时间：2023-05-30 08:52:39
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇文件管理办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
第二条 起草、协调、报送审查、讨论通过、、评估等规范性文件的监督和管理工作，适用本办法。
本办法所称规范性文件，是指由本厅制定并以本厅名义(包括拟报请省政府或省政府办公厅批准后由本厅)的，对不特定的公民、法人或者其他组织的权利义务构成影响、具有普遍约束力、可以反复适用的文件。
本厅制定的内部工作制度、规章制度、技术操作规程，对具体事务作出的行政处理决定，以及对本厅直接管理单位的人事、财务、外事等事项制定文件的，不属于本办法适用范围。
第三条 本厅各处室、各直管单位、议事协调机构及临时机构，不得以自己的名义制定、规范性文件。上述处室、单位和机构需要制定规范性文件的，可以以本厅名义制定、规范性文件。
第四条 政策法规处负责本厅规范性文件的合法性审核、报送审查、报请公布以及指导监督工作。
第五条 各处室(含有关直属、直管单位，下同)根据实际需要，负责或者组织起草各自职权和业务范围内的规范性文件。
综合性的、涉及多项事务的规范性文件由办公室或者政策法规处组织起草。
各处室在规范性文件起草前和起草过程中应当加强与政策法规处沟通，政策法规处在政策、合法性及文件规范性方面给予支持、进行指导。
第六条 起草规范性文件应当遵守下列事项：
(一)法律、法规、规章和上级规范性文件对某一方面的行政管理事项尚未专门作出明确规定，确需制定规范性文件，或确有必要对法律、法规、规章及上级行政机关规范性文件的规定进一步作出明确、具体和操作性的规定;
(二)不得违反上位法的规定;
(三)不得违反上级行政机关的决定、命令和规范性文件规定;
(四)不得设置行政处罚、行政许可、行政强制或者规定行政事业性收费(包括管理费、手续费、滞纳金、咨询费等);
(五)没有法律、法规、规章的规定作为依据，不得作出影响公民、法人或者其他组织权利义务的规定;
(六)不得以解释性表述对法律、法规、规章或上级规范性文件的条文、相关定义、适用范围等的内涵进行规定，也不能采取其他表述做出扩大化或缩小化的规定;
(七)不得超越本厅的职权范围。
第七条 规范性文件应当符合以下形式要求：
(一)标题应当冠以制定机关名称;
(二)结构合理，条理清晰，概念统一，语言规范准确、简洁明了;
(三)原则上不对法律、法规、规章和上级规范性文件已经明确规定的内容作重复性表述，但在作出操作性、具体性规定时，可以对相应的原则性条文规定进行引用表述;
(四)文末应当规定施行日期，除应急需要外，原则上印发日期与施行日期之间不少于30日;
(五)应当明确规定有效期，暂行或试行的规范性文件，有效期不超过2年;其他规范性文件的有效期不超过5年。有效期届满后需要继续实施的，应当重新制订和。
第八条 规范性文件应当包含下列主要内容：
(一)制定目的;
(二)制定依据;
(三)适用范围;
(四)依法设立或者实施的有关工作制度、事项、办事程序、时限和要求等主要内容。
第九条 起草人员完成起草工作后，起草处室应当在本处室范围内组织讨论、修改，形成规范性文件的征求意见稿，并按如下规定征求相关单位意见：
(一)征求本厅有关处室和直属、直管单位意见;
(二)以本厅名义征求有关地级以上市水行政主管部门、顺德区国土城建和水利局以及省直管县级水行政主管部门意见;
(三)涉及中央直属单位、地级以上市政府或顺德区政府、省直其他相关部门职责的，以本厅名义征求其意见;
(四)拟报请省政府或者省政府办公厅以及报经省政府或者省政府办公厅批准后以本厅名义的，以本厅名义征求有关地级以上市政府及顺德区政府的意见;
(五)通过在厅门户网站、省政府门户网站专栏集中刊载等多种形式、多种渠道，公开征求群众意见，社会涉及面广、与群众利益密切相关的规范性文件，应当听取群众意见;
(六)依法应当组织听证的，应当组织听证听取意见。
第十条 起草处室应当根据有关意见作出相应的修改或者协调，形成规范性文件草案后送政策法规处审核，并提交下列文件：
(一)规范性文件草案文本;
(二)制定规范性文件的简要说明，包括起草背景、必要性、依据、起草过程以及主要制度等内容，制定依据包括相关法律、法规、规章和上级规范性文件等;
(三)对征求意见的采纳情况和未予采纳的说明;
(四)公开征求群众意见情况;
(五)有关听证材料和处理意见。
第十一条 政策法规处负责对规范性文件草案进行合法性审核。
对各处室提交审核的文件，经审核认为不属于规范性文件的，应当自收齐材料之日起5个工作日内将该文件退回起草处室，并说明理由;对属于规范性文件的，应当自收齐材料之日起10个工作日内提出书面审核意见。
政策法规处审核规范性文件，原则上只审查合法性，不审查可行性和合理性。合法性审核应重点围绕立法保留事项、行政处罚、行政许可、行政强制、行政事业性收费、限制权利以及是否超越权限等七个方面开展。
若发现存在可行性或者合理性问题时，政策法规处可以就文件可行性、合理性及结构、文字表述等问题提出修改意见，由起草处室决定是否修改。
对草案主要内容意见较多或者存在较大分歧的，政策法规处应当召集起草处室和有关处室进行协调、修改，必要时提请厅领导召开专门会议研究决定。
第十二条 规范性文件草案经政策法规处合法性审核后，由起草处室提请厅务会议审议。
第十三条 规范性文件草案经厅务会议审议通过后，政策法规处会起草处室拟文，经分管政策法规工作的厅领导签发后报送省政府法制办公室审查。
第十四条 经省政府法制办公室审查的规范性文件草案，按下列程序处理：
(一)经审查同意的，由起草处室拟文会签政策法规处等有关单位后呈报厅主要领导签发;
(二)经审查提出修改意见的，由起草处室会同政策法规处修改后呈报厅主要领导签发;
(三)对审查意见有异议的，由政策法规处提请省人民政府复核;
(四)经审查认为不能的，经厅领导同意后，取消该规范性文件草案。
第十五条 拟报请省政府或省政府办公厅批准、以本厅名义的规范性文件，由政策法规处按程序报经省政府法制办公室审查，并由起草处室报请省政府或省政府办公厅批准后，由起草处室拟文会签政策法规处等有关单位后呈报厅主要领导签发。
第十六条 规范性文件后，由政务中心在厅门户网站上公开。具体负责组织实施的处室应当做好规范性文件实施的有关工作。
政策法规处于规范性文件后5个工作日内，将规范性文件纸质文本一式两份、电子文本一式一份报请省政府办公厅在《广东省人民政府公报》上，并将一份纸质文本抄送省政府法制办公室。
在《广东省人民政府公报》前的规范性文件，不具有法律效力，不得作为行政管理的依据。
第十七条 政策法规处每隔两年组织对本厅的规范性文件进行清理，由负责组织实施的处室提出废止、宣布失效或者修订建议。
有关法律、法规、规章和上级文件新出台、废止、宣布失效、修订或调整的，负责组织实施的处室应当于3个月内对规范性文件进行清理。规范性文件与法律、法规、规章和上级文件相抵触或者不一致的，应当于6个月内提出修改或者废止意见。
暂行或试行的规范性文件，负责实施的处室应当自暂行或试行期满3个月前对实施情况进行评估，并于暂行或试行期满1个月前提出废止或制定正式规范性文件的意见。
负责实施的处室在组织实施规范性文件的过程中，发现规范性文件内容与有关法律、法规、规章或上级文件规定不一致，或因实施条件发生变化等需要修订或停止实施规范性文件的，应当及时提出修改或者废止意见。
修改程序按制定程序执行。
第十八条 规范性文件内容存在歧义，或者因公民、法人或者其他组织对本厅的规范性文件有异议的，由政策法规处会同起草处室进行解释或依法作出其他处理。
第十九条 本厅与省直其他部门联合起草、制定规范性文件的，参照本办法执行。
第二十条 本办法自之日起施行。
公开方式：主动公开
可能导致损失的风险因素很多，课题组在第一轮调查问卷中，共挑选了21个“关键风险因素”供专家评估，如表1所示。这些风险因素涉及机构内外两个方面的因素，其中1.1、1.2、2.1是外部环境因素，其余主要是机构内部因素。
为便于专家评估，课题组将风险因素的危险程度分为5个等级，对应着5个分值，最高危险等级为5，意指风险因素的“负面影响会带来严重的损失且波及范围较大”；其次为危险等级4，意指风险因素“负面影响比较显著”；危险等级3的含义是指风险因素“负面影响有限且一目了然”；危险等级2的含义是指风险因素“负面影响极为有限”；最低的风险等级为1，意指风险因素“几乎没有任何负面影响，不需要特殊的保护措施”。每位被调查的专家需要分别给每个关键风险因素确定分值。
为便于比较分析，我们根据危险等级平均值（以下简称评估值）的高低，将被评估的风险因素分为四组，第一组为极严重风险因素，评估值在4.5以上：第二组为严重风险因素，评估值在4.0～4.5之间，第三组为较严重风险因素，评估值在3.5～4.0之间，第四组为中度风险，评估值在3.0～3.5之间。
中外专家的第一轮评估结果既存在相同之处，也存在着明显的差异，表现在如下方面：
1.专家们的评估结果表示电子文件风险客观存在。虽然本次调查问卷的结果不可避免地要受到专家个人背景、知识结构等方面的影响，但由于评估者皆为电子文件管理方面的资深专家，故结果具有代表性，能够反映出人们对于电子文件风险的一般认识。中外专家给每个关键风险因素的评估值都在3以上，所有风险因素评估值的平均分为4，这说明课题组挑选的风险因素切实存在于电子文件管理之中，它们带给电子文件管理的负面影响是显而易见的，确系关键风险因素。
2.相对而言，国外专家的风险意识要高于国内专家。国外专家评定的危险等级超过4.5的极严重风险因素有4个，其中有2个风险因素的评估值为4.83，另外2个为4.6。国内专家评定的极严重风险因素只有2个，且评估值仅为4.5。这也许是发达国家电子政务建设的时间长，电子文件管理不当的惨痛教训较多的缘故。
3.电子文件管理标准缺失（1.2）、系统功能缺陷（3.13）、未迁移（3.18）是双方共同认定的危险程度很高的风险因素。国外专家评估结果表示，“1.2主管部门没有出台电子文件真实、完整、可读的管理办法、管理标准”排名第一，评估值为4.83，系最严重的风险因素；“3.18在系统升级、变换时未迁移电子文件”排名第二，评估值为4.6，是极严重风险因素；“3.13电子文件管理系统没有完整捕获文件内容、结构或者背景信息的功能”排名第四，评估值为4.3，属严重风险因素。
国内专家对这三个风险因素的评估值均为4.38，并列排名第二，属于严重风险因素。
双方专家给这三个因素的评估值都大于4.3，排名靠前。这三个因素都和电子文件管理方法的缺失有关。其中，管理标准为电子文件远离风险指明了关键的管理步骤和管理方法；而设计合理的电子文件管理系统则是满足电子文件管理需求的终极手段，①电子文件管理最终要依赖以软件系统为中心的综合性管理方法；②信息系统的频繁变迁给具有系统依赖性的电子文件的阅读输出造成极大的障碍，这是电子文件管理者需要面对的首要难题，迁移是应对该难题的一种解决办法。中外专家对这三个风险因素危险程度的共同认定，反映了对科学有效的电子文件管理方法的迫切需求，应当引起我们的高度重视。
4.国外专家对威胁电子文件可读性的风险因素的评估值均高于国内专家。除了给3.18打了高分之外，国外专家对另外两个威胁电子文件可读性的因素的评估值也明显高于国内专家。这两个因素分别是“3.14没有规定文件的格式”和“3.19未保存生成电子文件的软硬件”。
表1关键电子文件风险因素及其评估值
编号关键风险因素国外专家国内专家国内专家
评估值第一次评估值第二次评估值
1.1政府电子文件作为正式文件的法律地位尚未得到普遍认同3.004.134.38
1.2主管部门没有出台电子文件真实、完整、可读的管理办法、管理标准4.834.384.75
2.1没有明确的主管部门3.504.004.13
3.1机构领导很不重视4.004.254.50
3.2资金严重不到位3.504.133.88
3.3机构内各有关部门、人员文件管理的职责不明确3.834.254.38
3.4业务人员缺乏责任心4.603.383.75
3.5文档人员素质不高，技术、管理能力差(如错误操作等)3.503.883.88
3.6机构没有制定科学合理的文件操作程序4.174.134.00
3.9未采用严格的用户身份认证技术3.673.883.63
3.10未定义各类用户的存取权限或定义不当3.834.003.75
3.12未采用有效的病毒实时监视软件3.304.003.88
3.13电子文件管理系统没有完整捕获文件内容、结构或者背景信息的功能4.334.384.38
3.14没有规定文件的格式3.673.003.25
3.15没有对文件生成、管理、利用过程进行监控、审计4.174.004.13
3.16没有完善的备份措施4.004.504.63
3.17文件管理过程中的元数据记录不全3.834.504.25
3.18在系统升级、变换时未迁移电子文件4.604.384.50
3.19未保存生成电子文件的软硬件4.173.383.25
3.20没有文档保管场所安全保护措施4.834.134.38
3.21没有针对本地易发天灾的防范措施4.403.884.00
5.国内专家对威胁电子文件完整性的风险因素的评估值均高于国外专家。“3.16没有完善的备份措施”和“3.17文件管理过程中的元数据记录不全”是威胁电子文件完整性的风险因素。国内专家将最高评估值??4.5给了这两个因素。而国外专家的评估值并不高，分别为4和3.83。这种差别反映了中外文件管理工作对文件质量的不同追求。相比而言，我国更重视电子文件的完整，而国外更重视可读和可用。
6.国外专家对自然因素的评估值明显高于国内专家。在21个风险因素中，有两个风险因素是与自然因素直接相关，分别是“3.20没有文档保管场所安全保护措施”和“3.21没有针对本地易发天灾的防范措施”。国外专家对这两个风险因素危险等级的评估值分别为4.83和4.4，排名分别为第一和第三；而国内专家的评估值只有4.13和3.88，危险等级排名为第五和第七。
出现这种明显差异，其原因可能在于9?11事件对于西方发达国家的冲击。2001年9月11日，纽约世界贸易中心大楼倒塌，位于这座大楼中的许多公司，因为其所有业务数据被毁，无法继续业务活动，只得申请破产。世界著名的摩根?斯坦利银行的总部及其数据也毁于这次事件中，但是该银行采用了数据备份系统，在数英里外的新泽西州的蒂内克保留着备份数据，在重新安装好硬件系统后，第三天就恢复了营业。③
国内专家给自然因素打低分的理由是，虽然火灾、洪水、地震等自然环境风险一旦发生，造成的损失往往是毁灭性的，但是发生的概率比较低，而且风险应对方法比较简单，比较容易防范。根据以往历史记录，这种自然灾害造成的风险损失不是很突出。
7.国内专家对法律、体制和资金因素的评估值远远高于国外专家。在所有风险因素中，中外专家对“1.1政府电子文件作为正式文件的法律地位尚未得到普遍认同”的评估值差别最大。国外专家的评估值仅为3，排名最后；而国内专家的评估值高达4.13。对电子文件实行科学管理的前提就是承认电子文件作为正式文件的法律地位，即电子文件是电子的真实记录，是政府行使职能合法、有效的凭证，是政府记忆得以延续的手段。课题组在调研过程中发现，尽管《电子签名法》颁布，但是现实世界中电子文件的凭证效力仍然备受怀疑，绝大多数单位采用了双套制、双轨制作为电子文件管理的解决方案，忽视电子文件的全程管理与长久保存。而没有单轨制的政府电子文件管理，就不可能有全面的电子政务战略。与此形成鲜明对比的是没有一个发达国家将双套制、双轨制作为电子文件管理的解决之道，所有的研究与探索都以电子证据的长久保存与资源共享为目标。国内外评估值的差异恰好反映了我国在电子政务建设尚不够深入。
与体制相关的因素有三个，分别是“2.1没有明确的主管部门”、“3.1机构领导很不重视”和“3.3机构内各有关部门、人员文件管理的职责不明确”。国外专家的评估值为3.5、4、3.83，危险程度不高；国内专家的评估值则为4、4.24和4.25，都属于严重风险因素。由此可见发达国家文档管理的宏观体制以及机构内部管理体制相对完善。不过，从评估值来看，国外专家也较为认同领导重视的重要性。
无论是开发电子文件管理系统、配置计算机硬件和网络设施、购买存储载体，还是系统的维护和更新换代都需要一定的资金投入。由于经济发展水平的不同，国内外专家对资金因素（3.2）危险等级的判断也截然不同，国内专家的评估值为4.13，国外专家的评估值仅为3.5。
可见法律、体制、资金都是带有“中国特色”的风险因素。
8.国外专家对业务人员责任心缺失这一风险因素的评估值高于国内专家。中外专家在“3.4业务人员缺乏责任心”评估值差异也极为明显，分别为3.38和4.6，分别被判断为“中度风险因素”和“极严重风险因素”，仅次于法律风险的评估差异。也许在法制传统比较悠久、制度规范相对健全的环境中，人员主观能动性的重要性便会凸现。
二、第二轮专家评估结果的分析
第一轮调查之后，课题组仔细研究了专家们的评估结果和研究建议，调整了调查问卷的结构，将风险因素按照发生的层面不同划分为宏观、中观和微观三个层次，新增了5个分布在宏观和中观层面的外部环境因素；在个别问题的描述上也略有改动。
为使本文主题集中，我们仍然以原始的21风险因素作为比较对象。在本轮评估中，大多风险因素的评估值有变化，不过变化幅度并不是太大，未出现颠覆性的意见，上一轮评估结果中显示的中外差异仍然存在。由此可见，由于管理体制、信息化水平、观念等方面的差别，我国的电子文件风险确实与发达国家存在较为明显的区别。纵向比较，国内专家第二轮评估结果显示：
1.就总体而言，风险因素的评估值增高。无论是最高值、最低值，还是平均值，第二轮专家评估值都高于第一轮。这说明专家们对电子文件风险的认同度增加了。在某种程度上，这样的变化肯定了电子文件风险研究的意义和必要性。
2.电子文件管理标准缺失（1.2）的评估值升至第一。“1.2主管部门没有出台电子文件真实、完整、可读的管理办法、管理标准”由第一轮中的第二攀升到了榜首，评估值增加了0.37，是评估值增幅最大的两个风险因素之一（另一个是3.4），这再次说明该问题的重要性。随着美国、欧盟、澳大利亚、加拿大等国家和地区电子文件管理标准的纷纷出台和推广应用，相比而言，我国在标准制定与贯彻方面的缺陷愈发令人心焦。
3.法律、体制等软性风险因素的评估值继续走高。法律风险因素1.1，体制风险因素2.1、3.1、3.3在本轮调查中的评估值高于第一轮。其中“3.1机构领导很不重视”更是以4.5的得分由“严重风险因素”晋升为“极严重风险因素”。
4.资金、技术等硬性风险因素的评估值普遍降低。在整体评估值增长的前提下，资金、技术等硬性风险因素的评估值却呈现下降的趋势。除了“3.16没有完善的备份措施”、“3.18在系统升级、变换时未迁移电子文件”这两个技术因素之外，资金因素3.2及技术因素“3.9未采用严格的用户身份认证技术”、“3.10未定义各类用户的存取权限或定义不当”、“3.12未采用有效的病毒实时监视软件”、“3.17文件管理过程中的元数据记录不全”的评估值均低于第一轮的评估结果，3.3、3.10、3.12更是由“严重风险因素”降级为“较严重风险因素”。
5.自然风险和保管场所风险的评估值有所增长。自然风险和保管场所风险直接针对的是文件的物质实体，带来的危害可能是毁灭性的。因此，第二轮调查结果显示风险因素3.20和3.21的评估值都有所增长。
6.“人本”意识有所增强。“3.4业务人员责任心不强”是在法律风险因素2.3之外评估值增幅最大的另一风险因素，由“中度风险因素”跻身于“较严重风险因素”，人员主观能动性的重要程度在本轮调查中有所提升。
三、对评估结果的综合分析
中外专家评估结果的异同反映了信息化程度不同的国家在电子文件风险认识上的异同，为我国电子文件管理工作发展方向的确定提供了依据。通过本次专家的评估，我们至少可以得出以下几点结论：
1.电子文件风险管理是电子文件管理的必要组成。专家评估的结果表明，电子文件风险是客观存在的。被评估的风险因素中，超过一半的风险因素的危险级别都高于4，负面影响比较显著。当今社会，危机管理、风险管理已经成为政府管理的常态性工作。将风险管理方法引入电子文件管理领域，是电子文件管理的客观要求，也是电子政务建设的必要内容。
2.电子文件风险来自多个方面，必须构筑起全方位的应对体系。为中外专家所承认的关键风险因素多种多样。无论是极严重、严重、较严重还是中度风险因素，都有来自多个层次、多个领域的风险因素。为了有效防范和控制风险，提高管理质量，必须构筑起全方位的应对体系，关系到政府机关、主管部门、研究团体、软件提供商等多种机构，文件生成、处理、管理、利用的各类的管理人员和操作人员，保管场所、信息基础设施、文件管理业务、系统设计、规范体系、人员素质和观念等多个方面。
3.克服法律、体制、标准方面的障碍，是我国应对电子文件风险之路上的当务之急。电子管理标准是中外专家公认的极严重风险因素。但同时，中外专家对于体制、法律风险因素的评估却截然不同，中方的评估值远远高于外方，而且在得知国外专家评价结果的情况下，在第二轮评估非但没有降低评估值，反而加大了分值。这个结果真实地反映了处于不同发展阶段的电子文件管理工作的社会条件。
随着电子政务建设的推进，发达国家纷纷建立电子文件管理标准，并凭借着其坚实的法治传统，通过软件的标准认证、标准咨询服务等手段推动电子文件管理工作。而同样的路径在我国未见得能够起到同样的效果。这是因为我国法治化、规范化管理基础较为单薄，而法律、体制的障碍不除，即便标准得以制定，由于欠缺制度上的保障，标准的贯彻实施过程必定充满艰辛。因此，法律、体制、标准的完善必须齐头并进。在某种意义上，法律的健全、体制的完善更为重要。
注释：
①赵屹，陈晓晖．电子文件管理的终极解决之道．档案学通讯，2002(2)
1.质量问题：主要包括文件的规范性、有效性、完整性、正确性，如文件编码有误，缺少公章，文件不清晰、装订不规范、缺页，竣工资料中人员签字不完善，资料内容不完整、不真实等等一系列问题；
2.时间问题：不能够按时提交，不能够随设备一起提交，影响工程现场开箱验收、安装、调试使用；
3.整改问题：主要是竣工文件的整改流程过长，涉及工程建设各方审查，接口多，审查、验收环节冗长繁复且无统一验收标准、规范，致使竣工资料整改反复，整改遥遥无期，影响工程建设使用，浪费资源。
二、设备竣工文件问题原因分析
造成设备竣工文件失控的主要原因有以下几点：
1.设备竣工文件管理标准不统一、不规范，工程设备竣工文件涉及的管理方有建设单位、总承包单位、供应商、分包商，每一管理方有各自的管理规范、程序，却不尽相同、一致；
2.建设单位、总承包单位竣工文件档案意识淡薄，在工程建设过程中存在重建设，轻档案的现象；
3.建设单位/总包单位在与供应商签订设备供货合同时对竣工资料的整编责任、内容、深度规定不明确，不具体，不细化；
4.管理机制不健全，没有专门针对竣工文件编制、移交归档的规章制度及管理办法或没有执行落实，职责不清，管理上存在漏洞
5.各单位对竣工文件重视程度不够，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施和管理体制
6.制造厂/供应商竣工管理人员缺乏，人手不够，经常更换、抽调管理人员流动性大，交接人员交接不清，管理人员责任心不强，质量意识不够，疏忽大意，不能够严格执行标准、规范，同时竣工资料管理人员中多数未参加过正规培训，管理意思薄弱，把关不严。
7.竣工资料多方审查、验收，造成竣工资料整改频繁，遥遥无期。
三、设备竣工文件采购管理的几点措施
工程设备竣工文件管理应从以下几个方面入手，加强控制，规范管理：
1.建立健全设备竣工资料管理制度，统一工程建设各方的竣工文件管理程序，达成一致，且符合工程竣工文件国家标准、规范要求，同时在竣工文件的制作、检查、验收、归档环节进行规范、统一，为竣工文件管理创建统一的管理要求；
2.重视竣工文件知识宣传教育，在工程项目开工时，各管理单位就应高度重视和加强竣工资料档案法规及企业基本知识的宣传和教育，有计划，有措施，分期分批对工程管理人员，监理人员、工厂制造人员开展竣工档案资料业务知识培训，详细介绍竣工资料标准规定，将竣工文件管理规范、标准、要求贯彻到基层人员，使得每一位管理人员清楚熟悉掌握竣工文件管理要求，做到每个管理者心中有规范，统一的规范，同时应形成一定的考核、奖惩机制来调动竣工管理人员的积极性，使得每位文件管理人员能够严格执行标准要求，杜绝施工过程中出现不规范的原始资料和文件，确保工程文件准确、规范。
3.竣工文件管理程序是竣工文件管理的统一要求、标准规范，是竣工文件管理人员执行的竣工文件管理工作的依据，其编制应全面考虑工程建设特点并且符合国家标准、规范，做好程序的完整性、准确性、适用性，避免因程序编制不完善，适用性差、不符合国家标准、规范等自身因素频繁升版，为竣工文件管理带来一定的难度；
4.简化竣工文件验收环节，必要时统一验收(建设单位、总承包单位、监理单位视情形而定)避免多环节、多接口，无统一标准、要求验收，造成竣工文件无限制整改、无限期的整改。
5.各工程管理方在制定各自的工程进度计划时，应将竣工文件的编制提交作为重要节点来进行控制，同时应提前做好收集工作，尽量做到工程设备制造一部分，做好一部分竣工文件，严格按照程序要求执行及时收集、整理制造竣工文件，避免因时间过长资料丢失等原因造成竣工文件整理困难，从而导致竣工文件随意性及不真实性。
6.推动竣工文件电子化，减少文件印刷、审查过程，提高文件传递效率，电子文件的快捷性与便携性有利于提高文件的使用率和及时性。
四、结束语
关键词 机要文书 保密 策略
中图分类号：G647 文献标识码：A
一、机要文书保密的重要意义
机要文书是国家秘密的一种存在形式。因为它数量大，内容多，所以涉及秘密的范围也广。获取一个国家的机要文书，便可掌握对方一个方面或几个方面的秘密信息。这种信息当然要比那些道听途说的东西更丰富、准确、可靠，因而更带权威性。机要文书保密，包括机要文书、资料、图表等的保密和密码电报传真的保密。这是秘书部门保密工作的重要内容。在现实生活中有些人未认识到机要文书保密的重要性。
（一）推动企业发展的重要资源。
推动企业向前发展有许多因素，而企业文书档案作为企业知识水平和管理经验的积累，它是企业管理工作的基础和条件，也成为企业向前发展和再提高的重要资源。企业的创造与发展过程皆体现在企业的文书档案之中。企业的经营管理、技术开发和新产品研制认证，都离不开对企业原有和现有人物、供销等各种基础条件的准确数据，而这些信息资料都汇聚在企业文书档案中。
（二）企业实现商业管理的重要途径。
由于企业文书档案的内容是以科学技术档案为主体，除人事档案之外，还记载了企业经营及密级文件的全部。既有企业管理资料，又有生产经营活动的技术资料；既有一般性文书档案资料，又有重要商业秘密的信息资料。这些资料在企业发展和成长的过程中，会起着重要作用，甚至起着决定性作用。
（三）提升企业信用的核心力量。
随着诚信越来越被社会重视，文书档案的信用度也越来越被企业重视。企业信誉是企业的无形资产，是企业最基础的资源。特别是市场经济活跃的今天，企业信誉和企业成败密切关联，在未来的市场竞争中，文书档案将会成为企业信用的中流砥柱，成为推动企业经济发展的核心力量。
二、新形势下的机要文书的保密策略
（一）建立并执行严格的工作标准和管理制度，促进机要文书工作扎实有序开展。
机要文书管理工作主要是负责上级机关和兄弟单位来文、通知、信函、传真、电报及内部资料的收集、整理、存查利用和保密工作，并负责办理各种机要文件、函件及机要参考资料的收发、登记、送批、传阅、归档、销毁工作。工作程序性非常强。各单位制定的工作标准化程序和保密管理制度，是各项工作和管理合理化、科学化和规范化的准则，为机要岗位人员做好机要文书工作提出了指导和工作要求。在行政管理制度和保密管理制度中，应就机要文书管理制定详细的、操作性强的工作标准和工作规范，供机要秘书认真学习和实践，以便严格按照标准化管理的要求，结合机要秘书的工作实际，完善各项档案管理制度，制定科学的运作程序，使各项目标任务进一步细化、量化、实化，实现档案管理各个环节的科学化、规范化。
（二）加强机要岗位人员的理论和业务学习， 不断提高政治素质、业务能力和保密工作意识。
文件管理是一项专业性很强的活动，作为其实施主体——文件管理人员立该具备三方面的素质：职业道德素质、专业素质和科学文化知识素质，这三种素质是相互补充的。
1、职业道德素质。
文件管理人员的职业道德，是指文件管理人员在履行自己的职责时应当自觉遵守的若干道德准则。首先，文件管理人员应当热爱自己的工作，保持高度的工作积极性。虽然档案工作不是一项使人声名显赫的职业，但它的意义极为深远。文件管理作为档案工作的源头，其意艾也相当重大。文件管理人员对此应有清醒的认识。如果他们懂得文件以及由其转化而成的档案，都是“社会的记忆”，是人类宝贵的历史财富.懂得通过其辛勤的劳动将会促进科学文化的进步和社会的发展，那么他们就会热爱本职工作，产生高度的工作热忱，把工作做好。其次，文件管理人员应当妥善保管文件，维护其形式和内容的真实性和原始性，尊重历史。文件是人类活动的历史记录，其原始性和真实性是其生命力所在。文件管理人员维护文件形式的原貌和维护文件内容记录的历史事实必须妥善保管文件，延长其使用寿命，绝不允许任意篡改和歪曲文件的内容和外形特征，也绝不允许凭个人好恶决定文件的取舍。尊重历史、尊重事实应当成为文件管理人员的职业准则。
2、专业素质。
文件管理的专业性较强，这要求文件管理人员应具备一定的专业知识和工作技巧。文件管理人员的专业素质包括履行专业职责的能力、智力、成绩、学历和资历等等。其中能力指的是文件管理人员的决策能力、口头表达能力、文字表达能力、工作能力、组织能力和研究能力；智力指的是专业知识、基础知识、相关学科知识、语言学知识；成绩主要指业绩，包括工作效率、工作质量等；学历是指文件管理人员受教育的程度，反映其获得系统专业基础知识、业务知识和相应技能的经历；资历是指文件管理人员的实践经验水平和成熟程度。
文件管理人员专业素质的培养，主要是通过专业培训的途径。培训的形式较多，如高校开设的文件管理课程或专业，文件管理的短期培训班，等等。文件管理人员学习的课程包括六大部分：一是综合基础课，它主要是为学生提供专业方面所必需的信息和技能，包括信息科学的原则和主要概念，信息转移领域（公布、出版、载体处理、资源共享等）的活动等等。二是专业基础课，包括文件管理。档案管理，行政管理吏等等。三是与相关专业共有的课程，包括复制技术、信息存贮、检索和传播、目录和信息源、用户研究、展览、立法、安全、建筑设计和环境控制、系统设计和自动化等等。四是与其他专业共有的课程，包括管理科学，统计方法学，语言学，研究方法学和环境学，等等。五是实习和专题研究。六是选修课程，包括教育学，保护学，特殊载体文件及其管理，口述凭证等等。
3、科学文化知识素质。
要进行全面、系统的文化、理论和科学技术知识教育，即他们的知识面应广泛一些。国外文件管理人员的培训课程既包括相关专业课程，也包括其他课程和一些选修课程，这对拓宽文件管理人员的知识领域无疑是大有帮助的。近些年来，随着现代科学技术在文件管理领域的普遍运用，要求文件管理人员不仅应当掌握管理传统文件的知识，而且要具备应用现代科技手段管理文件的知识和技能。
总而言之，文件管理活动是一项范围广泛的管理活动，文件管理人员必须具有良好的职业道德素质、专业素质和科学文化知识素质。才能进行有效的文件管理。一个理想的文件管理人员，应当使这三种素质能够完美统一，国外目前多是通过各种专业人员的配备来实现三种素质的统一。
档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。要求档案工作的人员既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。因此，在实际工作中，应坚持把学习贯穿于工作的始终，积极参加各类业务培训和保密教育，深入学习《档案法》、《保密法》等法律法规，熟悉档案业务的各个环节、步骤，掌握各门类档案的管理办法，运用新理论、新技术、新办法来指导和改进档案工作，特别是要进一步加强机要文书的保密工作，严格执行国家重要文件保密制度，做到不丢失、不遗漏一份文件，守密而不泄密，实现档案管理工作的“零失误”目标。同时，坚持把服务质量作为衡量工作优劣的唯一标准，不断强化服务意识，自觉履行所承担的各项义务，积极为领导和科研技术人员提供及时有效的服务，使档案工作能够与行政、科研协调工作发展。
三、强化职责意识，增强保密意识
文书记载着大量的政治、经济等方面的资料，是最原始、最真实、最有价值的资料。同志指出：“档案工作是各项事业发展的一项重要基础性工作，这个基础不牢固要负历史责任”。做好文书工作非常重要，而正确的工作态度和高度的工作责任心，是做好机要文书工作的前提。作为一名文书工作者，要时刻牢记自己的工作职责，明确自己所肩负的使命，大力发扬埋头苦干、默默奉献的精神，始终把强烈的责任心放在工作的首要位置，对所承担的工作任务，做到思想重视、目标明确、工作到位，对具有保存价值的各种文件、资料，及时搞好收集、归档，确保归档文件的整理质量，以一流的工作态度、一流的工作作风、一流的工作业绩做好机要文书工作。新的形势和任务使机要文书工作成为保密工作的重中之重，关系着国家的利益和单位的发展。如何适应新形势的要求，进行机要文书管理研究，根据本单位的实际情况和管理制度，认真落实“零差错” 的具体办法，是每一个机要人员需要思考的问题。
做好机要文书保密工作，必须正确理解和处理机要文书的利用和保密的关系。利用与保密这两者之间的关系，是辩证统一的关系， 都是为了更好地发挥机要文书在社会主义事业中的作用。保密的目的也是为了更好地利用， 在实际工作中，如果对什么机要文书要保密，什么机要文书不保密，保密范围的宽窄和期限的长短等问题处理不当， 就会导致利用与保密之间矛盾的发生。保密过严， 往往会限制其作用的发挥。有密不保，又极容易危害党和国家的利益，更不用说企业的自身利益了。因此，为了正确处理好机要文书保密和利用两者之间的关系， 就必须在维护党和国家利益及企业自身利益的前提下，根据党的方针政策、根据国内外形势，把两者有机地结合起来，加以综合分析。凡是提供利用，有利于促进安定团结、国家建设和企业发展的机要文书信息，就应积极大胆地提供利用；凡是在一定范围内限制利用，才有利于党和国家利益，则应严格合理地坚持保密。
做好机要文书保密工作，必须深入学习贯彻《保密法》，不断增强机要文书管理人员的保密意识。机要文书工作是一项政治性、机要性很强的工作，机要文书人员每天担负着各类机密文件的收集、整理、保管和提供利用的任务，因此他们的保密意识的强弱、政治素质的高低，对机要文书保密工作起着重要的作用。在现实生活中，有意出卖情报的人毕竟是少数，但无意中泄露机密的情况却比较多。由于经常接触机密，就会在某些场合无意中泄露出去，轻则影响安定团结，重则损害国家利益。所以，机要文书部门必须加强对全体工作人员的保密教育，深入学习贯彻《保密法》，提高机要文书人员的政治素质，使他们都具有良好的保密意识，更好地把保密工作同机要文书工作结合起来，将保密意识落实到具体业务工作中去， 做好机要文书的保密工作。做好机要文书保密工作， 必须保证保密工作贯穿于机要文书工作的每个程序之中。以东北石油管道公司办公室为例，随着机要文书事业的发展，公司机要文书工作也不断得到巩固和加强， 机要文书工作每个程序都日趋规范。机要文书工作改变了过去业务部门不立卷、不归档的做法。各部门兼职机要文书人员负责收集本部门一年来产生的不同载体的文件材料，在机要文书部门指导下， 严格按要求进行立卷、归档。在这一系列工作过程中， 我们严格执行保密制度， 积极向兼职人员宣传《保密法》， 并规定当天没有组成卷的文件，下班后一定要放到档案柜中保管；各部门组成卷后与档案部门当即办理移交手续，以示对文件安全保密负责。科技人员深入生产、施工现场， 参加设备开箱、工程竣工、科研成果鉴定等验收活动和会议， 也都严格把关， 保证图纸和文件资料的齐全完整，使档案资料不遗失。
（作者单位：胜利油田）
参考文献：
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市保密委：
按照市保密委的要求,我局对照《机关、单位保密自查自评工作规则（试行）》和《机关、单位保密自查自评标准》要求，对我局保密工作情况进行了自查，现将有关情况汇报如下：
一、开展的主要工作
（一）加强组织领导。为加强保密工作管理，堵塞漏洞，消除隐患，我局成立了保密工作领导小组，分管局长为组长，相关领导为副组长，办公室主任、信息中心主任、文件管理员、档案管理员、计算机管理员等相关人员为成员。同时，按照分工，将各项保密工作明确到人，与各涉密岗位人员签订了保密承诺书，强化责任管理。
（二）完善制度建设。按照国家、省相关保密制度，结合单位工作的实际情况，制定了相关保密工作制度：一是制定了保密工作宣传教育制度，要求全体工作人员自觉遵守《保密法》等保密规章制度，严守党和国家秘密，明确任何人员不得把机密、绝密文件带回家，不得在公共场所谈论保密事项，不得向无关人员透露有保密性质的工作，不得在互相联网计算机上操作与工作无关的事项，对保密事项要求做到不打听、不外传。二是制定了涉密公文管理规定，对文件的登记、传阅、借阅进行了详细规定，明确了涉密文件的责任管理。三是修订完善档案管理办法，对档案资料的范围进行了细化，对管理、查借阅的程序进行了规范，从源头上确保档案资料的安全。
(三)强化保密学习。分别在机关全体会议上和党组扩大会上，先后学习了《中华人民共和国保守国家秘密法》、《保密法实施办法》、《保密法实施条例》和有关保密工作的会议精神，传达了因工作失误造成泄密而出现严重后果的典型案例。通过学习，强化了保密意识，使大家从思想上深刻认识到新形势下保密工作的极端重要性，从言行上逐步养成保密性习惯。
同时，积极参加保密部门组织的保密知识培训，对涉密人员加强防泄密技能学习，定期进行自查，针对查找到的问题，逐项进行整改，对涉密人员进行定期审查，不符合岗位需要的，坚决清除涉密岗位。在涉密载体的管理和使用上，严格按照保密载体的相关规定进行落实。
(四)严格责任落实。针对不同工作，我局加强细节管理，确保不出现泄密问题。一是在档案管理上，要求查、借、阅档案手续必须齐备，秘密文件的传递、回收、注销都严格按照保密规定办理。二是文件管理上，我局安排专人负责机关各类文件的收发、传阅、整理和归档工作，做到专人管理、专柜存放；对于上级来文，呈报局长签批后，根据批示意见传阅或印发，严格控制文件的阅知范围；对于上级的涉密文件资料，严格按照要求，呈送相关领导阅办，决不扩大知悉范围，并实行专卷管理、专柜存放。三是在计算机管理上,对非涉密计算机严格做到不存储、处理和传输涉密事项,确保涉密信息设备与非涉密信息设备之间不交叉使用。
二、存在的不足
（一）保密工作的学习力度有待加强。加强干部、职工的保密学习力度不够，对保密工作和网络安全性的认识还不够全面。
（二）保密工作的制度还需进一步完善。虽然已经建立了有关保密制度，但在制度的细节上还存在责任落实不到位、不适应现实情况发展等现象。
三、下一步工作计划
一是严格计算机管理。我局计算机信息系统保密管理主要分为两大块，即内网管理和外网管理。内网管理即内网防护管理，主要通过安装硬件防火墙、统一安装杀毒软件等方式进行信息安全管理。外网管理：外网为非工作机，只允许该电脑接入互联网，通过MAC地址与IP地址绑定的方式连接外网，由各科室根据要求安装杀毒软件来确保计算机对病毒的查杀。根据工作分工不同，使计算机分别连接局内网和局外网。局内、外网通过物理隔离的方式进行实现信息安全保障，并切实抓好内网、外网计算机的分工，确保内网计算机不接互联网，外网计算机不处理内部工作。
二是严格文件管理。为确保文件不随意外流，对纸质文书的管理和电子文档的管理，均由专人负责，具体做好文件资料的收发、分放、整理、归档、销毁等工作，做好电子文档的输入、存档、发送、印制、备份等，确保电子文档安全；对涉密文件资料，严格控制阅知范围、阅知地点和阅知方式，严禁通过微信等互联网方式传阅涉密文件。同时加大对档案室和信息中心的日常管理，非工作人员一般不准进入档案室，防止机密外泄。
【关键词】 电子文件管理;利用;保存;电子档案管理人员的培养
一、电子文件的特性
电子文件是人们在社会活动中形成,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则。电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中,它对计算机有很强的依赖性。在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行快速、便捷的自由组合分类。
二、电子文件的管理
首先,重视电子文件的归档工作。强化人们对电子文件归档管理的意识,各级领导应把电子文件的归档提上议事日程,重视、强化电子文件的归档管理,要形成以组织机构为保障、办公室综合档案室为轴心、各部门为节点的档案管理网络体系,真正做到职责明确、上下联动、保障有力。电子文件与纸质文件一样,同样涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题,与纸质文件具有同等作用。不仅要加强对这方面专业知识的学习,应积极与相关技术人员和形成电子文件的部门加强联系,提前介入,并按照归档的要求,开展业务指导和协调,协助制定有关制度,保证电子文件的归档质量。完善电子文件归档制度、做好电子文件的归档工作,电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,还要布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
其次,加强收集整理工作。电子文件的收集是做好电子档案管理工作的基础,电子文件的特性决定了其收集、整理的范围、方法和要求不同于纸质档案。当正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求或从保留文件重要修改过程的信息来考虑时,则应对起辅助作用或正式作用的草稿文件进行收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件应该制定严格的措施,必要时应在收集整理过程中制作成纸质拷贝件或制成缩微品,避免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。我公司从制度着手,制定了《电子文件归档与暂行规定》,从资料收集开始就落实到责任人,确保了电子文档的真实性、完整性、系统性。
三、电子文件的利用
在档案网络化条件下,查询档案信息、利用档案内容的手段发生了根本变化。档案工作人员要运用信息技术手段和新的管理办法来实现有效的服务,按照档案管理现代化的要求,实现文书档案、会计档案、照片档案、声像档案的电子检索,降低人为因素在文件归档工作中的影响,发挥计算机的管理优势,提高工作效率。加强档案信息化建设,为方便快捷服务创造条件。按照国家档案局制定的《电子文件归档与电子档案管理办法》统一管理,建立电子档案管理制度,实现电子档案标准化,以便使各类文件管理系统都能和档案管理系统通过接口紧密连接起来,以便将来电子目录进入档案部门后实现数据共享,逐步实现档案信息网络化,达到资源共享。档案信息化是国家信息化建设的重要内容,档案信息化可为各行业、单位提供日常工作所需的共享数据,逐步形成决策咨询系统,对实现管理的科学化、规范化、高效化将起到重要的推动作用。
四、电子文件的保存问题
电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。由于电子文件形成的时间短,缺乏实际保存的验证,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。建议磁盘每2年、光盘每5年复制一次并按原来编号保存。
五、电子档案管理人员的培养
首先,重视吸纳专业型的人才充实到档案管理队伍中来。其次,加大现有培训力度,采取走出去和引进来的双向方式,开展电子计算机知识、数字信息技术的强化培训,尽快解决电子档案管理人才紧缺的现状。最后,适时组织人员到兄弟单位参观学习,取长补短,切实提高档案人员的业务水平。
参考文献
关键词：办公自动化；电子文件；管理
电子计算机的普遍应用．促进了办公自动化的迅速发展．随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流．成为社会改革与发展的宝贵资源。同时，也给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应．并与之同步发展的电子文件管理体系?
以我院为例．在办公自动化方面起步虽然较晚．但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。现阶段我院只部分使用各主管部门设计的计算机网络系统，多个网络系统无法链接，也不能兼容；多数职能科室只是使用计算机单机办公．对所形成的电子文件未进行统一管理，主要存在以下问题。
1对电子文件的重要性认识不足，未对电子文件进行归档及统一管理
电子文件是近几年才出现的新生事物，对它的意义和作用，人们还未充分认识，没能引起足够的重视。
使用计算机网络系统的科室，仅是把电子文件存储在硬盘、磁盘或光盘内，没有进行规范整理、鉴定和归档。信息科作为计算机网络系统的管理部门。也只是对全院的局域网进行技术支持和指导，网络升级和更新前后的备份电子文件没进行规范科学的整理和归档。这样。即使不会造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子文件堆积成灾，无法检索和利用。
未使用计算机网络系统的科室，仅用计算机进行办公和事务性管理。多数科室使用计算机起草文件，一旦打印出纸介质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不作保留，不是因存储载体用于其它信息的存储而被清洗，就是被新起草的电子文件不断覆盖；一些部门在文件办结之后，则把相同内容的纸介质文件和电子文件两种类型的文件同时保存，造成人力、物力、财力的浪费。
2办公自动化系统与档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难
我院使用的计算机网络系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而档案室使用的档案管理系统，是档案行政管理部门为了使档案管理达到现代化、标准化、规范化要求。实现资源共享而推广的档案计算机管理软件。由于我院计算机网络系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，难以进行电子文件归档。
3电子文件的不安全性，影响了对它的归档管理和长期保存
电子文件具有复制和传递时的高保真性、设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的共享性、信息内容的易改性等特点，这些特点给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大困难，也给档案工作者提出了新的挑战。
如果上述问题得不到解决，电子文件无法进行规范管理和检索利用而失去其共享的重要作用，阻碍了办公自动化的进程。因此，对电子文件进行规范科学的管理，这时时代赋予档案工作者不可推卸的责任。电子文件归档及电子档案管理都要依靠技术条件实现。电子档案的保管期限是由电子档案内容来定，而实现电子档案保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与电子计算机软研件平台的一致性等。实现对电子文件的科学管理首先要做好以下几方面工作：
3．1提高电子文件管理意识
电子文件与纸介质文件一样，涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸介质文件具有同等的法律凭证作用。医院各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，把这项工作纳入档案管理范畴，通过各种方式和手段，大力宣传电子文件的重要性，提高全院职工的电子文件管理意识。
3．2加强制度建设
目前电子文件管理不善，与没有一套完善的电子文件管理制度有着重要关系。因此，做到依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理体制，建立健全相应的规章制度是电子文件管理的一个重要前提：一是医院综合档案室应会同有关部门联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围，依法管理电子文件。二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。
3．3做好电子文件的收集
电子文件的收集范围尽可能广一些，将分为几大类，为每一类文件确定收集范围。为了确保电子档案信息的“原始记录性”，档案工作者要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。
3．4把好电子文件的鉴定、归档关
电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容，还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中，真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致；完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺；有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。
3．5加强电子文件的管理和安全防护工作
采取有效的管理措施和技术手段，一是保证归档电子档案的安全性，二是防止电子档案的遗失和被非法删改，三是加强管理，保持电子档案的长期有效性。电子档案读取和处理设备更新、系统扩充时，要及时进行载体转换和迁移操作，并做好记录，原载体继续保存一段时间}对磁性载体和光盘上的电子档案定期抽样机读检验，发现问题及时采取措施进行恢复；磁性载体上保存的电子档案要定期转存，防止因磁介质破坏而造成信息丢失。四是保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。五是在计算机系统上安装防毒软件，使用外来磁盘、光盘前必须进行严格的病毒检测，或不允许随便使用外来磁盘、光盘等，在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，防止网络系统遭受电脑病毒的侵害。
一、我市规范性文件备案审查工作开展情况
（一）规范性文件备案审查力量比较强
我市历来重视规范性文件备案审查，早在2003年之前就确定由市政府法制办为规范性文件专门备案审查机构，并在多年实践的基础上，于2003年制定《胶南市行政机关规范性文件制定与备案审查办法》（南政办发[2003]61号），正式确立规范性文件备案审查制度。2005年，为进一步加大规范性文件备案审查工作力度，市政府又重新制定了《胶南市行政机关规范性文件管理办法》，把部门规范性文件从事后备案变为事前审查，未经审查同意的，不得。
在建立和完善管理办法的同时，市政府注重加强规范性文件备案审查工作的领导、组织和队伍建设，在全市成立了规范性文件备案审查工作领导小组，由市长任组长，法制办主任为副组长，确定市政府法制办负责全市规范性文件管理工作；市政府每年为法制办核拨规范性文件备案审查专项经费，保障规范性文件备案审查工作顺利开展。
（二）规范性文件管理的工作制度比较完善
一是制定了规范性文件公开征求意见制度。目前我市不仅采取多种形式做好规范性文件公开工作，方便公众查询，接受公众监督。同时做到规范性文件均要通过公开征求意见、召开座谈会、论证会、听证会等形式征求意见。广泛集中民智，充分反映民意，不断扩大规范性文件审查的公众参与度，提高了规范性文件审查的水平。
二是制定了规范性文件定期清理制度。我市不仅规定了规范性文件制定机关实施的规范性文件应当规定有效期（有效期自规范性文件施行之日起一般不超过五年），同时每年第三季度还对实施的规范性文件进行清理，防止出现文件内容不适应形势发展和公共管理需要。
三是制定了规范性文件备案审查通定期通报制度。为反映规范性文件备案情况，市政府法制办实施了规范性文件备案审查情况定期通报制度，每季度通报一次，并将规范性文件制定和备案审查情况列入岗位目标责任制考核，作为评先树优依据，既提高了规范性文件起草水平，又提高了规范性文件备案审查的主动性和积极性。
（三）规范性文件管理的运行机制比较完备
在制定制度的同时，我市法制办还制定了规范审查流程，确保备案审查效果。备案审查工作中，通过在市政府常务会议题审批表和规范性文件签发单上设定“法制办审查意见”栏，做到“有件必审”；通过制定备案审查人员责任追究制度，使备案审查工作绩效与干部任用提拔和奖金挂钩，做到“有审必严”；通过对不及时纠正审查中发现的错误的单位发出整改督察书，做到“有错必纠”；通过对个别有件不备的单位发出催报通知书，做到“有件必备”，保证了全市规范性文件的质量，维护了法制统一。
二、规范性文件备案审查工作中存在的问题
我市规范性文件备案审查工作虽然取得了一定成绩，但与先进单位相比，还有不少差距，在实际工作中还存在着一些问题：
（一）规范性文件备案审查不及时
有些镇政府、部门有件不备、报备不及时，为应付年底考核，突击报备等现象时有发生。造成出台的规范性文件不能及时得到上级政府的审查，文件质量难以保证。法制办在日常督查工作时发现各部门存在不少未报备的规范性文件，市法制办即发出了督办通知，要求相关部门及时报备。
（二）规范性文件的质量参差不齐
虽然部分单位做到了及时报备，但是在审查中发现不同程度的存在规范性文件违法设定了行政处罚、行政许可、行政强制和行政收费的情况，个别文件还存在任意处分公民、法人和其他组织的合法权益的情形，部分文件质量不高。还有一些单位在上级法律法规或规范性文件出台后，只是为响应上级指导思想，没有经过认真调查研究、集体讨论，便草草出台本部门的规范性文件，这些规范性文件往往是提出口号，制定了目标，对于如何进行操作、具体的操作办法等实际问题则没有规定，缺乏可操作性。
（三）规范性文件审查标准不统一
一是对规范性文件的认识不统一，什么是规范性文件，国家没有统一的规定。国务院法制办在合肥会议的讲话中给了一个定义，但是这个概念还太宽泛，在实际操作中难以把握。对规范性文件界定不准，导致一些部门不能准确把握规范性文件的内涵和外延，有的把规范性文件当成了普通文件，造成规范性文件不能及时有效审查或报备；又有些部门为防止遗漏，将所有的红头文件当作规范性文件处理，增加了法制机构的工作负担，不利于工作质量的提高。
二是是否对对规范性文件协调性、适当性进行审查，审查的标准如何把握，没有统一标准。在进行协调性、适当性审查时，由于没有统一的标准，仅靠个人的工作经验和掌握的知识面把握审查的深度，随意性较大。标准不统一，也难以使审查人员站在全局的高度审查规范性文件。
（四）规范性文件备案审查组织机构还不健全
随着依法行政进程的推进，政府法制机构的任务日益繁重。首先我市政府法制机构虽然得到了加强，但工作人员配备少，还没有成立负责规范性文件备案审查的专门机构，目前审查机构还承担了市政府合同审查、行政及民事诉讼等工作，工作量大、面广，人员紧张，使得规范性文件备案审查工作业务难以全面深入开展。其次各镇（街道办事处）、市政府的工作部门法制机构力量也不强，部分单位没有成立专门负责法制工作的科室，个别单位的法制机构负责人没有法律专业知识，对规范性文件的备案审查工作多限于走形式，无法开展实质审查。
三、规范性文件备案审查工作中的对策和建议
针对上述问题，当前及今后一段时期需要重视做好以下工作：
（一）提高对规范性文件备案审要性的认识
规范性文件审查未能很好开展，一个重要原因是有关方面对这项工作认识不高，重视不够。要改变这种状况，首先提高对规范性文件审查备案工作重要性的认识。一方面，要认识到加强规范性文件审查是维护国家法制统一的迫切需要。另一方面，加强规范性文件审查是构建和谐社会、维护广大人民群众利益的必然要求。依法审核、制定和出台高质量的规范性文件不仅可以规范政府行政府行为，促进经济社会的发展。同时，对解决人民群众普遍关心的问题，维护和实现人民群众的根本利益，实现建设法制政府、构建和谐社会这一奋斗目标也起着重要的作用。
（二）统一规范性文件审查标准
我市在国务院法制办对规范性文件定义的基础上，进一步对规范性文件的定义进行了阐释，但是这个概念在实际操作中难以把握，为增强可操作性，市政府法制办拟对规范性文件的理解再进一步细化，从形式上、从机关权限上、内容上进一步探讨细化，增强指导。同时对适当性的审查也提出指导意见，要求全市统一对规范性文件的适当性进行审查。也建议上级政府在条件成熟时，对规范性文件的审查标准进行统一。根据上级政府统一的标准再结合本地实际情况制定的标准将更具有操作性。
（三）继续加强组织机构建设
首先加强市政府法制办组织领导建设，确定专门的内设机构和专职人员负责规范性文件制定和备案审查工作，机构设置、人员配置、经费安排等要适应规范性文件制定和备案审查工作任务的需要；要配备责任心强、业务过硬的同志担任此项工作，进一步提高备案审查工作队伍的政治素质和业务水平，逐步实现队伍建设的专业化。
（四）完善考核机制，加大考核力度
一、加速融合，加强团结，迅速营造良好办公环境
公司重组后，融合和团结是摆在我们面前的重要任务，办公室作为具有综合协调性能的部门，其作用至关重要。对此，办公室从小处做起、从点滴做起，迅速地给机关员工营造一个良好的办公环境。第一，做到不搞“小团体”，多沟通、多交流，“”。在工作中，摒弃一己私念，对工作中出现的矛盾采取先迁就、再沟通、后求同的方法;坚持共有的大原则、大方向。在生活上，多关心、多问候，遇到问题热心帮助。第二，实行不定期会议进行沟通和传达。每周例会后，办公室会根据会议内容和工作情况对本部门员工召开内部会议，一方面将各方面的政策、精神传达到员工中;另一方面，对各自工作进行汇报、总结，对需要协调的事项进行布置。第三，利用多种多样的形式开展此项工作。通过一些培训活动增强彼此之间的交流和沟通，加强同事之间的团结。11月6日，办公室组织本部门员工进行了拓展训练，取得了很好的效果。
二、整章建制，严格执行，确保各项工作顺利进行
首先，为加强公司机关汽车的管理，降低费用支出，最大限度地满足生产、经营和机关公务用车的需要，建立正常的车辆购置、使用、维修及驾驶员管理秩序，根据《中铁七局集团有限公司财务管理通则》的有关规定，办公室及时制定了《中铁七局集团电务工程有限公司机关车辆管理办法》，加强车辆管理调度，强化安全行驶,保证了机关公务用车，基本实现了安全行驶。其次，建立健全其他办公制度。对汽车的使用排放、电脑耗材的领取、文件的接收传发等等均采取网络形式进行办公，并制定出相应的一些措施和制度，并在使用的基础上给予不断的改进和完善。办公室共起草、制定出相关的公文处理办法、电子公文管理办法、计算机及相关外围设备管理办法、印章管理规定、档案管理办法等几项规章制度。
三、承上启下，互相沟通，促使信息工作更进一步
公司成立以来，为全面掌握各种动态，办公室加强对各种信息的收集和整理，突出信息的广泛性和时效性，充分发挥了承上启下和互相沟通的作用。首先，办公室立足领导要求和实际工作需要，把信息工作的触角延伸到公司安全生产、经营管理、公司稳定等方方面面，及时准确地反映公司上下左右的工作情况，成为领导、各部室和各项目部及时了解掌握情况、推广交流先进经验、听取务方面意见的重要渠道。截至目前，共编排公司简报12期。其次，严格把握尺度，对各种会议进行整理、发放， 确保公司各项精神迅速传达到每个部门和各项目部。公司自成立以来，共召开行政周例会16次、党政联席会议11次、机关全体会议1次、多元经营会议2次。对每次的会议内容办公室都做到及时整理，加以编排，发送到各部门和各项目部，使会议精神能够迅速传达到基层去。第三，注重收集，认真筛选，将公司运营状态反馈到集团公司。在信息的收集过程中，办公室仔细认真的进行筛选，将一些典型的情况和重要的现象反馈到集团公司上级领导那里。自公司成立以来，七局网站共录用办公室所写信息15条，网络刊登5条。
四、推行网络，无纸办公，提高公司办公效率水平
为进一步加速企业信息化进程，推动“无纸化”办公，利用现代化的信息通道开展新形势下的各项工作，办公室从电务公司成立开始筹备建立电务公司网站，于10 月30日正式开通，内容做到及时更新。随后，办公室又组织公司领导、各部门、各项目部的负责人和文件管理员学习“无纸化”办公系统及网络使用培训班。对电务公司的电子办公系统、相关软件应用、网络使用技巧及信息化的新知识、新技术进行详细地介绍、讲解和交流，收到了很好的效果。此外，各基层单位都能够积极配合此项工作，目前 90%以上的基层实现了与公司的联网，特别是一些项目部在条件设施不齐全的情况下，利用上网吧等方法进行文件的接收，确保了信息的传达及时到位。
关键词 档案 电子文件凭证 价值 效力
中图分类号：G276 文献标识码：A
1电子文件凭证价值及证据效力的内涵
档案的凭证价值是指档案作为原始凭单（据）对形成者（单位）所呈现出的法律意义上的权利、义务和责任等方面的价值类型。根据现有档案学理论，档案之所以具有凭证价值，是由档案的形成规律及其本身的特点所决定的。首先从档案的形成看，它是原始形态的历史记录，是当时、当地、当事人留下来的记录，未经事后更改，能比较真实、可靠地记录和反映了当时人们的思想和活动。其次，从档案的形式特征看，文件上保留着真切的历史标记，如领导批示、当事人手迹，具有凭证性。
从本质上看，电子文件作为信息记录所发挥的作用与纸质文件没有区别，它们都是人们处理各种业务中直接形成和使用的记录，都具有凭证性，并可作为事后查考的依据。电子文件的凭证价值突出表现为其证据效力，即电子文件在法律上是否具有证据价值，是否被法律所认可，以及它在作为法律证据使用时的证明力大小。由于电子文件的易修改性、不安全性等特性，其法律证据效力与纸质文件有一定的差异，法律界对电子文件的证据形式、采信条件等方面还存在一些争议。与传统档案证据相比，电子文件证据具有以下特点：
（1）适用的证据形式不明确。电子文件要产生证据效力的首要条件是符合法定的证据形式。我国诉讼法列举了书证、物证、视听资料等7种法定证据形式。对于纸质文件来说，可明确将其归为书证或物证；而电子文件应归属于何种证据形式，我国立法界、司法界与法学界尚未达成一致意见，有分别将其归为7种传统证据类之一的（如书证、视听资料等），也有认为电子文件应为独立证据的。这些争议说明了电子文件证据的复杂性和多样性，需要在今后司法实践中加以研究、完善。
（2）技术性较强。由于电子文件的形成技术较为复杂、技术含量高，并具有易伪造性、易修改性、依附性等弱点，电子文件证据与信息技术的发展联系密切，证据采信时往往需要专业的技术鉴定来综合衡量。
（3）认证难度大。根据有关司法规定，证据需要从关联性、合法性、真实性三方面来衡量其证据力的有无和大小。由于缺乏有效的事前监管机制和技术条件制约，对电子文件的真实性、合法性认证难度较大，其证据效力受到一定影响。
2涉及电子文件证据效力的相关法律规定
目前我国已出台或修订一些法律规定，从“功能等同”的角度，在一定范围内认可电子文件的法律效力。在商务领域，主要有《电子签名法》、《合同法》等。特别是2005年正式实施的《电子签名法》，是我国信息化领域的首部法律，为国内电子商务安全认证体系和网络信任体系的建立奠定了基础，并在电子商务中广泛应用。归纳起来，主要有三方面的内容，一是涉及法律授权的，如《电子签名法》第35条规定“国务院或者国务院规定的部门可以依据本法制定和其他社会活动中使用电子签名、数据电文的具体办法”。
二是涉及应用范围的，如《行政许可法》第33条规定“行政机关应当建立和完善有关制度，推行电子政务，在行政机关的网站上公布行政许可事项，方便申请人采取数据电文等方式提出行政许可申请”，该法实施后，已在电子报关、电子报税等领域得到应用。三是涉及法律效力认定的。此外，《电子签名法》也适用于部分政务领域，在国务院办公厅、商务部和黑龙江省、郑州市等地方政府出台的《电子公文传输管理办法》及实施办法中，都有涉及电子公文与对应纸质公文具有同等法定效力的相关条文。去年中办、国办出台《电子文件管理暂行办法》，对电子文件的积累、归档等方面提出要求，规定“电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式”，但该办法未对电子文件的法定效力作出明确规定。
3电子登记备份制度还处于发展、完善时期
（1）强化行政功能。登记备份制度的最大特色是行政监管与技术保障手段的有机结合，是一种基于行政确认的证据效力保障机制。在完善制度时应突出行政监管这个特色，注重发挥档案部门在行使国家证明权和档案安全监管等方面的职能优势，并通过争取出台政府规章、纳入行政审批项目、规范行政确认程序等措施，将这些制度长效化、规范化。
一、住房保障档案管理的现状与问题
(一)住房保障工作基本概念
城市住房保障工作是以城市低收入家庭为对象,以廉租住房制度为重点、多渠道解决城市低收入家庭住房困难的一项工作,是各级人民政府的重要职责。它在起初的廉租住房工作的基础上,发展成以经济适用住房、限价房等为补充的一系列工作。
(二)住房保障档案的概念和基本构成
住房保障档案是住房保障管理机构在实施住房保障过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,包括纸质、电子两种档案。住房保障档案的基本外延包括以户为单位的住房保障对象档案和以工作部门为单位的宏观管理工作档案两个部分。目前,以户为单位的住房保障对象档案又分廉租房、经适房、限价房三种类型。经适房、限价房档案一般由申请、审核等有关材料构成,廉租住房档案一般由申请、审核、实施保障及年度复核等有关材料构成。宏观管理工作档案是住房保障机构在工作中形成的文件材料,涵盖了文书档案、会计档案、基建档案、声像档案等类型。
(三)住房保障档案的基本特点
1、住房保障申请审批的程序决定了住房保障档案的多层面性。一套完整的住房保障对象档案是伴随着“三级审核、两级公示”的工作流程形成的,记录了市、区、街道三个层面针对个体民生的具体工作。宏观管理工作档案则依据该项工作的领导关系、组织体系,体现了业务管理以及其他一些配套工作。
2、住房保障工作的管理方式决定了住房保障档案的动态性。因家庭经济、住房情况变化,住房保障对象的构成不断变化;为加强监督管理,住房保障审批机构定期对住户情况进行复查;根据经济发展情况,调整住房标准;随着社会的发展,政策的变化,住房保障覆盖面不断扩大等情况变化,住房保障文件材料具有动态性。目前,这种情况在廉租房档案管理上表现较为突出:街道住保办每年会复核廉租户的情况,签订一年合同,并将相关文件材料归入对应住房保障对象的档案。
3、住房保障管理工具的特点决定了住房保障档案的双轨制。北京市建委已经建立了全市统一的“保障性住房申请审核管理系统”,工作人员通过数据库随时掌握保障性住房申请审核材料的处理情况、住房对象的情况及实物配租和租金的发放情况,完成各级各类报告的生成和管理。这样住房管理工作不仅产生了纸质文件,同时也产生了相应的电子文件,在住房保障档案最初形成时就保证了纸质档案和电子档案的双套并存。
(四)住房保障档案管理中存在的主要问题
1、管理体系不够健全,未能有效地进行集中统一管理。目前,我区建委和各街道的档案室没有直接介入住保档案管理。区建委住房保障科有兼职档案员一名,区九个街道部门有五个住房保障办公室设有兼职人员管理档案,都是由审核人员兼任,其人员身份多是聘用的协管,隐藏着一些风险。现实原因是多方面的:其一,档案管理配套体系建设未能跟上工作的发展。新形势新条件下的住房保障工作是一项全新的工作,审核管理产生的一系列文件材料对于区建委、区档案局和各街道的档案管理部门来说,都是新的管理对象,需要规范工作方式;其二,由于住保工作的专业性和现时性,文件材料的实体集中在具体工作部门,本单位专职档案员对于文件材料的增减、更新不易把握;其三,住保档案利用频繁,为年度复核、廉租续租、情况核查、数据统计等查阅申请材料,各街道平均年查阅量近千次。
2、缺少规范管理制度。近年来,大规模保障性住房建设刚刚兴起。北京市建委2007年制定了《城市廉租住房管理办法》,修订了《经济适用住房管理办法》,2008年制定了《限价商品住房管理办法》。档案业务方面,建设部2006年制定了《城镇廉租住房档案管理办法》,明确了“一户一档”的原则。在经适房、限价房档案的管理上,还存在着制度空白。档案局、建委、各街道在住保档案项目上的业务关系,管理关系还需要进一步梳理。总体而言,必须完善涵盖各门类、各层级住保档案管理的配套制度体系。
3、档案业务基础薄弱。其一,住保档案年形成量大,而保管条件简陋。区建委已形成住保档案11883件,有专门库房,用五节柜保管,将近饱和。九个街道2008年形成5487件,2009年已形成4174件(截至6月),其中廉租房1218件,经适房3338件,限价房5105件,共计9661件,库房和办公用房混用,文件容易散失。其二,兼职档案员素质有待提高,多是单位聘用的临时工,有的不懂基本的档案业务规范,影响工作质量和效率。其三,编制紧张,兼职档案员忙于其他工作,从事档案工作时间不超过二分之一。其四,档案缺乏规范整理,不便检索利用。
二、加强住房保障档案管理的有效措施
(一)完善管理体制
1、提高领导重视程度。做好住房保障档案工作,领导重视是关键。一是从提高认识入手,增强领导干部的责任感。区档案局和住房保障工作部门要把住房保障档案管理工作作为民生档案工作的重要组成部分、政府提供公共服务的一项重要职责和维护群众利益的重要工作。二是从加大投入着眼,提高工作的实效性。区建委和各街道需要切实加大对人员、设备的投入,解决库房问题、人员编制问题。
2、建立组织体系,实行统一领导、分级分类管理。住房保障档案由市住房保障主管部门、区住房保障主管部门、街道三级进行管理。区住房保障主管部门负责本区住房保障档案的监督和管理工作;各街道档案室负责本辖区内住房保障档案的监督和管理工作;区档案局应对辖区内住房保障档案工作依法行使监督和指导职权,对违反档案法的行为进行处罚。住房保障对象档案与宏观管理工作档案实行分开管理。住房保障对象档案由住房保障工作部门在录入“北京市保障性住房申请审核管理系统”的同时,走双轨制进行即时归档。住房保障宏观管理工作档案每年由兼职档案员移交本单位档案室,与本单位其他工作档案一起归档。
3、规范住房保障档案管理各项制度。区建委和区档案局在充分调研的基础上,应结合住房建设部和市里的相关政策,出台区住房保障档案管理的规范性文件,使工作有章可循。同时,各工作部门要相应完善接收、收集、整理、保管、利用等各项具体制度,落实好管理细节。
(二)提高业务工作水平
1、加强档案管理人员的业务培训。在不断提高工作人员业务素质和能力的同时,加强区建委、各街道和区档案局相关工作人员档案管理业务的培训,提高工作人员对做好住房保障档案管理工作重要性的认识和档案管理业务水平。不但要熟练掌握计算机技术、网络技术,还要努力树立科学的管理观念和思想,提高住房保障档案现代化管理的能力和水平。
2、加强档案业务监督指导。依据区住房保障档案统一领导、分级管理的体系,区档案局、区建委和各街道的档案管理部门应定期对住房保障工作部门的档案管理业务进行监督指导,对专业档案心里有数,胸中有底。
三、在条件允许的情况下探索新型档案管理模式
1.事业单位档案信息化管理的重要性
档案信息化指的是事业单位的档案管理模式由之前的注重档案实体发展成为在数字化信息基础上关注档案实体，良好的服务于社会。事业单位要想真正的做到档案信息化管理目标，就必须从以下几方面着手进行：
首先，解放自身思想，转变观念，摒弃以往使用的较为被动的服务方式，积极树立现代化的档案管理意识。其次，不断强化自身学习，培养档案工作人员的技能并投入到现代化的档案工作中。在科学技术的迅猛发展下，使得事业单位档案管理方式有了一定的变化，这些变化对档案工作人员的技能有了新的要求。要实现多样化的档案收集渠道，保证档案收集具有较高的归档率与准确率，完善档案信息资源。并且将档案信息资源的使用延伸至单位的信息化过程中，提高档案利用的有效性，充分体现档案工作的重要性。适当的简化繁琐复杂的工作，始终围绕信息化目标把会计档案、实物档案、基建档案、设备档案、文书档案等各类档案全部归列到管理领域中，加强档案的质量监控。此外，构建专门的库藏档案目录数据库，从而实现档案信息共享目标。档案信息化管理能及时有效的进行信息处理、减少存储空间的大量使用、调阅档案便捷、对档案原件进行了良好的保护，正是因为其这些优势之处的存在，现代事业单位档案管理正致力于全面信息化目标，也就是今后中会朝着自动化、管理方式网络化、决策智能化以及档案信息电子化方向迈进。
2.加强事业单位档案信息化管理的策略
2.1增强档案信息化管理意识
要想保证档案管理意识的真正形成，就必须从领导层抓起，要求单位领导层对档案信息化管理及时充分的掌握了解，强化档案信息化管理建设力度，树立档案的信息化管理理念，增强自身的档案信息化管理意识。光有领导层注重档案信息化管理工作还是不够的，单位全员工作中也必须遵循信息化管理理念，不断推动信息化有效建设，将过去已经过时的档案管理模式摒弃，将先进高效的信息化管理手段落实到单位档案管理全程中，保证单位良好效益。
2.2构建行之有效的档案数字化管理制度
国家档案局应对档案数字化管理进行统一安排，制定并落实由上到下的电子档案管理办法及电子档案管理制度，要求单位档案管理工作人员作业过程中必须严格根据规章制度办事，禁止有违纪违法的行为。此外，一套信息化从业资格制度也是必不可少的，应加强岗前培训和上岗考试，学习掌握档案信息化方面的知识及相关技能，从而保证所有档案工作人员都具备较高的信息化水平。
2.3提高档案管理人员素质
从事档案管理工作的人员素质的高低将直接反映了其作业质量与作业效率，所以为了落实档案信息化管理，应注重提高档案管理人员的素质。首先，要求档案管理人员充分的认识到进行信息化的档案管理具有的重要性与必要性，以调动他们学习档案信息化管理手段的积极主动性，真正做到在思想上对该工作的重视，唯有如此，才能促进档案信息化管理的良好运行。其次，档案信息化管理需相应的技术手段作为支撑，需加强培训和学习；因此单位应加强档案管理人员的培训，以使其具有丰富的档案管理知识。同时，做好思想政治教育工作，因为和一般的企业不同，事业单位不仅要注重业务能力的培训，还必须不断增强人员的思想政治水平，培养其良好的道德科学素质。总之，事业单位中从事档案管理工作的人员应扩大自身的知识领域，紧跟信息化时代步伐，落实科学规范的档案信息化管理。
2.4加强电子文件管理
在事业单位档案信息化建设中最注重的一项要素就是保证安全完整的档案信息，所以单位应设置详细完善的电子文件管理规定，并要求全员严格按该规定做好自己的工作，提高档案信息的安全性，对于具有保存价值的电子文件，还应将相应的纸质文件予以保存以作为备份，归档过程中，电子文件及其相应的纸质文件应一并归档。
