时间：2023-05-30 09:59:14
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子文件管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
zlx：从当前实践看，电子文件管理系统还基本难以找到对应的管理主体，它更多的是理论界的一种自娱自乐式的纯理论阐释。因为，电子文件在业务部门产生以后，一直就在各业务系统中运行，如会计档案是在会计电算化系统中运行、教学档案是在教务系统中运行、电子公文是在公文管理系统中运行等。总不能说会计电算化系统、教务系统、公文管理系统等属于电子文件管理系统吧？它们都是为了办理上述业务而存在的管理系统或平台，而不是为了管理电子文件而存在的系统或平台。当前学界一般把电子文件管理系统定义为管理电子文件的平台，而上述系统存在的意义不是为了管理电子文件，而是为了完成相应的业务活动，因此，上述系统显然不是“电子文件管理系统”。而电子文件在办理完成之后，经过归档又直接进入到“档案管理系统”里去了，所以这个“电子文件管理系统”在哪里呢？谁在对其进行管理呢？
任越：支持zlx的观点。电子文件管理系统就是业务系统，这个系统本身就是单位业务系统的拓展，只不过档案学界将这个电子文件管理系统单独拿出来，其实必要性不强。各位可以上网搜索，哪个学界专家真正开发过电子文件管理系统并搞过实证研究？电子文件管理系统都是人家科技公司研发出来的，专家们只不过提供了一些素材和需求罢了。
陈建同学：支持任越的观点。电子文件管理系统还是要围绕实践部门走。电子文件管理国家战略顶层设计正在全面实施，电子文件管理系统国家标准也已经颁布。实践层面，电子文件管理系统的研发和应用正在逐步推进。
红旗下的档棍：电子文件管理系统很尴尬，为什么不是OA呢？或者说是某种业务系统。我觉得zlx说得有道理，现实生活中其实就是一种特殊的业务系统而已。管理主体就是文件背后业务活动的管理者。
simon：我是企业档案馆的，单位有个部门叫文档处，负责管理公司文件和档案。电子文件管理系统主要是管理电子文件的，电子文件系统中有个模块叫档案管理模块。电子文件办毕后，在线整理归入档案管理模块，变为电子档案。所以我们的电子文件概念和现在学界说的电子文件概念不太一样。我们基本沿用了纸质档案的管理模式，管理主体没有变化。
一芙：我觉得主体是文件形成单位，电子文件系统的存在是为了单位的业务而设置的，电子文件是业务活动中形成的文件。
追梦的少年：立档单位和业务部门应该是电子文件管理系统的主体。立档单位和具体业务部门是电子文件的具体形成者，他们对电子文件的形成过程、目的、背景等情况了如指掌，可以最大限度地确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
陈建同学：电子文件管理系统有主体吗？是管理主体还是开发主体？这个问题要搞清楚。
任越：支持陈建同学的观点。电子文件管理系统就是个系统程序，怎么会有主体？主体是程序员。
simon：我们单位管理和开发都是文档处统一管理。
wgy0828：系统管理的主体必须是系统管理员。至于谁是系统管理员，是什么级别的管理员，就回到电子文件管理主体的问题了。
simon：系统管理员听文档部门的，所以系统管理员只是辅助管理，还是需要按公司统一的文档管理制度来操作，所以管理主体就是文档部门。
wgy0828：你说的系统管理员是刚开发好的初始身份吧，系统移交单位之后的管理员不就是与文件流转相关的人员。
红旗下的档棍：其实，电子文件管理系统只是一种业务系统而已，有时表现为狭义的办公部门开发使用的系统，但更多的是其他业务部门管理的系统，其管理主体多数情况下为文件背后业务活动的管理者，管理行为包括需求提出、可研论证、组织设计管理、开发管理等。
住在春天：电子文件生命周期中一般存在三种类型系统：业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统。业务系统和电子文件管理系统与文件形成单位相对应，电子文件长期保存系统与档案馆相对应。
档案研究僧：这个讨论的主题是不是有歧义啊？是在讨论管理电子文件的主体，还是管理电子文件管理系统的主体？电子文件管理系统的主体听上去感觉有点别扭。一个系统的主体是设计系统的人，还是在运营维护系统的人？
zlx：歧x？谁对它实施管理，谁就是其管理主体，如档案管理系统的管理主体是档案管理部门，这个理解有错？
红旗下的档棍：电子文件管理系统的客体从形式上看，包括视频、音频、电子公文、零散数据等。从归属上看，按照档案界发生型定义的方式，一般为文件形成者。技术层面分清客体很重要，为什么呢？因为这涉及系统的数据量和信息量，进而涉及系统整体的网络结构、数据结构和存储形式。系统数据量和信息量是进行系统可研论证的重中之重。
zlx：电子文件在办理过程中在各“业务系统”中运行，办理完毕后，在档案管理系统中运行，请问这个“电子文件管理系统”去管哪里的“电子文件”？
simon：管的是档案管理系统中的电子文件。
zlx：从我国实际状况看，电子文件管理系统是夹在业务系统与档案管理系统之间的一个系统，可能就是“画蛇添足”。电子文件管理系统不是一个筐，什么都能往里装。电子文件管理系统也不是自由体，各人有各人的边界，这样的东西就是个虚的。
一芙：电子文件管理系统是业务文件流转的平台，怎么会和业务系统是分离的呢。
zlx：高见！第一次听说，电子文件管理系统是业务文件流转的平台这种说法，那么，会计电算化系统是算业务系统还是算电子文件管理系统呢？
田宁宁：电子文件管理系统是不是以电子文件为主体的，电子文件是业务的载体和内容吧。否则，电子文件管理系统里面都是啥内容呢？
一芙：电子文件管理系统是对电子文件生成、流转、处置、利用等过程进行管控的平台，有的包含档案管理系统，有的与档案管理系统分离。我这种理解不知对不对。
simon：没问题的，很符合实际工作部门的管理情况。
wgy0828：那么电子文件管理系统和OA系统的功能区别在哪儿？
一芙：没区别啊，都是电子文件管理平台。电子文件管理系统是一个大的名称，OA办公只是其中的一个业务而已，电子文件系统中还有其他业务流程。
simon：等于或大于OA。主要是名字所涵盖的内容不同，涵盖少则与OA同名，涵盖多则等于OA+档案管理系统，和实际工作比对就是文档处只管收发文及文件办理管控，或者只管归档文件，或者既管OA，又管归档文件。
红旗下的档棍：老实说，我眼里只有档案管理系统和非档案管理系统，有些术语比较讨厌，理论上也不是不能把电子文件管理系统概括得非常大、非常全，甚至包括标准规章之类的，但这样只是方便论述而已，有一定的理论意义，但实践意义也仅是提醒实践工作者注意考]问题的全面性，真要是去开发系统，胡子眉毛一把抓肯定不行，要把工作尽可能地分解。我的经验是业务系统中的数据要有一个归属，各个业务系统之间要有一个数据中心去调节。
追梦的少年：电子文件管理系统是对单位业务管理系统的集成，同时也是连接档案管理系统的桥梁和纽带，三个系统的整合将是优化文档管理系统的一个方向，当然这种整合并非易事，涉及不同的管理主体。
simon：电子文件管理系统是存在的，不论是从OA角度理解电子文件概念，还是从档案角度理解电子文件，或者从文档一体化层面上理解电子文件。
红旗下的档棍：电子文件管理系统其实是从档案管理的视角对业务系统的一种观察，是一种方便从档案管理认识实践现象的工具，有了这个命名方便档案管理的思想、注意力、管理手段等的介入，方便档案管理人员对档案这一客体的关注。所以，作为一种理论研究的对象，有一定的合理性。但要搞清楚，一旦开始深入地分析，应把它忘掉，让它消失掉，心里想着怎么用档案的手段把业务搞好就行。
zlx：系统存在与否应该是看是否有利于管理流程的优化为标准，如果 “画蛇添足”，还不如不要为好。
wgy0828：如果按学界的说法，一定要将电子文件管理系统与“业务系统”“数字（电子）档案系统”区分开来，那么它就没有独立存在的内在驱动和外在基础：1.形成主体电子文件意识不强。最近半年调研的8家事业单位和9家企业中，系统开发时基本上只关注单位业务系统的便捷性和安全性，强调数据的采集、统计和关联，对其凭证性往往患有技术依赖症，认为在系统里的文件就是默认权威的。2.缺乏明确且强有力的主导者。公文主管部门更多关注文件内容、格式和流转，而不是其存在形式，档案行政管理部门对电子文件的长期保存感兴趣，却从权力和能力上都没法真正实现“前端控制”。另外从效益上来说，在业务系统和电子档案系统中间夹个电子文件管理系统，其产出比和响应时间都不划算。
simon：其实反过来再想想，除去一切电子文件管理系统，回到纸质文件时代，事情一样可以顺利处理，只是效率低些，所以电子文件管理系统首先是提升效率的工具。再进一层，电子文件管理系统不光是管理了电子文件，更是一种工作模式的改变，产生了新型的信息沟通管理模式。所以，形式可以千变万化，不变的是对文件管理的需要。
住在春天：从理论上来说，如果电子文件管理系统没有必要存在，除非是它的功能没有了价值，无需从业务系统中捕获电子文件，也无需具有行政有效性和法律证据性，或者它的功能可以被其他系统取代或覆盖。
关键词 电子文件;管理;措施
中图分类号 G276 文献标识码 A文章编号 1674-6708(2010)18-0042-02
电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件的特定性决定了其管理与传统纸质档案也有很大的差别,下面谈谈电子文件管理。
1 构建统一的电子文件管理的基础框架
在新的时期,加强法制建设,依法管理电子文件,逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系。相应的法律法规是电子文件管理的一个重要前提,目前电子文件管理不善,同没有一个电子文件法规有着重要关系。因此,一档案行政管理部门应会同政府信息产业部门联合制定电子文件管理法,确认电子文件的法律地位,明确档案行政管理部门和政府信息产业部门的职责,统一电子文件的软硬件设施,依法管理电子文件;二档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件全过程管理制度,做到有章可循,使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化;三为了承担不久将要面临的指导电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理任务,各级档案行政管理部门应增设相应的管理机构,行使监督、检查、指导电子文件归档及电子档案管理的职权。
2 做好电子档案利用时的保密工作
电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的。由于电子档案利用方式与所依赖技术的多样化,导致了利用工作的复杂性。同纸质档案相比,电子档案利用过程中的保密性与安全性更加难以控制。因此,加强电子档案的利用管理,就显得特别重要。从信息安全的角度出发,在电子档案的利用中,可采取两项措施:审核使用权限;划分密级层次。
3 完善电子文件管理运行模式
电子文件与纸质文件相比,所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多,仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此,应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式,各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务,了解电子文件历史联系,对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”,是电子文件归档管理工作的主要责任者;档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法,又了解全局情况,歌谣效地发挥统筹全局、把好关口的作用;而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者;另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,双重功能集于一身,是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式,可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。
4 档案管理工作提前介入
电子文件档案系统的设计,对于电子文件与电子档案管理系统而言,它和所有档案辅助管理软件有着根本的区别,它承担了电子文件与电子档案从接收、鉴定、保管、利用等全部工作,不仅要具有电子档案的管理功能,而且还具有相当于实体档案库房的保管存储功能。把原来纸质文件管理系统中的许多后控制手段提到了最前端,尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑,以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。
5 建立动态的跟踪监控系统
电子文件的管理应当从每份电子文件产生之初起,建立起一个与各部门紧密相连的系统,对每份文件的形成、接受、利用进行跟踪控制,以防止文件的丢失。这个系统应当以档案管理部门为核心,电子文件管理者给予各种文件类型以代码,任何部门未经档案管理部门同意,不能擅自建立新的文件系统,从而保证各类文件的产生均在档案管理部门的监控之下,以确保档案管理者具备文件的领导权力。
6 提高档案管理人员的素质
电子文件管理要求档案人员必须加强自身学习,全面提高理论水平,熟悉电脑操作。
档案人员通常只是熟悉档案业务,对于电脑操作并不熟悉。而电子文件管理就要求人员必须熟知电脑基本操作、相应软件运动等知识。因此,在进行电子文件管理工作中档案人员会感到知识缺乏,导致困难,工作效率不高,可以说,电子文件对档案人员提出了更高要求。具体来说,就是档案人员必须加强学习,全面提高理论水平,熟悉电脑,了解相应软件的有关知识。对于档案人员来说,仅有单一的档案专业知识已经远远不够,社会发展要求档案工作者必须是知识全面的复合型人才,只有这样,才能使档案工作真正融入到社会的建设和发展中去,档案工作才能真正体现其价值所在。
7 加强电子文件的利用
档案工作的根本目的在于利用,首先,必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子档案管理制度,实现电子档案管理的标准化和规范化,使电子档案在产生、运行、管理过程中有法可依,有章可循,保障其工作顺利开展;其次,要把好数据库质量关。在数据管理方面应建立健全数据质量管理体系,根据本单位的实际情况,制定严格的数据质量考核指标,责任到人,并定期检查,常抓不懈;第三,要做到馆室共建,应将计算机录入工作分散到该立档单位的内设机构。由内设机构负责归档文件的计算机录入,档案室在接收归档文件的同时接收电子目录,并奖其合并为本单位的档案目录数据库,同时将重要的文件原文扫描,进而向档案馆移交电子目录,形成档案馆的电子档案目录中心。对于档案馆来说,其主要是负责对各立档单位电子档案目录库的形成、积累、保管、整理的指导和监督;接收和转换各档案室移交的电子档案目录,形成目录数据库;第四,充分利用信息安全技术,切实保障档案信息数据库的安全,如配置防病毒卡和查杀系统并且要不断升级;设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等,确保电子档案的安全。因此,档案人员知识结构的变革迫在眉睫。档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新,引进、消化、适应信息技术发展的需要。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
总之,在信息社会之中,电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大,需要人们加以科学地管理,才能便于人们的利用。
参考文献
制定规范，为电子文件归档和管理提供依据
2002年10月，在广泛调研的基础上，青岛市档案局制定了《青岛市电子文件归档与管理规范（试行）》（以下简称《规范》），《规范》规定了电子文件形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法，并体现出以下特点：
1．定义了归档电子文件光盘存储的信息组织结构
《规范》规定：“推荐采用只读光盘、磁带作为归档电子文件的保存载体。每盘存储载体的根目录下有说明文件、著录文件、归档电子文件子目录。”其中，“说明文件”用纯文本文件编制，该文件包含有关本存储载体的各种信息，包括全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间等；“著录文件”采用XML格式，保存了光盘存储归档电子文件的著录信息。著录文件采用XML格式一方面可以充分利用XML文件的设备无关性，减少归档电子文件著录信息对计算机系统软硬件环境的依赖性，另一方面可以方便办公自动化系统同档案系统进行数据交换，达到文件著录信息的共享，还可以经过简单的脚本编程直接用浏览器进行著录信息的检索和归档电子文件原文的查看，方便进行单位间信息的交流和政务公开出版物的编辑。
在归档电子文件子目录中，以子目录的形式存放归档电子文件，一件电子文件保存在一个子目录中，子目录名为全宗号＋归档年度＋保管期限＋件号，如000012002100001，其中第1―5位为全宗号，第6―9位为归档年度，第10位为保管期限（永久为1，长期为2，短期为3），第11―15位为件号，用这种方式保存归档电子文件的原文信息，利用操作系统提供的树型结构和文件名的自动排序功能，即使不通过档案软件检索功能，也可以方便地对归档电子文件按“件”分隔开并按照保管期限和件号进行查找，避免了若干归档电子文件统一保存在一个子目录下造成检索和查找的困难。
2．明确了电子文件的著录信息
《规范》在起草过程中，广泛调研了电子文件整个生命周期中从文件生成到文件归档过程中产生的各种信息，总结了归档电子文件的著录信息模板，包括文件信息、档案信息和电子文件信息三大部分。其中，“文件信息”描述了一份文件从生成到归档前的信息，主要包括拟稿人、拟稿时间、部门责任人、部门责任人审核时间、核稿人、核稿时间、签发人、签发时间、打字者、打字时间、校对者、校对时间、主送单位、抄送单位、发送时间、缓急程度、密级、收文者、收文单位、收文时间、批阅人、批阅意见、批示人、批示意见、承办部门、办理结果、办结时间等项目。
“档案信息”描述了文件归档后增加的档案方面的著录信息，主要包括归档人、归档单位、归档时间、全宗号、归档年度、保管期限、件号、主题词、分类号、鉴定者、鉴定时间、销毁者、销毁审批者、销毁时间、开放标识、题名、责任者、文件编号、附件、稿本、版本、版本说明等项目。
“电子文件信息”描述了电子文件在计算机环境中的生存信息，主要包括硬件环境、网络环境、操作系统、应用软件、文件类型、文件名、文件长度、存储位置、创建人、创建时间、修改人、修改时间、访问人、访问时间、载体类型、盘号等项目。其中全宗号、归档年度、保管期限、件号、题名、文件编号、责任者、签发时间、文件类型、文件名、载体类型、稿本等属于归档电子文件的必著项目，其他项目属于选著项目，目的是既让尚未实行无纸化办公的单位能够保存归档电子文件的最基本的信息（即归档电子文件的必著项目），又让已经实行无纸化办公的单位能够将其在办公自动化过程中形成的归档电子文件的背景信息完整地保留下来（将归档电子文件的选著项目从办公自动化系统中引用到档案管理系统中）。
编制软件，为电子文件管理提供支持
为使《规范》得到贯彻执行，青岛市档案局成立了机关档案管理软件开发组，研制了《易初档案管理系统》（以下简称《系统》）。《系统》在满足传统档案管理要求的基础上，对文书、科技、照片等门类电子文件整理提供了支持，主要表现为：
1．采用纸质等其他载体文件与归档电子文件合一的方式整理归档电子文件
基于《规范》中对归档电子文件的著录必选项目与纸质等其他载体文件基本相同，同时归档电子文件在现阶段尚不具备法律凭证作用，所以《系统》在整理归档电子文件的时候，没有对归档电子文件制定单独的整理方法，而是采用将归档电子文件直接“附加”到纸质等其他载体档案的目录上的方法来进行管理，并且规定对于没有纸质文件对应的归档电子文件必须重新制作纸质文件，对于没有其他载体文件对应的归档电子文件，则按照所对应门类的档案整理方法直接进行整理即可。如果其一件纸质等其他载体文件有相对应的电子文件归档，通过查看档案目录的方式就可以访问对应的归档电子文件内容，实现归档电子文件与纸质等其他载体文件的统一管理。
2．采用附加归档与链接归档相结合的方式管理归档电子文件
《系统》用附加归档与链接归档两种方式管理归档电子文件。“附加归档”是直接将归档电子文件加密后存储到《系统》数据库中管理；“链接归档”不是将归档电子文件存储到《系统》数据库中，而是仅仅存储文件路径位置的管理方式。
“附加归档”将归档电子文件直接加密存储到数据库中可以通过《系统》的权限逻辑来控制对归档电子文件的访问，防止归档电子文件在归档后被非法访问、修改、删除和感染病毒。但是，“附加归档”使《系统》数据库非常庞大，造成用户在进行备份等大数据量操作时速度减慢。
“链接归档”不将归档电子文件原文存储到数据库中，仅仅存储归档电子文件的著录信息，虽然归档电子文件可以脱机存储到光盘等一次写载体中，仍然不能避免归档电子文件的非法访问。不过“链接归档”可以避免数据库的异常庞大，所以《系统》在推荐档案室用户采用“附加归档”的前提下，又提供了“链接归档”的管理方式。在管理一些限制访问的归档电子文件时，采用“附加归档”的方式增加归档电子文件的安全性；在管理录音、录像、照片等安全性要求不高，但占用空间庞大的归档电子文件，采用光盘存储、“链接归档”的方式管理。
3．《系统》实现与其他办公软件的数据共享
根据《规范》对于归档电子文件光盘信息组织结构的要求，归档电子文件的著录信息是基于XML文档格式，所以《系统》对于著录信息的存储也是完全基于XML格式，而不是以某种格式的关系数据库形式存在，这样就为《系统》与其他办公自动化软件的信息交换提供了便利的条件。通过《规范》提供的归档电子文件光盘信息组织结构，其他办公自动化系统可以将需要归档的电子文件连同归档电子文件的背景信息一并写出，通过网络传送给档案管理人员，完成归档电子文件的物理归档过程，既完整地保存了办公自动化过程中形成的著录信息，又减轻了档案工作人员的压力。档案管理人员只需要点击几下鼠标，就可以完成归档电子文件的录入工作。
总结规律，探索出一套归档电子文件与纸质文件同步管理的方法
通过制定《规范》和《系统》的推广使用，青岛市档案局总结出了归档电子文件与纸质文件“四同步”的整理方法，即根据文档一体化管理的具体要求，使用办公自动化系统进行文书处理，文件流转完毕，运用《系统》进行归档，按照标准统一著录有关档案信息，同时在纸质文件上加盖归档章，予以编号（归档纸质文件的电子版本编号应与此编号一致）归档，文件的电子版本通过计算机网络系统进行查询。也就是说，在鉴定归档纸质文件与其电子版本一致性基础上，按统一的方法分类、排列、著录，以电子版本作为提供利用主要方式的过程，即同步归档、同步整理、同步著录、同步利用。
1．同步归档。制发的、收到的以及未经公文处理的纸质文件归档前，由文书人员核对文件材料是否完整，同时核对其电子版本的真实性与原始性。如果不符合要求，文书人员重新制作电子文件。如果符合有关要求，则将电子文件保存到指定计算机硬盘的指定路径中实现逻辑归档。归档的电子文件格式应符合《规范》的要求，否则应进行转换。如无法转换，应将其电子版本和相关支持软件一并保存。
2．同步整理。按照《系统》的要求，归档文件与归档电子文件采用“合二为一”的整理方法，两者拥有相同的档号和著录信息，所以在整理归档纸质文件的同时，归档电子文件也就整理完成了。具体做法是：对于发文及其电子版本一般在签发后，由文书将著录信息全部录入到《系统》中；对收文及其电子版本，一般由文书在收文登记时即将著录信息录入到《系统》中；未经收发文处理的归档文件及其电子版本在归档电子文件形成后一个月内收集并将著录信息录入到《系统》中。全宗号、年度通过《系统》自动生成；件号通过确定年度和保管期限后，由《系统》自动计算生成。不同的用户可同时向《系统》中著录需要归档的纸质文件和电子文件，《系统》将根据归档的先后顺序按照年度和保管期限自动生成归档文件的件号，从而确保不同的用户登记的件号在同一年度、同一保管期限中不重复。对于暂不确定保管期限的归档文件，例如尚未批复的本单位请示，可以先将其放入短期保存，保管期限确定后再根据批复的保管期限和件号确定该文件的档号。确定不需要归档的文件和清退、销毁的文件不做归档处理。在《系统》中保留一段时间后清除。
3．同步著录。归档纸质文件依据《系统》自动生成的件号，在纸质文件上加盖归档章并填写相关内容，电子文件保存在《系统》数据库中，待年度档案整理完毕后由计算机打印出归档文件目录。电子文件根据《规范》的要求，由《系统》自动生成归档电子文件的光盘存储信息组织结构，并刻录光盘，移交进馆。
关键词：电子文件；文件管理；元数据；全过程管理
引言
随着信息技术的飞速发展和广泛应用，政府办公平台、业务系统及政府网站等快速普及和推广，电子文件呈现快速增长和广泛普及之势，已成为数字时代人类活动的主要记录，给政治、经济、文化和社会生活带来广泛而深远的影响。电子文件是指能被计算机系统识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传输数字代码序列。如何科学规范地做好电子文件管理工作，保证电子文件的真实、完整、可用、安全成为信息时代必须解决的一个重要课题。
1 电子文件管理中存在的问题
电子文件产生、流转、存储环境的技术特点和管理不利致使电子文件比其他任何载体形态的文件都更加脆弱。现在的电子文件管理存在以下一些问题。
1.1 电子文件管理制度不建全
由于对电子文件管理的重要性认识不足，以及管理不科学、不规范等问题直接影响电子文件的长期保存和有效利用。因相关法规制度不健全、电子文件数据不完整等原因，其自身生成的电子文件无法独立发挥文件的功效；缺乏真实性保障的电子文件并不能行使文件的功能，无法成为人们处理各种事务的有效工具和可靠依据。
1.2 电子文件缺乏全过程管理系统
现有的电子文件管理系统还不能做到对电子文件的全过程管理，部分数据库文件、电子邮件、音频文件、视频文件、多媒体文件、超媒体文件、网页文件等类型的电子文件没有采用任何有效措施存留，或一些留存下来的电子文件因管理不善也已无法读取。电子文件形成初期的元数据格式没有统一的标准，现有系统各环节的安全审计功能不足，没有形成电子文件管理关键技术标准。独立开发的各系统间缺乏交互，数据不能互通、功能不便调用。
1.3 电子文件缺乏完善的安全保障体系
网络化在带来信息共享、节约资源等优越性的同时也相应地带来了信息利用方面的安全性问题。伴随着信息网络的发展，病毒与黑客泛滥，电子文件的安全受到进一步威胁。电子文件感染病毒、丢失、损坏、被篡改等安全问题时有发生。如何维护电子文件的真实性、可靠性、完整性、可用性，为电子文件管理系统建立安全保障体系，制定安全策略，已成为目前亟待解决的问题。
2 电子文件管理的改进建议
电子文件管理急需顶层设计、全面规划和集中控制，以顶层设计带动整体规划，以国家战略带动全面发展。应在保证信息安全的基础上，形成完善的电子文件管理制度，规范元数据格式标准，实现电子文件的全过程规范化管理。针对电子文件管理中存在的问题，建议如下。
2.1 制定完善电子文件管理制度规范，并形成监督机制
从方针政策、体制、管理制度体系、项目保障措施等各个层次制定电子文件管理战略的基本框架。一是制定统一的元数据格式标准，从数据入口统一规范管理。二是制定完善电子文件的形成、办理、交换、存储、归档、移交、保管、利用、处置等方面的管理规范；三是制定电子文件管理的系统建设制度、设备的管理制度、人员管理制度、操作规程管理制度、文件利用管理规定、信息利用违章审计查处等。制定具有较强的针对性、操作性的规范标准，以便在实际工作中有法可依、有章可循。
2.2 完成对电子文件全过程管理平台的建设
现有的电子文件管理系统急需资源整合，以实现电子文件的全过程管理。一是抓电子文件管理入口系统建设，进一步规范电子文件元数据入口。二是抓电子文件流转系统建设，保证系统数据清晰、完整、有效。三是抓电子文件管理出口系统建设，保证归档数据完整、有效且能长期保存方便读取。四是抓紧完成电子文件管理系统的结构转变，使办公系统与各信息系统平台能进行数据交换和功能交互。
2.3 抓紧完善电子文件管理系统信息安全建设
安全建设是从多方面入手建立一个涵盖信息安全各个层面的立体防护体系。一是建立全面的电子文件信息安全监测系统，包括病毒检测、入侵检测、网络漏洞检测、网络监控等功能。二是电子文件管理网络系统的安全隔离工作，部分办公系统应运行在专网上与互联网物理隔离。三是建立电子文件备份机制应对安全领域突发事件，防止系统发生故障时文件的丢失。四是加强身份认证、授权管理、安全审计等功能，保证数据安全保密性，完善系统的安全可靠性。
2.4 强化人才队伍建设
开展电子文件管理也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。加强电子文件管理的全员培训，制定电子文件管理培训计划，依托各类教育培训机构开展电子文件管理知识与技能培训，充分地调动人的积极性、主动性和创造性，培养即懂技术又懂业务的适应时展需求的专业化队伍。
综上所述，电子文件管理需通过国家战略的顶层设计，以制度为保障，全过程管理平台为具体手段，安全建设为辅助，以人才为本，形成全面规划、集中控制的全过程规范化管理。
参考文献
[1] 新华，董相志，邵明媚，等.电子公文发展面临的问题与对策[J].中国行政管理，2007.
关键词：电子文件 电子文件管理 问题
伴随着计算机技术与信息技术的迅速发展和广泛应用，电子文件数量与日俱增，给人们带来便利快捷的同时，随之出现了一系列管理问题，为了使电子文件管理更加符合需求和更好地发挥作用，我们应该尽快找到解决策略。
一、电子文件管理流程
电子文件管理活动既不产生电子文件，也无需利用其他电子文件，而是以适当的方法对整个业务活动中的电子文件进行组织和控制，将电子文件在合适的时间以恰当的方式提供给需要它的活动，包括电子文件形成和电子文件利用，即实现电子文件资源的有效配置。
从电子文件管理流程的含义、构成出发，笔者选择时间、空间（承担者）和逻辑作为三维，构建了电子文件管理流程的概念模型。时间维表示的是电子文件管理活动发生的时间。空间维表示的是电子文件管理活动发生的空间，由于电子文件管理活动承担者是决定电子文件管理流程空间分布的重要因素，因此用承担者来表示，承担电子文件管理活动的工作群体从总体上来讲是一个复合群体，有些电子文件管理活动是独立进行的，比如由档案管理部门和（或）综合性办公室来负责；有些则以与形成活动相结合的方式开展，比如由业务部门负责。逻辑维表示的是指在人们头脑中完成电子文件管理目标需要依次开展的电子文件管理活动。如图1所示。
二、电子文件管理中存在的问题
从理论上看，电子文件具有档案的本质属性和一般属性，但是由于电子文件的一些特点不同于纸质文件，所以我们在管理电子文件时就不能采用和传统文件一样的方法。于是，在探索新的管理方法过程中出现了一系列问题。
（1）不能确保电子文件的可靠性和真实性。电子文件离不开计算机系统，这种强烈的依赖性使它的可靠性和真实性受到限制。电子文件是通过计算机将信息以数字代码的形式记录在载体上的，同时就必须依靠计算机系统才能得到识别和利用。计算机可以保存电子文件的完整性，也可以变动或者删除电子文件，特别是稍有操作不当，就会严重影响电子文件的原始性。所以，人们可能就会怀疑电子文件的真实性和可靠性。
（2）不能有效地保管和长期保存电子文件。当今计算机技术迅猛发展，更新速度前所未有，特别是计算机设备中的软硬件更新更快，再加上存储材料的不长久性，这就对电子文件的保管和长期保存带来了挑战。处于保管层次的电子文件，一般不可能只是在一个计算机系统中形成，然而不同的计算机系统在内容格式布局上都不尽相同，于是就会出现电子文件在形成时所依附的计算机技术不能满足其保管阶段的要求的现象。除此之外，由于存储电子文件的载体并不是一成不变的，在长期使用过程中，难免就会出现载体材料老化或者磁性自然消除的情况，也就造成了电子文件信息不存在或者识别失真的后果。当然，很多部门和单位针对电子文件的有效保管和长期保存问题，提出了不少有实践意义的建议和做法，比如说引进拷贝和再生性保护技术等，可是这些也只是当下计算机发展情况下的权宜之策，要从根本上杜绝此类问题，还需要电子文件的管理者认真琢磨和继续探索。
（3）不能保证电子文件的法律凭证作用。电子文件作为一种新生事物，因为无法确保其真实性和可靠性，所以其法律凭证作用与纸质文件相比，略显不足。
（4）网络的广泛应用，给电子文件的管理带来了一系列新问题。计算机网络化的不断进步，使得电子文件在各行各业都不同程度地大量形成，并有日益发展的趋势。由于电子文件的独特性，使得和普通的纸质文件有所区别，带来了一些新的管理问题。“网络化”引起“文档一体化”，扫除了传统时间和空间障碍，更新了传统档案室的工作模式。总而言之，网络化带来了电子文件、档案管理的新变革，与此同时，也对我们的管理工作提出了挑战。
三、加强电子文件管理的策略
（1）电子文件真实性、原始性方面。为了确保电子文件的真实性和可靠性，必须从电子文件形成之初就开始加大对其严格监管的力度，并对各项操作都要做好详细跟踪记录。可以设计有关电子文件生成和办理的流程控制程序，形成一环接一环的责任交接工作制度，以便于检查电子文件起草、修改、定稿、接收、承办、归档等过程，并确保这些过程的前后衔接。在不破坏电子文件原始记录的条件下，制定验证电子文件真实可靠性的程序，然后根据已经确定好的并可以证明其真实性的一系列特征，比如签收电子文件时的责任者签名，电子文件的各种版本，处理电子文件时的权限审核，交接手续核对和身份确认等。通过种种途径来保证电子文件的真实原始性，避免电子文件被恶意利用和蓄意修改等。
（2）电子文件保管和长期保存方面。当下电子文件仍然离不开计算机系统而独立发挥作用，而传统的纸质文件则可很容易做到这点。所以，目前档案管理过程中很有必要实行双轨制和双套制。换句话说，在电子文件形成之初，也储存一份纸质文件，也就是两种文件模式一起运转，分别发挥各自的优势和作用。推广双轨制和双套制是很明智的选择，它很好地发挥了纸质档案和电子档案各自优点，一方面可以吸取电子文件方便存取的优势，另一方面也借鉴了纸质文件独立安全使用的效能。可见，双轨制和双套制可以有效弥补电子文件过分依赖计算机等外部设施的缺陷。
（3）电子文件法律作用方面。对电子文件 法律 效力问题的解决 加强立法，确保电子文件的法律效力，使电子文件具有充分的证明力，在已有相关立法的基础上，如《档案法》中，进一步明确电子文件的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的关联性、真实性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。
（4）电子文件网络化安全管理方面。随着计算机网络的日益普及，电子文件信息安全也正逐渐受到威胁，所以应努力解决这一问题。比如立法部门要加大立法执法的力度，确保重要电子文件从产生之初到作为档案保存都受到法律保护，严格惩处破坏电子文件真实性的行为。
四、结语
总之，电子文件的出现是计算机时展的必然产物，由于各方面知识和技术的局限，势必会给电子文件的管理和利用造成困难和问题，所以就需要我们在这条探索道路上不断前进和发展，努力使电子文件管理更加高效化、科学化。
参考文献：
[1]张文博.电子文件管理浅析[J].黑龙江档案.2010年第3期.
[2]张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J].档案学通讯.2008年第6期.
关键词：办公自动化；电子文件；管理
电子计算机的普遍应用．促进了办公自动化的迅速发展．随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流．成为社会改革与发展的宝贵资源。同时，也给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应．并与之同步发展的电子文件管理体系?
以我院为例．在办公自动化方面起步虽然较晚．但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。现阶段我院只部分使用各主管部门设计的计算机网络系统，多个网络系统无法链接，也不能兼容；多数职能科室只是使用计算机单机办公．对所形成的电子文件未进行统一管理，主要存在以下问题。
1对电子文件的重要性认识不足，未对电子文件进行归档及统一管理
电子文件是近几年才出现的新生事物，对它的意义和作用，人们还未充分认识，没能引起足够的重视。
使用计算机网络系统的科室，仅是把电子文件存储在硬盘、磁盘或光盘内，没有进行规范整理、鉴定和归档。信息科作为计算机网络系统的管理部门。也只是对全院的局域网进行技术支持和指导，网络升级和更新前后的备份电子文件没进行规范科学的整理和归档。这样。即使不会造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子文件堆积成灾，无法检索和利用。
未使用计算机网络系统的科室，仅用计算机进行办公和事务性管理。多数科室使用计算机起草文件，一旦打印出纸介质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不作保留，不是因存储载体用于其它信息的存储而被清洗，就是被新起草的电子文件不断覆盖；一些部门在文件办结之后，则把相同内容的纸介质文件和电子文件两种类型的文件同时保存，造成人力、物力、财力的浪费。
2办公自动化系统与档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难
我院使用的计算机网络系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而档案室使用的档案管理系统，是档案行政管理部门为了使档案管理达到现代化、标准化、规范化要求。实现资源共享而推广的档案计算机管理软件。由于我院计算机网络系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，难以进行电子文件归档。
3电子文件的不安全性，影响了对它的归档管理和长期保存
电子文件具有复制和传递时的高保真性、设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的共享性、信息内容的易改性等特点，这些特点给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大困难，也给档案工作者提出了新的挑战。
如果上述问题得不到解决，电子文件无法进行规范管理和检索利用而失去其共享的重要作用，阻碍了办公自动化的进程。因此，对电子文件进行规范科学的管理，这时时代赋予档案工作者不可推卸的责任。电子文件归档及电子档案管理都要依靠技术条件实现。电子档案的保管期限是由电子档案内容来定，而实现电子档案保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与电子计算机软研件平台的一致性等。实现对电子文件的科学管理首先要做好以下几方面工作：
3．1提高电子文件管理意识
电子文件与纸介质文件一样，涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸介质文件具有同等的法律凭证作用。医院各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，把这项工作纳入档案管理范畴，通过各种方式和手段，大力宣传电子文件的重要性，提高全院职工的电子文件管理意识。
3．2加强制度建设
目前电子文件管理不善，与没有一套完善的电子文件管理制度有着重要关系。因此，做到依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理体制，建立健全相应的规章制度是电子文件管理的一个重要前提：一是医院综合档案室应会同有关部门联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围，依法管理电子文件。二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。
3．3做好电子文件的收集
电子文件的收集范围尽可能广一些，将分为几大类，为每一类文件确定收集范围。为了确保电子档案信息的“原始记录性”，档案工作者要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。
3．4把好电子文件的鉴定、归档关
电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容，还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中，真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致；完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺；有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。
3．5加强电子文件的管理和安全防护工作
采取有效的管理措施和技术手段，一是保证归档电子档案的安全性，二是防止电子档案的遗失和被非法删改，三是加强管理，保持电子档案的长期有效性。电子档案读取和处理设备更新、系统扩充时，要及时进行载体转换和迁移操作，并做好记录，原载体继续保存一段时间}对磁性载体和光盘上的电子档案定期抽样机读检验，发现问题及时采取措施进行恢复；磁性载体上保存的电子档案要定期转存，防止因磁介质破坏而造成信息丢失。四是保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。五是在计算机系统上安装防毒软件，使用外来磁盘、光盘前必须进行严格的病毒检测，或不允许随便使用外来磁盘、光盘等，在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，防止网络系统遭受电脑病毒的侵害。
[关键词]电子政务 电子文件 管理
中图分类号：TF566 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）47-0191-01
一、什么是电子政务
本文研究的电子政务，是指应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。电子政务对于不同的人来说意味着不同的事物，它可以通过行为进行阐述，比如公民通过政府所提供的信息获取创业、就业信息，或者通过政府网站获得政府所提供的服务等等。这意味着电子政务对于不同的受益者而言是不同的，从共性上来看，它整合的是政府服务体系和服务手段，是政府服务形态在通信信息技术革命情况下的自然演化和延伸。
二、电子政务下电子文件的特点
大量电子文件的通过网络进行有序的流动和交换，使得管理超越时间和空间以及部门限制成为了可能，正是通过这些电子文件的流动和交换，电子政务的各项功能才得以真正实现。电子文件具有以下特性：
2.1电子文件具有数字化信息形态。即文件内容是以数字编码的形式存在的。
2.2电子文件具有对设备及标准的依赖性。即文件从生成、传输到存储都是通过计算机及其相关联的设备以及相关的软件（标准）来实现的：
2.3电子文件的载体具有非直读性，即文件的内容必须借助于计算机的软硬件将载体上的数字编码序列读取，并转换成人们可识别的形式。
2.4电子文件的物理结构与逻辑结构关系具有复杂性和对元数据的依赖性。即文件信息在载体上的位置与分布情况以及文件的正文、图形、批示、附件等可以不一致：
2.5电子文件的信息与载体具有可分离性。即文件的内容存储的位置不是固定的.并且可以从一个载体转换到另一个载体上，而且内容不发生任何变化
2.6电子文件信息具有易更改性。即电子文件在起草、处理过程中的增、删、改很方便，且不留任何痕迹。
电子文件是信息技术的产物，信息技术的发展必然导致电子文件不断发生变化，形成新的特点。我们必须对电子文件内涵、外延的特点做深入的分析和研究，以新的观念和手段来认识和管理。
三、当前企业电子文件的现状
3.1 电子文件管理混乱
企业的生产管理过程中，公文的处理及文件的发放是必不可少的过程，而相关部门在发放文件时，由于部分文件的紧急性等各种因素，一般先经由网络发送电子文件由接收部门承办，随后才按正常发文程序发放正式的纸质文件。而一般部门只注重纸质文件，疏忽对电子文件采取严格保管措施，电子文件常常会处于无人管理的状态，任何人都可以随意对其进行拷贝、删除、改动等操作。
3.2 电子文件归档上各自为政
随着信息网络时代的发展，企业内每个部门都已经配置有电脑，为方便自己部门的人员使用，相关部门都建立有自己部门内部的信息共享，但没有哪个部门会考虑到其他部门使用人的需求，这对其他的使用人员造成了很大的不便。在这种情况下，电子政务建设过程中难免出现遗漏和不近完善的地方，在管理上也形成了条块分割，不利于统一集中管理。
3.3 电子文件的安全隐患不容忽视
3.3.1载体问题。现如今，比较通用的存贮介质是电脑的硬盘存储器和U盘。一般情况下，部门的电子文件直接保存在硬盘存储器上，个人的电子文件保存在个人的U盘上的，但是，如果系统出现故障，就极易造成硬件盘数据的丢失；而U盘虽然体积轻巧，但易破坏且易丢失，导致这些电子文件生成的设备环境数据缺乏相关的保护措施，其可靠性和保管期限都存在较大问题。
3.3.2 网络问题。网络是计算机病毒传播的主要途径之一，如果企业没有及时安装企业杀毒软件及功能强大的防火墙，且缺乏专业的技术人员，就会导致因病毒入侵，最终可能导致电子文件数据完整性遭到破坏，造成系统瘫痪。
3.3.3 操作问题。如企业制定的操作规程不完善，缺乏操作安全评估、工作人员的职责范围不明确、工作人员不能自觉保密，以及内部操作不规范而导致信息没有备份、信息泄露等，都有可能引起信息安全事件。
3.4 需要管理的电子文件种类繁多
由于企业不断地发展，涉及需要管理电子文件越来越广泛，这些电子文件来自多个系统，例如，电子邮件系统、财务管理系统、企业办公自动化系统等，这些系统包含有文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、电子邮件以及各种格式的多媒体文件，种类繁多、来源复杂。
四、对企业电子文件科学化管理的想法
4.1 建立组织机构健全规章制度
我国以电子政务为龙头的国家信息化建设正在加快进行，由此而产生的电子文件管理与传统纸质档案管理有很大的区别，为做好这项工作，需要我们改变传统的管理方法，组建由相关领导、信息化部门和档案部门及相关业务部门负责人组成的电子文件归档工作领导小组和具体的办事机构，为电子文件归档工作提供保障。领导小组成员负责电子文件归档工作的统筹规划，组织协调等工作。具体办事机构负责电子文件归档的具体工作。在工作中，具体办事机构要根据国家档案、信息化相关法规制度，研究制定符合企业自身特点的电子文件管理的具体规章制度，探索电子文件网络实时归档的途径和机制，逐步建立健全电子文件归档工作规章制度体系。
4.2 增强广大职工科学归档的意识性
通过多种形式对广大职工进行科学归档宣传，使职工们逐步明白电子文件与纸质文件实行集中统一管理的重要意义。广大职工必须遵照规定，任何人不得将公司档案据为已有。要增强广大职工科学归档的意识性，还必须印发培训资料，让职工们了解电子文件档案特点，使职工们能够自觉地将形成的电子文件随时归档移交到档案部门，减少浪费，节约成本，
4.3 对电子文件进行双轨化归档
在现阶段，为保证档案的原始性和完整性，在归档时须对电子文件、纸质文件进行双轨化归档，形成内容相同的两套档案，两种文件归档时需使用不同的编目方法和存贮工具，在归档电子文件时，根据电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性等特点，要求将电子文件刻录成光盘归档，并在外包装上注明相应的纸质文件的档号；在制作纸质档案目录时，在卷内目录中注明相应的电子文件的编码，并将两份档案同时存放，以便利用时参照互补。
4.4 将电子文件纳入企业信息化管理
作为企业领导应立足于企业信息化的高度，重视研究和解决档案信息化及电子文件的管理问题，将电子文件归档纳入企业信息化规划，纳入办公自动化和信息管理的工作程序，成立专门的组织机构，统一领导电子文件收集管理工作，协调相关部门的关系。同时，档案部门应发挥主观能动性，经常向领导汇报工作实效，积极争取领导的重视和支持，以便协调解决档案信息化过程中遇到的部分难题。
4.5 提高档案人员的业务素质，加大档案管理的投入
电子文件管理是一门跨专业、跨时空、多学科交叉与互补的学科，它服务于企业发展的大局，是企业管理中重要的信息资源和无形知识资产。这就要求管理人员既具有电子信息专业知识，又具有一定的文件档案管理基础知识。企业还要加大投入力度，多途径、多层次地培训现代化的管理人员，使之自觉调整知识结构适应企业管理的需要。
目前，企业已逐步认识到知识管理的重要性，随着企业对电子文件管理人才的不断培养，电子文件在企业事务中主动服务、跟踪服务、超前服务的作用将会越来越大，我国企业的电子文件管理水平必将迈上一个新的高度。
参考文献
[1] 冯惠玲，电子文件时代新思维， 档案学通讯，1998， （6）.
关键词：电子文件云计算关键技术
云计算的应用将导致支撑电子文件管理实现的技术框架发生本质上的转变。目前，国内外学者在云计算对电子文件管理的影响和所带来的新问题等方面进行了一定研究①，但缺少对云环境下电子文件管理关键技术的系统研究。本文重点探讨整合应用这些技术的通用框架、关键技术、实现原则和建议方案，为云环境下电子文件管理系统的构建提供技术基础和实施依据。
1 云端电子文件管理系统的技术框架
云环境下的电子文件管理系统不仅需要实现SaaS层次上的资源虚拟化，而且还应根据电子文件的特殊性，对其他云服务提供商提供的平台层和设施层的云服务进行选择、配置和优化使用。私有云的成功实践和成熟推广会进一步推动云环境下的电子文件管理的研究、应用与发展，并进一步带动相关管理部门和人员认识水平的提升，最终将逐渐会被混合云或公共云替代。
基于云计算的技术框架和电子文件管理的系统建设和应用需求，采用分层方法设计云环境下电子文件管理系统的技术框架是实现电子文件管理的首要任务，图1呈现了电子文件管理系统的技术框架
1.1固件/硬件层主要包含硬件服务器和交换机等物理基础设施，为软件内核层提供硬件的操作、管理和更新服务；软件内核层负责管理固件/硬件层的物理硬件设备，通常由操作系统内核、虚拟机监控器、集群中间件等工具和技术来实现。
1.2非结构化数据的分布式存储。电子文件通常是以非结构化或半结构化数据方式存在，云计算环境中非结构化大数据的存储通常采用分布式文件管理技术如Google的GFS、Hadoop的HDFS等。非结构化大数据的存储过程中，一般按照实现配置好的大小（默认为64MB）进行分块，并对每个分块进行唯一索引后存储在不同的数据块服务器上，所有数据块服务器由主服务器统一管理，力求控制流和数据流的分离。在云环境下，电子文件特别是大数据对象的文件将被存放到分布式的非结构化文件系统中，由文件系统统一管理。
1.3结构化数据对象的分布式存储。云环境下结构化数据的存储技术有Google的Bigtable、Amazon的RDS、Hadoop的HBase等技术，与传统关系数据库不同的是，云环境下的结构化数据模型一般由一个行关键字、列关键字和时间戳进行索引，其数据访问需要数据锁服务。云环境下的结构化数据的分布式存储一般采用主服务器和子表服务器进行分工管理，其中主服务器负责新子表的分配、子表服务器的监控和负载均衡等问题。在云环境下，电子文件的元数据一般存储在分布式结构化表中，由分布式结构化数据管理系统统一管理。
1.4分布式数据处理。与传统电子文件管理系统不同的是，云环境下的电子文件管理系统中将会采用以MapReduce为代表的分布式数据处理技术来处理电子文件，需要对目前的电子文件管理系统中普遍采用的数据处理算法和技术实现工具进行改进或重新设计。
1.5电子文件管理基础服务。该层为电子文件管理业务层提供一些共性的基础和核心功能，包括电子文件封装、电子凭证管理、完整性校验、分布式存取、电子文件监控和电子文件的溯源。
1.6电子文件管理业务服务。电子文件管理业务服务主要包括信息捕获、安全与监控、保管与处置、检索与再现、系统管理、非电子文件管理，负责实现电子文件管理业务服务的虚拟化，形成电子文件管理的工具资源池。电子文件管理用户可以通过系统提供的接口，包括人机交互界面（如Web界面）和程序编程接口（如Web服务、API等），以租用的方式享用电子文件管理基础服务的各项功能。
除了上述组成部分之外，云环境下电子文件管理还需要系统管理、安全保障、容错机制和服务质量等技术，它们贯穿于云环境下的电子文件管理系统的所有层次，需要统一设计和研发。
2 云端电子文件管理的关键技术
图1所示的云环境下的电子文件管理的通用技术框架的应用需要如下关键技术的突破：
2.1电子文件的对象建模技术
电子文件的对象建模是电子文件管理系统的关键步骤之一。在不同的电子文件管理标准中，对电子文件的封装要求有所不同。如何构建SIP （ Submission Information Package，提交信息包）、AIP （ Archival Information Package，存档信息包）、DIP （Dissemination InformationPackage，信息包）的信息模型以及如何实现这些不同信息包之间的相互转换是云端电子文件管理中需要解决的技术问题。此外，电子文件对象建模技术还需要考虑云计算环境本身的技术特殊性，如多副本管理、大文件分块管理、分布式处理等特征。因此，电子文件对象的建模与封装是云环境下的电子文件管理系统实现过程中需要解决的关键技术之一。
2.2海量异构电子文件的分布式存取技术
海量异构电子文件的分布式存取是云端电子文件管理系统与传统电子文件管理系统的区别之一。以Google文件系统为例，主要技术特点是采用中心服务器模式，不缓存数据，在用户态下实现和只提供专用接口。目前的电子文件管理中采用的数据处理技术不能直接应用于云环境下的分布式数据处理任务中。云环境下的电子文件管理需要进行大文件的分块、MapReduce、多副本管理、结点动态加入、用户态下实现等特殊操作。因此，面向海量异构电子文件的分布式存取技术是云端电子文件管理的重要课题之一。
2.3电子文件及其元数据的溯源技术
云计算技术本身的特殊性为电子文件及其元数据的溯源提供了良好的技术保障。云环境下电子文件回溯可分为两类：结构化数据表的溯源和非结构化数据的溯源。以Bigtable为例，其数据模型由行、列、时间戳组成。与传统数据库不同的是，Bigtable中采用了关键字排序、列簇（ColumnFamily）存储和时间戳，可以很容易在不同版本之间回溯。此外，云计算环境中的非结构化数据的存储中采用了多副本技术，也较好地支持文件实体对象的溯源。但是，云计算中的这些技术并不能完全支持电子文件及其元数据的回溯操作，如证据保留和凭证生成等。因此，凭证性回溯技术是云端电子文件管理中需要突破的重要技术。
3 云端电子文件管理的实现方案
图1所示的云环境下的电子文件管理通用技术框架和上述关键技术的实现需要以下基本原则和实现方法。
3.1实现原则
基于以上分析，可以归纳出，云环境下电子文件管理系统的构建需要遵从以下基本原则：
3.1.1底层技术的简单性与上层应用的复杂性之间的平衡原则。简单实用性是云计算服务模式的重要特征。其简单实用性主要体现在两个层面，一是在云计算的设计思想中，云计算的实现并不追求新技术的创造，而更加重视现有技术的重组；另一个是云计算的实现技术上，云计算一般采用简单实用的实现技术，不主张实现技术的复杂化。以Amazon提出的SDB（SimpleDB）为例，这种技术不需要实现定义模式信息，其属性的修改添加以追加形式实现，操作类型简单（不支持像连接、排序等复杂操作）。然而，底层的简单实用往往会增加上层应用的复杂度。因此，在云环境下的电子文件管理系统的设计和实现中，不仅要考虑底层技术的简单实用原则，而且还注重避免上层应用的复杂性，力求在二者之间达到平衡。
3.1.2经济性与稳定性之间的平衡。经济性也是云技术的重要特征之一，云计算的经济性体现云端和终端的经济性。云端的经济性体现在云端部署在成本相对较低的服务器硬件之上，不追求服务器集机群的实时更新换代。在计算能力和存储能力相等的情况下，搭建一个云端服务器集群的成本要低于购买一台超级计算机作为服务器的成本；终端的经济性体现在云计算对终端的要求较低，用户可以使用瘦终端就可以调用功能强大的云服务，不需要购买昂贵的软硬件设备和进行繁琐的软硬件管理与维护工作②。因此，云环境下的电子文件管理系统的设计应遵循经济性原则，可直接部署在配置较低的普通服务器硬件上，而且应支持多种类型的终端设备。但是，经济性原则往往带来稳定性问题，尤其是容错处理问题。经济性带来的容错处理是云计算的重要难题之一，涉及云计算中的Master服务器、Sever服务器、数据管理服务器等每个组成部分。因此，在经济性和稳定性之间的平衡是云环境下电子文件管理的重要指导原则之一。
3.1.3灵活性与安全性的统一。灵活性（或弹性）作为云计算的重要特征，涉及节点动态管理、故障动态监测、动态故障恢复、多副本管理、动态租约管理和弹组合。显然，灵活性给电子文件管理系统的技术实现带来了较大程度的方便性。但是，灵活性也给电子文件的一致性、可靠性和保密性提出了更复杂的管理要求。因此，保证灵活性与安全性之间的平衡是云环境下的电子文件管理系统的IT实现的重要指导原则之一。
3.1.4针对性和可持续性的统一。针对性强调的是电子文件管理系统与其他业务应用系统的区别性，主要强调电子文件管理系统遵循相关的功能要求标准的符合程度。当前国内外关于与电子文件管理系统的功能要求标准有ISO15489、DoD5015.02、Moreq2、ICA、《电子文件归档与管理规范GB/T18894-2002》、《电子文件管理系统通用功能要求》等。因此，云环境下的电子文件管理系统的实现中必须遵循这些原则和要求，具备较强的针对性或专业性。同时，针对性的实现也要支持和遵循可持续性。云环境下的电子文件管理系统的实现并不要求一步到位，应统一规划，分步骤实现，重视部门协同和资源共享。因此，针对性和可持续性的统一是云环境下的电子文件管理系统的研发中必须遵循的原则之一。
3.2实现方法
云计算环境中的电子文件管理系统的实现技术方案有多种，可以分为两大类，即商业解决方案和开源解决方案。考虑到电子文件管理需求的特殊性及未来应用的可扩展性，建议采用开源解决方案。目前，主流的开源方案有Hadoop、Eucalyptus、Nimbus和Sectorand Sphere。其中，Hadoop和Eucalyptus分别模仿了两个主流的商业解决方案，即Google和Amazon的云技术。综合考虑实现技术的成熟度、普及程度、内部技术的公开性和未来发展趋势，建议在云环境下的电子文件管理中采用基于Hadoop的开源解决方案。
在云环境下的电子文件管理系统的开发中应采用基于Hadoop的编程模式或类似于Hadoop的编程模式。Hadoop是Apache开源组织提供的一种具有高可靠性、高可扩展性的分布式计算机框架，包括Hadoop Common、Avro、Vhukwa、HBase、HDFS、Hive、MapReduce、Pig和ZooKeeper等编程技术③。其中，Hadoop HDFS、MapReduce、HBase、ZooKeeper、Pig分别对应Google的GFS、MapReduce、Bigtable、Chubby和Sawzall。因此，在图1所示的通用技术框架中，可以分别使用Hadoop HDFS、HBase、MapReduce和ZooKeeper技术实现非结构化数据的存储、结构化数据的存储、分布式处理和锁服务。
4 结语
以云计算为中心的新型信息生态环境为电子文件管理提供了新的计算模式和技术实现方案。在这种生态环境下，云端电子文件管理系统的初期建设往往定位于SaaS层的私有云。随着关键技术和典型应用的成熟与发展，电子文件管理将逐渐采用混合云或公共云技术，并将渗透至云计算的不同层次。为此，本文将云端电子文件管理系统的通用技术划分为七个层次，探讨所需的四项关键技术，并提出了研发电子文件管理系统的基本原则和实现方案。因此，本文研究对于云环境下的电子文件管理系统的研发活动具有重要的指导意义。在未来的工作中，我们将重点进行实证分析，并进一步完善本文研究成果。
本文是北京市科技计划课题《基于异构系统的电子档案凭证性保障核心技术开发与应用》（项目编号Z111100075011001）、国家自然科学基金项目“语义Web环境下的大规模协同知识处理模型研究”（项目编号71103020）和国家社科基金重大项目《云计算环境下的信息资源集成与服务研究》（项目编号：12&ZD220）的成果之一。
参考文献：
薛四新，黄萃.云计算环境下电子文件管理研究综述[J].北京档案，2011（09）：25-27.
朝乐门，张勇，邢春晓.云端信息资源管理研究[J].情报资料工作，2010（4）：44-49.
尊敬的冯惠玲副校长，
尊敬的各位来宾、各位专家：
我很高兴参加今天的电子文件管理国家战略国际学术研讨会，因为会上各位专家的发言将给我提供关于电子文件管理方面的最新经验，这对我们实施有中国特色的电子文件管理国家战略是非常有益的。能在第一时间分享这些刚出炉的新鲜经验，这是我的荣幸。在此，我代表国家档案局，向与会的各位专家，特别是来自美国、加拿大、澳大利亚、荷兰等国的国际友人表示热烈欢迎和衷心感谢!
随着电子文件的与日俱增，电子文件对档案工作者的挑战也与日俱增，同时，档案工作者对电子文件管理的研究成果和应对经验也与日俱增。每个国家都在电子文件管理方面积累了一些经验或教训。通过国际学术研讨会来互相交流这些经验和教训，对于我们互相借鉴、共同提高电子文件管理水平十分有利。所以，我们也要感谢这次研讨会的组织者――中国人民大学信息资源管理学院。他们多年来一直致力于电子文件管理的研究，并为促进我国电子文件管理的规范化发挥了重要作用。让我们向他们致以热诚的感谢!
今天，我愿借这个学术研讨的机会，作一个学术性的发言，向各国同行表达我个人对电子文件管理的一些学术观点，欢迎大家批评指正。
电子文件的大量形成，是信息时代的一大特点，它给档案工作带来了新的难题，使档案工作者面临着新的考验。电子文件是一种易被改动、易被窃取、易于传播、易于消失的信息，特别是它还是一种不能直接识读而必须依赖于特定的设备和软件才能被读取的信息，这就使电子文件的管理大大地不同于对其他文件的管理。管理好电子文件，关系到国家和社会历史记忆的长期保存，关系到人类文明的传承延续。对电子文件的管理，必须解决好它的保真、保密、保存、保读取等巨大难题，尤其是对专门负责档案信息长久流传的档案工作者来说，怎样确保今天的电子文件在几十年、几百年后还能被人读取利用，更是一个需要特别注意的重大问题和特别要解决好的根本问题。解决这些问题，不仅需要技术，更重要的是要具有长远的历史眼光和强烈的职业责任感，否则，我们就有可能顾此失彼、图小利而铸大错，留下永久的历史遗憾。
把更多有价值的信息留给未来，是我们档案工作者的历史责任。我们在做电子文件的每一方面工作时，都应该始终以此为宗旨。就信息的长久流传来说，电子文件本身具有一些与生俱来的致命弱点，或者说，具有天生的、难以克服的脆弱性。只要电子文件的致命弱点还没有完全被克服，我们就不得不在保存电子文件的同时也对它进行异质备份，把它转化为不易被篡改但又易于识读的其他载体。采取这种办法，在目前来看，实属万不得已，但却行之有效。否则，就可能是一种冒险，是对历史的不负责任，是对我们神圣职责的亵渎。因为也许若干年后，人们会发现我们今天的电子文件，或者信息被改动过，或者信息已经从载体上无端地消失了，或者电子文件虽然存在，但能读取它的设备和软件却没有了，信息读取不出来。
据我所知，在不少国家，对电子文件的管理是不采取异质备份的办法的。在中国，尽管我们一直要求对重要的电子文件进行异质备份，但仍有一些单位没有这样做。其后果，已经造成了不少电子信息的永远消失，从而给人类的记忆、人类的文明造成了难以逆转和不可弥补的损失。远一些的，如40年前美国阿波罗登月的一些电子信息，近一些的，如十几年前北京亚运会的～些电子信息，今天都已经无法读出了。同样的事例，可能每个国家都存在，可能今天在座的每个专家都曾遇到过或者听说过。刚才冯校长也提到了这样的事情在各地比比皆是。如果不加控制，随着时间的推移，这样的悲剧还会继续产生并将更多地产生。回首过去，这十分令人痛心；面向未来，这更十分令人担忧。作为档案工作者，出现这种情况，我们很难说是尽到了自己职责的，也是很难安心的。
也许，从财政的角度看，电子文件异质备份要花费更多的财力和人力，但它能确保电子文件中的信息真实地、长久地流传下去，为人类的发展和文明的进步持续地提供借鉴。这两种价值，究竟哪一种更大、更值得我们追求呢?我想对档案工作者来说，应该是不言而喻的。
也许，从技术的角度看，电子文件的载体可以保存几十年、几百年，但是，从过去的实践看，几十年后、几百年后，能够读取今天电子文件载体的那些设备或软件却会消失，而且技术进步得越快，这些设备或软件就消失得越快，那时，仅有这些电子文件载体又有何用呢?同样的例子，在音像档案上就已经发生过，在我的身边，一些六七十年前的录音带，还有一些四五十年前的录像带，今天都因为已经找不到播放它们的设备而成为死的物件而非活的信息。难道这一教训还不足以让我们明智起来和清醒过来吗?
也许，人们可以有一千条、一万条理由不赞成目前对电子文件进行异质备份，但我们却有一条根本的理由赞成和坚持这样做，这条根本理由就是：确保电子文件的绝对安全是档案工作者的首要职责和根本使命。除非电子文件的所有致命弱点已经被我们完全克服，否则，我们是不应该放弃这样的认识，也不应该放弃这样去做的。
在我个人看来，至少在今天，如果要避免过去那些令人痛心的电子文件信息消失的悲剧不再发生，如果要避免当代哲人们关于“今天的信息时代未来可能会成为信息空白时代”的担忧成为现实，那么，对电子文件进行异质备份仍是最有效、最根本的办法。否则，电子文件的未来将是不幸的，人类文明的未来也将是不幸的。
目前，中国的电子文件国家管理战略是，不仅要确保电子文件可以长期不失真、不失密和不丢失，而且要确保重要的电子文件中的信息能够在多年以后还能被读取利用，也就是说，我们不仅要考虑电子文件的今天，而且还要考虑它的明天和后天；不仅要考虑电子文件的短期效益，而且还要考虑它的长远效益。因此，我们不仅注重电子文件的法律地位、标准化、可兼容性、可迁移、多套异地备份、保护、修复等问题，而且强调对重要的电子文件要进行异质备份，及时转换成胶卷、纸张等其他载体。我希望有更多的人认识到这一点，我希望有更多的人来这样做。这不仅是电子文件之幸，更是人类文明之幸。
关键词：OA系统；电子文件；管理；问题；对策
中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）21-0236-02
高校的办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）系统，是指在高校各党、政、教学等部门的实际工作中，具备公文处理、信息与传递、交流等功能的以实现单位内的公共管理事务为主要职能的办公系统[1]。随着网络信息技术的日益发展，各高校OA管理系统的信息化水平不断提高，高校各部门如何在OA系统环境下实现电子文件的科学管理，就显得尤为重要。
一、高校电子文件管理的现状
电子文件是随着计算机的广泛应用而出现，是以数码形式存储于磁盘、光盘、磁带等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，是办公自动化和网络建设与发展的产物[2]。从电子文件管理的历史来看，我国利用计算机来处理文件还是20世纪80年代的事，虽然已经用了二十几年的时间，但是只是在部分党政机关小范围应用，没有真正广泛普及。20世纪末，电子文件管理是一个全新而陌生的领域，一个研究基础和管理实践经验基本空白的地带[3]。我国对电子文件的管理仍然存在很大问题。尤其是在高校，电子文件管理出现这样一些特征：起步晚、基础设施落后、观念意识不到位，人员业务素质不高。
发达国家在20世纪60年代已经开始建立计算机检索系统，利用计算机强大的功能来管理档案文件。到20世纪70年代末，发达国家有98%的文件（包括其他载体文件）已著录存档在计算机检索系统中[4]。这给人们查阅档案带来极大方便，同时也使电子文件的管理得到不断规范，发达国家对电子文件的管理已经形成了一套科学合理的管理体制。反观我国高校，在很长的一段时间里，我们仅仅用计算机来打印、修改文件材料。在电子文件的管理工作上，我们已经落后发达国家近40年。高校没有形成一套科学有效的电子文件管理办法，各部门各行其是，很多部门没有规章制度的约束，不能自觉地保存电子文件，用过之后就不再理睬，让电子文件处于自生自灭的状态。
部分高校基础设施相当落后，没有专门的存储电子文件的设备，也没有配备刻录机、扫描仪、交换机等信息化设备，电子文件哪里来哪里放。基础差，设施落后还可以改进。但最主要的是各部门的文件管理人员业务素质不强，很多文件管理人员不是专职人员，而是从事教学科研工作的兼职人员，保管电子文件观念意识不到位，存在消极对待电子文件的情况。部分文件管理人员已认识到电子文件管理的重要性，但一涉及要投入大量的人力、物力、财力，最终也只是纸上谈兵。有的领导没能看到它的长期性，难以痛下决心，使电子文件的管理难以取得实质性进展。
高校涉足电子文件管理的时间还不长。在实际工作中，我们还只进行电子文件的收集、鉴定等基本操作，对于电子文件的安全保护、统计、归档、服务等工作基本上还处于起步阶段。即使是这样，在电子文件的管理过程中，还会存在许多问题。
二、高校电子文件管理中存在的主要问题
随着新型的文件形式推广运用后，高校对OA系统的运用更为普及，使日常电子文件的管理更为有效，但是高校电子文件管理也存在一些问题。
（一）电子文件处于无人管理的状态
在高校，自运用OA办公系统以后，各部门实现了运用计算机进行科研和办公管理，但有的只处于办公自动化的起步阶段，由于电子文件让人产生不真实、虚拟感，在人们长久以来形成的观念中，纸质文件才是实际存在的。因此，纸质文件在各部门仍然占主导地位，电子文件只是起到辅助作用。有的只是用计算机草拟文件，一旦打印出正式纸质文件，作为草拟的电子文件就不会被存档，而是被新的电子文件不断覆盖，或因电脑存储有限而被删除。有些部门知道电子文件的重要性，把电子文件存储在计算机硬盘上，但是没有进行整理、鉴定、归档，随着时间推移，日积月累，电子文件就处于无人问津的状态了。
（二）电子文件管理缺乏制度规范
高校电子文件管理起步时间还比较短，虽然国家颁布了《电子文件归档与管理规范》、《电子公文暂行管理办法》等规章制度，但由于领导不够重视，有些高校没有意识到电子文件管理的重要性，对电子文件管理置之不理，未制定规范科学的管理制度，没有把电子文件纳入规范化管理。特别是电子文件形成、收集、处理、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，信息都存在更改、丢失的危险，没有形成一套切实可行的管理制度，给电子文件管理与归档带来被动。在OA系统开发时，未设计与档案系统相融合的归档管理功能，从而造成各部门之间相互脱节，缺乏电子文件管理的全局考虑。
（三）电子文件缺乏安全保障
电子文件的安全性一方面是指电子文件以及它形成的相关文件数量齐全，另一方面是指电子文件的内容、结构与背景信息没有缺损[5]。电子文件的安全是保证其真实、完整的前提，对以后电子文件的归档利用至关重要。在高校实际管理电子文件的过程中，由于电子文件管理的安全机制不完善，一些部门将电子文件直接存储在接连互联网的电脑上，一旦系统被病毒入侵，极易造成电子文件丢失、损坏。由于电子文件在利用上缺乏制度的保护和约束，每一个环节都存在堵塞信息失真的隐患，因此，迫切需要用制度来维护电子文件的原始性、真实性及其安全性。
（四）电子文件管理缺乏专业人才
在高校实际工作中，大多数部门电子文件管理人员不是专职文件管理人员，而是兼职的其他工作人员，流动性很强，没有固定人选，极易造成文件丢失。兼职文件管理人员没有全身心投入到文件管理工作中，只是在工作之余来管理一下文件。部门领导在选择文件管理人员的时候，鉴于成本考虑，也是选择一些业务素质不强的人员来从事文件管理工作，他们普遍认为文件管理工作是简单体力劳动，不需要动脑。因此，在高校电子文件管理过程中，普遍存在文件管理工作人员素质不高的问题，严重缺乏档案管理的复合型人才。对于复合型人才的选拔、培养机制还需进一步完善。
三、加强高校文件管理的对策思考
鉴于OA系统环境下电子文件管理的诸多性能优势，高校必须长期坚持做好电子文件的管理，不断提升内部办公效率。因此，针对电子文件管理存在的诸多问题，主要从以下几个方面采取措施。
（一）加强重视，强化电子文件管理意识
思想是行动的先导。电子文件是档案的一个重要来源。高校各级领导首先要更新观念，高度重视，加强宣传，充分认识到电子文件管理和归档工作在学校建设和发展中起到非常重要的作用，体会到电子文件与纸质文件一样重要，不能随意丢失，要按时归档。只有妥善管理好电子文件，才能确保电子文件的完整、准确、安全，才能及时地为学校的日常工作提供信息支持。高校各部门的文件管理人员要强化意识，充分认识到档案文件管理工作的重要性，认识到做好档案文件管理工作不仅是自身责任，更是为学校做贡献，也是体现自身价值的基本途径。
（二）建立健全电子文件管理的相关制度
各高校应根据国家颁布的《电子文件归档与管理规范》、《电子公文暂行管理办法》、《文件法》、《文件管理分类工具》等规章制度，结合本校工作实际，在国家文件管理法规的基础上，制定适合本校的电子文件管理办法和制度，明确电子文件管理的基本属性与作用、文件管理的基本权利与义务，文件分类与组织、电子文件鉴定与处置等。高校电子文件管理要按照集中统一的原则，从其产生的途径、类型和特点出发，制定一套包括电子文件的形成、整理、鉴定、归档、利用、保护为内容的科学、合理、严密的相应规章制度，实施全过程管理，从制度上保证电子文件管理的完整性，做到有章可循，有规可依。
（三）增强电子文件管理人员业务素质
纸质文件管理经过多年实践，已经形成相对稳定的管理队伍，有较好的工作基础，各职能部门都设立了档案员，负责完成纸质文件的归档工作。由于纸质文件管理与归档大多采用手动归档，这与电子文件管理与归档方式有较大差异。电子文件管理与归档不仅要求档案管理工作人员既要有档案专业知识，同时又要掌握计算机、网络知识。学校必须高度重视，定期对电子文件归档和管理人员进行培训，让他们通过业务学习和技术培训，尽快了解电子文件的管理规章制度，掌握计算机技术，熟悉档案管理软件、数字通信技术以及网络系统方面的技能，建立以档案人员为主的文件管理工作队伍，并吸收一些责任心强、素质好并热心文件管理工作的计算机、信息管理等方面的人才，以确保电子文件管理工作顺利开展。电子文件管理工作人员要主动学习新的经验和管理方法，不断提高专业技能，做好电子文件管理和归档工作。
（四）建立一套行之有效的高校电子文件管理模式
各高校根据实际情况建立一套行之有效的电子文件管理模式，即“双轨制”管理，使纸质文件与电子文件同步管理和归档。由于电子文件具有不稳定性和直观性，对于一些具有法律效力的重要文件，目前最好的办法还是将纸质文件与电子公文同步管理。在OA系统内下发电子文件的同时，文件管理工作人员必须打印一份纸质文件，在电子公文移交归档时，文件管理工作人员把打印备份的纸质文件同时移交档案部门归档。这样既发挥归档文件的凭证依据作用，又可确保电子文件利用和资源共享问题。
参考文献：
[1]吴乃萍，冯桂珍，等.办公自动环境下高校电子文件的归档与管理[J].南京工业大学学报：社会科学版，2005，（1）.
[2]夏露.关于高校电子文件管理的思考[J].山西档案，2011，（增刊）.
[3]于英香.我国电子文件管理的三次转折[J].档案学通讯，2010，（1）.
高点起步 快速发展
一是积极介入谋发展。新世纪一开始，《广东省档案事业发展“十五”计划》和《广东省档案信息化实施意见》就对电子文件归档管理进行了全面规划，提出了明确的要求和任务。之后召开的“全省档案信息化建设会议”，更是把电子文件归档管理作为―项主要任务进行部署，提出要“建立电子文件(档案)管理中心，抓好电子文件的管理与归档工作”。在各级政府信息化建设主管部门的积极推动下，广东省档案部门对电子信息的管理进行了广泛的探索和尝试，并取得了一定成效。据粗略统计，截至2009年，广东省有近30个国家档案馆开展了电子文件接收工作，共接收归档电子文件600多个全宗。
二是标准先行促规范。2003年，广东省档案局出台了《广东省电子文件归档与管理实施办法》，为全省电子信息的有效管理指明了方向。同时，各地档案部门也结合具体实际，相继出台了一系列符合实际需要，操作性强的电子文件管理利用的标准、规范和意见、办法等，从而使全省电子文件管理工作走上了规范发展的轨道。2009年，中办国办联合印发《电子文件管理暂行办法》，全省各级档案部门坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密等基本原则，严格按照暂行办法的要求，对不断发展中的电子文件管理工作进行了完善。
三是建立中心争先行。广东省各地区经济发展差异较大，直接影响到各地的现代化建设步伐。为协调发展好这项工作，广东省提出了“先进先行，后者跟进”的发展原则，既在电子文件管理方面起步较早，进展较快，在一定程度上起到了带头作用的地区建立电子文件管理中心；要求经济发展较缓慢，电子文件管理水平较低的地区，及时开展电子文件归档管理工作，为建立电子文件管理中心创造条件。这一原则，就此拉开了全省电子信息管理工作万象更新的可喜局面。2003年，珠海市档案局率先建成“珠海市电子档案数据中心”系统； 2004年，佛山市和韶关市档案局分别建成了“现行文件网上查询中心”和“电子文件数据中心”；2005年，广东省档案局(馆)信息网络系统及声像业务系统通过鉴定。2011年，佛山市被确定为政府电子政务建设服务基层示范市。目前，江门、肇庆、茂名、湛江、阳江、惠州、汕头、汕尾、潮州、揭阳等地的电子文件管理中心建设工作也在积极跟进。电子文件管理中心的建设，实现了政务信息资源的有序、有效积累，建立了政务信息提供社会利用的主渠道，对广东省电子文件的全覆盖接收、高质量归档、全方位资源整合、高水平管理和高效率利用，具有深远的意义。
四是加强培训求保障。广东省各级档案部门从转变人员的认识入手，长期组织开展了系统培训工作，对工作人员从管理到技术、从方法到理念进行培训调整，以适应电子信息管理工作的新挑战。从电子文件管理与利用专题培训到电予文件归档与管理研讨，从兼职教师培训班到在职人员岗位培训，从学会征文活动到杂志办刊，电子文件管理工作成为不变的主题。持续的培训攻势，为广东省电子信息管理工作的全面发展做好了人员准备。
五是科技助力创优势。广东省较早地认识到以软件为中心的系统管理方法对电子文件管理所起的关键性作用，因此，长期致力于功能全面、使用方便的电子文件的系统开发和实践。以珠海泰坦软件为代表的档案管理软件多次受到国家档案局的肯定，“电子文件档案数据中心”荣获广东省重点新产品和优秀产品，被作为优秀电子文件管理系统软件，向全省档案系统推荐。在全省广泛开展的档案数字化项目中，有90％以上由泰坦公司中标。有的档案部门通过申报相关科研项目，对电子文件管理工作进行专项研究，为本地电子文件管理工作的可持续发展提供了必要的保证。如佛山市档案局“电子政务文件档案资源库系统研究”课题取得重大进展，并应用于“现行文件查询中心”项目，运行效果很好。
电子信息管理工作现状分析
经过十年的基础性发展，目前广东省电子信息管理工作已经有了一个良好的开端，某些做法和成效也在全国前列名列前茅。但由于电子信息管理工作开展的时间较短，认知水平与投入力度均受―定限制，电子文件管理工作现状不容乐观。
1 由各级政府有关部门主管、档案部门承担本级电子信息的管理工作，缺少全省一盘棋统筹电子信息管理工作的发展主体，造成多头管理、各自为政、投资分散的体制。广东省社会及经济发展不平衡，由各级政府有关部门主导和规划管理的电子信息管理工作明显受到地方经济和政府重视程度的制约，因此，在这种管理体制下，电子信息管理工作形成了管理分散、特点各异、各不相通的格局，形成潜在的信息安全风险和管理系统低水平重复建设的现象。
2 普遍开展了电子文件管理工作，但发展认识和观念更新慢，思路创新滞后，导致电子文件管理实践多在原有水平下模仿复制，缺乏成功范例的示范带动作用。电子文件管理是一个新事物，与对纸质档案的研究不同，发达国家在这方面经过几十年的探索，已经取得了很多被广为推崇的理论成果。广东省电子文件管理工作，目前处于自下而上与自上而下发展阶段的衔接期，在如何借鉴吸收国外好的经验，节约建设成本、提高系统效率方面，认识不到位；在抓住存在的薄弱环节，推进电子文件管理深入发展方面，缺乏新思路和新举措，电子文件管理实践面临着深入发展的茫然和进一步突破的无力。
3 电子文件中心建设模式促进了电子信息管理工作的开展，但多数系统运行不正常，综合管理不到位。国际上普遍认为，对电子信息实施有效管理的最佳途径是建设电子文件中心。国家档案局也采取措施大力推进这项工作的开展。2003到2010年，广东省在七年的时间里，电子文件中心建设遍地开花，目前已在十几个地市级以上的档案部门建立了电子文件管理中心。占到全省的60％以上。但是从运行管理来看，真正起到集中统一地对本地区各单位形成的电子文件进行接收、鉴定、备份保存并提供利用，保证电子载体信息的真实性、完整性，有利于电子信息的安全保管、共享利用、长久保存作用的还不多。导致的原因主要有：各级电子文件中心建设论证不够，短期内项目仓促上马，缺乏足够的理论和经验作为参考和借鉴；各地电子文件中心采用的软件系统多种多样，存在这样或那样的功能缺失，造成电子文件归档质量不高、电子文件接收种类受限制、电子文件真实性无法保证或电子文件读取困难等，从而影响了系统的正常运行；电子文件标准体系不健全，全省统一的信息网络平台尚未建成，信息网络之间不能互联互通，“信息孤岛”现象导致各类信息资源难以充分共享；电子文件中心运营管理过程中“以
人为本”观念缺失，服务意识、方法和水平都有待加强和提高，投入严重不足，电子文件中心建设是一项系统工程，基础设施的配置，软件系统的使用，系统后期运行维护等，都需要大量的人、财、物资源投入，而档案部门的业务经费都普遍困难，工作标准要求只能从低从简。
和国外发达国家相比，广东省电子载体信息管理工作主要缺乏决策层面的统一规划和领导，缺少高质量、功能全面的电子文件管理系统；和全国各省份相比，存在管理多头、各自封闭，实践先行、规范滞后，水平不高、管理缺失等特点，在本省内部还存在发展不均衡、电子文件中心建设和管理效率低等问题。
电子文件管理工作前景展望
在“十二五”期间，广东省电子文件信息管理工作将进入黄金发展期，必将在确保全省电子政务建设工作顺利进行，快速推进档案信息化和数字档案馆建设水平方面起到决定性的作用，为“加快转型升级、建设幸福广东”做出应有的贡献。广东省一定要扬长避短，注意学习和借鉴吸收国际国内的成功经验和有益做法，为全省电子文件管理工作营造一个良好的统筹发展平台；结合实际，探索出一条适应全省电子文件管理工作快速发展的成功之路，为电子文件管理向纵深发展提供借鉴；重点突破，以电子文件中心建设为抓手，促进档案信息化与全省信息化建设的协调发展，通过打造数字档案馆和公共档案馆，树立服务社会的新形象、新地位；未雨绸缪，建立全省电子文件安全管理机制，为电子文件管理工作提供安全保障。
1 加强正确认识。电子文件具有纸质文件难以比拟的优越性，是现代信息社会的优质战略资源。在电子政务建设过程中，真实、可靠、安全的电子信息，是政府管理的基础、决策的前提和服务社会的依据；而确保电子信息真实、可靠、安全的前提是对其进行科学有效的管理。因此，电子文件管理工作开展的好坏是决定政府电子政务建设顺利与否的关键，也是数字档案馆建设的目标，是档案信息化建设的归宿。对此，广东省各级政府和档案部门的领导应该有十分明确的认识，在今后的管理工作中，把电子文件管理工作作为信息化建设的中心，协调好电子文件管理与电子政务建设、档案信息化建设和数字档案馆建设之间的关系，以取得事半功倍的管理成效。
2 强化统筹领导。电子文件管理工作是一项系统性强、周期长、协调难度大、投人多而持久的系统工程，需要各方积极参与，群策群力，共同推进。因此，有必要成立全省性的电子文件管理机构，统筹协调全省电子信息的管理工作，实施标准化战略，按照国家电子文件部际联席会议的统一部署，统一和强力、强制做好电子文件的科学管理、方针政策引导、标准规范执行、业务咨询服务、系统研制推广多方投资合作和电子文件利用理念培育等工作，寻找出一条适应全省省电子文件管理工作变由下而上转型为由上而下规范推进的科学发展之路。
电子文件风险评估是电子文件安全管理的重要前提和基础，也是档案信息化建设的重要课题。基于风险评估的电子文件安全管理体系能够对电子文件信息安全状况进行“把脉”，提出针对性的“诊疗”手段，而不是传统管理被动的“头痛医头脚痛医脚”。
一、电子文件风险评估的意义
（一）风险评估是电子文件安全管理的前提和基础。由于自身的特点，电子文件的风险始终客观存在。档案工作者的努力目标就是利用一切先进的技术和方法，把风险降到最低，把损失控制在最小的范围内。运用风险管理的理念和方法，对电子文件进行风险评估，能够对电子文件进行科学、全面的分析，查找可能威胁电子文件的风险，在风险发生之前作出判断，采取措施，及时应对。因此，风险评估对档案工作具有重大意义，是传统档案管理方法的有益补充。
（二）风险评估是进一步完善电子文件安全管理的关键环节。它能够利用科学的量化标准，对风险发生的概率及其可能造成的损失进行预测和分析，并在此基础上对存在风险的环节进行改进和完善。电子文件安全管理实行风险评估能够使管理者全面、清晰地把握电子文件存在的危险和不足，有利于进一步改进管理方法，理清管理思路，完善管理制度，全面提升电子文件管理水平。
（三）风险评估是实施电子文件安全等级保护的必然要求。要对各类电子文件实施安全等级保护，就要在电子文件安全管理中开展风险评估，对电子文件安全管理体系中存在的风险进行安全预测，科学定级，分级管理。
（四）风险评估是实现电子文件管理国际化的重要途径。随着信息安全工作的发展，风险管理在电子文件管理中的作用越来越得到人们的认可，信息安全风险评估也从单一的技术手段发展成为一种科学的管理体系，科学统一的技术规范和评定依据逐渐成为风险评估的必需。由于信息安全事关国家利益，大部分发达国家都制订了电子文件风险评估标准，并将之作为行业的技术性法规。电子文件管理广泛开展风险评估，有利于推广信息技术安全保护标准化，有利于促进国际间技术交流合作，是实现电子文件管理国际化的重要途径。
二、电子文件风险评估工作的困境
（一）风险认识存在偏差。电子文件已经成为档案产生、保存和管理的主要形式，由于其自身特点，各种各样的危险始终紧随着电子文件，但许多人对电子文件风险的认识却存在不同偏差。有的风险意识薄弱，认为传统纸质档案对保存环境要求条件高，需要预防微生物、虫害、啮齿动物等的损害，还要时刻注意光照、温度、湿度、灰尘等因素，而电子文件只需要一台计算机就能解决所有问题，而且保存简单、利用方便，一劳永逸。也有的认为电子文件作为信息技术的产物，必然面临不可读、失真、黑客等威胁，且一旦造成损失，往往是荡然无存又无法挽救，其风险无可避免。也有的认为现代信息技术十分先进，只要建立科学的管理体系，采纳先进的管理技术，绝对能够避免电子文件的风险。正是因为存在对风险认识的各种偏差，导致管理者和利用者没有科学、正确地认识电子文件的风险，或者麻痹大意，或者失去信心，或者陷入一味追求绝对安全的误区。正是因为存在各种对风险认识的偏差，目前我国电子文件风险管理水平较低，尤其缺乏必要的风险评估活动。
（二）安全风险评估工作滞后。一是没有一支专业的风险评估队伍。电子文件风险评估是一项专业化非常强的工作，我国有一些风险意识较强的已经尝试开展风险管理，但仍然没有一支专业的风险评估队伍。二是评估标准亟待完善。根据国家信息安全等级保护“自主定级，自主保护”的原则，应该根据自身情况制订科学的定级标准，严格执行，确保电子文件安全管理。但我国大部分目前尚未制订信息安全保护等级标准，没有真正执行电子文件等级保护的规定。三是风险管理缺乏系统性。电子文件风险管理是一个系统工作，包括风险管理规划、风险评估、风险应对和风险监控等四个基本环节。风险评估是整个风险管理的基础性工作，但评估的结果必须与风险管理的其他环节紧密结合，特别是要具体指导风险应对和风险监控活动。由于电子文件风险管理刚刚起步，还没有建立系统的风险管理机制，无法真正实现风险评估“有理可依，有据可循”。
（三）电子文件管理停留在传统安全保护阶段。电子文件是档案管理的特殊对象，一些档案工作者没有认识到电子文件既是“档案”又是“电子信息”的特点，管理停留在传统安全保护阶段，没有采取先进的风险管理方法，给电子文件管理遗留下不少安全隐患。一是管理过程缺乏全程性，认为保护是电子文件归档后的任务，没有意识到电子文件形成和利用中存在的风险。二是安全管理停留在静态、被动阶段，没有根据电子文件的发展和单位管理体系内部情况的变化实施动态的风险评估和风险应对。三是大多数没有积极引入远程技术、异地备份、云计算等先进的技术加强电子文件安全管理。
（四）信息资产安全形势严峻。信息资产的安全保护和开发利用是提高办学效益、提升影响力的重要途径。电子文件已经逐步取代纸质文件成为主要的档案载体，储存着数量庞大的数据资产、软件资产、师生信息、科研资料等。由于电子文件的特点，信息资产存在着高风险性，往往一被泄漏就失去资产包含的价值。许多资产管理者和档案工作者低估信息资产的价值，忽视电子文件信息保护，导致信息资产安全面临着严峻的形势。
三、基于风险评估的电子文件安全管理体系
（一）以风险管理规划完善安全管理体系。风险管理规划能够对电子文件管理工作进行统筹规划，有利于今后电子文件管理的持续、有序、顺利开展。应根据电子文件管理的需要，制订电子文件风险规划，将电子文件安全管理的实施目标、构建原则、构建方法、工作内容建成一个基本框架，进而确立和完善电子文件安全管理体系。
（二）以风险评估标准规范安全管理策略。电子文件安全管理策略就是针对电子文件安全管理的全局性、基础性、系统性问题所制定的政策和措施，是对电子文件安全管理的总体思路和指导方针。电子文件安全管理策略是否科学、合理、适宜，关系着电子文件管理目标和任务能否顺利实现。风险评估标准是电子文件风险评估的工具，直接决定了安全评估的结果，为风险管理的具体工作提供了操作性指导，因此也影响着电子文件安全管理策略的制定。电子文件风险评估标准的制定既要建立在国际组织和国家政府颁布的信息安全管理标准的基础上，又要结合电子文件信息安全的具体情况，兼顾定性分析和定量分析的方法，从而达到对电子文件安全管理策略的战略指导和操作规范。
（三）以风险评估结果引导安全管理工作。电子文件风险评估之所以能够发挥作用，最主要是评估的结果对整个风险管理工作的指导意义。风险评估能够初步识别出电子文件安全管理工作中的存在风险及造成因素，并根据风险因素的危害程度确定风险等级，提出应对措施，引导今后的管理工作。
（四）以风险应对策略提升安全管理水平。电子文件风险评估的根本目的是预测文件管理的危险因素并采取有效的应对策略，最大限度地减少各种风险因素造成的损失。为了保证电子文件信息的保密性、完整性、真实性和可用性，电子文件风险应对策略必须对信息资产管理、文件管理和业务管理进行统筹规划，根据风险因素选择采用风险预防、风险规避、风险转移、风险减轻或风险接受等五种基本策略应对风险。一个优秀的电子文件安全管理体系能够根据电子文件管理的需要采取风险应对措施，并在此基础上改进文件管理的方法，通过风险应对在实际上不断提高文件管理体系的科学水平。
