时间：2023-05-30 09:04:37
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案信息管理规定，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.123
财会部门是保证医院稳定发展的重要部门，同时它还是我国经济结构的重要组成部分。伴随网络信息技术在医院当中的应用，推动了医疗体制改革的顺利开展，实现医院会计档案的信息化管理是时展的必然需求，一方面可以优化医院对资金的管理，另一方面还有助于医院的管理与考核，因此，我们应当加强对医院会计档案管理的重视[1]。从当前形势看，部分医院在会计档案管理工作中还存在着一些缺陷，本文简要阐述了医院会计档案管理现状，分析了医院会计档案信息化管理的优势，并分别从提升医院会计档案信息管理意识、培养医院会计档案信息管理人才等方面，提出提升医院会计档案信息管理工作效率的措施。
1医院会计档案管理现状
1）医院缺少专门负责档案管理的部门。目前，一部分医院虽设立了专门管理会计档案的部门或者是设立了独立的会计档案的部门，但是管理的规范性不足，导致一些会计档案在达到保管时限之后，未能及时移交到档案部门，导致财务部门档案存放的空间不足。此外，其他部门可能会到财务部门借阅原始档案，会加重档案部门的财务档案管理压力。国家财政部为此调整了会计档案管理规定，会计档案先由财务部门保存1年，保管的期限不得超过3年，当到达保管期限之后，需要第一时间将档案移交至档案部门，采取针对性地保管[2]。
2）档案管理工作的信息化程度不高。伴随我国信息技术的飞速发展，大部分企业转把会计档案转变为性形式的资源进行保管。但因為医院会计档案的管理人员通常是财务工作者，他们虽然财务知识丰富，但是对临床知识的了解不多，信息技能水平不高，档案管理工作的信息化程度不理想，随着时间的推移，档案的数量越来越多，未能充分发挥出信息技术在医院会计档案管理中的应用价值。
2医院会计档案信息化管理的优势
1）信息化专业性。现阶段，大部分医院的会计档案信息管理都凭借专业会计软件与硬件技术开展日常工作，此外，信息技术在医院财务工作中的使用也取得了理想的效果，比方说资金的预算管理与使用等等，这些工作在信息技术的支持下都可以在短时间内得到处理。为此，促进医院会计档案的信息化管理，能够在很大程度上提高医院财务会计工作的专业性。
2）信息化全面性。医院是国家的重要公共设施，它的组织比较庞大，涉及许多工作内容，档案管理的复杂程度较重，因此，在管理医院会计档案期间，不可以只考虑某一个方面，需要从大局上考虑，同时管理。需要仔细观察各个部门的现状和优点，不放过任何细节，之后采取信息化技术管理医院的会计档案，此种做法可以降低医院的成本，同时还可以有效避免人力资源浪费现象的发生。除此之外，因为每天医院都会保存大量的数据信息，因而医院使用信息化的方式管理会计档案，可以在一定程度上降低数据处理的复杂程度[3]。
3）信息化高效性。实现医院会计档案管理的信息化，可以提升数据统计与核算的效率，同时还可以对收集的数据信息展开分析，第一时间提供适宜的建议。和人工管理相比，信息化的管理方法可以避免数据处理中的失误，提升工作的准确性。
3提升医院会计档案信息管理工作效率的措施
1）提升医院会计档案信息管理意识。当前形势下，医疗改革在我国如火如荼的进行，在此次改革活动中，共有两个工作重点，一个是医院会计档案管理的信息化，另一个是医院会计档案管理的科学化，医院的所有员工都应当转变过去的思维模式，逐渐形成会计档案管理信息化意识。第一，医院领导应当加强对会计档案管理信息化的重视，革新管理的理念，客服之前对于纸质档案的依赖，意识到信息化管理在促进医院科学发展方面的价值。第二，医院需大力宣传会计档案管理信息化，给医院的所有员工渗透信息化的管理理念，使其体会到档案信息化管理的高效性和方便性。定期举办一些培训活动和讲座活动，令医院的每个科室都可以加入到会计档案的信息化管理活动中。第三，医院的档案管理工作人员应及时革新工作观念，坚持以人为本的服务原则，树立起自身的责任意识，把为医院员工服务当作自身的责任，落实好各项会计档案信息收集与管理的相关工作，全面发挥出信息技术的应用价值，提升会计档案管理的工作效率和服务质量，最大限度地发挥会计档案信息管理的价值。
2）培养医院会计档案信息管理人才。为了实现医院会计档案信息管理的发展，需要注重对相关工作人员的技能培训，提高他们操作计算机的能力，同时提升他们的业务水平。为此，医院在人才招聘期间，应下意识地选择那些具有较强会计档案信息化管理能力的人才，同时定期组织相关的工作人员参加培训活动，使其树立终身学习的意识，爱岗敬业，熟练掌握各种信息技术，进而达到会计档案信息化管理的目标[4]。
3）健全医院会计档案信息管理设施。要想实现医院会计档案的信息化管理，离不开基础设施的支持，医院应加大对人力和物理方面的投入，为档案工作的顺利进行奠定良好的工作基础。医院应当改善会计档案管理工作人员的工作环境，成立独立的档案室，同时配置先进的软硬件设施，强化基础设施的建设。医院还应当加强对会计档案信息管理网络平台的艰涩和，yulu.cc建立准确度高的会计档案数据库，把原有的纸质档案转变成数字化档案和电子化档案，为查阅者提供足够的便利。
4）优化医院会计档案信息管理制度。对于医院来说，提升会计档案管理工作的规范性十分必要，不得不依据相应的流程对档案信息进行管理，医院应根据实际情况设计有关的档案信息管理体系，无论是会计信息档案的保管、查阅还是归档工作，都必须依据相应的制度展开，不仅可以提高会计档案信息管理的工作效率，还可以确保会计档案信息管理的工作落到实处，确保管理过程有据可查。此外，医院还需进一步优化档案信息管理的流程，然后把这个流程贯彻落实到医院的所有员工，让全体员工在制度规定的引导下组织档案的信息化工作，在出现突发状况时可以有效应对，解决出现的各种问题，更好地维护医院与患者的利益[5]。
1对档案信息化的认识
《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，由国家档案局于2016年4月1日颁布并印发，纲要确定了档案事业发展的指导思想和目标：到2020年，实现以信息化为核心的档案管理现代化，加快档案管理信息化进程，持续推进数字档案馆建设，全国50％的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目。档案信息化已经成为档案管理研究中的热门话题，各种档案管理信息化的方案、建议不断涌现，研究不断深入，形成了档案管理信息化的热潮，推动着档案管理中的信息化不断前进。目前，全国各地主要档案馆和各高校档案馆都已经装备了计算机、扫描仪、打印机等基本的硬件，同时计算机大都安装了办公自动化软件，基本可以实现文本、数字、图形、图像输入、输出的信息化；并且随着国家和城市网络化的建设，各地主要档案馆和各高校档案馆也都实现了宽带网络互通。目前信息化的硬件基本具备，而且随着计算机技术和通讯技术的快速发展，信息化硬环境建设将不断完善。但目前档案管理、利用的信息化工作仍处于较低水平，仅限于档案馆内部文本、数字、图形、图像的输入与输出，可以说，只是实现了档案管理技术手段上的变化，档案管理的主要思路、方法并没有改变，这是制约我们进一步推动档案信息化的重要障碍。究其原因，在于我们在档案信息化过程中，重硬环境建设，包括硬件、软件和网络建设，而忽视了档案信息化的软环境建设，包括档案信息化中的观念更新，管理规范、数据标准、技术规范、相关法律、法规体系建设、人才队伍建设等。
2档案信息化的软环境要求
2．1更新观念，由管理型向服务型转变
档案信息化建设是实现档案资源社会共享的基础，档案信息化的建设，有助于从根本上提高档案服务质量，强化档案信息的社会需求，有助于实现档案的实体模式向信息管理模式的转变，社会发展到今天，经济全球化进程加快，科技进步日新月异，档案管理要针对新形式下产生的新问题积极探索，要解放思想，转变观念，充分认识到信息化为档案事业的发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，档案管理理念也正以传统的物本管理向人本管理转变，在不断探索如何利用信息时代的有利条件，充分展现人的创新性和灵活性，促进管理和服务的发展。面对社会的发展被动服务已不能满足人们的需求，因此，档案信息化的建设为档案资源的社会共享提供了条件。
2．2管理和标准规范建设
档案管理和开发应用的标准规范建设是档案管理信息化的关键和核心，目前我们的档案管理信息化实践中，由于没有相应的数据标准和技术规范，在文件的命名、存储方式、数据格式、使用的软件平台等方面各行其是，不要说利用网络进行资料自动交换，即使是在大量的计算机文件中寻找特定的档案资料也成了一件困难的事情。例如，在文字档案中插入一幅图像，经常只注意文字存储的格式，而忽略了插入图像的格式，这对于查找图像来源，确定图像的原始性，就十分不利，而原始性、真实性是档案的基本属性；又例如，由于个人使用计算机习惯的不同，基本按个人习惯给文件命名，随着时间推移和资料的大量积累，寻找文件变得越来越难，这些都是我们在日常工作中经常遇到的问题。因此，档案信息化管理和标准规范建设必须尽快提到议事日程上来。标准是对一定范围内的重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，以获得最佳秩序、促进最佳社会效益为目的，经有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定形式，作为共同遵守的准则和依据。对于档案信息化管理来说，所谓标准和规范主要包括管理规范和技术规范两大部分。管理规范主要包括档案资料建设和使用中的一些管理规定，如数字档案相关术语、定义，标准的制订原则、程序，档案信息的分类、代码，档案原始性保证、利用方式，档案使用定价、安全性保证等方面的规定和规范。档案信息化管理和标准规范有一定基础。我国的“档案法”，各级相关管理部门和档案馆制订的各类档案资料管理规定在相当程度上可以在档案信息化管理和标准规范中引用，有一部分可能需要修订，还有一些新的规定和规范需要制订。技术规范与标准是关于保证管理规范能够具体落实的各种规范性的技术方法的规定和规范，如信息化档案馆软硬件基础设施建设标准、软件系统工作平台标准、文件存储格式、元数据标准、数字水印、加密算法等。技术规范与标准引用国家计算机信息管理相关标准就足够使用，基本上不需要新制订，其中一部分标准和规范可能根据实际需要修改，以适应档案信息的特殊要求。档案技术规范与标准方面相对困难的是如何理解和落实的问题。由于档案管理工作者大多计算机水平有限，对于国家计算机信息管理相关标准中的一些术语和技术难点理解上有困难，如果产生畏难情绪，可能影响计算机信息管理相关标准的落实。因此，一方面，档案管理工作者要不断提高自己的计算机水平，另一方面，在相关标准引用过程中，加以适当的注解，以方便计算机水平相对较低的使用者使用。
2．3档案信息人才队伍建设
根据档案信息化的不同要求，档案信息人才队伍的建设也需要分层次、有序地进行。一般来讲，可以把档案信息化人才分为3个层次。2．3．1档案信息化建设研究型人才。档案信息化建设研究型人才。高层次的研究型人员是档案信息化建设的主要人才，这部分人才是档案信息化建设的主力军，完成架构档案信息化建设的理论和档案信息化建设的标准，研究新技术、新方法在档案领域的应用等工作。因次，要充分发挥高等院校师资力量雄厚，在传统的档案专业课程设置中增加计算机课程的份量，同时，各专业档案馆要积极创造条件。吸引计算机专业的毕业生到档案馆工作。2．3．2档案信息化管理人才。档案信息化建设是一个系统工程，需要一个可行的目标，良好的运行机制，有效的组织和协调，需要掌握信息化建设的现状、问题及发展方向。因次档案信息化的实施将带来档案管理创新的巨大机遇，将打破原有管理体系和管理模式，档案信息化管理人才的培养就显得由为重要。要建立系统的培训计划，分层次，对档案管理人员进行培训，使我们的档案管理人员能够在深厚的档案学基础理论下，创新更科学更先进的管理方法，指导档案信息化工作的有序开展。2．3．3档案信息化实用操作人才。知识经济时代对人才的基本要求是知识和能力。档案信息化建设的本质也是逐步实现档案保管由实体型向信息开发型转变，档案信息化建设过程中对知识与能力的要求在朝着复合型和全方位的方向发展，因此，档案信息化人才不仅应具有技术性知识和能力，还具有全程化参与的能力。应当看到，当档案信息化建设到一定阶段后，对档案人员数量的要求将会相对减少，而对人员能力的要求将会不断提高。档案信息化实际操作人员要必须懂得现代化管理的基本知识、熟练操作计算机，了解网络知识，灵活使用档案管理软件，熟悉从计算机网络系统环境控制、电子文件形成到文档归档、编研、提供利用等一系列环节的工作。
总之，档案管理的信息化已经成为一种趋势，与其他行业的信息化相比，档案管理信息化目前正处在起步阶段，我们应该借鉴其他行业信息化的经验教训，在大力推进硬环境建设的同时，重视软环境建设，既重视信息化观念、管理规范和标准，以及人才队伍建设，使档案管理的信息化少走一些弯路，以加快档案管理信息化的步伐。
作者:洪涓 单位:集美大学
［参考文献］
1、面临的问题
（1）管理手段不够先进，缺乏标准化运作程序和智能化管理服务手段。由于危险品运输市场回报率高，导致“黑车”、“黑仓库”铤而走险。例如，2009年9月2日，山东省临沂市山东金兰现代物流发展有限公司（金兰物流基地）F3区的临沂市运恒货物托运部的货物发生燃烧并引起爆燃，共造成18人死亡、10人受伤。事后调查主要原因：一是无证从事危险品运输和存储；二是现场管理混乱，安全意识差。
（2）信息化管理水平不高。目前我国危化品行业只有少数企业实现了信息网络管理，大多数企业信息管理水平不高，个别企业还没有建立自己的信息管理系统，严重影响了企业向现代物流发展的速度。
2、交通运输部门对危险品的监管职责
根据《中华人民共和国道路运输条例》、《道路货物运输及站场管理规定》和《道路危险货物运输管理规定》，交通运输部门依法负有组织危险品运输和实施行业管理的职责，表现在：
（1）批准或核定参与危险品运输的企业资质、驾驶员、押运员、卸货员从业资格证，建立企业、车辆、从业人员技术档案和管理档案，规范、管理道路运输经营市场。
（2）负责货运站场经营资质许可，监督货运站经营者健全和落实安全生产责任制，规范货运站场经营准入机制。
（3）负责对道路货运经营和货运站经营进行监督与执法，主要包括：①负责相应的及由其核发道路运输经营许可证的货运站企业的日常监管，上报全市货运站统计情况；②按照经营许可证核定的许可事项经营规定，不得随意改变货运站用途和服务功能，按照操作规程提供服务，按照公平公正、诚实守信的要求经营；③危险品运输车辆驾驶人员是否随车携带有效的《道路运输证》、从业资格证等有关证件；④非经营性道路危险货物运输单位是否对外承揽危险品运输业务；⑤道路危险货物运输企业（单位）是否非法转让、出租危险货物运输许可证件；⑥是否投保承运人责任险及投保的承运人责任险是否已过期；⑦对出入货运站车辆进行安全检查，防止超载车辆或者未经安全检查的车辆出站，保证安全生产；⑧货运站经营者是否按照货物的性质、保管要求进行分类存放，危险货物是否单独存放，保证货物完好无损；⑨进入货运站经营的经营业户及车辆、经营手续是否齐全。禁止无证经营的车辆进站从事经营活动。
二、危险品网络化信息管理与服务系统建设内容
1、业务流程
从业务流程上分，系统主要分为运输管理、进出货运站核查管理和货运站仓储管理3个环节；从系统功能上分，系统主要有业务管理、实时监控和安全辅助支撑3大模块。
2、功能设计各模块简要说明如下：
（一）业务管理
（1）客户业务受理。该模块为货运站与客户人机交互模块，用户通过该模块可完成订单、货物运单等相关业务网上预处理。
（2）货物跟踪。该模块用于追溯货物运输信息。
（3）场站出入核查管理。该模块为本系统的核心模块，在基础数据库和超载超限设备、自动识别设备等技术手段支撑下，用于完成车辆出入站资质审核（包括企业、从业人员）、车辆是否超限运输。
（4）仓储管理。该模块用于完成危险品出入库管理，记录货物、货位、盘点等物流信息。
（5）黑名单管理。该模块用于对瞒报、谎报危险品运输，多次超载超限运输，无证经营等违反相关法律法规的托运人、承运人、从业人员和运输车辆，建立黑名单制度，向社会公众公布。
（6）信息查询。该模块主要用于对货运站内货物相关信息查询。主要包括：货场危险品运输企业，入货场车辆，货场危险品从业人员，车辆在途状态，车辆行驶历史轨迹，单证信息，货场货物，货场货位，企业、车辆、从业人员违章和黑名单信息等查询。
（7）统计分析。该模块用于统计货运站内货物信息。主要包括：危险品运输企业类型统计，运输车辆，各类从业人员，出入货场货物品种、数量、流时、流向和违章处罚信息等统计分析。
（二）实时监控
（1）车辆在途监控。通过与车载终端（集成GPS、GPRS、加速度倾角等传感器）、GIS、短信系统集成，实现对在途运输中危险品进行位置、行车路线、行车速度、通行时间等全过程监控，提供对报警信息快速反应能力。
（2）货物在库视频监控。针对危险品仓储管理中对环境、温度、湿度、摆放方式等特殊要求，在危险品货运站仓库内采取24小时定点视频监控。
（3）危险品泄露自动报警监控。根据不同类型危险品仓库，应用气体检测、液体检漏等检验设备，对危险品可能发生的意外事故进行实时报警。
（4）违规处罚监控。动态实时监测货运站核查系统检验出的违规信息。
（5）系统运行日志监控。对危险品网络化信息管理服务系统各用户、操作进行监控，确保系统健康、有效运行。
（三）安全辅助管理
应围绕事故处理快速响应机制，对安全行车知识进行管理，为企业安全运行管理部门自救提供及时、准确和有效的途径。
（四）用户网上服务管理
为服务于社会公众客户，本系统具备用户网上服务功能。该模块用于向货运站提交订单等业务申报、托运/订购货物信息跟踪、客户信息查询和统计、公共物流信息服务等功能。
3、关键技术
1、货运站及其危险品管理模式研究
由于历史原因，现行众多货运站场手续不全，管理不规范。在本系统建设时，通过调研分析当前货运站和危险品管理中存在的主要问题及其成因，从技术创新和管理创新等角度提出可行的解决方案，研究与之相适应的业务流、信息流和管理模式。
2、异构系统信息集成共享技术研究
基于危险品管理的信息复杂广泛，部分货运站、行业管理部门先后开发了基础业务应用系统，这些系统业务数据的存储方式、数据管理系统、体系结构均存在异构性。如何将这类业务数据和系统进行有效集成共享，是本系统应解决的关键技术。系统需要集成共享的业务系统主要包括：
（1）与外网系统对接：受理客户申报业务、黑名单企业、车辆、从业人员以及提供客户业务查询、统计分析结果；
（2）与各省运政系统对接：获取危险品运输车辆、企业、从业人员等基础数据，并将其违章信息、黑名单信息反馈至运政业务系统；
（3）与各省GPS监控中心共享集成：获得辖区内运输车辆在途信息；
（4）与货运站现有管理系统集成：充分利用部分技术成熟的货运站仓储管理、车辆调度等物流管理功能；
（5）与公安、安监、卫生、环保等部门信息平台集成：形成统一的危险品应急处理机制。
3、货运场站危险品监管技术研究
根据项目总体设计，危险品网络化管理服务系统总体采用三级B/S架构，客户端通过浏览器实现各级系统业务操作，在货运站业务管理的3级节点，则采用车牌识别、RFID电子标签、视频监控、超载超限等设备，此类设备往往是基于C/S架构，如何将B/S业务系统和C/S监控系统有效集成，是系统需要解决的关键问题。
4、系统可扩展技术应用研究
本系统的研究主要针对危险品物流管理现存的问题以及构建统一信息监控平台，所遵循的业务规范和技术手段均为从现实需求出发。系统研究时应考虑未来一段时间内业务延伸和技术革新对系统带来的影响。例如随着RFID在货物跟踪领域技术深入研究和广泛应用、GPS监控中心全国或区域性联网联控、危险品检验系统广泛投入使用，本系统应预留功能接口，具有适度可扩展性。
5、建设标准研究
为加强对货运站的管理，近年来行业管理部门先后出台了《道路货物运输及站场管理规定》、《危险品货物运输管理规定》等管理规定，明确了交通部门对货运站、危险品运输的资质审批和监督查验职责，但由于缺乏相应的查验设备和信息化手段，普通车辆偷运危险品、危险品车辆/货物乱停乱放、超载运输，以及由此引发的伤亡事故时有发生。为规范建设、共享管理，本系统建设时应同步启动建设标准研究，主要包括：
（1）货运站进出站核查系统建设规范；
（2）危险品仓储监控建设规范；
（3）危险品网络化信息管理服务系统开发指南；
（4）数据交换标准（本系统开发遵循已有的行业或国家数据标准，增加或修订其他业务标准）。
三、结论
因此，为了适应新时期高校改革发展的需要，教学档案管理部门要进一步强化教学档案的信息化管理水平，重视管理人员队伍的培训，不断增强管理者的社会服务意识，提高教学档案利用效率，为高校的发展提供有力的保障。
1.转变思想观念，加大宣传力度以争取领导支持。
高校教学档案信息化管理不仅需要现代化的信息技术，更重要的是教学档案管理部门和管理者要树立现代管理思想和管理理念。在教学档案管理过程中，要运用现代化的信息管理技术和管理手段。然而，我们知道用现代信息技术取代传统的手工操作是一个口积月累，循序渐进的过程，绝非一朝一夕的事情，而在这个改变的过程中更需要一个现代管理思想和管理理念来指引的。因此，在目前高校教学档案管理的过程中，转变落后的思想观念尤为重要。
当然，在转变思想观念时，教学档案工作者并非要全盘抛弃已往的思想观念，而是在坚持优良的传统教学档案管理方式和管理理念的同时，要敢于引进现代档案管理思想和管理理念。只有圆满地实现了现代信息技术与先进管理理念在教学文件、教学档案管理领域的合理契合，教学档案信息化管理才可能实现，高校教学档案工作才能更好地适应新时期的要求。
另外，高校教学档案工作者在转变思想观念的同时，还要加强对教学档案的宣传力度，提高全校师生的档案意识，尤其是要借宣传之机，转变一些领导重教学轻档案的观念。在宣传之际，要适时地将教学档案信息化管理工作的进展情况和在教学档案信化管理过程中遇到的问题及时地向领导汇报，争取领导在政策和经费上的大力支持，为推动教学档案信息化管理奠定基础。
2.高校教学档案管理的标准化和规范化建设。
目前，高校教学档案的管理思想、管理手段和管理办法等方面存在着许多问题，这些问题制约着高校教学档案信息化管理的发展。为了促进高校教学档案信息化管理，实现教学档案信息的最大社会效益，高校教学档案管理部门必须加强教学档案管理的标准化和规范化建设。作为档案事业系统中的一部分，我们要将高校教学档案管理纳入到整个档案事业系统中去，接受国家档案管理标准化和规范化的宏观指导。因此，国家档案管理标准化和规范化的要求对高校教学档案管理具有同样的指导作用。
档案管理标准化和规范化，是指为了管理档案工作而“制定、批准和实施的有关档案形成、归档和档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面应遵循的政策、规定、准则、方法等”。档案管理的标准化和规范化，相当于信息化高速公路上的“交能规则”，档案信息化管理工作要时刻遵守这些规则，否则，档案信息内容在档案管理系统和网络中就不可能安全畅通的运行了。
教学档案管理标准化和规范化是实现教学档案信息化管理的重要前提。要实现教学档案信息化管理，首先要统一档案信息的输入格式、输入项目、输入代码符号和输入代码的转换规则。由于标准化是分层次的，有国家标准和地方标准，因此要在高层次上制订相关的档案管理标准和规范，这样才能利于高校教学档案的信息化管理和教学信息更为广泛地交流和共享。
笔者在广泛阅读有关档案信息管理标准化和规范化建设的基础上，将教学档案管理的标准化和规范化总结为以下二个方面的内容：
第一，教学档案管理性标准化和规范化。
教学档案规范化管理，是指高校行政部门和档案部门根据现实要求，由档案部门管理人员对教学档案进行科学地、系统地、动态地管理，以便教学档案发挥更大社会效能，更好地为高校教学和社会发展服务。它包括“计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等，它需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施，以保证电子文件/档案信息的统一规范和资源共享”。
目前，由国家相关部门颁布制定的，有关计算机安全和档案信息资源管理的法规与标准有：《中华人民共和国信息系统安全保护条例》、《计算机信息系统保密管理规定》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等。
第二，教学档案业务性标准化和规范化。
业务性标准规范是对档案管理业务处理的规范，它包括档案的术语标准及管理规范。高校教学档案管理业务的规范根据《中国档案分类法》、《中国档案主档词表》、《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案管理办法》等制度规定，先剔除重份及无保管价值的教学文件材料，再对案卷按标准进行规范组合，最后结合实际和相关法规对教学档案进行规范著录，这也是教学档案信息化管理中的一项重要基础工作。总之，教学档案业务性标准化和规范化要求教学档案管理人员在管理档案时要做到：教学档文件材料收集的完整性、文件材料鉴别的准确性、文件材料整理的有序性、档案保管的安全性和用户利用时的方便性等五个方面。
第三，教学档案管理技术性标准化和规范化。
关键词:中国人民银行;会计档案现状;管理中存在的问题改进管理意见建议
近年来,随着基层人民银行会计工作整体水平的不断提高,会计档案管理工作得到了明显加强,档案的查证、依据和史料作用发挥更加突出。但是,当前基层人民银行会计档案管理工作仍存在着资源消耗大、查询调阅不规范、管理难度大,磁介质、光介质档案因系统升级而失效等问题,应加以关注和不断改进完善。
一、当前人民银行基层行会计档案管理的现状
目前,基层人民银行会计档案的管理涉及会计、事后监督和档案管理等部门,基本职责分工如下:一是会计部门按照会计制度的要求装订会计档案,由会计档案专管员保管;办理会计档案的调阅、销毁工作;将达到一定时限的会计档案移交档案管理部门。二是档案管理部门接收会计部门移交的会计档案并按规定予以管理。三是按会计基本制度的规定,由分管行领导审批,会计部门组织销毁会计档案的事宜。
目前,会计档案的保存有纸介质、磁介质、光介质三种物理形式,保存的主要形式和管理重点仍然是纸介质档案,磁介质及光介质会计档案的保管期限与相应的纸介质会计档案相同;无明确期限规定的磁介质、光介质会计档案,比照类似会计档案进行管理,比如同城电子支付系统备份数据,基层行比照会计核算系统日终备份数据要求保存30天。基层人民银行会计档案的日常管理规定和流程主要有以下几个方面:
1.会计档案的保管。各种物理形式的会计档案均由会计部门档案专管员负责保管,采用纸介质以外形式保存的会计档案,仍同时保存一份纸介质的会计档案。
对纸介质会计档案的保管要求为:需配置专用档案铁皮柜,所有会计档案入柜保管,能够做到防火、防潮、防虫蛀鼠咬。目前基层人民银行在纸介质会计档案保管分工中的做法各异,部分行所有的会计档案一直由会计部门管理;部分行将会计档案管理一定年限(或次年、或隔年) 后移交本行档案室;也有的行虽然将会计档案移交行档案室,但仍由会计部门负责管理。
对磁介质会计档案的保管要求:坚持双备份、异地防磁存放。目前,各行在磁介质会计档案管理的实际操作中普遍存在一些问题。比如,个别行核算系统数据未做到双备份,个别行备份磁介质、光介质数据未进行异地存放等。目前,笔者所在的鹰潭市中心支行已将自2007年运行全国支票影像交换系统以来的会计核算系统备份数据刻录到光盘中,做到数据双备份。
2.会计档案的查阅。目前,基层人民银行均能够严格按照会计档案管理的规定办理会计档案的查阅工作。严格建立并执行会计档案查阅的审批、登记制度。会计档案的查阅除应会计业务检查的要求恢复会计核算系统备份数据,以查看是否存在磁介质、光介质会计档案失效的情形外,均为纸介质会计档案。
3.会计档案的复制。目前,个别行对纸介质会计档案的复制只存在一种情况,即为了能够在规定的期限内有效保存会计档案,对目前由邮政局传递的传真件形式的电报底稿进行复印保存。磁介质会计档案的复制由于各行会计部门应用系统的操作环境不同,复制所有磁介质档案的工作量及成本都较大,部分行未按照要求做到6个月复制1次。
4.会计档案的销毁。会计档案的销毁工作目前仅限于纸介质会计档案,有的行存在部分已超过保存期的磁介质会计档案(如会计核算系统月终备份数据),但未进行过销毁。各行销毁纸介质会计档案系按照《中国人民银行会计基本制度》的规定,报上级行批准后自行销毁,即县支行报地市中心支行批准后自行销毁,地市中心支行报省会城市中心支行批准后销毁。
二、基层人民银行会计档案管理工作中存在的问题
1.现行的会计档案管理制度滞后,不能适应形势发展需要。目前人民银行会计档案管理执行的是总行2005年制定、2006年1月施行的《中国人民银行会计基本制度》,该制度与1987年颁发的《中国人民银行会计制度(试行本)》的管理规定相比,内容相差无几,并未在其中对会计档案有专门的指导条款。但随着人民银行会计管理制度改革和会计电算化的迅猛发展,人民银行会计资料的内容、形式也发生了较大的变化,使部分会计档案归类入档十分困难,迫切需要新的法律规章予以规范指导。
2.会计档案管理部门分散,统一管理流于形式。据调查,目前基层人民银行会计档案虽然大部分已由事后监督部门集中保管,但具体管理部门还是事后监督部门,没有实行档案管理部门统一管理,在调阅资料时也是由事后监督部门管理,以致会计档案与全行档案的统一管理流于形式。在这种管理现状下,容易造成会计档案入档不及时、归类不正确、登记不完整,内部人员调阅档案不履行审批程序,随意性大,存在会计档案遗失的风险;容易造成组柜管理或个人管理,使一部分会计档案出现漏档现象。同时,会计档案由各部门分散管理,不可避免地在管理条件上受到了限制,不具备档案管理的安全措施,难以达到档案管理“四防”、“四无”的基本标准。
3.会计档案管理未与核算系统升级同步,磁介质档案调阅难度大。大部分磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的,调阅磁介质会计档案需要在特定的、旧的运行环境中进行。但是,随着应用系统版本的升级、换代、更新,部分磁介质会计档案已无法调阅,失去了档案管理与有效使用的真正意义。
4.内部保密管理制度与司法执行存在矛盾,会计档案密级管理难度大。为了防止会计档案丢失和泄密,中国人民银行颁布的《银行会计档案管理办法》规定,各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。此规定在实际操作中的执行难度较大。如司法部门在执行公务时,强制将会计凭证调出,如果不同意将按妨碍执行公务处理,给档案管理带来困难。
5.会计档案监督检查不到位,日常管理工作仍存在漏洞。会计档案是会计工作检查的一项内容,但在部分基层人民银行在实际会计工作检查过程中,普遍只查看登记簿的建立或档案的装订整理等,对于档案的归类是否正确,入档是否及时,垒面、簿宴核对是否相符,是否具备安全措施等检查得较少,造成监督管理的漏洞。
三、改进基层人民银行会计档案管理工作的意见建议
1.出台专门的《中国人民银行会计档案管理实施办法》,进一步完善会计档案管理制度。一是依据会计档案管理工作的变化和新形势的需求,制定统一的《中国人民银行会计档案管理实施办法》,及时对相关管理规定予以修订和完善,有效解决现有的会计档案管理规定多分散在多个会计制度及业务管理办法中而不便于查阅的问题,切实加强人民银行系统的会计档案管理。二是明确会计档案管理的对象和范围。现有会计档案管理存在多处空白点,比如在会计档案保存的物理形式上对光介质会计档案的管理是一个空白点,同时需要对磁介质、光介质的有效性进行界定,并明确销毁方式,切实防止管理漏洞。三是明确管理职责。要求无论是纸介质会计档案,还是磁介质、光介质会计档案,都要严格按照会计档案管理的有关规定入档、归类、调阅和销毁,切实保证会计档案的安全,达到“四防”、“四无”标准。
2.不断改进现行的会计档案管理的手段和方式,不断提高央行档案管理效率和水平。应明确基层人民银行纸介质会计档案应由本单位档案管理部门统一管理。不断改进磁介质、光介质的备份、调阅、管理方式,使磁介质、光介质会计档案的调阅尽可能不受特定应用环境的限制,实行双备份,坚持异地保管,定期复制,防止磁化及老化。三是要进一步完善全国支票影像交换系统(IAS)中相关档案管理的功能。在目前尚未建立完善的会计档案电子化管理系统的现实情况下,可采取过渡形式,对IAS系统的查询和归档功能进行完善,实现IAS系统多条件查询、历史查询、模糊查询、查询统计、查询结果集中显示、保存查询结果等功能,为建立独立的会计档案电子化管理系统积累经验。
3.切实加大会计档案的检查力度,有效堵塞日常管理的薄弱环节。对会计档案管理工作的检查,要像检要空白凭证一样进行实地盘查,从档案登记薄记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性、入档的及时全面性,以及簿实核对是否相符、销毁手续是否健全、安全措施是否符合规定等进行全面检查,确保会计档案保管妥善、存放有序、查阅方便,严防毁损、散失和泄密。
4.完善司法部门调阅会计档案审批制度,进一步加强基层人民银行会计档案的保密管理。首先,要加强档案管理人员的保密安全教育,提高管理人员的保密安全意识,确保会计档案的不泄密和信息的绝对安全;其次,要完善司法部门调阅登记制度,强化查阅登记审批和复印、复制的过程监督,明确使用期限和要求,有效防止会计信息不泄密;再就是要加强与司法部门的沟通联系,进一步规范司法执行中的人民银行会计信息管理,确保中央银行的信息安全。
参考文献:
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[2]刘文华; 张纪;人民银行会计档案管理存在的问题[J]. 金融理论与实践2002,(02)
成人高等教育学籍管理表现为成人学生和学校之间的隶属关系，是对成人学生从入学之日到毕业时的全过程加以记载与管理。它对提高教学质量，培养高层次全面发展的合格人才，维护学校的正常秩序具有重要的意义。所以成人学籍管理已经成为复杂的系统工程，有其自身的特点，突出表现为学籍管理的复杂性、变动性。
1.1学籍管理的复杂性
成人高等教育的学生来源比较广泛，系分别来自各个不同单位的在职人员，涉及的专业门类多，且年龄层次跨度大，文化水平、个人素养、思想动态、学习动机都有较大的差异。这使得成人高校的学籍管理呈现出多样化、复杂化的特点，而传统的学籍管理工作量大、耗时长、手续繁琐，效率低下，已无法满足复杂多变的学籍信息管理。
1.2学籍管理的变动性
成人教育学籍具有变动性大的特点。成人学生有别于普通高等教育的学生，在学习的整个过程中夹杂着家庭生活和工作的琐事，经常出现工作的调动、职务的升迁、突发事件等原因要求变更学籍的状况，造成成人学生的流动性比较大。采用传统的管理方式就有可能会出现学籍信息的丢失、出错、重复，或者是学籍信息的不匹配的状况。基于上述原因，与学籍相关的信息处理日趋繁重和复杂，在客观上必须对学籍管理采用信息化管理的方式，以此来实现成人高等教育学籍管理信息化、网络化，提高学籍管理的工作效率。
2学籍管理信息化的实践
学籍管理工作是对学生从入学到毕业的整个学习过程进行跟踪管理，主要对学生的信息采集、学籍注册、学籍变动以及学生成绩和思想品德、各项奖惩、毕业生信息采集、毕业资格审核、证书发放、归档资料等为主要内容对学生进行管理的一种手段。依照学籍管理的主要内容科学合理地制定信息管理的方法，是对成人高等教育实践学籍管理信息化的关键所在。因此，学籍管理信息化要以实施电子注册为基础，把加强电子注册管理作为学籍管理的有效手段。将学籍管理和学历证书电子注册有机结合起来，促进成人高校管理学籍管理的现代化建设。
2.1严查入口关，建立电子学籍档案
成人教育在每学年新生报到入学后，对照成人高校《学生学籍管理规定》采集新生信息，包括考生准考证、录取通知书、身份证、电子档案照片等要与新生本人填写的个人信息表格进行详细核实，规范地采集好新生学籍信息，严格复查新生入学采集的学籍信息，从招生库等其他数据库导入相关学生资料，按不同校区、系、部、专业、学制编班编学号，建立全校学生的基本信息数据库。并根据不同条件设计快捷地查询学生学籍情况查询的信息库，准确建立每个学生的电子学籍档案，确保新生数据正确、完整，从源头上把好数据的入口关，这样才能有效避免不规范和错误数据的产生。
2.2加强信息审核，注册电子学籍信息
电子注册和学籍管理是相辅相成、紧密结合的，电子注册工作保证了学生数据真实而准确，是学籍管理工作的重要内容和任务。由于新生学籍电子注册的结果是学生毕业时学历证书电子注册的重要审核依据，所以学籍管理人员要按照招生规定认真仔细复查新生入学资格，不符合招生条件的，立即取消其入学资格；对于符合入学条件的新生，按专业、班级为单位与注册电子档案进行信息化比对，通过学籍管理信息有关平台传输到主管部门备案，将学生电子档案转化为注册学籍信息。学籍管理人员在整理核实新生信息时，要快速、准确、熟练使用学籍信息管理系统，对新生进行学籍注册，并要做到上报的数据格式要正确，同时要严格按照学籍管理规定对新生学籍加强管理，将学籍信息和电子注册学历管理有机结合在一起，实行同步管理。因此，新生电子注册工作是学籍管理的重要环节，是维护学历证书的公正性及保护毕业生合法权益的重要保证。
2.3健全管理制度，实行学籍动态管理
成人学生由于工作等原因提出学籍变更的情况很多，如转学与转专业、休学与复学、退学等，对此要严格按照规章制度办理相关手续，及时更正学籍信息。同时按省教育厅有关精神，在规定时间内报批，以免出现遗漏或错误。学籍管理人员要认真规范地做好学籍管理工作，对学生实行动态化的学籍管理，在每一学期结束之前，对学生个人电子档案进行补充，及时完善学生的基本情况、奖励与处分情况、学习成绩、毕业论文成绩等重要材料和信息，同时进行审核，发现有问题的数据进行复核，保证学籍信息正确无误。强化学籍管理的刚性约束，不得擅自更改、变动、删减相关的学籍信息，如果确实有误需要更改，则需上级主管部门批准方能修改操作。
2.4严把出口环节，审核学历电子注册信息
学历电子注册是电子注册工作的出口。学历证书电子注册要保证全面准确反映学生学籍信息数据的准确性、完整性和可靠性。必须严格执行学历证书电子注册制度，严把出口环节，审核学历电子注册信息，明确学籍、学历数据核对、审查、更正、上报的管理程序，杜绝错报漏报、随意更改、弄虚作假等现象，确保成人高等教育学籍学历数据准确规范。在学生临毕业之前，要查阅学生学籍信息和电子注册的信息，在办理学生毕业证书验印注册审核时，核对提供学生入学的录取审批文件，对照电子注册数据库图像和其他信息，与学籍信息进行一一比对和复查，并与教育部中国高等教育学生信息网学历查询系统及学历认证系统相互对应，以保证学生学历证书、电子注册以及学生学籍的一致性，提供真实、完整、无误的毕业生学历证书注册信息。因此，成人高等教育学籍管理的重中之重，实行学历电子注册制度是高等教育学籍管理改革的重要举措，在证书管理科学化、提高工作效率方面产生了积极的效果，对学籍管理中其他工作起着有力的借鉴作用。
3学籍管理信息化的思考
成人高等教育学籍管理信息化是一项复杂的系统工程,要实现管理的科学化、规范化、程序化和信息化，必须在宏观层面做出思考和筹划，因此，如何真正实现成人高等教育学籍管理的信息化是当前学分制信息化建设的一项重要课题，必须转变成人高等教育学籍管理的理念，进一步完善各项学籍管理科学化制度建设，强化学籍信息动态化过程管理，探索成人高等教育信息化管理的道路，加强信息平台建设，使学籍管理规范化、制度化、人性化、高效化，以提高学籍管理的效能。
3.1强化学籍信息化的过程管理
成人高等教育学籍管理具有持续性、复杂性、繁琐性的特点，学籍管理人员要有高度的工作责任心，明确电子注册管理系统操作的要求，熟悉成人学籍管理实际操作的流程，严格按照管理流程和规定进行规范操作。根据管理流程实施具体的过程管理，将电子学籍档案中的招生录取、教育教学、学籍管理、毕业、结业、肄业及授予学位材料和学历证书等有关材料中的文字、图表、照片等材料，按照学籍档案要求分类归档保存，加强档案管理。学籍管理人员要定期核对，按照上级主办高校对办学点的要求，对学籍进行严格管理和规范操作，实现全程跟踪，保证成人高等教育学籍信息的及时性和准确性。
3.2加强信息平台建设
成人高等教育学籍信息平台，是学籍管理基础工程。学籍管理各项工作的实施，必须依靠学籍信息平台。学籍信息平台以电子注册为基础，要进一步探索改进学籍管理的方法，加强信息平台建设，运用网络技术和校园网以及主办高校的信息平台实现互通互联，建立动态的学生电子学籍档案数据库，运用现代化手段进行学籍管理，这样能够实现信息、资源共享,加强办学点与主办高校、上级主管单位之间的信息交流,以便于各级领导和省级教育部门实现信息交换和核对，提高成人教育学籍管理信息化的成效。
关键词：电子注册；成人学籍管理；存档
中图分类号：G637 文献标识码：A 文章编号：1674-9324（2012）07-0076-02
国家教育部在2001年2月5日下发了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》（教学200[1]4号）的通知，为适应高等教育改革的需要，有利于高等教育健康发展，保证高等教育质量，维护国家学历制度和学历证书的严肃性，维护高等学校毕业生的合法权益，特建立高等教育学历证书电子注册制度。暂行规定对证书的内容、规范、责任等方面提出了明确的要求和技术指标，同步要求加强对学历证书和学籍的管理，对违规操作、弄虚作假的，追究有关人员和单位的责任。2002年开始全国各类高等学历教育发放的毕业证书均需在教育部指定的《学籍学历信息管理》（http：//.cn/）平台上进行电子注册。同时对1991～2001年高等教育学历证书发放进行了10年回登，为了进一步衔接学生领取的证书进行电子注册，在2007年规定新生学籍电子注册暂行办法和有关事项。这就对各类从事学历教育的学校从源头、过程、毕业等方面的学籍管理提出了更新、更高的要求，从而建立了与教育数字化平台数据相衔接的内部管理数字化平台。学籍管理从入学与注册、考核与成绩记载、变动（转专业、转学、休学、复学、退学等）、离校（毕业、结业、肄业）、证书发放、电子注册等方面进行管理，每一环节都不能有一点差错。电子注册是要求新生入学报到信息、毕业证书发放信息及学生电子数码照片信息在教育部指定的《学籍学历信息管理》平台进行上传核对，涉及到学籍变动的同学信息，要及时准确地在平台《在校生信息维护》模块进行相应的信息变动，通过审核的学生信息学籍或毕业资格有效，否则，不能在教育部指定的网站通过电子注册，会造成学生辛苦几年，拿到的毕业证书信息与本人信息不符，按教育部规定，就没有学籍资格，更没有毕业资格，不仅没有大学毕业时领取证书的开心，反而给自己添堵，这就要求我们从事学籍管理者重视平时的积累和信息的维护，不能造成信息滞后。
一、提升管理手段，打造内部数字化学籍管理平台
成人高校应由主管领导牵头，根据教育行政主管部门相应的文件或规定要求，制定高校内部成人高等教育学生学籍管理规定，成立相关的学籍管理部门、负责人及责任人，按相关规定从事学籍方面的管理工作。在实际情况中，成人高等教育的学生情况不同于普通高等教育，学生处于动态变化中，情况纷繁复杂，对于特殊情况或学籍管理中没有指明的情况，可由经办人进行情况分类汇总，提交学校主管继续教育部门办公会议进行讨论，做到学籍管理及变动的公开透明。为了确保管理流程落实和过程的高效运转，势必要打造教务、成绩、学籍、证书、电子注册等模块功能的衔接。继续教育内部数字化学籍管理平台，含成人高考号（zkzh，c）、姓名（xm，c）、身份证号码（sfzh，c）、专业名称（zymc，c）、学习形式（xxxs，c）、成绩状况（cjzk，c）等关键信息元素在内，只要有网络覆盖的地方均可以操作，是一个集总管理员、功能模块管理员、函授站（点）用户、学生用户等用户集群为一体的数字化综合管理信息系统平台。
二、衔接招生源头，夯实基础数据
所有发放的成人高等教育的学历证书信息必须在教育部指定的《学籍学历信息管理》平台上进行电子注册，这就要求学籍管理人员具有对原始的数据收集处理的能力，从成人高考录取现场开始，就注意进行下一环节基础数据的衔接，走进招生录取源头，从录取系统中获得第一手学生信息数据及成考照片，制成包括成人高考号（zkzh，c）、姓名（xm，c）、身份证号码（sfzh，c）等19项信息元素在内的DBF文件，还有成人高考报名时的照片和专升本学生专科资格承诺等相关数码信息，利用数字化平台进行信息处理，输出相关的信息核对表，在新生入学时认真较对每项信息元素，做到一一对应。根据掌握好的招生源头数据，按数据源代码进行内部信息处理，结合教育部《学籍学历信息管理》平台，每年3～5月份要求学校下载新生注册名单进行比对，然后加上学号、班级等信息上传进行注册，录取信息与报到入学信息必须一致才可以上传成功，上传不成功的信息进行梳理。对于要修改信息元素的学生，须在新生入学注册后，按规定提出申请，经过审核后才能在《在校生信息维护》项进行信息变动，得到系统平台审核通过才能有效。
三、注重平时积累，时刻维护变动学籍
在衔接招生源头、夯实基础数据后，要时刻维护变动信息元素。新生入学后，因成人高等教育学生的特点，变动较多，除了成人高考号（zkzh，c）不能申请变动外，学生本人的基本信息、专业方面的信息元素都有可能申请变动。在审核学生申请变动学籍的情况时，学籍管理者必须严格把关，遵守规定，规范管理流程，在规定时间内严格进行相关事务申请审核，学生要变动身份证号码或姓名等关键信息元素时，应让学生到当地户口所在地出具修改相关信息的证明。招生录取时以（z+zkzh）.jpg命名的电子数码照片上传到《数字化综合管理信息系统平台》内，照片大小可以修改，但不得修改照片的原始图像内容，新生入学后要采集高清度符合要求的后续电子注册用的数码照片，像片为背景为蓝色、白色免冠上衣的彩色图像，不得进行化妆；成像区：面积48mm×33mm的标准二寸证件照片，头部的宽度为图片宽度的2/3、人体像长为整个图片长度的80%；图片尺寸：宽150像素，高210像素；保存命名：sfzh.jpg。学籍管理者要利用photoshop对照片有关技术指标进行修改，照片的文件命名可以通过VFP命令进行操作renamea lltrim（原始名）to alltrim（sfzh），然后上传到系统内，但录取时的照片和在校照片的命名不要相同。
四、连接中间环节，掌握多方状态
学生是否能够正常进行证书发放、电子注册，除了学生自然基本信息的准确还不行，还要结合学生在校期间是否按规定完成教学计划要求的课程模块、社会实践模块、毕业设计模块，政治思想学习、在校的表现、缴学费等情况是否达到了毕业的要求。在中间环节中，按日常教学管理目标完成学习取得合格成绩的及时登记，不符合毕业条件的同学做到及时筛选，通知相关学生及时进行后续学习。学籍管理者在学生毕业名册正式上报前6个月，将预毕业名册下发到各个功能管理者，让他们进行毕业资格初审，然后规定时间节点，通知涉及的学生进行校内课程的补考或出具相关证明材料，在截止时间前完成相应的信息或成绩处理，运用好功能小程序，对中间环节的有关数据简单处理。
五、留存过程材料，造册存档
中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》指出，高等学校应当建立、健全档案工作的相关制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。为了保证电子注册的严肃性，时刻要求学籍管理者对每一环节所依据的材料进行登记存档，做到变动审核有据可依，招生时的录取花名册、学生注册入学时的有关材料、学生申请变动提交的材料、学生在校期间的课程学习试卷及成绩、社会实践报告、毕业论文（设计）材料、提交电子注册的学生名册等材料归类登记存档。今后凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以查询在校读书期间的档案。
六、结语
随着国家对高等教育新生入学和毕业学历证书要求进行电子注册的深入，促进高校继续教育部门内部的学籍管理数字化的进程，一方面，高校继续教育部门应严格学籍管理的流程规范化、细致化，严肃成人学籍管理；另一方面，要促进与管理相适应的网络数字化学籍管理的建设，做到学籍管理可监控、快捷。以电子注册为主轴，探究成人学籍管理新思路、新手段，打造与教育部《学籍学历信息管理》平台相衔接的内部数字化管理手段势在必行。
参考文献：
一、规范林业档案管理
1.完善各种管理制度。对于林业档案的归档、储存、借阅、查询等各个渠道做出严格的管理规章，随时接受其上级或者主管部门的监督和指导。不断完善奖惩制度。针对林业档案工作人员工作中的表现给予表彰奖励。使档案工作变得更加有效快捷，不断提高了林业档案的利用率。
2.做好有害生物防控档案管理工作。林业的防治检疫是一项基础性工作，有害生物的管理有利于促进林业的可持续发展，因此要保证文件材料的齐全与完整，保证文件材料的齐全与完整，更好地为以后的林业有害生物防治工作和利用档案的作用；定期检查档案，始终把档案管理纳入议事日档案管理工作总结，发挥档案资料在林业有料、数据、记载、方法、参加人员等生物防控工作中的指导作用，对今后的有害生物资料年终全部归档入卷。
3.退耕还林档案管理工作。退耕还林工程是一项政策性强、涉及面广的生态工程，加强森林资源档案管理，树立“无档增长的战略思想，有效地发挥森林资源档案在林地建设中的重要作用，把规范建档工作个前所未有的高度。
4.林权改革档案管理工作。每个基层部门确定专职档案管理员，展好生物多样性，推动林权制度改革顺利进行，全面推进退耕还林资料的收集、整理。实施流程编制，强化生态建设档案管理工作，建立林改工作，加强林业信息化档案管理。
5.林业科研档案的归档。根据《档案法》规定，凡属科研档案，都要无条件地依法向所属单位档案部门移交，保证科研档案材料齐全、完整。档案管理人员负责接受本单位的全部科研档案，对接收的档案材料首先林业科研档案管理地方标准进行对照，对归档材料齐全经过加工整理，编制档案总目录、档案分类目录，然后按档案微机管理要求录入案卷档号。严格按照档案保密，加
二、加强档案信息化建设
1.加强档案的服务信息建设。把同类文件材料归档在一个卷内，不断探索档案信息管理系统的模式，档案收集要进一步了解企业对档案利用的需求，收集利用效果的反馈情况，并把相关的信息进行综合性的分析。
2.确保档案管理质量的提高。质量是实现档案规范化的关键，档案拟制格式要规范，字迹要鲜明、清晰，排版形式和尺寸规格要统一，装订要在左侧，达到标准化和规范化管理。
3.加大对林业企业档案工作的依法监管力度。档案管理部门依法对林业企业档案管理工作进行监管。把林业企业档案工作作为企业档案行政执法工作的重要内容来抓，落实好责任。经常开展档案行政执法检查活动。实行对不合格单位和个人的行政处罚等措施，提高林业企业法人和全体员工的档案法律意识。使其认识到档案不是个人的私有财产，依法督促企业加强对文件的登记、交办、归档程序的监督和管理。以确保林业企业档案资源的完整。
三、增强对林业企业档案管理工作的指导力度
健全林业企业档案管理制度，建立档案管理体制，林业档案管理部门要结合林业企业的实际，建立一套符合林业企业档案工作实际的规章制度。开展面对面的档案业务指导工作。档案管理要根据林业企业运作的规律，按照林业企业档案管理规定的具体要求，做好林业企业档案的收集、整理、鉴定、保管、编研和利用等工作。通过强有力的监督检查和考核手段，实行行政问责制。
根据电力企业档案工作的实际，我们针对该标准制订了一些补充性的规定，使执行者更便于操作和掌握。
一、解决标准自身的存在矛盾，保证标准的有效执行
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》从总体来讲，给建设项目档案工作提供了规范化管理的依据。但是由于在制订标准中不可能事天巨细，面面俱到，需要在实际中进行细化。
工程竣工图是建设项目的实际反映，是对工程进行交工验收、维护、改建、扩建的重要依据，是国家重要的技术档案。由于项目竣工图从形成、编制到出版，涉及到建设单位、施工单位、设计单位、监理单位，而各单位在竣工图编制工作中所负的职责不同，所承担工作内容不同，因此是一项复杂的工作。为了提高竣工图质量，规范竣工图编制与出版，电力行业1996年颁布的《火电发电厂工程竣工图文件编制规定》，在行业内规定竣工图的编制出版工作由设计单位承担，施工(调试)单位做好变更记录，提供完整的变更资料给设计单位进行竣工图的编制出版。 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》标准在制订时，兼顾到电力行业规定，在档案该标准的6.2.1条中规定： “如行业主管部门规定设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。”对由设计单位编制出版竣工图的，提出必须经施工和监理单位审核内容的，这对加强竣工图管理，确保竣工图质量，起着至关重要的作用。
在《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的6.4.1条款提供的竣工图章的式样中，该标准里所提供的竣工图章是按照由施工单位编制竣工图的情况制订的，而电力行业规定竣工图是由设计单位编制。因此，竣工图章签署的编制单位不是施工单位，变成设计单位。为此，经与档案专家进行沟通与探讨，我们制订了相应的企业规范，明确规定：设计单位的责任在竣工图标上体现，施工与监理审核的责任在竣工图章上体现。从而确定了各单位在竣工图编制的各自责任，解决执行中的实际问题，保证档案《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》标准的有效执行。
二、明确国外设备图纸与来往文件、厂商提供的设备文件签署、建材出厂证明文件的复印件等问题的管理规定，提高标准的可操作性。
1、关于档案纸张的质量问题。在建设项目文件形成和整理过程中，我们经常遇到这样几种情况：归档的国外进口设备图纸是那些用复印纸打印的白图，纸张质量差，不利于长期保存；且来往的技术文件签署大多数不是亲笔手签的，不符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》标准归档要求。例如电力企业的脱硫项目设备、燃机项目主机等都存在着这样的问题。经了解，国外设备图纸的管理基本上采用无纸化管理，所有的设备安装图纸是在厂家规定的网站下载的，来往技术文件多数是通过电子邮件传输，签署是用采用电子笔签署的，因此归档文件是以电子文件为主。由于国内外图纸管理的方式不同，不符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》标准归档要求。
2、关于厂商提供归档的设备文件。按惯例厂家提供的设备文件，是按厂家所在行业规定要求出具的，其中如合格证、试验报告等文件材料其责任人有用代号章或印章在文件上确认责任的。根据国家有关文件归档方面的要求和规定，归档文件不允许用印章，更不允许用代号章。
3、关于由材料供应商提供的建材出厂证明文件的复印件问题。在建设项目的施工现场，由于材料生产厂家只给材料供应商提供一份原始证明，因此供应商只能提供给各材料购买单位复印件了。由此建筑材料质量保证文件出现了大量的复印件存档的现象，这同样是不符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》文件归档要求的。
对于以上在实际工作中遇到的具体问题，
三、对于档案现代化、信息化管理作出具体规定，充实与完善标准的内容
随着建设项目信息化程度的提高，项目管理软件、设计软件等广泛应用于建设项目的各个环节，项目建设和各项工作中形成的电子文件、电子档案越来越多。同时网络技术又为档案提供利用带来了很大的便捷。国家档案局2002年提出了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以网络为基础，档案信息资源建设为核心，扩大档案信息开发利用为目的，加快推进档案数字化、信息化管理、信息网络服务的进程，为改革开放和现代化建设服务。因此．档案信息化建设将是建设项目档案管理在今后一段时间内的一项重要工作。
中国人民银行白城市中心支行 吉林省,白城市 137000
摘要:随着对外经济的发展,涉汇活动已成为部分企业、居民日常经营活动和金融交易的重要组成部分,建立涉汇主体诚信档案,有助于引导和规范涉汇主体合规经营,逐步建立良好的外汇信用秩序,有助于提高主体监管效力。
关键词:经济发展 货币政策 外汇管理
一、建立涉汇主体诚信档案背景
伴随我国市场经济的不断发展,各级政府和政府部门均在致力于诚信建设,倡导诚实守信成为时代的要求。涉汇主体(包括银行、企业和个人)因其经营活动涉及到国外主体,关系到我国的整体形象问题,因此对其诚信活动、诚信经营需要高标准、严要求,建立其诚信档案可以动态收集涉汇主体的信用信息,有利于规范涉汇主体诚信经营活动的基础。
二、外汇管理的现状
(一)“外汇登记”需要完善。《中华人民共和国外汇管理条例》规定,“境外机构、境外个人在境内直接投资,经有关主管部门批准后,应当到外汇管理机关办理登记”。但现实中部分外商投资企业外汇资金到位后,因没有收付汇业务而不进行外汇登记年检,存在享受了外商投资的优惠政策,却不履行外商投资企业义务的现象。
(二)管理分散形成不了合力。现有的外汇管理系统功能强大,但各个系统较为分散,不能充分发挥系统数据仓库的功能,缺乏对监管主体综合描述,不利于对涉汇主体整体管理和评价缺乏效率。
(三)管理部门信息的共享机制有待提升。由于管理部门之间没有一个信息共享的平台,部分没有外商投资身份的外汇投资企业却继续得到国内银行的信贷业务支持。
三、操作设想
(一)建立涉汇主体诚信档案数据库。设立全国涉汇主体诚信服务器,为每个涉汇主体建立数据库,数据库中包括银行数据库、企业数据库和个人数据库三个子库,每个涉汇主体的诚信档案内容包含涉汇主体的身份信息、国际收支逾期申报信息、国际收支分拆信息、外商投资企业年检信息、已确认的外汇违法信息、违法违规时间、受处罚时间等。
(二)数据来源及采集方法。一是充分发挥外汇局系统资源的效力,通过《货物贸易外汇监测系统》:采集已确认的外汇违法违规信息;通过《国际收支(金宏)系统》和《个人外汇业务非现场监管系统》:采集国际收支逾期申报信息、个人分拆结售汇行为被外汇局列入重点关注名单;通过《直接投资管理系统》:采集外商投资企业年检信息;通过《银行外汇业务信息管理系统》:采集已确认的外汇指定银行违法违规信息;通过《货物贸易外汇监测系统》:采集因资金和行为存在异常,被外汇局降为C级的名录企业,对只进口不付汇及只出口不收汇的企业列入观注名单等内容,导入涉汇主体诚信档案数据库;二是利用外汇行政执法成果,采集涉汇主体违规信息,包括违反外汇管理规定受外汇局处罚的等。
(三)实现涉汇主体诚信档案数据库和人民银行征信系统的对接。建议由外汇局与中国人民银行征信中心协商数据信息报送和更新事宜。目前,涉汇主体诚信档案和人民银行征信系统的数据对接可分两步走,在人民银行征信系统未开发涉汇主体诚信档案数据接口程序前,由外汇局提供涉汇主体诚信数据信息给同级人民银行征信管理部门,由征信管理部门手工将数据信息录入征信系统相关模块,待接口程序开发后,即实现定期电子化报送和更新数据信息。数据信息对接后,将涉汇银行、企业和个人的违规信息纳入人民银行征信系统,对银行、企业和个人信用状况实行本外币统一监管。
四、现实意义
(一)健全外汇主体信用信息。通过利用企业征信系统提高涉汇主体规范贸易收支行为、提高外汇年检率和年检质量,可以有效堵塞监管真空,杜绝不规范企业的不轨行为;摸清企业的财务状况,增强企业信息的准确性。
与传统思想观念相悖的是，人事档案虽然主要是记载个人的社会经历以及受教育水平等信息，档案的所有权并不属于个人。据相关法律规定，我国形成的人事档案是归国家所有的，因此就没有向当事人收取管理费的理由。相关我国政策规定，我国人事档案的管理费用均由政府财政部门提供。由于个人档案收费制度的不合理且不适用，对此，本文提出如下解决办法：
（一）加强宣传力度加大我国人事档案相关制度和法规的宣传力度，加强我国政府服务部门的监察力度，贯彻落实我国人事档案的相关规定，明确我国人事档案管理费用支出由我国财政部门承担，坚决落实人事档案管理的真实性、全面性以及实用性。
（二）设立流动服务部门国家理应设立相应的人才流动服务部门，对流动人员进行无偿的管理服务，使个人档案管理集中到国家，使国家真正拥有人才管理资源的重要信息。
（三）扩增管理费用的来源随着市场经济的深入发展，政府用纳税人的钱来完成人事档案的管理，让人事档案的管理成为社会公务活动。这样便可解决一些人才流动服务部门借此获取高额利润的不正当收费问题。
二、人事档案的人权保障
我国人事档案相关法律法规明确规定：个人不得查看自己以及具有亲属关系人员的档案。根据我国以及全球现处于的计划经济时代，上述相关规定暴露出明显的缺陷，档案当事人无法知悉档案内容，也就无法对可能存在的恶意伤害进行合法权益的维护，这对于当事人而言是极为不利的。这种忽视个人知情权的做法，主要弊端有如下几种：因为档案的当事人不知道自己档案的内容，组织档案材料的人很可能对个人的客观评价并不属实，个人只能被动的去接受这一事实，不仅导致材料失去真实性，而且可能给当事人造成了精神上或物质上的损害。人事档案的记录主要是来自于外在因素，而当事人对于自身的最新动态及信息具有较为主动的获取权，只有通过当事人才能实现人事档案管理的动态性和及时性。而且一些人希望写传记或是写家史也不能找到有根据的资料，这种人事档案管理制度给他们设置了人为的障碍。除了这些，还有很多不为人知的弊端，所以若是能够改革这种计划经济时的人事档案管理制度，那么也就在维护当事人合理的信息知情权上有所建树。人民群众对于自己信息的提供也就有了积极性，同时提高了人事档案管理的透明度，和公正性。对于人事档案的人权保障这一点，本文提出以下几点意见：
（一）完善档案管理制度修改或删减掉不合理人事档案的相关管理规定，明确本人可以在跟人事档案管理者申请后获得查看自己信息的权利。
（二）允许当事人申请允许当事人对自己的人事档案有根据的提出异议。当事人在准备足够的证明资料后可以申请要求修改资料，有关部门核实情况之后可更正信息，并留下更改记录、更改申请和证明资料。
（三）允许当事人知悉允许当事人的直系亲属和有关部门在获得授权后有查看权利。可以经过当事人的授权证明，或当事人已逝世，档案管理部门核查查看的合理理由之后，获得查看有关部分信息的权利。
三、人事档案的管理模式
计划经济时代的人事档案管理制度下，管理分散，专职人员少，现代化水平低。从而导致人事档案信息重复繁琐，内容陈旧，“弃档”现象严重，而且档案在逐级流动过程中，也会遭成遗失、错档的现象。人事档案管理的改目标就是趋向于改变这些明显弊端，健全人事档案管理制度。创新型的人事档案管理模式要具有现代化水平，有助于社会管理，具有公益服务化性质，方便于民，维护公民信息知情权，具有多元化管理特点，为不同类型的人事档案提供管理服务。因此，改革和健全我国的人事档案管理制度必须要及时实行，建立新模式、新体制的人事档案管理，修改后的管理模式应该具备以下几点
：（一）建立多级化管理制度形成档案管理中心，进行分级管理，取缔计划经济时的分散管理和多部门管理。建立县级人事档案管理的政府部门，培养专业的信息管理员来管理、编研、开发人事档案资料，同时，资料的统一管理可以更好实现国家对人才的管理和分配。
（二）加强流动人员档案管理力度流动人员管理应该隶属于各级政府，各级政府应当对当地的流动人员提供公益的人事管理服务，按照规定接受移交来的各种人事档案。当地政府人事管理部门也应长远的保存有价值的离休人员或死亡人员的人事档案。
（三）提高档案管理的透明度提高人事管理的透明度，保障个人知情权，而且根据要求，对于社会有关部门和用人单位，人事档案管理部门可以提供符合法律的信息服务。
（四）多部门协调合作非人事档案管理部门也可为人事管理部门提供详细可靠的信息。个人所在组织在国家政策的要求下，可以反映个人的真实信息、工作能力以及诚信情况。非人事档案管理部门也要接受国家档案管理部门的检查和指导。
四、结语
一、主要工作内容
2010年1月1日至2010年4月30日，负责公司行政及后勤管理工作，其工作重点是进行公司规章制度的建设；2010年5月1日至2010年8月31日，全面负责总经理办公室的行政、后勤及人力资源管理工作，该阶段的工作重点是人力资源工作规范性建设；2010年9月1日至2010年10月31日，全面负责总经理办公室的行政、后勤及人力资源管理工作，同时负责项目部的全面管理工作，该阶段的工作重点是项目部规范管理的建设；2010年11月1日至今，负责公司行政及后勤管理工作。本人实际上是从事了12个月的行政、后勤管理工作，6个月的人力资源管理工作，2个月的项目部管理工作。
二、主要工作业绩
(一)行政管理工作
1.完成了公司规章制度建设工作。主持制定了17套规章制度，其中亲自主笔编写11套，这些制度基本上满足了公司目前的管理需求，从而使公司的各项管理有章可循，员工有“法”可依，为公司实现企业现代化规范管理奠定了良好的基础。
2.公文管理工作实现了制度化、规范化。建立了各种内、外公共文书的管理流程，使公文的收、发、送、阅、审、存、借有了严格的管理程序，确保了公文传送的及时性、公文执行的有效性及公文使用的安全性，从而对提高公司的工作效率起到了促进作用。
3.档案管理工作实现了规范化。建立了公司专业的档案室，并实行了专人管理，对公司档案进行了分级、分类、编号登记管理，对档案的归档、保管、调阅、借用实行了严格的审批管理，并实行了纸质版和电子版同时保存的管理方式，确保了档案管理的安全性及延续性。
4.完成了前台接待的标准化管理。公司现有三个前台，均进行了统一的形象布置，并对前台接待员的岗位进行了全面培训，统一了公司的接待流程及工作要求，为树立公司良好的企业形象起到了积极作用，为公司各部门的业务接待起到了模范作用。
5.会议管理基本上实现了标准化。公司对内、对外的会议，从会前准备到会中服务及会后跟踪，都能全面完成，无论是会议接待、资料制作、会场布置都能较好地完成，保证了各项会议的成功召开。
6、印章管理工作基本规范。严格按照《印信管理办法》执行印章使用审批制度，对印章的启用、保管、使用均进行详细的登记管理，确保了印章使用的合法性和安全性。
总之，公司的行政管理工作，在海南企业中已达到了上等水平，我们的公司也跨入了现代化规范管理的企业行列。
(二)信息管理工作
1.加强了网站的管理工作，对网站内容进行了严格审核，并不断充实网站内容、更新网页，及时上传新信息、搜集外来信息，为企业建立了一个良好的宣传窗口，并对网站后台进行了分析、汇总，及时掌握网站使用动态。
2.建立了企业信息库，完成了公司信息的统一管理，规范了公司信息的使用流程。目前已建立客户信息、通讯信息、项目信息、新闻信息、资讯信息五个子库，并完成了通讯信息、客户信息及资讯信息三个子库的信息收集，共收集信息515条。
3.加强了信息收集与信息传递工作，增大了公司的信息量及信息流，按照公司领导要求进行了《资讯周报》编制，并提供给公司中、高层领导学习与运用，方便了领导的工作，同时也提高了工作效率。
(三)人力资源管理工作
1.制定并实施了《人力资源管理细则》，规范了招聘、录用、转正、离职等人事工作流程，明确了人才选聘标准。
2.完善了人事档案管理工作。制定了人事档案规范内容，健全了人事档案，规范了人事档案管理流程。
3.企业文化建设初具规模，先后组织了项目开工典礼、周年庆典、抗震救灾捐款、新年联欢晚会等大型活动，组织了大、小六场培训活动，并组建了篮球队，开展了多场篮球比赛，以及印发《项目简报》41期、参展冬交会、参展海洋渔业博览会等多种宣传活动，不断地提高了企业知名度，有效地塑造了企业文化。
(四)后勤管理工作
1.资产管理工作规范化。对公司资产在进行彻底清查的基础上，依据公司《资产管理办法》分别按部门对资产进行了分类、编号登记，并将管理责任落实到具体的使用人或保管人，规范了资产采购、验收、入库、领用、回收、调拨等管理流程。
2.车辆管理工作得到了加强。对公司车辆的调度审批、调配使用、维修维保、行车安全、违章处理、费用控制、车辆保管等方面进行了严格管理，并严格执行了派车审批制度，达到了有效地使用车辆和有力地控制费用的双重效果。
3.办公用品管理工作规范化。实行了办公用品月计划制度，并结合以旧换新的节约措施，既保证了工作需要，又避免了不必要的浪费，有效地控制了办公成本。
(五)总经理办公室管理工作
1.以创建先进集体为目标，加强本部门的团队建设与管理，使本部门具有较强的凝聚力和荣誉感，且具有很好的团队精神。本部门在公司的重大活动中均取得了最好的成绩。
2.本着严要求、勤指导的方式，以树立模范、培养骨干为目的，加强本部门员工的教育和培养。
三、主要工作经验
1.做人原则：做员工表率，为下属老师，当同事朋友。
2.做事原则：原则坚定，奖罚分明；身先士卒，带头实干。
3.管理原则：理论上高度，实践到深度；分工要明确，责任必到人。
四、工作中的不足
1.行政管理力度欠佳，行政监督职能不强。
2.规章制度执行不严，执行制度时有宽松之短、仁慈之弊。
3.考核制度还待进一步完善。
五、新年工作愿景
1.为总经理分忧解难，与员工一道艰苦创业，为实现公司的宏伟目标而奋力拼搏。
2.不断学习、不断创新、不断提高，努力成为一名优秀的职业经理人。
3.务实敬业、勇担重任，希望有机会为企业做出更大的贡献。
六、新年工作设想
(一)行政管理工作
1.在对现行规章制度执行进行调查研究的基础上，进一步修正和完善现行规章制度，并加大各项规章制度的执行力度；
2.新建《合同管理办法》、《保密管理制度》、《会议管理制度》、《办公场所管理规定》、《员工行为规范》、《工服管理规定》等规章制度，以满足公司发展的需要；
3.建立企业危机管理机制，有效预防或应对企业经营危机；
4.建立规范的行政监督机制，加强行政管理力度。
(二)后勤管理工作
