时间：2023-05-30 09:12:16
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案管理模式，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
电子文件的出现对档案部门是一个极大挑战，电子政务的迅速发展又使档案部门面临严峻考验，档案部门能否在电子政务中发挥应有的作用，关系到档案部门是否被边缘化的问题。静安区档案局本着对历史负责的态度，分析电子政务的应用与发展的状况，总结多年来推广电子文件归档管理的经验，提出了应对策略和实施方案。我们认为，档案部门是否能够真正依照档案管理规则搜集文件和按照保管期限去履行电子文件的保管责任，是档案部门能否介入电子政务的关键。由于大型网络数据库的应用，电子文件的保存实际上由技术人员负责，档案人员仅限于逻辑上的管理，对于很多可以导致网络数据库文件流失的因素，档案人员是无能为力的。再加上本身的计算机技术水平的局限，要求档案人员对归档电子文件进行有效控制是困难的。为此，静安区档案局在开发归档接口系统时，规避了许多不利的因素，把档案管理的规则通过技术措施加以贯彻，使各部门档案人员可以实施有效管理。
努力消除技术因素的影响，最大限度地降低电子文件对设备的依赖性，最大程度地提高档案人员对归档电子文件的控制力
静安区档案局在区政务内网的公共信息平台上建立的归档系统，是以B/S方式供全区61家单位1000多名机关干部共同使用。系统有二个进口，一个与公共信息平台上协同办公系统对接，直接接收办结完毕的归档电子公文，另一个可以通过本地搜集，由业务人员浏览本地机上需要归档的文件，进行上传操作。各部门的档案人员通过归档系统进行接收、整理、提供利用等档案管理活动。系统对文件归档、接收的环节设置了一些技术措施，例如协同办公系统中已办结的文件要求以XML 格式将全文信息、背景信息连同附件直接送到归档系统中，两个系统同时记录操作时间和操作者，明确文件归档过程的责任。各部门的归档文件实际上是集中存放到档案局控制的数据服务器中，由档案局的技术人员负责对数据库的维护。为了使各部门档案人员的这种逻辑管理转化为物理管理，静安区档案局又开发了一个脱机保管系统，将各部门的归档电子文件按照年度、保管期限、分类的排序刻录到光盘上，再返回给各部门。该光盘自带检索工具，光盘中的文件按照传统的文件组织方式，文件的内容、背景信息自动链接。光盘中的说明文件，概要描述了文件的归档时间、责任人、操作人以及运行环境等等。该光盘可以独立运行，但同时又被脱机保管系统和纸质账簿同时兼管。
消除技术因素就是摆脱原有的应用系统，将复杂的网络数据库的管理方式简化载体管理。脱机保管系统有二个重要技术特点：一是自动驱动刻录机，数据在封闭的状态下脱机，消除了人为因素，且操作简便，二是对脱机光盘的可靠性由系统自动检测，根据规定期限，系统提示管理人员将库房中保存的光盘取出，进行可靠性检测，实施有效保存。
事实上静安区档案局同时保留了相同内容的二套光盘，一是满足了归档电子文件异地存放的要求，二是等到档案馆正式接收各部门归档电子文件时，只要履行相关的手续，防止到了进馆的期限，这些归档电子文件已经流失。档案局和部门档案室采取这种异地保管的方式，降低了数据集中存放的风险，因为大型网络数据库的保管成本很高，而且技术进步导致数据迁移是必然的，当数百万条记录的数据库迁移到新的数据库中，要保持和全文信息、背景信息等数据的对应，出错的概率很高，此外还有其他很多不安全因素，也是目前档案部门实际条件所不能控制的。消除技术因素的影响，采取脱机保管，是档案部门有效管理归档电子文件的一种比较简便方法。
建立电子文件归档范围与保管期限表，形成规范、有序的管理模式
计算机网络的应用改变了传统的办公模式，大量的文件都是在网上形成、流转，政府的信息公开、行政审批受理、项目招标等等都已经通过网络进行，但是这些记录着政府各职能部门重要活动的电子文件的保存还没有一个规范。什么东西需要归档、什么东西不需要归档、归档的电子文件需要保存多长时间、如何归档，这些细节都应该明确规定。前一时期，我们曾需要查阅一个关于信息化工作的文件，在政府的外网和内网的相关系统中都没有查到，在档案局的归档管理系统中也没有查到，一个在网上的重要文件无形中失踪了。具有讽刺意味的是，在系统的垃圾筒里找到了这个文件。这件事情充分暴露了档案管理的规则并没有深入到电子政务中，电子文件归档管理还处于一种随意状态。如果电子政务中形成的电子文件的保存继续处于这种无序状态，客观上会对电子政务的应用效力打上折扣。因此，针对着电子政务的特点，静安区档案局将电子文件归档范围和保管期限表插入到归档系统中，各单位的业务人员对于应归档的文件一目了然，档案人员也可以按照系统的提示督促业务人员按要求归档。
归档范围与保管期限的设置从管理上采用自上而下和自下而上的流程，由档案局业务指导科按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求结合静安区的实际情况制定一个通用类目表输入系统中，各单位再按照这份通用表制定本单位的归档类目表，其中要明确各类文件开放程度，档案局经过审查后，归档类目表才能生效。业务人员在归档时，系统自动会跳出与其业务相关的归档类目的清单，业务人员只要用鼠标点击相关的条目，该文件的保管期限、开放程度就自动生成。系统按照归档类目表设置了统计功能，各单位应归档和已归档的文件随时可以统计出来，档案局业务指导科和各单位档案人员可以很方便地了解归档情况。通过这种方法，各单位的业务人员、档案人员、档案局的管理人员相互职责明确，电子文件归档管理处于一种可控的状态。
静安区政府将档案局的这项举措被静安区政府列入区重点实施项目，区信息委也大力支持档案局推行电子文件归档管理，目前已经有80%的单位实现了电子文件归档管理。
探索应用新技术，保障电子文件的真实性，努力实现电子档案的管理价值
电子文件是技术进步的产物，不断发展的新技术又改变着电子文件的表现形式，这种动态因素给档案部门长期有效保存电子文件带来很多麻烦。为了以防万一，一些档案部门往往采用“双套制”的方式，即相同内容的文件同时保存纸质和电子的双套，这是必要的。但是，长期甚至永久的采用“双套制”，这对于档案部门在电子政务中的地位是不利的，因为这只能说明档案部门无力管理电子文件。尽管电子政务已经实行单轨制，而档案部门还不得不把电子文件复制成纸质文件，作为档案保存，对于档案人员来讲也加重了工作负担。静安区档案局对“双套制”作了这样规定，保管期限30年以上的文件采用“双套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本单位的实际情况，可以实行单轨制。目前电子文件有效保存10年，已经没有什么问题，然而，10年中要证明归档电子文件的真实性还是有些问题。我们不能仅仅依靠著录元数据来证明电子文件的真实性，因为电子文件易修改性的缺陷不能靠人为的办法去弥补。引进电子签章技术，是2007年是静安区档案局作为课题研究的探索，希望通过技术手段去实现电子文件真实性的确认。如果档案部门能够以单轨制的方式与电子政务接轨，哪怕只局限与短期档案，那么，档案部门可以争得电子政务中的一席之地。
从目前掌握的资料来看，电子签章的技术应用到归档电子文件中已经不是问题，但是档案部门如何进行数字认证的管理却是一个复杂的问题，这需要会同有关部门共同研究解决，无论如何，积极开拓新技术去树立电子档案的地位，是电子政务实施档案管理的必经之路。
美国国家电子档案和文件署的负责人认为，电子档案存放在生成机构，极易造成丢失，因为生成机构的电子档案管理容量有限，电子档案的利用频率低、范围小，随着时间的延续，生成机构很有可能会对利用价值不高的电子档案进行销毁，而在档案馆集中管理模式下，对所有电子档案都能进行分类分频差异化管理，保证电子档案的生存[2]。美国档案馆与文件署实施了“美国电子档案档案馆项目”，历时六年建立了相关的配套硬件设施和软件开发，在专业化电子档案管理工具辅助下，加强了电子档案的保存安全性。澳大利亚是目前世界上电子档案管理力度较大的国家，并在管理模式方面不断创新，澳大利亚国家档案馆面向全国进行电子档案信息整合，通过专家论证会方式，制订了电子档案馆档案管理国家计划，并高度重视电子档案的信息化管理，通过数字绿皮书等多种方式改善电子档案保存方法，根据电子档案管理流程，开发了电子档案管理应用软件[3]。
机构自行分散管理模式机构自行分散管理模式是指由档案的形成机构自行保管具有保存价值的电子档案，电子档案的长久保存不一定像传统档案一样将其上交给档案馆，而可以由形成机关自行保存。这种管理模式的目的是要摒弃集中模式将文件管理和档案管理相互分离的致命弱点，将文件到档案整个过程的几个阶段融合在一起，即把文件管理与档案管理合并到一个连续的过程中。机构自行分散管理模式是建立在文件连续体思想之上的管理模式，主张对电子档案的管理从现行工作领域入手，在电子档案的形成阶段通过建立登记制度、职能分类制度来建立对电子档案的处置控制措施，从而识别和保护电子档案的原始结构，以信息技术比较发达的日本为例，多数机构选择了机构自行分散管理模式，电子档案都放在形成部门[4]。
我国电子档案管理模式
我国目前电子档案管理模式从应用类别上划分为机构分散管理模式和档案馆集中管理模式，但是从应用范围上划分，仍然以机构分散管理模式为主，机构管理模式主要在广大企业中应用，机构分散管理对硬件、软件要求不高，档案信息量相对较小，档案馆集中管理主要在国家机关和事业单位中应用，这类档案大多是地方史志、重要法律法规，这些档案馆里的档案具有很大的历史价值和文化价值，保存的安全性要求非常高[5]。在我国实际电子档案管理应用中，在档案信息载体方面，实行双套制管理模式，所谓双套制主要针对电子档案信息载体，即纸质载体和数字载体，纸质载体主要指原始纸质档案文档，数字载体主要指计算机硬盘、U盘、光盘等信息载体。国家档案馆在档案管理要求中明确指出，档案馆的档案入库，必须保障纸质载体和数字载体配套，以此确保原始档案的追溯性。我国机构分散式管理模式中，主要以纸质载体档案为主，电子档案为辅；档案馆集中管理模式中，主要以电子档案为主，纸质档案为辅[6]。
结论
通过对国内外电子档案管理模式的研究，发现我国电子档案目前仍然采用双套制管理模式，未来我国电子档案管理发展中，仍将会长期保持这种管理模式。首先因为我国各类企业电子档案管理意识淡薄，企业机构进行档案管理，很大程度上处于初级阶段，职工人事档案进入企业后，企业根据档案等信息进行职工身份识别，同时办理户籍、保险等事务，档案进入电子管理阶段后，档案的信息管理就滞后，由于企业没有档案专业应用，所以机构档案很有可能会逐渐丢失。其次我国电子档案起步较晚，与美国等发达国家相比，电子档案管理的体系、制度、软件开发、专业管理人才等都落后很多，电子档案的自主创新能力仍然较低，电子档案工程的实施需要耗费较大资金，短时间内难以形成长效机制。未来我国电子档案发展过程中，将从制度和人才两方面同时入手，首先逐步规范企业及其电子档案应用管理水平，加强电子档案的指导和技术交流；其次政府档案管理机构将逐步形成稳定成套的系统管理制度，加强集中管理和分散管理的一致性；再次我国档案管理人才方面，将加大电子档案专业人才培养，通过自主创新提升电子档案管理水平。
作者：李海峰单位：东营市第二人民医院
一、电子档案管理的现状
由于电子档案事业的不断发展，使各个单位的档案数量都在逐渐增加，而面对与日俱增的档案文件时，传统的档案模式必定无法适应当前的档案管理工作。
档案管理工作并不是只要简单的填上资料，然后保存在档案室就可以了。其实整个的工作流程相当复杂。所以面对巨大的档案数量，只能利用电子档案的管理模式进行工作。
由于档案的重要性，所以在档案管理工作中一定要一丝不苟，决不可出现问题。对每一个单位来说，档案管理工作都是相当重要的，所以电子档案管理模式会逐渐成为档案管理工作中的重要模式。同时对于电子档案管理模式需要员工具有一定的专业技术，否则会无法胜任此项工作。
二、档案信息电子化的优缺点
1.电子档案的优点
与传统档案相比，电子档案是采用电子数据的形式对档案的信息资料进行准确的记录。而传统档案则是使用纸质材料来进行记录工作。其中电子档案由于是使用电子信息技术进行档案的存储，所以档案会记录在计算机上。而传统档案却必须要在档案室进行档案的存储，不仅要有良好的环境，还会耗费大量的成本。使用电子档案还会避免档案由于时间关系会出现失真或损毁等情况发生。与电子档案相比，传统的档案管理模式要有相关的专业人员对档案进行填写和记录工作，如果不小心填错的话还需要重新进行填写。对于电子档案只要在电脑上进行编辑后，将其直接转存到移动U盘、硬盘等媒介上交给档案管理人员即可，这种方式对于档案的填写与收集工作都会较快捷的完成。因而对于电子档案的未来发展也存在着无穷的潜力。
2.电子档案的缺点
在电子档案具备着一系列优点的同时也存在着一些缺点。电子档案虽然可以较为快捷的进行存储工作，可同时存在着被盗的风险。传统档案是通过在档案室中进行档案的存储，犯罪分子即便可以通过某种途径进入到档案室，但面对大量的档案卷宗想找出其中所需要的是有很大难度的。如果是对于电子档案的窃取，犯罪分子通过在相关计算机中植入病毒文件就在计算机中对相关的文件进行非法的篡改。如果想彻底的避免病毒入侵电脑只有在使用电脑时尽量不执行一些未知的文件，只有做到使存储档案的计算机不被病毒入侵，就会有效的防止档案信息遭到篡改。所以相关的档案管理人员在工作期间一定要保持一丝不苟的工作态度，并正确看待档案工作的工作性质与档案管理的重要性。电子档案的另一个缺点是与传统档案相比，电子档案对相关的软件设备有一定的依赖性。传统的档案管理方式是将纸质档案对其分别进行存储来即可，而电子档案则一定要通过相关的档案管理软件进行操作，否则就很难进行对档案存储的工作。电子档案在没有安装相关的档案管理软件的计算机上是无法进行档案管理工作的。
三、电子档案如何更好地普及应用
对于领导小组所制定的各项方案都应该积极的采取。因为电子化管理模式是否能够成功的关键就是对其相关的管理措施是否到位。而相关领导要加强对电子档案工作的管理并制定出相对规范的电子档案管理章程。作为普通的档案管理人员要做到积极的采取领导所提出的每一项建议，按照领导所指挥的工作方向与政策认真按要求完成每一项工作任务，确保在进行工作时有一丝不苟的敬业精神与责任心，才会使整个集体工作做得更好。
在档案工作人员进行电子档案管理工作时，若要做到提高电子档案的工作效率，同时要在工作中不断纪积累经验，做好电子档案信息的收集工作，进而实现档案管理工作的创新与发展。一定要正确的看待档案管理工作，正视档案管理工作的重要性，在做好本职工作的基础上还要看清档案管理工作对于全局工作的重要性，这样也会为实现档案管理工作的创新与发展创造了直接有效的条件。
在档案管理工作的系统建设中，不可避免的会遇到一些过于强调其单位的特殊性或是管理方式上的严谨性等现象。实际上这样无视标准化的做法或是拒绝采用标准的作法是一定要杜绝的。如果只是依靠相关的工作经验来进行管理档案的方法即使有效，但是不会让更多的人进行高效的使用，目前已经跟不上社会发展的需要了。通过制定相应的标准对于电子档案发展会是一种系统性的进步，对于档案管理的发展也起着至关重要的作用。
对于最普通的电子档案来说，想要对其进行安全的保存也是有一定难度的。可以采用与传统档案的管理办法相结合的手段，充分利用其档案管理的优势。因为传统的档案管理模式是有一定的优势的，所以我们在进行电子档案的管理工作时，同时利用传统档案的管理方式对降低电子档案的风险会有着显著的效果，做到完全发挥传统档案的管理优势。
当今社会正在创新各种社会服务和信息化的道路上高速前行，档案管理的电子化已经成为大势所趋。目前企业管理之中信息管理系统和计算机技术的应用已经十分普遍，这要求档案管理要尽快进行科学化建设和创新化建设。所以档案管理工作亟待创新，利用科学规范的档案管理工作实现其对企业价值的提升，这是当前企业管理者和档案管理工作者需要解决的首要问题。
一、企业档案管理存在的主要缺陷
（一）企业对档案管理重要性没有足够的认识。当前很多企业的档案管理工作显得相对陈旧，缺乏科学性，造成这种现象的根本原因在于企业往往将档案管理工作边缘化。一些企业的管理者将管理的重点放在经济效益的获得上，但是却没有意识到档案管理在提升企业经济效益上的推动作用，导致了很多企业档案管理工作浮于表面、流于形式。企业的不重视导致了企业工作人员对档案管理工作也不重视，他们对档案管理工作缺乏热情和责任感，通常档案管理工作没有专人负责。这种企业上下觉得档案管理无用的观念导致了企业发展严重失衡。
（二）企业缺乏完善的档案管理制度。企业缺乏制度化的档案管理模式，主要表现为以下几个方面：首先，档案收集过程不规范。企业没有专门的档案收集制度，部分企业虽然设置了相应的规章制度但也只是流于形式。其次，企业档案收集过程不规范。企业内部一些档案管理人员专业知识浅薄，尤其是一些新入职的工作人员缺乏相应的工作经验，由于档案管理人员素质良莠不一，档案将会在立卷中会出现很大的问题。一次立卷现象的出现不仅仅会影响档案查询，还违反了事毕立卷的工作原则。最后，企业档案管理综合力度不强。当前很多企业档案管理采取的是班组管理模式，这种管理模式在行政管理上的权限有限，在档案管理的重大问题上不可自主决定，需要向上级主管汇报，而上级主管通常并不是档案管理专业人员，他们很难完全顾及档案管理工作，这导致了档案综合管理存在一定的障碍。
（三）企业档案管理信息化建设不足。虽然很多企业在内部管理上已经大力推行了信息化建设，但是档案管理在文件传输和资料输入上仍然信息化程度不高，这导致了档案管理质量一直难以提升。由于企业没有建立完善的档案管理信息系统，难以给予大力的技术支撑和强力的系统保障，这也是档案管理信息化不足的一个重要原因。一些企业虽然建立了档案管理信息系统，但是却和档案管理工作实际状况相去甚远，使得档案管理效率低下，导致档案管理科学化、创新化一直受到阻碍。
二、促进档案管理科技建设和创新的对策
首先，企业要转变档案管理理念。企业的领导者和档案管理工作人员应该意识到档案管理的重要性，将管理的重点扩展到经营管理之外，把档案管理工作纳入到企业管理体系之中并将之作为管理的重点，充分意识到档案管理工作对于企业价值提升的重要作用，企业的管理者应该加大宣传力度，让员工意识到档案管理的重要性，各级领导要以身作则，与时俱进，积极运用现代化的管理手段和相应的科学技术来完善企业内部档案管理工作。档案管理工作效果的提升需要资金的支持，企业应该加大力进行档案管理的基本设施建设，使得管理设备逐步完善，让档案管理体系走向创新化、科学化、信息化和现代化的道路。另外，档案管理人员要不断进行专业素质的提升，和其他工作人员进行交流和沟通，吸收先进的工作经验和方法，在工作中责任感强烈。
其次，企业要建立完善的档案管理制度。高质量的档案管理工作需要健全的档案管理制度作为依托，档案管理欲实现科学化和创新化就必须在管制度的完善上努力。企业应该遵循《中华人民共和国档案法》、《档案管理整理规划》等法律法规，并在此基础上建设档案管理相关的制度，档案管理制度一方面要切合企业实际，另一方面则要达到国家的制度要求，符合国家标准。另外，档案管理制度要考虑企业生产服务的需求，企业各个部门的领导者和档案管理人员要切实沟通，商讨档案管理需求和要点，全面讨论之后起草档案管理方案。企业制度好的档案管理制度应该采取首先试运行，在个别部门进行试点，在运行中发现不足之处可以及时进行针对性修改，使得档案管理走向创新和科学的道路。
最后，档案管理应该走电子化道路。网络化和数字化已经成为当时社会的时代特征，这为档案管理工作的创新和科学提出了新的要求。档案管理模式也应尽快从传统的管理模式转变为电子管理模式，传统模式下以可视记录识别为主，电子管理模式下以机器识别代码为主，我们通常所说的电子档案就是机器识别代码型。电子档案中的文件是由档案工作者直接书写在磁盘之上，文件被录入或者修改之后，即时存储到办公的信息数据之中。在这个过程中档案人员和技术人员实现了信息的共享，这使得文件和档案的界限渐渐变得模糊。在企业生产经营的各项管理活动之中，电子文件正在取代纸质文件，以其精确、快捷的特点覆盖企业管理全过程。即便是复杂的图纸也可以实现电子化，并且利用计算机和辅助工具设计出的电子图纸更形象和具体。传统企业档案中将档案划分为文书、声像、科技、会计、人事和基建等部分，电子档案管理模式下企业信息集成系统将信息划分为各个管理模块和流程，电子档案管理使得系统之中各个管理模块的档案信息能够随时进行调动、调整并设置分类方案。所以，新时期的档案管理工作应该推行电子档案和电子文件管理，形成科技化、信息化、数字化和创新化的发展趋势。
结语：企业高效运作和安全发展离不开良好的档案管理工作的支持，新时期档案管理工作要做到与时俱进，向着规范、科学、创新的方向发展。企业应该转变档案管理理念，建立科学的档案管理制度，实现电子档案管理，促进档案管理发挥最大效用，实现企业价值最大化。良好的档案管理能够促进企业可持续发展，为经济发展做出巨大贡献。
【关键词】电子档案;管理利用
一、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
（一）提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
（二）通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
（三）直接利用。直接利用指得是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
二、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
（一）加强电子档案管理，有利于节省人力物力。在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
（二）加强电子档案管理，有利于提高服务质量。档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提供高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
（三）加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
三、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
（一）建立档案利用制度，整合各类档案资源。要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好地满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
（二）规范档案利用方式，避免不可挽回损失。电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
（三）建立“双套制”模式，确保重要信息完整。所谓“双套制”，指得就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通信技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
（四）加强工作人员管理，提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度地被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
一、煤炭企业实行数字化档案管理模式的优势
煤炭企业实行数字化的档案管理工作与我国近些年来计算机网络技术的发展有着重要的关系。数字化的档案管理，顾名思义，是企业可以通过运用计算机网络及相关技术的方式将不同的信息资源以数字化的存储方式有机地结合起来，以此形成一种新的档案信息形态，最终可以达到快速查看、使用信息档案资源，并且还能实现信息资源共享的目的。
1.这是现代煤炭企业档案管理工作数字化、自动化的要求
在现代的煤炭企业中，需要改变以往落后的纸质档案，人工管理档案的模式，必须顺应时代的发展，实行数字化的档案管理模式。需要将档案管理工作效率通过建立以网络技术为中心，运用先进的计算机技术，最终实现数字化煤炭企业的档案管理工作的目标。
2.有利于提高煤炭企业的经济效益
煤炭企业实行数字化的档案管理模式，可以大大提高企业的经济效益。随着现代社会经济的不断发展变化，煤炭企业也应该随之改变以往粗放型的档案管理模式，不再使用过多的办公人员以及纸质的档案管理模式，大大地缩减企业在档案管理方面的成本，降低煤炭企业的经济负担。通过数字化的档案管理模式，也节省了档案管理工作的占地空间，使煤炭企业的经济效益有了明显的提高。
3.有利于提高煤炭企业的办公效率
煤炭企业实行数字化的档案管理模式，有利于提高企业的办公效益。因为煤炭企业的档案管理工作较为复杂，要管理的对象较多，不仅有对在职员工、离职员工等等对象信息的管理，还有对已发生工作调动的员工信息进行管理，如果还按照以往纸质记载的档案信息、纸质档案，人工管理的模式是很难马上统计、查找相关信息的，但是通过实行数字化的档案管理，能够使资料尽快入档，很快查询出相关资料，从而可以大大提高煤炭企业办公人员的工作效率，降低办公人员的工作强度。
4.有利于延展开发档案中的内容信息
在煤炭企业传统的档案管理模式中，通过纸质的档案，通过办公人员的管理工作，将档案进行分门别类，按照一定的顺序整理，这样做只能使煤炭企业的档案可以得到安全的保存，而在查找档案室时只能查到单个的档案信息，很难找到与之相关的档案信息。但是，煤炭企业在实行数字化的档案管理模式后，办公人员可以将全部的档案信息集中存储在计算机硬盘上，可以更加方便快捷地查找到更多的与之相关的档案信息，有利于延展开发档案中的内容信息，方便查找者研究档案信息，满足了查找者对信息的需求。
二、煤炭企业实行数字化档案管理模式的劣势
我国煤炭企业实行数字化管理工作中也有劣势，这主要是因为我国现阶段的生产力水平较低，科学技术还比较落后，从而使煤炭企业的数字化管理工作存在着比较多的不足之处。
1.不能保证存储在电子文件中档案信息的安全性
煤炭企业在实行数字化的档案管理工作中，会利用计算机技术，使用电子文件保存档案信息，虽然使用的电子文件比较容易操作，并且在查找文件时方便快捷，而且用电子文件存储档案信息所占用的空间也很小。但是，使用电子文件存储档案信息并不是十全十美的，不能保证存储在电子文件中档案信息的安全性。因为，电子文件是采用电子编码技术而制作出来的，可以对其随意地编辑修改，而且也不会留下编辑修改后的痕迹，这使数字化的档案管理存在着不安全的因素。
2.存储档案的电子文件易受载体影响，可能出现不能读取信息的问题
随着计算机不断的更新换代，其中比较早期的电子文件可能会在更加先进的计算机系统中，出现不能读取档案信息的问题，最终会造成数据的丢失，而且可能会出现病毒侵害电子文件的情况，使电子文件很难长期保存。这主要是因为电子文件比较依赖计算机的软硬件设备。
3.煤炭企业各个部门的办公自动化与档案管理系统的兼容性差
当前，我国的煤炭企业各个部门应用软件各不相同，每个部门按照自己的特点设计开发并使用不同于其他部门的软件，使与数字化的档案管理兼容性差，无法将各个部门的档案文件进行转换，增大了对电子文档的归档难度，使煤炭企业的管理水平难以提高。
4.数字化的档案管理工作的利用率较低
煤炭企业对数字化的档案管理利用率较低，没有认识到数字化档案管理的强大作用。现阶段，煤炭企业还没有改变传统落后的思想观念，依然主要使用老旧的档案管理方式，使电子档案没有发挥出真正的作用。
三、现阶段煤炭企业数字化档案管理中的现状以及存在的问题
1.煤炭企业数字化档案管理的硬件设备建设不足
煤炭企业要想更好地开展数字化管理工作，就必须建设充足先进的硬件设备。但是我国目前的煤炭企业发展能力、速度参差不齐，没有足够的经济能力以及其他原因的束缚，不能建设充足先进的硬件设备，以至于我国的煤炭企业的数字化档案管理的能力较低。例如，在一些发展年代较久的煤炭企业，这些企业中的管理层思想比较老旧，很难接受信息化发展而带来新鲜的事物。因此，这些煤炭企业使用的计算机并没有随着时代的发展而进行更新换代，仍然使用老式的计算机来进行煤炭企业的档案管理，这些老式的计算机与现代先进的计算机之间有着巨大的差距，运行速度比较慢，而且有时还会出现死机的情况等等，这给煤炭企业的档案工作带来诸多不便；还有一些煤炭企业主要是由于经费严重不足的问题，没有经费去购进先进的硬件设备，有的甚至连一些最基本的实施数字化档案管理工作的部件都没有配备，像是扫描仪、计算机等，这是完全没有达到现代煤炭企业进行数字化管理档案工作基本要求的；另外，也有一些已经配备了先进计算机和扫描仪等数字化管理档案工作的配件，但是这些煤炭企业中也存在着网络安全、机房建设的安全问题，这些问题并没有得到很好地解决，严重影响了煤炭企业实行数字化档案管理工作的顺利开展。以上都是现阶段我国煤炭企业数字化档案管理的硬件设备建设不足的例子，这些事例告诉我们必须要加快建设煤炭企业数字化档案管理的硬件设备。这是实现煤炭企业数字化档案管理模式的前提准备。
2.煤炭企业对数字化的档案管理不够重视
虽然，最近几年，随着现代信息化技术的不断发展，各个领域的企业开始逐渐认识到实行数字化档案管理的重要性。煤炭企业也不例外。但是，煤炭企业对数字化的档案管理认识仍然较浅，因此数字化档案管理工作利用率较低。煤炭企业归根到底主要是以生产为主要任务，以盈利为企业主要目的，煤炭企业主要注重的还是企业的经济效益，因此会出现煤炭企业对数字化的档案管理工作不够重视的现象。
3.煤炭企业没有制定完善的档案管理制度，档案收集效率比较低
在煤炭企业中，有多个不同的部门没有设置自己部门专门的档案管理人员，仍然是多个部门共用一个或几个档案管理人员，这使档案管理人员的职责并不明确，不能对档案管理人员进行职业考核。正是因为煤炭企业没有制定完善的档案管理制度，没有对档案管理人员的职责做出明确的规定，使煤炭企业的档案收集效率较低，使档案管理工作进展的不顺利。
4.档案管理人员的技术素养不高
因为煤炭企业对数字化的档案管理工作不够重视，使企业在挑选数字化档案管理工作的档案管理人员时要求较低，档案管理人员的技术素养较低，难免会在开展数字化档案管理工作时，出现失误，但是这却会给企业带去不小的危害，甚至会损失到企业的经济利益，这是十分不利于煤炭企业实行数字化的档案管理工作的。
四、完善煤炭企业数字化档案管理工作的对策
1.煤炭企业加大对数字化档案管理的资金的投入
煤炭企业要加强基础设施建设，努力提高数字化档案管理的硬件设备，投入较多的资金改善数字化档案管理的环境，将落后的机器设备进行及时维修，如果不能提高旧设备的性能就要更换这些老旧的机器设备，购进一批先进的机器设备，以满足对数字化档案管理的需要。
2.规范对数字化档案管理工作的标准
煤炭企业为了实行数字化的档案管理工作时更加顺利，就应该规范数字化档案管理的标准，制定出一整套科学有效地统一的标准。但是在现阶段，我国的煤炭企业还没有制定出这一完整的标准体系。随着我国煤炭企业数字化的档案管理的不断完善和发展，制定出对数字化档案管理工作的规范标准指日可待。在这项标准中应该有利用计算机实行数字化档案管理工作时明确规范的操作过程以及操作标准，规定档案的类型、存储方式、检索途径等等内容，使对数字化档案管理工作种种方面的标准都有一个明确具体的规定，让这套标准能够真正科学有效地实行，最终达到煤炭企业顺利实行数字化档案管理的目标。
3.煤炭企业要进一步提高数字化档案管理基础建设水平
完善煤炭企业的档案管理数字化就需要进一步提高其基础建设水平，将涉及其中的各个环节中的常见设备，例如，计算机、扫描仪、打印机等等，增加这些设备的数量，并且还要提高设备的质量，使之均完善到位。另外，煤炭企业还应信息资源的共享，注重对数字化档案管理工作中应用到的甚至以后会应用到的多种相关软件进行推广，开发使用安全性更高、技术更好的软件，建立起更加完善的公共信息平台，共享信息资源，使数字化档案管理中的数据库更加全面、高效的运行。
4.要加强数字化档案的安全建设
煤炭企业要加强对数字化档案的安全建设，运用先进的技术方法，保证好数字化档案信息的安全性。并且不要在计算机上放置机密性较高的文件，以免被盗取，发生不可挽回的损失。另外，还应根据使用者的身份设置使用计算机时相应的权限等等。
5.要加强对档案人员的管理档案工作方面的技术培训
煤炭企业在招聘数字化档案管理工作人员时，应该提高对档案管理人员的要求，对档案管理人员不仅应有与时俱进的意识，使档案管理人员能够不断更新思想，与时代接轨，不断学习新的事物，另外档案管理人员还应具备创新意识，懂得运用新的方式方法，更加科学有效地实行数字化的档案管理工作。其次最重要的一点是，档案管理人员应该懂得掌握专业的理论知识与技术，使档案管理人员在工作中尽量少出错，甚至不出错，以此提高数字化档案管理工作的效率。煤炭企业还要对现有的档案管理人员进行定期的培训，使他们能更好地发挥数字化档案管理的优势，使煤炭企业实行得数字化档案管理工作能够更加完善。另外，煤炭企业应招入维护企业档案网络安全的高素质的专业人才，保证煤炭企业数字化档案网络管理工作的安全性。
五、结束语
【关键词】档案管理 数字化 优势和劣势
随着信息化技术的快速发展，其已经逐渐进入到人们的日常生活中，这对人类的进步具有非常大的促进作用。但随着信息技术的发展，人们的工作模式也在逐渐发生着转变，传统的档案管理模式已经不能适应当前社会的进步，因此，档案的数字化管理逐渐成为我国经济发展的重要促进因素，对我国的经济发展起到了巨大的促进作用。
1 档案数字化管理的优势研究
1.1 促进部门立卷制度的建立。对于部门立卷，其是一个常见的问题，对部门的发展具有非常重要的作用，但由于一些单位在进行立卷时仅仅是将一些零散的材料交给相关部门，加上档案管理人员对档案卷的质量重视程度不足，使得其录入的信息存在着完整性不足等问题。但在采用数字化管理模式之后，所有的档案由对应部门的相关人员将其录入到网络系统中，然后由档案管理人员对其进行统一管理，这种模式使得档案管理工作更加有序，且保证了档案收录的整齐性原则。
1.2 档案管理工作不受时间和空间的限制。对于传统的档案管理工作，其大部分需要在上班时间进行整理和分类，但由于工作环境受到工作龅匾约肮ぞ呤褂萌说南拗疲使得档案管理工作效率受到较大的限制。而采用数字化管理模式之后，档案管理人员在进行档案管理时，其不在受到时间和空间等的限制，工作人员能够通过网络获得档案内容，然后在任何场地对档案内容进行整理。而对于企业的各个部门，其产生的大量档案资料还能够通过电子文件的形式存储在网络上，档案管理人员通过对这些资料进行收集和整理就能够实现档案的管理工作。通过这种管理模式，档案管理工作的效率得到了有效的提高，企业的各个部门只需要将本部门对应的文件录入到计算机系统，档案管理人员就能够将这些信息收集整理，并在对应的网络空间中对其进行整理和立卷等。
1.3 增强了档案内容信息的开发。对于传统的档案管理，其仅仅是对档案进行分类整理，在进行某一相关内容的查询时，仅仅能够对单个文件进行查找。这种方法严重限制了档案的使用功能。而采用数字化管理模式后，经过立卷将所有的档案放置在一个计算机硬盘中，然后通过检索功能找到对应某一查询内容的所有档案资料，这种管理模式使得使用人能够更加高效的了解一件事情的来龙去脉，从而提高档案管理工作的效率。
2 档案数字化管理的劣势分析
2.1 利用不充分。对于当前的档案管理人员，其在进行档案数字化管理时，仅仅将其作为一种存储工具，并没有发挥档案管理数字化技术的优势，在工作的过程中仍然采用传统的档案管理模式，这使得档案数字化管理受到较大的影响。此外，还有一些档案管理人员，其将重点放在管理上，而对于档案的价值则忽略，使得档案资源的利用率较低。
2.2 档案存储存在着一定的安全问题。随着信息技术的快速发展，网络安全问题也逐渐成为影响人们正常工作生活的一个重要因素，由于电脑病毒和非法侵入对计算机系统的危害较大，当档案存储设备出现安全问题后，其内存储的档案信息往往也会受到较大的影响，严重的甚至会使得所有的档案资料丢失，这使得档案管理工作受到较大的影响。此外，还有一些档案在进行转换时采用的是电子编码技术，这使得档案管理人员在对档案原始凭证进行修改而不会留下痕迹，因此，管理人员在进行管理时无法保证档案信息的准确性，即使其被人为修改也不会被人发现。
2.3 档案存储载体的限制性。对于档案的数字化管理，其为了更好的节省资源，往往会将纸质档案全部电子化，然后将这些电子档案放置在一个固定的硬盘中，而原件的重要性则很少有人能够认识到。当硬件存储设备中的内容过多时，往往会导致硬件设备的重要性上升，为了保证固定的硬件设备能够满足企业档案存储的需求，随着档案资料的增加，其需要更换存储位置或者对应的硬件设施，这使得其中的一些档案内容非常容易受到影响。另外，若新设备中存在着病毒等，其对整个档案管理系统的危害是非常大的。
3 档案数字化管理的措施研究
3.1 建设系统工程，实现档案信息的共享。对于档案电子化建设，其是一项非常庞大的工程，需要将所有的档案信息录入其中，同时还需要开发对应的软件和查询管理等功能，因此，企业在进行电子档案的建设时往往需要多个部门联合行动，将所有的档案信息和软件等设备安装完成，且为了保证档案信息的安全性，还需要采用双服务器对存储的档案进行备份。另外，为了提高档案数字化管理的效率，还需要设立对应的查询功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的档案资料。
3.2 制定统一的录入标准和备份操作程序。对于所有的档案数字化管理，其想要在整个企业高效运行，首先需要建立统一的录入标准，工作人员在日常工作中录入的档案信息需要严格遵守该标准，然后由档案管理人员将这些资料进行统一的管理。另外，对于电子档案的扫描工作，其也需要制定对应的标准，像页数的强制性打印等，通过这种方法能够保证录入信息的完善性。而在档案信息录入完成之后，其还不能够直接进行存储，档案管理人员需要对其进行二次查询，直到其不存在问题再将其录入到档案管理系统中。
4 总结
对于一个企业的发展来说，其档案具有非常重要的作用，像房地产企业等，对于这些企业，其在进行档案数字化管理的过程中需要加强对档案的重视和使用，由于传统的档案管理模式利用率较低，加上存储的安全性不高，人们开始研究档案的数字化管理，但这一技术当前还存在着很多的问题，需要有关人员加强研究。
参考文献：
[1]杨艳.档案数字化管理优势与弊端[J].现代商贸工业，2016，09：48-49.
关键词 信息时代 档案管理 模式探究
中图分类号：G271 文献标识码：A
当今科学技术迅猛发展，人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，目前，科学技术革命的核心和主流是信息技术革命，21世纪是成为信息社会，这一点已成为世界共识。信息技术已当代社会最具潜力的新的生产力，信息资源已成为国民经济和社会发展的战略资源，信息化水平已成为现代化水平和综合国力的重要标志。信息在社会生活中发挥着巨大的作用，可以说信息资源已成为经济发展的首要资源。
随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了V泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。
1转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理
传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。
2应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案
要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。
另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
3提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化
1.电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1.1 提供拷贝。
拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
1.2 通信传输。
通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
1.3 直接利用。
直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
2.加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
2.1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力。
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量。
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
2.3 加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。
3.做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
3.1 建立档案利用制度，整合各类档案资源。
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
3.2 规范档案利用方式，避免不可挽回损失。
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3.3 建立“双套制”模式，确保重要信息完整。
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
3.4 加强工作人员管理，提高档案保护意识。
关键词：新时期；电子档案管理；存在的问题；应对措施
前言
在信息化时代背景下，传统的纸质档案管理已不能满足新时期发展的需求，因此必须对其进行优化和改革。电子档案管理是一种现代化的管理模式，主要是运用计算机来完成对电子档案的生成与管理，在设备载体中以数码的形式进行存储，还能在计算机上对档案信息进行阅读与处理。传统所使用的纸质的档案管理方式极易造成档案丢失或者缺失，但是电子档案管理模式不仅能使档案的保存时间有效延长，还能提高其检索效率，令使用者的查询时间大大减少。在使用电子档案管理时也不断有问题或者缺陷显露出来，这些问题在一定程度上会对档案管理现代化进程的发展造成影响，因此，我们应当对其给予重视，积极寻找科学有效的解决措施，以保证电子档案的健康发展。
一、新时期电子档案管理中存在的问题
1.档案的完整性不高
在我国很多电子档案管理企业中，由于其管理体系尚未完善，所以极易在档案管理过程中使其真实性、原始性和完整性受到影响，从而降低了档案的利用价值。独立性和变化性是电子档案内容的特点，电子档案并不是固定不变的，档案管理人员会随着发展变化而对其进行修改，但是却没有对其进行校验，导致电子档案缺乏真实性和准确性。档案管理人员未能按照要求严格地对电子档案进行校验和审核，对于很多错误信息未能及时发现和修改。另外，电子档案的安全系数不高，比起纸质档案管理，更容易被篡改。电子档案不完整的原因主要是其具有较高的变化性和流动性，且储存方式多样，缺失现象的发生率较高[1]。
2.管理软件缺乏统一性
我国对计算机软件进行研制的速度远远慢于硬件的发展速度，所以电子档案管理工作中所使用的软件无法使档案的存储需要获得满足。特别是在档案共享方面，因为各个地区或者单位之间所使用的档案管理软件不同，所以在档案利用和共享方面就存在了阻碍，也对电子方案的发展造成负面影响。
3.档案内容的保密性不高
目前计算机网络的开放性较高，如果在网络上某一个设备存储电子文件，那么使用任何终端设备都能将其索取到；在某一个终端所存储的电子文件也可以通过网络对若干个终端进行同时发送[2]。这样就会严重威胁到部分具有保密性的电子文件的安全。
4.档案极易被删改
由于电子文件的生成是在计算机上进行操作的，所以形成过程中不会留下痕迹，而且单位负责人也不需要对材料进行进一步的签发，这样就会导致难以确定材料的权威性和真实性。若出于自身或者其他目的，部分操作人员在计算机上对电子文件进行删改也很难被发现。
5.档案保管的长久性有待改善
大部分企业都将计算机和网络作为重要的工作工具，实现了无纸化，将工作中的信息以及决策等资料都存储于网络，只要在需要信息的时候移动鼠标就可轻易获得，在提高工作效率的同时也简化了档案管理工作的归档和存储，有利于信息使用的方便性。但是，由于档案管理全都依靠网络进行，在计算机受到病毒或者黑客的入侵、网络系统瘫痪等情况下，极易损毁、丢失电子文件信息，给企业带来不可估量的损失。
二、新时期加强电子档案管理的措施
1.不断更新自身的管理观念
电子档案管理部门应该对电子档案进行大力开发与宣传，使人们对电子档案的认识获得提高。过去我们都是使用纸质档案，随着科技的发展，电子档案得到了越来越广泛的使用，已成为目前最新型的方案管理形式。有部分档案管理企业或者工作人员对电子档案认识不全，未能对其使用给予重视，所以必须通过大力宣传使各个企业或者工作人员对电子档案的重要性和优越性获得充分认识，从而树立具有现代化的管理观念，这样才能促进电子档案管理工作的顺利开展[3]。
2.加强对档案管理人员的培养
新时期对档案管理人员的要求也在不断提高，档案管理人员除了对档案业务进行熟悉外，还要掌握一定程度的计算机专业知识。因此，必须加强对档案管理人员的培养，包括计算机专业知识的培养和专业素质的培养，以提高他们对档案业务的热情和职业道德素质。在培训计算机知识的同时，可通过招考或者深造等方式对高、尖、精的计算机人才进行选拔与培养，令他们在精通计算机的同时，还热爱档案事业，对档案业务有一定的熟悉程度，能操作与开发软件。
3.完善电子档案管理政策
在形成、处理、归档、管理和利用电子文件的各个环节，文件内容都有可能会更改与丢失，就算管理人员具有熟练的操作技术也需要根据相关管理措施来使其规范化。所以，建立完善的规章制度对电子档案真实性、原始性和安全性是非常重要的。对于电子档案的管理和在电子档案管理系统中所进行的各种操作，应该有一套采用法律的形式针对其管理标准等相关规定进行制定，让工作人员能够了解这些规定并遵守，这样就能使电子档案的各种操作都是合理、合法的[4]。
4.保证电子档案管理的完整性
运用现代化的技术措施对电子档案管理的真实性、原始性以及完整性予以保障，从而使其可信度获得提高。管理人员可通过背景信息和元数据对电子档案管理的真实性、原始性和完整性进行检验；或者实行身份验证和消息认证对用户的相关资料进行存储，在使用资料的时候也必要要通过认证才能索取资料；运用数字签名、光笔签名等签署技术；运用防火墙技术设置障碍于机构与其他系统网络之间，避免非法访问或者盗窃专利、机要信息；对电子档案进行备份或者实施加密技术等。以上措施的使用都有助于电子档案管理真实性、原始性和完整性的保持，提高人们对电子档案管理的信心，让更多的人和事业单位能够更加放心的使用。
5.设计并使用可靠的存储技术
与传统纸质档案管理不同，电子档案管理的核心工作是信息存储的安全性。纸质档案管理的存储有专门的档案管理室，通过请专人对档案进行管理与保护等使档案的安全性获得保障。而电子档案管理是采用互联网传递与共享数据，因此，电子档案管理的安全性在考虑到单个计算机上的数据存储安全外，还要根据互联网的特性设计并使用分布式的数据存储技术[5]。按照一定的策略以及算法分布式将电子档案的数据存储于远程地方，同时还要对所有数据进行备份，这样就可以在电子档案遭到损毁后快速地将数据恢复。
结语：在信息化飞速发展的新时期，电子档案管理已取代了传统的纸质档案管理，虽然该管理模式具有明显的优势，但是在实施操作过程中，其权威性和安全性问题仍然需要我们给予重视。档案管理人员对电子档案管理的重要性必须要有充分的认识，针对管理工作中存在的问题做到及时发现并予以解决。这不仅能提高电子方案管理工作的可靠性与安全性，还能促进其健康发展。
参考文献
[1]樊风智.电子档案管理工作中存在的问题及对策[J].内蒙古科技与经济，2014（20）：85.
[2]徐琅.浅谈新时期的电子档案管理工作[J].现代企业教育，2014（18）：17-18.
档案作为一种信息资源，是企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。档案是企业的决策依据，是企业维权的法律依据，是企业活动的参考依据。目前在航天企业，能通晓档案的功用，对档案进行科学管理，但也存在不足之处。
（一）实体管理模式与信息管理模式并存
现在航天企业档案采用实体管理模式与信息管理模式并存的管理模式。实体管理模式采取手工管理方式完成档案整理、鉴定、利用等各项工作。这种方式费时费力，效率低下，无法在短时间内实现档案信息的二次利用。信息管理模式的重点不再局限于保管档案实体而开始放在对档案资源的开发和利用上。通?^对航天企业某院的调查可得，全部单位都已安装档案信息管理系统，实现了文件目录级的管理。院内所属单位18%采用信息化管理模式，82%采用实体管理模式与信息管理模式并存方式。由此可见，航天企业档案管理的重点还是放在对实体的保管上，“重藏轻用”现象普遍。
（二）档案观念落后，档案价值未被认识
航天企业中档案部门一直处于科研生产业务链的末端，产生不了直接的经济效益，同时还需消耗一定的人、才、物等资源，一定程度上增加企业运营成本，导致企业档案工作在企业发展中不断被弱化、边缘化。在企业组织机构重组时，撤并档案管理机构，压缩管理经费，压低档案管理人员的薪酬，频繁变动档案管理人员现象时有发生，完全忽视档案管理在提高企业经济效益中的作用，造成企业无形资产的流失。
（三）管理手段落后，环节冗余
从传统的档案信息管理模式中可以看出，档案管理手段较落后。在文件收集、整理、归档、保管、利用等环节大多采用手工记录，工作效率低，工作准确性低，占用大量的人力资源和财力资源，信息的储存、查阅和修改等问题较为不便。采用手工作业方式的单位劳动量大，耗时多，每个工作环节都要进行记录交接，交接环节繁琐，文件查新查全率低。两种方式并存的单位虽实现了计算机管理，但仅仅停留在文件级的目录编制、统计与检索等基础工作上，缺乏综合处理的技术能力。近一段时间内两种方式的并存，问题会越发突显，电子文件与传统纸质文件在管理标准、处理方法、保管方式等方面存在矛盾，需对其中不合理、不必要的环节进行彻底的变革。
（四）档案资源缺乏系统管理
以航天某所为例，部门各自为政，都在推进部门的信息化建设。
单位内部出现多套信息管理系统，最多时达到10余个。如数字化协同系统、自动化办公系统、经营合同管理系统、标准查询系统、档案管理系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。各部门的文件都在自己的系统里运行，各系统之间的数据标准、结构等不尽相同，互不兼容，很难做到信息和知识资源的自动交换，互联互通，从而形成了一个“信息孤岛”。单位倡导一体化管理，但没有实质进展。虽成立信息中心，但只是停留在机构合并的层次上，并没有真正将信息资源进行有效整合，提供系统的集成的信息服务。
二、成熟企业档案管理经验借鉴
（一）成熟企业档案的管理特点
1.企业档案馆在提供利用方式上十分多元化。部分成熟企业档案在提供利用方式上具有很强的灵活性。除传统服务方式之外，还通过网络提供档案服务，如IBM公司档案馆负责管理公司历史网站，访问量达45万人次。
2.部分成熟企业非常重视对档案价值的利用。企业档案馆不仅关注企业历史研究，还将档案资源投入到经营管理活动中，努力为企业服务。可口可乐公司每年从档案中寻找意向，而制成的产品可以产生超过700万美元的利润。
3.部分成熟企业档案馆藏实现了各种信息综合化管理，是一个综合性机构。除了以传统的企业档案保管中心存在外，它们还具有信息服务中心，企业形象展示中心、工业文化遗产中心等性质。例如，IBM公司档案馆除了是档案保管中心、信息服务中心和企业形象展示中心之外，实际上还是IBM的博物馆。
（二）对我院档案管理的启示
运用拿来主义，借鉴别人的成熟经验，引导档案工作达到一个新的高度，是档案人员的责任所在。
1.信息技术使档案利用更为便捷。档案工作者已认识到企业中传统的管理模式已不适应现在的快速发展，数字化信息化的管理是当前电子档案与纸质档案管理的未来发展趋势。
2.深入挖掘档案资源为企业服务。国外企业档案工作的产生主要是出于档案工作能为企业创造直接或间接的价值。这是值得我们借鉴的。如何使航天企业档案工作为企业的发展和经营创造效益？需要调整档案工作的重心，深入挖掘档案资源，最大限度地投入到科研生产经营管理活动中，为企业提供及时、有效的信息服务。
3.档案综合性管理使档案价值最大化。借助相应的档案知识管理方法、手段和技术，通过将分散的资源最大整合、集成、实现一体化综合管理，真正实现档案知识价值的转化。
三、航天企业提升档案管理水平的对策
（一）采用知识管理模式
社会发展进入知识经济时代，知识管理也应运而生。知识管理的理念和方法将推动企业档案管理逐步转型知识管理模式。传统的以“实体管理”“信息管理”为特征的企业档案管理业务模式受到冲击。航天档案是企业的信息资产和知识资源，对其进行科学的管理，不仅可以支持决策，同时也有助于企业知识的积累与深化。航天某单位加强技术基础建设，搭建了“知识资源管理平台”，不断强化未来知识资源的整合和开发利用，实现企业知识资源的共享。这种知识管理视角下的业务模式将成为未来企业档案管理发展的主要趋势，为企业档案工作创新提供新的思维。
（二）增强档案价值意识
意识决定行动。档案管理模式的变革要以档案管理意识的变革为基础。航天企业中主要领导及人员对档案工作价值的认知程度，决定着对档案工作的态度，在很大的程度上决定着档案工作的发展。加强档案宣传工作力度，提高对知识管理的认知度。随着知识经济的到来，让企业领导者逐渐意识到，知识是企业不可或缺的一种资源，要在激烈的市场竞争中获得成功，首先要获得知识。同时，将档案管理工作纳入企业制度管理，积极构建档案管理体系，明确档案业务流程，做到有法可依，真正让档案工作在企业管理中占有一席之地。
（三）构建档案管理新方式
信息时代的快速发展，使得电子文件数量越来越庞大，种类越来越繁多，而实体文件将逐渐退出历史的舞台，电子文件将成为主角。电子文件的管理需要加强前端控制和全生命周期的管理。并在电子文件的每个阶段都要进行控制，确保电子文件的真实性，完整性。要转变传统的“末位”观念，树立“先行”意识。同时，为了使这些档案发挥最大的效能，对电子文件进行系统化整合，将企业档案作为知识资产进行管理，实施档案知识管理流程，实现知识共享，提高企业科研生产能力。
（四）建设信息资源平台
[关键词] 档案；档案管理；双轨制；措施
[中图分类号] G740
[文献标识码] B
在全球化信息时代的影响下，传统的单一纸质档案已不能适应当今快节奏的传播利用，由以计算机网络为主导的这面旗子占领了档案管理领域，并逐步取代纸质档案。随着计算机和现代通讯技术在各个领域的不断普及应用，图书馆档案管理近年来也随之由传统的纸质文件逐步向电子文件转化，但这个转化是复杂、持续的，由于各种原因，他们的并存期、依赖期会相当漫长。不过电子文件的入档比例呈逐年增长态势，形成两者并驾齐驱的局面，所以图书馆档案实行双轨制管理是现代社会发展的要求，是图书馆档案管理发展的必然趋势。
一、档案管理“双轨制”的内涵
从形式上看，电子文件仅是形成最终传统意义上档案实体的过渡性文件。随着信息技术的发展，出现了无纸化办公的情况，电子文件的优势越来越凸显，从而对传统档案的管理方式提出新的质疑和挑战。
电子文件的出现，不仅是存储方式的改变，更是档案管理范式的转变。总的来说，档案“双轨制”管理主要是指对档案的存储采取纸质与电子并存的管理办法。“双轨制”不但是管理方式、方法上的调整或者说是某种扩充，更重要的在于它还从根本上改变了传统档案管理的理念，是对传统档案管理理念的一次扬弃，给传统的档案管理注入了新的活力。在管理层面上，“双轨制”是对纸质档案和电子文件的并存管理；而在操作层面上，“双轨制”则意味着从对纸质档案的管理过渡到对信息、知识和数据挖掘、融合与输出，是对信息洪流的疏导和规范。
二、实施“双轨制”管理的必然性及意义
纸质档案与电子文件由于其各自的特点、文件运行的生命周期以及在整个科研生产过程中所发挥的作用不同，决定了必须对具有同一信息内容的文件施行纸质档案与电子文件并存管理的“双轨制”。
电子文件的特点随着其自身的不断发展而丰富和扩充。而其中的“可共享性”、“存储的高密度性”以及“信息的可操作性”是电子文件被大众认可及迅速普及的主要原因。根据这些特点，相对于纸质档案而言，电子文件的优势在于提供方便、快捷的查询、复制及数据交换、挖掘等信息服务上。这是信息社会或者说网络社会对档案管理提出的基本要求。这是一个信息爆炸的社会，如果不对电子文件施行有效的管理，而只是固封于对纸质文件的管理上，那么对海量的信息进行纸质存储以及从海量的纸质文件中找出所需要的信息将是不可能的事。
双轨制的管理模式能够适应现代档案网络化、数字化建设的需要，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储，实现档案实体管理和信息化管理相容并有机地结合起来的现代管理模式。这种管理模式既能充分开发、利用档案信息资源，同时也能起到保护档案原件的作用。从而将更加重视知识管理在资源配置、业务流程和人才开发等方面的作用，使档案管理工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。提高档案管理的水平，发挥档案的更大作用。
三、构建符合现代档案“双轨”管理机制的措施与对策
(一)加强现代化基础设施建设工作
档案工作是“利在当代、功在千秋”的事业。所以要想加快实现双轨制下档案管理高效率，必须增加经费投入，购置实现档案管理现代化所必须的一些设备，如高性能的计算机、扫描仪、数码照相机、数码摄像机、快速刻录机、打印机等，以及维护档案安全的保护设施、配套的软件等，加强基础设施建设。没有坚实的物质基础也就无从谈起档案管理现代化的建设问题。
(二)做好馆(室)藏档案的优化工作
档案馆(室)对所保管的案卷进行全面、认真、细致的普查，这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。首先要对馆(室)藏档案进行全面的清查工作，剔除那些重份和无查考利用价值的文件和资料，然后按照管理规范和科学的方法重新进行分类、组卷、编目、撰写案卷标题等，避免在实行计算机管理档案的过程中出现重复工作。同时，在重新整理的过程中还可以对破损、掉页、字迹退变等案卷做一些修复和抢救工作，可以说是一举两得，也避免了工作效率低的情况发生。重新组卷不仅可以优化馆(室)藏、科学保管，而且可以提高计算机管理档案的利用效率。
(三)解决电子档案文件存储问题，加固档案管理的“双轨”构架
电子文件的存储问题是“双轨制”管理的核心问题之一。电子文件的存储包括两个方面的内容，一是海量存储的问题，一是长期保存的问题。解决这两个问题的办法，就目前的科技水平而言，就是通过“在线存储”、“离线存储”和“近线存储”的办法，对海量电子文件加以长期保存和备份。在线存储是指授权用户可以根据需要，随时下载数据，一般用于存储被频繁调用的数据。离线存储，顾名思义，是对“在线”数据的“离线”备份存储，因此又称备份级的存储。这部分数据不经常被调用。“近线”存储是对“在线”和“离线”的折中，适用于存储访问量不是很大，但又有一定需求的数据。
(四)规范管理，统一接口，打通纸质档案与电子文件之间的物理隔阂
融合是时代的主旋律。纸质档案与电子文件并存的管理过程中，必然存在着不相协调的矛盾和冲突。在矛盾处发现一致，在冲突中寻求融合，是档案“双轨制”管理的根本出发点，也是构建其“双轨”管理的理论基础和实践的必然选择。根据时代特征和科研生产的实际需求以及现有的纸质档案的管理模式，构建一套动态的、发展的，多接口、全兼容的电子文件管理体系业已成为现代档案管理者的共识。“双轨制”其实是一种混合管理模式，由于时代的变迁和科学的进步，任何单一的档案管理模式都难以适应现今复杂的档案信息格局。“双轨制”的“双”也不是字面上“两种”的意思，或者可以说是一种“混合制”的管理模式。
全兼容是指不但要从软件上保证纸质档案与电子文件的一一对应，同时也要从硬件发展的角度，对历史和将来的数据进行兼容性维护，保证其电子数据和纸质档案都长期可用，杜绝由于硬件系统的升迁而对历史数据所造成的毁灭性破坏。唯一性是指一定要保证对包含同一信息内容的纸质档案与电子文件的一一对应。
其次，要建立健全管理制度，从设计软件的开发论证，到整个局域网内OA、PDM(PDS)等计设文件管理软件的架设与管理入手，规范其归档和管理流程，统一执行标准和接口，明确从电子文件到纸质档案转换接口的唯一性，以保证电子文件的真实可用及与纸质档案一一对应，打通纸质与电子文件之间的物理隔阂。
再次，运用技术手段，保证纸质与电子文件之间的动态链接，以及纸质与电子文件都真实可用，充分发挥“双轨制”对现代档案管理的作用与职能。数据库和网络技术的结合，可以为海量电子文件以及纸质档案存储条目提供快捷的全文检索或是条目查寻。进一步完善的PDM系统和归档管理软件的无缝对接，为电子文件的适时归档、动态修改提供了可行的渠道，又从技术上确保了电子文件的真实可用及其输出的纸质档案与实物的完全符合。
(五)加强人才队伍建设工作
从目前看，许多档案部门缺乏高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。加之整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，而现有的立卷归档工作队伍尚不适应工作发展的需要，不仅需要档案和计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，必须通过组织业务学习和技术培训，全面提高档案人员队伍素质，提高其综合业务能力，改善档案工作人员的知识结构和学历结构，尽快使他们熟练使用现代化设备，掌握信息管理的基本知识和技能，这样才能担负起电子文件归档工作和双轨制下档案工作的重任。
随着双轨制下档案管理的进一步开展，档案管理将逐步进入电子化、网络化阶段。我们要以档案和计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，按着全国档案信息化建设的目标和任务，认真做好双轨制下的档案管理工作。是一种必然的发展趋势。因而目前我们只有做好纸质文件和电子文件的并存管理——“双轨制”的管理，才能更好地迎接“无纸化”时代的到来，实现最为理想的档案管理。
[参 考 文 献]
[1]邱晓威.电子文件与电子档案的管理问题与对策[J].中国档案，1999(3)
[2]冯惠玲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2000
[3]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2003
