时间：2023-05-30 10:26:13
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理基本情况，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：教学档案 人才培养工作评估指标体系 高职
教育部为了促进我国高等院校的持续、健康发展，从2004年开始正式在全国范围内对高职高专院校开展人才培养工作水平评估计划。因此很多高职院校为了加强人才培养，就实行宏观管理政策，因此，加强人才培养工作水平评估也成为高校监督和考核的主要形式之一[1]。
1 高职院校教学档案在评估中存在的普遍问题
1.1 教学档案不规范，档案混乱、不齐全
由于高职院校档案管理工作起步晚、制度不健全，缺乏专业档案人员，在档案评估准备阶段前期，我们不难看出：教学档案材料的收集与整理带有很大的随意性，而且一般只重视红头文件的收集与整理，而不重视教学管理等材料的收集。
1.2 统计数据出处甚多，口径不一致现象严重
高职院校人才水平评估中各类数据的整理，就是对高职院校办学条件、办学水平、办学效果等各项指数进行分析等[2]。我们在准备的过程中，一般数据多分为学生人数、师资比例、科研获奖统计、专业职业资格证书获取率及等级、教学经费、实践课时比例等，统计数出处甚多，相互不一。
2 高职院校人才培养工作评估指标体系与教学档案
在教育部关于高职高专院校人才培养工作水平评估的计划表明，制定了针对高职高专院校人才培养工作水平评估的指标体系。该体系主要包含领导作用、师资队伍、课程建设、实践教学、专业建设与特色、教学管理、社会评价等7个主要评估指标，22个关键评估要素，设置了55项重点考察内容，这些体系涉及到高职院校的很多部门，涵盖了高职院校工作的很多方面。教学档案一般都是在教学实施过程中直接形成的，是学校教学活动的直接反应，具有一定的参考价值，是反映教学过程的系统而完整的“客观证据”[3]。
3 基于人才培养工作评估指标体系的教学档案内容、范围与分类
3.1 教学档案内容
在人才培养工作评估指标体系中的师资队伍、课程建设、实践教学、专业建设与特色、教学管理这些主要评估指标的考察内容均涉及教学。评估专家除通过现场听课、座谈会、专题研讨、汇报会等现场考察外，大部分时间主要是依据评估指标体系查阅学校提供的各项支撑材料，特别是对教学档案的审阅。教学档案是评估专家对人才培养质量实际评价的依据，为提高评估工作的效能，使学校取得积极的评估结论。
3.2 教学档案的范围
根据指标体系，教学档案的范围如下：
①师资队伍：主要包括在校内专职授课的教师的基本情况和授课教师的情况；还有就是在学校兼职的教师的基本情况、授课情况和其他的一些情况；最后就是校外兼职教师的基本情况和授课情况等。②课程建设：包括课程内容、教学方法与手段、主讲教师、教学资料。③实践教学：包括顶岗实习记录、校外实习基地、实践教学课程体系设计、实践教学管理、实践教学条件、双证书获取。④专业建设：包括专业设置、专业剖析材料、特色专业建设规划。⑤教学管理：包括教学制度与运行管理、专职教学管理人员的基本情况、专职学生管理人员的基本情况、专职督导人员的基本情况、评教情况。
3.3 教学档案的分类
根据教学档案的内容，将教学档案分为：①教师业务档案。指校内专任、校内兼课、校外兼职和校外兼课四类教师的业务档案，档案内容包括教师的基本情况、技术职务、职业资格等级、双师素质情况，学年授课情况（课程、工作量等），培训进修、挂职锻炼、社会兼职、获奖项目、获技术专利、主持教学改革课题、主持横向技术开发课题、公开和著作等。②专业与课程建设档案。包括专业设置、专业建设规划、专业人才培养方案、课程标准，课程教学实施资料，课程资源等。③实践教学档案。包含顶岗实习材料、校内实验实训室材料、校外实习基地材料等。④教学管理档案。教学管理人员业务档案、教学管理制度汇编、评教统计等。
4 完善教学档案建设与管理的对策
教学档案直接影响到学校评估的结果，充实和完善教学档案是学校顺利通过评估的必要条件，是学校评估的基础和依据。只有加强教学档案的建设，不断提升档案管理水平，才能保证评估工作的顺利进行。
4.1 强化意识，建立教学档案管理制度
建立一整套完善的教学档案管理制度，对档案材料的收集范围及立卷、查阅、利用等方面都作出统一、具体的规定。建立教学档案信息反馈制度，广泛收集校内其他部门的意见或建议，积极创新管理模式，提高教学档案的真实性和完整性。
4.2 提高教学档案管理人员的整体素质
进一步提高教学档案管理人员的整体素质，积极优化组合有效的档案人力资源，使之与现代化、立体化、规范化的档案管理相匹配。
4.3 丰富教学档案建设内涵
随着教育改革的深入，高职院校也进入改革时期，学校建设不断深化，档案管理范围也不断扩大。高职院校也将教学改革中的典型材料纳入教学档案管理的范围内，以此来丰富教学档案。
4.4 创新教学档案管理手段，实行信息化管理
随着信息时代日益发展，高校档案管理工作已经发生翻天覆地的变化，高职院校利用计算机网络来提高对档案信息的采集、著录、检索、传输、服务的工作力度，因此电子档案也逐渐成为教学管理工作的重中之重，因此学校的档案管理也进入信息化时代。
5 结语
我们对教学档案进行分类整理，就需要完善评估材料，适当地对教育评估指标体系进行材料补充，这样才能在教学档案的评估中发挥重要的作用。我们为了保证提高高职院校各方面工作的顺利发展，就需要让教学档案工作步入正轨。
参考文献：
[1]杨丽珍.高职院校水平评估与学生素质档案的建设[J].扬州职业大学学报，2008，12（1）：54-56.
清原满族自治县念好“三字诀”，贯彻落实从严管理干部要求，创新档案管理方式，规范操作程序，建立共享体系，有效提升了干部人事档案管理水平。
念好一个“建”字，不断夯实工作基础。建立健全《干部档案工作制度》《干部档案安全保密制度》《干部档案管理人员职责》等制度；规范了《干部档案借阅登记簿》《干部档案查阅登记簿》《干部档案材料收集登记簿》等8类簿册，使干部档案管理记载清晰、查阅方便。按照《干部档案转递工作制度》，在干部提拔、调动时，采取“三看”的方式对档案进行严格审查。一看材料是否齐全；二看内容是否真实；三看有无涂改现象。同时，在接转过程中坚持“三不转递”原则，即个人带档不转、没有调函不转、接收单位不明不转，确保档案转递无差错。
念好一个“严”字，不断规范日常管理。严把“材料收集关”，在档案材料收集过程中，严格审核干部提供的表彰奖励、学历学位和入党资料等，并对干部违纪、违规、违法处理材料及时装档。对材料不完整、模糊不清、残破难辨的不予接收。各类材料均实行登记后入档，确保档案材料的真实性、完整性和有效性。严把“政策规定关”，干部档案转入后，首先对干部的年龄、党龄、工龄和学历学位进行严格审核认定，通过认真查阅原始资料，依据认定原则，进行客观认定，确保“三龄两历一身份”准确无误。严把“整理归档关”，凡属应归档的材料，均按照《干部档案整理工作细则》整理立卷。将收集的每份档案材料进行分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。
念好一个“享”字，实行干部信息动态管理。利用计算机、扫描仪等设备，将干部基本情况、职级、学历等干部档案信息整理录入系统。全面反映干部的基本情况等固定信息，记录职务变动、工作履历等动态信息，做到随时录入、随时更新，保证档案信息的时效性、真实性和准确性，使干部档案管理工作达到数据化、信息化的要求。同时建立了干部档案信息网络化管理体系，按照干部管理权限，在领导和相关组室间，建立了干部人事档案信息管理局域网，使信息得到共享。在使用权上，根据不同用户，通过密码和身份确认后，及时提供所需信息。改变过去从纸面上静态了解干部人事情况的传统方式，实现从形式上变被动服务为主动服务，内容上由单一狭窄变为丰富全面，确保了干部人事档案管理的高效性。（作者单位：清原满族自治县委组织部）
【关键词】计算机技术 Internet技术 档案管理
在公证档案管理工作中接触最多的是纸质档案，纸质档案看得见，摸得着，管理工作无需赘述。视听资料、软件档案看得见，摸不着，档案管理不能局限于纸质档案管理技术，还要求熟练掌握计算机、Internet知识，熟练应用计算机、Internet技术做好视听资料、软件档案管理工作。必须好以下几点：第一，保全视听资料、软件公证：1.必备要素；2.选择要素；3.签章。第二，档案管理问题：1.存储介质；2.不同介质的存储保管特点；3.云存储技术；4.数据安全问题。
1 保全视听资料、软件公证
保全视听资料、软件公证书内容包括公证书编号，申请人基本情况，关系人基本情况，公证事项（保全视听资料、软件），证词内容：
（1）必备要素包括：1.申请人姓名或全称、申请日期及申请事项；2.保全标的的基本情况。包括：保全视听资料、软件的名称、数量、表状特征，所有人或使用人、经营人、传播者、实验者的名称，视听资料或软件的播放、销售、使用、制作、运行的地点等；3.保全视听资料、软件的时间、地点；4.保全的方式方法。包括：申请人提交、公证人员提取、现场实验记录、技术鉴定、录音、录像、复制、下载等其他能够固定并再现证据的方式；5.保全证据的关键过程：①参与保全的人员。包括：承办公证人员及在场的相关人员的人数、姓名。②公证人员保全过程中所做的主要工作。如购买、拷贝、下载、复制、发送视听资料、软件的过程，对取得的证据履行了提示义务等。③视听资料、软件取得的时间、方式、地点等。④取得的证据数量、种类、形式、封存方式、存放处所等。当事人对取得的证据予以确认的方式和过程；⑤公证员结论。应包括以下内容：保全证据的方式、方法、程序是否真实、合法，用于作证的书面文件（如发票、产地证明等）要同时证时这些书证的真实性。取得证据的数量、种类、日期，取得证据的存放方式及存放地点。
（2）选择要素包括：1.申请保全证据的原因、用途或目的；2.办理该项公证的法律依据（公证法规或有关规章等）；3.有书证能够证明视听资料、软件的来源或存在的，应写明书证的名称；4.重要的保全工作记录文书的名称；5.公证书的正本和副本；6.附件。
（3）签章。1.公证处签章；2.公证员签名或盖章；3.签署年月日。
2 档案管理问题
视听资料、软件公证档案管理不仅涉及到纸质档案，同时也涉及电子档案，公证过程中不仅要对纸质文件进行审核，还要求对视频资料和软件进行审核。这就需要档案管理人员和公证人员对视听资料和软件有所了解，并熟练电子档案管理知识，确保视听资料、软件档案安全。视频资料、软件档案的保存方式不同于纸质档案，需要保存工具和保存介质，还需要计算机相应知识，能够熟练运用计算机，Internet技术解决视频资料、软件档案存储、备份、异地备份、网络备份，甚至云备份。
（1）存储介质。视听资料、软件需要存储介质才能存档保管，从计算机发展历史上存储介质包括3.5英寸软盘、光盘、U盘、移动硬盘、硬盘。目前3.5寸软盘已经基本淘汰，光盘存储也逐渐淡出人们的视线，随之而来的是存储海量的U盘、移动硬盘、硬盘、网络硬盘、云存储。
（2）不同介质的存储保管特点。保全视听资料、软件公证档案管理选用介质不同，存储效果也不一样，3.5英寸软盘随着计算机的不断升级换代已经被淘汰，而公证档案要求保管期限凡属于需要长远查考、利用的公证档案，列为永久保管；凡属于相当长时期内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为六十年；凡属于在较短时间内需要查考、利用、作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期为二十年。如此漫长的保管期限，如何确保保全视听资料、软件公证档案不受计算机更新换代影响值得研究。过去用3.5英寸软盘保管的保全视听资料、软件公证档案如今恐怕已经很难找到打开设备了，那么随着计算机更新换代的不断加快，如今被广泛采用的光盘介质何时被淘汰也是一个大问题。即便是硬盘由于接口技术更新，过去普遍使用的IDE接口如今已经被SATA接口所取代，再过几十年乃至更长的时间还能不能找到打开IDE接口的设备也是未知数。所以一定要用长远的眼光思考问题，瞄准新技术，使用新设备，这样才能确保保全视听资料、软件公证档案正常使用。
（3）云存储技术。云存储是在云计算（cloud computing）概念上延伸和发展出来的一个新的概念，是指通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等功能，将网络中大量各种不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协同工作，共同对外提供数据存储和业务访问功能的一个系统。当云计算系统运算和处理的核心是大量数据的存储和管理时，云计算系统中就需要配置大量的存储设备，那么云计算系统就转变成为一个云存储系统，所以云存储是一个以数据存储和管理为核心的云计算系统。应用云存储技术做好保全视听资料、软件公证档案管理是一种廉价安全的好办法，百度云盘、金山快盘、联想快盘等等为网络存储提供了强大的平台，在不同云存储公司之间进行存储和备份，能够有效解决存储介质更新换代带来的麻烦。
（4）数据安全问题。国际标准化组织（ISO）对计算机系统安全的定义是：为数据处理系统建立和采用的技术和管理的安全保护，保护计算机硬件、软件和数据不因偶然和恶意的原因遭到破坏、更改和泄露。由此可以计算机网络的安全理解为：通过采用各种技术和管理措施，使网络系统正常运行，从而确保网络数据的可用性、完整性和保密性。所以，建立网络安全保护措施的目的是确保经过网络传输和交换的数据不会发生增加、修改、丢失和泄露等。保保全视听资料、软件公证档案数据安全问题也是不容忽视的大问题，要不断学习计算机数据安全知识，掌握数据安全常识，妥善做好保全视听资料、软件公证档案管理工作。
作者简介
尹璐（1979-），女，吉林省四平市英城公证处档案官员。
【关键词】高职院校；评估档案；构成；作用
高职艺术类院校的评估是教学实践活动中的重要内容，在人们对教学质量要求越来越高的背景下，实现教学科学评估对于提升高职艺术类院校的教学水平具有重要的促进作用。评估档案是高职院校教学评估的重要依据，是高效档案的重要组成部分，做好高职艺术类院校的评估工作，就必须要加强高职评估档案的管理工作。
高职艺术类院校评估档案是由不同性质的档案组成的，这些档案对艺术类院校自身所起的作用也存在很大的不同。加强高职艺术类院校评估档案的管理，首先必须要了解这些评估档案是如何构成的以及它的作用是怎样的。
一、高职院校评估档案的构成
我们对高职院校评估档案的构成的考察，可以从评估档案本身的形成过程来进行考察。笔者认为在高职院校的评估档案主要包括以下两个重要组成部分：一是迎评档案；二是评估过程档案。这两种分类就是按照评估档案的形成过程来进行分类的。其中迎评档案主要是在学校评估之前产生的，而评估过程档案则是在高职艺术类院校评估前期、中期、后期产生的。我们要加强高职院校的评估档案管理工作就必须要充分认识到这两者的概念，笔者结合多年的档案管理经验，认为迎评档案是评估档案的主体，它主要是由迎评材料构成的。
（一）迎评档案介绍
迎评档案主要指的是学校自评以及接受评估的资质以及材料。迎评档案主要是由两部分构成的：一种档案是在艺术类院校教学过程中形成的原始档案；另一种是根据评估需要重新整理的档案。迎评档案的具体形式是多种多样的，根据笔者多年的经验，认为可以把迎评档案分成四大类：体材料、备查材料、支撑材料以及工具材料。接下来，笔者就来详细论述这四种材料。
1.体材料。体材料主要指的是在高职艺术类院校评估过程中学校必须要具备的材料。必须要具备的材料通常是指自评报告。自评报告在学校评估能起到十分关键的作用，它是学校评估的主要依据。学校的自评报告是学校对学校基本情况的介绍以及发展思路、发展水平的阐述。专家组对学校的评估主要是通过学校的自评报告来进行评估。除了自评报告外，某些高职院校在评估工作中还准备了特色报告。特色报告不是明确要求要交的报告，但它也是体材料的重要组成部分。
2.备查材料。备查材料主要指的是为了专家更加深入地了解高职院校自身的特点，而准备的材料。备查材料主要是一些教务档案、考试试卷、论文等材料。备查材料一般具有真实性与原始性的特点，评估结束后这些备查材料不是所有的都需要备档存储。要有选择性的进行备储。
3.支撑材料。在高职院校评估过程中专家组只会提供一些评估指标，通过这些指标来对高职院校进行评估。高职艺术类院校必须要根据这些指标来规范材料。这些按照评价指标加工而成的材料，就是支撑材料。支撑材料是直接应用型材料，是专家认定等级的时候参考的主要资料。
4.工具材料。工具性材料主要指的是评估过程中学校各种可供对比的材料。最为典型的工具材料就是学校的基本状态数据，当周的课程表、学生名册、教学管理人员名单等。工具材料是进行评价的主要参考依据。通过分析这些工具材料，专家组可以深入地了解学校的基本情况。
（二）评估过程档案
评估过程大难主要指的在高职院校评估过程中形成的各种档案，评估过程中形成的文字、图标、声响材料等都可以当作评估过程档案，评估过程档案在形式上也可以分为三个大类：准备类、进校类、整改类。
1.准备类。所谓准备类主要指的是高职院校在接到评估通知后，就开始准备的材料。在这个阶段形成的综合性材料主要包括学校、系部的自评以及预评估等内容。具体而言主要是指评估工作通知、评估学习、会议、工作的材料；评估相关的展览、声响、通报等材料；
2.进校类。进校类材料主要指的是在专家组正式进校以后评估过程中产生的各种材料。进校类材料主要有专家填写的各种形式的工作表、会议记录、专业意见，宣传报道材料，学校评估方案，安排等内容。
3.整改类。整改类材料不仅包括专家组提出意见后学校进行整改的材料，而且还包括专家组评估以前的各项整改材料。整改类档案的管理贯穿于学校评估的全过程，在评估过程中必须要严格按照相关规定来进行管理。整改类材料具体包括整改任务书，整改情况通报，整改动态报道等内容。
二、高职院校档案评估档案的作用
在分析了高职院校评估档案的构成后，我们就来探讨一下高职院校评估档案的作用。笔者认为高职院校评估档案主要有以下两个作用：一是高职院校评估档案有助于学校评估，提高学校的认证等级。二是能够为教学改革提供必要的数据。
（一）有助于学校评估。上文提到高职院校评估档案是专家对学校进行评估的重要参考资料，是可靠真实的一手资料。学校评估档案的准备情况直接影响着学校评估效果。在高职艺术类院校评估过程中学校要实事求是地准备学校自评报告，按照专家提供的评价指标来完善支撑材料。只有把各种资料准备好以后才能够顺利实现学校评估。
（二）为教学改革提供了必要数据。如今教学改革成为了高职艺术类院校教学的主流，深化教学改革有赖于对学校自身实际情况地了解，而对学校自身情况地了解，主要是通过学校各项基本数据来进行分析对比来得出结论的。在学校评估过程中形成的学校评估档案几乎涵盖了学校的各个方面，这些档案能为教学改革提供最基础的数据。
三、加强高职院校评估档案管理
在文章的结尾，笔者想要就高职院校评估档案管理提出一点建议。笔者根据多年的档案管理经验，认为针对高职艺术类院校的评估档案管理，必须要做到以下两点：一是要及时收发，收发工作是高职院校档案管理工作的重要内容，做好收发工作是提高档案管理效率的重要手段；二是要建立完善的管理制度，注重记录。在档案管理过程中管理人员要高度重视档案管理的记录工作，做好档案管理记录工作有助于保证档案不丢失，不失真。
高职院校评估档案是学校评估过程中的重要环节，加强高职院校评估档案管理工作对于提高学校的教学水平具有重要意义。本文结合高职艺术类院校的档案管理经验探讨了评估档案的构成和作用，笔者认为做好档案管理必须要重视档案收发与记录工作。
【参考文献】
中图分类号：G717.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）18-0354-01
学校的档案管理，历来是学校常规管理工作的重要环节和重要内容，它反映了一所学校管理工作严谨、规范和科学的程度，从一定意义上也能透视出一所学校的整体办学水平，所以应高度重视学校档案管理工作。
一、档案管理的意义
档案管理是学校教育管理中的一项非常重要的基础工作，它对于学校的教学、科研管理有着不可忽视的作用。
做好档案工作，为学校工作决策提供了参考依据。学校的每项管理工作都是与档案密不可分的。没有了档案，学校管理就无从说起，因为学校管理的一切实践活动，最终是通过档案的形式反映出来的。档案管理既是学校管理的一项基础工作，也是衡量一个学校管理水准的重要方面。建立健全学校档案，不仅能确保学校管理与建设、改革与发展等方面工作业绩的真实记载和史实的积累，不断积淀和丰富学校的文化内涵，而且是学校有关工作决策的重要依据。依据翔实的档案资料可以增强决策的公正性和科学性，避免或减少盲目性和随意性，提高管理效益。
二、学校档案管理工作的现状分析
现阶段，很多学校对档案管理工作不够重视，档案管理资源不足和管理手段不高，其主要表现在以下几方面：
1.档案管理意识淡薄，利用率不高
长期以来，由于人们对档案工作意识不强，认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，是档案管理工作得不到重视的一个重要原因。
2.档案管理人员业务素质不高，档案管理工作开展难度大
三、业务档案
教师业务档案主要是反映学校教师队伍建设成效、教师队伍的结构、变化和整体素质状况。学校应建立总的教师业务档案外，每个教师应建立个人档案。过去教师调动时，该档案都随个人行政关系一并密封转入新单位，以证明该教师的基本素质和工作业绩。
一是总的教师业务档案归档内容和范围是：
1、全体教师花名册和教师基本情况统计表；
2、教师继续教育、学历进修、教学与教研科研成果，综合考核及评优、奖惩登记表；
3、每学期的课程表、教师的任课一览表和工作量统计表。
二是教师个人的业务档案归档内容和范围是：
1、个人基本情况登记表；
2、个人学科教学计划；
3、个人发表、获奖或典型的教案、文章和其他作品的原件或复印件；
4、个人职称评定、晋级、考核、评优等文件资料；
5、评聘、学历、资格、职称、获奖等证书原件或复印件；
6、体检表。
一般学校没有设定专职档案管理岗位，或有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，缺乏系统培训，档案管理手段落后，严重制约学校档案管理工作的发展。
四、做好档案工作，为深化教学改革提供了辅助服务
在深化课堂教学改革，不断提高教学质量的过程中，档案工作也显得尤为重要。为提高教师的备课授课水平，根据档案及时为教师提供一些教学资料和教学改革经验。这样，教师可根据备存的一些资料制定教案，了解学习她人的先进经验，减少教学实践中的盲目性。尤其是青年教师，能借助档案资料，在授课中少走弯路，快步进入角色。同时，收集整理的关于教学计划、优质课、实验课等资料，充实、完善了教学档案，能有效地促进教学改革。
五、做好档案工作，为优化科研工作提供了信息服务
档案能为科研选题提供依据。学校的教学离不开档案，学校的科研活动更少不了档案的帮助。科研课题立项，往往需要查找大量的档案资料，充分论证，找出日常教学和研究中的有价值的困惑和问题，使选题立项减少盲目性，增强可行性。档案能为科研发展打好基础。对教师的科研课题立项后，要引导教师注重收集科研课题研究过程中产生的各种文件、资料，并加以分析整理。待有关科研项目结束后，系统整理，将所有资料整理归档。这样，会使学校的科研活动有一定的连续性，为今后开展科研活动打下良好的基础。
六、档案的收集、整理
学校档案资料的形成，主要由学校各职能机构在日常管理中形成的原始资料，各职能机构都要形成档案管理意识，按照档案分类要求和各自的职责，负责日常的资料收集、整理、分类，保存。期末结束后学校要统一时间收集、整理学期内的全部档案，并按有关规定进行充实完善相关内容（特别是义务教育档的续档，休留转、辍等学生花名册与统计表的核实补充等）。需要强调的是，随着现代化教学手段的应用，不仅要整理文本档案，也有必要整理好电子档案。整理完由学校领导审定后.组织专门人员归档装订，移交档案室。同一类档案视其内容多少可分装若干卷，但要注意规范填写案卷封面、目录和内容编码。声、影、像、实物档案的编码要确保其耐久性，并与文本档案编码相一致。由于教学档案内容繁杂，原始资料较多，所以有条件的学校可设资料室，以便于存放过程性的档案，从而提高管理者的档案积累意识。对于专项检查的档案可以不装盒，采取个性化的装订方式。
七、档案的管理与利用
1.1提升档案管理效能
目前,传统的人管档案已经难以适应时展大的新要求,需要引入信息技术推动档案管理工作日益规范化、现代化。积极运用信息技术,建立档案数据库及其链接,不仅能够使单位内部人员根据关键词或者代号快速找到所需档案,还能实现单位之间档案共享,及时快捷的实现单位间档案互调,从而提高档案工作效率。信息技术除快捷外,最重要的是能及时更新,这不仅可以促进工作人员及时警醒自身,还能使领导更清晰的掌握工作人员日常工作状态,极大推动档案管理工作及各项工作良性协调,提升档案管理效能。
1.2促进档案数据整合和优化
档案本身较为繁杂,尤其是人事档案涉及人的基本情况、家庭状况、学校表现、奖惩情况等,仅靠传统的人管档案很容易导致档案分类混叉甚至是丢失。惟有运用信息技术将档案输入计算机,而后进行融合与分析,实施规范化管理,分析原有的工作人员档案,及时输入其新的档案,并将二者进行对比,删去已淘汰档案、剔除重复档案、增加新的内容,总结档案管理规律,促使档案管理工作适应时展要求,提高工作效能。随着科技的发展,基本可以实现数据库的自动整合与更新,既节省劳动力又方便快捷,大大提高了档案管理工作效率,实现档案的及时整合与优化。
2着力推进事业单位档案管理信息化的对策建议
2.1着力加强档案管理的“硬件”建设
强化“硬件”建设,是着力推进事业单位档案管理信息化的保证。要继续加大对硬件设施的投入力度,如计算机、数据库、存储设备等,为建立信息化的档案管理提供物质基础。选择性能较好的硬盘等存储设备,确保档案资料能够有效存储。充分考虑到事业单位档案具有连续性的特征,坚决避免档案顺序颠倒,做好旧档案的整理工作,实现档案的合理归档,促进档案资料库不断完善,为推进档案信息化建设打下坚实的基础。着力创新档案管理方法,积极应用新技术,在确保纸质档案安全高效的前提下,扩大电子档案的应用范围,充分发挥电子档案的作用。
2.2加快推进文档一体化建设
建立一体化文档,是着力推进事业单位档案管理信息化的关键。针对当前事业单位存在文档分离的现象,要大力推行文档一体化,彻底杜绝工作重复的现象,切实把日常文化和档案统一起来,做好文件管理的事前控制,从源头上提高档案的质量,促进档案功能得到有效发挥。继续抓好信息源头的梳理的控制工作,彻底改变文档分离的难题,应用现代信息技术实现文档一体化。选择优质的文档一体化软件,确保在文件形成之初就有档案工作的介入,有效避免档案文件丢失所带来的损害。组织相关人员研究档案一体化管理,有效化解电子档案带来的新情况和新问题。
档案馆管理体系的核心便是档案管理，加强档案工作的规范化管理一方面可以有效做好档案征集工作，不断地丰富馆藏；另一方面也可以推动档案管理工作持续、有序的进行。要做好档案工作，需要利用相关的法律法规规范化管理档案的征集工作。因此，新时期下，各档案馆在开展档案征集工作的同时，应出台和完善相关的档案征集管理条例和办法，对档案进行有效地利用和保护，从而才能更好的保证档案工作的顺利开展。
1.档案工作中存在的问题简析
1.1严重缺乏档案征集的意识
受传统观念的影响，当前我国档案工作人员仍然沿用传统的档案管理方式“重视收集、轻征集”。一些工作人员缺乏主动征集档案的意识，不愿主动走出去拓宽征集渠道，工作积极性不高，严重制约了档案征集工作的顺利进行。此外，由于对档案管理工作的重要性缺乏宣传，导致社会群众及一些单位的领导对档案征集工作的认识不到位，不愿配合或支持这项工作。
1.2缺乏完善的档案征集机制
新时期下，随着相继出台《档案法》及其《实施办法》，同时一些地区也根据实际情况制定了相应的规定，在一定程度上有效地促进了档案征集工作的发展。但由于缺乏完善的档案收集、征集方面的法律制度，部分相关法律法规存在模糊不清的状况，缺乏健全完善的相关组织保障体系，从而严重阻碍了征集工作的发展进度。
1.3档案征集方式较滞后
当前我国各级档案馆为了确保档案工作的顺利开展，在档案征集工作方面花费的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到经费、库房等方面的限制，档案征集方式仍然以主动宣传、被动接受为主的方式，没有采取新的手段，因此，在很大程度上减少了征集渠道，也不能与民间、市场相联系，不能全面了解档案资料情况。
2.对档案工作规范化管理的探讨
为了对档案工作加强规范化管理，档案工作人员必须采取措施，严格规范档案征集工作中的各个工作步骤和工作流程，制定相关的规定和制度，作为档案征集工作管理的依据。只有从源头上规范化了档案的征集工作，才能从根本上保证档案工作的规范化管理。
2.1制定合理可行的工作计划
在档案征集工作的整个流程中，提前制定合理可行的工作计划对整个征集工作的顺利开展有着重要的指引作用，是评估和鉴定征集对象的重要依据之一。一般来说，档案征集计划的主要内容包括征集的方式、原则、标准及范围等，档案工作人员应该熟悉并明确每个阶段的征集目标，包括明确征集的重点以及整个征集过程的各项经费预算等。征集的档案应交由征集人员进行分类归档管理，由本单位的财务人员实行对档案的接收。档案工作人员应根据征集对象的评估报告、征集档案的审批表、持有人签订的征集协议、征集过程中的经费支付凭证、专家鉴定回忆的会议记录及档案点交记录表等方面对档案进行归档。
2.2提出征集意向，做好档案评估
在档案征集前，应由两名以上的档案征集人员以书面的形式提出征集档案的意向，并准备好相关的征集材料，主要包括档案征集意向书、档案征集申请表、征集对象原件及相关材料。通过上交档案征集意向书，可以确认征集对象的持有人是否完全自愿地出让征集对象，为了更好的提出意向，必须认真记录清楚征集对象的基本情况描述和持有人所提出的要求，将征集对象的名称、所属年代、出产地及数量等基本情况明确记录在案，对持有人所提出的要求包括对所有权的分配情况等也应一并记录。除此以外，为了确保档案征集的后续工作有序的进行，工作人员还应登记持有人的有效联系方式并请对方确认签名。档案征集表的准备，一方面便于征集人员提出征集的意见和建议，另一方面也便于更好地确定评估专家。
2.3召开专家鉴定会
档案工作人员负责准备好专家鉴定会的材料，主要材料包括档案征集的意向书、申请表、征集对象的图片和资料及征集对象的评估报告。从档案征集专家库中抽取此次鉴定会的鉴定人员，最后以专家对征集对象的鉴定会会议纪要形成文件，其中应包括对征集价格方面的建议。由档案整理人员将归档所需要的资料移交给业务档案管理部门。在移交资料的时候，应将征集对象的图片和相关资料、档案征集申请表和意向书的正本、征集对象专家鉴定会会议纪要及征集对象评估报告正本等按照程序移交给业务档案管理部门。
近年来，我市大力加强住房保障工作力度，保障性住房建设规模逐年扩大。以经济适用房、廉租房和公租房（在建）为主体的住房保障体系日趋完善，由此产生的住房保障档案也在不断增加。如何利用现代信息技术对住房保障档案信息进行保管和利用，不断提高住房保障体系的信息化水平，增强住房保障档案规范化管理，提升住房保障工作效率，显得尤为必要。
一、我市住房保障档案现状要求信息化管理
住房保障档案是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，主要包括住房保障对象档案和住房保障房源档案。按照住房保障对象档案“一户一档”，住房保障房源档案“一套一档”的原则，共整理归档住房保障档案一万余份。随着保障性住房的逐年增多，保障性住房档案也越来越多，仅2013年新增各类住房保障档案2000余份，已有的档案管理模式、管理手段已经不能满足社会各界对住房保障档案利用的复杂化、多样化和及时性要求，因此住房保障档案信息化迫在眉睫。
二、住房保障档案自身特点要求信息化管理
（一）住房保障档案具有动态性
住房保障工作的管理方式决定了住房保障档案具有动态性的特点。由于保障对象家庭收入、财产、住房面积、人口等基本情况不断变化，为加强监督管理，住房保障机构需定期对住户情况进行年检，并更新档案；根据经济发展水平和保障能力，申请和保障标准不断调整；随着社会发展和市场环境的变化，住房保障形式和制度也会不断发展和完善等，只有通过信息化的管理手段，才能把这些动态性的资料记录下来，完整的归档。因此，住房保障档案的动态性要求对其实现信息化管理。
（二）住房保障档案具有实用性
保障性住房管理是一个系统工程，准入门槛的设定、申请材料的判定、申请人资格的审查、退出机制的完善等都需要一连串的档案数据作为依据。保障性住房在发生产权变更、产权纠纷、住房拆迁、住房改变用途等情况时，都需要查询住房保障档案，因而，住房保障档案具有实用性的特点。实现保障性住房档案的信息化工作，能够避免实体档案的损坏或丢失，提高工作效率和服务质量。因此，住房保障档案的实用性要求对其实现信息化管理。
（三）住房保障档案具有关联性
住房保障档案具有关联性的特点。住房保障档案的关联性主要有三个方面：一是同一批保障性住房房源档案共用一套或几套原始材料，存在很强的相关性；二是由于存在价格补差、产权变更等情况，同一权利人的住房资料可能存在于多份档案中；三是保障性住房届满进入二、三级市场后，将产生新的房地产权属档案。住房保障档案的关联性会造成住房保障档案中多套房屋共用一套公用资料、同一个权利人的住房资料也可能存在于多份档案中的现象，只有通过信息化技术才能将各类材料建立起关联，从而系统、准确地反映房屋的状况。因此，住房保障档案的关联性要求对其实现信息化管理。
二、对我市住房保障档案信息化管理的几点思考
（一）根据住房保障档案特点，确定档案内容。
根据《住房保障档案管理办法》及保障性住房管理工作实际，住房保障档案具体内容初定如下：
1、住房保障对象档案，申请材料：包括申请人的基本情况、住房状况和收入、财产状况证明；审核材料：包括审核表，审核部门对申请人提供的申请材料审核记录；实施保障材料：包括轮候记录、实施保障通知书、房屋租赁合同、房屋买卖合同、货币补贴协议等相关材料；动态管理材料：包括对住房保障对象基本情况和住房、收入、财产状况等定期或者不定期的审核材料，变更或者终止保障等动态变更材料。
2、住房保障房源档案，情况材料：包括房屋来源和权属证明材料，房屋地址、所属项目或者小区名称、保障性住房类别、房号、户型、面积等情况记录材料；使用管理情况材料：包括房屋承租人、租赁期限、租金标准、租金收缴，房屋购置人、购置价格、产权份额，租售转换、上市交易，房屋入住、退出交接手续等情况记录材料。
（二）开发专用软件，加强档案数字化加工。
目前我市住房保障档案信息化管理系统仍使用市档案局统一要求的《永乐文档一体化通用软件》，电子档案以Excel条录形式展现，实际查找仍需翻阅纸质档案，给档案的查阅带来很多不便。因此，急需更新档案管理软件系统，对档案的数字化处理，将其转化为计算机可以识别和处理的数字信息。保障性住房档案的数字化按处理方式主要分为纸质档案数字化和音频视频资料数字化。对于普通的纸质档案，可利用扫描仪进行处理；对于音频视频档案，可通过模数转换软件将连续的模拟量转换成离散的数字信息。
关键词：疾病预防控制中心；人事档案；重要性；
作者简介：罗禹，吉林省安图县疾病预防控制中心助理馆员，本科，研究方向：档案管理。；
档案管理是档案馆(室)对档案实体和档案信息进行整体管理并提供服务的工作总称，而人事档案管理是档案管理的一个部分。各单位、各部门的档案管理工作是国家档案事业的基本组成部分。疾病预防控制中心是卫生医疗部门不可或缺的组成单位，其人事档案管理工作是对工作人员的个人简介、政治面貌、工作能力等的收集、整理与保存工作。这项工作对于中心的各项工作开展都具有重要的意义，人事档案管理能够为各项工作中的领导提供工作人员的优点与缺点及工作情况等信息。所以，人事档案的管理工作对于疾病预防控制中心的日常工作及人员安排等方面具有一定的重要意义。
一、人事档案管理的重要性
人事档案管理能够真实地记录员工的成长、工作成果等，通过一份详细的档案能够了解一个人从学校开始的人生经历及工作、学习表现等，所以人事档案管理在各行各业均有重要的意义。[1]
1.保障档案的信息化发展
随着科技和信息技术的不断发展，在人事档案管理工作中应用信息化技术对档案信息进行编辑、录入及存储工作。通过网络化及计算机技术与档案管理相结合的方式，使档案管理工作向信息化发展，提高档案管理的工作效率。通过信息技术的应用，可以将档案进行更好的分离、记录，将不同的档案分类，且能够快速查找，并且减少了档案丢失的现象，还可以保证档案的真实性。
2.优化人力资源配置
人事档案管理不断地将信息、数据进行分类整理，包括人才的基本信息、学习情况、工作能力等，以便更直接地体现人才的情况，以此优化人力资源，将不同专业的人才应用于不同的岗位当中，在各自擅长的岗位中充分发挥人才的优势，提高工作效率，取得更好的工作成果。
二、疾病预防控制管理中心人事档案管理的现状
1.重视程度不足
在疾病防控中心，工作人员的工作较为繁忙，甚至会出现人手不够的情况，这使得人事档案管理工作不能得到应有的重视。[2]这一方面会影响到档案管理工作人员的工作热情，另一方面也会对人才的记录工作产生一定的影响。虽然其工作性质具有保密性强的特点，但由于疾病预防控制中心的领导不重视档案管理工作，使得工作人员产生懈怠情绪。
2.档案信息管理问题
在实际的档案管理工作中，很多工作人员觉得档案工作就是简单地将信息进行记录及保存，往往忽视了档案信息的重要性，工作中常常出现记录错误或者信息登记缺失等失误，甚至有档案丢失的现象发生。而产生这些问题的主要原因，一是在档案管理中，没有专业的管理人员从事管理工作，二是因为档案管理不规范，这些都会造成档案的使用效率较低。
3.档案工作管理人员问题
档案管理工作是一份较为专业、具体的工作。需要工作人员具有一定的学历和软件办公的能力。但在现在的疾病控制中心，大多档案管理工作人员不具备专业的知识体系和科学的管理方法。
4.忽视了信息化建设
随着社会的不断发展，科技也在不断地进步。但在疾病控制中心的人事档案管理工作中，缺少将信息化技术应用于管理中的事例。[3]较多防控中心的档案管理仍然使用传统的管理方式，这种方式不仅浪费时间，还使得管理工作很繁琐，且容易出现纰漏。若使用计算机及互联网技术，便可以更好地将档案信息进行统计并记录，不仅节省了人力和工作时间，而且能够在各部门之间实现人才信息的共享，使得各部门对控制中心的工作人员都有基本的了解，使中心的各部门领导掌握每位员工的基本情况，分析他们更适合的岗位，使疾病防控工作更高效。
三、疾病预防控制中心人事档案重整的重要性
1.使疾病预防控制中心的人事档案管理更科学化
随着社会的不断发展，各行各业都处在改革的浪潮当中，通过不断地改革和完善自我，才能在日新月异的今天，在社会拥有一块立足之地。对于疾病防控中心的人事档案管理工作来说，也应该适应社会的发展，进行一定的重整工作，以保证其在社会中发挥更大作用。首先，档案重整能够使疾病防控中心的档案管理更加现代化、科学化。通过互联网及计算机等信息技术的应用，更加科学地管理档案，例如：更科学的分类、分析甚至可以通过网上云盘等储存软件进行档案的海量储存。并且，档案重整工作还能够通过使用电脑、软件等工具，使得档案管理工作更加与时俱进。[4]
2.是疾病预防控制中心的重要组成部分
在疾病控制中心中有大量的工作人员，各部门的领导想了解这些工作人员的社会背景、工作状况、学业状况等基本情况，都需要通过查阅人事档案的方式，所以重整人事档案是其中心管理工作中较为重要的一部分。通过档案管理的不断更新、重整，更新每位工作人员的真实情况，使得领导能够用较为便捷的方式对每位员工有全面的了解，包括他们的优势、专业等，以便更清楚全面地考虑到员工能够胜任的岗位，及其在岗位中能够作出怎样的贡献，大大提高其工作效率与工作质量。
3.使疾病预防控制中心的档案管理更加信息化
通过人事档案重整工作，能够将信息化技术与档案管理工作相结合。通过这种方式的结合，使档案管理工作更加省时省力。通过信息化技术的应用，对传统的档案管理方式进行重新整合，使用计算机技术进行档案信息收集、分类及归档等工作，这样能够减少人员浪费，还能缩短信息的录入时间。
摘要：为加快煤炭企业档案数字化建设，企业应该从提高档案意识、建立保障档案数字化的制度、要进一步推进网络化归档工作等几方面做起，从而保证重要档案数字化。
关键词：档案数字化；档案意识；制度；网络；数据库
随着社会的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，办公系统的网络化正在逐步完善，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加快数字化建设，更好地为企业的发展服务。
1要进一步提高档案意识
档案管理部门应该定期组织召开会议，向各部门人员宣传和贯彻档案法，提高企业干部职工的档案意识，使大家明白档案工作的重要性，让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一，建立档案报送、收集、管理的长效机制，所有部门密切配合共同搞好档案工作，充分发挥档案的作用。
2要加大经费投入，为做好档案工作创造良好的条件
煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发挥档案工作的优势，特别是数字化档案的优势，努力进行档案信息的研编，为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料，努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，吸引利用者，提高档案工作的地位，引起领导的重视，争取领导在资金上，政策上的支持。
3建立保障档案数字化的制度
在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。
4要积极推动网络化归档工作
当前，煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。
5档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作
煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务，但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的，因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等，应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式，提高这些档案的利用率。
6建立重要档案数据库，保证重要数据的安全
建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。
7建立档案网站
【关键词】学生；学籍档案；档案管理
学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。
一、学籍档案管理中存在的问题
1．收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。
2．立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
3．档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
4．档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
二、完善学籍档案工作的管理建议
1．增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2．建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
3．加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。
4．大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。
总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。
【参考文献】
[1]底红艳．对高校教学档案管理的几点认识[J]．晋图学刊，2002，（3）．
1高校干部人事档案工作存在问题及原因分析
目前高校干部人事档案工作存在着以下几个方面的主要问题：
1.1高校干部人事档案缺失
在实际工作中存在着高校干部人事档案工作人员素质偏低的现象，由于他们的业务能力不高、责任心不强，工作中很容易出现差错，从而造成了部分档案丢失。如在高校干部人事档案材料的收集、鉴别和归档工作中，管理人员因缺乏基本的档案管理知识，不熟悉高校干部人事档案材料的构成情况，该归档的不及时归档，或在利用工作中不按有关规定办理借阅手续等等，都可能造成档案材料收集不全或丢失。一些档案没有报送高校干部人事档案管理部门，而是掌握在个人自己手中。如受上级业务部门表彰，取得第二学历等情况下形成的档案，不及时报送高校干部人事档案管理部门,而是由自己私家珍藏起来。这些档案掌握在个人自己手中，就造成了高校干部人事档案中档案的缺失，这样，对于档案的利用是极为不利的。高校干部人事档案的缺失，破坏了档案的完整性，给全面了解干部的基本情况带来了困难。
1.2高校干部人事档案内容陈旧，无法真实地反映高校教职工的实际情况
目前高校干部人事档案的内容普遍老化,长期以来,高校干部人事档案的内容侧重于记载和反映教职工个人的社会经历、政治面貌、思想表现、职务变化等方面的内容,而个人的知识结构、能力特点、业务专长、工作实绩等更有价值的材料则明显缺乏甚至根本没有。例如,反映教师教学任务完成情况的材料,存放在教师业务档案和部分文书档案的教学类中,而科研成果档案则存放在文书档案的科研类中或科研机构中等等,形成一人多头的局面。现有的高校干部人事档案,在评价教职工的政治态度、思想表现等方面的内容时,基本上是千人一面,使用的都是固定的、笼统的政治性术语、套语,反映历史情况的多,反映近期情况的少,反映过去面貌的死材料多,反映现实活动的活材料少，根本无法反映教职工的真实情况和个性特点。从而使高校干部人事档案只能提供一些肤浅的内容,在人才的选拔、利用、考评、管理等方面失去了真正意义上的参考价值。
1.3高校干部人事档案管理方法单一,管理手段落后,管理水平低
有的高校干部人事档案的收集、整理、储存、检索以及提供利用等一系列业务环节,仍沿用单一的传统管理手段,档案材料的收集靠行政命令,档案材料的整理靠小作坊式加工,档案材料的利用靠手工检索等等。由于受种种旧观念和人力、物力的影响,高校干部人事档案管理的手段和方法仍然比较落后。有的还没有配备计算机及其专业人员,或管理人员缺乏计算机应用的能力,工作基本上靠手工操作,缺乏基本的管理设备和先进的管理手段。有的高校干部人事档案管理人员素质低,习惯于默默无闻的保管员角色,缺乏积极探索开拓新路子的精神。美国学者莫斯说：“开放和利用档案是档案工作的最重要的职能之一，如果没有利用，档案也就没有了实用价值。”
上述问题在相当大的程度上对于高校干部人事档案的开发利用产生了负面的影响，可以说,高校干部人事档案工作严重滞后于高等教育的改革和发展。由上述问题可知，目前高校干部人事档案还远不能适应信息化时代社会经济发展和高等教育改革发展的迫切需要，这种状况亟待改变。
2提高高校干部人事档案管理工作效益的举措
改革高校干部人事档案管理,是进一步开发高校干部人事档案信息资源的需要。高校干部人事档案应该为高校人才的培养、选拔、管理、利用,为学校的人才队伍建设提供科学的、有效的、完备的信息,从而促进学校教学和科研水平的不断提高,促进高校事业的加速发展。要达到这样的目的,应主要从以下几个方面入手：
2.1加强高校干部人事档案管理基础工作，提高服务意识
要全面、系统的进行高校干部人事档案材料的收集、整理与鉴别工作，将收集到的高校干部人事档案材料严格把关，确保高校干部人事档案材料内容齐全、完整、系统、真实、准确、精练和可靠。要根据《干部档案工作条例》的要求，结合工作实践，建立健全七项制度、七种簿册，规范档案的管理。要充分利用七种簿册提高服务水平、服务质量、服务效率，做好咨询、借阅、利用等服务，为更好地适应新时期高校干部人事档案利用的需要发挥应有的作用。要提高对高校干部人事档案管理地位的认识，加强档案管理标准化、规范化、科学化和现代化建设，用科学的理念、体制和手段对高校干部人事档案进行有效的管理，做好扎实的基础工作，为组织人事部门提供及时、准确、高效的有关信息服务，为高校的发展奠定良好的基础。
2.2转变高校干部人事档案材料收集的侧重点
高校干部人事档案管理不同于国家机关干部人事档案管理,不应过于突出政治性和保密性的一面,而是必须以高校的发展为中心，为高校的人事信息资源开发、利用提供优质的服务。因此,首先，高校干部人事档案材料必须改变过去那种注重个人社会经历、学历、思想表现、自我鉴定等历史性内容的侧重点,更多地突出个人的一些现实的、真实的工作业绩和能力。其次,针对高校干部人事档案的特点和要求,要客观地综合反映和合理利用教师的能力,必须强调增加教师的能力表现、教学效果反应、教学科研成果等材料内容,包括科研课题的立项与完成情况、教学任务的完成与学生对教学效果的评价情况、学术论文成果与获奖情况等等。再次,在通过详尽的个人档案材料来综合、全面地反映其真实情况的基础上，必须进一步树立档案材料的开发利用意识和利用实效,将相关内容进行分类整理、比较、汇总,简化手续,为学校建设发展规划、人才预测与利用等方面提供及时、全面、公正、客观的决策参考。
