时间：2022-10-30 11:29:22
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇数字化档案论文，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、信息化发展的背景
1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高
自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。
仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①
2、基于网络平台化的信息共享和业务协同
互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。
政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②
企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。
实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。
3、信息资源战略成为信息化核心内容
2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。
从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③
从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。
二、信息化条件下档案管理的若干问题
信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。
1、电子文件长久保存和长期可用问题
人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。
归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。
为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。
2、多种类型数字化信息的档案化问题
在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。
导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：
（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。
（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，
支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。
（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。
3、双轨制与双套制问题
随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。
造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。
双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。
可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。
双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。
4、电子文件运动规律与档案管理模式选择
近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。
“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。
作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。
网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。
注释：
①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。
②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。
③⑥《2006年中国信息化发展报告》。
④。
⑤archives.gov/。
一、数字化档案管理的优势
（一）提高经济效益，减少资源浪费，过去一直使用增加办公人员和办公经费的方法，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使以往传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节省了人力物力等保管费用，更节省了占地空间，而且查阅起来更方便快捷，从而避免了反复复印资料而造成的纸张和人员以及时间的浪费。（二）提高办公效率，信息及时准确，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以人事部门为例，干部的任用提拔都需要详细准确的档案信息资料，然而档案数字化管理便可提供详细、即时准确的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让档案管理人员做到轻轻松松掌握所有资料。（三）具有较强的时效性，周期短，效率高。档案的整理、管理是一项较为浩大的工程，按照以往传统的方法，不仅机需要很长的时间，而且需要大量的人力、物力、财力。而数字化档案采用新的手段和方法，应用新技术手段，通过网络采集等手段减少中间环节，大大降低了劳动强度，缩短了档案整理周期，提高了工作效率。（四）增强档案原件的保护，减少不必要的损坏，纸质资料反复利用将会造成不同程度的损伤。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是更好的保护了它的完整性。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分纸质档案篡改的行为。（五）档案数字化更加方便部门之间的沟通联系。档案数字化在资源整合过程中有特定的标准，依托互联网平台，不同部门的档案有时候可以共享，便于及时、大量收集资料，使档案资料更加完整，有效避免遗漏现象。档案利用过程还可以不经过现场通过有关网络就能进行直接的查询借阅。在档案数字化模式下，部门之间可以十分便利的沟通。
二、数字化档案管理的意义
（一）信息时展的必然需求。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。随着信息时代的飞速发展，档案管理的数字化已经成为加快我国信息化步伐和发展档案事业的需要。如果还不重视档案数字化的建设，不能在网络上有效地传递利用档案信息资源，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被高速发展的信息社会所淘汰。（二）加强科学研究、普及科教知识、服务社会。数字化档案管理为利用者提供了详时、准确、系统、全面且具有权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究，大型复杂课题所需资料，一般工作需要，而且可以满足社会大众家庭教育等需求，在落实科教兴国科学发展等方面可以充分发挥数字化档案的作用。（三）改善档案管理工作，提升档案工作社会地位。数字化档案管理的发展将促进与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和档案管理水平的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，提升档案工作在信息化社会中的地位和作用，从而实现档案事业的跨越式发展。档案管理的数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。切实把数字化建设作为实现档案管理现代化的关键，加快档案数字化建设步伐，加强档案的规范化管理，提高管理水平、提高效率，增强档案服务水平。用信息技术来提升科学管理水平，为档案管理提供高效率的全面服务。
作者:徐巍单位:吉林省通化市国土资源局
纵观各地城建档案数字化工作,其应用体系、标准规范、人才队伍基本都已解决,但各区域、各地市发展很不平衡,愈是经济发达地区,数字化工作越快,省会城市、中心城市较一般城市发展快。有些地市仍处于起步阶段,有些城市正进入数字化的瓶颈期,停滞不前。究其原因有三点:
1、重视程度不高
各级领导对城建档案工作重视还普遍不够,认为这是软指标、常规性的工作,在规划、建设系统排位最后,只要应付过去就行了,远远比不上对质检、安监、墙改、勘测、规划设计、劳务市场等部门的重视;有些城建档案馆工作成绩效果不明显,自身底气不足,处于得过且过的地步。
2、档案数字化建设资金投入不足
各地城建档案馆普遍存在专项资金不足的情况。城建档案是公益事业,主要靠国家财政拨款。实行档案数字化必须具备一定先进的硬件设备、应用软件和扫描经费,没有充足的资金支持,这项工作很难做下去。取得财政的最大支持,是城建档案数字化首要的工作。
3、数字化扫描争议较多
首先,是全部扫描和部分扫描之争,将档案全部数字化扫描,从理论上来说是理想的方式,需较大的财力做后盾,对建设科技强馆很有帮助,如,南宁馆。如果从降低成本来考虑,符合当地经济实际,选择部分扫描,不失为解决资金紧张的一种好的举措。其次,是档案馆自己扫描与外包扫描之争。对于外包扫描,鉴于城建档案的安全性,可在档案馆内进行,可以使用城建档案馆设备,也可以自行携带设备。如果档案馆选择自己扫描,从档案馆人员力量、工作时间、设备情况来考量,扫描工作会时断时续,影响到数字化的进程。
二、档案数字化突破瓶颈的举措
1、软件支持
城翻魏體通字信息资源的生产、加工、存储、检索、传递、保护、利用、归档、剔除等全过程。各地软件结合自身特点形式多样,或采购,或联合开发,或在贿软件基础上修改。软件要体现先进性,满足于科学研究,满足于电子档案、纸质档案、声像档案三位-?体的管理。软件不但可对历史存档档案进行数字化加工,还要推动新增城建档案的数字化工作。在接受纸质档案的同时,须接收统一规定格式类型的数字(电子、声像)档案。软件还要方便批量导入、修改等诸多工作。
2、争取政策支持
省级建设行政管理部门要积极为城建档案数字化扫描资金出台政策,对各市“数字化”要有具体的进度要求、资金要求。要出台具体文件,保证此项工作有据可依。市、县(区)城建档案馆要和财政部门经常沟通,要设置专项资金,专门用于数字化扫描。
3、新老划分
本着努力解决库存档案、不增加电子档案新的“欠账”的原则,合理及时划定时间节点,确定面向建设单位建设工程电子档案接收开始时间。以石家庄为例,出台了《石家庄市建设局关于加强建设工程电子档案、声像档案归档与管理工作的通知》,并经市法制办备案。自2012年8月1日起,所有竣工的建设工程,均要移交电子档案。在此时间节点以前,由财政负担,解决历史档案的扫描问题。
4、合理解决历史档案的数字化
对库存档案扫描要制定合理的数字化方案,确定数字化的范围,量力而行,根据资金和人力情况合理安排,并同时做好历史档案的修复工作。石家庄城建档案馆历史档案的数字化扫描,以地下工程、地下管线、市政道路、沿街建筑、城市规划、大型公建以及大型住宅小区等档案为主。通过财政招标选定扫描队伍,以清包方式进行,效果较好。如果财力应允,最好城建档案全部扫描,方便查询利用。
三、数字化工作长期生存下去的根本保证
城建档案信息化建设,是一项恒久的课题,是社会信息化发展的必然,城建档案数字化的生命力在于为经济、社会和城市建设提供更加优质高效的服务。
1、要和建设智慧城市相结合
智慧城市建设已初见成效,城建档案馆要积极参与进来,发挥档案资源优势,提供小区住宅、公共建筑、市政基础设施的建筑体量、建筑位置、建筑作用等基本地理信息,为百姓出行游玩提供方便。同时,城建档案馆服务水平也能得到升华,以真正让群众在利用档案中受益,实现档案价值。
2、要和城市地下管线建设相结合
地下管线是城市极为重要的基础设施,是城市生存与发展的重要载体,是保证社会经济和人民生活顺利进行的基本条件。国务院办公厅《关于加强城市地下管线建设管理的指导意见》,明确指出建立地下综合信息管理系统,大多“地市”将这一职能设在城建档案馆,城建档案馆的作用在进一步加强。城建档案馆收集地下管线档案的突破,在于其电子档案的收集。专业部门在纸质档案缴纳困难时,必须要先行缴纳电子档案。地下管线数字化要适时更新,密切配合、资源共享。
3、要和城市规划相结合
城建档案与城市规划息息相关,城建档案数字化不单单局限于自身扫描,要建设数据库,要对数据进行科学研究。以建设项目为主题,集成规划管理数据库、城建档案数据库,实现两者的良好性互动,实现规划信息与城建档案信息的相互操作、相互利用和相互借鉴,可为城市规划决策提供信息参考,为规划审批提供信息保障。
4、要和城建档案法规建设相结合
(一)老照片档案的数字化利于通过现代技术快速利用。首先，随着人们文化需求的不断提升，传统的档案管理模式已经无法满足时展的要求，必须利用现代网络技术创新档案服务模式，照片档案数字化对扩大照片档案的利用范围和提高其利用率，起着非常重要的作用，数码照片能够不断地复制利用，大大实现其信息资源的共享。其次，数字化后的照片档案能够方便快速地提供利用，改变了过去照片档案的查找从依靠人脑手工单一途径检索的传统档案管理模式，跨越到依靠电子技术进行全方位、深层次检索的数据管理模式。
(二)对老照片进行数字化处理，有利于老照片的保护。为了更好地保护档案，档案部门不断改善库房条件，并采取各种措施保护保管珍贵档案。但随着时间的推移，照片这种特殊形式的档案，其自然老化、发黄、褪色、霉变等时有发生。所以，单靠改善保管环境以延长它的自然寿命效果有限，对其进行数字扫描后，利用数码照片替代原始照片的使用，减少了纸质照片档案的使用次数，延长了原照片档案的寿命，维护了照片档案的安全和完整，有利于对老照片珍贵原件的保护。
(三)对老照片进行数字化处理，有利于老照片的保管。数字化后的照片直接贮存在光盘、磁盘等介质中，占用空间小，一张薄薄的光盘能够保存上百张照片档案数据，解决了日益增长的档案入库带来的库房面积不断扩张的压力。数字化后的照片档案查找便利，有利于保管。数码照片无限复制的特点让照片档案永葆青春，保存千秋万代。
二、对老照片档案进行数字化翻拍或扫描
对库存老照片按年度形成顺序逐册逐张地进行扫描或翻拍，为了保护老照片，操作员最好戴上棉质手套，以避免指纹、汗纹留在照片上造成污染，并注意轻拿轻放。用数码相机拍摄速度快，但质量难以保证，翻拍后需要再次进行修整，利用扫描仪扫描照片速度慢，但扫描后的照片一般不需要进行二次加工，扫描类型采用jpg格式、分辨率为300dpi即可，扫描后的照片要及时回归原位。产生的数码照片要及时编写电子照片的档号及文字说明。数字化后的照片编号与实物照片保持对应。
三、老照片档案数字化管理后的修复
老照片由于年代久远，难免有部分老照片出现褪色、发黄、霉变现象，对具有极其重要意义的老照片，利用现代科技手段进行复制、修复。如某医院从老职工手中征集到一张拍摄于上世纪60年代初的建院元老合影照片，原照片因为没有得到妥善保管已经被损坏，还沾染了污渍，图像变得模糊不清，经过技术人员的仔细加工、复原、电子化处理，得到一张非常珍贵的医院建院元老合影照。所以，对老照片在保持原貌的基础上进行修复的过程，也是对老照片的一种拯救过程，修复好的数码老照片更美观、更实用、永葆青春。
四、照片档案的贮存
数字化后的老照片除在电脑上保存便于利用外，还应该利用其它介质脱机保存并定期检查以保障数码照片的安全。数码照片载体的保管参照电子文件的管理规定，要保证数码照片信息的原始性、真实性，一般采用只读光盘进行贮存，以防修改。数码照片光盘应该刻录一式三份，一份供查阅利用，一份封存保管，一份异地保存。对于医院这种单位，形成的照片数量不多，数码照片的保存一年刻录一张光盘即可，刻录好的数据光盘盒装后在盒上标明相关信息，如数码照片的起止档号、对应的纸质照片的册号、贮存格式类型等。所有光盘应存放在防滋柜中，库房温度控制在17℃~20℃，相对湿度控制在35℃~45℃。数码照片的光盘一般每四年转存一次，发现问题及时采取措施，确保数码照片档案的万无一失。
五、老照片档案数字化管理后的利用
(一)利用老照片档案建立院史教育的基地。许多医院为了弘扬历史文化，建立院史馆，作为职工院史教育基地。数码照片可反复利用的特点为院史馆的建立提供了便利，医院老前辈艰苦创业时期留下的老照片，通过院史馆展出，让医院历史文化大放光彩，员工深受教育，自然产生对前辈们创业精神的敬仰和对当前新生活的珍惜；对外来的宾客来说，院史馆展现了医院发展的光辉历程和源远流长的深厚历史文化给他们留下深刻印象，老照片的应用让院史馆聚历史性、艺术性、文化性为一体，令每个参观者都感到是一种精神的洗礼。
(二)通过OA网利用和公布老照片档案。数字化后的老照片为信息化利用创造了条件，通过OA系统或电话，利用者随时发出利用信息需求，档案管理者根据要求快速查找并通过OA网传送电子照片，让利用者足不出户便捷快速地利用照片档案，促进了利用者和档案员的沟通与互动。定期在医院网站上公开部分老照片档案，举办电子照片展览，利用图片独特的视觉魅力吸引职工及患者了解医院，加强沟通，达到宣传医院文化、提升医院形象的效果。
(三)通过出版照片图集及宣传橱窗展示老照片档案。将数字化后老照片中某些典型事件和有代表意义的图片组合起来出版专题系列图片集，配以文字说明及照片专题背景，用图片陈述院史。还可以利用宣传橱窗展出老照片档案，以加大其传播力度，达到宣传教育和引导作用，提升医院的品牌形象和医院的美誉度。
关键词：农业科研档案；数字化管理；策略
农业作为我国国民产业中的基础性工程，在推动社会经济发展、提高人民生活水平等方面具有重要的促进作用。农业科研档案数字化，顾名思义，是以现代网络技术、现代数字技术为基础，对农业科研档案的各项资源进行优化配置，借助网络化的形式实现各环节之间的科学联系，进而形成良性运作的农业科研档案信息库，以供相关农业科研人员进行资料查询和信息检索。而农业科研则是推动农业事业长远发展的助推剂，注重对农业科研档案的科学管理对农业科研事业的发展有重要的引导与推动作用，更为良好地保存农业科研成果，为我国社会主义现代化事业的发展做出重要贡献。
1加强农业科研档案数字化管理的价值
1.1提升管理效率
农业科研档案工作以农业服务为宗旨，加强农业科研档案数字化管理，把不同载体的农业科研档案资源转化为数字化的信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式互相链接，利用计算机进行管理，形成一个有序的信息库，有利于提高农业科研档案管理的水平和效率，极大程度上节约了农业科研档案的人力投入和成本投入，实现资源共享与传承，切实有效地满足科研人员的档案查询、借鉴与存档，对农业科研档案管理的各项资源进行高效配置，优化农业科研档案管理结构，以便更好地为相关科研人员所服务。
1.2保持档案完整性
加强农业科研档案数字化管理，有利于保持档案完整性，防治档案丢失现象的发生。农业科研档案管理是在农业科研研究工作基础上逐步完善的，传统的农业科研档案管理以纸质管理为主要方式，但是因我国农业科研档案管理工作起步较早，传统纸质化的农业科研档案管理工作极易发生变质，特别是在每一次查阅过程中均会发生不同程度的损耗，这对农业科研档案管理工作的稳定发展极为不利。对此，以数字化为主要途径开展农业科研档案管理工作，能够在一定程度上减少对科研档案的损坏，实现由纸质资源到数字化资源的系统转换，为农业科研档案信息数据库的建立奠定基础。
2加强农业科研档案数字化管理的策略
2.1建立健全农业科研档案数字化管理制度
要建立健全农业科研档案数字化管理制度，为农业科研档案管理工作的顺利开展和科学进行提供良好的外部框架，从而更好地制定与之相对应的数字化管理方案，不断提高农业科研档案数字化管理的实效性。农业科研单位要根据自身发展的实际情况，制定行之有效的档案数字化管理制度，保证各项管理制度符合我国相关的法律法规，引导其朝着规范化、科学化和制度化的方向发展。相关管理人员还要不断强化自身的管理意识，树立正确的管理理念，保证各项制度内容的贯彻与落实，强化档案管理工作的保密程度。
2.2加强农业科研档案数字化管理基础设施建设
要加强农业科研档案数字化管理基础设施建设，为农业科研档案管理工作的长远发展奠定重要的硬件基础，确定技术路线、技术结构及基础平台功能，并做好相关的安全保障措施。不断增强农科科研档案管理工作的现代化含量和技术化含量，从根本上提高农业科研档案管理工作的水平和质量。相关工作人员要在传统纸质档案管理的基础上，以计算机录入的方式对农业科研档案的各项内容进行科学配置，相关人员要对农业科研档案数字化管理的各项设备进行更换，结合当前时展的现实情况充分发挥现代科学设备在档案管理中的重要作用。要建立农业科研档案管理的数字化平台，连接农业科研单位的内部系统，将档案的形成、整理、传输和归档等内容放置于同一个系统平台之中，实现各模块之间档案资源的共享互惠。
2.3构建一批高素质的农业科研档案管理队伍
1工程项目文档编码规则
为了使各部门/现场自主地控制文件编号，项目组制定了各部门代号、工作地点代号和文件类型代号，而来往文件编号组成规则见表1：发文为“项目名称－文件类型－地点代号－对方单位代号－年号－流水号（4位）”。收文编号从对方来文中提取。针对各个承包商提交的工程文件，项目组也为其制定了一整套统一的编码规则。工程项目各个工程阶段的相关编码规则主要包括地理信息码、设计图纸编码、设备编码、材料编码、建造完工资料编码、模型编码、供应商设备完工资料编码等，见表2。
2EDIS_PIP技术设计
有了标准化的档案编码规则，工程项目档案管理平台的应用便可以标准的文档编码为基础进行开发，其功能模块主要包括：收文管理、发文管理、版本跟踪、文档管理等。发文管理指项目组发送给外单位发文的拟稿、审批、发送全过程管理，流程示意图如图1。收文管理指项目组对外单位来文的登记、审批、处理、跟踪等全生命周期管理，流程示意图如图2，图2中虚线部分表示为可选分支，实线部分为主流程。版本跟踪通过对设计文件的传递和审批过程进行管理，对设计文件的版本升级过程进行跟踪，并形成跟踪报表。文件传送单的生成可自动进行，从而大大简化人员的操作，降低了人为出错的可能，设计图纸审批流程示意图见图3。文档管理模块提供了文档的统一查询界面。通过全文检索或高级检索，可以在全部文档范围内或特定目录范围内查询和管理文档。文档管理模块下主要有文档权限管理、文档目录管理、文档归档、新增文档等功能。
3数字化管理项目实施及应用效果
信息技术在企业的广泛应用，不仅改变了传统的手工处理数据的方式，而且触发了企业的管理模式、生产方式、交易方式、作业流程的全面变革，实现信息化管理与企业未来发展的战略目标一致，EDIS数字化工程的实施及推广取得了良好的效果。相对于以前线下办公，EDIS_PIP具有以下优势:改变了传统的管理模式。EDIS_PIP平台工作流很好地取代了原有的线下办公流程,把原来各自独立的文件管理和档案管理纳入统一的系统之内，避免不必要的重复劳动，能极大地节约资源和成本，并提高了工作效率。实现了档案工作的标准化和规范化建设。从文件的形成开始，一直到立卷归档，都必须认真执行档案案卷质量方面的标准规范，有效保证文件质量。实现了档案管理的现代化。文档一体化管理把文件管理和档案管理两套系统合并为一套系统，删除了不必要的环节，为计算机管理提供了方便。特别是，计算机联网或者向档案馆上报软盘制度可以加快档案馆档案管理的现代化进程。基于网络的管理方式使得企业内部沟通和协调不再受到地理位置的限制。让项目组与各现场之间保持更畅通、高效的联系，更好地实现信息共享，各类材料的传输更为快捷，最大程度地发挥这些信息的实效性。工作安排部署和贯彻落实情况实现了即时归集。
4未来发展与展望
作为一种新型的项目管理辅助工具，EDIS_PIP在推广和使用的过程中遇到困难和阻力是不可避免的。但只要从使用者的角度出发，及时了解项目的需求，通过准确分析，在保证EDIS_PIP标准化和规范化的前提下，研究出符合项目实际情况的应用模式及功能，就能够将困难和阻力大幅度降低，从而使其能够更好地为工程建设项目服务。通过各个项目的实施过程中的不断优化，EDIS_PIP将逐步走向成熟，真正成为一套使用方便、实用性强、易于掌握、高效的标准化项目协同及档案管理系统，为中海油信息资产数字化管理跻身国际领先行列做出更大的贡献。
作者：王艳齐潜江伟宋哲旭单位：天津中海油工程设计有限公司
1.1各种检查、评估工作导致档案整理工作困难重重。近年来随着国家对中职学校教育重视程度的不断提高，中职学校在不断提高办学规模的同时，面临的各种评估与检查工作也越来越多。这些繁多的检查项目需要中职学校精心准备相关的档案材料，但是不同的检查与评估工作根据评估内容的不同要求中职学校准备的档案材料也就不同，在此情况下，中职学校每次在面对具体的评估检查项目时需要对这些繁多的资料进行重复的整理与分类，导致中职学校的档案管理工作停滞不前。
1.2档案信息化程度不高，档案信息利用率低。档案管理工作是学校管理工作的基础，其内容繁琐，尤其是在学校的发展过程中会产生大量的档案材料，而传统的档案材料是以纸质的形式存在，这些材料的日益积累必然会导致一些档案信息在查阅的时候非常的不方便，根据五家渠职业技术学校的档案管理工作管理模式分析，档案管理的信息化程度还不高，许多档案信息并没有实现电子版，这样的结果是不仅影响学校档案材料的保存，容易因为管理不善而导致档案材料出现丢失与损坏的现象，同时也会增加学校的管理运行负担，众所周知，档案信息的纸质化要求不仅要求学校建设相应的档案室，还要消耗学校大量的纸张等办公用品。
1.3档案资料的收集不完整。基于中职学校广大教育者对档案工作的认识程度还不够，导致人们缺乏档案材料的收集意识，导致相关档案信息的缺乏；同时中职学校在选择档案材料的时候存在很大的随意性，选择什么样的档案材料信息没有明确的规定，具体表现为中职学校的管理者决定着学校档案的信息内容，比如对学校负面信息不保存，而只保存关于学校良好报道的信息。
2新时期完善中职学校档案管理工作的具体对策
基于新时期中职学校档案管理工作所存在的问题，我们要大力发展档案信息化建设，通过实现档案的信息化提高中职学校档案管理工作的水平。
2.1加强档案信息的数字化建设。档案信息的数字化建设是通过计算机技术将传统的档案信息转化为数字形式并存放于计算机中，通过实现档案信息的数字化可以方便人们的使用，提高档案信息的重复利用率：首先，实现纸质档案的信息化。纸质的档案信息受环境、人为因素的影响比较大，其存在被丢失、破坏的可能性，而实现电子化就可以避免因为受潮等导致的档案损坏现象出现；其次，照片档案的信息化。照片是档案中的重要信息资源，其能够直观地表现出所要反映的信息，实现照片的信息化主要通过计算机扫描和数码设备直接形成数字照片。
2.2加大投入，提高硬件设施。中职学校档案管理工作水平的提高，离不开完善的基础设施，因此中职学校要加强对学校档案管理工作的支持力度，设立专门档案室收集、整理全校各类档案，配备档案专用装订、打印等设备，提高档案馆(室)的建设，确保档案材料保管安全、利用方便管理规范。
2.3增强档案管理人员的现代信息技术应用能力。学校档案信息化建设需要高素质的档案管理人员，尤其是需要懂现代信息技术的综合型技能人才，因此中职学校要加强对档案管理人员信息技能的培训：一是学校应不断加强档案在职人员的继续教育，打造一支成熟的档案队伍；二是学校要增加档案管理人员编制，积极引进一批懂计算机信息技术的综合型档案管理人才，同时也要积极聘请社会上懂档案信息化管理技能方面的人才到学校担任名誉教师，定期对现有教师进行培训。
2.4加强档案的收集和整理。学校要建立专门的档案管理机构，负责收集学校的各种档案信息，并且要制定统一的归档和保管期限。在归档过程中应坚持“以我为主”的归档原则，根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。各部门要加强档案的收集、保管和归档工作，这是档案工作的基础。
3结束语
关键词：高校毕业论文管理；数字化；研究
中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）23-0213-03
0 引言
近年来，随着招生规模的不断扩大，高校毕业生数量持续增加，老师要承担起更多的毕业论文指导任务，但教学资源，特别是软件毕业生论文指导教师非常不足。各高校传统的人工管理方式不能更好的满足越来越繁重以及多样化的论文管理工作，逐渐实现毕业论文管理的信息数字化。如济南大学计算机工程学院开发了毕业设计题目申报与管理系统等，给我们带来了值得学习借鉴的好经验。现在各高校越来越清晰的认识到本科毕业设计 （论文）的重要性，依据事实，与专业特色联系起来，质量管理体系逐渐完善。笔者从工作实际出发，了解到虽然现在仅有不到10%的高校未将毕业论文管理工作作为教学工作的重要部分纳入教育信息化进程，但不少高校仍没有提高对其重要性和紧迫性的认识，克服和解决这一问题迫在眉睫，势在必行。传统手工管理毕业论文的趋势，必须从数字化构建毕业论文管理平台着手。
1 毕业论文信息数字化管理的必要性
目前，在对学生综合素质以及学校教学情况进行检验时，重点依据的就是高校毕业生的毕业论文，它在整个指标体系中的地位很高。除了是高校人才培养计划的重要一部分外,也能考察学生独立分析和解决问题的能力，对于培养学生追求真理、提升科研能力也具有重要的意义。我们所说的高校学生毕业论文，具体来讲包括本科生、硕士研究生及博士研究生的论文三种类型，分为优秀和普通论文二个等级制。这些论文大多数成为学校教研利用的重要资料之一，具有较高的学术和利用价值，其质量是衡量教学水平以及学生毕业与学位资格认证的重要依据，同时，还促进了学校信息的公开数字档案室实时接收来自办公平台及业务系统的大量第一手的新鲜档案资料，师生们可随时突破时空限制足不出户便可查询相关论文教研档案资料，改变了原有手工被动的查档方式，论文的保管与利用价值得到了进一步体现。因此，科学及时有效实行数字化管理毕业生论文，对高校教学、科研的发展以及教学档案管理，都具有重要的现实意义。
现在大部分高校在储存印刷品论文或采用双轨制同时收藏电子版的论文制作成光盘，但效果不是很好,究其原因主要有：①学生论文太多，制成印刷品在储存上存在困难,制成光盘在扩充上存在困难；②运用以上两种方式收藏论文,在查询时不方便；③纸质文档数量大，往往“沉睡”在库房不易开放，造成师生查阅受限，利用率低下而且占用库房面积，极大浪费了库存空间。由此可知，由于毕业论文数据量大、效率不高、差错率高等因素的影响，信息数字化管理应运而生，其发展前景也非常广阔，而在高校毕业论文管理平台的协助下，可达到解决这些问题的目的。传统的人工管理加纸质存档方式需要大量的人力、物力、财力，同时造成以下问题：
1.1 管理效率低下 在管理论文时，要发放很多文件，填写各种表格。那么多的文件在管理时容易出错。若将这些文件表格进行网上集中管理、查阅、填写等，将大大提高工作效率。
1.2 互动渠道不畅 如果不依托网上信息技术，就不能建立一个有助于各级管理人员、师生间面对面沟通交流的互动平台，很可能出现信息和接收不一致、不能准确传递信息等情况。论文的统一格式和修改则需要教师逐字逐句地在文中作标注或通过电邮的方式发送等。
1.3 答辩成绩共享难 最后进行的是毕业论文总评，给学生确定一个客观、公正的毕业设计（论文）的总评成绩不是件简单的事情，是很复杂，这其中的困难可想而知。传统方式一般采取等级制，进行小组表决，最后确定该生的总评成绩。这种方法耗费的时间比较多，主观性比较强。如使用系统答辩功能，将答辩记录、答辩小组意见等结果提交等，为答辩小组成员共享资料提供科学便利，同时，老师对论文给出建议成绩和答辩成绩，折算提交后自动进入数据库，学生可自行查询成绩，不必进行人工汇总。
1.4 数据缺乏同一性 毕业论文管理参与人员太多而且不集中，容易造成信息的不一致。如学生最初选题和最终论文题目，如果在论文秀做过程中有所改变，就会导致数据不一致；论文写作中会经过多次修改，不同的修改稿会由于手工管理出现错误进而导致提交错误等。
2 建立高校毕业论文管理信息平台可行性
应用高校毕业论文管理系统整合那些分散的信息，让师生在一个互动的平台上完成论文过程，对于改善论文管理工作的质量和效率都是非常有帮助的。另外，系统中工作流技术的应用，可使各高校充分利用现有的网络计算机丰富资源并根据各自不同的论文管理过程灵活选择工作流程，具有较好的普适性。
长期以来，学校的教室几乎成为了学生接受系统教育的唯一场所,而且教学活动的时间也受到了限制。现在各种专题数据库网络的应用就是很好的例子，师生可以使用专用软件平台、各种即时通讯软件，用文字、音频、视频进行即时的交流，即使教师不能即时回答问题，学生也可以用发帖的方式留言。因此教学的场所可以是任何互联网所能触及的地方，教学时间可以是任意的。如果能充分挖掘和合理利用即时计算机通讯软件的功能，并且在教学中因势利导，可以使教学突破时空的限制，不但可以成为教师教学非常有效的辅助教学手段，而且还能最大限度地激发学生的学习兴趣，同时，系统的应用，也将促进了毕业生论文档案管理质量的提高，达到了论文教与学以及档案数字化管理的双赢目的。
计算机技术的发展为人类的工作与生产模式的改变是颠覆性的，而信息技术与互联网知识的不断深入与迅速普及，则让企业单位的档案管理模式步入了数字化的新时代，文字或图像的信息处理技术促进了办公自动化的进程。
一、档案内容数字化管理的基本概述
（一）档案内容数字化
档案是企业单位开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，以及一些技术性图纸或文件，同时也包括合同文书，声像信息等，是企业的核心信息资源与重要资产。而档案内容数字化则是随着计算机技术、OCR技术、扫描技术、数字摄影技术（录音、录像、照片）、多媒体技术、数据库技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案内容存储形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
（二）档案数字管理的内容
对档案内容进行数字化管理分为两个过程，一是进行档案内容数字化采取，把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息，并以数字化方式输入计算机上网，利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，或直接在办公自动化过程中形成规范的电子文件信息。二是档案内容数字化查阅，采用浏览器或服务器为查询载体，实现本地及远程查档、阅档功能，可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权，在档案内容查阅过程进行详细的日志记录，同时也有信息加密传输等多种方式。
二、档案内容数字化管理的优势
（一）缩减档案内容管理的成本
在过去的传统档案内容管理模式中，一直使用粗放型模式使得档案管理需要大量的人力及办公资源，致使管理成本大幅较高，不利于企业科学管理的方针实施。而数字化档案内容管理则使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，摒弃了过去需要把档案资料分类存放和建立大量的检索工具的模式。
（二）优化档案内容管理的工作效率
档案内容管理的工作在过去的传统模式中，需要大量的人力物力，相对繁琐，且极具细致，不能有半点差错。而数字化管理则极大的减轻了人力的使用，首先在档案内容的收集过程中，传统的档案管理模式使得管理人员在进行档案信息收集时，受各种因素的影响，并不能快速、有效、全面的将档案信息收集起来，这对档案管理、利用造成很大的影响。实现档案数字化管理后，档案管理人员能在足不出户的情况下，快速、高效、全面的完成档案信息收集，这极大的提高了档案信息收集效率。
其次，由于档案内容数字化管理对工作时间和地点的要求降低，档案文件能通过解码、编码的手段变成数字档案，存储在一个小小的硬盘里面，所有的电子档案信息都能够进行复制、或者整理，可以在不同的地方与时间里对想了解的内容进行查阅，管理人员通过网络系统进行档案立卷、编目、原文挂接，并且能打印出全引目录、卷内目录、原文内容，整个过程十分简单，极大的提高管理人员的工作效率。而档案内容的查阅过程也变得非常便捷，通过网络进行对资料关键词的检索、模糊搜索，查阅相关目录，直接调阅原文，原文直接打印。极大的优化了档案内容管理的工作效率。
（三）加大了档案内容的信息开发
在传统的档案内容管理中，管理人员需要对档案进行分类整理，并且只有保证档案的完整性，才能为档案信息的查询使用提供方便，实现档案内容数字化管理后，管理人员可以将各种档案内容存储在计算机硬盘中，电子档案经过立卷后，使用者在利用档案信息时，只需要将关键词输入检索工具中，就能将所有信息显示出来，不仅能供使用者利用，还能帮助使用者对某些问题进行深层次探索，这就极大的提高了档案信息的开发度。
【关键词】数字化 城建 档案馆 建设
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
一、前言
城建档案信息化，是启动信息化工作之前应明确的问题。目前理论界对此并无系统的分析研究，也无明确统一的结论。作者认为，围绕城建档案的任何管理工作都是为了“利用”这一最终目的，利用是档案管理工作的价值所在。那么，城建档案信息化就是在新的时代背景下，为了达到有效利用城建档案信息资源的目的而进行的系列的综合的科学的管理工作。具体来说，城建档案信息化是指：通过运用现代信息技术，配置城建档案计算机辅助管理的基础设施，建立和完善城建档案信息资源库，依据城建档案信息化的规范体系，以城建档案网络为平台，依托高素质的信息人才 ,提供优质服务的动态的系统化的管理工作。
二、建设数字化城建档案馆的必要性
随着科学技术的发展和信息时代的到来，数字化概念正逐渐融入城市建设的各个领域。城市建设包括土地管理、城市规划、环境保护等多个方面，城建档案作为城市建设和管理过程中直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源。城建档案馆作为一个城市建设信息中心的基地，主要负责接受和保管城市建设中具有保存价值的文字、图表、照片、录像等各种载体的档案和有关资料，并将接收入馆的各种城建档案资料进行分类、整理、分析，为数字城市建设提供真实可靠的档案信息。但是随着科技的进步，城建各部门在城市建设、管理中产生了各种档案，除了传统载体的档案之外，还有大量的计算机辅助设计技术、电子地图等产生的电子文件，我们不能再按原来的方式去整理、保存这些新形式的城建档案。因此为了提高城市建设的时效性以及适应网络化的需要，必须加快数字城建档案馆的建设。
二、数字化城建档案馆的优点
数字化城建档案馆与传统城建档案馆的最大区别就在于它是一个数字化的信息系统，数字城建档案馆的建立具备适应社会需求的特殊优势，因此决定了它将弥补传统城建档案馆的不足而长期存在。
1、在城建档案信息资源建设方面
数字城建档案馆可与覆盖全社会各领域包括科技、文化、医疗、电子商业等信息数据库建立互联关系，为进一步丰富传统档案馆馆藏提供线索和可能。
2、在城建档案信息的加工方面
传统城建档案馆馆藏信息经过数字化加工处理，成为数字档案馆信息资源的核心组成部分，并生成适合机检、机读的信息目录和档案参考资料，数字城建档案馆还可以将经数字化的深层次编研成果融入数字信息资源库，并在网上，为人们提供快捷的服务。
3、在城建档案信息资源的开发利用方面
数字城建档案馆可以凭借网络优势，实现信息资源共享。
三、建设数字化城建档案馆要改变固有的工作模式
1．改变城建档案保管方式
由于数字化城建档案载体的特殊性，保管工作不同于纸质档案的“六防”工作，而是要注重档案设备安全和信息安全两方面．设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑．主要地抵御自然灾害和突发事件等。而信息安全则需要一系列措施给予保证．保证数字档案的可读性和可利用性，对设备更新情况进行跟踪，在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上，同时，为防止信息丢失，被非法更改等，尤其在网络环境中，更应该注意共享和保密．逻辑性处理与物理存储等问题。
2．改变城建档案利用方式
城建档案信息网络的成熟运用，为数字化城建档案馆提供了极好的网络环境，也为开展城建档案信息个性化服务提供了良好的条件。未来城建档案利用服务的主要方式将不再是提供物理存在的实体．而是指引终端用户通过网络获得存储在档案馆库的数字化信息。只要城建档案编制与城建档案检索采用同一系统软件．将档案内容用一定的格式固定下来．再进行分类．归档、编号等管理．在编制检索时随机调出，组成各种不同类型信息检索工具．通过网上开展电子检索服务，从而方便地互传、互换信息。可使任何一位利用者不受时间、穿梭问的限制，在任何地点只需有一网的电脑，即可进入城建档案管理查询自己需要的信息。这种网上利用服务的开展．将会使城建档案工作进入一个崭新的工作环境，进入一种良性循环状态。
四、数字化城建档案馆建设要点
城建档案管理数字化是城建档案管理工作的重大变革，涉及城建档案管理工作的各个方面。建设数字化城建档案馆的首要工作是做好总体规划，通过规划确定近期、中期和远期目标以及实现这些目标须具备的条件，并随着工作的进展不断对规划目标进行调整。笔者认为，有以下几点问题需要注意：
1、城建档案管理数字化是城市经济发展、技术进步和用户需求等诸多因素共同推动的结果
确定目标的依据是社会大环境和潜在的需求，弄清社会需求是非常关键的，另外要研究、掌握数字化发展的规律，避免主观性、盲目性，防止目标过低或不切实际追求过高的目标。
2、城市发展的数字化进程是一个社会发展进步的长期过程
像任何科学技术进步一样都是由浅人深、从简单到复杂的不断变化的过程。建设数字化城建档案馆也是从低到高逐步发展的，是一个逐步深入、逐步扩展的过程，不是完成目录检索、扫描几套地形图就能实现的。城建档案数字化是一个长期的、持续发展的、不断完善的一个艰巨工作。数字化城建档案馆要通过城建档案信息系统建设、应用和系统的不断完善来实现，信息系统建设工作主要包括馆内局域网的建设，与政府网的连接，以及国际互联网的利用；档案管理软件的开发或商品软件的选用；数据库的建设和信息资源研发；标准体系的建立；专业技术人才队伍的建设、管理方式和工作方式的优化和规范化；馆藏各种不同载体档案的数据处理、存储设备配置和系统运行维护等工作。系统建设工作的第一步是系统方案设计，主要内容是根据数字化工作的总体规划确定系统的基本组成和结构框架，再根据现时的技术、人员、资金等基础条件确定系统建设的阶段目标，制定可行的实施计划。系统方案设计工作应注意以下几点：
(1)系统开发建设不但是一个技术过程，同时更是一个管理过程，是一项综合性的、技术含量较强的工作。所以，在进行系统建设时，应根据本馆资金情况、技术力量等各方面去考虑。落实资金是首位，其次要配备好研发团队技术力量，可采取馆内业务骨干与外聘专业技术人才相结合的方式配备好研发团队。
(2)系统开发建设的目的是为了使用，要把系统的实用性放在第一位，对内服务于档案管理人员，对外服务于社会公众。本着这一理念，研发系统时应以实用为首选，切不可盲目追求过大、过强，要切合本馆实际工作水平，以方便使用、简便易学为目标。
(3)系统开发建设最好一个省份统一标准，全省使用统一软件，这样使用、维护会各方便。各馆可以整合资金、技术人才，合力研发，这样即节省人力、物力、财力，也方便日后工作。
(4)系统建设和应用是一个滚动的过程，不可能一步到位，要按照系统建设自身的客观规律办事，循序渐进，不断修订，不断完善。不必追求最高、最新的技术，应采用成熟、可靠的技术，借鉴、学习一些起步较早、数字化建设比较成熟省份的先进经验，使研发的软件系统能够真正做到切合实际、便于维护、简便易学、方便使用。
结论
数字化城建档案馆的建设不会一蹴而就，它要求我们城建档案工作者不懈的努力、进取、创新，不断的追求、完善。相信随着信息时代的飞速发展，城建档案事业定会蓬勃发展，数字化城建档案馆的目标必会实现。
【参考文献】
关键词 数字档案馆 信息资源 质量管理
中图分类号：G270.7 文献标识码：A
我国在数字档案馆信息资源研究的方向上，具有以下特点：
对数字档案馆的理论研究主要是关于数字档案馆信息资源、资源建设、资源管理、资源服务、资源共享、信息鉴定、知识产权等，但是对数字档案馆信息资源的质量管理却鲜有涉及。
一、数字档案馆信息资源建设。
（一）数字档案馆资源建设概念。
张志云认为：数字档案馆信息资源具有狭义和广义之分。广义意义上的数字档案馆是指纳入数字档案馆建设范畴的一切信息资源，包括数字化的档案信息资源、其他相关信息网络上的档案资源以及与数字档案馆相关的人员信息、技术信息、信息系统等；狭义意义上的数字档案馆信息资源仅指数字化的档案信息资源及与之相关的其他信息网络上的档案信息资源等。从国内已有的研究成果来看，大部分学者采用广义的数字档案馆信息资源概念。
（二）数字档案馆实体资源建设。
一般认为，数字档案馆信息资源的来源主要包括馆藏传统档案的数字化、电子文件的归档和网络信息资源的采集三个方面，张立新，刘雁则提出：还应包括专业的数字档案馆信息资源库产品。
（三）数字档案馆智能信息系统建设。
张志云主张采取超媒体数据库方式进行数字档案馆信息组织，且认为信息组织的内容包括信息资源的描述、信息资源的序化和信息资源的整合。康粟丰、何嘉荪则认为：对集中式和分布式存储的具有多样性、异构性的电子文件进行集成管理并且确保其长期有效；数字档案馆还应具备强有力的、能够建设专题档案信息资源库和进行管理的编研工具；对电子文件保管处置的业务流程进行智能化处理；实现对分布式、异构信息资源的跨库检索；以用户为中心的网络信息服务。总之，数字档案馆应是具备“收集、管理、存储、利用”等功能的数字档案智能信息系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。
二、档案质量管理的定义、特点及内容
国内学术界对质量管理在档案领域的研究主要集中在传统档案方面，对于档案质量管理的定义和特点、档案质量管理的内容等方面论述较为丰富。
（一）档案质量管理的定义及特点。
档案质量管理，是全体档案人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案管理。
档案质量管理的特点已取得一定共识，一般认为包括全体人员参加、全过程控制和科学的手段三个方面。
（二）档案质量管理的内容。
档案质量管理应包括档案质量策划、档案质量控制和档案质量改进；同时应包括提前介入机制、事中控制机制和竣工档案的编制与验收。
三、数字档案管理的现状
从这些现有研究成果来看，尽管对数字档案馆信息资源质量管理的研究已经有一些零散的研究成果，但从总体上来看，目前国内外在此方面的研究仍处于探索阶段，尚未形成系统的数字档案馆信息资源质量管理思想、理论和方法，具体表现在：
（一）数字档案馆信息资源建设重视了量的积累，忽视了信息质量建设。
数字档案馆的的最终目的就是通过信息资源共享，为用户提供高质量的信息服务，它将通过数据整合、加工、信息服务项目创新等最终为用户提供服务，故需要提高数字档案馆的信息质量，加强质量控制的手段和方法，使合适的信息在合适的时候以合适的方式传递给合适的用户，从而最终实现信息价值。否则，数字档案馆信息资源只能是一堆信息垃圾。
（二）数字档案馆信息资源质量控制环节薄弱，缺乏有效信息资源质量管理机制。
尽管我国数字档案馆信息生产已具备了一些严格的采集、标引、录入管理规范，但尚没有信息质量管理机制，缺乏统一的数据交换标准、规范、质量控制和信息服务体系。另外，在实际工作中，由于缺乏标准化和数字化的处理和相应的传播手段，造成信息资源的准确性、可靠性差，使大量的信息资源无法被用户便捷获取，从而影响了数字档案馆信息资源的有效利用。
（三）数字档案馆信息资源建设的法规制度建设滞后，缺乏信息资源质量管理的执行依据。
数字档案馆信息资源在数据生产过程中确实信息质量指导的政策法规，数据产出的形式及容差别很大，导致信息资源质量良莠不齐，许多重要信息资源不能得到有效处理、整合，造成数据资源共享难、集成难。因此，有必要对数据公开与保密、采集、与储存、共享交换、信息质量监督等方面制定相关管理法规和制度，缺乏这些操作层面的规则容易使信息资源建设无法可依，缺乏信息质量控制的执行依据，影响信息质量监督实施效力。
参考文献：
[1]温献英.数字档案馆信息资源国家控制力研究.湘潭大学硕士论文.2011
[2]陈姝.数字档案馆的信息资源建设.北京档案.2002（5）
[3]张志云.论数字档案馆的信息资源建设.兰台世界2007（3）
[4]潘连根.数字档案馆信息资源建设的原则.兰台世界.2006（1）
[5]吕元智.数字档案馆信息资源建设管理研究.武汉大学硕士论文.2004
[6]唐艳芳，温献英. 数字档案馆信息资源研究综述.档案学通讯.2011（3）
“数字图书馆”是用数字技术处理和存储各种文献类型的图书馆。是以智能化、个性化用户服务为中心的信息资源管理系统。具有跨库检索、信息资源共享功能，同时具有数字资源、网络服务和特色技术三方面特征。
教育部《教育信息化十年发展规划（2011—2020）》和《江苏省教育信息化五年发展规划》中明确要求到2015年要达成“基本建成人人可享有优质教育资源的信息化学习环境”“基本实现宽带网络的全面覆盖”“教育管理信息化水平显著提高”“信息技术与教育融合发展的水平显著提升”的目标。在此背景下学校图书馆被赋予更加丰富的功能内涵。近年来，借鉴其他高校的经验，我们在数字化图书馆建设方面做了如下探索。
1 建设技术先进、兼容性较强的数字化图书馆平台（图1）
经过近几年的建设和发展，本校图书馆数据库从无到有，从少到多，已初具规模，基本能够满足师生的需求。其内容包括“学前教育理论文献”“学前多媒体教学资源”“儿童文学故事”“教育科研文献”等数据文献资源，同时也购买了“知网”“读秀”等数字资源库资源。纸质文献通过技术处理转换成为数字资源。文献全部采用Adobe Acrobat的PDF格式来进行制作，能够最大程度地模拟真实纸质图书的外观，使学生在阅读时，纸质图书感很强。
2 有效利用数字化图书馆平台，建立学前教育学科知识资源库
徐州幼儿师范高等专科学校面向教学与学科建设，以用户为中心，以资源为基础，以技术为手段，整合各类资源，建立起了学前教育学科知识资源库。其结构与功能如图2所示。
学前教育数字化课程资源库的分类
第一类：多媒体教学资源（信息资源开发室），如动画教材、教学音频、视频、PPT课件等。
2～3岁是幼儿想象力萌发阶段，幼儿在这个年龄喜欢的内容有交通工具和各种动物的故事、充满美丽幻想的传说故事，数字图书馆为这个阶段年龄幼儿配备了动画教材；4～5岁是幼儿性格开始形成的重要时期，幼儿在这个时期喜欢描述完整故事的画册，内容充满快乐、友爱、幽默，既明快又有趣，四五岁的幼儿对喜怒哀乐是非常敏感的，也开始辨别善恶，通过视频让幼儿认识人类的各种生活态度，对事物的思维方法、感觉方式等。
第二类：学前教育理论文献，包括学前卫生学、学前心理学、学前教育学、学前儿童教育活动设计、学前教育史、幼儿园管理、学前儿童教育研究、幼儿园游戏、蒙台梭利教育理论、0～3岁亲子教育、育婴师培训辅导等。
第三类：教育科研文献，科研成果、研究报告、会议论文、重点学科导师发表的专著或论文、优秀毕业生的论文、课题研究的实验报告等。
第四类：音乐、美术、舞蹈、技能类书籍。
学前教育数字化课程资源库的重要作用
1）方便了教师的教学、科研。广大教师借助学校数字图书馆来查阅所需要的教、科研参考资料。图书馆也免费为他们提供参考咨询、定题跟踪、目录检索等服务，深受师生欢迎。
2）方便了师生的学习与研究。学校数字图书馆为学校师生提供了丰富的教育教学资源，他们借此获取到幼儿教育研究的相关资料，大大节省了研究者的时间与精力。如学生在幼儿园教育实习过程中，以某一行为问题儿童为研究对象，撰写一份“行为问题学前儿童的个案研究”报告。研究者确定了研究课题之后就要查阅与本课题有关的重要文献，这些文献在学校图书馆的书籍、报刊、教育档案、电子信息检索系统中都能找到。研究者可利用网上数据库检索文献、也可利用目录索引、文摘、教育网站获取文献资料。
3）其他作用。为学校国培、省培、远程网络培训等项目提供支持，方便学员查阅资料，学习网络课程。如在2012年省级培训项目中，教师指导学员上网查阅资料，拟定教案，撰写论文等。2012年国培远程培训项目，也安排学员在线学习，完成相关作业。
3 数字化图书馆建设需一定经费支持
依托学校现有公共基础设施，建设数字化图书馆所需经费，如表1所示。
数字化图书馆建设首先考虑的就是经费问题。这其中包括3个方面：一是网络设施、设备等硬件建设经费，网络设施的建设是图书馆数字化建设的前提和基础，设备的配置是图书馆数字化建设的重要保证；二是数字化文献资源建设经费，用于购买电子图书、各类数据库、纸质文献资源数字化及特色馆藏建设等；三是安全防范，如安全防范系统的购置等。以上所列均为数字化图书馆建设的基本需求。
4 人员素质
数字化图书馆建设对图书馆员提出了更高的要求，馆员应具备更加宽广的知识结构和应用能力，要有良好的道德意识和强烈的责任意识。数字化图书馆的建设是一个长期而艰辛的工作，它需要全体馆员的共同努力来完成，仅凭一人之力或各自为政是无法实现的，需要培育一支精诚协作、优势互补的馆员队伍。
参考文献
[1]申军霞.中小学数字校园内涵探索[J].中国电化教育，2009（7）：56-59.
[2]李兴周.中小学数字校园建设的文化意蕴[J].中国电化教育，2009（12）：6-9.
