时间：2023-05-30 09:48:40
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案管理风险点，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
CooperD．F和ChapmanC．B对风险给出了较权威的定义：“风险是由于从事某项特定活动过程中存在的不确定性而产生的经济或财务的损失，自然破坏或损伤的可能性”。电子档案管理中的风险主要是指电子档案文件在通过网络进行传输的过程中很容易被网络服务影响，出现伪造、泄密、窃听以及篡改等问题。此外，电子档案的信息接收与归档过程中还可能面临计算机病毒与网络黑客等多方面的威胁，所以电子档案管理中风险重重，电子档案的安全难以得到有效保障。
二、风险管理
通过对风险控制等相关内容的学习，笔者认为，电子档案风险管理的程序设计主要包括风险识别、风险评估和风险应对三个部分。
（一）风险识别。
风险识别是进行风险评估的基础和前提，主要指“寻找”和“分类”风险因素这两项内容。我们希望通过风险识别对电子档案风险源、分布、原因、关联、后果有一个理性认知，如果把可能出现的各种风险列出在清单上，就能达到较好的识别效果。电子档案风险从性质上划分，主要有：
1.电子档案真实性风险。电子档案的真实性是指档案所包含的信息在传输、被访问等处理后保持不变，状态与最初形成时的一致。电子档案的真实性是其行政有效性以及法律证据性的基础，是电子档案反映历史情况，构成社会价值，能够作为社会记忆长期保存的前提。然而由于电子档案的信息在形成和使用中很容易不留痕迹地被更改，而且在软硬件平台升级时迁移电子档案也可能导致档案中的某些信息发生变化或丢失，因此电子档案面临真实性风险。
2.电子档案完整性风险。电子档案的完整性风险主要是指应该归档保存的电子档案数量不全以及单份电子档案的构成要素不全，这就使利用电子档案出现了障碍，也影响了电子档案本应该有的价值。
3.电子档案可读性风险。电子档案可读性风险简单地说就是指电子档案不可读，即文件经过存储、传输、压缩、转存载体转换、迁移等处理后打不开，或者打开之后是乱码或部分信息显示不出来等。
（二）风险评估。
风险评估是风险应对的前提，主要包括区分电子档案管理过程中各种风险的发生概率、发生后的危害程度，从而找到合理的控制防范方法。Kaplan和Garrick提出了三元组完备集风险理论，即。其中，表示风险，表示第个不利事件，表示发生的概率，表示的结果，是一种损失指标；角标是指是一个完备集。集合中的元素只是风险的一个答案，而整个集合才是全部风险。根据这一理论，电子档案管理的风险评估可以按照这些步骤进行：首先，构建电子档案风险要素表，即把风险识别出来的风险因素列出表格清单。然后，确定所列出的各种风险发生的概率值。第三，评价风险程度，定量分析电子档案管理过程中可能遇到的各种风险，确定对应风险后果值集。最后，进行综合风险评价，划分出几个风险等级。
（三）风险应对。
风险应对包括“防范”与“控制”两方面内容，它直接体现风险管理的目标。风险规避通常有三种方法：通过应用制度来规避（允许电子档案管理人员制定某些特定的制度），通过培训和教育来规避（使电子档案管理人员了解管理制度），以及通过应用技术来规避（如设置密码）。风险转移可以通过重新考虑如何提供服务，修改配置模式，外包给其他机构、购买保险，或者与提供商签署服务合同来实现。这使档案管理部门可以将那些与复杂系统管理相关的风险转移到处理这些风险比较有经验的另一个机构中。风险缓解的措施总体上可以分成两类：一类是事前措施，即在风险发生前为降低损失程度所采取的措施，它有时同时也会降低风险发生的可能性；一类是事后措施，即在风险发生后为减少损失所采取的措施，主要是指处理紧急情况，从而阻止损失程度加重。事实上，进行风险转移并不能从根本上规避电子档案风险。在电子档案管理过程中，应该从风险产生的源头上就避免风险的发生，或者在风险来临时，采取相应的措施缓解风险造成的损失，具体可做到如下几点：
1.以人为本，培养档案管理人员的风险意识，提升业务能力，更新管理知识，升华管理思想，使电子档案管理人员在工作中增强风险意识，减少失误，提高遵守制度的意识，避免在管理过程中发生风险。
【论文摘 要】目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊，计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端，针对这个问题，企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1．积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2．制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3．及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4．及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲．论电子文件的风险管理[j]．档案学通讯．2005（3）：8～11
[2]王兆新，裘洁．浅议电子文件信息的安全与保密[j]．浙江档案．2004（1）：36～37
[3]邹生．开放网络环境下的信息安全问题[j]．信息安全与通信保密．2004（4）：28～29
关键词：电子档案；档案管理；风险管理；信息安全管理体制；不安全因素 文献标识码：A
中图分类号：G276 文章编号：1009-2374（2017）01-0193-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.01.091
以计算机磁盘为基础对信息进行储存是电子档案的基本特点，在相互关联的互联网体系下形成了电子档案的巨大集合。在此过程中涉及到的形式主要有磁盘和磁带以及光盘等，而主要的表现形式则主要包括文字、数字、图表及图画等多种形式。上述电子档案不但可以储存于上述多种介质中，也可以储存于云端网络空间。对于电子档案来说，其自身具有极强的便捷性，其主要包括高密度和多信息媒体继承及信息和载体的分离等多种优势。而电子档案虽然具有较大优势，但是自身也存在一定的风险。基于此，必须不断加强电子档案安全管理和风险防范的研究。
1 加强档案信息安全管理的必要性
对于档案来说，其自身与常规的信息存在一定的差别，档案会对企业自身的发展历程形成准确记录，更会对企业发展过程中的优秀成果进行准确记录，其将会为企业的经营发展提供极大的资料支持，对于所有资料进行科学分析，并形成企业发展的良好教材。而对于部分涉及国家政治、经济、科技、军事及文化等多方面的敏感信息时，倘若被非法利用，则会对社会和国家的安全性和稳定性造成极大的影响作用。在当前的网络信息时代，对档案信息的安全性提出了更高的要求。此外，档案自身所特有的原始性和不可替代性使其在数字环境中进行信息传递时对于可靠性的要求更高，因此在后期发展过程中加强电子文件的档案管理，提升信息安全性将会成为所有档案工作人员必须考虑的问题。
2 档案管理过程中存在的风险
2.1 管理方面的问题
（1）重视技术却严重忽视管理。在长期的电子档案管理过程中都极为重视对于技术的依赖性，但是却忽视了管理的科学性。在实际发展过程中仅仅认为加强防火墙和入侵检测等安全技术体系便能够保证体系的安全，但是安全的电子档案安全保证必须获得科学管理和技术的共同支持，因为缺乏管理将会使技术失去用武之地；（2）过于重视外部安全，但是忽视了内部安全管理。其实在电子档案管理过程中来自于内部的安全威胁远远大于外部，譬如对于岗位以及职责范围划分的模糊性和业务操作权限配置的混乱性以及计算机密码设置等多种问题都会使电子档案的安全性受到极大的威胁；（3）因为电子档案自身具有的多种特性，使其自身对于计算机系统存在极强的依赖性和非直读性以及载体不稳定性都和传统档案存在一定差别，在传统档案管理过程中形成的相关理念和思想并不能满足电子档案。在当前的档案部门针对电子档案的安全管理进行了大量探索，并形成了前端控制思想和全程管理思想等多种前沿性研究，但是当前所形成的相关理论研究还尚未应用于电子档案的安全管理方面；（4）当前的电子档案管理人员自身的综合素养有待提升。对于从事电子档案的工作人员来说，其在实际工作过程中不但需要熟悉档案业务，更要充分掌握现代信息技术。在当前的电子档案管理过程中将会涉及到建档、接收、整理和利用等多个环节，在此过程中必须充分掌握计算机操作、网络技能应用等多项技能。而对于档案，所涉及到的管理人员都必须经过严格审核，并充分强化其自身的安全责任
意识。
2.2 体系认识方面的问题
保证电子档案的安全性已经成为档案行业中的基本共识，但是并没有获得全社会的普遍关注和认可，普通大众对于电子档案的安全管理意识还极为薄弱，对于传统文件的安全管理的重视程度不够。在当前的信息技术的发展时代，数字信息获取变得极为方便，该便利性使人们在电子档案的实际应用过程中并不能意识到失窃和丢失的可能，进而使电子档案管理在实际管理过程中缺乏基本的规划性。
（1）当前的档案部门在政府电子文件管理和国家信息化建设过程中所占据的地位并不高，而在相关政策法规的实际制定过程中也难以具有档案部门的加入，此外中央和地方在电子档案的管理过程中缺乏应有的协调性；（2）大量机构当前并不认为电子文件是正式性文件，更未将其视为重要资源，因此难以形成规范化管理。此外，纸质化的档案文档难以形成电子文件，更不会得到有效保管，由此造成的数字信息丢失也是难以忽视的重要问题；（3）当前的电子政务体系中对于电子文化的基本范围尚未形成准确界定，在实际工作过程中因为不了解邮件系统、网站、数据库及其他信息体系，对于文本文件之外的图形和图像以及多媒体等文件并不了解，最终也不能将其视作有价值的文件进行保存和
管理。
2.3 技术方面的问题
在我国长期的电子文件科学管理过程中都是以技术为基础进行的，但是因为支撑体系薄弱使得电子文件管理的重要技术指标基本都是空白，核心技g攻关都存在问题。而信息技术更像是双刃剑，其在保证电子档案信息安全的同时也对其自身的发展形成了巨大影响，其主要表现在以下四点：（1）硬件质量低下和功能欠缺以及性能落后等多种问题使得硬件系统常常无法发挥应有的作用，进而造成数据的丢失；（2）因为设计过程中存在的漏洞和使用过程中的不恰当，使得软件在实际运行过程中出现了大量差错，甚至造成系统的崩溃，最终对档案管理造成巨大损失；（3）因为计算机病毒和黑客的入侵使得计算机功能和数据受到巨大威胁，而随着多种病毒在网络中的蔓延使得数据出现泄漏，进而引发严重后果；（4）在服务器和储存系统的正常工作过程中对于周围运行环境的要求极高，倘若对于周围环境处理不当，将会因为恶劣环境使得计算机系统受到巨大
威胁。
3 电子档案管理风险的防范
在电子档案管理过程中存在多种风险，因此加强网络监督和监管其实是防范风险的重要方式，其也是保证电子档案工作正常开展的基础。在此过程中应当从以下四点入手：（1）对于相关法律的不断完善。在电子档案工作的风险控制过程中应当以完善的法律为基础。虽然当前关于电子文件的归档和管理的法律法规已经形成和实施，但是实际工作的效率和规范还必须加强和改善；（2）对于风险的规避与处理。对电子档案进行风险规避的前提是采用一定手段进行预防，依照电子n案隐藏的漏洞进行把控，避免档案在把控过程中档案内部信息遭到丢失。在电脑运行中，可以采取很多措施，其中降低电子档案风险发生比较有效的方法是引进先进的电子计算机技术，此种方法不仅可以保障电子档案的安全性，而且在保护其内部信息方面也有着显著的成效。在规避风险中也可以采用风险评估的方法，此方法主要是为了对电子档案进行全方位的分析，深入探析引起安全风险的因素以及这些不稳定因素所带来的安全隐患，所以制定一整套全方位的风险规避计划对电子档案管理人员来说也是种不错的方法。在风险即将发生时，必须通过一定的技术处理方式对于风险进行拦截和去除。在此过程中必须采取一定的既定计划对风险进行立刻处理，从而避免风险的不断恶化和蔓延，在风险出现之后，必须通过多种技术手段将系统风险降至最低。基于上述分析，对于风险的防范应当通过风险的识别、回避、转移、分散、控制等多个步骤进行控制；（3）对于电子档案的安全处理和管理必须获得高端技术的支持。该种方式也是风险防范的重要方式，在实际应用过程中通常会使用到数据加密、网络安全技术、病毒防护、身份认真以及病毒修复等多种安全技术。基于此，在电子档案管理过程中必须确保相关责任人能够对计算机网络技术的尖端知识和技术形成深入学习和理解，并对于所有操作人员的日常操作行为进行规范。在实际运行过程中一旦遇到多种技术问题，必须通过学习和资料查阅的方式，确保电子档案的真实性和准确性以及连续性；（4）进行规范化管理，在此过程中应当加强对于人员的管理，这是因为电子档案从形成到最终的存储都必须由人进行操作。还应当对于内部流程进行规范化管理，保证对所有环节的重视，而对于风险的防范也应当从所有环节入手。只有不断加强内部管理才能够保证电子档案在形成和鉴定以及销毁等流程的严格把控，最终保证工作的连续性。
4 结语
综上所述，在传统的电子档案安全管理中依然存在大量不足，进而使多种安全风险大量出现，对电子档案体系的发展造成了极大的限制。作为电子档案安全管理体系中的重要组成部分，在风险管理过程中应当不断加强风险预估，选择适当的安全控制方式对安全风险进行控制和规避。通过上述方式不但能够避免电子档案受到损坏，还能够有效促进我国档案事业的稳步发展。
参考文献
[1] 薛四新.文件档案信息安全管理对策研究――风险识
别与应对方法[J].档案管理，2011，（1）.
[2] 韩宝霞.试论电子档案的管理安全与利用[J].办公室
政府部门的人事档案是根据政府部门的需要记录个体的个人信息、工作履历、重要事绩的信息材料。这份档案既是政府部门作人事安排的基础，也是人事部门作好激励工作的基础，也是个人对自己作综合评估的重要依据。做好人事档案管理对政府部门、人事部门、个人需求来说，都有着重要的意义。随着社会信息化的发展，人们要求人事档案管理也要向着数字信息化的方向发展，然而数字信息化的档案目前面临着很多风险问题，如果不能有效的防控风险，人事档案数字信息化将很难继续进行。
2 人事档案数字化风险防控面临的主要问题
2.1 数字化档案的真实性风险控制
人事档案资料对政府部门、人事部门、人个需求来说，有重要的意义，为了保证人事档案的客观性，人们要求人事档案的数字化数据能确保其真实性。然而电子化数据本身具易复制性、易修改性、易丢失性的特点，这些特点都给人事档案数字化管理带来风险。以一份人事档案资料来说，它的信息是用数字化方法记录的，它附带的身份证资料、图片资料等均为档案管理人员扫描得到的。如果人们有心要涂改电子化档案资料，就可以用相关的软件修改电子档案中的文字信息，用平面设计软件更改身份证及照片信息，利用特殊的软件更改档案修改时间的信息等。电子设备能实现档案的无痕修改，如果不能对真实性的风险有效的控制，那人电子化人事档案资料的真实性将不能满足人们的需求。
2.2 数字化档案的存诸性风险控制
政府部门的人事档案电子化管理，是一个长期的、持续的过程，相关人员做人事档案管理时，会扩充人事档案材料的内容。不断扩大的数据库，这给管理人员带来管理上的困难，如果管理人员要转移数据库的资料，可能会造成数据损失的风险；电子化的数据库案在被反复的读取、保存的过程中，也有可能会出现数据损坏的风险；如果电子档案的存储介质出现问题，可能也会出现擞据损坏的风险。如何在存诸中保持数据的完整性，是人事档案管理人员需要重视的一个问题。
2.3 数字化档案的病毒性风险控制
信息化的时代，数据安全问题成为人们非常重视的一个问题。数据化的人事档案要方便人们调阅，就需要把电子数据信息公享化，而这可能会引起病毒性风险的问题。比如如果有人从网络入侵人事档案管理的服务器，那么档案资料有可能被全部窃取。人们在服务器中读写数据的时候，如果使用带有病毒的介质，可能会使人事档案管理服务器染上病毒。如果服务器中出现病毒，则相当于人事档案数据库的“门户大开”，散播病毒者可随意的窃取自己需要的档案材料。
2.4 数字化档案的电磁性风险控制
数据化的人事档案是以电磁等形式出现，它们与其它的电磁设备会存在一定的同步性，这种同步性存在着风险。比如如果将某些电磁设备放到存储有人事档案材料的服务器旁边，这些电磁设备会影响服务器的磁盘运作，磁盘受到电磁影响会使数据化的档案材料失真或丢失；服务器的电磁设备所散发出的磁场若与另一种电磁波同步，对方就能完全窃取服务器内的数据化档案材料。
3人事档案数字化风险防控问题的解决对策
3.1使用同步化管理
数据化的人事档案虽然具有易整理、易存储、易传播的特点，但是却有易修改的问题。为了确保人事档案的真实性，人事档案管理部门的人员要以同步化的方式管理档案。它要求实体档案与数据化档案能做到同步化，实体档案作为数据化档案的留底，如果一旦发生数据分岐问题，要以实体档案的资料为标准；数据化的档案则可作为日常调阅、检索、共享的对象。
3.2使用规范化管理
所谓的规范化的管理，是指人事档案部门要根据数据化档案存储的需求制定一个标准的操作方法，人事档案管理人员必须按这套标准的操作方法操作，以免出现数据化档案不完整的现象。比如人事档案管理人员使用移动硬盘备数据的时候，要先完全删除外部设备，隔绝计算机对移动硬盘的操作时才可以拔出移动硬盘设备，以免移动硬盘中的数据会遭到电磁的冲击；人事档案管理人员需要定期的备份数据，且要使用多种方法备份数据，以免使数据化的档案资料丢失。
3.3 使用隔离化管理
为了加强网络的安全性，人事档案部门要使用隔离式的管理方式。这种方式是指一个部门要形成一个局域网络，局域网络中的数据可以传播或共享，而局域网要连接入外网，则需要通过严格的审核。这种方式能减少外网入侵局域网的机会。使用局域网的工作人员不能使用外部的存储介质，只能使用部门指定的存储介质，以免出现病毒问题。网络技术人员要定期的维护网络与存储介质，降低病毒入侵的机会。
3.4 使用屏磁化管理
电磁波泄密的问题已经引起人们高度的重视，目前人们已经研究出接地技术、隔离技术、软件技术等解决电磁泄密问题。以TEMPEST软件技术为例，该软件安装到计算机上，它能在操作的时候，散播不规律的高频“噪声”，使信息接收者难以接收到正确的电磁波信息。人事档案管理人员要请网络技术人员使用屏磁化技术做好档案保密工作。
摘要 医院档案作为一种反应医院的真实活动、资料以及医院历史事件的固化信息，具有重要的参考价值和查询价值。随着办公自动化的日趋普及，信息安全防范的重要性日趋显现。搞好医院档案管理，必须高度重视安全风险，做好安全风险评估，选择合理控制方式，建立风险管理体系，才能实现医院档案安全保障的最大化。本文从风险管理视角对医院档案安全风险评估机制进行综合分析。
关键词 风险管理；档案安全；风险评估
按照风险管理的视角对电子档案的安全管理进行透视分析，具有极为重要的现实意义。明确风险管理和安全管理二者之间的辩证统一关系，才能对医院档案安全管理有更加清晰的认识。风险管理作为安全管理的核心内容，贯穿于安全管理的全过程。应用风险管理理论对医院档案安全管理体系进行评估分析，针对结论采取针对性措施，对于确保档案资料作用的充分发挥具有极为重要的保障作用。
风险管理与档案安全之间的关系
“安全”的基本内涵是没有危险、没有损失、没有威胁。“风险”主要内涵为危险、伤害以及遭受损失的可能性，二者之间具有极为密切的关系。但是，风险并非意味着不安全。“风险”重点强调“可能性”，其具体含义为可能引起或者不会引起安全问题，风险不是绝对的。“风险”同时具有威胁与机会的双重含义，其中的威胁是消极的，而机会则是积极的。此处的威胁不同于传统含义的威胁，其关键点在于如何平衡安全、成本和效率，如何将威胁转换为机会。在医院的档案管理中，尽管电子档案更加便捷、易于管理，但其所存在的风险远远大于纸质档案的风险，可是，不能由于这种风险的存在就不再采纳电子档案。
风险管理的基本内容为对可能遇到的风险情况全过程进行计划、识别、评估、应对、监控等。对风险大小的正确识别，必须依靠准确的风险评估。进行评估后，再采取对应而适当的控制方式，对目标风险进行有效控制，根据实际情况制定针对性的信息安全管理方式，才可以确保将安全风险发生率降低到可控水平范围内。风险管理是安全管理的核心内容，贯穿于安全管理的始终。风险管理具有双重意义，既可指导安全管理，又能应用于安全工作实践。只有在正确地了解和认识到存在的安全、风险后，才可以更加全面地、准确地理解风险管理，才可以从安全风险的角度出发制定出合理而完善的决策，正确开展安全体系建设以及安全管理投资等。以风险管理的视角对安全管理进行透视，必须始终坚持将风险管理贯穿于安全管理体系。建成的风险管理安全管理体系并不表示可以完全消除安全风险，但这种体系的完全实施，将可以确保安全风险尽量减少到最低水平，最终实现安全风险、安全成本与安全效率之间的有效平衡。
档案安全风险评估的必要性和作用
医院的档案管理与其他行业领域的档案管理工作一样，存在着较大的安全隐患问题，这些安全隐患成为诱发档案安全事故的潜在威胁。加之档案管理工作人员的基本素质与业务素养存在着较大的差异，其认识上表现为不一致性。①不少档案管理部门以及档案管理人员尚未形成风险管理意识。工作人员期望实现档案的绝对安全，但实际上绝对安全是不存在的。即便是对隐患进行认真排查或对风险进行有效控制，都只能实现档案的相对安全，随着环境的变化，其安全问题依然存在。和档案资料安全的相对性相比，档案资料的风险却表现为绝对性，不管采用何种方法进行控制预防，风险始终一直存在。正是由于上述关系，档案管理部门以及工作人员必须牢固树立对档案安全以及风险管理和控制的正确意识，始终紧绷安全这根弦，一直致力于档案安全管理。②部分档案管理工作人员的风险意识比较淡薄，其麻痹思想严重。在工作过程中，存在侥幸心理，自己认为不会出问题。③部分档案管理人员没有对档案工作的重要性引起足够的重视。档案资料具有保密性、完整性、实用性以及真实性，其业务内容相对复杂。因此，要始终坚持形成档案安全风险评估机制，且努力将这一机制认真贯彻实施。
开展档案安全风险评估，能够帮助档案管理工作人员对档案管理中存在的全隐患和问题进行及时的排查，排查后，才能确保对安全隐患进行排除。及时进行安全隐患的排查，虽然不能彻底避免安全事故，但可以有效降低安全事故的发生率。开展安全风险评估，有助于档案工作人员在提升档案资料安全性的同时进一步熟悉基本情况，做到心中有数。进行安全风险评估，能够促进档案管理工作人员根据相应的规定制定出具有针对性的档案管理评估标准，进一步提升档案管理的水平。
从风险管理角度透视档案安全风险评估实践
具体说来，要尤其泞意下列几个方面：①要进一步提升档案安全制度建设水平。制度建设是确保工作顺利推进的重要保障，档案管理工作更加需要完善的制度建设。档案管理的核心内容就是确保档案资料的安全，因此，在推进档案管理的制度建设过程中，要紧密结合医院的实际情况，紧密对照档案资料管理的基本要求，制定成完善、科学、操作性强的安全管理制度。这些制度，必须要经过实践的检验，及时进行修订，且必须考虑到环境的变化而进行改变。制度建成后，要认真进行监督，确保其有效执行落实。在具体的档案安全管理制度中，主要有档案管理制度、档案查阅制度、档案保存制度等。其具体内容要尽量细化，体现可操作性和可量化性，为工作人员推进档案安全管理提供实践指导。②要进一步提升档案安全设施建设水平。在推进制度建设的基础上，要进一步加强硬件建设。档案资料不同于普通资料，一般情况下具有唯一性，一旦丢失损坏，弥补将非常困难。要对既有的档案室以及档案库进行加固，有效防止档案盗窃问题，在关键位置安装好监控设施，对进出人员进行监控，确保接触档案资料的人员在可控范围内。确保空调、除湿器以及冷冻设备正常运行，做好光线处理，防止光污染。严格执行值班制度，可以进行24h轮班制，交接班时，要做好交接手续。档案室以及档案库内部，要完善防潮、防虫、防火设施，杜绝意外损坏。对于新建的档案室和档案库，要积极引进现代化设备，如指纹锁、门禁系统等。有条件的，可以建成专业化的档案馆。③要进一步提升档案安全隐患排查水平。对于入库的档案资料，必须先进行冷冻处理，确保彻底杀死虫卵。定期进行安全隐患排查，安排两轮工作人员先后进行检查，对于档案室发现的虫卵以及鼠害等，及时采取针对性措施。检查过程中，要确保空调、除湿器等设备有效运行，及时进行设备维护。要对检查人员定期进行专业化培训指导，积极借鉴先进经验，切实增强档案管理工作人员的责任意识和专业水平，将档案安全隐患处置在萌芽状态。
[关键词]高职院校；档案管理；信息管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.104
[中图分类号]G717.24 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）22-0-01
学生档案的形式随着社会和科技发展而不断变化，也会因档案管理手段改变而随之改变。高职院校传统档案形式为纸质文本，管理方式为文本记录、收集与保管，档案获取方式一般为复印、影印及照相，等等。显然，传统的学生档案形式与管理已经无法满足社会高速发展，学校高效率管理的要求。将高职院校档案管理与信息管理相结合既符合高职院校教育改革的要求，也符合社会信息化的要求。
1 高职院校档案管理与信息管理相结合的成就
近十年，实现档案管理的电子化、信息化程度发展迅速，无论在实践方面还是理论方面都取得了很大突破。高职院校档案包括学校管理方面的、教师方面的、学生方面的。本文中的档案管理主要指学生档案管理，包括学生的学籍档案及成长档案、毕业档案等。学生档案信息化管理是基于信息技术的发展，它采取数据信息的形式将学生档案储存，有利于档案的查阅、储存与转移。当前，学生档案信息化载体包括网络、计算机及其他存储媒介，其中以网络电子档案为主。高职院校档案管理与信息管理相结合取得的成就主要在以下方面。
1.1 学生电子档案的技术与标准
电子档案制作技术创新与标准规范化是其创建与利用的前提条件。如果学生电子档案没有明确的技术条件和标准，那么这种档案就缺乏权威性和规范性，在学生档案信息化管理的后续研究也缺乏动力。电子档案著录标准（EAD）是网络环境下档案馆处理档案及手稿资料的著录标准，当前已经建立了一种描述电子档案背景信息的国际标准（EAC）。
1.2 学生电子档案的产生与维护
传统学生档案形式为档案卡或者档案袋，档案收集、管理、维护与转移的对象也是一样的。电子档案则有很大不同，因其为数字信息，要保证信息的可读性、完整性、真实性及遇到突发事件后损毁后的可恢复性，而且电子档案经常遇到持续复制或者定期迁移，要保证这些过程中信息的真实有效性，必须建立相应的机制保障。有研究认为要引入可信档案服务（Trusted Archive Service）机制提供长期稳定的档案数据保存服务。
1.3 学生电子档案的安全性问题
学生电子档案的真实性是其存在的价值，其反映了学生在学校的道德品质状况及学业表现情况等，如果电子档案无法保证真实有效，那么学生档案就没有必要与信息管理相结合了。电子档案在存储、转移和保管过程中都有可能遇到安全问题，如黑客的攻击、学生任意更改、其他人员更改盗取等。目前，普遍认同的保障电子档案真实性的技术为数字签名技术，此外，基于时间戳（Time Stamping）的数据安全系统等是电子档案完整性的重要手段。
2 高职院校档案管理与信息管理相结合的发展动向
档案管理与信息管理取得了技术上的突破，标准的规范化，保证了数字信息的完整性。高职院校档案管理与信息管理相结合，利用网络、光盘、硬盘等形式储存学生的学籍档案、毕业档案，构建基于B/S的电子档案系统。
2.1 档案管理之风险管控与措施
对于传统档案管理而言，风险管理主要于防止档案盗窃、丢失及损毁，这主要发生在档案的存储部位。电子档案安全性面临的安全性问题更大，问题的发生点更多，在数据的存储及转移过程都有可能发生。电子档案风险管控从三个方面采取措施。①技术方面，运动成熟的电子档案技术（如XML语言书写电子档案）按照电子档案标准生成学生的电子档案。②制度方面，制定电子档案查阅、借用与归还制度；建立电子档案存档、管理与转移制度；建立电子档案应急与突发事件处理办法；建立电子档案违规使用处理办法与奖惩办法。
2.2 档案管理之规范管理与措施
电子档案管理要规范，资料的产生、转移、查阅及借用都要依规进行，不能任意妄为。严格按照制度操作与管理，保障电子档案数据的完整性、正确性和保密性。提高电子档案管理人员的职业素质与能力，定期组织电子档案管理员工学习规章制度及故障解决办法演练。
2.3 档案管理之应用与拓展
电子档案不应该向传统纸质档案那样成为死的文本，只能作为证明材料应用。高职院校应该深入挖掘电子档案的应用价值，使其成为促进学生成长和学业成绩的工具。①元认知作用，元认知是人类智力活动的核心成分，其包括元认知知识、元认知体验和元认知监控三个结构要素。电子档案应该用于学生自我提高，使他们能认识自身的不足，通过交流活动自我反思及建立计划不断改进学习。②激励作用。电子档案记录了学生在学校的道德品质提高及学习表现状况，电子档案具备反馈作用，如果学生的表现被记录为正向的、积极的评价就会促进学生向更好的方向发展，反之亦然。学校要充分发挥其具备的激励作用，对于学生在学校的优良与不良表现进行记录，对于不良行为也不能一记了之，而o予一定的改正时间。如果学生认识到自己的问题并改过，就消除不良记录。
关键词：动态管理；对策；档案;管理
中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：16723198（2012）18007801
1 一般资料
房地产管理是管理机构的重要组成部分，其目的是运用科学的管理方法按照国家政策使房产保持良好的状态，再根据实际情况尽可能地改善住房居住条件。很多的房产管理工作仍在沿用单机信息式管理的模式，然而若想要跟上发展的步伐和变化不定的信息化社会，就必须尽快地建立与发展相适应的更科学的管理体系。房产信息化管理就意味着借助网络和计算机手段来提高房产管理服务水平和工作效率。
2 加强动态管理
2.1 材料管理
房屋的文件和各种材料的分类与保存就是房地产档案，它是房地产管理部门行政管理和经营管理都能够搞好工作的一项重要依据，也是房地产进行经营管理活动所依据企事业单位的一项重要原始凭证。其内容主要包括：(1)接管调查资料及房屋接管通知书；(2)房产建筑设备管理记录新建楼房的竣工图纸和有关技术资料；(3)房屋平面图及附表（蓝图对照表）；(4)房屋租金计算表；(5)与单位议定使用的有关房屋的各种协议签报批示、法院判决书、变化的证明文件、产权来源等；(6)撤管通知单；(7)租赁契约、装修设备的保单；（8）房屋的历史资料要事先估价存档。
2.2 科学的管理和开发利用档案的房产档案编目
房屋产权档案编目的重点是它是否科学。在不断减少或增加的同一地段的产权档案的情况下，其变化后按顺序排列，而档案则始终是在同一地号内可按照巷门或路、牌号或街道进行检索和登记以检索目录的形式。建设部明确指出 “档案排列应以房屋坐落的地方为序”，在适应房地产档案的动态管理中科学的解决房产档案编目的问题是很重要的，且这也是有利于房地产档案动态管理的科学方法。遇到产权变更的时候将封面上改为新产权人的姓名，原产权人的后面可把变更的产权人写在备注栏中并与原始档案存放在一起，同时使变更登记与原始登记合并在一起，各地也可根据实际情况科学的进行编目。加强房地产档案管理需要建立一套健全的档案资料和严密的档案管理程序制度，以随时更好的掌握经营房产的类型和各项附属设施的变化动态和使用数量等，避免国家财产遭受不应有的损失。房地产档案的管理必须用创新的思维研究房地产档案管理中存在的风险和应对这些风险的对策。
2.3 档案管理
对于房屋档案进行统计、保管、整理、提供利用和收集鉴定等是房产档案管理的几项重要工作，所以房地产档案的工作管理内容包括： (1) 房地产档案的各项数据资料若需变动和更改时资料员必须加盖图章，否则必须按照有关规定不得任意更改；(2)全栋房屋拆除和发还或移交时，将资料在档案产权表上注明文号且在档案封面和档案袋上加盖“注销”图章并另行存放，其档案和档案号不能用于以后接管的房地产；(3) 保证房产档案的完整准确须有专职资料员进行管理。
3 加强建设房地产
(1)房产档案的原件是有着不可替代的作用的。它是房产身份的唯一合法证明即档案数据的来源，所以要正确处理好档案原件及档案数据。计算机网络管理是加强房地产档案数据库的建设、建立产权交易信息的管理系统。传统的手工模式在其模块彻底改变后的内部局域网设有产权变更登记、初始登记、换证登记、交易管理和抵押登记等。
(2)在这个房产档案信息化时代对录入的数据进行合理的存储分析和运算具有很大的意义，但是不能因为计算机的普及就忽视对原始档案的管理，所以计算机的应用只是提供方便和快捷的一种手段而不能最终替代原始档案的地位。但是比较通用的且能熟练掌握一个数据管理系统及管理的软件平台也是很重要的。通过登记、收件、归档、初审和复审等各个工作环节实现房产档案信息资源得到共享，同时设立抵押库和查封库，有效地避免查封房地产的登记交易、抵押和重复抵押等违法行为的发生。
4 房地产档案的收集工作
(1)档案齐全完整是最关键的，由于房地产档案来源比较分散，所以要求房地产档案管理部门要切实做好房产档案材料的收集工作。当前制定了房地产文件材料归档范围、各类兼职、各类房产档案归档制度、分类方案以及专职档案员责任制的岗位目标。
(2)要选能力强的工作人员帮助收集整理房地产资料、协商房地产档案的移交问题，并深入到相关部门进行业务指导以确保做好收集工作。房产地址不清和字迹不规范、材料不全等情况要重新整理以保证系统规范和材料完整。最后要严把质量大关，认真归档卷数及案卷质量并检查档案移交目录。
5 树立风险意识
(1)房地产档案作为一种全新的管理方式——信息化管理正处在初步实践的阶段，存在的各种风险问题现在还没有得到足够的重视，所以我们既要积极教育又要有防范
作者简介：田益敏（1986-），男，安徽凤阳人，安徽大学商学院2011级会计学硕士研究生，研究方向：现代管理会计。
风险意识和采取有效措施进行应对的能力。当风险突发时，由于对风险管理措施的认识不够而带来的损失将是无法挽回，后果可能是灾难性的。然而在领导对房地产档案的风险认识不足的情况下，工作人员应对房地产档案的风险管理手段加以完善，也必须正确的树立风险意识。
(2)计算机技术的普及和发展使档案电子化，给档案的备份和异地存储提供了可能，这就需要加大力度宣传其存在的风险，防止因风险意识淡薄导致房地产档案管理工作出现安全隐患。对于只顾当前效益而给房地产档案建设带来不必要的问题，需要更加的注意。所以需要不断提高对房地产档案的抗风险能力的认识，并把这种抗风险意识提高到国家需要的战略层面上来。在房地产档案的管理上也可以进行创新和借鉴，国家采取了很多切实可行的方法对股市风险和金融的控制也取得了很好的成效。如在股市中应对不可抗力带来的风险时客户交易的资料采取异地备份的方法。一方面新入库档案资料需要进行电子化工作，另一方面要对已有库存档案电子化。
6 结语
随着我国各项管理制度逐步深化不断改革，加强房地产档案的科学管理工作已迫在眉睫，而真正要做好它不仅房地产管理人员需要转变观念和学习有关档案管理方面知识，还需要结合实际情况更新房产档案管理手段和对相关制度的支持。让所有建筑物能够浓缩成一部完整的发展史就必须建立和完善数字化系统的房地产档案。
参考文献
［1］赵旭．论新时期房产档案管理工作的开展［J］．中国科技纵横，2011，（19）.
关键词：数字档案馆；生态系统；管理
数字档案馆生态系统在快速变化的社会发展环境中必然会面临各种机遇与挑战，如何保持自身的健康可持续发展，这不仅涉及经济、社会、技术等制约数字档案馆发展的核心要素，而且，关切到未来国家档案事业的发展。为此，本文拟从战略管理、协同管理、风险管理以及生态管理等方面，初步探讨如何加强对数字档案馆生态系统的管理，保持数字档案馆生态系统的健康运行和可持续发展。
1 战略管理
战略管理是“围绕着战略的制定、决策、实施和评价而采取的一系列手段和措施的动态过程，对组织的发展方向具有长远的、全局性影响”[1]，广泛存在于政治、经济、社会、文化、教育、科技等领域活动中。目前，战略管理已引入档案事业发展和电子文件管理的研究中。冯惠玲教授指出，“面对电子文件管理这一历史性挑战，仅有战术、方法的应对远远不够，还需要有面向全国的宏观思维和战略应对，才能把这项事业推向前进”[2]，“从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排，体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路”[3]。国家档案局杨冬权局长指出，“管理好电子文件，关系到国家和社会历史记忆的长期保存，关系到人类文明的传承延续”，“不仅要考虑电子文件的今天，而且还要考虑它的明天和后天；不仅要考虑电子文件的短期效益，而且还要考虑它的长远效益”[4]。2010年，由中央办公厅牵头，国家档案局等相关部门为成员单位成立的国家电子文件管理部际联席会议办公室，标志着我国电子文件管理国家战略正式启动[5]。
数字档案馆生态系统研究立足于从整体性、系统性、平衡性、动态性等生态学思想，观察和思考数字档案馆的运行与发展，其中隐含着战略管理的思维。以战略管理思维为指导，将数字档案馆生态系统与社会发展、经济发展、文化发展以及信息技术发展等联系起来，研究数字档案馆生态系统发展态势，制定具有全局性、前瞻性、长远性的数字档案馆发展战略，并依据所制定的战略采取相应的计划、措施、步骤。实施数字档案馆生态系统的战略管理，能够将系统中的各种生态要素联结起来，形成一个互相依存、互相制约的整体，保持数字档案馆生态系统的健康运行，推动数字档案馆建设的可持续发展。同时，对于一个国家、一个地区而言，数字档案馆生态系统战略管理将是一项跨机构、跨部门的综合管理，与国家（地区）信息化发展战略、电子政务战略等密切配合，与相关组织机构建立战略联盟，协调数字档案馆生态系统与社会组织系统、社会信息系统之间的关系，在激烈的生态位竞争中实现数字档案馆生态系统的社会使命与专业价值。
2 协同管理
协同管理是“运用协同学自组织原理，通过建立‘竞争—合作—协调’的协同运行机制，把系统中价值链形成过程的各要素组成一个紧密的‘自组织’体系，共同实现统一的目标，使系统利益最大化的管理体系”[6]。在数字档案馆生态系统中，要积极实施协同管理，使得各生态因子之间密切协作、互动开放，建立和谐共存、协调运行的数字档案馆生态系统管理体系，保障数字档案馆生态系统健康运行和持续发展，其内涵主要表现为：
一是要协调数字档案馆生态系统主体之间关系。围绕数字档案馆档案信息资源管理与利用，加强档案形成者、档案管理者、档案利用者之间的联系，建立有效的协同合作机制，实现档案信息资源的有效收集、科学管理和充分利用，保障数字档案馆生态系统数字资源管理活动的良性运行。
二是要协调数字档案馆生态系统主客体之间的关系。围绕数字档案馆建设，充分发挥档案形成者、档案管理者、档案利用者的主观能动性，将生态系统中各生态因子组成一个紧密的协调运行体系，调动各种生态因子的作用关系，实现与数字档案馆生存环境的均衡发展与和谐共生。
三是要协调数字档案馆生态系统客体之间的关系，突出表现为内部环境协调和外部环境协调。内部环境协调主要是协调数字档案馆生态系统运行机制、信息资源、基础设施、组织文化等生态因子之间的关系，建立良性的运行机制，保障数字档案馆正常运行；提高档案信息资源质量，优化档案信息资源结构，建立档案信息资源管理体系；强化基础设施建设，增强数字档案馆保障能力；创建和谐文化氛围，提升数字档案馆工作者的内聚力、向心力，使数字档案馆生态系统微观环境功能最优化。外部环境协调主要协调数字档案馆生态系统宏观环境和中观环境中各生态因子之间的关系，激活数字档案馆生态系统外部环境各生态因子的功能。通过协调数字档案馆生态系统社会、政治、经济、文化、科技等社会环境以及地质环境、气候环境、生物环境等自然环境之间的关系，创造社会稳定、政治民主、经济富足、文化繁荣、科技发达、自然生态和谐的环境氛围；通过协调档案行政管理机构、档案行业协会、传统档案馆以及其他信息机构等之间关系，提升档案行政管理能力与协会业务协调能力，发挥传统档案馆的优势，与其他信息机构竞争合作，拓展数字档案馆生存发展空间。
3 风险管理
目前，风险管理广泛应用于经济与社会发展过程中，特别是在企业管理、信息管理等领域应用突出。在档案学研究中，风险管理思想和方法也被关注和重视。近年来，档案学界高度关注电子文件的风险管理，认为由于“计算机系统的脆弱性、电子文件的重要性、电子文件安全标准的复杂严格性、电子文件受损所造成后果的严重性，要求我们建立一套科学、严密的风险管理体系”[7]。冯惠玲教授在《电子文件风险管理》专著中，全面探究了电子文件风险管理的成因、规划、监控、识别、评估以及应对等内容[8]。数字档案馆生态系统风险管理是在风险识别、风险评估的基础上，积极采用相应的风险应对策略，规避和化解数字档案馆生态系统建设与发展中的各类风险。数字档案馆生态系统的风险管理要强化“安全第一”战略，突出档案安全意识，主要包括实体安全和信息安全。
3.1 实体安全。数字档案馆生态系统实体安全主要体现在档案载体安全与档案库房安全两方面。在传统档案馆或传统档案管理中，档案载体安全是档案馆库房管理和档案保护的重点内容。在数字档案馆生态系统中，数字档案载体安全成为新的课题，数字档案载体寿命短，容易受损，且档案信息内容无法直接阅读，档案信息具有瞬间即逝的可能，需要采取有效的防范措施和定期拷贝、检查制度，避免数字档案载体受损，确保馆藏数字档案载体的安全性、可读性和有效性。
档案库房安全一直存在诸多风险，如“档案装具、档案安全防护基础设施不完善、档案库房设计不规范、档案库房安全管理制度空泛、档案库房安全应急预案缺失”[9]等，这些都对档案馆库房安全管理带来潜在威胁。在数字档案馆生态系统中，库房安全增添了新的内容，如计算机机房安全、数字存储实体安全等，需要采取防火、防潮、防热、防盗、防震、防电磁干扰等措施，切实加强档案库房安全建设，不断完善、健全档案库房安全管理制度，制定数字档案馆库房安全应急预案，注重与相关部门之间的应急联动，在面对突发事件时最大限度地保护档案实体安全，减少档案损失。
3.2 信息安全。“数字档案馆的安全，涉及电子文件与数字档案在生命运动周期各个阶段的安全保护，包括电子文件的产生、传递、存储、检索、利用等各个环节”[10]。数字档案馆生态系统信息安全主要包括档案信息内容安全和档案信息系统安全两方面。
数字档案信息内容具有易消逝性和易修改性等特点，安全风险大。2009年起，国家档案局就要求“各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全”[11]；2010年，国家档案局杨冬权局长再次强调，“确保电子文件的齐全完整、真实有效，让今天的电子文件在几十年、几百年后还能被人读取利用，是一个需要特别注意的重大问题和特别需要解决的根本问题，不建设好档案安全体系，今天的电子文件和数字档案在若干年后将无法读取，信息空白的惨剧将无法避免”[12]。
档案信息系统安全是网络环境下数字档案馆面临的新的安全风险，给数字档案馆生态系统带来了不可忽视的安全隐患。2010年，《数字档案馆建设指南》指出“数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等，应当采取相应的措施和管理手段应对这些安全隐患”[13]。数字档案馆生态系统须高度重视信息系统安全，采用多维管理与控制体系，加强制度建设，提高安全管理意识；加强信息系统安全防护措施，提高系统安全防范能力，确保软硬件系统的稳定、可靠；建立网络安全管理与防护体系，利用各种手段和措施，增强网络免疫力，保障网络不被攻击，有效维护数字档案馆信息系统安全。
4 生态管理
生态管理于20世纪70年代起源于美国，它“运用生态学、经济学和社会学等跨学科的原理和现代科学技术来管理人类行动对生态环境的影响，力图平衡发展和生态环境保护之间的冲突，最终实现经济、社会和生态环境的协调可持续发展”[14]。随着生态管理的应用和发展，其内涵得到进一步延伸，如低碳管理、绿色管理、生态伦理等，都成为生态管理的重要内容。通过生态管理，能够为数字档案馆生态系统营造良好的环境氛围，实现数字档案馆与社会政治、经济、文化等之间和谐发展。
4.1 低碳管理。数字档案馆生态系统低碳管理，重点反映在档案管理成本的节约和档案利用成本的节约上，可以实现数字档案馆生态系统管理高效化，优化管理程序，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，提升工作效率，节约管理成本，降低管理能耗。数字档案馆生态系统通过运用信息、网络、通讯等现代技术手段，提供便捷、快速、高效的档案信息利用，实现“一站式”检索、在线利用、全天候服务，避免用户奔波之苦，减少交通成本；通过网络，可以打破时空限制，随时随地利用档案信息资源，实现档案信息资源共享。
4.2 建筑生态。数字档案馆生态系统建筑生态体现在数字档案馆库房建设上，强调以生态建筑意识为指导，建造环保、节能、绿化且符合档案保护要求的数字档案馆库房。一方面，数字档案馆建筑设计要遵循“适用、经济、美观”的原则，利用低耗能、低污染的材料建造数字档案馆，与周边环境和谐共处；通过库房智能化管理、低碳管理，提升用电效率，降低库房管理成本。另一方面，数字档案信息存储密度高，同纸质档案相比，大幅度节省存储空间，减少存储库房；否则，档案馆盖得再大，也难以承受知识、信息爆炸带来的存储压力。
4.3 资源生态。目前，数字档案馆数字档案信息少，民生档案信息少，特色档案信息少，档案信息利用率不高，需要重点加强数字档案、民生档案和特色档案信息资源建设，建立广泛覆盖人民群众的档案信息资源体系，实现档案信息资源多样化、特色化、民族化，满足社会对档案信息资源的多样化需求；同时，数字档案馆信息系统设计各异，数字档案信息资源来源广泛，数字档案信息异构现象严重，难以实现资源共享，需要重点加强数字档案馆规范化、标准化建设，提高数字档案馆建设效率，避免数字档案馆重复开发，实现数字档案信息资源共享，保持信息生态平衡。
4.4 生态伦理。生态伦理要求“把伦理关怀作为开发、利用和改造自然（环境）的经济社会活动的一个行为准则，树立一种全新的、与环境承载能力相适应的价值观念和生活方式，促进人与自然的协调发展”[15]。运用生态伦理思想和伦理道德对数字档案馆生态系统实施调控，一方面，可以提高档案形成者、档案管理者的责任意识和自律意识；另一方面，也可以有效防范各种信息干扰和安全风险对数字档案馆生态系统的破坏，强化主体的自律和约束，达到生态平衡。数字档案馆生态伦理突出表现在档案保密与档案信息开放上。数字档案馆生态系统中，档案管理者需要强化保密意识，遵守《档案法》、《保密法》等相关法律法规要求，保护档案知识产权，维护档案信息的安全，杜绝泄密现象的发生；同时，要处理好保密与开放之间的关系，克服“保密保险、利用危险”的工作意识，杜绝以保密为借口、以未开放为借口、以无馆藏为借口等理由不提供档案信息服务，阻碍档案的开放利用。
注：本文为国家社科基金项目《数字档案馆生态系统研究》（编号08BTQ040）研究成果之一
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一、引言
随着计算机网络信息技术的快速发展,会计工作已由电算化逐步转向了信息化,而会计档案的管理也随着信息化的逐步深入发生了根本性变化,财务人员借助高端信息化手段,建立起了无纸化财务信息共享资源,原来的手工记账纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代。信息技术的飞跃发展使得传统的档案管理模式已不能适应会计信息化的要求,如何利用和发挥会计电子档案在现代管理中的特殊作用,已成为信息化条件下会计档案电子化管理的重要任务。
中国石油集团公司自2000年重组上市以来,公司财务会计核算便一直采用根据自身特点开发的财务管理信息系统。此后,为进一步提高财务管理水平,提高会计信息的及时性、准确性以及财务报告的质量和效率,降低会计信息生成成本,2008年起中国石油正式启用了会计一级集中核算系统,该系统在为公司经营活动提供强大数据支撑的同时,也使财务管理进一步从核算型向管理型转变,向生产经营过程和决策支持延伸。2009年中国石油又通过整合erp业务集成系统、加油站管理系统、资金管理平台等,使财务数据更趋及时和规范,与此同时,此信息系统产生的会计档案在使用和管理上也与原始的纸质档案有了质的不同。按照四川省公司会计基础工作管理的要求,信息化条件下会计档案的电子化管理还需要进一步改进和规范。
二、会计档案管理现状
中国石油四川销售分公司陆续下发文件,不断规范和优化会计凭证和会计档案管理,采用汇总功能生成erp系统集成的会计凭证,虽然在一定程度上减少了因erp系统、加油站管理系统、资金管理平台与fmis财务系统融合后,财务系统产生的较大记账凭证数量,但总体上会计凭证数量仍然较大。以绵阳销售分公司为例,2011年,每月平均凭证号数达2 821号,虽然经过改进erp销售、成本凭证汇总方式,已从原来的最高4 028号降至1 811号,但凭证数量依然较大;账簿册数已达82本(按300页/本计),仅“其他货币资金”这一科目就达到15本,每年在打印凭证、账簿、报表等档案上都会耗去较多资源。
在实际工作中,由于原始单据与erp系统集成的凭证只能事后匹配,在增加财务人员工作量的同时,也常因原始单据和会计凭证存在一对多的关系,而无法张张凭证对应匹配。虽然按规定仍需打印出纸质档案,但日常查账时,电子档案的高效率早已淘汰了传统的手工翻阅方式,依靠财务管理系统先进、高效、智能的统计手段已成为不可替代的常规操作,纸质档案的利用率明显下降。总体而言,省公司的会计档案在管理和利用方面还缺乏系统性、时效性和效益性,在日常经营管理中的作用尚未得到应有的重视,高质量的会计档案信息提供与现实公司管理活动需求的差距正逐渐加大,无论是从微观层面还是宏观层面,会计档案电子化管理都有很大的改进和完善空间。
三、信息化下会计档案管理新特点
信息化会计档案不仅包括传统意义上的纸质档案,而且还包括用计算机以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和相应的财务软件系统,会计档案存储的范围和领域扩大了,但磁性介质对环境依赖性较强,电子数据容易因温度、湿度和其他意外情况而丢失,因此对使用存放环境要求较高。会计电子档案也不能同纸质档案一样直接翻阅,而是需要在一定的计算机硬件和软件系统中进行使用,对计算机系统依赖性很强,对软件环境系统的配置要求也较为严格。
信息化会计档案因其会计信息的数字化,便于日常条件查询、统计分析、报表制作等,大大提高了会计档案的利用效率,而且还便于实现会计信息系统和其他管理系统的整合,使会计档案信息资源共享,但同时也加大了会计档案被篡改、破坏及泄密的风险,因为以文件形式存储在计算机或其他专用存储介质上的会计档案,极易被通过网络或其他传播方式侵入的电脑病毒感染,导致数据丢失、系统崩溃,同时,电子档案信息高度集中,给一些恶意篡改数据的人员提供了便捷的路径,而且电子档案被修改后不易留下痕迹,难以使数据恢复原状,这就使得会计数据容易失真。
由于电子化会计档案具有明显的优点,同时又存在着不足的一面,如何确保会计电子档案的安全完整,尽可能的发挥其优势,做到“档”尽其用,成为新形势下会计档案管理的重中之重。
四、信息化下会计档案电子化管理的改进
中国石油的会计信息档案备份主要由上级完成,二级公司日常档案管理主要是加强纸质档案管理和提高档案利用水平。为充分发挥会计电子档案的服务功能,四川省公司应重点加强以下几个方面工作:
(一)完善信息化会计档案管理制度
公司应优化内部控制环境,加强风险管理,完善风险管理机制,并建立良好的信息沟通机制,综合分析会计信息化条件下内部控制的成本和效益,降低实施操作成本。目前会计档案信息化程度增强后,省公司对加油站基础资料进行了统一规范,出台了《基于信息化条件下加油站会计基础资料管理规范(试行)》,明确了加油站的会计档案管理流程和管理方法,对于会计档案的管理流程(从凭证、账簿、报表的打印到档案的装订、保管、查阅等),虽然在《财务管理实施细则》中进行了一定程度的规范,但还缺少具体的操作层面的制度规范。因此,应按照《电子文件归档与管理规范》和《会计档案管理办法》的规定,完善公司会计信息化档案管理制度,包括归档制度、保管制度、借阅制度等,这是保证会计信息系统安全有效的关键所在。
(二)加强会计档案信息网络设施建设
以前会计档案室里从未配备过网络设备,导致财务查账时,只能采用传统方式,先在财务系统中调出账务,找到所需凭证号,再到档案室调取相关凭证资料,这在档案室与财务办公地点距离较远的情况下,十分不便,大大影响工作效率。因此,加强硬件设施建设,及时配备档案管理现代化所需的计算机、扫描仪、互联网设备等现代化办公设备,将财务系统与档案存放地点有机结合,可以更加高效快捷的使用会计电子档案。另外,基于档案保管地点与财务人员查询地点的空间性,为便于档案查询,在档案管理室配备相应硬件设备的同时,如果能开发出与中石油财务管理系统数据对接的会计电子档案查询系统,财务人员就可以脱离档案管理人员直接更快地调阅原始档案,提高档案的利用率。
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(三)加快数据集成,精简财务档案
目前,fmis系统已经实现了通过erp进行销售数据的自动集成,随着应用的进一步拓展和深入,还将有更多的系统通过数据接口向fmis集成数据。当前,我们必须对各业务操作系统的流程进行再造和细化,使之与实际业务流程尽量完全匹配,确保各业务系统生成的数据达到集成要求。对自动集成到fmis中的数据,只要能直接在相应的信息系统中查询到的,就没有必要再附加原始凭证,只需在凭证摘要或记账说明中注明数据出处,逐步实现原始凭证的电子化,达到精简凭证数量,提高工作效率的目的。
(四)建立会计档案管理信息平台
根据中石油财务纸质档案管理规范,基于现有业务财务信息系统数据和信息单据管理,为了解决当前各个系统单据关联弱、连贯性不强、管理不规范等问题,应建立符合管理人员操作的档案立体、可视、动态、连贯、安全、完整的财务电子档案管理信息平台。通过这个平台,电子档案管理操作简单易学,单据传递可视连贯,信息数据安全保密,权限分配合理规范,会计电子档案完全融于公司经营管理业务之中,同时会计电子档案管理又高度集中,由于直接采用各种电子单据,减少了各类业务的纸质单据。目前公司业务系统与财务系统已经融合,身份认证系统已经部署推广应用,签名与公章全部电子化,这为我们建立和完善会计电子档案的信息化管理打下了基础。
(五)建立有效的风险防范体系,保障电子档案信息安全
通过设置防火墙等技术手段,在计算机硬件环节防止不安全隐患,保证系统运行安全;同时,还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理,确保会计信息安全运转。通常系统管理员负责流程的监控管理,这是系统安全稳定运行的重要环节,也是确保系统产生的会计电子档案的真实原始性、齐全完整性的重要保证,因此,档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性。信息化条件下,档案管理更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程,将档案处理过程的具体工作环节、内容,纳入工作流程,并对产生的档案信息统一管理,所以公司必须建立会计电子档案信息安全保障体系、设立电子档案数据中心、建立完整的权限体系,采取内网外网物理隔离、双机热备份等措施来保证数据的安全,同时配备专人负责日常的维护管理。
(六)引入会计电子文件管理系统
为更好地实现档案信息网络化建设,会计档案管理不仅仅限于内部进行一些调整,还必须向前端的会计文件工作扩张,这就使得实现文档一体化的要求尤为迫切。文档一体化并不是一个新的命题,然而在网络环境下其重要性日益彰显,公司如果有条件,可以引入会计档案电子文件管理系统。
这里设想的系统是办公自动化系统与会计档案管理信息系统合二为一的管理软件,这种系统是针对某一个或若干个机构的会计电子文件,从会计电子文件的生成开始,到电子文件的运转处理,到一部分电子文件转化为会计电子档案,到会计电子档案的管理与提供利用,到对会计电子档案进行迁移或销毁为止,能够(通过网络)对会计文件的整个生命周期进行相应控制与有效管理的计算机自动化管理软件系统。这个系统能够自动记录会计电子文件的元数据和各种背景信息,能够对会计电子文件和会计电子档案进行管理与提供利用,能够保证会计电子文件与会计电子档案的行政有效性和法律证据性,同时这种系统也能够汇入会计纸质文件等的管理信息并对其进行管理。
五、结论
[关键词]人事档案 信息化 管理 系统 挑战
中图分类号：G26.6 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）10-0327-01
人事档案收存包括个人履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入团入党、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。因此革新档案管理手段，加强人事档案管理十分重要。随着技术进步，对人事档案进行信息化管理势在必行。
1.人事档案管理现状
1.1 人事档案特点
人事档案直接为现实工作服务，是人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。必须方便整理查阅。人事档案具有高流动性特点，立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充。避免“人档分离”的状况出现。
1.2 目前人事档案管理存在的问题
传统纸质档案的检索不方便，保管和利用受限制。管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案管理材料不能及时归档整理，存在人事档案管理资料不完整、收集、归档工作被动、不及时的问题；由于档案的唯一性导致一旦发生丢失将耗费巨大精力进行补档，甚至可能影响评定职称、政审、劳动保险、离退休手续及死后遗产的办理。
2.人事档案信息化管理
2.1 信息化建设目标
档案信息化是指运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。其信息化建设应以促进、完善企业信息化和提高档案管理现代化水平为总目标，坚持技术与管理并重，与企业信息化协调和同步的原则。
2.2 档案信息化管理系统
档案信息化管理系统首先需要完成纸质档案数字化。通过扫描纸质档案、上传相关资料电子版等手段将纸质文件资料转化为电子信息，再进一步利用各种图像处理软件对图像进行相应技术处理，完成档案信息化管理基础数据收集任务。
然后将数据导入专业的档案管理系统软件。其配置应满足本企业的实际工作需要并适应本企业信息化建设发展需要，为适应自身需求，企业也可采用自行开发档案管理软件的方式。无论采用现有软件还是自行开发都要注意软件需要与企业各信息系统之间的衔接，并要能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。
电子文件存储时应注意格式，采用通用格式可避免系统间数据的不兼容，必要时需将软硬件环境及相关数据一并注明，保证电子文件的真实性、完整性、有效性。同时针对人事档案高流动性的特点，需要定期对新产生的信息归档，且在网络中予以逻辑归档的电子文件，也需定期完成物理归档。
当需要调取、修改档案时，首先要对操作人员进行权限审核，只有在相关规定允许范围内具有相关权限的人员才能进行相关操作，以保证档案的保密性、真实性。同时企业所使用的档案管理软件也需与企业所使用的输出设备兼容。
2.3 档案信息化管理措施
人员方面，需要领导层自上而下的重视，聘用了解、熟悉国家相应政策规定，具有一定计算机技术的员工。并注重培养不断创新、努力钻研的工作氛围，鼓励员工不断加强自身修养，学习先进档案信息化管理知识。培养新一代掌握人事、档案、计算机交叉知识的复合型人才。
管理方面，严格采用一人一档制度，将每位员工的所有资料封装在一个文件中，避免出现档案混乱、丢失问题。并要对存储设备定期检查优化，如果检查发现存储设备故障及时采取补救措施，减小损失，并且批拨预算随着技术发展更新优化存储设备。并不断优化相关算法、交互方式，使系统逐步自适应于日趋完善的企业信息系统，提高档案管理工作效率。
整理完善方面，基于电子文档存储占用空间小、保存时间长、不易失真的特点，信息化档案应逐步加入员工培训、论文、学术交流、采访录像、照片等电子资料，以便于人事档案对于个人信息更加全面详实的反应，为进一步的工作需求提供坚实基础。
3.档案管理信息化的挑战
3.1 数字档案真实性风险及应对
电子文档本身具有易修改性、易伪造性。人事档案中的各类资料在收集中极有可能收集到由个人蓄意涂改、伪造过的文件，例如伪造的学历证书、获奖信息等，并且单纯由文件本身鉴别其真伪技术难度较大。因此应加强各网络档案系统间的联动，对信息资源在权限范围内实现共享，以方便核对由个人提供的资料信息的真伪，通过核查后再进行归档整理。并且对审核完成的资料及时物理归档，定期将使用资料与备份资料对比，一旦文件被篡改可以及时发现补救，并寻找危规操作者追究其责任。
3.2 数字化档案的病毒风险及应对
信息化档案为方便使用，会在不同终端登录系统。若其中某网络终端因网络入侵或插入不安全的外部存储介质而感染病毒，那么将很有可能被非权限允许的用户远程操作数据，窃取、篡改、删除有关档案资料，将会造成严重后果。为避免病毒感染的发生，企业可以采用隔离管理手段，部门内通过局域网实现数据传播共享，当局域网与外部网络接驳时，建立防火墙，严格审查网络数据流。同时为局域网使用者配发安全的外部存储介质。同时企业网络技术人员应定期对终端、网络、存储介质进行检查，以降低病毒感染风险。调取备份资料时，要预先检查确认终端安全，避免备份资料感染。
3.3 数字化档案的保密性风险及应对
电子文档本身易复制，在方便使用的同时，也给窃取者打开了便利之门。民用网络本身做不到完全的物理隔离，使窃取者始终有途径通过网络侵入档案管理系统。同时大多现行系统尚未对系统用户进行分权限设置，使得本应保密的档案信息可以被超权限访问。基于以上，企业网络部门要不断加强防火墙建设，针对新型攻击给予快速有效的打击；降低病毒风险；将系统功能、数据权限细化，根据岗位为用户设定特定权限；保证防护体系的不间断运行。
3.4 数字化档案的完整性风险及应对
人事档案管理是长期、持久的工作，管理中会不断对信息进行提取、更改、转移，这些行为对数据的完整性均存在潜在风险。尤其当存储介质出现问题，可能造成大量数据损坏。同时由于存储介质的电磁特性，在强电磁环境下极易受到干扰，造成数据失真甚至损毁。对此，首先要加强操作人员规范化意识，按照标准方法使用相关设备；对物理存储设备进行屏磁化管理。
4.结语
在现代信息技术急速发展背景下，建立具有收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需要增扩其他相应功能的人事档案信息化管理系统刻不容缓，需要各方向专业人才的共同努力，以使人事档案管理能为企业发掘员工才干，推动员工发展提供更好的支持。
参考文献
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陕西省渭南市中心血站陕西渭南714000
摘要 档案信息作为公务和经济活动的记录，与事业单位的经营活动发展密切相关，在未来信息网络中占有重要的位置，档案管理工作已成为一种重要的国家战略资源，档案数字化管理已成为档案管理部门必须强化的一项重要工作。
关键词 企业；档案管理；数字化
档案管理工作是一种重要的国家战略资源，档案数字化管理已成为档案管理部门必须强化的一项重要工作。事业单位档案是在业务办理过程中形成的对业务办理过程的记录，具有很强的专业性。数字化管理是国土资源档案管理今后的方向，本文阐述了档案数字化管理的优势，重点分析了档案数字化建设存在的问题及对策措施，对加强档案数字化建设有着重要参考价值。
1 档案的管理和利用中存在的问题
通过分析我们可以看出，事业单位档案在开采信息资源中占据着不可或缺的重要地位，在事业单位的发展中也具有举足轻重的作用，但是由于各种各样因素的限制，档案在其开发利用和管理工作中都存在着很多问题，这极大的限制了档案价值的充分发挥。总结其原因，主要有以下几个：一是，企业档案室的资源不够丰富，档案的归档不够完整、系统，不能满足相关生产和管理的需求，这就对档案信息资源的利用积极性产生了消极的影响；二是，档案管理缺乏专业的人才，这直接导致其在管理中有很多薄弱环节，缺乏创新意识，不能创造出高质量的工作成果；三是，一些档案管理人员认为档案信息的作用不大，或者在工作中只注重档案的整理和收藏而忽略了档案的利用等，在工作中持有消极、被动的思想和情绪，这对档案资源的开发和利用带来了不良影响；四是，档案管理信息化水平不高，事业单位普遍存在对于档案信息化的建设管理工作不够重视，认为档案信息化管理只是走个过场，响应现代化信息建设的发展要求，很难为事业单位的发展带来可观的经济效益，导致事业单位的档案管理工作不能满足事业单位信息化发展建设的要求。
2 档案管理和利用工作的开展措施
2.1 档案管理要采用现代化的方式
事业单位档案管理的现代化主要体现在其管理思想的现代化、管理手段的现代化等方面，其中从管理思想上来说，档案信息资源的管理首先要获得领导的高度重视和支持，并采取一系列政策性措施增强各部门的群体档案意识，将各个部门与档案管理部门之间的关系理顺，灵活地利用材料，彻底改变在传统档案管理工作中只注重档案管理而忽略了档案的利用的缺陷，使档案信息库能够充分发挥自身在档案管理中的全部职能作用和提高服务质量的重要作用。随着信息科技的发展，在未来的档案管理中，档案管理信息系统应该充分考虑将办公自动化与档案管理充分融合起来，通过先进的科学技术促进档案管理数字化和现代化的共同实现。另外，从管理手段上来说，现在事业单位档案管理的现代化程度正在不断地提高，以计算机技术为核心的档案保存技术已经得到了广泛的应用，并在档案的整理、查阅以及网络平台上的互相交流等方面起到了积极的作用。通过以计算机为基础，将档案分类输入可以实现共享，这不仅能够有效的节省档案的保管空间，同时还可以实现高效、方便、快捷、准确的检索，可大大提高传输效果和档案信息处理效率。
2.2 健全档案管理体系，完善管理制度
档案具有数量大、门类多、专业性强、涉及面广、收集难度大还有利用率高等特点，正是因为这些特点的存在，我们在进行档案管理的时候要始终以科学、完善以及高效为目标。档案管理体系的建立可以通过分层的方法来实现，可将其分为领导、管理还有整理这三个层次，每个层次的工作都由不同的部门和人员负责。同时还要加大事业单位对档案管理的投入，从基础设施方面为档案的管理提供夯实的条件，并且还要定期组织管理相关的人员参与档案管理知识的培训课程，进一步促进档案管理工作的现代化和科学化。另外，在管理制度方面，首先要对归档的范围、移交的时间等进行明确的规定，以保证归档资料的及时性和完整性；其次要采用奖惩制度，对管理好的人员和部门给予相应的奖励。
2.3 加强档案信息资源的宣传和交流
事业单位档案室在日常的工作中要不断的对档案宣传体系和交流体系进行完善，这对于提高档案的利用率具有积极作用。从档案的宣传来说，事业单位应积极开展多种不同形式的讲座、座谈会还有报道等对信息系统和检索途径的介绍，通过这种方式提高档案室工作人员、领导还有管理人员等的档案意识。从档案的交流体系方面来说，在当今时代，有效的运用信息资料是科研成果以及其他各种信息资料等获取效率的决定因素，再加上现在产业发展速度飞快，技术和信息的更新速度也是日新月异，因此在事业单位的档案管理中应该打破封闭的管理方式，在事业单位和事业单位之间建立通畅的交流途径和体系，定期进行档案信息资源的共享，以弥补档案资源不足的缺陷，这对于促进事业单位的进展具有积极意义。
2.4 提高档案管理人员的综合素质
为了做好数字化档案管理工作，档案工作者一定要具备必要的信息能力。首先，档案管理人员必须加强对新知识和新技能的学习和积累，不断提高信息收集和管理的能力，充分发挥主观能动性和创造性，努力提高自身的知识水平和管理能力，由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革。其次，在思想政治方面，档案人员要认真学习档案相关的政策法规并在工作中严格遵守，热爱档案事业，在工作中做到严谨认真，求真务实，保证档案资料的真实性，确保档案资料管理工作的顺利开展。
3 小结
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看作所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参考文献
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1．1中职学校档案管理的主要内容
学校以教学为中心，教学活动是学校教育工作的主体。中职学校教学档案归档范围应包括教学管理活动中形成的各种材料，其内容主要有以下几种类型：（1）综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校规划、实施计划及各种会议记录等。（2）规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。（3）课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。（4）学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证，评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。（5）学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。（6）教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。（7）招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料；毕业生就业率、就业情况反馈等材料。
1.2中职学校档案管理的程序
中职学校档案的管理从流程上来讲，分为档案的收集工作，档案的分类和保存工作，档案的提出和运用工作，这三个环节是档案管理中出现问题的主要环节，从三个环节入手分析存在的问题，有效防止问题和困难的出现，将档案管理的风险降到最低，是一种科学合理的简洁化档案管理模式，即使出现了问题从环节上进行排查也能更轻易的找到问题的本质原因。
2管理程序中存在的问题
2．1教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识
大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置，档案管理条件的完善，管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档，造成档案材料采集困难。
2．2没有系统的管理，导致档案管理混乱
中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙干日常的工作，相当一部分档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。
3如何在管理程序上降低管理风险
3.1档案收集的制度化降低风险
档案的收集工作主要是解决档案的来源和集中，从中职学校档案的内容来说，学校档案是一个很庞杂的系统，涉及到各个部门，各个组织体系，如果只依靠专职人员上门上户式的收集整理，那是一项艰巨而困难的任务，而且非常容易出现收集中的失误，造成档案资料的流失。这时档案报送的制度化管理就显得尤为重要，依据制定系统的档案收集制度，规定学校各部门、各组织在何时、何地、以何种形式将档案报送具体的部门或个人，组织专职人员对档案进行收集，简化档案的收集工作，同时，也能培养专职的档案收集人员，有利于档案后续的管理，达到优化档案管理的目的，降低管理风险。
3.2档案保管的专业化降到风险
对档案的重视程度不够，人事档案交接手续不严密，管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。档案管理人员对档案的重要性宣传不到位，档案管理人员对人事档案重要性认识不足，认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。这些都是档案保存过程中管理人员对档案管理认识不足的表现和中职学校档案管理的现状，如何在档案保存的过程中加强档案管理人员的专业素质和职业道德就是保存程序中重点。为了达到提高管理人员专业化的目的，可以从以下几点入手：第一，增强档案管理人员知识面，强化通识教育，实现专业人员知识素质全面。第二，树立以人为本的服务意识，加深以提供服务为己任的认识,各项管理工作都应该首先从利用者的角度来考虑,以利用者的需求为出发点。第三，静态管理与动态管理相结合，保存在档案室的纸质档案和电子档案本身是一种静态的档案，而人为的对这些档案进行维护、分类和转运则是一种动态的管理。第四，手工操作与电子操作相结合，随着科学技术的发展，网络的普及与应用，逐步实行中职学校档案的现代化管理是大势所趋。从以上几方面加强档案管理人员的专业化管理水平，才能更大程度的降低管理风险。
3.3档案查阅的规范化降低风险
中职学校教学档案管理的特点是来源渠道多、涉及面广泛。形式多样，专业性强。针对中职学校档案管理的这些特点，学校制定规范化的查阅和审查机制，组织定期或不定期检查或抽查。如新学期开学或期末，可以开展全校性的对上学期或本学期档案审阅和运用方面的检查工作，并进行评比，对个人和部门进行定性定量评价，纳入教职工考核体系。设置不同管理人员针对不同部门的管理工作，规定档案查阅和运用过程中的责任人负责制，对档案的发放和传送责任到人，形成规范化的传阅形式，降低档案丢失的风险。
4结论
