时间：2023-05-30 09:14:55
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理规定，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
第二条基建档案是指各单位在项目规划、建设、管理工作中所形成应归档保存的有关土建和设备的资料，包括各种图纸、图表、文字资料、模型、样品、照片、录相、录音等各种技术文件材料。作为历史的原始真实记录，是医疗卫生机构建设和管理的重要依据和信息资源。
第三条基建档案工作是医疗卫生机构建设的重要组成部分。各单位均应依照本实施细则，重视和搞好基建档案的管理工作。
第四条卫生系统基建档案管理工作，包括基础设施建设及有关装备的管理，为此将实行统一领导、统一制度、同一标准、分级管理的原则。
第五条市卫生局计财处作为本系统基建档案工作的主管部门，在市档案管理部门的协助下，对本系统基建档案实施统一、宏观的协调和督办管理。其主要职责是：
(一)负责统一管理和指导本系统的基建档案工作；在市档案管理部门的协助下，起草、制定、修改基建档案工作法规性文件、标准、规范，并组织业务培训；组织本系统的检查评比考核；协调基建档案工作与其它工作之间的关系。
(二)参加本系统基建项目工程竣工和装备安装调试的验收工作，审查需长期、永久保存的基建和装备档案，监督各单位做好建档工作。
第六条各单位应设置基建档案管理机构，根据本单位的情况，或成立基建档案室，或纳入综合档案室，建立和健全基建档案管理的各项规章制度，配置专职或兼职管理人员（名单报市卫生局计财处备案），配备用房和必要的装备。其主要职责是：
(一)负责收集本单位的基建和装备档案资料，督促基建管理部门和装备购置管理部门及时、准确地报送有关资料，审核后，进行系统整理、编目、科学排列，为本单位的建设和发展及管理提供服务。
(二)汇编整理资料，按时向市城建档案管理部门移交档案。
(三)配合有关部门认真参与本单位基建工程竣工和装备安装调试的验收工作，接受市卫生局及市档案管理部门的检查和业务指导，参与其组织的各项活动。
第七条根据*市城建档案分级管理规定，市城建档案馆为一级管理单位，各单位基建档案管理机构为二级管理单位。市卫生局作为卫生系统行政主管部门，在两者之间起到协调管理和督办的作用。
第八条本系统各建设单位基建档案管理机构，负责基建工程和相关装备的档案管理，并做好资料的上报工作。
(一)基建工程档案
1、工程项目立项或开工报建至竣工验收的所有原始文字资料。
2、项目设计相关的红线图、方案设计、初步设计、施工图设计和地质勘察等原始图纸、照片、模型和录像资料。
3、工程项目概、预、决（结）算资料，招投标文件，工程合同和其它合同协议等原始资料。
(二)装备档案
1、装备考察论证报告、申请购置报告及有关批复文件、装备购置计划和资金预算文件。
2、装备购置招投标文件，投标商背景资料，装备型号、配置、报价和定标价资料，合同及有关商贸文件，装备商检、安装调试验收材料（包括设计、安装、施工图纸和照片）。
第九条工程竣工档案由各建设单位按下列要求汇总，并做好上报和移交工作；装备档案应及时汇总，与土建有关的装备档案统归于基建档案，其它以报表形式报送市卫生局计财处（市属单位）和区卫生局（区属单位）：
(一)各单位所有建设工程项目的竣工档案，从工程竣工验收之日起三至六个月内移交完毕。装备档案从验收之日起一个月内归档上报完毕。
(二)所有建设工程项目的竣工档案，要求做到一式三套，原件交市城建档案馆，其它两套交建设（或主管部门）和使用单位。所有装备档案（与土建有关的除外），要求做到一式二套，一套上报市（区）卫生局，一套使用单位存档。
(三)归档的基建档案应齐全、完整、准确、系统；各种签证手续完备，字迹清晰；原件严禁用复印、复写及易褪色的墨水编写和书写。
(四)竣工图原则上由施工单位负责编制，对变更大的竣工图由责任单位负责编制。竣工图应是与实物相符的新蓝图，并经工程技术负责人签字、加盖“竣工图”章。
(五)档案的组卷，原则上按所属类别和专业进行，对照归档范围细则的顺序号对号入座进行排列，每卷厚度不超过二公分，同一内容的档案材料应紧接排列，防止内容脱节。
(六)整理好的工程竣工档案，移交报告及有关资料经市卫生局审核后，由建设单位向市城建档案管理部门移交。移交书应填写真实，各种签字盖章完备，原件由各单位存档，移交书及移交报告的复印件交市（区）卫生局。
第一条为了加强电影艺术档案的收集和管理，有效地保护和利用电影艺术档案，更好地为电影创作、生产、教学和研究服务，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条本规定所称电影艺术档案，是指我国在电影创作、生产过程中形成的，具有保存价值的文字、图片、影片素材和标准拷贝。
第三条本规定适用于我国境内的电影制片单位、电影进口发行单位和国家电影档案馆，以及与电影档案有关的一切单位和个人。
各级电影主管部门要加强对电影艺术档案工作的领导，以适应电影事业发展的需求。
第四条电影艺术档案是国家档案的重要组成部分。国家设立电影档案馆，负责电影艺术档案的收集与管理。
第五条电影艺术档案工作实行在国家档案行政管理部门统筹规划、组织协调、统一制度下，由国家电影主管部门领导，同时接受中央和地方各级档案行政管理部门的监督和指导。
各电影制片单位应建立艺术档案机构或者指定专人负责艺术档案工作o
第六条电影艺术档案从业人员的职务，按照国家档案系列专业技术人员的有关规定评定与聘任。
第二章艺术档案的构成
第七条电影艺术档案由影片类和文字、图片类组成。
第八条影片类档案包括：
（一）国产影片的全新原底标准拷贝，画原底，片头、片尾、唱词等各类字幕原底，片头、片尾、衬影原底，十格小底片，光号卡，混合光学声底；
（二）在内地公映的我国台湾、香港、澳门地区的影片的全新标准拷贝；
（三）译制发行的外国影片的全新标准拷贝；
（四）与我国台湾、香港、澳门地区及外国合作摄制的影片的画原底或者画翻正，光学混合声底，全新标准拷贝。
第九条文字、图片类档案包括：
（一）文学剧本、分镜头剧本、译制片台本；
（二）完成台本；
（三）对国外发行的国产影片各语种和国内各民族语言的翻译本；
（四）导演阐述；
（五）影片修改方案及通知书；
（六）影片海报、宣传画、工作照、剧照、说明书、特刊；
（七）国产影片在国内外获奖的证件的复印件及有关照片；
（八）剧本内容的有关依据和历史考证材料，以及取材或改编前的原作；
（九）主创人员的创作设想及音乐总谱、歌词；
（十）场景气氛图、服装、化妆、道具设计图，演员定妆照；
（十一）生产命令和有关摄制决定；
（十二）分场分景表；
（十三）摄制工作日志；
（十四）字幕表；
（十五）摄制工作总结；
（十六）主创人员艺术创作总结；
（十七）各部门对影片的审查意见和决定。
第十条本规定第八条、第九条的内容为故事影片艺术档案构成。其他片种可视工艺和工作程序不同有所调整。
第十一条摄制组要负责艺术档案的形成、积累，指定一名副导演负责本片艺术材料的收集工作，并在摄制任务完成后将属于艺术档案的内容及时送缴制片单位档案机构归档。
第三章艺术档案的归档与管理
第十二条影片类档案分别由电影制片单位和电影进口发行单位送缴国家电影档案馆，其中标准拷贝应在取得公映许可证后三个月内送缴；影片素材在二至三年内送缴。未获国家电影主管部门通过的影片素材及双片在半年内送缴。
电影制片单位除保存一套完整的文字、图片类档案外，还应按第九条第(一)项至第（七）项规定的内容在影片摄制完成后半年内，将文字、图片类档案（复印或者原件）送缴国家电影档案馆保存。
第十三条电影制片单位撤销或者合并时，应将其所保存的电影艺术档案分别移交国家电影档案馆或者新组建的电影制片单位妥善保存。
第十四条任何单位和个人均可向国家电影档案馆捐赠或者寄存其所拥有的影片。国家电影档案馆可以按照影片的保存价值，作出是否接受捐赠或者寄存的决定。
第十五条国家电影档案馆应积极收集散失在海外的中华人民共和国建立前拍摄的国产影片及文字、图片资料。
第十六条电影制片单位制作的电影录像带、影片录像带的档案，由其自行管理。
第十七条电影艺术档案的保存与管理，要逐步实现科学化、标准化。库房温度、湿度、通风要符合国家规定标准。要加强防盗、防火等安全保卫工作。
国家电影档案馆和电影制片单位应定期检查档案保存状况，对破损或者变质的电影艺术档案要及时修补、复制或者进行其他技术处理。
第十八条国家电影档案馆要确保易燃片基档案影片的安全，及时发现并消除隐患，有计划地转换复制成安全片基。并及时销毁易燃片基原件。
第十九条国家电影主管部门鼓励有关档案影片保管、复制、修复方面的科学研究和实践活动。
第二十条国家电影档案馆和电影制片单位要有计划地做好艺术档案编目和研究工作，并逐步实现档案的现代化管理。
第四章艺术档案的利用
第二十一条国家电影档案馆保存的艺术档案，按分类向社会提供使用。任何单位和个人均不得将电影艺术档案作商业性使用或者直接用于公众的文化娱乐活动。
第二十二条向国家电影档案馆捐赠、寄存的艺术档案的单位和个人，对其档案有优先使用权，并可对捐赠和寄存的档案提出限制使用的意见，国家电影档案馆应当维护其合法权益。
第二十三条国家电影档案馆依照《中华人民共和国著作权法》，维护电影艺术档案中各类作品的作者和制片者的合法权益。
第二十四条使用国家电影档案馆的馆藏档案，要按规定办理手续，缴纳有关费用。
第五章奖励与处罚
第二十五条有下列事迹之一的单位和个人，各级电影主管部门应给予奖励:
（一）为发展电影艺术档案事业做出重要贡献的；
（二）收集、整理、保存、修复档案有显著成绩的；
（三）提供档案获得显着效益的；
（四）将重要或者珍贵档案捐赠给国家的。
第二十六条有下列行为之一的，经国家电影主管部门批准，并授权国家电影档案馆或由国家电影主管部门提请有关机关根据情节轻重，给予有关单位负责人和直接责任人以行政处分，没收非法所得，可以并处五百元以上十万元以下罚款口造成经济损失的，责令赔偿损失。构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任。
（一）保管和使用影片档案发生超额损伤的；
（二）损毁、丢失和擅自销毁电影艺术档案的；
（三）未经批准擅自观摩、转录、复制电影艺术档案的；
（四）盗用电影艺术档案牟利的；
（五）利用电影艺术档案泄露国家秘密的；
（六）非法携带电影艺术档案出境的。
第二十七条依照本规定，应送缴国家电影档案馆和应归入各电影制片单位档案机构保存的电影艺术档案，逾期未如数送缴归档或者借用未能如期归还的，由电影主管部门责令其如数送缴或者归还，并追究责任单位和当事人的责任。标准拷贝逾期未缴的，由国家电影档案馆提请国家电影主管部门决定，对责任单位处以该部影片一套制作工本费一至二倍的罚款，并给予相应的行政处罚。
关键词：档案；档案管理；科研课题；科研课题档案；编号
1 科研课题档案的管理
1.1 科研课题的概念
科研课题是指针对未来型号研制基础技术和关键技术的预先研究课题。一般分基础研究、应用研究和先期技术验证三个阶段。基础研究是为解决装备研制的技术问题而进行探索的新思想、新概念和新原理而进行的研究活动。应用研究是应用基础研究或其他科学研究成果，探索新思想、新概念和新原理应用于装备的可行性和实用性，确定其主要参数的研究活动。先期技术验证是应用基础研究、应用研究的成果和实际经验，通过部件和分系统原型的研制、试验、测试或计算机仿真，验证其可行性和实用性的技术开发活动。在笔者单位，按照经费来源分两类，一是由上级主管部门下达的研究课题（包括横向签订合同的科研课题）；二是由研究院自行立项的研究课题。
1.2 科研课题档案的概念
科研档案是指在航空工业科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式、载体的文件材料。依据《航空工业科学技术研究档案管理办法》，我院对科研课题档案的定义是：科研课题档案是指在科研活动中，直接形成的具有保存价值，并按一定要求归档的科研课题文件材料。科研课题文件材料是记录和反映科研活动的文字图表等科研文件的总称。
1.3 科研课题档案的管理
《航空工业科学技术研究档案管理办法》规定，科研档案是航空工业档案资源的重要组成部分，是国家的宝贵财富，集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。同时明确，科研档案管理是科研工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节。在进行科研课题（项目）方案论证、进度考核、鉴定验收、成果评审和推广应用等活动时，应有档案部门人员参加。
1.4 研究院科研课题档案的管理
1.4.1 注重制度建设，不断完善科研课题档案管理规定
1997年按照《航空工业科学技术研究档案管理办法》结合研究院实际情况制订了《科研课题档案管理规定》纳入院管理标准，于2003年6月进行第一次修订，2011年又按照2008年新颁布的《航空工业科学技术研究档案管理办法》进行第二次修订并颁布实施。
1.4.2 注重科研课题档案归档计划制定，严格执行归档要求
从“十五”开始，每年初科研课题计划随院里的科研计划由科技部一同下达，在科研课题计划中对科研课题项目文件材料的归档提出要求；在检查计划进度时，检查科研课题文件材料的归档情况；在验收鉴定科研成果时，验收鉴定科研课题文件材料完整性、准确性。
1.4.3 注重科研课题档案归档检查，确保文件材料的完整、准确、齐全
科研课题在研究过程中各阶段形成的主要文档由任务书、论证报告、计算文件、试验文件、设计文件、说明书、技术总结、科研报告、研究工作总结、试验结论性的文件、分析与仿真报告、图纸等。在实施过程中产生的科研课题档案在结题前应全部归档，纸质文件应为原件，文件的审核、校对、批准、标检签署齐全，字迹工整、图样清晰。档案主管在接收归档检查时要认真检查，确保文件材料的完整、准确齐全。
2 科研课题档案管理中存在的问题
2.1 科研课题档案形成过程问题
按照《科研课题档案管理规定》，在课题研究过程中各阶段形成的资料在结题时应全部归档。要求各单位或课题组从接受任务开始，就明确科研课题文件材料的收集、归档责任人，由归档责任人负责收集、积累该课题所形成的全部科研课题文件材料。在实际工作中，有些科研课题没有分阶段审核归档，往往是在结题审核后集中归档的，这样就造成后期资料过多堆积，既是档案管理人员抓紧时间整理，更新《兰台档案管理系统》中的信息，也要一定时间，会影响科研技术人员的借阅查看，不利于科研课题档案资料的利用。
2.2 科研课题档案滞留问题
按照《科研课题档案管理规定》要求，科技管理部门在下达科研课题计划时，提出科研课题文件材料的归档要求；检查计划进度时，检查科研课题文件材料的归档情况；验收鉴定科研成果时，验收检定科研课题文件材料；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，都需档案室档案主管签字。在五年规划结束时，各单位应将各科研课题的资料向档案部门归档，并由档案主管签字，方可完成验收。但事实并非如此，有相当部分资料存留在个人手中，往往是在申报科技成果时候才归档，而此时这些课题已经结题，这反映了这些课题在结题验收的支撑材料中有未经过档案主管审核签字的课题档案，相关人员在结题验收审查时把关不严格造成的。
2.3 科研课题档案资料文件编号问题
科技管理部门下达科研课题计划，每个课题都有唯一的课题编号，但在研制过程中形成的科研课题资料的文件编号由各单位自行编制，并没有统一的依据可循。因此造成一个课题中形成的档案资料的文件编号不一致，给归档分类、整理带来难度。由于科研课题档案管理没有制定详细的要求。新档案人员对工作内容的了解，基本靠老档案员与新档案员的工作交接，并在此后的工作中逐步摸索、熟悉，对未经过正规编号的档案资料的归属类别很难进行确认，造成档案资料滞留，为后续工作造成不便。另外，随着时间延长，有些档案资料封面签墨迹褪色，辨认不清，致使档案资料的归属类别难以确认，给档案库房人员的工作增加难度。
3 科研课题档案管理问题解决对策
3.1 加强职能管理，严格执行科研课题档案分阶段审核验收的规定
科技管理部门要加强职能管理，督促检查科研课题计划的执行，按阶段进行科研课题的审核验收，档案主管部门加强职能管理，档案主管人员督促科研课题文件资料形成归档，严格执行文件资料归档签字的规定，确保文件资料有顺序的归档，及时进行文件资料的整理，随时录入《兰台档案管理系统》，为科研人员查阅提供方便。
3.2 加强相关部门协调，切实落实验收规定
在五年规划结束时，科技管理部门组织协调，各单位、科研课题组负责人督促课题资料的归档，档案管理人员按归档要求严格验收，并履行签字手续。
3.3 加强科研课题文件资料的编号管理，显现文件资料特性
标准化作为研究院标准的职能部门应该负责科研课题的标准化管理，建议标准化对科研课题文件资料进行标准化审查，其中包括文件编号审查，科研课题负责人在审查文件资料时审查编号，保证文件资料的完整性和统一性。
3.4 制定编号规则，规范无课题号文件资料的管理
一般归档人员不需要知道资料归属类别，归档资料类别本身应由档案人员裁决，裁决的依据也是档案的文件编号，所以无编码的资料或者单位自行编号的资料应取缔，应按照时间、程序、内容的顺序排列文件材料，对文件资料进行编号。档案管理部门与标准化协商，共同制定编号规则，以院标的形式颁布执行。
4 结束语
科研课题档案作为一种可储备的重要信息资源，成为知识创新、科技创新以及成果转化得以持续发展的基础和依据。科学规范的管好科研课题档案，最大限度的发挥科研课题档案的作用。
参考文献
[1]袁俊.武器装备预研的若干问题讨论[J].国防技术基础， 2007 （12）： 48-50；
[2]王传宇.科技档案管理学.北京：中国人民大学出版杜，1989；
关键词:中国人民银行;会计档案现状;管理中存在的问题改进管理意见建议
近年来,随着基层人民银行会计工作整体水平的不断提高,会计档案管理工作得到了明显加强,档案的查证、依据和史料作用发挥更加突出。但是,当前基层人民银行会计档案管理工作仍存在着资源消耗大、查询调阅不规范、管理难度大,磁介质、光介质档案因系统升级而失效等问题,应加以关注和不断改进完善。
一、当前人民银行基层行会计档案管理的现状
目前,基层人民银行会计档案的管理涉及会计、事后监督和档案管理等部门,基本职责分工如下:一是会计部门按照会计制度的要求装订会计档案,由会计档案专管员保管;办理会计档案的调阅、销毁工作;将达到一定时限的会计档案移交档案管理部门。二是档案管理部门接收会计部门移交的会计档案并按规定予以管理。三是按会计基本制度的规定,由分管行领导审批,会计部门组织销毁会计档案的事宜。
目前,会计档案的保存有纸介质、磁介质、光介质三种物理形式,保存的主要形式和管理重点仍然是纸介质档案,磁介质及光介质会计档案的保管期限与相应的纸介质会计档案相同;无明确期限规定的磁介质、光介质会计档案,比照类似会计档案进行管理,比如同城电子支付系统备份数据,基层行比照会计核算系统日终备份数据要求保存30天。基层人民银行会计档案的日常管理规定和流程主要有以下几个方面:
1.会计档案的保管。各种物理形式的会计档案均由会计部门档案专管员负责保管,采用纸介质以外形式保存的会计档案,仍同时保存一份纸介质的会计档案。
对纸介质会计档案的保管要求为:需配置专用档案铁皮柜,所有会计档案入柜保管,能够做到防火、防潮、防虫蛀鼠咬。目前基层人民银行在纸介质会计档案保管分工中的做法各异,部分行所有的会计档案一直由会计部门管理;部分行将会计档案管理一定年限(或次年、或隔年) 后移交本行档案室;也有的行虽然将会计档案移交行档案室,但仍由会计部门负责管理。
对磁介质会计档案的保管要求:坚持双备份、异地防磁存放。目前,各行在磁介质会计档案管理的实际操作中普遍存在一些问题。比如,个别行核算系统数据未做到双备份,个别行备份磁介质、光介质数据未进行异地存放等。目前,笔者所在的鹰潭市中心支行已将自2007年运行全国支票影像交换系统以来的会计核算系统备份数据刻录到光盘中,做到数据双备份。
2.会计档案的查阅。目前,基层人民银行均能够严格按照会计档案管理的规定办理会计档案的查阅工作。严格建立并执行会计档案查阅的审批、登记制度。会计档案的查阅除应会计业务检查的要求恢复会计核算系统备份数据,以查看是否存在磁介质、光介质会计档案失效的情形外,均为纸介质会计档案。
3.会计档案的复制。目前,个别行对纸介质会计档案的复制只存在一种情况,即为了能够在规定的期限内有效保存会计档案,对目前由邮政局传递的传真件形式的电报底稿进行复印保存。磁介质会计档案的复制由于各行会计部门应用系统的操作环境不同,复制所有磁介质档案的工作量及成本都较大,部分行未按照要求做到6个月复制1次。
4.会计档案的销毁。会计档案的销毁工作目前仅限于纸介质会计档案,有的行存在部分已超过保存期的磁介质会计档案(如会计核算系统月终备份数据),但未进行过销毁。各行销毁纸介质会计档案系按照《中国人民银行会计基本制度》的规定,报上级行批准后自行销毁,即县支行报地市中心支行批准后自行销毁,地市中心支行报省会城市中心支行批准后销毁。
二、基层人民银行会计档案管理工作中存在的问题
1.现行的会计档案管理制度滞后,不能适应形势发展需要。目前人民银行会计档案管理执行的是总行2005年制定、2006年1月施行的《中国人民银行会计基本制度》,该制度与1987年颁发的《中国人民银行会计制度(试行本)》的管理规定相比,内容相差无几,并未在其中对会计档案有专门的指导条款。但随着人民银行会计管理制度改革和会计电算化的迅猛发展,人民银行会计资料的内容、形式也发生了较大的变化,使部分会计档案归类入档十分困难,迫切需要新的法律规章予以规范指导。
2.会计档案管理部门分散,统一管理流于形式。据调查,目前基层人民银行会计档案虽然大部分已由事后监督部门集中保管,但具体管理部门还是事后监督部门,没有实行档案管理部门统一管理,在调阅资料时也是由事后监督部门管理,以致会计档案与全行档案的统一管理流于形式。在这种管理现状下,容易造成会计档案入档不及时、归类不正确、登记不完整,内部人员调阅档案不履行审批程序,随意性大,存在会计档案遗失的风险;容易造成组柜管理或个人管理,使一部分会计档案出现漏档现象。同时,会计档案由各部门分散管理,不可避免地在管理条件上受到了限制,不具备档案管理的安全措施,难以达到档案管理“四防”、“四无”的基本标准。
3.会计档案管理未与核算系统升级同步,磁介质档案调阅难度大。大部分磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的,调阅磁介质会计档案需要在特定的、旧的运行环境中进行。但是,随着应用系统版本的升级、换代、更新,部分磁介质会计档案已无法调阅,失去了档案管理与有效使用的真正意义。
4.内部保密管理制度与司法执行存在矛盾,会计档案密级管理难度大。为了防止会计档案丢失和泄密,中国人民银行颁布的《银行会计档案管理办法》规定,各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。此规定在实际操作中的执行难度较大。如司法部门在执行公务时,强制将会计凭证调出,如果不同意将按妨碍执行公务处理,给档案管理带来困难。
5.会计档案监督检查不到位,日常管理工作仍存在漏洞。会计档案是会计工作检查的一项内容,但在部分基层人民银行在实际会计工作检查过程中,普遍只查看登记簿的建立或档案的装订整理等,对于档案的归类是否正确,入档是否及时,垒面、簿宴核对是否相符,是否具备安全措施等检查得较少,造成监督管理的漏洞。
三、改进基层人民银行会计档案管理工作的意见建议
1.出台专门的《中国人民银行会计档案管理实施办法》,进一步完善会计档案管理制度。一是依据会计档案管理工作的变化和新形势的需求,制定统一的《中国人民银行会计档案管理实施办法》,及时对相关管理规定予以修订和完善,有效解决现有的会计档案管理规定多分散在多个会计制度及业务管理办法中而不便于查阅的问题,切实加强人民银行系统的会计档案管理。二是明确会计档案管理的对象和范围。现有会计档案管理存在多处空白点,比如在会计档案保存的物理形式上对光介质会计档案的管理是一个空白点,同时需要对磁介质、光介质的有效性进行界定,并明确销毁方式,切实防止管理漏洞。三是明确管理职责。要求无论是纸介质会计档案,还是磁介质、光介质会计档案,都要严格按照会计档案管理的有关规定入档、归类、调阅和销毁,切实保证会计档案的安全,达到“四防”、“四无”标准。
2.不断改进现行的会计档案管理的手段和方式,不断提高央行档案管理效率和水平。应明确基层人民银行纸介质会计档案应由本单位档案管理部门统一管理。不断改进磁介质、光介质的备份、调阅、管理方式,使磁介质、光介质会计档案的调阅尽可能不受特定应用环境的限制,实行双备份,坚持异地保管,定期复制,防止磁化及老化。三是要进一步完善全国支票影像交换系统(IAS)中相关档案管理的功能。在目前尚未建立完善的会计档案电子化管理系统的现实情况下,可采取过渡形式,对IAS系统的查询和归档功能进行完善,实现IAS系统多条件查询、历史查询、模糊查询、查询统计、查询结果集中显示、保存查询结果等功能,为建立独立的会计档案电子化管理系统积累经验。
3.切实加大会计档案的检查力度,有效堵塞日常管理的薄弱环节。对会计档案管理工作的检查,要像检要空白凭证一样进行实地盘查,从档案登记薄记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性、入档的及时全面性,以及簿实核对是否相符、销毁手续是否健全、安全措施是否符合规定等进行全面检查,确保会计档案保管妥善、存放有序、查阅方便,严防毁损、散失和泄密。
4.完善司法部门调阅会计档案审批制度,进一步加强基层人民银行会计档案的保密管理。首先,要加强档案管理人员的保密安全教育,提高管理人员的保密安全意识,确保会计档案的不泄密和信息的绝对安全;其次,要完善司法部门调阅登记制度,强化查阅登记审批和复印、复制的过程监督,明确使用期限和要求,有效防止会计信息不泄密;再就是要加强与司法部门的沟通联系,进一步规范司法执行中的人民银行会计信息管理,确保中央银行的信息安全。
参考文献:
[1] 董安家. 浅谈人民币银行结算账户档案管理[J]. 内蒙古金融研究, 2009, (06) :70
[2]刘文华; 张纪;人民银行会计档案管理存在的问题[J]. 金融理论与实践2002,(02)
医院档案管理工作总结
2007年，我院档案工作在***的领导下，在县档案管理部门的指导下，严格按照《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《人民检察院诉讼档案管理办法》及《音像档案管理规定》等规定进行档案管理，没有出现不安全隐患因素，基本上达到了规范化、正规化管理的要求。现将一年来的工作总结如下：
一、明确专人管理。为了搞好档案管理工作，我院明确了分管领导及专职档案人员，将档案工作作为一项重要工作来抓。
二、完善借阅制度。根据上级关于档案管理的有关规定，我院成立了“档案管理领导小组”，制定了《档案员岗位责任制》、《档案工作职责》、《档案借阅制度》及《档案室保密制度》，并严格执行，至今没有出现档案丢失及泄密现象。
三、加强汛期管理。根据相关文件通知，我院从今年进入汛期开始，院党组便将院档案管理工作作为一项重要工作来抓，按照上级院的要求，对全院档案进行了一次全面、细致、深入的安全检查。通过检查，我院的档案室楼顶及门窗没有漏水、进水，档案没有受潮、发霉、腐烂等损坏现象。档案室不存在档案安全事故隐患等不安全因素。
四、存在的问题。鉴于上级院没有统一规定和配备档案管理软件，我院至今没有应用档案管理软件进行档案管理。
总之，在2007年的档案管理工作中，不管是本院各科室还是其他单位，都严格按照档案管理借阅制度进行档案查询及借阅，未发生档案丢失及泄密现象，特别在汛期加强了档案管理，档案未发生霉变、腐烂、虫蛀等安全隐患，档案队伍稳定，准确、及时报送档案统计报表及总结，为单位工作的顺利开展作出了应有的贡献。
中图分类号：TE09 文献标识码：A
我国的资源禀赋是富煤、贫油、少气，决定了我国的能源结构极不平衡，因此发展煤制油和煤化工项目是我国能源储备战略的核心内容之一。神华集团公司践行的具有自主知识产权的煤直接液化、间接液化、煤制烯烃等世界领先的核心技术和规模最大的工业化示范装置，逐步在全国范围内推广。
由于煤化工建设项目具有投资大、工期紧、项目复杂，涉及煤炭、炼化、土木、自备电厂等多行业、多专业的特点，每个项目产生的档案都在2万卷以上，几十万张图纸，电子文件50万条之多。为保证工程建设的顺利建设，严格监控文件流转，实现项目档案的顺利归档移交，神华集团探索了符合新型煤化工行业的项目档案业务手册和项目档案分类标准，并在项目建设中加以应用，有效地支撑了神华煤化工项目建设、生产管理与运营、科技创新、技术升级和改造工作，也为探索和创新整个行业项目档案管理体系，保证煤化工行业档案管理的科学化、标准化、规范化有重要的指导作用，并填补了国内本行业的档案管理空白。
一、项目档案创新管理的总体特点
根据国家档案局《国家重大建设工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），参照中石化档案分类规定，神华集团在多项现代煤化工工程建设中，探索和总结出的项目档案创新管理科研成果，总体有以下特点：
（一）分类标准填补行业空白
按照“项目阶段――文件内容/装置/分装置――文件内容/专业”分类原则，在国内率先编制了“煤制油煤化工基建档案分类标准”，填补了国内新型煤化工行业基建档案的分类标准的空白。
（二）流程化的管理方式
在国内率先共绘制了11大类文件的归档控制流程图和节点说明，实现项目各主体“傻瓜式”、“标准化”的操作，填补了国内新型煤化工行业文件流程化控制的空白。
（三）统一文本格式
编制了“煤制油、煤化工项目文件归档总目录”，将项目涉及的《国家标准》《地方标准》《行业标准》诸多文本、表格格式全面进行梳理，将所有文件全部整合到10个《标准》文号中，把项目建设形成的3500多个（种）归档文件统一对应到这1000多种标准格式中，做到了归档文件的模板化和标准化。
（四）规范文件编码
构建了新型煤化工“项目文件编码标准体系”，实行文件“独立双编码”体系，即本项目各施工单位必须执行本项目的编码体系，并在文件上保留施工单位自身的ISO标准体系的编码，实现了文件编号和档号对应。
（五）实时同步归档
通过“项目文件控制管理台账”，利用“文件报审节点追踪”的方法，实现项目文件的同步实时控制与归档。通过记录每个文件“形成――流转――审定――签批――传送――发放――接收”的时间节点，保证了流转文件同步进行预归档。
（六）电子一体化管理
定制开发“项目管理系统（PIP）” 中的“项目文档管理模块” 与“电子档案管理系统（EDM）”的接口，实现电子文件“收集――归档”一体化。
（七）明确管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多种合同模式的档案管理界面，划定了公司档案室、项目档案室、工厂档案室、项目承包商、项目分包商、项目施工单位等之间9种管理界面关系和业务流程。
（八）档案量化考核
制定“项目文控档案考核办法”，以“项目部+项目组+承包商”的模式，对文件控制质量、归档进度等几十项考核内容进行分值量化打分，按权重比例纳入项目整体考核体系中，在进度付款中予以考核兑现，保证了项目文件归档进度和质量。
二、项目档案创新管理的主要做法
（一）煤制油、煤化工行业档案分类标准体系的建立
从2002年煤制油、煤化工项目研发、建设开始，神华集团在充分借鉴《工业企业档案分类试行规则》（国档发〔1991〕20号）《国有企业文件材料归档办法》（国档发〔2004〕40号）中石化《石油化工工程建设交工技术文件规定》（SH3503/T-2001）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）等标准规范的基础上，开展了一系列行之有效的档案分类标准的研究工作。
建立了文件管理体系。从2004年开始，制订了煤制油、煤化工的《项目前期和工程设计基础资料管理规定》《工程技术文件出版管理规定》《商务文件控制及管理办法》《采购文件管理规定》《工程设计文件管理规定》《施工交工资料管理归档》程序文件等14个文件控制性规定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和档案管理制度的雏形。并针对项目建设、企业管理进行了多轮修改，目前已至第三版，以适应项目建设、公司档案管理的发展需要。
建立了档案管理制度体系。2009年根据项目建设的具体特点和经验总结，制定了煤制油、煤化工的档案管理制度体系，包括《公司档案管理办法》《档案分类规则》《基建档案管理办法》《文书档案管理办法》《电子档案管理办法》《档案考核管理办法》《项目档案管理规定》《声像档案管理办法》《文件控制管理规定》《财务与审计档案管理办法》《档案借阅制度》《档案库房管理办法》《档案鉴定销毁制度》《档案保密工作制度》《文控档案工作考核办法》等制度。
建立新型的煤制油、煤化工行业档案分类规则。在分类方法的选定方面，为保持档号编制的一致性，在除了基本建设类和设备仪器类之外，对于其他大类的二级类目是以文件形成的“年度”来定义，其总体分类方法按照“时间――问题/机构-――保管期限”制定的，强调了归档文件的时效性，以便于归档管理和利用。
基本建设类和设备仪器类按照：“项目阶段――文件内容/装置/分装置――文件内容/专业”的方式分类。其中，专业性不强的前期、综合管理类按照是以“文件内容和性质”逐级细分；对于专业性强的技术类文件则以“装置（或单位工程）和专业”综合考虑进行划分。
上述的分类原则，就把档案分为二大部分。其中，对于最为复杂的基建、设备档案，在充分研究分析、权衡后，将其分为四级类目进行划定；其他大类全部按照三级类目进行划定。这样，既满足了实践工作中的需要，也保持了总体分类方案的一致性和稳定性。在分类表的编制方面：
第一，各级类目基本按照“问题兼顾机构”原则进行分类编制，避免类目交叉的情况出现。
第二，由于分类表不可能列举所有文件内容，因此在文件范围中，描述了文件的基本范围，并按照序号确定了文件卷内的基本顺序。如果出现表中非列入内容，则可以将文件序号顺延即可，见图1。
第三，为了立卷和利用方便，并结合分类的一致性，将“基本建设类”中的“科研项目类”文件划入科学研究类中，避免此类文件的分散；将“基本建设类”中的“涉外类文件”分解到基建类相关类文件中，如涉外合同划归合同类管理文件中。
第四，为了便于使用，结合分类统一性，将类目编码设定为2位数字（项目代码为字母，案卷号为3位数字）；在各大类中的三级类目、四级类目中，每类开始都设置编码00为综合类，便于管理各大类声像、实物类档案。
第五，不考虑保管期限作为文件排列顺序的影响因素。文件基本范围中已经对文件基本排列顺序划定，没有特殊情况不予改变。
第六，设定案卷在库房中的排列方式。原则上，基本建设和科研项目类采用“项目――装置――文件大类（二级类目）――案卷序号”排列，其他各大类文件按“年度――案卷档号”排列存放。
第七，对基建档案类目增加项目代号。考虑到基建、设备仪器类档案中，文件类型往往复杂且数量庞大，结合实际工作经验，增加基建档案类目的项目代号，以便于利用。同时，为减少档号层次，将项目代码作为建设期的临时性符号处理，不作为档号的一个正式类目级来考虑定义，加以括号，见图2 。
（二）流程化的实时归档方式
在国内率先绘制了11大类文件的归档控制流程图和节点说明，实现项目各主体“傻瓜式”“标准化”的操作，填补了国内新型煤化工行业文件流程化控制的空白。
通过“项目文件控制管理台账”，利用“文件报审节点追踪”的方法，实现项目文件的同步实时控制与归档。通过记录每个文件“形成――流转――审定――签批――传送――发放――接收”的时间节点，保证了流转文件同步进行预归档。
对较复杂的施工文件的归档流程管理和要求：
第一，施工管理部负责制定施工文件成册表，并各项记录的格式文本；各项目组负责审查施工文件所使用记录表格的规范性、内容的真实性以及签署是否完备，并根据施工节点，及时组织进行质量验收，并履行相关的签署手续，确保施工文件的及时归档。
第二，各项目组要审查承包商、监理单位施工过程照片的归档情况。施工文件（含监理文件）的形成要按照公司的统一格式，按照施工文件成册表进行组卷，其内容包括施工记录，质量验收记录，检测、试验报告，消防报验、材料报验、监理文件等。
第三，承包商、施工单位要有专人负责进行文件的统一编号，签署要完备，字迹材料要符合归档要求（如蓝黑、碳素），杜绝不符合归档要求的字迹材料（如纯蓝、红色等）。
第四，施工文件的收集、积累要对文件数量、原件、签署等有效性进行检查、核对，在施工记录文件进行报验时，要加盖“原件”章，在报验返回时收集原件。经检查合格后，进行接收并做好登记台账。
第五，监理单位、项目组要及时做好相应的报验签证工作，以确保施工记录文件流转及时、真实、有效。
第六，施工记录文件在完成阶段性工程（视工程具体情况完成分项或冬季施工撤场前）并办理报验签证后，移交存放在项目档案室一份原件，如因各项检查需查阅施工文件时，一律在项目档案室进行查阅；在完成分部工程质量验收并办理报验签证后，承包商、施工单位要及时进行整理、分类、组卷等整编工作，并归档在项目档案室；在装置中交一个月内，完成综合卷、消防报验、竣工图的整理、归档工作，一并办理归档移交手续，施工文件归档流程图及文件控制台账，见图3、表1。
（三）统一文本格式
编制了“煤制油、煤化工项目文件归档总目录”，将项目涉及的《国家标准》《地方标准》《行业标准》诸多文本、表格格式全面进行梳理，将所有文件全部整合到10个《标准》文号中，把项目建设形成的3500多个（种）归档文件统一对应到这1000多种标准格式中，做到了归档文件的模板化和标准化，见表2。
（四）规范文件编码
构建了新型煤化工“项目文件编码标准体系”，实行文件“独立双编码”体系，即本项目各施工单位必须执行本项目的编码体系，并在文件上保留施工单位自身的ISO标准体系的编码，实现了文件编号和档号的对应。
例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含义是：寰球院（HQY）气化装置（QHZZ）土建专业（S1）第101份工程联络单（L）。
施工记录册代码：用S1、S2、S3、S4、S5分别代表不同专业的施工记录册（专业代码同上综合册）。
文件类别：工程联络单为L；记录（非报审）为J；设计变更为B；（设计变更由设计院编号；如果设计院没有编码的，执行此编码）。
承包商代码：不限于三位。
单位工程代码：土建、安装单位工程分别为T、A。
子单位工程、分部、子分部工程代码：根据实际情况，用数字依次排列表示，其中子单位、子分部若无，用0代替。
（五）电子一体化管理
定制开发“项目管理系统（PIP）” 中的“项目文档管理模块” 与“电子档案管理系统（EDM）”的接口，实现电子文件“收集-归档”一体化。见图4。
（六）明确管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多种合同模式的档案管理界面，划定了公司档案室、项目档案室、工厂档案室、项目承包商、项目分包商、项目施工单位等之间9种管理界面关系和业务流程。
（七）量化考核档案工作
制定“项目文控档案考核办法”，以“项目部+项目组+承包商”的模式，对文件控制质量、归档进度等几十项考核内容进行分值量化打分考核，按权重比例纳入项目整体考核体系中，在进度付款中予以考核兑现，保证了项目文件归档进度和质量。
例如：对承包商监理单位的考核打分表格，见表3。
三、项目档案创新创新管理的实施效果
神华集团的煤制油、煤化工档案分类标准已在神华直接液化项目、神华包头煤制烯烃项目、神华829（间接液化项目）项目、神华CCS（二氧化碳捕获技术）项目、神华宁煤MTP项目都得到了充分的应用，为项目建设、企业日常管理工作提供了强有力的支撑作用，为企业提供了便捷、高效的信息管理平台。其主要应用效果如下：
第一，依靠煤制油煤化工原创性的档案管理新模式，保证了投资达300多亿的神华鄂尔多斯煤直接液化、包头煤制烯烃两个国家级重点建设项目的档案专项分别于2009年和2012年顺利通过国家档案局的验收，并列为档案管理推广项目。
第二，2010年，神华煤直接液化项目的档案管理成果获得煤炭协会管理创新二等奖。
第三，2011年，神华829间接液化项目、天然气制氢项目通过档案专项验收。
第四，投资500亿元的神华宁煤MTP项目都得到了充分的应用，国家档案局正式验收并予以肯定。
第五，2012年“30万吨煤制油工程高浓度二氧化碳捕集与地质封存技术开发及示范CCS”项目档案通过验收。
第六，2013年《百万吨级直接液化项目关键技术示范项目》通过科技部鉴定。
第七，到2013年，神华煤制油煤化工档案管理部门为本单位申请的132项专利、在13个国家申请“神华一种煤直接液化技术”专利金奖和煤炭工业协会科学技术特等奖，成功提供了档案利用服务。
第八，中煤集团公司的煤制油煤化工项目也大力应用本《手册》进行档案管理工作。
第九，该项目的应用，为本行业本公司节省了100多万的培训费用，为项目建设提供了有力的文件控制和档案管理保障，为项目顺利建设和生产正常运行提供强大的保障。
第十，为国家对项目的审计提供了有力的凭证作用。
文书档案记载着一个单位发生事件过程的记载和一个单位的发展史，一般以纸质为主。一般单位文书档案包括：重要手稿、人事档案、行政档案、活动方案及记录、签订的各种协议、上级签发的文件、各种重要时刻的照片等各种形式的档案记载。档案以纸张形式居多，还有影像、录音、照片、电子档案等多种形式的档案记载。文书档案的管理需要有专业的人员去管理。文书档案管理人员需要专业的职业道德和职业素养，现今的文书档案管理工作还需要不断的改进。
1.1档案管理制度及管理人员相对落后
随着科技的不断发展，对于文书档案的管理工作也越来越被人关注，其中有一些问题也随之而来。例如，档案管理制度。如今有一些单位由于资金缺乏、上级领导的不重视所以并没有建立单独的档案室、配备相应的设配、专业的管理人员和相应的管理制度。这些问题虽然小，但是却有可能导致文书档案资料的缺失、损害、借阅人员未定时归还等问题。
还有没有专业的人员，会导致文件遗漏、管理不足和装订错误等问题。而且现在的管理人员已经成为了“保管”人员，管理人员的年龄偏大、专业素质偏低、与现代化记录方法相悖，对统计、记录档案会造成遗漏、存错档、借阅记录有误等问题。档案管理人员对于文书档案管理是很重要的，原因如下：第一、专业的保管人员经过上岗培训。而现今的保管人员只是对文书档案进行看管和外借等表面知识了解，对于专业的上岗知识并不了解。第二、专业管理人员会合理利用文书档案的价值。专业的管理人员可以跟上时代的脚步，用现代化的方法进行工作，并合理运用文书档案的潜在价值。
1.2档案管理工作不够科学化、现代化
现今科技的飞速发展，使各行各业的工作都更加的方便快捷。而文书管理工作也可以采用科学化、数字化的方式进行管理。文书档案管理中可以引入一些现代化的运用，提高工作效率、减轻管理人员的工作压力。一般文件的档案材料都以纸质为主，时间过长纸张就不易保管，容易字体模糊、纸张变脆等。若是在档案管理工作中采用数字化管理，运用一些管理软件做成电子档案，存储空间小、易于整理、分类整理方便快捷而有直观、节省时间，还可以避免图书馆管理人员把档案资料存错档、漏存档等问题。运用管理软件进行文书档案管理工作会使一个单位的管理工作更加的现代化、信息化、数字化。
1.3文书与档案工作衔接有待改进
文书工作与档案管理工作有着密不可分的关系又有着一定的区别。但是，在文书档案管理工作中，文书工作与档案工作需要相互合作。在实际中，文书工作者对档案意识薄弱而档案工作人员通常情况下又不会考虑文书工作，这是文书工作与档案工作当中的衔接问题。这样的问题会导致文书工作者对档案资料格式的不了解、书写不规范等问题。
二、改进文书档案管理的方式
文书档案管理在一个单位中是很有必要的，档案资料中有很多的“红头文件”、合同协议、珍贵的照片等，这些档案都有着重要意义和潜在的价值。对文书档案管理要打破传统模式，增强管理制度、加强领导对文书档案管理的重视、运用科学的方法进行管理。
2.1引起领导重视，加强制度管理
想要完善文书管理工作就必须引起领导对文书档案管理的重视，只有这样文书档案管理工作才可以顺利开展。首先，要设立一个单独的文书档案管理室存储各类档案资料；其次，要进行一次大规模的检查、分类、统计、调查、从整，把档案资料从新整理、分类，从新记录；然后要招聘一些专业管理人员进行管理，要求管理人员专业素质和管理技术过硬、受过专业的上岗培训；最后，要制定一套完善的管理规定，规范每一位管理人员的工作流程和工作态度。从而，建立一套完整的文书管理工作体系。
2.2制定相应的管理规定，完善管理工作
文书管理工作有着专业性和服务性，工作中需要有相应的条令规范管理人员。单位可以依据《中华人民共和国档案法》制定一些关于工作时间及要求、保管规定、保密规定、借调规定等规定。这要的规定可以让工作人员有迹可循，从而让管理人员更加信服、工作更加规范，还可以跟好的开展文案管理工作。
2.3加强部门合作，做好衔接工作
文书档案管理需要各个部门共同合作才能更好的开展。文件是档案的基础，这就需要文书工作者加强档案意识，使用正确的纸张、格式书写文书，及时记录并查找文件是否有误保证文件的准确性，规范文书的质量。要求文书管理人员积极主动了解各个部门的工作、活动，获得一手信息。在工作中严格按照规定流程，对文件进行核实、检查整理、记录在案，完善好文书工作与档案管理工作的衔接，从而达到文书工作于管理工作一体化。
2002年7月，国家档案局、国家经贸委、国家计委联合了《企业档案管理规定》，对企业档案管理工作中的一些原则问题做出了重要规定。在此基础上今年1月20日，国家档案局和国务院国有资产监督管理委员会又了《国有企业文件材料归档办法》。这是企业档案工作发展中的一个重要的规定，标志着我国企业档案工作的法制化进程又向前推出了重要的一步。这个规定的颁布和实施，必将进一步地促进全国企业档案工作的发展。
企业档案工作是企业管理的基础，而企业文件材料的归档则是这个“基础”的基础。没有了归档也就没有了档案材料，没有了档案材料，企业档案工作也就成了无源之水。长期以来，企业档案工作的重心放在档案的规范化管理和档案信息的开发利用上，并在这个方面取得了不小的成绩，但忽略了作为企业档案工作基础的文件材料的归档工作。实际工作中有档不归、归档不全、图物不符等现象屡有发生，给企业带来不可弥补的损失。
《国有企业文件材料归档办法》就是针对上述现象，为了加强企业档案信息资源建设，推动企业档案管理工作的进一步发展而制订的。该《办法》规定了国有及国有控股企业文件材料归档工作的任务及工作职责，特别提出要建立文件材料归档责任追究制度，明确了不同时期不同来源不同载体形式的文件材料具有保存价值的都应归档，提出了不同类型、形式的文件材料的归档时间，确定了一个国有企业文件材料归档范围主要框架，并对文件材料的形成质量、文件材料的归档和整理过程提出了要求。按照该《办法》提出来的原则和要求做好企业档案材料的归档工作，必将使全国企业档案信息建设提高到一个新水平。
因此，当前档案部门的一个重要工作就是要做好《国有企业文件材料归档办法》的学习、宣传和贯彻工作。要通过各种形式的学习、宣传和贯彻的活动，提高企业员工的归档意识，提高广大员工贯彻该《办法》的自觉性，提高广大档案工作者贯彻该《办法》的准确性。同时档案管理部门要严格执行该《办法》，把该《办法》规定的原则和精神真正贯彻到企业档案工作中去，做到有章可依，违章必纠。
《国有企业文件材料归档办法》要求国有企业要将文件材料的归档工作纳入企业各项工作计划、领导工作议程和有关人员的岗位责任制中去，真正做到将文件材料的归档作为企业管理工作的一个环节，并把文件材料归档是否齐全、完整作为衡量一项工作是否完成的一个重要标准。
《国有企业文件材料归档办法》要求归档的文件材料应为原件，归档后不得更改，从而达到通过档案加强对国有资产进行监管的目的。社会主义市场经济体制要求政府不直接管理企业，但不是对国家投资不管不问。历史的记录是不可抹杀的，只要有完整、准确的档案存在，任何人都不能夸大成绩或者低估资产，更不能凭空编造。国有企业文件材料归档齐全、完整，可以使国有企业在接受国有资产监督管理部门监管时，也能用原始、真实、有效的档案信证明自己的业绩。
《国有企业文件材料归档办法》虽然是针对国有及国有控股企业而制订的，但是其中对企业文件材料归档所提出来的许多原则和规定对于其他所有制形式的企业也是有很强的参考价值的。非国有企业也完全可以参照此办法，确定本企业的归档范围，完善本企业的归档制度，推动本企业档案工作的进一步发展。
2004年，国家档案行政管理部门将把贯彻、落实《企业档案管理规定》和《国有企业文件材料归档办法》作为全年工作的一个重要任务，并着手起草《企业档案管理业务规范》，进一步完善企业档案管理规章、标准体系建设。与此同时，还将就企业档案工作面临的一些问题，如在企业信息化建设中如何加强企业档案信息化建设，在驻外机构、境外企业迅速增加的情况下如何加强驻外机构、境外企业档案工作，在一些地方的民营企业档案工作已经有了很大发展的情况下如何以民营企业档案工作的好经验来引导民营企业档案工作健康、稳定地发展等，进行调研，并提出具体意见，以此推动全国企业档案工作的进一步的发展。
关键词：船舶档案管理；新理念；信息化
中图分类号:F407.474 文献标识码：A
引言
随着社会经济的不断发展和科学技术的迅猛进步，我们社会已经金热了信息化的时代。在此时代背景下，加强信息化建设以成为各行各业的必然要求。船舶档案能够较为准确的反映航道及水运的发展轨迹。因此，加强船舶档案管理的信息化建设对航道的维护、建设等具有更加重要的作用。
一、创新档案管理理念，实现船舶档案管理信息化的积极作用
（一）提高船舶档案管理的办公效率
在传统的手工式档案管理中档案的收集、整理、保管、分类等各个环节都需要人工的参与，而众所周知人工参与的过程中出现失误的几率较大，对档案管理造成了极坏的影响。而实现船舶档案管理信息化则可在一定程度上有效保证信息录入的准确性，进而达到节省时间的目的，使档案管理工作的办公效率得到明显提高。
（二）信息化管理有利于船舶信息资源间的共享
传统手工式的档案大多仅有一份，复制或抄写较为困难，对需求信息的查找也较为困难，因此在管理上难以实现船舶信息资源的共享。而实现了船舶管理的信息化后，对计算机、网络、大型数据库等技术的应用就使船舶档案的管理显得更加便利，资源之间的共享就更加方便。
（三）信息化管理有利于船舶档案的稳定性保存
传统的纸质档案在保存方面的稳定性不够高，尤其是纸质的信息特别容易受到外界环境如火灾、水灾、腐蚀、虫鼠啮咬等严重影响。即使不受外界环境的影响，经过较长时间后纸质档案必然会出现各种自然损耗现象。但是，档案的信息化管理则可以使档案信息与档案载体之间实现异质分离，以便于信息化档案的长久保存和及实的查询利用。
（四）信息化管理有助于提高船舶信息传递的速度及安全性
在日常的档案管理工作中，文件之间的相互传递通常采用传统的邮政系统手段，一方面传送时间会受到距离长短的限制，另一方面还常常会发生工作人员将某些文件在传递过程中丢失或延误的情况，给档案管理人员的归档工作及其他人员的检索利用带来很大的不便。而利用计算机网络技术进行管理，则可以直接通过网络进行传递，有效地提高了文件传递的安全性和及时性。
二、创新档案管理理念，实现船舶管理信息化的有效措施
（一）深化对船舶档案管理的认识，加强组织领导
要想创新档案管理理念，实现船舶档案管理信息化，首先应当深化相关工作人员对船舶档案管理的认识。这就要求各局、分局及船间的各级领导尤其是主管领导必须加强档案管理的责任意识，充分认识到船舶档案管理在航道事业发展过程中的重要意义。其次，应加大船舶档案管理的硬件设施建设的资金投入，为档案室配置计算机、打印机、扫描仪、复印机等现代化办公设备。
（二）建立健全船舶档案的三级管理机制
除深化对档案管理的认识外，建立健全船舶档案的三级管理机制也是创新档案管理理念、实现船舶档案管理信息化的关键所在。这就要求船舶信息化管理工作必须明确各级管理人员的职责，实现管理的制度化、规范化。其一，明确档案管理督导员职责，即制订相关管理规定及规章制度，负责各种资料、报告、文件的收集整理和归档管理；制订船舶维修、保养方案、计划，督促员工按操作规程行驶船艇和按规定对船舶进行保养、维修；制订各种应急方案，掌握天气变化情况，正确指挥船艇机动，保证船舶在紧急状态下按正确方法操纵，确保船艇安全等。其二明确船舶管理员的职责，即定期对船舶状况进行排查，并将检查的结果及时归档；加强对船舶动态监控，及时对驶入非运营水域附近的船舶、违反安全管理规定的船舶发出警告并及时采取有效措施；发生水上交通事故立即向船务部主管领导报告并接受海事部门的调查处理等。其三明确船舶岗位人员职责，即协助档案管理员将各个传播的信息落实到位，确保信息的准确度；对于存在安全隐患或重大不安全因素，及时汇报并进行整改或停止作业，并及时记录相关信息；协助健全各种管理制度等。
（三）进一步推进船舶档案管理的现代化进程
随着社会经济的发展和科学技术的不断进步，进一步推进船舶档案管理的现代化进程则显得十分重要。这就要求船舶档案管理必须进一步引进科学的管理思想，并不断创新管理方式。尤其是面对信息网络时代的冲击，尽快使船舶档案管理脱离传统的手工管理逐步变成计算机管理，运用计算机加强船舶技术档案管理的收集、传递、开发和利用，充分发挥计算机技术在档案管理中的积极作用。如利用计算机条码技术将各个船只的机械设备进行编码，然后统一录入计算机数据库。这样就可以利用数据库管理技术对各个船只的使用情况、维修保养情况等进行汇总、整理和管理，以提高档案管理的质量及效果。
（四）加大对船舶信息的开发力度
加强档案信息化管理的目的就是方便日后对信息的利用。因此，加大档案部门对船舶技术档案的利用率及对信息的开发力度，也可以加快档案管理的信息化建设。这就要求船舶档案管理人员在日常工作中坚持服务的宗旨，针对航道生产及船舶运营的特点，不断扩充档案服务的内容及领域，并提高档案服务额质量和水平。
（五）引进并培养档案信息化管理的人才
提高船舶设备档案管理人员素质也是实现船舶技术档案管理信息化的重要方面。因此，档案管理部门必须重视工作人员的素质培养，可定期组织开展一些档案管理的学术交流活动， 邀请档案管理专家来局讲座、指导，或组织档案管理人员到先进单位参观学习。其次，提高档案管理人员的政治素质，使档案管理工作人员要有高度的政治责任心、政治敏锐性和严明的政治纪律， 避免失密和泄密现象的发生。再者，应提高档案管理人员的综合业务素质。尤其是深造计算机应用及档案管理的能力，以保证档案管理人员队伍的稳定。
结语
综上所述，创新档案管理李奶奶，实现船舶档案管理的信息化建设对船舶行业的进一步发展具有重要意义。因此，我们必须从深化认识，引进和培养信息化管理人才，建立健全三级管理制度等方面不断探究实现船舶管理信息化的有效途径。
参考文献
[1]王焱. 创新档案管理理念实现档案管理信息化[J]. 黑龙江科技信息,2013,01:115.
[2]张莹. 创新档案管理理念实现档案管理信息化[J]. 黑龙江科技信息,2013,08:107.
现代计算机网络技术在医院也得到了广泛深入的应用，医院病历档案管理信息也进入了管理自动化、资源数字化、信息传递网络化的新阶段。在网络环境下，医院病历档案室应如何充分利用计算机网络技术，搞好病历档案信息管理与服务，满足不同利用者的需求，推动医院病历档案事业的发展。
1传统的病历档案管理与服务
1.管理方面传统的病历档案是以纸质为载体书写和储存，数量多、体质大。从档案资料的收集整理、编码索引、归档入库等需要耗费很多的人力、时间，工作效率低，常因患者出院后一些检查检验报告不全，而不能按时归档。纸质病历档案不仅怕水、怕火、怕虫、怕霉，而且怕散、怕乱、怕损、怕丢，储存保管工作要求很高，医院的病历档案一般都没有恒温防潮设备，储存保管工作难度大、安全性差。
2.传统的病历档案信息的服务，一般仅是在医疗机构的病案室向需求者提供资料检索统计、借阅纸质病历档案资料、复印或摘抄规定允许的病历内容，这种方式下病历档案信息资源利用的时间和地域空间受到很大的限制，病历档案信息利用社会成本高、利用效能低。
2病历档案信息服务对象，按服务范围可分为医疗机构内部服务和对外社会服务
1.对内服务主要是为医疗管理、教学科研活动、医疗护理质量控制、开展临床合理用药研讨、药品和医疗服务物价检查等提供服务。近年，随着医院医疗改革的深入，医疗法规的健全，医院管理走向规范化，教学科研能力的提升，加强质量管理防范医疗风险意识的提高，医院内部对病历档案信息的各种需求日趋增多。
2.对外服务一般是为社会和商业保险机构的保险理赔给付、司法机构的刑事民事案件取证、医学鉴定机构进行医学、患者异地诊疗、居民办理与健康和疾病有关的事项等提供服务。近年，随着社会经济的发展，医疗改革的深入，社会医疗保险向城镇和农村广大居民覆盖及对大病、特种病保险病种范围扩大，人们经济生活水平提高对预防保健需要增多，公民法律和维权意识不断增强，社会群体及个人对病历档案信息的需求就越广越深。
3网络环境下病历档案信息管理与服务措施
1.病历档案技术创新网络环境下病历档案信息管理与服务，其前提必须是病历档案信息电子化、传输网络化，即需要建立基于互联网环境下的电子病历档案系统。
2.建立网络管理与服务制度网络环境下的电子病历档案及信息服务，对病历档案管理与服务，既是技术上的变革，又是管理上的挑战。为推广网络环境下电子病历档案的应用和病历档案信息服务网络化，必须建立与之相适应的制度，使管理、服务规范化、标准化、程序化。我国至今还没有确定电子病历档案法律效力的有关法律，在目前医院采取纸质病历档案和电子病历档案并存的双轨制应用的情况下，必须建立电子病历书写、电子病历档案归档保管和利用制度，保证病历档案与电子病历档案内容的一致性，确保电子病历档案按照《病历书写基本规范》、《医疗机构病历管理规定》、《电子文件归档与管理规范》的规定要求进行书写、归档、保管、查阅、复制。
3.建立网络服务平台它是基于互联网环境下的电子病历档案系统中开设面对病历档案利用需求者开放的服务平台，让需求者在网络平台上进行具体需求申请，病历档案管理人员在网络平台对申请进行受理服务，主要包括以下方面：
一、城建档案法制体系还不完善
随着《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》等法律法规、规章制度的出台，和地方性档案工作法规相继实施，使城建档案事业有了法律依据和保障，推进了城市建设档案工作规范化、科学化。但是也出现一些依法治档的问题。一是城建档案法规建设不能适应快速发展的现代化城市建设的需要。目前城建档案工作已经发展成具有全国规模的事业，管理这个事业体系需要一个健全、完善的法律规章来规范和调整其中各个环节和活动，但城建档案立法工作进展缓慢，滞后于实际工作的发展需要。要使城建档案事务都能有法可依，有明确的行为准则，任务还很艰巨。二是部分省市出台了城建档案地方性法规，但是没有全国统一的法规，而且有很多地方对城建档案事业重视不够，还没有将其列入国民经济和社会发展的计划中，所以影响和制约着城建档案工作的开展。
二、城建档案法律意识薄弱
因为城建档案的社会价值和经济价值体现的周期比较长，所以人们对于城建档案知之甚少，对其地位和作用并没有真正的理解，认为城建档案没什么大作用，可有可无，以至于违法行为频繁发生。具体体现为一是不建档。许多建设单位、施工单位、监理单位在工程建设过程中没有专门的资料员，也没有进行档案收集和编制工作，工程竣工后也未进行竣工验收。二是应付档案。有的单位以复印件代替原件；不按规定加盖图章；不按规定标注数据和设计变更；为节省费用，不按规定进行器材实验，不报、虚报实验材料；胡乱编制以应付材料缺失情况。三是不归档。在工程建设中虽然产生了档案，但是不向城建档案馆报送，认为档案放在本单位归档也一样是归档，而且查阅起来方便，或者是因为编制严重不合格也不改正，干脆就不交。
三、城建档案行政执法人员的业务水平有待提高
城建档案执法管理面向工程建设各参建单位及城建系统相关职能部门，其涉及领域广，面对的情况复杂，这就要求执法人员不但要具有档案学、建筑学等其它专业技术知识，还要有相关法律知识，如行政处罚法、保密法、文物保护法、著作权法等方面知识。此外，行政执法工作还要求工作人员具有很好的沟通、协调和处理应变事务的能力，在完成宣传、教育和依法治档工作的同时，要得到相对人的理解和配合。随着计算机及网络技术的发展，城建档案馆的信息化水平急需提高，引进先进的技术和科学的管理模式成为当下面临的一项新课题。所以，城建档案的所有工作人员都必须提高应用计算机的能力，推进城建档案管理向现代化、电子化管理迈进。有些同志思想保守，认为档案部门社会地位不高，依法治档难以开展，工作有为难情绪，导致了依法治档的力度不大。
以上都是制约城建档案行政执法的原因，为了更好的加强城建档案执法工作，依法查处违法行为，妥善解决城建档案执法中存在的问题，现提出以下建议：
一是完善城建档案法制体系。目前全国范围内的城建档案法律体系中，《档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《中华人民共和国建筑法》是城建档案工作最基础的法律依据，是《建设工程质量管理条例》的上位法，而对城建档案的管理工作做出具体规定的只有建设部的《城市建设档案管理规定》。《城市建设档案管理规定》作为国务院部门规章必须具有通用性和普遍的指导作用，因而不可能涵括各个方面的内容，符合各地的实际情况。另外，建设部的《城市建设档案管理规定》的法律效力低于行政法规，各地在出台地方性法规是不能将其作为法律依据，这也使得地方的立法工作难度很大。
城建档案管理工作不仅仅涉及城建单位，它还与市政公用、规划、交通运输等多个部门都有联系，光靠某一行政部门的努力显然力度不够，只有依靠完善的法律制度明确各部门职责，才能协调好各部门的关系，提高城建档案工作水平。
因此，完善城建档案法律体系，应该国家和地方上下联动，由国务院适时出台行政法规为全国的城建档案工作提供指导方针，地方行政主管部门应该及时将各地的具体情况向上级部门逐级反馈，使得上级的立法符合具体工作的需要。在国家没有出台全国性城建档案管理法规前，地方城建档案管理部门也符合上位法规定的范围内探索出台符合本地实际工作情况的地方性法规、规章，使科学、合理的工作程序上升到法律层面，进而也为国家的立法工作提供基础数据和实践经验。
二是加大城建档案法律法规的宣传服务，提高全社会对城建档案的认识。建设工程是百年大计，在建筑物使用期间，会遇到对建筑物的改建（包括装修）扩建或拆除活动，以及在其周边进行建设活动，评估对该建筑物可能的不利影响，发生突发事件时查阅相关的图纸资料等，都要参考原始的勘察、设计、施工等资料。因此，要加强对建设工程项目档案的收集、整理、归档情况的业务指导和监督管理，同时由建设行政管理部门牵头，争取法制、档案、安全监察等部门的配合，加大普法力度。通过各种宣传工具和宣传形式，向全社会广泛宣传城建档案的法律、法规，宣传城建档案在城市建设和管理中的重要作用，增强全民城建档案意识，让全社会都认识、关注、重视城建档案，通过典型案例，使他们体会到把齐全的工程档案移交城建馆存档有利于其日后的查询利用，进而达到合作共赢的良好局面，从而自觉地向城建档案馆报送工程档案。
关键词：高校档案；信息化；矛盾问题；措施办法
现阶段，随着计算机技术和信息技术不断发展，高校档案信息化建设也在深入推进，档案信息“四化”（即存储数字化、传输网络化、管理自动化、服务远程化）已经成为高校档案管理工作的必然发展趋势。信息化条件下，如何运用新思路新办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，更好地为国家高等教育服务，成为当前各高校档案工作面临的新课题。
1 存在的矛盾问题
1.1 档案管理人员的业务能力偏弱，编配不合理
一是相关管理人员重视程度不高。没有充分认识到工作的必要性及其对整个学校发展中扮演的重要角色，单纯地将档案工作视为一个附带性质的工作，认为此类工作对学校的管理工作无关紧要。不少档案管理人员抱怨：档案工作不是中心工作，业务上属于小岗位、冷专业，排不上队，摆不上位，不受关注，没有前途。因此，在实际的工作中，思想意识上忽视档案管理的作用，实际行动上对档案管理的支持不够，档案事业发展缺乏规划与总结。此外，在固有思想及不合理体制的约束下，高校档案管理部分通常只重视档案的基础性管理工作比如整理、编目及查阅等，对于档案社会服务功能等方面的工作建设却无实质性的操作措施。二是管理人员业务水平不高。档案管理工作对于工作人员的要求需要具有非常强的专业性质，如果工作人员没有具体的专业知识以及技能，就难以胜任档案管理工作。目前，高校档案管理中，相关管理人员专业素质不高的问题比较突出。高校档案队伍相对于一般企事业单位的档案队伍文化水平偏高，但真正科班出身、从事专职档案管理人员比较少。很多兼职档案管理人员未接受全面档案管理专业培训，业务能力和专业知识技能较差。懂计算机、网络技术等现代管理手段的档案管理人员数量更少。三是档案管理体制建设不健全。目前我国高校档案管理工作虽然以档案法要求为目标，配备了档案管理的领导机构与工作人员，但在人员的配置、档案管理的具体制度等方面投入力量不足，致使档案管理工作效率低下，甚至出现了一些高校档案资料归档整理不及时，造成档案资料不齐全，查询使用困难的不利局面，严重影响了高校档案管理工作的效率，弱化了档案管理工作应有的功能。
1.2 档案管理工作效率低，缺乏相关基础性设施
高校档案管理工作一项较为复杂的工程，目前高校中大多数档案为纸质档案，在进行档案分类、校订中通常需要大量人员协同合作才能完成，而且工作的质量无法得到可靠保障，严重耗费人力资源，工作效率低下。高校档案管理中，因为相关投入资金的缺失，导致档案管理部门无法配齐信息化设备，基础设施的滞后造成了我国现阶段大多数高校的档案管理仍处于一个高度依赖人力操作的阶段，这种现象使得高校档案管理的发展陷入停滞。此外尽管一些高校在硬件建设上配备了大量的计算机，但实际的管理工作还依靠人工，大量的信息设备成了摆设。另外由于相关档案管理计算机软件在编制过程中，计算机编程人员对档案管理工作缺乏认识，导致开放出的管理软件实用性不强，无法胜任高校档案管理工作。
1.3 资源共享存在弊端，档案资源利用率较低
一是信息收集与统计过程中存在信息重复收集。目前高校的档案管理分工较细，人事档案管理及学生档案管理隶属不同管理部门，导致在对信息收集与统计过程中存在信息重复收集，资源无法实现共享，浪费人力物力。此外今年来随着高等教育体制的改革，许多高校是由一些学校经过合并重组而成，这就使得档案管理工作面临了很大挑战，一些新问题也随之出现。比如学校档案流失、档案整理归类困难及档案交接困难等。二是一些高校档案馆藏单一.不能满足档案需求。档案编研工作是一种高层次的档案服务形势，将零散的各类档案系统化、条理化，能够为学校的各项工作提供准确的、系统的档案史料。这些档案史料从不同侧面反映学校的情况，对于总结经验、指导工作、业务查考具有现实作用，是系统的、高效的参考资料。。学校的档案、图书、情报、资料同属文献范畴，共同构成社会的信息服务体系，彼此之间应该建立联合目录，实行资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力.能够实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，更好地满足社会多方面的需要。
2 对策措施
2.1 强化责任意识，优化高校档案管理模式
档案管理工作较为繁琐，需要管理人员具备足够强的责任心，良好的职业素养及思想政治素质有利于管理人员提升事业的荣誉感，在工作中实现自我价值。有句话“档案工作是个良心活，好汉不愿干，懒汉干不了”。责任意识不强，干事敷衍拖拉，体现到业务工作中就会造成档案材料归档不及时、收集不全、信息“老化”，档案服务质量必然打折扣。只有增强责任意识，才能做到对组织负责、对历史负责、对本人负责。档案工作者要刻苦钻研业务知识，熟练把握各项指标要求，吃透各项制度规定，严格落实日常管理制度，只有这样才能保证档案的及时、有效利用。要创新服务观念，拓展档案利用的价值空间。档案工作必须始终坚持把服务放在首位，变传统的“守摊式”服务为“应用式”主动服务，使档案工作更高层次、更大范围发挥服务保障效能。信息化管理理念及团队合作的精神是实现高校档案信息化的关键所在，要通过树立信息服务理念，加强管理队伍间的相互协作，为档案管理工作的顺利完成提供重要保障；而通过运用先进的管理手段，能够有效地提升高校档案管理工作的水平，适应信息化档案的管理建设，提高档案管理的工作效率，以有效的资源投入获取较大的成效。
2.2 搞好顶层设计，增强制度规定的生机活力
制度规定要着眼实际与时俱进，一要适应历史发展实际，适当调整档案材料有关规定。可考虑删除家庭出身、家庭经济状况等参考价值不大的表格项目，增加性格特点、爱好特长、指纹信息等能反映个性特征的栏目；可适当增加个人年度总结、考核材料、民主测评结果、述职（述学）报告、专业技术成果、参加重大活动等反映现实表现的材料。可考虑建立合理的监督机制，改革档案不能与个人见面的规定，实现双向互动的档案材料信息常更新常维护。二要紧贴工作实际，形成更加细化、具体化的操作机制。在规范档案日常管理方面，根据有关要求，结合实际，制订细化完善《人才信息中心岗位职责》、《档案库房管理规定》、《机房管理规定》、《信息查询规定》、《档案借查阅规定》、《安全保密规定》等制度规定。其次，还要建立完善各项登记，如档案接收、转递、借查和销毁档案材料，以及入网审批、系统备份、信息收集查询、数据库维护等。同时，进一步明确各级机关、各类人员的岗位职责，做到统一规范、各司其职、办事有据。三要形成督促检查机制。为了及时发现、解决问题，要不定期的对所属单位档案室进行实地检查，通过勤帮多促，不断推动档案质量建设。对管档人员，要定期考核政策水平，业务知识和实际操作技能，搞好资格认证。凡因工作失职、管理不当，导致档案缺件、假件，造成不良后果的，坚决追究管档人员及有关领导责任。
2.3 立足长远发展，加快高校档案信息化管理建设
为适应日益发展的信息时代的要求，高校应把档案室建成各类数字信息资源库，并逐步使其内容扩大到文件、资料、语音、视频、图形、图像等更为广阔的领域，从而使档案信息资源库通过计算机通信网络连接成为关系国计民生的超大规模的战略知识库，使档案真正为学校的各项工作服务。档案工作人员须不断加强业务知识学习，积极探索档案工作在实践中的发展规律，运用科学的管理方法来指导现行的高校档案工作。要加大现代化设备投入，制定统一的标准来配置现代化办公用具和自动化设备，加快档案信息化建设，努力推进档案数字化、纸质材料电子化建设，建立电子档案查阅网站，丰富网上信息资源，为档案工作提供快捷、高效、多功能服务奠定坚实的物质基础。同时要转变观念，规范简化网上查阅程序，拓展服务范围，增强服务的有效性和主动性，以服务手段的创新来促进档案服务效能提高，最终为高校发展提供更好的服务。
