时间：2023-05-30 09:13:15
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇干部档案数字化管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：数字档案；损坏；因素；分析；对策
数字档案是人类的宝贵财富，它在经济社会的发展中起着越来越重要的作用。数字档案依赖于计算机及其网络系统，它可以不受时空限制，但其不安全性已成为制约其发展的最大障碍。由于数字档案的载体材料脆弱，附加设备众多，技术成分复杂，影响因素广泛，这就使得它的安全保o比纸质档案的安全保护还要重要和困难得多。
1 数字档案实施中存在的问题
1.1存储载体的影响 现有的数字档案一般都存储在磁性材料或兼有光学、电学性质材料制成的载体之中，如磁盘、光盘等。以光盘为例，光盘的盘基一般由金属（如铜、铝等）或石英、或高分子聚合物等材料制成，其中金属常被氧化锈蚀，石英较易n裂，高分子材料容易老化。而它的记录材料一般由碲、硒、锗等金属、高分子聚合物气泡型材料以及相变晶体材料制成，它们具有被氧化锈蚀、易老化n裂、易疲劳失效等缺点。磁盘有可能因存放太久、磁道受损而不能正确读取内存数据。所以，光盘、磁盘的使用寿命是有限的。存储载体的"脆弱性"会导致各种安全风险[1]。
1.2硬件故障的影响 数字档案为达到公众查询利用和实现资源共享的目的，就必须借助于计算机技术、网络技术和数据库技术，为此必须购置档案数字化输入设备（如平板A3扫描仪、大幅面扫描仪等）、网络设备（如计算机、大型高速交换机等）、存储设备（如计算机硬盘、SAN存储器等），还要配置输出设备（如视频输出设备、大幅面彩色喷墨打印机等）、保密设备（如脱机存储设备）等。如此庞大的设备体系无论哪一个出了故障，都会造成数字档案的使用受阻或损毁。如离线存υ靥逍枰相应的驱动器来对数据进行存取，一旦脱离驱动器就不能检测到数字能否正确读写了。RAID磁盘阵列为一种在线的热备份存储，它也有一定的安全风险。此外，磁带库、磁盘库、虚拟磁带库等，还不能防止黑客和病毒入侵，一旦出现黑客和病毒入侵以及人为的误操作，都有可能毁掉主机及存储的数据，都不能保障数字档案的绝对安全[2]。
1.3软件故障的影响 操作系统故障、应用软件故障、驱动程序故障等都属软件故障，也会对正在生成的数据造成大的影响。
1.4人为因素的影响 人为误操作如对磁盘误格式化、误分区、误删除等都会造成对存储数据的损坏。如果是人为破坏，如对磁盘消磁、用Winhex软件将数据完全填充，数据将完全损坏，而且不能恢复。
1.5自然因素的影响 如果遭到地震、火灾、水灾、泥石流、化工品爆炸等自然灾害的不可抗拒力的影响，必然会使数字档案造成毁灭性的打击。此外，战争、恐怖袭击等，则使所有数字档案的设备和数据顷刻化为乌有。
2 我院开展数字化档案的实践与做法
2006年国家组织部门明确指出：要充分利用现代技术改造传统的档案管理方式，加快电子档案的建设，完善干部档案管理系统和干部信息管理系统，逐步实现档案管理的数字化。我院于2015年开展干部人事档案专项审查工作，为了加强数字化档案建设工作，我们将档案案卷与电子信息化管理结合在一起，两手抓两手硬，取得了一定的效果。
2.1建立与维护数字档案信息化管理系统，从严加强档案工作队伍建设。按照市委组织部统一要求，抓紧熟悉政策，迅速行动起来。建立与维护档案专审工作电子信息系统，印发《关于采集报送干部电子信息的通知》，按照干部人事档案专项审核工作要求，规范报送口径，明确统一要求，保证干部档案真实性。严格落实《党政领导干部选拔任用工作条例》、《干部档案工作条例》等有关规定，严肃对待个人档案，严禁干部档案弄虚作假。重视档案工作队伍建设，坚持标准、严把入口，选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的党员干部从事干部人事档案工作。我院按照"千卷1人"的要求，配足配强档案工作力量，并保持相对稳定性。
2.2建立干部电子信息库，创新数字化档案建设工作。我院在职职工1800人，干部电子信息采集的工作量大，维护信息政策业务性强、要求很高，但我们克服困难、创新工作。在加强人事档案与技术档案数字化建设工作时，我院将干部档案中的个人资质、证件以及相关的成果、荣誉等凡能通过案卷反映出来的内容，除加强纸质材料的接收、借查阅、转递、保管等环节外，还创新档案管理的方法与手段，将他们拍照、制作成PPT、建立个人电子档案储存，并做好电子信息库的后期维护工作。待实施电子档案管理成熟后，整理、归纳并储存在光盘内，定期进行光盘备份，定期对计算机杀毒，不断研究数据恢复的新技术。
2.3不断排查数字化档案管理故障与问题，严格落实档案工作责任制。档案专职人员加强数字化、信息化业务培训与学习，定期做好数字化档案故障排查工作。档案管理部门与信息科、网络中心等部门做好联动，不断解决数字化档案工作中反映出来的故障与问题。加强与纪检监察、卫计委、人社、教育等部门的协调联系，共同研究解决干部档案管理中的薄弱环节和突出问题。不断创新干部档案管理的方法和手段，积极推进干部档案数字化，不断提高管档工作水平。
3 讨论
数字档案损坏的防治对策，就内容、形式、技术、方法与传统的纸质档案损坏的防治相比，会有很大的不同，但传统的"以防为主、防治结合"的指导思想，在现代依然是正确和有效的。因为无论是纸质的档案还是数字化的档案，保护的核心部分都是存储载体，只是数字档案附加了许多设备而已。所以，"以防为主"，就要不断研究存储载体的质量问题，使其寿命更长，运用时间更久。比如，古时的圣旨就是封建帝王下达的文书命令及封赠有功官员或n给爵位名号的a命或敕命，当属珍贵的史实档案[3]，它所用的纸质是很有考究的。而在今天，就要不断研究改进数字档案的存储载体，尽量提高它的存取速度、使用时间，最大限度地延长档案的寿命，确保档案的安全。
3.1加强制度管理 建立和健全数字档案馆（室）的规章制度，是档案科学管理的依据。要制定科学的规章制度，明确管理规范。通过精细化的管理使档案管理的各项业务工作和利用者服务实现科学化，实现管理环节和程序向更精准的方向发展。
3.2做好预算管理 编制好经费预算是档案工作精细化管理的第一步。有计划合理地分配经费，特别是数字化档案开通后，通过对数据库资源的多方了解及性价比比较，选择适合本单位适用的数据库。对档案信息设备及其他办公用品的购置做出相应的预算，并对下一年数据库的购置、调整、维护等工作做到统筹兼顾、轻重缓急，力求创造更多的价值和效益。
3.3 探讨数字档案损坏的各个因素，根据实际情况采取相应对策，真正做到"防范于未然"。"防治结合"就是要采取行动，保证数字档案有合适的温度、湿度、避光、防污染条件，还要考虑数字档案保护的一些特殊要求。如库房对电力、空调、地面防静电的要求，器具上防磁、防光、防污染的要求等。"防"字在这里的一个特别意义就是防止数据丢失，所以定期要进行光盘、磁盘的离线备份（冷备份），或使用RAID磁盘阵列和应用软件进行双机备份（热备份）[4]。而"治"字在这里的一个特别意义就是指数据的恢复。所以要定期对计算机杀毒，不断研究数据恢复的新技术。
3.4尽快制定通用的数字档案保护标准 改革开放以来，我国的现代化建设、民经济和社会各部门的建设等都得到了很快的发展和进步。作为与现代化建设和社会各项事业协同发展的档案事业，目前我国尚无统一的、通用的的数字档案保护标准，这需要尽快制定。依法治国，依规办事，数字档案的安全问题才能有根本保证。
3.5着力解决好制约档案事业持续发展的瓶颈问题 随着计算机技术、通信技术以及互联网技术的飞速发展，传统的档案管理模式也遇到了严峻的挑战。与发达国家相比，我国档案管理现代化建设还存在着滞后性。从我国档案事业发展来看，档案事业的主体-档案馆（室），存在着馆（室）藏结构单一、档案内容信息匮乏与社会对档案信息无多少需求之间的矛盾，量大质次的档案收藏量过多给档案库房保管造成的压力的问题等，这些都是制约档案事业持续发展的瓶颈问题。因此，如果不运用先进的科技设备和技术手段采取有效措施，借鉴国外同行或者国内其他部门的模式和经验进行现代化管理，实现跨越式发展，就可能造成档案事业全面滞后于社会的发展。
参考文献：
[1]彭远明.试论数字遗产的保护与管理策略[J].档案学研究，2007（2）：56-59.
[2]唐跃进.数字档案灾难防治研究[J].档案学通讯，2014（3）：12-14.
一、档案资料数字化建设的必要性
（一）档案资料数字化，可改善档案管理工作
只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理、为社会提供高效、优质的服务。
（二）档案资料数字化是形势发展的需求
当前，各部门把数字化建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。如我档案馆就是区委、区政府保管和提供利用档案信息的职能部门。馆藏是东安区最有实用价值的信息资源库，这样一大批珍贵的档案信息资源应很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，所以要建设数字化工作，首先要建设数字档案馆。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这是一个极其重大的损失和无法挽回的错误。
（三）档案资料数字化是社会的强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是较偏远的农村的利用者要查阅婚姻档案，非常不便，他们迫切要求信息共享。还有一些投资者，他们想了解我区的整体情况，才敢于投资，那么要了解我区的详细内容恰恰只有区档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使区档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
二、档案资料数字化建设的内容
（一）推进档案资料数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
（二）有重点地抓好数据库建设
目前，我们档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方面的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。在此过程中，必须领导重视，统一认识，突出重点，面向应用，由单一库向系统库发展。
三、对档案资料数字化建设的思考
档案数字化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新，脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案数字化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中应该多做调查、分析、研究。
（一）加强领导，提高认识
加快档案数字化建设，要更新各级领导的知识领域，档案管理的现代化，首先是档案管理者的现代化，否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，应聘请专门的档案管理人才组织相关的业务培训，改变现有档案干部的知识结构，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。
（二）加大投入，配备管理软件
将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，构建档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网，是信息化建设得以进行的必要基础。如果有足够的资金购买充足的设备，就能按照自身要求构建网络实体。有了网络没有相应的档案管理软件，硬件就会像一盘散沙，无法运作。现在市场上专业化的档案管理软件种类很多，但是从经济实用角度出发，适合档案部门的不多。如将纸质档案进行数字化扫描必须购置相应的扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫描价格便宜，但速度慢，不适合档案部门短期内完成数字化转化的要求。快速扫描仪适应档案数字化建设，但价格高。同时，相应等级的档案管理软件也价格不菲。因此，档案部门应根据自己的实际情况，按照经济实用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则来确定。
（三）改变工作方式，健全工作规范
档案信息化建设的第一个成果就是馆藏档案的数字化，馆藏档案大部分以数字形态存在，以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用管理数字化档案了，必须改变工作方式，建设工作规范。大力开发档案信息资源，实现档案信息资源的社会共享是档案信息化建设的根本目标，区级档案馆应不断加大档案信息资源的开发利用的力度，促进档案信息资源的社会共享。档案馆信息化建设必须充分发挥主观能动性，在深入了解一定时期本地区的重要实践活动，本地区发生的重大事件，社会发展的基本情况的基础上走创新之路。以进一步加快区档案馆馆藏存量档案数字化，努力构建档案信息资源共享体系。
（四）提高人员素质，培养现代化管理人才
1、医院档案管理现状
目前，医院档案管理中存在的主要问题有：（一）档案意识不强，档案利用率低。档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。但是档案界长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使社会公众对档案利用效益知之甚少。（二）档案管理机构不健全、管理范围不明确。医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因和医院行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等，医疗病历档案由病案室管理，而X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务科室自己管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化，各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。（三）档案硬件投入不足。由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案安全保管的要求。另外，管理技术滞后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。
综上所述，医院档案管理面临深刻的变化，这些问题的出现既是我国现代体制出现的一种转折，也是科技不断发展的必然。因此，医院必须正视现实，调整管理思路，改进档案管理的方法，应对形势的要求。
二、建立科学规范的档案管理体系
针对医院档案管理中存在的若干主要问题，通过展开深入细致的分析研究，进一步探索了现代化档案管理在医院建设和发展中的应用，需要加强如下各方面的管理。
（一）加强档案法的学习，增强医院干部、职工的档案法意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展；要大力宣传档案工作，使医院领导、医院管理者、医院职工充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。医院以医疗服务为根本任务，长期以来对医院档案缺乏严格的考核，因而实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作很易受到冷遇。提高各级干部对档案工作的认识，不仅是档案工作自身发展的需要，而且是影响市场经济和知识经济健康成长的一个不可忽视的因素。只有建立规范化的管理体系，才能使档案工作顺利开展。
（二）理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立信息档案科，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。同时，要拓展档案的归档范围。医院由于处于一种特定的条件下，面临诸多新的问题。因此，拓展归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院经营方面，所进行租赁、承包、核算的方案、协议等应实行归档收集。又如提倡采购招标，其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以，要进一步健全档案管理组织，落实专人收集。
三、逐步实现档案信息资源管理对医院决策的科学化
（一）档案信息管理自动化。新时期医院档案工作主要是实行计算机辅助立卷，实现文档一体化管理。把档案人员从繁琐的手工立卷程序中解放出来。所谓文档一体化管理，就是指运用计算机技术对文书和档案工作的全程实施自动化管理，其功能将涵盖对档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、、利用以及数字管理全过程。
某些电力企业的档案信息化程度还处于起步阶段，特别是一些基层单位，在档案信息化方面的资金投入不足，设备陈旧，这些客观条件限制了档案信息化的发展，如果未能得到有效的处理，可能会导致档案信息丢失等问题，不利于电力企业的档案的管理；二是电力企业的具有数目庞大的档案资料，大量的纸质档案需要进行扫描，转换为电子文档存入电脑，有的基层单位根本就没有配置扫描设备，不能进行档案的扫描工作，只能将档案资料的标题录入档案管理信息系统，不利于档案资料的查找和利用。这些在电力企业档案管理中存在的问题，特别是在档案管理信息化建设中存在的不足，严重制约着电力企业档案管理的与时俱进，电力企业应在档案的信息化工作中投入足够的人力、财力，推进档案管理的现代化进程。
二、改进电力企业档案管理的措施
（一）树立档案管理人员的管理意识
为提升电力企业档案管理人员的思想道德素质和职业技能，应当经常对档案管理人员进行的培训，比如学习《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《档案法律知识》《档案保护技术》《电力工业企业档案分类规则》等，着重培养和提高档案业务人员的综合职业能力。同时，树立档案管理人员的信息意识，认识到电力企业档案信息化的重要性，这样才能使档案管理人员主动地去关注档案信息化、认真做好自己的本职工作，及时发现档案信息化工作中存在的问题。
（二）加快档案管理信息化建设
在市场经济发展迅速的时代，电力企业档案管理要摒弃以往的老方案，应向着智能化、信息化方面发展。为提高电力企业档案管理水平，中央对电力企业档案信息化建设工作提出了要求和目标。我们应该抓住这次机会，全面实施电力企业档案管理数字化，从以下几个方面着手：
1.充分利用电力企业各项资源
在电力企业档案数字化的过程中，档案管理人员应充分利用企业的信息平台和档案软件，尽快地将纸质档案转换为电子档案。在档案数字化的过程中，档案管理工作人员不仅能参与数字化工作，还能通过利用其它部门的资料对档案进行对比分析、对照检查。并且在数字化过程中，可以利用档案的优势、发挥档案的作用，发现企业目标偏差，或者不合理的资源配置等问题，以便于管理层及时调整行动部署，达到提高企业管理，增加企业效益的目的。
2.大力开发档案信息资源
档案管理人员应当运用档案的优势与特点，总结以往电力企业的经验，对档案的信息进行科学有效的开发、分析，在企业的管理决策方面提出建设性的意见，提高领导干部对档案数字化的重视。让领导干部加大在数字化方面人力、财力的投入，并为档案管理人员提供交流学习的机会，提升他们的工作能力和信息技术水平。只有充分利用信息技术，才能提高在档案管理方面的水平，为电力企业提供质量优、效率高的服务。
3.聘用具有专业技能的管理人员
开发利用电力企业档案的信息资源，并将其运用到日常管理工作汇总，是档案信息化的重要内容。而电力企业档案信息化要求具有专业档案知识和电力相关知识的人才，这项专门性特别强的工作，要求档案管理人员有专业的档案管理能力、细心的工作态度、较高的工作责任感。最重要的是能熟练地运用先进的管理方法和科学技术，对电力企业档案进行数字化，并对档案信息资源进行开发利用。如果档案管理人员的知识水平不够，缺乏创新，将会严重制约电力企业在档案信息上的开发工作。因此，电力企业应重视档案开发人才的培养，建立具有先进档案开发技术的档案管理队伍，同时加大人才的吸引和在职人员的培训，充实电力企业档案管理队伍，以实现电力企业档案管理的现代化为目的，真正做到与时俱进。
三、运用现代化的管理机制
关键词：信息安全；人力资源档案；数字化管理
未来的社会发展将是信息技术的时代，其优势是快捷、便利、资源含量大、安全，人资资源档案的数字化管理自然大大提高了HR的工作效率，但也因为其技术更新速度快，而导致存在不少安全隐患。同时人力资源档案的数字化管理也是企业信息化建设的关键一环，这样更加凸显了其信息安全的重要性。
一、人力资源档案数字化管理的意义
首先，在人力资源档案中涵盖了企业内全体职员薪资、业绩、行为规范等重要个人信息资源，而其数字化管理是推进企业科学经营和管理的第一步。其次，人力资源档案数字化管理能相对过去以纸制品为档案管理将更加安全有效的保。过去的纸质档案，由于自身较脆弱，在长时间保存上存在很多问题，并且因为档案过多容易造成难以整理，查找麻烦等现象。但利用数字化管理技术，人力资源档案资料可以转换为数字信息，保存将更加的安全，并且减少了存储档案所占用空间，便于整合以及查找，提高HR工作的效率。人力资源档案资料数字化管理将令信息的存储、查询、整合建立在快速、高效、稳定的基础上，使人力资源档案管理更加的科学，也完全符合了社会发展的趋势，拥有查阅权限的管理者，查阅起来更加便捷，减少了查阅时间，并且避免了过去查阅档案时出现损坏或遗失信息的情况。
二、人力资源档案数字化管理存在的问题分析
目前很多企业人力资源档案管理数字化存在着不少问题：第一，以往的纸质档案过多难以快速的数字化。在国内部分企事业虽然实现了务信息化和交流信息化，但以往的年代较久远的资料积累过多，这些数量巨大、繁杂的人力资源档案直接影响了数字化整合的速度。第二，人力资源档案资料的安全性问题。由于所有人力资源档案都可以通过网络查询，这样就加大了被黑客或商业间谍攻击、盗窃的几率。很多企业在人力资源档案实行数字化管理的同时，没有意识到网络信息安全的重要性，导致黑客和商业间谍可以较轻松的偷窃公司的人事档案信息。并且很多企业的人力资源工作者的警惕性也较松懈，对于账户、密码设置的较随意，提高了账户、密码被盗和破解的几率。
三、信息安全背景下人力资源档案数字化管理的有效方式
第一，信息安全是人事档案数字化管理是否有效的重要因素，所以首先，在保证信息安全的基础上开发人力资源的专属管理系统。管理平台的建设可通过Web、内部局域网，并且需要注意的是管理权限的设置，实现与企业财务信息管理系统类似的数字化管理方式，以保证人事信息的安全性。并且还要相应的建设人力资源数字化管理系统的防火墙，以抵御外部黑客的攻击。在完善了人力资源管理系统后，更加可以利用其开发网络招聘，这样不但极大的提高了企业人才招聘的范围，并且降低了人才招聘的成本，也提高了招聘时间的灵活性，为人才的储备建立了良好的基础。
第二，人才信息数据库。现代企业的运营目标不再单一的是利益，更加是培养人才的基地，所以准确的对企业内部人才进行分析、培训和分配能够极大的提高企业自身人力资源的有效利用率，降低人才流失和浪费人力资源的现象。所以在人力资源档案数字化管理中应设置符合企业发展需求的人力资源整合、分析数据库，将企业所有人员的信息全部输入数据库中。通过人资数据库，可以根据企业所有职位员工的个人基本信息、以往工作情况等进行分析，从而更加有效的分配企业职员，提高工作效率的同时，也为企业的职员规划了更好的发展方向。
第三，建立考核信息管理模块。职员的绩效考核信息很大程度上直接说明了职员的工作态度和效果，是企业管理者了解职员工作情况和企业运营情况的重要依据，并且还反映出了企业运营的执行力和职员的合作能力。职员绩效考核的数据信息也是企业采购预算的依据之一，比如：一线生产职员的坏件率等数据，在反映了一线职员的技术水平的同时，也可以作为检测原材料质量的参考之一
第四，建立薪资管理模块。很多企业的职员薪资待遇等情况是重要机密，因为较高的薪资待遇可以提高职员的工作效率和工作态度，增加职员的忠诚度，减少人才的流失，而薪资信息的整合、分析也可以成为企业人力资源管理以及企业未来发展策略的重要参考依据，数字化管理的薪资信息能够更为全面和准确的分析这类庞大的信息资源。
四、人力资源档案数字化管理需要注意的问题
人力资源档案实现数字化管理固然有很多有利的地方，但也需要注意两个方面。首先，人事职员要处理好档案管理系统和档案原件之间的联系，即使人事信息全部转为数字化，但人事档案的原件仍然是企业的宝贵资源，实现了数字化管理并不表示可以轻视档案原件，随意处置或者丢弃档案原件。企业还是需要妥善的保管和整理人力资源的原始档案，并且在整理和保管的同时进行分门别类，如：企业职员的入党申请书、证明信件等重要资料，而且部分重要的原始档案应当呈送相关的档案室储藏。第二，人力资源档案数字化管理工作应实现标准化。标准化管理工作是档案信息长久有效的重要前提，数字化管理并不是从纸质到计算机的硬件变化，更是工作内容和方式的进步，不标准的管理工作，将直接降低人力资源档案信息的有效价值，影响了企业信息化发展的脚步。因此，企业自身应当把研究国际人力资源档案信息化管理的标准加入到未来发展的规划中，令企业与国际接轨，可以及时的改进和弥补自身人资档案数字化管理的不足之处，这也是未来全球信息一体化发展的趋势。
五、结语
总之，信息化和数字化的管理，是企业未来发展的必然方向，而由于国内相关的技术起步较晚，在实现先进的管理技术时，特别是当出现新技术代替旧技术的情况时，自然会出现种种问题，这就需要管理层和人事职员的不断学习和改进，以保证新技术的安全落实。
参考文献：
【关键词】医疗保险 档案管理 数字化 思考
随着电子技术的飞速发展和计算机网络的普遍应用，数字化为人民群众带来的便捷与日俱增，就连枯燥的档案管理也在逐步向着数字化的方向挺进。医疗保险档案管理作为比较特殊的安安管理业务，实现数字化管理师大势所趋，建立医疗保险档案从收集、整理、立卷、保管、利用、移交等各环节全文图像数字档案管理系统乃势在必行之路。实现医疗保险档案对参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的目标是医疗保险制度改革的必然方向。医疗保险档案管理按照规范化、制度化、信息化要求，建立医疗保险业务档案数字化管理系统，将医疗保险业务经办信息管理系统形成的档案资料进行数字化档案管理，将档案要件通过电子扫描技术将纸质档案资料数字影像化永久保存，并集中在数据库统一管理，从而实现了从传统的纸质载体业务档案管理模式向信息化业务档案管理模式的转变。真正地做到了“谁经办、谁收集、谁整理”。从而医疗保险业务档案的查阅、浏览都可以在局域网上完成，减少了不必要的事务工作，提高医疗保险经办工作效率，完善了医疗保险业务经办流程。
医疗保险档案管理数字化管理的核心问题是确保系统安全。如何确保数据安全值得思考，值得研究，值得医疗保险档案管理人员去努力工作。内外网物理隔离技术、异地容灾备份技术、云备份技术、防火墙技术、杀毒软件问题，这里面既有硬件技术也有软件技术。在日常情况下，异地备份要求两地数据保持实时同步；灾难发生时，通过主机、网络、数据库和应用的实时切换，保证业务的不间断运行。目前医疗保险经办过程中与业务操作和管理信息化所不相适应的问题是各类社会保险的相关纸质资料（例如病历档案、报销单据、征收单据、转移单据等）由医疗保险经办机构保存在各自的档案室中；这些档案资料需要不断实时更新。在办理医疗保险有关手续中需要对有关资料进行调阅、传递、更新，在这个过程中采用传统的档案管理模式，带来了有关资料调阅速度慢、无法及时归还，原件可能被遗失或损害等问题，同时也使得资料管理工作日益繁重。现行的社会保险资料保管、使用方式已不能满足业务部门的管理、服务要求，因此提出社保险资料档案数字化处理要求。
1 数字化是提高医疗保险管理效率的有效途径
数字化建设的根本目的是提高医疗保险管理工作的效率和维护医疗保险基金的健康安全运行，保障广大参保人的根本利益，是社会保障体系建设的重心，也是省政府为民办十件实事的重要内容之一。结合医疗保险数字化建设与应用的实践，以医疗保险运行报表为指南，回顾了我省医疗保险工作取得的成绩和存在的问题，分析了数字化建设在提高医疗保险人群覆盖率、加强医疗质量管理、促进医疗质量提高等方面均发挥着极其重要的作用。全面推进和提高我省医疗保险管理工作，保障医疗保险基金的健康安全运行，必须具备四个基本条件。一是完善的基础设施及技术支撑环境；二是从事医疗保险管理工作的高素质队伍；三是良好的医疗保险制度环境；四是科学有效的管理。
2 医疗保险档案管理数字化与医疗服务的关系
门（急）诊人次、门诊大病（慢特病）人次、住院人次住院率等有关数据为了解参保人群的整体健康状况，调整医疗费用报销范围和比例有着一定的指导意义。科学合理地使用医保基金保障参保人的健康是医疗保险制度的根本目的。健康与医疗服务统计指标，可以通过数字客观地描述和反映一定时间内，地区人口的健康状况及其动态变化、发展趋势，以及医疗服务水平和医疗保险制度对人口健康的影响。
3 医疗保险档案管理数字化管理与基金运行的关系
医保基金的运行情况不仅是政府关心的问题，更是老百姓热切关心的焦点问题。要保障医保基金的健康、安全、高效运行就必须及时的了解医保基金的收支余情况，保证其“总量控制、略有结余”。我们应充分发掘医疗保险数字化管理的技术优势，进一步提高效率，降低运作成本，创造性地发展具有中国特色的医疗保险基金运行模式和保证基金运行的数字安全，同时也要保证其制度上的安全。各地医保经办机构都要根据省有关规定，建立比较完善的内部管理制度，对医疗保险基金的筹集、支付、使用和管理做出具体规定，从制度上保证社保基金的安全。其次，我想谈谈医疗保险数字化平台与医疗质量管理之间的关系。医疗保险制度的建立和完善归根到底是形成良好医疗费用共济和医疗管理监督机制，使医疗机构为参保人创造健康价值。握参保人的基本情况和医疗保险基金的运行情况，能为政府出台社会保障政策提供强有力的依据。数据共享和表达标准化。推行医疗保险基金运行情况上报制度，强调各类数据采集的真实性和及时性，并根据各地实际情况，对部分指标进行了增删，建立数据共享平台，使政府有关部门及时了解医疗保险运行动态，为进一步制定医疗政策提供了科学的依据，同时也为各地市州相互交流学习管理经验提供了平台和参照。
4 利用医疗保险数字化平台加强医疗质量的管理
医疗保险管理的数字化要求医保定点机构也实行数字化管理，医疗机构为了获得更多的医疗保险赔付就必须对参保人就医进行数字化管理和加强医疗服务的质量管理。这样就更加有利于参保人的医疗费用的控制和医疗服务质量的提高。特别是出台了基本药物目录以后，医保定点机构加强了药品使用管理，如抗生素分三级管理和使用、品管理等效果明显。
5 医疗保险数字化管理的意义
医疗保险档案数字化管理在管理方式上的变革一是必然促使干部队伍知识化。数字化的管理模式的运用，必将使医疗保险的业务动作、管理活动越来越依赖于信息系统。反之，信息系统的成功运行又将更多信息应用的工作提升到医保经办机构领导工作显要位置。医保数据库的提取和分析把过去的按照感觉进行粗放式管理方式变为用长期积累的大量数据说话，按统计结果决策的管理方式。二是控制医疗费用的增长、提高基金运行效率。医疗费用一直持续高速增长对医保基金的稳定运行造成很大压力，直接影响基金的稳定运行。如何合理控制医疗费用的增长，提高有限的医疗保险基金的使用效率，是当前迫切需要探索和解决的问题。医保经办机构要着力制定数据交换标准，规范上报表格的内容和格式，推行医保的数字化管理，这样也就有利于数据采集的真实性和及时性，通过设定医保基金预警值，及时向医疗经办机构提供基金运行现状，防止基金“穿底“，从而保证其健康、安全、持续的运行，平稳度过“危险期”。
作者简介
刘旻（1970-），男，吉林省经济管理干部学院本科毕业。现供职于吉林省四平市医疗保险管理局。
【关键词】高校；数字化校园；人事档案管理；模式
一、构建基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统
（一）严格执行信息化标准要求。数字化校园建设投入较大，影响较为广泛，信息化标准要求较高。因此，构建基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统，必须符合和遵守国家、教育部颁发的各类标准以及高等学校制定的信息化标准要求，满足国家及省级教育管理部门管理、科研统计要求，以便规范地进行业务数据的采集、存储、传输、应用。须严格参照教育行业数据标准进行规范设计，如《教育管理信息高等学校管理信息》等。采用纯B/S模式实现目前主流的技术与开发语言，基于WEB的多层体系结构进行开发，流程化界面和向导式操作应具有良好的可扩展性，依照安全要求设计合理的安全架构。（二）满足接入高校三大平台的相关要求。人事档案管理系统接入数字化校园，须集成到高校的三大平台，满足信息门户集成、公共数据平台集成、统一身份认证集成等功能。需要为门户开发对应的集成表现界面，并提供由该页面链接进入人事档案管理系统相应框架的功能。可根据高校需要，从系统数据库中抽取出需要共享的数据到公共数据中心，完成数据层的集成。须为信息门户单点登录开发相应的接口程序，支持现有的高校统一身份认证系统。
二、基于高校数字化校园的人事档案管理系统的应用
（一）人事档案管理部门应用基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统进行信息化管理。1.全面、准确地采集人员的基本信息档案。通过基于数字化校园平台的人事档案管理系统，人事档案管理部门原有的人事档案数据信息可以导入系统之中，后续可单独及批量追加信息，如教职工的专业技术职务、行政职务等的晋升、变更；并根据需要定义各种信息项目，便于增加、修改信息。高校教职员工也可登录系统，上传人事档案相关材料，如各类学历、学位、进修、培训、职称、获奖证书图片等数字档案，经人事部门审核后存入管理系统。这种多途径、多渠道的收集方式，促进了人事档案信息更全面、准确的收集。2.根据人员类别进行档案的自动分类管理。高校因人事管理需要，对教职工进行分类管理，基于高校数字化校园的人事档案管理系统可根据教职工的分类，可自定义不同的档案类别，并能根据实际变化情况变更类别。如：在职正式、离退休、延长退休、干部、工人、技术合同、临时合同等的分类，并可在各类别间进行变动，如在职变更为退休，在职变更为调动等，从而实现一键式分类，使人员的档案管理更清晰明了、定位准确、有序规范。3.合同档案管理。在基于数字化校园平台的人事档案管理系统中，可导入所需的合同内容、格式，并可完成劳动合同的签订、变更、续签、终止和解除等工作；系统可上传保存合同数字图片；筛选符合相应条件的人员，批量打印合同、续签合同、解除合同通知书等等。可在系统中灵活设置合同管理中的提醒条件，如合同到期、试用到期等。并能通过系统进行合同基数统计核算，使合同管理高效、完善、及时、准确。4.年度考核档案管理。年度考核流程通过基于数字化校园的人事管理系统与人事档案管理系统对接，完成年度考核表的收集归档工作及年度考核数据汇总工作。5.进修培训档案管理。教职工培训信息档案可批量导入系统，也可单个录入，可自定义参加培训人员姓名、编号、培训内容、培训单位、培训起止时间等，教职工可登录系统上传培训结业鉴定表等相关数字图片档案，人事管理部门审核保存归档。还可运用系统按年度、项目汇总进修培训档案信息，进行统计分析。6.自动生成各类人事档案相关表格。录入到系统中的人事档案数据形成档案目录，职务职称变动、工资变动均形成变动情况登记表。人事档案转入、转出，可制作生成名册表、转递通知单等。7.统计分析。可对系统中教职工的相关档案信息进行统计，如学历、学位、职称、年龄、工龄等各种信息结构、变动情况的统计数据、图表，生成相关报表等。（二）其他教职员工对基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统进行相关应用。根据不同人员类别，在系统中设置不同的应用权限，设定不同的操作及查阅范围。1.校领导。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅了解教职工的基本情况、学历、学位、职称、个人简历、考核等档案情况，及时、准确地掌握相关信息，为学校工作决策提供参考。2.部门领导。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅本部门教职员工基本信息、学历、学位、职称、个人简历、考核等档案情况；审核本部门教职工更新的信息和上传的各类学历、学位、进修、培训、职称、获奖等数字图片档案材料。为部门的管理、决策把关。3.教职工。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅本人的基本信息、学历、学位、职称、个人简历、年度考核结果等档案情况；上传更新图文数字档案材料，如学历、学位、职称、进修培训等。
三、基于高校数字化校园的人事档案管理系统的维护管理
制定基于高校数字化校园的人事档案管理系统的相关维护管理制度，以确保系统安全、高效运行。（一）维护计算机及网络等硬件设备，保证系统正常运行。定期检查维护计算机及网络硬件设备，及时发现、维修处理硬件设备问题。做好设备故障处理预案并有效落实。（二）维护系统数据信息。对基于高校数字化校园的人事档案管理系统的运行状况进行严格的管理监控。按不同的人员管理类别，合理设置不同的应用权限。及时更新数据信息，及时审核教职工上传的新的档案信息材料，严格把关，确保档案材料信息真实可靠、充实全面、实时更新。（三）维护系统安全。加强防火墙保护屏障。定期、不定期升级杀毒软件、查杀计算机病毒、木马等。根据人员类别的变动情况，及时变更系统中的类别管理，确保按人员类别进行使用权限的实时更新。
【参考文献】
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关键词：信息化环境；文化艺术档案；数字化建设
中图分类号：TP315文献标识码：A文章编号：1009-3044(2016)04-0233-03
随着信息技术的快速发展，通过计算机网络对信息进行处理和共享变得方便快捷。档案是各种实践活动、研究成果的第一手材料，是人类社会的宝贵财富和重要的历史文化遗产。随着社会文明程度的提升，文化艺术档案深入社会生活各个方面，对国家和社会的发展产生重要影响。因此，加快档案数字化建设步伐，将文化艺术档案数字化纳入国民经济和社会发展总体格局中，推动档案数字化建设进程，成为档案管理机构重点研究的课题。档案数字化作为档案工作向现代化发展的必然趋势，文中从文化艺术档案数字化建设的内容和重要性入手，介绍档案数字化建设的总体格局和主要功能，以期为档案管理信息化建设提供重要参考。
1文化艺术档案数字化建设的重要性
一个国家或地区信息资源开发利用程度，是判断该地区经济、文化、科技发展水平的重要标志。档案信息化作为国家信息化战略的重要组成部分，加强文化艺术档案数字化建设满足时展要求。文化艺术档案就是文化艺术机构或工作者在实施艺术创作、演出、教育及社会文化工作形成的，记录具有保存意义的各类文字、声像、实物等不同载体的珍贵内容，是我国宝贵的文化遗传。传统艺术档案主要以纸质、声像和实物记录等为载体，存在档案信息利用率低、保存档案容易受损、信息共享困难等问题。随着多媒体技术、计算机等技术的普及应用，传统的存储方式和载体有所改变，借助计算机实施各类艺术创作和教学活动等方法如雨后春笋蓬勃发展，载体的形式及存储空间产生一定的变化。如何让文化艺术档案资源发挥最大应用价值，有效管理新型电子档案信息，促使这些档案为艺术工作提供信息服务，成为建设数字化档案重点关注的内容。
2档案数字化的内涵及建设内容
2.1档案数字化的概念
数字化是指采用0和1两位数字进行编码，从而表达相关信息的综合性技术。档案数字化换言之是指档案信息化，使用数据库、高速扫描等技术将声像、纸质文件等传统介质或已归档的电子档案进行管理，其系统组成具有明显序列的档案信息库。什么是档案数字化？杨公之编制的《档案信息化建设导论》一书认为在国家档案管理部门的统一规划和组织下，档案管理活动中采用现代信息技术，合理管理、处理档案信息资源。换言之：档案数字化是指采用计算机技术、信息技术及网络技术为手段，遵循现代管理学理念，开展一系列涉及多个学科知识交叉使用的工作模式，充分挖掘文化艺术档案的信息，提升档案现代化管理水平和效果。实施数字化处理后，文化艺术档案能有效提升计算机检索速度，改善档案库过于紧张的情况。同时，数字化档案能降低频繁使用档案原件导致材料磨损的情况，有效丰富信息资源的内容及数量，加大档案信息资源的利用效率。
2.2文化艺术档案数字化建设的内容包含两个层次
①目录数字化；②档案全文数字化。档案目录主要作用是规范档案著录标引，并合理设计档案目录数据库结构。档案数字化根据扫描录入方式，并为其设计合理的目录索引或采用光学字符技术判别存储信息的内容。进行档案数字化建设中，根据档案自身特点和档实际情况，建设数字化档案主要包括以下内容：
1）整理数字化档案资源是指采用数字技术把馆藏中各种档案信息和接收归档的电子档案，也是进行档案数字化建设的基础。具体途径如下：①开发并汇集档案馆原有的纸质档案为三次文献信息，借助数字化方式输入计算机网络中；②借助数字照相、扫描等技术对原档案实施数字化处理；③进行办公自动化建设过程中组成规范的电子文件。
2）建立数字化档案数据库主要功能是存储、维护、处理档案信息，该数据库主要包括文件管理、档案管理和数字目录中心等管理系统。建立数字化档案信息网络就是在互联网上、传递数字化档案信息。随着互联网技术的不断发展，各个地区的档案馆与国际互联网实现连接，确保各个区域的使用者均能查询所需的档案信息。用户借助计算机网络，能够远距离检索网上开发的国内或国外的数字化档案资源。
3档案数字化建设的重点内容
3.1提高档案管理人员素质水平
档案数字化建设需要依靠大量高素质创新型人才，随着一系列高新技术的快速应用和推广，必须创建一种高素质、分工合理的档案管理团队。档案管理员的管理水平直接影响整个档案数字化建设成败，档案数字化建设涉及计算机技术、通信技术等现代技术，管理人员必须熟练将上述技术应用到档案管理中。因此，文化艺术档案档案工作人员必须做到以下几点：
1）熟练利用各项信息工具。文化艺术档案管理人员要重视自身的自我完善，掌握计算机相关理论和运用技能，确保自己能熟练运用各类现代化信息工具，为更好地管理、利用档案信息打下坚实基础。
2）准确鉴定档案信息的有效性。作为文化艺术档案管理人员，必须将有价值的信息及时传递给档案利用者，这也是用户评判评价档案机构信息服务的主要标准。信息化环境下，档案信息具有份量大，内容复杂等特点，档案工作人员应具备较强的鉴定评估能力，准确判断、鉴选并分析档案信息，从而为利用者筛选出有利用价值的内容，为其提供最佳的服务。同时，档案管理人员要具有较强的信息捕捉能力，不但要快速、及时获取档案馆存储的信息为利用者服务，而且也充分运用网络的便利和优势引导利用者获取大量档案信息。③具有严谨的工作作风。档案工作不仅服务性较强，也是一项复杂、繁琐的工作，这要求管理人员要具有严谨、细致的工作作风。档案管理人员要明确各种档案保管期限、分类立卷、汇编等内容，确保各个环节准确无误的落实到位。
3.2建立档案信息的标准规范
标准规范是进行档案数字化建设的“交通法规”，文化艺术档案数字化建设中必须依赖各类法律法规和规范标准的支持，根据国家档案部门制定统一、规范标准设定管理目标，确保各类案卷的完整化，检索更加方便。推行档案馆规范化管理应加强档案管理者和领导干部的法律意识，提升档案管理工作的科技含量。
1）规范档案信息著录档案著录主要由著录原则、项目、文字、来源、主要规则、标识符号等内容，档案著录是创建档案数字化数据库的第一步。借助著录把文件的内容和形式完整记录下来，组成数据条目并将其录入计算机，组建规范化的档案数据库。著录必须遵循统一规范的原则，防止发生同一事物或同一人物出现不同名称，不同的事物或人物却存在同一名称等问题，使得同一检索条目前后不一致的情况，严重影响档案检索的效果。
2）档案信息存储的规范化目录档案信息一般采用硬盘进行存储，随着档案数量的增多，为确保档案信息的安全，必须采用统一的存储载体。如果以光盘为主要存储内容，必须将光盘当做档案信息保存载体展开研究，并制定一系列标准和规范。
3）选择合理的软件开发技术档案数字化建设就要采用计算机对传统档案实体信息及管理信息实施辅助管理。一个规范的档案计算机管理软件，应具有收集、编目、鉴定、检索、开发利用等管理能力，这并非简单的模拟手工作业，而要依据档案管理的各个业务工作流程，结合计算机硬件实现高效率、高质量的工作模式。因此，管理人员必须时时更新已有的档案信息管理系统，把原有的数据库转入新的信息平台中并投入使用，为高度共享档案资源打下良好的基础。
4文化艺术档案数字化建设方案
4.1项目建设总体原则
在数字化档案管理建设小组领导下，统一规划并建立数字化档案管理平台，创建包含纸质档案、电子文档为一体的综合性档案管理平台。本次建设以内网运行为基础，创建小批量纸质档案智能归档管理、分级管理把纸质文档、办公系统文档归纳为一期管理目标。借助已有的网络、信息资源和业务系统，加强各种互联网的互动，实现资源共享。
4.2系统总体框架
文化艺术档案管理系统主要包括档案数据库、档案分级共享管理系统、安全保障及应用系统组成。
1）建设档案数据库数据库建设过程中要严格按照国家及档案管理系统制定的相关制度和规范，对词汇、表格、数据等进行有效管理。数据库能够存储综合的档案数据信息，管理对象主要由科技档案、声像档案、实物档案等内容，数据库可以执行档案的所有管理环节，并兼容各类不同介质的档案，如：电子档案、图片、光盘、纸质档案等。目前，市场上常用的数据库包括Oracle、DB2、Sy⁃base等，依据档案已有的库存及10年内增长情况综合分析，选择MSSQLServer200版本即可满足建设需求。标准档案数据库设置在该机构的网络中心，运用原有的SQLserver2005数据库软件，与新时期档案管理各项要求相互结合，组建档案信息资源中心和数据接口中心，从而实现日常文化艺术类文件归档、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不仅满足档案数据条目和原文存储数百万条以上的要求，也不会因数据冗余导致数据库运行缓慢，完全满足文化艺术档案馆发展要求。
2）建设档案管理应用系统档案管理应用系统设置在档案馆专网中，借助C/S与B/S相互结合的方法进行开发。C/S程序借助VB、VC++，B/S程序利用ASP开发平台，可以与主流服务设置无缝集成，达到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人员前期分析纸质档案信息、加密和自动入库，有效解决历史档案信息和纸质档案存在的管理问题。B/S模式为所有访问档案的的人提供身份认证平台，访问者通过浏览器完成历史档案的查询、浏览等操作。
3）建设分级共享管理系统档案分级共享隶属于系统内部权限控制范畴，主要用来识别访问者身份，合理分配相应的访问范围、下载控制等等。安全保障系统是保障档案管理系统可以正常、合理使用而设计的操作规范。任何人在具体操作过程中，系统可以自动记录详细的操作步骤，主要由复制内容、打印内容等信息，防止出现违规使用和恶意攻击的情况出现。为保障文化艺术档案信息系统建设和维护的连续性，该系统开发主要借助主流的开发技术，使用.net和SQL数据库进行操控。
5结束语
总之，档案数字化建设是指充分利用计算机、网络等技术手段，对数字档案信息进行合理的控制和管理，成为国际档案信息管理发展的必然趋势，符合当今社会发展对档案管理工作的要求。文中以档案数字化为研究依据，设计文化艺术档案的总体框架及主要管理系统，以期为档案数字化建设做出重要参考。
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利用为本的效益理念，以满足用户需求为导向，以追求利用效益为目标；系统工程的整体理念，把档案数字化与数字化档案利用作为整体，把档案价值鉴定、开放鉴定、系统整理、网上利用等一系列问题统筹解决，追求整体大于单项之和的效果；投入产出的成本理念，引入“二・八”定律原理，积极打造低成本、高效率、高效益的长春模式。
创新内容
通过多个课题研究，形成了完整的体系。正如国家档案局李和平副局长所肯定的：他们探索的更加深远的意义不仅在于他们自己这样坚定地走下去，而在于跟他们具有同样条件、同样愿望的其他地方或单位，能够从他们身上获得思想观念的启迪和科学发展的动力。
1 档案需求研究方法与实践创新
开展《档案信息资源开发利用模型研究》，科学圈定了馆藏档案数字化范围和顺序，杨冬权局长肯定为：“长春市档案馆的同志在工作中研究和分析了以往利用工作中哪些档案群众利用得最多，将利用率高的档案优先数字化。我赞成这样做。”该项目获国家档案局2010年优秀科技成果奖。鉴定结论提到：“引进数学模型及排列组合等数学方法研究档案数字化与数字化档案利用问题，为今后档案信息化乃至档案管理定量与定性结合的研究提供了新的思路、新的理念、新的方法，――对全国各档案馆的相关工作具有较大的参考价值。该成果依据档案利用需求、档案数字化能力、数字化档案利用之间的关系，――从宏观出发从微观人手，为不同层次的档案馆解决海量档案数字化先后顺序及合理配置档案数字化资源提供了科学的依据和选择的方法，开创了档案数学模型化的先河。”
2 民生档案数据库建立与利用创新
开展《建立工人调配档案数据库，服务百姓的应用研究》，收到了明显的社会效益。杨冬权局长报告肯定为：“长春市档案馆为100多万工人的档案建立了数据库，帮许多工人解决了问题，工人们含着眼泪给档案馆送来锦旗，在全国档案界起到了示范和带动作用。”该项目获国家档案局2008年优秀科技成果奖。
3 档案数字化方案研究与制定创新
实践证明了长春档案数字化规划和实施方案的科学性、实用性、创新性。通过《档案数字化方案研究》，全面总结了档案数字化规律，该项目获国家档案局2006年优秀科技成果奖。鉴定结论提到：“提出的档案数字化工作指导思想、优化原则和优化策略，符合国情、符合现代管理理念，对全国各级档案馆的相关工作具有较大的参考价值。”
4 档案数字化推进路线与流程创新
实施了档案鉴定与数字化同步、多种档案数据库建设同步、档案数字化与数字化档案利用同步的技术路线；实践了“现用现扫、以用定扫、常用先扫”的数字化流程，总结了_一整套经验，鉴定结论提到：“运用现代管理理念和系统科学方法论，―在档案鉴定原则、筛选原则、数字化原则及开放原则等方面有所创新，――制度创新以及注重成本效益的做法具有先进性，――增强人力和资金使用效率，节约成本、提高效益，具有较强的示范作用。”
5 档案提供利用手段与方式创新
查档实现“三个替代”的目标。开展《档案网站公开馆藏政府信息资源的实证研究》，在辖区内档案馆间实现异地获取档案证明，使档案提供利用方式发生了根本变革，社会效益明显。“积累了下岗工人凭加盖电子签章的数字化打印件办理社会保险的成功案例，其数字化档案的法律效力得到认可，系全国范围内率先开展的创新性实证研究。”杨冬权局长的报告肯定了“长春启动区域内国家综合档案馆馆藏信息远程共享工程”，并指出：“进一步提高档案部门远程服务能力。首先在国家档案馆之间实现民生档案信息数据库共建共享，利用者所需档案信息只要保存在其中某个档案馆内，即可在首访的档案馆查阅并可异地开具档案证明，无须往返奔波。――这种实实在在的便民服务方式很值得参考借鉴并大力推广。”该项目获国家档案局2010年优秀科技成果奖。
6 以案例的形式出版专著
公开出版了《档案数字化的长春模式》一书，李和平副局长在序言中写到：“长春市档案馆的同志大胆地把自己实践做法原汁原味地整理并公开出版，这在档案信息化理论专著较多，实践案例相对偏少的当前，是难能可贵的。”此书出版对于推广创新的成果起到了很大的作用，在全国档案界产生了积极的影响。
效果及影响实践效果：文件级、专题级、全文级多层次的档案检索体系已形成，档案查全率、查准率、工作效率提高数十倍；提供数字化档案打印件占利用档案总件数的90％，6年间少调用档案原件上百万次，少翻阅上千万页，有效地保证了档案实体的安全；已为几万名利用者提供了方便快捷的服务，公众成为档案数字化的最大受益群体。特别是为上百名利用者在辖区内的县(市)档案馆异地获取了长春档案馆的档案证明，数字化档案利用社会效益显著。正如获奖证书所言，长春市档案馆“在推动档案科技发展中作出重大贡献”。
[关键词]乡镇地区；档案管理；数字化；工作人员
一、档案管理在企业单位的意义
对于档案的管理是相关乡镇地区进行登记管理方面的工作的一部分重要的内容。建立起一套完备的乡镇地区登记管理档案主要是为了贯彻并实施《档案法》中的相关规定，从而加强对于乡镇地区登记管理的服务以及其他方面的管理服务，使档案管理能够很好地服务于乡镇地区和社会公众。基于此，我们应当把乡镇地区中的登记档案的管理摆在工作上的突出位置，召开专门的乡镇地区档案管理工作会议，对乡镇地区中档案管理工作的目及意义进行充分的学习，统一思想，为档案管理工作的高效实施做好铺垫。
二、提升档案管理者的数字化思想
对于档案的利用在整个档案管理工作中的地位很重，而档案学本身就是一门专业性和技术性较强的学科。因此，档案管理中的相关工作者其工作的主要性质便是以脑力运用为主，具备数字化性、探索性与技术性的科学工作，并不是简单的捆扎、抄写就能够应付的事务性的工作。所以，在档案的管理工作中不断学习和更新自身的科学技术知识逐步成为乡镇地区对于档案工作者的普遍要求。随着时代的发展和科技的进步，企业管理也朝着现代化的建设发展，在这种大形势下，乡镇地区中的档案工作也迎来了诸多新的情况、新的问题和新的任务，尤其是工业计算机技术、信息科学技术等一系列现代化的管理技术在档案管理工作中的运用，要求档案管理的工作者必须通过不断地学习和数字化，更新基本观念，掌握最新的技能和知识，只有这样，才能逐步适应档案管理工作的新形势。
三、对档案管理的数字化认识
科学的档案管理要求按照档案管理的基本规律研究出一套适应本单位的科学的、高效的档案管理制度。这项要求有两点含义，首先它指的是按照档案工作的一般规律来说，应当建立其健全的档案的整理制度、文件的归档制度、档案的鉴定制度和档案的利用制度等，并通过这些有效可行的制度来规范乡镇地区中档案的管理工作。其次是指建立档案的管理制度时要结合本单位实际情况，并根据单位的具体情况，在档案的管理形态、管理方式和管理手段上有所区分。一个有效的管理制度一定是在制度上、质量上和科学上下的功夫，使得档案管理走向现代化、服务化、信息化，有目的、有计划地对用户的需要进行档案资源的采集，并对相关的文献资源进行不断优化、合理组织、完美集成，使其变得系统、规范、和有序，并能针对登记档案中要求的特点，积极进行乡镇地区档案管理新模式的探索和实践工作。
（一）传统档案管理对企业的制约及数字化档案管理的先进性
档案的管理制度要时刻坚持双向性约束，既能够约束到单位职工的工作内容，又能有效的约束领导的制度建设行为。作为乡镇地区主体成员，职工应当是档案管理的制度约束中的主要对象，也是其主要执行者，但是乡镇地区中，领导具体的形象和行为肯定会影响档案的管理制度的执行效果。因此，档案的管理制度应时刻坚持双向性约束。
（二）数字化分层档案管理模式
这种管理模式的主要灵感来自于干部人事的档案的管理模式，将档案管理的材料逐层分为六个栏目，它们依次是，设立登记时使用的材料、变更登记时使用的材料、注销登记时使用的材料、乡镇地区中的年检材料、新闻媒体时的公告材料以及其它的有价值的可供参考的材料，并将这些材料打印出统一的目录，根据不同单位分装成不同册，做到一单位一档案盒的分类登记管理，彻底的避免了原先在登记档案时档案散乱、单位不符等不利于管理的现象的产生。
（三）电子管理档案的建立
为了给社会上档案管理的各项工作提供更为便利的档案阅览、摘录、登记条件，充分的发挥出登记档案的使用价值，应当建立起现代化的电子管理档案，通过扫面，将所有的乡镇地区的登记档案输入到计算机中，为各个单位建立信息齐全且易于保存的电子档案。
四、档案管理数字化建设发展前景展望
提供服务和材料是档案管理工作最基本也是最直接的社会作用，而要想提供更好的社会服务，就需要数字化档案管理的服务方式、内容和手段。谈到数字化服务的方式，首先要做的就是使档案管理工作由被动服务转变为主动服务，并在此基础上提高乡镇地区档案的参考价值和利用价值，把死的资料变成活的资源。另一方面，在服务内容上的数字化，便是实现工作重心从数量的服务向质量的服务的转移。档案的工作人员不应该只局限于将收集档案，而是要将自身的潜能进行充分的挖掘，不断的完善并数字化乡镇地区档案管理的服务内容，加大档案的编研工作的力度，使得档案资源的作用得到充分的发挥。
五、小结
总而言之，随着科技的进步，根据时代要求，乡镇地区的档案工作也有了新的定义，数字化档案管理也是非常有意义的。在工作任务、环境、对象及管理的方式上都发生着新的变化，现代化技术也被广泛的应用于档案德尔管理工作中。各个乡镇地区必须紧密的联系档案管理的新任务、新要求，共同推动档案的管理工作数字化。
参考文献：
水文档案资料是江河__和涉水工程建设的重要参考依据，事关国计民生。在信息化步伐不断加快和国家高度重视防灾减灾工作的新形势下，如何加速推进水文档案管理服务信息化是一个值得探讨的课题。
水文档案管理服务的信息化，既要遵循档案管理信息化的一般规律，又要兼顾水文信息生成和储存的特殊性。基于一般规律与特殊性的综合考虑，我认为水文档案管理服务的信息化应着重抓好“五大建设”。
1、数字档案室建设。这是水文档案管理服务信息化的核心要件。目前，国家正准备提出全国数字化档案馆（室）建设方案。因此，水文数字档案室建设正当其时。作为水文档案存放、整理和加工中心，水文数字档案室应当根据需要配备必要的计算机系统工作站、扫描仪、刻录机、光盘库和中转服务器等信息技术设施设备。同时，根据国家统一规范的数字档案管理规则和标准，设置相应的管理服务软件及其传输浏览等应用系统，从而真正建立起集信息收集、加工、馆藏、交流、利用于一体的现代化数字档案室。
2、信息化网络建设。这是水文档案管理服务信息化的基础支撑。根据数字化归档的要求，需要在水文系统构建三个对接电子网络。一是机关内部的局域网络。在单位内部实现各部门之间和数字档案室与各部门之间的有效对接，并在办公自动化、无纸化的前提下实现资料文件的数字化归档。二是联结各个基层水文站的数字信息传输网络。各基层的自动化和数字化水文站点的文字、图像等数字信息要适时同步地通过专用互联网络传递到水文信息处理中心，实现适时测报分析和有选择归档。三是外部电子文件传送网络。通过互联网络联通，实现与上级主管部门、地方各级各部门的电子文件传送与收集相对接。
3、数字档案资源建设。这是水文档案管理服务信息化的重要基础。首先，要根据实际需要和有关标准，对馆藏历史档案按照类别、年度、密级、等级进行数字化归档处理，以磁盘、光盘等介质进行分类陈列，并刻录到档案信息中央处理器以供查阅。其次，要运用归档整理应用软件，对新生成电子文件和数字信息资料及时予以归档。第三，要尽可能地将有价值的数字档案信息在外网空间，切实丰富外网水文信息资源的内容。
4、浏览查询系统建设。数字档案的鲜明特点就是储存容量较大，浏览查询便捷。没有一个快捷高效的浏览查询系统，再好的库网条件也会失去其应有意义。当前互联网已进入千家万户，浏览查询系统软件已经十分成熟，完全可以通过专业人士或与软件公司合作开发档案管理应用系统。其基本要求是项目齐全、内容丰富、查询便捷、更新及时、结果精准。同时，既要能够联合使用日期、类别、主体、关键字进行精准查阅，也要能够做到汉语及拼音双识别查询，以最大限度地提高查阅效率。
5、信息平台建设。具体要抓好三个平台建设。一是公共服务网站建设。也就是建立面向社会公众的水文信息网站，对此我省已在省市两级构筑了十分完备的水文信息公共网络，今后的方向是实现与政府、各县（市、区）网站的并联对接，进一步扩大公共网站的服务和影响范围。二是手机信息平台。通过中国移动和中国联通的短信服务系统，适时向社会公众水文信息，其服务时间主要为防汛抗旱时期，服务内容为降雨量、主干道水位及流量等，还可联合防汛抗旱指挥办公室大众最为关注的洪水预报，服务对象主要是各级防汛抗旱机构及其工作人员，河运从业人员和可能发生洪灾地区的干部群众等。三是新闻媒体平台。可在天气预报栏目增添有关水文实时信息和水文预报的内容。
同时，水文档案管理服务信息化是一个系统工程，必须科学谋划，周密安排，精心组织，通过加强领导、保障投入、重视人才、完善制度等保障措施，加速挺进水文档案管理服务信息化。
信息时代为学校档案的快速发展提供了难得的契机,作为对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录的学校档案,要珍惜这一契机,利用这一契机,自主创新,自主研发,不断创新高校档案管理的新模式,适应时代的发展要求,为学校各项事业的可持续发展发挥自身不可替代的作用。
一、改进高校档案管理模式的必要性
首先,信息时代现代信息技术的迅猛发展,加快了社会数字化、电子化、网络化的进程,越来越多的电子文档应运而生,高校的馆藏模式由传统单一的纸质档案向电子档案转化,档案管理正在逐步实现信息化,档案从实体管理向信息管理转变,管理范围更加扩大,管理方法也更加智能化。改革高校档案管理模式是信息时代对高校档案管理的客观需要,是档案事业发展的动力。随着高校自身改革的不断深化,档案管理也出现了许多前所未有的新模式、新问题、新动向和新内容,档案信息利用主体越来越多,对档案的管理要求也越来越高,面对这些变化,要更好地体现档案所具有的价值,就必须大胆改革创新。
其次,改革高校档案管理模式不仅是高校档案管理服务手段的发展需要,同时也是服务方式的现实需要。传统高校档案管理服务手段是以手工检索为主,难以跟上信息化社会的发展步伐,档案的信息化著录和检索是时代赋予我们的发展要求,而这些又直接关系着档案管理服务模式的创新。而传统高校档案管理服务方式往往是单一式和被动式的,已远远不能满足信息化的现实需求。信息时代变革高校档案管理服务方式就必须改革创新高校档案管理模式。
二、实现改革高校档案管理模式的具体设想
第一,以人为本,提高档案工作者的自身素质。档案工作人员的自身素质高低直接决定了其创新精神的强弱。首先,档案工作人员要在思想意识上更新服务理念,也就是,档案工作人员要跟上社会发展的步伐,树立竞争参与意识,以创业取代守业,以经营取代“看摊”,把握时代脉搏,为学校教学、科研工作保驾护航。其次,要不断提高档案工作者的业务技能。培养和造就一支高素质的创新型档案工作队伍,就是要努力培养适合档案馆数字化和现代化需要的复合型人才,使他们既掌握信息理论与信息知识,又能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通信技术、多媒体技术及档案专业技能。这是档案干部队伍建设的时代之需,当务之急。
第二,创新工作方式,健全工作规范。新形势下,校园网、局域网、互联网已经成为信息交换最便捷、快速的途径,人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化档案信息,以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已不再适用数字化档案管理,必须创新工作方式,建设工作规范和标准,加快纸质档案数字化的进程。这个过程要分几步走,首先在引进先进的档案管理软件的基础上,将所藏档案进行全面数字化处理,这里包括的档案内容是整个学校建立档案归档制度始就形成的珍贵资料,尤其是对那些年代久远的已经受损,或者是容易受损的利用率较高的档案资料进行数字化加工,实现档案信息资源数字化数据库,这是档案信息化建设的重要基础工作,也是一项会出现各种问题和遇到各种困难的比较艰巨的工作。与此同时,要构建网络实体,建立档案部门内部局域网,并接入外部网或者互联网,制定相关的、适应网络运行特点的规章制度,以便在网络环境下的档案管理,具有可操作性和跨平台运行能力,对电子文件管理规范,有章可循,这是档案信息化得以进行的基本条件,做到档案信息服务利用网络化,档案信息管理法制化。其次,我们还要坚持文档一体化、纸质档案和电子档案双轨制原则,档案信息化建设必须以文档一体化为前提,文档一体化也是实现数字化校园对档案管理提出的必然要求,学校在规划和组织实施办公自动化时,要将档案管理现代化纳入其中,统筹考虑,统筹安排,使档案管理与高校办公自动化同步发展。
第三、创新服务手段,提供便捷服务。随着科学技术的不断发展和进步,人们对档案信息的单一需求必然将被档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替,这就要求档案工作者要转变观念,转变档案管理服务的重心,档案工作人员不再是单纯的档案保管员,档案室也不再是单纯的收藏机构,档案部门就是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。而这一切的基础条件就要加强档案资源建设,提高档案藏量,也才能更广泛地服务广大师生。大幅度地提高档案室藏量,就要多项措施并举,多种途径征集,建立起以教学、科研档案为主体,兼顾其他类别档案的内容结构体系,以网站为基础,积极开展网上服务。进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,建立电子档案(文件)数据库管理中心,该中心集中管理网站内各单位归档的电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密性电子文件查询、利用服务,实现电子文件资源共享,极大地提高了办公效率。做好这项工作的关键,就是要做好电子文件的自动上传收集。网络版形成的电子文件的收集工作,与传统的纸质档案的收集有很大的不同,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,所以,可以在第一时间收集到电子文件的归档,然后即可开展在线查询和利用服务。学校的档案服务还可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速通信,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和咨询服务,从而更好地发挥档案的作用。
信息时代各项事业的发展为学校档案事业的进一步发展提供了可为空间,也加快了学校档案管理信息化、数字化的进程,高校档案必将以其独特的历史性、直观性和原始性,在学校各项事业的发展中独具魅力。
