时间：2023-05-30 09:48:52
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇商业信函，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
如果你能找到潜在的真正需要你的产品或服务的收信人，你的商业信函就有了成功的机会。但是，仅仅发现这样的人是远远不够的，你还必须用一个十分有效的邮包来真正打动他们。
在研究了全球数以千计的成功的商业信函之后，人们总结出了某些技巧，这些技巧可以大大提升收信人的回应率。这些招术非常简单，它们可以在你起草商业信函时，为你提供一些颇具创意的帮助。
商业信函的信封
在信封上写上有冲击力的词句。一些商业信函促销专业人员推荐使用“白”信封。事实证明情况正好相反。美国促销专家丹尼・哈奇在他的营销著作《百万美元的商业信函》一书中总结了71种最为成功的商业信函信封模式，这些模式无一例外地都在信封上写有极具吸引力的词句。
不要让信封的背面空着。收信人看到信封正面和背面的机会是50比50。为什么不把信封的背面也利用起来，让收信人成为你潜在的客户呢？
问一个带刺激性的问题。全球最优秀的广告词撰写人比尔・吉米在为美国《今日心理学》杂志拟制商业信函时，在信封上写上了这样的句子：“当只有你一人在家洗澡时，你把浴室的门关上了吗？”
突出你提供的小礼品。如果在邮件中提供了一种不可抗拒的礼物，千万不要让它被人忽视而扔到一边。最好把这种东西在商业信函的信封上注明。
把收信人的名字写在信封上。不仅仅在信封上要写上地址，而且还要吸引收信人的注意力。一家液化气公司在寄给一位用户的商业信函中，故意把信封弄得像被煤灰染得黑漆漆的样子，信封上写着：“嘿，Smith先生，你还在用那脏乎乎的煤炉吗？”
写收信人名字时，要多写几处。苹果电脑公司在给一位客户的商业信函中这样写道：艺术指导，李方；账户经理，李方；媒体指导，李方。苹果电脑公司的用意非常明确，就是要告诉用户，它们的计算机可以应用到各种不同的工作中。
尝试使用特快专递EMS。这可以提高收信人的重视程度。这样做的价格可能会很贵，但是没有什么事开始做时是不需要投入的。但是，你要解释清楚，为什么你这么着急地寄送你的商业信函。
把信封制作得像特快专递信封。有些公司寄出的信很像特快专递，让人一看到这些信件就感觉是非常的重要。这样做的成本比特快专递要低很多。
尝试使用西联快递（Western Union）。在邮寄跨国商业信函时，可以使用美国西联快递，它可以以最快的速度传递你的商业信息。这种信件在交付时，邮递员一定要要求收信人打开并阅读的。
使用一个邮递盒。人们收到盒装的邮件时一般都会打开它。你要在显著的位置上写清你的名字和公司的名称，这样才不会被误认为是不明邮件（邮包炸弹？）而被销毁。不要使用卷式包装，这种邮件打开后收信人很不容易阅读。
在邮包里装一支钢笔。美国AT&T公司曾经进行过这样的测试，发现装有钢笔的邮包的回应率要比没有钢笔的高出50%。其实这些钢笔并不贵。
在邮包上写一个谜语。美国的一家软件公司MathWorks经常向工程师们邮寄商业信函，他们发现在信封上写一个谜语会大大提高回应率。
把信封制作得别具一格。要把你的商业信函放到一大堆商业信函中，请一位朋友来观察，如果他一眼就能挑中你的邮件，那就成功了一半。
在信封上多搞点色彩。许多公司花很多钱把信里面的宣传册制作得五彩缤纷，但有些收信人可能从来就不打开信封，
抓住老客户。如果商业信函明显是针对收信人的，他们就很可能会打开它。例如，在信封上写上这样的句子：“内有特殊礼物赠给联想电脑的客户。”
尝试用不寻常的信封。AT&T公司使用的信封就像是公司的内部信件，而另一家公司的信封则是一个很大的纸袋，还有的使用聚乙烯信封。
让信封特别招眼。新西兰敦豪公司向客户邮寄一种世界上最大的商业信函，信封有3英尺长，2英尺宽。要尽量使你的商业信函最抢眼、最刺激、最与众不同。
商业信函的内容
除了商品目录，一定要装进一封信。研究表明，信件是商业信函的重要组成部分，少了它，信函的作用就会减少许多。
要把商业信函写成一封信，它要看起来像是一个人对一个人私人交流信件，而不是一份项目计划书。许多商业信函中的信其实就是小广告或宣传册。
信的语气要亲切。一封信应该是面向个人的、私秘的、亲切的。信的语气不能像广告词，更不能像宣传册上的话。
讲述一个故事。著名的《华尔街日报》的商业信函讲述了两个年轻人的故事。一位年轻人成了他自己的公司的老板，另一位年轻人成了一家集团公司的经理，什么原因造成了这两人的差别？是《华尔街日报》!这封信得到了数以万计人的回应，为报社创下了100万美元的收入。真可谓一字千金!
在信的开头提一个有挑战性的问题。爱慕思猫粮的一封非常棒的商业信函是这样开头的：“如果您正坐在一艘巡洋舰上，一个巨浪突然把您的丈夫和爱猫打下了船，您先救哪一个？如果您还在犹豫，我们给您一袋猫粮好吗？”
要在信中谈你的收件人，而不是谈你的产品。不管你是在促销速溶咖啡，还是在卖卫星天线或超级计算机，人们想读到的是：你能为他们做些什么，而不是想知道你的产品或服务。
要以第一人称写信。在美国AT&T公司，能得到客户回应的商业信函是这样开头的：“亲爱的XXX，我很喜欢挑战，作为AT&T集团消费远程服务公司的总裁，我每天都要面对它们。这就是我给您写信的原因。”这封商业信函在没有提供任何礼物的情况下，得到了120万个客户的回应。
信的开头要使用简短的句子。开头读着越容易，收信人就越容易读下去。一开头就堆上一长溜冗长的句子，读信的人很快就会扔掉它。
要根据你的收信人列表拟写不同的版本。一家公司为其研讨会撰写了四种不同版本的商业信函，一种是寄给曾经参加过会议的客户，一种是寄给参加过公司产品展示会的人，一种是寄给曾经咨询过公司产品的人，一种是寄给一般客户的。
在信的顶部加一个标题框。标题框可以突出你所能提供的东西。研究表明，这样做会提高40%的回应率。
把读信人当成一位重要的客户。这一招非常灵。
Abstract: With the promoting of world integration, Chinese and foreign economic and trade relations have become closer, the role of business letter at business trade is becoming more important. Courtesy principle is the important principle of business English wirting. Starting from the courtesy principle, the paper analyzed the specific application of courtesy principle at business English writing.
关键词：礼貌原则；信函写作；商务英语
Key words: courtesy principle; letter writing; business English
中图分类号：G42 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2011）12-0235-01
0 引言
随着世界一体化的推进，中外经贸往来日益密切，商业信函成为了商务沟通最重要，最便捷的手段之一。如果没有贸易电函，大部分的国际贸易活动都不可能顺利进行。商业上的英语信函在对外贸易中的作用就是为双方沟通交流搭起桥梁，精确具体地传递双方的各种相关信息。礼貌原则在商业信函写作中的甚至会关系到贸易的成败。因此，学会如何得体，恰当地与客户交流沟通是十分重要的。
1 Leech 的礼貌原则
Leech 把礼貌原则分为6条准则：
①策略准则（Tact Maxim，也叫“得体准则”――用于指令和承诺）：尽力减少他人付出的代价，尽量增大对他人的益处。要求越大，就越要礼貌和策略。
②慷慨准则（Generosity Maxim，也叫“宽宏准则”――用于指令和承诺）：尽力减少对自己的益处，尽量增大对他人的益处。
③褒奖准则（Approbation Maxim，也叫“赞誉／赞扬准则”――用于表情和表述）：缩小对方的诋毁，扩大对对方的赞扬。
④谦逊准则（Modesty Maxim，也叫“谦虚准则”――用于表情和表述）：尽力缩小对自己的赞扬，尽力扩大最自己的诋毁。
⑤赞同原则（Agreement Maxim，也叫“一致准则/同意准则”――用于表述）：尽力缩小与对方的分歧，尽力扩大与对方的一致。
⑥同情准则（Sympathy Maxim――用于表述）：尽力缩小对对方的厌烦，尽力扩大对对方的同情（和好感）。
我们可以看出礼貌原则指导下的交际应尽量多给对方一些方便或使对方收益，在尊重对方的同时，也能或得对方对自己的好感，进而有助于促进双方商务活动的顺利进行，因此礼貌原则在商务英语信函中的写作中具有很强的指导作用。
2 礼貌原则在商务英语写作中的具体体现
2.1 使用礼貌词汇 在商务信函中，经常使用尊称语，含蓄委婉语等。这些都体现了礼貌原则。礼貌词汇的使用，不仅能传递给对方高兴、感激、愉悦等积极的情感，同时还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的作用。商务书信或谈判的语调应是积极合作的，所以写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。写信过程中除了使用如：please，I would appreciate it if you would 等短语外，还需要做到以下几点：语气要真诚避免使用贬低的短语，如：impatience，your neglectful attitude 等。还要避免使用含有性别歧视的词语，如：businessman等。
商业信件开头的问候语也是一种礼貌的体现。
如知道对方姓名可标明，这样显得更为亲近：如:Mr. Smith，Mrs. Smith，Ms. Smith，Miss. Smith。如不知道对方姓名,对方是女士，不论婚否，如无职称，均可用“Ms.”
如果不知对方是男士女士，也不知道对方姓名，可以根据信的内容选择合适的尊称。如：Dear Customer。
尽量避免使用“To Whom It May Concern”，如果你向外国公司推荐一名求职者，则可以把推荐信写给公司的人事部，使用“Dear Personnel Director”。
2.2 使用委婉语气 商业信函的写作中要注意委婉语气的使用。既要热情友好，又要审慎仔细。因为商业信函都是有目的性的，在写信时要注意这封信要达到什么目的，对收信人会产生怎样的影响。写信的目的是歉意的，是要求性的，还是劝说性的等。这些目的都可以通过商业信函写作中的语气来表现。如：
Your complaint about the quality of ink used in the forms we supplied you is regrettable.
你方抱怨我方按常规提供的墨水质量不佳，我方对此表示遗憾。
I'm sorry that the quality ink in the forms we supplied you is regrettable.
我很遗憾按我方通常规格提供你方的墨水有质量问题。
第二个句子体现了商务英语写作中的礼貌原则。比较上面两句可以发现用积极的方式把消极或中性的句子表达出来，积极肯定合作的语气会使句子变得更加真诚有礼貌。
在商业信函的英语写作中一定要避免以下语气。
不信任的语气：如“If what you say is true…”这类语气的使用会让人觉得你在怀疑别人的可信程度。
指责的语气：如“You neglected”等，这类指责性语句会冒犯对方。
自以为是的语气：如“You would of course rather continue to do business with us …”,这类语气有强加于人的意思，结果往往适得其反。
还有简慢的语气是对别人的意见或作出的努力不够重视的表现；讽刺的语气，暴躁的语气，愤怒的语气，侮辱的语气，居高临下的语气以及过分亲热的语气都会使人反感。
3 结语
商业信函的特点和功能决定了在商业信函中应用礼貌原则的重要性。所以礼貌原则是商贸英语的一个鲜明特色，对吸引客户，开拓市场有着重要的意义。因此，在日常商务活动中我们应该注意商务英语写作中礼貌原则的运用，这样才能更好地促进商务合作的顺利进行。
参考文献：
[1]Leech Geoffrey N. Principles of Pragmatics[M].London: Longman Group Limited，1983.
[关键词] 语言学 商务英语信函 语言特点 翻译
一、引言
如今,由于经济全球化的影响已深入各国,国际贸易对一国经济的发展越发起着至关重要的作用。在国际贸易往来中,贸易双方主要联系方式为外贸函电,通俗来讲即为商务英语信函。虽然由于电脑和网络的快速发展使E-mail交流不断增多,但这一趋势亦不能撼动商务英语信函在双方联系过程中的重要地位,因为商务信函可以作为法律依据而存在,同时可以把问题阐释的更为透彻详细,从而促进合作,可以说每一笔交易的促成都需要商务信函的辅助。因此,对于每个需要进行对外商务往来的公司来说,商务信函的作用便不可小视,因为好的商务信函可以增加公司的经济效益。因此,目前社会对商务信函的关注愈加明显。本文将初步从语言学的角度探索商务信函的总体特征,并分析具体商务英语信函中语言(包括词汇、语法、语气)的使用,同时与中文信函进行对比,从而提出翻译商务信函的原则及注意事项。
二、从语言学的角度看商务信函的总体特征
1.商务信函的语场
语场即话题,即言语交际的范围。对我们日常生活来说,交谈的语场可能涉及科技、宗教、法律等各个方面,具体到商务信函方面即为商务活动的整个流程,包括询盘、发盘、下单、付款方式、装运、保险、代办、申诉、仲裁等等环节。
2.商务信函的语旨
语旨即为言语交际中所涉及到的人及其关系以及交际意图。可进一步分为个人语旨与交际语旨。个人语旨牵扯交际的参与者及其社会关系,决定着交际的正式程度、熟悉程度及专业程度。功能语旨是用来描述在某一情境下使用的是何种语言的一种范畴。
商务信函的语旨即为交易双方,也称交易伙伴。要注意他们的关系不像亲朋好友而是生意之交。故写商务信函时多用语严肃、礼貌正式。
3.商务信函的语式
语式是指语言是如何在互动交流中发挥作用的,即语言的传递媒介,如书面或口头。商务信函为书面文体,语法结构完整,且措辞与句式皆十分准确。
三、商务信函语言特征及翻译注意事项
1.商务信函词汇特征
虽然随着网络的普及,商务信函有口语化和非正式化的趋势,但目前无论汉语还是英语在用词方面依然是庄重规范。在商务信函中,选词用语有如下特征:
(1)选词礼貌客气,多用书面语、谦辞、敬语。充分体现商务信函规范正式、公事公办的特点。例:Please kindly let us know whether you would like additional brochures or any of the materials that were handed out at the convention.
(2)商务信函中多用here、there和where加上after、by、under、to、with、from、in等复合副词及古体词。这些古体词虽在日常阅读及生活中很少使用,但因具有浓厚的法律语体和正式语体色彩,常在外贸信函中出现,从而显示其严肃性和法律意味。
(3)用词准确专业。英语词汇中同义词较多,在书写商务信函时要注意根据语境要求语义差别达到选词精确、用词得当。
例1:We shall cover TPND on your order.(TPND为Theft, Pilferage and Non-Delivery的缩写)。
例2:The credit shall be payable against presentation of draft drawn on the opening bank and the shipping documents specified in Article 13 hereof.中credit、draft、opening bank、shipping documents都是商贸术语,在汉语中要根据语境译为“信用证”、“汇票”、“开户行”和“装运单据”。如下表:
2.商务信函句式特征
(1)句式完整,多用复杂句。需要注意的是,英语句法为“葡萄型”,而汉语多为“竹竿型”,意思是英语修饰语多,多在主句之上附加从句,而汉语语句短小,用逗号相连,表意简洁。在翻译过程中,要注意两种语言的不同特点,分析英语句子结构,进行拆译,并调整语序使之符合汉语逻辑。
例:With the increase of the prices which becomes conspicuous this year, the next consignment will be much dearer, so we recommend you to take prompt advantage of this offer.随着今年价格明显上涨,下一批货品价格会更高,因此本公司建议贵方尽早利用这次报价。
(2)多用肯定句,少用否定句。肯定句使信函感觉更委婉,而否定句难免给人以生硬之感。在商务贸易中使收函方见信后心情愉悦可以很大程度上促进交易的进行。
例:
句1:We can’t fill your order because you failed to send your check.
句2:We shall be glad to fill your order as soon as we receive your check.
句2比句1语气更委婉,更符合商务信函的标准。因而在商务信函写作中要多使用肯定句。
(3)多用套语,固定表达。在商务信函的写作中,有写套语可以应用到不同信函之中,这一方面显示出信函的正式性,另一方面也不失礼貌。
例:We are pleased to inform you……
Regarding your letter of +date……
Referring to your letter of ……
As stated below.
3.商务信函语气特征
商务信函的语气要客气、礼貌、委婉,从而树立来函方的企业形象,员工素质,以达到促进贸易的效果。在书写商务信函时应尽量使用情态动词、被动语态和虚拟语气。
例:Would you please kindly advise us when our order will be shipped?
译:能否告知我方订货的发货时间?
相对于英语来说,汉语的客气礼貌语更多的表现在措辞上,如用“贵、尊、高、雅、惠、大”等词称呼对方公司,用“敝、贱、鄙、小”称呼自己的公司,还有“谨告、敬请、欣闻”等,在此多赘述。
四、商务信函翻译原则
商务信函翻译不同于散文翻译,其最大的区别即为不可借题发挥,应讲求精确。切不可望文生义,应对词的含义高度敏感,同时需要掌握一定的商务贸易知识。在翻译过程中应注意商务信函的7C原则,即courtesy礼貌、consideration体谅、conciseness简洁、concreteness明确、completeness完整、clarity清楚、correctness正确。
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同时要谨记,英语是结构性语言,而汉语是功能性语言,所以对信函中常出现的长句要尤其注意。通过以上对商务信函总体及语言的分析,得出翻译商务信函时必要遵循的四项原则。
1.使用书面语言,语言简洁规范,采用公文文体。因为商务信函是交易双方的联系渠道与成交依据,语言应当相对正式,不可过于日常。
同时要注意翻译时格式的变化,目前国际普遍采用的齐头式商务信函居多。
例:
注意在此案例中,译者并没有采用商务英语信函的常用齐头格式,而是采用了普通中文信函的格式,符合既目标语的阅信,又遵循了格式原则。
2.使用地道的商业用语,体现信函的商业风格。这就要求译者对专业术语有一定掌握,并了解商业的习惯表达。
例:Upon receipt of the seller’s delivery advice, the buyers shall, 15-20 days prior to the delivery date, open a transferable, irrevocable letter of credit in favor of the seller for an amount equivalent to the total amount of the shipment.
译:受到卖方的交货通知,买方应在交货期15～20天前,开具一个以卖方作为收益人的可转让的不可撤销的信用证,金额与原发票总额等值。
3.精确翻译事实细节,避免漏译。商务信函的目的在于建立商务关系或达成一定的需求,故在翻译过程中要对日期、数量、金额给予足够的重视,万不可错译或漏译。
例:before April 4th,应译成“在4月4日之前(含4月4日)”
4.语气诚恳礼貌。商务信函的翻译同写作相同,要考虑收函人的阅信心情,故在翻译时务必要留心原文的语气,对原文进行再现,万不可任凭自己的意思改造原文。
例:We should be obliged if you would give us a quotation per metric ton CFR Lagos, Nigeria.
译:如能报给我方每公吨尼日利亚拉格斯成本加运费价,当十分感谢。
五、结语
本文首先从语言学的角度出发,初步分析了商务信函的特点及其翻译,特别强调了中、英信函中不对等的语言现象,并提出了一些翻译的建议及注意事项。但是商务信函的写作与翻译不是一朝一夕便可熟练掌握的,需要阅读大量的商务信函以了解其不同格式,及不同情况下的变体。商务翻译难度则更高,不仅要求译者有良好的双语转换能力,同时还要熟练掌握贸易知识,要求译者不仅要注重语言因素,还要注重非语言因素,从而使信函的写作与翻译更加得体。
参考文献:
[1]彭萍.实用商务文体翻译.北京:中央编译出版社,2008.
[2]李明清.商务翻译标准多元论.长沙:湖南人民出版社,2009.
[关键词] 商务英语信函 礼貌原则 准则
一、 引言
作为国际商务活动中的重要载体，商务英语信函是买卖双方互通信息的重要手段和行为依据，反映了双方的文化背景和各自的利益，在国际商务交际中起着举足轻重的作用。随着全球经济一体化的出现，国际贸易飞速发展，商务英语信函的写作质量越来越引起重视。本文将从Leech提出的礼貌原则出发，探讨商务英语信函写作应遵循的得体准则、尊他性准则和一致准则。
二、礼貌原则
英国语言学家 Geoffrey Leech提出的礼貌原则（politeness principle）是语用学早期的主要研究成果之一，反映了人们对交际现实的假设或解释。 Leech认为，人们在语言交际中，都在自觉不自觉地遵守着语言的某种原则，即说话人与听话人之间应尽量地表示礼貌（maximize the expression of polite beliefs）和尽量减少不礼貌的表达方式（minimize the expression of impolite beliefs）。在吸收美国语言哲学家Grice（1975）提出的关于“会话含义”（conversational implicative）及言语交际的 “合作原则”（cooperative principle）的基础上，Leech 于1983年在《语用学原则》（Principles of Pragmatics）一书中，系统地提出了“礼貌原则”理论。
根据 Leech的设计，“礼貌原则”理论框架下应该有策略（tact）、慷慨（generosity）、赞誉（appreciation）、谦虚（modesty）、一致（agreement）和同情（sympathy）六条准则。Leech 认为，在这些准则中，策略准则头等重要，是指导人们成功交际的普遍准则，其具体内容是减少表达有损于他人的观点，尽量多给别人利益；慷慨准则是指说话人要尽量减少表达利己的观点，尽量扩大对自己的损失；赞誉准则的基本表现是少说不赞誉别人的话，即尽量多赞誉别人；谦虚准则的做法是少说自己的好话，多说自己的不是； 一致准则是指谈话者要少说一些和别人不一致的话，多说一些和别人一致的话；同情准则是指尽量缩小自身对对话人的漠然，尽量多地同情对方。总的来说，“礼貌原则” 的核心内容就是尽量做出让步，使对方从中获益，从而使交际顺利进行，并使自己从中获得更大的利益。
三、礼貌原则在商业英语信函写作中的应用
商务信函作为一种书面语言交际的介质，同样应该遵循礼貌原则，只有这样，才能写出得体的、能保证商务交际活动成功进行的信函。商务英语信函中的礼貌原则主要遵循的是三个准则，即得体准则、尊他性准则和一致准则。以下笔者将对此进行详细分析。
1.得体准则
商务英语信函的写作应该礼貌得体，应尽量避免自以为是、责备、贬低对方的口气，尽量避免使用表示不良情绪的词, 因为这些会损害友好合作，从而影响贸易的顺利进行。例如:
We reject your order. (我们不接受你方的订单。)
为了最大程度地争取客户和利润，在双方出现分歧时，商务英语信函的写作应尽量体现礼貌得体，此句中表示“断然拒绝”的 reject显然使用得不够得体，应改为：
Unfortunately, we have been unapt to accept your order. (很遗憾,我们不能接受你们的订单。)
另一方面，虽然在商务信函中需要表达一定程度的谦恭以表达必要的礼貌，但也要避免使用过于谦卑的语气，因为这样反而会引起对方反感或有损自身形象。如：
We are extremely and sincerely sorry for the error and ask that you accept our humble and sincere apology for the undue inconvenience suffered by you.
此句过于诚恳的道歉,可能给对方虚情假意的印象,不如改为：
We apologize sincerely for the inconvenience you have suffered.
2.尊他性准则
尊他性准则是指在写作商务英语信函时，应站在对方的立场看问题,考虑对方的处境,明白对方的难处,使对方感到自己的重要性受到尊重，从而鼓励对方与我们合作。具体表现为，在写作商务英语信函时,我们应尽量使用第二人称代词(you , your ) 而少用第一人称代词( I , we , my ,our)。例如:
a.You are requested to amend the L/C as follows:(请你方修改信用证如下:)
b.We shall appreciate your amending the L/C as follows:(我们将感谢你方修改信用证如下:)
同样是要求对方修改信用证，上例中a句采取的是我方立场（We-attitude）,从我方的利益出发表达了对对方的要求，让对方感觉你是在下命令，对他们不够尊重。而b句采用的是对方立场 （You-attitude）, 以对方利益为出发点，采取了为对方着想的态度，比a 句更能体现出对对方的尊重和关心，更易为人接受。
3.一致准则
在实际商务活动中，双方在利益方面总有些分歧或冲突，这时商务英语信函的写作应尽量遵循一致准则，先扩大双方的相同意见，尽量缩小分歧。例如：
We appreciate the good quality of your goods but unfortunately your prices appear to be on the side even for goods of this quality. We regret that at these prices we cannot place an order. However, we like the quality of your goods and would welcome the opportunity to do business with you. May we suggest that you make some allowance on your quoted prices so as to introduce your goods to our customers?
这是一封对报盘的回复函，虽然对价格有异议，但为了达到让卖方给与价格折让的目的，买方在信中遵循了一致准则，先肯定了商品的质量，扩大双方的共识，再提出价格分歧。这样大大提高了交易的可能性。
四、结束语
在全球化的经济形势下，商务英语信函作为国际贸易的重要沟通手段，愈来愈受到人们的重视。礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助公司建构起良好的商业形象，进而做成好生意；反之，礼貌欠佳、用语不当的信函则会给公司带来负面的影响，弄砸了生意不说，还有可能毁了公司苦心经营的商业形象。因此，在商务英语信函写作中,要善于运用各种礼貌策略，积极实现贸易双方有效沟通，从而建立和维持平等互利的贸易关系，最终促进贸易活动的顺利进行。
参考文献：
[1]梅桂能:当代外贸信函英语的礼貌原则[J].中国科技翻译,2004(2)
关键词 礼貌原则 商务英语信函
中图分类号：H315 文献标识码：A
随着经济全球化的发展，越来越多的国际贸易活动出现，我们也有着越来越多的机会加入到国际贸易中。商务信函是商务交流的一种重要的方式。通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、处理问题、传递友谊等。在国际商务往来活动中，大多数时候，贸易双方并不直接见面而是以书信的形式来洽谈业务，只能靠文字来传递商业信息和情感；所以商务信函中的语言表达直接影响到了贸易的成败以及双方合作关系的建立，其重要性不容忽视。与此同时，也就决定了商务英语信函中使用礼貌原则的重要性。张秀娟曾经在文中提出：“礼貌、得体”是商务英语信函的灵魂，目的是为了建立和保持人与人之间的信赖关系或商业信誉，礼貌性语言对于信息的交流起着至关重要的作用。
在本文中，笔者将运用礼貌原则中的三大原则来分析礼貌原则在商务英语写作中的运用，希望能为商务英语信函写作以及教学提供一定的帮助。商务英语信函中礼貌策略的运用尤其重要，它可以为人们创造一个轻松的氛围，有助于促成商家的合作，相互尊重并给人们带来快乐。一个有礼貌的商务英语信函可以创造一个良好的商业形象，并为将来的商务合作打下良好的基础。
1关于礼貌的语用研究
礼貌是人类文明标志的体现，因此也受到了语用学界的广泛关注。在众多关于礼貌的研究中，要数Leech的礼貌原则最为突出。英国语言学家Geoffrey Leech认为在所有的语言交际中，交际双方应该尽量的表示礼貌和尽量减少不礼貌的表达方式。Leech将其礼貌原则具体化为六条准则。策略准则，指的是让他人受损最小受益最大的原则。慷慨准则，指的是让自身受益最小受损最大的原则。赞扬准则，指的是夸大对他人的赞扬，减少对他人的贬损。谦虚准则，指的是减少对自身的赞扬，加大对自身的贬损。一致准则，指的是尽量减少自身与他人的分歧，夸大自身与他人的一致性。同情准则，指的是尽量减少自身对他人的反感，尽量夸大自己对他人的同情。
2礼貌原则在商务英语信函中的运用
礼貌原则在商务英语信函中得到了广泛的运用，笔者将从以下三个礼貌原则来具体分析礼貌原则在商务英语信函中的运用。
2.1策略准则
策略准则在六条准则中是最根本，运用最广泛的一条；同时也是商务英语信函写作中不可或缺的一条准则。根据定义看来，在商务英语信函写作中，我们要尊重他人，树立以他人为重的态度。用英语表达就是“You_ attitude”。同时，“You and your”的运用在信函写作中就能够表达这个观点。通常都可以传达出一种积极的信息，并表现出对他人的尊重。例如：
（1）I want to thank you for the time you spent with me yesterday.
（2）Thank you for spending time with me yesterday.（郑卫，汪文格，2002）
在上面的两个例子中，我们可以看到在前一个例子中，“我”被放在中心的位置而读者就被放到了次要的位置。而在第二个例子当中，“你”作为句子的中心，让读者感到深切的礼遇。“You_ attitude”可以给读者留下很好的印象，并给予读者积极的信息。
2.2赞扬准则
赞扬准则要求人们尽可能的赞扬别人。在商务英语信函中，赞扬别人良好的信誉，良好的商品以及精湛的技术是很有必要的。但是与此同时也要避免过多的赞扬，这会让别人觉得不礼貌，感觉不好。所以我们可以在信函写作中具体使用一些表达积极观点的词汇。使用积极的词汇不仅仅是传达字面意义，同时会传达出你的一种情感，表达出你的礼貌以及周全的考虑。例如：
（1）We appreciate the exceptional quality of your production.
（2） We are pleased with your good quality of your production.
在上面两个例子中都采用了一种积极的语气，使用积极的词汇，传达出一种积极赞美的态度，能够是对方在情感上首先接受。
2.3一致准则
贸易的最终目的就是双方能够达到双赢。一致准则就是要求人们尽可能的减少贸易双方存在的分歧，尽可能增加双方的一致性。在商务英语信函的写作中，我们应该尽可能多的使用一字儿间接的表达，模糊语以及被动语态。这样一来，可以帮助合作双方尽快达成一致并减少摩擦。例如英语中常用的表达：seem， appear， perhaps； regret， wish， I’m afraid， I believe that； and also some passive words. Of course， words like could， should， might.
（1）We wonder if you could lower your price.
（2）It seemed that the machine was not packed properly.
类似于一上例子中的表达可以有效的避免商务交际中的尴尬，同时缓解不愉快的氛围。一致准则是商务英语信函写作中一项重要的准则。
3结语
从以上对于礼貌原则在商务英语信函写作中的运用，我们可以看出在商务英语信函中使用礼貌原则的重要性。作为一个英语专业的学生，我们更应该关注英语信函的写作以及其中关于礼貌原则的运用。
中国在对外开放以后已经成为一个国际化的国家，也就产生了越来越多的国际贸易。商务英语信函是商务交际中很重要的一个组成部分，而礼貌原则的运用是其中一个很基本的要求。知道如何运用礼貌原则可以帮助我们更好的进行商务英语信函的写作，在国际商务交往中实现更好的贸易交际往来。
参考文献
[1] Geoffrey NLeech：Principles of Pragmatice[M].Longman Group Limited，1983.
[2] 何兆熊.新编语用学概要[M].上海：上海外语教育出版社，2000.
[3] 刘爽.礼貌原则在商务英语信函中的运用[J].中国商贸，2011（7）：229-230.
[4] 郑卫，汪文格.礼貌与商务英语信函中礼貌的表现[J].云梦学刊，2002（5）：115-123.
【关键词】外贸函电；高职教育
1 外贸函电的教学现状
1.1 学生学习的目的性不明确，动机不强，缺乏学习此门课程的兴趣和热情
捷克教育学家夸美纽斯认为：“兴趣是创造一个欢乐和光明的教学环境的主要途径之一。”外贸函电是一门操作性较强的学科，它要求学生具有双边水平。但在实际教学过程中，学生搞不清楚自己为什么要学这门课程，不清楚学了这门课程对自己的日后工作有什么重要作用。此外，受旧教育模式的影响，学生在日常授课中重视语法和词汇讲解，忽视语言实用功能的训练。这使得这门实践性、趣味性很强的课程变成了死记条条框框，束缚思维的一个个片段。
1.2 学生自主学习能力不强，缺乏有效的英语学习策略
教师深受传统教育的影响，侧重知识的教授，忽视了学生自主学习的主观能动性，阻碍了学生自主学习能力的培养和提高；相当一部分学生习惯于对老师的依赖，缺乏自主学习的意识，对这门课程不太了解也不愿主动探究。撰写商务英语信函要求学生具有较扎实的英语基本功，而大部分高职学生的特点是英语基础不扎实，学生总是会曲解信函中一些重要的信息，导致无法完成对该信函的回复。
1.3 教学中存在着重知识、轻能力的现象，难以将学生应用能力的培养落到实处
外贸函电属于一门语言习得的课程，旨在提高学生英文信函的撰写能力，但它同时也是一门操作性很强的课程，与进出口业务流程密切相关。外贸函电的课程特点决定了教师不仅要具备扎实的英语基础，还要具备丰富的国际贸易知识。这样教师讲起课来才有信心，对专业知识的应用才会得心应手。但是目前，有些教外贸函电的老师侧重知识的讲解，把函电课上成了精读或翻译课，忽视了学生的实际操作能力。
1.4 学校教学模式单一，在教学安排及管理方面存在“一刀切”现象
高职院校的老师一般都是从学校走出来，之后又回到学校，缺乏外贸业务的一线经验，所以不能很好地理论联系实践。另外，一些外贸函电的任课老师往往采用传统的单一的外语教学模式，对整节课堂采取“灌输型”教法：教师逐字逐句地翻译，学生被动地做笔记，这样只会造成学生课下就忘的现象。这些教师没有及时更新教学观念，仍然坚持教师的主体地位，忽视了学生的能动性。此外，由于师资力量薄弱，学校在安排上课班级时，组班的规模较大，课时安排、项目设计等方面也都是教师因素考虑得比较多，存在着“一刀切”现象。在教学活动中，教师也是满堂灌，忽略学生在教学双边活动中的主体地位。
2 外贸函电教学创新
2.1 任务前阶段：教师进行基础知识铺垫，让学生明白外贸的基本流程
任务型教学的基本特征是以“任务”为核心单位计划、组织教学。就“任务”这一词的具体定义而言，外贸函电课程中所指的任务非常具体，指的是在不同的贸易流程中锻炼英语思考与英语沟通的技能。任务型教学法的实施主要有三个步骤：任务前，任务中和任务后。任务前过程中，教师根据教学内容引入任务，介绍相关背景知识，主要完成以下两个目标：
2.1.1 教师介绍相关概念，传授规范的语言搭配，完成前期任务导入
任务前阶段教师的主要任务在于向学生介绍外贸的主要流程，从商业信函的框架与构成开始，如何建立业务关系，如何询盘或报盘，一旦得到了报价，买家如何还盘或确定订单，出口商得到订单之后如何与客户协商支付方式或支付条款，确定这些细节之后如何商榷有关包装、保险、运输的细节。在这一条龙式的过程中，教师不仅要解释一些特色术语与固定语言搭配，更重要的是告诉学生每一个步骤的关键任务与目标，如何才能灵活正确地使用语言知识来完成协商，促进贸易。
在这一过程中，报盘、还盘或协商支付方式等每一个步骤都可以视为是一个单独的“任务”，“任务”能否成功取决于沟通是否有效，是否解决了实际问题。但如何判断实际问题是否解决呢？这有赖于学生对外贸流程规范性的掌握以及教师的指导。
2.1.2 学生了解外贸行业中的专业术语与概念，学会深度思考
外贸函电中有一些术语概念简单，但实际操作过程比较复杂。以FOB和CIF为例，经过教师的介绍，学生能够理解这两种交易方式分别代表“离岸价”与“到岸价”，并知道各自的内涵。但在外贸实务中，买家会根据自己利益与方便程度选择采用FOB还是CIF，买家所作的选择可能会不利于卖家以后的具体操作，假设双方协定支付方式为信用证，而买方选择FOB为交易方式，自己选择船公司，承担运费，这样卖家可能要承担较大风险，出于规避风险考虑，双方可能需要进一步就交易方式协商。
如果学生对这些术语的理解仅仅停留在表面，知其然而不知其所以然，仅仅停留在“写了信就算完成任务”的错误观念上，沟通的效果就无从谈起。为了加深学生对这些术语与概念的理解，教师要在接下来的阶段给学生设定具体商业环境，培养学生树立商业思维。
2.2 任务中阶段：完成真实商业环境下的具体任务，培养学生的语言实践能力与商业思维
在前人研究中，学者们普遍认为任务中阶段是学生“实施任务、完成任务”，老师在这一阶段起辅助作用。但在外贸英语这个小范围里，究竟要达到什么样的训练目的，以什么来评判任务是否具有实际效果却很少有人探索。鉴于这一领域的空白，笔者在完成基础知识铺垫后，创造性的为学生设置真实商业坏境下的外贸活动。
2.2.1 教师提供真实商业环境与企业背景，将学生分组，要求学生根据角色分析自身条件，与买家/卖家协商
在这一阶段，学生已经掌握了外贸实务的一些基本流程与规范，熟悉了不同阶段的沟通重点。于是笔者将全班学生分为若干组，为了对比任务的完成情况，每两组同学负责同一项任务，每组同学又分为买方与卖方两个角色，学生们的任务主要有与外商建立业务关系、询盘与报盘、协商支付方式等等。
这种商务情景下的任务型教学方法极大地促进了学生的学习兴趣，他们通过查阅资料、分析任务等活动巩固了任务前阶段学到的语言知识，更通过与对方的信函往来锻炼了现学现用、解决实际问题的能力。
2.2.2 组织学生分组准备，进行任务展示
经过分组讨论，每组的学生用PPT向班级展示自己的讨论结果、基于自己理解而写作的信函，以及沟通的结果，是否建立了业务往来关系。在这一阶段，重点培养学生的“在商言商”式商业思维。他们对自身情况做出分析的同时，同时要设法了解对方的情况。除此之外，信函写作也需要策略，要讲求双方利益的最大化，处理买方/卖方利益冲突的关键在于创造双赢的解决方案。学生在准备这些任务的过程中，一直处于积极主动的学习状态，有着很强的完成任务的动机，这有利于促进知识学习。而且在自主合作完成任务的过程中，他们锻炼了思维，拓宽了视野，培养自主学习能力。
关键词:商务英语函电 5C’s原则写作
中图分类号:G64文献标识码:A 文章编号:1007-3973 (2010) 03-167-02
1引言
当前全球一体化和经贸全球化的进程日益加快,中国与世界各国之间的交流和经贸活动日益频繁,英语作为国际商务的主要工作语言的使用频率也越来越高。商务英语函电作为与外商沟通与谈判的书面方式,在对外经贸活动中具有非常重要的作用。专业的商务英语函电能够有效地促成成功的经贸交流和合作。因此,培养学生商务英语书面沟通与交流的技能、写出专业的商务英语函电,在商务英语函电的教学中至关重要。
2专业的商务英语函电的语言特征
要指导学生写出专业的商务英语函电,首先要让学生了解一封出色专业的商务英语函电具有的特征。目前,学生们在进行商务英语信函写作时存在以下几个方面的问题和误区:第一、书写信函时长篇大论,在拟写商务英语信函时用很长的篇幅和复杂的句式进行写作。第二、信函的重点不清晰,没有将主要事项凸显出来。第三、用词用句不准确,产生歧义甚至误会。第四、格式不规范,没有通过信函树立专业高效的形象。第五、没有注重信函写作的礼貌原则,不能在信函中体现尊重和诚意。上述五个方面制约了学生们拟写出专业的商务英语函电,难以实现与外商有效的沟通与交流。商务英语函电不同于普通的信函,一封出色的商务英语信函主要具有以下五个方面的语言特征:Clear (清楚的)、Concise (简洁的)、Courteous (礼貌的)、Complete (完整的) 和Correct (准确的)。
3按照5C’s Principles (5C’s原则)拟写专业的商务英语函电
上面所提到的专业的商务英语函电的五个方面的特征,可以提炼为商务英语信函写作的5C’s Principles (5C’s原则)。在教学中不仅应解释说明每一条原则的特点,而且要通过具体的例句采用比较对比的方法让学生理解如何在实际写作中运用这五条原则并且掌握写出高效的商务英语函电的方法。
(1)5C’s原则之一:Clear (清晰的)
书写商务英语信函,语言要清晰才能确保信息被对方成功接收,取得交流的成功。语言清晰是指在写作时应避免笼统、模糊的词语或句子,写作的意思表示应清楚明白。
[原稿] Does wholesale have a positive impact?
[修改稿] Does wholesale increase our profits?
[原稿] This will give us enough time to reach some meaningful conclusions.
[修改稿] This will give us enough time to determine our budget.
(2) 5C’s原则之二:Concise (简洁的)
用词方面,应采用简单的或少的词语来表达;用句方面,如果可以用一句话就能表达清楚的句子,在商务英语函电中就不应用两句话来表达。
[原稿] At this point of time
[修订稿] At this time
[原稿] Although it is our policy to accept returned merchandise that is in good condition, returned merchandise that is not salable cannot be accepted.
[修订稿] We accept merchandise that can be sold.
另外,在商务英语函电的写作中应避免使用华丽的词句或夸张的词句。
[原稿] Cogitate upon
[修改稿] Think about
[原稿] The contract enclosed herewith requires your signature before it can be executed and should be directed to the undersigned.
[修改稿] Please sign the contract enclosed and return it to me.
此外,在写作中还应注意避免重复冗长字句的使用。
[原稿] Consensus of opinion
[修改稿] Consensus
[原稿] Fiscal financial year
[修改稿] Fiscal year
(3) 5C’s原则之三:Courteous (礼貌的)
要通过商务英语函电进行成功的交流与谈判,就要注意礼貌原则的应用。虽然与收信人通常无法见面,但写信方能通过信函的语言树立彬彬有礼的形象,有利于双方的沟通和交流。在写作中应多使用“Thank you”、“Will you please…”、“…will be highly appreciated” 等礼貌用语。
[原稿] You are requested to ship our order without any delay.
[修改稿] Your prompt shipment of our order will be highly appreciated.
[原稿] You should send the copy of the Letter of Credit to us by next Tuesday.
[修改稿] Would you please send the copy of the Letter of Credit to us by next Tuesday?
另外,应注意避免使用不信任、指责对方或居高临下的句子, 如:“If what you said is correct…”、“You neglected”、“You forgot”等。
[原稿] If the commodities were damaged in transit, as you alleged, we will be responsible for them.
[修改稿] As you mentioned the commodities were damaged in transit, we will be responsible for them.
[原稿] In a company as big as ours, we never take an order of less than 3,000 items.
[修改稿] Please notice that it is our common practice not to take an order of less than 3,000 items.
此外,遵循信函写作的相关礼仪如及时回信等也是礼貌原则的重要方面。
(4) 5C’s原则之四:Complete (完整的)
商务英语信函应该符合简洁的原则,但是在使用简洁用语的同时应注意信函的意思表示应该是完整的。当谈到一个具体问题的时候,应该将与该问题相关的已知信息在信函中描述完整。
[原稿] We have established through our bank a L/C in your favor.
[修改稿] We have established through our bank a L/C in your favor.
The copy of L/C will send to you by fax tomorrow morning and the L/C will remain valid until June 8.
上文是以书写给客户开办信用证的函电为例,我们不仅应该告知对方信用证已经开好,而且应该在信函中告知对方关于信用证的相关信息,将已知信息完整地表达。
在实际写作中我们可以按照5W Rule(5W规则)来验证是否将一个具体问题描述完整。5W Rule 包括了What(什么事件), When(时间), Where(地点), Who(人物), why(原因)五个方面,在写作时应进行完整地描述。
(5) 5C’s原则之五:Correct (准确的)
商务英语函电是通过信函进行书面的表达,准确的用词和用语能够在客户面前树立良好的专业形象。反之,由于不能准确的使用词句,将影响写信人的良好形象。在实践中,书写商务英语信函容易犯的错误有以下方面。
1) 百分数、小数和分数
在商务活动中,数值往往是最核心的内容。因此,准确地在商务英语信函中表达数字是十分重要的。
A 用数字结合完整拼写的单词Percent(“百分数”)在商务英语函电中表达百分数。
[原稿] The output value of our company this year has increased by seven %.
[修改稿] The output value of our company this year has increased by 7 percent.
B 当数值大于1,000时,要使用逗号。正确的使用方法是每隔三位用逗号分隔数字。
[原稿] The success rate was 98.62 per 1000 units.
[修改稿] The success rate was 98.62 per 1,000 units.
C 如果一个数值既包括整数又包括分数,整个数应该用数字表示。
[原稿] Our employees worked five and 1/2 days last week.
[修改稿] Our employees worked 5 and 1/2 days last week.
2) 缩写词(Abbreviation)
缩写词在商务英语函电中出现的频率很高,要准确使用缩写词,不仅要明确如何缩写而且应知道何时能采用缩写词。
A 正式的商务英语信函中, 当星期、月份用于句子中时,不应缩写。
[原稿] The sample products will be sent to you by the 2nd Tues. in Dec.
[修改稿] The sample products will be sent to you by the second Tuesday in December.
B 计量单位的缩写词,如果没有与数值连用,不能单独使用。
[原稿] The $ amount of the budget has been approved.
[修改稿] The $10,000 budget has been approved.
在进行商务英语函电教学时,除了上文所述的5C’s原则,还应注意讲授写作的结构、格式、语气等方面的知识和技巧,以指导学生拟写出专业的商务英语信函。
参考文献:
[1]罗伯特.商用英文书信成功策略[M].哈尔滨:黑龙江科学技术出版社,2008.
[2]Poe, R.W. 商业书信手册[M]. 北京:机械工业出版社,2005.
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[4]何光明. 新国际商务英语写作[M]. 上海:上海教育出版社,2005.
写字楼里的“编外邮递员”
叶小惠告诉笔者，2006年她从青海来到南京，在一家公司做勤杂工。公司职员常请她帮忙代寄信件，有时候是一封、两封，有时候则是大捆大捆的商业信函。每次寄信，公司同事们都会先把买邮票的钱交给叶小惠。
有一回，叶小惠寄完信后在街上闲逛，不知不觉就来到了一个邮市，她注意到，有几个摊点在卖打折邮票。叶小惠想，如果用这些打折的邮票帮那些写字楼里的公司寄信，免收手续费，仅一封平信就能赚1毛多，而一封挂号信就能赚2元多!叶小惠的眼前仿佛出现了一条金光大道。
从此，叶小惠成了写字楼的“邮递员”。她告诉自己所在公司的职员，自己可以买到一些有折扣的邮票，希望以后能为大家邮寄信函的业务。由于在同一家公司工作，更何况她只赚取邮票的差价，不收任何服务费，这对公司同事来说，不但没多付一分钱，还省了许多麻烦，于是，大家都很爽快地答应了叶小惠的要求。同一幢写字楼里的其他公司也同意让叶小惠代为寄信。
初战告捷，叶小惠轻轻松松就赚了40多元。
拓展邮寄业务
叶小惠说，有了这次经历，她更加坚信：虽然现在电话、传真和电子邮件等通讯工具和手段已相当普及，但传统的邮寄业务仍占据着一定的市场份额，一个单位总会有或多或少的信函往来，只要还有人邮寄信函，自己的业务市场就存在!
预测到代办邮寄业务的市场前景，并经过一个月的实践后，叶小惠向单位提出辞职，开始自己创业。
叶小惠告诉记者，她的服务对象主要是那些开展邮购项目的中小公司、小杂志社、广告公司、连锁加盟企业和小发明小专利咨询服务公司等。
为了扩大业务范围，叶小惠没少碰钉子，但她从不轻言放弃。
比如有一次，叶小惠想把一个生产洗衣粉和洗涤剂小型设备的加盟连锁公司发展成客户，一连跑了十多趟，嘴皮都快磨破了才达到目的。付出总有回报，这家主要面向边远不发达地区和农村市场的公司，给来信来电咨询的人回复资料和可行性分析报告的函件特别多，有时一个月就多达两三千封，其中，仅挂号的函件就有几百封!仅这家公司，就给叶小惠带来了丰厚的收入。
大家好，首先感谢局上给了我们这一次参与竞聘的机会，我想说：面对这次的机遇与挑战，我对自己充满信心、对广告邮购公司的未来充满信心。
竞聘这一个岗位，我自身的优势是：到广告组后，系统学习了有关广告策划、广告制作以及广告营销方面的知识，有丰富的广告策划经验和较高广告制作水平。通过我的策划、设计的广告作品近百幅，客户满意，受到好评。
如果我是广告邮购公司经理，要使公司工作开展得有声有色，要有自己的思路和设想。下面，我谈谈对广告邮购公司未来对外经营、对内管理中的一些工作思路：
首先广告邮购公司的方针目标是：
强化公司职能，突出发展中心，转变经营模式，树立营销理念，加强管理力度，为完成80万业务收入而拼搏！
广告邮购公司作为一种全新的媒体，必将给客户一种全新的感觉，因此换一种全新的广告理念，改一改昔日的宣传方式，是公司在以后管理工作中的思路之一。在知识经济到来之时，最大程度地赢得客户，获取利润是我们的追求。让客户在选择我们的时候，能够充分感受到邮政广告得天独厚的信息传播网络，因此依靠邮政网络的平台经营广告，应该是邮政事业在信息产业化竞争中做出的正确决策，我们邮政广告人有信心、也有决心去做好这一领域的开拓。
1、制作发行明信片由我们公司独家经营，是一个非常有潜力的项目，公司在今后的业务发展中，将作为重点项目之一来开拓更大的客户市场。通过员工努力和借助社会力量，与学校、企业、单位、全市风景区有关部门联系，洽谈发展，制作企业明信片，开发景点型门票和文化收藏型明信片。
2、公司将积极与各大单位建立联系，拓展商业信函业务市场，提高商业信函业务宣传，使其拥有更多客户。让客户了解，商业信函不只是用于账单一种用途，重大节日、重大的活动等都能以商业信函的方式广告，让需要利用邮政的信息资源，给他的目标用户发送业务信函的企业都来加入。
3、公司将创造条件，增加、开发户外广告市场。在界福桥邮电宿舍临街面，增设广告制作门市部一个，计划在条件成熟后，在城内增设广告制作门市部，承接广告邮购业务，买断一些黄金路段的市政设施以及大型商贸、文体活动的广告权；另外，大家都可以看到，大楼的对面、干道的两旁有多块的大型喷绘广告牌，这些都是由其他广告公司策划和的，利润相当可观，我一直在构思，为什么不可以利用我们邮政大楼楼体来做一些大型广告牌，这里处于火车站和经济开发区的主干道上，地理位置十分优越，而且我们在自己的大楼做广告，成本也相对较低，只要做得好，必定吸引得了大客户的注意力。
4、公司将组建一支专业化营销队伍，运用商业运着方式，上门宣传、洽谈、揽收邮政广告业务，占领市场，并注重营销的实际效果。在邮政营销网点、各支局、所以及我们局里员工中开展业务承接，利润分成，调动起我们系统内部职工联系广告业务的积极性。
5、发展和健全邮政代销网络，吸引客户。据我了解，“娃哈哈”遂宁总经销商，想通过邮政网络，把他们的产品推销到农村市场去，这说明邮政网络的作用已经被一些客户所认识，公司可以在如何健全农村邮购代销网络上下功夫，有了好的销售网络，将会有更多象“娃哈哈”这样的客户主动与我们建立业务关系，邮政信息网络才能真正发挥其优势，公司的经济效益也能得到更大的提高。
6、企业网络化已不再是一种时髦，而是一种必然，利用互联网开展业务取得收益也应该是我们广告邮购公司新的经济增长点。例如开办邮政广告网络黄页，针对遂宁所有的企事业机关、单位、学校、社会团体，把他们的信息建立在网络中，这样，一方面对信息的查询者来说可以通过网站，能够更快、更方便、更准确地获取信息，一方面提供信息的企事业机关、单位、学校、社会团体也依靠我们的网络起到了很好的宣传、广告作用。
我是一名党员，也是一名退伍军人，在党的培养和部队严格的军事化管理中，培养了我政治觉悟高、组织能力强，对于公司的内部管理，我想首先应该服从局领导的管理，认真贯彻和落实局里的各项规章制度，在这个大的前提下，来做好公司的内部管理：
1、在公司中建立一种能够激励每个员工发挥他们创造性工作能力的管理体系；建立一种全新的广告理念，来适应现代广告市场的需要。
大家好，首先感谢局上给了我们这一次参与竞聘的机会，我想说：面对这次的机遇与挑战，我对自己充满信心、对广告邮购公司的未来充满信心。 竞聘这一个岗位，我自身的优势是：到广告组后，系统学习了有关广告策划、广告制作以及广告营销方面的知识，有丰富的广告策划经验和较高广告制作水平。通过我的策划、设计的广告作品近百幅，客户满意，受到好评。
如果我是广告邮购公司经理，要使公司工作开展得有声有色，要有自己的思路和设想。下面，我谈谈对广告邮购公司未来对外经营、对内管理中的一些工作思路：
首先广告邮购公司的方针目标是：
强化公司职能，突出发展中心，转变经营模式，树立营销理念，加强管理力度，为完成80万业务收入而拼搏！
广告邮购公司作为一种全新的媒体，必将给客户一种全新的感觉，因此换一种全新的广告理念，改一改昔日的宣传方式，是公司在以后管理工作中的思路之一。在知识经济到来之时，最大程度地赢得客户，获取利润是我们的追求。让客户在选择我们的时候，能够充分感受到邮政广告得天独厚的信息传播网络，因此依靠邮政网络的平台经营广告，应该是邮政事业在信息产业化竞争中做出的正确决策，我们邮政广告人有信心、也有决心去做好这一领域的开拓。
1、制作发行明信片由我们公司独家经营，是一个非常有潜力的项目，公司在今后的业务发展中，将作为重点项目之一来开拓更大的客户市场。通过员工努力和借助社会力量，与学校、企业、单位、全市风景区有关部门联系，洽谈发展，制作企业明信片，开发景点型门票和文化收藏型明信片。
2、公司将积极与各大单位建立联系，拓展商业信函业务市场，提高商业信函业务宣传，使其拥有更多客户。让客户了解，商业信函不只是用于账单一种用途，重大节日、重大的活动等都能以商业信函的方式广告，让需要利用邮政的信息资源，给他的目标用户发送业务信函的企业都来加入。
3、公司将创造条件，增加、开发户外广告市场。在界福桥邮电宿舍临街面，增设广告制作门市部一个，计划在条件成熟后，在城内增设广告制作门市部，承接广告邮购业务，买断一些黄金路段的市政设施以及大型商贸、文体活动的广告权；另外，大家都可以看到，大楼的对面、干道的两旁有多块的大型喷绘广告牌，这些都是由其他广告公司策划和的，利润相当可观，我一直在构思，为什么不可以利用我们邮政大楼楼体来做一些大型广告牌，这里处于火车站和经济开发区的主干道上，地理位置十分优越，而且我们在自己的大楼做广告，成本也相对较低，只要做得好，必定吸引得了大客户的注意力。
4、公司将组建一支专业化营销队伍，运用商业运着方式，上门宣传、洽谈、揽收邮政广告业务，占领市场，并注重营销的实际效果。在邮政营销网点、各支局、所以及我们局里员工中开展业务承接，利润分成，调动起我们系统内部职工联系广告业务的积极性。
关键词：英语商务信函；书写；策略
1 英语商务信函的写作意义
随着世界经济的快速发展和全球一体化进程的加速，英语商务信函扮演着越来越重要的角色。在快节奏的现代商务活动中，写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流。它是国际商务往来最常用的联系方式，也是对外贸易活动的载体。写出一份准确严谨、简洁明了、规范得体、彰显个性的英语商务信函不仅能够促成交易的达成，而且可以发展同客户的良好关系，以及达成新的业务方面起着积极的促进作用。
2 英语商务信函书写常出现的问题
2.1 词汇错误
在商务英语信函的写作中，同一个词汇在商务中具有完全不同的含义。 “credit “本意“信誉、声望”，在商务中“信用证”。“offer” 提供，在信函中"报价”。Promotion “提升“，在信函中”促销“。Confirm “证明”，在信函中“保兑”。在信函写作中，不要用其他词代替信函中的意思，严格遵守它的含义。
2.2 词汇陈旧
S着时代的发展和进步，商务英语词汇的规模在不断扩大。国际经济的快速发展和计算机技术的高度发达，许许多多商务英语词汇应运而生。“a going concern，” 盈利企业。”a leap in the dark “ 冒险举动。这些新的商务词汇的出现，为商务英语信函的交流提供了便利。在写作中，要不断地跟上时代的发展，与时俱进，更新词汇，保持商务信函的新鲜度，与世界接轨。
2.3 主动语态多
在商务信函中，被动语态使用较多。为了使信函的表达准确无误，严谨周密，不引起歧义，提高交流的效率，使用了大量的被动语态。主动语态是表示主语是谓语动作的使动方的语态，信函中有时动作的参与者和发出者是谁不清晰，主动语态使用较少。
3 解决途径
3.1 书写层面
（1）大写
在英语产品介绍信函和产品推销信函中，为了给读者留下深刻印象达到过目不忘，产品名称的所有字母大写。In the brochures， MOUNTAIN 10 is very useful for the kitchen.另外，为了突出产品特点，吸引客户眼球，使读者快速抓住重点，迅速做出决定，交易马上达成，表达产品特点的词组所有字母也大写。CONVENIENT AND ECONOMICAL .
（2）逗号
在英语商务信函中，逗号使用较多。逗号用在复句内各分句之间的停顿，用逗号隔开表达了不同的意思，又糅合在一个完整的句子里，避免意思含混不清，帮助读者正确理解信函内容，顺畅做成交易，避免误入歧异。
（3）冒号
在英语商务信函中，冒号的使用常用来引导下文。Quantity： 1000cases. Payment ： by L/C.商务信函需要用简洁明了的语言表达内容，冒号引导下文节约了字数和空间，读者简易轻松理解大意，快捷抓住内容核心，节省了时间，方便了业务。
3.2 词汇层面
（1）古词
在英语商务信函中，古词的使用具有鲜明的文体特点-庄重、严肃、正式。We hereby mail one catalogue.恰当使用英语古词提升整篇信函的庄重性和严肃性，英语商务信函代表企业或公司的形象，商谈业务涉及企业之间巨大的经济效益，严肃认真的态度是商务信函必备的态度，古词的使用表明了其特点。
（2） 数词
在英语商务信函中，准确的数字对于双方贸易上的交往成功非常关键。A discount 5%.数字的使用不能有半点马虎随意，否则会造成重大经济损失和亏本，有时直接影响到公司的声誉，产生法律纠纷。
（3）形容词
在英语商务信函中，积极乐观的词可以给客户带来身心愉悦之感。快乐高兴的心态对于商务交往非常重要和关键。顺利达成交易和成功奠定业务基础为未来的贸易往来打下了牢固的基础。Glad， excited， suitable， convenient， pleased.这些词对商务交易达成起着积极的作用。
3.3 句法层面
（1）虚拟语气
在英语商务信函中，良好的沟通和交流非常重要，保证了整个商业业务流畅进行和运作。使用虚拟语气委婉含蓄，商讨交流的余地较大，对方容易接受。If you could consider， I would appreciate it.这样的交流语气，有利于维护双方的合作关系和保持良好的友谊。
（2）被动语态
英语商务信函被动语态使用较多。Your goods has been delivered to another company.它是商务业务往来通信， 表达上需要准确和规范；措辞和语气上需要礼貌委婉，严谨周密。信函涉及双方权利和义务，可作为解决双方争端的法律依据。
（3）复合句
英语商务信函对简洁性和严谨性都有一定的要求，为了保证严密的逻辑性和信函的正式性，信函需要复合句As this falls within the scope， we are desirous to establish relation with B.复合句结构复杂，表达严谨周密，商务信函中，复合句使用较多。
3.4 语篇层面
（1）省略
英语商务信函具有“节约经济”特点，双方繁忙的业务交往需要快捷简洁交流，为了避免繁琐，信函中常用省略。同时尽速突出新的商务信息，紧凑衔接语篇。We hope this shipment will be examined by more（shipment ）.
（2）重复
重复指某个语言成分多次出现的现象。在英语商务信函中，为了突出致函方的意图，加深阅读者对这一主题的印象，希望对方引起关注和重视。We have trouble in shipment.the trouble is the cargo.
（3） 连接
在英语商务信函中， 表示时间、因果、转折、递进、并列、条件等连接词的使用体现了信函的逻辑性和连贯性。这些连接词的前后关系非常紧密，巧妙衔接前后两部分内容，读者清晰知道信函内容，有效提高了信函语篇的粘结度。As soon as， as， therefore， when， where， so that 等。
4 结束语
作为当今社会活动不可缺的一分子，英语商务信肩负着建立贸易关系、沟通商务信息、塑造商务形象的社会职能。它代表公司形象，是公司的脸面，是企业对外公共宣传关系中的重要手段，对于公司树立良好的形象极为重要。希望写作策略的研究使英语爱好者能够深入了解其特点，学习写英文商务信函，提高英语写作能力，增长见识，开阔视野，更好服务于经济社会。
参考文献：
1.梁树新.现代国际商务信函[M].北京：人民邮电出版社，2008.
2.李海芳.ESP理论视角下商务英语语言特点的探[J].华章，2013，9（17）：205-206.
3.钱瑗.实用英语文体学[M].北京： 北京师范大学出版社，1991.
4.张学芳.基于商务英语的语言特点谈商务英语翻译技巧[J]. 才智，2014，7（21）： 271-272.
[关键词]商务英语 电子邮件 写作技巧
商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估,给客户的每一份信函、邮件或者传真,都代表着公司的形象,显示公司的水平和实力。同时,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。
尽管写作在今天已经被列为商业领域的关键技能之一,但在这一领域接收过全面训练的人还是少之又少的,人们要不就是在几乎无须动笔的课程上学有专攻,要么就是专攻学术写作之道,而学术写作与商务写作不是一回事。
学术写作与商务写作的不同,主要在于读者和写作目的不同。在学术写作中,写作者的目的是要让有限的读者信服自己在专业领域的博学。读者通常也是行业内的专家,他们阅读和评价论文是有报酬的。
而在商务英语写作领域,文章是写给那些可能并不了解写作题材的各行各业的读者看的。商务文章的写作,受到时间和金钱两方面的限制,另外,读者无须,也不想花时间来整理和阅读那些冗长而复杂的文章,因此,今天的商务沟通要求的是一种简洁明了易懂的文风。
因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意的一些问题如下。
一、读者
了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则即便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。
二、遣词
简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快。在生意场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去查字典。所以为了确保普通读者正确理解你的意思,尽量挑选短小精悍的简单词汇。这样也就减少了产生误解的可能。
行话仍有用武之地。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信,行话就能比平常的语言更清晰更准确的解释某些概念,也有助于于技术人员读者建立起和谐友好的联系。
三、造句
句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一打开电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置,这样可能会被人忽略漏看。
商务应用文句子的平均长度为15到18个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18个单词,读者看到这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会错误的理解句意,因此长度应切成两到三个短句为宜。
最佳的商务信函应该由长短不同地句子组成。太多长句会使人不知所措,太多短句则读起来像是小儿絮语,长短句交错的文章对读者最具吸引力。
标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。
表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,而且也留有空白的间隔。
四、分段
信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。从心理学的角度上看,如果段落过长,就可能使读者不愿意花时间继续看下去。结尾段落也应该简短扼要,明白说明读者应该采取怎样的行动。意思表达的越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,
位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8行长。今天的读者已经不习惯长篇大论,他们会撇开中间的段落之看第一和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉重要的信息,将段落长度控制在8行以内是最好的。
电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3行长,主题部分段落长度不应该超过5行。凡事为读者着想起见,尽可能缩短段落。
五、外观
外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信函,电子邮件或报告的外观如何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽略其内容或推迟到以后再阅读。
选择合适的字体和字号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了word软件,人们有机会使用多种大量不同的字体,但是如果同时使用多种字体,写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字号要慎重的选择,太小太大都不利于读者的阅读。
绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味,于是大部分甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些字体很难阅读,如果不加节制的滥用,反倒使它们丧失了正常的功用――即对某些单词或习语起到强调作用。只在其强调作用时用大写字母、粗体字或斜体字。
参考文献:
[1]侯晓莉.商务英语函电教学探讨[J].北方经贸,2004,(2).
