时间：2023-05-30 09:58:41
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇公文管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
“这样的活动乐于使广大农民群众接受。”（“乐于”应移至“接受”之前）
“我院已于9月30日召开了表彰先进个人先进集体大会，××院长和其他学院的领导同志出席了这次会议。”（“其他”应移至“学院的”之后，否则将有歧义产生）
“5月3日，我们访问了参加过‘五四’运动的当年的爱国老人。”（应将“当年”移至“参加”之前）
在公文中正确地安排语序，主要应注意这样几点，一是注意尊重语序的习惯性。词中的语素、词组中的词其先后次序有许多都必须按约定俗成的习惯排列，否则人们就看不懂，不易接受。如表达方位时，习惯于称“东西南北”就不能随意变为“西东北南”；“素质”就不要偏偏说成质素，……。二是注意事理的逻辑次序。这一次序是客观事物内部规律性的反映，因而是安排语序的主要依据。三是注意语序的强制性。语序既然受语言习惯、事理逻辑的制约，也就具备了强制性。不管是谁，要想利用用公文清楚地表意并为人所理解，都必须服从这种约束，不随意改变语序。四是注意语序的选择性。从局部的和具体的情况看，语序的强制性中又有一定的可选择性，只要不出现语法错误、不改变语义，为追求更佳的表达效果，也可对词语的位置作一些调整，如将状语置于主语之前等。
综合上述基本要求，在公文中安排语序时常作如下处理：
1?当要表达的一组并列概念之间有轻重、主次、强弱之分，大小、高低、多少之别时，应依次顺排或倒排；而无这种分别时则按一定标准（空间分布、音节多少）分门别类排列。如：
“党的纪律处分有五种：警告、严重警告、撤销党内职务和向党外组织建议撤销党外职务、、。”（由轻递重）
“玻璃制品厂原党委书记张某一伙，几年来大量贪污盗窃、行贿送礼，其中仅行贿一项即达85000多元”。（由重递轻）
“三个质量管理小组分获一、二、三等奖，奖金额分别为5000元、3000元、1500元。”（由多至少）
“国库券的面额，分为l元、5元、10元、50元、100元和1000元六种。”（由少至多）
“车间、仓库、货场、职工宿舍、职工食堂、退离休职工活动站等工程，续建量不足××％或所需继续投资额不足×万元的，经市计委审查批准，可按收尾工程继续施工。”（前三项为生产类，后几项为生活福利类，同时兼顾音节的整齐，先双音节词，再四音节词，最后八音节词）
从以上例句可看出，顺排还是倒排还取决于突出强调哪一方面的需要。
2?当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发展顺序排列。如：
“该犯从我市（北京市）××监狱越狱逃跑后，先后流窜到石家庄、郑州、武汉、广州等地继续作案。”
3?当以组概念表现一个认识过程时，一般按由浅入深、由此及彼、由表及里的次序排列。如：
“这是一份很好的材料，它能引人深思，促人猛醒，催人奋进。”
4?当以一个语句反映因果关系时，一般是按先因后果次序排列，只有需特别申明或突出表现原因时，才先讲结果再谈原因。如：
“因为我们是为人民服务的，所以如果我们有缺点就不怕别人批评指出。”（先因后果）
“我们的会议之所以称为，是因为3年前我们曾和一道开过一次。”（先果后因，以强调原因）
5?当将语句中的一些成分提前或后置并不违反语法规则，并不改变语义而且有利于提高表达效果时，应以此作为修辞手段。公文中有一部分定语、状语、谓语可以提前。如：
“在事故现场，大的、小的、好的、残的，堆放着许多从大火中抢救出来的产品。”（定语置于谓语前）
“在此期间，我们一定要抓紧落实国务院文件的精神。”（状语置于主语前）
“这个拿血换来的经验，大家都不要忘记。”（宾语置于主语之前）
同样，一部分定语、状语也可以后置。如：。
“在一个月时间里，他们共抢运救灾粮一千余吨，加固水坝30多座。”（定语后置）
“在此我们谨向您的热情支持表示感谢，为国家，为孩子们。”（状语后置）
由以上二例中可见，正确地将句子成分提前或后置，可以突出或强调语句中的某个意思，给人以更强烈深刻的印象。
6?当由于语句中几个成分的相互关系不明而出现歧义时，有时可通过改变语序消除歧义。如：
关键词：公文管理；信息化；建设
中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）11-00-01
公文管理信息化就是公文管理模式从以纸质公文管理保管为重点，向数字化信息形式转变的过程。主要包括：基础设施建设、公文管理信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面。公文管理信息化建设最终将实现，一是公文管理信息的数字化、网络化；二是公文管理信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是公文管理信息高度共享；四是将引发公文管理模式的变革。
我们站在公文管理工作的角度而言，现代社会发展到21世纪是网络信息时代，网络在社会中的广泛有效的进行运用，能够更加充分的体现出公文管理的全面利用，并且可以展现出其所具备的生命力。在传统的管理当中，普遍运用的都是“你查我调”的管理利用方式，然而现在所运用的网络化方式，则在一定程度更加的具有方便性以及高效性等诸多特点。
在供电公司当中的公文管理信息资源，其不仅具有突出的专业特点，而且其还具有一定的独特性。在公文管理工作当中，全面有效的开展信息化建设，在供电公司办公自动化当中，是无法给予忽视的重要组成部分。根据近几年的实际发展情况，我们可以看出供电公司对于准确快捷的公文管理信息化的需求，显得格外的越来越重视，不管是在人力还是在物力以及财力等方面的投入上，都主动的进行有力的加强，这样在公文管理信息化建设中，为供电公司在这方面的发展步伐进一步的加强扩大，在各级政府机关当中，应当有效的依托办公自动化系统推行管理，将公文管理有效的逐步实现现代化管理。所以，在供电公司办公自动化程序当中，对于公文管理信息化建设必须要有效的纳入其中，与供电公司信息化建设同步发展、使供电公司办公自动化系统具有公文管理功能已势在必行。
供电公司有效的实行公文管理，是供电公司在实际运作以及供电管理过程当中，直接形成的文字以及图像和声像等材料，具有保存价值的方面。供电公司的信息化管理，在供电公司公文管理当中是其主体以及核心重点所在，主要运用能够在社会中，有效的衡量其管理水平以及供电质量，更是供电公司的重要标志之一。在供电公司当中拥有完整的公文管理体系，对于供电工作质量以及改进供电工作等诸多方面，都有着非常重要的作用。
首先，设备现代化。硬件设备要求性能高、容量大、安全性强，要配备计算机（以当前最高配置为宜）、扫描仪、光盘刻录机、不间断电源；软件系统应具有功能完善、兼容性强、性能稳定、操作便捷、维护方便并使用经过公文管理行政管理部门认定的计算机公文管理软件。
其次，公文管理数字化。按现有制定的标准将公文管理进行数字化。可将公文管理按利用率的高低有计划分步骤地数字化。供电公司公文管理室是管理全公司各门类公文管理的场所，是供电公司信息的集中地。供电公司公文管理包括：行政、党群、科研、基建、会计等文件材料，内容十分丰富。根据实际工作需求，可通过扫描手段、刻录等手段，将室藏各种载体中的重要或经常使用的公文管理进行数字化处理。充分了解利用者的需求信息和利用规律， 将其需求公文管理的种类、数量和内容，进行预测，优先将这些公文管理做数字化处理。
再次，提高公文管理信息服务层次， 实现三个“一体化”。一是公文和公文管理一体化。使公文与公文管理互相渗透、融合、最终统一起来，直接为供电公司各项工作服务。二是各门类公文管理一体化。将供电公司所有公文管理作为一个整体，实行统一管理，并实现资源共享，最大限度地满足各项工作利用公文管理的需求，提高供电公司内部信息的传递速度和综合服务能力。三是内部信息和外部信息一体化。建立以公文管理室、档案室为一体的现代供电公司公文管理信息管理中心，利用先进的信息技术，加快供电公司自动化、网络化建设，使外部的技术信息、各种信息及时输入供电公司内部信息网络，更好地为供电公司现代化建设服务。
最后，服务网络化。积极参与供电公司信息平台建设，利用局域网络实现公文管理“四同步”，即同步归档、同步整理、同步录入和同步利用。在局域网内，对内向领导和工作人员提供公文管理信息的即时服务和网上查询打印；对外配合政工宣传部门和信息网络中心，将已数字化的各类公文管理等信息内容，按照规定，挂接外网提供利用，实现室藏公文管理共享，达到宣传供电公司扩大影响的目的。但要认真采用身份认证，确保公文管理信息的安全，严禁在公共网未批准公开利用的公文管理信息。
总而言之，随着现代社会的不断高速发展，互联网络以及计算机的运用在社会中不断的加以普及，在供电公司当中拥有先进的公文管理软件，那么在日常工作当中针对各个部门所形成的各种材料，都能够方便快捷的进行高效的查询以及及时的做出处理，这样就能够在一定程度上，将公文管理工作人员的劳动量进行有力的减少降低，将总体的劳动时间进一步给予有效的减少，增加工作中各个环节的工作效率以及全面提高公文管理的使用率。我国目前已经有多数供电公司在使用计算机检索，由此也将各供电公司的公文管理水平进一步的给予全面提高增强。
参考文献：
[1]刘利成，任民，张宏生.电力用户用电信息采集系统网络规划研究[J].安徽电力，2011（02）.
[2]耿新民.胡春光.电力企业信息系统安全的隐患与对策[J].华东电力，2005（10）.
摘要伴随我国通信技术的迅速发展，使得在企业生产过程中，出现了大量的电子公文。这些电子公文不仅给企业办公室工作人员带来极大挑战，而且在管理电子公文中存在诸多问题。为此，加强企业的电子公文管理，具有迫切性及必要性。本文即将分析企业办公室电子公文管理存在的问题，进一步阐述提升电子公文管理水平的策略。
关键词企业办公室电子公文管理
随着科技的发展，时代的进步，人们的生产生活方式发生了重大的变化。计算机技术广泛运用在企业的管理中，特别是办公室的电子公文管理，通过利用互联网技术，使得电子公文的保存、发送更加快捷，提高企业的信息服务水平。但是，产生了一系列的问题。所以说，提高企业电子公文管理水平势在必行。
一、企业办公室电子公文管理存在的问题
（一）对电子公文的认识不足
电子公文自身具有优越性、独特性，不仅可以对其进行复制、保存、发送，而且还可以实现信息资源共享，并且操作过程简单、方便、快捷。由于电子公文的这些特性，逐渐的替代了纸质版的公文。但是，在企业的电子公文管理中，部分工作人员的思想理念落后，对电子公文的认识不足。这样，不仅导致企业的管理存在滞后性，而且先进的科技得不到有效普及。
（二）缺乏完善的电子公文保管制度
电子公文在企业的发展中具有重要的信息价值。因此，企业应当强化电子公文的管理。但是，有些企业缺乏健全的电子公文保管体系，使得电子公文存在不稳定性、不安全性。一旦电子公文管理系统出现问题，对企业构成严重的影响。除此之外，受纸质版公文的影响，使得电子公文容易引发安全隐患。特别严重的问题是信息泄露，非常不利于企业经济的发展。
（三）电子公文管理人员的素质参差不齐
培养工作相关人员的整体素质，不仅能提升工作者的业务水平，而且能保证电子公文管理工作的质量。但是，在大多数企业中，电子公文管理者的年g差距较大，老龄化现象比较严重，并且综合素质参差不齐。由于他们没有就经过专业的培训，难以快速的操作计算机，并且不会维护电子公文信息。这样，严重降低企业电子公文管理工作的效率。
（四）电子公文鉴定责任不明确
电子公文的鉴定，一般依照文件内容进行识别，分析信息的真假、价值。电子公文鉴定工作要求高、难度大，要求企业相关部门相协调管理。然而，在企业电子公文的管理中，缺乏明确的鉴定责任制，不利于电子公文管理工作的有效进行，该类电子公文不断积累，使得企业电子公文管理难度更大。另外，电子公文管理制度不健全，难以对电子公文进行有效、真实以及完整的检验，导致企业电子管理技术滞后。
二、提升办公室电子公文管理水平的策略
（一）更新工作人员的思想理念
要想加强工作人员对电子公文的认识，就要更新他们的思想观念，让他们了解电子公文的重要性。首先，应当改变旧纸质版公文的管理方式，构建一个以电子公文为基础的创新型模式。其次，要结合当前新问题或者新实情，转化落后的思维方式，进行超前规划，积极主动工作，将传统的思想观念与先进的思想观念相结合，构成一个有机整体，用创新型的思维方式进行实践活动，不断提高办公室电子公文相关人员的工作效率，提升企业的管理水平。
（二）构建健全的电子公文保管体系
健全的电子公文保管制度在企业管理中起到重要的作用。为了维护企业电子公文信息的安全性，企业要构建一个完善的电子公文保管系统。我们不仅要加大电子公文保障体系的建设力度，而且要保证每项电子公文安全管理工作落实到位。若想保证电子公文的安全性，应当注意以下事项：1.严格抓好电子公文储存载体的质量关；2.规范电子公文储存的保管条件；3.定期对计算机进行病毒检测，保证储存载体无病毒侵蚀或者将储存载体设置在一个保护状态；4.对于加密类型的电子公文，要进行严谨、有效的管理；5.定期对电子公文展开安全性检测，保证电子公文信息的完整性、真实性以及可读性，避免储存载体无损坏，如果出现问题，应当及时对电子公文进行维护、复制和修复。
（三）培养相关工作人员的整体素质
随着经济全球化的发展，对于企业电子公文管理提出了更高的要求。相关工作人员不但要掌握电子公文管理的知识，而且要熟练运用互联网技术。只有这样的人才，才能实现企业电子公文管理的高效。具体的来说，相关工作人员一方面要学习电子公文的概念、电子公文的管理学以及电子公文的保护方法，另一方面还要将所学熟练运用到实际工作中，特别要求工作人员掌握计算机网络技术、设备操作技术以及维修保护技术。这就要求企业能够定期开展培训活动，培养出更多高素质的电子公文管理者，可以通过继续教育、学历提升、招聘计算机专业人才等方式进行提高相关工作人员的整体素质。
【培训讲师】：陈馨贤
【课程背景】
办公室办什么？
办公室讲究三办：办文、办事、办会。
办文，指的是办公文。企业公务文书是记录企业运营的信息载体，是企业沟通力、执行力的重要保障因素，在企业实施
领导、处理公务、沟通信息、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用。 不懂公文规范，即使本身精致，也会因其粗俗而难堪；
不懂写作技巧，纵使有再深刻的内涵，也会如茶壶中的饺子，不为人所道。
今天，公文写作的好坏直接影响企业对外的形象，对内的信息传达的准确度。高效规范严谨的企业公文，已经成为现代
企业管理水平的标志之一。
那么：
企业行文，应该遵守什么规矩？
收文和发文的处理流程应该怎样？
对政府机关行文，哪些文种不能使用?
对下级单位行文，要注意什么样的格式？
拟写工作总结、工作计划、工作报告，要注意些什么？
为什么文学功底好却不能写出好的公文？
我们要从哪里收集素材？
我们应该怎样谋篇布局？ ??
办会，指的是会务管理。我们每个人都参加过这样或者那样的会议，而办公系统，是会务组织相对较多的部门。
我们老是听人说，中国的会可真多；
我们偶而听人说，今天的会烦死了，乱哄哄，啥也没定下来；
我们很少听人说，今天的会可真高效。
为什么我们的会议频繁却又没有效果？
为什么开会前我们进行了精心的准备但会议一开始就发现总是不如意？
为什么会议结束了但整个过程却是有议无决？
为什么会后总是在讲宣传贯彻落实但其实什么也没有落？??
本讲座旨在通过培养员工学习各类文书写作，掌握对各种文书的基本原则、格式、技巧及写作规范，学会运用会务管
理技巧，进而把握科学、精准的表达能力与组织能力，提高员工个人的专业水准，提高企业的公文处理能力与会务管
理能力。
【培训收益】
掌握公文写作的基础知识
熟悉及运用常用的公文文种
掌握企业公文的写作流程与技巧
了解和避免商务公务写作的常见问题
掌握常见文种公文的写作技巧并熟练应用
掌握会务准备的要点
掌握会场布置的细节
了解会务服务与接待的技巧
【培训大纲】
序：关于办公室工作的三件往事
（一）、认识公文写作
公文究竟用来做什么？
公文的特征特点
公文处理
公文运转的流程
公文文种及其适用范围
（二）、国务院对公文的格式规范有哪些基本要求？公文用纸有哪些要求？
公文的排版、印刷和装订有哪些要求？
公文中眉首部分的标识规则有哪些？
公文的标题有哪些要求？
公文的主送是谁？
公文中主体部分的规则有哪些？
公文中的结构层次序号有什么要求？
公文中如何引用公文？
公文中如何引用数字？
公文中如何使用计量单位？
公文的成文时间怎样写？
公文如何用印？
公文的附件有何要求？
公文如何用印？
公文的版记有哪些要求？
公文的主题词如何选用？
公文的页码有何规定？
公文修改符号有哪些？
课堂实战：公文写作常见病例诊断
（三）、常用公文写作提点
法定公文
通知、通报、通告
请示、报告、批复
决定、决议、会议纪要
意见
函
事务文书
工作总结
工作计划
调研报告
述职报告
讲话稿
简报、信息
专用书信（请柬、邀请函、贺电、贺信、传真、电子邮件） 典型材料
（四）、公文写作实用技巧
公文写作基本要求
准确体现写作主旨
搭架子，粗略提纲
打腹稿，谋篇布局
广咨询，征求意见
绕主题，不断完善
广泛收集积累材料
合理布局避免枯燥
公文写作常见的开头形式
公文写作中的“篇（段）前撮要”
公文写作常见的结尾形式
公文写作中的层次安排
公文写作中的段落设置
公文标题的拟制要求
公文写作中的过渡照应
精心雕琢语言文字
语法、语气、语言
公文用语的基本要求
公文写作的用词规范
公文写作的炼句艺术
巧妙传达负面信息
修改把关必不可少
（五）会务管理
案例分享：九段秘书的会议管理会前准备
思考：我们都需要准备什么？ 会议组织者（会务秘书）准备什么 主持人准备什么
参与人准备什么
明确会议议题
明确会议目标
明确会议规模
确定与会人员
确定会议时间
确定会议议程
拟订会议日程
选择会议地点
制发会议证件
制发会议通知
制作会议请柬
与供应商进行合作
准备会议必需品
做好费用预算
准备会议文件
会场布置要领
了解会场设施用品
配齐会场所需设备
掌握会场布置技巧
会议接待工作
作好接待准备
会议食宿安排
会议文化生活
会议交通保障
会议用品供应
医疗卫生服务
会议安保工作
会场服务工作
组织与会者签到 引导代表入座 发放会议文件 安排会议发言 组织分组讨论 做好会议记录 处理临时事项 内外联络工作 组织参观考察
会议目的达成
关键词：电子政务；公文管理；发文；收文
1前言
电子政务是“互联网+”环境中政府职能转变、效能提升的重要举措，也是推动社会工作信息化的重要使命［1］。电子政务坚持以技术创新推动体制创新，提高人民群众办事的方便性，具有重要的作用和意义。公文管理系统作为电子政务的一个重要组成部分，其可以在政府内部、部门之间实现公文拟稿、核发、审批、签收、存档等功能，优化电子政务管理系统操作流程，提高政府办公效率，具有重要的作用和意义。
2电子政务应用与发展
随着互联网技术、工作流技术、数据库技术的快速发展，政府办公已经从传动政务模式发展到电子政务模式，政府形态也逐渐从专制型、管制型、管理型向服务型转变［2］。电子政务发展的理想目标如下:作为电子化的服务型政府，优化社会资源配置，形成有形资源无缝集成，个性化定制服务，零成本运行。因此，发展电子政务已经成为国内外政府机构的主要工作任务之一，通过利用先进的电子技术、管理系统该技术改革行政程序，充分的利用信息化手段建立政府与社会的互动平台，提供更加公开、透明、快捷的办事流程和服务模式［3］。电子政务的发展和改进是一项非常复杂的系统工程，其需要解决信息采集、过程建模、系统集成、安全保密等问题，减少政府工作人员的随意性，实现跨平台、跨空间的信息同步和共享［4］。经过多年的努力，政府服务机构已经构建了门户网，集成了多个电子政务系统群，包括电子缴税系统、住房公积金管理系统、国家电网信息系统、车辆登记管理系统、公安信息管理系统、出入境管理系统等，为人们提供信息化服务，方便群众办事。
3电子政务公文管理系统功能分析与设计
电子政务公文管理系统是政府信息化、自动化和智能化办公流程之一，其可以实现政府机构内部、部门之间的公文拟定、审核、发文、收文、存档和查询功能。电子政务主要包括两个重要流程，分别是发文功能和收文功能［5］。发文功能是公文管理系统的最为关键的模块，其可以通过电子流程解决部门内部、部门之间的发文操作，并且能够实时跟踪和记录发文流程，发文功能包括拟稿、核稿、审核、签发、归档和查询。(1)收文签收:收文功能可以为用户提供签收操作，将签收信息反馈给发文人。(2)收文登记:收文功能可以将相关的收文保持在历史文档数据库中，并且给拟办人发送相关的拟办通知，可以通过相关的手机短信通知客户。(3)拟办:拟办是指负责人收到相关系统的收来的公文的指挥，拟办负责人可以签署相关的拟办意见，如果签署人是一级领导或者其他领导，可以在公文上交代其他客户进行办理。(4)阅批:公文流转到相关的负责人处之后，可以交由用户进行处理，并且发送给相关的人员进行阅批处理。(5)分/催办:分办负责人收到系统传输的阅批公文后，其可以将公文分发给部门内部所有人员。(6)承办:部门人员收到公文之后，可以根据阅批人员或领导的意见承办，也就是根据公文完成政务工作，比如包括按照公文执行政府指令或出台配套政策。(7)归档:部门人员承办完成之后，可以将收到的公文保存在收文数据库中，这样就可以便于后期进行查询和统计，完成公文人员绩效考核工作。
4结语
随着软件开发技术的提升，电子政务公文管理系统将会引入更多的新技术，比如数据挖掘技术、智能存储技术、移动计算技术，引入先进的数据加密技术、数字签名技术等，保证系统公文传输、共享的安全性，进一步改进公文管理流程，丰富公文管理系统功能，为电子政务职能转变、效能提升作出贡献。
作者:顾巍 单位:无锡市体育局
参考文献:
［1］段璇．元数据管理模型在电子政务公文系统中的应用［J］．信息通信，2015(12):150～151．
［2］常岑．基于RBAC模型公文流转系统权限管理的设计与实现［J］．电子技术与软件工程，2015(24):69～69．
［3］张佩珍．电子公文交换系统EDES设计［J］．科技创新与应用，2014(04):45～46．
（一）拟制公文，要根据本部门职权范围并取得一致意见方可行文。进行工作检查或要求所属单位上报情况、数据，一般不正式行文。
（二）草拟、签发公文，一般根据公文的内容由局职能科室、所属事业单位（科室）负责拟稿，综合性文件由政策法规信息科拟稿。拟文必须讲究质量，切实可行。
1、凡以局名义制发的文件，应由起草人或行文科室（单位）在拟文稿纸上署名，经科室（单位）主要负责人、局分管领导审核后，报局长签发。
2、局及所属事业单位向上级提出申请、汇报业务工作和转发上级文件必须统一以局名义，报局长签发。
3、所属事业单位在全市范围内转发、制发文件应由单位主要负责同志审核，报局长签发。
4、以局名义制发的合同文本须局分管领导审核，由局长或局长授权委托人签字。
5、局属事业单位制发的合同文本，须事先报分管领导审核并经局长同意，由事业单位主要负责同志签字。
6、凡以局名义联合行文的，由局长会签；以局属事业单位名义联合行文的，须局分管领导审核并经局长同意后，由事业单位主要负责人会签。
（三）公文正式印制前，办公室应认真做好复核、登记工作，严格按照公文的审批、签发程序，做到手续完备、附件材料准确齐全和公文格式符合规定。经复核需要对文稿进行实质修改的，应按草拟、签发程序复审。
二、收文办理
（一）局及所属事业单位办公室安排专人及时签收文件，认真做好分类登记。签收公文要认真审核，对不符合国家法律法规、不属于本单位职权范围内受理或不符合规范的公文，经办公室主任批准后，退回呈报单位并说明理由。凡标明主要领导签收的文件、信函等，除收件人授权拆封外，一律由办公室送主要领导收拆处理。
（二）局上级来文（包括领导和各科室、各单位人员开会带回的文件），一律先由办公室进行登记，办公室应及时提出拟办意见，并及时送局长阅批或传阅，再按批示意见送分管领导阅办或传阅，最后送有关科室（单位）办理。所属单位上级来文（包括领导和各科室、各单位人员开会带回的文件）涉及全局性或重要专项工作的要及时送传到局办公室，由局办公室报送局长阅签。
（三）传阅文件要严格控制在规定的范围内，相关领导及人员阅后应签署姓名、日期。秘密文件一律由办公室传阅，阅后签名并及时送交文件管理人员，传阅人之间不要互相传递。
（四）局及所属单位办公室对重要文件的贯彻落实，要负责督查催办，及时上报办理结果。承办科室（单位）或承办人员要做到领导批示件立即转办，一般批示件一周内办结，复杂疑难批示件一般在两周内办结，领导有明确时间要求的，按领导批示要求办结。办理情况及时向主要负责人和办公室反馈。办理完结后，要签署文件办理情况、姓名、日期。
三、公文归档
（一）个人或科室（单位）不得保存应归档的公文，承办人员应在一周内将公文退还办公室，因工作需要必须复制的，经办公室主任批准后可复制副本备用。
（二）归档的公文必须齐全、完整。
（三）局及所属事业单位各科室须做好其他文件资料的收集、归档工作。
四、公文管理
（一）各种文件（资料）均不得向废品收购单位或个人出售，需回收的及时回收；需单位自行销毁的，应由两人监督销毁；需立档的要及时立卷归档。
（二）外单位借阅文件要经办公室主任批准，按规定手续借阅。严禁非文件管理人员借出文件。
关键词：公文处理；档案管理；衔接问题；对策分析
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）08-0-01
公文处理与档案管理都是公文管理的两大重要环节，这两个环节常常在衔接上容易出现问题，从而影响整个公文管理工作。本文就如何确保两者的有效衔接，这是摆在我们面前的重要课题。本文结合工作实践，就公文处理与档案管理的衔接进行探讨。
一、公文处理与档案管理工作中存在的问题
在公文管理中，从公文的生成到归档管理，是一个系统的过程，常常因为诸多原因而导致两者之间的衔接不到位，从而影响了公文管理工作的实效性。主要表现在以下几个方面：
1.公文处理与档案管理衔接机制有待加强
一是对公文处理与档案管理之间衔接工作的认识不到位。公文处理人员只要做好公文的拟稿、修改、校稿和印制即可，对于公文生成后进行及时地归档没有引起足够的重视，从而就影响了公文归档的及时性。档案管理人员则存在观望、等待的消极思想，认为公文处理人员没有将文件送来，就不是自己的责任，最后可能导致一些重要的文件遗失，给档案的有效运用带来不良影响。二是从很多单位来看，缺乏公文处理与档案管理密切配合的规范性制度，导致无章可循。大多都是停留在各自为阵的阶段，公文处理人员与档案管理人员的沟通与配合不到位，从而影响了衔接工作的快速有效进行。三是缺乏奖励与处罚制度。对于公文处理与档案管理衔接工作到位、效果显著的人员，没有给予奖励，从而影响了他们工作的积极性和主动性。对于工作马虎，公文处理与档案管理衔接不力的人员，也没有相应的约束处罚机制，导致他们责任心不强。
2.公文与档案质量有待提升
一是数量多，质量差。从一些基层的行政事业单位来看，无论大事小事，总爱开会发文，导致公文的数量突飞猛涨，大有愈演愈烈之势。这就在无形中增加了公文处理人员及档案管理人员的工作负担，也就无法在有限的时间内确保数量众多公文的质量，使公文及档案的质量不得不大打折扣。这些疏忽都会给未来档案的利用带来极大的不良影响，会直接影响到行政服务效能的提升。二是欠规范，衔接难。由于缺乏规范化、标准化的管理，导致在有些单位在公文处理与档案管理的衔接中存在着一些问题：如公文纸张、型号、装订等没有严格按照要求落实，而是随意用不符合规范的纸张代替，装订操作具有很大的主观随意性。正因为公文处理不到位，就给档案管理带来直接的负面影响：容易引发档案资料漏页、破损等问题，降低了档案的完整性。又如附件、版记欠规范。作为文书与档案部门之间衔接标识的版记，常常被忽略，从而影响了公文立卷和归档的规范性。
二、公文处理在档案管理中的策略
公文处理是档案管理的基础工作，档案管理是公文处理的成果展现，是公文的最终归宿。针对当前公文处理与档案管理在衔接中存在的问题，笔者提出如下对策及建议：
1.提高思想认识，优化公文与档案管理制度
一是走出认识的误区，转变工作理念。提高对公文处理与档案管理之间衔接工作的认识，构建公文档案管理一体化的管理模式。将档案管理工作前沿定为公文处理，公文处理人员不仅要做好公文的拟稿、修改、校稿和印制等工作，还要确保公文及时立卷归宗，整理成档。档案管理人员必须消除等待观望的消极思想，要主动联系沟通，积极督促，确保文书归档的及时性。
二是完善衔接管理制度。为确保公文处理与档案管理之间配合的密切性、规范性，必须建立相应的衔接制度，实行一体化管理、一盘棋操作的模式，这样就能够从根本上消除各自为阵、衔接不力的问题，促进公文处理与档案管理之间的联系更加紧密、更加及时，为提升单位服务效能奠定坚实的基础。
三是完善奖励与处罚机制。对公文处理与档案管理衔接工作进行绩效考核与评价，实施奖励与处罚。对于工作落实到位、措施得力、效果显著的人员，应该予以奖励，以此提升公文与档案管理人员的积极性和主动性。针对工作不力而造成公文处理与档案管理衔接不到位，甚至给后续工作带来极大负面影响的人员，可以按照奖励与处罚制度进行一定的处罚。
2.强化质量意识，提高公文与档案质量
一是从重数量到重质量转变，坚决改进文风转变工作作风。坚决落实中央关于改进文风的相关精神要求，尽可能地压缩、削减公文的数量。这样不仅能够有效减轻公文及档案管理人员的工作压力，而且可以有更多地时间确保公文与档案质量的提升。从公文的格式、规范再到逐字逐句、标点符号等细微之处，都要追求精于求精，尽善尽美。
二是从粗放化到标准化转变，注重公文与档案工作的精细化管理。不断完善公文处理与档案管理规范化管理制度，注重从细节处求质量，出精品。特别是要做好版记等工作，确保公文处理与档案管理之间衔接的有效性。
总之，公文处理与档案管理是相互影响、相辅相成的系统工作。积极改进当前的管理运作模式，构建公文与档案一体化的模式是发展的趋势。要想优化工作效能，我们就应该从制度完善入手，走出认识的误区，转变工作理念，健全奖励与处罚管理制度，强化质量意识，从重数量到重质量转变，坚决改进文风转变工作作风，从粗放化到标准化转变，注重公文与档案工作的精细化管理，不断优化公文处理与档案管理的衔接机制。
参考文献：
[1]任彩霞，张军.新时期办公室档案管理的有效探讨[J].办公室业务，2012（09）.
为了进一步提升办公自动化应用水平，推进中石化总部与企业办公信息化建设，提高公文处理与办公管理水平，规范企业行政办公业务流程，近期中石化公文管理系统在中石化各家企业进行应用推广，中石化公文管理系统是基于Lotus Domino进行的设计开发。
一、技术背景
Lotus Domino/Notes 作为群件系统的领先者，在我国及全世界有着广泛的应用。它提供的企业信息通讯平台、文档数据库、工作流自动化功能，以及其丰富的模版，使其成为办公自动化的代名词。目前中石化公文管理系统使用的是Lotus Domino8.5版本。
随着计算机技术和网络技术的不断发展，传统的C/S结构的公文管理系统已经不能很好的适应用户的需求，B/S模式渐渐浮出水面。中石化公文管理系统是基于Domino Web 进行的开发设计，Domino Web技术是Domino/Notes开发的一种延伸和扩展，因其部署简单，使用简便而取代了维护繁琐的客户端应用。中石化公文管理系统基于的Domino数据库是包含应用程序的数据、程序代码、逻辑关系和设计元素的容器。
通过Domino Web设计出满足企业要求的视图、表单及页面等内容。Domino Web 服务器是一个Lotus Domino服务器任务，它使Lotus Domino 服务器能够同时作为HTTP 服务器。Domino 服务器自动将所有的Notes 设计元素和文档转换为Web 页面，使用户即可以通过Notes 客户机，也可以使用Web 浏览器访问Notes 数据库。Domino服务器把所有的设计元素和文档转换为Web 页面。不用付出任何额外的工作，Notes 视图，表单，导航器，链接和文档被解释成可以显示在任意一种Web客户机上的HTML。
二、优化设计
天津石化作为中石化公文管理系统首批推广试点企业之一，根据天津石化实际情况，制定了收文、发文、工作表单、签报、会议通知等各个模块的数据库及流程配置。在中国石化公文管理系统推广基础上，结合天津石化实际应用情况，完成5000多用户、253个部门信息的初始化工作，部署了公文流转、个人邮箱、个人事务三大模块。其中公文流转模块包括收文、发文、签报、会议纪要、工作表单、督办管理子模块，完成了600多个数据库的搭建和45个流程的配置工作。 个人邮箱作为公文管理系统应用的辅助模块，个人事务含委托办理、密码设置等。为确保公文快速高效的运转，天津石化同移动天津公司共同做好了系统中的短信提醒功能，为急件的办理提供便捷。
在中石化公文管理系统的基础之上，天津石化公文管理系统主要进行了以下方面的改进设计及开发：
（一）进行了首界面的修改，由原有的“待办信息”和“待阅信息”两个模块增加为“待办信息”、“待阅信息”、“会议通知”和“个人邮箱”四个模块，界面显示呈“田”字型，各个模块显示更加直观，其中待办信息和会议通知两个模块按照紧急程度排序。
（二）从功能上把“会议通知”单独分离出来，只用于各种会议通知，模块中未读通知显示红色，阅后显示成黑色，便捷，并可由各接收人员根据需要自行删除，以保证会议通知及时有效的传达。同时在公文流转中增加“其他通知”，用于下发会议通知以外的各种通知。
（三）规定了“待办信息”及“会议通知”中文件的排列顺序，即按文件限办时间分为特急、急、一般三个缓急层次，分别用两个红标、一个红标、绿标显示，自动按特急、急、一般顺序排列文件（同一缓急层次内文件按时间排列），同时系统根据设定的限办时间自动改变文件紧急度，直观地提醒办理人员，以确保文件运转高效、准确。
（四）隐藏传阅文件及会议通知过程中除本层回执的所有回执信息，即发起传阅（通知）人只看到自己传阅（或）的回执，而上层（或下层）传阅（）回执不再在本层显示，并且同级之间被传阅（）者互相不再看到回执信息，以确保回执信息的简洁。同样在删除传阅（）权限上也相应加以修改，即发起传阅（）人只能删除自己传阅（）的人员，不能删除其他层次的传阅（）。
（五）增加了公文统计中的搜索条件，并将搜索出的文件标题增加链接功能，直接可以查到文件当时流转的状态。
（六）为确保系统运转速度，将系统中的“待阅信息”中的文件，按照接收文件的时间计算，如超出30天未阅，自动将文件转入“已阅信息”中，以免造成因“待阅信息”中文件过多时，系统登录时间延长的问题。
三、服务器配置及备份方案
根据天津石化体制现状，天津石化公文系统中的邮件系统将对改制单位用户使用，所以邮件使用人数将上升到5000人，由于Domino服务器的最佳用户数限制为3000人左右，天津石化对现有情况评估后采用在两台服务器上分别做分区服务器的方式来部署公文和邮件系统。
两台服务器分别为A和B，分别安装2个Domino分区服务器，分别部署公文系统和邮件系统，Domino程序在本地磁盘，数据存放在磁盘阵列上。在部署的时候，需要给公文系统及邮件系统绑定不同的IP地址。备用系统都是处于停用状态。如果A服务器上的公文出现问题，则应急启用B服务器上的备用公文系统，同时需要断开A服务器与磁盘阵列的连接，应急状态下需要在一台服务器上同时运行公文系统和邮件系统。这种配置方案实现了多台服务器单一登陆的功能，系统负载均衡，运行稳定快捷，出现问题时，能快速发现问题、解决问题，有效的减少了系统宕机时间，为公文系统平稳运行保驾护航。
四、应用效果
优化后的公文管理系统界面更具人性化，符合用户的使用习惯，更便于新老系统的切换，会议通知的有效提取便于用户分清事务的轻重缓急，是这次设计的亮点。另外通过系统的权限设置使每个用户都能根据自己的权限、角色，去履行自己的工作职责与义务，保证了文件运转的安全性。通过公文管理系统，对公司内部的公文的发放的流程实现了可视化监控以及待办文件的提醒。通过灵活简便的流程定制功能来实现管理公司内部的收发文以及各种流程的管理和监控。系统实现了与office的无缝链接，支持多种文件格式。通过办公助手用户方便的实现了委托办理功能，即使员工出差在外也不会耽误工作的正常运行，同时创建备忘录提醒以及常用文档的保存使得用户在使用过程中更加的人性化。
随着网络和现代信息化发展，公安公文信息网络管理系统的现代化和信息化已经势在必行，刻不容缓。鉴于此，本文从实际工作出发，介绍公文网络管理系统的功能、模块设计、数据库的设计以及系统的基本运行程序等方面，以期该信息网络在实际工作中发挥作用，使得公文管理更趋科学化和合理化。
【关键词】
现代信息化；公安公文信息网络管理系统
为适应新时期公安工作跨越式发展需要，实践科技强警战略，促进公安工作信息化、数字化，设计开发了公文自动化管理系统，实现网络管理公文。通过网络达到、签收、查询、管理公文数据。本系统易于操作、灵活直观，通过该系统应用，经实践大大减少了公文管理工作量，提高了管理水平及工作效率，充分发挥了信息网络在公安工作中的作用。
1 系统设计
1.1 系统功能分析
系统开发的总体任务是实现公文管理的规范化、无纸化、自动化。
系统功能分析是在系统开发的总体任务基础上进行的。本系统能实现如下功能：公文、公文查询、公文签发、公文签收、故障登记、系统管理。将公安部门公文管理结合公安信息网络，提高工作效率。具体功能如下：
（1）系统登录：通过IP地址及系统口令验证用户的合法性，并通过判断用户的管理权限和级别调用不同的公文管理模式；
（2）公文：发文单位可按需要选择所的文件类型、格式、发文范围，并录入文件信息，公文；
（3）公文签发：具有公文签发权限的用户登录后可使用该模块（如单位领导），领导阅览公文后，批准则可进行签发操作；
（4）公文查阅：公文后未经签发对于收文单位是不可见的，经签发后，收文用户进行后可查阅所有已签发的公文；
（5）公文签收：收文单位阅览公文后，应对公文进行签收，如系统故障不能签收则需添写故障登记表。签收情况及故障情况将记录在公文签收表中，便于上级机关对收文单位签收情况进行了解及考核。
（6）系统管理：包括数据库管理、用户管理、口令管理、系统日志管理。
注册用户可以根据权限，由系统自动鉴别并授权使用不同管理方式，及签收公文。不同权限具有不同功能，写权限可进行读、写功能，读权限只能看，不能使用其他功能。有些系统功能面向所有用户。不同级别用户可访问向其公开的信息。注册用户可更改密码，保证自己信息安全。
1.2 系统功能模块设计
对上述各项功能进行 集中、分块，按照结构化程序设计要求，得到如图所示系统功能模块图：
2 数据库设计
数据库在一个信息管理系统中占有非常重要的地位，数据库结构设计的好坏直接对应用系统的效率以及实现的效果产生影响。在对用户需求、管理过程进行充分了解的基础上，对公文管理数据库结构进行了如下分析及设计。
2.1 数据库需求分析
在仔细分析调查公安公文信息管理需要的基础上，得到如图所示的本系统所处理的数据流程。
针对需求，通过对公文处理过程的内容和数据流程分析，设计如下所示的数据项和数据结构：
（1）公文数据信息：包括的数据项有：文号、公文类别、公文名称、公文内容、发文部门、发文时间等。
（2）用户信息：包括的数据项有：用户编号、用户名称、密码、权限、所属部门等。
（3）签收情况信息：包括的数据项有：签收单位、签收文号、签收时间等。
（4）故障信息：包括的数据项有：故障单位、故障类别故障时间等。
（5）系统日志信息：包括的数据项有：日志编号、使用者名称、时间、进行操作等。
根据以上的数据结构、数据项及数据流程，进行如下数据库设计。
2.2 数据库概念结构设计
根据以上数据项及数据结构，设计符合工作需要的各种实体，以及它们之间的关系。
本系统设计规划实体如下：违法犯罪人员基本信息实体、强制措施实施情况实体、诉讼实施情况实体、用户信息实体、系统日志实体。各实体具体描述图如下：
3 系统功能设计
3.1 系统开发及运行环境
本系统开发及运行环境：Macromedia Dreamweaver：前台页面设计；ASP：应用程序开发；Microsoft SQL server 2000：后台数据库设计及支持；Microsoft Windows 2003：提供服务器支持。采用Web-Server模式（浏览器-服务器）模式。
3.2 系统登录
根据系统用户数据库中情况，对用户登录进行判定，根据据用户角色与权限的不同，选择进入不同的用户功能组应用界面。
3.3 系统管理
可设计对系统数据进行分析、统计、管理、备份、恢复。对用户进行管理，可增加、删除、设置角色、设置权限等。
3.4 公文
提供公文界面与环境，可录入公文内容，设置字体、插入图片，设置发文人、文章阅读权限、是否需要按时签收，发文范围等。
3.5 公文签收
【关键词】政府机关 行政公文 效力保障
中图分类号： D630 文献标识码：A文章编号：1672-3791（2015）01（b）0000-00
1依法行政，推动行政公文的立法工作
推动行政公文立法是公文效力保障的根本保证。在法制不健全的年代，公文起着非常重要的作用，是政府管理行政事务和社会事务的最主要依据，不仅数量大而且涉及范围广。目前，社会主义市场经济法律体系基本健全、各项法律制度正在逐步完善。公文虽然从本质上不具有法的强制性，但它对政府机关的行政管理工作具有规范性、引导性和指导性作用，并且这一作用在短时期内很难取消，因此，非常有必要从立法的角度对公文的制定和审查进行规范，用法律制度促进公文效力的保障。
要充分发挥公文在管理中的重要作用，最好为公文立法。郑崇田先生在《公文管理亟待立法》认为“公文改革已是历史之必然”、“公文管理发展的趋势是立法，争取及早立法DD《中国公文法》，统一全国有关公文的规定”。公文在政府管理行政事务和社会事务起着相当重要的作用，稍有差错就会引发严重后果。从立法制度建设上规范和提高公文质量是根本。要实现公文效力的保障，还必须提高公文质量，把提高公文质量放在制度规范、组织起草和审查工作的首要地位。要从思想上牢固树立起草公文和审查公文就是依法行政的观念。
2依法行文，倡导政府公文的诚信意识
倡导政府公文诚信是公文效力保障的前提条件。公文是政府机关履行行政管理职能的一种重要载体和方式， 传达着政府的声音，彰显法制社会的公开、公平与公正特性。政府诚信，公文的制定科学规范、符合实际，就能给公众带来利益，就能够提高政府依法行政的能力。但是，公文的制定若不能做到科学规范、也不符合实际，就会引起非议，损害群众利益，导致政府诚信力的降低。现实中发生了许多因公文失去诚信的案例，虽然有新闻媒体的介入，有上级机关的查处，这些违规、违法的公文虽然最终被纠正，但是这些公文引发了一系列矛盾，造成了难以控制的后果，大大降低了当地政府的诚信形象，一定要引以为戒。
对行政机关公文的合法性审查以前实行的是事后备案制，即文件颁发实施后再交给政府所属的法制部门备案。由于没有具体明确审查职责，加上监督手段虚置，导致某些公文在出台过程中，丧失了应有的法定的原则立场，成为了一些部门和领导谋私的工具。对此，要采取相关的措施：要加大对公文备案审查法规宣传力度；要从源头抓起，有效监督权力，提高政府公文的诚信意识；要加强追究和问责力度，对于违法违纪，造成不良社会影响的公文，追究主要负责人的责任。如此，才能使公文规范、严肃和公正，从而进一步提升政府的诚信形象。
3统一标准，规范公文制发、备案等制度
公文制发要规范。公文制发要遵循依法行文、实事求是、精简高效、全面优化、安全保密、集中统一的原则。制发公文必须符合党的方针政策和国家法律法规，切实维护人民群众的根本利益。坚持依法办文，深入调查研究，听取各方面意见，努力提高公文的针对性、可操作性。工作人员要严格执行公文处理规定，正确处理行文关系，遵循行文规则，规范公文格式，加强办文审核和质量把关。制定公文，主办部门必须广泛征求相关部门和基层的意见，通过法规部门的审核，经集体研究审定后才能制发。建立公文处理责任追究制度。对不按程序制发公文的要追究相关责任，对有严重错误的公文，要作退文处理并进行通报批评。
公文要加强备案、监督和清理。要加强公文的备案审查，加强公文的监督管理，构建一个科学、合理、规范的公文体系，这是维护法制统一、确保政令畅通的重要内容，也是推进依法行政、建设法治政府的必然要求。要依靠法制部门加强对公文的监督，从源头上堵住违法、不当的公文。要加强对公文的清理，重点是撤销过期公文。要对政府公文及时进行清理，凡过期、失效、失去政策性和延续性的文件均应终止执行，清零作废。还要建立公文的长效清理机制，把行政公文纳入统一的数据库，供各机关单位和广大市民查阅、监督。
4实事求是，有效避免公文产生副作用
公文专家常崇宜先生提出“秘书写公文，一定应懂得和减少所写公文可能发生的副作用”，即从其负面进行研究。（清人）李渔有认为：“立一法，即生一弊。法者，弊之所从始也。”制发主体等级越高危害越大，制发单位越多越不利于监管，公文内容越模糊越不利操作，公文内容越空洞越降低效力，公文越不合实际越容易失效。所以必须制定法律法规，使行政有法可依，使公文副作用降低到最低限度。
各政府机关在公务活动中要以人为本，想群众所想，为群众谋利益，方便办事、规范合理办事。政府公文制发部门要警惕公文副作用，多研究、多调查、多深入基层。要审查“红头文件”的合法性，对于其制定的主体、权限、程序和法律依据进行全面而严格的审查，避免其与国家法律相抵触的部门，还要审查“红头文件”的合理性，确保其符合中央、地方与部门的实际情况，与其他公文相互协调无冲突，措施合理适度，能够促进地方经济社会发展，要避免急功近利、竭泽而渔。
公文的出台，离不开政府的决策。要加强政府自身建设，建立责权一致的决策机制，促进行政决策科学化、规范化、合理化。政府的决策要遵循程序，即：发现问题调查研究资料与信息收集拟定各种可行的备选方案对各种备选方案进行可行性评价提交相关会议研究决定组织力量实施决策反馈信息。权力过分集中容易诱发腐败。在政府决策过程中，存在着非程序化甚至是违法的决策，谁权大谁说了算，谁的官大谁说了算的现象经常出现。这就要求必须解决权力过分集中的问题，要改革行政管理体制，使权力得到合理的划分。
要谨防“伪公文”和“假公文”。社会生活中，充满着形形真真假假鱼目混珠的现象，商品有假冒伪劣明星有替身模仿，手机有山寨版，公文也有“伪公文”和“假公文”。这也是避免公文负效力的重点之一。近些年来，公文造假现象开始泛滥，有日趋严重的趋势。
5加强宣传，不断提高公民的公文意识
提高公民公文意识是公文效力保障的必要措施。公民的公文意识，是公民对公文从了解到透彻理解的过程，是对公文的制发、管理、实施等一系列环节自发自觉监督的过程，是公民对政府依法行政前提下依法行文的贯彻和执行。
首先是公民的参与意识。要做好公文的普及教育，尤其要让普通公民了解公文，不再认为公文神秘。公众虽不能直接参与文件的制作，但至少可以了解公文的内容及执行情况。了解后谈提高，要加强公文相关知识的宣传，形式可以多样，展板宣传、集中展览、召开听证会等都是很好的办法，目的是提高公民的公文参与意识。
其次是公民的监督意识。“麻雀虽小，五脏俱全”。公文虽小，却关乎国计民生。公文可以用于维护公民的切身利益，从而使公民自觉监督文件执行。如此，也可使政府公文始终受到监督，避免出现公文负效力。强化公民对政府公文的监督，可以推动政府依法行政的规范化、法制化运行。
第三是公民的决策意识。公民有参政议政的权利，公文的出台应当倾听社会各界的声音。公文决策和出台涉及人民群众利益的重大事项，必须实行公示和听证制度，这是当前公民参与科学民主决策的重要制度。但是，虽然很多地方的重大决策已经采用了公示、听证的方法，但多流于形式，并没有使公民真正参与决策。
第四是公民的信息意识。随着信息化建设的迅速发展，对外，各级政府均建立了自己的政务网页，对内，建立健全了电子政务系统，且逐步成为机关公文处理的平台，公文的起草、审核、签署、以及收文的办理等都将在电子政务系统中运行。公民要充分发挥和利用信息及网络技术手段，了解政府公文的内容，了解公文的制发、管理和执行情况，通过“市长信箱”、“市长热线”、“公众论坛”等渠道和途径，提出批评和改进意见，监督政府依法行政。
6科技助力，健全电子公文信息平台
健全电子公文平台是公文效力保障的有效途径。随着电子政务应用范围的扩展，电子公文的写作也将势在必行。电子公文就是指在电脑网络中写作、存储、传播和阅读的法定公文。各级政府都建立了自己的网页，实行政务公开。各种政治活动、政策法规，都可以在网络上查到详细的信息。随着各级政府机构信息化建设的迅速发展，办公自动化系统将逐步成为机关公文处理的平台，公文的起草、审核、签署、以及收文的办理等都将在办公自动化系统中运行。在电子政务系统中运行的公文是机关职能活动的历史记录，必须按照档案管理的要求归档和管理。实现电子公文归档的关键是在开发办公自动化系统中将电子公文管理功能嵌入系统中，实现文档一体化管理，从而加快信息化建设步伐，提高对公文管理的规范化、制度化和科学化水平，提高办事效率，确保政令畅通。
7结论
公文是政府管理和服务社会的重要方式，规范涉及大量社会成员的权利义务和切身利益，只有保证其自身的健康，才能够保证社会的健康，促进社会的和谐与稳定。公文是政府行使权力、履行职责的重要手段，对其进行严格审查，实际上就是对政府权力进行严格监督与制约，这对于促进依法行政具有十分重要的意义。
要建立高效务实的政府，就必须提高公文质量，重视公文效力，即公文在实际公务活动中的效果。但是公文副作用的产生，降低了政府的诚信形象，损害了人民群众的合法利益，妨碍了社会稳定，造成了一系列严重后果。避免公文发生副作用就是保证公文的权威和诚信。
政府行政公文从一定程度上会影响社会和经济平稳发展。公文效力保障是基于发挥政府依法行政、服务为民的宗旨，通过推动行政公文立法、倡导政府公文诚信、规范公文制发备案、避免公文的负效力、提高公民公文意识、健全电子公文平台建设等措施开展。
参考文献：
1、国务院《国家行政机关公文处理办法》[S].2000.8.24，2001.1起施行
2、杨 戎.我国公文公开现象初探[J].四川大学学报（哲学社会科学版），1995，（2）
摘要：公文交换系统采用B/S结构，客户通过浏览器访问服务器以及与Web服务器连接的后台数据库，运用微软的DNA三层结构，采用交互式集中管理模式架构系统。系统的结构模型部分对系统的管理模块、部分管理模块、公文管理模块等进行了详细的描述。
关键词：电子公文交换；电子公章；数字签名
1系统架构说明
计算机和网络技术的发展使信息系统经历了从集中式计算模式到分布式计算模式的演变，分布式计算又可分为资源共享式、客户机/服务器（C/S）模式和浏览器/服务器（B/S）模式三种类型。
为迎接Internet的发展所带来的机遇和挑战，微软提出了WindowsDNA(WindowsDistributedinterNetApplicationArchitecture)。DNA架构下，应用被分割成三个相对独立的单元：表示层、业务逻辑层、数据服务层。表示层负责与用户交互并把相应的请求通过调用中间层的组件传递给业务逻辑层。业务逻辑层的组件执行具体的业务逻辑，并通过SQL等方式向第三层的组件提出数据或其他资源请求。WindowsDNA的技术思想使应用开发有了明确的分工，从而有效地降低了开发的难度。
公文交换系统采用基于MicrosoftWindowsDNA技术的B/S三层结构的分布式计算模式，客户端使用IE浏览器，并借助公文浏览器Reader的IE插件及其它ActiveX控件向公文服务器提出Http协议请求，服务器端IIS接收客户请求，解释执行反映公文交换业务逻辑的脚本，必要时调用ActiveX组件实现复杂的功能，通过ADO对象访问数据层的SQLServer数据库，将操作结果组合到Html页面中返回给客户端浏览器。采用B/S结构简化了系统操作的难度，增强了系统的灵活性和可扩展性。
公文交换系统的表示层由三部分组成：系统管理界面、部门管理界面、公文管理界面。
电子公章服务器是一个独立的管理系统，B/S结构服务器，主要功能包括公章的制作、发放、作废、查询、备份，以及公章的日常维护。
CEB文件是方正电子公司自主版权的版式文件格式，可以方便地把包括S2、S72、PS2、PS、EPS、TIFF、DOC、PDF等文件，转换为可用于阅读的电子文件CEB。CEB文档可以使用免费的浏览器ApabiReader阅读。转换成的CEB文件完全保持原来的版式，包括原始文件中的图片、表格、色彩等复杂的版面内容，都正确地保留，阅读效果与原版式一样。加入了多种压缩加密方法，使文档保持最小。的文件不能被随意篡改，只能阅读、不能修改，保证文件的完整性、严肃性、准确性。
公文交换系统采用集中式管理模式。系统中所有公文集中存放于一个公文交换中心，用户可以通过Internet/Intranet，利用浏览器和公文阅读器来查看和浏览公文。发文方利用一个称为Maker的CEB生成工具将各类OA系统形成的不同格式的电子公文转换为CEB格式，通过网络加密上传到公文交换中心，存储于交换中心的公文库。经过盖章、发送后，公文状态发生变化，公文属性数据从发文单位传递到收文单位数据库，公文文档存储路径并不发生变化。公文的浏览和打印都由客户端通过http请求即时获得，电子公文文档并没有“物理的”存储于收文客户端。红头红章的电子公文不在任何客户端保存，只有授权用户方可即时从服务器获得公文的阅读权或受控的打印权，从可访问性层次上增强了公文的安全性。
2功能结构模型
公文交换系统用户包括系统管理员、部门管理员和部门用户等三种类型，各类用户通过系统完成不同的任务。因此分为系统管理、部门管理、公文管理三大模块。下面分别介绍各模块的组成结构。
2.1系统管理模块
公文交换以政府部门、单位为交换点，使用公文交换系统的各部门由系统管理员通过系统管理模块来统一管理。包括：
部门管理：部门管理主要用来进行部门和部门管理员信息的维护，包括部门管理员的增加、修改、删除与查询。创建、删除部门管理员的同时创建、删除部门数据库。
个人信息维护：主要为系统管理员提供修改自己的个人信息的功能。
打印机管理：为系统管理员提供维护可用与禁用打印机的功能。调整打印机的属性。如果收文员使用非法打印机打印公文，打印不出红章。
日志浏览：为系统管理员提供所有操作日志的记录查询。系统管理员可以通过组合条件查询日志记录，也可以选中一个或多个日志记录进行删除操作。
统计信息：为系统管理员提供各部门所有公文交换情况的统计。可以选择统计对象、时间段、部门进行信息统计，并可下载统计结果。
2.2部门管理模块
部门管理员可以进行本单位的用户管理，维护部门组别、发文表、催办电话和个人信息，还可进行本单位用户操作的日志查询和公文统计。
用户管理：主要为部门管理员提供本部门用户的新增、权限的划分、信息的修改与用户的删除功能。用户权限有上载、签发、盖章、发送、回执监控、发文监控、发文浏览、收文处理、发送回执。不同权限的部门用户，登录后界面会各不相同。部门组别维护：提供部门组别维护的功能。包括新增、修改、删除。
发文表维护：提供发文表的新增、修改、删除等维护功能。
更改催办电话：提供修改催办电话的功能。
日志浏览：提供部门管理员和部门用户所有操作的日志记录查询。部门管理员可以通过组合条件查询日志记录，也可以选中一个或多个日志记录进行删除操作。
统计信息：提供该部门所有操作人员的所有公文交换活动情况的统计信息。可以选择统计对象、时间段、操作员进行信息统计，并可下载统计结果。统计对象包括：上载、签发、盖章、发送、接收、退回、转办的公文。
个人信息维护：提供修改自己的个人信息的功能。
2.3公文管理模块
部门用户通过此模块进行公文收发和监控。部门用户依权限的不同，将呈现不同的操作界面，每个部门用户只能进行授权的公文操作。公文管理模块包括：发文管理、收文管理、公文监控三个子模块。
发文管理子模块：完成普通发文、联合发文及文档速递发文流程的控制，普通发文是指由一个部门单独签发的盖章公文。联合发文是由一个部门主办、多个部门协办，需加盖多个公章的公文。文档速递是用来传送各类信息性、资料性的文档，不需盖章，其打印份数不做限制。
收文管理子模块：发文方将盖好章的公文执行完发送操作后，在收文单位数据库中就会增加一条收文记录，收文方通过收文管理模块处理收文事务，完成向发文方发送回执、阅读公文、退回公文、转办公文、打印公文、脱密下载等功能。
公文监控子模块：公文监控主要为有监控权的用户提供收文、发文、回执、用章的查询，便于用户对公文在系统内的流转状况进行实时的监控，保障公文传输的顺利进行。
3数据结构模型
公文交换系统中的实体主要有：系统管理员、部门、部门管理员、部门用户、打印机、日志、发文表、部门组、普通发文、联合发文、文档速递、转办公文、收文、盖章记录、发文操作、收文操作、发送信息、协办信息。公文管理模块是公文交换系统的核心部分。
3.1数据库逻辑模型：
根据DFD图和相应数据字典，抽象出系统的概念模型，通过转换形成逻辑模型。发文流程中的公文实体存放于发文信息表，每一公文实体执行多个操作，发送给多个部门。收文流程中的每一公文实体具有唯一收文类别，执行多个收文操作。
3.2数据库物理模型：
考虑系统的扩展性，系统数据库的物理结构采取各部门分设数据库，另外建立系统管理数据库和联合发文数据库。系统管理数据库集中存放系统管理员管理的数据表及全局有效的数据。
据调查，现在政府机关使用电脑进行文字处理已非常普遍，一些单位还不同程度地实现了公文运转电子化管理，对收文办理、发文办理的登记、审核、拟办、运转等环节进行管理，实现了公文查询、统计、存储、流转的电子化及内部网络互联；部分单位对公文数据库中的公文由标题、来文单位等基本要素和运转过程管理，扩展为部分公文的全文入库管理;一些部门已经实现特定网络，如政府专网、专业部门网上的部分公文上报、下发的无纸化传输;少数单位实现全部公文的网络传输和电子化管理。
七大问题之一：对电子公文的性质和作用认识不足
长期以来，一些人将公文处理电子化误认为就是办公室内的文字处理电脑化，不少领导干部习惯于传统的办公方式，至今不会使用或不愿意使用电脑和网络，认为这是办事人员的事情，不能从根本上认知信息化、电子化给传统政府办公方式带来的革命性转变，造成机关办公自动化、公文电子化链路的中断，使无纸化办公无法推进。
七大问题之二：系统功能单一，层次不高
电子公文处理系统就是利用电脑网络功能，实现从公文的起草、审核、批示、分发及来文登记、归档、承办、传阅等一系列综合性的公文流转全程管理。在办公自动化系统中，公文处理是较为复杂的一个子系统，其复杂度体现在两个方面：首先公文系统是一个纵向、横向交错的综合结构的系统，从纵向看，公文系统被多级组织共同使用，从横向看，公文系统被同级的多个职能部门共同使用，不同组织级别的公文系统具有不同特点;其次公文处理流程具有多样化特性，一般来说，不同组织级别的公文处理流程不同，由于受到多方面因素的影响而变得复杂多样。
总之，目前电子公文处理系统设计方案还没有完全走出传统公文处理思维方式，在公文流程上一味用电脑软件去模仿传统的手工处理模式，不重视软件的开发和办文业务流程的再造和整合。
七大问题之三：安全隐患不容忽视，保密观念还需加强
电子公文的出现，使秘密的载体发生了革命性变化，信息传播从“有形”走向“无形”，容易使人产生思想上的麻痹。过去的“锁好柜”、“关好门”、“看好人”的保密措施已难以适应时代的需要。一些机关、单位对纸质公文的保密很重视，而对储存在软硬盘上的电子公文则随意处置，更谈不上进行保密管理。另一方面，电子公文在网络环境中传播和存储，极易受到黑客攻击，造成公文失密、信息被盗、被删除或被改写等严重后果，对电子公文安全性的担忧，在很大程度上遏制了公文处理电子化的推广。
七大问题之四：资金投向失衡，开发与应用脱节
对电子公文的开发和利用还缺乏正确的认识，重硬件、轻软件，重建设、轻应用，重网络、轻信息的现象仍然比较突出。长期以来政府信息部门的大量建设资金投入到硬件设备上，应用部门缺乏信息收集、更新、深加工的专项资金和技术。
公文处理电子化要求对传统的公文处理业务规范化、数字化，这需要做大量基础性的工作，如规范办文流程，对现有的一些公文处理格式化、标准化，制定系统代码、系统分类等。而目前，管理者、应用者、技术人员三者之间缺乏业务的沟通、协调和融合，以至于出现有些系统开发出来后从来就没有被应用过的现象。
七大问题之五：规划滞后，标准不统一
目前与公文有关的国家标准或办法主要有《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)和《国家行政机关公文处理办法》，都是针对纸质公文制定的，虽然对电子公文也有所考虑，但这方面的规范还十分简单和粗疏，无法适应公文处理电子化的需要。一些机关、单位在管理电子公文、设计公文处理软件时，往往各行其是，自成系统，采用的标准也各不相同，造成新的重复建设，资源不能共享，给今后电子公文传输和系统整合留下了难题。
七大问题之六：复合型人才缺乏，公务员知识结构亟待改善
实施公文处理电子化，需要既熟悉公文处理业务，又掌握现代信息技术的复合型人才。电子公文处理系统将公文的制发、审签、运转、传输等各个环节电子化、网络化，这就要求各环节、各部位人员，包括审核、签发文稿的领导同志，都能够掌握电脑操作技能。现有机关工作人员大多限于知识储备的不足，对较复杂的电脑应用和信息系统的管理难以适应。
