时间：2023-05-30 08:55:17
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇个人档案的重要性，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】高校 学生 档案工作 “学生类”档案
2008年9月教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》（简称：27号令），首次明确将“学生类”档案纳入高校档案工作的范畴。然而作为法规性、指导性文件，27号令并未颁布其实施细则，只指出“学生类”档案的归档范围。“学生类”档案是否就是学生个人档案，“学生类”档案工作如何开展？
目前高校“学生类”档案工作的现状
1.国内学者对 “学生类”档案解析存在很大分歧
一部分学者认为高校“学生类”档案仅仅是指学生的个人档案，也就是高校大一新生进校时由招办提供的，由学生管理部门或档案机构暂时管理的，学生毕业后又流转到用人单位人事部门或是人才交流中心的学生人事档案；而也有部分学者认为“学生类”档案要和高校其他档案一样要在档案机构长期保存；还有部分学者认为，“学生类”档案是由学生的个人档案和十大类中涉及学生个人资料两部分组成，其中学生个人档案是可以理解为暂时保管，但在教学类中，如增加学生登记表、毕业生登记表等。
2.目前绝大部分高校在27号令下发之后，“学生类”档案管理工作并没有实质性进展
27号令下发之前，学生档案一般是指的学生个人档案，一般是由高校的学生管理部门进行管理，学校档案机构并不参与管理。27号令颁布之后，“学生类”档案与其他类十类档案一同被纳入高校档案实体管理体系。然而，由于27号令并未出台其实施细则，缺乏实际的、可操作性的措施，再加上学生档案的产生部门较多，内容又较为复杂，同时高校专职档案人员数量较少。因此，目前绝大多数高校仍然是由学生管理部门管理学生的个人档案。而档案机构并未对“学生类档案”工作有实质性开展。
从“档案工作的最终目的”看“学生类”档案内涵
什么是“档案”？自古以来不同的国家、学者对“档案”具体定义的探讨从来没有停息过。但不同的国家和学者都不约而同地认为，为利用者提供利用服务是档案的工作的最终目的。国家档案局局长杨冬权指出“做好档案的社会服务是档案工作的根本要求，是档案工作的永恒的主题”。由此可见，高校学生产生的只要是对学校、学生和社会有利用价值的档案材料都可以被称为“学生类”档案。为新时期指导高校档案工作的法规性文献，将“学生类”档案纳入高校档案工作范畴，这是高校档案机构“以人为本” 服务学校、学生和社会的重要体现和新时代的要求。
做好“学生类”档案工作的几点建议
1.“学生类”档案工作的顺利开展，领导的重视和关心是关键
“学生类”档案工作是一个长期过程，仅仅依靠档案工作人员的努力是不够的，还需要相关领导给予关心和重视。27号令指出“高校档案工作由高等学校校长领导”。高校校长要批准“学生类”档案工作制度，要将“学生类”档案工作“三纳入”、“四同步”，并为“学生类”档案工作提供充足的人力、物力和财力。
2.“学生类”档案由高校档案机构集中统一管理
27号令明确指出“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构”。高校档案机构能更好地收集整理档案和为利用者服务。一方面，高校档案机构在实际的工作中更了解学校、学生、社会对“学生类”档案的需求，可以制订出比较完善的“学生类”档案工作制度；另一方面，高校档案机构工作人员在档案意识和业务技能方面都普遍高于部门兼职档案人员。
3.加强对“学生类“档案的宣传力度
近年来毕业生回母校查询个人档案、补办学籍档案等情况非常多。追究其原因，有的毕业生不清楚自己的个人档案有没有带走，或自己或用人单位丢失；还有部分毕业生，档案丢失后不知道怎么办，在哪里补办。可以看出，很多学生和用人单位对学生个人档案不是很重视。高校应该通过各种渠道宣传“学生类”档案的重要性：一方面，对内加强对学生档案意识教育；另一方面，对外通过高校网站、档案机构网站宣传“学生类”档案的内容、价值、重要性等。
4.关口下移，加强对“学生类”档案材料的收集和规范管理
“学生类”档案涉及的学生档案材料内容广泛、复杂，需要有高校档案机构主导，学院各学生工作部门、管理部门共同协助才能做好。专职档案人员要经常深入相关“学生类”档案产生部门，督促兼职档案员做好平时归档材料的积累和整理，在归档前，逐一进行手把手、面对面的技术指导与服务，针对问题及时提出解决方案，真正做到“关口前移，重心下移”，确保“学生类”档案归档材料规范、齐全、完整。
为学校、学生、社会提供利用服务是开展“学生类”档案工作的最终目的。高校档案机构和学者应充分认识到这一点，在实际工作中有意识地、自觉地开展和改进“学生类”档案工作方法，才能更好为学校、学生、社会服务。
参考文献：
[1]刘萍，杨俊.高校大类培养条件下的学生类档案管理探讨[J].长江大学学报（社会科学版），2009，4.
[2]王乐.职业院校学生档案管理中存在的问题及对策[J].淮南职业技术学院学报，2009，3.
1.1保证人事档案的真实性、完整性
个人档案内容的真实性是进行人事档案工作的前提基础，这对后续工作有着重要的意义。档案的真实及完整性充分体现了职工干部的工作状态及精神面貌，也可以使相关部门提拔有能力的干部时，进行准确的定位及相关评估，做出更接近个人实际情况的判断。因此可以看得出来，这个关系到每个人自身利益的人事档案，更是关乎个人仕途的人事档案。这样具有重要性的人事档案其内容的真实性是非常重要的，一旦因为档案内容的不真实，影响了真正具有能力和水平的人在仕途上面的发展，这不仅仅对有能力的人是一项损失，更是对社会的严重损失，使社会没有能够充分发挥培养人才的目的，发挥其社会价值。这就要求从事档案管理的相关人员认真对有关人员的档案进行核实、整理，使其个人档案能够充分反映这个人的实际工作能力和水平。但值得注意的是，将所有档案资料整理入册并不意味着档案整理工作就此顺利结束，档案是随着个人的工作经历及事业发展所改变的，因此对个人档案的管理要随时改变、随时建立，使个人的档案完善，把个人的阅历及经历都体现在个人档案中，这样个人的档案也就随之丰富起来。
1.2实现人事档案管理的目的
实现人事档案管理工作的既定目标，是在档案管理工作方面实现质的进步。这一定程度上使目前人事制度的管理实现体制化、规范化、科学化的道路。这也为社会的建设提供了有利的资源和保障。为此进行人事档案的管理工作有几点亟需注意[2]。
1.2.1按程序归档
档案内资料的收集及整理要按照程序进行，把材料整理后归档。按照个人工作经验及历程将相关证明材料纳入个人的人事档案中，在个人档案中能够突出本人的实际业务水平的资料都要放入其中，以待在以后选拔干部的时候作为一项有力的参考依据。并且要做到档案的更新要及时，随时变动随时更新，紧跟个人的社会脚步，同步个人业绩。整理完相关资料要按照有关要求，将档案交给档案存放处进行档案存档的管理，对于档案内容要求字迹清晰，手续完备，并且对于组织上形成的证明材料需要有相应的组织印章、任免资料以及聘用信息。如有审批表等一系列文件需要有相应批准机关的单位名称、时间及文件编号等信息。个人书写的证明材料需要本人签名及资料形成的时间，需要一一将这些材料按照归档程序装入档案。
1.2.2档案规范化整理
档案管理的工作人员要做到对人事档案规范管理，对人事档案定期进行核实及整理，及时纠正有问题的档案，如不该纳入人事档案的资料应该剔除，缺少的人事档案资料需要补充进去，如发现虚假资料需要按照有关规定进行处理，对档案的真实性进行严格审查，杜绝虚假资料。一旦发现问题需要及时上报，向相关部门反应情况，按照规定进行处理。
1.2.3建立符合标准的设施
档案管理的相关设施进行升级及更新，追随社会的步伐及大众的需求。要配备专门的库房进行管理，设置专门的档案盒、档案纸及打孔机等相关配备用品。还要配置除去空气中的湿气的空调，以防止纸质的档案发霉等情况发生。而且还要配置专门的防火、防虫等设施，保证人事档案的安全性。
2增强档案信息化管理水平
提高档案的管理水平及能力是实现现代化档案管理的最高目标，可以充分利用人事档案对个人工作经历的整理为人事部门的工作提供便利。为提升工作效率及管理水平，当务之急就是要使档案管理加快信息化进程。要使计算机在档案管理过程中发挥其自身优势。建立电子档案，实现电子信息化的档案管理。建立个人的档案系统及人事档案数据库，实现各省市的联网应用及查询。这样就可以对人事档案进行动态跟踪，省时省力，便于管理人员的输入与信息的提取，实现将固定的人事资料变成可以灵活更新的动态化信息。设置专人专户的账号信息，可以确保档案的真实性，内容准确可靠。
3增强档案管理人员整体素质
一、高职院校现今档案管理状况
当今社会，部分高职院校已经开始信息化管理档案，但在这个过程中，仍有许许多多的不足之处，技术人员的缺乏使大量工作没有办法开展，这也成为了高职院校的一大漏洞。当前，懂得档案管理信息化建设的人才较少，缺乏专职的技术人员。一些工作人员缺少专业知识和基本的技能，更没有接受过专业的档案信息管理的教育，这些都一直制约着档案信息化的进程。同时，档案管理的设备也是拖延进程的一个原因。虽然部分高职院校已经开始启用信息化管理档案，但设备不足，技术手段落后，档案部门所使用的计算机比较陈旧，系统早已老化，甚至都没有一个系统的管理软件。但尤为重要的一点就是，高职院校并没有意识到档案信息化管理的重要性，因为在高职院基本建设、师资力量和设备等方面，档案信息化管理并不是被院校摆在很重要的位置，从而忽略了这个看似不重要实则很重要的一项进程。
二、高职院校成立信息化档案管理的必要性
在这个信息时代，高职院校的信息化档案管理建设有着举足轻重的位置，以上通过对高职院校的档案现状进行分析后，我们充分认识到了档案信息化建设对高职院校的重要作用。高职院校的信息化建设是很重要的一项工作，它标志着院校走向科技化的伟大进程，也标志着人类的进步。高职院校主要的两种档案管理运行稳定，能促进院校不断发展。高职院校学生个人信息档案管理对学生而言，是非常重要的。学生的个人档案、成绩等都掌握在学校的管理库里。学生个人档案的安全与完整是学生最关心的事情，学生可以看到自己发展过程中的不足并反思自己的错误，促进学生全面发展。而学校发展档案的管理，对学校来说是非常重要的，它的作用和学生个人档案对学生的重要性是一样的。学校历年来的发展进程全部在档案资料库里，从档案中学校可以看到学校发展历程中的优劣，总结经验加以改正，促进学校长远发展。档案管理信息化的同时，我们可以看到档案功能的全面与完善，相对于过去只有登记、录入等单一管理方式，如今的档案管理更具有凝聚力。我们之所以要推广高职院校进行信息化管理档案，就是因为在当今，档案自动化的管理建设已经初见成效，并且大势所趋，这必将是各大院校以后必须实行的一项准则。档案信息化的管理方式，将是时代的趋势，所以建立完善的信息化档案管理是非常有必要的。
三、实施档案管理信息化的具体措施
（一）档案信息数字化――管理建设。档案管理信息化打破了传统档案管理的形式，用电子记录形式代替了传统纸质记录的形式，在一定程度上方便了档案管理员的工作，增加了办事效率。对于档案管理信息化，我们首先要采取的措施就对档案信息进行数字化的管理，把传统纸质、声像文件通过信息化网络技术将其转换为电子档案，进行系统有序的编号，组成有规律可循的档案信息库。通过关键字的搜索，能够快速有效地查找到对应资料，使需要查找的信息一目了然，内容全面。例如，将学生个人信息输入到信息库里，通过搜索该学生姓名，即可查找到该学生所有资料。对学校发展档案管理的建设也是如此，这样可以在最短的时间内，通过关键字搜索获取最多、最全的信息，既方便又快捷。
（二）档案信息数字化――网站建设。现如今，网站作为人们日常生活中经常用到的工具在生活中起着重要作用。档案仅仅数字化还不够，因为数字化仅仅供内部管理人员使用，档案资源的利用率大大降低，且如若仅仅由档案管理人员掌握档案信息，学生或学校对自己档案的查询也将会增加档案管理员的工作负担，且在一定程度上浪费了学生或学校工作人员的时间。档案进行网站建设，给予学生及学校工作人员一个固定的账号与密码，使学生能够自己通过网络查询相关资料，节省时间的同时也降低了档案管理员的工作强度，使其能够对档案管理有进一步的研究，更好地造福院校。档案网站建设的主页需要提供基本端口，这个端口需集服务、宣传与交流为一体，方便学生能够快速了解学校的发展历程及其他内容。
（三）信息数字化管理中应注意的问题。1.档案管理信息化，并不是完全取代传统档案管理，只是在传统管理基础上进行优化，但并不是取代。传统档案管理与信息化管理相互依赖，传统档案管理作为基础，在一定程度上影响着信息化管理。2.档案管理信息化分目录与全文，但无论是哪一个，在进行数字化的过程中都会有诸多问题，例如技术问题、合作问题等。3.档案信息管理需要有安全保障。数据的管理与使用，必须设定一定的权限。数据管理者必须经过严格挑选与考察，确保对信息化档案管理技术掌握熟练，避免误操作现象发生。对于档案查询者的权限，则应考虑其是否是院校学生或老师，避免被校外不良分子利用。4.档案信息需定期备份。管理员进行定期备份能够保证数据丢失或损坏时能够及时恢复，保证系统尽快恢复运行。
三、高职院校的档案信息管理应注意的环节和遵循原则
高职院校的档案管理，需要从以下几个环节出发：一是高职院校从自身实际出发，一定要避免盲目建设。二是高职院校的档案信息应有系统的规范标准，使档案管理信息化进入科学化和制度化的正规管理模式。三是处理好院校系统与其他系统的交流性和兼容性，这样将更便于资源的有效利用。
高职院校同时也要遵循以下几个原则：一是为了使高职院校的档案信息充分被利用，我们要将利用率高的资源信息进行优先数字化。二是优先选择比较稀有的高职院校档案集中进行数字化的管理，使稀有档案的珍贵性得到完全保护。三是通过筛选，选择具有代表性的、有特色的档案信息进行资源共享，对外开放。这样，档案的资源开放性也充分地被体现出来。
大学生档案是学生在校生涯的翔实记录，也是社会人事档案的的重要部分。大学生档案对学生就业单位人才的选拔任用、工作后工龄的计算、申报职称、转正定级、出国及公务员考试、养老保险的办理等都会产生很大影响，大学生档案的重要性不容小视。目前很多高校大学生档案的管理工作不尽人意，高校大学生档案管理的失责使得大学生档案丢失、变为“死档”、各项社会福利无法得到确认等现象屡屡发生，学生的直接利益无法得到保障。本文正是基于大学生档案的管理现状出现的问题，分析认为高校缺失专门的档案管理机构、档案管理技术有待提高、大学生档案安全性有待加强，建议政府硬性要求并且财政支持高校设立专门的大学生档案管理室、将电子档案引进到大学生档案管理工作中，并且探索施行新的档案存放制度。
【关键词】
大学生档案；重要性；管理工作；建议
引言
很多大学毕业生将学生档案寄回原籍后搁置不理，等到若干年后需要用到档案的时候会遇到很多的问题，例如已经参加工作的学生考取的国家公务员岗位需要工龄限制，而存放档案的区级人才市场不能提供相关证明；国企干部职员需要用人事档案申报职称、转正定级，但是档案所在的区级人才市场不能提供相关证明；毕业后选择以考研或留学的方式出国深造需要用到学生档案。另外，诸如养老保险的办理、人事调动、社会福利的确定等公共福利也都与大学生档案息息相关。由于大学生刚刚踏入社会并不能很好地理解档案的价值，做出“弃档”或“自行保管”等行为，最终使个人档案变为“死档”，最终使各项社会公共福利无法得到保障。大学生档案的不正确存放和保管，既是学生对档案重视意识的缺失，也是大学生档案管理人员职责的缺失。
1.高校大学生档案管理的重要性
大学生档案是大学生在大学期间的所有奖惩、荣誉等综合信息的真实记录，是学生档案的一部分。大学生档案包括了学生从小学至大学的学籍卡；学生的大学毕业生登记表；学生各个时期的国家级、省级、院校级奖惩证明；学生各个时期的体检卡；学生的初、高考以及大学每学年及综合成绩单；学生党、团身份的全部证明材料等。目前，除了国企及一些企事业单位，很多高校毕业生的就业单位没有提供学生档案的存放和管理系统，学校也只能暂时存放两年的时间，那些没有接受单位的大学生档案一般会被派送回原档案存放单位，即大一时将档案寄至大学的原籍单位，大部分原籍单位与学生户籍所在地一致，为户籍所在的市区级人才市场。大学生档案是大学生在大学的生涯中一切经历的翔实记录，也是企业人事部门考核应届毕业生的重要参考依据。高校的大学生档案一般不经过个人，是在学生毕业之际由学校代为转出，学生档案转出后如果没有具有资格的单位接收，大学生档案就会面临着丢失、“死档”等问题，这对于大学生就业及其就业单位人才的考核、选拔任用产生很大影响，尤其是国家人事单位及公务员考核十分注重大学生档案。大学生档案的重要性使得大学生档案的管理工作不容马虎。但是现今大学生档案的管理与大学生档案的重要性不相适应。大学生档案的管理工作还有待完善。
2.高校大学生档案管理工作存在的问题
2.1某些高校没有专门的大学生档案管理部门
目前部分高校将大学生档案分配到学生所在的各个学院自行保管，没有统一的大学生档案管理部门，从而给大学生档案的安全性带来很多隐患。由于没有专门的负责人员，大学生档案随便存储，学生随意翻看，使得大学生档案的重要性和严重性缺失，也不利于学生档案的完整存储，容易发生档案丢失、档案确实材料、档案受潮破损等管理失责问题。
2.2档案室的大学生档案管理技术落后
面对高校每年上千万的注册新生，档案室的档案管理技术显得尤为重要。档案管理人员一般是高校教务人员，档案管理工作主要是新生档案的归档、档案查询、档案的调离。档案的归类采取传统的编号、索引、查询。档案的管理技术水平较为落后。尤其是对于纸质材料的大学生档案，每次调档、查看档案等行为要重复打开档案再密封存档，对档案袋及档案内容的破坏不可避免。
2.3大学生档案的安全性有待提高
学生毕业时大学生档案一般由学校代为转发，由于邮寄存在着受潮、丢失、破损等风险，另外部分高校将已经考取研究生、考取公务员、就业单位接收档案的学生个人档案直接交由学生代转，大学生档案的安全性难以得到保障。
2.4针对大学生档案管理工作的一些建议
高校档案工作与和谐校园关系密切。档案“是重要的信息资源和历史凭证，是学校的文化遗产”。档案资料为和谐校园文化建设提供最真实，最祥尽，最能感动师生的史料依据。档案工作是一项基础性、服务性的工作，是以服务和谐校园为前提，服务广大师生员工为目的。反过来，和谐的校园氛围，又为档案的完整收集、规范整理，以及按时归档创造了条件，促进和完善档案工作的发展。因此，构建和谐校园离不开档案事业的发展，而档案事业与其他事业的同步、协调发展，也是和谐校园的重要体现之一。
二、高校档案工作在和谐校园建设中的服务功能主要体现在以下几个方面：
1.为学校建立完善、健全的规章制度提供重要依据
建章立制是高校行之有效的管理手段。随着社会环境的不断变化，高校必须制定出符合校情、符合社会进步的规章制度。高校档案室(馆)在完善学校的体制机制工作中，责无旁贷地为学校提供材料依据。学校利用档案室(馆)提供的重要材料依据，总结历年来成功的管理经验和管理措施，借鉴前人办学的经验和教训，清理和废止不合理的管理制度，完善和制定新的制度，让校规校纪成为学校各种活动能够正常运行的保障，成为规范师生员工行为的尺度。努力创设一个有制可依、有制可循的和谐校园环境。
2.为广大利用者提供帮助
首先为学校教职工及离退休人员提供帮助。高校档案室(馆)服务对象最多的就是学校的教职工。教职工除了评职称查档外，也有因为参加各种评优活动要填报相关表格而来查找档案；还有的是为了了解国家、学校各种优惠政策而来查找档案资料的。离退休人员来查档案的，有的是人退了心不闲，撰写自己工作的经历和经验，继续为学校作贡献；有的是为了参加各种社会组织而来查自己工作期间的一些相关材料；还有一些要参加社会保险而来获取相关的档案资料。
其次为在校大学生提供帮助。来档案室(馆)查找资料的学生中，一般大多是校团委或各系部的学生干部。他们都是在准备举办各种活动时来查往年举办活动的相关资料。另外也有一些学生，他们来查档案是为了了解学校针对学生而制定的一些规章制度，如评选优秀班团干的条件、获得奖助学金的条件等等。
还有为外来人员提供帮助。来档案室(馆)查找资料的外来人员，大多是学校毕业出去的学生。这些人员来查档案，大多是在工作中要申办各种资格证书时，来学校查找自己当年在校时的相关档案资料。
三、高校档案工作服务于和谐校园建设的几个措施
1.积极收集档案信息资料，不断丰富室(馆)藏，让档案信息资料更具完整性、时效性
档案部门在日常收集整理的基础上，应广开途径，面向广大教职员工征集有价值的档案资料。有条件的可以开展形式多样的活动，全面收集广大师生员工最关心、最直接、最密切、最现实的档案信息资料，使原始的、分散的、有保存和利用价值的档案成为系统的、有序的、动态的档案信息资料，更迅速地、准确地、全面而完整地被利用，为创建和谐的校园环境提供信息资源。作为地方高校，也可以收集能反映当地风土人情的有价值的档案资料，丰富和谐的校园文化内容。
2.解放思想，开拓创新，积极开展形式多样的服务类型
第一，变单向被动服务为多向主动服务，努力创建网络环境下的档案利用。
高校档案的服务形式多为单向被动服务，这对于充分发挥档案的利用价值有一定的局限性。所以档案工作者要变单向被动服务为多向主动服务，可以采取走出去的方式，多向广大师生宣传档案的利用与功能。也可以和当地有关部门合作，创办档案展览，积极向社会宣传档案的魅力。还可以创建网络环境下的档案利用，在“网络环境”下，档案以电子文件的方式，运用网络通道提供利用服务。这种网络环境下的档案利用形式有共享性、复用性、交互性、多样性和开放性的特点。一份文件可实现多人同时、异地利用，不受时间和空间的限制，以达到对档案信息资源更广泛的利用，更好地为创建和谐的校园、创建和谐的社会服务。
第二，加强民生档案服务，促进和谐校园发展。
高校的民生档案是维护师生员工利益的原始凭证。由于民生档案的特殊性，同一份档案包含多人的信息，有的内容还涉及个人隐私，不方便查阅；有的民生档案由于利用率高，形成档案的部门为了日后工作的方便，不愿将档案移交档案室(馆)，造成档案室(馆)民生档案的缺失；还有的民生档案是由不同的几个相关部门整理形成，如果此类档案不移交到学院档案室(馆)，势必造成查找档案程序的繁杂，影响教职工的工作和生活。基于此，加强民生档案的管理与服务，势在必行。
第三，面向学生，制定专项服务。
【关键词】技师学院 学生档案管理 毕业生就业
技师学院学生的档案材料，不仅记载了其在校期间的学习成绩、思想品德、身心健康状态等信息，而且是学校推荐学生和用人单位录用学生的主要参考依据，在学生步入工作岗位后，其个人档案仍然是职称评定、学习深造和各级组织选拔、任用、考核的重要凭证。因此，加强学生档案管理，对于促进毕业生就业、规范就业市场具有重要意义。
一、技师学院学生档案管理存在的问题
（一）学生档案管理理念和管理模式落后。虽然学生档案管理对于毕业生就业具有十分重要的作用，但是目前一些技师学院学生档案在管理理念上却十分落后，具体表现在一方面不够重视学生档案管理，没有把学生档案管理放在学校重点工作项目上，并且投入的资金十分有限，导致学生档案质量不高，不能充分起到促进毕业生实现成功就业，帮助用人单位尽快了解、用好毕业生的功能。另一方面具体表现在学生档案管理观念上仍然停留在汇集学生在校的政治表现和毕业阶段的终端学习成绩，而对用人单位所急需要的信息。在管理模式上，大部分技师学院学生档案管理比较混乱，或是人事部门管，或是学生处管，又或是在各院系分散管理，由于没有固定的管理部门，导很多学生档案都没有进行系统整理，都是要等到学生快要毕业的时候才进行集中整理。这些零散的不规范的学生档案根本不能够促进学生的就业，而学校这种陈旧落后的管理模式根本无法适合信息化时代的发展要求。
（二）学生档案材料内容陈旧。学生档案材料应该具有丰富多样性和实用权威性的特点，特别是随着我国社会经济的不断发展和教育体制改革的逐步深入，再加上技师学院相对于高校而言，和企业的合作更为频繁和紧密，用人单位在选择和录用人才时更想要看到的是学生的心理测试成绩、各种技能竞赛证书和社会实践活动材料等，但是大部分技师学院的学生档案材料仍然停留在学生的学习成绩、奖惩情况、党团材料、体检表等内容上，这样的档案材料根本不能够准确而全面地反映学生的综合素质，不能全方位地展示学生的精神面貌，不能体现学生的竞争力，因此，内容陈旧的学生档案材料是不能够很好地服务于学生就业的。这就要求技师学院在学生档案管理方式上，特别是对毕业生在校期间成长成才的行为表现方面形成的档案材料要实行全过程的动态管理，为用人单位提供客观详尽反映毕业生整体情况的档案资料。
（三）学生档案意识普遍薄弱。随着社会主义市场经济的不断发展和教育体制的不断改革，毕业生的就业方式和就业观念也在不断地发生变化，毕业生毕业由以前的国家统一分配变成了现在的用人单位和学生的双向选择，用人单位更加看重的是学生的综合素质和实践能力，并不过多关注学生的个人档案，而学生更加关心的则是工作待遇和工作前途，特别是技师学院的毕业生，大多都进入了外资企业或民营企业，而这些企业基本上都是实行人事，把毕业生的档案放在人才中心保管，这样就导致许多毕业生不关心档案的去留或者干脆不要档案，形成档案有没有关系不大的错误意识，这样最后就导致出现毕业生和档案分离的现象，这些问题都不利于学生将来的发展。
（四）档案管理人员素质有待进一步提高。由于技师学院普遍不重视学生档案管理工作，没有引起专门的档案管理专业的人才，导致大部分档案管理人员都是从其他学科转行而来，因此他们的素质业务水平普遍不高，专业能力普遍不强，由于这些管理人员不具备档案管理的专业知识和理论功底，因此，他们在具体工作中经常出现文字材料纸张规格不一、书写不规范、材料缺失等问题，再加上缺乏相关部门的监督检查和业务指导，最终造成学生档案缺乏完整性和准确性，因此也就不能够真实地反映学生的个人信息和能力素质，也就不能够有效地服务毕业生就业。
二、加强高校学生档案管理，做好为毕业生就业服务工作
首先，提高思想认识，加强学生档案材料的收集和整理工作。学校领导部门要提高思想认识，不断更新学生档案管理理念，把学生档案管理工作当作学校的重点工作去抓，要加大资金投入力度，加强学生档案材料的收集和整理工作。将更能反映学生综合素质和实践能力的材料归入学生档案之中，保证学生档案材料的完整性，同时在收集和整理学生档案时一定要写要规范、字迹工整，不要出现错别字，保证学生档案材料的准确性。
其次，要引进先进技术来提高学生档案管理的信息化水平。技师学院的学生档案管理要随着信息技术的发展而不断提高，必须要通过引进先进技术来提高学生档案管理的信息化水平，一方面我们要将学生的基本信息录入数据库，建立学生的电子档案，来实现信息资源的共享；另一方面，我们可以通过计算机系统对学生档案进行迅速而有效的整理、分类和重组，从而有利于学校、学生和用人单位以最便捷、最快速的方式进行搜索和利用。
再次，加强宣传力度，提升学生的档案意识。我们要从大一阶段就要加引导学生认识、重视、明白档案的重要性，从而让他们在不知不觉中形成档案意识，以便在毕业时学生能够妥善地处置和保管好个人档案。
最后，技师学院要加大对档案管理人员的培训力度，提高他们的综合素质。技师学院要在资金和政策上全力支持学校的学生档案管理工作，一方面要加大在职人员的培训力度，采取“请进来、走出去”的方式来提高档案管理人员的业务能力、政治素质、职业道德和主动服务意识；另一方面，要引进一批高素质的专业的档案学人才，建设一支高素质、高能量的人才队伍，以便以最专业、最快速的标准为毕业生的就业做好服务。
【参考文献】
[1]张海英.职业院校学生档案管理与就业推荐的联系[J].科技创新导报，2012（34）.
摘要：目前，大学生的诚信问题已经成为摆在高校教育工作者面前不得不面对的重大问题，特别是表现在考试诚信方面。中山大学南方学院虽然在学生的考试诚信方面取得了一定的成绩，但是面对存在的问题，通过学院的努力和学生的密切配合，形成二者的合力，就能够有效构建考试诚信体系，促进学院的学风考风建设，也能有效促进学生的诚信道德建设。
关键词：考试诚信；体系；构建；中山大学南方学院
中图分类号：G4文献标识码：A文章编号：16723198（2013）16012802
高等学校作为培养高素质人才的重要场所，对学生的诚信教育发挥着重要作用。然而目前，大学生的诚信问题已经成为摆在高校教育工作者面前不得不面对的重大问题，特别是表现在考试诚信方面。近年来，不少高校出现因作弊而被勒令退学的现象出现，根据相关部门调查，大约28%以上的学生都曾有过作弊经历。高校如果不采取相应措施对学生进行诚信道德建设，不但对高校的教学有不良影响，而且会影响到学生的成长成才。
中山大学南方学院由中山大学与广东珠江投资集团合作，经教育部批准设立的独立学院，在校生近18000人。近年来，我院高度重视大学生的诚信教育，把考试诚信作为加强大学思想政治教育的重要举措，通过多年的努力，取得了一定的成就。对此，本文从中山大学南方学院的实际情况出发，通过回顾与反思当前大学生考试诚信教育现状，分析其中存在的问题，并就进一步加强大学考试的诚信体系建设提供一些意见。
1考试诚信教育所取得的成绩
中山大学南方学院高度重视考试诚信的教育，并采取了一些措施加强对大学生的教育。具体表现在以下几个方面。
1.1学校领导高度重视
学校领导高度重视考试诚信教育，并把考试诚信纳入到大学生思想政治教育工作中去。不管是在考试时期，还是在平时的教育阶段，学院都高度重视考试诚信教育。根据学院的组织管理体系，学院成立了以分管教学工作的副院长为负责人考试时期监督领导小组，下辖各系的教务负责人，负责对全院各种考试的监督和管理。学院还成立了以分管学生工作的党委书记为负责人的学生工作组织，下辖学工部、各系的学生管理工作负责人。除此之外，学院还依托公共课部对大学生进行思想政治教育，教育他们养成良好的行为习惯，正确地对待考试，用公平的方式展现个人的文化知识水平。实际上，学院的这种做法确保了考试期间，平时教育和课堂学习期间三位结合，有针对性地对大学生进行了诚信意识的教育。
1.2重视教师的诚信引导
榜样的力量是无穷的。中山大学南方学院高度意识到了这一点，在对学生进行考试诚信的教育过程中，学院要求所有教师要做到诚信，用诚信去影响学生。对于教师来说，诚信是最起码的师德要求，也是教师在教学过程中必须要做到的一点。
中山大学南方学院采取了一系列措施加强教师的诚信建设，并要求教师对学生进行诚信影响。一是学院把每次考试当作对教师进行诚信教育的重要契机，要求教师严格监考，按照监考要求认真做好监考工作，从思想上让教师意识到严格监考的重大意义。二是加强教师的职业道德教育，把诚信纳入到职业道德教育的范畴中去，通过建立各种规章制度，让教师意识到个人诚信对教育学生诚信所发挥的重大作用。三是教育广大教师把诚信践行到具体实践中去，让教师不但在监考中做到诚信，还让教师在课堂教学中对学生进行诚信教育，并要求教师身体力行，说到做到。
1.3全校范围基本形成遵守考试纪律的良好风气
在学院领导的高度重视和广大教师的辛勤努力下，通过一系列的措施，中山大学南方学院的考风得到了一定程度的改善。主要表现在：考试纪律较好，学生都能遵守考试要求；在考试过程中被发现作弊的比率明显下降；全体教师都能在监考过程中做好本职工作，认真负责；近几年未发生重大恶性作弊事件等。这些成绩的取得有赖于中山大学南方学院领导和全体教师的努力，得到了上级领导部门的赞赏和表扬。
2考试诚信体系的构建策略
虽然中山大学南方学院在考试诚信建设方面取得了一定的成绩，但是也存在着一些问题，如个别学生的诚信意识不强、学院的诚信建设与管理的制度不完善等。要解决这些问题，更好的促进考试诚信工作的开展，就需要在坚持原有的优秀经验的基础上，采取更加积极稳健的措施，建立考试诚信体系。具体来说，就需要从学校、学生两个层面着手。
2.1学院层面
学院是考试诚信体系构建的主体，只有充分发挥出学院的主观能动性，在对学生的诚信教育上和诚信制度上下手，建立个人诚信档案，就会有效的加强考试诚信教育，为构建考试诚信体系做好学院层面的工作。
2.1.1考试前对学生加强有针对性的诚信教育
学院在做好平时对学生进行诚信教育的基础上，特别是要加强考试前的诚信教育。对此，学院可以要求各系组织各辅导员或班主任召开各种类型的主题班会，让学生了解诚信考试对个人成长成才的重大意义，告诉学生做好考试诚信的基本方法，并充分调动学生自主诚信考试的积极性。主题班会召开之后，各系要以班级为单位收集资料，并上交到学院教务管理部门，作为对学生进行诚信教育的资料进行保管。实践证明，考试前进行过诚信教育的班级比没有进行过诚信教育的班级的作弊率要低。今后，中山大学南方学院要采取这种考前教育的方法对学生进行诚信意识的教育，最大限度的对学生进行思想意识上的教育，防止考试作弊的现象发生。
2.1.2建立健全诚信建设的相关制度
目前，虽然中山大学南方学院成立了以分管教学工作的副院长为责任人的考试巡查监督小组，也成立了以分管学生工作的党委书记为负责人的平时思想政治教育工作队伍，在大学生思想政治道德课程教学中也对学生进行了诚信意识的教育。但是在诚信建设的制度上，学院仍然存在着一些问题。如奖惩措施缺乏，诚信保障机制不足等。因此，学院要想办法解决这些问题，建立健全诚信建设相关的制度。
一是建立诚信奖惩措施。一方面是奖励，对于在考试中表现优秀的学生给予一定的诚信奖励，不单单是要求学生做到诚信，更重要的是让学生体会到坚持诚信能够得到一定的奖励。奖励可以是物质的，也可以是精神的，甚至可以是精神和物质双重奖励的。学生在得到了坚持诚信考试的有效回报之后，不但会自己努力坚持下去，而且还会带动身边的同学去诚信考试，起到一传十，十传百的优秀效果。另一方面是惩罚，惩罚的对象是那些考试作弊，不遵守考试纪律的学生。在制定惩罚措施时要根据违纪情节来决定，分别制定警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍的惩罚级别。在学生违纪的情况下，要切实落实的执行上，绝不姑息，绝不淡化惩罚制度的权威。
二是建立诚信保障机制。诚信保障机制建立的主要目的在于促进诚信建设的发展。一是保障全校形成良好的诚信氛围，使得全校教职工和学生都能沐浴在诚信的文化氛围中，形成人人争做诚信行为的良好风范。二是促进广大教职工和学生自我约束，在诚信保障机制的作用下，不诚信的行为就会严格杜绝，在这种情况下，人人都会自我严格要求。三是有效的确保学生的学风考风建设，通过诚信保障机制的作用，教职工会养成良好的诚信工作意识，学生会养成良好的诚信学习意识，那么久而久之，良好的学风和考风就会逐渐形成。
2.1.3建立完整的个人诚信档案
目前，世界上不少国家都建立个人诚信档案，这对于保障社会诚信，形成良好的诚信风范具有重要的促进作用。中山大学南方学院可以借鉴国内外优秀经验，建立全校范围内的学生的个人诚信档案，以个人诚信档案为抓手，对学生进行考试诚信意识的教育。
一是建立个人诚信档案数据库。传统的个人诚信档案是纸质化的，把个人的诚信行为记录在内，并装入个人档案里。这种做法是基本符合当前档案管理的基本情况的。实际上，学院还可以在确保纸质化档案的基础上，开发个人诚信档案数据库，把个人的诚信行为输入信息库里。虽然目前数据库类型的个人诚信档案建设起来有些难度，但是随着时代的发展与科技的进步，这种类型的诚信档案将会取代纸质化的档案。中山大学南方学院如果能开拓创新，建立个人诚信数据库，将会成为引领高校个人档案的先锋。
二是个人档案的记录要实事求是。目前，学生个人档案的管理者是辅导员（班主任）。但是由于个别辅导员（班主任）可能对某些学生存在着一定的偏见，因而在对待学生的诚信档案上抱着个人主义或者个人思想。这对于正确反映学生的实际情况不利。如果辅导员（班主任）不能实事求是的记录学生的实际情况，将会对学生的一生产生不良影响。所以，学生个人档案信息的记录要本着实事求是的态度，将学生的真实表现记录在内，而不要出现任何形式的个人偏见。
2.2学生层面
学生是被教育的对象，在诚信体系的建构过程中，学生发挥着重要的作用，学生认识到位与否、配合学院的诚信体系建设工作与否等方面的问题都直接影响着考试诚信体系的构建。
2.2.1深刻认识到考试诚信对自身发展的重要性
思想层面的认识对行动起着决定作用，如果学生不能在思想上深刻意识到考试诚信的重大意义，不能认识到对自身未来发展的影响，也就不能自主地积极地参与到学院的考试诚信体系构建过程中去。因此，学生只要在意识到了这一问题的重要性的基础上，才能够对自己严格要求，正确做到诚信考试。
一方面，学生要积极努力的学习科学文化知识，用学习到的知识战胜考试时的作弊思想。如果学生真正掌握了知识，那么就不会害怕考试，因而也会在考试过程中沉着答题，不会有作弊思想的产生。要做到这一点，学院要加强对学生的教育，并教会学生学习的方法，让学生真正的学习到知识，为考试而做好前期准备工作。
另一方面，学生要树立诚信考试的良好意识。对于学生来说，因为人与人的不同，而造成了思想的不同。诚信考试意识较强的学生可以有效的帮助那些诚信考试意识较差的学生。把诚信考试的精神传递给他人，并积极的影响着身边的同学。
2.2.2积极配合学院的考试诚信体系的建设
考试诚信体系的构建需要得到学生的认同和配合才能真正发挥出应有的作用。对于学生来说，要做到以下两点。
一是认真学习学院的考试诚信管理制度。学生只有在深刻了解了考试管理制度的基础上才能按照制度的要求诚信考试，因此，学生要自主地积极地参加学院组织的各种考试诚信教育活动，了解考试的基本要求。另外，由于每次考试的实际情况不同，所以每次考试的要求可能也会有所不同，在这种情况下，学生就需要及时了解考试要求，按照考试要求认真备考，在考试过程中诚信考试。
二是严格要求自己，做到诚信考试。在学习阶段，学生要认真学习。在考试阶段，学生要严格要求自己，即便是遇到难题，也不要总想着去作弊。总之，要养成良好的诚信考试习惯，让诚信考试的优良作风不断得到发扬。
综上所述，中山大学南方学院虽然在学生的考试诚信方面取得了一定的成绩，但是在面对存在的问题的同时，通过学院的努力和学生的密切配合，形成二者的合力，就能在构建考试诚信体系的道路上就能越走越宽，为学院的学风建设和考风建设贡献力量，也能为培养诚信的合格的人才奠定基础，更能促进学生人格的自我完善和发展，确保学生成人成才。
参考文献
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[关键词]学生；档案管理；改革
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2010)12-0076-01
档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，是个人信息的重要载体。学生档案是学生在校学习生活期间真实情况的反映，它记录了学生在校期间亲身经历的、亲自参与的各种活动的信息，是学生个人信息的原始资料，是用人单位衡量学生个人综合素质和能力的真实准确的凭证。所以，学生档案管理工作是学校学生工作的重中之重，档案管理工作的好坏，将直接关系到学生未来的前途和发展。但随着教育制度的改革和发展，学生档案管理工作也面临着新的挑战，出现了很多问题，如学生档案不完整、档案内容不准确、档案更新不及时等问题。这些严重影响了用人单位对学生个体的判断，进而影响了学生个体的发展。因此，加强和完善学生档案管理工作是势在必行的。我们可以从以下几个方面来加强和完善档案管理工作。
一、宣传档案知识，强化档案意识
由于学校很少提供给学生了解档案的机会，所以绝大多数的学生档案知识是相对薄弱的。久而久之，造成学生对档案不了解，不关心，觉得档案仅仅是随个人而走的一纸文件，并不具有什么作用，和个人利益不相干。为了保护学生的个人利益，提高学生对档案的重视程度，学校要重视档案知识的普及工作，让学生了解个人档案在学生在校学习生活期间以及毕业后就业时的重要作用。学校可以通过对刚入学的学生开展档案知识的普及教育工作；对在校学习期间的学生，设置档案管理选修课，让学生深入到档案管理之中去；对毕业生设置就业指导课等多种方法，灵活运用，以达到加大对档案知识宣传力度的目的，使学生认识到档案是和个人利益息息相关的，认识档案的重要性。
二、提高档案管理者素质，加强档案管理队伍建设
学生档案管理工作具有较强的专业性，并且有其自身的特点和方法。因此，学校对于学生档案的管理应当建立一支专业性较强的管理队伍，以达到高效、准确地管理档案的目的。但是，由于目前学校学生档案管理工作大多是以非专业人员为主，档案管理人员缺少相应的培训和相关的专业技能知识。面对诸如此类的问题，学校可以一方面加快培养或聘用专业管理人员。一方面定期组织现有档案管理人员进行档案管理专业方面知识的培训，以适应档案管理工作的需要，进而满足不断发展的教学体制和教育制度改革的需求。另外，还应加强学生档案管理人员的责任意识，提高档案管理人员的责任心和对档案的重视程度，防止人为地破坏或更改学生个人档案。
三、健全档案管理制度，完善档案管理模式
建立健全的档案管理制度是学生档案管理工作有条不紊地进行的先决条件，是学生档案管理工作的基本保障。学校应根据国家相关法律制度，结合学校自身档案管理的特点，不断摸索，总结经验：建立起一整套完善的、在学生档案管理工作中实际可行的、规章制度来规范工作流程，使学生档案管理工作做到有法可依、有章可循，逐步走上规范化、制度化的道路。另外，规章制度建立后，要严格按照规章制度行事，要注重制度的实施，这样才能建立起行之有效的档案管理制度和模式。
四、实现档案管理信息化
目前，学校档案管理多为人工管理，档案材料也主要以纸质材料为主，管理方法落后，工作效率不高，档案资源易损坏，这种管理模式已经越来越显得陈旧。在信息技术高度发达的当今社会，高品质、高层次的信息化管理手段变得尤为重要，应用计算机和网络技术的现代化手段已然成为未来档案管理工作发展的必然趋势，是学生档案管理工作能否快速、有效进行的关键所在。我们要借鉴当代档案信息化管理中优秀的科学理论依据和方法，结合学校自身学生档案管理的实际工作，在实践中摸索、总结和发展，形成一套符合我们自身发展的信息化管理手段。建立符合我们自身发展的信息化平台，并将其逐步融于学生档案管理之中，加快档案管理的时代步伐，提高档案管理效率，更好地服务全校师生。
综上所述，学生档案管理工作虽然是一项十分繁杂琐碎的工作，但是意义非凡。做好学校学生档案管理工作，既有利于促进学校自身的发展建设，又有利于学生毕业后就业工作的顺利开展，同时也为用人单位打开了方便之门。
[参考文献]
[1]李洪兰，高校学生档案管理中存在的问题及对策[J]，青海民族大学学报(教育科学版)，2010(2)：126-128
一、事业单位专业技术人员档案管理内容
（一）事业单位专业技术人员档案归档内容
事业单位专业技术人员档案归档内容包括员工的基本情况：1.基本情况，包括个人履历、劳动合同、入离职信息、工作变动等；2.学历及继续教育情况，包括学历、学位证书、继续教育、专业培训证书等；3.专业技术材料，包括技能鉴定及考核材料、等级证书等；4.科研成果、著作材料，包括发表的论文、课题、专利、获奖情况等；5.工资情况；6.健康资料，包括体检表、以往的工伤处理等信息。
（二）事业单位专业技术人员档案特点
事业单位专业技术人员档案有着以下特点，一是真实性，档案要能真实体现技术人员的思想、能力、技能、经历等资料，为人力资源的配置和优化提供参考。二是完整性，档案要涵盖技术人员的全部内容，客观全面的体现档案管理人员的各种信息。三是动态性，档案要随着人员情况的变化，进行实时更新，保证档案材料的时效性。四是机密性，档案是技术人员个人自身情况和人生轨迹的真实记载，不能随意泄露。
二、事业单位专业技术人员档案管理现况
（一）专业技术人员档案管理意识较弱
目前事业单位在专业技术人员档案管理方面，意识薄弱，重视度不足。领导没有意识到专业技术人员档案管理对单位人力资源配备的重要性，没有明确的制度对专业技术人员档案管理进行规范。档案管理人员也没有重视对档案的管理，造成专业技术人员的档案断节、缺项、内容凌乱、查阅不便等。对单位的日常人员管理造成了很大的不便。
（二）专业技术人员档案收集范围不全
部分事业单位虽然对专业技术人员建立了个人档案，但是档案收集内容不够全面。大部分只是收集了个人履历、家庭及个人基本信息、学历信息、工作变动资料等，而没有把专业技术人员的获奖情况、科研项目情况、、专利申请等内容进行归档。这部分资料对判断专业技术人员的个人能力和职业资格有着非常重要的作用。
（三）专业技术人员档案归类不规范
在对专业就似乎人员的档案归类中，一些事业单位归类方式不规范，没有按照技术人员的个人进行档案归类，而是将他们的档案存放在多个地方，甚至多个部门里面。例如将基本情况、个人履历等作为人事档案归档在人事部；将获奖情况、培训进修情况等未归档或归档在办公室或者本部门，将科研和技术材料、专利获得情况等归档在档案室或者技术部门等等。一旦需要的时候，查找和整理非常不便，而且有可能导致档案资料内容的遗失。
三、事业单位专业技术人员档案管理改善措施
（一）提高事业单位对专业技术人员档案的管理意识
要把事业单位专业技术人员的档案管理列入单位日常工作的重要议程，强化对专业技术人员档案管理的创新和建设工作。落实档案管理的人员和机构，安排具备专业知识和技能的档案管理人员，明确他们的责任和义务。建立健全专业技术人员档案管理的各项规章制度，让档案管理工作规范化、科学化。同时要让专业技术人员认识到档案的重要性，主动配合参与开展自身档案归档工作，将个人专业论文、获奖材料、科研项目等内容进行上交。
（二）对专业技术人员档案进行动态管理，及时更新
要时刻关注单位专业技术人员变动情况，及时进行档案资料的更新工作。每年度进行档案管理人员的档案资料审核，按照制度将他们的各类信息，包括考核、评比、培训、继续教育等方面的资料进行归档处理。也要与技术部门或者专业技术人员所在部门联系，积极收集专业技术人员的各类档案资料。还要利用职称报考、年度考核的时机，收集他们的各类基本资料和技术资料。在年终进行一次定期整理，审核个人人各种档案的归类情况，将其中不完整的部分进行补充归档。
（三）提高事业单位专业技术人员档案管理的信息化水平
一、采用信息化管理，促进人事档案发展
医院主要是为大众提供安全、优质的医疗服务，对如何提高医疗质量，促进医药业务的发展成为管理人员关注的重点，而忽视了其他方面的工作，特别是医院的行政后勤等方面的工作。因此，导致了各个科室对个人档案意识不重视，对归档和档案利用的意识都不强烈，缺乏这方面的动态信息，导致医院人事档案不能全面反应工作人员的真实工作情况。由于在管理上没有对人事档案进行足够的重视，因此，带来的直接后果就是对此工作投入大大减少，基础设施陈旧落后，主要的收集，整理归类等工作都没有做到真正的无纸化、网络化、电子化，因此造成了检索困难、校对费时费力、保管困难等情况。各个医院应根据自身医院的实际情况选择一个适合的人事档案管理制度。因为人事档案在不同的渠道、部门和时间移送给档案管理部门，由于差异性导致移送材料的不规范。另外，随着人事制度的不断发展，人员的流动，导致医院人事档案都变得相当简化。要想提高人们对医院人事档案管理工作重要性的认识，需要在日常管理工作中将人事档案管理工作纳入到平日的决策议事日程中来，另外可以安排一个专门负责监督单位人事档案管理工作的团队，进一步明确各级单位领导对人事档案管理工作的责任。单位对人事档案工作制定出每年相应的财政预算，利用制度化的预算体系建立人事档案管理工作的配套设备，设置专门的档案室和档案柜，在档案保管中保护措施上应多下功夫，最好是将原件进行扫描，以便更好的保护原始档案，避免原始档案在不可抗力的因素下丢失或受损。强化人事档案信息化管理和现代化的建设，主要是提高人事档案的管理效率，利用现代化的信息技术，通过一系列的技术处理，将档案转化为数据资料，让纸质和电子版的并存，使得人事档案管理效率不断向新台阶迈进。建立完善的人事档案管理制度可以使得人事档案管理更加的规范化、程序化和专业化。从档案的收集、整理、归档到移交档案室管理以及对档案的日常保养工作等一系列业务流程都要制定出严格的制度，档案管理的每一步都要严格依照制度执行，如对于档案的借阅查阅要严格执行档案登记制度，以防止档案泄密和篡改。对档案管理执行过程中出现的问题，要严格按照所定制度追究其相应的责任。
二、总结
通过对医院人事档案管理应用价值的分析，就目前我国人事档案管理所存在的问题发现，无论是医院或是个人的角度，做好人事档案管理的工作具有重要的现实意义，最重要是在只有依据人事档案中的信息，才能有助于医院做好人才选拔的工作。另外，人事档案管理，不仅仅人事档案的保管，还包括人事档案的填写和完善。对于个人来讲，人生丰富的经历浓缩在人事档案中也许只有几页纸的内容，所以，我们必须要加强人事档案管理工作，奔着对个人负责的态度，严肃工作纪律，客观全面的管理人事档案。
作者：田丽杰单位：山东省烟台市烟台山医院
[关键词]高校学生档案 管理
高校学生档案是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实记录,是学生家庭社会关系、状况的主要原始材料,也是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据,更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下,高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证,有着难以替代的作用。
学生档案管理旨在对学生在校期间,以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档,提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。随着我国高校改革的不断深入,如何不断提高高校学生档案管理水平,使之更好的为学生服务,成为当前高校学生档案管理工作面临的迫切问题。
一、健全收集与补充制度,不断完善档案内容
目前多数高校学生档案的主要内容包括:学生名册,新生登记表,新生录检表,学籍变更材料,各学期成绩汇总表,所受奖惩材料,实习鉴定表,毕业登记表,领取毕业证书存根等。
1.建立高校学生信用档案
要坚持建立健全收集与补充制度,凡能在不同的时间、不同的场合证明高校学生使用的材料都应纳入信用档案的归档范围。如:个人基本信息、个人诚信信息、在校期间国家助学贷款的还贷情况等。学生在校期间,每位学生都应建立一份《诚信记录》,学生如有失信行为,包括考试是否有作弊行为、勤工助学是否有不良表现、与他人交往是否有欺诈行为等与品行有关的记录材料,学校都应记录在册,并设定分值量化考核。对学生的诚誉事迹,也应记录下来,给予表彰奖励。在管理中应把学生信用档案和其学籍档案集中一起保管,然后再统一进行汇总、分类,为用人单位等社会有关方面了解大学生的信用和信誉状况提供咨询、评估服务。建立高校学生信用档案是培养大学生诚信意识的一种途径。也可以让更多的用人单位了解学生情况,拓宽档案信息的利用渠道,不仅要在评优、奖惩及选干等方面发挥其作用,更要参加校外交流与合作,让更多的用人单位了解学生情况,为学生就业提供择优录用的机会。
2.建立贫困生个人档案
现在高校的贫困生较多,特别是下岗职工子女、农村贫困县区子女,有的学生时刻面临辍学的困境。面对这种情况,高校应建立贫困生个人档案,动员社会力量,尽学校最大努力,关心、帮助他们,确保他们顺利完成学业。
3.建立毕业生跟踪档案
过去,人才的培养和就业完全靠政府计划调节,高校两头不问,只管教学。随着社会的发展和各项制度的改革,特别是随着这些年高校招生规模的不断扩大,高校毕业生就业中的矛盾会越来越突出。对于高校来说,则必须适当根据市场需求来培养人才。为了使高校更好地了解市场、适应市场需求,我们必须进行社会调查、市场调查,而建立毕业生跟踪档案是一个很好的办法。一是利用毕业生跟踪档案及时反馈信息,从而调整高校所设学科、专业和课程,改革教学内容和方法,使学校的办学目标、管理体制、运行机制紧跟经济、社会和教育市场的发展形势;二是利用毕业生跟踪档案,请在社会上作出突出贡献的优秀毕业生回校传经送宝,把他们的信息、经验带回学校,开阔在校学生眼界,为提高在校生的社会适应能力和综合竞争力打下基础。
二、主动服务,充分发挥学生档案的作用
实践证明,学生档案能够为正确总结过去的教学工作、不断调整和充实教学内容、完善考试评分标准、了解学生整体情况等提供客观可靠的数据。在教育教学不断深化的形势下,运用学生档案作为辅助或直接的教材来培养教育学生,能为教学工作提供帮助。
1.档案管理者在工作中应充分发挥主观能动性,主动深入院系教学第一线了解存在的问题及档案需求动向,认真当好利用者的参谋,变被动服务为主动服务。如:将每年各学科的学生成绩汇集成册,提供给新教师,让刚走上工作岗位的教师了解所任教学科的过去几年学生成绩以及学生掌握知识的信息。平时将有用的信息有针对性地提供给各任课教师,以便让年轻教师尽快了解学生,驾驭教材,以最快的速度适应教学。对刚参加工作的辅导员来说,常常需要了解先前学生情况资料,以熟悉学生情况作为借鉴经验、制定班级发展计划的参考。高校档案管理部门应主动汇总所管理学生受奖励及处分情况、班级在学校所处的地位等信息,提供给辅导员,使辅导员了解他人管理学生的成功方法与经验,从而增强自己的工作才干。根据社会对人才的需求以及学校教学改革的进程,确定档案工作重点。如:通过对各院系学生知识水平以及不同阶段学习情况的有关数据进行统计汇总,向领导提出调整考试标准方案的建议,为领导决策服务,发挥参谋和助手的作用。
2.我们可以利用学生档案,积极探讨对学生进行德育教育的新途径。高校档案管理部门可以把每学年国家奖学金、励志奖学金、学校特等奖学金以及国家级“三好学生”、“优秀学生干部”、省市级“三好学生”、“优秀学生干部”等档案材料汇编成德育教育册子,每年新生入学发给每人一册,利用学生中的先进典型来对广大同学进行理想教育,让同学们一入学就有学习的榜样,就有一种责任感和紧迫感,利用身边的榜样来教育学生,容易让同学们产生心灵的共鸣。
【关键词】疾控中心 档案管理 问题、原因及对策
中图分类号：R197.323 文献标识码：B 文章编号：1005-0515（2012）2-271-01
档案管理制度自20世纪50年代产生以来,对我国的各项建设、干部管理、国家安全等方面作出了重要贡献。随着我国人事制度改革力度的不断加大,事业单位的档案管理存在着诸多问题,有待加以改善,从而提高档案的利用水平，本文主要从疾控中心角度谈谈档案管理问题。
1 疾控档案管理存在的问题。
1.1 对档案管理工作认识不足，缺乏档案管理人员。据了解，很多疾控中心没有专职的档案管理人员，现有的档案管理人员一般都是兼职的，对档案工作精力投入不足，因此会严重影响档案管理水平。由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了管档人员工作变动频繁，新手占70%，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应档案管理工作。
1.2 档案载体结构单一。受条件和设备等方面的制约,很多疾控中心的原始档案多为纸质打印档案,仍有部分手工抄写、页面规格不一的案卷,而电子、音像、磁盘等介质的档案却很少，且大部分靠手工操作,未使用电子信息化管理系统,费时、费力,效率低。调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。
1.3 档案收集很不完整。一是表现为多头存放、多家管理、收集不及时。比如我疾控中心一批个人档案存放于市人事局，一些工人和聘干档案存放于市卫生局，新进大学生档案则存放于人事代管中心，有点混乱。二是一些年度考核表、履历表短缺或虽有表但未盖公章，还有一些如学历、培训、职称、奖惩等材料,仍在个人手中未能及时收集归档，这些都是导致个人档案中材料不齐全的重要因素。
1.4 管理条件不合格。不少疾控中心没有专门的档案室(柜),不具备保管档案所要求的通风、防潮、防霉、防盗、防火等基本条件,档案材料随处散放,保管设备不齐全,直接影响着档案的保管和使用效果。
2 档案管理问题形成的原因
2.1 对档案管理工作不够重视。档案管理工作是一项基础性工作，搞好档案管理，对于全面地了解单位、人事、工作都具有重要意义。但由于档案管理工作是一项内容性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此我们常常看不到这项工作的重要性，往往忽略这份工作，认识不到做好档案管理工作对各项其它工作的促进作用，缺少对档案管理工作的投入。
2.2 整理不规范。整理档案是一项细致的技术性较强的工作,在《干部档案整理工作细则》中曾明确要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。同样,对于各种其它档案工作来说也应如此。许多疾控中心在这个方面做得非常欠缺，材料混杂、散乱,甚至根本没有清理,有些档案随已立卷成册,但没按要求的格式进行分类处理,给档案利用带来了诸多不便。
2.3 职工档案管理意识淡薄。有一部分职工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视,认为档案是“身外之物”,可有可无,要用时想到、不用时不要,根本不影响自己的发展,有意无意地就遗弃了档案。这种想法是非常严重的,导致许多档案收集都很不完整。
3 搞好疾控中心档案管理工作的对策
3.1 加强领导,提高认识。提高疾控中心全体职工对档案管理工作重要性的认识,是做好疾控档案管理工作的前提。为此,疾控主管部门要把档案管理工作作为日常工作的一项重要内容,列入日常检查、年底考核中。各疾控中心要切实加强对档案管理工作的领导,至少要确定一名中心领导分管此项工作。要经常组织广大教职工认真学习《档案法》,深入进行档案法律知识的学习和宣传,使领导干部和全体职工都认识到档案管理工作的重要意义,坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义做法,扎扎实实地抓好档案管理工作。必须确立现代化管理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标。同时,要建立起一整套切实可行的档案管理制度,按照《档案法》要求,规范各类档案的分类、归档要求和管理办法,使档案工作做到有章可循,有法可依。要按上级档案管理部门的要求,设立专职(或指定专人)负责此项工作。
3.2 创造条件,规范建设。每个疾控中心均应选派一名思想素质好、责任心强、熟悉中心工作、业务能力较强的同志负责档案管理工作,并制定相应的学习培训制度,有计划地培养档案管理方面的专业人才,逐步做到档案管理人员专业化、固定化。因此,各疾控中心一方面要建立健全岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、保密制度等,严格按规章办事。另一方面要专门设立档案室,所有档案按类别分别设橱,配备六防(防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬)实施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
3.3 转变观念,强化管理。随着疾控工作越来越受到重视，档案管理工作也应更新观念,加快发展。如何实现档案管理工作的规范化、现代化,笔者认为:首先,观念要现代化,即要树立档案管理工作是疾控工作的一个重要方面，不容忽视。其次,在管理上要与时俱进,要确立加快发展档案管理的理念,制订一整套与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三,要有计划地逐步在档案管理中实现管理科学化、技术现代化,即尽量采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施,收集、处理、传递档案信息资料,提高档案管理的信息化水平。因为档案管理工作的技术手段和设备条件是提高档案工作效率,确保档案服务工作质量的重要条件,是档案工作创新的硬件基础。尤其计算机在档案管理中的运用,越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性,同时也提高了工作效率。
3.4 规范整理,达标上等。档案管理工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则,按月或按季度收集、整理、立卷、归档。在整理过程中,应着重收集本单位形成的文件资料,上级针对本单位制发的文件材料,本单位公务活动形成的重要会议材料等方面的材料。每年年底档案资料收集齐全后,要根据不同门类、不同载体按时间、分类别分别整理归档。同时,要根据档案管理部门的要求,软硬件同步推进,在各方面积极创造条件,使疾控中心的档案管理工作达标上等。
加强疾控中心档案管理工作,逐步建立健全档案,有利于对疾控各项工作的正确评估,有利于查找和使用历史资料,而且有利于疾控实施科学管理，更好为人民服务。事实证明,只要努力把档案管理工作做好、管好、用好,就一定能够发挥档案不可替代应有作用。
参考文献
[1]陈潭.社会转型与公共政策创新.发表时间：2004-11-06.
