队三大队大队长兼任，分中心成员由各成员单位分管领导兼任。
搜救分中心下设办公室，挂靠同安海事处，办公室主任由同安海事处分管领导兼任。搜救分中心下设海上搜救值班室，地点设在同安海事处办公楼三楼，由搜救分中心办公室负责日常管理，实行24小时海上搜救值班。
（三）搜救分中心成员单位
搜救分中心成员单位包括：区财政局、区民政局、区农林水利局、区卫生局、区执法局、区安监局、区旅游局、区交通局、区海防办、区环保分局、同安海事处、区气象局、区公安分局、区边防大队、海洋与渔业综合执法支队二大队、海警三支队三大队、街道、镇、镇。各成员单位须指定专人作为联络员，遇有海上搜救任务时，接受搜救分中心应急工作领导小组的领导，并负责成员单位搜救职责联络。
二、搜救分中心及日常工作机构职责
（一）搜救分中心职责
1、统筹研究搜救责任区海上搜救和船舶污染等海上突发事件应急工作，提出有关处置方案或建议，研究制定搜救分中心有关规章制度；
2、负责统筹区海上搜救应急救援力量，根据《突发公共事件应对法》规定，在行政辖区内紧急调用各类物资、设备、人员和占用场地，事故救援结束后应及时归还或给予补偿；
3、负责指定现场救援指挥单位，在必要时请求上级及邻近搜救机构派出搜救支援力量；
4、启动搜救应急预案后按应急程序统一指挥、协调应急行动；
5、组织海上应急救援人员的搜救知识培训、演练和演习工作；
6、组织召开成员单位搜救工作会议和搜救联络员会议；
7、完成区政府和上级搜救机构交办的其他工作。
（二）搜救分中心办公室职责
1、根据搜救责任区的实际情况，提出工作计划和编制搜救分中心海上搜救预算；
2、负责搜救分中心日常工作和值班室管理；
3、承担区行政辖区沿海海域海上除情和事故报警的值班工作，确保值班电话和海上遇险通信频率24小时值守；
4、根据搜救责任区的实际情况，研究分析海上事故险情，提出预防的建议和对策；
5、负责海上突发公共事件应急预案的制订、修改报区政府批准，并组织实施；
6、在权限范围内负责险情事故和搜救情况的上报和对外信息；
7、对搜救分中心工作开展情况进行阶段性总结评估；
8、具体负责区海上搜救日常演练活动的基础工作；
9、负责跟踪有关海上搜救的法律、法规和规章发展动态；
10、完成搜救分中心和上级搜救机构办公室交办的其他任务。
（三）搜救值班室职责
1、实施24小时搜救值班，及时收集海上遇险信息并启动应急预案；
2、保持与区值班室、市海上搜救中心值班室日常联系和应急联系渠道的畅通；
3、对重要搜救行动进行总结评估；
4、负责海上搜救任务相关台帐的记录和保管；
5、负责有关业务报表的记录、统计和上报工作；
6、完成搜救分中心办公室交办的其他工作。
三、岗位职责
（一）搜救分中心主任岗位职责
1、负责应急救援工作的重要决策，作为海上应急搜救任务的总指挥；
2、召集、指挥、协调海分中心各成员单位参与应急搜救行动；
3、当辖区内海上发生重大险情事故，在现场参与指挥；
4、召集分中心成员单位会议；
5、适时向上级政府报告或对外海上重特大险情事故情况；
6、承办上级交办的其他事项，协调各成员单位的相关工作，并及时向上级或相关部门反馈工作进展情况。
（二）搜救分中心常务副主任岗位职责
1、负责分中心的日常工作，是海上应急搜救任务的现场总指挥，负责一般海上搜救行动的决策，当辖区内海上发生重大险情事故时，负责在值班室协助主任召集、指挥分中心各成员单位参加搜救抢险行动；
2、协助搜救分中心主任开展工作，当搜救分中心主任因公务活动未能履行职责时，代为履行主任的工作职责；
3、负责制订、组织实施搜救分中心的工作目标、计划和各项规章制度；
4、负责海上交通事故、污染事故和其他海上紧急事件的协调指挥；
5、负责搜救分中心的业务建设、廉政勤政建设和内部管理；负责组织实施各类设备的使用、管理、维护保养工作；负责组织搜救分中心日常工作人员的政治、业务学习和考核；
6、协助组织开展搜救分中心成员的应急培训和海上搜救演练工作；
7、完成领导交办的其他工作，并及时向上级或相关部门报告工作进展情况。
（三）搜救分中心副主任职责
1、协助主任开展搜救分中心各项工作；
2、受搜救分中心召集参与搜救行动的协调指挥。
四、成员单位职责
搜救分中心各成员单位结合海上搜救工作需要和区海上突发事件应急预案，制定本单位相应的海上突发事件应急预案，并根据职责指定本单位海上搜救力量；承担海上突发事件的应急响应、抢险救灾、支持保障、善后处理等应急工作；组织本单位有关人员开展搜救和应急处置的培训、演练，参加搜救分中心组织的联合演练、演习，为本单位应急力量配备所需的资料、设施设备；当搜救分中心实施海上搜救行动时，服从搜救分中心的统一指挥，履行搜救及支持保障等义务和职责。
（一）应急反应单位
1、同安海事处
承担搜救分中心办公室的日常工作和值班工作，负责组织本单位应急资源参加海上应急行动，协助搜救分中心指导海上突发事件处置工作；负责海上涉及船舶航行安全相关信息；确保所属海岸电台（话台）海上应急通信的畅通；必要时组织海上交通管制。负责搜救组现场指挥。
2、区公安分局
负责组织本区公安系统力量参加海上应急行动；协助出入境管理部门为跨地区海上应急行动人员提供便捷服务。
3、区边防大队
负责组织本系统警力参与应急行动，根据搜救工作需要，指派力量参加施救并负责治安警戒等任务；负责发挥船管站资源，协助收集及沿岸船只和出海人员信息。
4、海警三支队三大队
根据搜救工作要求派出船艇、兵力参加搜救行动，接受搜救分中心统一协调；负责海上突发事件的人员搜救、治安警戒等任务。
5、区农林水利局
负责及时协调事发水域及附近的渔业船舶参与海上搜救，并将搜救工作进展情况和结果及时报告搜救分中心值班室；渔业电台24小时值守，保障通讯畅通，收到海上遇险信息及时报告搜救分中心办公室，并提供与渔业船舶有关的海上搜救通讯；对渔业船舶发生的突发事件，协助进行现场指挥；负责海洋水质监测。
6、区卫生局
负责指定具备一定医疗技术和条件的医疗机构承担海上医疗援助任务，提供遇险人员医疗急救保障，协调医务人员赴现场执行海上医疗救助、移送和收治伤病人员。
7、区执法局
根据搜救工作需要，协调区执法局执法力量参与搜救行动，并负责清理妨碍搜就行动的非法障碍物。
8、街道、镇、镇
以镇（街）、村（居）为单位，积极组建海上搜救志愿队伍，平时应加强航行安全知识和实际操作的宣传培训，及以海上救援为主要内容的应急演练，协助、配合搜救分中心完成海上搜救任务。
（二）支持保障单位
1、区应急办
负责区应急工作领导小组与搜救分中心之间的沟通协调；根据搜救工作开展需要，协调区属相关资源参与搜救工作。
2、区民政局
负责协调获救我国公民的安置和对死亡、失踪公民的善后处理工作。
3、区财政局
负责提供日常及应急搜救资金保障。
4、区气象局
根据需要及时提供本区气象实况资料和天气预报，提供搜救责任区海上应急响应的气象技术支持。
5、区旅游局
负责组织险情区域旅游团队的安置与疏散工作。
6、区海防办
负责协调有关驻部队、武警参与海上应急行动，协调处理搜救工作中涉及海防和打私管理的事宜。
7、区环保分局
负责本区海上突发事件可能造成环境危害的监测组织、指导工作，提供相应的环保监测技术支持；核实污染清除与损害情况；协调本区海域岸线、海滩进行污染清除与恢复。
8、区交通局
负责本区海上搜救行动中涉及交通和口岸部门之间的协调；负责协调本区交通系统各单位配合海上搜寻救助工作。
9、区安监局
根据搜救工作需要，协调区安委会专家组参与指导搜救行动；综合监督海上搜寻救助工作。
五、应急工作组的组成与任务
搜救分中心在处置海上突发事件时，可视情成立相应的应急工作小组。各应急工作小组组成与任务如下：
（一）信息处理组：由搜救分中心值班室牵头，相关成员单位参与，负责海上突发事件信息的受理、核实、分析和汇总，并按险情报告制度规定及时做好报告、上报、通报，承办搜救分中心应急响应指令的下达、跟踪和记录工作。
（二）现场行动组：由同安海事处牵头，各相关成员单位参与，负责现场控制、搜寻救助、抢险、清理等工作。
（三）警戒防暴组：由海防办牵头，公安、海警、边防等成员单位参与，负责搜救行动过程中突况的处置工作。
（四）动态监测组：由区环保分局牵头，同安海事处、公安分局、区农林水利局等相关成员单位组成。对火灾或爆炸、船舶污染等突发事件发展趋势进行监测监视，并提供现场信息。
（五）医疗保障组：由区卫生局牵头，组织相关人员、力量，负责遇险人员和参加救援人员的医疗保障。
成立政府信息公开工作领导小组，局长为第一责任人，各科室负责人为小组成员，由办公室具体负责政府信息公开工作。政府信息公开领导小组下设办公室（以下简称局公开办）。
1、工作人员必须遵守纪律，不得有下列行为：因受理人员的过错而错误给予办理，利用职务上的便利，因工作人员工作拖拉造成未能按照承诺规定的时限办理完毕的。
2、应当根据岗位职责，区分不同情况分别追究审批人、经办人的责任。
3、对过错责任人员可以照有关规定及情节的轻重分别作出处理：（1）批评教育；（2）责任作出书面检查、通报批评，并年终不评优秀档次；（3）不予晋级、晋职；（4）停止执行职务；（5）辞退。
4、责任人员行为有违法违纪行为或已触犯刑律，应当依照有关规定给予党纪处分或送司法机关追究责任。
二、政府信息公开审议制度
1、局公开办负责对本局的政府信息公开内容进行审议；
2、审议公开内容产生过程是否公正、合理；
3、审议公开事项决策过程是否民主、科学；
4、审议公开的结果，是否真实、可信；
5、以局名义公开的内容都应先填写《签发单》，办公室主任在《签发单》上标注是否给予公开。
三、政府信息公开评议制度
1、局廉政监督员负责本局政府信息公开的评议组织工作；
2、局廉政监督员负责对本局政府信息公开工作的指导；
3、每年定期或不定期组织社会各界对本局政府信息公开内容的真实性、全面性、有效性进行评议，并对评议情况通报，对存在问题督促责任科室认真整改。
四、政府信息公开反馈制度
1、局办公室负责设立政府信息公开意见箱，每周定期收集社会各界对政府信息公开的意见，报告局领导，及时反馈有关科室整改，并回复群众。
2、局办公室负责设立政府信息公开栏、开设热线电话，广泛征求社会各界对本局政府信息公开的意见和建议。
3、局各科室要结合本科室实际采取多种形式接受社会各界对本局政府信息公开的意见，完善工作并进行反馈。
4、局办公室对本局政府信息公开存在的问题督促整改，并将落实与反馈情况进行通报。
五、政府信息公开备案制度
1、局各科室对政府信息公开的内容应按要求建立档案。
2、局各科室应将政府信息公开的内容报局办公室统一归档，保存备查。
在上级主管部门的关心和指导下，在局党政一班人的大力支持下，我局女职工内强素质、外树形象、立足本职、爱岗敬业、奋发图强、与时俱进，充分发挥了“半边天”的作用，有力地推动了社保工作的蓬勃开展，使“巾帼文明岗”创建活动上了一个新台阶.
我局于2003年12月创建为县级“巾帼文明示范岗”，建成五年来，在上级主管部门的关心和指导下，在局党政一班人的大力支持下，我局女职工内强素质、外树形象、立足本职、爱岗敬业、奋发图强、与时俱进，充分发挥了“半边天”的作用，有力地推动了社保工作的蓬勃开展，使“巾帼文明岗”创建活动上了一个新台阶，现将我局创建活动情况作如下汇报：
一、基本情况
我局现在岗职工47人，其中女职工28人，占职工总数的60%；女领导3名，占领导职数的60%；女党员11名，占党员总数的48%；女中层干部5名，占中层干部总数的56%；大专以上女职工19人，占女职工总数的68%。
二、创建“巾帼文明岗”活动得到了全局上下的高度重视
为加强对“巾帼文明岗”的监督和管理，促进我局文明建设服务水平的提高，我局成立了以支部书记为组长的“巾帼文明岗”领导小组，由办公室主任担任岗位负责人，活动由专人负责，并制订了切实可行的活动方案和岗位职责，把“巾帼文明岗”创建活动纳入了我局整体工作安排，做到统一布置，定期检查，定期开展活动，并将创建岗位目标、岗位职责及开展的活动、县妇联监督电话在网上公布，接受社会的监督，以此来鼓励全局妇女职工在自己的岗位上争先创优，全面提高女职工的素质。
三、积极参加创建各项活动，把“巾帼文明岗”延伸到社会
2003年底创建“巾帼文明示范岗”成功后，我局对照活动方案，明确责任，细化岗位指标，制定奖惩措施，切实把“巾帼文明岗”创建活动纳入本单位整体工作规划。引导女职工积极参加全县性各项公益活动，特别是市县妇联组织和倡导的各项活动。组织开展多姿多彩“三八”妇女节庆祝活动，每年组织全局女同志到医院进行妇科病健康普查，进一步提高妇女干部的身体健康水平；为了提高贫困村民素质，丰富农民群众的精神文化生活，积极主动向贫困村捐赠书刊音像制品，实施智力扶贫活动，每位女同志都包扶一户贫困户，年每人出资500元以上，受到了社会好评。
四、规范内部管理，促进岗位创建工作
自从争创“巾帼文明岗”以来，严格按照“巾帼文明岗”创建活动方案，明确领导责任，细化岗位指标，制定奖惩措施，把岗位职责、指标量化具体到人，每年积极开展各项活动，活动开展得有声有色，做到了活动有文字记载，有图片资料，并将创建岗位目标、岗位职责及开展的各种活动情况在达县党政网上进行宣传，扩大“巾帼文明岗”创建活动的宣传力度，岗位创建活动的各种资料齐全，档案资料完整、管理规范。
关键词： 高校二级学院办公室 工作质量 工作效率
随着高等教育的普及化，高校的规模逐渐扩大，学校的管理重心不断下移，作为基层的二级学院办公室，也逐渐成为高校管理体制中越来越重要的组成部分。加强二级学院办公室建设，提高办公室的工作质量和效率，可大大提高高校各部门的工作效率，为党务、教学、科研、人事、工勤等工作的良好运转夯实了基础。
一、二级学院办公室工作的内容和特点
（一）二级学院办公室的工作内容。
二级学院办公室指二级学院内具体设置的综合性工作机构，它的工作主要是处理本单位内综合性的各种事务。工作内容主要包括：
1.文字工作。文稿的草拟，审校，打印和；会议记录与会议纪要的整理等。
2.档案管理工作。负责收集整理各类信息、资料、各单位部门来文来函的归档；教师档案资料的保管等。
3.协调沟通工作。联系中层与师生员工，联系学校各职能部门，协调学院内各部门间合作，承担接待和外联事务等。
4.人事工作。考勤考核、职称评定、招聘计划、人事档案管理等。
5.日常行政工作。协助领导完成各项工作计划制订和实施落实；办公用品的采购保管；固定资产管理、办公设备维护报修；会务工作。
6.机要工作。
7.其他一些突发事件处理工作，紧急事件处理，并及时向学院行政领导请示汇报。
（二）二级学院办公室的基本特点。
1.政策性。办公室人员从事的不是单纯的技术工作，无论是起草各种文件、上情下达，还是办理各种具体的行政事务，都要具备敏锐的政治觉悟，协助学院领导贯彻执行党的路线、方针和政策，自觉遵守国家的法律法规和单位的规章制度。
2.辅。办公室的核心成员是办公室主任，办公室主任的基本职责是当好领导的助手和参谋，可以向领导提出建议或处理问题的方法，但是不可越俎代庖，最终命令的执行仍须经过领导批准或明确指示。
3.综合性。二级学院办公室工作的综合性是相对领导和上级各职能部门工作而言的。它是对各项工作具体实施管理的综合性办事机构，统筹承担学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、财务、党务、行政、对外联络等各项工作。领导要管的工作，办公室要辅助；领导不亲自干的工作，如文秘、档案、收发等，办公室也要做。更具体的如从会议记录、文件形成，到执行、督促、签字、盖章；来信处理、电话接进接出、人员接待，等等，可以说事无巨细。所以对于办公室成员的素质要求是很高的。
4.协调性。二级学院办公室是一个沟通上下、协调左右的机构。主要负责协调好学院与学校其他各部门之间的关系；协调好领导之间的关系；协调好领导与师生之间的关系。辅助领导增强学院内部的团结凝聚力，使学院良性循环发展。
5.保密性。由于办公室的许多工作直接为领导服务，对于领导的意图、人更或处理等有关文件和资料，都应做到自觉保密。这样才能使得领导对办公室工作充满信任，有利于学院的和谐发展。
二、如何提高办公室的工作质量和工作效率
下面将结合办公室的工作内容及其特点进行探讨。
（一）从管理模式上来说，要强化管理制度并严格制订计划。
高校二级学院办公室工作处于一种刚刚起步的阶段，相比较学校办公室的规模，二级学院办公室内部建构相对较为简单。为了提高工作效率，应对二级学院办公室工作进行“量化管理”［1］。所谓办公室工作的“量化管理”，也就是对制度标准和计划安排的严格执行，避免自由松散、人浮于事、浪费时间的现象发生。
1.二级院系虽然管理体系还不够完善，但是所涉及的工作面却非常广，所以承办协调的办公室工作就显得头绪众多，建立完善的规章制度标准，是凝聚师生的最有效途径，也是对办公室人员的自我约束，起到以身作则的作用。比如制定二级学院的各岗位职责、资料室工作管理规章制度、高校教师师德规范标准、实验室管理规则、科研管理条例、考勤制度等。并加强监督与管理，使二级学院的每一项工作有章可循，提高办公室的管理工作效率。
2.合理制订计划，并根据计划中的要求定时定量地完成工作，这是办公室工作“量化管理”的体现。办公室人员工作效率高不高，就在于事先有没有合理安排计划，因为办公室工作头绪多，突发事件多，往往具有被动性、临时性的特点，将某一段时间内的主要任务列在计划内，就可以合理安排原有工作和临时出现的工作。而对计划的制订和完成情况，也可以作为办公室“量化管理”的考核标准，进一步提高办公室工作效率。
（二）从办公室人员的综合素质上来说，要做到“两个加强”和“三个提高”。
1.“两个加强”指的是加强职业认同感和强化服务意识。由于二级学院办公室工作的综合性和辅，使得工作多而广、杂而乱，许多办公室人员就是由于整日处在杂乱无章的工作状态中而缺乏职业认同感，认为自己只是打杂的，毫无工作积极性，甚至认为只有无能力的人才会从事办公室工作，而有些人则将此工作当作自己今后事业发展的跳脚板，这在一定程度上降低了办公室人员的工作积极性和创新能力。所谓干一行，爱一行，行行出状元，虽然办公室不像其他一些部门，如：学工、团委、科研、教务等，可以直接看到效益和成果，它是非直接效益的，是一个辅的部门，但是各部门的运行又离不开办公室在其中的枢纽作用。所以办公室人员首先应增强职业认同感，认识到办公室在高校中的重要性，确立正确的价值所在。其次要增强服务意识。办公室是对内和对外的窗口，是各种信息聚集和中转的关键地，起着上情下达、下情上达的桥梁纽带作用。只有增强服务意识，树立乐观积极的态度，才能较好地完成这些工作，真正展现“窗口”的风采。
2.“三个提高”指的是职业素质的提高、个人特长的提高、学校给予关注度的提高。首先，办公室人员面对复杂的人际关系和繁杂琐碎的工作事务，必须具备良好的心理素质，提高自身的业务能力，如思想道德水平、文字能力、承办日常事务的能力、外交能力、礼仪接待、工作沟通协调能力、参谋能力、语言艺术，等等，做到以德服人、以理服人、以绩服人。这些职业素质往往不是一朝一夕就能够达到的，需要在日常工作中不断磨炼、总结经验后才能获得，这也是作为一位好的办公室行政人员的宝贵财富。其次，办公室人员由于“坐班制”工作性质的限制，再加上工作量大，容易忽略自身的特长发展。其实许多基层行政人员多才多艺，可以利用空余时间，进行深造，不断提高，将个人特长在工作中发挥余热。最后，学校要适当提高对于办公室人员及其工作的关注度。这方面主要指学校给予行政人员进修和学历提升的机会，给予行政人员与教师同等的待遇。由于高校的“定岗定编”的岗位设置，使得办公室行政人员被困在繁忙的工作岗位上，没有专任教师时间自由，甚至一些高校对于行政人员进修的限制，使得办公室行政人员进修的机会少之又少。只干活不奖励的管理模式必然会使基层行政人员缺乏价值肯定，看不到未来的目标，所以增加他们的进修机会，提高职称晋升的可能性，才能够较大地提高办公室人员的工作积极性、工作质量和工作效率。
（三）从办公室工作特点上来说，要具备良好的协调与沟通能力。
良好的协调与沟通能力是事半功倍的关键，能够使每个人各行其权，各尽其责，忠于职守，使各个方面的力量形成一个合力，使整个工作能够井然有序，同步运转，真正起到调节功能的作用。
1.要做好协调工作，首先要具备顾全大局的团队意识。在实际的协调工作中，各种矛盾和冲突很多，有些办公室人员既怕得罪同级人，又怕得罪上级人，往往处在一种小心谨慎、只求自保的思想意识中，实际上这样的想法不仅不能协调好工作，反而得不到他人的理解和肯定，问题只会像雪球一样越滚越大。所以要做好协调工作，首先顾全大局的团队意识很重要。其次要依据尊重事实的原则，对于大小问题的协调，都必须在调查研究、事实求证的基础上做出协调的决定，尽量合情合理，各方满意。最后要依据分级协调的原则，该哪一级协调的问题，就由哪一级负责，不下推，也不上交，由各级负责，认真办理，才能使工作有序进行。协调工作具有“六字口诀”［2］：“明”和“暗”、“冷”和“热”、“硬”和“软”。掌握这六字口诀，再结合实际的工作情况，不仅能使协调工作变得顺利，更能减少协调工作中可能出现的人际麻烦，从而提高办公室工作效率。
2.沟通是办公室人员必须具备的基本能力，良好的沟通技巧可以避免不必要的尴尬与矛盾。沟通包括与上级沟通、与同级沟通、与下级沟通。但是二级学院办公室人员（这里主要公室主任）本身职务地位较低，所以这里主要谈与上级沟通和同级沟通的原则与方式。与上级沟通时，应按照以大局为重，维护上级威信的原则，认清自己的角色定位，不可越位。对领导的工作思路和意图要摸透，但不要过分地认为自己可以替领导做决策，把自己的想法“强加”于领导；慎重对待和处理领导之间的矛盾，但不要介入矛盾；要敢于负责，不要推卸责任，也不要采取讨好的方式，等等。正确处理好与领导的沟通过程，不仅能够得到领导的信任与赏识，与领导之间默契的产生也便于各项工作高效进行。与同级沟通时，遵循竞争与协同、宽容与自制、互相“补台”［3］、积极配合的原则。同级之间有竞争，但更多的应该是亲密的合作关系，同级合作的效果好是提高自身人气的关键因素。尤其是在“关键时刻送温暖”［4］时，同级之间的合作与帮助能够使原本难以克服的困难变得容易，从中有效地提高了工作效率。当然同级之间也有竞争，只是强调这种竞争为友好的竞争，因工作的矛盾而转化为私人矛盾的竞争，这样非常不利于工作的开展，不利于二级学院的发展，更不利于学校的发展。所以，当有矛盾时，先从“治己”［5］开始，宽容大度，才是良好发展的前提。
除了以上三个方面外，提高二级学院办公室工作效率的方式还有很多，比如配备办公自动化软件，让传统的办公模式逐渐变成无纸化、信息化的办公模式，大大节约成本，缩短工作时间。随着高等教育的不断进步，高校改革和发展的深化，高校二级学院办公室工作将在今后的发展中更加规范，受到更多的关注与重视。
参考文献：
