时间：2023-05-30 09:49:45
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理的方法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、档案管理中存在的问题
1.档案管理人员专业素养参差不齐
医院档案需要专业人士来进行相关的管理，但是目前大多医院所聘用的管理人员一般都不是该专业毕业的，普遍存在档案知识不够丰富，对知识的驾驭能力不够强，在管理的过程仍然会出现相当大的失误现象[1]。
档案管理人员的素养问题往往是医院管理过程中容易被人忽略的一部分，加上管理人员在学历、文化素养、专业素养等方面存在比较明显的差异，造成了档案管理的过程中出现不太均衡的现象，如部分人员表现较好，而小部分人员缺乏专业导致部分工作完成不够完美，严重影响了管理工作的顺利进行。
2.档案管理的模式不够完善
绝大多数的医院在档案管理这一块上并未制定出符合自身医院档案管理的合理制度。通常医院都采用各部门负责自己部门档案的处理方法，如人事档案由相关的人事部门负责，医疗病例方面的档案由相关的医疗病例部门负责，而并未成立单独的档案管理部门来进行管理，失去了档案管理的完整性。这样各部门在某一环节上的脱节不仅会导致信息资料收集的效率不高，而且往往会造成信息的遗漏和资料的不全，不利于整个医院的管理。
3.医院管理者档案管理意识较差
在医院的管理过程中，医院的发展和经营模式是医院管理的侧重点，而管理者对于档案管理往往缺乏意识和重视度。管理者对档案管理意识的淡薄会严重影响工作者对于档案管理工作的积极性，很多工作者常常采用敷衍了事的态度，在处理档案上不够重视，工作马马虎虎，这也是很多档案出现资料的不全的主要原因。
4.档案管理水平低下，档案缺失严重
用房紧张的问题时常会造成医院一再缩减档案管理室的面积，大多数的医院档案管理室比较狭小，空间往往不够用，使用起来不方便。管理水平的低下制约了档案管理的发展，严重影响了医院现代化的发展。目前大多数的医院收集整理档案资料仍然采用手工的形式，电子计算机的普及并未在医院档案这一领域被完全推广。手工收集资料，不仅会造成效率较低，而且会导致资料缺失严重，完整度不够。
二、新医改下改善档案管理的措施
随着新医改的日益深入化，传统的档案管理模式已经不能很好地适应医疗事业的改革，在这样的新时代新背景下，我们该如何改进档案管理的方式，以适应并帮助医疗事业更好的发展是值得深思的问题。
1.加强档案管理人员专业知识和素质的培养
档案管理人员专业知识和素质很大程度上影响着档案工作的进行，专业知识的匮乏和素质的高低不齐会导致档案管理工作不能顺利的进行。医院应尽量的采用具有档案管理专业知识的人才，也要加强部门成员有关知识的培训，不断地提高人员的专业知识和素养，使其工作和管理能力与时俱进，创建强大的档案管理队伍。在培训的同时还应重视激发工作人员对于档案管理的喜爱，培养他们的兴趣，并在工作中适当的增加鼓励和奖励的政策以提高工作的积极性，创建强大的档案管理队伍。
2.改善现今档案管理的模式
档案管理受到原来越多人的重视，因此，建立一个专门的档案管理部门是十分必要的。创建一个新的档案管理部门，可有为档案工作者提供一个良好的工作环境和氛围，有效的提高工作效率。在档案管理部门中可以根据其他部门的区别和需求分为病例档案管理、人事档案管理等几个不同的小部门，形成独立化，系统化的管理，同时也可以避免资料的缺少安全性的问题。在成立档案管理部门的基础上，要学会进行管理模式的创新，根据医院发展的需要适当的做出相应的调整，如在档案人力方面的管理和档案开发等方面进行全方位的创新，以促进医院更好的发展[2]。
3.加强医院管理者的档案管理意识
管理者的一举一动牵动并影响着工作者的行为，当管理者重视，加强档案管理时，工作者也会落实要实处。因此，管理者的档案管理意识就显得尤为重要。普及档案管理的重要性，强化管理意识是改善档案管理不可或缺的。
4.更新管理方式，实现管理的信息化
如今，信息化已经渐渐渗入我们每个人的生活中，信息化让我们的生活更加的高效化，系统化。随着时代的进步和发展，医院的需求已经强烈的要求档案管理方式要做出相应的调整，实现档案管理的信息化。以医院自身而论，建立一个强大的档案网络体制是实现档案管理信息化的第一步[3]。同时也要加强信息化的建设和档案资料保密性的建设。当然，在这一环节中，对管理人员电子计算机方面的有关培训也是不可缺少的。
三、总结：
在新医改的背景下，档案管理必须随着发展做出相应的改变才能更好地帮助医院朝着现代化的方向发展。由于现在的档案管理仍然存在着相当多的问题，医院应学会紧跟时代的步伐，做出有效的改革，使档案管理工作进入新的发展阶段，从而更好地保证医院整个发展管理的顺利进行。
参考文献：
[1]张秀良.新医改下医院档案管理的改进方法[J].科技资讯 ，2011年（第6期）：219-221
关键词 农民家庭 健康档案管理
资料与方法
构建硬件网络：按照城市社区卫生服务中心和卫生服务站的标准要求，江夏区作为远城区试点单位，合理规划布局、统一标志标识、保证房屋面积、添置医疗设备、购置网络设施等。网络系统充分利用现有设备，在区卫生局建立中心服务器，区财政局、各服务中心、各服务站等终端都通过VPN方式连接到区卫生局，实现日常业务动态管理。
更新服务内涵：首先通过宣传教育，广泛发动，调动医务人员和农民参与的积极性；其次制定新型的医疗卫生服务标准；动员村乡两级医务人员，责任到人，分片包户，逐步入户体检调查，建立全覆盖的农民家庭健康档案（包括农民身份证号码、医保号码、电话联系方式，健康体检资料、就诊记录等）；将农民的健康资料输入计算机，按村、组、户建立起树形结构的农民健康档案，作出农民健康诊断，评估农民的健康情况，预测农民的健康支出，预约提供健康服务。
优化分析方法：利用同步远方社区软件，将农民的健康资料自动化汇总分析，采用纵向到底〔省、市、区（县）、服务中心、服务站、村、组、户〕；横向到边（卫生、财政、医保、农合、疾控、妇幼、政府等部门）的原则，实现网上实时监控、动态管理、网上评估等功能，从而提高管理效率，增加管理透明度。
保证社区资金及时到位：各级财政在社区服务中心设置财政专户，建立资金帐，补助及专项全部直接到中心。社区服务中心建立财务核算管理制度，各服务站通过报帐制，财政和卫生主管单位，利用同步远方社区卫生综合管理系统平台，在网上通过对各基层单位的社区公共卫生项目管理内容实行考核，对各基层社区服务中心和服务站进行综合评估，得出相应的考核分值。
结果与分析
调整院内科室设置：通过创建新型农村卫生服务社区化管理模式，调整院内的科室设置，将原来科室改成新型的全科诊室，设置了处置室、治疗室、观察室、抢救室、健康档案管理室、健康宣教室、康复治疗室、心理咨询室等科室，有效利用原有的房屋、设备、使科室更加合理，更加适应农村农民新的健康需求。
优化医务人员结构：由于科室重新设置，服务职能改变，服务内涵增多，医务人员角色也发生了改变。为适应新的服务职能，医务人员通过自学、培训、考试等，成为了新型的全科医务人员，他们可以全方位地为农民提供医疗、卫生、保健、康复、心理咨询、计划生育等方面的医疗卫生服务。
增加公共服务内容：原来的分院、门诊部等过去只单纯提供基本医疗。创建服务站后，增加了公共卫生服务内容，将传染病防治、计划免疫、慢性病管理、健康宣教、妇幼保健、卫生监督、新型农村合作医疗、村卫生室管理等纳入了卫生服务站的工作中，将基本治疗真正转入到以预防为主，健康关口前移。
改变医疗服务模式：过去的医疗模式是坐等农民上门就医，被动治疗农民的疾病。由于健康档案的建立，村乡两级医务人员可以根据健康诊断，上门服务，提前预约就诊，这样进一步融洽了医务人员与农民的关系。利用新合作医疗保险，凭医疗保险病历和卡号，直接在农民就医过程中减免医药费用，让农民直接受益，从而增加农民对医务人员的信任感和满意度。
评估预测农民健康：由于建立了农民的动态健康档案，使医务人员可以对农民的健康状况做出健康诊断，评估农民的健康水平，分析农民的疾病构成、预测农民的健康支出，从而为财政投入、医疗保险报销比率、农村卫生政策提供重要参考依据。
讨论与建议
随着经济的发展、时代的进步，农民的健康保障系统的建立成为农村实现小康社会的重要标志之一。我们要尽快地建立农民的家庭健康档案，提供预防式、家庭式、康复式的农村医疗卫生服务，把医疗、预防、保健、康复、心理健康、宣传教育送到农村，送进村，送入农户家中。构建和谐农村，维护稳定国策。
建立村乡两级家庭式健康服务网络体系：新型的卫生服务是积极的卫生服务，不是消极地等待病人来求助。因此，卫生服务的提供者和需求者双方都应采取积极有效的措施。农民的健康管理也一样。江夏区在创建新型的乡镇卫生院工作中，通过科室调整设置、优化人员结构、增加服务内容、改变服务模式、建立农民的健康档案，初步建立了预防式、家庭式服务的农村村乡两级服务网络平台，取得了显著的效果。
1 档案管理工作在深化改革中出现的问题
1.1 不重视档案管理部门
档案管理工作是针对人力资源和经济项目等进行档案资料的管理，在传统的工作形式中，并没有详细的分析档案管理工作对于企业的发展影响，就是在企事业单位中也存在严重的忽视的现象。没有在重大的会议中进行全面化和真实性档案信息的利用，造成了企业在经济决策中存在偏差的现象，影响了企业的长久建设。由于档案管理工作的不重视是长期存在的，即使是在整个社会的呼吁和科学化管理的促进中，也没有重视度的显著提高，在管理层和基层工作人员中常出现工作闲散，不注重档案管理分类、真实性管理和保密建设等。在个人信息和企业经济重要信息的管理中，造成了风险隐患，因此，加强档案管理工作十分必要，也是现代化经济建设的必要。
1.2 档案交接制度不严谨
档案的分类和存档并不困难，最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今，大多数单位的档案交接制度不够严谨，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失，这样的局面是我们不想看到的，因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义，而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的，会严重耽误单位工作的正常进行。有关部门应着力加强档案交接制度的严谨性管理，在交接时，交接双方都应认真对待档案交接工作，一丝不苟地完成交接任务。
1.3 许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务
档案管理人员对档案的重要性宣传不够，许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。在今后的工作中，档案工作人员需要及时明确的告知档案持有人有关档案的相关事项，明确档案持有人的责任和不重视档案可能造成的不良后果，告知前来调取和填写档案的人员应该如何填写，并告诉他们应认真诚实的填写相关档案，如果不认真对待就会造成严重的后果，想要弥补就会变得很麻烦。
1.4 信息化建设发展缓慢
在计算机信息化时代，我国的各项经济都有了较大的提高，通过信息化技术的应用，将复杂的工作内容在电脑程序中实现了简单化的处理，改变了人力劳动的局面，这不仅提高了工作的效率，还保证了档案管理资料的准确性。在信息化的推广中，由于资金和人才的缺失出现了推广速度较慢的现象，特别是在二三线城市或中小型企业中，还没有形成网络化和信息化档案管理的使用，及时进行了计算机软件的连接，但是在档案管理的应用中并没有最大化的发挥出效果，没有建立信息公共平台，在企业的各部门沟通中依然没有现代化的转变。
2 档案管理工作的方法和注意事项
2.1 提高档案管理工作意识
在新时期的人才培养中，需要对新一代的人在进行科学管理的培训，其中就要深化基础工作的重要意义，明确档案管理在企业中的重要意义，在提高重视度的同时也提倡人才在工作中的档案使用，学会利用真实的数据与资料进行工作计划。对于档案内部的管理人员，要进行既具备档案管理能力，又具备信息化应用的复合型人才。企业内部在注重档案管理工作重视的同时，不仅仅要在相关制度中明确、在管理监督工作中加强，还要在应用设施上进行资金成本的投入，如建立安全性较好的档案库、除湿机和计算机设备等，无论是在纸质类文件还是在信息化建设中，都能够保证工作的顺利设施。
2.2 深化档案信息交接过程
在档案管理工作中，要根据档案管理工作规范进行信息交接过程的控制，针对交接手续进行严格的执行，不姑息档案资料内容不符的人员，在交接中要注重数据信息的完整性，真实性。在涉及到财务档案管理内容中要进行账务是否相符的比对，按照档案信息的分类进行正确的归档处理，并在计算机信息化的应用中进行档案传递人员的记录、档案信息和属性记录等，一是便于人员的借阅，二是一旦发生问题可以进行责任人的确定。另外，在档案资料的借阅中，要根据借阅者的寻求进行耐心服务，寻求借阅人员的使用目的，这不仅有利于重点信息的把握，还有利于未来的服务型档案管理工作的转变。
2.3 健全档案管理制度
健全档案管理制度时应按照规范的操作流程，杜绝档案在操作过程中可能出现的风险。首先应加强档案管理人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中出现不该出现的漏洞。其次，应尽量统一各单位档案存储的格式、统一成相同的处理软件。这样能够防止文档在格式转换中由于软件兼容性问题被损坏或丢失。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。
2.4 建章立制，有章可循，规范操作
建立相关制度规范档案管理工作迫在眉睫，加强制度的建设和章程的规范需要提出标准化的档案管理工作流程，这个流程应符合实际工作的需要。统一了规范和章程后，需要档案管理工作部门和工作人员的认真遵守，规范其操作流程，认真细致的工作。做到有章可循。在调取、更新和存储档案时更应该加强规范性，避免错误的发生。
【关键词】电子信息档案；风险控制；方法
目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是由于计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用电子信息档案这一手段时也面临着风险。因此，企业在运用此技术时一定要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。
企业在日常生产经营管理过程中，计算机的应用已非常普遍，其具有多种多样的功能，为企业管理带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优点，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用电子信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定管理制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参考文献：
[1]冯惠玲，论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005（3）
[2]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2008（1）
【关键词】档案；管理；方法
一、机关事业单位档案管理工作中的不足
（一）档案管理意识薄弱。机关事业单位中的工作人员大多重视本单位的专业业务的开展和综合业务水平的提高，对档案管理工作缺乏重视，档案管理制度陈旧、管理人员缺乏专业性、管理方法落后，对档案管理工作缺乏足够的监督，对工作中存在的问题缺乏重视。管理人员很难意识到档案管理工作的重要性，很难以积极的态度投入到档案管理工作中，工作过程中会产生低下效率。机关事业单位的领导和档案管理人员没有意识到档案管理工作是机关事业单位的档案管理工作顺利开展的重要、首要问题。
（二）机关事业单位中缺乏完善的档案管理制度开展。机关事业单位的管理制度中，大多是关于人事和业务相关的，其中很少有档案管理相关的规定，甚至有的机关事业单位管理制度中没有档案管理的相关规定。机关事业单位工作的开展依据主要是相关的规章制度，规章制度的缺乏使工作难以及时、有效、全面地开展。档案管理工作相关制度的缺乏，使档案管理工作开展时缺乏依据和参考，档案管理人员无法展开工作。
（三）缺乏专业人才。由于机关事业单位人员对档案管理工作重视不够，导致机关事业单位中没有足够的专业档案管理人员，很多单位的档案管理人员没有档案管理的专业知识，因此，很多机关事业单位的档案管理工作处于效率低下、程序混乱的非专业状态，甚至处于瘫痪状态，使档案管理成为机关事业单位管理工作中的短板。
（四）档案管理方法落后。由于机关事业单位的档案管理工作相关制度的缺失和相关专业人员的缺乏，档案管理工作缺乏足够的方法，仅能参考其他工作的工作程序和工作方法开展档案管理工作，档案管理方法落后并且不专业，档案管理工作的效率极低，阻碍了需要利用档案的相关工作的顺利进行。
二、提高机关事业单位中档案管理工作效率的有效方法
（一）提高工作的重视程度。机关事业单位的领导和档案管理人员没有意识到档案管理工作的重要性是机关事业单位的档案管理工作顺利开展的重要、首要问题。因此，提高机关事业单位中档案管理工作效率首先要解决的问题就是机关事业单位的领导和档案管理人员对档案管理工作重视不足的问题。目前，机关事业单位实行考核制度，提高机关事业单位相关人员对档案管理工作重视程度的最有效的方法就是将档案管理工作的效率列入机关事业单位考核范围之内，并且进行定期考核。
（二）完善档案管理工作的相关规定。制度的缺乏使工作人员开展相关工作时缺乏依据，因此，提高机关事业单位中档案管理工作的工作效率需要不断完善相关的管理制度和规定。档案管理工作相关制度缺失的单位，应该参考相关的制度规定，尽快制定档案管理工作规定，并在工作过程中不断完善。
（三）选取专业的人员。档案管理人员是档案管理的主体，档案管理人员的专业性与否直接影响到档案管理工作的效率。目前，很多高校中设有档案管理专业，因此，机关事业单位应该选取档案管理的专业人员作为本单位的档案管理人员。对于本单位的非专业的档案管理人员，应进行定期和不定期的专业知识和专业技能培训，不断提高档案管理人员的专业素质和专业水平，使档案管理工作呈现专业性。
（四）采用先进的管理方法。随着各界人士对档案管理工作的重视，对档案管理方法的研究也不断增多，不断创造出更加适合档案管理工作中实际需要的管理方法。随着信息科技的发展，产生了更多档案管理的工具，档案管理工作更加便捷、高效。因此，机关事业单位提高档案管理工作效率需要根据本单位档案管理工作的实际需要选择适合的管理工具和管理方法，并培训相关的专业人员，使机关事业单位的档案管理工作不断专业化，不断提高档案管理工作的效率。
【参考文献】
[1]贾峰.事业单位人事档案管理存在的问题与解决途径[J].活力，2013（1）.
目前阶段的电子计算机技术在人们生活和工作当中的作用越来越突出，并且其多样化的功能以及突出的使用效果，使得计算机的应用层面越来越广泛，这一点为人们的生活与工作带来了极大的变革，使得企业很好的节约了成本，并且办公的质量、办公的效率得以大大的增长。就目前的信息化时代而言，最为先进的档案管理方式，就是电子信息档案的管理，其对于企业的发展和进步有着极为重要的作用和意义。但是，由于电子信息技术在传输和存储的过程当中，存在着一定的安全漏洞，所以，还需要对相关的风险进行防范和控制，更好的保证电子档案信息管理工作的安全与可靠。
1. 预防风险的措施研究
深入并且细致的对预防风险的措施方案进行研究和分析，是开展一系列工作的基础性环节，也是一项重要的工作步骤。防患于未然，是避免风险的最为有效的措施方案，而提前性的对存在的风险进行防范，则可以使得风险的代价降至最低。首先，需要建立起严格的限制权限，各个级别的工作人员需要在权限的范围之内进行工作，并且使用档案。同时，还需要进行逐级别的审批，保证审批工作的严格与可靠，进行工作权限的认定，注意针对信息进行管理和保存。最后，则是需要针对使用的规范，对使用的权限进行确认，对备份的文件进行必要的技术处理，防止信息的泄露，尽量的避免出现信息的整理复制备份。在档案信息使用的过程当中，也需要对其安全性进行研究与探讨，避免错误的操作、避免外界的干扰对操作造成不利的影响。对于整个档案信息的使用过程，进行监督和控制，做好相应的记录。
2. 避免风险的措施研究
针对档案的风险避免，需要从以下几个方面做起：
（1）加强最新技术的获取，同时全面的保证安全的可靠性。在计算机时代当中，信息的发展和安全技术不断的发展，相关的技术手段也是日新月异，而信息的档案规避风险，最为有效的方式，就是针对技术进行创新，只有通过这样的方式，才可以保证电子信息档案得到相关的安全保护。首先，需要对加密的技术进行提升，分级别、分层次的对档案信息进行加密处理，同时保证密码不会在一定的时间之内被更改，这样的操作方式更加有利于进行风险的防范。其次，还需要对适合的档案软件进行制定，选择最佳的软件进行数据的加密处理，并且保证用户安全的级别以及访问的授权、密码的设置等等，有效的确保信息的安全和档案的安全。
（2）培养工作人员的安全管理意识。培养并且提升工作人员的安全管理意识，是全面的提升档案安全管理的重要步骤之一。而电子档案使用过程当中的多样性，相关的操作人员消炎药保证操作方式的正确、规范和标准，同时避免档案的管理工作变得更加复杂。所以，必须要在实践的工作当中加强工作人员的安全管理意识以及档案管理的能力，这一点对于当前阶段的档案管理工作有着重要的作用和意义。
（3）风险的防范必须要做到及时的发现和及时的处理。档案信息的管理工作，是数据安全性的核心部分，而对于电子信息档案的使用过程之中出现的风险问题，也需要做到及时的发现和及时的处理，针对在计算机维修时期之内的风险，有关的企业还需要重点的注重对于可能存在的风险进行防范和控制，采取一系列主动的措施方案进行应对。尤其是对于当前阶段安全信息异常敏感的时代而言，还需要采取必要的、有针对性的并且切实可行的防范措施进行风险的控制和管理。
3. 分散风险的措施研究
根据上文的详细阐述和分析，可以对现阶段档案信息管理过程当中预防风险的措施技术以及避免风险的措施方案有着全面的了解和细致的掌握。接下来，将针对分散风险以及评估风险的措施进行深层次的研究，力求以此为基础，更进一步的为有关工作的开展与进行，奠定坚实的理论基础。
将档案信息管理的风险降至最低，最为常用的是转移的策略，其实质，是对风险进行分散，并且将风险转移至其他的地方，达到降低风险的目的和效果。在一般的情况之下，诸如针对配置的基本模式进行修改，并且购买相关的保险、外包至其他的机构等等，都可以达到分散风险的目的和效果，并且这一手段方式也是未来对于电子档案信息管理的极为有效的措施手段之一。通过这样的方式，可以使得档案的风险变得更加简单化，对于原来的电子信息进行必要的改进，使得电子信息的管理系统更加的先进，保证档案信息的安全和可靠。
4. 评估风险的措施研究
针对风险进行评估，是非常有效的降低风险的方式和技术，一旦风险发生，如何对风险进行评估，并且如何将风险所导致的损失降至最低，同时找到最佳的处理技术方案，是一项重点性的工作。针对风险进行评估的基本目的，是全面的保证风险的控制计划更加的合理、更加的科学与可靠，而在现阶段电子信息档案实施的基础之上，全面的针对风险所带来的影响进行分析和研究，并且对其后果进行探讨，是非常有必要的。对风险所带来的成本的损失进行探析，同时对档案管理引起足够程度的重视，但是在现阶段的工作当中，部分档案的管理者认为电子信息档案的操作是无危险性和风险的，所以，这样的观点就为风险管理工作带来巨大的阻碍。相关的工作人员，需要时刻的提醒自己，对于风险进行评估和防范，并且采取切实可行的措施手段，对风险进行控制，全面的确保电子档案信息管理的各个细小的工作环节，都得到了有力的保障，所有的工作都有着全面严格的监督控制。最后，在风险评估的工作过程当中，还需要对安全意识进行提升，对于各种类型的安全隐患，需要尽早的发现，及时的进行处理，保证在风险发生之时，将其所带来的危害降至最低。
5. 结束语
综上所述，根据对电子信息档案的风险管理与控制进行全面的分析和研究，从实际的角度出发，深入并且细致的对具体的风险控制和防范的措施方案，进行了深层次的论述，同时，对于分散风险的方式、评估风险的方式技术等，都进行了研究，力求以此为基础，更进一步的为有关工作的开展与进行，奠定坚实的理论基础。
参考文献
[1]王平.浅议电子信息档案的风险管理与防范的措施技术方法【J】.现代化电子信息技术科学资讯，2010.10：233-238
[2]刘昌化.试论现代化的电子信息档案管理工作的加强以及风险的防治【J】.黑龙江科学信息，2009.7：45-47
关键词：办公档案；现代化管理；措施
办公档案管理对于企业的发展与进步具有总结与引导性作用，企业可以从档案记录中对企业的发展方向进行分析，发现在过去的发展路途中所存在的不足之处进行改善。随着科技的不断进步，经济的持续发展，办公档案管理越来越标准化、科学化和现代化，其在社会各个领域中都起着重要的作用，管理内容方式不断改进，促进了办公档案价值的有效发挥。下文将对办公档案现代化管理的相关内容进行详细的论述。
一、办公档案现代化管理的重要性
现代社会不论是生活还是生产节奏都明显加快，而企业办公档案管理效率的提升是社会发展的必然结果。为了满足企业需求，符合企业发展的节奏，现代化办公档案管理制度起到了至关重要的作用。就目前而言，现代化管理技术已经渗透到各个领域当中，现代化管理技术可以利用先进的科学技术与管理观念加快行业的发展。而现代化办公档案管理的进步，是企业办公档案管理的一次里程碑性的变革。完全改变了传统的办公档案管理面貌，呈现出一副新的管理容貌。采用现代化办公档案管理制度，不仅提升了办公档案管理的工作效率，还将办公档案管理引入了一个新的领域。在传统的办公档案管理工作中，办公档案管理的工作内容仅仅是将企业的相关办公文件进行保存，而在现代化的办公档案管理工作中，不仅解决的企业文件的保存问题，还能够从所存档的档案中寻找出企业所需要的档案，对企业过去的发展做出相应总结，帮助企业更上一层楼。
现代化办公档案管理不仅推动着企业档案管理事业的发展，对于计算机、互联网等科学技术也有着推动作用。在现代化办公档案管理制度中，除了需要现代科技的支持，更重要的是现代管理理念的支持。在现代档案管理理念中，处于核心地位的是现代化办公档案管理办法。科学、合理的办公档案管理办法能够使得办公档案获得事半功倍的工作效果，对于提升企业办公档案管理水平有巨大意义。
二、办公档案现代化管理的优势
1.显著提高办公档案的健全性
在现代化办公档案管理制度中，为了保证办公档案不会丢失或者损坏，需要进行双份保存，即纸质保存与电子保存。在传统的办公档案管理中，通常仅仅只会采用纸质保存方法。当企业的经营时间过久时，就有可能导致办公档案丢失，或者档案记录模糊等多种不良现象。而采用现代化办公档案管理制度则具有更强的管理优势，采用电子保存方法不仅能够做到多备份，还不会导致档案字迹模糊，是一种先进的办公档案管理模式，能够显著提升办公档案管理水平[2]。
2. 提高查找效率
采用现代化办公档案管理制度，可以极大的提升搜索档案的效率，减少查找档案的时间。企业所需要保存的档案数量较为庞大，在传统的办公档案管理制度中，若想要搜寻所需的办公档案，需要花费大量的时间与经历进行寻找。而现代化办公档案管理制度，可以通过建立档案数据库，利用计算机技术，在办公档案数据库中进行搜索，极大的降低了寻找档案的时间。不仅如此，还能对企业的办公档案进行详细的分类，按照不同类型的办公档案进行存放。现代化办公档案管理模式是一种优质管理模式，值得推广。
3.现代化办公档案管理更加规范化
现代化办公档案管理管理基础就是规范化与标准化，基于这两项原则再对办公档案进行进一步的分类与归纳。而传统的办公档案管理中，由于档案管理主要是以纸质档案为主，整理难度较大。而采用现代化办公管理制度，可以降低管理难度，设立规范化管理模式，按照不同标准将办公档案进行整理。而在现代化办公档案管理工作中，当档案需要转移时，需要选择适当的转移方法，如U盘、硬盘等方法。为了办公档案不混乱，在进行办公档案管理时，必须设立相应的管理规范，防止出现交叉情况。
三、强化办公档案现代化管理的措施
1.重视办公档案现代化管理的创新
在实际工作中，用持续发展的眼光来分析研究办公文件归档工作，解决办公文件电子化后遇到的新问题，以此不断提高办公档案的现代化管理水平。在办公档案现代化管理工作中，要与时俱进、重新认识和采用新方法来加强办公档案管理。扩展思路开发，利用办公档案信息，使用新的手段指导办公档案现代化管理，改进管理的机制。
2.强化办公档案的标准化管理
办公档案管理的各个方面都应当按照标准化的制度与程序进行，保证办公档案管理科学合理。标准化缺失将直接导致办公档案现代化管理难以开展，而衡量办公档案现代化管理效果的一个重要尺度就是标准化的程度，标准化是促进办公档案科学管理的重要途径。
3.现办公档案管理传统方式和现代方式的有效结合
倡导办公档案现代化管理并不是意味着要将传统的管理方式全部舍弃，不是对传统办公档案管理方式的全盘否定，而是在加强传统办公档案管理的基础上，采用先进的管理方式和技术逐步向办公档案现代化管理转变。在过渡中，需要继承发展传统办公档案管理中的优点，改进传统办公档案管理中落后的管理手段。
4.实现办公档案管理组织的科学化
办公档案管理应当以科学理论作为指导，结合办公档案管理的实际情况，根据管理工作的特点与客观规律，促进办公档案管理的科学化和高效化。科学化可将传统的行政领导方法转变为宣传教育、绩效考核和行政领导等措施相结合的综合管理方法，从而提高办公档案现代化管理的效率。高效化可在办公档案管理组织内部做到物尽其用、人尽其才，确保文件流通和人员查询顺畅，信息能够准确、及时的得到传递。
5.加强新技术、新知识的学习和人才队伍建设
新技术、新方法的学习，主要体现在以下几个方面：载体材料现代化；保管条件现代化；复印装订等技术现代化；咨询业务智能化和档案工作方式现代化等。人才队伍是办公档案现代化管理的主体，其办公档案管理能力、技术和业务知识水平的掌握程度直接影响到办公档案管理水平的高低。
四、结束语
综上所述，办公档案现代化管理是符合时展的要求，是由多种因素组成的一项系统工程。日益强调工作效率的现代社会，对办公档案管理有着更高层次的要求。为了顺应社会发展的需要，办公档案现代化管理是档案管理的发展趋势。在具体实践中，应当树立创新、发展的观念，加强办公档案现代化管理的人才队伍建设，加大办公档案现代化管理手段的投入，促进办公档案管理朝着标准化、科学化和现代化不断迈进。
参考文献
[1] 陈小玲.办公档案现代化管理探析[J].办公室业务，2012（21）.
[2] 褚海燕，贾树行.办公自动化在文书档案管理中的应用浅析[J].商业经济，2013（30）.
1在公共管理下的档案管理方法
公共管理即公共服务管理显而易见其服务对象主要是社会公众并以社会公众为中心展开管理工作，同时采取有效的管理方法为公众服务而公共管理下的档案管理,则是将档案管理工作向更为公开、更为专业的方向发展同时为了能符合公共管理对档案管理的要求，在档案管理工作中要更加注重档案利用者的需求将档案利用者放在管理服务的中心位置，以突出档案管理中的公共观念具体可从以下几个方面来理解扮是在服务理念上档案管理与公共管理在服务对象上有相同之处，公共管理的服务对象是社会公众而档案管理的服务对象则是广大档案用户因此在公共管理视角下档案管理应将用户放在管理工作的中心位置重视用户对档案管理服务的感受从而不断改进档案管理的模式和方法
2公共管理下档案管理的理念基础
在档案管理理念方面要确立公共责任理念、全面发展理念和公平服务理念
2.1公共责任理念
社会责任是档案管理存在的基础，是档案管理发展的内在动力履行社会责任是实现档案管理合法性的基本前提现代档案管理的社会责任无论是责任范围还是责任程度都明显有别于传统档案管理就责任范围而言传统档案管理承担的主要是政治责任规代档案管理承担的是全面的社会责任包括促进社会事业发展的责任和广大人民发展的责任，前者包括经济责任、政治责任、文化责任、社会责任后者表现为最广大人民的全面发展提供档案信息保障的责任
2.2全面发展理念
档案管理应立足于社会各项事业的全面发展需要来进行档案信息资源建设和档案信息服务，而非针对传统的政治与行政管理、历史研究与编史修志等服务领域来展开档案信息资源建设与信息服务在具体工作对象上应面向最广大人民而非传统的政府工作人员、研究者的需要展开档案管理工作为此要求档案管理将服务范围扩大到整个社会各项建设事业后者以保障和促进最广大人民全面发展为基本宗旨的国家与社会建设目标要求将满足最广大人民工作和生活对档案的需要作为档案工作的基本出发点与根本目标
2.3公平服务理念
公共服务均等化是公共性的本质诉求作为公共服务的组成部分档案服务均等化旨在消除档案服务中的歧视现象，即档案管理必须严格执行档案开放制度对应该开放的档案适时开放并允许各类社会公众基于自身需要自由地利用在向公众提供开放档案服务时必须遵循同样的原则、政策与标准不搞差异化服务，即使是档案信息的核心利用群体池不可以享有特别权利面向公众个人提供档案服务的标准与面向社会组织提供档案服务的标准应是统一的在具体服务过程中对各类利用者提出的利用要求或限制必须是等同的
3在公共管理下的档案管理模式
档案管理模式属于方法论的范畴在公共管理的视角下档案管理主要有以下几种模式可供参考:
3.1文档集成式
文档集成式档案管理是将文档管理通过集成化的技术形成系统的管理规范并运用系统的管理模式对医院档案进行管理文档集成式档案管理的核心是各文档管理过程之间的协调性目前文档管理多是由文书部门和档案部门分开负责的其中文书部门主要负责文件管理部分而档案部则主要负责档案管理部分.两个部门独立工作使文档的完整性得不到充分的保证影响了档案管理的质量而文档集成式管理则能够将文件管理和档案管理统一到一个系统当中从而保证了文件档案的完整性和开放性
3.2资源管理式
随着社会和信息技术的发展，出现了越来越多的电子档案档案管理也逐渐倾向于信息档案管理因此大力开发信息资源对于未来档案管理工作的发展具有十分重要的意义由此可见档案管理工作也应转向信息资源的方向将信息资源体系作为档案管理的基础
3.3公众参与式
[关键词]高校信息；档案管理；信息一体化
[中图分类号]G640 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2016）02-0026-02
将高校信息规整到一起并且能保证信息档案一体化是高校信息档案管理的重点。高校档案一体化的提出，对档案的管理观念，方法，手段都产生了深远的影响。在高校的日常发展中，高校是一个以人才培养为基础的现代化非盈利性教学机构，其主要目的是培养人才。实施档案信息合理，可以有序的将数据排布而且能够正确整齐归档，并实现对数据的有效性分析。计算机的出现实现了高校档案管理网络化的具体目标。为高校实行文档一体化提供了技术支持。
一、实施高校档案管理信息一体化的主要目的
（一）高校档案管理的现状
高校档案管理一般都是利用一般常规的方法进行管理，如同图书管理一样，将其按照一定的顺序进行存放，比如说建立固定的文件夹，进行标注，然后每一年的信息都要定期的进行更新，工作量大。要找到规律，查找信息，进行具体的总结归纳时则相当费力。档案管理人员压力较大，效率比较低，容易出现较大的差错。一般情况下，不容易找到数据，数据的整理比较困难，而且，数据库的整体传播能力较差，没有具体的手段进行广泛的传播，应该说只是一种人为的管理水平。如今已经是进入信息时代，信息化的管理档案可以大大提高工作效率。高校中，档案管理涉及到的部门和方向有很多，数据库的经过的地方也很多，运用信息化的模式以最快捷的方法进行整理、传播、分析，汇总，从而提高档案管理的效率。
（二）高校档案信息化管理的目的
在高校图书馆中，常常会用信息一体化总结管理模式，将图书进行整体性进行一体化管理，这样的方法使整理图书信息工作变得简单快捷和方便。所以，在高校档案管理过程中也可以采取这种信息一体化的档案管理模式。信息一体化档案管理的主要目的其一是为了进行更好的档案管理，而且是为了保护档案资料，提高档案利用率。在各大高校中，档案资料都是很重要的，而且一般处于保密的情况。所以，在档案管理中，尤其是进行网络管理，应该找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高档案利用率。档案虽然是各大高校中的机密文件，但是，档案利用率也是档案管理的好坏的一种标志。在存储之后一旦需要哪个档案，看到档案的利用率另外就是在寻找过程中的效率，这些都是在档案整理过程中应该提高和注意的地方。总而言之，说到高校的档案管理信息一体化，就是要在已知的档案信息中进行总结归纳，可以进行网上信息总结，然后，将总结的过程进行具体的分类，但是要保证将所有的档案进行一体化，建立一个关联网，每一个分类都要有规律和联系。在日常高校的管理中，一个高校有很多的学院，每一个学院又有很多的教职工和学生，另外学院在发展过程中都会建立自己学院的档案，这时，就应该在分类中运用信息技术开发档案信息资源，可以引入新的档案管理理论，方法和原则。比如说在高校中的管理机构的职能与档案工作体制的变化，这些具体的问题也都要在档案整理的过程中进行具体的信息改变和总结。除此之外，各大高校的工作学习研究的方向重点也各有不同，但对档案有效整理，减少档案漏编或者错编的情况出现的目的都是相同的。
二、实行高校档案管理信息一体化的方法
（一）进行高校的抽样调查
说到抽样调查，这一点是十分必要的。高校本来就是一个大集体，这一个集体是由我们很多学生和教职工人员一起组成的。所以，应该深入进他们中间了解各自的不同情况。学生就是一个大集体，应该走访不同学院，调查了解他们平时的生活和学习情况。找到他们中间的不同点和相同点进行总结，并且调查平时的上课情况，了解高校学生的日常情况。其实这是档案调查分析整理的一个重要前提。另外，教职工人员也是一个很重要的群体。对教职工进行抽样调查，问询他们的日常上课情况。了解他们的工作情况，从档案的一些基本信息做调查。以上都可以在网上进行。抽样调查具有很大的优点，有经济性，时效性，准确性和灵活性。它可以解决全面调查很难解决的问题，补充和订正全面调查的结果，另外，在高校中进行全面调查实现的可能性很小，所以抽样调查会有一定的根据性。还能对整体的情况进行某种总结和假设进行检测。简单的说就是用抽样的方法代表了整体的情况。这样的抽样结果可以从档案中找到抽样的正确性，也就可以算出准确率。然后就会从档案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和检查。
（二）采取自动化档案管理模式措施
在高校档案管理的过程中，计算机的网络应用于教学管理，科研管理，学籍管理，人事管理，财务管理各个领域。因为档案管理的复杂性，所以进行网络或者计算机的管理，极大的提高工作效率。而且，因为过去的档案管理都是属于一种比较复杂的纸质化书写整理，在整理过程中就比较复杂，而计算机整理简化了原本繁琐的过程。自动化管理模式就是因为采取了计算机的计算整理模式。利用这种方法，首先实现了信息存储检索，以及数据的处理的自动化，整理档案管理员可以在计算机上制定一个线性曲线，然后将数据输入，随着数据的大量涌入，数据的曲线图会自动生成，一旦出现波动计算机可以自动通过比对实现数据分析，然后直接输出可以利用的档案文件，这样减轻了档案数据的调动和磨损，提高了高校中档案的利用率。这种方法应该说是实现信息一体化的前提，增加了以后档案管理的便捷性。现在社会中的主要办公模式已经逐渐从传统化进入了自动化，因为自动化的工作模式不仅可以减轻工作量，而且在提高工作效率的同时也不会忽视工作质量。所以相信在未来的工作过程中，高校也会不断的借鉴这种工作模式，不断的进行优化。
（三）在档案管理的软件上实施工作统一性
在自动化进行的同时，计算机在整理档案的过程中，往往会出现工作过程中计算机机器的系统不同，或者是系统的计算方式有差异，在这种情况下，就会出现上下界面中的数据出现对不上，无法统一的情况。所以，即使使用现代自动化的管理手段，一样不会有速率上的提升。相反，要在工作的过程中寻找简洁的工作方法。在工作的过程中，应该在档案管理的过程中计算机整理时要保证软件的统一性，软件统一如何实施，应该根据高校的档案放置的不同方式，根据档案的所属性质进行具体的分类，将档案放在不同的文件夹内，另外根据这些不同的文件夹进行总结数据，对数据进行分别的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函数曲线，找规律，确定影响档案管理的因素。最重要的是确定影响因素的轻重，如果档案管理的过程中影响程度比较轻，就可以根据具体的情况进行细节的调整，如果影响的情况比较严重，就要从前后的问题进行控制分析，找到出现这些问题的原因所在，还有在档案管理过程中，一定要确定安全性，不能在管理过程中出现安全性的问题。所以在计算机中进行，要确保软件的安全性，防止病毒的出现。减少数据库的纰漏。并根据实际情况，对软件进行定期的排查更新，找到最先进的方法。进行最快捷的计算。减少档案管理的过程中数据错误的可能性。
三、高校档案管理信息一体化的重要性
高校的档案管理一体化，其实主要应用的方法就是利用计算机进行档案的管理，利用计算机的特殊软件进行档案管理，另外，必要时还能够在网络上找到档案整理的合理方法，一般高校中，因为院系都有不同的特点，所以会根据不同的院系，将数据进行有效的分类，然后根据分类进行归纳，制作表格，制作图像，找到数据变化规律，另外，可以将数据放在具体的文件夹中分类，然后必要的时候可以减少数据寻找的时间，增加了数据的整理效率。另外，除了这些特点，信息一体化还有一些原有的档案管理没有的特点，其一就是在整理过程中将信息统一进行汇总总结可以建立一个关系网，增加高校中各大学院之间的联系性，这个方法还能将学院之间进行对比，找到各个学院之间档案管理的优点和不足，这样可以便于学院之间的学习和改正。第二就是可以在高校工作的时候实现业务的规范性。因为在档案管理中要投入大量的人力物力，而且要花费大量的时间进行档案的管理。所以为了减轻档案管理的负担要进行字体合适等必要地方的统一规范。这样一来，就会在整体的归纳过程中有了一个简单的控制过程，可以通过数字的比对检查数据。最后，在档案管理中信息一体化增加了高校人员的团结性和信任感。因为，档案管理信息一体化，同学和教职工人员都会统一积极的进行培训，找到信息一体化的具体方法。高校的凝聚力就会得到更好的发挥。
关键词:高校;档案管理;问题分析;信息化建设
1前言
从信息化建设的规律来讲，档案管理信息化必将是时展的趋势，电子档案也逐渐取代纸质档案。而档案管理信息化的建设中，它也受到到多方面因素的影响，其中包括学校的配套设施以及管理水平。高校主要是培养专业型人才，重视对专业技能的培养。然而，现代教育强调人的全面发展，档案管理团队不仅要具备过硬的专业技能，还要具备相关的理念和技术能力。从目前的技术水平而言，档案管理的信息化建设已经具备相应的技术支撑。
2我国高校的档案管理的基本问题分析
2．1缺乏专业的档案管理团队，难以形成信息化的档案管理理念
就目前而言，我国很多高校在档案管理方面的建设力度不足，高校的建设者以及负责人在档案管理方面没有科学的思路和理念。档案管理者的专业性不强，档案管理的经验不足，没有树立适应信息化档案管理理念。［1］一些高校为了省事，就让一些负责后勤的教职工负责档案管理。高校没有专业的档案管理团队，在档案管理方面没有形成有效的管理方法。非专业的档案管理团队在档案管理工作方面没有独立的理念，对待档案管理工作也不够重视。档案管理者没有树立信息化管理的意识，缺乏现代化档案管理的意识。这些问题都导致学校档案馆的效率不高，档案管理工作的作用没有体现先出来。一些高效的档案管理团队甚至没有经过专门的学习和培训，对档案管理的认识存在偏差。他们对档案管理工作的准备不足，把档案管理简单化，以为管理档案就是整理档案，存放档案。这样不专业的行为和看法直接导致档案管理工作效率低下。缺乏专业的档案管理团队也导致档案管理的理念更新较慢，难以适应现代档案管理信息化建设的要求。
2．2高校的档案管理信息化制度建设力度不足
档案管理信息化制度的建设对提升档案的管理效率具有非常大的意义。然而，我国很多高校的档案管理工作还没有建立完善的档案管理制度体系。首先，在技术投入方面，档案的信息化管理直接影响到档案信息的整理和保存。因此，档案管理的相关技术的需要及时更新换代，运用现代信息技术优化档案管理。在现代教育大步发展的今天，我国高校的档案专项技术的投入却存在很大的缺口。档案管理的技术长期得不到更新，档案管理的科学化大大减弱。随着信息化的水平越来越高，电子档案的应用也越来越高。高校作为现代教育的重要阵地，在档案管理的信息化建设方面却缺乏力度，很多学校不仅没有电子档案管理设备，连传统的纸质档案也乏善可陈。这导致档案管理的质量难以提升。其次，档案管理制度建设还包括档案管理体系的建设。这方面高校也存在很多问题。其中最明显的就是档案管理体系缺乏严密性。现代档案管理建设需要有完整的档案管理体系，这种体系就是档案管理的层次。很多高校在建设档案管理制度时都没有考虑到要配套设备以及制度的建设，在专业管理人员的选择上也缺乏足够的考量，没有做好多方面的论证，也没有想到要提升档案管理的水平和质量。管理者对现代档案管理的认识不足，导致档案管理水平低下。学校没有建立档案管理的细则和优化制度。因此，学校的档案管理人员就没有信息化管理意识，也没有服务意识。反正工作的好坏并不会影响到自己。由于制度的缺失，学校档案的信息系统也没有形成完整的体系，学校档案的信息难以共享，档案摆放没有规律，导致学校师生在查询档案时毫无头绪，而且经常会出现档案丢失以及损坏的现象。这都是由于档案管理的制度体系不完善所导致的问题。
3提升高校档案管理水平的对策
提升高校的档案管理水平，这是建设现代高校档案管理信息化的关键。学校建设涉及到多方面的问题，档案管理的问题是影响学校建设的重要因素。学校要提升管理质量，改善学校形象，建设现代化的教育体系，就要从基础性的问题入手，解决档案管理中存在的基本问题。
3．1培养专业的档案管理团队，形成现代的档案管理理念
高校要解决档案管理中存在的基本问题，首先就要培养专业的档案管理团队，形成现代的档案管理理念。学校管理者要转变思想，重视档案管理工作。提高档案管理者的专业性。在档案管理团队的建设方面，学校要多提供档案管理者的学习机会，鼓励档案管理建言献策。档案管理团队也要树立专业的档案管理理念。学校要加强档案管理的建设，配置专业的档案管理人员负责档案管理。高校需要专业的档案管理团队，在档案管理方面也要采用科学的管理方法。专业的档案管理团队在档案管理工作方法上也有独特的理念，对待档案管理工作也更加具有专业性，也能够树立服务师生的意识。更重要的是，高校的档案管理者也要树立现代化档案管理的理念。学校要重视学校档案馆的效率，为档案管理团队提供更多的专业学习的机会。专业的高校的档案管理团队经过专门的学习和培训，对档案管理的认识也会更加全面。
3．2建设完善的高校的档案管理技术和制度
高校要提升档案管理的水平就要建设完善的高校的档案管理技术和制度。首先，在档案馆投入方面，学校要适当加大档案馆的信息化的技术投入，及时更新档案管理设备。档案的数据信息以及结构水平直接影响档案管理的质量。因此，档案管理的设备需要及时更新换代，优化档案管理方法。此外，在信息化时代，电子档案也得到应用，电子档案具有更多优势，方便管理和查询，能够实现信息共享。学校也可以建设电子档案管理室，建设纸质档案与电子档案相结合的档案管理体系。这是现代档案管理的发展方向。在现代教育转型的阶段，高校也要顺应教育发展的潮流，从基础上解决一些基本问题，建设基础设施更加完备、制度建设更加健全、管理理念更加先进的档案管理体系。
4结语
在学校教育体系中，档案作为学校信息储备的核心，具有独特的作用。目前我国教育发展的速度越来越快，国家加大了对高校的投入力度。在资金的投入和制度建设上都有非常大的进步。高校的档案建设以及管理工作也要适应时展的潮流，实现档案管理的信息化。
作者:金永红 单位:徐州医科大学档案馆
参考文献:
［1］刘忠．浅析档案管理理念的创新［J］．黑龙江档案，2006(06)．
档案；管理；创新；思考
1.档案管理创新的必要性和紧迫性
新时期新形势下，档案管理创新是社会发展和档案事业发展的必然趋势，是高科技发展的必然结果。随着现代科学技术的飞速发展，档案管理工作也应紧跟时代步伐，通过寻找科学的管理规律和成功的管理经验，有效利用更多更有价值档案信息资源为社会发展提供高质量、高水平的服务，实现档案工作科学化、现代化、规范化，有力推动档案工作向更高层次迈进。档案是一种信息资源，档案的原始记录性和知识信息性能够满足某个方面社会需求时就形成了档案的价值。档案是机关行政、单位和业务工作的查考凭据，是科学研究的基础和条件，是生产活动的参考依据。在知识经济时代，档案以其所载信息的原始性、真实性、技术成果的可重复性及可考查性等使其具有更高的利用价值，它在人类文明进步中一直起着承前启后的作用。
社会的发展、科技的进步，对档案工作管理手段、管理方式提出了更高的要求。当前我国档案管理过程中存在的一些弊端，传统的管理模式已难以适应社会发展的需求，存在着档案管理模式落后、管理科学化水平低下、档案管理现代化意识不强，档案管理资金短缺、硬件设备和技术落后、档案现代化的基础工作差等问题，各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，造成了档案材料更新速度慢、整理归纳所需周期较长、编制检索工具中出现求“多”不求“精”等现象。为此新时期档案管理工作的创新日显紧迫，信息化、人性化、服务化的发展趋势对当前的档案管理提出了新的挑战，要求档案主管部门在管理手段、管理方式上区别于传统档案管理，突破人工整理档案的局限，逐步实现档案管理现代化。
2.新时期档案管理创新的建议
思想观念的创新。管理观念的创新是档案管理的灵魂，是时代的要求，只有观念创新，才能有管理创新和服务的创新。如果档案人员没有创新的意识，就会影响档案管理现代化的进程，即使有一流的档案管理设施，也不能为社会提供高水平的信息资源服务。档案人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，切实改变过去档案重管理轻利用的思想观念，实现档案被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作更好地为经济建设、教学科研、编史修志服务，适应经济社会发展的需求。
人才的培养是管理创新的重要基础。随着社会的发展，高新技术为档案管理提供了物资基础，计算机的应用对档案管理带来了极大的便利，在现代档案管理工作中，不断的实践，开拓创新，来推动档案工作向更高层次迈进。首先是人才的培养是关键，要求我们不断的加强档案管理人员的培训力度，加强自身的素质培养，不仅具有良好的思想观念、创新性的思维，并且拥有更多的专业知识，懂得更多的信息技术。档案管理人员不断的学习丰富的专业知识，开阔视野，优化管理知识，优化知识结构，提高综合文化素质，正确的运用科学化、规范化、现代化的档案管理技能，做好新时期的档案管理工作。要敢于开拓，提出新方案，创新新理论，用新的管理方法和技巧，让档案管理工作具有独特性、新颖性、灵活性、潜在性等，不断的为我国的政治、教学、科研、编史修志等各个行业服务，为现代化社会提供更好的服务。
理论知识的创新。要建立健全档案管理模式，就应保证档案完整、安全、高效。这就要求我们档案管理者要与时俱进，树立新的科学发展观和工作态度，正确的掌握和应用现代科学的理论、方法、技术，在新的领域中探讨、创新，让传统的人工管理方法与现在的科学信息方法相结合，改变过去的管理水平和管理手段的落后，运用当今的信息技术，真实的记载档案所记载的原始性、真实性、技术性，技术成果、减少传统管理的档案的收集、分类、整理及保管，也不符合当今社会对信息化的需求，这就要求我们档案工作者，要具有现代的网络信息技术，在这网络中要吸纳新知识，引进先进的科学理论观念，还要遵守档案信息化的管理法制。
档案服务手段的创新。现在很多单位管理工作没有很好地落实，或者说根本没有落实，根本上没有意识到档案管理的重要性，要么会被某部门兼并，或是被撤销，或被某职人员兼职。运用现代信息技术来解决档案管理的原始资料的长期保存和稳定。不断的完善服务手段，用创新服务来满足档案管理的需要。现有的服务手段，既不能完全的脱离老的档案管理的方法和经验，又要逐渐的引导档案管理者正确的树立新观念，充分的运用现代化的工具，在学习产业化的年代，加强计算机技术在档案管理中的运用，加强网络信息服务，增强档案管理的质量，使档案管理信息得到充分的物畅其流，通过档案管理的服务化、多样化、现代化，来满足档案管理全方位的需求。
[关键词]档案管理;科学化;信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.135
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）20-0-01
1 档案管理科学化的作用及意义
档案是一种具有极大使用价值的历史性资料，能够为相关工作的开展提供凭证和依据。随着时代的发展和社会的进步，档案的数量越来越庞大，其形式也不再局限于传统文字，这些都对档案管理工作提出了更高要求。因此，应当进一步提升档案管理的科学化水平，其重要作用及意义体现在以下几个方面。其一，逐步提升档案管理的科学化水平，能够以更加科学的方法和途径对档案进行管理，有助于档案管理工作向规范化、科学化、制度化的方向发展，从而显著增强档案管理的质量。其二，档案管理的科学化实质上就是运用各种先进的信息技术、数字技术对档案进行有效处理，使档案从整理归档到使用的整个流程更加方便、快捷，档案自身的价值能够获得最大程度地体现，这对于相关工作的开展非常有利。
2 档案管理现状分析
从目前档案管理的总体情况上看，虽然较之以往有了很大进步，但仍然存在诸多不足之处，具体体现在如下几个方面。其一，管理方式有待改进。现阶段，档案管理仍以纸质化为主，电子信息化管理尚未大范围普及。由于纸质档案资料的载体为纸张，其可能在保存的过程中出现浸湿、烧毁、破碎等情况，同时反复的借阅还可能导致档案丢失或损坏，一旦重要档案丢失，其所造成的后果非常严重。其二，管理体系有待完善。部分档案管理人员在开展档案管理工作的过程中，由于对工作的重要性认识不足，加之管理体系不够健全，从而导致有价值的档案资料和重要的档案信息去向不明，这在一定程度上制约了档案管理科学化水平的提升。其三，人员素质有待提升。档案管理人员自身的素质和专业水平直接关系到档案管理工作的开展成效。然而，有些档案管理人员一般都是凭借个人的工作经验对档案进行管理。而科学化的档案管理工作需要先进的技术设备予以保障，这对管理人员的素质和能力水平提出了较高要求，由此导致档案管理工作的科学化水平不高。
3 提高档案管理科学化水平的路径
3.1 提升档案管理人员的综合素质
在档案管理工作中，人既是管理者也是参与者，其素质和专业能力的高低直接关系到档案管理的科学化水平。在当前的形势下，为了进一步提高档案管理的科学化水平，必须不断提升档案管理人员的综合素质。首先，可以从档案管理人员队伍方面着手，通过引入大量专业的管理人才，使人员结构更加合理。其次，档案管理部门应当加强对在职人员的培训，采用各种不同的培训方式，如外派学习、对外交流等，完善档案管理人员的专业知识结构，提升其技能水平。同时，要确保培训内容的全面性和系统性，不但要涉及与档案管理信息化有关的内容，还要包括与档案管理工作相关的内容，如国家现行的法律法规及政策、行业内部标准等。再次，应完善管理人员考核制度，从而使档案管理工作更加规范，让所有的管理人员始终保持严谨的工作态度，及时、高效地完成档案管理的相关工作。
3.2 积极转变思想观念
转变思想观念是档案管理科学化水平提升的根本保障。现阶段，档案管理已经从传统的手工操作向先进的计算机管理转变，从而使工作效率和管理水平获得了显著提升。因此，档案管理人员要认清形势，打破传统守旧的管理观念，转变墨守成规的思想，运用全新的管理方式和方法，推动档案管理工作向科学化方向发展，使档案资料的价值得以充分体现。
3.3 更新管理方式
长期以来，档案管理方式均是以馆藏型为主，档案保管是工作的核心内容，虽然这种管理方式也有一定的可取之处，但却无法满足档案管理科学化的要求，为此，必须对管理方式和方法进行更新。对档案信息的利用是当前档案管理的主要目标之一，应当采取利用型的管理方式，发挥档案资料的价值，实现资源共享，为档案使用者提供更加优质的服务。此外，各类档案资源均应从原本量的积累向质的提高转变，这样才能最大限度地发挥出档案的使用价值。
3.4 完善管理制度体系
档案管理制度体系的完善是实现档案管理科学化目标的基本保障，这要求各单位制定完善的档案管理责任制，进一步明确档案管理人员的职责，做好本职工作。同时要从全局到局部两方面把握，完善相关规章制度，如在人事方面应制定绩效考核制度，做到优奖劣罚，以调动档案管理人员的工作积极性。此外，还应针对行业内的运行管理构建相应的规章制度，并从立法的角度约束档案管理科学化的工作方法，规范管理人员的行为。
4 结 语
档案管理是一项较为复杂且系统的工作，想要做好这项工作就必须不断提高档案管理的科学化水平，通过提升人员素质，转变思想观念，完善制度体系和更新管理方式等途径，不但能够为档案管理科学化目标的实现提供保障，而且还能使档案的价值得以最大限度的发挥，这对于促进我国档案事业的持续、稳定发展意义重大。
主要参考文献
[1]徐丽.浅谈当前档案管理的存在问题及对策[J].湖北电视广播学院，2012（11）：119-124.
