时间：2023-05-30 09:39:08
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇基建档案的重要性，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1.重视工程建设、轻视档案管理
目前企业工程项目管理中普遍存在重工程，轻档案的问题。负责工程项目的管理人员，档案意识淡薄，认识不到位，平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作，忽视建设工程中档案资料的管理。究其原因：一是企业档案工作效益显现较工程项目效益相对滞后，导致部分企业不够重视档案工作；二是基建档案管理工作未纳入本单位或管理人员年度绩效考核；三是企业档案工作在很大程度上仍沿用传统工作模式，缺乏管理理念创新，影响档案服务于企业中心工作的作用发挥。
2.档案制度不健全，档案职责不明确
基建档案涉及范围广、数量大、收集难、专业性强，加之企业的基建项目往往需要几年甚至更长时间才能完成，期间产生大量文件材料，由于管理人员变动频繁，档案制度不健全，缺少统一的整编标准，档案管理人员不能及时对施工单位工程资料的收集、整理及归档范围进行指导。建设、设计、施工、监理等单位，对自己在整个工程建设中所担负的责任不十分明确，或明确但执行不到位，致使档案归档质量不高。此外，有的企业工程项目验收了，档案没有进行专项验收，造成归档资料不完整，为今后工程的维修、改扩建等一系列工作带来隐患。
3.工程项目前期资料收集工作缺乏有效监管
通常在项目前期，工程管理部门尚未成立，档案管理人员也未介入，工程项目建议书及批复、征地批文、勘察记录、招投标文件等前期资料的收集缺乏监管力度。有的文件散落在各职能部门，随着时间的推移，这部分文件材料的收集难度加大，甚至丢失，有的甚至给企业造成严重的经济损失。
针对基建档案管理工作中存在的问题，笔者认为应从以下几方面着手改进，使之在企业生产建设中更好地发挥作用。
1.加强领导，增强档案意识
基建档案是工程管理工作中不可或缺的重要内容之一，也是重要的企业管理手段。企业应当加强对基建档案工作的领导，加强档案普法宣传，通过定期组织培训、定期深入基层检查指导，不断提高工程项目管理人员的档案意识，只有把项目档案工作从源头抓起，才能保证基建档案工作顺利进行。
2.实行基建档案工作全过程管理
将档案工作贯穿于工程项目建设全过程，通过对“前端、过程、后期”各个环节的控制，确保基建档案完整性和准确性。
（1）前端控制。就是从各类项目文件形成的源头进行控制，梳理归档流程、加强协同管理，确保外部参建单位资料交付受控。明确相关职能部门的监控责任，档案管理部门参与监控、协同管理，保障基建档案归档质量。
（2）过程控制。要求各参建单位明确档案人员，建立覆盖全项目的档案管理网络，将有关档案制度和标准及时发到各参建单位，同时，档案管理部门定期参加工程进度例会，一方面能及时掌握动态信息，根据项目建设进度把好质量关；另一方面，也将过程管理中的有关问题提请各职能部门协同解决。通过过程检查，将问题消除在萌芽状态，为项目按时竣工验收赢得时间。
（3）后期控制。首先，建立档案管理部门一票否决制度，施工单位必须在实物交接后的规定时间内将编制的施工文件和竣工图提交监理审核，并提交生产单位复核，然后向档案管理部门归档，交工验收书上如无档案管理部门签字、盖章，不能进行财务结算。其次，将档案自检作为档案专项验收的基础工作，由项目建设单位与监理单位共同组织档案自检工作，对发现的问题全面整改，为档案专项验收打好基础。按国家有关规定，档案专项验收是建设项目竣工验收的必备条件之一。可以说通过档案专项验收可以折射出一个企业的整体管理水平，企业应予以高度重视。
关键词：高职院校；档案管理
中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）03-00-01
凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。高职院校基建档案管理和开发利用是高职教育管理的重要组成部分，为学校当前和长远具体参考价值和凭证作用。随着高职院校办学规模的不断扩大以及高职院校教育的不断深化，现有的办学条件已适应不了教育发展的要求，很多高职院校大力开发扩大办学条件都是新建学校，在新学校的基建项目过程中，基建档案管理工作出现很多问题。
一、高职院校基建档案管理存在的问题
1.基建档案管理工作得不到领导的应有重视
领导不重视基建档案的重要性，对基建档案管理工作认识有误区。只重视教学档案工作的管理，认为学校是以教育为主，教学档案才是最重要的，对基建档案管理工作有偏见，只要工程建设好就可以了，对基建图纸和资料保存与否无所谓，忽视对基建档案的归档工作。由于领导思想认识上重视程度不够，导致基建档案管理工作难度加大。
2.基建档案管理人员责任心不强，素质不高
档案管理人员的业务素质，是档案管理“科学化、标准化、规范化、法制化”的重要保证。高职院校档案管理专业人员不多，基建档案管理人员一般都是兼职，他们的文化水平偏低，专业档案知识不精通，业务技能不熟练，创新意思不突出。兼职档案管理人员和专职档案管理人员缺少沟通，基建档案管理工作和学校中心档案管理人员工作脱节，给基建档案的开发和利用造成了很多麻烦，也档案管理实现“科学化、标准化、规范化、法制化”增加了难度。
3.基建档案管理不规范、手段档案没有纳入科学管理的轨道，由于部分基建档案没有收和方式落后
自从国家教委关于《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》以来，学校档案工作不断贯彻这个两个文件的标准和要求，也加强了对档案管理的要求，但是由于高职院校自身的原因，档案管理工作不健全，基建集、整理、归档，有的基建、水电工程图纸损坏和遗失，现在的建筑都是隐蔽装修，有的地方出现漏水、电源短路等都找不到原因。高职院校目前档案管理工作采取传统的手工管理方式，或遗失和漏掉这样就给基建档案造成不完整。档案管理工作成效差，没有实现先进的信息化管理就难以开展整体信息资料的开发和利用，更不能体现档案的参考价值和使用价值。
二、高职院校基建档案管理中存在的问题与对策
1.加强基建档案管理工作的重要性
首先单位领导要组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规，把档案工作列入单位的发展计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面为档案工作提供条件，定期检查和研究解决基建档案工作存在的实际问题。其次，基建档案管理工作人员要清楚认识自己的工作重要性，认真负责基建档案资料的收集、整理、保管、组织、坚定、统计、利用等工作。
2.提高基建档案管理人员的综合素质
档案管理工作人员的素质对档案管理工作的成效起决定性作用，档案的价值开发和资源的充分利用很大程度上取决于档案管理工作人员是管理水平，高质量的档案管理，要求管理人员有广博的知识和才干，一个合格的档案管理人员不仅要在政治思想上过硬，同时还要具备熟练的业务素质和应用新技术的技能，作为一个合格的档案工作人员，要热爱档案管理工作，终于职守，埋头苦干刻苦钻研，不但要学习档案专业知识，还要学习自然科学，社会科学等方面的知识，只有不断学习现代化技术管理，提高自己的档案管理水平， 才能适应高校现代化教学教育的需要。
3.规范基建档案管理机制、加强档案信息化建设
高职院校基建档案管理工作，在工作方式上必须遵循科学是规范的原则，建立合理的基建档案管理制度，工作责任落实到每个人，管理工作中量化考核。基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，根据基建文件材料的形成规律，按内容、价值、数量和载体形成进行系统整理，图纸按类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）等。按文件性质分别组成案卷归档，这样任何地方出现问题查找建筑施工设计图都可以找到原因，在短时间就可以解决问题。
一、我国基建档案管理存在的问题
基建档案不仅是一个工程项目在施工建设过程中最为真实的记录和反映，也是一个单位建设发展的重要依据和基础。随着我国各个单位基础设施建设数量的增多，基建档案管理的越来越复杂，难度越来越大，重要性也得以体现。但是，我国基建档案管理水平较为滞后的问题仍然比较突出，主要体现在以下三个方面：
第一，基建档案管理重视程度不够。一般而言，基建工程项目周期短则几个月，半年，长则几年。但是，对于基建工程管理而言，场所是临时租借、人员是临时抽调、班子是临时组合、机构是临时成立，所以，有些项目管理人员往往过于关注项目施工建设，而对于基建档案材料的搜集整理存在重视程度不够的问题，甚至片面认为基建档案管理浪费时间精力。在项目施工建设中，只注重施工进度而不注重工程资料；基建档案管理较为混乱，管理人员因为是临时抽调的，所以基建档案资料也是人走楼空；有的项目施工负责人员根本不重视对基建档案的搜集整理，用完即扔；在基建施工过程中，未能做到档案资料的同步搜集整理，造成档案资料的失实遗漏。
第二，基建档案管理缺少规范性。随着我国社会主义市场经济体制的转型建设，基础设施工程项目在建设、管理、投资等方面都发生了较大变化，例如，原有的基建项目建设用地基本上都是由国家划拨而来的，但是在市场经济体制下，基建项目更多是通过竞拍才能获得的，而且在项目建设过程中，监理单位和施工单位也必须要通过招投标程序才能够产生；在项目施工建设过程中，都经历了征地拆迁、融资、改造装修、代建、扩建等建设过程，在这些基建项目建设过程中，都离不开项目运作，这是基建档案管理所面临的一个新的重要变化，直接增加了基建档案管理的内容，使基建档案建设的程序更为复杂化。但是，应该说基建档案管理的每次改革和每个变化都是一个新的学习过程，都是一个新的尝试，而在这个学习尝试的过程中，我国基建档案管理缺乏规范性指导，对于基建档案的使用、归档、整理、搜集都缺少实施标准。
第三，缺少足够胜任新形势下基建档案管理人员。目前，我国基建档案管理在人员素质技能方面存在两类问题：首先，由于大部分基建档案管理人员基本上都是临时指派的，缺少系统性的档案管理培训，对于档案管理业务不熟悉，缺少档案管理专业知识，难以有效进行档案的搜集整理、归档、开发利用；其次，在基建工程施工过程中往往面临着人手缺少问题，档案管理人员往往也是兼职的，其业务较为繁杂，工作量较大，对于档案工作往往也是出于疲惫应付状态，在档案管理方法和手段方面就更加落后，难以使用现代化管理手段进行编目、检索、开发、利用。
二、我国基建档案管理完善对策
第一，要不断增加基建档案管理部门的服务意识。基建档案管理利用不仅是档案管理工作的职责，也是档案管理工作的中心内容。但是，就基建档案管理的实际现状来看，基建档案的利用率较低，之所以出现这样的问题，其主要原因在于基建档案管理人员缺乏服务意识，档案管理的基础工作较为薄弱，直接制约着基建档案的查询利用。因此，基建档案管理部门的工作人员要能够不断提升服务意识，加大对馆藏内容的宣传。大多数员工对于档案管理部门的工作职责和工作内容缺乏清晰了解，认为档案管理是一个非常神秘的部门，不能轻易涉足，
针对基建档案管理存在的这种问题，需要不断加大对基建档案管理利用重要性的宣传，特别是要解决基建档案利用效率低下、利用方式单一、利用范围狭小等方面的问题。在对基建档案宣传的过程中，档案管理人员要能够强化服务意识，转变工作理念，变被动服务为主动服务，不断发挥基建档案作用的同时，促使档案管理水平的提高。
第二，要为基建档案管理创造良好的外部环境。要想不断提高基建档案管理工作水平和服务质量，除了强化档案管理工作人员的服务意识以外，还需提高相关部门和领导对此项工作的思想认识和重视程度，只有各个部门和领导充分认识到基建档案管理工作的重要性，才能够建立一个协调的工作机制，才能够使各个部门主动搜集整理基建档案材料，并及时整理归档。任何一个工作的完成都离不开一个良好的外部环境，只有为档案管理工作创造一个良好的、和谐的、积极的外部环境，才能不断提高基建档案管理水平和质量。
第三，要不断完善基建档案的各项管理制度。目前，我国各个单位的基建档案管理的依据是建设部的《城建档案管理规定》实施细则，虽然这样做有利于基建档案管理的规范性，但是从某种程度上来看，各个基建单位也要根据工程项目的实际情况，制定出符合自身工作需要的档案管理制度，唯有如此，才能不断减少基建档案管理工作难度，不断提升基建档案管理水平，提高基建档案利用率。
第四，不断提升档案管理人员的业务技能。为更好提高档案管理水平，提高高校基建档案管理水平，要不断加强对基建档案管理人员的业务技能培训。基建档案管理是一项细致而复杂的工作，需要档案管理人员有较高的职业道德和业务技能。为使基建档案管理人员既懂基建档案管理，又要能够不断提高其业务水平，确保基建档案的工作效率和质量，适应现代档案管理载体、方法、手段对于档案管理人员新要求，要不断加强对档案管理人员的培训。基建档案管理人员不仅要能够熟练掌握档案保护技术、档案管理学、档案学等方面的专业知识，而且还要掌握现代档案管理先进手段，促使基建档案从经验管理向现代化科学管理进行转变。
[关键词] 医院基建档案管理；作用；措施
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1 基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
[参考文献]
作为高校档案的重要组成部分，高校基建档案记录的是高校发展过程中有形物质的真实历史。这些基建档案资料不仅反映了学校基本建设的历史和现状，而且是维护学校利益、保护学校财产不受损失的重要依据，也是日后维护、维修不可缺少的基础资料。
1 高校基建档案管理存在的主要问题
1.1 档案意识不强，归档材料质量不高。高校基建部门以及主管领导对基建档案工作重要性认识不够，一些基建管理人员严重存在着“重建设、轻档案”的思想。在实际工作中，经常发现有些工程项目档案内容丢失，图物不符，不少材料分散在承办人和技术人员手中，设计变更、施工记录等的遗失最为常见。还存在档案资料不交接、不存档的现象，将资料作为个人财产，人走资料失。一般情况，高校档案仅能做到目录级管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，没有相应的材料和电子资料。文件材料又常常是复印件或者用铅笔、圆珠笔书写，不符合归档要求。
1.2 管理制度不严格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多个部门，在档案管理工作中缺乏统一的约束机制和调控手段，导致档案工作难落实，管理人员敷衍了事，消极应付;归档滞后、拖拉甚至遥遥无期。另外，在人员、设备经费保障上也不能满足，对专（兼）职人员不能进行定期培训，这些都是缺乏有效管理和约束机制造成的。
1.3 缺乏档案专业人员。基建部门和档案管理部门的人员较少，很难配备专职的档案管理人员，既熟悉基建业务又熟悉档案管理知识的人员更是少之又少。
2 加强高校基建档案的建议及对策
2.1 加强宣传，确保档案资料的齐全。一是深入到各参建单位，向他们宣传《档案法》、《河南省档案条例》和国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28―2002），使这些单位认识到做好基建档案工作的重要性，得到了各参建单位领导的支持，确保了基建档案工作的顺利完成。二是将基建项目档案工作纳入基建部门领导和有关人员岗位职责。三是将基建文件材料的归档工作纳入合同管理，强化施工、监理单位归档意识。四是档案管理人员要注意及时跟踪收集，以防工程建设周期长，容易遗失基建档案材料。
2.2 坚持资料收集与工程建设同步，确保档案资料的质量。档案资料的准确性尤其重要，否则档案就失去了保存的价值。特别是一些隐蔽工程、地下管网工程，如失真，其损失将无法挽回。因此，基建档案从工程建设项目的提出、调研、可研、评价、决策，到计划的审批，基建档案人员就应及时建立档案。因为工程建设周期长、需收集的资料多，且涉及面广、事后难以核实，因此，基建工程一开工就要与档案收集工作同步进行，避免施工单位或监理单位事后补充图纸造成竣工图失真，例如地下管线的布置变更，竣工图上标的位置与实际不符等。所以，在对施工、监理单位提供资料的要求中，同样需保证资料的准确性作为合同的一个附加条件。做到“三查”，即在施工单位编制竣工图过程中先自查，然后监理单位检查，最后建设单位抽查。
2.3 建立和完善有效的保管机制，确保资料不流失。档案管理人员将档案资料收集齐全后，一般分成前期、施工、竣工验收等阶段，阶段再按基建程序进行排列，排列好后编制归档目录。一般小的项目二三十盒，大的项目达七八十盒。按不同程度分为三份（按城建档案馆的要求交一份，学校档案馆交一份，基建部门保存一份）。在平时档案管理工作中，制定规章制度，对档案资料移交人与档案管理人员提出具体要求，如归档时，移交人必须提供原件，如无原件，要注明原件去向，移交人、接收人双方签署姓名、移交日期。借档时，借出、归还都由借用人签名，还有在资料借出的过程中，如借出有一段时间，借档人未还，档案管理人员要及时催还，以防丢失。
2.4 逐步实现电子化管理，确保查档方便快捷。高校基建档案的管理已经进入从经验管理到科学管理，逐步实现电子化。如对前期审批文件、后期验收文件和竣工图采用扫描文件等存档，提高学校基本建设档案管理部门和基建档案立卷归档单位的工作效率，不仅使档案管理人员从原来日常的繁重的组卷、调卷、复印卷内目录等手工操作中解脱出来，逐步变手工操作为计算机辅助操作，更重要的是实现了查档方便、快捷、准确。
（作者单位：河南财政税务高等专科学校办公室 来稿日期：2015-04-20）
【关键词】加强基建档案管理
1、引言
随着我国经济体制和管理体制的建立和改革，档案工作的管理体制也随着发生了变化。基建档案是从工程建设开始从立项、施工、到工程竣工验收整个过程中真实的印记，是基建工程建设的重要组成部分，如何提高和加强基建档案工作是基建工程建设中一项重要的工作，本人现就任基建档案管理一职谈一谈对基建档案管理的看法。
2、基建项目档案的作用
2.1基建项目档案是项目的前期文件经过鉴定、整理并归档形成的，反映了记录了项目工程建设的全过程和的真实面貌。准确、完整、真实的基建档案是工程进行维护、改建、扩建使用的凭证。不完整、不准确、不系统的档案在其利用时其价值会大打折扣，并会影响其凭证依据作用的发挥，甚至会引起反作用，给工作造成损失，所以基建期间必须高度重视档案归档工作。
2.2另一个基建档案也提供了参考借鉴的作用，如单位某部门需要机组安装的具置时，就可以到档案室查阅相关的竣工图纸，这时档案室就发挥了很大的作用，实现服务功能。基建档案也是工程质量的反映，它是工程建设中和竣工验收时的必备依据，也是为投产后生产运行、检修、改建和扩建提供重要的依据。它是全部档案的一个重要组成部分，也是进行生产建设和科学研究的必要条件之一。
3、基建项目档案管理存在的问题
3.1档案管理人员的管理意识不够强，各部门和领导对基建档案重要性的意识不够，宣传力度不够，对行政各部门、工程部门及各参建单位缺乏相互沟通交流，具体的职责没有落实到位。在内部管理方面没有做到把握好全局，外部管理即对施工单位的管理没有做到全程的跟踪与督促，收集、整理与归档工作与工程建设没有同时开展，造成了基建档案归档工作的滞后，对基建档案管理的要求方面存在一定的问题。
3.2档案管理制度不够完善，规章制度不健全，没有采取规范的管理及操作流程，归档资料不符合档案规范的质量要求，由于工程参建单位较多，基建档案管理工作程序不规范，不统一，管理不完善。规章制度不健全档案工作标准就得不到统一，如归档的质量要求不一，内容和格式也不相同等等这些，给基建档案部门带来一定的困难。
3.3施工单位人员对档案的意识不够强。施工单位工作流动性较大，人员也不稳定，造成了文件资料管理工作严重脱节，过程中的资料流向不清；对学习力度也不够，大多数档案人员不了解工程相关的专业知识、造成了过程资料存放混乱。档案的专业知识不强，由于工程大，部分的施工单位的档案人员需求性较大，有些是兼职的管理人员，这些档案人员缺乏工程基建档案的实践能力，造成了档案归档时一片混乱的局面。档案质量、规范就得不到保障。
3.4对施工单位的过程中产生的文件跟踪不到位，没有做到严格的监督、检查、指导工作，档案归档过程没有按相关的工作规范来执行，施工单位移交的竣工资料交接时没有很好的检查，给后期的验收带来很大的隐患。
4、基建档案管理的对策
4.1树立观念，增强档案意识，基建档案管理人员应做好档案管理工作，由被动变为主动，提高基建档案管理水平。基建档案工作涉及的单位较多：内部各个管理部门、监理单位、设计单位、施工、等众多部门，只靠档案部门是无法按时完成工作的，在工程过程中应争取各部门的配合和领导的重视和支持，档案管理者应加大对各部门及各参建单位的相互沟通，努力宣传档案的重要性，加强档案人员的工作责任感、积极性，提高档案的地位，使大家意识到档案工作的重要性和必要性。
4.2建立健全的基建档案管理制度是做好档案工作的重要保证，制定各项管理体制应根据国家的有关法规和工程的自身实际情况。并经单位领导批准，严格执行并管理，制定的管理制度应包括《工程文件管理制度》、《档案管理规定》、《档案管理网络》、《惠来发电厂档案收集制度》、《工程竣工文件归档范围和归档要求》等等。这些制度都包含了文件归档范围、归档时间、归档程序、归档质量。制定健全的各项档案制度，做到有法可依、有章可循，只有把各项制度真正落实到各部门和参建单位人员中，才保证基建过程中文件的收集齐全、完整也为后期归档提供了基础。
4.3各参建单位应设置相应的档案管理机构，建立基建档案管理网络图，配备专职的档案管理人员，明确管理职责，增强档案人员和各工程人员之间的工作沟通和交流。加强对专业知识的学习，对建设单位下发的各项档案管理制度应熟知。参建单位人员多，流动性大，往往一个工程没有结束档案人员就已经换了几拔人，工作来不及交接，对资料情况不熟悉没有深入的跟踪，使工作严重的脱节，给归档工作带来了很大的隐患。还应定期组织档案人员对业务的培训，增强档案工作思想、文化、政治等素质。
4.4对在施工过程中产生的文件在收集、积累、整理归档过程中应严格地跟踪及督促，如过程检查中发现不符合规范的文件材料的应及时更正，严重的限期整改，坚决返工。
4.4.1在收集过程中哪些文件需归档，哪些文件不必归档，应结合工程自身的实际情况，由建设单位列出归档范围，施工单位根据归档范围来收集，做到所需归档的文件不遗漏，不缺失。在基建工程中各阶段要相互衔接，工程项目中立项、勘察、设计、等前期这些工作的开始，档案工作就应与其同步进行，基建档案工作应与工程建设进度同步，才能保证施工文件的齐全性和完整性，在整理归档工作中应按相关的国家规范标准和本单位制定的档案管理制度严格执行，档案室要严把质量关，所有施工记录文件应保证真实、可靠、齐全、完整、系统不应有缺件漏件或弄虚作假，在施工过程中建设单位应以完整、准确，系统来审核所有的文件材料。完整、准确、系统是保证档案质量的关键。
4.4.2只有完整、系统、准确的档案才能充分发挥其在工作中的作用，因此在文件交接的过程要严把质量关，绝不能含糊。参建单位在移交档案时，应该填写好《档案移交表》，表内应填写好移交题名、移交时间、移交份数，文件有其它说明事项时可在备注栏中注明，建设单位清点数量齐全，检查资料合格后方可接收，移交人和接人分别签名并盖单位公章备查。在移交纸质档案的过程中应同时移交电子信息档案，并仔细核对电子信息的真实性，可靠性，统一性。如果没有按照要求移交完整的档案资料，档案室可以按合同的约定不予付款，这样可以对档案的质量进行有效地监督、控制、检查。
5、结束语
基建档案管理工作是基建工程项目管理的重要组成部分，它反映的是基建工程项目的真实面貌，在日新月异的时代里，紧密技术、改革、发展的要求，实现基建档案工作价值，为发展经济建设和谐社会提供更好更优质的服务，提升工程建设管理水平。档案人员应本着爱岗敬业、认认真真、踏踏实实的工作精神，做好基建档案管理工作。
参考文献
关键词 高校 新校区 基建 档案管理
中图分类号：G647. 文献标识码：A
一、高校新校区基建档案管理存在的问题
高校基本建设档案是高校基本建设管理和基本建设工程项目的历史凭证，是竣工交付使用的必备条件，是学校基础设施新建、扩建、维修、危房鉴定、办理房产证、处理工程质量事故和调解经济纠纷等的重要依据，是学校档案的重要组成部分。但是，有些高校对基建档案的重要性认识不到，使得学校基建档案管理出现了很多问题，主要表现为：档案管理人员缺乏工程建设方面的专业知识，未能对工程项目各阶段形成的档案材料及时检查指导，加之施工单位的资料员不熟悉档案工作规范、分类方法及收集范围，导致基建档案收集工作滞后、收集不完整并且案卷质量不高等问题。
二、如何做好高校新校区基建档案管理
近年来，随着高等教育的迅速发展，高校的迅猛扩招，使得各高校加大对新校区的投资力度，新校区基础设施不断增加，大量的基建档案也随之出现，因此，在新校区建设之初，规范化管理新校区基建档案对学校及档案管理人员具有重要意义。本文针对基建档案存在的问题，就如何做好新校区基建档案管理工作提出几点认识。
1、领导重视，提前对新校区基建档案工作进行规划，设立分室，专人专管。学校领导的支持，是做好基建档案工作的前提，领导应将新校区基建档案管理工作纳入议事日程，并确定由分管新校区建设的校长直接管理；同时应在新校区建立档案分室，做到工程项目在哪，基建档案就在哪，不仅可避免新校区与校本部基建档案运输导致的材料丢失，还可实现新校区基建档案与学生、财会等其他档案的集中统一管理；此外学校基建部门也要有一位分管档案工作的负责人与档案部门的专职档案人员，相互协作，密切配合，责任到人，保证基建档案工作的顺利完成。
2、建立完善的新校区基建档案管理制度，是保证基建档案齐全、完整、准确的重要前提。在制度中要突出强调以下几点：
（1）完善基建档案的收集制度。一方面，扩大基建档案收集范围，不仅要收集工程项目产生的纸质档案，还要收集项目各阶段形成的不同载体、不同形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的整套电子图纸档案；另一方面，做到基建档案与基建项目同步进行。首先，理清学校基建部门、施工单位和设计单位各自的职责及归档范围，如基建部门要及时收集项目前期准备阶段形成的立项审批、可行性研究、施工许可证等档案资料；其次，学校档案部门要提前介入到工程项目建设中，保证学校基建档案工作一开始就与项目建设同步；基建档案收集工作与项目施工同步；基建档案移交与工程竣工验收同步。
（2）规范基建档案移交制度。各分包单位将档案资料收集齐全后，应根据基建文件形成规律，保持其有机联系，进行整理，按照工程项目阶段性进行组卷，并提交总承包单位汇总后，经基建部门审核通过后向基建处移交，再由基建处将项目前期准备、施工、竣工验收所有档案文件移交到档案馆，严禁施工单位直接向档案馆移交。
（3）利用保证金约束制度，保证归档齐全完整，提高基建档案案卷质量。在基建部门与施工单位签订合同时，就应把基建档案归档工作列入合同中，坚持基建档案工作与工程立项、建设、竣工验收同步，若竣工档案不合乎要求，将不予验收，并予以经济处罚。
3、加大对基建档案工作的经费投入。一方面，要加强基建档案管理设施的建设，为基建档案提供专门的保管场所，并为其配备标准的防火、防盗、防虫、防潮、防腐蚀设施。此外，要配备专门的档案管理现代化设备，如计算机、打印机、复印机、扫描仪等。另一方面，档案工作人员要不断学习档案及基建方面的专业知识，熟练掌握基建档案的归档范围及整理方法，并能通过现代化技术提高工作效率；档案部门要定期对学校基建部门和工程项目设计、施工、监理部门的兼职档案员进行业务培训，提高基建档案案卷质量，做到归档文件为原件，且字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。
[关键词]医院基建档案管理；作用；措施
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
【摘 要】医院基建档案是医院重要的档案资源，是医院基本建设活动中产生的重要原始凭证和依据。本文从医院基建档案的重要性入手，指出了医院基建档案管理存在的问题，分析了医院基建档案的内容、作用及其特点，阐述了如何加强档案管理工作的几点建议。
【关键词】医院；基建档案；管理
医院基建档案管理工作是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。随着公共卫生事业的迅速发展，我院的整体规模不断扩大，建设步伐不断加快。基建档案管理对于医院建设发展起着重要作用。但当前的医院基建档案管理中存在着较多的问题，很大程度上制约了医院管理水平的提升。
一、医院基建档案管理存在的问题
从基建档案管理现状来看，现有基建档案管理工作制度还不能适应新形势发展的需要，存在一些不容忽视的问题：基建工程档案不受重视，领导档案意识不强，是导致档案资料收集难、管理不到位的主要原因。其次，由于经济利益或工期等原因，人们往往只重视工程本身，轻视工程档案，基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了档案工作滞后；管理人员档案知识缺乏和档案管理意识不强；基建档案管理相关规章制度不健全，没有的规范标准的管理方法和操作流程；档案移交工作被动、权责不明、档案资料残缺不齐等原因都在一定程度上影响着基建档案管理工作，因此，必须加强医院建设工程档案的管理，建立完善的档案管理制度体系。
二、基建档案管理在医院发展中的作用
1.对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，承载了医院建设发展的大量信息。这些资料既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它真实地记载了院内各类建筑、设备、设施等规划、建设、维护过程中的详细资料。它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
2.为医院规划、建设、管理工作提供依据。
任何基本建设项目缺少工程档案，就缺少了日常维护和以后改造的依据， 医院基建工程档案资料是医院档案的重要组成部分，完整系统的基建档案会给后来的建设者提供翔实的基础资料。技术人员通过查阅历史资料，在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华、去其糟粕，建设过程不走弯路，节省时间，提高效率。如我院拟将影像楼三楼会议室改造为放射治疗中心，经过直接查阅原始图纸资料，当时由于资金地理环境的因素影响，房屋建设为砖混结构，该楼的基础设计承载2000吨的荷载，而放疗设备直线加速器的本身的重量已超过了该楼的基础荷载，所以该项目很快就否定了，节约的大量的人力物力。
3.基建档案是一种特殊的、不可再生的信息资源，是医院的财富。
档案的信息价值不仅是项目建设历史的真实记录，而且是工程使用过程中的维护、改造和将来学校建设的重要依据。工程建设档案具备可以重复利用或参考特性。如我院将住院楼十楼改建为ICU病房，经过查阅原始图纸资料及病房大楼改造图纸，很快就将此次ICU病房的设计图纸绘制完成，进行施工，提高了项目改造效率。
三、建立完善的医院档案管理制度
1.基建档案是记录和反映建设项目规划、审批、招投标、施工、验收等多方面的重要史料和历史凭证，是医院档案的重要组成部分，建立建全档案管理制度是做好基建档案管理的基础。由于工程建设涉及规划、勘察、招标、设计、施工、监理等单位及诸多的各级主管审批部门，各主管部门对建设项目的管理要求及施工单位项目管理的方式方法各不相同。为了加强对工程建设各个阶段档案资料的有序管理，保证档案内容的准确、齐全和规范，必须按照基建工程档案的规范化、标准化进行收集整理。明确各单位在工程档案形成中应负担的责任，明确项目管理人员及档案管理人员在档案管理中的职责。按照统一领导，分级管理的原则、按照规范化、标驶、制度化来严格要求基建档案管理工作，确保档案案卷的质量。
2.实行档案“三同步”管理方法。“三同步”是指工程立项与档案收集同步，工程建设过程与档案形成同步，工程竣工验收与档案验收同步。其目的就是为了保证工程档案的真实性、完整性、准确性和系统性。基建工程档案具有成套性，因而在对基建工程档案的整理工作中，要注重文件资料的内在联系和内容的连贯性及系统性。工程立项时就要有人分管档案工作，建设过程中，档案人员要积极主动参与工程建设，熟悉工程建设流程，了解工程建设动态，及时掌握工程建设信息。跟踪进行工程档案资料收集整理。签订工程合同、协议时明确施工部门应递交的档案细则要求及套数，并对未按规划收集整理档案的行为制定罚款等问责措施。
3.加强档案意识的宣传与业务培训，提高基建档案人员的素质。在工程项目一开始就应加强档案意识的宣传和教育，强调档案工作的重要性，让参与工程建设的全体人员都有较强的档案意识。同时，档案人员积极参加有关基建政策文件、档案知识的学习，及时了解新的档案管理规章制度，掌握先进的管理理念，跟踪档案管理的新技术，不断提高业务素养。
四、基建档案管理工作对工程质量的影响
1.工程档案是建设工程的有机组成部分。
一般来说，建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。在施工过程中，文件材料的产生与具体施工进程也是不能割裂的，监理旁站监督记录和检测记录；出现了问题还有调整指令和变更说明等等。施工活动中产生的文件材料如一根直线贯穿施工活动全程，记录着施工活动的全过程。是不能从建设工程中抽离出来的，更不能忽略不计。
2.工程档案是建设工程质量的直接反映。
建设工程质量关系着医院医护人员以及医患人员的生命财产安全，关系着医院全体人员的切身利益。建设工程质量必须满足医疗活动的需要，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性。对建设工程质量进行一系列精确的评价，是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，进行综合测评了。也就是说，建设工程档案直接反映了建设工程质量，我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量。工程档案质量好，反映工程管理规范，反映工程管理人员素质高，反映工程质量好坏。凡是被评为优质项目工程，建设、施工各方对建设工程档案管理都是非常重视的。如我院在2012年的综合卫生应急救治设施工程项目被评长航局“十二五”信息化建设优质工程。工程建设期初对档案的要求就非常高，并且制度的详细的管理制度。
3.工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节。
关键词：基建档案；整理；收集；资料
随着我国经济建设的快速发展，基建工程项目的建设也得到了迅猛发展。作为工程建设项目中最为重要的工程质量控制，其档案的管理也有着举足轻重的地位。它不仅能从静态上反映出工程建设的全貌，也能从动态上反映该项目的变化与发展。要想让基建项目档案发挥真正的作用，就必须确保其基建档案的真实性和完整性。
一、强化人员对档案管理的认识和制度的健全
观念作为行为先导，在很大程度上决定了行为实行成效，故在企业基建档案收集整理工作中，必须对老旧观念进行改革创新，强化对基建档案管理工作的认识程度，积极同企业各部门和各级领导紧密联系，加强人与人、部门与部门间的配合，提高大家对档案管理的重视程度，借对档案有效利用事件的宣传来调动企业档案管理人员的工作责任感与积极性，使之肯定档案收集整理工作的重要性。
企业还需进一步完善其关于基建档案管理机制，结合本基建工程的特点和档案管理规则，要求各部门在施工前统一一套稳定的档案管理机制与实施细则。与此同时，还应配备专门的档案管理人员，逐步健全基建档案管理网络体系。建立科学的工作程序，完善相关制度，严格按照归档要求进行归档，坚决做到档案经审核不合格不接受，图纸资料不健全不归档。还要将相关基建档案资料收集、整理及归档工作在合同中明确体现，以发挥合同本身的法律效应和约束效果。
二、基建档案的收集工作
档案工作者在收集基建档案工作中，首先要了解本项目工程的基本概况，如条件允许，在收集档案前尽量参加工程在各环节中召开的工程会议，掌握工程进度。
档案人员还应通过查阅工程的可研报告、相关设计文件、招投标文件等档案资料，了解该工程的建设规模、建设内容及各参建单位的基本情况等工程概况。如发现该工程规模较大、建设周期较长、施工工艺工序复杂、涉及专业众多等情况后，档案人员应意识到等到施工结束时再筹划收集工作，施工单位的撤场势必会造成部分工程资料的缺失，这样就会对竣工档案的收集整理带来极大影响，也给工程完整性造成损失。所以在施工开始前和施工过程中就要提出符合该项目实际情况的相关归档要求，把收集工作从被动变为主动，适时组织相关参建单位对归档要求进行宣贯，还需定期组织相关专业人员同档案员一起对施工单位进行现场内业资料的检查与指导，发现问题及时整改，督促施工技术人员对资料进行初期立卷整理，确保现场资料要与施工同步，保证日后竣工档案的真实性。同时还可制定相关处罚制度，要求施工单位在工程结束时一定期限内务必按要求将竣工档案移交建设单位，如不能在规定时间内完成，建设单位不对其工程尾款结算等措施。
三、基建档案的整理工作
（一）清理遗留老档案
工程建设企业往往或多或少的都会存在一些老旧且未被整理的遗留基建档案，对这部分档案进行整理时，首先，查看其外观、图纸内部，核对是否有破损、残缺、少页等现象，检查字迹是否清晰，档案标题与图纸名称是否一致。如发现档案资料中主要部分缺失，必须向基建主管部门进行反馈，要求其对缺失部分给予补充。因字迹模糊不清造成的数字不准确，应及时向基建部门提出具体数据补正的完成期限。检查老基建遗留档案的移交清单是否完整，无移交清单的，需基建部门派专人填写并签字盖章。其次，对老基建档案进行分类。正确的分类是组织保管和编目的基础，并为录入目录及做好利用工作创造有利条件。此项工作需将全部档案按照其属性和内容，以各自内在联系和系统性为前提，将档案分成一定的类别。最后，重点划控。对档案重要级别的划分是鉴别档案作用价值的唯一标准，可为建立重点档案的安全制度、保密制度提供依据。
（二）强化相关专业知识，利于档案整理
一项工程要列入优质工程行列，其基建档案也必须是优质的，因为基建档案是该工程的真实记录，它真实地记载了该工程的全貌，如实的反应了该工程质量的优劣。由于工程资料专业技术比较强，而档案人员平时的工作不能深入到建设项目中去，所以专业知识相对缺乏，整理起来有一定的难度，至此档案管理人员就应采取先学习后运用的方法，做到先学会看工程资料内容和技术数据，然后把学到的知识运用到整理工作中，才能保证工程档案的质量。因此，档案工作者在具有专业的档案知识基础上还要拓宽业务知识，要向工程施工、监理、审计等专业技术人员学习相关知识，全方位掌握各行业对本工程技术上的需求。
（三）加强基建档案信息化建设
档案工作主要内容就是保存原始资料，虽然资料原始，但管理理念必须创新，档案工作者要用创新的思维，勇敢大胆的探索与理论实践相结合，充分利用现代化信息平台。结合工程实际情况，选用适合本企业档案的管理软件，构建基建档案信息化管理制度，打破部门与地域局限，充分运用计算机技术，加快档案全文数字化和多媒体数据库建设，将基建档案图纸、竣工资料等逐步扫描，让技术人员足不出户就能在企业局域网上查询到所需资料，提高档案的利用率和服务质量。此外积极鼓励档案管理人员学习计算机应用知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等相关专业知识，提高档案管理人员掌握和运用现代化技术的技能。
参考文I：
摘 要：基建档案是单位进行整体规划和建设管理的重要组成部分，加强基建档案管理意义重大，不可忽视。由于客观条件、人为因素、决策能力等原因，当前基建档案建设工作中不同程度地存在着这样或那样的问题，对此进行仔细分析和综合探讨，从而得出改进这一现状的方法供大家分享，是本文写作的意义所在。此举，定将对服务地方经济和社会发展起到积极的推动作用。
关键词：基建档案；管理；问题；对策
所谓“基建档案”，指的是“基本建设档案”。一般的解释为：整个单位建设项目从思考、酝酿、规划、决策到建成投产(使用)的全过程中，所形成的所有应该归档保存的文件（含文稿、图表、照片、录音录像、合同等）。而这些文件，将涉及到基建项目的提出背景、讨论、调研、可行性报告、综合评估、研究决定、重点勘测、方案设计、具体施工、竣工验收、试生产(使用)等工作中形成的相关（有载体）文件。基建档案是单位进行基本建设过程的真实历史记录，也是相关工程竣工验收、安全评估、责任倒查等重要物质依据；同时，它也是参与建设人员的劳动成果和智慧结晶，值得重视和谨慎保存。
一、基建档案在单位管理中的显著作用
前面谈到，基建档案是单位建设活动中所形成的第一手文件材料，这些档案的管理，对相关项目在今后的使用、改建、维修的过程，具有十分重要、不可替代的作用。因而说，不管领导决策、还是具体实施，都要将其摆到重要的位置上来。
1．做到“有法可依”。基建档案是以文字、图表、照片、音像等方式记载了单位基本建设的历史、过程和状态。在工作中，相关单位和个人要及时收集基建开工前到竣工交付使用后的各种规划图纸、修改意见、报批文件、施工合同、洽商变更、竣工验收等资料；同时，对交付使用过程中的改扩建、装饰装修、设备安装、试运行等过程进行全程记录、不留记录死角。值得注意的是，一个工程项目的档案资料收集整理是否齐备、是否科学合理，与承办人员的意识、素质、业务水平有很大的关系。笔者认为，必须将基建档案工作纳入日常管理，并给予相应的地位，只有这样，档案工作才能真正做到“有法可依、违法必究”。而这些，是保证基建档案工作程序化、制度化、规范化、标准化、常态化的前提。[1]
2．提供“使用依据”。基建档案看似不重要，只是一些文件资料的收集整理，但它涉及到工程的立项、规划、设计、施工、建设等相关单位，有些还包括建设单位的上级组织或其他相连的有关组织和部门，如果相关的单位或组织缺少（缺失）基建档案，对整个工程基建将缺少相应的技术参数，从而影响该建设实体的使用（运用）、改进、改造、装修装饰等。实践表明，基建档案既可以从静态上反映了该建设实体的客观存在，也体现了它的变化和发展进程。只有这样，我们谈基建的合理性、科学性，谈建设百年质量建筑实体才变得有可能。
3．服务“今天和明天”。基建档案，可以为单位规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对单位发展和促进地方经济建设发挥着不可忽视的作用。它的存在，为地上、地下交叉工程设计提供周围相互关系和相互要求的基本条件；为历史查证、产权查找、纠纷发生以及科学论证等提供重要依据和基本素材；纵观而言，它不仅服务于今天，更服务于未来。因而，加强基建管理，日益受到各级建设单位决策者、管理者、施工者的亲睐。很多工程建设，涉及到“百年大计”，直接影响子孙后代，因此加强基建档案管理工作意义深远。
二、当前单位基建档案管理存在的问题
1．资料不齐全。一般来说，基建档案涉及规划方、施工方、建设方、监理方、验收方等多个部门，施工范围广、时间跨度大、程序复杂，要全程跟进很难，这也是导致基建档案难以做到尽善尽美的主要原因。在具体施工中，各相关单位多半只重视工程进度、工程美观、工程交接、工程质量等指标，对“见证”和“说明”工程建设进度的相关文件资料不取证、不收集、不完善、不整理。举个例子说，建设单位在施工过程中，一不小心就会挖断地下相关管道、线路，这些后果的造成，不是技术人员业务不过硬，而是没有健全的基建档案资料可借鉴、可参考造成的。
2. 缺乏政策性指导 。近年来，我国经济发展迅速，社会主义市场经济体制的逐步建立，特别是“西部大开发”和我省实施“工业强省”以来，国家许多重点工程项目纷纷落地。大家只要仔细观察就会发现，这些工程在投资、规划、管理、建设、施工等方面有明显特征，那就是尽量避免出现重复施工、交叉建设，从而节省建设成本、节约施工时间、提升工作成效。在每次大型工程施工过程中，都给我们一次新的尝试、一次新的思考、一次新的学习，对我们今后的基建档案管理提供了很好的经验，对出现的新问题就迎刃而解了。
3．数据缺乏准确性。在施工过程中，突然出现设计或施工变更，但由于种种原因没有及时将这些变更的数据体现在相关资料中，就不能真实反映基建的全过程，就有可能造成竣工验收无法完成，或者数据出现缺失、误差，为工程的使用造成不利影响。要避免此情况发生，就要求档案管理人员除了熟识档案知识外，还要对工程项目建设技术知识有一定的了解，否则是“外行管理内行”，或者说“外行记录内行”，这些都是不可取的。
三、基建档案管理存在问题及对策建议
1．提供强有力制度保障。[2]在制定本单位或本部门的规划、规定、规范、实施细则等规章制度的同时，要将基建档案管理工作制度纳入目标考核之中。具体来说，在与相关单位签订施工合同时，要把项目基建档案工作要求附在合同中进行说明和重点标注，这样，可以使施工单位明确基建档案建设的重要性和如何操作，从而克服了管理工作的无章可循、无据可依的现象发生，使单位的基建档案实现规范化、日常化、常态化.。做好基建档案工作“三同步”管理“三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求，所以，在建工程一开始我们就要将基建档案工作及时跟进，重点收集、全面把握，并分门别类的进行积累、整理、审编。待到工程竣工验收时，方能提交一整套完整、规范、合格的基建档案配合验收。
2．加强人员业务培训。作为基建档案领导和具体管理部门，从上至下要充分认识到人才对于基建档案工作的重要意义。而这究竟如何去做呢？笔者认为，要加强对基建档案人员的业务培训，举办相关业务竞赛和评比，从政治素质、业务素质、文化素质、服务意识来进行综合考量，形成“创先争优”的良好氛围。从长远来看，必须从根本上培养基建档案人员的良好工作态度和作风，培养其对工作要有很高的使命感和责任心，只有这样，他们才能够找准工作定位、明确工作方向，才能真正成为一名现代化、复合型的基建档案管理人才。
从上面论述中我们知道，建设工程关系“百年大计”，关系到子孙后代，关系到国家的发展和社会的进步，加强基建档案资料的科学管理至关重要、马虎不得。与此同时，我们要随着时间的推移不断开拓创新、强化服务、提升效率、改进方法，主动参与到单位的基建档案的管理中来，将基建档案管理推上一个新台阶。
参考文献：
[关键词] 建设单位全寿命周期档案管理问题与对策
日前随着我国经济建设的不断前进和扩大内需的要求，基建工程项目的建设也愈来愈得到了迅猛地发展。在工程项目建设的过程中，成本、质量、进度、安全一贯是项目重点控制的目标。而在最重要的工程质量控制中，档案信息管理又占据着关键地位。因为它是工程质量过程的表现文件，反映了项目从策划阶段、实施阶段直至运营试车的各环节、全过程的真实记录；是考核技术管理工作的标准之一；是工程项目日后改建、扩建、维修、产权维护的原始依据和重要凭证；为挖掘增收、节支的潜力，日后纠错整偏，以及管理、查询，达到最大经济效益、社会效益有着不可估量的作用。但是，如今的档案信息管理工程却还停留在传统的方式与模式上，是当前项目管理中最薄弱的一项。建设单位作为工程项目的建设者、使用者，工程建设档案收集齐全,并实行全寿命周期管理, 采取一切有效措施，杜绝不利于档案管理的因素，是其不可忽视的重要工作。
建设单位在工程建设全过程中起主导、决策作用,其素质直接关系到工程项目的社会效益、经济效益和环境效益。在《建设工程质量管理条例》第二章中规定了建设单位的责任和义务，其中第十七条：建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。由此可见，对于建设单位来说，施工资料收集、档案整理不仅仅是施工单位整理递交、建设单位移交这么简单，应该从项目策划伊始，直至项目竣工结束，一直要全程跟进整理，所以在项目资料归档过程中建设单位也起着至关重要的作用。
尽管档案整理有着如此的重要性，但在具体实施过程中还存在着众多问题和障碍。本文就非房地产开发企业的基建项目为例，自项目启动至结束的全寿命周期来探讨档案管理工作中遇到的问题及其对策。
一、项目准备阶段：
目前，我国的工程建设过程被人为地划分为建设前期、建设期、使用期等不同阶段，分别由不同的政府主管部门实施管理，并且在各个阶段还有多头交叉管理。其中，建设前期由项目审批部门管理，涉及发改委、国土资源、城市规划、环保、卫生、气象、公安消防、人防、地震等多个部门，建设期的工程勘察设计、施工、监理等由建设部门管理，但分别录属于建设部门内不同的职能部门，例如：节能、抗震、造价、质监、稽查等。正是由于存在项目建设过程中众多管辖部门的切割，于是造成涉及的档案资料也是多种多类、五花八门。
在非房地产开发的企业单位中，经常会遇到项目投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的情况，而其工程档案的收集通常由基建部门来负责，并没有设立专职的档案员岗位，。而且在工程准备阶段，通常办理开办手续的部门是一个，办理方案设计的又是一个，做投资概预算又可能是其他部门，所以很容易造成资料的收集不完整。因此在项目立项初始，基建部门就应该建立专门的档案员岗位，配备具有专业档案技术的人员，落实档案管理责任，确立主管档案管理的领导，建立档案管理的专项规章制度，从项目最开始就参与进去，趁重要文件尚未形成前就要做好预控。
在项目开办起初，手续申办、初步设计、招投标、开工许可等资料主要就是以建设单位为主导收集存档，具体包括项目建议书、可行性研究报告、立项审批资料、征地用地许可、拆迁批准、规划许可、投资许可、勘察测绘设计文件、招投标文件、开工审批文件、质量控制文件，针对不同审批部门和使用性质，依照规范要求严格建立对应的档案目录，立卷归档。虽然在数量上只占整体资料的10%～20%,但是这个阶段的档案的利用率要远远高于建设阶段、竣工验收阶段的档案，可见项目前期档案资料的规范性、完整性是相当重要。同时档案员应该联合项目策划筹备人员、手续办理人员、方案设计人员、概预算人员，符合各专业技术要求，及时整理归档、跟踪规范收集。
二、项目建设阶段
在项目进入建设施工阶段，工程档案是主要由施工单位为主形成，这个阶段在数量上形成的技术文件和竣工图占了整套挡案数量的 70%~80%，可见施工单位的归档质量很大程度上决定了整套档案的质量,因此对施工单位档案资料督导的重要性是至关重要的。但往往由于基建工程和档案的专业性，工程技术专管人员不了解档案整理专业和技术知识和工作流程，而档案人员通常缺乏专业技术的实践能力，会造成基建档案的收集、整理和归档不及时、规范的现象频发；所以档案人员应该经常主动亲入施工现场，与技术专管人员（甲方代表）一起，协同监理单位对施工单位的档案进行定期指导、随时接受咨询、按需提供帮助，多方努力共同配合，达到目的一致实现双赢的目标。由此可见，建设单位只有及时、同步地掌握工程技术资料，根据实际发生的资料到位情况、报验情况，督查施工质量情况，协调现场工作，随时掌握一手资料，随时发现、及时处理施工过程中出现的疑难问题，全面、准确地做好质量、成本、进度、安全四大控制，保证工程的顺利进行；最大限度地减少返工,节约成本，使工程项目能按时验收、接管，为竣工资料奠定良好的基础。同时真实、准确的工程档案又为竣工结算的展开提供了加速前提，所以做好工程档案的收集整理对施工单位、建设单位双方都是事半功倍的事。在竣工验收阶段，是档案整理归档的关键环节，档案是否达到同步、真实、及时、完整的要求，此时得到了验证。根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，格式统一、字迹工整、图像清晰,使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交城建档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。
三、项目运营使用阶段
基建项目竣工后，对于企业来说，又转换成了工程项目的使用单位。此时工程档案资料便是基建工程管理、评优报优的依据，虽然在数量上只占整体档案很微少的一部分，但是也起着不可忽视的作用。在大多数企业里常见的现象是：一旦基建工程结束了，就认为专职档案员没有作用了，进而取消了档案岗位。实际上在工程竣工验收完成后，基建档案还应保持与工程同步更新的步调，还要保障档案管理的连续性和一贯性，分类整理永久保存、固定期限保存、短期保存的档案，为工程日后的改建、扩建和维修做好反馈服务，提供充足的信息和快捷的查询、调阅手段。目前，随着科学技术的不断提高，计算机网络系统也日渐成熟，其强大的、功能已进入人类社会的各个领域，并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行网络化管理，具有人工管理所无法比拟的优越性。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。所以对企业来说，基建档案管理也可以与企业其他档案合并管理。
结束语
综上所述，基建档案是工程项目管理过程和工程实体真实面貌的反映，是工程后继管理的宝贵财富。它如实的反映了工程建设的全过程，具有比工程本身更长久的实用性，是大事、要事。规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建和使用的凭证和依据，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于现今，也有利于明天。基建档案是工程质量的如实反映，在工程质量管理体系中工程档案管理占有无法替代的作用，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面，是百年大计的事，工程档案资料的质量好坏完全会影响工程项目的质量好坏，它是一项重要的科学技术资源储备，建设单位责无旁贷地要做好档案管理工作。建设单位要更加提高对基建档案重要性的认识，通过基建档案的质量管理、人员素质管理和计算机网络化管理，来达到提高工程项目质量的目的。根据档案规范的工程技术管理手段，对工程质量问题分析、判别责任分配、提出改进方法和总结经验教训，依循同步、及时、完整的方针，做到档案启动与工程立项同步，档案收集与工程建设进度同步，档案督导与工程质检同步，档案归档与工程竣工验收同步，来保证基建档案移交相关部门的工作顺利进行，保证基建工程的质量，提升企业单位的管理水平和基建工程的建设水平，实现“四控”的目标。
【参考文献】
1、《建设工程文件归档整理规范》，GB/T 50328―2001
