时间：2023-05-30 08:54:49
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇机关档案数字化，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
档案资源的管理是每一个机关事业单位不可缺少的，重视机关事业单位的档案管理，可以为单位提供有效的信息资源。随着数字化的发展进程加快，档案管理打破传统的人工管理，开始进行数字化档案管理，但是目前阶段，机关事业单位数字化档案管理呈现不同的问题，这就需要我们有效地解决，不断提高机关事业单位的管理效率。
一、机关事业单位数字化档案管理呈现的现状
（一）现代化办公设备欠缺。现阶段，大多数的机关事业单位数字化档案管理欠缺相应的硬件设备，这就导致档案管理的不规范，甚至有些机关事业单位档案室存在档案堆积的现象，也没有对应的防潮、防盗等管理对策，这与现代数字化档案管理严重脱节。由于档案的调阅和查访没有很好的现代化手段使用，从而影响了机关事业单位档案管理的完整和安全。此外，办公设备的欠缺使事业单位对档案资源进行有效的利用发挥不够，只是处于管理的阶段，这不利于对档案资源的有效利用。
（二）档案检索效率低。现在的机关事业单位数字化档案管理，对档案的检索大部分还处于手工检索的阶段，还没有实现计算机检索，这在一定程度上影响了机关事业单位档案信息检索的准确率与速度，增加了档案查阅工作量，给档案借用人员增添了麻烦。再加上人力手工检索具有局限性，从而大大降低了机关事业单位档案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各个机关单位保存的信息不一样，这给档案工作人员带来不必要的困扰和麻烦。
（三）档案管理人员综合素质问题。机关事业单位数字化档案管理的实施，需要档案管理者了解信息化方面的专业知识和技能，这样可以有效地利用数字化档案管理设备。但目前阶段的老员工，对网络化信息接触比较少，对信息化的知识学习起来比较困难，即使机关事业单位拥有了自己的现代化数字档案管理设备，由于工作人员的技能问题，对数字化档案管理依然无法顺利进行。因此，机关事业单位的档案管理员，要迅速建立属于数字化管理的信息知识体系，提升自己的工作效率，达到对数字化档案管理的需要水准。
二、优化机关事业单位数字化档案管理对策
（一）创建现代化数字档案管理系统。网络信息技术的发展，给数字化档案管理提供了便利，影响了人们的日常工作，是未来档案管理的发展趋势。对于事业单位数字化档案管理，这是一个综合性的管理，牵涉的内容比较多，因此，这就需要事业单位建立一个高效的数字化管理系统。我们可以根据机关事业单位的实际情况，结合自身的优势，创建现代化数字档案管理系统，把档案、系统、光盘备份等进行相关的处理，严格控制档案信息储存质量与安全，避免相关的硬件隐患，为数字化档案管理创建一个有利的环境，这有利于机关事业单位工作的顺利发展。
（二）提高数字化管理效率。1.档案管理能力提升。对于网络控制的数字化档案管理系统，我们要充分发挥其优势，从而提高机关事业单位数字化档案管理的质量和效率。因而我们可以凭借光纤与磁盘的连接阵列，对数字化档案管理系统性能进行提升，还可以增加系统内部储存量。2.强化档案管理的可靠性。对档案管理的可靠性进行强化，这就需要严格要求磁盘阵列产品的结构和硬件的组成要依据严格的标准，这为数字化档案管理的系统未来功能的更新奠定了基础。加上磁盘阵列需要多元化的保护级别，这有利于数字化档案管理的使用者，系统功能得到了保障，这样数字化档案管理系统的数据有了安全性的基础。3.档案管理使用性能提升。数字化档案管理需要选择的是光纤磁盘的阵列产品，这对系统的维护性能具有相当的优势，对数字化档案管理系统可以实现在线升级的功能。系统网络具有开放性，保证了相关人员对档案资源的调取和查阅，这样数字化档案管理系统有了更强大的功能发挥。
（三）提升档案管理人员素质。档案管理人员是数字化档案管理的执行者和操作者，这对档案管理工作的质量具有一定的影响，这就需要机关事业单位采用多元化的方式，提升档案管理人员的素质。例如，对老员工进行现代化设备的学习，针对数字化档案管理进行相关的培训工作，提升他们的工作技能，定期考核他们对现代化设备知识的学习和操作水平，进而了解其工作现状。此外，还可以建立相关的激励机制，鼓励档案管理人员提升自身素质，以保证工作的发展需求，从而实现数字化档案管理从管理型向服务型迈进。
三、结语
综上所述，信息技术的发展，对机关事业单位数字化档案管理提供了技术支持，这使档案管理打破传统的手工管理，让档案管理向数字化趋势发展，机关事业单位数字化档案管理方式顺应了时代趋势，有利于提高机关事业单位档案管理的效率和质量，我们要不断优化与创新数字化档案管理系统，提高档案的利用效率和安全性，让数字化档案管理服务于我们。
关键词：机关档案；数据分析；管理新模式；管理风险防范
随着信息技术的发展，互联网在各方面的应用日益广泛，在多个领域均是采用互联网之间的关联进行信息的传输和管理，尤其是在档案管理方面，互联网的出现使得档案管理变得更加便捷。当前我国机关档案管理机构主要以机关档案室为主，机关档案室是管理基层档案最普遍的形式，机关档案室是收集管理档案的机构。该机构具有将档案材料积累，将重要的，具有长远保存价值的档案移交给国家档案机构的作用。我国机关档案建设的组织形式主要有在机关内部设立档案室，该机关档案主要是负责管理档案和保管档案的职能。再就是机关内只建立档案库房，不设立专门的档案行政管理部门，这是机关档案库房式的基本管理模式，目前我国机关档案管理由纸质版逐渐实现电子版转化，电子档案管理主要依赖于网络资源共享。电子档案具有可共享性，复制性，传输性等特点，能够从一定程度上弥补纸质档案的缺点。当然，数字化管理档案具有易丢失、易更改而且容易被黑客盗取有价值的信息而泄露信息，所以电子档案的一定缺点这就会让我们的机关档案的重要信息受到一定的威胁。那么如何加强机关档案数字化管理成为机关档案部门管理工作的一大挑战，这就需要在数字化档案的数据分析和数据存储方面来加强风险防范。
一、机关档案数字化管理的重要性
机关档案一般是指具有原始性和法律性效用的档案材料，主要是国家机关、企事业单位等在工作活动中所形成的文件资料以及人事档案等档案信息。机关档案理部门是保存和办理机关档案的重要部门机构，这是从事档案管理人员的基本工作。机关档案管理工作是与机关单位利益以及工作人员个人利益具有紧密联系的，既需要承担档案管理工作，同时还需要确保档案管理质量。实行分级、分专业管理国家档案的工作原则，能够对国家档案开展分专业分层管理，这种专业机关档案室是基于该原则构建的，能够从一定程度上利于在专业系统内实现档案流转，确保档案的完整性，安全性，也利于实现规范化档案管理。
二、目前机关单位档案管理的新模式——联合档案室
纸质版档案主要是印刷在纸张上，只是把档案占据上的空间，在查阅过程中难度大，很难实现转移，同时很容易受到水、火、虫等影响，容易出现档案丢失的问题，但相对来看纸质档案保存时间长，会受到空间距离产生的不利影响，进行大量档案移交时通常会花费大量的人力、物力以确保档案无损转移，相比纸质版档案来说电子档案成本较低，所占的空间更小，也更利于环保。电子版档案与纸质版档案的差异性有许多不同，一是电子版档案与纸质版档案存储信息的介质不同，电子档案可储存在计算机相应路径中，包括硬盘光盘，U盘等，通常计算机储存量大，可容纳大量文件信息，据统计一个光盘可容纳约7万页纸质版内容。但由于电子版信息依赖于网络建设，部分内容会由于长时间储存而出现的流失二是相比纸质版来说，电子档案移交方式存在差异，在管理档案时很难避免不同部门出现档案转移翻阅的问题，而相比纸质版档来说，电子档案在移交和递送过程中流程较为简单，比如对一些保密档案来说可通过光盘介质复制，移交，无需保密档案可直接通过互联网传输且档案传输速度较快，无需花费大量人力、物力去移交。三是查阅档电子档案的检索方式与纸质版权的差异，纸质版档案整理归档后在查阅过程中只能依靠人为开展翻阅，这个过程会花费大量的人力、物力，尤其对于一些保存年代较久的档案查阅难度较大，而电子档案通常储存于相应的计算机路径中，只需要检索关键词便可以准确查阅，可以节约人力、时间。
三、机关档案管理存在的问题
（一）电子档案保存存在的问题。机关档案室是机关重要的内部组织之一，是由机关内部资源进行经费分配的，由于不同机关其职权不同，因此在财力支配方面也会存在差异，机关电子档案主要储存于计算机相应路径中，包括硬盘，光盘，U盘等，这些硬盘保存期为5年左右，相比一些纸质版档案来说保存时间显著缩短，同时电子储存原件使用周期较短，制造材料稳定性差，很容易受到火、水的损害。其次，在读取和使用电子档案时需要依靠计算机软件，互联网，通常储存计算机无法使用时，也无法正常读取电子档案信息。（二）机关电子档案可能存在的安全性问题。电子档案成本相对较低其所占空间小，能够从一定程度上利于环保，进而实现广泛应用，但由于其具有较强的便捷性，因此也存在较大安全漏洞，从一定程度上来看，电子档案具有双面性，在安全性方面会受到网络病毒感染，病毒感染是电子档案损坏中常见问题，由于电脑病毒感染会连带损坏储存于计算机中的文档，其次在受到计算机网络攻击时这对于机关档案来说是比较严重的，由于黑客对于一些重要文件具有较大的攻击性，导致部分重要机密档案信息泄露、损坏，给当事人带来严重的经济损失，由于机关电子档案具有一定的独特性，因此档案部门在管理过程中既考虑其便捷性，同时还需要考虑面临的挑战。
四、机关档案管理新模式——数字化管理措施
（一）妥善保存储存器。由于对于计算机档案储存原件来说很容易受到外界环境，包括温度、湿度影响，因此在保存时需要选择合适环境，防止受到磁场、尘土、强光照射或剧烈震动，同时还需要注意介质保存期，定期需要对储存价值进行检查，对于达到使用期限的介质需要及时更换，由于电子导航很容易丢失，因此需要定期进行重要档案备份，可以在不同储存器或者计算机完成信息备份。（二）提高机关档案管理员工作的能力和创新性。由纸质版到电子档案的变化也从一定程度上标志着档案管理发展，对于从事相关工作的管理人员提出了更高的管理创新要求，培养管理人员的创新意识，倡导管理工作内容和工作方式的创新性，为提高档案专业人员信息化工作的能力，进一步在岗位职责中规范电子文件归档与电子档案管理的相关工作，档案管理部门需要定期对从事档案管理的工作人员进行制度技术培训，而工作人员还需要积极配合参与档案管理部门举办的相关业务培训学习，提高自身的管理能力，适应新时代的管理者，更好地服务本单位。当然在基于创新意识下，需要按照档案管理程序有序开展档案的管理归档、保存，进而能够避免由于人为因素导致出现档案遗漏问题，确保档案的完整性，安全性。（三）建立机关电子档案的目录数据库。因为机关内各种人事档案不仅数目多类型也多，完善的数字化目录数据库可以把众多档案信息存储到云盘端，这有利于经过网络传输给客户，既方便了客户根据自己的需要进行目录检索查询，也方便档案管理员的统计整理，完善数字化目录数字库对建立机关档案非常重要。机关电子档案形成数字化的前提是完善机关电子档案的目录，因为建立电子档案目录可以方便从繁多的档案当中查询目标档案信息，详细具体的电子目录可以使数字化的检索功能更为条理化和规范化。
五、小结
总之，针对机构电子档案在管理过程中是与工作人员个人利益以及国家机关机密息息相关的，在日常开展机关档案管理时需要不断完善档案管理制度，能够从一定程度上促进机关档案管理模式实现可持续性健康发展。
参考文献：
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【关键词】档案数字化 独立经济 监督视域
为加强审计机关的工作效率，需要在现今不断变化的经济形势下积极推进审计工作的信息化建设，充分利用多媒体等高新技术手段，加强审计档案的规范管理，逐步形成档案信息高效处理的整体环境，并改变相关职工老旧的固有思维方式和传统观念，实现集中管理，提高经济管理水平。
一、审计软件在档案工作中的应用
审计软件传统定义是指利用计算机强大的辅助功能，编写相应的计算机软件，以便辅助审计工作的进行，提高工作效率。而现今主要应用的审计软件主要分以下两个方面：
（一）基于C/S模式下的审计档案管理系统软件
C/S模式下的档案管理系统主要是按各种类别：文书、文件、音像、影像等对各种材料进行管理分类，是便于查询、统计、管理的综合信息平台。相关人员在进入此平台后，能极为便捷的找到自己所需要的审计资料，而管理人员进行档案管理时，也能减轻较大的工作负担。另外，由于计算机自身可以和云客户端进行联系，这在一定程度上保证了相关资料的完整性和安全性，若存在缺失或者丢失的情况，可以进行数据恢复和备份。
（二）基于B/S模式下的审计档案管理系统软件
基于B/S模式下的审计档案管理系统软件与C/S模式的区别就是它有其自身的专用网，和互联网是分离的，因此不会出现档案泄露等一系列安全问题。其优点是，它整体上的结构更为清晰，各个模块之间是分离的，系统的各个功能融入审计之间，能较为方便的实现项目计划的建立和安全管理，各种文件的流转，为出差在外的人员提供了一个信息查询平台。
二、数字化档案管理系统
传统档案管理已经无法和现代化的经济发展相配合，在如此形势下，信息化档案管理应运而生，它是管理工作的一次创新，不仅能够实现传统档案具有的档案收集、鉴别、整理、统计等基本特性，还具有网上数字化浏览和远程查询等现代化特征，这在极大程度上便利了相关出差在外人员的工作，充分提高了其工作效率。
数字化档案管理系统现今主要可以分为日常业务管理、档案数字化采集系统和数字化档案查阅系统三大部分。以下是对这三个部分的简单介绍：
（一）日常业务管理系统
日常业务管理系统主要是实现各种人事档案的管理工作。包括对相关人员档案及材料的收集、鉴别、整理、缺少材料登记、其任前审核、档案转递、统计、查阅等业务处理功能。
（二）档案采集系统
数字化档案采集系统主要进行对纸质档案材料的数字化采集，将纸质素材转成数字化形式。现今较为常见的档案采集系统主要有了目录编辑、档案采集、数据审核这三大功能。并在现今高新的现代化网络技术的服务下，能够实现单客户端多人使用、多客户端多人等运行模式，能够同时对多本档案和材料进行采集和数据整理，为数据的入库提供了很大的便利，也便于查阅。
（三）档案查阅系统
档案查阅系统是以组织系统专用网为网络基础，采用B/S模式架构，系统主要在安全方面进行了多方面的考虑：可按日期、时间等多种方式，判断是否具有阅读档案的权利，并对其阅档的过程进行详细的记录。也可以采用信息采用加密信道传输等方式，确保档案真实安全可靠。
三、档案数字化替代传统档案管理的先进性
随着电子信息化技术在各个方面的综合使用，在审计档案管理上也推进了信息化建设，为审计工作高质量、高效率的展开提供了保证，主要优点分以下三个方面：
（一）提高经济效益
过去一旦出现档案管理不够完善，规整出现困难的情况，我们一般就会采用增加办公人员的方式来解决问题，这就导致了职工人数过多，财政支出相应增加，管理成本大幅上涨。
另外一个方面，数字化的档案管理大大节约了纸张，油墨等物质，将传统的纸质材料转化成可以重复使用的电子材料，大大节约了成本和保护了环境，很大程度上节约了人力物力财力，提高了经济效益。
（二）提高办公效率
数字化档案管理有其自身的特征，能保证使用过的资料存有记录，也不会因为他人的使用对后来人员的使用造成了阻碍。以相关组织部门为例，干部的聘请和提拔都需要极为详细而准确的档案信息，档案数字化管理是完全可以提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务的。
同时，数字化档案管理真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的流动速度快，对空间没有限制等特点，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也基本变成了利用方便的信息控制中心，大大提高了办公效率。
（三）增强档案原件保护
将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，也可以防止部分档案被随意修改的行为。
四、结束语
现今各种现代化技术的发展无疑为档案信息化建设带来了便利，审计机关及时推进审计工作的规范化，法制化，根据整体经济要求，将文件、档案管理提高到空前的高度，将审计工作带入数字化时代，并实现档案数字化管理。
参考文献
[1]刘艳林.开展档案数字化建设的实践与思考[J].科技情报开发与经济，2008，18（15）.
[2]丁建雄，张徐驰.企业纸质档案数字化若干问题探析[J].科技情报开发与经济，2008，18（29）.
关键词：数字化；档案资源；典藏；保存
中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）22-0183-02
档案是真实历史原貌重现的一种纪录媒介，对国家社会，乃至个人都有极为重要的意义。然而，不论是纸质或是其他载体形式的档案，都可能因为保存时间与保存条件的差异，而面临档案日渐劣化，甚至无法再提供利用等问题。因此，许多档案典藏单位以微缩、数字或其他方式储存各类档案，期望通过多元的保存媒体格式，让具有价值的重要档案内容得以永久保存于档案典藏单位，从而提供档案的永久使用。近年来由于信息科技的进步，国内外各档案管理单位无不纷纷投入资源，进行档案数字化工作，使得以数字格式储存具有历史价值、特殊性与稀有性的档案数据，成为档案管理单位主要的保存策略。而数字化工作的进行势必对档案或数据的典藏与保存产生若干冲击，进而可能影响整体的经营与运作，此为档案管理单位在面对未来发展中必须关注的课题。
数字化技术的发展促使各档案典藏单位用数字形式产生、复制和储存包含文字、影像、地图、影音、插图及多媒体等大量数据，并通过通信网络，以便捷有效的方式来操作和采集这些数字资源。各档案典藏单位针对其典藏的珍贵档案所进行的数字化计划，都是为了落实保存文化资产，促使文化更为普及，进而达到全民共享与促进数字化信息增值的目的。而档案典藏单位为此目的所进行的数字化工作对档案典藏与保存工作产生很大的影响。
一、数字化技术对实体档案典藏和保存的影响
（一）降低实体档案的损伤
在档案管理的各项环节中，或多或少都会对实体档案造成损伤，甚至遭到窃取。为减少这些不良因素的产生，除了在各作业环节中细致地整理与使用档案，或对破损的实体档案加以修护外，推动档案数字化亦是保护实体档案的另一种方法。实体档案数字化后，将档案原件置放于档案库房中，改以数字化形式提供用户阅览与复制，非必要时不得随意调阅档案原件，将可使得对档案原件的损伤降至最低限度，既可达保护实体档案的目的，也可以延长实体档案的保存时间。
（二）减少调阅实体档案的数量和人力
以往用户使用档案皆由档案管理人员以人工方式提调，使得有限的人力资源无法充分发挥其应有效能。然而，在档案数字化后，只要有计算机并连接因特网，用户便可上网查询档案目录，进而通过在线直接浏览或打印文件全文。如此一来，实体档案的调阅工作将可大量减少，进而降低档案管理人员的负荷，使人力能够更有效地运用与调配。
（三）改变档案典藏空间的分配
当政府大力推动电子化公文达到一定成果，电子公文成为主要的文书档案形式时，以纸本为载体的文书档案数量将大为减少，因而将使得对于现今以纸本档案为大宗、需要极大典藏空间的情形将有所改变，亦即以数字化形式处理和储存的文书档案，对于实体典藏空间需求将大为降低，转而将这些空间重新配置为存放处理与储存数字档案所需设备的场所。在现今仍以纸本档案为主的档案管理环境中，对机关档案管理单位而言，若以数字化方式处理并储存其纸本档案，在后续的销毁与转移过程中，将可因为机关内部仍保有数字档案的情况下，而能配合销毁与转移中对纸本档案的清理，因而使得内部纸本档案的典藏空间得到舒缓。但对国家档案馆或历史档案典藏机构来说，由于纸本档案仍属这些典藏机构永久保存的文化资产，即使纸本档案均已数字化处理，纸本档案仍是各典藏单位持续长期保存的对象。
（四）改变典藏的思考重点
数字形式的档案对于“以档案作为实体进行管理的概念”是一大挑战，对档案人员来说，已经非常习惯文书档案的概念是一个纸质的实体对象。在保存的议题上，档案人员注重的问题是如何保存这个实体对象，因为只要这个对象被保存，文书档案就会被保存。虽然数字形式的文书档案与实体档案一样，在行政管理上具有相同的目的，但却与实体档案有着非常不一样的特点，那就是数字化文书档案不再具有实体形式，而是必须借由硬件与软件的结合，方能观看或体验其中的信息；换句话说，对档案人员而言，由于数字档案是科技与数据结合的结果，因此，在典藏的思考重点将不再只有是对实体的档案对象的保存与维护，而是要通过什么样的方式或系统让这些不具实体的数字对象得以继续存在，以便提供进一步的应用服务。
（五）改变馆藏的概念
对档案典藏单位来说，馆藏的概念因为数字化发展而有所改变，即馆藏概念不再只有实体形式的档案，如纸本档案或视听档案，而是扩展到各种以数字形式储存的档案数据。对档案管理人员或使用者而言，馆藏的意象不再只是陈列在书架上可被触摸的实体对象，还包括储存在计算机主机、磁盘、磁带或光盘等各种媒体上的数据。而馆藏范围也不再只限于该档案典藏单位实际保存的实体档案，还扩及非该单位所拥有或典藏的实体对象，即只要该单位典藏其他单位实体档案的数字对象，便可提供同样档案的应用服务。
二、数字化技术对数字档案的影响
以数字形式储存的文书档案，其来源有二：一为实体档案以数字化技术复制其数字对象，为非原生数字档案；其二则为原生数字档案，即文书档案的产生直接是以数字形式储存，并需借助计算机系统检索使用。无论是原生或非原生数字化档案，在其典藏或保存所牵涉的议题是，如何能够让这些数字档案不会因为使用科技硬件与软件的过时而影响到其内容信息的应用，即在典藏数字档案时，档案管理单位必须保证这些数字档案能够不因时间因素而丧失其信息内容。由于受到信息科技快速演变的影响，各项软硬件的研发推陈出新，档案数字化后所面临的是长久保存及数据内容日后能否读取等问题。举例来说，电子媒体极易损坏，且寿命较短，原来的材料、设备、硬件、驱动程序等的改版升级，都可能造成日后数字档案数据的无法使用。因此，保存数字信息所面临的困境主要有二点：第一，如何维持硬件和软件系统可用性方面的技术问题；第二，则是有关使用、组织、资源、法律及政策等方面的问题。
为解决技术方面的问题以维护数字信息的持续可用，现今主要的保存方法有技术保存、更新、转置、模拟、标准化、封装、重制、印成纸张或其他模拟媒体等。这些数字信息的保存方法各有其优缺点，档案典藏单位需从实体保存、功能保存及组织保存这三方面来思考数字化档案的长期典藏与保存。然而，最好的方式应为发展一套与计算机硬件及软件都无关的保存方法。至于非技术方面的问题，则是需要针对数字信息的使用、价值、成本、社会、经济、政治及完整性进行评估后，拟定数字信息保存政策与策略来引导和规范数字信息的创造、管理与保存及使用。
三、英国的经验
英国国家档案馆于1995年开始着手进行“电子文件管理系统计划”（简称EROS）。此计划分为三个部分：（1）研究政府部门文件管理政策与实务：负责研究跨部门的文件管理问题，除定期公布年度研究结果外，还提供文件管理标准与进行最佳实务的案例研究；（2）建立文件管理流程：负责发展鉴定文件的指导方针，建立搜集与保存文件的程序；（3）制定文件长期传送与存取策略：提供各公务部门长期性文件传输标准及相关软件，以备文件未来移转至国家档案馆时，不会丧失其文件内容及系统功能。EROS认为完善的电子文件保存系统牵涉组织、文件管理和信息系统三个层面的问题，三者之间是彼此关联而互相影响的。首先在组织层面，EROS建议各机关要依据英国标准协会电子文件管理系统所承认的信息储存标准与信息安全架构来建置其信息系统和进行信息安全管理及系统备份工作。其次，在文件管理层面，EROS建议电子文件管理系统需要具备登录、组织、保存、安全维护及应用检索功能。而信息系统层面则是源自于文件管理流程的系统发展问题，EROS对此建立了整体信息系统发展及文件管理流程。整体来说，英国国家档案馆所推动的EROS是从组织、文件管理流程及系统需求等三个层面来思考电子文件的保存需求，进而建立相关的作业流程与标准，达到建置符合文件真实性、完整性的电子档案管理系统的目标。
四、数字化背景下档案典藏单位的对策
数字化发展趋势的确对档案的典藏与保存工作产生一些影响，然而，并非全盘改变档案典藏单位对实体档案的处理方式。首先，数字化并未影响国内外档案典藏单位对实体档案的典藏与保存，主要原因在于这些数字化的档案原件均为各馆独特珍贵或重要的馆藏项目，属于永久保存范围，因此，在数字化后仍会依据原先的典藏和保存策略，提供合适的保存环境典藏这些珍贵原件。而档案单位的整体典藏与保存政策，目前不因数字化而有所调整，对于现阶段各档案典藏单位而言，并未将数字化因素纳入整体典藏与保存的考虑之中。其次，在典藏空间部分，亦不因数字化的发展而有所减少，因为实体档案仍是目前各档案单位的主要馆藏项目，对实体典藏空间的需求持续存在。实体档案能够透过数字化的方式获得合适的维护与保存环境，进而延长其保存寿命。
此外，数字化对象作为实体档案的另一种备份的做法，受到各档案单位的肯定，因为数字档案复制性，可制作多份备份分存于不同地方，更加容易达到异地备份的目的。馆藏的概念则因数字化因素而产生变化，在内涵方面，档案典藏单位管理的馆藏，不再只限于实体原件，还包括各种以数字形式储存于各种数字媒介的数字资源，即馆藏管理不仅要考虑实体对象的需求，还要纳入数字对象的需求。而馆藏范围也不再只限于馆内所拥有的实体对象，只要能够整合他馆的数字资源，便能提供相同的档案应用服务。而通过取得他馆的数字对象的方式，将可在不增加本身的实体典藏空间的情况下，丰富自身的馆藏规模与内容丰富度。在数字化的趋势下，提高了使用者对档案馆提供馆藏应用的期待，特别是在建构全国档案信息资源整合性平台，提供单一检索窗口，方便用户的查找和获取资源。
参考文献：
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【关键词】 数字化 档案 电子档案 纸质档案 问题 对策
“电子档案和纸质档案”中纸质文件和电子文件的各自特点及其互补性纸质文件是归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。纸质文件是当前信息存贮和传播的主导介质。纸质文件以文字、图形附着于纸质载体，它所提供的信息可直接读取，不可与载体分离。易于保持其原始性和真实性，保存寿命长；但其不易增删，信息存贮量小，远距离传播速度慢，共享性差。
一、电子档案和纸质档案概念
所谓电子档案和纸质档案是指文件归档后纸质文件与电子文件二者的共存，也称作“双套归档”。电子档案和纸质档案的实现，可以是对纸质文件进行数字化；也可以是对电子文件制作纸质拷贝。双套归档使同一份文件的纸质版本和电子版本共同处于留存和可利用状态。
两套档案的来源，主要包括两个方面：一是随着当前办公自动化的应用和普及所产生的大量电子文件和与之相伴的纸质文件，按归档要求，需一并进入档案室并移交给档案馆；二是随着数字档案馆的建设，现有档案馆藏纸质档案也将逐渐实行数字化，也会随之产生大量电子档案。此外，对某一机关而言，也不是机关的全部档案都存在两套的情况，而只有发文部分才会既有纸质文件又有电子文件，收文却只有纸质文件，电子文件存放在对方发文机关。不过，当全国所有机关间的办公都实现了网络化后，文件的传输和阅读都在计算机上进行时，就没有这种区别了。但是，由于人们长期形成的阅读纸质文件的习惯，想必人们还会将机上文件下载转化为纸质文件阅读，这样也将出现电子文件和纸质文件并存的局面。
在信息化时代，特别是在当前大力倡导建设数字化档案馆之时，档案电子档案和纸质档案问题有其必要性和特殊的意义。档案电子档案和纸质档案纸质档案双套保存，主要是基于档案的安全和利用的方便这两个基本目的，但内容和载体完全相同的档案双套保存，是一种重复保存。
二、电子档案和纸质档案有其存在的必要性和合理性
“电子档案和纸质档案”中纸质文件和电子文件的各自特点及其互补性纸质文件是归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。纸质文件是当前信息存贮和传播的主导介质。纸质文件以文字、图形附着于纸质载体，它所提供的信息可直接读取，不可与载体分离。易于保持其原始性和真实性，保存寿命长；但其不易增删，信息存贮量小，远距离传播速度慢，共享性差。电子文件是指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件增删容易，存贮量大，易于快速远距离传播信息，共享性强。它们具有更准确、形象、生动，以及最简单的信息记录方式和便于检索、海量存储等优势。电子文件自计算机诞生以来，特别是近十年计算机软硬件技术的发展已经使之超过了除纸质以外的任何现行文件。未来与纸质文件并驾齐驱，乃至超过纸质文件，将是必然的发展趋势。但我们也应认识到电子文件具有易更改，安全性差，寿命短，原始性难以保证，长期保存困难很大等方面的不足。所以按其形成规律将二者有机衔接起来，取各自所长，避各自所短。
电子档案和纸质档案有没有存在的必要性和合理性，关键要看两种档案是否完全相同，能否相互取代。如果两套档案从内容到载体形式都完全相同，电子档案和纸质档案则是完全重复保存制，显然是无此必要的，但如果两套档案只要在某方面存在差异，那电子档案和纸质档案就不算重复保存制，该不该实行电子档案和纸质档案就要做具体分析了。无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后形成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。
二、电子档案和纸质档案面临的问题与对策
信息化社会的到来，使得长期以来作为信息主要承载形式的档案的存储介质发生了巨大的变化，主要表现在由以纸张为介质的传统纸质档案正逐步向以磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。但是由于当前技术力量、设备配置、法律保障等问题不能得到同步发展，因此，在从现在开始的相当长的时期内，档案工作将处于纸质档案与电子文件并存的阶段。如何做好这一过渡时期基层档案管理机构的档案管理工作，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，是我们档案工作者所面临的全新课题。
两套档案的来源，主要包括两个方面：一是随着当前办公自动化的应用和普及所产生的大量电子文件和与之相伴的纸质文件，按归档要求，需一并进入档案室并移交给档案馆；二是随着数字档案馆的建设，现有档案馆藏纸质档案也将逐渐实行数字化，也会随之产生大量电子档案。此外，对某一机关而言，也不是机关的全部档案都存两套的情况，而只有发文部分才会既有纸质文件又有电子文件，收文却只有纸质文件，电子文件存放在对方发文机关。
目前要明确而具体地划定实行电子档案和纸质档案的档案范围是极其困难的，本文无力完成这一重任，这需要我国档案学界对此做深入的调研，特别是国家档案局要尽快出台有关方面的法规和规章。目前我们可以首先制定实行电子档案和纸质档案的原则。笔者认为，至少应包括这方面：我国档案部门在人力、物力和财力方面具有承受力，有利于档案的安全保管和方便利用，所选档案要有典型性和代表性。
电子文件与纸质档案并存的现实性。以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案，二者之间各有自己的特点和不足，认识和掌握各自的特点和存储的规律，对调整和制定相应的管理策略，改进档案管理模式，促进档案管理科学化、规范化具有一定的指导作用。从电子文件产生起，直至最终取代纸质文件是一个相当长的历史时期。在这段时期内，电子文件和纸质档案将，优势互补，共同发挥“历史的记忆”的作用。
参考文献
[1] 彭坚.关于档案“电子档案和纸质档案”管理问题的探讨[J].档案学研究，2002，（1）.
【关键词】档案；信息化
【中图分类号】G2 【文献标识码】A
【文章编号】1007-4309（2013）03-0125-1
一、加强电子政务建设
档案是人类社会发展的历史记录，是一种原始的、独有的、不可替代的信息资源，也是电子政务建设中不可缺少的重要信息资源。因此。要把档案信息化建设和电子政务建设的大环境结合起来、从阳关执法、政务公开的大局中去思考、去规划，使档案信息化建设、档案信息资源的开发应用真正成为电子政务的重要组成部分。加强档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的一项重点工作。我们要稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展，配合电子政务建设和政务公开的深入，发挥和整合档案信息资源的作用。
二、加快档案管理现代化基础设施建设，保证电子文件
有效安全运行和归档。档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络。要在建立档案局域网的基础上，与办公自动化、政府网与互联网等系统相连，建立电子文件归档及电子档案接收应用系统，推进电子文件归档、接收、保管与利用，加快档案目录中心及档案信息资源数据库的建设。
三、调整馆藏结构，加快数字档案馆建设
在数字时代，由于信息量的急剧增加，信息传递速度的大幅度提高，无论是一个人、还是一个地区、乃至一个国家，获取信息的能力的高低将会直接影响其竞争力。因此，一定要加快数字档案馆建设。近年来，各地档案馆积极开展档案资源建设年活动，丰富档案馆藏，增加档案门类，调整馆藏结构，加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信息资源总量，充分发挥综合档案馆综合管理的优势，整合各类档案信息资源，并逐步实现各部门档案信息的数字化。
四、加快档案信息资源管理的统一规范
档案信息化管理的核心问题是档案信息资源建设，如果没有可提供利用的档案信息资源为基础，档案信息化的速度与效率均无从谈起。档案信息化建设的主要内容是档案信息数字化建设。档案信息数字化建设要坚持规范性原则，统一标准、统一规范，使电子文件的归档，传统载体档案的数字化，数字化档案的保管、传递与利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。要积极推广应用了统一规范的易初档案系统管理软件，并做好本单位的电子计算机积累、鉴定、著录和归档管理等工作，确保档案信息交换与实现档案信息资源共享。
五、加强信息技术人才的培养工作
【关键词】档案管理；信息化；行政机关；管理模式
根据调查结果显示，部分行政机关并未采用档案信息化管理，而是依旧采用传统的管理模式，这在一定程度上并不利于机关的发展和改革。本文就档案信息化管理的必要性以及如何实现档案信息化管理进行探究和分析：
一、档案管理在行政机关实现信息化的必要性
我们所说的档案信息化管理是指把档案内容进行信息化，又档案实体管理转为信息化的档案信息管理工作。档案的信息化管理不仅能够有效对档案信息进行类别区分，还可以对信息进行加工整理，提高信息整合和提取的效率，提高档案管理的高效性和效益。信息化管理与传统的管理模式相比更具有灵活性和效益性，避免了传统模式中的缺漏和不足之处，使得档案信息的分享度更加广，操作更加便捷。信息化档案管理还有利于档案信息的利用率，这有利于降低档案管理的人工成本。
手工的人事管理工作使得管理过程比较繁琐复杂，使得单位或机关的人力资源管理具有局限性。在寻找相关档案信息时也依赖人工操作，大大增加了人工管理档案的成本，不利于档案信息共享的系统的构建，使得档案管理脱离了时代的发展。为了更好地适应社会的发展需求以及信息化的普及，这需要行政机关对本部门的档案管理模式进行积极地探究，改善传统的档案管理模式，提高档案管理者的技能和水平，满足社会和时代的发展需求，从意义上真正实现现代化的档案信息化管理。
二、行政机关档案管理信息化应制定相关规划
档案管理信息化的规划应该以行政机关的发展战略部署为依据，根据实际发展情况制定适合本机关的有特色的办公模式，明确自身的发展战略目标，在实践和探索中进行分析，始终坚持与时俱进的发展目标和有特色的管理方针，积极探索全方位的、多角度的大规模管理模式，在不同的发展阶段设定不同的档案管理信息化的不同目标，促进档案管理信息化的健康、可持续发展。另外，机关档案管理信息化的两个重要特征是灵活性和延展性，为了充分考虑机关档案信息化管理的未来发展和规划，需要把两个特征充分发挥出来，在规划的实行中应该注意与行政机关的实际情况，提高档案管理信息化发展的有效性，使得行政机关的信息服务更到位、更高效。
三、建立高效档案信息网站
在实践中，最为有效的方式之一就是根据本机关在当地的档案管理中的问题和先关流程建立自身的、有特色的、实用性较强的档案网站，为人们提供更加便利的服务。这种信息站点组建成一个广大的网络，为人们提供丰富的内容和便捷的条件，人们可以通过在网站上的搜索、查询等功能，能够尽快找到相关的档案信息解决遇到的相关问题，提高人们的工作效率也提高档案管理的利用率。档案信息网站的使用与传统的档案管理系统相比更具便捷性和高效性，避免由于繁杂的过程造成时间和人力的浪费。传统的手工操作档案的方式正逐步被信息网站所代替，这就是行政机关档案管理信息化改革的发展方向。
信息化网站的构建需要设置相关的档案管理体系，为了促进机构的长远发展，需要把档案管理体系与行政机关的管理体系相融合，构建一套符合行政机关发展的战略部署，提高档案信息共享的有效性，从而提高档案管理的水平和能力。
四、加大力度实现行政机关档案管理的信息资源数字化建设
档案信息资源的数字化建设是档案信息化建设的基础条件，它能够有效地保护档案原件。档案数字化建设需要先进的信息手段，根据原始档案建立成数据库，并不断对构建的数据库进行及时地更新和内容整理，为人们的查询和检索更加便捷。对不断更新的数据要进行信息整合，在整理和分析中提出信息的重点内容，促进档案管理信息资源数字化建设模式的构建，使得行政机关的档案管理体系更具科学性和规范性。
五、行政机关档案信息化建设注重标准与规范
行政机关档案管理体系建设的重点内容之一是其标准和规范，在构建中应该格外注重档案管理的水平，确保其发展能够达到现代化水平。每个行政机关都有自身的发展特点和内部的管理标准，在档案管理信息化过程中要以这两点为依据，在构建中及时发现问题并采用有效的方式解决，使得信息化建设更高质、更高效。
六、加大对行政机关档案信息管理人员的素质要求
档案信息化管理需要专业的从业人员进行相关的操作和工作，作为档案管理信息化的主要负责人需要不断地更新管理理念，定期接受相关的教育培训，用最佳的工作态度和心态投入到工作中。除此之外，管理者自身的专业素养需要有意识地提高，不断吸收新的知识内容，在时代高速发展的大潮中占据一席之地，在计算机的操作上要精通，学会多样的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，满足人们对信息网站的需求，发挥档案信息内容的最大价值和作用，成为人们获取信息服务的高效平台。
综上所述，行政机关档案信息化管理需要长时间的尝试和探索，我们应该在实践中不断积累经验，认真做好每一环节的工作，稳抓稳打。先进的档案管理模式应该适应社会和时展的需求，在制定和完成规划中要加大管理力度，提高档案信息管理工作的效率。
参考文献：
[1]闻国权，曹义.对检察机关档案信息化建设的思考[J].中国档案.2011（06）.
[2]安小辉.论档案信息化管理的重要性[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版）.2010（01）.
[3]欧阳琳，盛志喜.档案信息化建设中的知识产权保护问题[J].兰台世界.2010（02）.
一、基本思路
以利用为导向，以共享为目标，先易后难，逐步规范，这是青岛市电子文件管理的基本思路。2002年电子文件管理起步时，有关电子文件许多具体问题还没有从根本上解决，譬如电子文件的真实性问题、法定效力问题和存储格式问题等，而如果等到这些问题全部解决再抓电子文件归档接收，还需要很长时间。在这种情况下，如果不加强管理，许多电子文件就会消失，造成资源的浪费。鉴于这种情况，青岛市根据国家的有关标准和本地实际情况，开发了“易初档案管理系统”，供各机关使用，有效地解决了相关标准和软件技术问题。而对真实性问题，先从管理角度入手，即只要是按规定程序归档的，暂时视为有效的，即使有万分之一的差错，但毕竟还有纸质档案并存，何况多数利用者主要是利用档案信息，不一定都作为法律凭证。在实施电子文件管理的过程中，不断发现问题，解决问题。如果不实践，就不可能发现问题，也不可能一步就达到尽善尽美。按照这样的思路，自2002年以来，青岛市在业务指导上把重点放在电子文件管理上，从软件使用到质量检查，从数据管理到档案利用，对各机关进行系统指导监督，促使电子文件管理在较短的时间内基本走上正轨。
二、管理模式
随着经济和科技发展，党政机关和各行各业都在采用计算机提高效率，加速现代化进程，随之产生大量电子文件。电子文件操作方便，传递快捷，存储空间小，具有传统文件无可比拟的优势，但从目前的情况看，由于电子文件真实性、安全性还没有完全解决，在很长一段时间将与纸质文件并存，因此，电子文件管理必须与纸质文件联系起来考虑，实行“四同步”，即“同步归档、同步著录、同步整理、同步利用”。
（一）同步归档：在文件生成、运转过程中，我们要求各单位电子文件要制作纸质拷贝，纸质文件要进行数字化形成电子文件。文件归档时，由文书人员核对文件材料是否完整，同时核对其电子版本的真实性与原始性，如果不符合要求，文书人员重新制作电子文件，如果符合有关要求，则将电子文件保存到计算机硬盘中进行物理归档。
（二）同步著录：电子文件在收文、发文登记及其流转过程中按照公文处理的要求进行著录，并随文件的流转而补充和确认，文件归档后，按照归档文件整理要求补充与电子文件相对应的纸质文件应包含的档案信息（如：全宗号、保管期限等），电子文件与其对应的纸质文件共享这些著录信息。未经收发文处理的归档文件及电子文件著录信息采取归档时集中录入的方式进行。
（三）同步整理：我们认为同一份文件的电子版本和纸质版本应该采用相同的分类方法，具有相同的保管期限，在电子文件管理系统中确定电子文件的档号，归档纸质文件与其对应电子文件使用相同的档号，电子文件根据全宗号、年度、保管期限、件号等著录信息生成存放路径保存（如C:\DATA\000012003100001，其中“DATA”为规定的存储电子版本的文件夹；“000012003100001”为存储一件电子文件的文件夹，文件夹可通过全宗号、年度、保管期限、件号自动产生，其中第1-5位为全宗号；第6-9位为年度；第10位为保管期限，永久是“1”，长期是“2”，短期是“3”，第11-15位为件号。）。
（四）同步利用：在文件查阅时，利用者可以通过同一“档号”，检索到纸质和电子两种类型的同一文件。在提供利用时以电子文件利用为主，将可公开的电子文件在网上直接提供利用，另外还可通过刻录光盘或复制软盘提供利用。由于电子文件的真实性、凭证作用、法律效力尚未根本解决，因此在需要发挥档案凭证性作用时，可按照同一件号调阅纸质文件。
“四同步”管理模式可以充分利用文件管理的成果，提高了电子文件归档齐全完整程度，实现文档一体化；可以使纸质文件及其电子版本建立准确、可靠，即统一的标识关系；可以有效地发挥电子文件便于利用和资源共享的优势，又便于确保具有凭证依据作用的实体档案的安全，是电子文件法律效力尚不明确阶段档案整理的较好模式。通过“四同步”方法管理电子文件及纸质文件有利于对纸质文件及其电子版本进行一致性的核对，提高电子文件的有效性和完整性；有利于缩短文件管理的时间，消除纸质文件整理过程中不便利用的弊端；有利于避免文件管理时间过长容易造成归档材料丢失，使重要文件能够及时整理归档；有利于档案行政管理部门监督指导，从网络上检查文件材料归档的情况，提高工作效率。
三、初见成效
我们在开展电子文件归档整理的同时发现，不能仅要求各单位归档、整理、移交电子文件，还要让各单位充分感受到电子文件利用的好处，进而提高各单位实施电子文件归档的积极性，如果只给各单位档案人员压任务，要各单位增加投入而感受不到实惠，就很难全面推进电子文件归档的有效开展。为此，我们以电子文件资源共享为目标，并在信息共享方法上进行了研究探索，推动电子文件资源共享工作的全面开展。青岛市电子文件信息资源共享工作总体分三个部分。首先是建设数字档案室，利用局域网实现本单位电子文件信息共享，其次是建设青岛市数字文件中心，依托全市电子政务网实现面向全市各单位电子文件共享，第三是全面实现网络环境下的馆室一体化。
（一）依托数字档案室，解决电子文件在各单位内部利用问题。2004年，我们制发了《青岛市机关数字档案室建设标准》，在市直机关开始数字档案室建设。考虑到各单位不仅仅利用新形成的电子文件，以前纸质档案的利用率也比较高的特点，我们在数字档案室标准中提出“存量数字化，增量电子化”的要求，各单位不但要通过本单位局域网实现电子文件的收集、管理和利用，还要将室藏档案全部数字化，在局域网上同时提供利用，使本单位工作人员“自助式”查阅档案信息资源成为可能。目前，青岛市已经有30多家单位建成了数字档案室，实现了电子文件网络查询。实践证明，这种利用方式不但为各单位内部实现信息资源共享奠定了基础，而且为全市范围内的信息资源共享打好了基础。
（二）依托青岛市数字文件中心，实现全市机关电子文件信息资源共享。在全市数字档案室建设全面启动基础上，为进一步提高电子文件资源共享水平，2004年，青岛市档案局开始建设青岛市数字文件中心，借助青岛市电子政务信息网建立电子文件归档、管理、利用一体化的工作平台，实现全市各单位公开级电子文件的实时联网查询，在市直机关范围内开展电子文件信息资源共享。目前，各有关机关及其工作人员已逐步转变档案利用观念，从在机关内部四处找档案员查阅相关文件，变为即时利用青岛市政务信息网上的档案查询模块开展电子文件查阅，省时、省力、高效便捷。数字文件中心为各单位解决了文件查阅难题，实现了机关档案信息资源共享，在全市各单位引起很大反响
【摘要】本文论述了公路工程档案数字化前处理工作。主要内容包括：严格确定公路工程档案数字化的范围；规范公路工程档案的前处理流程；提前修复受损的公路工程档案；确保公路工程档案的信息安全。
关键词 公路工程；档案数字化；前处理
公路工程档案数字化前处理工作，是对公路工程档案进行数字化转换之前开展的一种专业化技术准备工作，是在充分尊重档案原有整理的基础上，从便于保管利用的角度出发，为适应档案数字化的技术要求开展得一项基础性工作。前处理工作包括档案的鉴定、整理调整、病档修复、档案信息录入等工作。公路工程档案数字化前处理工作是档案信息化的基础，开展前处理工作具有十分重要的意义。
一、严格确定公路工程档案数字化的范围
公路工程档案包括工程项目的提出、立项、审批、勘察设计、项目管理、施工文件、监理文件、竣工验收等工程建设和管理过程中形成的各类文字、图表、声像、图纸等不同形式的记录。在档案整理过程中，难免会出现重复归档，档案漏页、跳号等现象。在划定档案数字化范围时，应从方便档案利用的实际出发，遵循档案的形成规律，充分利用原有的整理基础，只要有规可循，有目可查，就应当保持原有的整理体系。特别是对项目前期准备和审批文件，更应当慎重对待，力求保持历史原貌，全部扫描。对项目建设过程中的业主指令与工程变更联系单等档案要一同进行数字化前处理。对项目竣工图、竣工验收文件，特别是桥梁、隧道工程图纸档案等利用价值高的工程档案要认真对待，优先数字化。以便“一桥一档”地建立和检查利用。
二、规范公路工程档案的前处理流程
由于公路工程项目建设周期长、参建单位杂、档案数量多，人工整理可能出现一定的偏差。档案数字化前处理阶段是对档案进行仔细清点核对的最佳时机。为此，在前处理流程上更应该制定严格的操作流程。一是档案出入库中必需登记，办理出入库手续，责任到人。一个批次的出库档案不能过多。二是在清点档案的过程中，要清点到页。对漏编页号的档案，要补打页码，并在备考表中注明。三是核对档案目录，确保目录与文件内容的一致。对单份文件无题名或题名不能揭示文件内容的，原题名照录，并根据文件内容另拟题名附后，加“〔〕”号。四是确保档案号的唯一性。同时，一个机关档案室室藏档号必须指代单一，保持稳定，并留有适当的递增容量。
三、提前修复受损的公路工程档案
公路工程档案是在项目建设过程中形成的，有的档案形成和保管条件比较差，档案破损、霉变在所难免。在开展档案前处理工作之时，应当对这些受损的档案进行抢救性修复。一是对破损严重的卷皮、卷盒进行更换，对发生虫蛀、霉变的档案要进行标注并及时进行修复处理，修复完成后再进行数字化。二是对案卷内小于A4 或16 开的纸张，如票据、存根、回执等文件资料，要粘贴到A4 或16 开纸上，方便档案的装订。三是对大尺寸、形状不规则的图纸要进行标注并使用工程图纸扫描仪进行扫描。对褶皱明显扫描文件无法正常利用的图纸，要用玻璃板压平后再进行扫描。
关键词：档案；信息化；数字化；档案馆；设想
随着现代社会信息化程度的提高，档案信息化和数字化建设成为档案界普遍关注的问题，它是适应社会信息化发展的必然产物，也是全面提升档案工作为社会服务能力的一个不可缺少的手段。尤其是将来档案信息网络的建设，更是突破单位和行业界限，为当地引进资源，搞活经济提供良好的信息服务软件环境，突破区域界限，实现全社会的档案信息共享，最大限度发挥档案的自身价值。国家档案馆早在2000年的全国档案工作会议上，就正式提出了档案信息化的概念，之后档案信息化、数字化建设在全国各类档案馆和机关档案室中蓬勃开展起来，《档案信息化建设导论》一书对档案信息化和数字化建设是这样定义的：在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
1 对档案信息化建设的认识
档案信息化建设是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以现代化的档案信息实体的数字化信息处理和利用的这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。但是由于这方面的技术在我市发展时间较短，人们对档案信息化建设的理解和认识上还有一些偏差和不足，在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。
第一，更新档案管理的旧有观念。长期以来，档案工作者普遍思想观念比较陈旧，认为档案工作是一个简单的，默默无闻的工作，只要守好摊、看好门，不让档案丢失就行，社会大众也把档案部门看成是一台“文件保险箱”，因此，要真正实现档案信息化，就必须更新档案管理的观念，树立信息意识、服务意识、法制意识、效益意识，通过档案信息服务带动整个档案工作水平的提高。
第二，正确理解现代化、数字化与信息化的关系。档案信息化建设是一个长久的、系统的、庞大的工程，它包括档案信息资源的有序整理，档案信息数据库的建立、档案信息网络的建设以及档案信息资源的最终开发利用。档案现代化是旗帜，数字化是基础，而档案的信息化才是最终的目的，信息化的实现需要有明确的指导思想和领导的重视与支持，需要档案工作人员脚踏实地的工作态度，需要资金和技术的保证，只有把现代信息技术手段的运用与现代信息管理方法的应用有机结合起来，才能确保档案信息化建设取得最优化的效果。
2 我市档案数字化建设进程
过去的纸质档案在多次反复查阅的过程中都产生了或大或小的损伤，利用现代化的技术手段对纸质档案进行全文数据处理就能长久的保管好纸质档案，延长使用寿命。
这几年来，我局领导高度重视档案的数字化建设，投入了大量的人力、物力、财力为我局档案的数字化建设提供了良好的发展空间，多次派干部到省局、黄冈市局以及江汉区、江岸区、青山区等其他的档案管理部门学习档案的数字化处理方法，并结合我馆的实际对麻城市档案馆的重点全宗档案进行了数字化处理，目前已录入目录数据接近100万条，进行全文扫描323万余幅，位居全省前10名，全市机关单位中也有近80家安装使用了科怡档案管理软件，对本单位的档案进行全文数字化处理，这也为我馆将来建设复合型数字档案馆打下了坚实的基础。自2008年我馆搬迁进新馆以来，我馆已逐步使用现代化的管理方法为利用者提供服务，在复退军人档案、婚姻档案、退休干部档案等档案门类中已不需要再到库房翻阅原始文件，而是直接通过科怡管理软件打印出利用者需要的文件材料，既缩短了查阅档案的时间，极大地方便了利用者和档案馆的工作人员，也保护了这些门类档案的纸质材料。延长了他们的使用寿命。
3 未来的复合型数字档案馆
（一）、复合型数字档案馆是发展趋势
随着社会的发展，人们获取信息的方式发生了翻天覆地的变化。档案管理工作将随着信息技术的发展和进步，步入一个新时代。我们可以从信息产业部2001年6月的《国家信息化指标构成方案》中看出我国对档案馆未来建设的发展方向。档案管理工作也将随着社会的发展进入一个新的信息化时代。档案信息已从以往的纸制档案，在质上发生了根本的转变，从最初单一的文字图片资料扩展为音频、视频、数码照片、数据通讯、文件传输、电子邮件、远程登录、网络新闻、压缩和存储技术等各种信息资源。信息资源的重要存储基地，网络也就成为数字化信息资源服务的主要工具，网络上的数字化信息资源的管理就成为建设数字化档案的关键。档案收藏的目的在于利用，档案界理应走在信息时代的前列，顺应时代的潮流，以网络作为一个全新的平台为社会提供档案服务，从现在已进入信息数字化时代，无纸化办公已逐步兴起，建立未来的“数字档案馆”是势在必行之举。
然而数字化档案馆的发展，还需要有个过程，数字化时代传统档案馆不可能消亡，复合型档案馆是档案馆发展模式的现实选择。也就是说，在未来社会里，将会有三种档案馆存在：一是纯数字档案馆，主要是指一些跨馆、跨系统、跨地区的网络档案馆；二是纯传统档案馆，主要是存在于一些基层或经济欠发达地区，这些档案馆将随着社会的发展，其馆藏档案结构也将由纯印刷型档案向印刷型档案与电子型档案并存发展，其档案馆工作将由纯手工操作向逐步实现计算机自动化管理的方向发展；三是传统档案馆与数字档案馆有机结合的档案馆，有数字化程度高的，也有数字化程度低的，这将是目前改进中大量存在的档案馆，这类档案馆就是复合型数字档案馆。
（二）、未来复合型数字档案馆发展前景的设想
未来的数字档案馆可以直接面向最终的档案用户创办自己的电子杂志。 档案利用者在访问档案馆的主页时可以随时订阅，以便定期获取最新的档案信息和馆藏信息。档案馆的电子杂志内容可包括新增加的开放档案目录、新增加的可供网上直接查阅的档案图像信息、本馆新增加的服务内容、国家新近出台的有关档案的政策法规，以及档案简讯、业界动态、热点新闻等。档案馆可以将这些内容通过电子邮件提供给注册用户。另外，档案馆的网页可以相互链接，可以在自己的网页上创办交流园地进行学术交流，可以设立聊天室和留言板，可以接受档案方面的稿件在网上刊登。总之，可以开办的业务不仅仅是对利用者进行查阅取证服务，数字化档案馆将为档案工作开辟了一个全新的天地。
数字化档案馆绝非是在政府上网时创建的网页上加一个选项或链接而已，应该有自己独立的域名和网站。“数字化档案馆”应创建自己独具特色的网页，开发可多级查询档案信息的应用程序，发展注册用户，给予注册用户更多的访问权限或提供更加优质的服务。只要办出特色，吸引档案界和更多的非档案界人士的访问，就会提高了档案馆的影响和馆藏档案的利用率，也有利于提高全民档案意识。社会效益的提高就意味着经济效益的获得。如果档案馆的网页访问量大，广告、合作、赞助等各种经济行为会随之而来，这就会加强档案部门的自身“造血”机能，缓解档案馆常年经费紧张的状况。
随着计算机网络的进一步发展，信息高速公路进一步拓展，复合型数字档案馆将会离我们越来越近，数字化数据、信息将渗透到我们生活的各个领域，任何人和机构只要通过计算机网络，均可拥有和使用数字档案信息。在这个信息化建设的进程中，档案工作会遇到各种各样的困难和挑战，我们将会不断摸索，研究新方法，解决新问题，建设一个符合我市实际情况的复合型数字档案馆。
参考文献
[1]杨公之：《档案信息化建设导论》
[2]陈春红：档案信息化建设初探[J]，上海档案，2006（05）
[3]国家档案局颁发的《数字档案馆建设指南》2010年6月
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。
首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性
1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
2、形势发展的需求
21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
3、社会强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者
二、档案数字化建设的内容
1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3、有重点地抓好数据库建设
目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、档案数字化建设的步骤
1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。
2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考资料
1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《中国档案报》2000年第547期
一、电子档案的法律效力问题与处理
电子文件的易变性、信息与特定载体之间的可分离性，造成人们对电子文件和电子档案存在着“信任危机”。众所周知，在电子档案的输入、存储、传输和提供利用过程中存在着信息失控、污染、干扰、丢失、窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素，使电子档案容易失真，因而难以成为合法的证据。此外，通常文件的法律效力都是通过与其载体相关联来确定的，电子档案没有固定的载体，从这一角度来讲，电子档案就失去了强调其原件的意义，这样，制定相应的法律认定条文自然就遇到很大困难。
首先，要加强管理，保障电子档案的真实与完整。电子档案可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，为确保其真实与完整，有的办公软件就用电子印章或电子签名的方法对电子档案进行签发处理，有的可自动对每份电子档案的修改、存取、传输等操作进行实时记录，以密码形式存储并有防删改措施，从而为随时印证该电子档案的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。目前，不少国家都是以这样严格的管理程序来保证电子档案的法律效力。应该说，电子档案的真实性、有效性是可以通过严格管理措施、技术措施和科学监控程序来加以判别和实现的。
其次，电子档案要成为法律证据，一个重要的前提还是必须用法律的形式明确其法律效力，规定其作为证据的合法性。由于人们对电子档案的认识还有待加深，加之目前的技术手段不甚发达，导致不同的国家对电子档案的法律效力问题持不同态度。以电子邮件为例，美国联邦区级法院申明打印出来的电子邮件具有证据价值，而在丹麦则认为电子邮件没有作为证据的审判先例，其法律地位尚不能承认。
电子档案法律效力的实现是一种必然的法律趋势。确保电子文件和电子档案的法律效力，除了以技术方法和严格的管理来保证电子文件和电子档案的真实与完整外，应在国家的法律、法规及相应的档案法规中明确其法律地位，同时制定切合实际、切实可行的电子档案管理法规，以促进电子档案的合法化和档案工作的现代化，这是档案数字化的需要，也是整个社会全面进入数字化生存空间的需要。
二、档案数字化权问题与处理
数字化档案利用的高效率促使越来越多的机构开始利用数据库、数据压缩、扫描等技术手段，将纸质、声像、图片等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，并把这些数字化档案信息上网，通过网络传输、利用，实现档案信息资源共享，从而充分发挥档案信息的价值。
数字化档案信息资源的来源途径通常有两条，一是接收电子文件归档，一是把传统介质的档案数字化。在对传统介质档案数字化过程中，有些档案是享有著作权的作品档案，在对这些享有著作权的作品档案进行收集、加工与整理过程中，必然涉及将作品档案数字化时的“权利许可问题”。
首先，要进行档案数字化，应该首先明确其来源，正确划分受著作权法保护与否的档案信息。对于那些受著作权法保护的档案信息，要考虑档案数字化权的问题，应积极与档案著作权人协商，获其许可。对于那些不受著作权法保护的档案信息，有两种情况，一种是不适用《著作权法》保护范围的，如：法律、法规，国家机关的决议、决定、命令和其他具有立法、行政、司法性质的文件，及其官方正式译文、时事新闻、历法、通用数表、通用表格和公式等，在对其进行数字化时，不必考虑著作权问题。一种是著作权保护期限已满的档案信息，在对其进行数字化时，也不必考虑数字化权问题。
其次，做好档案所有权和档案著作权的确认工作。在数字化建设过程中,为了真正做好数字化档案信息资源的共享工作，不仅要考虑档案的所有权问题，还要考虑档案的著作权问题，因为档案所有权与档案著作权是两个不同的概念，拥有档案所有权并不一定拥有档案著作权，这要具体问题具体分析。如，就公共性档案馆的馆藏档案来说，其档案所有权和档案著作权有很多种情况：
第一，馆藏档案是通过接收的方式，把原本属于国家所有的档案收进馆中，这种档案的所有权和著作权都属于国家所有，档案馆代为行使，在这种情况下，档案馆在遵守有关法律的前提下，有权根据需要自主进行数字化。
第二，档案馆通过购买集体或个人所有的受著作权保护的作品档案，在这种情况下，如果档案馆没有购买其著作权，则著作权仍属于原所有者，因此档案馆要对此类档案进行数字化，必须在征得原所有者的同意。
第三，馆藏中的一些作品档案是通过受捐赠的方式得来的，这种情况下，捐赠人一般只是将档案实体所有权赠给档案馆，自己仍保留著作权，所以在数字化这类档案时，同样要征得档案著作权人的法定许可，并向其支付一定的报酬后方可进行，当然在捐赠时，声明将所有权和著作权一并捐赠给档案馆的情况除外。
第四，一些寄存在档案馆里的档案，不发生所有权和著作权的转移，档案馆在进行数字化之前，必须征得档案所有者的同意，否则就侵犯档案所有者的权益。
三、数字化档案的网络传输权问题
数字技术的发展使得传统媒介中的档案信息可以自由地再现在网上，人们可以轻易地复制、上传、下载各种网上信息，但同时容易引起网上侵权事件，使网络中传输的数字化档案信息的保护问题变得尖锐和复杂。因为网上传输的相当一部分数字化档案信息来源于受著作权保护的作品档案，作品的网络传输权利是属于著作权人的专有权。没有经过其著作权人的同意，是不能随意上网传输的，否则就是侵权。因此，保护数字化档案信息的网络传输权问题随着网络的发展变得日益突出。
首先，要增强法律意识。档案部门要深刻认识到网络传输权是属于档案著作权人的专有权利，在对传统介质的档案数字化时，要考虑档案数字化权问题，在把经过数字技术处理过的档案信息放在网上传输时，同样要考虑网络传输权问题。档案部门在数字化建设过程中，必须树立起知识产权及其保护意识，保护档案所有者的合法权益，依法进行上网传输。
其次，与档案著作权人协商，获得著作权人许可。档案部门在把具有作品性质也受著作权法保护的档案上网传输之前，应该要明确网络传输权的归属，国家所有的数字化档案信息只能由国家授权的档案馆或有关机关上网传输，属于个人或集体所有的数字化档案信息上网传输时，必须征得档案所有者的许可，并支付其一定报酬。
四、档案数字化建设中的保密与隐私权问题
在实施档案数字化、网络化服务过程中，在开发利用数字化档案信息的同时，也要特别注意保密和保护公民个人隐私。在数字档案馆环境下，由于信息传递的方便性和快捷性，用户控制的难度加大，如何对档案保密、对隐私权保护就受到更加严峻的挑战，变得更加突出。这一方面需要技术上的支持，另一方面更需要档案法律和相关法律的完善及有机的衔接。
档案具有保密性，不同密级的档案只能在特定的范围内加以利用，并且具有密级的档案中不可避免地包含大量的个人隐私信息，这些个人隐私信息没有经过档案所有者的同意是不能公开的，而网络的公开性对信息资源中有关个人隐私权问题构成威胁，再加上当数字化档案信息在传输时会遇到病毒的感染、黑客的恶意攻击等问题，这些都使得数字化档案与传统介质的档案相比，泄密问题、侵犯隐私权问题更容易发生。
首先，要处理好数字化档案信息的利用与保密的关系。二者之间的关系是辩证统一的。开发利用档案信息是档案工作的根本目的。只有通过提供利用，才能充分发挥档案的潜在作用，实现档案的价值。但是利用并不是毫无原则和毫无控制地利用，要做好数字档案信息的利用，必须同时做好档案信息的保密工作。保守档案信息机密，也必须在有助于促进开发利用的前提下进行。正确处理数字档案信息的利用与保密的关系，应该是在充分利用数字档案信息的过程中加强保密工作，在加强保密工作的过程中促进数字档案信息的利用。
