时间：2023-05-30 09:38:12
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇供货商档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
华中科技大学同济医学院附属同济医院试剂管理办公室检验科，湖北武汉 430030
[摘要] 本文探讨了有关物流条码技术特点和物流条码标识的内容，并通过对临床检验试剂在物流管理中使用二维码降低了物流成本，缩短了送货时间等优点的分析，突出了在现代临床检验试剂管理中采用二维码技术的必要性，二维码技术的运用对体外诊断试剂从准入、出库、运输、验货、入库使用以及结算的各个流程进行了有效的管理，完成了物流、资金流、信息流的协调、组织和控制，使体外检验试剂的管理上升到一个新的高度。
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关键词 ] 体外诊断试剂；物流；二维码；数据库管理；成本控制
[中图分类号] R426.72
[文献标识码] A
[文章编号] 1672-5654（2014）11（a）-0053-02
1 实现二维码物流管理的必要性
①二维码的应用，似乎在一夜之间渗透进人们生活的各个方面，广告、报章杂志、火车票、快餐店、电影院以及各类商品的外包装上都可见到二维码的身影。作为互联网产业链中的一个环节，二维码的应用如此收到关注与其自身的优势是密不可分的。而在医疗机构体外诊断试剂的管理领域也将迎来这样一场二维码革命的浪潮。在2007年6月国家食品药品监督管理局颁布的关于体外诊断试剂的注册管理办法以来，各大医疗机构对于体外诊断试剂的管理日益规范化和完善化。但体外诊断试剂种类繁多、专业性强、大部分产品对运输及存放条件有严格要求的特点使得实现体外诊断试剂的二维码物流管理工作事在必行。
②二维码技术是目前为止世界上实用性最强，经济性最优的一种自动识别技术，二维码技术具有采集信息量大、可靠性高、输入速度快、实用灵活等特点。二维码技术在如今人们的工作和生活领域的应用是非常广泛的，且现代人们所使用的移动终端设备大部分也自带二维码识别功能。因此二维码技术作为数据自动输入和标识的一种手段，在现代仓储管理、商业自动化管理，文件分类管理方面都有很突出的表现。
③二维码是一种由特定的几何图形按照一定的规律在平面（二维方向）上分布的黑白相间的图形，是所有信息数据的一把钥匙。它具有编码范围广、译码可靠性高、纠错能力强、信息容量大、防伪能力强等优点。
④二维码依靠它强大的信息储存量能够把储存于数据库后台中的信息包含在二维码中，且二维码拥有防伪功能和错误纠正功能增加了数据的安全性和可靠性。二维码的众多优势决定了它在医疗机构体外诊断试剂管理中所取得的重要地位。
2 二维码的特点
2.1信息容量大
二维码符号是一个多行、连续性、可变长、包含大量数据的符号标识，每个条码有3~90行，每一行分为三个部分分别是起始部分、数据部分和终止部分。它的字符集包含所有字符，最大数据含量是1850个字符。
2.2容错能力强
与一维码只具有校验功能相比，二维码不仅能防止错误，还能纠正错误，即使某部分出现损坏，也能将正确的信息还原出来。
2.3成本低，易制作
二维码可以印制在各种常见的条码载体上，可以用各种标准的印制或打印技术印制。如：喷墨打印、激光打印、热敏/热转印条码打印机打印等。普通打印设备均能打印且传真件也能阅读，二维码的尺寸也可调节以适应不同的打印空间。
2.4可靠性高
在数据库的管理测试中，二维码也表现了其极高的可靠性。在阅读2300万个条码符号中，没有一例译码错误。而且可引入加密措施，提高其防伪性和保密性。
3二维码服务于试剂流通的整个过程
3.1体外诊断试剂的准入
医疗机构在更换或增补体外诊断试剂时须向有关管理部门提交各项信息包括公司资质、产品注册证等信息，试剂管理部门再会同有关部门组织招标或询价议价确定产品后价格方能准入。
3.2体外诊断试剂数据库的建立
每个品种的试剂在准入后都要进入数据库录入基本数据其中包含产品名称、产品规格、产品编码、配送商、产品品牌、产品原产地、进货单位、产品有效期限、药品注册证期限或产品医疗器械、产品注册证号、产品合格证号等一系列有关数据，这些数据都是生成二维码的基本要素。试剂管理部门将产品的有效信息录入到二维码中并打印带有二维码的标签。试剂管理部门的工作人员将各种体外诊断试剂的二维码标签分发给各供应商，要求各供应商在产品出库时将二维码标签粘贴在产品包装箱上。
3.3体外诊断试剂的订购
每个体外诊断试剂的使用科室都确立一名试剂订购责任人，由该责任人在该医疗机构的内部办公平台上提出领用试剂的申请，再由相关工作人员进行审批。试剂使用科室在取得申购确认后，再由试剂管理部门工作人员负责联系相应的供货商送货。货物到达科室后，由科室试剂订购责任人、试剂管理部门工作人员及供货商三方共同验货。在产品的包装箱上粘贴有二维码标签，码中产品名称、产品规格、产品编码、配送商、产品品牌、产品原产地、进货单位、产品有效期限、药品注册证期限或产品医疗器械、产品注册证号、产品合格证号等一系列有关数据，将这些数据与实际货物逐一核对无误后，试剂管理部门工作人员使用数据采集器读取二维码，并录入数据库。然后由科室试剂订购责任人将试剂入库。
3.4体外诊断试剂的报销与结算
试剂管理部门工作人员在每月月底将每家供货商入库试剂总量进行汇总并通知供货商携带相关送货凭证进行核对，核对无误后通知供货商开具相关金额的发票到试剂管理部门办理结算手续。最终将已审核确认的票据信息交由财务管理部门进行最终的审核和报账工作。使用数据采集器录入省去了以往的手工录入，将数据采集器上的有关数据上传到电脑数据库中，摆脱了以往的纸张管理办法，节省了人力及物流成本，使无纸化办公成为可能。二维码的运用渗透到体外诊断试剂管理的各个环节，医疗机构相关部门的工作人员都可以通过登入院内办公平台查询各批次的体外诊断试剂的相关信息，还可通过各自移动终端上的扫码功能在产品的外包装上查询到产品的相关信息，追溯产品的来源，使得体外诊断试剂的管理工作更加规范化和透明化。
4对实现体外诊断试剂二维码管理的几点思考
①实现体外诊断试剂的二维码管理可以有效的控制检验成本，医疗机构的所有体外诊断试剂的采购都由试剂管理部门进行统一管理,在试剂的准入环节由试剂管理部门负责收集、汇总及审核资料。并会同财务、审计、监察、纪委、试剂使用科室等相关管理部门及供货商共同询价、议价、定价。可以从全方面把握试剂价格、控制试剂成本。并将准入产品的一系列信息录入数据库生成二维码，一种试剂就对应一个编码。使产品所有的信息都固定化、完整化。有效的控制了检验成本。
②二维码技术的实现提高了医疗机构的工作效率，以往在体外诊断试剂管理的各个环节都会产生大量的票据，需要各个部门安排专人进行录入、核对以及保管，而二维码技术的介入实现了无纸化办公，并使体外诊断试剂从准入、出库、运输、到货、验货、结算等各个环节都做到了与电子数据库的无缝对接，使体外诊断试剂的各个环节的重要信息都可以方便快捷的传入计算机数据库中，大大提高了体外诊断试剂的工作效率，并且能使体外诊断试剂管理工作的准确性和可靠性大大的提高。
③通过二维码技术将所有产品都建立了相应的电子档案，将试剂管理工作由纸质管理过渡到电子化档案管理，提高了试剂档案管理的效率、提高了试剂档案管理的准确性，节省了人力资源，优化了管理模式。并在体外诊断试剂的准入、订购、验货及结算实现了全方位监管。满足了国家食品药品监督管理局对医疗机构试剂管理的相关要求，使体外诊断试剂管理工作更加合法化、合规化。
④二维码技术将体外诊断试剂准入、体外诊断试剂的配送、体外诊断试剂的数据库档案管理、体外诊断试剂的订购、体外诊断试剂的入库、体外诊断试剂的使用及体外诊断试剂的最终结算工作有效的衔接起来。使得体外诊断试剂管理的各个环节更加透明化，有效的避免和预防了试剂管理部门工作人员和试剂使用科室工作人员利用职权犯罪的风险，保护了工作人员的权益和医疗机构的利益。
⑤二维码技术具有信息量大、纠错能力强、识读速度快、全方位识读等特点，这些优点使得它在体外诊断试剂的管理中表现出了突出性能和优势。二维码技术在体外诊断试剂管理领域中的运用，使得整个管理系统达到了一个全新的高度，它将体外诊断试剂的各种信息的流动进行了有效的管理，完成了其中物流、信息流、资金流及业务流的组织、计划、控制和协调。二维码技术在体外诊断试剂管理的整个环节中起到了及其重要的作用。
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参考文献]
[1] 徐丹，谢小杰，吴俊.基于二维码技术的自动化仓库管理系统的设计[J].计算机与数字工程，2013（120）：150-155.
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[3] 黄进，朱美才，高和.医院试剂管理中的难点和策略[J].中华医院管理杂志，2001，20（9）：466.
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[5] 赵自林.医学装备管理实用必备手册[M].北京：人民卫生出版，2011.
一、利用合同控制,从源头抓档案资料的收集
一般地说,基建项目建设都是招投标后由专业建设单位实施的,因工程参建单位往往首先考虑经济效益,把控制工程投资、进度和质量作为工作中心任务,对工程档案资料的收集、整编等重视不够,轻项目文件及档案资料的现象较普遍,档案资料收集混乱,质量不高,无法做到档案工作与工程进度同步,即使有档案管理方面的制度也形同虚设,缺乏约束力,起不到应有的作用,不能确保工程档案收集的完整、准确、系统。
要解决工程档案资料收集的这一困窘,笔者认为,利用合同控制来强化参建单位、供货单位的档案资料归集、移交,是行之有效的方法之一。建设项目的资料大多产生于建设合同的执行过程中。项目档案资料的收集就应该从合同抓起。企业要在与施工方、监理方、设备供货商签订合同时就将档案资料的归集、移交提出具体细致的要求,设立专门条款,明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等;规定施工单位、供货商的资料移交手续与“质量保证金”、“工程结算”、“工程尾款”等挂钩,通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施,强化各参建单位的责任,以及相关经济处罚措施,与其经济利益挂钩。同时,在合同执行过程中,要认真进行检查督导,并以合同内容为依据,对施工方加以考核,督促,定期召集有关参建单位档案管理人员参加档案资料收集工作协调会议,通报各项工程项目进度和该项目档案资料收集工作进度,促进施工方、供货方及时做好资料整理、归档和移交,避免完工后再补资料。这样,利用合同控制,辅以经济手段,从源头抓档案资料的收集工作,可以达到较好的效果。
二、投资方与建设方双方担责,共同负责档案资料的收集
基建项目的档案资料的收集工作是一件十分复杂的工作,投资方与建设方必须协作作战,共同全程负责档案资料的收集。一般地说,因为项目建成后为投资方长期使用,投资方比较重视档案资料的收集;笔者认为,建设单位同样应该十分重视工程档案资料收集工作,须明确一位主要领导分管,配备档案资料管理人员,统一管理工程档案资料。项目档案资料的收集工作,建设方不能马虎从事,投资方不能被动地接收,因此,最好的方法是双方明确项目档案员全程跟踪收集。这里,双方领导的重视无疑是非常重要的,可以设立一个有双方领导参加的工程档案收集领导小组,项目双方各自明确一名或数名专(兼)基建项目档案员,作为项目档案资料收集小组成员,全程负责工程项目资料的跟踪收集工作。基建项目工程涉及的专业知识多,双方档案资料管理人员要互相配合。一方面,投资方的档案人员应亲临施工现场,收集资料。根据工程进度,与项目经理、施工员甚至领班密切联系,针对性地列出需收集的资料名目,主动出击;另一方面,建设方的档案人员要做到边施工、边收集资料,积极配合,做到资料真实完备、记录准确符合规范要求,及时整理移交。这样,投资方与建设方共同担责,可以确保资料收集工作有序进行。
三、注重项目电子档案资料的收集
1. 要第一时间收集电子档案资料。在基建项目中,传统的纸质文件、图纸等档案资料人们比较看重,而计算机中的各种电子文件往往不会引起人们的重视,有时会忽视它的档案资料价值,没有及时的收集存储。而没有及时收集存储的电子资料很容易因为主观或客观的原因而消失,如病毒的入侵、人员的误操作、存储介质容量不够等等。因此,我们要十分注重电子档案资料形成后第一时间的收集、备份,并存储于能够脱机保存的载体上。
2. 要尽量运用通用软件、采用标准格式存储。随着技术的进步,计算机的各种软件版本升级频繁。要保证信息的长期保存和便捷利用,我们应该尽量采用使用广泛的通用软件,同时尽量采用标准格式的储存方式。专用软件产生的电子文件,应尽量转换成为通用格式;通用软件产生的电子资料,收集时应注意收集其软件版本型号和相关参数,并注意相关软件的版本适用性。专用软件产生的电子文件如不能转换为通用格式,应注明专业软件的名称和版本,或者在收集时连同专用软件一并收集,为今后档案的检索和查询提供必要条件。
3. 要切实做好电子档案资料的安全管理。电子档案资料收集的安全管理万万不可忽视,它是后期资料整理的前提。目前,网络使用日益广泛,项目管理中又存在经常大量的与相关方进行数据交换和传递。要防止病毒传播,必须做好项目电子档案资料的安全管理。首先是该加密的要及时加密,以限制无授权权限相关方进行编辑、复制等;其次,保存项目电子档案的计算机应专人使用和管理,经常修改登录密码。再次是安装并及时更新杀毒软件,及时进行备份等。
四、工程项目档案资料收集应“不分巨细”忌“抓大放小”
基建项目档案资料门类多、来源广、周期长、内容杂,收集工作十分繁复。整个建设项目应该收集的档案资料数量庞杂,有“大”(如勘测设计图纸)有“小”(如一项检测记录),我们进行资料收集时应该“不分巨细” 悉数保存。同时,我们在资料收集时切忌“抓大放小”。在收集资料时,重要的会议记录、图纸等“大资料”我们往往会及时收集,而建筑材料单据等“小资料”却常常被忽视。这种情况必须引起我们足够的重视。在收集过程中,凡是具有保存价值的各种形式的历史记录,必须应收尽收。尤其要做好项目建成后行将消失或将被隐藏的部分的资料,行将消失的部分如在拆迁过程中形成的材料,包括拆迁前的实景照片、录像、前期测量图纸、拆迁协议等;项目建成后将被隐藏的部分如地基资料、地下管线资料等。原始的东西往往是最宝贵的东西,在大量的收集留存的基础上“去粗取精”,才能够确保基建项目档案整理工作的高质量。
参考文献:
[1]国家安全生产监督管理总局:基本建设项目档案管理办法.
[2]基本建设项目档案资料管理暂行规定(国档发[1988]4号.
采购与安装调试监测站应根据能力建设与发展的需要和环境监测站标准化建设的要求，制定仪器设备配备计划，由仪器使用科室（人员）提出仪器设备的购置申请，确定选型初步方案，上报仪器管理科室（总工办）进行市场调研并形成调研报告后，由技术负责人审定、站长审批后，确定仪器设备选型，选择合格的设备供货商，并按照设备采购程序进行采购。仪器设备到货后，仪器管理科室人员组织仪器使用人员、仪器保管人员、供货商技术人员进行开箱清点、并由供货商对仪器进行安装调试，同时对仪器使用人员进行现场操作演示和就使用过程中的注意事项等内容进行培训。完成安装调试之后，要对仪器反复进行试运行实验，确保仪器设备的各项性能指标正常并填写详细的验收报告，经验收小组、站长（技术负责人）确认验收合格后，仪器设备才能正式投入使用。仪器验收合格后，总工办根据实验分工的要求，拟定仪器主要负责人，提交分管副站长审核，并提交站长确认，做好仪器验收后的移交工作。
2仪器设备的量值溯源
2.1仪器设备的检定校准
仪器管理科室根据国家有关计量检定部门对计量器具检定/校准管理的规定，制定本站仪器设备的年度检定/校准计划，并负责与相关的计量检定机构（如省、市计量所）联系，采用集中送检和来单位检定的方法进行，以此来保证监测仪器设备的准确性和量值可溯源性。年度检定/校准计划应包含以下内容：仪器设备名称、管理编号、型号、生产厂家、检定/校准日期、下次送检日期、检定/校准单位、检定周期等。仪器设备经安装调试验收后或维修后在投入使用前都要进行检定/校准，而对辅助设备（如冷藏箱、纯水机）等非强制检定仪器设备，应编写自检校准程序并按程序步骤随时校准，仪器设备责任人应积极配合做好仪器设备的检定/校准，认真规范填写仪器设备内部校准记录表，以确保仪器设备校准状态的可信度。在无法溯源到国家计量基准的情况下，即仪器设备既无法送检也不能自校准时，可通过参加实验室比对或能力验证来证明检测结果的准确有效，也可采用不同仪器比对的方法来确认仪器能否满足监测要求。所有通过计量检定或校准的仪器设备在获取检定/校准证书后，仪器设备管理负责人应对检定/校准的结果（技术参数）进行确认，看是否满足检测相应标准或规范，是否满足环境监测工作使用要求，并根据确认结果，按状态贴上三色管理标识，即：a)合格标志（绿色），经计量检定或校准、验证合格，确认其符合使用要求的；b)准用标志（黄色），仪器设备某些功能丧失，但检测所需要的功能正常，且检定校准合格的；c)停用标志（红色），仪器设备经检定校准不合格或仪器设备目前状态不能使用，但经检定校准或修复后可以使用的。
2.2仪器设备的期间核查
仪器管理科室根据仪器设备的性能状况、使用频率、使用的环境条件等要求制定仪器设备年度期间核查计划，仪器使用人依据实验室制定的设备期间核查作业指导书，按年度计划要求进行期间核查，并把核查的内容结果填写到期间核查记录表上，仪器管理科室及技术负责人要对期间核查记录的内容结果进行分析、评价、确认，确保达到期间核查的目的。仪器设备期间核查的主要对象有以下几种：a)大型或使用频率较高的仪器设备；b)仪器设备易发生故障时期或排除故障后，不需进行校准时；c)经常搬运、携带到采样现场进行检测/校准的仪器设备；d)外部的环境条件无法满足仪器设备的使用条件，可能导致了仪器设备的性能指标发生改变等。仪器设备使用人员主要依据仪器设备使用说明书、期间核查作业指导书、仪器设备检定规程等对仪器设备进行灵敏度、准确度、精确度的核查，以确定仪器设备的性能指标是否发生变化，确保监测数据的真实有效。
3仪器设备的使用与维护
仪器设备管理部门应加强对仪器设备使用人员的学习交流与培训，强化他们的责任意识和质量意识，使仪器设备使用人员通过实践操作和工作交流，深入了解掌握仪器设备的结构、原理、性能指标，不仅要会使用也要懂得维护。所有仪器设备特别是精密、贵重，对使用环境条件要求高的仪器设备（如ICP等离子发射光谱仪），使用者必须认真填写仪器设备使用登记表（如仪器设备的工作时间、内容、工作的环境条件、运行情况等）并定期对仪器设备进行必要的维护、保养。
4仪器设备的档案管理
环境监测仪器设备档案的管理是实验室计量认证重要组成部分。为了提高仪器设备的综合利用率，保证监测结果的准确、可靠，环境监测站就要做到规范、科学管理仪器设备档案。环境监测站的仪器设备档案包括电子档案和技术档案等。仪器设备技术档案实行一机一档管理，档案材料应包括仪器设备申请采购到设备报废/报停过程的所有材料（如仪器设备采购申请表、相关采购合同资料、验收报告、检定/校准证书、作业指导书、日常使用记录等）。环境监测实验室仪器设备的电子档案即通过计算机建立仪器管理动态信息库，及进行仪器日常报修维修、报（送）检和编制采购计划等工作的数据库，实行专人系统管理，为仪器设备的日常管理提供高效实用的途径。（本文来自于《能源与节能》杂志。《能源与节能》杂志简介详见。）
5结语
工程文件通常都具有时效性强、针对性强、直接影响工程进度、质量、造价，意义重大的特点。特别是现在工程多采用系统论的管理手段，设计、施工同步配合进行(俗称的“边设计、边施工、边修改”“三边工程”)，加之现代大工程、特大工程层出不穷，项目参预单位众多，造成文件信息工作量巨大，文控工作的重要性得到了空前加强。用文件工作来保证和证明工程管理工作，就是国际工程管理总承包模式下的文件工作的实质。
二、外资模式下文件工作的特色
传统内资项目上，仅规定了竣工资料范畴的质量保证体系资料的体例，包括用表及文件的排列、组卷，对于工程建设生命周期内的管理类文件，特别是工程有关参与方(业主、工程管理公司、施工单位、供货商等)之间的沟通协调类文件，缺乏明确的规定。从欧美等西方发达国家引入的外资文件模式，比我国的传统文件工作方法严谨、科学很多，下面进行一些阐述和介绍。
1 文体(FiIe Type)和分类
外资模式下的各单位间的用于沟通协调的管理性文件，英文总称为Correspondence，该词直译是信件、函件、通信的意思，中文可意译为“文书类文件”。这些文书类文件按文体(FileType)的不同，主要分为以WL种：
(1)信函(Letter)
信函是最主要的文书文件。项目的各参与方――业主(建设单位)、工程管理公司、施工单位(及供货商)――等单位之间，都可使用(但限于有合同关系。无直接合同关系的承包商之间，或承包商与业主或管理公司管理的供货商之间等，不可以发生直接联系。本项也适用于其他文体)，平等地阐述各自的意见。其内容涉及通报、通知、通牒、意见等，是外资项目上最常用、最重要的一种文体。
(2)文件传递单(Transmittal)
文件传递单(Transmittal)主要用于如下类型文件：图纸等施工类设计文件，地质勘察报告、水文勘察报告等勘测类的设计文件，设备图纸等供货商设计技术文件，合同、协议等重要文件，前期文件，不易归类的非常规零星文件，其他的发文单位认为重要的、应采用文件传递单形式的文件。
与收文登记簿相比，文件传递单具有信息容量大、有格式、有编号、有审批程序等特点。
(3)会议纪要(Minute of Meeting)与传统的会议纪要基本相同。
(4)报告(Report)
从报告周期来分，可分为日报、周报、月报等，从内容上来分，分为施工报告、采购报告、质量报告、综合报告等等。内资项目的报告，主要有“事故调查报告”或“年度总结报告”等。而“事故调查报告”，在外资项目上不属于“报告”这种文体，适用的是Letter(信函)格式，内资项目的“年度总结报告”，相当于外资项目模式的“年度报告”(但是，外资项目上很少出现年度报告，长周期的报告一般为月报，年度报告有时用每年最终一期的月报来反映全年情况)。它要求有关承包商按照一定的格式和内容深度的要求，周期性的将报告期内的工程人力动员情况、天气状况、施工进度状况、质量状况、安全文明生产状况、材料设备采购和运输到货状况、设计进度情况、试车试生产准备状况等工程的方方面面进展情况，汇报给工程管理公司(或业主)。可以说，Report这种文体，相对于内资项目的“报告”，可谓是一种强化。
(5)指令单(Instruction)(或现场指令单，Site Instruction)业主／管理公司等工程管理方发给承包商／供货商的明确要求做(或不做)什么、如何做(或不做)的指令(或命令)，是一种下行文。
现在，一些外资模式的工程项目上，业主或工程管理公司对承包商的要求、指令，也用信函形式。个人认为，虽然此举“简化”了文体，但是，因为信函是一种特别正式的文书文件形式，许多工程管理具体事务的管理，使用信函形式显得太过庄重，不适用采用信函文体。而“指令单”这一文体的缺失，导致许多工程管理的具体业务要求、通知等事项，采用了口头指示、口头意见的形式表达，这是不利于工程管理正规化、可追溯性的基本要求。
此外，在一些外资模式项目上，存在Instruction这种文体，但仅适用于业主或管理公司要求施工单位从事一些合同外工作的通知，是合同中工作量的增补文件，可被看成合同的补充附件。这种意义上的Instruction文件，实际上限制了Instruction文体的应用，上述的弊端仍然存在。
按文体分类，是外资项目上文件工作的一大特点。每种文体的文件，又按来文单位进行存放。如信函类文件，又划分为A单位来函(Lettersfrom Organization A)，B单位来函(Letters from OrganizationB)，发给A单位的信函(Letter s t0 Organization A)，发给B单位的信函(Letters t0 Organization B)，等等。确切地说，外资项目上的文件，采用的是文体+单位的分类办法，其实质是问题+单位的分类法。
2 编号
外资模式下，信函、文件传递单、指令单这几个文书类文件，通常采用如下编号方式：
其中，-AAAA：项目代号，通常为四位英文或英文+数字的形式。
以上编号的重要特征，也是外资文件工作模式的又一大特点，是分类法和编号的统一。具体的说，就是“文体+单位”的分类法和文件编号的统一。这种分类方法，具有简单、直观、易懂、易于操作的特性，还可以被直接当成档案号。因为这种编号方式比较科学，自成系统和体例，文件也可直接成为档案，文号也可以直接作为档案号，文书工作可方便地转化为档案工作，大大减轻了档案人员的整理工作难度和工作量。
文件分主送和抄送。一封管理公司的信函(或指令单)要发给多个承包商，这些承包商不分主次，即有多个主送单位的情况下，该如何进行编号呢?笔者在实践中，创造了用“ALL”来代表多个收文单位的方法，避免了相同内容的文件分别编号、重复审批的情况。
3 格式
外资文件模式下，不允许出现在白纸上写几句话就成为正式文件的情况。通常，文件都有一定的格式。文件的格式设计，通常要求遵循如下原则：
(1)文件要素齐全的原则。文件应具备如下基本要素：发文单位的信息(发文单位名称、Logo、项目负责人、电话号码、传真号码、公共邮箱等)、收文单位的信息(收文单位的名称、Logo、项目负责人、电话等常用联系方式等)、文件编号、拟稿人、文件编号、签发人等。有时还有审核人、文体标识等。对于信函和指令单，还必须有文件题名(即主题、
文件名)。
(2)简洁、美观、大方的原则。建设项目有了格式的要求，一份文件，即使不看内容，仅扫视一眼，也能大体判断出文件属于何种文体，是哪个单位产生的文件，客观上便于文件的管理和利用。笔者在工作中，鼓励有关的承包商设计出有自己单位特色、风格的文件格式，只要符合以上两项要求就行了。
4 标识
标识也是外资模式文件工作的一个特色，具体的讲，标识有以下几个层次的含义：
(1)对文件的标识
通常用文件的首页上部加盖特定的印章。这些印章可分为三类：收发状态的标识章，文件性质的标识章和文件内部处理过程控制用的印章。收发状态的标识包括：发文章、收文章、急件章(Emergent)、已传真(Faxed)等I文件性质的标识有机密章(Confidential)、复制件(copy)、注释章(盖在要注释、评论处的手形指示符号印章)等，文件内部处理过程控制类印章有传阅章等。这些印章很多是通用印章，可从印章公司或文具商场购买(建议购买原子印章)，还有一些是有发文单位自己设计的、有自己单位名称或Logo的订制印章。前两类印章使用较普遍。
(2)对文件夹的标识
外资模式下，文件通常用文件夹存放(特别是打孔文件夹)。这些文件央的卷脊上，通常都标识着项目名称、文件类别等。文件夹内也用分页纸将不同的细分小类隔开。
(3)对文件柜的标识
通常，在文件柜上也打上标签，标识柜中文件的类型。对文件夹和文件柜的标识，相当于档案管理中的对档案盒和档案柜的标识。对文件的标识，是文控领域特有的。它与工程文件时效性强、可追溯的要求相适应。文件上的标识，提供了文件登记表、文控软件等工具之外的查阅文件特定信息的新的、简捷的途径，并且因它是第一时间产生的，所以标识的可信性应高于文件登记表等其他工具。
从上面的介绍中，我们可以看到，外资模式下，文件不单纯是它本身，它还被赋予了分类方法、检索工具等多种功能。
5 文件统一收发制度和文件审批制度
这是外资模式文件工作的两项基本制度。
文件审批制度指项目所有外发的文件，在有关人员起草完成后，须经项目主要负责人(如项目经理、现场经理等)签发后才能生效，发给相关单位。(如项目主要负责人不在现场，则由其指定人员签发。)该制度保证了项目主要负责人对项目的领导，保证了一个单位“用一个声音说话”。
文件统一收发制度要求项目各参与单位，都设立专职的文控人员，文件应由专职的文控人员进行收发传递和登记、处理，保证了项目文件工作始终处于文控人员的控制范围之下。文件统一收发制度下，文控人员对外发文件应履行形式审查和部分程度上内容审查的义务，凸显了文控人员在项目运作中的重要作用。文件统一收发制度是文件审批制度的重要保障。
需要特别说明的是，“文件统一收发制度”所指的文件，不是泛指项目所有文件，主要指文书类文件(Correspondence)如信函，会议纪要、各种Report(报告)、指令单、文件传送单等。设计文件。如图纸、勘测报告、设计变更、工程设计问题联络单等。质量保证报验资料等。
以上三类的文件，指的是正式版本的、生效的或有效的文件。非正式的文件，如供业主或管理公司审核的而非正式用于施工的图纸，通常不应由文控人员传递，而是由设计院直接发给业主工程管理方的相关技术人员，业主方人员审核后，将意见或修改后的图纸直接返回设计院。否则的话，频繁修改的中间阶段的图纸如也经文控人员处理的话，难免不引起混乱，有关的登记工作、版本标识工作也很难进行。
6 文控工作在国际工程管理总承包工程中的作用
外资模式下的文件工作人员，英文称之为Document Controller，直译称为文控人员或文控工程师。文控人员的主要职责，有如下几个方面：
一是管理与文件有关的各种事务，如文件的收发、登记、存档、查找、提供利用、编研等，二是对于使用文控软件的项目，负责将各种文件的特征数据及文件的电子版录入软件中；三是检查指导承包商的文件工作，保证项目各种信息得到迅速的传递和反馈，保证项目的顺利进行；四是对本单位内部的文件处理过程进行管理和控制，从文件工作的角度保证项目的运作。
国际工程管理总承包模式相较之前出现的其他模式，最大的不同是专业工程管理公司的引进并在工程管理中发挥主导地位。工程管理公司异常重视管理技术和管理手段，可以说，管理是管理公司的生命和存在的意义。管理技术要求管理行为有良好的可追溯性，要尽量书面化，对这些书面文件的管理就是国际工程管理总承包模式下的文件工作。
可以说，工程有两个驱动力，一个是进度／计划驱动，一个就是事件／文件驱动。进度和计划是工程中相对不变的因素，而文件代表的是不确定的事件，工程管理就是在解决工程中存在的各类技术与非技术的问题，化解各种管理上的矛盾的过程中进行前进的，直至工程结束。在这个过程中，文件是事件的重要的载体和外在形式。对文件的控制和管理，对于工程的重要性不言而喻。
工程文件通常都具有时效性强、针对性强、直接影响工程进度、质量、造价，意义重大的特点。特别是现在工程多采用系统化的管理手段，设计、施工同步配合进行(俗称的“边设计、边施工、边修改…三边工程”)，加之现代大工程、特大工程层出不穷，项目参预单位众多，造成文件信息工作量巨大，文控工作的重要性得到了空前加强。
并且，国际工程管理总承包模式下的文件工作，文控人员的对象不仅是文件，而且是国际工程管理总承包模式下的文件工作，也符合Is09001质量管理体系的要求。Is09001质量管理体系的本质，就是用文件工作和文件的可追溯性来保证和证明质量工作。用文件工作来保证和证明工程管理工作，就是国际工程管理总承包模式下的文件工作的实质，它也特别重视文件的可追溯性。
目前，工程总承包项目管理公司还没有工程监理公司一样，有专门的国家法律法规进行规范。如国家出台了GB50319-2000《工程建设监理规范》。对总承包项目管理模式下的文件工作也还处于摸索阶段，有关的立法工作也要尽快提上议事日程。
三、工程文控工作和档案工作的关系
许多人将工程文件工作和档案工作不加区分，混为一谈。实际上，这是两个既有联系又有区别的概念。两者的区别主要有：
a 文控工作是对正在发生的、现行的文件(归档前的文件)进行管理和控制，而档案工作是对归档后的文件进行管理。
b 档案是重要的、有保存意义的文件，而文控工作处理的文件，其价值有高有低，有些是在档案保管期限表的归档范围里的，有些仅是一些记录，不在档案保管期限表的收集范围之列。
c 工程文件工作通常有很强的时效性，而档案工作不强调时效性。
医疗设备在各自运行过程中产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种载体材料称为医疗设备档案。医疗设备档案管理是医院管理中的一个重要组成部分，医疗设备档案管理是设备管理基础，其管理水平的好坏直接影响到医疗质量、技术水平和两个效益，所以加强医疗设备档案管理是极其重要的。
医疗设备是医院开展医疗、教学、科研、护理、预防、药剂等工作的重要的物资基础，医院必须有与其功能业务相适应的先进医疗设备。但如何管好用好这些医疗设备，提高设备的利用率，减少设备的故障率，则必须建立完整的医疗设备档案，并进行科学有效的管理 。医疗设备档案的建立是为了利用，在设备的采购、使用、维修及管理等工作中充分利用，更好地发挥其社会效益和经济效益。如通过查看设备档案资料，根据其维修纪录对贵重的医疗设备采取预防性维修，充分做好维修前的准备工作以缩短停机时间，减少修理费用，减少医疗设备对人身的伤残，减少事故隐患的发生率等[1]。管好用好医疗设备档案，以充分发挥其在医疗、教学、科研工作中的作用，主动、及时、准确地为科室服务，为院领导决策提供凭证，医疗设备档案显得尤为重要。现就如何搞好医疗设备档案管理集合我院的实际情况进行如下探讨。
1 医疗设备档案的基本内容
我们根据医疗设备档案管理要求，结合医院实际情况，明确了医疗设备档案管理的归档内容。医疗设备档案由二部分组成：设备申购过程中形成的档案和设备运行过程中形成的档案。设备申购过程中形成的档案包括①使用科室的申请报告、社会效益和经济效益医疗需求分析论证报告、资金来源、设备管理委员会讨论审批意见，卫生资源配置许可的有关资料、供货商资质、产品介绍②招标书、投标书、协议书、合同（价格、产品性能、技术参数、售后服务、联系方式、交货日期及地点、付款方式、违约责任等）③发票复印件、机电设备进口证明、海关免税证明、报关单、商检证明、检验检疫证明、随机全部技术资料、仪器设备安装验收报告等。上述资料由设备科档案管理人员做好收集工作，及时整理归入档案，按季度移交医院档案室。设备运行过程中形成的档案包括：帐、卡、使用记录、维修保养记录、性能动态记录、医疗设备拆除报废处理情况、经济效益分析和成本核算报告、使用率和完好率统计分析、医疗设备计量检测记录、计量鉴定证书和计量合格证等[2]。上述资料由设备使用人员、设备管理人员、经济管理科共同完成收集工作，按年度收集上交设备档案管理人员，档案管理人员归类存入档案室。
2 医疗设备档案的科学管理的原则
医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位，要求我们高度重视医疗设备的科学管理，使之实现制度化、规范化。医疗设备档案管理必须坚持“集中统一管理”的原则，这样才能保证其完整性和利用效率。因为医疗设备档案有其特殊性:一是档案材料多，归档时间长，如一台大型医疗设备，从论证、购置到安装将会形成大量材料，并且还有以后的使用和维修直至报废，有一个很长的周期。二是多种多样，设备有国产的、进口的，档案材料势必牵涉到多种文字，如中文、英文、日文等；其载体有纸张、照片、录音带、录像带等。三是档案使用牵涉多个科室，特别是设备的构造图表、操作和维修说明书等一类材料，使用很频繁。因此，如不集中统一管理，很容易造成文件的破损和丢失，破坏档案的完整性，影响档案的利用价值。
3 管理医疗设备档案采取的措施
3.1理顺医疗设备档案管理体制，是做好设备档案管理的前提:我院设备档案管理实行分管院长负总责、设备科主任督导、兼职人员具体实施、操作人员及设备维修人员参与的管理模式。形成了医院、科室、操作人员三级管理网络。《档案法》规定，档案工作原则是统一领导、分级管理，我院档案管理体制充分体现了这一管理原则。
3.2 落实岗位责任，建立健全各种规章制度是做好设备档案管理的根本保证:
首先要明确管理范围。对于中等以上医院，凡是1000元以上的教学、医疗、科研仪器设备，不论其资金来源、购买渠道如何，均要建立设备档案，纳入管理范围。其次要确定归档范围。上述管理范围的仪器设备，在其选购、安装、调试、运行、管理、维修、报废等全过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机技术资料，均应归档保存。设备档案主要形成于申购过程与运行过程。申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件（原件保存在财务档案中）、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等。特大型的设备还包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料。享受国家免税政策的进口设备，还有海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录、医疗仪器设备档案卡、使用率和完好率记录、每年的经济效益分析、最终的报废表等。这些资料一般按年度归入设备档案[3]。
一、项目档案管理工作制度化
健全的、科学的规章制度使档案管理工作规范化、制度化,有法可依,有章可循。制度的制定，不仅要为工程资料的收集整理提供了理论上的依据，而且要对施工单位具有指导性、可操作性。应根据工程本身的特点和实际，对工程资料的归档范围、归档份数、归档时间、组卷顺序、卷内目录书写、页码编制、竣工图的制作要求，工程资料的准确性要求、工程资料整理的系统性要求，工程资料归档过程的质量控制、质量标准，都应做出规定。这样就使工程档案管理有了一个比较规范的准则,使所有施工单位知道“如何去做”。避免了收集工作的盲目性，克服了整理的随意性,达到熟悉工作程序，掌握工作标准，自觉作好每一个环节工作之目的。1.核设施退役整治工程资料的归档整理规定应执行的国家标准、规定。2.建设单位要建立项目档案管理领导小组、办公室，配备专职档案人员，对档案管理工作进行统一归口管理，将档案管理工作纳入工作效能考核；建立项目档案管理网络，该网络要覆盖建设单位、设计单位、施工单位、监理单位，以便把档案工作落在实处。3.档案人员要常参与项目档案培训不断提高自身素质，在退役治理过程中要全程参与项目管理工作（参加有关会议、项目合同招、投标和设备仪器的开箱验收、工程验收等工作），了解项目的内容与实施进度，这样才能对项目档案即时进行收集与归档，从而保证档案质量。
二、项目档案的收集与整理工作
项目档案的收集、整理、归档工作应与项目的立项准备、建设、和竣工验收同步进行，这样才能保证项目档案完整、准确、系统。
（一）明确各参建单位职责
1.建设（业主）单位主要职责。建立健全档案管理规章制度；对设计、施工、监理等单位档案工作进行检查、指导；做好本单位形成档案的收集、整理；接收和汇总各参建单位档案；提交工程档案预验收和专项验收；向档案主管部门移交档案。2.施工单位主要职责。收集、整理所承担工程施工过程中形成的档案；编制竣工图；向建设单位移交档案。3.监理单位主要职责。收集、整理监理工作中形成的文件；对施工档案特别是竣工图进行审查；向建设单位移交档案。4.勘察、设计单位主要职责。收集、整理勘察、设计基础材料和有关的设计文件；参与编制竣工图；向建设单位移交档案。
（二）项目档案的收集与整理
1.项目档案的收集。要实现项目档案的完整、准确性，需要建设管理单位、设计单位、施工单位、监理单位共同配合，在收集过程中严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）和军工铀矿地质勘探设施退役治理项目档案管理办法（中核地档发[2009]142号）规定进行。收集在项目管理施工过程中所形成的一切有价值的记录（文字或其他载体：影像、光盘、磁介质等）。项目档案收集工作需要各个项目管理人员（建设单位、施工单位、监理单位等）具备较强的专业知识，要有面对历史负责的态度。收集资料分三个阶段时行：（1）前期（准备）阶段。一围绕立项形成的文件材料（立项申请、项目建议书及批复文件、可行性研究报告及批复文件、初步设计审批文件等）。二设计基础资料（地质水文勘查报告、重要岩样土样及说明等）、三设计文件材料（总体规划设计、初步设计图纸和说明、设计方案及审查意见等）、四项目管理文件（施工承包合同、勘察设计承包合同、监理委托合同、招投标文件、建设用地规划文件、土地使用证、拆迁安置方案及审查意见等）。（2）竣工验收阶段。这一阶段产生的文件资料主要有竣工验收申请、竣工会议文件、验收鉴定书、项目决算书、审计报告、项目设计工作总结、项目监理工作总结、施工总结、声像资料、交付使用财产总表和财产明细表，环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件等。（3）施工阶段。（包括施工单位、监理单位施工过程中形成的资料）这一阶段产生的资料最多，收集最为困难，整理最为繁杂，归档最有价值，而且最容易出现问题，是最为关键的阶段。施工资料分为：管理资料、质量控制资料（质量保证资料及隐蔽工程验收资料）、质量验收资料、竣工图、工程照片及电子文件等2.特别注意收集隐蔽工程资料。隐蔽工程是在施工过程中上道工序被下道工序所掩盖的内容。施工单位按有关规定对隐蔽工程先进行自检，自检合格后，填写《隐蔽工程检查记录表》报送项目监理工程师。监理应对《隐蔽工程检查记录表》的内容到现场进行检测、核查，并签认。《隐蔽工程检查记录表》中的核查意见（审核意见）：核查意见要明确，隐检的内容是否符合要求要描述清楚。然后，给出核查结论。在隐检中一次验收未通过的要注明质量问题，并提出复查要求。隐检合格后，施工单位才可进入下一道工序施工。隐蔽记录是工程最为重要的记录，隐蔽工程不能抽检，要全数检查，对于大的、重点部位的隐蔽工程要有照片资料支撑，我们现在很少有隐蔽工程照片，隐蔽记录也填写不到位，在隐蔽工程表格中（需要设计勘察部门签字），我们现在工程很多未设计勘察部门签字；3.归档文件材料收集完成后应按照（GB/T11822-2008）《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理组卷、编目，将凌乱的有价值的文件材料组合成一个系统，便于今后利用查找。4.收集、整理材料时，要尽可能收集资料的原件。施工单位在填报表、签合同等工作时，要多签一份。多报一份。保证归档的资料是原件。实在没有原件，如供货商提供的质量证明文件为复印件，如钢材合格证等。类似这种复印件，应该允许归档。但必须注意以下几点：第一复印件的内容、印鉴应清晰，且内容与原件一致。第二要注明原件的存放处。原件出处单位加盖公章确认。第三如果原件的字迹材料是不耐久的（如圆珠笔、复写纸），应加印复印件，与原件放在一起。
本文作者：何晓芳工作单位：湖北省核工业地质局
在镇委、镇政府的领导下，在镇经贸、工商等职能部门的指导下，农贸市场按照《东莞市食品安全样板市场的建设标准》，结合本市场的实际情况，抓好了市场硬件升级改造，建立了市场管理制度和规范经营行为，创建工作取得一定成效，得到了市民的好评。
一、基本情况
农贸市场位于镇村，于重建至今，是一个以经营粮油副食、蔬菜、肉类、三鸟、水产及农副产品等为主的综合性集贸市场，市场面积有多平方米，目前，经升级改造后拥有摊档位60多个，商铺9间。
二、主要做法
（一）完善硬件设施建设
市场硬件是保障食品安全的基本条件，只有加强硬件改造，切实解决市场脏、乱、差问题，才能提升市场规模档次，给消费者营造一个整洁和谐的消费环境。
一方面是疏通和改造市场内排水设施。全面对市场原有的排水系统进行清淤疏导，同时结合行业特点，采用不同的形式对市场的排水设施进行改造，对水产、蔬菜区明显带有水的行业采用档内外、明暗排相结合的方式，其他经营类区域采用暗排为主，明排辅助的方式，务求有效地清除地面积水。
另一方面是改造各区的经营设施。按照建设标准，针对重点食品经营设施进行改造。
1、猪肉区改造：在猪肉销售区，设置定点屠宰场的资料、公示栏，每个经营户档位上设置检验检疫合格证明公示牌，统一铺设猪肉摆卖台板，做到统一模式，统一规格。
2、熟食档改造：设立预进间和售卖间，熟食档在原来基础上升高加宽，确保空气流通，预进间内配备洗手、消毒设备，售卖间起到防蝇、防蚊、防尘、防虫等作用。
3、禽鸟档改造：实行销售和屠宰分离，每个禽鸟档均设独立的屠宰间，禽鸟笼全部采用不锈钢材料制造，禽鸟粪便实施暗排。在每个禽鸟档设置了检验检疫合格证明公示牌和配置相关安全防护用具和消毒药水。
4、蔬菜检测室改造：设立独立的蔬菜检测室，配置完整的快速果蔬残农检测设备，检测制度上墙公示。
5、公示设施的改造：在市场的显眼位置设置果蔬检测结果公示栏，不合格食品退市公示栏和违法违章公示栏，在市场主通道设置了电子显示屏，在市场流通领域设置了商品检测信息公示栏和营业执照亮照公示栏，同时，每个经营者档位正面，公示营业执照、卫生许可证、健康证、检验检疫证等证件。
6、档案设施改造：市场设置了专门的资料室，对市场食品准入档案设有专柜，对台帐、票据资料进行统一登记管理。
（二）健全和落实各项规章制度，规范市场经营管理
健全管理制度是农贸市场规范化的核心，落实制度是创建样板市场的关键，因此，村把健全和落实管理制度作为创建样板市场工作的重点和难点，突出抓紧抓好。
1、建立健全管理架构。市场实行经理、场长负责制，下设专职管理人员，包括日常食品监管廵查、果蔬农药残留检测、证照管理、票证台帐档案管理、卫生摆卖秩序管理、安全管理和投诉处理等。
2、合理进行人员分工。由一名专职人员负责票证台帐档案管理、日常食品监管廵查、蔬菜农药残留检测结果公示；由一名专职人员负责证照管理和投诉处理，市场管理和保洁员负责卫生摆卖秩序管理、安全管理，此外，完善市场管理制度，全天24小时廵逻上班管理，实行分区管理责任制，明确每个市场管理员的职责，提高市场管理员的工作职效，以此保证市场管理的质量和卫生质量。
3、落实食品准入措施。市场与经营者签订了食品质量协议书和承诺书，经营者与食品公司签订定点屠宰加工协议书，同时，督促经营者办理相关营业执照，做到持证持照经营。
4、加大廵查力度，确保商品来源正确。我们每天对经营户进行食品进货查验和做好购销台帐记录，收取进货凭证，供货商的合法证照和质量证明，保证食品来源合法和可追溯性，对不合格商品及时进行退市处理，并在公示栏进行公示。
[关健词] 预拌混凝土标准化管理
中图分类号：TU37文献标识码： A
引言
大力推广预拌混凝土、预拌砂浆，是当前建筑市场发展绿色生产、绿色施工的一种必然趋势，但在发展过程中，由于企业管理体系不完善、标准化管理不到位、产品质量不稳定、服务质量不高等问题，也是目前影响预拌混凝土、预拌砂浆企业可持续发展的瓶颈，本人结合工作实践，将自己在强化预拌混凝土和预拌砂浆企业标准化管理工作中的一点做法整理如下，供各位同行参考。
1 预拌混凝土企业标准化管理
1.1 办公场所
办公场所能达到合理规划要求，能满足开展业务需要，能反映一定的企业文化，能符合绿色生产规程。配有电话、传真、电脑、文件柜等办公设施；配有试验室、会议室、档案室、办公室、财务室、经营部、生产部、物资部、生活区等专门办公区域。
1.2 组织机构与规章制度
1.2.1 公司组织机构健全，按照公司的运营机制、企业规模建立合理的内设机构，内设机构有董事长室、总经理室、总工室、办公室、财务室、调度室等，各机构人员到位，并运转正常。
1.2.2 企业内部管理规范，有公司组织机构图、试验室组织机构图、生产组织流程图、混凝土拌合站生产工艺流程图、混凝土检测工作程序图、混凝土生产工艺流程图等管理流程；建立岗位责任制、员工守则、工作制度、经营管理、行政管理、现场项目管理、应急管理等各项规章制度，并悬挂上墙；制度执行情况良好，并有相应的运转考核纪录。
1.3 质量保证体系
1.3.1 企业试验室应当建立严密、完善、运行有效的质量保证体系，编制有《企业质量管理手册》、《试验室质量管理手册》，确保企业的有效运行和持续改进。
1.3.2 企业的质量检验控制：按照合同要求和有关标准规定，对原材料、生产过程控制、出厂混凝土进行检验和试验，按规定做好记录、标识和台帐，及时提供准确可靠的检验数据，掌握质量动态，保证必要的可追溯性。
1.3.3 企业的产品生产流程管理控制：材料进厂把关、生产过程监督管理和出厂产品确认；根据产品质量要求，设计混凝土配合比；制定原材料、生产过程和成品的企业内控质量指标；强化过程控制，监督、检查生产过程使之处于受控状态，采取纠正、预防措施，对整个过程进行监督管理；按相关标准和供需双方合同的规定进行交货验收,行使原材料进场和产品出厂否决权。
1.4 人员素质
1.4.1预拌混凝土企业取得职称资格的人数应达到规定要求：
1.4.1.1 二级资质标准：企业有职称的工程技术和经济管理人员不少于15人，其中工程技术人员不少于10人，工程技术人员中，具有中级以上职称的人员不少于5人。
1.4..1.2 三级资质标准：企业有职称的工程技术和经济管理人员不少于8人，其中工程技术人员不少于5人，工程技术人员中，具有中级以上职称的人员不少于2人。
1.4.2 单位负责人、技术负责人和财务负责人资格符合要求：
1.4.2.1 二级资质标准：企业经理具有5年以上从事工程管理工作经历或具有中级以上职称，技术负责人具有3年以上从事预拌混凝土生产工作经历并具有相关专业中级以上职称，财务负责人具有中级以上会计职称。
1.4.2.2 三级资质标准：企业经理具有3年以上从事工程管理工作经历，技术负责人具有2年以上从事预拌混凝土生产工作经历并具有相关专业中级以上职称，财务负责人具有初级以上会计职称。
1.4.3 有技术人员继续教育计划，相关技术人员每年专业继续教育课时不少于48学时。
1.5 档案管理
公司有专门的档案管理制度，有固定的档案室或档案存放地点，有专门的档案管理人员，有专门的从业人员档案和生产设备档案，有不合格材料退场处理及混凝土质量异常处理档案。资料存放有序，有详细登记，方便查找，各类统计报表汇总、上报、归档及时。
1.6 生产管理
1.6.1 企业的生产区域场地硬化率达到100%，原材料堆放区域分隔明显，原材料厂地、规格等级标识清楚；混凝土的粗细骨料供货产地稳定，氯化物含量较少、级配均匀，含泥量及泥块含量满足要求，粗骨料表面无孔隙；生产、试验人员服装统一、挂牌上岗，各区域警示标识、灭火器等安全防护措施到位。
1.6.2 加强对生产过程监督管理，做好生产过程控制试验记录及配合比记录，严格执行混凝土配合比通知单的有关要求；生产过程中发生的各种变化需要对混凝土配合比进行调整时，也应有专人负责，并重新签发混凝土配合比通知单或配合比调整记录；出厂混凝土质量必须按相关的标准严格检验和控制，经确认各项质量指标符合要求时，方可出具预拌混凝土出厂报告。
1.6.3 企业建立了水泥供货商及生产厂家以下资料档案，其预拌混凝土、预拌砂浆散装水泥使用率达到100%，质量稳定：
1、工商营业执照、税务登记证及单位概况；
2、企业法定代表人身份证；
3、水泥产品生产许可证；
4、产品注册商标；
5、质量认证证书；
6、计量合格证；
7、水泥质量检验和产品合格证；
8、水泥质量型式检验报告（由省一级水泥产品质量监督检验机构出具）；
9、水泥产品商，除提交上述资料外，还需提供授权委托合同原件、与预拌混凝土企业水泥购销合同原件。
1.6.4 企业建立了粉煤灰等掺合料供货商及生产厂家以下资料档案，供货厂家资料齐全：
1、工商营业执照、税务登记证及单位概况；
2、企业法定代表人身份证；
3、粉煤灰质量检验和产品合格证；
4、粉煤灰质量型式检验报告（由省一级粉煤灰产品质量监督检验机构出具）；
5、粉煤灰产品商，除提交上述资料外，还需提供授权委托合同原件、与预拌混凝土企业粉煤灰购销合同原件。
1.6.5 企业建立了外加剂供货商及生产厂家以下资料档案，生产许可手续齐备，质量稳定：
1、工商营业执照、税务登记证及单位概况；
2、企业法定代表人身份证；
3、外加剂产品生产许可证；
4、产品注册商标；
5、质量认证证书；
6、计量合格证；
7、外加剂质量检验和产品合格证；
8、外加剂质量型式检验报告（由省一级外加剂产品质量监督检验机构出具）；
9、外加剂产品商，除提交上述资料外，还需提供授权委托合同原件、与预拌混凝土企业外加剂购销合同原件。
1.7 技术设备
预拌混凝土企业生产设备必须符合相应资质要求。
1.7.1 二级资质标准：
1、配有2台55立方米/小时以上的搅拌系统；
2、混凝土运输车不少于10辆；
3、输送泵车不少于2台；
4、砂石分离机不少于1台；
5、有备用应急电源；
6、有企业专项试验室；
7、满足绿色生产节能、节材、节水要求。
1.7.2 三级资质标准：
1、配有1台30立方米/小时以上的搅拌系统；
2、混凝土运输车不少于5辆，
3、输送泵车不少于1台；
4、砂石分离机不少于1台；
5、有备用应急电源；
6、有企业专项试验室；
7、满足绿色生产节能、节材、节水要求。
1.8 经营行为
预拌混凝土企业无超资质经营情况：二级企业：可生产各种强度等级的混凝土和特种混凝土；三级企业：可生产强度等级C60及以下的混凝土。
1.9 销售合同
销售预拌混凝土、预拌砂浆，供需双方应当签定书面合同，合同内容应明确混凝土种类、强度、等级、数量、坍落度、砂石粒径、水泥标号、氯化物总含量及价格、交货时间及期限、施工及交货地点。
1.10运输管理
1.10.1预拌混凝土的搅拌运输车必须做到车况良好、车容整洁，车身张贴有“禁现搅拌”宣传标语，并应采取相应防渗漏措施，禁止随地冲洗车辆和沿途抛、洒、滴、漏。
1.10.2 混凝土运输车配备了GPS定位系统，预拌混凝土运输距离不得超过30Km，供应无“缺方少量”行为，无迟供、断供、用户投诉行为的发生。
1.11 统计报表
预拌混凝土、预拌砂浆企业必须按月向县散装水泥办公室报送当月产量、质量报表，数据必须准确、上报必须及时，无瞒报、虚报行为。
1.12 技术交底
预拌混凝土、预拌砂浆企业在预拌混凝土、预拌砂浆供应之前应当安排技术负责人到施工现场进行预拌混凝土、预拌砂浆使用技术交底，在供应之后应当建立售后服务保障体系。
1.13 销售价格
预拌混凝土、预拌砂浆的单价不得超过附近市县区的平均水平，无价格联盟等市场垄断行为，无经查属实的价格虚高，哄抬价格投诉。
1.14 质量行为
预拌混凝土、预拌砂浆质量没有受到省、市、县建设主管部门通报批评或引起业主不满，无经查属实的书面申诉材料；预拌混凝土、预拌砂浆企业无因预拌混凝土、预拌砂浆质量责任而发生过四级以上工程建设质量事故。
1.15 持续改进
预拌混凝土、预拌砂浆企业建立了内部管理评审制度，对各级管理部门在每年定期组织的工作检查中发现的问题，或自身管理评审工作中发现的问题，能够积极组织按时整改，无拒不整改情况。
2 预拌混凝土试验室标准化管理
2.1 设施和环境
2.1.1 为保证检测结果的有效性和准确性，对影响试验结果的温度、湿度、采光、通风、振动等设施和环境条件应加以控制，防止环境因素对检验工作造成不良影响。
试验室应建立标准养护室、配合比室、力学试验室、样品留样室、水泥试验室、砂石试验室、外加剂试验室、技术资料室等必备检验场所。
2.1.2 试验室总面积不宜少于120平方米，其中标准养护室面积不宜少于20平方米，样品留样室面积不宜少于6平方米。
2.1.3 试验室应保证用电、用水安全，应备有应急备用电源，各检验室应配置2个灭火器以上的防火安全设施。
2.2 试验人员
2.2.1 试验室人员必须经省住建厅或省其他相关部门委托单位的培训、考核并取得岗位合格证后，方能从事试验室相关检验工作。
2.2.2 试验室主任应具有3年以上从事预拌混凝土生产工作经历并具备相应专业中级以上职称。
2.2.3 试验室应配备砂、石、水泥、外加剂、粉煤灰等掺合料及混凝土专业技术人员和检验人员，检验人员人数应能满足检验工作需要且不得少于3人。
2.2.4 试验室岗位人员须满足当地建设主管部门的备案要求, 不得兼职且只能在一家单位任职，其任命、离职、流动和工作岗位调整等应提前报当地建设主管部门备案。
2.3 仪器设备
2.3.1 检验设备配备应满足检测能力的基本要求，设备性能及精度应满足标准规范的技术要求。
2.3.2 试验室应有仪器设备一览表和检定周期表，检验仪器应按期校准并能提供有效的校验证书，检验仪器应建立设备使用、维修、管理和校准制度，仪器使用后应及时填写仪器使用记录。
2.3.3 试验室应建立设备档案（原则上应一机一档），档案内容包括：名称、规格、型号、生产厂家、出厂日期、接收日期、启用日期、序号或其他唯一性标识、出厂合格证书、使用说明书、验收维护记录、校准/检测日期和结果及下次校准/检定日期；
2.3.4 检验仪器应实行三色标志管理：绿色（合格证）、黄色（准用证）、红色（停用证）。
2.4 技术档案
2.4.1 试验规程及相关检测标准齐全、有效，更新及时，有定期技术支持更新保障；
质量手册、程序性文件和作业指导书编制齐全，修订及时，其有效性得到保证并严格执行。
2.4.2 技术人员档案建立健全，有技术人员的职称、学历、上岗证号、工作简历、继续教育情况及不良行为记录等内容。
2.4.3 委托单、原始记录、检测报告、检测台账、仪器使用记录等资料领取、归档手续齐全，有统一编码、按年归档、分类存放、方便调阅等措施。
2.4.4 有不合格材料及混凝土质量异常登记台帐。
2.5 混凝土取样
试验室应建立质量管理体系，对生产过程和出厂产品定时检验，保证生产的混凝土处于质量受控状态。预拌混凝土质量检验分出厂检验和交货检验:
2.5.1 出厂检验的样品试验工作在搅拌地点采取，由供方承担；交货检验的取样试验工作在交货地点进行，由需方承担，当需方不具备试验能力时，可委托供需双方认可的有试验资质的单位承担。
2.5.2 交货检验：混凝土试样的采集和坍落度试验应自混凝土运至交货地点时起20分钟内完成，试件的制作应在40分钟内完成（交货检验的试样应随机从同一运输车中抽取，混凝土试样应在卸料量的1/4—3/4之间采集）。
2.5.3 出厂检验混凝土强度的试样，每100盘但不超过100立方米相同配合比的混凝土取样不得少于1次，每一工作班拌制的同配合比的混凝土不足100盘时，取样不得少于1次。
2.6 原材料留样
2.6.1 企业和原材料生产供应单位必须在材料进场时共同取样封存，封存的样品数量应能满足检测的需要，封条应注明生产企业名称、样品编号、样品品种、规格、生产日期、批号及代表数量、封存日期。
2.6.2 样品由企业和所供材料生产方的管理代表或生产方书面委托的人员双方签名或盖章后封存，封存样品的封条应完整无破损或揭换。
2.7 样品的维护
2.7.1 样品应分类存放，标识清楚，样品管理员负责对样品进行适当防护，做到帐、卡、物一致。
2.7.2 样品应存放于指定的样品柜或货价上，样品室内应卫生、清洁、干燥通风，配置必要的环境和安全设施，保证样品存放安全、完整。
2.7.3 样品应采用唯一性标识管理：在样品上标注由计算机生成的唯一性编号，对样品进行唯一性标识。
2.8 原始记录
原始记录应采用规定的表格填写，填写或打印应及时，记录数据应规范、字迹清晰、信息完整、数据准确。
2.9 记录更改
2.9.1 记录如果出现差错，须对错误处进行更改时，其方法为在有误的数据上划两条删除线，在原数据的右上方记入更改的数据，不得涂改、擦改、描改，应保持更改部分清晰可见，所有的更改均应有更改人签名或盖名章。
2.9.2 原始记录一般不允许重抄，以保证其原始性，如更改较多不易辩认，则需经试验室负责人同意后方可重抄，但应将原记录一并附在抄件之后，能真实再现试验全过程，做到与试验报告数据吻合，确保试验活动的可追溯性，但自动采集的原始数据不得更改。
2.9.3 原始记录内容应包括：原始记录标题，原始记录唯一的连续编号，委托单编号，样品编号、名称、状态、规格，试验环境温湿度，试验方法、试验数据、计量单位、计算结果，试验中异常情况的描述和记录，试验日期，试验、审核人员的签名，试验用主要仪器设备型号等。
2.10 试验报告
2.10.1试验报告内容应包括：试验报告标题，工程名称，原始记录的相关编号，样品名称、生产单位、批量、规格、等级、生产或进场日期，试验报告的唯一性编号和每页及总页数标识，试验及报告日期，产品技术指标，结构部位，试验依据，计量单位、试验结果，试验、审核人员的签名等。
2.10.2 砼配合比通知单应包括生产日期、工程名称、 混凝土强度、坍落度、混凝土配合比编号、原材料的名称、品种、规格、配合比和每立方米砼所用原材料的实际用量等内容。
2.11 报告的复制、发放、归档
2.11.1 报告一律不得涂改，不留空栏。
2.11.2 相关责任人依据报告原件校对无误、签字确认后加盖试验室测试专用章，由专门窗口发放。
2.11.3 资料管理员将留存的报告、委托单以及其它原始记录等一并归档保存。
2.11.4 检测报告、原始记录保存期限为5年。
2.12试验能力
企业试验室至少应具备下列检测能力：
1、水泥：细度、凝结时间、安定性、强度。
2、砂：含泥量、泥块含量、含水率、颗粒级配、堆积密度、表观密度。
3、石：含泥量、泥块含量、颗粒级配、含水率、针片状含量、压碎值指标、吸水率。
4、外加剂：凝结时间、细度、水泥净浆流动度、抗压强度比、PH值、减水率、泌水率、含气量。
5、粉煤灰：细度、需水量比、烧失量、含水量、安定性。
6、混凝土力学性能：抗压强度、抗折强度、抗渗性能。
7、配合比：坍落度、含气量、容重、水灰比、和易性。
2.13操作规程
1、试验人员实施试验前，应核对试验任务单和样品的一致性。
2、操作前应先检查设备状态、环境条件，并填写主要仪器设备使用和环境记录。
3、根据试验标准或方法要求制备样品。
4、试验人员依据相关的标准、规范、作业指导书实施试验，并填写或打印试验原始记录。
5、试验完成后再次检查设备状态并做好相应记录。已检样品应进行状态标识并放入规定的区域。
2.14 比对验证
2.14.1 企业试验室必须建立比对验证检验制度，送有资质的法定试验机构进行比对，比对检验内容包括砂、石、水泥、粉煤灰、外加剂等原材料、混凝土配合比和混凝土性能。
2.14.2 企业试验室应根据生产量及材料检测情况确定材料试验和送检的频次，比对试验频率不低于每月一次，并定期做好送检样品的统计记录工作。
2.14.3 企业试验室应用正确、科学的数理统计方法，及时进行混凝土质量统计,绘出本企业混凝土强度曲线图并做好分析汇总，寻找存在问题的解决方法，提升企业的产品质量，提高企业的工作效率和决策的有效性，促进质量管理体系的持续改进。
3 预拌砂浆企业标准化管理
参照预拌混凝土企业二级以上资质进行管理。
2008年5月，财政部了《企业内部控制基本规范》，2010年4月26日，财政部会同证监会、审计署、国资委、银监会、保监会等部门联合《企业内部控制配套指引》，鼓励非上市大中型企业、单位提前执行，高校等事业单位参照执行。高等学校作为教育事业单位，经过1989年以来的连续扩招，无论在校生规模、学校资产总值、学校资金总量都有很大的增长。据统计显示，高校经过20多年的快速发展，无论人员数量还是经济总量，与20年前已经不可同日而语。1989年实施高校扩招以来，在校大学生从208.2万达到2979万，2009年高校教职工达到211万人，全国教育经费达到16502.7亿元，其中高校财政拨款经费总额2544.7亿元。高校会计如何为社会提供准确、完整、有用的会计信息，会计内部控制的构建与应用就显得非常迫切。
到现在为止还没有一套针对性很强、操作性很强的解决高校内部会计控制的制度设计。本文试图通过对高校实际运行的研究、分析归纳高等学校内部控制采购业务、合同管理的流程再造。
二、高校采购与付款业务内部控制流程再造
高校采购与付款的业务是指高校支付货币资金获得货物或享受劳务的过程，业务发生较为频繁，工作量较大，容易产生漏洞，是高校财务管理的重要一环。设计采购与付款控制程序目的就是要规范采购与付款行为，防范业务过程中的舞弊或疏漏，防止采购环节中违法乱纪行为的发生。
第一，采购与付款业务控制的关键环节。根据采购与付款业务的特点，结合高校实际，可以把采购与付款业务概括为以下几个关键环节：一是采购岗位责任制，明确职责、权限、不相容岗位分离；二是确定归口管理部门，明确请购程序；三是明确采购方式，供货商的确定，采购过程透明；四是明确付款方式，按规定流程办理付款手续。
第二，采购与付款的职责分工与岗位设置。采购与付款业务的岗位设置，必须保证不相容的职责权限相互分离，确保相互制约和监督。一般包括：物品需要部门，不能同时担任采购职务；付款审批人和付款执行人不能同时办理招标和询价的业务；采购人不能担任验收人；付款审批人与付款人职务分离；不得由同一部门或人员办理采购与付款的全过程。
第三，请购审批制度。提出物品采购申请是采购环节的开始步骤，高校可以根据不同的需要制定不同的请购制度，但一般应该包括以下环节，见图1。
第四，采购询价、招标采购制度。采购与付款业务的关键环节就是招标、询价环节。供应商的选择、货物价款的确定都是在此环节产生，此环节也是最容易产生腐败和问题的环节。见图2。
高校应加大对该环节的内部控制，成立招标委员会、设置招标专家库、制定开标程序，确保招标环节的公开、公正和透明，使招标工作在阳光下运作。
第五，合同签署制度。招标办公室根据招标委员会招标、询价的结果确认供货商，签订经济合同，在权限范围内审批，合同中列明所购物品的品名、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、售后服务、付款方式、验收方式等。超过权限的有上一级部门或领导审批，重要的经济合同由院长签批。经济合同作为财务部门支付货款的重要依据。
第六，采购验收制度。为达到控制的目的，验收人必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来担任。收货部门的控制主要在收货的数量和质量上，根据经济合同的数量和质量要求，独立检验收到的物品，出具验收单或检验报告，作为入库、付款的重要依据。
第七，付款审批制度。付款是采购业务的最后环节，其控制的主要过程包括审核经济合同、审核货物发票、审核验收单据、现金的使用控制等。财务部门要审核采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的合法性、合规性、完整性和真实性。严格按照现金管理条例的规定支付货款，认真核对结算单位的账户和经济合同相一致。认真核对经济合同规定条款支付货款，暂扣的质保金、尾款要准确无误。付款审批制度可以概括以下几点，见图3。
三、高校合同管理内部控制流程再造
高校建立合同内部控制制度是为了避免或减少因合同管理不当给学校带来不必要的经济损失或给学校的社会声誉造成恶劣的影响。高校应该高度关注合同管理制度的制定和落实情况，严格招投标制度，对合同条款的真实性、准确性和可行性的把握，制定合同履行的全面性和责任追究的规定，加强合同管理的日常管理等。
第一，合同管理控制的关键环节。高校在实施合同管理内部控制的过程中，应把握的关键环节可以概括以下：合同订立授权分级管理；制定合同管理制度，明确合同订立的程序、形式；合同履行和变更的开展；合同专用章的保管和使用制度。
第二，合同管理岗位设置和分工。高校应建立合同管理岗位责任制，明确规定相关部门和个人的职责、权限，保证办理经济合同的不相容岗位相互分离。见图4。
第三，合同管理的授权审批制度。为明确合同审批权限，规范合同订立行为，防范和降低因合同的订立给高校带来的风险，高校应该建立合同授权审批制度。区分不同合同，采取不同的审批手续，一般金额较小的合同可授权校级领导副职履行，重大的经济合同必须有法人签批。
第四，合同管理的会签制度。为防范和控制合同可能的风险，加强对合同制定的监督，规范合同的制定行为，必须建立合同的会审制度。会审是在合同拟稿后、正式生效前，由合同关键条款涉及的部门会同纪委监察室对合同文本进行最后审核的关键环节，是高校法人签署合同前的最后一道关。合同会签主要是会审合同的合法性、紧急性、可行性、严密性，不能对高校带来不安全的影响。
第五，合同专用章使用和合同档案管理制度。合同专用章是合同生效的关键点，必须指定专人保管。对外签署的合同必须由法人代表签署或其授权的人签署后，才能加盖经济合同专用章。经济合同专用章仅限经济合同上使用，不得在其他文件上使用。业务经办人必须持经济合同会审签批的程序单方可用印。专用章保管人员必须对用印情况进行登记，对合同文本必须留存保管。未经审批、未经会签一律不得用印。
1仪器设备的使用、维护和维修
1.1仪器使用仪器设备在正常使用阶段，是设备发挥其效能的主要阶段，也是设备管理工作的重点，要搞好使用阶段管理，首先应配备强有力的操作员队伍，其次要有严格的操作和管理制度，并落实责任，还要定期对仪器设备使用状况进行综合考评，及时处理和消除隐患，以充分发挥仪器设备的效益。仪器在使用阶段，由于仪器本身的质量及零部件的磨损、元器件的老化，环境水分和灰尘的影响，技术状况必然会发生变化，这可能影响仪器设备的性能，甚至诱发故障。因此必须及时发现和排除这些隐患，才能保证仪器设备的正常运行。仪器设备的维护和维修，包括为排除事故隐患而进行的日常保养和为恢复受损功能的修理。
1.2仪器维护仪器的维护，包括对仪器进行的清洁，功能和精度的检测、以及磨损程度的测定，定期的、防腐蚀、防锈检查，及早发现仪器设备的变异部位及程度并做出相应的处理。仪器设备管理科室应制定维护计划，一般粮油质监机构实验室常用仪器设备的维护计划可参考表。除了日常维护之外，对于那些使用频率高、准确度要求高、易损坏及发生过损坏事故的仪器设备，在两次检定、校准期间必须要进行期间核查。其目的是在两次检定∕校准的间隔期间防止不符合技术规范要求的仪器设备在检测中使用。期间核查基本上以等精度核查的方式进行，如仪器间的比对，方法比对、标准物质验证、加标回收、单点自校等都是可以采用的。
1.3仪器维修仪器主要是由光、机、电、气等部分部分组成的，光学元件有受潮发霉、性能变坏的可能，机械部分有磨损的问题，电子元件有老化的问题，气路有泄露和堵塞的问题，故障类型繁多。仪器设备管理人员应当掌握足够的基础理论知识，熟悉仪器设备工作原理和结构、性能、安全规范、保养要求和方法；熟练掌握仪器设备的操作技术，能正确处理紧急情况，能正确装卸所用仪器的常用配件，能够进行一般的维护和保养，还应有高度的敬业精神，严肃认真、一丝不苟的工作态度，有良好的职业道德，还应当具备一定的简单的维修处理能力，例如，会使用万用表、烙铁和一般工具，进行诸如插头、插座、保险管和各种传动带的更换、水管和气表的连接及更换。在仪器发生故障时，能大致判断故障发生的部位。仪器设备检修时，操作员应提出书面报告，其内容应包涵：仪器设备存在的问题、检修的项目等，经相关负责人批准后安排实施维修。严禁不熟悉仪器性能、原理构造的人员拆修仪器设备。仪器设备管理人员平时要注意收集仪器供货商的信息，编制仪器和耗材供货商信息表，在关键时期是非常有用的。仪器设备通常采用以下几种方法修理：（1）对于大型精密仪器，联系厂家派遣工程师上门维修。（2）小型仪器可邮寄回厂家修理，在邮寄时尽量使用原包装，没有原包装的，也要用泡沫、纸箱或木箱严密包装封好，防止仪器在运输过程中发生新的损坏；或将故障告知厂家售后服务部门，对方根据故障情况寄来相应的配件，由使用单位的仪器设备管理人员自行安装更换。（3）对于实验室通用仪器设备，请当地专业仪器维修单位上门修理，也是一个经济有效的方法。
2仪器设备的计量检定、校准和标识管理
对外出具检测报告的法定质监机构，为保证检测数据的准确可靠并能溯源，必须对所用仪器进行计量检定、校准。具体有以下3种情况：
2.1仪器检定凡列入《中华人民共和国强制检定的工作计量器具目录》并为委托单位出具检验报告使用的工作计量器具必须定点、定期送检。例如温度计、天平、容重器、气相色谱仪、液相色谱仪、原子吸收分光光度计、原子荧光光谱仪、酶标仪、紫外分光光度计和玻璃量器等。值得指出的是，玻璃量器和温度计有一定的不合格比例，检定后要把不合格品或者销毁，或者贴上标记封存起来，防止再次送检。
2.2仪器设备校准对于未列入强检目录的仪器，可以检定也可以校准。例如烘箱、培养箱、箱式电阻炉等。
2.3仪器比对对于没有国家或地方计量检定规程、尚不能溯源的仪器。这一类的专业仪器在粮油质量监测机构实验室里有很多，例如面筋测定仪、降落值测定仪、粉质仪、拉伸仪、硬度指数测定仪等。可以采用实验室间仪器比对的方式进行自校，也可以使用有关厂家制作的标准样品进行验证。
2.4仪器的标识实验室所有的仪器设备应实施标识管理，状态标识分为“合格”、“准用”和“停用”3种，通常以“绿”、“黄”、“红”3种颜色表示。合格标志（绿色）表示仪器经计量检定或校准合格，确认其符合检测技术规范规定的使用要求；准用标志（黄色）表示仪器存在部分缺陷，但在限定范围内可以使用；停用标志（红色）表示仪器目前状态不能使用，但经检定校准或修复后可以使用，不是报废仪器。
3仪器设备的档案管理
技术档案应该从提出申购计划的时候，就开始建立，并要求做到规范，技术档案中应包括以下内容。（1）原始档案。包括申请报告、订货单、合同、验收记录、使用说明书、光盘及随同仪器技术档案附带的全部技术资料。（2）使用档案。包括仪器使用和维护记录；所有检定∕校准报告或证书；仪器的任何损坏、故障、改装或维修记录。对于价值昂贵的主要仪器设备，应以一台一档的方式建立档案，如同检测人员的技术档案一样，实施动态管理，及时补充相关的信息和资料内容。常用的小型仪器设备则可综合建立一个档案，集中存放管理；也可以分成几个类别，相对集中存放［3］。
4仪器设备的搬迁
现代社会对实验室的要求越来越高，原来的实验室建筑水电线路老化或负载增加，采光不良，实验台柜和通风厨破旧，已不适应新形势下检测行业的需要，势必进行装修改造。装修前实验室的整体搬迁是不可避免的。如何搬迁才能最大限度地保护仪器，使仪器设备在搬迁后不会损坏或降低检测精度，这是一个不容轻视的问题，作为仪器设备管理人员，平时就要多存一些纸箱、泡沫、海绵、透明胶带等，并尽量保留一些原包装，搬迁前就要用这些材料把仪器严密包装封好，使仪器设备在运输过程中能够防震、防水、抗压。仪器的配件、螺丝和连接线都要随仪器装箱，不可随便乱放，仪器暂时拆除的部位要用标签纸或记号笔做上明显标记，有利日后的安装。玻璃器皿必须逐个用报纸包好放入纸箱，并在纸箱外明显部位做上“易碎”标记。
5仪器设备的报废处理
任何仪器设备都具有一定的使用期限，在有效使用期限内，操作仪器得出的分析数据是准确可靠的，相反，由仪器获得的数据是无效数据，整个仪器系统便随之报废。目前在各级粮油质量监测和科研机构累积了不少报废了的各种仪器设备，有的是八、九十年代的，甚至有七十年代的。由于仪器属于固定资产，仪器报废管理制度又不够完善，造成这些旧仪器长期堆放在实验室和仓库角落里，弃之可惜，留之无用，还占用了宝贵的实验场地，这种状况应当改变。下面谈谈笔者对仪器报废管理的几点建议。有关部门应根据国内外科技、经济的发展状况和要求，尽快出台仪器设备报废管理办法，对以下情况的仪器实行强制报废。（1）使用年限或累计运行时间超过国家技术权威部门规定的。（2）使用年限虽未超过国家技术权威部门规定的期限，但经过多次维修，技术参数下降，造成整个仪器系统工作不稳定，不便使用、无法产生经济效益的。（3）仪器关键部件已经损坏，无法修复或修复费用太大的。（4）仪器的制造原理和技术已明显落后，无配件来源，或仪器的能耗、污染超过规定标准的，也应停止使用。如果大型精密仪器符合上述列举的情况，应当申请报废处理。报废的仪器设备应及时撤出使用场地。另一种情况是，有些监测机构由于专业调整、人员变动或仪器更新换代的需要，使一部分外观和技术性能尚好，降级使用能满足部分实验需要的仪器停止了使用。对于这类仪器，笔者认为使用单位应当本着互惠互利、物尽其用的原则，把这些仪器转移到基层企业去继续发挥作用。其次，可以拿到行业内职业院校作为分析化学、粮油检验等课程的教学仪器，或作为粮油质检员职业技能鉴定的培训仪器和实操仪器。有些通用型仪器设备可以转让给基层粮油仓储和加工企业的化验室，也能发挥一定的使用效益。
6结语
【关键词】 ERP系统 企业管理 信息技术
ERP系统，即企业资源计划系统，是一种以信息技术为基础，系统化、集成化的管理信息系统，经历了三个阶段：最初的物料需求计划阶段、中间的制造资源计划阶段、现在的企业资源计划阶段。ERP系统管理主要体现在：整个供应链资源；精益生产、敏捷制造、同步工程；事先计划、事中控制。ERP系统起源于制造业，并且主要应用于制造业。一般包括四个模块：生产控制管理模块、财务管理模块、物流管理模块、人力资源管理模块。
1. 生产控制管理模块
生产控制管理模块是ERP系统的核心。根据准确、详实的数据信息，制定和实施周密的生产计划，随时根据生产过程中产生的反馈信息来修正生产计划，最终完成生产计划。
1.1 主生产计划
主生产计划不是在某一个具体的时间点上与预测、客户订单相匹配，而是在某一段时间内与预测、客户订单相匹配，使得这一段时间内的生产计划是稳定和均衡的，可以提高设备、生产人员的有效利用率，避免出现设备、生产人员不足或者闲置的情况。
1.2 物料需求计划
物料需求计划是生产控制管理中最困难的部分，在主生产计划确定后，就需要把这一时间段需要生产的产品分解成各个零部件的生产计划和采购计划。涉及到四个方面：主生产计划、物料清单、库存记录、提前期。在实际生产过程中，经常会出现一些意外情况，造成物料需求计划频繁改动。比如：订单改变、紧急插单、产品流程变化、设备故障检修、生产人员生病请假等。
1.3 能力需求计划
能力需求计划是ERP系统中重要的反馈环节，根据物料需求计划，对生产过程中的生产能力进行核算，确定物料需求计划与企业生产能力是否匹配，提前发现生产中的瓶颈问题，采取对应措施，调整生产任务，充分利用现有资源，保质保量地完成生产计划。
1.4 车间作业控制
车间作业控制是把生产过程中的人力、物力、设备、时间等进行控制和管理，将车间作业进行排序，然后把作业下达到每个车间。主要任务是：按照物料需求计划控制生产作业；出现偏差，及时纠正，无法纠正则及时反馈；对生产作业执行的结果进行汇总。排产问题是车间作业控制的瓶颈问题。
1.5 基础数据
ERP系统作为一种计算机软件，需要把一些基础数据进行数字化，进而对基础数据进行采集、加工、处理、存储、传输，实现对企业资源的管理和配置。基础数据主要包括：物料编码、物料清单结构、工作中心设置和划分、提前期、工序、制造日历、客户、供应商等。
2. 财务管理模块
ERP系统在企业财务管理中，突破了传统财务管理的会计核算功能，增加了预算管理功能、成本管理功能，把不同业务部门的信息集中和整合，实现了物流、信息流、资金流的统一，使企业能够及时了解生产情况，做出前瞻性的分析和预测，提高企业的管理水平和生产效率。一般分为会计核算模块和财务管理模块两大模块。
2.1会计核算
会计核算主要包括以下模块。
总账模块：是会计核算的核心，其他分模块都以总账模块作为中心进行信息的传递。以凭证处理为主线，提供凭证处理、预提摊销处理、自动转账、调汇、结转损益等会计核算功能，并提供账簿和财务报表。
应收账模块：商品买卖中，由于赊欠交易而产生企业应收的客户欠款账。包括发票管理、客户管理、付款管理、账龄分析等功能。
应付账模块：企业应付的购货款。包括发票管理、供应商管理、支票管理、账龄分析等功能。
现金管理模块：控制现金的流入和流出，以及银行存款的核算。包括硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理功能。
固定资产核算模块：固定资产的增减变动情况、折旧有关基金计提和分配的核算工作。帮助管理者了解固定资产的现状，提供管理固定资产的科学依据。
工资核算模块：进行员工的工资结算、分配、核算以及各项相关经费的计提。
成本模块：根据产品的采购、产品结构、工序、工作中心等情况对产品进行成本计算，进行成本分析和规划。
2.2财务管理
财务管理是以会计核算的数据作为依据，进行分析和处理，做出相应的财务预测和管理。
财务计划：预算与实际的执行情况总是存在着差异，财务计划在分析这些差异之后，进行一些必要的调整，进而做出续期的财务计划和预测。
财务分析：根据会计核算得到的财务数据，通过不同的财务分析方法，对数据进一步加工和处理，产生需要的信息，为管理者制定决策提供全面、详实的依据。
财务决策：制定有关资金方面的决策，是财务管理的核心内容。包括资金的筹集、投放、管理等。
3. 物流管理模块
根据有关资料，在产品生产和销售过程中，用于生产的时间占5%左右，用于储存、装卸、等待加工和运输的时间占95%，导致国内的物流成本一般占总成本的30%～40%，而有效的物流管理可以节约15%～30%的物流成本。
3.1采购管理
采购管理对采购业务的整个过程进行管理，全程监控采购计划的实施、采购成本的变动、供应商的履约情况。可以制定最佳的采购计划、筛选最佳的供货商，保证企业采购计划顺利实施和最低的采购成本。
3.2库存管理
库存管理是物流管理中难度最大、工作量最多的模块，是企业供应链上的关键环节之一。物料的存储数量是库存管理中最棘手的难题，存储数量太多，会造成库存积压，占用大量资金；存储数量太小，不能满足正常生产需求，也会面临物料价格上涨的风险。
3.3销售管理
销售管理是企业与客户的接口，直接影响着企业的利润，也是企业再生产的资金保障。所提供的产品销售情况和市场预测是企业制定下一步生产计划的重要依据。
4. 人力资源管理模块
近年来，企业间的竞争愈演愈烈，人才成为新的竞争焦点。人力资源成为企业的宝贵资源，人力资源管理成为企业利润增长的重要途径，是企业管理者关注的一个重点内容。
4.1人事档案管理
人事管理是人力资源管理的基础工作，包括员工的试用、转正、退休、解聘等内容。人事档案管理是人事管理的重要内容，包含人员各种信息，作为企业员工的统计分析、调资、培训教育的依据。
4.2人事异动管理
员工的变动情况会影响到产品的生产过程，人事异动管理能够通过多种形式、多种角度反映出这种变化，为管理者及时提供相应信息。
4.3考勤管理
员工的出勤情况，直接影响到产品的生产过程，同时与员工的工资情况密切相关。因此，考勤管理是企业一项重要制度。包括员工工作计划、人力成本控制、假期额度控制、请假处理等功能。
4.4绩效管理
绩效管理是对所有员工的重要考核内容。以部门绩效和员工绩效作为考核标准，对部门或者员工进行绩效目标管理和过程管理。
4.5薪资管理
根据考勤管理和绩效管理提供的数据，作为员工薪资的依据。通过员工成本分析和预测，可以提供企业成本分析的依据。
参考文献：
[1] 杨晓丽.浅谈erp在现代企业管理中的应用[J].前沿，2007，（5）：51-52.
[2] 汤龙飞.浅析ERP在现代企业中的应用[J].沿海企业与科技，2010，（10）：62-63.
1.1可以合理有效使用公共资金
府采购制度，是以一整套法规为基础，以公开、公正、公平为原则，以招标为主要方式，财政部门直接向供货商付款购买商品和服务，政府既得到了价廉物美的商品和服务，又可大幅度节约支出，提高资金使用效率。西方一些国家的实践证明，实行政府采购后，公共资金的节约都在15％左右。这表明，建立政府采购制度是保证公共资金有效利用的最佳手段。
1.2有利于强化政府宏观调控能力
财政政策是国家对经济进行宏观调控的重要手段之一，分为收入政策和支出政策，而政府采购政策是支出政策的重要内容之一。采购政策对经济的调控作用主要体现在以下两方面：
一、调节国民经济运行。行政事业单位的政府采购是社会总需求的一个重要组成部分。它对社会经济的流通、生产、分配和消费诸环节均有重要的影响。
1.3有利于提高采购活动的透明度
政府采购中引入的招标、竞标机制，将采购行为置于公开、公平、公正的市场之中，一切活动都按市场规律进行，从而有效杜绝了权钱交易等腐败行为。
2行政事业单位实行政府采购的措施与方法
2.1构建完善的政府采购法律体系
通过制定政府采购的法律法规可以对采购程序和行为进行规范和约束，保障采购活动的顺利进行。我国财政部于1999年了《政府采购管理办法》。此后又颁布一系列规范政府采购招标投标、政府采购合同、政府采购信息公告等内容的部门规章。2002年我国制定了《政府采购法》。但我国目前的关于政府采购的法律基础还面临以下需要解决的问题：一是修改原有与《政府采购法》不适应或冲突的地方性法规和规章，二是制定政府采购法的实施细则以及配套的规章制度，尽快构建一套适合我国国情的完善的政府采购法律体系；三是在实践中不断完善政府采购基本法，以适应新的情况；四是创建良好的法制环境，加强宣传，严格执行，完善质疑和投诉制度。
2.2明确建立统一的政府采购机构
结合我国的实际情况，政府采购中的集中采购项目应该由一个专职机构如单位采购中心统一组织采购。采购中心根据实际情况可以将一些招标事务委托社会中介组织承办。采购中心应当组织开展的主要工作是：工程采购。主要负责组织专家对由财政拨款的公共工程进行评估论证，核定建设成本，参与公共工程招投标。服务采购和货物采购，主要负责项目预算，确定标的底价，开展商务谈判、合同签订；监督合同执行，参与验收等事务；行政保障，主要负责各采购项目的资金结算，中心的财务管理。中心行政事务。采购中心的人员应以专业人员为主，要特别重视吸纳工程设计、工程预决算、工程管理、国际贸易，经济法、质量监管等方面的人才。科学选拔和安排政府采购中心人员，是为了确保采购队伍的专业化，提高采购效率，保证采购质量，最大限度地降低采购风险。
2.3完善政府采购预算工作
《政府采购法》第6条规定，政府采购应严格按照批准的预算执行。政府采购预算编制是否科学、规范，采购项目是否完善、细致，直接关系到整个政府采购活动的质量。因此，政府采购预算在编制和执行中应注意以下事项：(1)细化采购项目，建立集中采购和分散采购备案管理制度。进一步深化预算编制改革，要从预算科目设计、部门预算编制内容、预算编制时间及部门预算的批复等方面，反映政府采购需求。使预算单位编全编实预算。切实规范预算执行中的调整和追加行为，强化预算约束。对确需追加预算的，采用追加预算听政会的形式，确保“阳光操作”。(2)采购单位应增强预算意识，按照规定编制并执行预算，不得擅自改变资金用途和超标准采购。摸清家底，建立完善的物品动态信息库，避免无预算采购、重复采购、盲目采购等浪费行为。(3)是优化内部岗位设置。建立协调高效运转的内部工作机制。制定严格的内部管理制度，包括质量控制制度、经济责任制度、内部工作规程、人员工作守则、档案管理制度、监督检查制度等，并对每个采购项目实行量化管理，明确时间要求。从机制上提高采购工作效率。(4)创新采购方式，积极推行协议供货制度。对于配置标准、价格透明的通用设备实行协议供货制度，可以有效减少重复采购、小批量采购的次数，提高采购工作效率。
2.4积极采用各种信息化技术
目前，国际上比较流行的利用计算机网络政府采购信息并进行网上交易的一种现代化的采购方式是政府采购电子贸易系统。实现这种采购方式，只要将本国的网络与国际网络连接，就可以进行国际性招标，供应商的投标文件也可以通过网络进达。建立政府采购电子贸易系统，可以打破空间限制，节省时间，减少人力和费用，同时，还可以实现无纸化办公，节约大量的纸张费用。
2.5实行绿色采购措施
当前我国绿色危机具体表现在：土地荒漠化速度加快、水污染日益加重，生态平衡严重失调。自然灾害日趋频繁等。相当多的地区环境污染状况依然没有得到变，有的甚至还在加剧。生态环境继续恶化，严重影响我国经济社会的可持续发展和国家生态环境安全。政府绿色采购清单是指政府有关部门以环境标志产品为依据所编制的政府采购产品清单。该清单在具体制定和执行时。有两种情况：一种是指导性清单。不具强制性。另一种是强制性清单，即政府采购相关产品时，必须按照绿色清单指定的产品采购。绿色采购清单制度是国际上实施政府绿色采购的通行制度。绿色采购标准制度是与绿色采购清单制度相辅互补的一种制度，是指政府并不直接列出节能环保产品清单，而是由国家相关标准管理部门从节能、环保等多个方面对机械、电子等材料制定明确的采购标准。根据国内外的经验，绿色采购标准可分成三类；强制性标准、硬性标准和弹性标准。
2.6提高政府采购专业人员的素质
政府采购的具体工作应由专业化的人员负责执行，政府采购人员素质的高低。直接影响到采购工作是否公平、公正，这实际上是代表政府的形象问题。因此，应借鉴国外的做法。重视对政府采购的专业人员的培训工作，政府采购人员应采取考试的办法进行筛选，考试合格者要在财政部门或有关部门登记注册，成为正式的专业政府采购人员。第二，要加强和扩大政府采购培训范围，实行分类培训，在加强政府采购人员的同时，还要加强对采购单位领导、财务人员、财政内部相关人员、机构、供应商、政府公共事务和公益事业人员进行政府采购基本知识的培训，不断拓宽政府采购的培训范围，从而确保政府采购队伍的专业化、职业化。第三，不仅要加强岗前培训，还要加强岗后的后续教育，实行重点培训。在加强政府采购人员的岗前政治思想素质教育的基础上。使他们熟悉党和国家的各项方针政策，拓宽他们的知识结构，从而培养出全面的、新型政府采购人才，以适应政府采购工作的需要。
