时间：2023-05-30 10:09:50
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇学籍档案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。中学学籍档案主要包括：学生登记表（包括个人简历、家庭情况、学校班级鉴定）；学生体育成绩；学生体检情况表；学生汇考成绩表；社会实践表。
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视中学学籍档案质量，切实抓好和不断提高中学学籍档案质量显得十分必要。
1.学籍档案管理中存在的问题
收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，存在一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。
首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存。
立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
2.完善学籍档案工作的管理建议
增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。
大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的中学校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。
逐步完善学籍管理机制。为了使学籍档案管理工作落到实处，每学年教育局与档案局应协同组织人员检查贯彻落实情况，及时总结经验，逐步完善学籍管理机制。
3.学籍档案的利用中应该注意的几个问题
采用现代化检索手段。学生学籍档案内容繁多，要能提供准确的服务，仅凭个人的记忆查找检索会很困难且效率低下。因此，学籍档案要采用计算机管理，根据学籍档案的要求，应录入姓名、班号、证书号码等检索条件。只有这样，才能提高查全率和查准率。
严格利用审查。学籍档案具有私密性，在提供利用时一定要注意相关的法律问题，必须按照有关规定要求利用者履行相关的手续，不徇私情，坚持规章制度办事。
利用中要注意把关，利用要严，要细。利用者出于自身利益考虑，常常会提出各种各样的不正当要求，希望按照自己的要求出具相关证明，比如，有的要求改成绩，出具假学历等，这就要求档案工作者坚持原则，严格把关，维护档案的真实性和权威性。
【关键词】学生，学籍档案，档案管理
学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。
一、学籍档案管理中存在的问题
1.收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆等。
2.立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
3.档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
4.档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
二、完善学籍档案管理工作的建议
1.增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2. 制定统一标准并树立全局观念。高校学籍档案管理必须制定统一标准，包括基础标准、技术标准、程序标准。标准的实施意义就在于统一，要切实改变各自为政、各行其是的局面，主管部门应加强协调，统一要求，在制定各类表格的形式、纸张大小时要考虑到归档整理、装订、裱糊等问题；要树立整体观念，服从大局，用标准去统一行动，用标准去规范管理工作。特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的收集、检查和审核工作，严把质量关，确保档案材料真实完整、齐全规范。
3. 健全管理制度。严谨、科学、完善、配套的学籍档案工作规章制度，是协调、有序、正常地开展学籍档案管理的可靠保证。职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循，有据可依，照章办事。同时，各级领导应该把执行制度作为加强制度建设的重点来抓，使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻执行。
4. 改进档案管理手段以提高工作效率。随着教育事业的迅猛发展，各院校改革力度加大，教学上推行规范化、科学化的管理制度，对学籍档案管理工作提出了更高要求。过去靠人工整理、归档的档案管理方法，已不适应形势发展的需要。为了使教学工作与建档工作同步发展，进一步强化与完善学籍档案管理工作，学籍档案管理人员要在不断提高政治思想水平的前提下，掌握先进的科学技术，熟练使用计算机并努力充实业务能力，包括听、说、写、计算和具体操作能力及处理各种事务的能力。目前，不少高校的教务处建立计算机房，引进复印机、打字机、扫描仪等现代化设备，使学籍档案管理的工作效率大大提高，为毕业生资格审查、学位评审提供了翔实的档案材料，从而有效地发挥了学籍档案在教学管理中的重要作用。
5.加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风。
6.大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、档案资料查询等提供有效信息。
【关键词】高校 学籍档案 管理对策
一、前言
所谓的高校学籍档案，指的就是学生从入学到毕业这一时期所形成的，能够体现学生入学资格、在校期间的学习成绩、在校行为表现、学籍更变状况、奖罚状况及其学历学位授予等情况的历史记录与原始材料。通常情况下，学籍档案具体包含新生登记表、学籍表、学生操行评定以及学习成绩总册等等。对高校学籍档案进行合理的管理，在稳定高校教学秩序、形成良好的学习风气、提升教学效果与质量等诸多方面，发挥着极为重要的作用。
二、加强高校学籍档案管理的档案意识
档案意识指的就是工作人员在具体的工作过程中，对档案资料的反应度与认知情况。高校的领导层和学籍档案管理工作人员必须积极强化对相关政策与法规的学习，提升档案意识，以便能够在思想意识上提升认识水平，且真正意识到加强高校学籍档案管理的必要性与重要性。在校期间学生所形成的学籍档案资料，是教学管理工作当中一个不可忽视的重要内容，学生学籍档案资料收集齐全与否，信息真实与否，资料归档符合规范与否，不但直接关系着整个学校档案管理工作的效率与质量，同时还将使得学校或社会对一个人的了解与人才的有效选用等带来极大的影响。
三、建立健全高校学籍档案归档机制
（一）构建完善的学籍档案归档管理体系，并实施标准化的管理。教学管理人员的档案意识不高，就可能会出现档案资料丢失的现象，进而造成极大的损失。因此，高校构建以校档案馆为依托，以教务处为中心，以学院各个教学单位为支点的学籍档案管理体系，对各个院系及其职能部门的档案员予以进一步明确，是极为迫切且有必要的。自学籍开始，集中组织广大新生填写学籍登记卡；确保学籍档案能够长久保存，要求填写学籍登记卡时，禁止使用铅笔或者是圆珠笔，必须一律采用素碳钢笔，并且要书写规范、字迹工整、清晰，填写内容必须完整，使用的照片必须是近期的彩色免冠照片。书写结束后交到教务处，由教务处对全部的学籍登记卡进行逐个审查与验证，合格后以班集体为单位，依据学号进行装订，进而构成最初的学生学籍档案，归档处理。之后，把学生的原始信息输入到学校教务处的教务管理信息化平台上，从而构成电子档案和纸质档案两者并存的学籍档案管理体系。伴随着学生在校学习与生活的不断推行，学籍档案也随之发生改变，进而可以充分的展现学生在校期间的生活、学习状况。倘若要对学籍档案的内容进行修改或者是补充，必须由专人负责，不能任意对档案资料进行改动。
（二）构建完善的学籍档案管理机制。高校学籍档案的构建、管理以及使用等，都与学生的利益密切相关，构建健全的档案管理规章制度，就可以实现对学籍档案的规范化、程序化管理，不同的教学环节都可以依据有关规范标准去执行，进而确保高校学籍档案工作的顺利开展。制定完善的学籍档案管理机制以及相配套的学籍档案工作规章制度，是确保高校学籍档案工作有序展开的重要手段之一。高校职能部门必须构建系统、全面的收集整理、检查审核、鉴别归档、保存保密以及管理职能等各个方面的管理制度，进而实现高校学籍档案管理工作有章可依、有据可循。
四、加强对高校学籍档案管理队伍的建设
众所周知，高校学籍档案的管理工作是一个极为复杂又十分细致的工作，具有极强的业务性与政策性。学籍档案管理工作人员自身工作水平及其素质的高低，在一定程度上决定了高校学籍档案的正确性以及教育工作的效率和质量。此外，在技术或者是政策上，高校的学籍档案管理工作要求具备一定的延续性，所以，高校应当建设一支业务精、素质高，并且比较稳定的学籍管理队伍，进而避免在档案管理工作过程中发生混乱与脱节的情况。为了让学籍档案管理人员可以较好的做好档案管理工作，高校必须采取有效措施使其能够安心的工作，具体措施为：第一，高校应当采取相对应的激励机制。对于工作表现优异、成绩突出的档案管理人员，应当给予一定的奖励，反之则给予一定的处罚，奖罚分明，进而有效激发档案管理人员工作的主动性与积极性。第二，高校的领导层应当积极主动地创造更多的机会，以便促使学籍档案管理人员的业务能力与水平获得一定的提升。例如：到其他院校学习、组织培训班、召开座谈会等方式，使学籍档案管理人员能够有机会向其他优秀同行学习，掌握他们先进的档案管理手段，进而最大限度的提升自身学籍档案管理人员的信息化管理水平，从而有效满足高校学籍档案管理工作的现代化发展要求，推动高校学籍档案管理工作的快速发展。
五、结束语
总而言之，高校学籍档案管理工作是一个极为复杂、繁忙且详细具体的工作，从事档案管理工作不但需要付出大量的劳动，同时还必须具备一定的责任心与耐心。伴随着我国高等教育改革的不断推进，学分制在高校教学工作中的深入发展，对档案管理人员的要求也越来越高。针对这种情况，高校教学管理部门及其有关工作人员，必须在不断的实践过程中，发现其中的新情况，进行研究，探究档案管理工作的新规律；坚持育人服务的原则展开学籍档案管理工作，进而有效提升高校学籍档案管理工作的适应水平，使学籍档案管理的作用充分展现出来，从而为提升高校教学质量而服务。
参考文献：
[1]焦丹琼.高校学籍档案的社会服务功能及管理对策[J].教育教学论坛，2013，（34）：5-6.
[2]白雯.新形势下高校学籍档案管理对策探析[J].卫生职业教育，2011，29（20）：17-18.
【关键词】高校；档案管理；对策
档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是再现历史原貌的原始文献，具有重要的历史价值。高校档案是学生在校期间学习生活过程的真实记录，包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级，转专业与转学、休学、复学、退学及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。目前我国高等教育飞速发展，档案管理跟不上高校发展步伐，在一定程度上影响了高校发展。因此，明确高校学籍档案管理现况，加强学籍档案管理改进，已成为各高校关注的热点。
一、高校学籍档案管理现况分析
（一）对高校档案管理意识淡薄
很多高校对学籍档案管理随意为之，无人监督，缺乏行之有效的管理机制和奖惩制度，档案管理中出现的问题也很难得到解决，缺少必要的支持。学校将学生作为学籍档案管理的被动管理对象，对学生缺乏必要的教育，很多学生对自己的学籍档案缺少理解和认识，甚至直到毕业审查时才发现档案中出现问题或缺少文件，严重影响了学校的管理秩序。
（二）高校档案管理人员不专业
很多高校的学籍档案都由教务管理人员兼职管理，缺少专门的管理人员，有的人甚至没有接受过档案管理知识的培训。加之教务管理人员平时工作繁忙，没有时间和精力顾及档案的收集、整理和归档工作，导致学生的学籍档案只是入学时收一下，毕业时发一下，在校期间基本没有整理、补充和归档，学籍档案管理如同虚设。
（三）档案管理制度不完善
要搞好学籍档案的管理工作，健全的档案管理制度不可少。目前很多高校的学籍管理仍以教务处或学生处为主，缺少专门机构和专业人员，学籍档案也只是学生入学时收上来，作为材料搁置在一旁，有的高校沿用旧的规章制度，有的甚至缺乏学籍档案管理的规章制度。现今高等教育改革，很多高校都采用了多层次、多形式、多专业的办学模式，在高校其他方面都与时俱进，紧随改革步伐的时候，学籍管理制度的不健全更加难以适应现在高校的办学模式。
（四）未采用电子化管理模式
随着计算机技术和网络技术的普及，学籍管理采用电子技术手段已势在必行，很多高校也都引进了教育管理系统软件，采用新的管理方式。但高校在采用了电子学籍管理方式后，更加忽视纸质档案的重要价值，学校在补充电子档案的时候忽视纸质档案的补充，导致纸质档案与电子档案不能同步整理归档。同时，电子档案网络化管理也存在瑕疵，如学籍信息都由学生自由填写，信息的真实如何甄别，如何保障学生信息的安全及信息共享问题等，也亟待解决。
二、完善高校学籍档案管理对策
（一）树立现代化的学籍档案管理理念
要实现档案的价值，发挥档案的作用，必须在源头做好档案的管理工作，从思想上认识到档案的重要性。首先，领导要充分认识到档案的价值和作用，意识到档案管理工作的重要性，从机构设置到人员配置，到管理机制建设等方面给予档案管理部门充分的支持，切实解决档案管理中的难题，加强档案管理建设。其次，要提升档案管理人员的业务素质和责任心，档案管理人员要认识到档案工作的意义和重要性，加强工作认识，提高工作质量。要更新档案管理理念，将被动的信息管理转化为主动的信息服务，将档案库转化为人才信息库，充分发挥档案信息的价值和作用。
（二）实现高校学籍档案管理的信息化、网络化
教育部从2001 年开始对高等教育学历证书实行电子注册制度。建立高等教育学历证书电子注册制度，是在高等教育改革的背景下，使高等教育健康发展，保证高等教育质量，维护国家学历制度和学历证书的严肃性，维护高等学校毕业生的合法权益的需要。实施高等学历教育的高等学校按国家招生规定录取的学生，所取得的学历证书均须进行电子注册，是拥有全国唯一的高等教育学历信息数据库。高校学籍管理部门应与全国高校学历电子注册系统联网，上下联动，建立一个完整的高校学生学籍管理信息系统。从新生的录取开始到学生毕业，动态加入学生在校期间全部信息材料，贯穿学生在校期间的整个学习过程，构建一个完整的高校学生电子学籍档案体系。全国普通高校全部实行了学历电子注册制度。国家教育部为此专门研制“全国大学生学籍、学历管理系统”软件。该系统从新生的录取简明登记表信息，到毕业证书打印、发放、转入校友数据库，贯穿学生在校期间整个的管理过程，形成了一个毕业生完整的电子档案，学籍管理逐步实现信息化、网络化。其中“学籍管理库”是该系统信息管理的核心，是学生的基本档案信息所在，包括姓名、性别、出生日期、民族、家庭地址、专业、学制、入学日期、特长、身份证号、健康状况、奖惩记录、社团记录等等。这一段的档案信息记录了一个学生在校期间的所有信息，将学生在校期间的学习情况、健康状况、道德表现、个人爱好以及发展方向等都记录在内。而“综合档案信息”涉及学生衣、食、住，奖、惩、贷，德、智、体、能等多方面信息，其信息包含高校学生入学前中学阶段信息、高考信息、在大学期间学习成绩信息、毕结业结论、学生目前的家庭经济状况、学生在校期间的奖励与处分等。通过与该系统其他功能配合，构成了完整的学生综合性电子档案。该系统的使用规范了全国高校学生管理信息，充分发挥了高校学籍档案信息资源化管理的优势。
（三）建立专业化的高素质学籍档案管理队伍
很多高校已经开设档案学专业，培养专门的档案管理人才。各高校更应该建立专门的档案管理机构，尽可能的引进专业的档案管理人才，加强目前档案管理人员的培训，提高他们的业务素质，建立高素质的档案管理队伍。档案管理人员每天要面对一堆堆的纸质档案和枯燥的电子档案，工作较沉闷，缺少激情和趣味。因此，档案管理人员较容易出现懈怠、烦躁等情绪，更需要他人的关心和帮助；学校领导更应加强对档案管理人员的关心和爱护，调动他们的工作积极性和工作热情，帮助他们摆脱懈怠、烦躁等不良情绪，促进学校的档案管理建设。
（四）建立健全学籍档案管理制度
很多高校都是学生入学时接收一下档案，毕业时统一整理一次，在校四年基本不动，学生受到表彰或出现问题也不及时进行档案的补充，因此学籍档案管理需要明确的规章制度和奖惩措施，健全档案的补充和收集、整理、核对、管理、保密等各项制度。做到权责明晰，奖惩分明，用制度去规范管理工作，督促管理人员及时完成学籍档案管理的各项工作。
总之，学籍档案是高校和学生的重要信息资料，是学校和学生的宝贵财富，是学校管理工作的重要资料，因此加强学籍档案的管理和开发利用，才能使高校更好的适应社会发展的需求，更好的将培养的人才推向社会和市场。
参考文献：
[1]黎瑾，邓梅英.高校学籍档案信息化网络管理系统的研究[J].大众科技，2005，（ 2） 。
[2]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京： 中国人民大学出版社， 2006。
[3]李伟婧，等.引入营销观念，做好企业档案编研工作[J].兰台界，2007，（9）。
[4]李玉萍.高校学籍档案管理的问题与对策分析[J].齐齐哈尔医学院报，2008（17）：29。
1.1有利于完善学籍档案内容
学籍档案记载着学生的重要信息，传统的学籍管理是分开存放这些信息的，往往是按照班级、专业和院系进行装订成册，有的学校还会将学生的学籍发生变动时的信息在与这些信息分开来进行存放，学生所得到的各种奖惩、任职情况、党员信息、综合评价也有可能在其他卷宗里面。总之就是分开存放学生的各类学籍信息，而不是采用集中统一的方式进行管理。采用分割的方式管理学籍信息，则在查找学生的全面信息时有一定的困难。但如果采取数字化的方式集中处理这些繁琐的信息，则可以用数据库存储这些信息，虽然录入学生信息的部门不同，但是通过数据库存储，可以统一的显示出这些信息，从而更加方便全面的管理学籍信息。
1.2通过资源共享使管理更加方便
各个高等院校在进行档案的管理工作时注重学籍档案信息的数字化。对纸质的学籍档案、照片等进行数字化处理，建立计算机网络，使高校档案资源得到最大程度的开发利用，使资源能够得到共享，通过管理学籍档案，还能够优化学校的管理环境，从而使学校的管理工作不仅仅服务于学生、学校，更服务于社会。
2学籍档案数字化建设中存在的问题
2.1数字化程度偏低
学籍管理长期以来都是采用传统的方式，利用人工来完成的，而现阶段的学籍管理则采用了现代化的信息技术。学籍管理繁琐信息量大，人工管理容易出错。而现在一些已经采用了现代化信息技术管理学籍的高校，存在着重视了硬件的建设而忽视了软件的建设。这些高校只注重了硬件设备的建设，忽略了各种应用软件的开发，以及人员素质的培养。学籍信息数字化管理程度越高，学籍管理工作的效率和质量就越高。
2.2现使用的学籍管理软件无法满足学籍管理的需求
一些高校为了更好的对学籍进行管理，与某些商业公司合作或独立开发了相应的教务管理软件，这些软件的应用可以在一定程度上促进学籍管理的信息化。但是，这些软件中还存在着许多的不足。例如，适应性不强，不够全面。每个高校的实际情况不同，而这些教务系统都是结合每个高校的自身情况所开发设计的，因此适应性不强。另外，有一些软件由于功能不全面，不能够很好的渗透到学籍管理中的基础部门和各个环节，达不到学籍管理的需求。
2.3学籍管理工作人员的现代化技术水平有待提高
最近几年，高等院校不断的提高学籍管理的信息化程度，相应的，学籍管理人员的管理技能也应该得到相应的提高。也就是说，管理人员的计算机操作能力应该逐步的进行提高，从而使高校的学籍管理工作更好的得到实现。
3实现学籍档案数字化管理的几项措施
3.1强化认识，打造良好的氛围
现今是一个高度信息化的时代，高校开始采取改革，校务信息逐渐公开，因此高等院校学籍档案的信息化建设成为不可避免的项目。特别是现阶段的高校学籍档案管理中存在着大量的不足，同时没有强烈的管理意识，因此必须提高学校的工作人员和管理部门对档案管理信息化建设的重视。同时，还需要认识到信息交流、科研和教学在学籍档案管理中占有重要的地位，通过大力的宣传，可以为学籍档案管理信息化建设提供一个良好的环境。另外，各高校应以自己的实际情况为基础，与时俱进、分清主次、明确任务，解决新问题、研究新情况、形成新认识、树立新观念，有计划、有步骤的加强档案管理信息化建设。
3.2引进先进的学籍管理系统或者完善现有系统的功能
高校应该依据上级教育主管部门的要求，结合自身情况，建设一个与自身情况相符、具有自身特色且比较完善的网络学籍管理体系，与各二级学院、班级相连，进行学籍数据信息共享。
3.3加强学籍管理软件开发人员与学籍管理工作人员之间的沟通
之所以现在很多学籍管理系统或者软件存在着缺陷，在很大程度上是因为软件开发人不熟悉学籍管理业务造成的。为了开发的学籍管理系统能够真正的符合学校自身的情况，开发人员应该深入到学籍管理工作的第一线，从而可以更加直观、全面的了解学籍管理工作。同时还必须要与学校学籍管理工作人员进行深入的沟通，对他们的需求有一个详细的了解，并对国家高教部学籍信息化管理的工作要求进行认真的学习，在此基础才能着手开发学籍管理系统，另外在开发过程中还应该加强与学籍管理工作人员的沟通，以便于做到有错误及时的改正。
3.4加强高校学籍管理人员的培训
关键词：学籍档案；利用；总结；思考
一、学籍档案利用概述
学籍档案是学生在学校综合情况的原始记录，涵盖了学生从入学到毕业的全部信息，具有凭证作用和参考作用，关系到学生的切身利益，学籍档案的利用在求职、升学等方面具有不可替代的作用。高校学籍档案利用是高校档案管理的重要组成部分，在工作中需要不断总结经验教训，勤于思考，逐步提高高校学籍档案的管理水平和质量。
二、学籍档案利用情况
对学籍档案利用情况的统计和分析，有助于提高管理水平，完善管理质量。本文将从利用者类型、利用目的、利用时间三个方面对高校学籍档案利用情况进行分析：
第一、利用者类型。利用者类型主要有以下五类：第一类是在读学生，新生录取名册是在读学生利用的主要学籍档案，利用率高。第二类是已毕业的学生，已毕业的学生利用学籍档案类型多，主要有新生录取名册、毕业成绩单、毕业生登记表等。第三类是本校教职工查阅本部门已归档的学籍材料，用于工作查考。第四类是第三方认证机构。第五类是用人单位，用人单位通过查阅应聘人员的学籍档案，为聘用与否提供参考。
第二、利用目的。利用目的主要有以下五种：1、“报名”，指报名参加各类考试和比赛，包括以下内容：一、学业方面，报名参加专升本考试、考研、考博、出国留学、报考军校等；二、求职方面，报考公务员、海警、事业单位等招聘考试；三、技能方面，报考专业技能证书考试等；四、综合素质方面，报名参加各类体育比赛等。2、“审查”，指招聘单位对即将录用人员的身份审核，比如公务员和海警考试通过之后，录用单位在政审时要进行身份审查，同时部分企业在录用签协议和报到时也需要进行身份审查。3、“认证”，指为第三方学位认证机构进行学历学位和成绩认证。 4、“补充”，指已毕业的学生补充个人档案材料。5、“查考”，指校内教职工查阅本部门归档的学籍档案，进行工作查考。
第三、利用时间。学籍档案利用的高峰时段在4-5月和10-12月，利用的高峰时段与高校的运行周期相一致。这两个时期新生录取名册利用量大，主要用于在读学生报名参加考试、体育比赛、求职录用等。
三、学籍档案利用工作中需要注意的问题
第一、树立牢固的安全意识，维护档案完整。《档案法》第5条规定，“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。实际工作中要严格履行借阅手续，保证查档人的身份安全。学籍档案在大量利用时，要注意控制利用顺序，避免造成混乱。利用完毕要仔细核查档案的完整性。在学籍档案利用的各个环节中，时刻把档案的安全性摆在首位。
第二、制作专门的检索工具，提高工作效率。在学籍档案中，新生录取名册利用率最高。在查阅的过程当中出现的问题是无法查到学生的具置，要从该年录取入学的所有学生中找到某个学生的信息如大海捞针，工作效率低下，同时反复翻阅档案，不利于档案的保护。
这个问题在本省生源的新生录取名册查阅中尤为突出，因此必须要为本省生源的新生录取名册制作更加细化的检索目录。检索目录要逐年进行制作，依次录入序号、入学年份、档号、学历层次、录取专业、页码等内容，按照招生录取的专业进行编制，对不同录取批次中同一专业所在页码进行汇总，查阅时只需要翻阅该生所在专业即可。利用细化的检索目录大大缩短了翻阅的工作量，提高了工作效率，并且p少了档案的磨损，从而起到保护档案的作用。
第三、探索异地办理的途径，方便远程查档。少量已毕业的学生人在外地，本人不能回到学校并且无法找到委托人代其办理查档。解决这个问题的办法是为查档人提供远程查档，查档人通过电话联系，说明本人情况和查档内容之后，运用QQ、邮件、传真等手段提供本人证件的复印件，证明查档人身份，通过履行查档手续确保查档人身份安全后可以予以办理。学籍档案证明材料办理完毕后，将材料邮寄给查档人。在确保查档安全的前提下，远程查档为查档人解决了燃眉之急，提供了便利。
四、结语
学籍档案记载了与利用者利益密切相关的信息和数据，随着高校毕业生逐年增多，就业形势日益严峻，高校学籍档案的需求量逐年增加。高校档案工作人员要不断学习新知识，更新工作方法，不断提高工作效率，完善高校学籍档案利用工作。
参考文献：
随着社会的全面进步，现代科学技术得到迅猛发展，人类社会正以惊人的速度跨入“信息时代”。各种管理的日趋规范化要求我们必须改变目前学校教务档案管理的方式。特别是学籍档案管理，学籍档案是高校教学管理中的一个重要组成部分，是教学工作的信息库。学籍档案管理是根据党的教育方针、国家和学校的人才培养计划，对学生入学资格、在校情况以及毕业资格的考核和管理，目的是为了完成国家交给的培养和输送品学兼优的合格人才的任务。为此我们必须提高对学籍档案管理工作重要性的认识，笔者建议，从以下几个方面促进学籍档案管理工作的规范化与科学化。
一、制定完善档案管理工作制度。
为了使学校学籍档案管理工作有章可循，在《档案法》的基础上，学校应当对传统的管理制度进行相应的完善，以明文对档案工作进行规范，以适应现代化的学籍档案管理工作。还有对档案的使用、保管、销毁等工作进行相应的规定，从而使学校教务档案管理工作制度化，规范化。这样在明确的规章指导下，就能提高教务档案管理的水平。
二、树立良好的学籍档案管理的观念
更新观念，确立适合学籍工作发展需要的档案管理模式。要档案管理人员积极参与学籍工作管理活动，及时发现了解学籍工作的发展动态，找准管理的切入点，积极地、有针对性地研究开发档案信息资源，改进服务方式和手段，寻找适合的管理模式，以实现档案资源的最佳配置，走出一条档案管理新路，充分发挥档案的作用，为教育事业的发展当好参谋助手。
三、建立学籍档案分类的合理化
档案建设的分类应遵循易保管、便利用的原则。一般说来，学籍档案可分为四类。一是招生档案的管理，包括学生报到、学校复查，复查合格后注册、发放学生证的档案；二是学生成绩档案，包括学生正常成绩的记载及补考成绩的记载等；三是学生学籍变更的档案，包括学生的休学、退学、转学、复学事宜的处理及相关档案；四是毕业证书发放的档案。档案管理人员应根据《中国档案分类法》和《教育档案分类表》的分类标准, 结合学校和部门实际进行分类,并严格按类立卷,以便查找。
四、建立学籍档案管理的信息化
电子计算机是档案管理人员办公自动化的核心设备，它可以使学籍档案管理由传统的手工操作，向运用先进的现代电子技术进行档案现代化管理转变。运用计算机技术对档案的自动化管理主要包括以下几个方面：计算机自动管理文件的收发工作、计算机自动整理编目、计算机自动统计、计算机自动检索、计算机完成档案的日常管理工作、计算机与通讯技术相结合，建立网络化的档案自动化管理系统，进行远距离的档案检索，等等。如学生成绩、学籍档案管理, 管理人员可以使用软件设计人员设计的应用软件――“学生学籍管理通用程序”对学生成绩、学籍档案等教务资料实施有效的管理。
五、强化学籍档案利用的充分化
长期以来人们形成了固有的观念, 认为“档案”是“机密”, 无形中造成一种封闭状态, 使其望而却步，不能充分利用档案价值。学籍档案应鄙弃那种只为存档而存档的旧观念, 要强化学籍档案为教学科研服务的作用,，要研究怎么样使学籍档案由静变动, 成为活资料, 更好的为教学改革不断探索新路子这一现代学籍档案管理的主题。
学生的学籍档案是一个学生连接学校和社会的纽带，它真实的反映了学生在校期间的情况，是每一个学生以后就业发展的一个保证，也是用人单位选用人才的一个重要依据，所以具有很重要的价值，目前，国内学校的学生档案管理普遍存在一些问题，比如档案管理人员的意识淡薄、缺乏先进的档案管理经验等等。下面本文简要分析几点学生学籍档案管理中的问题及措施研究。
1.学生学籍档案管理存在的问题
1.1 管理人员意识不到位。大部分档案管理人员甚至是上级领导都不够重视档案管理，有的学校还将档案管理工作从属于别的部门，只看重教学过程的管理，不看重学生学籍档案的管理，这就使一些档案管理人员出现消极的工作态度，散漫的工作状态，产生上级领导都不重视自己又何必认真的思想，致使一些学生的学籍档案资料的准确性出现严重的偏差，这就直接影响到了学生以后的学习和就业等问题。
1.2 管理不够专业规范。前面说了，因为一些学校不够重视学生学籍档案管理工作，所以就没有一套相对规范的标准，这就导致了另一个问题，学生学籍档案管理工作不够专业规范，所以在收集、整理、保管等等这些过程中，管理人员也就随心所欲按自己的喜好管理，加之工作量大，过程又比较繁琐，时常出现混乱的局面，造成学生档案管理的丢失等等。主要有以下几个方面：
1.2.1 收集方面。目前，许多学校并不是单一的一种教学模式和教学课程，比如一些高校里面有研究生、本科、大专这些基本的教学形式，还有专升本、函授、培训、远程教育等等形式，比较多样，这种多样的教学形式就给学生学籍档案管理的收集工作大大的增加了复杂性，进而影响到它的准确性和完整性。
1.2.2 整理方面。整理工作是学生学籍档案管理中至关重要的一环，所谓整理，顾名思义就是将前期收集来的学生学籍档案的原始资料按照一定的类别进行分类和排列，然后组卷。在这个过程中，一定要做到分类明确、编排要统一有序，如果有的按照年份编排、有的按照学生的专业编排、有的又按照系部编排，没有一个统一的标准，这样就给以后的查找增加了难度。近年来，国家出台了一系列关于规范学校档案管理方法的文件，但是具体针对学籍档案管理的还是比较少，正是由于这样，没有法规约束，没有一个统一的建档标准，档案管理人员的个人随意性就比较大，因此在整理方面就容易出现混乱的现象。
1.2.3 保管方面。由于一些学校对档案管理工作不够重视，缺少专门的管理学生学籍档案的档案室和专业管理人员，只是像杂物一样简单的堆放在一起，不仅给以后的查找造成了不便，而且在一定程度上会造成档案资料的纸张发潮、泛黄、磨损。
2.应对措施研究
2.1 转变态度，增强认识。造成学生学籍档案管理出现问题，最根本的一个原因就是学校领导和学生学籍档案的管理人员没有认识到档案管理的重要性，所以，首先就是要转变态度、增强意识，让从事相关工作的人员必须认真的学习《档案法》以及相关的法律法规，明白学籍档案管理的重要性，；其次是学校领导要意识到学生学籍档案管理是关系着学生前途的，不能敷衍了事，必须从行动上支持，比如建设标准的档案室等。
2.2 制定学籍档案管理制度、规范管理人员。
2.2.1 建立统一规范的学生学籍档案管理的标准。由于一个学校存在多种教学形式，每个档案管理都按照自己的标准，势必会给档案管理造成混乱，所以，这就要求一个学校应该制定一套统一的标准，各个学院系部都能做到有章可循，并且严格要求执行，这样在极大的程度上减少了学籍档案管理的混乱。
2.2.2 从传统管理向数字化管理转型。随着社会的进步和发展，数字化、信息化已经成为我们生活的绝大部分，学籍档案管理利用互联网数字化也是一个必然发展的趋势，目前，部分学校的学籍档案信息管理系统还不够完善，档案管理人员的信息专业技术水平也还仅仅局限在简单的录入、查询、修改等，还不能很好的利用互联网对学籍档案管理进行一个信息化得改造，使得数字化管理并没有发挥其真正的作用。
随着教育改革的深入推进，很多高中学校也扩大了招生规模，增加了学籍档案管理的工作量，为档案管理人员提出了更高要求。新形势下档案管理人员要尽快转变观念，不断创新工作的方法，提升学籍档案管理工作成效。只有这样，才能做好学籍档案的收集、整理、归档和利用工作，并发挥其应有的作用。
一、新形势下高中学籍档案管理的意义
高中学籍档案通常有学生报名注册登记表、体检表、个人学习情况等内容，详细记录了学生在校学习成绩，可以反映出学生德、智、体、美、劳发展情况。学籍档案是学生档案的原始凭证，其重要性不言而喻，可以为教育部门与学校查询、检查、审核毕业资格等提供准确、可靠的依据。对此，高中学校要重视学籍档案管理工作，及时做好相关资料信息的收集、整理、归档等工作，确保档案的完整性与真实性，为今后的利用提供便利。
二、新形势下高中学籍档案管理的策略
（一）提高认识，增加投入。高中学校应做好《档案法》宣传工作，让学籍档案管理工作有章可循。学校领导要提高重视，实行“统一领导、分级管理”的方法，督促档案管理人员将相关法规制度落到实处，保证学籍档案的完整和安全。此外，学校还要增加资金投入，将学籍档案管理所需设备配置齐全，结合自身实际情况，建立专门的档案室，并落实防火、防虫、防盗和防潮等措施，尽快购置空调、去湿器、灭火器等设备。同时，学校还要配置打印机、计算机、扫描仪等现代化设备，为学籍档案的信息化管理创造条件。
（二）健全档案管理制度。高中学籍档案管理工作涉及内容众多，非常繁琐复杂，档案管理人员除了要管理学籍档案以外，还要做好资料的收集与保管，工作难度极大。对此，学校需要建立健全的学籍档案管理制度，并从自身实际情况出发，将学籍档案管理工作的标准与规范明确下来，让学籍档案的收集、整理、归档等工作能够统一开展。通过对学籍档案的全面整理，确保其完整性与真实性。档案管理人员在收集学籍档案的过程中，还应该根据规定的分类要求，认真做好整理工作，避免学籍档案出现遗漏。学籍档案在归档以后，档案管理人员应定期做好检查工作，将存在的安全隐患查找出来，及时采取有效的解决措施。同时要根据学籍档案的变动情况，做好相应的调整，让学籍档案更具实用性。
（三）充分应用现代信息技术。从以往高中学籍档案管理工作来看，主要采取统一管理纸质档案信息的方式，其局限性很大，纸质档案很难得到妥善保管，且在档案室保存过程中，容易受到虫蛀、受潮等威胁，从而出现损坏。这种方法不仅会浪费大量的人力和资金，工作效率也不高。对此，为提升高中学籍档案管理成效，?n案管理人员应该不断创新管理方法，加大对现代信息技术的应用，避免传统管理方式造成的局限，简化学籍档案管理流程，让信息资源得到充分利用。当前，现代信息技术已经被广泛应用于社会的各个领域，在高中学籍档案管理工作中，也应该发挥出信息技术的优势。学校也应该注重引进新的技术与设备，安排专业人员负责学籍档案管理工作，保证将学籍信息准确、完整录入到计算机中。同时学校也应采用自动化办公系统，对学籍档案进行管理时，提供自动检索的功能，让档案利用者能够快速、准确查找到所需信息，提升学籍档案信息的利用率。在高中学籍档案信息化管理工作中，还应与学校基础工作实现对接，为全校教学、教研工作提供准确的信息资料。此外，学校还要使用正规的信息管理平台，不断完善学籍档案信息，并实现学籍档案资源的共享，提升高中学籍档案管理工作的现代化水平。
（四）提升档案管理人员综合素质。现阶段高中学籍档案管理工作量巨大，涉及事项多，任务较重，需要加强对学籍档案的收集、整理、归档等各环节工作，这给档案管理人员带来了巨大的考验。对此，高中学校应实行有效的奖励制度，将档案管理人员的工作热情激发出来，让学籍档案管理工作能够顺利开展。要切实增强档案管理人员的思想认识，能够依法开展学籍档案管理工作，实现对档案资料的动态管理，提升工作效率。不仅如此，学校还要加大对档案管理人员的培训工作，让他们了解相关档案法律法规，并掌握档案专业知识、计算机技术、网络技术，从而更好地胜任学籍档案管理工作，从而有效提升他们的素质与能力。要将管理职责明确下来，合理规定范围，做好学籍档案的收集、整理与利用等工作。学校应提起对学籍档案管理工作的重视，并定期做好检查工作，将存在的问题查找出来，责令相关负责人整改。要在日常工作中主动总结经验，改进方法，让高中学籍档案管理工作再上新台阶。
三、结语
总之，新形势下高中学籍档案有了很大变化，对档案管理人员提出了更严格的要求。为做好高中学籍档案管理工作，需要主动学习新知识、新技能，不断提升自身的素质与能力，积极创新管理方法。这样才能提升高中学籍档案管理工作效率，并最大限度发挥其应有价值。
【关键词】高校 学籍 档案管理 发展
随着市场经济的人才市场不断扩大，对高校的毕业分配影响越来越大，而高校的学籍档案凭着数量多、利用率高与专业领域广等优势，受到了社会广泛的认同及应用，与其他门类的档案相比，学籍档案价值的优越性更大，但在现代高校中，学籍档案管理还存在一些不足之处，需要采取相应的对策给予解决，以促进高校学籍档案的管理发展。
1.高校学籍档案内涵
高校学籍档案作为学校档案的重要构成，主要指的是学生通过考试合格，并有招生办正规录取，且办理入学手续之后，获得正式学籍的高校学生，字入学开始至毕业离校间所形成的具有利用价值的查考原始资料。其内容主要包含高考成绩单、入学通知书、学生登记表、学年成绩单、学籍卡与奖惩材料等。学籍档案具有法律凭证、提供原始资料支撑与人才模式改进的参考等作用，也为用人单位的人才选拔提供了相关的咨询服务功能，因此，加强高校学籍档案的合理管理是必要的。
2.高校学籍档案管理存在的一些不足之处
2.1学籍档案的重要性认识不足
在高校管理中，学籍档案管理所发挥的作用是隐性、潜在与滞后的，很容易被高校领导所忽略，强化学籍档案管理水平，是需要资金投入的，但投入和回报间没有立竿见影之效果，所以，常常被学校的领导忽视，高校领导应该充分地重视学籍档案，并做好档案的管理工作。
2.2学籍档案管理不规范
在学籍档案的管理方面，存在不规范性，有些高校并未将学籍档案管理归入档案馆的统一管理当中，仅是从属于教务处或者学生处，尤其在民办高校中，一些学校为了减少办学成本，并没有建立档案馆，学籍档案仅是由教务处的某位教师进行管理，并且民办高校的教师流动性大，仅靠教师个人责任心是无法保证档案管理的安全性与完整性的。
2.3档案管理方式滞后
有些高校的档案管理方式依然应用的是手工管理，随着我国高校招生规模越来越大，高校人数的不断增多，仅依靠传统手工管理方法已不能满足应用者要求，档案管理任务繁重，手工管理效率低，致使很多档案材料无法有效利用。
2.4相关人员不稳定，开发利用不足
在高校学籍档案管理中，档案资料层次多、种类多、工作量大且事物繁忙，档案管理部门通常处在从属地位，无法得到领导重视，这使得档案管理人员的队伍不够稳定。学籍档案方面的开发利用会受到一定限制，像无现代化的档案管理软件、信息资源匮乏，业务熟练的技术人员缺乏，受学籍档案的保密性制约，档案利用具有小范围的局限性，而且学籍档案管理大多仅停留于简单整理、收集与归档方面，之后，束之高阁，档案信息的加工性不够，其作用未得到充分发挥。
3.高校学籍档案的管理发展对策
3.1加强学籍档案管理的重视性
在高校学籍档案方面，应加强高校领导、学生本人与各部门领导对其认识与重视，并自觉收集与更新学籍档案，因高校的学籍档案形式多样、种类多及构成复杂，这对档案资料的收集整理、归档与管理等方面带来了一定难度，校领导应加强学籍档案管理与建设工作的重视，并在人财物配备方面给予支持，对档案的办公与管理环境进行改善，并让学籍档案管理更为规范与制度，正规科学的学籍档案管理应建立在完善的规章制度上。
3.2加强档案管理制度的完善
完善的档案管理制度是学籍合理管理的基础，只有不断规范学籍管理制度，在各教学系下，对高校档案管理部门实施统一的标准、合理的过程管理与监督检查等目标管理，并且归位于高校的档案管理部门。在新管理模式下，学籍管理应围绕学校中心工作，像毕业生就业、学校招生、政治思想教育与教育教学管理等，在服务为主的教育思想下，加大高校的学籍档案服务功能，对学籍的管理数据与内容进行开放，以提升高校的学籍管理效率。
3.3改变学籍档案的管理方式
要提升高校学籍的档案管理工作，改变原来的手工管理方式，让档案管理人员能够从繁杂事务当中解脱出来，就应充分运用现代化技术，引进现代化与信息化的管理软件，有效实现高校学籍档案管理的网络化与电子化，以减轻档案管理人员的劳动量，提升管理工作效率，在信息化档案管理中，要做好注册、目录、受托权与属性的保密工作，利用权限设置，加强档案资料的完整安全性。
3.4强化学籍档案人员的队伍建设
人力资源作为首要资源，要推动学籍档案管理的发展，需要提升相关人员的素质水平，向相关人员提供相关的业务培训教育，并鼓励管理人员进行自学，以不断提高自身的业务素质与责任心。
3.5加强学籍档案管理的开发利用
随着高校教育的深入改革，学籍档案信息资源越来越受到人们的重视，高校学籍档案资源能否充分利用，直接影响着高校管理工作是否被社会所认可与接收，为了充分发掘学籍档案的信息资源，应加大编研工作，形成教研管的一体化。并且创造舒适优雅的环境，以拓宽高校学籍的档案利用空间。科学检索体系与查询系统，能够有效满足需求者的要求，提高信息使用效率，从而有效发挥学籍档案信息的作用，推动档案管理的高水平高效率发展。
4.结语
随着高校招生规模的扩大，市场人才竞争的日益激烈，高校学籍档案所发挥的作用越来越大，高校加强学籍档案管理水平的提高是很有必要的，不仅能为高校管理工作开展提供参考依据，还能为社会人才选拔提供可靠的原始资料，完善高校的学籍档案管理，强化信息资源充分的开发利用，可有效促进高校管理工作对社会发展与高校发展的适应性。
参考文献：
[1]陈静.初探高校学籍档案管理的有效措施[J].管理观察，2011（30）
关键词：学籍档案 管理工作 思考
随着我国高等教育大众化进度的加速和高校教育体制改革的不断深化，高校在校学生人数在不断增长，办学规模在不断扩大，办学档次在不断提升，高校学籍档案管理作为高校教学管理、学生管理和档案管理的重要组成部分，如何加强和完善，使其制度化、规范化，科学化，是当前高校学籍档案管理工作面临的新问题和新挑战。
1.学籍档案管理工作的内涵
学籍档案管理工作是以学籍为中心所开展的档案管理工作，贯穿在学生入学到毕业的整个期间，是对学生的入学资格、在校学习情况及毕业资格的审核与管理；是对学生在校期间直接形成的不同载体的学籍档案材料收集、整理、录入、立卷归档。学籍档案是保存利用价值的历史记录，具有原始性、真实性、信息准确性、可靠性等特点，具有重要的参考价值和凭证作用，它是学生在校期间全过程形成和积累真实地反映，有利于学校、个人及社会了解学生、掌握相关信息。同时也反映了学校各机关、系的教学、科学实验和管理情况，为学校人才培养、接受上级各类评估检查提供了可靠的材料。主要包括：1.学生学籍信息档案的管理，如：新生录取名册、新生入学登记表、学生名册、学籍管理卡片及新生电子注册、学生学年注册、学历电子注册等。2.学生学籍异动处理和考核违纪处理的管理，如：学籍变更材料(休学、保留学籍、复学、转专业、退学、开除等)。3.学生在校期间成绩的管理，如：学生成绩单、外语四、六级统考成绩、计算机等级考试成绩、职业技能鉴定考试成绩等。4.学生毕业信息档案的管理，如：学历电子图像信息采集、毕业资格审核、毕业生登记表、毕业证号、证书发放及补办毕业证明书等。5.学籍管理制度的建设及校风、学风建设活动等，如：各种奖惩、奖学金、助学金、心理健康教育、社会实践、党团组织等材料。
2.学籍档案管理工作中存在的问题
2.1学籍档案管理人员队伍建设问题。多数高校各系由兼职档案人员负责文件资料的收集、整理工作，由于兼职档案人员工作杂，任务重，没有经过专业岗位培训 , 档案意识不强，仅靠自身学习、实践摸索，没有过硬的专业能力和管理素质，因而在对学生档案处理和评价时，兼职档案管理人员自身也认为档案管理并不是很重要，使档案管理工作的开展受到一定的影响。
2.2档案信息储存分散、各部门缺乏沟通。由于部分高校招生就业处掌握着新生录取的基础信息，系拥有学生成绩的原始记录，学生处记录学生奖励、处分等信息，形成多头管理，使得档案管理的整体性发挥有限。这些部门缺乏有效的沟通协调机制，信息管理缺乏统一的规划和部署，而且各自的管理制度和标准也不统一，造成学籍管理就难以准确快速地建立学籍信息库，使学生的信息资源不能共享。另外，学生的许多档案材料都来源于各部门，由于各部门对档案工作重视程度上的不同，致使学籍档案材料不能及时地按照档案工作的要求进行收集、分类、整理、归档，导致学生信息材料不完全，档案内容单一，并且对档案资料真实度核审以及监管难度加大。
2.3学籍档案管理手段落后。当前很多高校学籍档案管理方式大部分以手工为主，工作量大，效率低，重复劳动多，准确性不高。计算机管理也仅限于学生基本信息及简单的检索查询，档案信息资源涵盖不全，没有真正对档案信息进行深加工，不能从根本上改变档案利用低等问题。此种管理手段已满足不了学籍档案管理现代化发展的需要。
2.4学籍档案管理制度宣传力度不够。学籍档案管理是针对每个取得学籍的学生进行的各方面管理，可以说关系到每个学生的切身利益。因为宣传制度的工作力度不够，可能导致许多在校学生对学籍档案管理制度的不重视或一知半解，甚至一些管理人员和教师也认识不够，给学籍档案管理带来了一些不必要的麻烦，例如：新生学籍信息学生本人确认和班主任（辅导员）核查的随意，导致到学生毕业前进行毕业基本信息校对时才发现信息不准确，才开始办理修改信息的佐证材料，给办理毕业手续带来麻烦。
3.切实加强和完善学籍档案管理工作
3.1健全规章管理制度，严格执行学籍档案管理制度
学籍档案管理关系到学生切身利益，建立健全学籍档案管理制度，是开展学籍档案管理的可靠保证。高校学籍档案涉及面广，因此必须严格制定各项工作程序，细化工作流程，各相关部门应加强协调，做好建档、归档、查阅、利用各个环节的衔接工作；要建立健全收集整理、检查审核、归档转交、保管保密与管理职责等各项规章制度，克服各行其是。如果学籍档案管理制度不健全，移交手续不严格，各部门之间的工作衔接不好，就会导致学籍档案材料的遗失，不齐全不完整。所以，严格执行学籍档案管理制度不仅要“有规可循，有规必循”，而且要做到“循规必严，违规必究”，有利于实现学籍档案管理工作的制度化。
3.2加强学籍档案管理人员队伍建设
高校学籍档案管理是一项政策性和业务性很强的工作，学籍档案管理人员素质的高低、能力的大小，直接影响着学籍档案的准确性，而各系兼职档案人员其档案业务水平将直接影响到档案收集的质量。因此，为了避免造成工作上的脱节和混乱，学校要定期举办各系兼职档案人员培训班，加强理论学习，熟悉学籍管理工作的整个流程，遵照档案立卷归档的原则，从档案材料形成的源头抓起，规范学籍信息采集途径，确立明确、标准的指标和项目，信息流通代码要一致，做到信息共享，为做好电子学籍档案铺平道路，避免更多的重复劳动。指导他们明确归档范围，实施动态管理，努力做到即收即归。充分调动他们的积极性，使其在工作中更主动、更自如，有利于实现学籍档案基础业务工作的规范化。
3.3互动式档案管理体系的建立
《中华人民共和国档案法》确定了档案工作的基本原则是“统一领导，分级管理”，加强各部门及人员之间的协调与配合，做到资源共享，是做好学籍档案管理工作的基本保证。学院各职能部门应加强学生在校期间的资料收集、归类归档、鉴别核对、转递送交等各项管理工作，建立统一的信息资源库，使学籍管理信息能够准确、及时，最终实现资源共享。
在高校学籍档案管理中，要充分利用现代办公技术，实现档案管理的现代化。学籍档案的内容和数量不断增加，如果仍沿用传统的手工方式去处理管理档案已远远不能适应现代化的需要。利用计算机网络技术，实现学籍档案的电子化、网络化管理，将纸质档案材料信息化，以档案管理部门为主，实现学生、班主任（辅导员）、档案部门管理人员等多方信息增补和修正，提高档案管理工作的效率。
当然，在档案管理的信息化建设过程中，学籍档案的检索、统计和查阅与现代通信技术相结合，可以实现远程传递档案信息，但保密问题也不容忽视，鉴于档案的多功能性，各种信息和数据都需要得到妥善的保护，只有确保档案资源的安全性，才能真正发挥档案管理信息化的优势，有利于实现学籍档案管理工作的科学化。
4.加强学籍档案管理宣传
学院可以在新生入学教育时组织班主任（辅导员）及学生进行《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校档案管理办法》的专场教育，并通过宣传栏、网上查询等途径让师生了解学籍档案管理制度 、“高校学生获得学籍及毕业证书政策告知”、“应征入伍大学生学籍管理办法”及其他有关的法规政策等，只有让每位师生都了解，才能切实配合做好相应的学籍档案管理工作，有利于实现学籍档案管理工作的基础化。
总之，高校学籍档案管理工作是一项系统工程，需要在探索中求发展、求完善。为此，学籍档案管理部门及管理人员应始终把握学籍管理为育人服务的方向，关注有关档案管理新技术，探索新规律，不断更新管理理念、管理手段，做好高校学籍档案管理工作，使其成为学校人才培养工作的需要，成为服务于学生的需要，成为服务于社会的需要。
Abstract： Open education is to open existing teaching resources and realize the sharing of learning resources and learners' free reference and learning， which not only means open to the object of education， the more important is the open of concept of education， educational resources and educational process. The open education enrollment management has information， scale， systematic and complicated characteristics. Scientific， standardized and efficient open education students files management is beneficial to enhance the the service functions and management quality of Xianyang Radio and Television University and enhance the school-running connotation.
关键词： 开放教育；学籍管理；档案管理；对策
Key words： open education；enrollment management；records management；countermeasures
中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）05-0219-02
0 引言
开放教育学生学籍档案的主要内容包括：学生基本信息、学期注册情况、课程注册情况、考试注册与考试成绩记录、学习过程中的奖惩情况、学籍异动情况等。学籍档案采用计算机和文字管理方式分别存于省级电大和中央电大学籍管理部门，作为学校和各级教育行政部门查询、检查、审核学生毕业资格的依据。
开放教育实行完全学分制，学籍8年有效；学习形式灵活、多样。所以与传统的学籍档案管理相比较，开放教育学籍管理既具有明显的信息化、规模性、系统性的特点，又具备复杂性、动态性、周期性和分散性的特点。
1 开放教育学籍档案管理的现状
1.1 管理人员对档案管理认识模糊，不够重视 开放教育学员受工作、家庭等多方面因素的影响，个别学员对学籍档案的采集不够认真和重视，档案资料的采集填写不完整、不规范、不准确，有的甚至由他人代填。部分学校对学籍管理缺乏正确认识，经济上要求，管理上放任，投资上不重视，部分管理人员思想上不够重视，认识上模糊不清，学员学籍档案审查不严，要求不规范，档案收集和管理相对混乱。
1.2 技术手段落后、管理模式陈旧 开放教育从招生到毕业电子已基本实现了网络化和远程操作，随着招生规模的扩大，学员档案数量不断增加，加之存放时间不固定，管理上流动性、动态性的特点，很多过程靠管理人员手工操作，没有上升到“电子”的高度，信息资源得不到充分的开发和利用。
1.3 档案知识缺乏，管理队伍薄弱 学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，即要求管理人员掌握一定的管理知识、软件系统的操作能力，还要求要有极强的计划性、准确性和原则性，甚至于对工作的协调、超前和创新。但是目前部分学校忽视学籍管理队伍的建设，轮岗、换岗、人员变动频繁，缺乏对管理人员的业务培训。管理人员综合素质偏低，年龄偏大、业务不熟，电脑操作能力差，不当的操作还会导致资料的丢失和损坏。
1.4 投入不足、设备简单，更新跟不上，软件不配套
开放教育学籍档案以电子档案为主，但电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在特定的介质上，必须通过计算机或其他特殊工具才能看得到它，没有传统档案的直观性。这就要求设备跟上，软件配套，管理人员会操作，能读懂，能看到。但目前各学校在这方面还存在很大的问题。设备陈旧，多年不更新，数码信息采集、二代身份证读写器、监控仪器等更无从谈起。
1.5 档案管理制度不健全，网络安全无保障 档案具有真实性、原始性和安全性的特点，开放教育有他自身的规律和特点，所以就要有与之相适应的学籍管理规章制度，不能套用全日制学籍管理规定。有的学校虽然制度完善，但执行不严，工作随意性较大。如果网络安全得不到保证，就会严重影响学籍档案的管理。
2 加强开放教育学籍档案管理的对策
2.1 提高对档案管理重要性的认识 学籍档案管理是开放教育一项重要的基础性工作，它的管理水平和质量直接影响到开放教育的质量。所以要充分认识档案管理的重要性。高标准、严要求地做好学籍档案管理的每一项工作、每一个细节，切实保证学籍档案真实的反映学生学习的全过程。加强对学籍管理队伍的培训和教育，熟悉和掌握计算机技术，提高分析问题的能力。结合学籍工作实际，探索出学籍档案管理的基本规律；树立“一切为了学生，为了学生的一切”的服务意识，全面提高学籍档案管理水平和能力。
2.2 强化档案制度的建设，全面推进科学、高效和规范的管理档案 建立健全开放教育学籍管理制度，科学高效的搞好学籍管理是提高开放教育质量的前提和保障。学校要在上级部门有关制度的基础上，制定出符合自身实际的管理制度，使管理人员有章可循，有据可依，开放教育的档案管理更加科学化、规范化和高效化。
2.3 创新信息化管理手段，发挥开放教育系统优势，提高档案管理的质量和效率 学籍管理是一项即严肃有严谨的工作，相关部门要依据开放教育的网络化、系统性的特点，将学籍管理纳入到科学化、现代化、信息化的轨道上。及时、全面、准确的利用计算机网络对学员的学籍进行管理，使管理和比管理者能随时随地了解学籍状态，实现学籍信息的规范化和管理的程序化，促进学籍档案管理工作的质量和效率的不断提高。
2.4 树立安全意识，采取有力的措施，严防档案损失，确保档案的安全 计算机并不是无懈可击的，随着网络的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。档案信息涉及大量的个人隐私，网络的不安全、软件存在漏洞，防火墙被突破，黑客攻击、读取和更改学生信息等等，既会给档案管理带来巨大的损失，也会对学校声誉带来一定的影响。所以加强安全防范意识，采取必要的措施，防止信息泄露就成为我们管理人员必须重视的问题。
学籍管理是开放教育一个重要的组成部分，学籍管理工作者要改变观念、提高认识，加强学习，不断的研究和探索学籍管理的新思路、新办法和新动向，建立健全适应开放教育特点的规章制度，推动学籍管理不断完善，规范化、科学化的提高学籍管理的质量，真正的做好学籍档案管理工作，提升开放教育学籍管理的内涵，促进开放教育又快有好的发展。
参考文献：
[1]田红梅，韩愈强.论现代远程开放教育学籍管理的特点及战略意义[J].厦门广播电视大学学报，2008，（1）.