时间：2023-05-30 09:06:15
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇标准化档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
传统的档案管理工作也面临着挑战，陈旧的档案管理机制落后于时展，不利于单位管理工作效率的提高。因此，要对档案进行标准化管理，提高档案管理的综合水平，全程记录新时期基层单位建设发展的风貌和功绩，更好的促进单位的各项工作的进展。
1 实施档案管理标准化的意义
档案是党和国家的宝贵财富，做好档案保管工作，防止档案的损毁，延长档案的使用寿命，维护档案的完整与安全，是档案管理的工作重点。做好档案管理标准化，不但有利于档案的科学管理，更是实现档案工作现代化的重要环节。无数事实证明，标准化透于档案管理现代化的进程之中，标准化工作是实现档案管理现代化的前提和基础，没有标准化就无法实现档案管理的现代化。当然标准永远不可能是一成不变的，它必然要在一种动态的管理中，定期得到修改，以满足实践的需要。而标准实施的结果，必将推动各项业务工作的规范化，同时造就了一批复合型人才，为实现档案管理现代化奠定坚实的基础。
2 档案管理标准化存在的问题
2.1 传统的档案管理方式的影响仍然存在，档案管理标准化缺乏统一操作性
档案管理标准化本身的标准并不统一，缺乏规范、系统的制度和机制。因此，各个单位或者参考其他部门的管理制度，或者在网上下载、复制，各不一致，又不符合本单位自身实际，导致基层档案管理标准化实施难度大，有的流于形式。
2.2 一些部门为了应付上级部门的考核或者评比而弄虚作假，在自我评价上努力夸大成绩，隐瞒问题，使上级的调研和改进都缺乏真实性和针对性。有的单位档案关了只是关注考核和评比涉及的内容，不认真关注档案管理工作本身的意义和效率。
2.3 许多单位的领导管理理念没有与时俱进，不重视档案管理标准化专业人才的培养，许多基层单位的档案管理人员，不具备档案标准化管理的素质和水平，缺乏数字化、现代化的管理知识和能力，导致档案管理标准化的实效性不强。
3 档案管理标准化问题的解决措施
3.1 建全档案管理标准化管理机制
针对档案管理标准化过程中单纯模仿、照搬照抄的问题，档案管理执行机构应加快现代农场基础情况的调研与分析。结合单位管理的实际情况等建立完善的档案管理标准化管理体系。以此为基础指导档案管理标准化的实行，促进档案管理标准化实施目标的达成。在标准化管理体系的建立中应以财务档案管理方法与重点为基础，结合单位项目特点以及经营内容等需求建立健全的、完善的档案管理标准化管理体系。以针对性、适用性为中心，结合相关法规要求建立真正能够指导档案管理标准化实施的，能够满足单位现代化建设需求的管理体系，促进档案标准化目标的实现。建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。制度上墙，操作人员有章可循。对由于历史原因造成，确实收集不到的档案材料， 要查明原因，登记说明，为以后查找提供方便。
3.2 加强档案管理队伍建设
针对现代档案管理标准化工作对档案管理人员的专业技能需求，档案管理标准化建设中还应加快档案管理队伍的建设。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进档案管理标准化实施。
3.3 抓住档案管理标准化的工作重点――财务档案管理
在现代财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响基层单位经济活动的重要内容。而且，作为档案管理的核心，财务档案管理工作对单位档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代档案管理标准化实施中应以财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。
3.4 推进数字化档案管理模式在现代档案管理数字化的今天，档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现数字档案管理标准化。针对经营内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在基层单位经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代档案管理能力的提升。强化执行监督管理，促进档案管理标准化的实施。
3.5 加强对档案管理标准化的监督检查
Abstract:This article main elaboration records management work's standardization and the standardized question, raise the records management foundation work level by the time.
关键词：档案管理 规范化 标准化
Key words:Records management standardization standardization
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的一个非常重要的中间环节，在搞好硬件建设的同时，也要做好文书处理工作。虽然文书处理工作与档案工作担负着不同的任务，都具有独立性，但由于两者之间的紧密联系，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。
一、推进档案工作规范化、标准化的基础性前提是公文制发
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。主要是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。同时还要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致等。再次是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。最后是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、推进档案工作规范化、标准化的关键环节是实施“以我为主”的立卷归档原则
实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。
三、推进档案工作规范化、标准化的可靠保证是提高档案卷质量
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
四、推进档案现代化管理进程需加快数据准备
1、档案管理要分清轻重，逐步推进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有卷宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2、档案管理要分层次著录
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录。对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、档案管理要分门别类
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
4、档案管理中用“关键词”替代“主题词”，提高效率
1 电力基建工程档案管理重要性
1.1 档案管理的历史性
在电力工程的基建档案中基本涵盖了工程项目内的所有资料，是为生产建设提供不断发展动力的重要基础，因此对电力工程基建档案进行规范、标准化的管理模式具备了历史性。因此在基建档案管理过程中的每一个环节都要仔细、负责，以保证任何一个细节不被遗漏，从而实现科学合理的规范化[1]、标准化电力工程基建档案管理模式。
1.2 档案管理的稳定性
电力工程的基建档案中记录了基建工程项目的全部施工过程，因此为电力企业的稳步发展、供电能力提供了稳定、可靠的文字资料，企业管理者可通过这些资料加强对企业的管理力度，同时也是制定科学化、规范化企业管理制度的重要参考，因此在对电力工程基建档案管理模式进行规范化、标准化的设计过程中，要贯彻真实、有效的根本原则，才能保证电力工程基建档案管理模式的稳定性。
1.3 档案管理的珍贵性
电力工程中的基建档案是基建工程中的重要原始资料，因此其具备了极高珍贵性。其中囊括了基建工程全部过程的历史，只有通过制定规范化、标准化的管理模式才能实现对基建档案的妥善保管，从而提升电力企业的综合管理水平。
2 规范化、标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用策略
随着我国电力事业的飞速发展，电力基础设施的建设工作逐步完善，因此要对电力工程基建档案实施规范化、标准化的管理模式才能进一步提升我国电力企业的综合市场竞争力。为了能够解决当下电力基建工程档案管理模式中的一些问题，可通过以下几个步骤来实施对电力基建工程档案的规范化、标准化管理。
2.1 基建工程项目施工前期文件方面的管理办法
在电力基建工程前期中的文件中主要包括研究阶段、申报工程阶段等过程所产生的重要文件，这些文件是确保施工过程合法进行的重要文字依据，同时也是确保后期基建工程项目顺利施工的重要因素[2]，因此要加强对电力基建工程前期各类文件的管理力度。在资料收集、管理过程中由于经手人员较多、用时较长等问题，因此要求相关管理人员要具备较高的责任心、耐心、素质。同时档案管理人员还要及时掌握电力基建工程项目的施工进度，依据施工过程中产生文件的时间对资料进行有序、妥善的管理手段，如发现问题要及时解决、上报，从而实现对电力基建工程前期文件的规范化、标准化管理措施。
2.2 招投标阶段档案方面的管理办法
在电力基建工程项目的招投标阶段，由于其参与招标、投标的企业过多，因此对基建工程档案管理工作造成了一定阻碍。在这个阶段中要进行归档的文件种类极多，其中主要包括：招标文件、投?宋募?、中标文件、澄清文件、平分文件等，如果档案管理人员没有对其进行分门别类的妥善管理，便会出现签字不规范、资料收集不完善等问题，从而对后期电力基建工程的施工造成影响。因此在招投标阶段要想有效提升对基建工程档案的妥善保管，便要实施科学、合理的管理手段。档案管理人员要全程参与到招投标过程中，并对企业自身的情况充分了解，对涉及到基建工程项目的相关资料要充分掌握，尤其针对招投标过程中的各个细节例如文件签字、功能表等要对其进行有序的管理，还要注意签字、功能表等细节的操作规范。如果档案管理人员由于特殊原因并未能参与到招投标的过程当中，在活动结束之后要积极联系相关部门并进行档案资料移交工作，并对其进行登记、分类、归档等操作。
2.3 施工设备资料方面的管理办法
在对电力基建工程施工设备方面资料进行管理过程中，要求档案管理人员首先要加强与施工设备采购部门的沟通，并充分了解工程所用设备的生产商情况、设备参数数据，要编制出设备采购的台帐，同时要将施工设备的订购合同妥善保管。另一方面，在施工设备进场之前的检测工作中，档案管理人员也要参与其中，并收集相关有关施工设备的检测资料，之后对资料分类、等级、归档，实现在施工设备采购过程中所产生文件的规范化、标准化管理策略。
2.4 施工材料合同的管理办法
施工材料是决定电力基建工程施工质量的重要因素，因此档案管理人员在对相关资料进行管理的时候，首先要与施工材料采购部门进行沟通，并掌握施工材料的采购、运输、进场检验的全部过程，对于施工材料的采购合同、运输物流单、检验报告等相关文件要进行仔细核对、分类、收集、归档。同时还要对施工材料相关合同中的盖章进行确认，要保证盖章是否符合相关规定以及合同内容中有无错误、遗漏现象，发现问题要及时修改、纠正。只有加强对施工材料方面文件的规范化、标准化管理力度才能提升电力基建工程项目的整体施工质量，并有效节约电力企业的施工成本，为电力企业全方位综合发展提供有效助力。
2.5 施工资料、安装文件的管理办法
要利用规范化、标准化的管理手段对基建工程中的施工资料、安装文件进行妥善管理，从而保证在电力基建工程竣工后能够对相关文件顺利移交。档案管理人员要想对施工材料、安装文件进行有效管理，便要做好一定的档案资料累积工作，要与相关部门密切配合来进行相关资料的收集、强化、记录等工作，并协助相关管理部门制定科学、完善的管理制度。另一方面，档案管理人员要在这个过程中发挥出监管职能，要对电力基建工程项目中的监理[3]、施工企业材料管理、施工质量管理等环节进行监督，如发现出现不合理的管理情况要及时制止并纠正，才能实现对电力基建工程项目档案的规范化、标准化管理。
【关键词】档案管理；科研；标准化
【中图分类号】R197 【文献标识码】A 【文章编号】1004-7484（2013）10-0662-01
随着计算机技术的进步，医院的信息化建设得以迅速发展，医院信息系统在医院管理应用已经越来越广泛，其作用也越来越大。加强对医院档案的标准化管理，有利于医院领导决策科学化，因此医院档案标准化管理显得十分重要，有人甚至认为医院档案标准化管理的程度反应了一家医院的的医疗水平[1]。但目前我国大部分医院档案标准化管理程度十分低；医院档案是一种宝贵的资源，有效利用这些资源则可在一定程度上提升医疗技术水平；而档案的低标准化管理严重制约医院档案的有效利用；本文就医院档案管理标准化管理进行了论述。
1 医院档案的范畴与标准化管理的必要性
医院档案是医院在各项活动中形成的具有保存价值的各种图表、文字、声像等信息，并以不同形式记录下来的文件。医院档案的形成也有其原因，由于医院各项活动常常涉及到双方或多方人员，因此在客观意义上是有需要的；所以保证医院档案原始性以及真实性具有十分重要的意义；并且医院档案可以真实记录医院的发展历史，在医疗活动中也可作为重要的法律凭证，因此有必要保存好医院档案的完整性，而要做到这一点，实施标准化管理十分重要。而目前我国医院档案的管理现状并不理想，由于医院分科较细，因此档案文件多，而且现在不断有新的疾病出现，因此医院档案文件十分繁琐，而且新的文件不断出现。对于一个大医院，医务人员数量较多，人员晋升以及聘用也是个十分繁重的工作，产生的文件数量也不小。在医院档案中医患纠纷占据巨大的比重，由于目前医患关系十分紧张，患者维权意识提升，医疗过错中出现误差等原因也可产生一系列文件，因此对医院档案实施标准化管理具有十分重要的意义。
2 医院档案管理的意义
医院档案是众多医院管理工作者与医务人员智慧的结晶，可以为医院建设与发展提供宝贵的资源，为领导的决策提供科学依据，而且在进行科研时，档案也是必不可少的，如果有大量、充分、可靠的档案资料，则可明显加快科学研究的进程；而且医院档案是医院医疗活动中医患双方用来维护利益的法律依据，对于保证医院稳定、处理医疗纠纷、维持医疗正常秩序等具有不可替代的作用。档案既是有形资产的证明，又是知识产权等无形资产的依据，因此实施标准化管理可以很好的利用上述优点，并充分利用这些档案资源[2]。
3 医院档案管理存在的问题
3.1医院档案信息化建设落后
在医疗过程中计算机以及相关专业软件已经成为不可或缺的工具，如信息管理系统、财务管理、影像存储、实验室数据管理等均需要计算机的辅助才能完成，虽然计算机技术发展速度十分迅猛，但由于认识不够，档案管理的相关软件开发却十分落后；随着档案数量产生速度的增加，以往单机计算机的管理形式已经不适合现代管理的要求，而我国大部分医院这类落后的情况并没有得到改善[3]。
3.2档案管理标准化程度低
对医院档案实施标准化管理是为了保证信息的有效利用，如果档案标准化程度低，则阻碍医院档案的信息化进程，例如医院收费系统、影像检查系统、财务系统等部门系统规格不一致，因此数据无法进行交换共享。
3.3管理体制不健全.缺乏统一规范的管理标准
医院档案管理需要建立一套完善、统一的管理模式，但我国大部分医院在管理医院医疗档案时并没有完善、统一的管理模式，网络管理经验不足，机构设置也不一致，这些严重影响了档案的有效利用。
3.4医院档案管理格局混乱
医院档案管理是一个多部门管理档案的格局。比如各种检查影像分属检测部门管理，而医院的综合档案室只管理文书档案、科技档案、财务档案等。各个部门采用的工作方式、管理方式均不尽相同，部门的管理职责也不是十分明确，各部门的考核标准不一致，因此造成实施管理标准化的困难[4]。
3.5档案管理人员整体素质有待提高
目前医院现有的档案管理人员，往往不是专业的管理人员，他们往往知识结构单一，计算机网络技术的应用水平欠缺，知识面窄；而且部分人员为兼职人员，无法将精力完全应用于管理当中，医院的技术管理工作就做的十分不理想；因此只有提高档案管理人员的整体素质，才能更好的服务于档案管理。
4 医院档案标准化管理建议
4.1硬件基础设施的投入，强化电子文件归档管理
医院可以根据自己的经济能力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，加快档案管理的信息化建设，并充分利用好现有设备。将医院各科室部门文件直接转换，进入档案室数据库，实现文件共享。纸质文件在归档时，应有相应的电子版档案[5]。
4.2建立标准化、规范化档案管理体系
依据国家对档案信息化建设的规定与要求对档案管理体系进行建设，档案管理软件应能够兼容多种文件存储格式、支持实时浏览。能够实现收集整理、检索浏览、数据存储、借阅管理、格式转换、权限控制、鉴定销毁等一系列功能，满足信息开发利用的需要。建立数字化信息资源库，对档案资源进行系统的整理。
4.3加强档案管理人才引进力度
要做好一份工作，提高工作人员的整体水平时关键，档案标准化管理的实现必须依靠优秀的管理人才；档案人员必须具备深厚的管理知识并能掌握现代网络技术，在引进人才的同时加强本院档案管理人员的培养，为工作人员创造良好的学习环境，因为只有通过学习才能提高人员的整体素质水平，才能适应档案管理标准化的要求。
总而言之，档案管理在医院管理工作中十分重要，如何做好档案管理工作也是当今大部分医院需要解决的问题；档案标准化管理能有效提高对档案资源的利用，促进医院的建设与发展，为院领导提供科学依据，为科研取得突破奠定基础，因此做好档案医院档案标准化管理意义重大，各医院必须重视该项工作。
参考文献：
[1] 黎带娣.做好医院档案管理工作要见行动[J]. 中国档案报.2013，13（09）：276―278.
[2] 边俊士； 张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药.2012，54（21）：781―782.
[3] 付善锋. 医院档案管理标准化[J]. 中国医学创新.2012，25（11），519―523.
【关键词】档案；管理；工作
1.进一步提高对档案管理规范化认识促进档案管理工作现代化
（1）档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，。我们要在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。其中，公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件，坚持“以本单位形成文件为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节；提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证；利用计算机管理档案，是使档案工作达到规范化，标准化的有效途径。
（2）做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
（3）档案管理规范化工作是档案现代化管理的重要组成部分，是衡量档案管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案规范化工作，对于总结档案工作经验，探索、掌握档案工作规律，提高档案管理水平都具有不可估量的作用。因此，我们要充分认识做好档案工作的重要性，立足于档案管理长远发展大计，紧紧围绕档案管理为中心工作，切实加强对档案工作的领导，遵循档案管理原则，把档案工作列入本单位总体发展规划和计划，纳入工作人员的岗位职责，纳入工作评估指标，并同步布置、检查、总结、验收档案工作。
2.加强档案管理规范化工作必要措施分析
2.1实施正确的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
（1）相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。
（2）在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好二个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
2.2公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
2.3加强档案工作的组织领导是推进档案工作规范化、标准化的必要举措
首先，为进一步加强对档案工作的领导，单位要成立校档案工作委员会。档案工作委员会研究决定档案工作的重大事宜，审议通过档案工作规划，负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核。同时成立档案室，是档案工作的职能部门，是永久保存和提供档案利用的机构。各单位、各部门相应成立档案工作领导小组，领导小组组长由各单位分管档案的领导担任，成员由各单位档案员和有关工作人员组成。各单位应根据实际工作需要配备一定数量的档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其次，加强档案工作队伍建设。要建设一支高素质档案工作队伍，是做好档案工作的基础。各单位、各部门要根据档案工作需要明确本单位档案员，同时加大档案员的教育培训力度，定期组织档案员进行业务学习，切实提高档案人员的档案基础知识与基本技能；为档案员提供外出学习机会，开阔眼界，拓展思路，尽快提高档案工作水平。要充分调动广大档案工作者热爱档案工作、做好本职工作的积极性、主动性和创造性，努力建设一支相对稳定的专兼职档案员队伍。
2.4提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
档案——人类社会活动的原始记录，是最可靠的固化记录，最具有权威性和凭证性。尤其是独一而珍贵的历史档案资料，一旦损毁、消失其原始原貌无法复原再生，其损失无法估量。因此，不断强化档案管理，对于保护档案资料，提高档案服务质量，充分发挥档案无可替代的凭证作用至关重要。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节。在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，为了使档案工作规范化、标准化，必须建立健全切合实际的档案管理制度，实施“以我为主”的立卷归档原则，严格公文的制发，提高纸质档案立卷的质量，做好文书以及电子文件的处理工作。
一、建立健全切合实际的档案管理制度
档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、电子档案等，要实行规范和管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专用库房，并设有专柜，便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命，其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。
二、做好文书以及电子文件的处理工作
工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化。在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存。
三、严格公文的制发
公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的，可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时也决定了日后档案质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础提高公文质量，首先是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排。二是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。
四、实施“以我为主”的立卷归档原则
实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。注意解决好三个问题：一是准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的则不能立卷或归档。否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。
五、提高档案立卷质量是标准化、规范化的重要保证
档案管理标准化也是档案管理现代化的一项重要基础，档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的，档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案的管理中得到最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络和沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装问题，以有利于档案规范化管理。档案是全部活动的真实记录，它体现各机关单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是机关管理工作的重要环节，对机关效益产生重要影响，是机关提高绩效、增加效益，科学管理和重要保证。
关键词：计算机技术；档案管理；现代化
1 档案管理现代化的定义
档案管理现代化是指以系统论等现代管理科学为指导，使用现代管理方法和手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用计算机将档案进行输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等；利用缩微照相技术和对纸质载体的重要档案进行缩微复制等。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。档案管理现代化是科技发展的必然结果，是社会发展和档案工作发展的必然。
2 档案管理现代化进程中的问题
2.1 档案标准化程度低
进行现代化档案管理，档案工作标准化是必要条件之一，是档案管理现代化的一个重要组成部分。我国档案管理标准化工作是从20世纪80年代开始的，国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件，使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性，我国档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于历史的原因，档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低、数据不完整，致使大多数档案无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。标准化程度低影响了档案管理现代化发展进程，造成大量低水平的重复建设，令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。
2.2 缺乏高级管理专业人员
现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平，较高的文化素质和现代管理技术，精通档案业务，能科学地制定政策和档案事业的发展规划，有较强的组织协调能力和决策能力，在学术理论研究上有很高的造诣。目前档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体中学历层次偏低，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置，档案管理人员个体素质偏低，档案群体结构失衡不仅已成为制约档案事业发展的一个重要因素，而且也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。
2.3 档案管理投入不足
经费不足是影响档案管理走向现代化的最大障碍，而经费投入取决于领导对现代化档案管理地位和作用的认识程度。由于档案意识普遍较低，导致资金投入严重不足，无力购买现代化的设备，尤其是基层单位，存在着档案室建设简陋，基础条件差，安全措施没落实，大部分档案室建设不标准、不规范。档案室自动化建设、数字化建设更成为奢求，投入不足已经成为档案现代化发展的瓶颈。
3 实现档案管理现代化的对策
3.1 加强标准化建设
档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。
3.2 实现管理现代化
增强档案管理现代化意识，管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识，就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中，档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的科技手段，前沿的管理方法，切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念，实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法，使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。
3.3 加快复合型人才培养
实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识，还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质，大力加强档案管理队伍建设，从选拔优秀档案管理人才为起点，把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要加强继续教育培训，采用多种形式、实施全方位的培训，优化档案现代化管理人员的知识结构，培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中，档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训，加快档案管理现代化的步伐，促进档案事业的健康迅速发展。
3.4 强化管理意识，加大投入力度
首先要关心和支持档案管理现代化工作，投入大量资金和精力配置设备，培养人才，把档案现代化管理纳入单位的工作计划，作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。其次，各级领导，尤其是主管档案工作的领导，应定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。最后，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算。
参考文献
[1]李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭，2007（5）.
[2]刘淑华.档案管理现代化的现状与对策[J].甘肃广播大学学报，2002（12）.
在医疗保险全覆盖形势下，医疗保险档案日益增多，靠传统纸质档案管理很难适应医疗保险经办机构日常管理服务的需要，这就要求各级医疗保险经办机构不断探索医疗保险档案管理信息化建设，实现医疗保险档案管理纸质档案与电子档案的有机结合，在传统纸质档案管理的基础上实现医疗保险档案的电子化管理，通过计算机、互联网实现检索查询，提高服务效率和服务水平，减轻医疗保险经办机构管理服务负担，减少服务对象办事的等待时间。
二、医疗保险档案管理信息化建设技术途径
从发明计算机技术开始，人类经过数十年孜孜不倦的探索和研发，到如今无论从计算机技术还是计算机硬件都有了长足的发展，从DOS操作系统到Windows95、98、2000、Xp到Vista7、8，操作系统日臻完善，计算能力得到极大的提高。计算机硬件技术发展也为日常应用开辟了广阔的空间，就存储技术而言，如今办公用计算机硬盘已经从兆到G再到TB，存储容量不可同日而语。多媒体技术的广泛应用也为医疗保险档案管理信息化提供了坚实的技术支撑，同时也开辟了广泛的空间。刍议医疗保险档案管理信息化建设文/王惠娟
1.积极做好医疗保险档案电子化管理软件开发工作。
计算机工作是要靠应用软件来实现的，众所周知，计算机软件是人和计算机交流的重要渠道，让计算机按照人们的思想，做人们想要做的事就必须开发实用软件。实现医疗保险档案电子化管理就必须开发出一款简单实用软件，微软Office软件在全世界畅销，就是因为它简单实用功能强大，我们不要求开发出微软Office软件水平的医疗保险档案电子化管理软件，起码也要实现全部档案管理功能，这就要求有关部门加大资金投入，早打算，早安排，尽快开发出适合医疗保险档案管理的应用软件。
2.建立医疗保险档案电子化管理标准和制度。
没有规矩不成方圆，国家设立国家标准化委员会，对农业标准化、工业标准化、服务业标准化、行业标准化、地方标准化、国际标准化工作进行管理。医疗保险档案电子化管理也需要建立一套切合实际的国家标准，建立并严格执行医疗保险档案电子化管理制度，这样对于医疗保险全覆盖形势下的医疗保险档案电子化管理工作势在必行。
3.培养医疗保险档案电子化管理人才。
医疗保险档案电子化管理是一项崭新的、长期且艰巨的战略任务，任重道远。做好这项工作既需要有较高的政治素质又要有良好的职业道德和崇高的敬业精神的人才队伍，随着计算机技术、信息技术、Internet技术在档案领域的应用，电子文件、电子档案的安全问题对档案管理人员提出了更高的要求。这就要求我们必须加快人才培养步伐，培养和造就一大批懂业务，钻研电子技术和计算机技术的人才队伍，并对医疗保险经办机构人员开展计算机技术、多媒体技术、电子档案管理技术培训，适应医疗保险档案电子化管理需求，做好医疗保险档案电子化管理工作。
三、结语
近年来，城市建设档案工作正在进步完善和发展，城建档案是科技档案的组成部分，是城市建设各项活动的真实记录，它同其他工作一样，也需制定统一标准，作为开展工作的依据和准绳。本人通过学习和多年的档案工作实践，对城建档案工作标准化问题有了初步的认识，在此就城建档案工作标准化的重大意义及制定城建档案工作的标准需解决的几个问题做些粗浅的探讨。
一、城建档案工作标准化的意义
（一）城建档案设备和管理手段的实现和发展迫切需要标准化
档案工作标准化即：科学的制定、贯彻修订各项标准，使档案工作逐步走向规范化、统一化。城建档案工作要求城建档案馆各工作环节之间即有严密的分工，又有密切的合作，必须保持高度的统一和协调一致，标准化在这里就是不可缺少的纽带。假如没有统一的标准化作为依据，各自为政，各行其是，必然会出现互不协调，互不衔接、互不配套的混乱状况。例如：现代化建设使城建档案越积越多，为节省空间，保护元件，更好的开展咨询利用，档案缩微化已成为发展方向。缩微化使用的设备，要求生产者和使用者在技术、规格等方面互相衔接和一致。现在我们使用的器材等设备大都不是一个厂家生产的，如没有统一标准，则不能配套成龙，无法工作和交流。另外，现代化技术已进入到档案管理中，给档案管理提出了更高的要求。如：当前电子计算机在档案工作中广泛应用，软件的通用化、标准化也提到了议事日程。所以城建档案工作现代化程度越高，越需要标准化。而标准化的相应发展，又能促进现代化。从这个意义上说，没有标准化，就无法实现档案工作现代化。
（二）城建档案的科学管理需要标准化
城建档案科学管理要求做到：管理机构高效化、方法科学化、技术现代化，建立起符合城建档案规律特点的科学管理制度，制定一系列标准，使城建档案工作的各个环节都按标准化的要求来进行。所以科学管理制度的形成都要以标准化为基础。如：制定接收档案的标准，以确保进馆档案的质量；制订整理、鉴定等标准，使档案规范化。如果我们不搞标准化，不按标准去做，将会出现工作质量低劣、返工费时等现象。有的单位对档案工作不重视，由于不懂标准，各种档案杂乱无章的堆放在一起，谁要谁去拿，有的档案连管理人员都不知放在哪里，在急需档案的情况下找不出来，造成了人力物力的浪费。自有了标准化条例，档案工作都按标准执行，制定了各项制度，按档案标准化的要求逐类管理，现在如有人找档案，就能在很短的时间内，及时准确的满足用户要求。所以，标准化以统一的、科学的状况代替了混乱的、不合理的状况，要实现科学管理就要求城建档案工作必须实行标准化。
（三）标准化是档案管理质量的基础
档案工作中的组卷、分类、划分期限等工作，在档案工作中都是周而复始的进行着，虽然在具体对象和工作内容上有差异，但在质量要求上都是相同的。制定统一的标准，工作质量就能得到可靠地保证，标准化是质量管理的基础，而质量管理又利于标准化的贯彻，标准化贯穿于质量管理全过程。
（四）搞好标准化对节约人力物力有重要作用
以我们系统各单位整理档案为例：过去由于案卷质量没有统一标准，每个档案管理人员按照自己的认识和理解去组卷，在案卷的鉴定、装订、整理及规格尺寸没有统一标准可遵循，以致造成案卷质量低，每次检查验收档案进馆时，都有相当不符合规定要求，必须进行返工重新整理，即浪费了人力财力，有不利于档案的保护。再如：档案装具是管理档案的基本设备，也是一笔较大的开支。长期以来我们箱、柜、厨等，品种规格及式样即不统一，而且价格较贵，如能对装具进行统一，制定出科学先进、经济合理的标准，组织专业厂家按标准生产，将会降低造价，节约人力物力，并能加速装具现代化。
（五）标准化是提高档案管理效率的关键
目前，查找档案的效率是根据工作人员对档案的熟悉程度而定，但随着档案的增多，时间的延长，人员的更替，单靠熟悉是满足不了现代建设要求的，必须靠科学的分类和检索才能永久而可靠。另外，案卷的规格尺寸、目录的格式如没有统一标准，进馆后的档案就会杂乱而影响排列和利用。在立卷中也经常碰到有人用非标准重要纸条批写文件，在装订线以外修改文件，用铅笔批改文件等现象，我们不得不进行裱糊等技术处理，这样既费时又影响质量。所以，要提高工作效率，必须使档案工作标准化。
档案管理工作具有较强的实践性，在制定档案工作标准中，要以档案管理的理论和实践为基础，把成功的肯定下来，失败的加以否定，最后形成准则，这样的标准才具有先进性，科学合理性。可以预料，随着档案标准化的进行，将会推动城建档案管理的理论研究，促使城建档案事业获得新发展。
二、城市档案标准化工作中要解决的几个问题
（一）建立一支专门的标准化研究队伍
长期以来，由于标准化的重要性没能引起普遍重视，因此城建档案标准化尚无全面的规划，只限于应付工作的需要，所以必须建立一支专门的研究队伍，根据城建档案的特点，有计划有步骤的开展
工作。
（二）及时制定出科学的标准
制定标准必须深入档案工作中调查研究，摸准情况。如不下一番功夫，盲目制订出来，势必脱离客观实际，不便于贯彻实施，但拖拖拉拉制订过晚，也会使档案工作无章可循，必然给工作造成损失，赶不上城乡建设的新步伐。城建档案是城乡建设中形成的原始记录，不是事后另行编写的，其来源和形成有其自己的特点，管理方法独具特色。因此在制定标准时，对标准进行协调，使其内部之间既适应又
衔接。
（三）加强宣传
【关键词】改革创新；与时俱进；开创；档案管理工作；新局面
一、建立健全切合实际的档案管理制度
档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。
二、严格公文的制发
公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。
三、做好文书以及电子文件的处理工作
工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。
四、实施“以我为主”的立卷归档原则
“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。
五、加强对声像档案的管理和保护
声像档案是指国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。随着社会的及办公条件的改善，在机关工作和各类业务活动中形成了大量的声像档案。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求，如果不及时归档，日后难以追忆齐全和准确。所以这就要强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际，创造条件，力求妥善保管，从长久保护和利用考虑。
关键词：档案工作；规范化；标准化；管理
档案记载了历史发展的过程，它从不同的角度全面客观的反应了各个不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是历史的见证，是最可靠的原始记录，是最具有权威性的凭证。因此，不断强化档案管理，保护档案资料，提高档案服务质量，充分发挥档案信息资源的作用至关重要。
1 公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
2 实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节，相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。期刊文章分类查询，期刊图书馆它要求我们在实际工作中，要注意解决好以下问题：
2.1要准确把握文件立卷归档的时效性 完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。
2.2明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工 要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。
2.3在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入；同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
3 加强领导、完善制度是推进档案工作规范化、标准化可靠保证
3.1提高认识，加强领导 要认识到实现档案管理规范化、标准化是一项很重要的工作，档案的规范性能够保证其真实性及重要性作用的发挥，确保规范性意义重大。要切实加强这方面的思想认识，真正从思想上引起对档案工作的重视和支持，加强档案规范性的监督管理。
3.2完善制度，明确责任，强化监督管理 建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范化管理的关键。一是要结合档案工作实际，建立健全档案接收、整理、保管、借阅、统计、鉴定、保密、销毁等一整套的规章制度，使档案工作各个环节有章可循。二是对各科室部门的各类档案材料进行集中统一管理，加强档案管理的综合性和独立性。
关键词:信息化 档案 数字化 管理工作
1.档案管理信息化的普遍现象
社会现代化的发展,办公自动化.无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草.签发.催办.归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性,真实性.有价值性,用户才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
1.1.社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。
1.2.档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,馆藏档案业务基础差。案卷质量不高,特别是各类档案的着录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施.推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化。
1.3.档案管理的技术标准,组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘.光盘,现行的档案整理.分类方法.着录标准及有关规定已不能完全适应。
1.4.档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电于化。首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识屡次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案.信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。
2如何有效地实现档案信息管理化
2.1转变传统的档案管理模式,把实体管理变为信息管理
传统的档案管理,就是以纸质.照片.录音.录像等载体作为档案管理的实体,以手工操作为主完成档案的收集.整理.编目.鉴定.保管.编研.统计和提供利用等方面的档案管理过程,其工作量巨大,步骤也繁琐。因为存储量大,档案管理部门不能对已经归档的档案材料,进行信息的提炼和加工处理,档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进,特别是计算机.光盘.缩微.多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境,现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。
2.2加强信息化档案管理手段,提高管理水平。档案管理信息化的管理,就是要加强对电子文档的有效的数据管理,根据不同的数据类型进行不同的载体管理。同时为保证管理的标准化,应建立档案管理办法及流程,使档案管理工作逐步实现标准化。档案信息化建设是为提高档案管理者的工作效率,让使用者能够快速查询需要的数据信息。它要求档案数据库信息必须标准与规范,符合档案管理内容.分类及编号设置的标准化,避免数据的重复开发和使用。同时要做好档案管理工作的统筹协调工作,以先国家标准,然后地方标准为主,通过标准化的档案数据库的建立,达到资源共享。
2.3人才的培养,提高信息平台的利用效率与责任心。档案管理者除了有较强的责任心与事业心之外,还需要强高的文化素养,不仅涉猎历史.文化等知识,更要掌握现代信息技术处理。这对于档案管理工作者提出了较高的要求。加强档案管理人才的培养,并定期培训,提升档案管理人员的职业素养是当今档案管理工作向档案管理者提出的要求。
2.4在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则.理论与方法
由于现代信息技术在档案管理中的运用,新的档案管理理论.方法和原则等不断涌现,提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题.档案管理人员的业务素质问题.电子档案的鉴定问题.电子文件数据管理问题.数字档案馆(室)建设问题.档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题,档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。
2.5档案管理应实行标准化档案管理是以现代化作为发展方向,而现代化则又是以标准化为前提。建立档案信息网络是以计算机技术应用为中心,而计算机的高效率应用必须建立在各项业务工作标准化的基础之上。对于毫无规律可循的档案,就是经过精心设计,也会因运算程序的复杂而使其效率大为降低。假若没有统一的标准作为共同的依据,各馆(室)各行其是,档案管理工作的现代化也就无从谈起。因此,实现档案管理工作的标准化,是实现档案管理工作现代化及科学化的必要条件.
2.6档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平
人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下,实现信息的公开与信息最大程度的利用。对档案信息化建设而言,这一目标也具有非常重要的指导意义。
3.推进信息化档案向创新服务发展
(一)建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。
(二)建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。
该中心设在企事业单位档案馆(室),是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询.利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。
(三)电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。
(四)开展在线服务。传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案.参加档案展览.阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化,至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作.学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统.信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的.手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的.现代化的档案服务方式所代替。
(五)开展现行文件阅览服务。公民出于维护自身合法权益.投资兴业等需要,希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求,进一步转变工作职能,提高工作效率,密切党和政府与人民群众的联系,维护广大人民群众的根本利益。
4.结语
档案信息化建设是一个过程,在这一过程中,伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化,档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整,档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此,在档案信息化管理中必须认识长远并立足当前,认真解决档案信息化管理中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。
参考文献
