时间：2023-05-30 09:37:37
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案归纳方法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1 传统会计档案特点
传统会计档案主要以纸质形式呈现，进行会计数据的记录、核算和管理，一般包括会计凭证、账簿、会计报表等会计核算资料， 用于记录和反映单位的资金流来源、流向和其运营情况。 传统档案材料对真实性、可靠性、时序性等要求程度高，不可随意变更、打乱，反映信息更加直观、凭证一般为原始文件， 有助于会计档案使用人员第一时间了解和掌握会计财务信息，是会计部门常用的一种档案管理方式。 但传统会计档案本身也存在着缺点与不足，具体表现为纸质形式档案在时间和空间上局限性大，查阅时受时空影响，导致使用者无法在第一时间在任意地点查阅会计档案； 而且传统会计档案的储存工作较为繁琐，不仅需要按照时间顺序管理，还要注意防止纸质资料遭受破坏，耗费大量的人力、物力和财力。
2 电算化会计档案特点
电算化会计档案是由当前网络信息技术的发展催生的，具有高效性和实时性，科技程度高，对会计人员的职业水平和电脑技术水平要求高。电算化会计档案不仅存有原有会计档案的相关内容，同时还涵盖相应的存储系统软件、财务会计文档与会计程序内容。电算化会计档案的存储形式以电子形式（磁盘或光盘存储）为主，辅助打印的纸质形式，存储形式多样化，也可利用电脑硬盘、软盘等存储介质进行数据备份， 存储环境需要注意电子干扰的影响。 电算化会计档案可以通过计算机和软件系统进行浏览传输，进行简便快捷的数据分析，利于管理者掌握单位运营状况、制定决策，且不受时空限制。电算化会计档案在安全系数方面的要求水平是较高的，磁盘、硬盘等会很好的将数据进行存储，并在依据相应技术方式的前提下对数据展开修改，且相关人员能够通过网络对会计档案进行复制、浏览、修改、销毁等，导致重要信息的外泄，信息安全性难以保障。 保存电算化会计档案要求必须具备高强度的防火墙系统，防止电脑病毒和黑客的入侵，保障其安全性。
3 传统会计档案与电算化会计档案管理比较
3.1 会计档案的形成
传统会计档案与电算化会计档案管理的差别是相对明显的，主要的体现方面多是会计档案的构成办法与步骤内容。会计档案的形成方式是二者最明显、最根本的不同。 传统会计档案主要通过会计人员手写登记凭证、账簿，完成汇总材料，属于纸质档案。 而由于操作工具的变化，电算化会计档案的形成主要通过计算机和会计管理软件系统，由会计人员录入财会信息，最终保存下来，形成会计档案，智能化与人工化对比， 存在着本质区别。 在形成步骤方面，传统会计档案采用平行记账方法，将原始凭证手工抄录形成记账凭证，再根据此凭证完成日常记账和总账目，汇总成年度报表， 所有这些表格即构成会计档案。 电算化会计档案的形成采用集中处理方法，通过会计软件系统输入、输出、存储、备份数据，四个步骤环环相扣，输入数据即将原始凭证录入系统， 输出数据就是将系统录入的数据进行打印，存储数据将数据保存到存储介质上，备份数据则定期将数据复制存放，保障信息安全。
3.2 会计档案的归纳
因为会计档案在形成办法与步骤方式方面存在差别，使得两者在对工作进行归纳时同样会使用或出现不同的内容。传统会计档案归档时将原始凭证、记账凭证、账簿、报表等归纳整理，而电算化会计档案归纳管理时除了将打印的上述纸质材料归档外， 还需要对系统核算的软件、硬件材料进行归纳。 首先要对软件的质量进行把关，不合格者进行重置或维护处理，防止软件问题导致数据丢失和可靠性下降。 其次收集软件系统的开发资料和维护资料。 开发资料指系统开发中的系统说明书、程序设计资料、测试报告、手册等，有助于系统地理解和运用，维护资料则涉及维护指南、规划等。 而且在档案归纳中要将存储数据信息的磁盘、光盘等介质进行电子标示和设置外部标签，按时间顺序归档，防止出现混乱，影响会计档案管理质量。
3.3 会计档案的管理方式
传统会计档案管理方式主要人工管理纸质材料的收集、整理和储存，管理时需要注意档案的时间顺序，分类分时排列，同时关注储存环境条件， 防止潮湿等条件造成Y料的损毁丢失。 电算化会计档案管理方式则偏向智能化，由于电子文件对计算机和存储设备要求高，因此对耐久性问题需要加以考虑，管理时不仅要注意设备问题， 还要提防网络病毒和黑客等网络犯罪手段，一旦出现此类问题，财务信息就将遭到泄漏、损坏。 因此在档案管理中应定时查毒、杀毒，保障档案的安全性。
4 结束语
总之，信息技术的进步推动了会计电算化技术的产生和发展，会计电算化档案管理逐渐取代了传统纸质化会计档案管理。传统会计档案和电算化会计档案特点鲜明，前者简明直观，时空性差；后者实时性好，管理难度高。 二者在会计档案的形成、归纳和管理方式方面存在着诸多差异，必须加以明确，以便于会计档案管理工作的顺利进行。
参考文献
[1] 戴新智.对传统的会计档案管理和会计电算化档案管理的几点认识[J].黑河学刊， 2014（3）：128-129.
[2] 王庆东.传统会计档案与电算化会计档案的比较研究[J].兰台世界， 2014（1）：60-61.
[关键词]高校信息；档案管理；信息一体化
[中图分类号]G640 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2016）02-0026-02
将高校信息规整到一起并且能保证信息档案一体化是高校信息档案管理的重点。高校档案一体化的提出，对档案的管理观念，方法，手段都产生了深远的影响。在高校的日常发展中，高校是一个以人才培养为基础的现代化非盈利性教学机构，其主要目的是培养人才。实施档案信息合理，可以有序的将数据排布而且能够正确整齐归档，并实现对数据的有效性分析。计算机的出现实现了高校档案管理网络化的具体目标。为高校实行文档一体化提供了技术支持。
一、实施高校档案管理信息一体化的主要目的
（一）高校档案管理的现状
高校档案管理一般都是利用一般常规的方法进行管理，如同图书管理一样，将其按照一定的顺序进行存放，比如说建立固定的文件夹，进行标注，然后每一年的信息都要定期的进行更新，工作量大。要找到规律，查找信息，进行具体的总结归纳时则相当费力。档案管理人员压力较大，效率比较低，容易出现较大的差错。一般情况下，不容易找到数据，数据的整理比较困难，而且，数据库的整体传播能力较差，没有具体的手段进行广泛的传播，应该说只是一种人为的管理水平。如今已经是进入信息时代，信息化的管理档案可以大大提高工作效率。高校中，档案管理涉及到的部门和方向有很多，数据库的经过的地方也很多，运用信息化的模式以最快捷的方法进行整理、传播、分析，汇总，从而提高档案管理的效率。
（二）高校档案信息化管理的目的
在高校图书馆中，常常会用信息一体化总结管理模式，将图书进行整体性进行一体化管理，这样的方法使整理图书信息工作变得简单快捷和方便。所以，在高校档案管理过程中也可以采取这种信息一体化的档案管理模式。信息一体化档案管理的主要目的其一是为了进行更好的档案管理，而且是为了保护档案资料，提高档案利用率。在各大高校中，档案资料都是很重要的，而且一般处于保密的情况。所以，在档案管理中，尤其是进行网络管理，应该找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高档案利用率。档案虽然是各大高校中的机密文件，但是，档案利用率也是档案管理的好坏的一种标志。在存储之后一旦需要哪个档案，看到档案的利用率另外就是在寻找过程中的效率，这些都是在档案整理过程中应该提高和注意的地方。总而言之，说到高校的档案管理信息一体化，就是要在已知的档案信息中进行总结归纳，可以进行网上信息总结，然后，将总结的过程进行具体的分类，但是要保证将所有的档案进行一体化，建立一个关联网，每一个分类都要有规律和联系。在日常高校的管理中，一个高校有很多的学院，每一个学院又有很多的教职工和学生，另外学院在发展过程中都会建立自己学院的档案，这时，就应该在分类中运用信息技术开发档案信息资源，可以引入新的档案管理理论，方法和原则。比如说在高校中的管理机构的职能与档案工作体制的变化，这些具体的问题也都要在档案整理的过程中进行具体的信息改变和总结。除此之外，各大高校的工作学习研究的方向重点也各有不同，但对档案有效整理，减少档案漏编或者错编的情况出现的目的都是相同的。
二、实行高校档案管理信息一体化的方法
（一）进行高校的抽样调查
说到抽样调查，这一点是十分必要的。高校本来就是一个大集体，这一个集体是由我们很多学生和教职工人员一起组成的。所以，应该深入进他们中间了解各自的不同情况。学生就是一个大集体，应该走访不同学院，调查了解他们平时的生活和学习情况。找到他们中间的不同点和相同点进行总结，并且调查平时的上课情况，了解高校学生的日常情况。其实这是档案调查分析整理的一个重要前提。另外，教职工人员也是一个很重要的群体。对教职工进行抽样调查，问询他们的日常上课情况。了解他们的工作情况，从档案的一些基本信息做调查。以上都可以在网上进行。抽样调查具有很大的优点，有经济性，时效性，准确性和灵活性。它可以解决全面调查很难解决的问题，补充和订正全面调查的结果，另外，在高校中进行全面调查实现的可能性很小，所以抽样调查会有一定的根据性。还能对整体的情况进行某种总结和假设进行检测。简单的说就是用抽样的方法代表了整体的情况。这样的抽样结果可以从档案中找到抽样的正确性，也就可以算出准确率。然后就会从档案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和检查。
（二）采取自动化档案管理模式措施
在高校档案管理的过程中，计算机的网络应用于教学管理，科研管理，学籍管理，人事管理，财务管理各个领域。因为档案管理的复杂性，所以进行网络或者计算机的管理，极大的提高工作效率。而且，因为过去的档案管理都是属于一种比较复杂的纸质化书写整理，在整理过程中就比较复杂，而计算机整理简化了原本繁琐的过程。自动化管理模式就是因为采取了计算机的计算整理模式。利用这种方法，首先实现了信息存储检索，以及数据的处理的自动化，整理档案管理员可以在计算机上制定一个线性曲线，然后将数据输入，随着数据的大量涌入，数据的曲线图会自动生成，一旦出现波动计算机可以自动通过比对实现数据分析，然后直接输出可以利用的档案文件，这样减轻了档案数据的调动和磨损，提高了高校中档案的利用率。这种方法应该说是实现信息一体化的前提，增加了以后档案管理的便捷性。现在社会中的主要办公模式已经逐渐从传统化进入了自动化，因为自动化的工作模式不仅可以减轻工作量，而且在提高工作效率的同时也不会忽视工作质量。所以相信在未来的工作过程中，高校也会不断的借鉴这种工作模式，不断的进行优化。
（三）在档案管理的软件上实施工作统一性
在自动化进行的同时，计算机在整理档案的过程中，往往会出现工作过程中计算机机器的系统不同，或者是系统的计算方式有差异，在这种情况下，就会出现上下界面中的数据出现对不上，无法统一的情况。所以，即使使用现代自动化的管理手段，一样不会有速率上的提升。相反，要在工作的过程中寻找简洁的工作方法。在工作的过程中，应该在档案管理的过程中计算机整理时要保证软件的统一性，软件统一如何实施，应该根据高校的档案放置的不同方式，根据档案的所属性质进行具体的分类，将档案放在不同的文件夹内，另外根据这些不同的文件夹进行总结数据，对数据进行分别的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函数曲线，找规律，确定影响档案管理的因素。最重要的是确定影响因素的轻重，如果档案管理的过程中影响程度比较轻，就可以根据具体的情况进行细节的调整，如果影响的情况比较严重，就要从前后的问题进行控制分析，找到出现这些问题的原因所在，还有在档案管理过程中，一定要确定安全性，不能在管理过程中出现安全性的问题。所以在计算机中进行，要确保软件的安全性，防止病毒的出现。减少数据库的纰漏。并根据实际情况，对软件进行定期的排查更新，找到最先进的方法。进行最快捷的计算。减少档案管理的过程中数据错误的可能性。
三、高校档案管理信息一体化的重要性
高校的档案管理一体化，其实主要应用的方法就是利用计算机进行档案的管理，利用计算机的特殊软件进行档案管理，另外，必要时还能够在网络上找到档案整理的合理方法，一般高校中，因为院系都有不同的特点，所以会根据不同的院系，将数据进行有效的分类，然后根据分类进行归纳，制作表格，制作图像，找到数据变化规律，另外，可以将数据放在具体的文件夹中分类，然后必要的时候可以减少数据寻找的时间，增加了数据的整理效率。另外，除了这些特点，信息一体化还有一些原有的档案管理没有的特点，其一就是在整理过程中将信息统一进行汇总总结可以建立一个关系网，增加高校中各大学院之间的联系性，这个方法还能将学院之间进行对比，找到各个学院之间档案管理的优点和不足，这样可以便于学院之间的学习和改正。第二就是可以在高校工作的时候实现业务的规范性。因为在档案管理中要投入大量的人力物力，而且要花费大量的时间进行档案的管理。所以为了减轻档案管理的负担要进行字体合适等必要地方的统一规范。这样一来，就会在整体的归纳过程中有了一个简单的控制过程，可以通过数字的比对检查数据。最后，在档案管理中信息一体化增加了高校人员的团结性和信任感。因为，档案管理信息一体化，同学和教职工人员都会统一积极的进行培训，找到信息一体化的具体方法。高校的凝聚力就会得到更好的发挥。
关键词：人事档案；管理；重要性；创新思考
一、人事档案管理的重要性
干部人事档案管理可以将工作人员的能力水平、工作经历和工作年限分为不同等级，以便后期工作人员的提拔任用和转掉提供参考价值。除此之外，对人事档案进行科学化与规范化的整理和归纳也有利于促进工作人员工作积极性的提高，工作人员可以参考自己在档案中的位置来判断自己近段时间工作状况，以及在后期工作中要改进的地方。干部人事档案主要包括工作人员的工作能力、生平经历、学历水平、工作履历以及政治身份等，其中较为重要的是工作人员的学历水平和工作经验，工作人员升调的参考标准最重要的是工作人员有过硬的专业知识水平。总而言之，人事档案包括个人的所有资料，为后期工作人员的调动以及升级提供参考。除此之外，做好人事档案管理工作有利于公司把握工作细节，提升工作的效率，为人事部的调用提供参考依据。
二、人事档案管理存在的问题
（一）对干部人事档案管理工作重视程度低
在目前的工作领域中，许多高层人士的管理工作人员不重视对干部人事档案管理这一领域，通常是面试者通过面试及其他一系列相关的工作面试考核进入到工作岗位后，将其工作人员的资料进行完善，但并没有后期对所有工作人员的资料进行整理与归纳，这样就缺乏工作人员之间的竞争与对比，因此，从这一方面来说工作人员的工作积极性有所降低。另一方面，由于工作人员工作较忙，休息时间较少，因此，相关工作人员缺乏精力和时间去对工作人员的档案进行整理和归纳。综合各种因素，大部分公司疏于对干部人事档案工作的管理。
（二）干部人事档案归纳及查阅率不高
工作人员的档案一般都是由相关工作部门进行管理和归纳，且一般存档于公司总部，因此造成在某些特殊情况是需要调用工作人员的档案时，由于地点、时间和空间上的不便，从而使得调用档案效率低下，这也是干部人事档案查阅率不高的原因之一。除此之外，管理人事档案的相关工作部门由于对这一领域重视程度较低，存在工作人员不认真对档案进行归纳与整理、许多新上任的工作人员档案没有得到及时的存档与更新、辞职员工的信息没有删除等，因此，则会造成档案状态较为混乱。此外当需要调用工作人员的档案时需要经过一道道工作审批与审核，这使得相关工作人员不能及时查到工作人员的档案。这也是影响人事档案查阅率不高的重要原因之一。
（三）干部人事档案管理考核制度不完善
每个公司都会对员工建立绩效工作考核制度，其根本目的是为了提高公司工作人员的工作效率以及工作积极性。在公司内的工作人员的绩效考核制度中，人事档案管理方面所占比重较低，因此也造成相关工作领域人员对人事档案管理工作出现懈怠的心理。干部人事档案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影响，找其根本原因还是由于企业对干部人事档案管理工作重视程度不高所以造成后期的一系列问题。
三、加强人事档案规范化管理的对策
（一）提高高层工作人员对人事档案管理的重视程度
从根本上提高企业干部人事档案管理工作的效率必须要提高对干部人事管理工作的重视程度。只有相关工作人员对干部人事档案管理的意识有所提升才能采取相关有效措施，比如可以筛选工作能力较强、工作态度认真和专业化水平较高的综合人才，使他们从事于干部人事档案管理工作领域。当公司领导足够重视干部人事档案的工作领域时，才能投入到更多的人力、物力、财力以及时间和精力去促进这一领域的进步与发展。除此之外，提高高层工作人员对人事档案管理重视程度的根本方法是加强宣传力度，通过娱乐媒体的作用使得企业加强对此领域的重视程度。
（二）强化干部人事档案管理的信息化建设
干部人事档案查阅率低下的一个重要原因是信息不畅通，因此在干部人事档案管理工作领域应当纳入现代信息化的建设，实现全网能够查询工作人员的档案。但为了避免泄露工作人员信息及档案，应当在公司的电脑系统中纳入人力资源管理软件，并设置专门的网站，使得相关工作人员拥有密码才能登陆信息管理系统进行查询。通过信息化建设实现对干部人事档案的科学有效管理、能够方便相关工作人员实时实地进行查询，极大的极高了工作的效率。但是需要重视的是，相关工作领域人员应当确保工作人员档案信息的准确性，这样工作人员档案的查询和档案的存在才有其意义。
四、结语
加强干部人事档案规范化的对策还包括加强制度建设与绩效考核、加强专业培训，提升人事档案开发利用能力等措施。在所有的措施中其中最重要的就是提高公司对干部人事档案管理的重视程度，只有对其有足够的重视程度才能够实施配套措施，以便促进干部人事档案管理工作领域的进步。
参考文献：
[1]李晓玲.浅议流动人员人事档案信息化建设[J].办公室业务,2016(8).
一、公路工程设计文件档案管理工作要求明确
公路工程设计档案管理工作是一项档案管理学与公路工程技术紧密相关的的综合业务，要求每一名从业人员不仅要具备档案管理的基本知识与技能，还要了解一定的公路工程建设知识，熟悉公路工程过程，把握公路工程建设基本学科构成。
1、设计档案管理工作首先是对存档资料的全面搜集
设计档案管理工作首先是将诸如规划、路基路面设计、桥隧设计、机电设计、房建设计等多个生产部门分别设计的分散、凌乱、无序、大量的跨行业、分阶段的设计文件，通过搜集、汇总、分析和归纳，形成按不同高速公路项目划分、以项目可行性研究、初步设计、修正设计、施工图设计为序的全过程、完整、系列设计文件存档资料。档案管理工作是对设计文件资源的整合过程，是为信息资源的利用提供基础。
2、公路工程设计档案其次要求存档资料的有序性
公路工程设计工作有其鲜明显著的设计发展脉络与周期，但是项目从立项、建设到养护历时长，不同项目、不同部门间设计工作交叉多，给设计资料搜集、整理、存档工作带来了相当大难度，特别是项目建设阶段与养护阶段间隔时间长，直接影响着公路工程设计档案管理工作质量。
3、公路工程设计档案管理加工、整理和分析
通过认真梳理、分析、归纳等档案管理工作手段，各项目资料由无序变有序，变得脉络清晰、系统完备。系统、全面的资料，更便于我们设计人员分析设计工作的得失，通过横向、纵向不同项目或类似项目档案资料的对比，及时查找和弥补不足，改进后续设计工作。
二、提高公路工程设计档案管理工作水平的方法与途径
档案管理工作不应局限于简单存档，如何更有效地发挥档案信息资源作用，进一步促进设计生产工作，是一名合格的档案工作者应该时刻思索的问题，也是贯穿于我们工作的主线。
1、加强知识更新，确保档案管理工作的科学性
做好档案管理工作，不仅仅要熟练掌握档案学相关知识，更要根据自己管理的相关专业档案内容，熟悉、了解一定的专业技术知识。针对公路工程设计档案管理，公路有关专业诸如路线设计、路基路面设计、桥隧设计以及交通工程安全设施等知识，档案管理人员应该有所涉猎与把握，这样我们对档案资料的搜集才会更加完备，归纳才能更加系统，分析整理才能更加科学。
2、提升管理工作的积极性和主动性，确保档案管理工作质量
档案管理工作是一项严谨近于枯燥的基础性工作，是一项管理性、服务性的工作，平凡但不平庸的工作。认识档案工作意义，提升每一位档案管理人员对工作的积极性、主动性是确保档案管理工作质量的必由之径。作为一名档案工作人员，我们必须认识到，档案管理工作不是孤立的，而是各项社会工作中不可缺少的组成部分。我们可以通过提供档案信息为社会实践服务，我们不能改写历史，但是我们在记录历史，我们可以提供信息服务，提升他人创造历史的能力。社会的进步，同样体现了我们档案人存在的价值；公路工程设计水平的飞跃，同样凝聚了我们公路工程设计档案管理人员的汗水与付出。
3、提升档案管理工作科技含量，充分发挥档案信息服务作用
一、3部曲10步法基层档案集成管理模式的概念
所谓档案集成管理，是指运用集成思想来指导档案管理实践，将各种管理方法、手段、工具等资源要素有机地纳入到管理视野之中，综合运用文学、美学、档案学、管理学、计算机网络等交叉学科理论知识的创造性融合。档案集成管理是以全新视角建立起的多元化基层档案管理模式，可以变被动管理为主动管理，最大限度地发挥服务功能。
集成管理模式的3部曲10步法是以档案学原理为理论基础而研究创设的。3部曲，即由建立体系、编研文献、数字网络三部分组成；10步法是指规范制度、搭建构架、建立盒号、收集分类、编辑目录、统计数据、撰写概况、设计装订上架、数字群库、网络检索十项工作步骤。
二、3部曲10步法基层档案集成管理模式的内涵
第一部曲：建立体系。建立系统化、规范化、标准化的制度是基层档案管理走出杂乱无序，进入新型现代化管理的前提。其模式内容包括：规范制度、搭建构架、建立盒号三步法。
1.规范制度首先应根据档案分类法，对本单位基层所产生的材料作全面梳理，为档案管理制度的出台提供依据。中国计量学院的《外国语学院文件资料管理制度汇编》就是在数年的实践基础上集成的。同时，另设各体系的构架、归档范围、档案工作领导职责、兼职档案员职责、档案室安全保密制度等附件。而各个子体系又可以对文件制度补充，形成层层落实的较完善的目标管理系统。如试卷规范管理、试卷归档质量检查、教案讲稿的编写及管理等作为教学档案管理制度的补充。如此，档案管理有章可循，分门别类，归档有序，查阅方便。
2.搭建构架 制度是体系的目，而构架则是体系的纲。制度规范为档案管理提供了有力保障，体系构架则为后续的收集、归类等工作起到重要引导作用。例如：高校院系教学档案体系主要是由综合管理、学科专业实验室、教学与实践、教材、学籍管理、毕业生工作等6大板块构成，下设数十个材料项目的金字塔式结构体系。此外，还可以搭建科研、党政等档案管理体系构架，形成系统的网络化管理。
3.建立盒号建立盒号是体系构架管理的具体体现。根据档案管理体系，中国计量学院外国语分院创造性地在盒背上研制出系列盒号。例如：教学档案的6个体系，可在档案盒的脊背上设置编号：JX1至JX6。再依据教学实际情况设若干子项目，例：JX1-1等；由此排序分层次制作。然后根据规范要求对收集的教学文件资料等分类归档。
第二部曲：编研文献。编研文献是提炼档案内涵的一项艰辛且有价值的劳动，也是系统开发档案的重要手段。将工作中产生的材料，经过系统开发整理、分类、提炼，编辑成档案系列汇编为工作服务，可以提高档案利用价值。中国计量学院外国语学院在开展编研工作中总结出了收集分类、编辑目录、统计数据、撰写概况、设计装订上架五步法。
1.收集分类收集是编研的基础，材料质量又体现着档案价值。因此严把收集素材的质量，关注管理过程，才能为提炼高质量有价值的资料汇编奠定基础。
首先要全面了解、研究基层管理的内容，坚持“三纳入”、“四同步”的归档原则；其次要大力宣传，鼓励大家参与档案建设，跟踪材料的产生；第三要按照档案体系制作的档案盒，每学期将收集文件资料存放盒内，做到齐全规范；最后对收集的材料进行二次分类整理，为目录编辑做好准备。
2.编辑目录目录检索包含了二次分类方法，是编纂档案汇编的主要工作，要求突出材料的主题、内容。目录分为表格型――专题单行本和主题型――综合合订本。
3.统计数据以表格形式设计，主要体现档案的编码、数量页码、材料的特性（关键词）三方面内容。分为子数据、总数据、主数据3个层次的统计。如：教学与实践体系中的“教学日历”数据统计由序号、学期、部门、任课教师人数、开课门数、份数、页数、负责人等方面设计每学期的子数据，然后对该体系所有的材料项目进行汇总统计，最后统计教学档案6个体系的主数据。
4.撰写概况编辑撰写是提炼档案材料的“二度创作”，也是档案开发成精品的最高境界。由概况―概述―综述，从低到高，呈金字塔式的层层编写，其方法各有不同。
概况撰写主要对象是子体系的材料项目，对材料的提炼主要由材料的性质、意义、作用、工作的规范情况，材料收集入库情况以及数据的简介三大块内容组成。概述撰写要求对每个体系的材料项目进行综合归纳总结，一是紧密结合本单位大环境与本部门的工作情况，二是材料存档情况。例如：“教学与实践”是教学档案体系的核心和主体。编研总体要了解反映整个教学环节的运作过程，从教学计划到毕业设计，认真解读，归类提炼，编纂突出重点，突出效果。综述撰写要求综合归纳各项子体系的特点，对子体系的各项概述进行提炼总结，概括建立体系的意义和作用，材料项目的总体情况，介绍并阐述建立体系的理念、目的、方法等。
5.设计装订上架 这部分工作主要分为材料的排序、确定页码、设计封面和扉页、装订、归盒上架等环节。
此外，还可以根据管理需求，确定主题，提炼内涵，编纂富有特色的专题文献。
第三部曲：数字网络。数字网络建设是各项管理进入现代化管理的主要途径，为提高管理工作的效率和信息打开了方便之门。借用数字网络对档案进行系统管理，使之产生“信息互动”，而形成的动态开放的管理模式又为基层档案工作注入了新的活力。主要方法：数字群库和网络检索。
1.数字群库 建立富有特色的档案电子群库作为纸质副本是现代化管理的必然。在档案体系的构架下，建立档案电子群库，由众多数据库汇聚成一体，编纂数字档案。例如：教学档案库、科研档案库、党政档案库等，然后根据各大类的总库，建立子数据库，要求分类明晰，涵盖面广，方便利用。
2.网络检索运用网站系统软件注入条目，建立一整套科学的档案信息检索体系。例如：通过学校OA网站对所有档案的条目进行数字化管理，按体系的编号输入所有档案的目录、条文。随时可以查到材料的条目及出处，根据需要查找原文的数据库。同时建立分院“档案在线”网页，按体系制作模块，然后将可以公开的档案资料不定时地存入增添。还可以确立主题编纂，在网上举办教学科研成果展，名师介绍等。此系统从不同角度揭示馆藏信息资源，查阅便捷，提高了访问率，达到资源共享的服务。
关键词：档案管理;科学化水平;有效途径
随着计算机的普及，科技与人们的生活已经变得息息相关。档案是国家和社会的信息资源，档案管理是对信息资源整理归纳并且提供利用服务，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理工作逐年发展已经有了一定的规模化，但是时代在进步，在新时代的推进下，档案管理人员需要开展人性化、现代化、科学化的工作。
一、档案管理发展现状
（一）档案管理制度不完善
我国档案管理工作目前并没有统一的规划和标准，这也造成了档案管理的随意性。现有的档案管理制度只规范了大面积的工作范围，在很多细节上并没有做出明确的规定，特别是一些基层单位的档案管理，严重缺乏统一的标准和质量要求。档案管理制度并没有责任追究和奖励惩罚制度。档案数据是庞杂而又繁多的，没有完善的管理制度很容易造成档案丢失，档案无秩序摆放，在使用时常常因为查找而耽误时间。基层单位甚至出现随意篡改破坏档案，这些都是档案管理制度不完善造成的。
（二）档案管理理念相对落后
人们对档案管理工作的认知普遍为归纳、收集、整理、保管、统计等日常工作，认为档案管理不产生直接的经济效益，从而不重视。档案管理工作也就变成了不丢失，不遗漏档案数据，保证正常使用即可。因此，档案管理工作者在工作上常常消极怠工，敷衍了事，企业领导也对此不重视，直接导致许多档案管理工作仍然处于原始方法。档案管理工作在进行管理的前提下要进行利用，但是我国档案管理工作者的理念仍然处于‘藏匿’档案，不懂加以利用，实现档案的价值。各档案管理机构也没有很好的做到以用户需要为导向。档案管理机构之间的沟通合作也比较欠缺，这极大地影响了工作的效率也降低了档案管理更好发展。
（三）档案管理工作者的综合素质较低
由于档案是储备信息资源的直接部门，在不断发展的现今社会，档案信息的更新替换是档案管理的基本工作，因此，档案管理人员需要具备较高的专业技能和良好的综合素质。档案管理人员的综合素质直接导致了档案信息质量的高低。我国档案管理队伍虽然有着稳定的发展，但是与科学化的发展相比较仍然落后。专业人士匮乏，部分从业人员文化程度较低，专业知识老化，计算机及外语水平不高，创新能力不强、思想观念落后以及管理水平达不到进一步发展的要求，这些都降低了档案管理工作效率，在新技术新方法的应用上也不能良好的掌握。极大地制约了档案管理工作的创新与发展。
二、提高档案管理科学化的有效途径
（一）完善档案管理制度体系
制度是管理一个企业员工最基本的法则，没有制度的企业就如一盘散沙，出现问题时互相推卸责任。档案管理制度体系是档案管理工作的保障，只有完善档案管理制度体系才能保证档案数据的完整性和真实性。档案管理制度需要针对细节制定，落实在每一项工作当中，并且在适时的同时加紧完善改进。其中奖惩制度需要明确规定，加大惩罚力度和提高奖励，杜绝随意篡改档案信息，遗漏丢失信息，档案管理杂乱等现象。责任追究也应当有明确的相关规定，杜绝推卸责任。档案管理制度还需要一定的执行力，力图不把档案管理制度变成一纸空谈，只做摆设而无用处。
（二）在档案管理的理念上要不断进行转变
档案管理工作者需要正视自己的工作内容，细致的服务。档案管理工作者应该把‘死档案’变成‘活档案’。档案不是用来摆放藏匿的，档案的首要作用是在利用和服务。所以在收集档案资料时要进行系统的整理、科学的分类、分主题的归档，并深入挖掘档案价值。同时还要促进各档案管理机构之间共享资源，更加系统全面便捷地为用户提供服务。
（三）提高档案管理信息化水平
一、电子档案的特点
（1）电子档案的内容、结构和储存系统有着明显的可分离性特点，电子档案的内容一般都是以数码列的加以储存管理的，需要还原显示时，必须借助电子计算机软件及硬件平台。
（2）软件和硬件设备之间有着一定程度的依赖性，这种依赖性主要表现在电子文档内容的形成以及处理都需要在计算机设备的支持下完成，如果没有计算机等设备，电子档案就无从形成和保存，更难以达到资源共享。
（3）不稳定性，电子文件都是以计算数字设备进行生成的。因此，工作人员制作、处理和传输过程中，每一个操作环节出现失误或者是软硬件出现问题，都会使电子文件受到损坏和丢失的现象发生。电子文档修改过的电子档案很难识别被更改的痕迹。
二、提高电子档案管理水平的有效措施
1、加强对电子文件的收集电子文档的收集工作是诸多环节中的第一项，也是做好电子档案管理的的基础环节。电子档案的收集、积累以及各种要求与纸张档案的管理有着明显的差异，比如：草稿文件因其不具备正式文档的资格，通常情况下是不做保留的。然而正是的电子文档拥有全文信息内容自动检索功能，有时需要保留修改过程中的信息，这也是一种收集过程。我们不仅要收集正式文件，还应该及时的和搜集整理具有辅助作用的文件，并标明文档之间相应的关系，对此类电子文件应该加强管理。在收集和积累文件的过程中应该拷贝，以此来防止和避免当计算机系统发生意外情况时造成电子文档的丢失。
2、加强对电子文档的分类管理将电子文件经过认真的确认和整理后，将其从网络存储器或计算机存储器中刻录或拷贝到其他可脱机载体上，以便长期进行保存。当前，电子文档的归纳保存应符合以下几个要求：一是在归纳时间上，应以一年为限，将电子文档的最终版本刻录保存在存储载体上，以便以后查阅方便。当前在网络环境下，文件业务也大量增加，因此采取备份的方法更加迫切和重要，在备份工作中需注意尽量不要将原始文档和所备份的文档存储在同一台计算机上。二是，从数量上来看，为了保证文件的真实准确和可利用性，一般需要保存两个版本，一套在单位档案室存放，另一套可由相关科室进行保存，以确保真实、有效的使用。
3、建立健全电子文档的管理制度电子文档的管理可建立有效的核查制度，以确保能够定期对文档进行检查，重点检查文档的归纳是否齐全、完整，文档的相关手续是否齐全，是否符合相关规定等。并且由专人负责档案的审核，保证不同来源的文档能够达到统一的格式和结构要求，以便规范管理。文档数据的使用和交流要有规范统一的原则，尽量采用通用格式。对各个管理环节进行严格的规范化，保留对各个文档的处理信息，不要任意删除。
4、加强对电子文档软硬件设施的管理积极开发电子文档的存储途径。办公室作为档案管理部门存储设备要齐全，要定时定期的对软硬件进行维护，如及时修补各种软件存在的安全漏洞，对计算机上的病毒软件和防火墙及时升级，以保证档案资料上传和下载过程中的安全性。而在硬件方面，要进一步加强和完善对计算机设备的管理和维护，强化防磁设备的维护，对于应该处理是机器应该及时的更换。
5、加大力度培养电子文档管理方面的专业人员电子文档管理专业人员是一个重要管理环节，相关工作人员必须具备计算机方面的基本技能以及文档管理方面的各种知识储备，要加大地现有档案队伍中的工作人员的培训力度，如档案管理知识培训、数字通信技术培训、计算机知识培训等，提高档案管理队伍的人员综合素质，改变人才匮乏的现状。电子档案管理上面临真很多的问题，为了蒂娜子档案管理的提高，要充分利用和发挥电子档那的管理优势，培养精通计算机技术档案管理的专业人员，采取各种有效措施，努力提高电子档案管理工作的效率和水平。
作者：蔡玲玲单位：哈尔滨市儿童福利院
档案管理是党政机关工作中的一项最基本的组成部分，包括档案的收集、整理、价值鉴定、保管、检索、统计、利用等，是机关工作社会信息系统的基石。做好档案工作，不仅对促进本单位工作具有积极的意义，更因其系统性、归纳性、历史性对一个区域或一项工作具有深远的影响。
“6S管理法”起源于日本，被誉为现代企业管理的经典之作，包括整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全六要素（日语罗马拼音均以“S”开头，故简称“6S”）。“6S”管理主要是榱颂岣咝率、保证质量，使工作环境整洁有序、预防为主、保证安全，本职上就是一种执行力、强调纪律性的工作文化，能为其他管理活动提供优质的管理平台。
现阶段，档案管理需要与时俱进，党政机关引入现代工厂通行的“6S管理法”，传统融入现代，二者辩证统一，具有高度契合性，注入新的理念，实现有机融合，必将极大地促进档案管理工作的规范化、制度化、科学化。
二、党政机关档案管理的意义及存在问题
党政机关档案管理的重要意义，一是在于前文所述的“对于一个单位、一个区域或一项工作具有重要影响”，尤其是在当前机关工作千头万绪、涉及面广、工作量大、政策性强的背景下，随着档案工作越来越被重视，档案管理的规范化、制度化、科学化也愈发显得重要。二是在于各类资源的信息储备，通过对档案的规范化管理，从而为今后工作留下重要的历史依据，为领导决策提供丰富、准确、详实的参考。三是通过档案的科学性、规范性管理，将碎片式的历史信息、文字资料、重要文件梳理归纳于一体，加以标准化、制度化，能够衡量出一个单位各项工作的管理水平，提升自身形象。但传统意义上的档案管理，往往存在很多问题和不足。
（一）数量庞杂，分类不清。对于一个单位或一个系统而言，因其工作千枝万节，档案管理往往会形成海纳百川之势，可谓上面千条线、下面一根针。如果仍沿用过去的管理方法，将大批量的档案简单划分后装箱存档，会对今后的调阅、查询造成巨大的负担，严重影响工作效率。因此，如何做到让档案的梳理、分类、归档更加科学化，如何更好地运用信息化手段，如何合理有效保存具有留存价值的实体档案（如纪念章、奖杯、锦旗等），是今后需要认真考虑并加以解决的问题。
（二）制度缺失，流程不畅。这是档案管理工作中存在的最大弊端，大多数单位的档案工作，因其重视程度、工作力度等问题，只是形式上、程序化的简单堆积、随意摆放，究其原因是没有对档案形成严格成型的制度，没有统一的标准，加之接收、归档、移交、借阅、保密、销毁等流程不明确，很容易造成工作疏漏或遗失，给一个单位造成工作被动。
（三）人才不足、环境滞后。一方面，档案管理是一项专业性较强的工作，需要长期工作才能做到对档案了如指掌、分类把握。但很多单位没有专业的队伍、专业的人才、固定的岗位、固定的场所，且人员的流动性较强，长此以往便难以保障档案管理的标准化和延续性。同时，基础条件投入不足，且很少有单位会严格按照《档案馆建筑设计规范》执行，面积过小，环境脏乱，安全隐患较多，缺乏硬件等等，都严重制约了档案管理水平。
三、“6S管理法”在现代档案管理中的应用
（一）整理――有留有弃、腾出空间，营造清爽氛围。整理的过程实际上就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁，是档案管理中最重要也是难度最大的工作。因此，首先要进一步明确档案室的归档范围，重新清点和归纳所有现存的各类资料，除归档范围之内的必需要件（要物）外，其余无用的、积压的、暂存的档案一律消除掉，以此最大程度地腾出空间、用活空间，打造清新舒爽、整洁干净的环境。
（二）整顿――科学布局、标识管理，严格定位归档。首先要积极向上级大力争取空间、硬件等方面的工作支持，保证足量的工作投入；其次要执行标识化管理，将所有文件及物品按照“五定”原则，即：定类、定点、定位、定册、定柜后上架摆放和保管，同时按照“三级”原则，即：以上级、平级、下级为来源做好归档工作。第三要在条件允许的情况下实行信息化管理，收纳文件随时录入电子化检索系统。通过以上标识化管理、定位化摆放、信息化记录，将有利于档案工作效率的提高。
（三）清扫――清除垃圾、美化环境，务求干净靓丽。无论是工作场所还是库房专柜，干净整洁的环境既有益快乐工作也有益于工作开展。一是全面清理打扫。档案室实施整体大扫除，重点对档案存放地点的各边角和隐藏处进行定点清理。二是制定清扫标准，作为长期固定规范张贴在显著位置。三要保障设备运行。鉴于档案管理工作随机性强、工作量大等因素，每日要随时查看计算机、打印机、扫描仪、文件柜等设备是否正常运行，尤其是电子化存档文件更要慎之又慎，避免数据遗失给档案工作带来的巨大损失。
（四）清洁――建章立制、贯彻到底，保持最佳状态。在严格落实整理、整顿、清扫的基础上，制定严格的工作制度和程序标准，并一以贯之地执行下去，使每个环节都有据可依、有章可循、有序推进。通过一系列规章制度的落实，让标识和档案码更加明确、物品摆放井井有条、各类文件卷宗整齐划一，从而更加便于档案的管理、查询和借阅，使档案工作能够始终维持良好运转的状态。
（五）安全――高度重视、消除隐患，确保万无一失。档案管理留存着大量的历史文件和工作记录，信息的安全性至关重要。因此，要牢固树立“档案工作是家事、档案管理无小事”的思想，务求实现“三个零”目标，即：登记录入零差错、设备运行零故障、物品安全零风险。作为档案管理员，尤其要严格对照《档案馆建筑设计规范》，确保档案保管场所达到耐久、耐火、抗震标准，认真排查防潮与防水、防日光及紫外线照射、防尘与防污染、防蛀、防鼠与防盗等隐患，保证档案文件的文本安全和信息安全。
（六）素养――养成习惯、明确流程，提高管理水平。档案管理既是精细作业，也是系统工程，因此档案管理员要更加注重从两方面提升综合素质和业务水平。一方面要坚持习惯养成，强化精细意识和工作执行力，并将过往形成的好习惯、好作风、好制度落实好、传承好，形成人人依规办事、工作简洁明了的氛围；另一方面要明确工作流程，结合工作岗位实际，重新梳理和细化档案管理的接收、分类、立卷、归档、交接、整理、统计、借阅、保密、鉴定销毁等流程，以严格的“过程控制”，保证档案管理工作的顺利开展。
四、结语
【关键词】高校外语 外语档案 管理
有效的外语档案管理有利于整个高校管理的改善和优化升级。有效的外语档案管理强调在全面整合高校外语档案信息的基础上，实现对历史外语档案信息的统筹分析和总结，有利于改善和优化整个高校管理体系。因此，高校不仅要重视外语管理工作，还要对外语管理工作进行全面的认识和提高管理能力。
一、高校外语管理工作的重要性
现况表明，外语档案管理的工作在某些高校里得不到重视，存在外语档案管理资源缺乏和外语管理方法不得当的弊端。具体不足有以下两点：第一，高校外语管理档案意识薄弱，不理解外语档案管理作为高校管理的一部分是必须得到重视的；第二，外语档案管理人员软件条件不够充足和专业，管理方式不得当。这都将严重影响到高校外语档案的管理与发展。因此，我们必须要意识到高校外语管理工作的重要性。
1.外语档案管理记录的是高校外语教育发展史、外语教学活动史、外语科研活动和教学监察工作等方面的发展史。高校外语档案管理是对高校的每个时期的工作与外语教师个人信息和工作经过等资料的保存，它如实记载了学校自创业来对于外语教育教学的发展经历。在每年的校庆、教师节与读书日等重要的节日举行展览与举办各种外语教学发展史，使学生能够清楚的了解到学校外语的发展历程，从而全面发挥高校外语档案管理的作用。
2.外语档案管理是高校质量的集中体现。高校在外语教学过程中，形成大量的外语教学经验和教学管理的实践基础，并且进行总结，同时这些经验也能在高校各个时期的发展过程中得到完全的体现。
3.外语档案管理是高校现代化管理的必要工作。在管理时，要求和指导档案管理工作人员能够及时对来自高校各种外语工作的材料进行系统性地整理和归类由于外语管理档案的材料有行政年份、教学年份的分别，同时也有高校内与高校外的差别，也有教师与学生的不同，为此需要掌握可信的原始记录和最新资料，并且保证录入的信息准确无误，进行有序的系统性管理，将各类不同时期、来源不同的外语档案整理形成一个系统，有利于管理和利用。
二、高校外语档案管理中的信息化
1.建立信息化外语管理资源。在构建信息化外语档案管理的基础上，全方位运用信息化的外语学习资源，其中可以囊括：强化优秀外语教学资源的发掘和使用，借鉴国外优秀数字化外语教学资源，开发网络外语学习课程等，利用数字教学音像资源库和现代信息技术，将外语教育电子资源进行网络化存储和一体化整合，帮助师生获取宝贵广泛的外语学习资料，实现资源最大化共享。
2.促进信息技术与外语教学整合。外语教师的信息技术水平从某方面来说，决定了信息技术与外语教学整合的水平。为此，外语教师则需要全面提升自身信息技术水平，改变教学观念，完善教学方法，全面运用网络和新媒体等信息化学习资源和手段进行外语教学，从而更好的促进学校外语档案的管理工作，方便学校对于外语档案分类与保存。还能够帮助学生运用信息技术手段进行自主学习，增强对信息技术和新媒体的应用能力。
三、高校外语档案管理包含的内容
1.高校外语教职工方面的管理。高校外语教职工可能来自于不同地区，学历和素质水平不相同，教学方法各有千秋。每一个外语教职工都有属于自己的一套教学心得，其中有利有弊，教职工之间进行相互探讨，取长补短，将有利于学校外语教育教学的发展。为此，全面记录每个外语教职工的文化背景、教学方法和教学心得将有利于高校外语档案管理的工作。
2.高校学生方面的管理。年级的差异会导致学生外语水平的不同。同时，班级的不同也会影响整体外语水平的不同。外语教职工需要对自己管理的班级之间进行外语水平的总结，进行班级与班级之间的对比，查缺补漏，归纳出教学经验。例如，上下两个年级之间的外语水平是否会相差太悬殊，或者高年级的外语整体水平是否低于低年级的外语整体水平等等。经过讨论后的结果上交至学校管理系统，完善高校外语档案的管理。
3.高校管理阶级方面的管理。学校应该完善各种档案管理的规章制度，实行专人管理制度，确保外语档案的连续性、完整性、系统性和利用率。加强档案人员自身业务素质建设，一方面学习档案专业理论知识；另一方面档案信息化建设与学校信息化建设相统一，利用现代化信息技术提高档案工作的实效性。且对一所高校而言，能否将外语档案管理好关键在于领导是否重视。领导重视并善于利用档案管理系统，做好外语档案管理的基本工作。必定能在一定程度上影响全校的外语教职工，在日常的教学中养成归纳总结的好习惯。
总而言之，加强高校外语档案管理工作是学校整体工作的重要组成部分， 外语档案管理工作人员的总体素质必须要得到强化，无论是在硬件还是软件方面，严格遵循外语档案的借阅规章制度，及时做好外语档案相关联的保密工作，保证外语档案的相对安全，围绕学校整体工作，服务学校的教学与管理、校园文化建设、教职工和学生，做到外语档案管理工作的科学化和高效标准化，充分发挥外语档案工作的服务性作用，努力提高学校办学质量。
关键词：学习过程档案 反思 学习者自主
一、引言
近二十年，国外语言学家对学习者自主进行了诸多的研究，学习者自主也因此越来越多地进入教师教育中，成为一个必不可少的组成部分，特别是许多二语或外语教师及研究者们已认识到加强学生的自主学习，帮助学生成为有效的自主学习者的重要意义。本课题研究的是将学习过程档案融入英语专业本科“综合英语”课程的有效性，探索通过学习过程档案培养学生的反思意识，以达到帮助学生成为自主学习者的效果。
二、研究背景
1.学习过程档案。学习过程档案（以下简称学习档案）是一种较新的评估方式，Hancock（1994）将其定义为学习者为了解自己的学习进展情况而建立的学习档案，是学习者学习过程中各种材料的总汇，包括所完成的学习任务，如，读书报告、创作的艺术品、集体项目中个人完成的部分，以及论文、诗歌等，也包括学习者对学习过程及成果的书面反思。
2.反思。一些研究者们将反思看作是一个自主的关键的心理成分，对学习过程进行有意识的反思是自主学习的一个明显特点。Benson（2001）指出如果反思自然引发了学习者的行动，那么，反思也是反映学习中自主管理的一个关键的认知过程。然而，反思是一个复杂的概念，其引发学习者的行动可以被认为是学习者掌控学习管理的认知基础。
三、建立学习档案培养反思意识：本研究的意义
对于学习档案与反思的关系方面的研究目前不多，这也是进行本研究的原因所在。通过研究得出建立学习档案有三个主要作用：详实记录学习计划、学习过程，及评估过程；有助于培养学习者的反思意识；从而达到加强学习者自主学习的目的。
四、研究问题
本研究提出以下两个研究问题：
1.大学生在英语作为外语学习中对建立学习档案持何态度和观点？
2.学习档案对于加强学生的英语学习有何利或弊？
五、研究方法
1.研究对象。研究对象是2005年进校的本科英语专业1个班的全体学生，共32人，其中：女生25人，男生7人。
2.研究步骤。研究者本人，即：本文作者，自2006年9月至2007年7月教授该班“综合英语”课程，每周6小时，两个学期实际上课周数均为18周。建立学习过程档案的研究主要在第二学期实施。
⑴第一学期：在06-07学年秋季学期，“综合英语3”课程仍延续以往的教法和评估办法进行正常的教学，使用的教材是李观仪主编、上海外语教育出版社出版的《新编英语教程》第三册，该教材综合了读、写、听、说技能训练于一门课中。该课程考核的总成绩由三部分组成：平时成绩（每单元单句汉译英书面作业和课堂表现）占20%，考勤占10%，期终考试成绩占70%。
⑵第二学期：在07年春季学期，“综合英语4”使用的教材是同一主编和出版社的《新编英语教程》第四册，与第三册在编写理念和结构上一样，只是所选材料的题材和体裁有所变化，且难度有所加深。课堂教法仍和第一学期相同，但在评估办法上进行了改革，学习档案占20%，考勤占10%，期终考试成绩占70%。
3.研究工具。用于本研究的问卷的第一部分采用的是由研究者本人改编并翻译自Nae-Dong Yang设计的问卷（Yang, 2003），以调查学生对建立学习档案的总的态度和看法，包括32个项目。
问卷的第二部分是两个开放式问题，要求研究对象就建立学习档案及其利和弊阐述自己的看法：(1). According to your experience what are your opinions about using portfolios? (2). According to your experience what are the advantages and disadvantages of using portfolios?
六、结果与讨论
1.学生对建立学习过程档案的看法。在2007年春季学期末实施的全班32个学生匿名答卷的问卷调查结果表明，大多数学生对建立学习档案持肯定态度。从开放式问题1的答案中看到，他们认为建立学习档案增加了他们使用英语的机会，迫使他们比以前花更多的时间练习听、说、读、写技能，特别是阅读和写作，从而有效培养了他们的语感。一个学生写道：“……使我不知不觉地养成了平常用英语思维的习惯，我现在课下使用英语的时间大大增加。”另一个学生写道“过去基本上只在课堂上用英语，而且以课本为中心，学习较被动，现在课外及日常生活中也用英语，交流机会多了，视野开阔了。”多一半的同学都谈到这种感受，认为建立学习档案增加了他们接触全真英语的机会，他们根据自己的兴趣和水平，通过多种渠道自由选择不同题材、体裁和深度的学习材料，既巩固了自己的优势，又弥补了不足。部分学生还感到建立学习档案加强了他们自主管理学习的能力，同时，也提高了整理和归纳材料的能力，甚至艺术表现力。绝大多数学生一致认为这种做法有效地培养了他们的反思意识，不断反思自己的学习策略、过程和结果，调整学习计划和进程。一个学生写到，“这样的学习有目的、有针对性，知道自己每天在做什么，而不像从前那样盲目和茫然。”
问卷调查第一部分的统计分析也证明了学生的肯定态度，93%以上的学生同意或完全同意11项“学习过程档案使我能够按照个人兴趣选择喜欢的阅读和听力材料”，87%以上的学生同意或完全同意27项“学习过程档案使我认识到我的学习不仅局限于教室，可不受时间和地点的限制”，90%以上的学生选择了同意或完全同意16项“学习过程档案使我能按照自己的学习方式选择制定计划和学习英语”，84%的学生同意或完全同意5项“建学习过程档案使我对每个阶段的英语学习进行反思和评估”，87%的学生同意或完全同意30项“建学习过程档案时，我有机会对本学期的英语学习进行反思”。
另外，大多数学生还认为学习档案的展示和交流活动为他们提供了向同学学习的机会，加强了同学间的合作学习，共享学习资源，使他们更好地认识学习过程的多样性，达到了共同提高英语水平的目的。全班学生同意或完全同意2项“学习过程档案展示活动为我提供了向同学学习好的英语学习方法的机会”，有84%以上的学生同意或完全同意6项“学习过程档案展示活动使我能和同学分享有益的英语学习资源”，81%以上的学生同意或完全同意14项“学习过程档案能加强同学间的合作学习，使大家共同进步”。
2.学习档案的利和弊。学生对问卷调查第一部分第二方面的15项选择和第二部分开放式问题2的回答可归纳为：学习档案真实地反映学生的学习进程和成果，帮助他们认识自己学习上的优势和不足，更重要的是培养和加强他们元认知策略的运用，如：观察和调控自己的学习，对自己的学习进行反思，管理和安排学习，培养他们自主学习的能力。
当然，学生们也指出了学习档案的弊端所在，如费时，有84%以上的学生同意或完全同意3项“我花了很多时间建立学习过程档案”，认为整天忙于学习和建立档案，时常感到负担很重；有的学生懒于做而拖拉，或者短时间内集中完成甚至作假，没有达到培养学生坚持常练习的学习习惯；有些学习过程（如：口语等）不易记入档案，有些材料（如：听力和口语）也不易收集，有81%以上的学生同意或完全同意23项“我认为有些材料（如：听力和口语等）不容易收入学习过程档案中”，所以部分同学的档案里阅读和写作偏多，不能全面反映其学习方法和结果。
从期末全班平均成绩（81.2）来看，比第一学期（78.97）增长了2.23。期末试题的题型和分值与“综合英语3”一样，但在难度上与教材一致。本研究不讨论其他的相关变量因素，将在以后的研究中作深入细致的调查，单从成绩上看，学生的英语水平得到提高，在和部分学生交谈时，他们认为学习档案无疑是一种有效的方法。
七、结语
学习档案有利于加强学生间的合作学习，以及教师和学生间的交流和互动，激发学生学习英语的积极主动性和多维学习(Yang, 2003)。研究结果得出，虽然教学中融入学习档案这一做法有一定的难度，但对教师和学生来说显然利大于弊，大多数学生对其持肯定态度，只有6.3%的学生认为对学习没有帮助。
为了提高效果，教师需要事先仔细合理地计划和安排。首先，要向学生讲清其意义，同时，要让每个学生都明白如何具体运做，以及实施过程中会出现的问题和困难，并随时准备帮助学生；其次，应该加强实施过程中的检查和监督，可随机抽查或定期多次开展学习档案的展示交流活动；另外，建议和鼓励学生在档案里尽量收入多种材料，以全方位反映自己的学习过程和成果；最后，可根据实际情况和条件，在形式上考虑简化对收入档案的材料进行整理和归纳的要求，发挥学生的主观能动性，减轻不必要的负担，以提高学习效率。
由于样本小、研究时间短，本研究结果只能作为今后研究的假设和基础。此外，本课题还可以从以下两方面继续深入研究：一是学习过程档案作为评估的一种手段，以及与传统评估方式的比较；二是学习过程档案与学生学习策略的关系。
参考文献：
[1]Benson, P. Teaching and Researching Autonomyin Language Learning [M]. Pearson Education Limited, 2001.
[2]Fischer, C. & King, R. Authentic Assessment: AGuide to Implementation [M]. Thousand Oaks, AC: Crown Press, 1995.
[3] Hamp-Lyons, L & Condon, W. Assessing thePortfolio: Principles for Practice, Theory & Research [M]. Mount Waverly: Hampton Press, Inc., 2000.
[4] Hancock, C. (ed.). Teaching, Testing and Assessing: Making the Connection [M]. Lincolnwood, IL: National Textbook Company, 1994.
[5] Kohonen, V. Experiential language learning: second language learning as cooperative learner education [A]. In D. Nunan (ed.). Collaborative Language Learning and Teaching [C]. Cambridge: Cambridge University Press, 1992.
[6]Schrier, L. & Hammadou, J. Assessment in foreign language teacher education [A]. In C. Hancock (ed.). Teaching, Testing and Assessing: Making the Connection [C]. Chicago: National Textbook Company, 1994.
（一）加强规范化计量
法律建设建议全国成立企业计量确认管理专业委员会，制订规范化法律、法规要求，有利于企业设备管理得到更快速的发展。加强计量确认管理信息系统的安全与检修措施，培育企业人员检测计量法制意识，形成人人重视检测计量工作的良好氛围，自觉的拒绝使用检测计量不准确的企业设备，确保在用强检计量设备的量值准确可靠和企业服务质量不断提高，维护客户切身利益。
（二）建立企业计量确认制度
建立规章制度，指定主管人员，建立了档案规章制度。收集强检企业设备的资料，进行归纳建档。一年一度的报检，配合质量监督部门搞好年检工作。其中强制性的一年一度的医疗强检计量检查要经过收集，归纳，上报，审批，年检，归档等过程。对于特定企业，要根据计量设备量大、面广、种类多等突出特点，建立以主管领导为组长的计量管理小组，地点设在设备科，设备科设专职计量员，各部分设一名兼职计量员，负责计量设备的管理和送检，经常进行检查监督，计量小组每半年召开一次会议总结经验，商讨下一步工作计划。（三）加强计量管理的分类法要严格遵守《计量法》规定，对计量设备实行分类管理，即将计量设备按A、B、C三类管理，也就是在统管基础上对计量设备分层次有重点地管理，这是实现计量设备有效管理的科学方法。属强制检定的计量设备实行A类管理，强制计量设备检定周期的确定，由执行强制检定的计量检定机构根据计量检定规程确定。B类计量设备的检定周期不应超过检定规程规定的最长周期。C类计量设备必须具有制造计量设备许可证标志和出厂检定证书[7]。
二、企业开展计量确认工作应解决的问题
（一）建立计量流程管理体系
（1）计量设备的建账：当计量系统新增计量设备时需要将新增设备的信息添加到计量档案中。
（2）计量设备档案信息的筛选和汇总：为满足工作的需要。计量设备的信息需要被筛选和汇总成各种报表。供不同部门查询和存档。如部门当前在用计量设备清单、部门计量设备总账、部门当年计量设备增减表、计量设备检验记录清单、新增计量设备清单、报废计量设备清单等。
（3）即将到期计量设备信息汇总清单：计量设备应按照一定的周期送到计量检定部门检校。因此计量设备的管理者应预先知道哪些设备即将到期。
（4）将待检计量设备搜集起来，送到相关部门执行周期检定。
（5）检定结果处理：依据检定机构返回的合格/不合格通知将设备区分开来。
（6）删账处理：将检定不合格设备的信息从计量设备档案中删除。
（7）更新计量设备档案。
（二）加强计量设备的维护管理
企业计量部门组织要运用科学的方法，了解客观需求，在考虑经济效益的同时，兼顾社会效益。减少建立计量标准的盲目性，进行建立计量标准的前期策划。根据本单位的人力、资金、条件、管理水平、项目发展趋势，从实际出发做出科学维护决策。同时政府也要加强计量监督检查，加大对计量违法行为的查处力度。要加强计量诚信建设，引导行业自律。要加强舆论宣传，充分动员各种新闻媒体，采取生动活泼的方式，向计量设备的使用单位普及计量的基础知识。
一所高校的历史是在建设、发展、改革进程中各方面成果的长期积累，是对学校历史发展过程的真实、客观的记录。挖掘、管理校史不仅对于总结办学规律，推进教学改革具有重要作用，还可以很好地梳理学校的发展历程，传承学校优秀的文化传统和精神，服务于学校科学研究，实现人才培养的目标。
一、校史档案及管理相关问题
“校史档案”是以文字、声像、实物等载体形式展现的关于“学校”这一组织历史资料的记录，它是有关学校历史的具有一定价值和意义的信息记录，在内容上包含了学校从建立到现在的发展历史，主要有历史沿革、办学理念、校训、学风警言、教风警言、对学校发展有重大影响的事件或活动、获得的主要荣誉、取得的主要成就、历任学校领导、杰出校友、学科建设、国际国内交流与合作等方面。
“档案管理”是对收集的信息进行归档、存储维护、鉴定和利用统计数据为相关组织或个人提供服务等活动的总称，其目的就是为了方便检索、利用，最终实现其应有价值和意义。“校史档案管理”是学校相关管理人员对学校历史发展的文字、影响等资料进行专业化管理，以便于对学校综合改革与全面发展过程中提供重要参考。
高校的校史档案是一所高校长期办学成果的集中体现。一所高校的历史，以档案形式加以更好地管理，能展现学校厚重的文化底蕴，能更好地传承和发扬学校长期积淀形成的精神文化和优良传统，通过各种校史教育、校园文化活动让大学生认同大学文化精神，传承和发扬大学文化精神，在潜移默化中让大学生以学校为荣，并将这种自豪感转为历史责任感而勤奋学习、报答母校、服务社会；让教师、管理者总结教书育人经验，推动学校改革发展；同时，做好校史档案管理，能够让社会更好地了解学校、积极关注学校，促进交流与合作，从而推动学校的改革与发展。
二、校史档案管理的价值
校史档案是学校宝贵的无形资产，在对校史进行档案管理的过程中，通过总结经验和吸取教训，可以传承学校的优良传统和文化精神，对一所高校的建设与未来发展起着引领作用。
（一）见证校史
高校校史反映大学发展的轨迹，通过文字、图片、声像和视频等形式，真实再现学校历史发展过程中各方面的重要工作，包括创始人、建校时间、办学宗旨、教学、科研、师资队伍建设、院系调整、历任学校领导、杰出校友、重大的校园活动、国际交流活动等。
档案自身的特点决定了它是高校建设、发展的“见证人”，是历史的痕迹物证，具有见证往事的作用。从档案的形式上看，校史档案上保留着历史的真迹，有些是原来事件发生时的照片、录像和录音，有些留有事件当事人的笔迹，这些都是事件的原始记录和反映[1]。从档案的内容上看，具有客观详尽的特征，是在一定历史时期，当事人直接使用过或直接相关系的一系列资料。
一所高校越是发展，其校史资源越是丰富，就越需要对校史资源进行档案管理，总结高校办学经验与教训，提炼大学精神和大学文化，使之成为引导当代大学生追求理想的无形力量，成为高校进步、发展的源泉。校史档案管理就是通过对这些反映高校发展历程档案的集中管理和开发，使档案对校史的考证价值显示出来[2]。比如，通过整理、归纳、分析重庆大学早期档案材料，可以发现该校在建校初期的一些办学成效。第一，在学校建设方面，它从1929年建校时开设的只有预科班发展为1932年开办本科，再到1960年发展为全国重点大学，师资力量和硬件设施有了极大的改进。第二，学科建设方面，该校由开办时的两个预科发展到1946年成为拥有理、工、商、文、法、医六所学院的综合性大学。这些办学成效既是学校对建校之初便确立的“研究学术 造就人才 佑启乡邦 振导社会”办学宗旨的体现，也是高校在经济、社会快速发展的今天思考如何进行学科调整、如何规划学科建设提供了有价值的参考。
（二）教化育人
一是，校史档案是对学校的历史的“纯记录”。虽然，校史档案以数据、图片、影像等形式记载学校的历史，是对学校发展历程的真实再现和客观反映。但是，校史档案中又蕴含有一代又一代以学校发展为己任的前辈，他们克服各种艰难困苦，前赴后继，为学校的发展打下坚实的基础；蕴含有学校各个时期的名师大家，他们毫无保留的研究学术、造就人才、佑启乡邦、服务社会的理念；蕴含有一批又一批以实现中国梦为目标的大学生，他们勤奋求学、奋发图强的实际行动。这些丰富内容的校史档案本身就是非常有教育意义的教材，高校通过展现最原始、最真实、最有说服力的档案材料[3]，可以使大学生产生心灵的震撼，认同大学精神本质，激发大学生对真理的渴求和对世界的求知，激发大学生知校、爱校、兴校的热情，坚持以“勤学、修德、明辨、笃实”为座右铭，自觉遵循社会主义核心价值观。无疑，这些校史档案都是高校对大学生开展思想政治教育和人生观、世界观、价值观教育的最有效、最直观、最能让人信服的素材。
二是，校史档案材料中的一些内容还可以直接用于教化育人。校史档案自身的价值在于对于任何一所高校，它都是学校发展历程的真实写照，能凝结高校的精神文化和传承优良传统。以高校的校训为例，校训高度概括了高校优良传统和使命宗旨，是引导学生大学期间甚至以后人生道路的行为准则，可以激发学生克服困难、从事科学研究的信心和决心，对培养学生的创新精神和营造良好的学术氛围创造条件。如清华大学的校训是“自强不息、厚德载物”，厦门大学的校训是“自强不息、止于至善”，重庆大学的校训是“耐劳苦、尚俭朴、勤学业、爱国家”。这些校训都对处在成长关键期的大学生起到至关重要的导向作用，无形中发挥着无可替代的感染熏陶作用，潜移默化着每一个大学人的行为，对人才的成长和发展起着无比重要的作用。
三是，建立、管理高校校史人物档案，也能够起到很好的教化育人的作用。高校的校史人物档案上记载了高校发展历史中值得后人学习的优秀榜样[4]，他们有的是在专业领域的大师级人物，有的是在管理岗位上做出过卓越贡献的教育家，有的是克服重重困难、勇攀科学高峰的科学家。他们自力更生、艰苦奋斗、刻苦钻研、勇于创新的精神，无时无刻不在感染每一位莘莘学子，给他们带来无穷无尽的正能量。
（三）传承校园文化
校园作为高校教育的重要基地，需要一种积极向上的精神风貌和文化氛围。而校史档案中蕴含的学校的办学理念、价值观念、道德观念、思想作风和工作作风是学校营造文化氛围的重要元素，校史档案中蕴含的学校的创业奋斗史和警示后人的教训史则是学校进行大学生思想政治教育的宝贵素材。校史档案可以借助各种载体，扮演校园文化的见证者和传播者的角色，通过学校历史的沉淀和延伸，使学生认同、传承大学文化，向时代精神靠近。
其一，校史档案是对学校发展历程的真实体现和“记忆”，档案管理则是这种真实体现和“记忆”的重要因素。校史档案管理具有积淀校园文化的功能。正是因为高校的校史档案自身的真实性、客观性，使得校史档案管理能对校史文化资源进行完整、真实地保存。
其二，开展高校档案有效管理对校园文化具有传承的功能。比如，将编辑、出版的校史在师生中展览，可以展现学校的辉煌历史和丰厚的人文精神底蕴，它反映了学校在各项教育活动中的成果和业绩，可以提高学校形象和知名度，扩大学校对内对外影响度，促进校际、国际交流与合作，唤起校友的美好回忆，增强校友对大学精神和文化的认同感，激励校友回报母校，激发师生对学校的自豪感。
（四）服务科研
