时间：2023-05-30 09:35:35
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇公文函格式，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
请示函的特点 、类型如下：
(一)期复性
在公文体系中，请示是为数不多的双向对应文体之一，与它相对应的文体是批复。下级有一份请示报上去，上级就会有一份批复发下来。不管上级是不是同意下级的请示事项，都必须给请示单位一个回复。因此可以说，写请示最直接的目的就是得到批复。而且，下级机关都是在遇到比较重要的情况和问题需要解决时，才会及时向上级机关请示，急切地期待回复是请示者的必然心态。我们把这一特点称为期复性。
(二)单一性
跟其它上行文相比，请示更要强调遵循一事一报的原则。在一份请示中，只能就一项工作或一种情况、一个问题作出请示，不得在一份公文中就若干事项请求指示和批准。如果确有若干事项都需要同时向同一上级机关请示，可以同时写出若干份请示，它们各自都是一份独立的文件，有不同的发文字号和标题。而上级机关则会分别对不同的请示作出不同的批复 。
(三)针对性
请示的行文，有很强的针对性。必须针对本机关没有对策、没有把握或没有能力解决的重要事件和问题，才能运用请示。不得动辙就向上级请示，那样看起来像是尊重上级，实际上却是把矛盾交给上级，而自己躲避责任的表现。
(四)时效性
请示所涉及的情况和问题，都有一定的迫切性，应该及时写作、及时发出，如有延误，就有可能耽误解决的时机。相应地，上级机关在处理下级的请示时，也会注意到时效性问题，对请示作出及时的批复。
请示函有两种在内容、性质、行文目的方面不尽相同的类型，一种是请求指示的请示，一种是请求批准的请示。
请示函的写法
(一)标题
请示的标题可以由发文机关、事由、文种构成，如《省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》。也可以由事由和文种构成，如《关于成立老干部办公室的请示》。
(二)主送机关
请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。请示在确定主送机关时，要注意以下三点：
1.主送机关只能有一个
请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式。，受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。请示如果多头行文，很可能得不到任何机关的批复。
2.只能主送上级机关，不能送领导者个人
3.不得越级
(三)正文
请示的正文由开头、主体、结语三部分构成。
1.开头
开头主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。一般而言，这部分要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、具体。
内容简略、篇段合一的请示，开头也可以是表达行文目的和意义的一两句话，不独立成段。
2.主体
主体是表明请示事项的部分，也是请示最核心、最重要的部分。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的请示，要把要求批准的事项分条列款一一写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确，以便上级及时批准。
3.结语
请示的结语比较简单，在主体之后，另起一段，按程式化语言写明期复请求即可。期复请求用语常见的有当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，以 上请示如无不妥，请批转有关部门执行等等。
范文
xx食品公司关于请拨购买南京牌货车资金的请示
xxx食品公司：
范体式的法定公务文书。
行文方向：
1、 上行文：请示、报告
2、 下行文：批复、通知、通报、命令、决定、公告、通告
3、 平行文：函、议案
4、 可上行也可下行：意见、会议纪要
行政公文：
请示批复通知通报报告会议纪要函公告：通告命令决定议案意见 事务文书：
传真备忘录事项性通知请柬感谢信贺信邀请信启事商洽函申请
请示
概念：是向上级机关请求、指示、批准时使用的公文。
特点：请批性；坚持一文一事；事前行文
格式：标题+主送机关+正文+落款
1、 标题：（完全式）发文机关+关于+事项+文种
（非完全式）关于+事项+文种
2、 主送机关：（受文单位）
注意：（1）请示不能越级
（2）请示不能主送领导者个人
（3）请示只有一个
3、正文：缘由（背景介绍加“为了??”）+请求事项（要明确）+尾语
尾语：（1）当否，请指示
（2）以上请示妥否，请批复
（正文下，空两格，另起行）
4、落款：（1）署名（章）
（2）日期（大写）例：二八
批复
概念：批复是答复下级机关的请示事项时使用的公文。
格式：标题+主送机关+正文+落款
1、 标题：必须完全式 明确写出同意或不同意
2、 正文：引语+主体文+尾语
（1） 引语：你单位+年月日（提交请示的年月日）+《请示的标题》（机关简称代字
【年份】序号）以收悉。经研究，批复如下：
（2） 主体文：首先表时态度，同意还是不同意。如果同意，则对进一步如何实施做
出指示性的意见；如果不同意，则应写明理由进行解释疏通。
（3） 尾语：秃尾；特此批复
3、落款：署名（章）；日期
概念：通知是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员时使用
的公文。
特点：使用广泛；使用频率高；种类多。
格式：标题+主送机关+正文+落款
1、 标题：完全式；非完全式；文种（只限于单位内部之间）
2、 主送机关：（1）同一级别之间用“、”号，不同单位，不同部门之间用“，”。
（2）主送机关较少时，将机关名称写全；较多时要用规范化的简称或概称。
3、正文：原因（现将有关事项通知如下）+事项+执行要求
事项：用分条款式写清正文内容，要求每个条款有小标题，后写清执行要求或号召。
4、落款：署名（章）；日期
会议通知
格式：关于+事项+会议通知
主送机关：
为了（根据）??现将XX会有关事项通知如下：
一、会议时间：例：2007年10月24日（周三）
二、会议地点：具体
三、与会人员
四、会议内容
会议要求，希望和号召。
落款：署名（章）；日期
报告
概念：是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级机关的询问时使用
的公文。
格式：标题+主送机关+正文+落款
正文：第一段：报告的原因目的+“现将??工作报告如下：”
第二段：成绩、各方面所得（学到，懂得）
第三段：生活、工作、不足
第四段：改进措施或今后打算
请示与报告的区别：
（一）行文目的请示：给予批复，指示
报告：不要求答复，只须汇报
（二）行文时机请示：事前行文
报告：事后行文，事中行文
（三）内容宽窄请示：（必）一文一事
报告：一文多事
（四）办理要求请示：“办件”
报告：“阅件”
概念：是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况时使用的公文。
类型：1、表彰性通报2、批评性通报3、情况性通报
格式：标题+主送机关+正文+落款
1、 标题：完全式&非完全式（关于+事项+表彰、批评、情况+文种）
2、 主送机关：作为普发性文件的通报，可以不写主送机关
3、 正文：第一部分：简述事件（时、地、人、事）
第二部分：分析评价（议论）“为了??+惯用语（经??研究决定）+通报事项第三部分：通报的希望、要求、号召
4、 落款
公告通告（下行文）
公告概念：是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文。
通告概念：是向社会各有关方面公布应当遵守或者周知的事项时使用的公文。
公告：国内外宣布重要或法定
通告：有关方面遵守或周知
相同点：1、公开性2、知照性
不同点：范围公告：范围广，面对国内外
通告：范围窄，国内有关方面
单位公告：权利机关，授权机关
通告：机关，社会团体，企事业单位
形式公告：新闻媒体
通告：新闻媒体，张贴
格式：标题+正文+尾语+落款
1、 标题：居中，完全或非完全式
2、 正文：原因（为了??，根据??）+惯用语（现将有关事项通告（公告）如下：）分条款写清通告（公告）事项
3、 尾语：特此通告（公告）
本通告（公告）自（??日期）起施行
4、 落款：署名（章）；日期
意见（可上行、下行、平行）
概念：是对重要问题提出见解和处理方法时使用的公文。
格式：关于+内容+意见+落款
1、内容：原因，背景或依据（委婉）+惯用语（现就??提几点意见如下：）
2、落款：署名（章）；日期
会议记录会议纪要
会议纪要概念：是记载、传达会议情况和议定事项时使用的公文。
分类：详细的会议记录如：国家政策有言必录
摘要式会议记录如：家长会蜻蜓点水
重点式会议记录如：主席公布的命令主次
特点：1、实录性2、客观性3、规范性
格式：标题+会议组织情况+会议进行情况+尾语
1、标题：会议名称+记录，会议内容+记录
2、组织情况：8要素（各项空两格都另起行）
时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录员、议题
3、会议过程：甲??乙??（说的内容）
（空两格）??决议：1、2、3、??
4、结尾：（空两格）散会
署名：主持人（签名） 记录人（签名）
会议纪要：综合整理要点
记录与纪要的区别：
1、内容记录：详细记载会议过程
纪要：记载、传达会议
2、形式记录：内部档案室
纪要：外发公文
3、运行方式记录：无运行性，无周知性
纪要：有运行性（以下行为主），有周知性
4、结构记录：顺时实录式结构
纪要：总分式
会议纪要是在会议记录等材料的基础上整理而成的
格式：会议名称+会议纪要
时间（大写）
（空两格）交代会议基本情况
（XX时间XX地点谁召开XX会议??）现将会议确定事项纪要如下：
分条款（一定要有小标题）
公函（平行文）
概念：用于不相隶属的机关单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （不相隶属：行政组织中，不论级别高低，都没有指挥与服从、领导与被领导关系，而是平等协作关系，其相互行文均使用函。）
特点：1、使用范围广2、种类多3、内容单一4、文字表达与形势较为灵活 格式：标题+主送机关+正文+尾语+落款
1、 标题：完全式或非完全式
2、 正文：发函原因或依据+函事项
3、 尾语：谨请函复或敬请函复或盼复
复函（与批复格式相同）
格式：标题+主送机关+正文+落款
3、 标题：必须完全式 明确写出同意或不同意
4、 正文：引语+主体文+尾语
（1） 引语：你单位+年月日（提交请示的年月日）+《请示的标题》（机关简称代字
【年份】序号）以收悉。经研究，函复如下：
（2） 主体文：首先表时态度，同意还是不同意。如果同意，则对进一步如何实施做
出指示性的意见；如果不同意，则应写明理由进行解释疏通。
A: 函可以广泛应用于各平行或不相隶属相关之间，属平行文
B: 函可以直接通过邮局投送
C: 函不受作者限制，任何机关和组织均可制发
D: 函不受内容繁简字数多少的限制
答案: AC
试题2：函具有灵活方便的特点，它的具体表现是（ ）。
A: 平行机关之间相互商洽工作
B: 不相隶属机关之间询问和答复问题
C: 向有关主管部门请求批准
D: 可直接通过邮局投送
答案: ABC
试题3：通报的总体结构包括（ ）。
A: 标题
B: 主送单位
C: 正文
D: 通报的日期
答案: ABCD
试题4：通报按其内容性质划分，可分为（ ）。
A: 表彰的通报
B: 批评的通报
C: 指示性通报
D: 情况通报
答案: ABD
试题5：通报有以下特点：（ ）。
A: 具有较强的时效性
B: 让事实和数据说话，而不过多地阐发和论证道理
C: 具有教育性质，主要起宣传教育、沟通情况、交流经验的作用
D: 内容单纯，行文简便
答案: ABC
试题6：通报与通知的区别在于（ ）。
A: 通报是用来传达重要精神和情况
B: 通报的事例典型、情况重要，具有较大影响
C: 通报的目的是引起读者的广泛注意和从中受到教育，而不着重要求予以具体办理和执行D: 通知有主送单位，通报没有主送单位
答案: ABC
试题7：有关会议通知的说法，正确的有（ ）。
A: 凡重要的会议均需要于会前制发会议通知
B: 为提高效率，公文改革将逐步取消会议通知，重要会议也只需打电话即可
C: 会议通知发出之后，还要追踪了解落实情况
D: 有关证件要随会议通知一道下发
答案: ACD
试题8：在比较转发公文通知和批转公文通知的时候有下列说法，正确的是（ ）。A: 两者之间没有什么区别
B: 转发公文的通知不要附件，批转公文的通知要附件
C: 批转性公文在印发时要加上批语
D: 两者在写法上基本一样
答案: CD
试题9：知照性通知的作用在于（ ）。
A: 布置工作
B: 交流信息
C: 商洽业务
D: 通报情况
答案: BD
试题10：指示性通知一般适用于以下情况（ ）。
A: 布置需要执行与办理的一般性工作或具体事项
B: 传达上级机关的决定和指法
C: 上级主管业务部门向下级主管业务部门对口指导业务事项D: 一般基层单位用以传达和布置具体事项
答案: ABCD
试题11：通知的写作要求是（ ）。 (多选题)
A: 主题集中
B: 重点突出，措施具体
C: 讲究时效
D: 言语谦和，讲究分寸
答案: ABC
试题12：通知正文的中心部分在写法上（ ）。
A: 可以采取归纳叙述的方法
B: 可以采用分条列项的方法
C: 可以议论和描写、做到声情并茂
D: 以上三种说法都正确
答案: AB
试题13：撰写提纲可粗可细，大致包括（ ）。
A: 公文的标题与开头
B: 表述层次、论点、论据、字数
C: 结尾及其它数据项目
D: 审核修改
答案: ABC
试题14：书写公文文稿有统一的规定，这就是（ ）。A: 用圆珠笔和铅笔
B: 在统一印制的具有规范格式的发文纸上书写
C: 所有文字、图表、符号都应写在规定的图文区之内D: 要压住或越过装订线
答案: BC
试题15：公文结尾的方式很多，最常用的主要有（ ）。A: 专用术语殿后
B: 介绍制发公文的内容及背景
C: 强调、重申式
D: 交待施行时间或处罚措施
答案: CD
试题16：动笔撰写公文前要选好文种．选择文种的依据有（ ）。A: 政策法规依据
B: 工作关系依据
C: 职权范围依据
D: 行文目的依据
答案: ABCD
试题17：公文开头的方式多种多样，最常用的有（ ）。A: 开门见山，揭示主题
B: 说明发文目的
C: 引用名人名言
D: 提问式开头或表态式开头
答案: ABD
试题18：确立公文的主题有哪些最基本的要求?（ ）。A: 正确
B: 集中
C: 深刻
D: 鲜明
答案: ABCD
试题19：向上级行文，其文种可以选择呈请性的（ ）。A: 请示
B: 命令
C: 通知
D: 报告
答案: AD
试题20：通知写作上的基本要求是（ ）。
A: 讲求时效
B: 重点突出、措施具体
C: 主题集中
D: 寓事、理、情于一体
答案: ABC
试题21：公文特征的表现形式是（ ）。
A: 文种
B: 地区
C: 时间
D: 作者
答案: ABCD
试题22：以下哪些属于祈使词语?（ ）。
A: 所有……都必须
B: 凡……都要
C: ……吧、……啊
D: 请……、希望……
答案: ABD
试题23：公文中忌用哪几种年份和时间的表达形式?（ ）。A: 1978年
B: 中华民国元年
C: 明后天
D: 一九七八年
答案: BCD
试题24：公文中忌用的文字是（ ）。
A: 复合字
B: 繁体字
C: 标准简化汉字
D: 异体字
答案: ABD
试题25：撰写公文选择文种的依据是（ ）。
A: 工作关系
B: 行文目的
C: 职权范围
D: 政策法规
答案: ABCD
试题26：在向上级行文时，哪些文种可供选择?（ ）。A: 报告
B: 通告
C: 请示
D: 命令
答案: AC
试题27：公文有哪些不得随意减少或少略的数据项目?（A: 正文
B: 发文机关
C: 印章或签署
D: 成文时间
答案: ABCD
试题28：会议纪要要求写明召开该会议的（ ）。A: 根据、目的
B: 名称、时间
C: 地点、与会范围
D: 议题、会议成果
答案: ABCD
试题29：一般性的会议通知要求写明（ ）。
A: 名称、时间
B: 名称、时间
C: 目的
D: 准备事项
答案: ABCD
试题30：下列有关简报格式，说法正确的是（ ）。A: 于首页上端设报头，写明会议名称与文种。 ）
B: 编发顺序号和编发单位均设在末页下方C: 报尾应写明印刷单位名称
关键词：公文；“请批函”；请示；批复；异同
中图分类号：C931.4 文献标识码：C 文章编号：1674-120X（2016）26-0028-02 收稿日期：2016-07-06
作者简介：吴凤莲（1965―），女，广西钦州人，广西机电职业技术学院人文系副教授，研究方向：汉语言写作、校企文化。
函、请示、批复是党政机关、企事业单位广泛使用的公文，也是高校应用写作教学中普遍要学习的几个文种。在日常工作中，常常因为办理一些审批事项，既要向上级主管部门行文请求批准，又要向业务主管部门行文请求批准，这时，就要分别使用请示和函来行文。要准确使用好这几个文种，有必要弄清楚它们之间的联系与区别。
一、“请批函”与请示、批复的联系
《党政机关公文处理工作条例》规定“请求批准和答复审批事项”的函称之为“请批函”。“请批函”又分为请求批准的去函和答复审批的复函。“请示”则“适用于向上级机关请求指示、批准”。“批复”则“适用于答复下级机关请示事项”。它们之间在使用功能、特点、写作格式等方面有许多相似之处。
1.使用功能非常相似
“请批函”中“请求批准”的功能与请示的“请求指示、批准”功能十分相似，二者都是向上级机关或不相隶属机关请求“批准”某些事项。而“请批函”复函的“答复审批事项”的功能，与批复的“答复请示事项”功能也十分相似。例如，学校要建设学生宿舍楼，首先需要向上级主管部门请示，上级部门同意批复后，才能向土地、规划、建设等业务主管部门去函请求批准，业务主管部门若同意则复函批准。
2.“请批函”与请示、批复的特点十分相似
（1）“请批函”去函与请示都具有针对性、报请性、期复性、单一性、事前性等特点。
“请批函”去函是针对需要主管职能部门审批的重要事项而行文；请示是针对本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，或在工作中遇到新问题、新情况以及难以克服的困难而行文请示上级机关给予指示、答复、批准或帮助。因此，二者的行文具有很强的针对性。
“请批函”去函与请示行文都是为了得到有关部门的答复或批准，都需要呈报有关问题或事项，请求批准或答复，都具有报请性、期复性的特点，有关部门收文后无论同意与否，都必须给予复函或批复。
为了便于主管职能部门或上级机关准确、及时给予答复，“请批函”去函与请示行文要求一文一事，请批事项单一，主送机关单一。因此，二者都具有单一性特点。
“请批函”去函与请示都是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，按照有关程序必须得到主管职能部门或上级机关批准而行文，都具有事前性的特点。
（2）“请批函”复函与批复都具有针对性、回复性、权威性等特点。
“请批函”复函与批复都具有很强的针对性。一是批复函是针对有关单位请求批准事项的函所给的复函；批复则是针对下级机关的请示所给的答复。二是二者答复的内容针对的是请批事项，不涉及请批事项以外的内容。
“请批函”复函与批复都属于回复性公文，其内容属于回复性的内容。没有请求批准的函就没有批复函，没有请示就没有批复。因此，批复函和批复的制作和应用是以“请批函”和请示为条件，请求什么事项，就答复什么事项。同时，对请求事项无论同意与否，都要行文答复。
“请批函”复函与批复还具有权威性的特点。批复函是政府主管职能部门给予请求批准事项单位的答复，代表的是政府主管职能部门的意见，具有政策方面的权威性和约束力，请批事项的单位必须严格按批复函的意见执行。批复代表的是上级机关对有关问题的决策意见，往往体现了党和国家的有关方针、政策，对下级机关具有行政约束力和权威性，下级机关必须遵照执行。
3.“请批函”去函与请示、复函与批复的写作格式十分相似
“请批函”去函与请示正文一般由开头、主体和结语三部分组成。开头部分主要交代请求批准或请示的缘由。这是请批事项能否成立的前提条件，也是主管职能部门或上级机关答复同意与否的根据。原因必须客观、具体，理由必须充分、合理。二者的主体部分都要提出明确、具体的请批事项，这是行文的目的。这部分内容要求单一，一文一事，便于主管职能部门或上级机关给予明确答复。二者的结语大同小异，一般用“当否，请批示”“妥否，请批复”或“以上请批事项如无不妥，请予批准”等。
“请批函”的复函与批复正文也是由开头、主体、结语构成。二者的开头一般引叙来文以说明函复或批复缘由。主体部分主要说明批准或批复事项，针对来文的请批事项给予同意或不同意明确的答复。二者的结语一般用“此复”“特此批复”或“特此函复”等习惯用语。
二、“请批函”与请示、批复的区别
1.适用主送机关不同
《党政机关公文处理工作条例》对函的界定是“适用于不相隶属机关之间”。因此，“请批函”的行文对象相互间是没有隶属关系的机关，其行文对象范围广，可以是任何相关业务主管部门，只要相关业务按程序需要有关职能部门审批，不管其行政级别高低，都需要使用请批函来行文。而请示和批复适用于有隶属关系的机关之间，行文对象范围比较窄，往往限于本系统内，且为上下级机关单位之间。请示主送的是有隶属关系的上一级机关，批复主送的是有隶属关系的下一级机关，并且一般不能越级行文。这是“请批函”去函与请示、复函与批复的最主要的区别，也是本质的区别。
2.行文方向不同
根据《党政机关公文处理工作条例》的“行文规则”要求，可以把公文按行文方向分为上行文、平行文和下行文三类。请示的行文对象是上一级机关，属于典型的上行文；批复的行文对象是下一级机关，属于典型的下行文；“请批函”的行文对象相互间是没有隶属关系的机关，属于典型的平行文，行文对象可以是上级机关，也可以是平级机关，还可以是下级机关。
3.行文目的不同
“请批函”去函的行文目的在于请求主管职能部门批准某一事项，复函的行文目的是答复有关请批事项，其行文目的单一。“请示”的行文目的旨在向上一级机关“请求指示、批准”，除了“请求批准”以外，还可以就某些工作或问题，自身理解不透，把握不准，希望得到上级机关的指示和帮助。“批复”的行文目的则是答复请示事项，除了“批准同意”以外，还可以对请示单位作出“指示”，解答疑难问题。
4.行文内容范围不同
“请批函”的行文内容范围往往限于本单位、本部门、本系统无权自行决定的业务性请批事项，需向主管职能部门报批。“请示”“批复”的行文内容范围涉及机关单位行政、党务、人事、财务等方方面面的重大问题，行文内容范围更加广泛，但又局限于本系统具有隶属关系的上下级机关单位之间。
此外，“请批函”与请示、批复在行文格式、使用的语气等方面也存在一定的差异。总之，只要我们清楚了三者的异同，就能准确使用相关文种，提高行文效率。
参考文献：
1.方向要正确。撰写公文必须要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及本企业的制度、规定，并能客观、完整、准确地体现本单位、部门所要表达的意图。
2.主题要突出。起草公文要开门见山，简明准确，要合理安排正文结构，做到层次、条理清楚，要确保请示件一事一文，不可一文多事。
3.表达要深入。尤其请示件，一定要内容完整、有深度。例，对于涉及到经费方面的请示项目，在明确理由的同时，还应拿出依据，测算经费，并提出合理方案，或拟定几种方案，阐明利弊，供领导决策借鉴，从而增强文件的前瞻性和批办效果。
4.文题要对应。目前上报的请示中，文不对题的现象依然存在。例，某已开工工程需申请费用，标题却写“关于××工程的请示”。
5.用语要得体、规范。具体应注意以下几点：
（1）文句严谨，周密、准确，不生歧义，没有漏洞、失当之处。
（2）简明，精炼，去浮辞，忌冗长空泛。
（3）文理通顺，符合语法、逻辑规律。
（4）格调郑重、严肃、客观，不主观褒贬、肆意渲染，不矫操造作、虚构加工，体现公文的权威性。
（5）平实自然，通俗易懂，忌堆砌词藻，滥用辞格。
（6）要使用规范化公文书面词语，现重点例举以下几种常用词进行说明。
称谓词，第一人称用“我”、“本”，第二人称用“贵”、“你”，第三人称用“该”。
领叙词，一般有根据、依据、按照、遵照、接、顷接、近接。作为下文依据的词有悉、收悉、敬悉、欣悉、惊悉、恭悉、获悉、谨悉等。表示目的的词有“为”、“为了”。表示理由的词有“由于”、“因为”、“兹因”、“鉴于”。
承转词常用的有“据此”、“为此”、“故此”、“有鉴于此”、“基于上述”、“综上所述”、“由此可见”、“总之”、“总而言之”。
时态词不能用“明年”、“后年”等不准确的词，而应使用具体化的年、月、日。此外常用的时态词有兹、现、将、值此、时值、按时、准时、届时、在即、立即、当即、先期、逾期、片刻、曾经、暂、暂行等。
结尾词，一般有此复、特此批复、特此函告、特此报告、 为盼、为要。还有致意性结尾词，如谢谢合作，谨致谢意，顺致诚挚问候等。
公文语言要符合发文机关职权、符合文体特点、符合行文关系，下行文要明确肯定，平行文、上行文要用语谦和，分寸适宜。
“请示”要求理由充分，必要性、可行性阐述清楚，在结尾处不能含糊，如“请领导考虑”、“上述意见不知妥否，请上级酌定”就含糊其词，而应当明确请求批示，例如，“妥否，请批示。”等就比较明确。
6.字句要正确。避免病句、错字、标点乱用等文字性错误，减少语句前后缺乏逻辑性、关联词使用不恰当、标题不准确、不确切等表达上的错误。
7.引文要准确。常见的错误有：引用某个相关文件名称时，公文文号置前，标题置后，或者引文文号中的六角号“〔〕”用“［］”代替，正确格式应为“《标题》（文号）”；引用会议纪要内容时，专门强调某个领导提出某某事项，不符合行文规定。正确的表达应该是会议强调某某事项，不出现个人姓名；专业术语、计量单位和数字用法不符合相关规定等错误。
公文种类主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。
1.不能漏写文种。
例：“关于××的方案”、“关于××的办法”，为不完整正式公文，“方案”、“办法”不能作为文种，应为 “关于印发××方案的通知”。
2.不能自编文种，行文时必须在上述13个文种中选择适当的文种，避免出现“说明”、“建议”、“要求”等自编文种的现象。
3.正确选择文种。要依据发文机关的职权选择，上行文多采用“请示”或“报告”，必要时也可使用“意见”；平行文用“函”，指在同一系统内部平级单位之间或不相隶属的任何级别的单位之间；下行文使用的文种有“通知”、“通报”和“批复”等。
要注意几个易出错文种的正确使用：
“请示”和“报告”，“请示”需上级批复，而“报告”则是向上级汇报，不须批复。“请示”必须是一文一事。
“通知”和“通报”，“通知”具有执行性，主要用于批转下级机关行文，转发公文，印发本机关公文；通报具有教育性，如批评、表扬及情况通报等。
“决定”和“决议”， 这两个文种都属于下行文，具有决策性，但决议是党的机关文种之一，而且是会议通过的，在题注中要注明是哪次什么会议什么时间通过的。
规范的公文包括眉首，正文和版记三个部分。
1.眉首。一般包括公文份数序号、秘密等级与期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人6个部分。上行文必须要注明签发人姓名。
2.正文。一般包括公文标题、主送机关、正文及成文时间，有时还有附件。
（1）标题。准确简要地概括公文的主要内容，要文字简明。文种中已表达过的内容标题不再重复，如，不能说“关于申请××的请示”，“申请”二字是多余的。标题中除必要时使用书名号外，一般不用标点符号。要正确使用介词，要么用“关于”，要么用“对”，不能出现“关于对”。标题的排列要均称，不能将一个词拆分成两行。转发的公文，如通知的通知的通知，可省略中间层次，但在正文中须叙述完整。
（2）主送机关。“请示”不能多头主送。
（3）成文时间。成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
3.版记。版记部分包括主题词、印发机关、印刷份数和发文时间。
（1）主题词：主题词应主要选择名词、动名词和名词性词组，有些公文标注的主题词是将标题简单割裂，有的甚至出现介词“关于”、动词“调整”等等，对于揭示公文主题内容、便于检索毫无意义，选词数量应不多于6个，排列顺序为类别词、类属词，最后必须加上文种。
（2）版记最后要标注印发机关、成文时间和打印份数。4.其他格式
遵循“参照标准，力求美观”的原则，对常出现的格式及其他细节方面的问题作如下统一规范:
（1）文号、正文（除标题外）、版记（除主题词、词素外）及上行文中的“签发人”3个字都采用仿宋GB2312三号字，页码采用仿体四号阿拉伯数字；上行文的签发人姓名为楷体三号；标题用宋体小二加粗；“主题词”3
个字为黑体三号，主题词词素为宋体小三，各词之间空一全角汉字。（2）正文统一用1.5倍行距。
（3）一般标题上与红色反线空两行三号字距离，下与正文空一行。
（4）附件与正文空一行，附件名称不加标点符号，如需回行，则回行后第一字与名称首字对齐。正确格式为：
附件: 1.××××××××××××××××××××××
2.××××××××××××××××××××××
（5）有附件的文件，正文中一定要按以上格式标明，并与后附标题一致。
（6）成文日期中的“”从特殊符号里引用，并与正文字体相同。
（7）正文层次序号依次为：“一、（一）1.（1）”或“一、1.（1）”
（8）单独发文落款处只写日期，不写发文单位。
（9）用印要求横向居成文日期中间，纵向上不压正文，下压日期，骑年盖月。印章所在页必须有正文，不能在空白页上打上“此页无正文”之后再加盖印章，必要时可调整行间距或标题与红色反线距离。
（10）版记应置于文件最后一页，亦即偶数页。
（11）要双面打印纸质文件，以备归档。在OA系统电子版公文制作时，要按纸质文件要求排版。
（12)“妥否，请批示”并不是请示中必用的固定格式，如以“请公司批复”收尾，再加“妥否，请批示”，则属多余。
（13）请示文件应在成文日期下隔一行标明联系人及电话，报告因不必署联系人。
（14)在转发、印发某项内容的行文处理时，被转发的内容是公文的正文，而不能作为附件处理，故无需标注“附件”一词。
公文标题中常见错误：
标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下：
一、语句不合语法规范
例1、部、部、部、部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。
例2、高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。
例3、高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。
例4、省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。
例5、高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。
病例分析：
例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。
例2的动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校产办集体企业有关政策”，“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能是贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。
例3的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。
例4的标题有多项错误：
1、动宾搭配不当，标题限定部分“加快和发展”的宾语应是“普通高校教育体制改革”而不能是“若干问题”。“若干问题”需另外用一个动词与之搭配，2、在没有适配动词与之搭配的情况下，“若干问题”被迫充当限定部分的中心词，而“若干问题”不能限定“试行意见”；3、“意见”本属于导向性和参考性文书，不具强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。
例5缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。
二、请示、函、报告三者混淆
例6、关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。
例7、关于申请1995年公费医疗补助费的报告。
例8、关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。
病例分析：
例6的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。
论文关键词：技校；应用写作；行动导向教学法
应用写作是技工教育的一门必修基础课，在当今时代，是否具备良好的应用写作能力将会直接影响到一个人的工作效率和工作水平。从未来的职业发展来看，培养学生良好的应用写作能力至关重要。技校要培养学生的应用写作能力，在掌握写作要领的基础上，教学重点应放在工作环境中，用行动导向教学法解决技校学生生源素质参差不齐的具体问题，将应用写作课与实际工作结合起来，在做中学，在学中做，使学生的应用写作技能最大限度地得到发展。笔者拟对行动导向教学法在应用写作教学中的运用做一点探讨，以便抛砖引玉。
行动导向教学法的内涵
行为导向教学法是当今世界上先进的职业教育理念的产物，是德国文教部长联席会议在1998年提出的一种新型职业教育教学方法，已成为德国职业教育的主流，并日益为世界各国职业教育所接受和推崇。行动导向教学法作为一种教学方法，是对传统教育理念的根本变革，其目标是培养学生的关键能力，让学生在活动中培养兴趣，积极主动地学习。要求学生在学习中不仅要用脑，而且要脑、心、手共同参与，提高行为能力，学生在获取知识的过程中，必然会引起思维、行为、动手能力、团队合作意识等方面的综合素质变化。行动导向教学法可以根据学习内容和教学目标结合使用其他教学方法，可结合使用的方法有：模拟教学法、角色转换法、“头脑风暴”法、案例教学法、项目教学法、思维导图法等等，特别适合于对技工学校学生的教学。
行动导向教学法在应用写作教学中的运用
（一）以模拟教学法培养学生的职业发展能力
模拟教学法是一种以教学手段和教学环境为目标导向的行动导向型教学法。模拟教学法分为模拟情境教学与模拟设备教学两大类（这里只谈模拟情境教学）。模拟情境教学主要是根据专业学习要求，模拟一个工作场景，在这个场景中具有与实际相同的工作过程，活动是模拟的。通过这种教学，可使学生在现实的社会环境氛围中对自己未来的职业岗位有一个比较具体、综合的全面了解，特别是对于一些行业特有的规范的了解，可以得到深化和强化，有利于学生职业素质的全面提高。
应用写作教学要分析各专业的就业岗位，制定本专业应用写作的教学目标、教学内容和教学方法。以文秘专业为例，可以根据实际工作的职业特点，直接将学校行政会议作为模拟工作场所，把召开会议的办会、办事、办文的工作流程结合起来，形成完整的教学内容并设计教学。可组织学生在学校行政会议上进行实习，会议一般包括会前筹备、会中服务和会后落实三个阶段。会前要明确会议程序，确定会议召开时间、地点、参会人员、会议议题、通知与会人员；会中要准备会议签到表，进行会议记录、会议录音，或拟写发言稿、收集会议信息；会后要拟写会议总结（会议纪要），并对会议确定的任务进行跟踪落实，或写报道稿。这样做，可以将文秘专业的应用写作教学内容和目标完全在模拟工作场景中落实，在做中学。
如果以真实的企业工作环境为背景设计写作教学，则要以真实的工作任务作为载体，根据具体的写作任务进行训练，可根据下面的过程进行教学：某企业将要举行年终总结和表彰大会，时间定于年底，企业领导预先召开一次大会筹备会议，确定了会议的议程，决定大会由副经理主持，由总经理做年度工作报告，由人力资源部主管宣读企业优秀员工名单，然后由企业职工代表发言，最后由企业领导为优秀职工颁发奖品等。笔者针对这个任务情境拟出下面几项训练内容：（1）让一组学生先写出会议通知及邀请嘉宾的请柬；（2）让另一组学生拟写企业年终工作报告及表彰大会筹备方案；（3）让一组学生拟写会议的议程安排表并准备奖品；（4）让一组学生模拟进行会场布置；（5）让一组学生拟写会议记录或会议纪要。然后让每个小组搜集写作素材，熟悉企业文化，既要在规定时间内完成各种写作要求，又要进行现场模拟，要求各组学生齐心协力，分工明确，团结合作，将平时所学到的涉及会议的各个方面的知识落到实处，在这次模拟教学中，学生真正参与到会议的组织和协调中，在教师指导下完成了任务，收到了很好的教学效果。
（二）以工学交替培养学生的综合素质
工学交替既是一种办学模式，也是一种教学方法（这里只谈教学方法）。工学交替即行动导向教学中的角色转换法，就是通过课堂学习与行业实训相结合的教学方式，使学生在“学生——员工——学生”的角色转换中，较为全面且直接地熟悉行业岗位的运转情况，进一步锻炼学生的基本技能，使其认识到自己在专业知识和实践技能方面的不足，推动学生自我学习、自我发展、自我提高。
在旅游与酒店管理专业实施工学交替尤其有现实意义。在“十一黄金周”或旅游旺季，可安排学生进入酒店实习，将教学需要与行业需求紧密结合在一起，调整应用写作教学，灵活安排学生在实践中学好应用写作。酒店的内部管理工作在很大程度上就是对人的管理，因此，离不开召开各种会议和各种酒店应用文的应用，诸如酒店行政公文、酒店通用公文、酒店商务公文、酒店社交礼仪文书等，通过实习，学生办会、办文、办事的各种职业能力可以得到全面提高。
一般而言，酒店通常召开的例会主要有店务会（全体员工大会）、总经理办公会议、部门经理会议、中层干部会议、部门管理例会、班组会、协调会、培训会、晨会等等。学生对于办会这项工作就要按照会议的级别和内容进行充分准备。例如，店务会（全体员工大会）的规模最大，会议组织者要认真准备材料，搜集酒店员工关心的问题，将酒店近期的经营情况、近期的工作总结、预期的工作计划、员工关注的问题等相关信息通过会议传达给酒店全体员工。学生可分人、分组担任不同的角色，负责不同的工作，各司其职，教师现场进行应用指导。
在一般的酒店管理应用文中，诸如酒店行政公文、酒店通用公文、酒店商务公文、酒店社交礼仪文书等，要求每个学生必须掌握并能运用。
除了让学生充分接受酒店人事部门的培训外，还可派教师跟踪教学，及时指导。通过开展工学交替的行动导向教学，一方面，可以让学生在真实的工作岗位上学知识、长才干，增强学生的学习积极性，明确学习目标；另一方面，通过深入了解酒店对人才素质的要求，可使学生有效地制定职业生涯规划，锻炼吃苦耐劳的职业精神，这对提高学生的道德修养、社会责任感和职业意识等综合素质都能起到很大的推动作用，也可为学生今后参加实际工作奠定坚实的基础。
（三）以“大脑风暴”法培养学生的创造能力
“大脑风暴”法是教师引导学生就某一课题自由发表意见，并对其意见的正确性或准确性不进行任何评价的教学方法，也是一种能在最短的时间里获得最多的思想观点的工作方法，被广泛应用于教学、企业管理和科研工作中。在教学中，教师和学生一同收集解决实际问题的建议，通过集体讨论，集思广益，引导学生对某一教学课题发表自己的见解，通过同学之间的相互激励引起连锁反应，从而获得大量的信息，经过组合和改进，达到创造性地解决问题的目的。
对于“函”一节的教学内容，很多学生不太了解函是什么，函有什么作用，函的分类、函的写法及语言风格怎样。为使学生掌握这种公文的特征和运用方法，笔者将学校近时的情况设计为教学情境：学校毗邻国道206线，其时道路正在扩建，车辆多，交通拥堵，学生上学、放学，特别是每周五下午住校的两千多学生陆续回家时，交通安全隐患极大。学校多次发函请求有关交通部门在路口增设交通标志、斑马线、候车亭等，但是未果。针对这一具体情境，笔者让学生进行讨论。学生情绪激愤，你一言、我一言，笔者因势利导地引出“函”这种公文，要求学生以学校的身份发函，向相关交通部门提出解决交通隐患问题的要求。结合学生的讨论，共提出以下几个问题：（1）这件事关系学生的切身利益，增加交通标志等设施应向哪些部门反映？（2）学校应怎样与主管部门联系？完成这项任务应写什么样的公文？（3）这种公文包括哪些内容？怎样写？在格式和语言方面有何要求？（4）处理这种公文在程序上有哪些要求？要不要回复？
在“函”的教学中，教师引导学生就这几个问题自由发表意见，师生共同讨论，收集解决问题的建议，然后提出解决问题的方法。学生对“函”的概念，函的分类及作用，函的行文规则与处理程序，函的内容、格式、语言方面的要求等提出了自己的看法，整个课堂气氛十分活跃，学生带着轻松的心情进行学习、写作，愉快地完成了学习任务。
实施行动导向教学法的要求
首先，在实施行动导向教学法时，教师要让学生在活动中学习并按照职业活动的要求组织好教学内容，把与活动有关的知识、技能组合在一起让学生进行学习，教学要按学习领域的要求编制好教学计划，明确教学要求，安排好教学程序。上课前，要充分做好教学准备，要事先确定通过哪些主题实现教学目标，教学中要使学生的学习直观易懂，轻松高效。
1.概述
答复即复函，属公函的一种。
复函是机关、单位为答复来函一方面商洽、询问或联系事宜而使用的一种公文，既可用于上级机关对下级单位的答复之用，也可用于平行机关或不相隶属机关的答复。复函如属上级机关对下级机关所要求事项的答复，同时具有某种批复、批示的性质。
2.写作要点：
复函的全文由标题、正文、落款三部分构成：
(1)标题
由发文机关、事由和文种类别(复函)组成，一般不可省略。
(2)正文
包括受文单位、开头用语、答复意见、结尾四部分。受文单位要顶格写;开头用语多为你处函收悉，经研究，现答复如下之类，要写明来函日期、名称和编号;接着是针对来函内容作出的具体答复;结尾用此复、特此函复等语作结。
范文
关于《***》征求意见的复函
区委教育实践活动领导小组办公室：
月 日收到《征求意见函》后，我单位教育实践活动领导小组高度重视，按照征求意见稿的要求，及时把征求意见稿转发至***，广泛征求意见建议。对征求意见稿无异义。
***单位
年 月 日
关于区政协十三届五次会议第 号提案的复函
尊敬的╳╳╳委员：
您提出的《关于╳╳╳╳╳╳的提案》(第╳╳╳号)收悉。经研究办理，现答复如下：
╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳。
最后，我们对您在╳╳╳工作方面的关心和支持表示衷心的感谢，也希望您能理解我们的工作。
此复函已经陈xx局长审签。
关于参加《XXXXXX总体城市设计》的复函
XXXXXXXX规划局：
经我公司/单位认真考虑，愿意参加XX市规划局举办的《XXXXX设计及重点地区详细城市设计》方案征集项目，接受征集文书提出的各项要求，保证遵从各条事项。无异议。
项目组成员如下：
我公司相关的城市设计业绩有：
1、 (仅列名称、规模、设计时间)
2、
特此复函
【关键词】公文处理；政府公文；公文格式；文秘人员
机关公文是党政机关在实施领导、履行职能、处理公务过程中具有特定效力和规范格式的文书。党政机关办公室作为公文的主要制发者，其处理水平和规范化程度，直接影响到党和政府工作的权威性。秘书人员作为公文处理的直接承办者，每一项工作都关系到党和政府路线、方针、政策的贯彻落实，关系到党委政府工作意图能否贯彻下去。可以说，公文办理无小事，任何差错和遗漏都可能会影响到决策和工作部署，影响到大局。笔者结合工作实际，就日常公文处理中出现的以及容易被大家忽略的一些问题进行粗略归纳和分析，期待与大家一起探讨。
一、公文处理中常见的问题
办公室日常处理的公文主要包括制发的下行文和基层部门的请示报告。
（一）下行公文常见问题。1.随意升级发文规格。在公文制发过程中，以什么规格发文，存在着轻重缓急的区别。一些单位以部门发文没有力度为由，把本应属于部门业务职能范围内的文件报政府，以较高规格的行文凸显推动工作的力度，这势必降低政府发文的严肃性，导致文件多发滥发。一些部门在临近开会前几天，匆忙印制文件，缺乏与相关部门的沟通协调，留给秘书人员审核的时间又十分有限，无法保障公文审核的质量。2.公文运转时间过长。政府已决策通过的一些事项，不能及时出台文件，使得相关决策部署得不到有效贯彻执行。一些需要部门会签的文件，在部门停留时间过长，缺乏有效的督办机制，影响事项的部署执行。3.机械套用上级文件。参照借鉴上级文件制定本地区文件时照搬照抄，缺乏具体化和可操作性，导致“上下一样粗”。4.公文文种使用不当。下级政府与上级部门是不相隶属的机关，不具有领导与被领导的关系，在请批或批答有关事项时应使用“函”，但在实际工作中却往往使用“报告”或“请示”文种。5.公文排版不规范。如：正文层次序数不一致。国家标准规定，正文结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字。实际使用过程中，有的公文未能严格按结构层次序数标注，体例不统一；有的公文未能按照公文字体要求排版，随意把一些段落文字加粗。附件说明不规范。国家标准规定，如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。实际制发公文中，出现多个附件后加分号和回行不对齐等不规范的现象。标题排版不美观。国家标准规定，公文标题较长回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距适当，标题排列应当使用梯形或菱形。在实际制发公文过程中，存在回行断句不完整或标题排版“头重脚轻”等现象。另外，在公文排版中还存在段落不对齐，行距不均等等瑕疵。
（二）基层上行文常见问题。1.公文报送不规范。一是上行文直报。一些部门将需要政府审批的事项，以部门的名义，未经办文科室登记直接报送领导个人。二是上行文多头主送。极个别的基层单位，还存在多头主送的现象，一份请示既报送政府，又报送党委。2.公文行文不规则。一些基层单位把本应属于主管部门职权范围内处理的问题向政府请示，如一些企业向政府上报请示要求兑现有关奖励政策，我们指导他向发改委申请，由发改委扎口汇总后再向政府请示。3.公文处理效率不高。在收文处理中，有的部门不按程序办理，不经办文科室登记，直接找领导批办，办理好后又不能及时交办文科室存档，导致文件办理无法跟踪，易丢失。有的公文交部门提出建议意见时，缺乏与来文机关的有效沟通，迟迟不能反馈意见。
二、提高公文处理质量的对策
（一）加强学习，提高业务能力水平。《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》是我们处理公文的重要参考指南，我们要深入学习，熟练掌握格式规范。其次，要加强对上级精神、重大政策的学习，使得制发的公文既能体现领导意图又贴近本地实际。再次，要加强交流分析，通过心得交流、案例剖析等活动，借鉴好的经验和做法，对照查找存在的问题，提高公文处理综合能力水平。
（二）规范程序，遵循公文运转机制。运转渠道要规范。基层或部门上报的请示直接送呈领导审签时，工作人员要指导他们必须送办文科室登记运转。运转程序要规范。部门起草的代拟稿必须送政府办审核，不得直接报县领导审签；部门提交的代拟稿、会办意见必须由本部门主要负责人签字；所有发文，各分工条线人员须事先审查并签字，然后报主任拟签。严格退文制度。对不符合发文要求的公文稿，要敢于否定和退回部门重办。
（三）提高效率，明确公文运转时限。公文具有极强的时效性，这决定了公文运转不能耽搁，否则会给政府工作带来被动。一般情况下，部门提出的会办意见三个工作日内必须完成，一些重大或复杂的事项，在短时间内无法提出会办意见的，要及时与来文单位沟通。一些需要尽快传达贯彻的紧急公文，可先电话通知，再迅速印发正式文件。各分工条线的工作人员要完善督办制度，对经手的重要文件登记造册，每日盘点在手或经手的公文，按规定时限办理完毕。
【参考文献】
[1]荣远，王应选.“四个并重”做好公文处理工作[J].秘书工作，2014（11）.
课程设置应优先考虑社会的需求。社会需求已日益成为课程设置的客观依据。而社会需要的是能够切实解决实际问题的人，因此我们培养的学生必须要能够解决实际问题，具备有解决实际问题的能力。而我作为一个语文老师，我认为开设现代公文写作这门课程，对提高学生解决问题的能力，让学生拥有更强的分析问题、判断问题、解决问题的能力有非常大的作用。
一、现代公文写作是一门工具性的学科，开设这门课程大有必要
作为一个语文教育工作者，我认为，现代公文写作这门课程的设置非常有必要。我国著名教育家叶圣陶先生曾说过：大学毕业生不一定要能写小说诗歌，但一定要能写工作、生活中的实用文章。比如当一个中专学生毕业后，会不会写基本的请假条，借条、欠条，这些都是在实际生活当中我们会遇到的事情，在遇到这些问题后，我们能否妥善的解决好呢？我想很多学生都会嗤之以鼻，这些日常的事务文书谁不会呢，但若要问到这些日常的事务文书的格式，又有几个能够准确回答，并正确无误的写作呢。比如问到要写一张欠条或借条需要考虑些什么样的因素呢，我想很多中专学生在毕业之后都无法考虑周全，我们作为老师在课堂上不单要给学生讲述各个公文文种需要掌握的基本知识点，还要给学生讲述各个公文文种应该具备的格式以及各个公文文种在现实生活中应该注意的地方，容易出错的地方。比如在讲条据的时候，我讲到一个案例：李某借周某50000元，向周某出具借条一份。一年后李某归还5000元，遂要求周某把原借条撕毁，其重新为周某出具借条一份：“李某借周某现金50000元，现还欠款5000元”。在这份借条中，李某这份借条中有明显的歧义，这将造成重大的经济纠纷，引起一场不必要的官司。通过这个案例学生就学会了在现代公文写作中必须要斟字酌句，否则将会带来不必要的麻烦。
文件是传递信息的重要渠道。党和政府上下左右机关之同，其决策、方针、设想和意图等政务信息，常常是通过文件的传递而取得的。例如，各级党政领导同志的工作活动情况，各地的突发事件，社会动态，经济技术情况等信息的收集、传递和处理，工作情况的汇报，上级决策、指示的下达，下级贯彻落实上级指示的经验总结和存在问题的报告等，都离不开文件这一工具。上级领导机关通过批阅下级机关送来的报告、请示、汇报、调查报告以及简报、总结等，就及时掌握了下级机关的信息动态。这就为上级机关指导工作、解决问题以及进行各项决策提供了客观依据。又如，下级机关通过阅读上级机关的指示、决定、通报、通知等文件，就能及时掌握从上级机关传递过来的信息动态。根据这些信息动态，下级机关就可以及时开展工作和完成规定的任务。至于平级和不相隶属机关之间相互使用的“函件”等文件，更多是用于直接沟通信息及联系各种事务的。通过文书的这种信息传递作用，使得各级机关组成了一个四通八达的信息网络，机关工作靠文件传递的信息得到处理和解决；上下左右之间的关系，靠文件传递的住处得到调整。从而保证了各级各类机关组织的工作正常地、有秩序地运转。而各个文件的特点、结构、写法、注意事项都在现代公文写作这门课程中加以讲述。在这门课程的学习中，学生可以得知我们的国家是怎样进行至上而下的管理的，学生可以得知上级机关如何了解下级机关的信息动态、而下级机关又是如何掌握上级机关的文件指示的。通过这门课程的学习学生可以知道平级和不相隶属的机关之间要商洽工作、询问答复问题该怎么办，什么情况之下应该使用什么样的公文文种，这大大提高了学生解决实际问题的能力。
特别是对于国家工作人员来说，熟练掌握并能很好运用应用文是必须具备的一种工作能力，是对公务员最起码的要求。特别最近几年，国家公务员考试、各类的竞争上岗、应聘考试，应用文写作所占分值越来越高，例如：广东省98年省直部分机关竞争上岗考试中单选、多选、判断三个类型的客观题占60分，主观题也就是应用文写作题占40分。
总之，现代公文写作这门课程是工具性很强的课程，开设这门课程，学好这门课程，对提高学生解决问题的能力有相当大的帮助。
二、从培养学生的逻辑思维能力来看，有必要开设现代公文写作这门课程
思维是人类大脑的特有功能，是人脑对客观事物的本质属性和事物之间内在联系的规律性所作出的概括和间接的反映。公文写作是作者思维的一个体现过程，而逻辑思维是公文写作中，作者运用的主要思维方式。所谓逻辑思维是人在认识过程中借助于概念、判断、推理反映现实的过程，它以科学的抽象概念揭示事物的本质，表述认识现实的结果。
公文中，总体设计都是由一些单元块组成的，像事项、理由、依据、要求、情况、原因、目标、措施、步骤、决定、号召、概述、成绩、问题、经验、打算等等。而这些单元块都离不开逻辑构思问题，比如其中的“情况、特点、问题”回答的是“是什么，’“成绩、收获、做法”回答的是“怎么样，’“原因、经验、教训”回答的是“为什么”’‘措施、希望、要求、号召”等回答的是“怎么办”。
逻辑思维是通过层层的推理、归纳、演绎得出科学的结论，得出解决问题的方法。许多工作通知、意见等行政公文的制作，就是领导和写作者根据现实出现的共同性的问题，及时予以归纳作出的指导性的意见。比如省政府办公厅从某县的情况报告中了解到某县严重的伤寒疫情，又从其他几个县的情况报告中发现，今年春季又出现了痢疾、腹泻、病毒性肝炎等多种疾病。通过比较分析，综合概括，发现这几个县有一个共同的地域特点——都是同一条江流域的城市，省政府马上调动卫生防疫部门对降水的水质进行检验，发现导致诸多疾病流行共同原因是“水污染”。零散的问题一下子集中了，复杂的问题一下子变得简单了，于是从中提炼出“紧急动员全社会力量，突出治理水污染”的紧急通知主旨。
总而言之，公文写作是一个非常复杂的思维过程，是一种创造性的复合性脑力劳动，既有分析、综合，又有归纳、概括，但总体上是一个由大到小，由简到繁，由形式到内容的思考过程。一般是由粗到细，由抽象到具体，由标题到观点，由观点到材料这样一个逐步完善的过程。在学写公文的这一过程中，学生的逻辑思维能力不断的得到提升，解决问题的能力也不断的得到提高。
三、学习现代公文写作这门课程，学生的书面表达能力得到的提高
公文的语言要求简洁，用尽可能少的语言表达更完整的意思。在上课的过程中我曾经给学生讲到这样一个例子：1950年颁布的《婚姻法》中有这么一条规定“夫对于其妻所抚养与前夫所生的子女或妻对于其父所抚养与前妻所生的子女不得虐待或歧视”。而在1980年所颁布的《婚姻法》就把这条文字修改为“继父母与继子女之间不得虐待或歧视”用16个字代替了原条文中40个字，修改后的条文用“继父母和继子女”7个字就概括了原条文中33个字的内容，并且增加了“之间”两个字，就使原条文中只是单向性规定“继父母对子女不得虐待或歧视”改成了“继父母与继子女双向都不得虐待或歧视”。既丰富了原条文的内容，又体现了用尽可能少的文字表达尽可能丰富的内容。
在公文写作课上通过这样不断的讲解，不断的举例，不断的分析，不断的练习，不断的修改，学生的概括能力会有所提高。
再有公文的语言要求措辞得体，要求根据具体情况选用恰当的语体、语气。如上行文中，由于受众是上级，用词应谦恭诚挚，不卑不亢。下行文的受众是下级，因此用语要平和严谨；平行文的受众是不相隶属的机关单位，用语则应谦敬温和，多用谦词、尊称。而通告、公告、公报一类公布性的公文，需要通过报刊、广播、电视等传媒进行，语言则应深入浅出，流畅庄重。礼貌原则”与“合作原则”是语用学的两个最基本的原则，是我们交流思想，传递信息时需要遵守的基本原则，公文写作中的我们应该把语用礼貌原则与语用合作原则相结合。而这两个原则的结合的外在体现就是公文的语言是否得体。在教学中曾经接触到这么一个例子：
××日报社关于青年记者业务进修的函
××大学教务处：
现有一事，烦请你校给予解决。你校是知名高校，尤其是新闻专业，更是享誉全国。因此，我社曾于去年准备派记者到你校学习，但由于力量不足，未能实现。现根据国家有关部门关于尽快提高新闻工作者的素质的有关精神和上级要求，我社为了提高青年记者的业务能力，我们克服暂时困难，决定从现有记者中抽出12名青年记者，到你校新闻系记者进修班脱产进修一年，时间从2006年2月1日开始，到2007年1月31日结束。有关进修费用按上级有关文件规定缴纳。如你校能同意，不仅是对新闻事业的大力支持，也是对我社工作的鼎力相助。对此，我们将不胜感激。希尽快函告我们。
× ×日报社人事处（章）
二五年十月二十日
这份商洽函的内容虽然明白，但在语言运用上存在很大问题，违背了礼貌原则和合作原则，影响了商洽函的效用。上述的商洽函中“现有一事，烦请你校给予解决”，“决定从现有记者中抽出12名青年记者，到你校新闻系记者进修班脱产进修一年”，“希尽快函告我们”中的“解决”、“决定”、“尽快”等词语都有强行之意，命令对方，而无商量征询的口气，也没有尊重对方的诚意。
通过对这样的公文的语言进行分析，渐渐地学生就会明白面对什么样的受体该说什么样的话，该怎样说，学生们的书面表达能力和口头表达能力也就慢慢的得到了提升。
四、公文的学习和写作，也教会学生如何与人相处
关键词：公文管理系统；收文管理；发文管理
中图分类号： TP311 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/ki.jlny.2017.09.053
1朝阳市气象局公文管理系统需求分析
公文指各级政府的决定、决议、通告、通知、通报、请示、批复、信函和会议纪要等[1]。近年来，朝阳市气象局对公文的管理均采用手工录入Word版收文处理单及Excel版收发文目录的方式进行管理，该方法存在工作重复、效率低、管理不科学的缺点。随着收发文件数量的增多和电子政务的不断发展，传统手工录入管理文件的方法已不能达到朝阳市气象局公文管理所需的相关要求，开发与应用计算机对公文进行管理已成为一种必然趋势。朝阳市气象局公文管理系统从本局工作实际出发，从工作流程、安全性、个性化查询显示、文件管理等多角度设计的系统。该系统的应用可以省去每日重复录入文件信息的繁琐工作，而且能够方便查阅文件信息，实现快速查找文件等功能。
2朝阳市气象局公文管理系统的平台设计
根据实际工作需求，将朝阳市气象局公文管理系统分为发文管理、收文管理2个功能模块。
2.1发文管理
按照本单位发文文种，将发文管理细化分为朝气发、朝气党发、朝气、朝气函、朝气明电、朝气办发、朝气办传等7个子模块，实现发文信息录入、文号自动排序、形成发文目、发文查询等功能。该种设计方便文秘人员分门别类进行录入。
2.1.1发文信息录入 发文信息录入是对所发文件的自然特征的记录，主要记载发文时间、主送机关、文件名、文件发稿人，发文信息录入界面，见图1。
2.1.2文号自动排序 该系统可以在录入发文信息的同时自动编排文号，解决了人工排序可能出现的排序错误问题，提高了发文质量。
2.1.3形成发文目录 该系统可以自动形成发文目录，并以Excel的格式导出系统进行备案。
2.1.4发文查询 可以通过文件名称、文件发稿人信息等查询发文，同时实现了无条件模糊查询功能，方便在工作中查询已发文件。
2.2收文管理
收文管理模块分为两个子模块，收文管理和密文管理。
收文管理用来收取非文件，实现了收文信息录入、收文单自动形成、打印收文单、形成收文目录等功能，同时实现了非文件查询。
密文管理用来收取文件，实现了用户登录、收文信息录入、收文单自动形成、打印收文单、形成收文目录等功能，同时实现了文件查询。
2.2.1用户登录 该模块为密文管理的子模块，仅针对文件。该功能的实现保证了文件安全，杜绝了泄密事件的发生。
2.2.2收文信息录入 发文信息录入是对所收文件的自然特征的记录，主要记载文件字号、文件名称、来文机关、收文时间、文件份数。
2.2.3收文单自动形成及打印收文单 该系统可以自动形成收文单，收文单内容包括来文机关、文件字号、收文时间、文件份数、顺序号、标题、领导批示、办公室意见、阅者签名等信息。该系统设计方便文秘人员进行文件扭转。朝阳市气象局公文处理单，见图2。
2.2.4形成收文目录 该系统可以自动形成收文目录，并以Excel的格式导出系统进行备案。
2.2.5收文查询 可以通过输入文件名称、文件字号、来文机关中任意信息，即可查找相应文件其他信息，同时实现了无条件模糊查询功能。
3结语
本文所研究的系统实现了从手工管理到计算机系统管理的跨越，减少了文件管理所需要的时间，减少文件管理信息录入流程，提高了工作效率。随着网络技术的不断发展，朝阳市气象局公文管理系统还存在些不足。例如该系统暂未实现将公文管理推向Internet，暂不能通过网络起草公文、实现公文网上签批、公文网上办理等功能，未能实现公文管理无纸化管理。
参考文献
关键词：高校文秘工作；创新方法探讨
办公室作为一个单位的工作中心，是一个单位的窗口，办公室工作的好坏直接影响着单位的办事效率和对外形象，而文秘人员又是办公室的重要组成人员。文秘人员要积极探索和引入现代公文管理中的新思路、新手段，不断提高公文处理水平，为学校各项工作的有效落实发挥了较好的作用。笔者从事办公室公文处理工作多年，结合自己在公文处理工作中出现的一些问题，就当前学校文秘工作谈几点粗浅的看法和建议。
一、当前文秘工作中存在的问题
客观地说，随着我们文秘工作队伍素质整体的提高，文秘工作有了很大的发展，但也存在一些不容忽视的问题，值得重视、思考。
（1）办公室事务过于繁杂，影响文秘工作。一般一个单位的办公室多为综合性办公室，它集合了政务、文秘、财务、机关服务的职责，办公室文秘几乎变成了勤杂室。办公室工作人员每天都会沉浸于纷繁零碎的琐事之中，公文审核变成公文签字，信息报送不及时，调查研究流于形式，下情上级不了解，上下渠道不够畅通，难以起到参谋助手作用。
（2）是办公室文秘人员少，工作负担重、质量低。近年来，单位文秘人员短缺已成为一个不争的事实，人员短缺已影响了工作的正常开展。目前，大多单位主要从事文秘工作的人员只有一人，承担了一些重要事务、重要材料以及工作调研、信息报送任务及公文处理工作。文秘人员的辛苦只有干过的人才会明白，加班加点、熬通宵、“连轴转”是家常便饭，如果再有点家庭拖累，那更是苦不堪言。
（3）信息调研工作滞后，参谋作用发挥不好。客观上由于办公室事务多，没有时间，但更多的是文秘人员主观上对信息调研工作难以重视，没有认识到调查研究的重要性，业务不精通，基层调研少，基本情况了解不多，加之个人素质能力，导致单位的信息调研工作跟不上新形势下工作的需求，不能很好地为领导决策提供参考依据。
二、做好新形势下文秘工作的途径
面对当前单位文秘工作的现状，要求我们必须不断反思，让文秘工作适应新形势下工作的需求。
1.划“规矩”，推进公文处理制度化
俗话说，没有规矩，不成方圆。精简、高效、规范的公文有利于学校科学决策和办事效率的提升。做好公文处理工作，不仅是办公室系统一项重要的日常工作，更是学校维持正常生产经营秩序的关键枢纽和重要保障。而公文处理工作又有自己特定的运行程序和格式规范，如何保证公文处理工作沿着正确轨道优质、高效运行，必须要有一整套管理制度和办法来支撑。划定“规矩”，特别是对高校来说，办公室是由学校管理层级、行文风格、岗位流程都存在一些差异，公文处理的难度、复杂度较大。对此，我们一是以集团公司相关规定为蓝本，结合高校公文处理工作中一些好的经验和做法，建立健全了高校公文处理办法，对公文种类、格式、行文规则、办理、立卷、归档和销毁等方面作出了明确规定和要求。二是结合公文处理网络化实际，为保障公文处理的快速、高效和安全，专门制定下发了《办公自动化系统应用管理办法》。三是为做好文件的保密安全和工作落实，制定《计算机网络安全保密制度》，对文件的取、存、阅、办、归等环节的保密安全进行了详细规定，如用于电子公文传输的计算机及其相关设备，严禁与国际互联网联接；文件的传阅必须通过办公室，严禁横向传递；传阅文件每天下班前必须统一收回管理等。这一系列制度和要求的颁布，使得每一名从事公文处理工作的人员都能有章可循、有法可依，为提高公文质量和办文效率提供了制度保障。
2.锐意进取，加强学习，不断提高文秘人员综合素质
作为文秘工作者，是领导与干部、领导与各部门之间联系的桥梁，一言一行，都直接或间接地影响到单位的形象。这种工作的特殊性，要求每一个文秘工作者必须不断学习，提高自己的综合素养。
（1）不断提高自己的政治素质。办公室工作是一个政治性、全局性、政策性很强的工作，工作人员任何时候都必须忠诚坚定，把政治素质作为自己的第一素质。这就要求我们要不断提高政治鉴别力和政治敏锐性、坚定性，学会从政治的角度，辨证的分析问题和解决问题。
（2）全面提高自身的综合业务素质。“政以才治、业以才兴”。办公室工作千头万绪，涉及面广，标准高，要求严，这就需要办公室人员必须具备广博的综合知识和社会常识。要做到这一点，没有捷径可走，必须勤学苦练，博采众家之长，既要向书本学、向实践学，又要向领导学、同事学，使自己成为“杂家”，成为复合型人才，要做到提笔能写，开口能讲，有事能办，尤其要把提高自己的写作水平作为增强能力的重点。
（3）加强文秘人员教育培训工作。办公室文秘人员由于工作性质的关系，相对税收业务部门来说培训机会较少，文秘人员知识更新慢，现有的知识水平很难满足工作的需要。为此，要加强文秘人员的培训工作，不仅要培训办公室文秘人员，还要培训各股室办公人员，培训要有针对性，提倡“菜单式”的培训模式。
3.推进公文处理规范化，把好“办文七个关”
公文处理不仅仅是对文字、格式校核的把关，更重要的是上级政策、规定及领导意图的准确体现，必须要以高度负责的态度严格把关，在实际工作中，需要严格遵循“准确把握、严谨规范、优质高效”的原则，把好“办文七关”。
（1）把好行文关。“把事情从一开始就做对、做好”。在拟定文稿时，首先审核发文依据，是否确需行文，行文规则是否规范.为避免部分基层单位越过办公室直接报送领导个人“写条子”、“倒流文”、“账外文”等现象，专门出台了《公文签报制度》，明确办公室是公文处理的归口管理部门，并与备单位绩效考核相挂钩，杜绝了越权发文、滥发文件等现象。
（2）把好文种关。重点检查文种选用是否符合规定，不仅规范了发文机关与受文者的工作关系，也明确了各层级发文机关的职责、权利范围，纠正了部分单位“请示、报告、函”模糊不清等问题。
（3）把好文字关。重点检查结构是否合理、字句是否贴切，语言是否简练、标点是否正确、引文是否规范等。专门在办公室门户网站上设置了公文写作知识专栏，对公文层次、名称、单位等做出了专门说明。
（4）把好内容关。重点检查内容是否符合上级的有关精神要求，是否完整、准确体现发文的意图，所提措施是否切实可行。选用材料是否准确真实等，在实际工作中，对可能模糊的概念和数据等，一律要求相关部门提供文字说明。
（5）把好协调关。对相关公文事先做好沟通、协调，避免公文“互相打架”或公文未发就遇到障碍“落实工作先天不足”等现象的发生。
（6）把好报批关。按照高校管理规定和各部门职责划分，依据各部门和单位的工作规则，明确规定各种文件的报批程序和权限。
（7）把好格式关。坚持从细节入手，对行文的字体、行间距、页面设置、标题、装订线等都做出明确要求。教职工普遍反映“只要是办公室出来的东西，效果就是不一样”。
4.提高办事效率、提升办文质量
办公室工作看似无大事，实则千头万绪、细致繁琐。要求时效性、细致度比较高。这就要求办公室文秘必须树立效率意识，提高快速反应能力，对领导交办的事项要第一时间即交即办，切勿等、靠、盼，达到积极主动、又好又快的做好本职工作。
（1）提高办理公文的质量和效率。公文处理是学校的一项基础性工作，是系统内部方针政策、指示要求等传达的途径之一，综合反映学校的工作水平，必须严格程序，规范及时行事。作为文秘人员，要熟知公文处理的规程、正确使用文种，严格审核把关，要在发文校核、格式校核、内容校核上下功夫，克服公文文字粗糙、格式不规范等问题，确实提高公文处理质量。
（2）强化文字撰写的能力。文字起草是办公室文秘最基本也是最重要的工作之一。公务文书的撰写，要表达上级的意志，体现上级的想法，要站在领导的高度和全局的层面上审视问题，切不可以个人的想法为准。
（3）理清思路，有条不紊的做好本职工作。办公室工作杂而乱，常常是手忙脚乱。但越在这时我们越不能乱，我们要分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排，才能做到忙而不乱、紧张有序。同时，要善于思考，不断摸索工作规律，防止埋于事务堆中，而无时间抓信息工作和调研工作。尤其是在遇到工作任务多的情况下，一定要冷静思考、科学处理，一件一件排出时间表落实。
（4）严以律己，树立良好的公众形象。办公室工作接触面广，其性质较为复杂。不得飞扬浮躁、骄傲自大，要低调做人，低调干事，要严格遵守工作纪律，在工作中谦虚谨慎，一丝不苟，要正确认识和对待组织、自己和他人，自觉抵制腐朽思想的侵蚀，以实际行为来感染和带动其他同事，这样才能真正协调好科室的关系，有利于各项工作的开展。
参考文献：
[1]王义平，新形势下如何做好企业办公室工作，《管理学家》2012、1
[2] 张从之，如何创新办公室文秘工作，《企业文化》 2011、3
[3]张中南，浅谈如何创新企业办公室的管理工作《中国信息化》2013、2
