时间：2023-05-30 09:36:00
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关键词:高等学校档案管理;27号令;专项经费
中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1009-2374(2009)21-0173-02
一、权威办法,责权分明
2008年9月1日,教育部和国家档案局共同制定了《高等学校档案管理办法》,并作为中华人民共和国教育部第27号令正式下达公布(以下简称“27号令”)。“27号令”是在反复酝酿、广泛征求各方面意见基础上形成的高校档案管理办法。与1989年10月10日施行的《普通高等学校档案管理办法》(国家教育委员会第6号令,以下简称“6号令”)相比,“27号令”更加完善全面,并具有很强的时效性。
“27号令”第一章为总则共5条,重点阐释了“27号令”制定出台的目的、范围、要求、权限和职责。具体来讲,制定实施“27号令”的目的是“规范高等学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案”;范围主要包括高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。“27号令”同时要求,“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划”。“27号令”对于权限的规定是“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”。各有关部门的主要职责分为四条:一是贯彻执行国家的有关法律法规和方针政策,批准学校关于档案工作的规章制度;二是促进档案信息化建设,促进档案工作与学校其他工作同步发展;三是建立健全相关档案机构,落实人员编制、档案库房、设备及经费等;四是研究决定高校档案工作中的问题,等等。
由此可见,5条总则,可以说是彻底地解决了教育行政部门和档案业务部门长期以来存在的管理职责不明确的问题,不仅迈出了我国高等院校档案管理体制改革的重要一步,而且翻开了高校档案工作快速发展的崭新一页。
二、重在机构设置,力在待遇保障
“27号令”与“6号令”不同的是,将“6号令”的第二章“领导体制”和第三章“高校档案工作人员”合并,即“27号令”的第二章“机构设置与人员配备”,共分8条,主要强调机构设置的条件职责和编制待遇。在“机构设置的条件职责”中,重点阐释了高校档案机构设置的条件和职责,明确了机构的性质和要求。如第六条档案馆设置的条件要同时符合三点,其一,建校历史必须是在50年以上;其二,学校全日制在校生规模要达到1万人以上;其三,已集中保管的档案和资料应当不少于3万卷(长度300延长米)。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。第七条高校档案机构是“保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施”。第八条将“任务”改换为“职责”,同时增加了这样两条职责:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”和“有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地”。这是“27号令”的与时俱进的重要体现,也是学校档案馆发展的必由之路,更是档案工作逐步得到重视的信号。在“编制待遇”中,主要强调专职档案工作人员的配备和待遇问题,这是对“6号令”的进一步完善,摒弃了“6号令”中的含糊和缺陷。如第十二条明确规定,高校档案专职工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受与学校教学、科研和管理人员得同等待遇。第十三条则规定了在特殊情况下,档案工作人员的应有的待遇和保障,支出,应当对长期接触有毒有害物质的档案工作人员采取有效的防护措施,防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。这是“27号令”充分体现“以人为本”思想的关键之处,也是我国档案事业逐步向国际档案接轨的标志。
三、求全求新,旨在完善
“27号令”将“6号令”中的第五章文件材料的归档、移交和接收工作与第六章档案管理合并为“档案管理”一章,分为13条,而且把“6号令”中第五章第十八条重新整合定义列为第一条,明确要求“高等学校应当建立、健全检查、考核与及评估制度,定期对档案工作进行布置、检查、总结、验收,明确岗位职责,强化责任意识,等等。可以见出“27号令”制定的初衷和力度,这是“6号令”不能相比的。
在第二十五条中明确了“归档范围”,强调“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”。其意义有二:一是拉开了档案信息化建设的序幕;二是本着对历史负责的原则,将“纸质档案材料和电子档案材料”视为同等重要的程度,弥补了“6号令”只重纸质材料,不重电子材料的弊端。其次是将“6号令”中的9类,细化为11类。在把“6号令”中第一类党政管理类分列为党群类和行政类两类,同时增加了学生类。究其意义有二:一是党政分列有利于档案的收集与整理,并能体现两者同等重要的意义;二是将学生类单独列类,延伸了档案归档的深度和广度,不仅可以丰富发展学校档案,而且可以凸显学生档案的历史价值,这是对历史、对人负责的重大改革;第三是第七章附则,第四十一条则规定了本办法适用范围是:各类普通高等学校和成人高等学校,说明具有很强的针对性、科学性和可操作性。
在第十七条中,“27号令”延承“6号令”第二十二条归档材料应当“质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求”的基础上,增加了“电子文件的归档要按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行” ,可见其要求的严厉性、执行的强制性。
第三章中的另一个特色是第二十条“关于档案材料的保管期限“,“27号令”阐释道:“高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定档案材料的保管期限。”这样规定的好处是,排除了异议、统一了标准,使高校的档案保管有了明确的依据。
由此可见,作为第三章的“档案管理”,“27号令”给我们明确了一个理念,那就是档案管理按照“旨在完善,重在建设”的发展思路,必须做到求全求新。
四、扩大利用范围,增强服务功能
在“档案的利用与公布”上,“27号令”的“公布”与“6号令”的“开放”存在者明显差异,看上去是词汇的更换,实际是服务范围和服务功能的转变。“27号令”在第三十条和第三十二条阐释道:“高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案机构负责人批准。加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力”。“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,高校档案机构应当无偿和优先提供”。
概括起来,意义有四:一是强调了“加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力”,“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”;二是明确提出“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用”;三是要求高校档案机构应充分挖掘档案资源,“采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作”,以丰富大学文化和大学精神文明建设的内涵。“有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地”,更好地为高校教学、科研及师生和社会服务。这些规定,对于拓展高校档案工作服务的崭新领域和强化档案工作的服务功能有着重要的作用和意义。
五、设立专项经费,走档案管理信息化之路
第五章“条件保障”,尽管“27号令”仅有3条,但是标准很高。其特点体现在两个方面:一是引入《档案馆建设标准》(建标103-2008),对不符合档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库,要按照这一标准及时进行改扩建或者新建;二是要求高等学校“将高校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求”,“设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”一个要求、一个标准,简明扼要地道出了高校档案事业可持续发展的必由之路,即设立专项经费、走档案管理信息化之路。只有这样高校档案事业才能优质、高效地发展,才能真正提高档案工作服务于学校和社会的能力。
综上所述,“27号令”作为最新的高等学校档案管理办法,不仅体现了一定的法律法规效应,而且具有超前的指导性。我们有理由相信,随着档案研发利用力度的日益加强和政策法规的逐步完善,高校档案改革发展定会取得前所未有的重大突破,折射出特殊的价值和意义。
参考文献
[1]教育部国家档案局第27号令.高等学校档案管理办法.2008-08-21.
一、科研档案在新项目研发过程中的作用
科研项目研发过程是一个创造性劳动阶段。在这一阶段，同样需要借助前人或他人的大量成果和研究方法，很大程度上还依赖于大量的科技档案信息。因此，档案工作可通过科技档案向科研人员提供反馈项目信息技术，项目研发中需要了解和利用各种最新的理论信息和资料，并且不断充实、修改、完善自己的研究内容和方法，科研档案信息就能满足新项目研发这一特殊需要，使研究者及时获得攻克难关的资料，它通过及时同步的信息服务避免科技人员重复劳动，能够节省大量的资金，确保项目顺利高质量的完成。可见，档案人员通过各种渠道、各种途径、不失时机地开展创造，在科技成果研发中发挥着保证项目水平和质量的主要作用。
二、科技成果研发档案管理存在的问题
（一）对科研档案工作的重要性认识不足
新项目研发档案的收集不完整、不稳定直接影响了科研档案的内在质量。任何档案材料都不是把所有无关紧要的科研材料一统归入，而应是侧重地归整有意义、有使用价值的科研材料，而且这些档案材料应具备其内在的质量要求，因此其准确性与完整性的统一是保证存档材料质量的前提。然而由于当前许多单位的科研人员并没认识到科研档案工作的重要性，许多珍贵材料不完整、或上交不齐全，一方面怕归档后得不到有效保存，另一方面担心以后做进一步研究时查阅不方便，或者会泄密，这样很难保证档案材料的完整性。从而直接影响了科研档案的内在质量和后续研究的创新。
（二）科研档案管理缺乏有效的管理机制和制约手段
档案管理中科研材料收集的不完整，造成了科研档案的不完整、不系统和不成套，源于没有制定出一些切实可行的制度、办法和相应的制约措施。档案管理人员只是要求科研人员把他们的成果归纳完整，材料上交齐全，但基本上是研究者拿什么材料就归什么材料，档案管理人员对归档只是在口头上作一些说明，如果没有明确的管理制度标准，就不能对归档做具体要求。制约手段和措施的贫乏，相应制度和办法的不健全，再加上对档案管理人员要求的不严格，使科研档案管理工作常处于松散状态，影响了科研档案信息发挥其应有的价值和作用。
三、建立适应科研院所新的科研运行机制的科研档案管理办法
科研档案工作要适应科研院所的科研运行机制，应该破除各种束缚科研档案工作发展的旧思想、旧观念，开拓新的路子，改进现有的管理方法，使科研档案工作跟上时展、变化的步伐，适应研究所新的科研运行机制。
（一）科研管理部门应有明确的科研文件材料的归档范围（例如科研准备阶段、研究试验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段等各个阶段内所需归档的文件目录）。作为新项目研发人员应负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档，要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内材料的有机联系，便于档案的保管和利用。档案管理人员应严格按照要求填写相应的移交文件目录等事项。保证新项目的科研档案在每个环节都有规章制度可循，完善科研档案的管理和制约机制。
（二）将科研档案工作的管理制度纳入新的科研管理制度中。为了防止科研管理工作与科研档案工作相脱节，应在制度上采取措施。档案部门应及时地将档案管理方面的具体政策，融入到科管部门制定的新的规章制度中去，这一工作档案部门应积极主动，配合科研管理部门进一步完善。
关键词：高校；档案管理；科学化；措施
高校档案管理工作对于高校的发展有着积极的作用，甚至是推动社会、经济发展不可或缺的一环。随着社会的发展，档案管理的科学化问题已经被提到议事日程上。高校在进行档案管理的过程中必须要敢于直面工作中出现的各种挑战，才能够让档案管理工作与时俱进，才能够适应高校发展的客观要求，才能够更好的为高校各项工作的开展服务。
1 高校档案管理的现状
1.1 档案意识薄弱
长期以来，由于人们档案意识不强，在工作过程中，上至领导下至一线员工，“重工作、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认识不到档案工作的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
档案意识薄弱，还导致很多高校没有综合档案室，各科室只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。这就对高校档案管理造成了不可弥补的损失。
1.2 管理手段落后
目前的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有主动对档案资料进行分析、编研，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，信息化程度不高，难以充分实现档案的利用价值。在当今国家高等教育事业和计算机信息技术迅猛发展的形势下，这种传统落后的档案管理状况使高校档案工作陷入十分尴尬的境地。
1.3 管理队伍素质较低
由于对档案工作重视程度不够， 高校档案队伍总体素质不高。高校档案工作人员大都使用编外人员，即使有些高校配有专职的档案管理人员，但大都年纪较大或是工勤人员转岗而来，缺乏基本的知识和技能。真正科班出身、从事档案管理工作的人少，受过全面档案管理专业培训的工作人员少，懂计算机、网络技术等现代管理手段的人少。另外，档案管理人员在职称、待遇及工作时间等方面，和专职教师相比有着较大的区别，也导致许多高层次、高素质人才不安心或不愿从事这项工作。
2 提高档案科学化管理的措施
2.1 健全制度，更新观念
健全档案制度是搞好档案工作的重要保证。高校要大力宣传《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法律，依法建档。制定明确的岗位目标责任制，使各部门重视档案的收集、整理、归档。建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出及时，真正实现资源共享。只有制定和建立各类档案管理制度，形成档案管理制度体系，才能确保档案科学化管理工作的有效实现。
更新观念是做好档案管理的前提和有力保障。改变追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务的思想，主动地把档案工作重点与学校工作中心结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理走上主导地位，树立开放意识，改变长期封闭的局面，增强服务意识，打造档案工作的新形象。
2.2 实现档案管理信息化
档案管理信息化是指，在档案资源的各项管理过程中，利用信息系统进行加工和通过计算机网络进行保存传输，将原有的不同载体的档案资源转化为数字信息，并在此基础上实现档案资源的合理配置与社会共享。
档案管理信息化，是高校档案管理的必然趋势，也是提高高校档案管理的科学化水平的重要措施。主要体现在两个方面：一方面提高档案工作效率，克服以往档案工作人工操作的落后性，如利用计算机进行检索，档案的缩技术、扫描技术、传真技术、网络技术等高科技手段，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是推进文档一体化的管理，克服各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过计算机技术对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使档案室成为一个信息供应中心。
2.3 提高档案管理人员的素质
由于现代化的档案管理工作是以计算机为手段，通过网络来进行，这就对档案管理人员的素质提出了较高的要求。对于高校来说培养出一支高素质的档案管理人员队伍，实现档案管理的信息化、系统化、科学化已经势在必行。为了让高校中的档案管理人员能够适应档案事业发展的步伐，必须对他们进行相应的业务培训与管理意识培训。通过相关的知识学习、技能培养，让档案工作人员能够熟练的掌握最新的档案法规制度和最新的行业标准，熟练的掌握计算机操作技术、网络技术、数据库技术、信息检索技术等方面的专业知识，而且还能够在网络环境下进行信息处理工作。在新形势下，高校档案管理人员不仅应是文献史料的管理者，更应是文献信息的开发者。
2.4 提高档案的安全意识
档案信息具有一定的保密性，需要加强档案信息系统安全防范规划，做好安全防范措施。电子档案上网后， 必须从进入、传输、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻击可以采取防火墙、安全等技术实现；防止内部成员泄露，在管理技术上要做到信息安全存放。 同时，逐步完善档案信息安全管理体制。在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要增强安全意识，防止失密、泄密事件发生。非公开的档案信息一律不得上外网；在因特网上提供已公开的档案目录查询服务，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全保护措施，确保档案信息系统的安全运转。
总之，档案管理的科学化是知识经济时代档案管理发展的必然趋势，新的世纪是档案事业发生深刻变革的世纪。新技术的发展使档案管理工作便利与难度并存，作为高校的档案管理工作者应该充分利用科技力量的强大优势，更新观念，提高自身素质，推动档案工作的创新与发展，为学校和社会的发展提供更好的服务。
参考文献
[1]李健.新时期中职学校档案管理工作优化研究[J].办公室业务，2012年03期
[2]刘素珍.中职学校教学档案管理工作初探[J].卫生职业教育；，2005年17期
[3]李晓珍.档案管理人员素质刍议[J].焦作大学学报，2001年03期
关键词：医院档案管理；规范化；可行性分析
医院档案管理在医院的发展中非常重要，医院作为基础设施建设中一个重要的环节，不能被忽略。在医院的建设中，要重视医院档案管理，随着医疗卫生事业的不断发展，热门对医院档案管理也有着较高的要求，尤其是医院档案管理上的要求在逐渐增加，在医院档案管理的过程中，对规范化有着较高的要求，医院档案管理应该实现规范化，这样对医院档案的使用也是有利的，也会减少医院档案丢失的情况，在档案管理上规范化是一个重要的发展趋势。
1 医院档案管理的发展现状
医院档案管理在医院的发展中是非常关键的，医院档案主要是记录医院的具体工作情况，对医院的患者基本情况进行记录，医院档案还可以为领导的决策作出贡献，除此之外，对医院的正常运转也有着重要的影响，在医院档案的管理中还存在着很多的问题，如果不将这些问题解决，那么我国的医院档案管理是无法发挥作用的。现在的医院档案管理中存在着很多不规范的行为：
首先，在档案管理方面的人才十分的少，有很多的档案管理人员并不了解档案，由于医院的不重视，这样就导致了医院档案管理人员有些是借调，有些是其他岗位的即将退休人员，这样就导致了档案管理面临着规范化的问题。其次，在医院档案的收集上仅仅重视对病历档案的收集，对其他档案的收集并不重视，这样就导致了有很多的医院档案存在着丢失的情况，在出现问题的时候没有可以参考的依据。
再次，医院档案管理在机制上缺乏统一性，医院档案与其他的档案是不同的，这主要是由于医院档案管理有着特殊性，因为医院档案的种类较多，就导致了档案管理的时间和程度是不同的，在有限的时间中，其他的档案就无法进行保存，在管理上也去缺乏措施，没有进行分级管理，仅仅是通过同一个档案管理层级进行管理，这样对档案管理有着很大的限制。
最后就是医院档案的设备存在着落后的现象，由于医院对档案管理并不重视，为了减少成本并不会及时进行设备的更新，在管理设备上就存在着落后的现象，在信息化设备出现的今天，医院的档案管理已经无法满足医院发展的要求。大部分医院的管理设施还是比较落后的。仍然采用传统的纸质载体与传统的书面档案管理方法，受保存地点的环境、湿度影响较大，同时保存时间段较短。海量的患者档案严重的占用了医院有限的档案管理资源，保存与管理设施的落后直接导致了档案管理工作的混乱，严重制约了医院正常的工作秩序。
2 医院档案管理规范化可行性的分析
2.1 保存传统的档案有利于进行规范化的管理
医院档案有很多的用处，是医院发展的依据，利用传统的手段保存的档案在整个医院发展中是十分关键的，从这些档案中可以看出医院的发展历史，也可以从这些传统的档案中找到医院档案管理中存在的问题及时的解决。传统的医院档案管理虽然面临着不规范的问题，但是由于由很多的纸质档案都保存下来，这样可以作为医院档案管理规范化的必要依据，在对医院档案进行规范化管理的过程中，要将整个医院的档案进行有序的整合，按照患者的病情进行分类，这样就可以将档案进行划分，还可以根据实际的需要，将档案按照就诊的时间进行划分，总之，可以按照医院的正常标准对医院档案进行分类，保证医院档案管理的规范化。
2.2 利用传统的模式建立统一的管理体系
传统的医院档案管理中主要存在的问题就是缺乏统一的管理，在整个医院档案管理的过程中，要想进行规范化的管理，就要建立统一的管理体系，参照传统的医院档案管理模式可以将医院档案管理中存在的问题进行合理的解决。传统的医院档案管理中存在的问题有很多，例如分工不明确，在保存上缺乏有效性，都是传统的医院档案管理中存在的问题，面对这些问题可以有效的规划，对这些问题进行分析和研究，将有利的一面应用到医院档案管理体系中，在新档案管理模式下，杜绝传统档案中出现的问题，完善档案管理体系，对整个医院档案管理有着重要的影响。
有的医院是各个科室各自保管患者的档案，有的医院是患者档案与其他档案分开管理，只有统一的患者资料档案管理办法，对其他例如行政、人事档案的管理并不重视，所以没有建立一个有效的档案管理体系。没能将整个医院所有的档案都纳入到统一的档案管理体系当中来。在新的规范化档案管理中，正好需要建设统一有效的档案管理体系，这不需要过去已有的管理基础重新建立一个管理体系，只需要设立一个崭新的管理体系，一定程度上简化了规范化管理的程序。
2.3 科技的运用使管理更加方便
传统的档案管理虽然能够保证档案储存的长久性和完整性，但也存在很多问题，往往占用大量的空间，工作人员在查找时也比较麻烦，费时费力。随着网络科技的发展，档案管理逐渐实现电子化管理，医院逐步建立了档案数据库。电子档案管理可以节省大量的存储空间，同时减少了贮存面积，使工作人员检索起来更加方便，从而提高了工作效率。电子档案管理应该和传统档案管理结合起来，对于特殊的档案实行数据库管理。这不仅使档案管理更方便快捷，还适应了科技发展的要求，使档案管理更加科学规范，有利于实现医院管理的科学化、规范化。
2.4 可以为规范化管理节约资金，减少浪费
由于过去投入不足等原因，导致医院相关的档案保存管理设备不齐全，保管条件不达标，甚至保管场所不够用，各种因素都制约了医院相关档案的管理与保存。新的规范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音频、视频、射频等方法对档案进行分类管理，并且需要高科技的保管场所与保管设备。这些都需要投入大量的资金与人力物力。但是由于许多医院以前本身并不具有这些相关的设备与仪器，在一定程度上避免了设备的折旧与浪费。由于设备与管理人才的缺失，正好可以引进最新的科技与人才，从头建立一个完善的档案管理系统。
3 结论
在当前的情况下，随着经济的不断发展，人们对医疗水平需求的提高，以及正在进行的医改等活动，对医院的档案管理提出了更高更艰巨的要求。医院要充分把握好这次改革的机遇，通过对规范管理的可行性分析，建立一个完善的档案管理体系，为医疗水平的进步提供充实的保障。
参考文献
关键词：高校；档案管理；现状；措施
2008年8月20日，教育部和国家档案局联合制定了《高等学校档案管理办法》，其中指出：高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。同时，《办法》中还对高校档案管理工作的机构设置、人员配备、管理内容和利用公布等方面进行了阐述，明确了高校档案在高校发展中的基础性作用。
党和国家历来重视档案工作，始终把档案工作看作是党和政府的一项重要工作。同志曾经指出："档案是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。" 在21世纪的竞争与挑战中，高等教育必将面临着巨大的发展前景，伴随着高等教育的发展，对档案建设和管理工作提出了更高的要求，如何在新形势下加强和改进高校档案管理工作，是广大档案管理者共同关心的话题。
一、当前高校档案管理工作的现状
（一）当前高校档案管理主体的现状即档案管理人员的现状
1、档案工作人员的素质参差不齐，管理人员的队伍不稳
目前高校档案管理人员队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期档案管理工作的需要，档案人员数量不足，档案专业技术人员偏少，在高校从事档案工作的人员中，档案专业的很少，毕业于学校档案专业的人员更是寥寥无几。部门档案管理人员多为兼职人员，且更换频繁，造成了档案管理人员队伍不稳定，素质参差不齐。同时，不少档案人员既缺乏专业知识的理论功底，又缺乏学术研究、史料研究、计算机管理的基本能力，普遍存在知识面太窄、知识老化等现象。
2、档案工作人员观念落后，缺乏开拓意识
长期以来，由于各种原因，档案工作主要为政治服务，高校同样不例外，档案管理方式主要以行政为主，根本没有纳入法制管理、 一个无足轻重的单位。认为档案就是收集、整理、保管一些已经成为历史的东西，是简单的劳动，没有什么意义。从库藏资料现状看，教学、科研和具有时代信息的科技含量高的档案材料占得比例很小，行政方面的较多，还不能满足当前高校发展的需要。
（二）当前高校档案管理的客体即档案管理本身的现状
1、馆藏门类不全，档案收集工作受到限制
目前部分高校档案管理不规范，档案管理没有纳入法制管理、科学管理的轨道，档案大多分散在学校各单位。由于基层单位缺乏归档意识，认为自己部门形成的档案就归自己部门所有，不能及时整理归档。随着部门人员的不断调整，甚至出现档案丢失现象。因此造成学校档案馆馆藏门类不全的现状，主要以党政、财务、基建类档案居多，其他方面的档案数量有限，例如声像档案、实物档案等严重匮乏，特色档案更是屈指可数，不能满足不同层次档案利用主体的需求，从而使高校档案的利用效率受到了影响。
2、档案使用范围和利用主体限制较多
长期以来，档案利用主要为各级领导决策和机关各部门工作参考服务，而为教学科研服务相对较少。一些利用主体的正当利用要求无法得到充分满足，或者需要办理大量复杂繁琐的手段才能得以实现，从而影响了档案的利用效率。
（三）当前高校档案管理方式的现状
1、档案载体形式单一，管理方式比较落后
目前各高校档案馆收集的主要是纸质档案，保存的档案也大多以纸质为主，光盘、录音、缩微、照片等载体的档案仅占小部分，不少档案馆声像档案还呈现空白。另外，档案管理至今仍停留在传统的手工管理方式，自动化程度不是很高，这不仅占用了大量的存储空间，给档案工作者带来大量重复性的劳动，而且不能充分利用光盘、缩微等载体贮存信息方便和可以输入计算机进行快速处理实聊检索的优势，极大地限制了档案处理和有效利用。
2、档案开发利用受到限制
目前，多数高校档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层面上，档案管理信息化、网络化程度不高，虽然档案馆已普遍配备了计算机，但使用范围仍局限于文件目录查询。在高校档案管理人员中，计算机操作能力相对较差，档案信息编研能力不强。因此，档案资源的服务功能没有得到有效的发挥，严重影响了高校档案的开发与利用。
3、档案管理的信息化水平低
首先，数据库建设落后。各档案馆建设缺乏整体性，数据库大多数自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多数处于低水平的建设，数据无规范化限制。其次，信息化建设标准化水平低。由于历史的原因，高校档案馆建设各走各的路。目前研制出的不少档案管理信息系统应用软件，功能单一、标准化水平低，数据不完整，共享性差。
二、加强和改进当前高校档案管理工作的措施
1、加强人力资源建设，提高档案工作人员素质
首先，要加强档案人员的职业道德教育。档案专业人员的职业道德是根据档案工作职业特点而提出的生活准则和行为规范。塑造良好的职业道德素质是当前高校档案工作的首要任务。高校档案管理人员每天面对的是众多档案文件，所做的工作具体而繁琐。档案工作的服务性和条件性，决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德，要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨，从而提高服务质量。其次，不断加强业务培训。要按照"提高素质、精通业务、规范管理、优质服务"的要求，分阶段、分层次、有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训，不断提高管理人员的整体素质。要组织基层档案管理人员到学校档案馆(室)或地方档案馆进行实习操作；让他们了解和掌握档案材料的鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订等全过程；要提高档案管理工作者现代化意识，更新观念，强化信息技术观念。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性，切实加强对现代化管理技术的学习和研究，了解和掌握最新的现代化管理手段，提高业务素质，使个人的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要。
2、建立健全档案管理制度，创新档案管理模式
首先，建立健全各项规章制度。学校要以国家颁布的《中华人民共和国档案法》和《中华民共和国档案法实施办法》为指导，根据《高等学校档案管理办法》的有关要求，并结合本校的实际情况，制定适合自身的档案管理办法和实施细则，这是做好学校档案工作的基础和保证，并根据形势发展的需要不断健全和完善。同时还应制定一套完整的档案工作规章制度和相应的配套考核制度，把档案工作任务分解落实到人。其次，创新档案管理模式。传统的档案管理模式已不再适应当前高校发展的需要，必须进行改革创新。如档案工作管理环节和一些具体操作手段的创新，包括立卷改革，工作手段的改进，缩短立卷归档周期，推行部门立卷等等。如采用条形码来代替档案号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅、归还档案的速度。最大限度地发挥信息化管理优势，提高档案管理效率。
3、重视原始资料的收集整理，加大档案信息资源开发
首先，应做到档案接收齐全完整。实践证明档案利用是否满足各方面的需求，首要的问题是档案是否齐全完整，只有档案收集齐全，才能为广大利用者提供珍贵的档案材料。为此，应推行立卷部门领导和档案馆共同把负责的责任制，确保当年档案能收集齐全；在此基础上为了保证信息的完整性，高校应对馆藏中一些重要类别的档案进行评估，如科研、基建等档案；发现问题，采取各种措施进行补救。其次，加大档案信息资源开发力度。档案是最能生动形象地描述人类社会史实的信息载体，是人类社会精神财富积累的直接体现，具有很强的凭证性和法律效力。档案这种信息载体最能集中体现信息共享的价值。为此，档案业务人员对信息的概念要有深刻的理解，对信息化的意义要有充分的认识，对档案的信息化工作有一个正确的把握。档案的收集、整理和利用是档案工作的三个主要环节。收集是主导，管理是手段，利用是目的。我们不能满足于"坐堂会诊"，要主动出击。通过开发利用可发挥其巨大效用，如把经过开发加工的档案信息及时传递给学校领导及有关职能部门，为领导者的科学决策提供依据；把档案信息及时传递给教学科研人员可促进教学质量和科研水平的提高等。档案编研是实现档案管理可持续发展的最有效措施。用编写的参考资料和汇编的档案史料提供利用，既可减少档案原件的重复利用，又可为后代留下完备的文化财富。
4、加快信息化建设，提高档案管理的现代化水平
目前高校档案大部分呈现的传统的手工管理、内向管理、被动服务的模式，与信息时代的高等教育的发展不相适应，无法满足学校各方面工作的需要。特别是高校评估工作，要求快捷地、有效地、准确地检索、调取所需要的档案信息。因此，在档案工作中逐步推行信息化管理势在必行。特别是教务、人事、 实验、科研等部门。应积极建立比较完备的档案信息数据库。同时充分利用局域网环境，将档案信息与办公自动化融为一体，提高信息采集、传输和服务的效能，努力推动档案管理现代化。
5、树立优质服务意识，拓展档案服务职能
我们必须清楚高校档案管理的目的--为利用者提供服务，明确了高校档案管理工作的目的，就必须提高档案工作的利用服务水平。首先，必须摸清档案需求的动向，把握档案用户的需求。其次，要了解用户的心态及对档案利用效果和档案工作的评价，这样可以总结档案利用的特点和规律，从而提高档案的利用率。再次，要摆正档案管理工作人员与档案利用者的关系，明确档案馆员既是专业人员，又是服务人员，主动为档案利用者提供服务。最后，高校档案馆员可以采取走出去的方式，主动同档案使用部门联系，有目的地提供不同形式、不同内容的服务，并利用电话、传真、网络等现代化手段，向需要服务的人群、部门提供及时准确的档案信息。
三、结语
高校档案工作是管理高校档案和提供档案信息为学校发展服务的基础性工作之一，也是衡量学校教育质量及管理水平的一个重要标志。做好新形势下的高校档案工作，应以提高档案管理人员素质和制定档案管理制度、创新档案管理模式为根本，加强档案信息资源的开发和档案管理的现代化建设为手段，向需要服务的人群、部门提供及时准确的档案信息为目的，从而促进档案管理在知识经济时挥重要的作用。
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关键词：医院 人事档案管理 现状 对策
中图分类号：F240
文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2015）12-289-02
医院人事档案是医院在人事管理过程中形成的，包括医院职工假期管理制度、医院人才引进办法等一系列规范性制度，其内容包括员工个人入编或上岗、职称晋升或晋级、工资调整、职务任免、年度考核、奖惩情况等记录个人成长轨迹的一系列材料。人事档案及其管理工作是医院人才开发与管理的信息基础，也是职称评定及福利待遇评定的依据。切实加强人事档案管理工作，充分发挥人事档案的资源优势，可以为医院选拔和使用人才提供更加真实可靠的信息，保证人才队伍的素质，最大程度地发挥人力资源的作用。
一、医院人事管理的现状及存在的问题
我国的绝大多数医院是计划经济的产物，作为社会公益事业的一部分，长期以来依靠国家财政的支持，在管理体制和运行机制方面还保留着计划经济的烙印。近年来，医院现行的人事档案管理工作模式，在国家卫生事业政策和人事管理制度不断发展的环境下显得有些滞后，这对于医院发展经济和开展工作存在不利的影响。
1.人事档案管理观念落后。医院作为公共医疗服务机构，普遍存在着注重医院业务而轻视医院管理的现象，很少把人事档案信息用于人力资源的管理，在档案管理上仅限于保管、存放、收集等简单的分类整理工作，缺少利用档案构建人才信息库的意识，更没有形成积极主动为医院发展提供人事信息建议的观念{1}{2}{3}。
2.人事档案利用效率低。一方面，传统的人事档案收集范围和收集内容与新时期人事信息的需求不相适应，传统的人事档案中大量记载的是一些陈旧、静态的经历性材料，已不能真实客观地反映一个人最新的素质能力信息，亟需补充人事制度改革过程中形成的能够真实反映职工德才表现、具有长期查考价值的材料，如医德医风考评、竞争聘任、门诊、病房工作量、科研创新能力、病人满意度等资料。另一方面，人事档案资料分析和预测综合少，导致档案利用率低。此外，人事档案管理信息化程度不高，限制了人事档案的利用。
3.管理体制不顺。我国公立医院通常是由政府的几个部门进行多头的管理，管理职能分割的现象比较严重。医院院长基本上无法在人员流动、工资改革、经营战略等方面充分发挥自主性，所以医院的各项改革相对落后，造成了医院几个管理性的职能科室权责不分、人浮于事和机构重叠{4}{5}。
4.人才聘用与流动中存在问题。人才聘用与流动是构建医疗技能过硬、服务质量优越的医疗队伍的前提，也是提高医院竞争力的必然要求。在聘任体系缺乏公正、客观、公平的背景下，医院内部很容易形成轻业绩、重资历的不公现象{6}{7}。很多医院在对专业技能人才进行聘任时，多以员工的年龄、资历与工作年限等作为衡量标准，而忽略了对应聘人员工作能力、技能水平和工作表现等方面的考核。同时，在事业单位管理制度下，员工和医院的关系相对固定，很难有人才正常流动，具有较大的僵化特征。无法促使优秀人才进入。此外，由于社会外部环境不配套，在医院内部流动的管理上也缺乏完善的促使优秀人才脱颖而出的良好机制，医院内部往往缺乏挑战和竞争。
5.缺乏先进的考核方法。任何一项劳动人事管理活动都离不开人事考核，对人员的评价、考核是检验人事管理活动的手段，又是人事决策和改进人事管理的依据。目前大多数医院只有年度考核，没有把平时的工作表现、工作成绩以每月每季度作为周期的考核，并且考核时大多数情况是发一张考核表，由职工自己填写自我评价，科室考核小组评分，然后由人事部门存档，既没有量化指标全面客观的评估，也没有考核后针对性地面谈、反馈和培训，更是很少将考核结果和职务升迁、人员流动或工资奖金等联系起来，使考核工作常流于形式{8}。
6.缺乏完善的人才培养机制。医院普遍存在着缺乏专业人才培养机制的问题。首先，医院缺乏对管理人员的培养。管理人员是医院内部开展管理工作的有效引导人与组织者、决策者，对医院管理水平有重要决定作用。然而，现如今很多医院管理人员均非管理专业出身，经常是由医疗岗位提升而来，这对医院管理水平有严重影响。同时，很多医院只对学科带头人及科室负责人培训与教育给予重视，而对普通员工缺乏培训，致使医院员工素质整体上难以得到有效提升{9}。
二、解决对策
人事档案作为医院考察和了解人才的重要手段，是医院能否实现科学用人的重要依据。因此，通过分析医院人事档案的现有问题，提出相应的改革措施，使医院规范化、科学化、现代化的人事档案管理得以实现，这对医院的发展和人力资源的开发具有十分重要的作用{10}{11}{12}。
1.更新管理观念，强化档案利用意识、服务意识。人事档案管理人员要在思想上充分认识到工作的重要性，端正工作态度，不断提高自己的业务水平，以饱满的热情创新档案管理工作。首先，在人事档案管理工作中必须树立改革创新观念，以改革的精神、发展的眼光审视人事档案管理工作中存在的问题和缺陷，增强做好人事档案工作的责任感和紧迫感{13}。通过完善管理体制、改进管理服务方式和丰富服务内容，适应医院培养新型高素质人才的需要，同时要重视学习与档案相关的法律法规，加强档案管理意识{14}。其次，要重视对人事档案管理人员的教育，提高他们的专业化水平和素质，提高自觉防止和抵制各种违法行为的能力，从而维护档案的完整性和真实性。最后，从专业的角度做好保管和利用现有档案的工作，不断提高服务水平的专业性{15}。
2.健全并完善人事档案的管理制度。目前，应结合医院人事工作的实际和社会现实的需要，进一步完善各项档案管理制度，特别是要建立健全医院人事档案材料收集机制、工作联系制度和情况通报制度、人事档案整理工作细则、人事档案计算机辅助管理制度等，使工作有序、有据可依{16}。针对“弃档”以及人事档案管理同聘请制度严重矛盾这一现象，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效是处理这一问题的办法之一。
医院亟需建立真正意义上的医院综合档案室，配备专职的综合档案管理人员，明确并强化其职能，根据档案工作的统一领导、分级管理原则，将医院各个门类、不同载体的档案收纳到综合档案室，再由专职档案管理人员进行统一分类、归档、管理。针对医院和各部门形成的档案内容、特点、行业要求，制定集中管理、分行业归档、积极提供利用的管理制度，及时修订原有档案管理办法，突出各行业特点，提高档案利用价值，建立医院人事档案数据库系统，实施人事档案动态管理，保证档案信息的时效性、真实性和准确性。
3.建立新型的用人机制和合理的薪酬体系。我国公立医院目前实行的是事业单位职务等级工资制度，在薪酬管理方面没有充分体现“优质优价”的原则，为此，医院必须要对现有分配制度进行改革，建立公平合理的薪酬体系和灵活的岗位工资制，强化人事档案管理人员的绩效考核和激励机制，以严格的绩效考核为中心，持续改进质量，加强定期抽查的密度与力度，对取得良好效果的创新管理工作给予嘉奖，而对存在严重纰漏和错误的现象，则给予行政或物质上的处罚；在激励机制上，实行具有竞争优势的薪金制度，给予物质上的优厚待遇，并注重人事档案管理工作精神激励，使人事档案工作的重视度和良好的晋升机制得到保证。同时，加大对管理骨干和技术骨干的分配力度，更好地发挥员工的积极性和创造性，进而增强医院的整体活力，提升医院的整体品质竞争力和经济效益。
4.建立完善岗位责任制和考核制度。医院要根据人事制度改革的要求，建立和完善岗位责任制及考核制度。一是要建立停聘、换聘、辞聘、解聘制度，定期对聘任人员进行全面考核，并将考核结果作为续聘、晋级、分配、奖惩和解聘的主要依据。同时，职工也可以按照聘任条件提出辞聘，从而使人员进出的通道畅通，提高人事管理的灵活性。二是将管理、技术、责任等因素纳入分配制度中，积极实行按劳分配和按岗定酬，逐渐拉开岗位分配档次；同时突出人才价值，兼顾岗位人员的利益与权责，进而更好地增强员工的紧迫感、责任感和危机意识，激发员工的工作积极性和创造热情。
5.提高档案管理人员的素质。培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才：（1）档案管理人员要有良好的敬业精神，努力掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。（2）倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为医院发展目标做出最大的贡献。（3）引入竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。（4）医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。
6.加强人事档案管理的现代化手段，创新人事服务的形式。人事档案信息开发是促进人力资源合理配置的重要手段，对此，医院应该增加资金投入，提高档案管理硬件设备，引进现代化技术和设备，真正实现档案现代化管理。医院要根据需要增加档案库房面积，购买恒温、除湿设备，设置防火、防盗的自动监控系统。同时，建立人事档案的信息管理系统，实现人事档案资源的合理配置和利用{17}。创新的人事服务例如人事，区别于过去的人事档案管理的“有需要，才进行”相对滞后的、暂时的管理，提供长时间段，有具体形式的管理方式，是这种管理方式社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分，有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化{18}。
医院人事档案材料真实地反映了各级人员职务、学历和专业等情况，为促进人才合理配置使用，加强人才队伍建设，服务医院发展大局起着重要的作用。重视和加强医院人事档案管理工作，全面推进人事档案工作科学化、规范化、制度化，可以有效提高人事档案的管理与利用水平，更好地发挥档案信息资源的作用，为医院领导班子准确提供各类人才信息和用人依据，更有助于医院建立起以择优、竞争为导向的人才选拔机制，高效的利用资源，真正实现人尽其才、才尽其用。有效改进人事档案的管理和利用，对于提升医院人力资源的合理配置，制订实际可行的技术人才发展规划，更好地为医院培养、选拔和使用人才提供重要参考依据，进而充分发挥档案的作用，使人事档案工作逐步进入一个崭新的管理模式，有效提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益、社会效益和医院竞争力{19}{20}{21}。
综上所述，在医疗卫生事业发展速度不断加快的今天，医院人事档案工作的重要性日益凸显。新时期医院人事档案管理工作必须与时俱进，注重服务性，增强档案管理意识，更新人事档案管理的服务理念，改进人事档案管理方法，运用现代档案管理理论与新技术，加快人事档案管理工作信息化建设，对人事档案实行动态化管理和维护，提高档案的利用价值，使其最大化地发挥效力，进而有效推动医院人力资源管理和促进医院的长足发展。
注释：
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关键词：建筑工程；档案管理，完善措施
中图分类号：G271文献标识码： A
一、工程资料档案管理工作的意义
项目建设中,工程档案管理是整个工程管理中一项重要的基础工作,它的形成和积累贯穿于整个项目建设全过程。一个工程项目从立项审批、招投标、勘察设计、施工、及竣工验收等各个阶段所形成的全部文件资料,必须完整准确的体现项目建设全过程。特别是大型工业化装置,往往伴随参建单位众多、专业性强、体系庞大、建设周期长、成果验收复杂、“三边”等特征,化工项目更是如此。因此,工程档案管理工作必须从项目源头抓起,在实施过程中进行巩固,并顺利完成竣工档案验收,才可保障项目管理工作的整体可控,进而保证工程档案的完整、规范。
建设工程档案是一个事关建设工程和建设项目成败的大问题，应该是城建档案工作关注的头等大事。从实际操作上来讲，建设工程档案是城建档案的重要组成部份，是建设工程在建设施工全过程中直接形成的具有保存价值的原始记录，真实地反映了工程施工全过程的实际情况，是对建设工程的真实写照，具有依据、凭证、参考等重要作用。形成并保管工程档案的目的是为今后的利用提供一个确切的、科学的依据，为城市建设、城市规划和城市管理等服务。工程档案利用价值得以实现的基础是所载信息的真实性和准确度。因此，建设工程档案必须做到真实、完整、准确和规范。然而，笔者在长期工程档案审核验收和接收管理的实践中，发现目前建设工程档案问题比较突出，主要表现在完整性、真实性差，内容缺项、漏项，签章手续不到位，竣工图编制不准确等方面。这些问题的存在严重削减了建设工程档案应有的保存和利用价值，也将对建设工程今后的管理和维修、改扩建以及权属责任划分等带来严重影响。
二、当前我国工程档案管理现状及存在的问题
自我国颁发《建设项目档案验收办法》以及《国家重点建设项目档案管理登记办法》等相关档案管理条例，我国工程建设档案管理工作取得了一定的成效，档案管理有了很大提高，但由于工程与其他工程相比存在很多特殊性，外界自然状态对于工程的影响较大，导致工程档案管理工作中存在诸多不足之处。
1、缺乏一定的管理意识。随着我国社会主义经济体制的不断改革与完善，国家政府的职能慢慢转变，工程建设管理体制改革也不断深入，相关的终身制度、建设监理制度、项目法人负责制度以及竣工验收备案制度等正在逐步趋于完善，因此新时期下的工程档案的载体、形式、内容以及相关制度也发生了很大变化，对于工程档案信息的收集、整理、建档以及验收等工作流程也有了新的要求。但是很多管理者一直以来都存在重工程轻档案的现象存在，并没有正确、全面的认识到档案管理工作的重要性，导致工程档案管理工作一直处于被动状态，很多工程档案的收集、整理都不及时，工程档案管理没有充分发挥其作用。
2、档案管理体系不健全。工程档案管理的专业要求较强，但很多单位只是将档案管理的职能纳入综合部门里，并没有设置专门的独立档案管理部门，导致档案管理工作的地位低下，并没有得到员工的重视。虽然国家及单位也制定了相关的管理条例，但大部分都是形同虚设，并没有起到实质性的监督管理作用。因此，在实际的工作中，缺乏相应的操作性较强的管理制度来规范实际的工程档案管理工作，导致工程综合管理部门以及建设部门工作较随意，各自为营，经常出现人员流动现象，导致档案的收集、管理工作难以顺利开展。
3、缺乏专业性的管理人才。由于很多单位管理者并没有意识到工程档案管理的重要性，并没有投入过多的人力、物力，很多工程档案管理人员并非班科出身，缺乏一定的专业性，都是由工程技术人员来担任兼职，只懂得工程的施工技术，对于档案管理知识缺乏一定的认识和了解，之前也并未接受过相应的专业业务培训，并不熟悉了解工程档案管理的基本流程、相关的管理制度以及法律法规，很多工程档案管理工作都只是在资料保管方面原地踏步，导致工程档案管理低下。同时档案管理部门中普遍存在的现象是档案专业人员较少，新来的工作人员以及工程技术人员较多，工作人员的专业素质水平参差不齐，工程档案管理工作缺乏一定的规范性。
三、如何做好建设工程档案的管理
工程档案的重要性要求我们必须做好工程档案管理工作。做好工程档案管理工作首先要从管理本身的四个基本特征出发：即管理的载体是组织，管理的主体是管理者，管理的任务是设计和维护一种环境，管理的核心是处理好人际关系。人是管理的第一要素。
1、要完善法规，依法治档。依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程档案管理条例》、《建设档案管理规定》《工程图纸管理办法》等一系列档案管理制度具体的规法要求，将档案验收制度、档案进馆时限制度和档案执法制度纳入规划、建设、管理程序中，在工程开工前下达资料任务单，落实到人，明确责任，在文件的收集、整理、立卷、归档等重要环节实现制度化、规范化，做到收集更加齐全、分类更加合理、组卷更加科学、归档更加及时。从根本上保证档案的内在和外在，逐步完善规范各种制度，理顺档案工作程序，有法必依，执法必严，违法必究，加大执法力度，实现工程档案在新时期的依法治档。
2、建设工程档案资料是按照工程建设程序形成的反映项目建设的真实记录。建立完整、准确、系统的档案资料是实现建设工程质量、进度、投资和安全目标的重要保证，规范档案资料的管理是做好工程竣工验收和运营维护管理的基本要求。为规范基建处建设工程档案资料的编集、保管、查阅和报送工作，提高建设工程项目管理水平，根据《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等相关法规和规定，结合基建处各科室项目管理的工作职能，做好档案工作。
3、以人为本，发挥人的主观能动性，做好工程档案的管理工作。一是加强对工程档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。二是以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍，这就要求工程档案管理人员要定期参加理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得上岗证书；对外，注重档案业务培训，要定期举办档案管理和业务的集中培训班，做好档案归档要求讲解，组织参建单位相关人员就项目档案工作的文件和标准等进行学习和掌握，不断强化档案业务基础工作，切实提高参建单位的档案管理水平，使项目档案管理基础工作得到有效保障，做好工程建设项目档案资料的收集、整理、编目、保管、利用等每个环节工作，确保工程项目归档材料良好、完整规范、系统配套。三是深入现场，做好对重点工程项目档案的服务工作，主动做好对重点工程档案业务指导，现场跟踪服务，积极做好项目档案的收集和整理，做到档案收集、整理与工程建设同步，认真抓好档案整理、归档、移交工作。四是注重工程档案信息反馈，掌握最新动态，即新的项目采用了哪些新技术、新方式，减少了哪些工作环节，同时又改进了哪些工艺，增加了哪些程序，形成了哪些与之配套的新表格资料，及时将相关信息反馈到管理层，并通过汇总、提炼再补充到相应的规范中，进一步做好对工程档案的管理。
结束语
总之，工程档案是工程建设最真实的反映,是检验工程的重要依据。分析研究工程档案管理实践中存在的各类问题,对于更好提高工程档案管理水平,提高工程建设有着积极促进作用。目前，档案工作已趋制度化、规范化、科学化，档案管理水平有了明显提高。在新的形势下，施工企业的档案管理工作面对新的挑战。档案管理工作只有不断的适应企业发展的需求，按照科学发展观的要求，以狠抓档案管理为契机，在巩固和发展己有成绩的基础上，继续努力，开拓进取，根据工作发展的需要，不断改进和完善档案管理手段，才能更好的为企业的发展服务。
参考文献
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关于档案的具体定义在我国的档案法中有明确而又详细的解释：档案是指各种国家机构、社会组织以及个人在过去和现在参与和从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等方面的组织活动时形成的直接对国家和社会有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的相关记录。近年来随着经济发展速度的快速提升，社会形态也随之出现了新的面貌，比如便捷而又快捷的信息交流大大促进了整个时代向前推进的步伐。也因此作为信息资讯的重要载体，档案的重要性也变得越来越重要，不可否认，档案管理工作对整个社会发展都将产生重要意义。近几年以计算机和互联网为主要发展起点而衍生出来的信息化发展背景之下，档案管理工作的科技含量也大幅度提升，而对于档案管理队伍建设的要求也更加严苛，档案管理人才的素质培养工作也将面临全新的挑战。
经过认真分析和对比，在信息化的时代背景之下对档案管理人才的需求将主要划分为以下几个类型：管理型人才。档案的信息化转型以及后期的管理是一项非常庞大的工程，任务的艰巨程度也是可以预测的，因此在执行该项任务的过程中需要大量的富有经验和真才实干的管理型人才，为档案信息化管理工作制定出良好的运行机制，行之有效的组织和协调措施，尤为重要的是现代电子文件和电子档案管理相关标准和规范的制定。只有在合理的工作计划之下严格按照适合的既定的管理制度才能将档案的信息化管理工作扎实推进，进而指导和影响后期相关档案工作的开展。研究性人才。信息化时代的到来给各行各业都带来了翻天覆地的变化，在档案管理领域来说最为明显的影响是将原先纸质储藏的重要文档和文件进行信息化和数字化的处理，在刚刚转型的时期档案管理工作者对此并不一定完全适应，所以无论是工作人员的个人适应方式，还是档案管理的工作办法都需要有一套合理的成熟的指导措施。
因此，毋庸置疑研究性人才将成为档案信息化管理工作队伍中至关重要的组成部分，他们将深入研究信息化建设的相关理论、电子文件归类档案的管理办法以及电子档案科学化管理和安全维护等突出问题，进而在此基础之上研究出便捷的、经济适用且兼容性较强的新型管理技术和相关性软件。业务型人才。当前社会随着计算机技术和互联网事业的快速发展，办公形式也逐渐转向自动化模式，在档案管理工作中很大一部分工作完全可以由信息化设备来代替人力，比如电子文档的形成、传递、存储、归类、保管、利用等等。不可否认信息化设备的使用大大解放了工作人员的双手，也大幅度提高了工作效率和经济价值，但是在电子设备不断更新且还尚未完全智能化的条件下，档案管理这项亟需严谨对待的工作还需一大批有着娴熟业务能力的工作人员，他们将主要从事计算机操作、网络管理以及一些档案管理软件的使用和维护等，只有自动化设备和得力的人工操作相结合，档案信息化管理工作的效率才会再被提高。
二、档案管理人才现状及分析
一项事业的成功与否其主要的决定因素还是在工作人员自身，可以说档案管理人员才是档案信息化建设队伍中最为基础的组成部分，只有执行档案信息化建设任务的工作人员提高了自身素质和专业素养，并且熟练掌握当前新兴的计算机技术才能更好更快推进档案管理工作的向前发展。下面将从两个方面对当前档案管理人才的实际状况和产生这些问题和缺陷的原因加以分析：
1.档案管理人才现状。档案管理专业学科备受冷落。通过新闻媒体以及报刊杂志的报道不难发现当前社会高校毕业生队伍越来越庞大，尤其近两年来的高校毕业生人数竟然突破了七百万的大关，如下图一所示，可是无论是高考后的志愿填报还是毕业生毕业之后的工作领域，档案管理工作几乎都不是其中的热门所在，现在社会的高考毕业生在填报志愿时就已经过早地考虑毕业之后的工作问题，大都被薪酬的丰厚或者工作任务的轻松程度所吸引，往往忽略了档案管理这一相对冷门的专业，随之也影响了当前教育部门对于档案管理专业的师资匹配，近几年的我国档案学专业师资队伍已经变得越来越冷门，几乎快要出现知识断层的现象，可以说目前的档案人才队伍已经远远跟不上信息时展的要求了，档案管理的工作人员队伍中能够熟练掌握和运用好最新信息化技术的人才越来越少，尤其具有扎实的档案学科知识储备又有创新思维，敢于实践的档案专业学科的毕业生更是寥寥无几。
档案管理部门结构不合理。在从事档案工作部门里工作人员的年龄结构也出现了非常不合理的现象，年轻有为的人员较少，而年龄较大且没有专业工作经验的人员居多，可以说在大多数档案管理部门的人员结构中老、中、青比例已经严重失调。而且在平常的工作中，管理档案的相关部门大多数被看做是闲置职位，该部门的工作价值不被认可，而且在其他部门人员转岗时不能参与选拔和竞聘，这些因素已经成为档案管理部门的工作人员思想松懈，工作态度不积极，没有工作热情的主要原因。而档案管理部门的人员安排主要是实行单位内部的适时调动，而这种调动的结果一般情况下也是不尽乐观的，比如一些年龄大而且身体条件又差或者是工作积极性不高的人常常就会被硬塞给档案部门，当然这种事情在各个单位几乎是常有发生且普遍存在的。领导和教育机构不完善。
档案管理工作进程缓慢的一个重要原因是档案工作部门的领导安排不尽人意，在很多单位档案管理部门的领导都是上级指派，而且指派过来的领导们大多并非档案管理专业人才，但是档案其实是一项对专业性要求比较严格的工作，空降的非档案专业的领导首先没有从事档案管理的基本的工作经验，其次受其角色影响他们还需在日常工作中承担起监督指导的作用，那么毋庸置疑导致的结果就是许多工作内容与档案务实工作的要求严重脱离，出现了一大批的工作实践严重脱节的理论之外还影响了部门内工作人员的积极性，除此之外一些从事档案管理专业教育的部门在研究主题方面也出现了较为明显的方向性错误，更多关注学科建设而忽略了教育的实质性内容，长此以往一些好的实践经验不能被及时总结，适用的管理方法也没被及时推广，重要的是为数不多的专业人员的技术优势无法发挥，这一现象的调查主要通过对当前相关期刊文献的总结的方式进行，最终结果如下图数据所示，这些问题不断积累之后定将会被放大，然后必给档案工作的信息化进程造成严重的阻碍。档案管理工作人员自身素质不过硬。档案管理工作信息化时展迟缓的直接原因是档案管理工作者自身素质的不过硬。因为前面所讲的档案管理专业的被冷落导致了档案管理岗位上年轻有为、有专业知识素养以及创新思维的新型技术人才的缺失，这个因素固然重要但是其影响力度还不及正在从事档案管理工作的工作人员能力不足所造成的影响。实际上当前很多正在从事档案管理的工作人员在工作实践中对档案专业知识的认知有一个普遍现象：不熟悉，不了解，不学习，而且工作人员自身又没有主动服务的意识，在工作岗位上也经常持着不思进取的态度，这将对档案管理工作的结果产生直接性的影响甚至不可弥补的过失。
2.现状分析。首先由于档案管理的自身性质就是一项对过去以及现在发生的重要事件的记录和管理的工作，结合当前时代快速发展的背景，然后从工作价值的角度出发不难发现其具有一定的滞后性，正因为如此当前大部分单位里档案工作的内容以及形式得不到领导重视，即便是在每年各类领导干部培训中也很少出现与档案管理直接联系的内容，由此而导致社会普遍认为档案管理是一项清闲、冷门、工作意义不太大的工作，从而也严重影响了社会对档案工作人员的看法，致使档案管理工作人员在单位内外受到其他部门和行业的冷落，长久下去档案管理工作者的工作积极性也会备受打击，使得他们思想松懈、工作上也不求上进。其次在档案专业教育方面也存在着很多的问题，最主要的原因是档案管理相关教材的内容明显滞后，市场上推荐的多数教材编写都是只针对以往传统档案管理的理论和方法研究，对当前新兴的新学科和新技术在档案领域发展的研究不够深入，同时在档案专业教育的课程设置中，计算机网络技术、电子通讯等现代化技术与档案管理类课程并没有实现有效的融合，也没有发展出新的档案类的信息化技术学科。
除此之外，在档案专业的教育中一些过于重视书本的理论教学的做法导致社会实践的研究的缺乏，大大制约了档案管理工作者的实际操作能力，最终结果也必将限制档案专业教育工作的发展。最后在各个部门对档案管理人员的选培工程中也没有制定出完备的考核和激励制度，即使已有相关的制度也没有进行实时的更新和再完善，致使很多刚刚进入档案管理队伍的人员在工作过程中不尽如意。有些单位目前虽然已经意识到培训的重要性，但是对档案专业的培训内容和目的都比较模糊，对培训对象的选拔和把握也不够准确，加之现有的相关培训考核制度都还不是很完善，最后也难免出现培训效果不好的现象，正是这个原因大多数单位的档案培训仅仅是流于形式，做一些表面文章，起不到任何实质性的促进作用。同时档案管理工作价值具有一定的潜在性，所以在平常的档案工作实践中如果不能及时发掘和学习时展的前沿知识，也必将妨碍档案信息化快速推进的进程。
三、信息化背景下的档案人才培养
1.个人基本素质培养。自觉地努力提升自我素质是人才培养过程中必不可少的条件之一，一个人的自我素质主要包括以下几个方面：政治素质。一个人的政治素质主要体现在用党的先进理论对自身思想层次的提高，不断加强对社会政策、社会理论以及社会问题的分析和判断能力，同时作为一名档案管理人才必须意识到档案信息的保密性和重要性，明确信息安全方面的法律法规，坚持依法开展工作时刻保证档案信息的安全性。职业道德。所谓的职业道德是在自身人格道德的基础之上所提出的与自身从事职业相联系的道德取舍，一般档案管理工作的职业道德包括实事求是、忠于历史和事实的工作态度；一切工作为服务社会，并且实时保证档案信息安全性的职业要求；当然还要做到爱岗敬业，认真工作，乐于奉献和思想交流的道德底线。业务能力。
作为一名档案管理人员必须不断学习档案管理工作的基本业务知识，熟练掌握各种档案工作所必须的各项技能和现代化管理技术，并且培养一定的职业专长，能够独立开展工作。为更好更快地完成档案管理工作，还需进一步掌握当前最新的计算机操作技术和网络知识，尽可能快速地适应信息化时代的发展速度以及时展对本职工作提出的新要求。创新思维。创新思想是促进社会进步和工作效率的关键因素，档案管理工作本身具有明显的滞后性和信息的冗杂性，因此在此方面提出更快捷和方便的信息化管理方式方法必将为整个行业发展带来里程碑式的影响，同时也会带动整个时代的进步。因此，在平常的档案管理专业培训中还需加强对工作人员创新思维的激发的培养。
2.职业能力和信息化技术培养。在信息化时代的背景之下计算机技术的发展虽然给整个档案管理行业带来了新的发展契机，但是从工作本身的性质来说其对工作人员的要求不断提高的同时也不能忽视基本的职业能力的培养。关于职业能力方面首先是工作人员自身道德素质的要求，同时因为档案管理行业相对较为冷门的现状还需要进一培养工作人员爱岗敬业的工作态度。除此之外，相关单位还可以采取一些培训和实践的方式来不断巩固和加强档案管理工作者的业务熟悉程度和工作能力。在工作人员的基本素质得以保证的前提之下还需结合时展的新动向，厘清信息化时代对档案管理工作提出的新要求，及时加强对档案管理部门对新兴计算机技术的培训，同时及时吸收和引进先进的软件技术，在新的历史时期用更为智慧化的方式实现档案管理工作的高效率完成。
3.档案人才培养环境建设。在档案信息化管理不断推进的过程中除了工作人员等主观因素的改变之外也需要进一步加强客观环境的建设，首先最为主要的是档案管理教育工作的推进必须进一步加强，所以在高校教育当中必须加大投资力度和社会实践，及时为新时代背景下的档案管理工作注入新鲜而又活力的人才，力求档案管理岗位冷门化现状的改观。其次应该制定相对合理的培训和选拔制度，使得单位内的人才交流更加活跃，进而带动档案管理领域的发展生机。最后条件允许的情况下可以改善当前档案管理部门的设备匹配，用更新更快快捷的互联网技术促进档案信息化管理事业的发展进步。
四、结语
随着供电企业的不断发展壮大，规范化、信息化管理工作的推进，都给现有档案管理工作带来了巨大的挑战，也赋予了档案管理工作发展的机遇。笔者结合多年工作实践，以所在单位为例，对县级供电企业档案管理工作发展策略谈些一己之见，以期档案工作能与供电企业各项工作齐头并进，为促进供电企业发展提供基础保障。
一、县级供电企业档案工作的现状
1.档案管理人员身兼数职，岗级偏低
企业机构改革,减员增效、岗位合并，档案管理没有设置档案专职岗位，由其它人员兼任，或者是原本专门管理档案工作的管理人员身兼多职，职责不明确，且大多数没有经过档案管理岗位培训。在实际工作中，档案工作在县级供电企业各项管理工作中的地位偏低，岗级偏低（管理人员的最低级），甚至还有的单位，没有明确档案管理职能部门，档案工作随着人员调动而变动。
2.档案意识和法制观念淡薄，档案管理不规范
由于县级供电企业一些领导、部门以及员工对《档案法》不了解，思想观念落后，档案意识不够，没有认识到档案工作的重要性，在管理上松懈、档案随意搁置，没有按照国家的有关规定，实行“集中管理”的原则，各种门类载体的档案分散保存在各职能部门，有的企业虽然实行集中管理，但只是把各种档案集中到一个库房，管理还是各职能部门，只是形式上的集中，而没有真正做到意义上的集中统一管理。档案管理不能随着企业的发展共同提高，档案工作不能列入到企业发展规划，使企业档案工作明显滞后于企业的整体发展。
3.档案资料整理不规范
县级企业由于种种原因，不能按照供电企业档案分类表和《科学技术档案案卷构成的一般要求》对档案进行一系列的分类、整理、排列、编目、组卷、装订等等。特别是建设项目档案，工程竣工后，由于参建单位的人员责任心不强，档案意识淡薄，不注意工程各阶段档案资料的收集与整理， 等到工程项目达标投产考核期满后，要进行投产达标检查时，施工单位才不得不突击收集、七拼八凑档案资料，移交县局，以应付检查，这样造成了文件资料的严重短缺不全,使文件材料失去了档案最本质的属性原始记录性，既影响工程竣工档案质量，也影响到日后的提供利用。而档案人员缺乏工作主动性，不主动催交，移交多少就接收多少，缺少也就“木已成舟”，不能挽救，而接收的资料既不办理移交接收手续，也不整理，将资料随意堆放到一起，更谈不上目录和索引等等。
4. 没有实行档案管理的现代化
在信息时代的今天，由于各种原因，档案室管理工具落后，没有实行现代化电脑软件管理，有的单位即便安装了档案管理系统软件，也由于技术、人员素质等问题没有使用，只是一个摆设，档案信息资源无法实现共享，不能适应现代化企业的发展需求。
二、做好对县级档案工作的措施
1.提高宣传力度，引起领导、员工对档案工作的重视
提高管档、用档意识必须加强《档案法》宣传，以引起领导及员工对档案工作更多的关注，使企业领导、员工增强档案意识、法律意识、归档意识，充分认识到档案是我们国家的宝贵财富，做好这项工作与国与民、与本单位都有力。档案是一个单位工作情况的真实记录，管好用好档案是我们的光荣职责。
2.做到有章可循，狠抓制度落实
各县级供电企业要按照《档案法》的规定，各种门类载体的档案必须坚持“集中统一管理”的原则。而且要根据当前形势的要求，结合本单位的实际情况，制定一套严密、周全且具有可操作性的档案管理制度及档案管理办法，强化规范管理，对产生的档案从收集开始一直到提供利用，做到有章可循、有据可查，逐步走上规范化、制度化轨道。以“管理工作制度化、专业管理精细化、现场作业标准化、方法手段数字化”为指导，做好档案工作，为建设统一坚强智能电网服务。
3.加强档案管理队伍建设
高素质档案队伍建设是档案工作发展的基础，建设知识型与创新型的档案人才队伍是档案工作发展的客观要求，应不断加强自身诸如有关电力行业知识、档案专业知识、计算机知识等的学习，必须拓宽知识面，开阔视野，增长技能， 以适应社会最新发展的动态，上级领导，应加大培训力度， 切实提高县级供电企业档案管理人员素质,适应档案管理现代化的需要。另外，各县供电企业应设置至少1名专职档案人员岗位，相应地提高档案工作人员的岗级与待遇，只有这样，才能使她们鼓足干劲，为企业地发展多做贡献。
4.完善基础设施。
办公现代化的实行，不仅对档案管理现代化提供了可能性，也对其提出了必要的要求，因此，各县级供电企业要积极为开展档案现代化管理创造必需的条件。应根据自身的实际情况，争取领导的重视与支持，增加或更新档案设施、设备，加大档案管理现代化的投入，把档案管理纳入办公自动化系统和供电企业内部局域网。
5.加强组织领导
供电企业领导应深刻认识到，只有时刻从档案管理的方方面面出发，点滴不漏，常抓不懈，运用多种手段，采取各种措施，才能推进档案管理工作的新进展，保证供电企业整体工作再上新台阶。从源头上严格监控档案收集、整理、保管、质量及指导，做到管在质量、细在过程、重在利用，以档案达标升级和目标管理认定为手段，将该项工作纳入企业年度工作计划与供电企业的生产经营工作放在具有同等重要工作来抓，真正做到认识到位，措施到位，及时解决工作中遇到的实际问题。
6.务实业务基础
随着电力系统一体化改革的不断深入及公司上下各项工作高标准、严要求、精益化管理工作的推进，档案资料整理也越来越精细化。至今县级供电企业档案管理工作执行的标准还是1993 年电力工业局制发的《供电企业档案分类表》，该标准现已无法完全适应现代化供电企业发展需要，迫切要求予以完善，以便加强电力企业档案管理工作。档案具有积累性和历史联系性的特点，具有对形成单位和对社会提供作用的双重性，因此档案的收集过程一定要体现档案的价值，在企业的资产与产权发生变动时，应按照国家《国有企业资产与产权变动档案处置办法》的要求，做好档案的处置和管理工作，在档案规范化管理的过程中，必须明确档案的鉴定、销毁程序，确保档案发挥最大的效用。
7.实施信息化管理
随着电网快速发展，要充分发挥档案为电网安全生产运行提供良好服务的作用，就必须加快县级供电企业的信息化建设。目前，县级供电企业档案信息化建设存在较大的盲目性和不统一性，管理系统各单位长期没有统一标准，与整个电力系统信息化建设整体工作发展不协调。因此，电力系统要从实际出发，从上到下有一个统一的档案管理应用软件和最新的电力系统的行业标准做支撑，充分借助系统本身的局域网络建立起公司系统专业化、系统化的信息平台，及时对公司系统各单位档案工作进行远程监控与技术指导。
8.强化业务培训
县级供电企业专（兼）职档案管理人员是档案管理的实施者，其素质水平直接关系到企业档案工作的质量和成效。因此，县级供电企业应加强对档案管理人员的培训，采取有效方法和技巧，完善培训管理体系，力求培训的多样与创新、理论与实际相结合，有力地将档案系统的培训和电力系统的专业化培训结合起来，要积极为档案人员创造条件，使其参加各类培训学习，持证上岗，以此提高档案人员的思想认识和业务技能水平。也可聘请系统专业人员组织系统档案人员分门类、分专业进行培训，及时转换培训方式，提高专职档案人员的业务技能和和责任心，减少工作的盲目性；组织开展学习《县级供电企业档案管理作业指导书》，通过强化执行，在具体工作中进一步规范档案管理行为。同时，还要建立有效的激励机制，并纳入岗位责任制，有目的、有计划、有重点地对工作中遇到的实际问题进行探讨与解决，充分调动和发挥专（兼）职档案队伍的积极性，有序、高效地推进公司档案管理工作精细化。
关键词：中学;人事管理信息化建设;必要性;对策研究
一、中学人事管理信息化建设的必要性
（一）历史发展的必然性趋势
人事档案是在人事管理工作中逐渐演变过来的，伴随着时代和社会的发展，我们的档案载体也发生了很大变化，由竹简到纸张，再到录像等等。在历史的不断变迁下，我们的工作也应该顺利时展的潮流，让档案载体紧随时展的步伐。传统的档案资料纸张，不容易保管，而且很容易出现磨损，严重影响到文献的价值，并且一般情况下编制纸张需要的周期都非常长，不便于查阅，调阅、检索的手段只能依靠人工。长时间以来，我们人事档案管理模式都具有工作量大、耗时也很长的缺陷，这非常不利于人事管理信息化建设工作的开展，特别是在大数据时代下，这种方式已经起到非常明显的阻碍作用。因此，发展中学人事档案的信息化管理是历史性的转折点，同时也是不断简化工作量的重要途径。
（二）人事工作进一步拓展的实际需要
人事档案工作是作为中学管理工作的重要组成部分而存在的，是人才信息管理的重要条件。现在的竞争更多的是人才的竞争，人事部门可以按照人事档案不断获得人才信息，为了更好地实现资源的合理配置，我们可以按照人才能力以及特点等开展具体的工作。在人才的使用上，要坚持以用为本，人才优先的原则，提倡创新型机制，为人事工作的开展打下良好的基础。中学是培养人才的重要场所，实现对人才的挖掘和开发，是需要人事档案管理支持的。重视并加强人事管理信息化建设，建立起一个真实完整的信息库，可以确保中学的人事管理不断向高效运转的方向发展。
二、中学人事管理信息化建设的对策
（一）针对人事管理信息化建设的问题进行统一规范管理
截止到现在，人事档案管理还没有非常好地融入到中学档案管理范畴工作中去，并且我国现在也没有出台相关性的政策，这就导致管理体制出现明显的松散性，其在很大程度上限制着人事档案管理的全面建设。在这样的背景下，国家和相关的教育部门应该出台相关性的政策，结合现在人才管理工作的实际需求，联合中学人才管理的情况，制定出适用性很高的政策法规，并不断建立健全相关的档案管理制度，确保各个中学人事档案管理工作都能有条不紊的发展。同时，中学还应该建立起专门的管理机构，这样能够很好地解决档案管理到底是谁管的问题。中学人事档案管理建设要不断向标准化、信息化方向发展，同时还要配备相关的设备，制定出相应的保护标准，让中学的人事管理工作更加的顺畅。
（二）加大资金的投入力度
档案信息化管理工作想要全面落实到实处，需要具备先进的硬件设备、专业性人才，但是无论是硬件设备还是人才培养都是需要大量资金支撑的。所以，学校领导应该重视并加大资金的投入力度，给予人事档案管理工作最大的支持，并且还要将这些资金全部列入预算之内，为资金的合理利用奠定好的基础。严格执行现代化的标准，增添适合中学人事管理信息化建设的硬件设备。另外，为了确保人事档案管理工作的安全以及顺利开展，我们还需要配备空调、灭火装置和温度检测仪等等。
（三）有效提升工作人员的服务意识
帮助更多的档案管理工作人员认识到人事档案管理工作的重要性，促使他们形成良好的职业作风和道德素养，让其看到自己在自身工作中的责任。人事档案管理工作本身具有服务型的特点，相关工作人员要认真做好组织服务，为学校教学、科研等项目贡献自己的力量，树立全心全意的服务意识，认真对自己的岗位负责。面对传统的数据环境，数据的精准性是为档案管理结果科学性的实现做基础的。在大数据环境下，数据的还量化导致错误不断，档案管理人员需要保持十分清晰的脉络，理清自己的思路，用最新的角度和观念开展自己的工作。
（四）全面提升管理人员的素质
想要全面做好中学人事管理的信息化建设，中学人事档案信息化既需要办公设备的信息化也需要不断更新相应的人才管理办法。在中学人事档案管理信息化建设过程中，能够决定工作质量的重要原因之一是工作人员，每项工作都需要人的配合，技术的开发也好，使用也罢，同样都需要档案管理人员尽自己最大的努力工作。档案主管部门也要不断加强对档案管理人员的培训。档案管理人员自己也要努力提升自己的文化素质，不断丰富自己的电子应用水平，这样为档案管理工作打下好的基础。逐步将传统型的档案管理工作推向电子化道路。总之，我们需要档案管理人员紧跟时展的步伐，注重业务学习，同时还要不断拓宽自身的知识结构，提升业务素质。
参考文献：
关键词：民办职业院校 档案管理 内涵建设
随着国家大力发展高等教育事业的政策机遇和城乡居民迫切希望获得高等教育机会的需求剧增以及大学生就业形势的严峻，民办职业院校发展态势和前景看好，但是由于民办职业学校起步晚、发展快，其“速度、规模、质量、效益”，出现了发展不平衡、结构性矛盾突出等现象。民办职业院校的制度管理和内涵建设方面问题较多，尤其是民办职业院校档案体系的建制和管理工作，成为影响和制约民办高职院校发展的重要瓶颈之一。根据《中华人民共和国档案法》及中华人民共和国教育部第27号令关于《高等院校档案管理办法》的明确规定“高校档案工作是高等院校重要的基础性工作，院校应当加强管理，将之纳入院校整体发展规划。”因此，民办职业院校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平，是提高民办职业院校教育水平和管理水平、加强内涵建设、促进学院发展的必由之路。
一、民办职业院校档案管理存在的主要问题
调研发现云南省的民办职业院校档案工作普遍存在以下几个方面的问题：
1、民办职业院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、机构不健全、专业人员缺位的现象。当前，很多院校都忽略了档案管理工作，缺乏对档案工作管理重要性的认识，认为档案工作属于学校的附带工作，不影响其长远发展， 因此忽略了档案管理建设。这种认识不足不仅体现在学校领导身上，更是体现在学校全体教职员工身上。在很多民办职业学校根本没有档案馆和专职档案工作管理人员，即使有些民办职业院校存在档案馆和专业人员，由于民办院校的特殊性，出于对人力资源充分利用的考虑，专职档案管理人员也往往身兼数职，还要承担院校的很多其他工作。比如系部的兼职档案人员多是教学秘书或行政秘书兼职，既有日常教学管理工作或者办公室行政事务性工作，又要兼顾档案管理工作，造成档案管理工作不尽人意。
2、民办职业院校档案管理缺乏明确的规定责、权、利的规章制度。目前，多数民办职业院校的发展只注重规模与速度建设，忽略了内涵建设，这对学校的档案管理工作造成了很大的影响。由于档案相关规章制度没有遵守国家档案工作要求的规范标准，甚至是缺乏相关的档案管理制度，导致负责部门不能、不知道如何把在教学、科研等日常工作活动中产生的档案按照档案工作管理规定要求统一归档、集中管理，导致档案材料分散，致使档案资料收集不及时、文件材料残缺不全，不能及时立卷和归档；且因为缺乏规章要求，导致各职能部门和系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性，缺少规范的要求和长久保存档案的考虑，存在“档案材料几大箱，用时要去纸箱中翻找，很多材料被丢弃”现象。这不仅直接影响了档案整理、归档，而且也影响到档案作为学校历史凭证的作用。
3、经费投入不足，导致不能实现档案信息电子化建设。目前很多民办职业学校在档案管理方面的经费投入非常有限，无法购置档案管理工作所需的现代化设备，现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等没有切实应用到民办职业院校的档案管理中，导致民办职业院校的档案信息化建设相比于其他院校相对滞后。一些民办职业院校的档案管理以传统的手工管理方式为主，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。此外，因财力不到位，档案人员也就得不到现代档案管理技术的业务培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能，无法对档案进行现代化的科学规范管理。而对档案管理人员继续教育的措施乏力，直接制约着档案信息电子化建设进程。
4、档案材料单一，缺乏编研档案，影响了档案利用率。由于民办职业院校成立的时间短，对档案工作的认识不够到位，平时不注意档案的收集与整理，导致很多院校只存在教学档案和行政档案，党群建设和科研建设等档案材料缺失，档案保存单一。由于档案人员本身能力的局限，学校没有编研档案。同时，由于缺少专职档案管理人员和对档案工作的忽视，档案利用率不高，不能充分发挥档案在院校发展路程中的作用，档案的服务职能处于被动状态。档案信息资源的开发利用渠道单一，仅限于发展党员、评选三好院生、优秀毕业生等方面。在师资培养、人才选拔与考核及推荐院生就业、扩大对外交流、宣传教育、树立学校良好形象等方面，未能真正发挥档案应有的作用。
二、民办职业院校档案工作建设的对策措施
1、加强院校领导对档案工作的重视，提高全校职工档案意识。一所学校能否把档案馆建立起来并制定出规范、科学的规章制度，做到馆藏信息丰富、档案工作有章可依、档案工作真正为学院发展服务，关键是领导的重视程度。领导重视档案建设，善于用档案资料来处理和规划院校各项工作，是做好档案工作的根本保证；学院全体教职工的配合也是关键。因此，档案管理人员不仅要争取学院领导对档案工作的理解与支持，让他们意识到档案工作的重要性，把档案管理纳入院校计划和规划，纳入学校管理制度，纳入学院工作人员的职责范围，同时还要做到档案工作的意识与任何一项工的布置、检查、总结、验收同步进行。
要强化全体教职工的档案意识，让他们能够真正从思想上和行动上意识到档案工作对于学院和个人发展的重要性，自觉配合档案部门的各项工作，积极参与学院档案建设，在参与档案建设过程中，认真研究落实本部门的档案工作任务， 做到在平时的工作中自觉收集、整理档案资料，并交档案室统一保管，使学院档案工作保质保量限期完成。
2、档案工作管理做到科学化、规范化、制度化。针对民办职业院校实际，建议制定规章制度，《民办职业院校档案资料分类编码及归档范围》、《各系、部档案归档范围和保管期限》、《系部教学档案资料分类编目格式及类目代码表》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等各项制度要健全。要做到教学档案、行政档案、党群建设档案、学籍管理档案、教师业务档案和其它声像档案等等及时归档，对档案管理实施细则，档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则以及立卷归档的程序等做出明确的规定，对档案管理者提出明确的工作目标和工作要求，从制度上保证档案资料能长期有效地收集和保存。建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。
3、设置档案室或者档案馆，配备专职档案人员并注意对专职档案人员的培训，增强档案管理人员的服务意识。要针对民办职业院校实际情况设立档案室或者档案馆，配备专职档案管理人员，尽量做到档案管理人员的稳定，即使出现人员流动也要做好档案资料的交接工作，防止人员变动便出现资料丢失的现象。同时，要求专职档案管理人员强化档案知识学习，做到职责明确，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，在细节上保证档案工作管理的顺利进行。专职档案管理人员要顺应现代教育发展要求，做好从被动的传统档案的管理到利用档案为学校发展和社会发展服务的过渡。过去，档案人员往往以自身为中心来开展工作，片面注重档案工作的收集与管理，较少做到主动利用档案为学校发展服务。针对社会发展和民办院校的实际，档案管理人员不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象去收集、整理、保管档案和提供档案服务，更不能凭想象、图方便，必须改变观念，重新审视档案管理的全过程，以适应民办职业院校的教育教学，为社会各界对民办职业院校的教育评估提供翔实可靠的档案资料，在服务理念、服务目的、服务主体、服务方式、服务手段、服务策略、服务过程等方面进行创新、拓展和提升。
4、针对民办职业院校实际，重视档案材料收集，做好档案编研工作。做到文件材料完整收集是确保档案材料完整的前提和基础，也能直接反映出院校平时的工作成绩。因此，要做到定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；强化文书管理，抓好院校活动所形成的文件材料的收集。对有请示没批复或有批复没请示的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的完整归档。档案人员在复印文件材料时，对有价值、需要归档的文件材料应留下原件，以备日后归档。针对有些院校存在资料积压多年未归档、档案管理工作缺乏延续性和完整性的问题，应建立长效管理机制，保障档案资料收集的连续性和完整性。比如，各系部的教改实验课题，针对其周期长的特性，要注意材料收集的连续性，保证每院期、每院年的阶段性实验报告和终结性的实验成果报告收集齐全。某项活动材料的收集要有头有尾、善始善终，防止档案材料收集的缺失与不完整。
档案工作的基本任务在于及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需的档案信息材料，而档案的编研工作，是达成这一基本任务的保证，例如民办职业院校教学、科研档案材料的编研。这些编研材料不仅是教学、科研的最新成果，也是师生学习知识的鲜活教材。尤其是科研，它是教师每个时期完成的最新研究，许多教师会把科研成果写入教案，形成了比书本知识更新的内容，同学们可以从这些编研档案中学习到最新的知识。在知识更新换代飞速的今天，编研档案弥补了书籍知识传播速度不快的不足，成为师生学习知识的鲜活教材。因此，依照档案编研工作“存真、求实”的原则，根据民办院校发展要求和教学评估要求，做好学校档案材料的新编、续编、开发等编研工作，编研出《教学规章制度汇编》、《教育改革成果汇编》、《教学论文集》以及《相关课题研究汇编》、《特色教学成果汇编》等资料，以满足师生对档案资料的需求和教育督导评估对档案资料的需求，是民办职业院校档案编研工作的基本任务。
5、强化档案建设信息化的设施投入与现代化管理水平。要采取切实措施，把档案工作需要的经费纳入学校经费预算；要为档案部门添置必要的设备，以便开展工作。档案馆（室）的库房建设，应列为学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。促进档案信息化建设，应当把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与数字化校园建设同步发展。要设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案建设信息化所需的设备实施，采用先进设备充实档案工作。要尽快做好库藏目录的整理、录入规范工作，编制检索工具，充分利用网络化环境，快捷、准确、广泛地为院校的教学、科研、管理等工作服务，提高档案服务质量和服务效率。
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6、李凌 学校档案管理存在的问题和对策[j].教育导刊（上半月）2009，(12)：39-40。
1 社保档案的特点
社保档案在整个社保工作中具有非常重要的地位，是实现社会保障信息交流与共享的保证，是参保者维护其合法权益的重要凭证，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件。作为一项专业的管理工作，社会保险档案具有以下特点：一是，数量庞大。随着我国社保制度的改革，参与社保的人口已从城市覆盖到农村，最终实现全民参保，这就是社保档案数量的庞大。二是，动态变化。个人的社保档案会随着个人工作单位的变化，而发生关系转移，各项社保缴费情况也会依据个人工资的增减发生变化，这就决定了社保档案的动态变化。三是，以人为本。社保档案以人为基本对象来办理的，个人是社会保险档案的最基础的形成单位。社保档案是个人参与社保的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证。就如人事档案一样，随着个人变化，产生相应变化。四是，规范性。社保档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在：一是，办理活动的规范，即各类社会保险都有统一的办理程序、缴付费标准；二是，形成材料的规范，即各类社会保险都有规定有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。
2 加强社保档案管理的必要性及重要意义
一是，加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。随着社会保险改革的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。二是，加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人账户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。三是，加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。
3 完善八个环节，提高社会保险档案管理水平
基础不牢，地动山摇。要想社会保障事业取得长足健康的发展，首先就需要从基础工作抓起，夯实档案在社会保险工作中的基础地位，充分发挥好档案的服务作用重点做好以下八个方面的工作。
3.1 科学分类
档案分类不仅是档案文件整理中的一个工作程序，更重要的是在整个归档文件整理工作中具有主导的作用。没有合理的分类，归档文件收集整理工作就无法开展下去。归档文件只有赋予鲜明的特征，才能加以区别和联系，便于保管和利用。所以，确定社会保险档案的分类标准，实现科学分类，是档案归集、整理和保管的基础，同时又指导着其它各项工作的有序展开。
3.2 日常归档
平时归档是立卷人员依照档案分类与范围。将已经办理完毕的文件材料，随时归入临时卷夹（卷盒）内，这就是平时归档。平时归档要“随办随归”，今日事今日毕，不得积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。归档文件材料的排列，要按照各类文件材料归档的范围、发生时间、重要程序分门别类地收集和整理，依次进行排列。档案在整理后，要去掉金属物，对破损的应按裱糊技术要求进行托裱。
3.3 合理编号
整卷装订的案卷其全部卷内文件要编统一的顺序页号。并以“件”为单位在文件材料的首面加盖归档章。同时，搞好编制目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、所在页号（或件号）、备注等项目。件号即文件材料的排列顺序号。责任者是指制发文件材料的组织或个人。文号即发文的字号。题名即文件材料的标题。日期即文件材料的形成时间。页数即填写一件文件材料的总页数。备注即需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
3.4 标准化装订
按照国家最新的档案管理办法，文书类档案可以不装订，可按件和保管期限直接装盒。而会计类和社会保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。
3.5 填写卷面和档案装盒
案卷封面项目包括：全宗名称、案卷标题、起始时间、保管期限、件、页数和归档号。案卷封面项目的填写，要求内容完整、概括准确、字迹整洁、一目了然。这里需要明确几个栏次的概念：（1）全宗号。全宗号栏内按同级档案局给定的全宗号填写，暂未给定的此项可空置，待同级档案馆给定全宗号后再行填写。（2）年度。年度栏内填写盒内文件的形成年度。填写时要采用公元纪年，以4位阿拉伯小写数字表示，不得简化。（3）保管期限。保管期限栏一般以汉字全称表示，分为“永久”、“长期”、“短期”。长期为16-50年，短期为15年以下。（4）机构或问题。机构或问题栏是指按哪种类目进行分类。如果档案按科室分就是“机构”，如“办公室、业务科”；如按照业务类目分就是“问题”，如“基金核定表”、“业务台账”。卷面填写完毕后，根据不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件材料不能放入同一档案盒。档案盒的厚度与归档文件材料的厚度相适应，避免归档文件材料弯曲受损。
3.6 定期移交
按照有关规定，凡在工作中形成的在归档范围内的文件材料，均由相关责任部门进行整理、立卷、装订，并定期移交档案部门归档。各职能部门应在次年初向档案管理部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。应归档的文件材料要齐全完整。
3.7 规范排列
案卷移交档案室后，管理档案人员要将一个年度、一个类别的案卷进行系统化的排列，使卷与卷之间保持一定联系，固定顺序。便于查找利用。
