时间：2023-05-30 09:25:32
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇工程项目档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：棚户区；改造；档案；管理
伴随着我国经济的进一步发展，社会主义现代化建设也步入到快速发展阶段，尤其是十三五规划以来，国家更是给予了社会建设工程更高的重视，切实从民众角度出发，真正实现民生改善的目的。目前，群众最为关注的内容就是居住条件，而棚户区改造工程则是切实改善民生的重要举措。在开展棚户区改造项目时，需要真实的将相关资料和信息予以记录，同时以档案的形式保存下来。因此档案管理工作当属棚户区改造工程项目管理中的重要内容。
1项目档案管理的内容
目前在实施棚户区改造工程项目的时候，无论是前期、中期还是后期阶段，都需高度重视整个工程项目的建设。同时，在记载工程任务相关内容的时候，务必要保障准确、完整，且最终应该以档案的方式保存下来。近年来，随着城镇化建设步伐的逐步统一，棚户区改造工程项目的数量也迅速增加，因此也对工程项目的档案管理工作提出了更高的要求。在棚户区改造工程项目建设的前期、中期和后期阶段的所有内容都纳入到档案之中，确保档案的完整性[1]。对于棚户区改造工程项目来说，关于档案管理的工作内容主要如下：①棚户区项目开始改造之前，关于棚户区的音像、照片资料，棚户区改造项目招投标阶段、立项审批阶段、产权产籍和勘察设计方面所产生的文件资料等；②棚户区改造项目施工过程中，拆迁回迁和工程项目管理等方面的资料等；③棚户区改造工程项目在竣工验收环节中，所产生的一系列的图表、文字和电子形式载体等方面的资料。由于棚户区改造项目涉及的内容较为广泛，因此档案管理工作的难度也相对较大，更需要档案管理部门强化管理工作，提升管理水平。
2工作中面临的主要问题
2.1档案管理工作水平较低
一般来说，对于棚户区项目进行改造的时候，源自于多种因素的影响，导致档案管理工作水平整体偏低。例如，通常在进行棚户区改造的时候，即便成立了相应的领导小组办公室，但是仅为一个宏观的管理单位，并没有实体。领导小组虽然管理、监督和协调棚户区改造工程的项目施工以及竣工验收等工作，然而却未能对招投标、项目立项等相关内容进行涉及，使得工程项目的档案管理工作明显存在缺项，不能形成一个完整的棚户区改造项目档案管理流程，进而导致整个档案管理水平偏低[2]。
2.2档案管理工作不够规范
棚户区改造工程项目作为一项直接关系到民生的工程项目，受到国家的高度关注。因此具体到工程项目实践中，档案管理人员影响分类整理照片、音像以及文件资料，最终做好归档处理。然而现实情况下，由于没有一个规范化的档案管理工作流程，使得音像档案的管理较为混乱和分散。由于音像档案资料的形成可以来自多个部门，诸如新闻部、棚户区改造领导办公室或者开发商等，不同部门所形成的音像档案是单独管理的，进而导致整体档案管理工作较为混乱。
2.3没有统一的档案管理部门
现阶段，棚户区改造工程项目是基于市场化条件下运作的。同时在开发和建设棚户区改造项目时，通常不是由一个开发商完成的，可能涉及多个开发商。虽然工程项目建设过程中相关的档案资料以及城市规划等资料最终可以存放在城建档案管理部门，然而涉及到的拆迁回迁、产权产籍方面的档案资料却留在开发商手中。正是由于缺乏一个统一的档案管理部门，导致棚户区改造工程项目的档案管理工作成效不佳。
3有效管理的措施
3.1构建完善的档案管理体系
完善的档案管理体系有：①构建招标承包责任制。开始建设棚户区改造项目前，首先做好招投标工作。建设单位应在招投标的合同条款中，明确规定档案管理的相关要求，促使能更加规范的进行招投标阶段的档案管理工作；②构建项目法人负责制。因棚户区改造工程项目的施工周期较长，涉及的内容也较多，因此需要基于项目法人负责制的基础上，强化施工各个阶段的管理工作，确保整个工程项目全过程中的档案收集整理工作得以有序开展，确保了档案的真实性和完整性；③健全档案管理相关制度[3]。从档案的收集、归档时间、归档方法等方面予以严格要求，确保档案管理工作得以规范开展。
3.2强化对档案管理人员的培训工作
为了全面提升棚户区改造工程项目档案管理工作水平，需要不断强化档案管理人员的综合素质和业务技能。不仅需要强化档案管理人员的档案管理方法、要领、基本操作步骤、相关档案管理规范等内容，还应该不断从档案管理人员的职业道德、责任心、工作态度等方面着手，做好相关培训工作，进而全面提升棚户区改造项目档案管理工作的质量和效率。
3.3严格落实档案管理工作职责
棚户区改造项目建设时存在多种档案资料，需要对其进行分类归档，并及时保存。在具体档案管理工作过程中，需要全面落实相关人员的档案管理职责。与此同时，工程项目的设计、勘察以及监理等相关单位，也应该针对工程项目建设期间所产生的各种文件资料等进行及时的收集，加强施工各个环节中的档案管理工作，从而实现更为规范和完善的档案管理目的。
4结束语
总之，棚户区改造项目利国利民，需要给予高度重视。在棚户区改造工程项目建设中，档案管理工作的重要性不言而喻。在棚户区改造工程项目中，通过构建完善的档案管理体系，强化档案管理人员的综合素质，落实档案管理人员的管理职责，进而为棚户区改造项目的顺利开展及工程竣工后的交付使用奠定坚实的基础。
作者:孙彩霞 单位:滨州市城市建设档案馆
参考文献：
[1]史春光.伊春市林业棚户区改造工程项目施工管理[D].吉林大学,2015.
关键词：文件材料；试听档案；新时期；档案管理制度
1项目档案管理是什么
技改大修工程项目档案是指整个项目工程从工作开始到结束这期间所有的需要归档的文件材料。这些文件材料的形式包括文字材料、图表材料、图纸，也包括声像材料、电子光盘等。材料的内容包括技改大修工程项目过程中的策划、实行、完工等一系列工作生成的文字材料。项目档案管理工作能够确切的体现工程在施工过程中的各个细节，也可找出为什么会发生工程事故，在很多工程建设的地方都有重要的价值。
2为什么要提升技改大修工程项目档案管理水平
档案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三个方面是为什么要加强技改大修项目工程的档案管理。一是档案管理工作的要求，技改大修工程项目档案管理是工程项目中重要的环节，有着举足轻重的地位。在新时期，做好电力系统技改大修项目工程档案管理是可以为电力系统工程项目带来美好的前景。二是提升项目工程建设的科学有效性，用文件材料将项目工程的各个工作环节联系起来，可以增强对工程建设的整体把握。将工程项目建成的过程形成历史材料，可以真实的表面在工程项目建设中产生的问题，为完善工程项目建设提供更好地解决方案，从而提高技改待续工程项目的科学性。三是档案服务和档案利用的本质要求，档案管理的最终目的是有效利用档案，提高档案的利用率，为项目建设未来的发展目标提供保障。
3档案管理工作存在的缺陷
3.1对项目档案管理工作不够重视
在工程项目档案管理工作中往往存在重视设计而轻视档案的问题。因为相关专业人员短缺，在一般的地市级只有一名人员专门负责技改大修，需要管理规划可研、计划下达、项目管理研究等一系列工作。领导更注重经济方面的问题，而技术人员则注重项目工程的进度、施工质量、施工安全等，缺少对一些重要文件材料的归档。例如说项目工程在施工过程中的来往信函、设计变更记录、领导批复等重要材料，都没有专业人员对其进行系统的管理，导致会出现归档的难度系数大、归档不全问题。还会出现文件档案资料的签字盖章不齐全，对于服务类合同也没有写签订日益，档案资料的时序性也不满足相关要求等。
3.2档案管理制度不科学，管理人员自身素质有待提高
现在很多电力企业都没有将工程项目档案归档进行立项，也没有纳入工作领导小组中。企业电力系统一般注重提升工程项目的专业技术和项目在施工过程中的具体情况。很多电力企业没有健全档案管理制度，缺少专业的档案管理人才对档案进行系统的管理，导致许多档案资料都得不到规范的保留。在项目施工的过程中，没有人对项目档案材料进行跟踪，这将导致档案材料的收集难上加难。而且项目档案管理本身就是一项专业性强的工作，需要一些专业管理人员对档案进行归档，管理人员既要懂档案管理又要懂电力系统项目工程，但是在现实情况是很多人员都不是专业的档案管理人员，自身专业素养的不足，严重影响了档案管理的有效性。
3.3视听档案的保留不齐全
视同档案材料主要是指声像材料，这些声像材料会辅助一定的文字材料加以解释说明。视听档案材料是技改大修工程项目管理中具有影响力的材料，在档案管理中占有重要地位。但是现在很多电力企业在工程的施工过程中都不重视视听材料的保留，而只关注到项目工程建设的好坏。对于视听材料的管理没有设立专门的管理人员，或者是管理人员的专业素养不够，这都对视听材料的保留存在一定的影响。在这种情况下设立的视听材料管理数据库，导致视听材料不齐全。
4如何加强档案管理工作
4.1加强项目档案管理人员的工作意识
重视理念建设可以保障档案管理的科学性、有效性，也是工程建设过程中各项管理工作能够顺利实施的保障。只有领导的意识正确了，工作开展的到位了，才能使档案管理工作得到有效的实施。并且现在很多技改大修专责对档案管理工作的认识度不够，为增强各专责的归档意识，要加强培训，培养其自身的综合素质，锻炼工作技巧。同时要加强管理人员学习档案管理知识，使管理人员及时掌握先进的管理方法和技术，促进其能够主动收集整理档案材料，保证档案材料的完整性和有效性。
4.2完善项目档案管理制度和管理内部的组织结构
电力企业内部要设立专门的档案管理制度以维护档案管理人员的权责，确立归档部门最后审核的具体要求。必须非常重视归档工作，最后一项归档工作的审核在没有通过的前提下不能够进行下一步的具体工作。档案管理工作需要建立系统性的体制机制，电力企业也要将档案管理部门加入到工程项目的建设的组织结构中去，将档案管理工作与实际项目工作在施工的过程中联系起来，让档案管理工作融入到项目管理中去，参与到项目建设中去。
4.3加强项目工程进程与归档工程建设的一致性
电力企业必须加强项目工程进程与归档工程建设的一致性。在项目工程的施工过程中，必须做好每一个环节的项目档案材料，因为这些材料一旦丢失就会严重影响到后期工程项目的开展。所以在工程项目的建设中我们要设立专门的档案管理部门，将档案管理的工作与项目工程的工作齐头并进，使归档工作更加的系统，从而整个工程项目最终的验收打下基础。
关键字：重点水利工程 档案管理
水利工程是国民经济重要基础设施，与经济建设及人民群众生命财产安全息息相关，关系到广大人民群众最现实最直接的利益。加强水利建设，提供安全的水环境，有利于社会环境的稳定和发展环境的优化。各级政府十分重视水利工程建设，不断加大投入，兴修水利设施，加固原有堤防、水库工程，提高防灾等级等，其在保障城市人民生活正常进行和预防及抵御自然灾害方面有重要作用。珠海市政府近年来重点建设竹银水源工程、白蕉联围、小林联围、乾务赤坎大联围和中珠联围等水利工程项目。竹银水源工程是贯彻落实国务院批准的《保障澳门、珠海供水安全专项规划报告》，解决澳门、珠海咸期供水安全的关键工程。
水利项目档案是水利工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，其既是水利工程建设、维修、管理、改扩建的重要保障，又能为当地经济建设和水务事业发展提供服务，所以，做好水利项目档案工作对推动当地经济可持续发展具有十分重要的意义。由于水利项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案数量大、载体多样、保存价值高。当前，随着国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面政策的变化，对工程档案的收集、管理、归档、流向提出了新的问题。笔者结合工作实际，对如何开展水利工程档案工作提出一些看法，以期对水利工程项目档案工作有所裨益。笔者认为做好水利项目档案可以按照以下要求来开展：
一、建立项目档案管理组织架构
项目档案管理机构是项目档案工作的重要保障，没有相应的档案管理机构，档案工作开展必受影响。因此，在组建工程建设（筹备）处时的同时，就应考虑设立工程档案管理领导小组，小组必须由单位领导、有关科室负责人和专职、兼职档案管理员构成，形成层层把关的体系。一般情况下，由单位领导任组长，科室负责人任成员，专、兼职档案管理员具体负责工程项目资料的整理归档工作。建设单位在完善档案管理组织的同时，要求勘测设计、施工和监理等参建单位，必须明确一位主要领导或负责人分管工程档案资料工作，并建立与工程档案资料工程任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，统一管理工程档案资料。水利工程一般都是省、市重点建设工程，其建设规模较大、时间较长、要求严，在施工中还会创造许多新工艺、新技术，如果没有领导的高度重视，没有统一机构抓总，没有相关部门和施工一线技术人员的认真负责，没有档案管理人员的勤奋敬业，是不可能高质量完成这些工作要求的。
二、加强与档案行政管理部门的联系，寻求密切的档案业务指导
要使工程项目档案工作获得持续、均衡、快速发展，就必须重视加强与档案行政部门的联系，接受档案业务指导。从工程建设一开始，建设单位就要及时取得当地档案局的支持，自觉将项目档案工作置于档案行政管理部门的指导和监督之下，确保档案工作在高起点、高标准的层面上展开，对检查中发现的问题及时整改，并由监理形成书面意见报当地档案局和建设单位备案。当然，业务指导是双重性的，作为工程建设单位，对上，要接受上级主管部门和档案部门的指导与监督，如省水利厅、省、市档案局等；对下，则负有对各参建单位档案工作进行监督与指导之责。可以通过到各参建单位调研、实地指导、办培训班和召开业务工作会议等措施、途径，了解各参建单位的档案工作情况，促进各单位业务工作的交流，从而提高档案工作水平，在此基础上，制定适合本项目的档案工作规划。
三、项目档案管理工作与工程项目建设同步
项目档案管理是建设项目管理的重要组成部分，项目档案管理工作必须与工程项目建设同步进行，这既是国家相关档案法律法规的规定，同时也是保证项目档案完整、准确、系统归档的重要监控措施，通过同步进行，做到项目档案在形成的同时就能全部归档。因此，档案管理工作与项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理、工程结算、竣工验收同步进行，对各阶段形成的文字、图纸、图表、声像、计算材料（含电子文件）进行收集、积累、整理，对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、备忘录、协调文件及领导视察活动等资料，在形成的同时悉数归档。如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。按照集中统一领导、分级管理的原则，建设单位对工程档案工作进行统一领导，对项目档案实行综合管理。在项目建设过程中，档案人员负责工程档案的监督和指导，对建设工程档案管理工作实行全程监控。坚持“谁产生，谁立卷”的原则，指导项目前期立项审批、招投标、合同勘察、设计、拆迁、施工、监理、竣工验收等档案的立卷移交工作；定期到工地现场监督指导，督促监理人员对档案质量把关，提出整改意见，对档案进行复检，并把复检情况进行通报。
四、项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理
项目建设单位必须在项目的招标和签订设计、监理、施工合同或协议时，设立专门条款，明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等；明确档案收集、整理、验收、考核、归档的份数、竣工图的套数、电子文件的格式、档案质量等等方面的要求。同时，要在合同中明确档案内容与质量达不到要求的，参建单位应负有的责任，以及相关的处理措施。珠海市的水利工程在项目档案同方面，主要规定了施工单位在未完成归档工作（办理移交手续）前，暂不返还其工程质量保证金；工程竣工档案没有通过档案行政主管部门及建设单位档案室的预验收，不能进行工程结算，并暂不支付施工单位的工程尾款；设计单位、监理单位在未完成归档工作前，都暂不支付设计费尾款。通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施，强化各参建单位的责任，同时采用经济手段实施监控。
五、深入现场收集档案资料
水利工程项目档案的大部分原始资料产生于施工过程的现场，档案人员应亲临施工现场，收集资料。如果，建设单位只是坐等参建单位移交档案，而不深入现场指导和强调档案的收集，有可能丧失最好的收集档案的机会。因此，应针对性地列出需收集的资料名目，根据工程进度，与项目经理、施工员甚至领班密切联系，争取配合，做到该签证的就现场签证，该取样的就现场取样，该检查的就现场检查，该记录的就现场记录，能够做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。在收集资料时，必须十分注意资料的精确度。为此检查后一定要核对，发现问题及时解决。检查复核的主要内容包括：施工阶段形成的文字资料签证手续是否完备；检查检测记录是否准确符合规范要求；隐蔽工程的记录是否详细、准确；原材料如钢材、水泥、砂子等的出厂合格证明和取样检测试验报告是否真实。
档案人员要积极与驻地监理工程师配合，充分发挥驻地监理工程师的作用。因为驻地监理工程师全天候在工地上监督管理，对工程的进度和施工人员的素质最了解，对使用的原材料也最清楚，同时几乎所有的进场原材料和施工资料均需经驻地监理的检验及签证才有效。所以充分调动监理的积极性是保证档案资料能有效收集的有力措施。
六、强化审查，严格验收项目档案
根据《国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发的通知》，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。对项目档案的验收做到规范、严格把关是保证项目档案质量的重要环节。档案验收要坚持每个分部工程验收时，同时进行档案验收。每个分部工程验收前，档案人员、工程一线技术人员以及监理、设计、运行管理单位人员一起检查有关施工档案资料是否按竣工验收的标准制备。档案人员作为单位工程验收工作组成员，并在“单位工程完工验收鉴定书”上签字确认，无档案室人员签字，验收不予通过。档案正式归档移交前，成立工程档案审核工作小组，对按规定应该归档的资料进行归档移交前的审核，并邀请当地档案局有关人员对全部拟接收的档案资料进行检查，对检查中发现的问题，各单位核查后整改。在档案专项验收前，成立由建设单位分管档案工作领导、办公室负责人和监理单位总监组成的工程档案验收小组，通过对档案资料进行抽查、听取档案管理工作的报告、质疑答辩，形成自评意见和自评得分。
总之，重点水利工程项目档案管理工作是一个不断学习的过程，只有经过不断地实践与探索，才能更加牢固熟练地掌握它、运用它。同时，也只有经过不断地实践，才能促使档案管理工作不断完善和发展。
参考文献：
一、建设工程项目档案管理理念
建设工程项目档案是从项目立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字材料、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。项目档案主要包括立项文件（可行性研究、任务书）、设计文件、项目管理文件（包括招投标文件）、施工文件、监理文件、工艺设备文件、财务文件和竣工文件等，它是一个有机载体，其特点主要有三：（1）成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果，与总体的基建程序和专业内容衔接，构成项目完整的成套性整体；（2）专业性。不论是生产性建设项目档案，还是国防性建设项目档案或是民用工程，它都是专业技术活动的真实记录，包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、监理、竣工到建成使用的全过程；（3）现实性。它具有较强的现实使用性，是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节，是竣工验收的依据，是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。
二、建设工程项目档案管理现状
法制观念淡薄，对档案工作不够重视。有些单位错误地认为建设项目主要是以建设工程项目实体为主，项目档案管理工作可有可无，项目档案的收集、整理工作是档案部门的事，与己无关；一方面由于管理的不到位，另一方面档案意识的缺乏，导致项目档案工作没有领导负责，组织机构不健全，管理制度不落实，档案人员变动频繁，档案资料无人收集、整理和保管。当建设项目工程竣工进入验收时，才突击进行资料补收工作。由于平常不注意资料积累和收集，只能依靠少数人通过“回忆”重新进行“编撰”，严重影响了项目档案的真实性、原始性、准确性和完整性。
档案产权归属关系模糊，管理责任主体不明确。有的单位对项目档案工作缺乏统一管理，对设计、施工、监理等参建单位的档案工作缺乏统筹规划、组织协调和监督指导。而是错误地认为，档案工作是上级档案部门的事，甚至有少数建设项目指挥部认为建设项目建成竣工后，建设、施工和监理单位都要撤场，人员要转移到新的项目去工作，竣工文件资料要全部移交到接管维护单位。在这种思想支配下，有的建设单位既没有配备档案管理机构和档案人员，也没有主动增加投入配置档案工作必备的库房、装具等基础设施和办公设备，而是将竣工文件资料随便堆放在一起，档案资料保管工作存在着极大的安全隐患。
档案整理工作薄弱。不少单位的档案工作纯粹停留在收与管的层面，档案的整理工作难以提升，档案没有在项目建设中得到很好的利用。当前不少单位的档案主体观念存在偏差，影响了档案工作管理水平。不少单位几乎把人事档案当成了本单位档案的全部，而忽略了自身发展所形成的真正能确定命运的颇有价值的“主体”档案，直接影响了档案的开发利用和单位的发展。这是导致档案工作者在有的单位没有地位，可有可无的最主要的原因。
建设、监理和施工单位档案人员素质不高，未经过档案专业培训。目前较多建设项目参建单位并没有聘用档案管理的专业人员，而是由一些非专业的人员来兼职做档案工作。因没有经过档案专业培训，缺乏专业知识，只是依葫芦画瓢，盲目照搬其他单位档案管理中的做法，外加自己主观的臆想。这样整理出来的档案案卷质量不高，存在较多的个人习惯，缺乏通用性，难以保证档案的完整性、准确性、系统性和规范性。
三、加强建工程设项目档案管理主要措施
建设工程项目档案是工程建设的客观真实记录，它不仅能静态反映项目建设的全貌，而且能动态反映项目建设过程的变化和发展情况，是工程质量的直接反映。为贯彻国家档案局的规定，做好建设项目档案的归档工作，我们应做出以下方面的尝试和努力：
加强档案工作的组织领导。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作；成立建设工程项目档案管理工作领导小组，建立项目档案工作人员网络体系，明确工作职责。
制定符合实际情况的档案管理规章制度。首先要加强对建设工程项目档案工作的组织领导。根据建设工程项目的规模、特点和需要，合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系；其次要加强建设工程项目档案管理制度，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序，建设方与施工方、监理方签定合同时，要把档案管理规章制度纳入合同管理中，将档案收交质量纳入年度考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩，难成方圆”，建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠建设项目档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的档案管理组织架构和管理程序，就成为做好建设工程项目档案管理工作的根本保障。第三要坚持做到“四同步”即：项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完整同步。
强化建设工程项目档案工作标准化、信息化建设。建设工程项目档案工作信息化，是促进信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过建设工程项目档案信息化建设，能够实现对信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地支持领导者的决策和各级信息服务，潜在的经济和社会效益难以估算。而建设工程项目档案信息化的基础是工作的标准化，没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化，因此，档案管理部门要认真学习有关档案工作标准，研究档案工作业务规范，提高档案管理的标准化水平，为建设工程项目档案工作信息化创造条件。
定期开展资料整理、检查与监督。由于档案管理是一项琐碎的工作，不直接产生经济效益，建设项目施工现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付，如不认真进行督导检查，到最后很可能一塌糊涂，甚至会有大量资料流失，所以要定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。
严格把好竣工验收关。档案是竣工验收必不可少的内容，一个项目要通过验收，必须先通过档案验收。档案部门在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段，要切实做到“图实相符”、签字手续完备，对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。
四、结束语
关键词：煤炭企业；档案管理；建设工程
中图分类号：F239 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）31-0147-02
建设工程项目档案是建设活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。是工程建设过程的直接记录，是建设工程的技术成果。它承载着建设者的智慧与结晶，是历史的真实见证。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，工程档案管理作为工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益，如何管理好、使用好建设工程项目档案，发挥建设工程项目档案对企业的作用尤为重要。
下面结合唐口煤业公司近几年的建设工程案管理过程中出现的问题以及实践情况对煤炭企业的工程项目档案管理工作谈自己的四点认识。
1 唐口煤业公司基本情况简介
唐口煤业公司于2001年10月开工建设，2006年1月投入生产，核定年生产能力500万吨，井田面积约77平方公里，是淄矿集团目前生产能力最大的矿井，也是唯一一座在同一工业广场内布置主、副、风三个超千米立井的矿井。
唐口煤业公司建设工程基本情况：自开工建设至投产四年多的时间，整个矿井建设分为土建工程、安装工程、矿建工程，工程总投资约15亿元，矿井投产后，相应的土建、安装、矿建工程虽然没有基本建设时期那样集中、投资大，但是维持简单再生产的工程项目依然发生，每年工程投资大约在2亿元左右，相应的工程资料也种类繁多。
2 煤炭企业建设工程档案的特点
一是地面建设工程的单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。二是井下矿建、安装工程的专业性、复杂性，井下工程不像地面工程那样直观可见，可以说矿井的开拓和发展离不开档案资料。三是工程项目档案资料的真实性，它是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求得工程质量标准，是工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。
3 建设工程资料在使用、保管过程中存在的问题分析
因矿井建设期长，工程施工单位多，建设单位管理人员变动，造成工程归档资料不完整，有的资料只有工程主体资料，没有相关配套资料。
施工单位工程资料管理人员专业素质较差，更多的人员有工程施工相关专业知识，但缺乏档案管理专业知识，造成工程资料不规范，不全面。
负责工程资料的科室对存档工作重视程度不够，因工程一般建设时间长，不注重过程资料整理，存在工程竣工时的突击现象。
工程资料在使用过程中，保护意识差，造成资料页面不整洁，污渍、油渍现象时有发生，资料页面随意涂改，乱写乱画，给档案归档质量带来很大影响。
4 建设工程档案管理探索与实践
加强领导，建立健全档案管理制度，是做好工程档案管理工作的基础。俗话说：“没有规矩不成方圆”，制订相关管理制度，从基层管理抓起，责任落实到人，加强对工程资料的有序管理，规范资料移交签收制度，注重过程控制，最终保证归档资料及图纸的齐全、规范。为此，公司专门印发了《唐口煤业管理制度汇编》、下发了《唐口煤矿科技档案管理暂行办法》，转发了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等，规范档案管理行为，建立长效运行机制。
以人为本，充分发挥人的主观能动性，是做好工程项目档案管理的有力保证。人作为档案管理中最主要的因素，公司根据自身的特点，努力培养一支高素质的档案管理专业队伍，让他们成为既懂工程专业技术知识，又懂档案管理的综合素质管理人员，经常组织有关科室负责人及兼职档案人员学习有关档案管理的法律、法规及有关规定，培养他们的工作责任心，充分认识工程档案管理的重要性。
档案管理人员要深入工程现场，做好对工程档案资料的跟踪服务工作。唐口煤业公司地面土建工程既有新建项目，又有改扩建项目、维修项目，涉及的施工单位也较多，由此产生的工程资料也项目繁多。井下矿建工程、安装工程也随着矿井的开拓延伸不断变化，这就要求工程档案管理人员要经常深入现场，结合工程实际，理好思路，做到资料分类合理、项目明确，一目了然。
根据环节，按照原则，加强建设工程资料在归档前的收集、积累工作。针对建设单位管理人员变动，造成工程归档资料不完整、只有工程主体资料，没有相关配套资料的问题，专职档案管理人员与兼职档案人员要“靠上”、“盯上”、“跟上”，要按照可行性研究、设计、施工、监理、单位工程、单项工程、竣工、试生产、科研、竣工资料等环节收集积累，保证建设工程档案的规范性、完整性、系统性。
加强业务学习，借鉴兄弟单位的先进经验和做法。因煤炭企业工程建设有其独特的方面，随着生产的不断变化，相应的工程档案资料的管理的合理性、合法性也不断考验着档案管理人员的能力和水平，档案管理人员要不断加强档案方面的法律法规、规章制度的学习，丰富相关专业知识，同时积极走出去，引进来，借鉴兄弟单位的先进管理经验，取人之长，补己之短，才能更好地发挥工程档案资料的作用，为企业的发展提供有力支持。
关键词:大型工程项目档案管理信息化
大型工程项目档案是指工程建设的重要组成部分，它凝结了工程管理技术人员、操作人员的智慧，是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最原始，也是最真实和全面的记录。进入数字化时代后，随着我们社会生活和信息科技的飞速发展，许多投资建设的都是大型工程项目。在以数字信息化为代表的今天，紧跟时代步伐，突破传统的工程项目档案管理手段和模式，实现大型项目工程档案的管理信息化已然是一个十分紧迫的话题。
1大型工程项目档案与信息化建设的必要性
（1）大型工程项目档案的特征
大型工程项目的档案不仅是一种重要的信息资源，也是工程建设管理经验和技术经验的直接总结依据。做好工程项目档案的收集、编撰、管理和使用，无疑对于工程建设的顺利进行，以及工程项目投产后运行维修、管理改造有着十分重要的作用。[[]冯瑜.档案工作研究与创新[M].济南：山东省地图出版社，2007：352,353.]
目前，我们所接触的大型工程项目大多数规模宏大，参加建设单位众多，具有建设周期长、投资额度大、社会效益大的特征。在大型工程建设过程中，对工程项目档案的管理工作始终贯穿于整个工程建设过程，对整个工程能否最终成功起到极为重要的作用。完整的工程项目档案可以使管理者看清整个项目的进程，同时通过对工程档案了解来把握使整个工程质量，其不仅是项目负责单位了解工程进度、项目存在问题的重要依据，也是作为新工程项目的开发重要参考资料。
（2）大型工程项目信息化建设的必要性
大型工程项目档案管理的信息化是采用数字化技术，在实现工程项目数字化管理的基础上，针对传统意义上的工程档案文件所开展的整理归档、鉴定保存，以及开发利用等一系列活动。工程项目档案实现信息化的目的是确保归档项目文件能够实现数字化成套，并实现档案信息管理系统与项目管理系统的无缝对接。
1.实现工程项目档案完整和统一。大型工程项目建设中的单位繁多而且彼此分散,建设周期长，这就造成了整个工程项目的档案在管理过程中难度非常大，很难达到整个建设工程档案的完整和统一。在实现大型工程项目档案管理作息化后，我们可以突破以上的种种限制，实现大型工程档案信息资源的合理配置、科学管理。
2.为工程项目及时决策提供保障。大型工程项目档案管理信息化有着独特的优势，在数字化的档案管理之下，档案管理人员可以及时为工程项目人提供详实的档案信息和数字材料，依靠这些完整、可靠的信息，可以帮助项目管理者提升综合分析能力。从而，工程项目的管理者可以在关键的工程规划决策上节约时间，减少了失误。
3.实现管理职能向服务职能转变。传统的工程项目档案管理模式和方式不仅难以适应新形势发展的需要，而且容易固步自封，难以发挥自身信息资源优势。随着社会的发展和科技进步，大型工程档案的信息量不断增多，工程项目档案管理的信息化是工程档案管理走向逐步开放，实现向信息采集、信息管理和服务职能转变的必然趋势。[[]吴玉婷.大型建设项目档案规范化、网络化、数字化管理模式[J].广东档案，2005（5）.]
2当前大型工程档案管理中存在问题分析
就当前的大型工程项目档案管理的整体情况而言，我们在工程档案管理上的信息化程度并不高。一些大型的单位和企业甚至缺乏工程档案数据库的建设，一些档案管理人员对计算机技术在档案管理中运用不熟悉，对工程项目档案信息化的方法与途径也不了解。具体而言，问题主要有以下几个方面。
（1）工程档案管理手段落后
目前，一些大型单位的工程项目档案管理人员仍采用传统的管理方法，把档案只是作为一种文本和资料来保管。工程档案管理人员的工作也仅仅是对档案进行收集和整理。但是，许多大型的工程项目本身档案文本的数量非常庞大，因而在工程项目建设过程中，传统的管理手段虽然花费了大量的人力和物力，但是往往时效性比较差，很难做到与工程项目建设管理同步。[[]陈智为等.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2008：514、515.]
（2）档案信息数据库建设落后
目前，一些大型的单位和企业虽然也在工程项目档案的管理中引入了计算机，但整体而言还停留在计算机制表和查阅等初级阶段，没有完全走上信息化管理的轨道。在档案信息数据库的建设上，数据信息不完整、不准确、不及时，造成工程电子档案失真，不能反映现实情况，从而影响了档案的使用，没有发挥出信息化管理本身应有优势。
（3）工程档案管理缺乏规范性
由于我国在档案管理信息化建设方面整体没有明确的章程，造成工程档案管理信息化过程中存在着许多不规范。在实际工作中，由于大型工程项目的施工单位很多，工程电子档案的管理上缺乏程序化、规范化，直接造成工程档案的信息化复杂，一些重要的电子文档和资料由于保存不规范而丢失和毁损的现象时有发生。
（4）工程档案信息化缺乏人才
在数字化时代，工程档案管理信息化不但需要懂档案管理知识的人员，还要求管理人员能够熟悉先进的信息科学和管理技术。但是，目前许多大型单位从事工程档案管理的人员中，存在着严重的知识结构不合理、文化层次水平不高等问题。不少企事业单位对工程项目档案管理本身不够重视，缺乏足够档案信息化技能培训。[[]王晓莉.工程建设项目档案管理工作存在的问题及对策[J].交流与探索，2008（5）.]
3大型工程项目档案管理信息化的内容
（1）工程项目档案信息的数字化
工程项目档案和资料的数字化工程是项目档案管理信息化的基础。目前，我们所采用的手段主要是借助先进的多媒体手段，利用数据压缩技术、数据库原理、高速扫描成像等技术手段，将纸质和图片档案等传统介质文件变成电子档案的形式，按照一定的规范归档保存。在此基础上，按照各建设单位工程项目档案本身的特点，系统地构建成有序结构的单位工程项目档案的数据信息库。由于工程档案分类复杂多样，因此，随着工程施工、管理技术的不断发展，建立的档案数据库管理系统应具有较好的灵活性。同时，应提高相应档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换创造条件。
（2）工程项目档案管理网络的建设
要使参建单位的工程项目档案全方位、多层面管理，及时为管理决策者提供所需的资料和信息，没有一个系统、规范、有序的工程项目档案管理网络是难以想象的。在工程档案信息网络上，可以提供相关档案数字化服务，还能实现工程档案机构网络化管理、工程档案质量网络化管理与工程整体进度监督的一体化。而在档案信息社会化方面，档案信息网络化可使档案资源成为社会的共享资源，大大提高档案信息服务功能和利用效益。
4大型工程项目档案管理信息化的对策研究
（1）技术支撑是工程项目档案管理信息化的基础
高科技含量的现代多媒体软件和技术的应用是大型工程项目档案信息化的基础。工程档案管理上有了技术力量的支撑，不仅能够进行正常的数据维护，还可以保证工程项目档案数据的准确监控。
针对在大型工程项目建设过程中的特点，开发建立一套完整的工程文档信息计算机管理系统是十分必要的，[[]侍文庚.试论大型工程项目的文件与档案管理.[J]兰台世界，2010（1）.]相应的软件监控系统开发也是必不可少的。此外，工程档案数字化和网络一体化后，我们在档案信息的共享的同时，工程项目档案本身也面临着信息安全的新威胁，这就需要采取多种技术防范措施。所以说，完全由国内某一家单位的档案管理部分自主研发相关的技术难度较大，要克服目前信息技术力量不足的现状，当前可以采取大型工程建设单位与高等院校和科研单位共同研发的方式，在关键技术领域开展一些的科技攻关项目合作，从而增强大型工程项目档案信息化的进程，同时提升工程档案管理手段的高科技含量和标准化水平。
（2）人才保障是工程项目档案管理信息化的关键
依靠先进的技术来改善设备和管理手段是实现工程档案管理信息化的前提，但档案管理的现代化之路还要求必须有现代化素质的档案管理人才。在数字化时代的今天，实现工程档案信息化需要培养档案网络服务、数据库分析与软件开发、网页制作与管理等方面的人才。
为了实现大型工程项目档案信息管理系统与项目管理系统的无缝对接，让项目决策者能及时够掌握工程项目建设全过程的情况，档案管理者还必须具备较强的信息获取能力，不仅要本单位的所有档案信息，还应该熟悉网络的档案信息资源，能够给大型工程建设者提供更多的相应档案信息，从而提高建设者对整个工程的评估能力。
如何培养这方面的专业人才，首先，大型建设单位的档案管理部门应该积极提供专业现代化档案信息化培训和业务培训，以此提高档案管理人员的知识结构和整体水平。其次，档案管理部门要制定相应的发展规划，把培养工程档案高素质人才纳入到部门的计划当中，作为一项常规的内容来抓紧落实。
(3)制度规范是工程项目档案管理信息化的核心
和目前工程项目档案管理制度相比较而言，原有的档案管理制度在本质上是为了方便查询，确保档案的信息安全。要实现大型工程项目档案管理的信息化，核心在于档案管理制度上的创新，制定出新的符合时展要求，适应信息技术发展需要的制度和规范。
例如，大型工程建设单位的档案管理部门制定的规范，能够为本单位的档案管理信息化提供保障，制定出相应的策略来保障档案信息化管理的实现。在实际操作中，各施工单位、设计单位、监理单位和工程建设活动中所涉及的所有部门，都能够应按照工程档案管理部门程序和规范按时将工程设计和建设过程中的各种文件和材料，分门类、分阶段地整理归档，及时地利用多媒体技术上传到工程项目档案管理网络，或者递交至单位档案管理部门，以确保做到工程档案材料的完整齐全，使单位档案能够及时反映工程项目建设全过程的情况，便于工程建设者和决策者实现全过程监控。
诚然，我们也要看到，虽然传统的档案学面临着数字时代信息化的冲击与挑战，但就目前而言，新的一代适应信息化需求的档案学还没有形成。目前，在工程项目档案信息化的制度和规范方面还面临着许多难题，这既为工程档案管理者带来了挑战，也是前所未有的发展机遇。
【论文摘 要】工程档案是档案的一个重要组成部分。本文首先分析了工程档案管理的重要意义,分析了工程档案与工程质量之间有着密切的关系,最后提出了如何做好工程档案管理的应对措施,以确保工程质量。
工程档案的管理是整个工程建设管理中一项重要的基础工作,指建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件,包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件等。保证工程档案资料的准确、完整和系统尤为重要,因此,如何加强工程项目档案管理工作刻不容缓。
1. 工程档案管理的重要意义
1.1 完善工程实施状态,确保质量、进度、安全的全面控制。目前我国诸多工程项目一般采取项目经理承包责任制的方式,由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等,以便突出工作效益和经济效益。项目经理承包责任制对确保工程项目的完成起着重要的作用,在工程项目承包合同中,针对不同内容,确定不同的目标,只有在工程项目完成后,所有目标达到先前所制定的考核标准,项目承包奖才能得到兑现,如果将工程施工文件归档工作也纳人到工程项目承包合同中,就能保证工程施工文件材料的完整、准确、系统。
1.2 建设工程档案是建设工程的有机组成部分。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录,在建设工程施工之前,建设工程档案就开始产生并积累。在项目开工建设前已经形成并积累的文件被称为建设工程准备阶段文件,项目经费落实和项目预算编制、概要设计、招投标、及项目具体实施的根本依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除,建设工程是根本无法成立,也是无法开展的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前,必须要经送检合格才能使用,这些检测文件材料是非常重要的依据。在建筑材料使用进程中,应该根据指令实施,如用什么标号水泥,怎么配比,用量多少等,在实施中还有旁站监督记录和检测记录,出现了问题还有调整指令和变更说明等等,这些都需要工程资料来指导。
1.3 建设工程档案直接反映建设工程质量的好坏。建设工程质量关系到人民的生命财产安全,因此,质量问题是重中之重,建设档案的管理好坏也直接影响到工程质量的好坏,随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展,对建设工程质量有了严格的定义,即建设工程质量是指工程满足业主需要的,符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合。相信在档案管理的前提下,工程质量也会更加得到重视。
2. 如何才能够不断完善工程项目档案管理
2.1 做好项目实施前的准备工作。先期介入,控制为主。在工程准备阶段,建设单位首先要贯彻精神,把档案方面的规定要求向参与的单位和部门进行宣传。每一个工程的建设都会涉及设计、施工、监理等多个单位以及建设单位不同的部门。不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务,所以必须落实好各单位、各部门的责任。因此,为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按要求收集齐全,建设单位首先应在各种施工合同中明确有关单位在档案资料收集方面的要求及违约责任,做到以预防为主的重点。
2.2 档案管理要明确范围,突出重点。总的来说,每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段,而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如,在工程准备阶段有立项文件、建设用地审批文件、勘测设计文件、招投标文件、开工审批文件、预算文件、工程管理机构文件等;在监理方面有监理规划、监理会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制和监理总结等;在施工阶段有土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文件和各种施工试验及施工记录文件等;竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算及交付使用财产文件、声像及电子档案文件等。不过,对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在每个阶段所产生的文件资料又有所不同。因此要把握重点,抓住主要环节。
2.3 完善工程项目档案管理信息系统。档案管理信息系统用于支持企业在施工过程中及施工完成后的管理工作,是适应现代企业制度要求,推动企业施工档案管理科学化、规范化的必要条件,一套好的计算机档案管理系统将对一个工程项目的顺利实施起到非常重要的作用,而一套不好的管理系统可能会使档案管理陷入混乱甚至使整个施工进程受到影响。因此,一套好的工程档案管理系统应达到如下几个方面的要求:(1)以工程项目档案管理需求为背景,支持企业实现科学化、规范化的档案管理;(2)支持档案人员高效率完成施工档案管理的日常业务,包括新增加的档案建立,旧的档案维护等,以提高公司的档案管理效率;比如:施工人员信息资料,就应该包含施工人员的姓名、年龄、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所学的专业、毕业时间等。每一条档案信息都有其自身的属性和特点,但也有相同点。如果不对这些信息进行细致的分析,将直接导致管理的混乱。(3)支持企业的管理层快速有效地获取相关信息,以便做出科学的决策,推动企业科学化、规范化管理;(4)系统软件应尽可能结构简单,使用方便;(5)系统软件要做到修改、添加、删除档案记录准确,查询档案快捷、高效。采用计算机软件系统来进行管理已经是当前水利水电施工档案管理的迫切需要。
2.4 进一步提高项目档案管理人员的素质。提高认识,加强培训。一是要提高各档案馆(室)对新形势下档案工作重要性的认识,从思想上强化服务意识。二是加强对兼职档案员和档案管理人员以及施工单位档案管理人员的培训,提高业务素质。三是加强档案宣传力度和档案法制建设,对严重影响基建档案质量的,就要追究相关人员的责任。
3. 结语
相比一般的档案管理,工程项目的档案管理更加具有系统性、专业性。其档案贯穿于工程实施的全过程,因此,是对工程项目的一个更加直接有效的控制,因此,在建设工程档案管理已有成效的基础上,进一步完善建设工程档案管理工作,为建设社会主义和谐社会做出切实的努力。
参考文献
［1］ 刘来芳. 对建筑工程技术资料管理若干问题的分析和建议. 城建档案, 2007,(09) .
关键词：项目工程；施工资料；档案管理
中图分类号：G271文献标识码： A
引言
在市场经济条件下，项目工程施工资料档案与工程项目的关系密切，项目工程施工资料档案是工程项目的重要组成部分，是工程项目管理的重要基础和依据。项目工程施工资料档案管理水映工程项目的管理水平。项目工程施工资料档案是工程项目的重要组成部分，是工程项目管理的重要基础和依据。项目工程施工资料档案管理水映工程项目的管理水平，是工程项目自身的需求。
一、项目工程施工资料档案与工程项目的关系和作用
目前，项目工程施工资料档案管理是工程项目管理中的薄弱环节，应引起各级项目管理者的充分重视。项目工程施工资料档案是工程项目自身的需求，是工程项目不可缺少的组成部分。工程项目要符合国家法律、法规的要求，也就是外部监管的要求，外部监管的主要措施有审计、稽查、后评价、责任终身制。审计不仅审查财务档案，还要审查工程档案。因此，项目工程施工资料档案管理规范可以支撑外部监管，是工程项目验收的依据，是审计、稽查、后评价、责任终身制的依据。工程项目管理者要做好项目的档案工作，不仅要关注技术档案，更要关注管理性档案，如招投标全过程中形成的证明性文件，这会影响今后工程项目的生存、发展，是核心资源之一，参与工程项目建设的管理人员、技术人员要提高对档案的认识，认识档案的价值，规范建档制度，把项目工程施工资料档案当做资源来管理。
项目工程施工资料档案的定义和属性，档案在归档前叫文件材料，归档后叫档案。也就是说我们在生产和经济活动中，形成的有记忆、凭证作用的文件材料，都会转化为档案，这就突出了档案工作的特点：广泛性、基础性、专业性。档案工作是全员参与，与每个人都息息相关。项目工程施工资料档案作用的特点：间接性、潜在性、滞后性。决定了档案工作容易被忽视，所以我们应该提高项目工程施工资料档案的意识，善于发挥利用档案的作用，同时还要加大宣传档案的作用。
二、加强建筑工程项目施工资料档案管理的相关措施
1、事前管控
所谓事前管控就是指从施工资料的形成开始进行管控，着重控制档案资料的来源，并把好质量这一关。在该阶段进行管控时，首先应该构建一个健全的质量管控制度，在组织上确保该项工作得以正常且有序的实施，具体措施主要如下：
1.1前期管控。首先应该进行工程项目编码的区分，编制相应的编码系统，明确工程项目中单元工程、单位工程以及分部工程等；其次，制定统一质量验收表格与记录表格，确定工程项目中各种信息记录表格的统一格式，在确定以后不可随意进行更改，以免对工作带来一些不必要的麻烦；最后，进行施工资料档案范围以及要求的编制，并确定资料的收集方式以及整理方式等。
1.2构建完善的管控结构以及制度。首先进行资料档案管理机构的构建，制定相应的管理制度，统一领导与管控工程项目施工资料档案各项业务工作；其次，构建相应的管控网络，确定管控人员，把工作具体落实到每一位工作人员的身上，同时还要确定管理工作的具体程序，构建相应的考核奖惩机制；最后，进行岗前培训机制的构建，加强档案管理人员管理技能的培训与教育。
1.3在建筑工程项目施工之前，管理部门应该基于事前所制定的计划方案，加强实施档案管理工作重要性的宣传，在管理人员在资料收集工作与整理工作时，应该实施监督、指导以及检查。同时还应下发关于施工资料管理细则的宣传单，通过这种方式使参建单位与工作人员能够重视施工资料档案管理工作，继而为该项工作的实施创设一个良好工作环境。
2、事中管控
2.1建筑工程项目施工之前，应该收集工程项目施工审批表、施工图纸、施工组织设计、施工许可证以及相关的地质勘查报告等各种资料，通过对施工图纸的了解与熟悉，将施工中所需的各种材料送至实验室进行检验，并在施工之前，取出各种施工材料以及配合比检验的相关报告，对各施工方案以及施工组织等进行图纸的会审，明确施工单位的资质。同时还应和建设单位进行配合，做好相应的开工报告以及报建资料，并将材料报告送至监理部门。在施工中若需要进行塔吊工作，则应报送相应的塔吊施工方案，并根据质检部门的相关要求，收集各种安全资料。
2.2收集并整理施工过程中各分部工程的相关资料，其主要包括以下几个方面：一为收集并整理施工试验资料，做好施工的记录工作以及工程隐蔽验收的记录工作，在工程项目施工之前，应该按照施工组织的具体要求，对施工原材料进行试验，并做好相应的计划方案；在隐蔽工程的验收记录中，可借助于表格把隐检的项目、具体内容、意见、项目质量情况以及相关的复查意见等记录好，但凡隐蔽工程验收质量不达标的，不可实施下一道工序，由于施工记录是对工程项目整个施工过程所进行的记录，因此在该环节中，其记录必须要完整且详细。二为设计变更资料的收集与整理，在该过程中，应该注意两个方面的内容，即采取分专业整理的方式与注明好图纸中所修改的内容。三为做好工程项目中各分部项目施工质量资料的收集、编写以及整理工作，由于分部项目质量验收在基于分项工程验收合格所实施的，因此在这一环节中，主要的任务就是检查主体结构功能以及质量等是否满足施工规定，可通过施工单位、建设单位、监理单位以及设计单位等来共同进行验收，从而确保资料的完整性。
2.3收集与整理施工日志，做好相应的技术交底工作。在技术交底工作中，不仅要确定工程项目安全要求以及质量需求，同时其交底的内容应满足相关的法规以及工程项目施工要求，做好相应的记录工作，通过书面的形式来进行签字，完整地将技术交底工作资料归入到工程项目资料档案中去。在施工日志资料收集与整理过程中，应逐日进行填写，确保其可将施工现场的实际生产状况准确且真实地反映出来。此外，在工程项目验收过程中，还应收集并整理施工竣工记录，进行竣工图的编制，查看资料档案的完整性、准确性，对于所存问题应该及时提出相应的整改策略，并且限期进行整改。
3、事后管控
在该环节中，主要包括两个方面的内容，即资料的归档以及移交。在建筑工程项目施工资料档案归档中，必须要确保其可将工程项目整个建设过程所产生的文件资料准确且真实地反映出来，所归档的这些文件必须要通过分类收集与整理，继而将其组成为满足要求的相应案卷。在进行工程资料移交时，应该基于工程项目具体的规范要求，结合施工当地档案管理的规定来实施移交工作，从而确保施工资料档案管理的完整性、及时性、准确性以及真实性。
近几年，随着信息技术的进步，社会经济发展速度的加快，在建筑工程项目施工资料档案管理上，开始广泛应用电子档案管理的方式。因电子文件具有信息可变性、信息存储高密度、信息非人工识读性以及系统依赖性等特征，对此，在管理过程中，还应确保电子文件的可读性、安全性、系统性、原始性、完整性以及真实性等。同时在管理过程中，还要对数据压缩、电子文件格式转换以及文件图片处理等进行不断地规范，继而进一步提高电子文件管理水平。
结束语
综上所述，建筑工程项目施工资料档案管理工作是一个比较复杂的工程，所涉及到的人员、内容以及部门等均较多，因此在管理过程中，为了确保施工资料档案的准确性以及真实性，必须要对工程项目进行全过程的跟踪监督管理，同时还要构建相应的管理机构，完善相应的管理制度，加强管理人员技能的培训，强化对施工过程的管控，把好工程项目竣工验收这一关，从而保障施工资料档案的准确性与完整性。
参考文献
摘 要 房地产工程建设项目档案管理是工程建设过程中关键的一项，是工程质量的直接反映，也是基本建设项目管理工作的重要组成部分，对建设工程质量具有一定的促进作用。现如今，房地产开发企业已经建立了档案信息化系统，应用现代信息技术对工程档案进行管理。档案信息化极大提高了工程档案管理和利用水平，但仍然存在不完善的地方，其中一些问题也亟待解决。
关键词 工程档案管理 工程质量 促进作用 对策
随着中国城市化、现代化进程的推进，房地产工程项目的开发建设随处可见。工程建设是促进国家现代化、城市化中必不可少的一部分，工程建设的档案管理工作也具有重要意义。在古时候，古人就会把宫殿建设、陵墓建设等大型土木工程建设图纸留存下来，这是早期的工程档案管理。把工程建设中涉及到的文字、图像、表格留存下来对建设工程提供监督和保障，工程档案管理与工程建设质量密不可分。
一、工程档案管理对建设工程的促进作用
（一）为建设工程提供技术依据
房地产工程建设项目档案从工程项目提出就开始产生，对工程项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工验收等工作中形成的文字、图纸、图表、计算材料、声像、电子等形式与载体的各种文件材料等进行归档保存[1]。
在工程项目提出时，应对工程项目建设的合理性、科学性进行调研；工程项目的开发建设是否应该开始，何时开始，开始之后如何施工，施工过程中需要哪些符合要求的建筑材料，施工人员的工作如何安排，工程竣工后需要进行哪些后期的质保工作等等，所产生的相关资料都为开发建设全过程提供了有力的技术依据，所以，应做好归档资料的档案管理工作。
（二）为工程项目开发建设的管理提供了有力保障
工程项目的开发建设是严格而详细的，涉及到很多细小的方面，如果缺少良好的事前准备，就会影响开发建设的施工管理，前期所产生的施工方案以及网络计划图对施工过程做了详细的安排，同时也为工程项目开发建设的管理提供了有力保障，使得工程建设更合理、更规范、更有序。
（三）其他促进作用
房地产工程建设项目档案还具有综合性、整体性、专业性、复杂性、成套性、真实性、实用性等特点。是城乡规划、建设、工程改建、扩建、维护、竣工验收、决算、审计的依据和凭证，是征用土地、房地产产权、产籍的法律依据，是质量责任终身追究的法律依据凭证，也是工程质量、安全管理工作以及应付突发性事件的重要基础，还是教学、科研、历史研究的重要参考资料。房地产工程建设项目档案是房地产建设工程最原始、最真实的记录，因此具有很高的使用价值。
二、工程档案管理存在的问题及对策
信息化技术在工程档案管理工作中的应用使工程档案的管理与利用水平得到了极大的提高。但是在工程档案管理过程中仍存在一些问题。比如档案利用意识不强，档案材料不全，档案管理工作人员素质参差不齐，档案管理透明度不够，档案管理信息化程度需要进一步提高[3]。
（一）强化对档案的利用意识
档案管理部门可以宣传档案管理工作对工程建设起到的促进作用，使企业领导认识到利用工程档案能够解决很多问题，鼓励员工去查阅档案，利用档案。建立专门可以查阅档案的地方，使档案查询手续变得更加简单，提供优质的档案查询服务。另外，可以开设档案相关课程，普及档案的重要性，宣传档案利用的优点，从根本上提高员工的档案利用意识。企业领导还要要求档案管理人员做好档案记录工作，避免出现错误，并积极开发现有的档案信息资源，充分发挥档案资源的价值，以提升档案利用水平。
（二）加强档案收集整理工作
对于档案收集整理工作安排专业的人员，并且进行档案收集与整理工作的培训，强化工作人员对档案收集与整理能力，强化档案收集与整理方面的相关规章制度，使档案收集与整理工作科学化、秩序化。建立更多的档案馆，运用新技术使档案介质多样化。
（三）提高相关工作人员素质
首先，对档案管理人员进行档案管理方面的知识教授，严格审核进入档案管理场所工作的人员，提高相关人员的知识储备与操作能力，培养档案管理人员的基本业务能力。其次，使档案管理工作人员认识到档案管理工作对社会对民众的重要意义，提高工作人员的服务意识，促进对档案信息资源的利用。最后，要加强档案管理团队建设，不断吸收档案管理方面的专业人才，促使其熟悉关于档案管理的法律法规，提高档案管理工作人员的整体素质。
（四）实现工程建设与档案管理的同步进行
在房地产项目建设过程中，企业应当实现工程建设与档案管理的同步进行，可以要求档案管理人员参与到项目建设的过程中，收集并整理工程建设资料，从而保证档案资料的准确性和可靠性。
（五）档案管理科学化增强
现在档案管理系统已经运用了信息技术。档案信息化使得档案的收集、管理工作不再繁重而复杂。提高档案信息化，开发档案管理工作相关的技术可以更大程度简化信息管理工作，也使民众查询档案途径简化，提高档案利用率。要积极研究网络管理信息系统，实现档案资源共享工作，同时也需要更好的利用信息技术去采集、整理、保存、分享档案。
结束语：
工程档案管理是对工程建设的每一步的认真、详细的记录，对建设工程质量具有促进作用，工程档案管理工作为工程建设中的人员、工程的完成度提供后备力量。要重视工程档案管理工作，同时也要加强档案利用意识，让档案管理工作发挥更大的作用。
参考文献：
[1] 郭贵来.工程档案管理对建设工程质量的促进作用分析[J].现代经济信息，2014.24（15）：127.
一、棚户区改造档案管理主要内容
棚户区改造所涉及到的档案资料众多，工作量比较繁重，工作难度较大，档案管理贯穿于整个项目工程。档案管理的主要内容包括棚户区老照片、录音录像等，这些都是反映棚户区原始样貌的宝贵资料；同时还包括棚户区改造项目的招标投标文件、立项审批资料、产权产籍、工程设计方案等资料，这些是开展棚户区改造工作的主要依据，在改造项目前期，必须做好以上档案资料的管理工作。其次，在改造项目进行过程中，所产生的拆迁回迁和各类施工资料及文件，也需要加以妥善保存，加强档案管理。除此之外，在完成棚户区改造项目工程之后，对其进行验收时，工程图表、文字以及各类电子文档，也是棚户区改造项目档案资料的重要组成，必须将这些档案资料完整地保存下来。
二、棚户区改造中档案管理现状
棚户区改造工程档案管理工作意义重大，但是在实际工作中，还存在一些比较突出的问题，严重影响了档案管理水平，无法充分发挥档案资料的利用价值，阻碍了棚户区改造施工的顺利开展。虽然棚户区改造工程已经实施多年，但是并没有形成较为规范、统一的档案管理工作流程，棚户区老照片、录音录像等原始资料来源方较多，包括民间、政府及新闻媒体等，在对这些资料进行收集整理时，难以保证其全面性，对档案管理工作高效、有序进行造成了严重影响。同时，棚户区改造工程档案管理机制不够完善，也是影响档案管理水平的一个重要因素，在实际工作过程中，档案管理侧重点往往放在施工阶段和竣工阶段，忽视了施工之前的老照片、音像资料、项目设计资料等各类档案管理，导致棚户区改造工程档案残缺不全，无法为施工的顺利开展提供可靠依据。此外，棚户区改造项目工程量较大、工程周期较长，需要多家开发商的共同参与，由于缺乏统一的档案管理部门，多家开发商之间协同合作力度不足，对自身所持拆迁回迁、产权产籍等各类档案都是单独管理，影响了棚户区改造工程档案收集的完整性，档案管理难度较大。
三、提高棚户区改造中档案管理合理性的措施
要想从棚户区改造工程项目档案管理工作困境中走出来，就需要从实际工作中比较突出的问题入手，提出针对性的合理化建议，提高档案管理效率和管理水平，确保改造施工的有序进行。
（一）规范档案管理流程。规范的档案管理流程是开展棚户区工程项目档案管理的重要依据和有力保障。棚户区工程项目管理具有系统性、复杂性特点，包括施工之前、施工进行阶段及竣工阶段三个环节，需要保证与工程进度的一致性，严格按照施工进展情况逐步完成档案管理，保证档案管理流程的规范性。尤需注意的是，对于棚户区老照片、录音、录像等原始资料，从民间、政府及新闻媒体等来源方进行全面收集之后，应该进行统一管理。同时，还需要加强对档案管理人员的培训力度，提高其专业性，能够熟悉并按照规范的工作流程，以认真负责的态度完成档案管理。
（二）完善档案管理体系。要想确保棚户区改造工程项目档案管理的有序进行，就需要建立一套完善的管理体系，对档案管理工作进行约束和规范。首先，应该重视棚户区改造工程项目各个阶段的档案管理，对棚户区老照片、音像资料、项目设计资料等各类施工前的档案进行收集和整理，并构建招标承包责任制，确保档案资料的完整性，实现对所有档案资料的有效管理和充分利用。其次，应该协调工程项目各个部门之间的关系，充分发挥各施工阶段负责人的监督作用，实现对整个工程项目档案资料的科学、有序管理。最后，应明确档案管理责任及管理职权，避免出现推卸责任或者越权管理现象，保证档案管理的有序性。
（三）落实档案管理责任。落实档案管理责任，是提高棚户区改造工程项目档案管理水平的必要措施。在开展档案管理工作时，应该建立管理责任制，按照档案类型、档案形式等特点，对档案资料进行分类，结合工程进展情况，将档案管理责任落实到相关部门及个人身上。并且，负责对棚户区改造工程项目进行勘察、设计及监理的单位，应该清楚认识自身所承担的档案管理责任，妥善保存工作过程中所产生的各类档案资料，并与其他部门进行有效沟通，确保档案资料的完整性。
关键词：建筑工程 工程档案 档案管理
中图分类号：TM752 文献标识码：A 文章编号：1672-3791(2012)06(c)-0159-02
建筑工程档案管理是建筑施工企业生产经营过程中不可或缺的重要组成部分,是工程建设的整体真实反映。建筑工程档案对整个工程质量监控、日后防灾抗灾、基础维修及改扩建等工作都有着不可替代的作用。因此,做好建筑工程档案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程档案管理实践存在着诸多问题。
1 建筑工程档案内容及特点
目前,业界普遍认可的建筑工程档案定义是：“建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动,是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。”
1.1 建筑工程档案内容
笔者结合上述定义,从整个工程建设的全流程出发,认为建筑工程档案内容应包括前期准备文件、工程施工文件、完工验收文件及监理文件四个部分。前期准备文件包括：上级审批批准文件；决策立项文件；勘察、测绘、地质等资料；工程招投标及承包合同文件；计划任务书、项目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、电、设备安装工程施工管理资料；施工技术资料；施工物资资料；施工测量记录：给排水、消防、采暖、通风等设备安装工程记录；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。完工验收文件包括：竣工图；工程质量控制资料核查记录；施工现场管理检查记录；竣工验收移交证明书；竣工验收监督通知意见书；竣工报告；审计报告等。监理文件包括：监理中标文件及有关合同、协议书；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要,隐蔽工程验收记录；观测记录；工程质量检验及评定文件材料等。
1.2 建筑工程档案特点
建筑工程档案存在于工程建设的全过程,有不同于其他档案的特性,分析研究其特点对于管理中发现问题、解决问题有一定启示作用。其主要特点,首先,量多类杂。建设工程项目周期长,部门多,人员杂导致产生的档案文件繁多,类型复杂。其次,系统连续性。工程建设涉及建设、施工及监理等多个部门,各部门产生的档案相互关联组成一个有机整体。建筑工程档案的保存和积累,是一个继承和连续的过程。再者,全面真实性。建筑工程档案产生于工程建设的实践,全面反映记录工程建设的各类信息,是项目工程实体的真实写照。最后,实用性。建筑工程档案是工程项目最原始的记录,有很高的实用性,通过档案,可以全面考察工程质量,协助日后防灾减灾、维修、改扩建等工作。
2 建筑工程档案管理中存在的主要问题
建筑工程档案管理存在诸多问题,如制度建设问题、管理模式问题、管理人才问题、档案质量问题、规范化标准化问题等等,笔者通过研究把这些问题分类归纳为宏观问题和微观问题两个大的方面。
2.1 宏观问题
2.1.1 档案管理制度缺失,管理模式缺乏统一
针对基建工程项目档案管理工作,国家档案局于2001出台了《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规定》两个档案管理规范性文件。但是,目前很多建筑工程单位忽略档案管理制度和法规研究学习,没有按照国家相关档案管理规定从工程立项开始制定一整套符合项目建设实际的档案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,档案管理工作随意性很大,工程建设各阶段的档案管理混乱无序。
另外,工程项目建设涉及建设、施工、监理等多个单位部门,往往各单位部门产生的档案各自管理、各自为政。一些单位部门成立了专门的档案室,工程档案专人专管,多数单位工程档案由其他业务部门代管或由非专业人员兼管,各个单位部门档案管理相互缺乏沟通,档案管理整体性较差。
2.1.2 档案管理意识淡薄,基础管理工作薄弱
目前,“档案”概念还未被社会大众广泛认知,档案管理意识普遍淡薄。工程建设中由于档案管理工作繁琐复杂,且不能产生经济效益,工程建设部门多数精力集中于工程建设进度上,往往忽视或不重视档案管理工作,消极被动应付档案管理工作。从部门领导到基层档案管理人员认识不到档案管理对于工程建设的重要作用,很多规章制度不落实,经常出现工程项目完工即将交工验收时,才开始应付整理档案,敷衍相关部门检查,这种做法给整个全流程档案管理带来诸多不良后果。
工程建设过程中档案管理工作基础薄弱,一些建设单位往往只注重工程项目的经济效益,而对工程档案的各阶段管理很不重视,没有成立专门的档案管理机构。档案基础工作的系统化、有序化、可持续化不足,大量珍贵档案资源随处放置或丢弃,档案收集、整理、立卷、标引、著录及检索利用等未按相应标准规范操作。竣工验收档案质量关把握不严,各项档案监督监管机制不落实。
2.1.3 档案管理人才匮乏,专业素质参差不齐
建筑工程项目组中的档案管理人员多数没有经过档案专业培训,缺乏工程档案基本知识和工作经验,并且常有一人多职或兼职等现象,部分项目组根本不设专职档案管理人员。能对档案进行日常整理、使用和维护,具有先进档案管理技能的档案管理人才十分匮乏。特别是在数字时代,了解和掌握电子文件形成规律、特点和管理方法,熟悉电子档案管理技术的人才十分稀少,多数档案管理人员仍处于手工操作阶段,工作效率低,劳动强度大。
现有的档案管理人员专业素质参差不齐,档案管理业务知识陈旧,现代档案管理技能和方法欠缺。并且由于档案管理工作枯燥、繁琐,待遇不高,很多档案管理人员受不了外界干扰和诱惑,产生不耐烦情绪和安于现状思想,责任心和敬业精神不强,服务水平不高。
EPC总承包模式，其含义是工程总承包企业按照合同约定，承担工程项目的“设计、采购、施工、试运行服务”等工作，并对承包工程的质量、安全、工期、造价全面负责。
1.1 EPC总承包模式下业主服务要求更高，设计及现场的修改变更量巨大，如何管理好大量的变更修改类等过程性文件，保证工程档案的有效性成为工程项目档案管理工作中的新问题。
1.2 EPC模式下的工程项目管理与以往单纯的设计管理工作相比，具有工程周期长、涉及部门多、工程工序多、物资材料多、接口复杂等特点，给工程项目档案的管理带来较大难度。
1.3 随着国家对重大基本建设工程项目建设与管理工作一系列验收制度标准的出台，工程设计与建设管理活动过程产生的过程性文件更详细地被列入归档范围，以满足工程建设、竣工验收以及今后的查考利用需要。
综上所述，EPC总承包项目管理模式在设计院所的运行使工程档案的管理面对很多新的问题，这些问题大多突出反映在工程设计与建设管理工作中过程文件的管理和控制环节。因此，工程项目档案过程文件的管理水平直接影响到工程项目档案的质量。
2 总承包工程项目档案过程文件的涵义、特点与重要性
2.1 涵义。总承包工程项目档案过程文件是指在工程项目的“设计、采购、施工、试运行服务”等活动中产生的满足工程设计与建设管理需要，对质量进行控制的所有依据性、追溯性的输入、输出性的文件材料。
2.2 总承包工程项目档案过程文件的特点
2.2.1 内容繁杂，数量庞大。总承包工程项目档案过程文件内容繁杂，在众多的设计建设管理活动中产生，数量巨大，文件类型繁多，涉及各专业、各内外部接口、各类管理流程。
2.2.2 专业技术性强，格式和种类多样。总承包工程项目档案过程文件多用各专业技术术语及图表表述，内容具有很强的专业技术性且文件类型格式繁多。
2.2.3 时间上贯穿工程设计与建设管理活动始终。总承包工程项目档案过程文件的产生贯穿于工程设计及建设活动的始终，反映了一个动态的不断变化的工程设计和建设管理活动过程。
2.2.4 涉及单位多、涉及人员广。总承包工程项目档案过程文件的管理和收集工作涉及建设、设计、施工、监理等各级单位（部门）；涉及管理、设计、施工等各级各类人员。
3 管理现状及存在问题
3.1 由于涉及环节和人员众多管理难度较大，存在不注重工程项目文档的形成、流转、收集归档等管理流程和制度的建立和完善，管理制度不健全不规范，归档文件类型格式不统一，签署不全，文件编制表述不清楚等问题。
3.2 项目管理人员主观认识不足，重视红头文件和结论性文件的管理，疏忽对过程性文件的控制，造成过程性文件缺失。
3.3 在工程文档的控制与管理方面普遍存在没有较稳定的专兼职文档人员，致使在设计和工程建设管理的很多重要管理环节产生的过程性文件无法及时得到齐全完整的收集和管理。
3.4 工程设计及工程项目管理人员的档案意识有待提高，存在着认识不到自身的档案管理责任，单纯以能够按工期完成设计和建设任务为目的来开展管理工作，出现档案管理与项目管理的关系不顺畅、不同步，常常脱节的问题，致使工程结束后很多重要的过程性文件不知去向或者零零散散。
3.5 档案管理人员较普遍存在着只具有档案专业技能，缺乏工程项目管理等相关专业知识的问题，无法参与到工程设计及工程项目建设管理的前端文件控制和指导督促工作中，较大程度地影响了工程项目档案归档的质量。
4 解决总承包工程项目档案过程文件管理问题的应对策略和控制方法
4.1 强化意识，建立责任机制，明确项目设计与建设各级人员的档案管理职责。首先，要强化各级项目管理人员的项目档案管理意识，尤其是各单位领导的项目档案管理意识，将档案管理工作纳入工作计划中、纳入管理制度中、纳入人员职责中，从而促进各级人员的重视、理解和支持。其次，明确各级领导和人员的项目档案管理工作职责，建立项目档案工作领导责任制，项目各级负责人应从全局角度指导和检查职责范围内项目建设过程产生的文档材料的收集管理归档情况，指定专人管理项目文档材料，建立考核和监督制约机制，利用责任控制的手段督促项目档案过程文件的完整、准确、有效归档。
4.2 规范流程，完善环节控制，利用三体系管理手段实现总承包工程项目档案过程文件的全过程管理。全程控制理念的目标是将项目档案工作贯穿于项目建设的全过程，从项目立项开始对每个环节的文件进行管控，做到档案工作与项目建设同步进行。在工程公司的业务管理模式下利用三体系管理手段对文件进行全程控制将是一个有效的管理方法，转型过程中的工程公司应及时将以设计产品为对象的质量管理体系扩大至以工程项目建设管理为对象的体系管理范围，使项目设计与建设的每个阶段、每个环节产生的每份文件都处于受控制状态，通过《文件控制程序》明确对文件的编制、评审、会签、批准、、分发、更改的控制措施与方法；通过《记录控制程序》明确对项目设计与建设活动形成的相关记录的分类和标识、收集和移交归档、保存和处置、修正和增补的控制要求；通过对体系运行的监督、评审、纠正预防等活动保证管控范围内工程项目建设各阶段、各环节运行程序的有效执行、实施、保持和持续改进，从而不断地规范完善工程项目建设文件材料的管理流程，最终达到对整个项目建设文档材料的全程控制，确保工程项目过程文件完整、准确、有效归档。
4.3 改变思路，实现前端控制，从文件产生源头上确保项目档案过程文件的收集与项目建设同步。档案工作在传统管理模式中通常属于工作流程的最末端，项目档案收集工作也通常是在项目竣工验收前才开始进行突击收集归档，这种事后收集的做法必然会导致许多文件材料归档不全。因此，我们要打破传统的档案管理模式，转变工作思路，对项目档案实施前端控制。一是实施项目档案备案制度和档案部门参与制度，档案部门应参加项目建设的各重要节点会议，及时掌握项目文件的形成情况和流向，监督和指导项目文档材料的收集和归档。二是档案部门在项目立项后应及时组织对项目负责人和项目专兼职文档管理人员进行档案知识培训。三是档案部门应编制阶段文件归档计划，跟踪、协调各方人员按照归档计划完成文件归档，避免文件流失，确保过程文件的完整归档。
4.4 理顺关系，健全制度控制，建立系统、完善的工程项目文档制度管理控制体系。档案制度的建设和贯彻落实是项目档案管控的核心，是做到项目档案全过程控制的保证。项目文档制度管理体系应能够从横向上覆盖档案管理各项基本原则、管理要求和规则规范，从纵向上涵盖项目建设各活动阶段和环节的具体可操作性的管理程序，形成系统完整、具有较强执行性的项目文档制度管理体系架构。如，我公司在原有的档案管理制度基础上补充完善了的项目档案归档范围；新建《工程项目档案归档管理规定》明确项目档案归档责任和要求；此外，还重点加强了纵向的项目建设各活动阶段和环节的程序制度的建立和完善，形成了对项目管理及采购环节进行控制的《项目要求确定和评审程序》、《供方评价与选择程序》；对设计管理环节进行控制的设计策划、接口、输入、输出、评审、更改等各项程序；对工程勘察环节进行控制的《工程勘察过程控制程序》；对工程总承包活动进行控制的《工程总承包过程控制程序》，通过建立具有较强操作性的程序制度详细明确各项工作流程、职责、接口关系、过程文件的格式规范、签署要求、流向，从而确保工程项目过程文件最终齐全完整有效归档。
4.5 明确责任，实施合同控制，运用法律手段约束和保证项目参建各方项目档案收集归档质量。总承包管理模式使工程公司肩负着重要的项目管理职责，对建设工程的“设计、采购、施工”整个过程负总责，对建设工程的质量及建设工程的各参建分包单位的履约行为负责。因此，在这种管理模式下就必须运用法律手段约束各参建单位的职责和义务，把项目档案的收集归档职责、内容、具体要求、进度及处罚性措施等纳入合同中，通过合同控制手段确保总承包工程项目档案的完整性。
5 结语
