时间：2023-05-30 10:28:26
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇财政部电子档案管理办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
会计档案管理办法征求意见稿最新版20xx
财政部就《会计档案管理办法》征求意见，公众可通过中国政府法制信息网、财政部网站提出反馈意见，截止时间为20xx年6月27日。
《会计档案管理办法》征求意见稿，20xx年12月版和20xx年5月版的两个版本做对比有四大变化。
此前，由于1998年版的《会计档案管理办法》与征求意见稿在内容上有很大的不同，针对《会计档案管理办法》征求意见稿，20xx年12月版(一下简称：一稿)和20xx年5月版(以下简称：二稿)的两个版本做对比，把现行的《会计档案管理办法》一同贴出，只是为了直观的看出与征求意见稿的差距。
二稿在一稿的基础上明确了，会计档案一般包括纸质会计档案和电子会计档案。纳入保管的会计资料增加了固定资产卡片、纳税申报表两类。
二稿不同于一稿的重要变化有四点：
1、移交期限。
现行的《会计档案管理办法》对会计档案移交的期限，规定在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。一稿改为半年内移交，二稿又恢复了原来的规定，可在一年内移交档案。
2、保管期限。
会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期二类。对于定期保管的期限规定不同。
现行的《会计档案管理办法》：定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。
一稿：定期保管期限分为5年、20xx年、20xx年、20xx年四类。
二稿：定期保管期限分为20xx年、30年两类。
3、驻外机构档案管理。
二稿第二十七条：驻外机构和境内单位在境外设立企业、机构的，其会计档案管理应优先遵守驻在国家(地区)的有关法律及行业监管部门的有关规定。在不违反驻在国家(地区)相关法律及规定的前提下，应当按照本办法及我国有关规定进行管理。
现行的《会计档案管理办法》未涉及此内容，一稿是驻外机构和境内单位在境外设立企业的会计档案应当按照本办法和国家有关规定进行管理。
此处可以理解为与国际会计准则趋同的国际大形势。
4、审计机构参与档案保管期限鉴定。
二稿第十五条：单位应当由档案机构牵头，组织会计机构、审计机构、纪检监察等机构共同定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定。
现行的《会计档案管理办法》没有提到对到期的会计档案进行鉴定，一稿的规定则是会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同签定。
此处的变化可以理解为审计机构的业务范围又增加了。
另外增加两部分：
1、档案机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测。
2、应当建立健全会计档案查阅、复制、借出登记制度。
附通知原文：
财政部关于《会计档案管理办法(征求意见稿)》公开征求意见的通知
为了加强我国会计档案管理工作，提升会计档案管理工作水平，根据财政部立法工作计划，我部对1998年财政部、国家档案局联合印发的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)进行了修订，形成了《会计档案管理办法(征求意见稿)》，现向社会公开征求意见。公众可通过以下途径和方式提出反馈意见：
1.登陆中国政府法制信息网(网址：)，进入首页左侧的部门规章草案意见征集系统提出意见。
2.登陆财政部网站(网址：)，进入首页右下方的财政法规意见征集信息管理系统提出意见。
会计档案管理办法
第一条 为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。
第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位，按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称各单位)，应当依照本办法管理会计档案。
第三条 各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
第四条 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
第六条 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第七条 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、20xx年、20xx年、20xx年5类。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第九条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。
第十条 保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
(一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
(二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
(三)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
第十一条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
第十二条 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。
具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
关键词：行政事业单位；会计档案管理；问题；对策
会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。主要有：会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿；财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。行政事业单位会计档案作为记录单位经济业务的重要史料和证据，既是重要的经济档案，又是单位档案的重要组成部分，它在加强单位财务管理、开展绩效评价、实施责任审计等方面具有不可替代的作用。2015年12月11日，国家财政部、国家档案局对《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)进行了修订，修订后的新《会计档案管理办法》（2016年1月1日实施）对会计档案管理又进一步作了明确具体的规定，但由于一些客观条件和主观因素的影响，行政事业单位的会计档案管理还存在一些问题。
一、会计档案管理存在的主要问题
（一）对会计档案管理的思想认识不够第一，单位领导甚至财务负责人对资金管理和会计核算一般都很重视，但对会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理工作不够重视。第二，许多单位档案管理人员没有经过专业培训，缺乏档案管理工作基本知识，不懂得档案的基本操作规程，对会计档案的归档范围和标准不清楚，整理出来的会计档案达不到要求，不便于查阅；还有一些单位没有配备专（兼）职档案管理人员，各业务部门或科室都只负责保管本部门或科室的档案资料，会计档案一直都是由单位会计直接负责保管。在旧版的《会计档案管理办法》中规定“未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。”但新修订的《会计档案管理办法》明确指出:“当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不得超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。”第三，一些行政事业单位没有根据国家规定结合自身实际制定本单位会计档案管理制度，或仅作为财务管理制度的一个部分。有些单位虽然有制度，但也没有及时根据国家政策进行更新，更没有严格执行。
（二）电子会计档案管理不完善在传统的会计档案管理中，大多数单位只重视对会计凭证、账簿、报表等纸质会计专业资料的归档，却忽视了对电子会计档案数据及软件读取平台及时、有效、完整的备份和存储。有些虽然备份了，却忽视了对文件格式的转换和对磁存储介质的保管，使存储在其上的信息丢失或无法读取，造成数据库丢失。新《会计档案管理办法》明确指出：电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
（三）会计档案立卷、归档、查阅和销毁等工作不规范在立卷和归档上，有些单位不按保管期限分别立卷归档，导致分类、立卷和归档混乱；在查阅上，主要是手续不齐全、程序不规范，造成查阅困难；在销毁上，主要是鉴定销毁难，大有无人来销，无人敢销的局面，即使超过保管期限年数，也不愿销毁，导致积案过多、毁损严重。
（四）会计档案管理监管力度不够在单位接受的各项会计业务检查和审计工作中，很少有将会计档案规范化管理作为检要事项的情况。在单位内部，也很少有单位将会计档案管理真正融入到财务管理工作的全过程，作为单位财务管理的固有环节来对待，很少建立各环节相互制约、相互促进的会计档案监管机制，影响了会计档案的质量和管理的成效，最终影响会计档案的有效利用。
二、规范会计档案管理的对策与建议
（一）提升会计档案人员素质，规范会计档案管理首先，单位领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，切实把会计档案管理列入领导工作议事日程，使会计档案管理走上法治化的轨道。其次，加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员和会计档案管理人员的岗前培训的重要内容，同时还要搞好后续教育，增强责任心和执行力。再次，健全会计档案管理制度。要根据财政部2016年修订的《会计档案管理办法》、《中华人民共和国档案法》等法规的规定，结合自身实际，建立和健全一套会计档案管理制度。包括财务档案归档制度，要明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；档案保管、安全保密制度，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密；建立和落实档案保管工作责任制，明确各人职责，使会计档案收集、归档、保管工作落到实处。
（二）加强电子会计档案的管理第一，要建立电子会计档案备份制度，及时做好电子会计档案的备份，特殊格式的网络财务档案应当与其读取平台一并备份并做好存储磁盘的防火、防水、防盗、防尘的保护工作。第二，要使用能够准确、完整、有效接收和读取的电子会计资料；能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料；设定了经办、审核、审批等必要的审签程序的会计核算系统，并配备具有高清晰度打印功能的打印机，作为输出纸质会计档案的工具。第三，要使用能够有效接收、管理、利用的电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案检索关系的电子档案管理系统。第四要强化系统的安全防护功能，定期进行补丁维护。同时要利用计算机技术完善相关内控制度，比如电子签名，禁止未经授权的访问，防止篡改，建立灾后恢复的应急方案。
（三）规范会计档案的整理归档一是及时规范整理会计档案。日常产生的会计凭证要及时整理装订，规范封贴、签章。在检查确认凭证封面所列事项记载完整后进行装订，凭证厚薄要适中。装订完毕确保没有散页后按月份先后顺序放入凭证盒，会计账簿、财务报表和其他类会计档案逐卷装入档案盒，并逐项填写档案盒上的内容。二是规范会计档案的保管。已建立综合档案室的单位，会计档案可由财会部门暂管一年后（便于财会部门查阅近期资料）按照相关规定交由综合档案室保管。没有建立的单位要尽快建立，会计人员交接会计档案时，要认真办理交接手续。三是严格执行会计档案查阅审批制度。未经有权限人员批准，任何人不得查阅会计档案；同时利用借阅登记手续，做到借出、送还、移交各个环节都有规范的记录，做到责任明确、内容完整、时间清楚。四是要严格执行会计档案销毁规定。要特别突出档案销毁的法律意识，依法依规进行档案销毁。单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。在销毁会计档案时，单位档案管理机构要编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人要在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应严格执行相关部门监销制度。对于保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止，并应在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
（四）强化会计档案管理的监督管理财政、审计等部门在进行各项业务检查时，应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容，促使单位规范会计档案管理，进一步提高会计档案管理水平，充分发挥会计档案的重要使用价值。单位内部应将会计档案监管作为内部控制的重要内容，融入单位财政财务管理的相关制度之中，在日常管理中严格遵循，形成长效机制。
参考文献：
[1]财政部，国家档案局.会计档案管理办法〔S〕.2015-12-11.[2]黄焕敏.浅谈行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策〔J〕.合作经济与科技，2014（02）.
会计集中核算后会计档案管理仍存在以下问题：
其一，会计核算中心不具有保管各单位会计档案的权利。会计核算中心不是各行政事业单位的会计主体，不具有保管会计档案的权利；会计核算中心的工作人员都是通过会计业务考试招用的，没有专业会计档案管理人员；会计核算中心的办公场所大多是租用或主管部门分配的，没有专门的档案室。
其二，磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存的会计档案管理不规范。会计核算中心一般都实行会计电算化，每年都形成大量的磁盘、光盘等磁介档案。《会计电算化工作规范》第7条明确规定，电算化会计档案，包括存储的会计数据和计算机打印出来书面形成的会计数据。《会计基础工作规范》第45条规定，实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应作为会计档案进行管理。《会计档案管理办法》第12条规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。然而在实际工作中，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案，也只移交纸质会计档案，对磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质会计档案怎样科学、安全的保存没有明确的规定。
其三，会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计人员将会计资料进行搜集、整理、分类、加工、核算出来的产成品的技术成果，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结，因此会计档案的管理是会计工作的重要组成部分。但在实际工作中，无论是会计核算中心的人员还是各行政事业单位的会计人员，对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少。此外，各单位普遍轻视会计档案的管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制定具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐等情况的出现。
其四，会计档案管理工作缺乏监管。由于会计集中核算是会计制度改革的新形式，其业务接受同级财政部门的监管。然而无论是财政部门还是档案部门都没有对纳入集中核算后会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有介入其中进行业务指导与监督。财政部门注重会计业务质量，而对会计档案规范与否重视不够，使会计档案管理工作缺乏监督。
其五，会计档案管理制度不健全。制度不健全必然导致管理无章可循。不少会计核算中心没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度。对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准、移交等问题没有作出具体的规定，也没有配备专人管理会计档案。而是由各分管会计管理自己的会计档案，造成会计核算中心内部形成的会计凭证、会计报表、会计资料的整理、装订不一致，没有做到会计档案规范化管理。
鉴于以上原因，为了规范会计档案的管理，保证资料、档案的安全、完整，笔者认为应做好以下方面的工作：
首先，应明确会计档案管理的主体，理顺会计档案管理体制。对纳入会计核算中心集中核算的单位，应根据财务管理自不变、资产所有权不变、资金使用权不变、债权债务不变、会计核算主体不变的五项原则，明确会计档案管理的主体是各行政、事业单位而不是会计核算中心。《会计档案管理办法》第6条明确指出，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。会计核算中心应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，将各单位会计档案整理规范，在核算中心保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向核算单位的档案机构或会计机构移交。
其次，应加强业务培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟练程度，决定会计档案案卷质量的高低。因此核算中心应对中心人员和报账会计进行会计档案管理和操作的培训，从原始单据的折叠、粘贴、装订、档案封面的填写、会计资料的分类等基础性工作学起，从源头上做好会计档案的整理规范工作。
再次，应加强会计档案的监管。业务主管部门与档案行政管理部门应共同制定出会计制度改革后的《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。
最后，应完善会计档案管理．工作的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。会计核算中心除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，制定出会计档案归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的完整性。在向各单位移交档案时，交接双方的监交人、会计、档案管理员应同时办理交接手续，加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各保留一份，存档一份。
会计委派制是由政府部门和产权管理部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物，是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。
1． “会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。
2． “财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自主权、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。
目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：一、委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。二、会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，大多是租用或腾出几间房当做办公的地方，办公用房十分紧张，报销、办公挤在一起，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。
综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：
1． 有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。
2． 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。转贴于
3． 会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
4． 财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
5． 会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：
1． 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
2． 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
3． 财政部门与档案部门联手，共同加大对新的会计管理体制下形成的会计档案的监管。结合实际，联合制发包含新的会计体制下会计档案工作内容的《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。
一、当前企业会计档案管理工作的现状
1.会计档案管理工作形式不断丰富。随着电算化环境下会计档案管理工作的不断深入，档案管理工作的形式持续丰富，主要表现在以下几个方面：第一，档案管理人员结构发生变化。财务部门不仅仅是由专业财务、会计人员组成，还需要了解一定财务知识的程序开发员、系统操作员、系统维护员和系统管理员等共同完成企业会计档案管理工作。第二，会计档案管理的业务处理范围变大。电算化会计档案除了保存会计凭证、会计账簿和会计报表等主要资料外，还需要设计计算机系统可以识别的各种代码、程序文件和数据结构文件等，例如用户使用手册、操作规范、科目代码、计算公式等内容。这些项目虽然不是传统会计核算体系的一部分，但它们是电算化会计档案管理必不可少的前提条件，是对电算化会计系统进行维护、排除故障、降低风险的基础，是新环境下会计档案管理的新范畴。2.会计档案管理人员职能不断变化。会计档案管理人员之间的授权批准控制是内部控制的重要组成部分。在传统会计档案管理中，每一项经济业务的发生和确认、计量、记录、报告的各个环节都需要经过具有相应权限管理人员的审核和签章，不得越权审批。在会计电算化的环境下，档案管理人员的职能划分出现了巨大变化。由于电算化功能的高度集中，导致在以会计电算化系统为主的业务处理中管理人员职能集中，尤其是一些会计人员的职能由会计核算向会计管理转变，某些会计人员既负责数据资料的输入，又负责数据资料的输出和报送，一人兼任多职，架空了授权审批程序。因此，需要加强企业内部控制，控制档案管理人员对数据资料的输入输出管理，强化管理人员职责分离和授权审批的流程，降低因电子档案易于复制、修改和删除等不安全因素对会计档案的可靠性造成的威胁和舞弊风险。3.会计档案管理的法规制度尚不完善。《档案法》是档案工作的基本法律，对企业档案管理工作制定了明确的法律规定。《会计法》也对会计档案管理做出规定“：各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案并妥善保管。其中会计档案的保管期限和销毁办法由国务院财政部门制定。”同时，由国家档案局和财政部联合的《会计档案管理办法》也指出：“会计档案管理工作的指导、监督和检查由各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责。”然而，这些规定被一些企业错误地理解为档案管理工作由企业会计部门负责人分管而非档案管理负责人分管，从而削弱了企业内部档案部门的职责，难以真正起到指导、监督、检查会计人员的工作，使得单位内部建立的会计档案工作的规章制度流于形式，在实际工作中经常发生企业会计档案不正当地被失窃、损毁，甚至在发生法律纠纷时，会计档案被当事企业双方抢夺、销毁。因此，在以法治为特征的市场经济条件下，会计档案管理法律法规的不完善不健全难以保证企业和社会的健康有序发展。
二、《企业内部控制基本规范》对加强会计档案管理工作的影响
1.推进企业会计电算化与档案管理工作的融合。《企业内部控制基本规范》第四十一条指出“：企业应当利用信息技术促进信息的集成与共享，充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用。企业应当加强对信息系统开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制，保证信息系统安全稳定运行。”电算化会计档案主要包括储存在计算机硬盘中的会计资料，以光盘或其他磁性介质存储的会计资料，这些会计资料一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表等一系列数据。电算化会计档案的管理工作是每个单位的一项重要工作，是形成企业会计信息系统的基础。截至2011年，全国已有80%的单位实现电算化会计档案的要求，加强电算化会计档案的管理成为每个单位面临的重要挑战。企业在建设信息化电子档案过程中，要加强对信息数据资料的整理、筛选和编辑能力，从而高效地利用会计信息。同时，在实现纸质档案及时、规范、完整归档的基础上，进一步建立健全电子档案的逻辑归档和物理归档的制度和措施，确保企业不同版本电算化系统的兼容，从而确保档案信息的可识、可读、可用，实现纸质档案和电子档案的完整和一致，最终实现企业会计电算化、办公自动化和档案信息化的不断融合，实现信息技术在企业管理中应用广度与深度不断推进。2.健全企业电子会计档案管理的内部控制流程。《企业内部控制基本规范》第七条指出“：企业应当运用信息技术加强内部控制，建立与经营管理相适应的信息系统，促进内部控制流程与信息系统的有机结合，实现对业务和事项的自动控制，减少或消除人为操纵因素。”会计凭证、会计账簿和会计报表，可以了解企业经济活动的来龙去脉，反映企业对财经法规的遵守情况。第一，制定规范的归档流程。计算机系统开发程序、数据结构程序、相关代码等资料都应视为电算化会计档案的一部分予以保存；计算机中的会计资料在未打印成纸质文档前应妥善保管，不得随意损毁。第二，制度规范的保管流程。按照《会计档案管理办法》的规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两类，根据不同需求，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。电子档案保存方式为只读，并作备份分别存储。对光盘、磁盘等载体进行编号，由专人保管，存储于防尘、防热、防磁、防潮、防火环境中，进行定期检查，确保档案可用性。使用光盘、磁带、磁盘、胶片等介质保存会计档案的还需报财政部、国家档案局备案。第三，制定规范的备份流程。在电子信息化环境下，档案管理人员应定期将数据资料备份到多种介质上，并对备份时间、人员和载体进行详细记录和定期检查，防止信息丢失。3.加强会计档案管理工作中的授权审批制度。《企业内部控制基本规范》第三十条指出“：授权审批控制要求企业根据常规授权和特别授权的规定，明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任。企业应当编制常规授权的权限指引，规范特别授权的范围、权限、程序和责任，严格控制特别授权。常规授权是指企业在日常经营管理活动中按照既定的职责和程序进行的授权。特别授权是指企业在特殊情况、特定条件下进行的授权。企业各级管理人员应当在授权范围内行使职权和承担责任。”企业会计档案管理的各项内容要规定不同的权限，普通数据资料可实现大范围共享，涉及企业机密的数据资料需要一定权限才可查阅。针对电子会计档案易于被修改、破坏且不会留下痕迹的特点，应从计算机程序角度出发，加强数据的输入、输出控制，设置密码口令和恢复机制，加强操作记录的控制功能；同时，实行不相容职位相分离，不同岗位赋予不同权限，防止越权操作，例如设置主管、系统程序员、系统维护员等岗位，完善不同岗位间的授权审批制度。4.完善会计档案管理的法律法规建设。《企业内部控制基本规范》第三十一条指出“：会计系统控制要求企业严格执行国家统一的会计准则制度，加强会计基础工作，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序，保证会计资料真实完整。”企业档案管理人员要与财务负责人沟通交流，认真完成会计档案指导、监督和检查工作，对非法隐匿、损毁的会计档案和档案信息失真、虚假披露现象开展检查，对会计档案信息加强管理并进行会计工作评估。一方面，需要进一步强调《档案法》的权威性，明确不同门类档案管理工作的法律责任，另一方面，在《会计法》等具体法规中涉及会计档案管理工作的具体规章制度要与《档案法》实现统一。因此，需要根据我国的国情，根据不断发展变化的社会经济，对相关规章制度进行修订和完善，使会计档案管理法律法规真正成为具有可操作性、指导性和约束力的条文，真正做到有法可依、有法必依。
作者：宋俊霞 许志平 单位：邯郸职业技术学院
关键词：互联网+；会计档案；管理；创新发展
中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）05-0022-01
2015年12月11日出台的《会计档案管理办法》（以下简称管理办法）第三条提出，会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案；国务院《关于加快构建大众创业万众创新支撑平台的指导意见》提出，要加快推广使用电子发票，并允许将电子发票作为报销凭证。
1 互联网+模式下实行电子会计档案的必要性
传统会计档案采用纸质归档，人们认可看得见摸得着的纸质档案，但纸质档案存储占据大量空间，查找也不方便，审查时经常花费大量时间复印上千页的材料才能完成审查。在互联网+时代，会计档案应适应信息化发展需要，采用电子发票实行电子档案归档。
2014年国家为推进电子商务示范工程，在中国电信等3家企业开展电子会计档案和电子发票的试点，这些企业集团采用ERP系统记账，产生大量的电子档案，由于财务集中到省市级部门，企业遇到两方面问题：一是分公司纸质会计档案大量聚集到财务共享中心，原预计使用两年的库房三个月就装满了；二是数量巨大的电子会计凭证需要打印、整理，需要耗费大量成本。可见双套式归档造成资源浪费。
《管理办法》第八条规定：单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案；第九条：单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
高校是信息化程度较高的部门，应严格遵照《管理办法》的规定执行，财务部门要积极促进电子会计档案的归档，从根源上解决电子会计档案的形成、归档。
2 日本高校网上报销程序
因出差报销人员：（1）先登录学校局域网的出差系统，录入个人信息，确定审批人；（2）填写出差申请，按照系统提示填写国内出差、国外出差，在“向审批人传达信息”栏中录入需要说明的其他事项，有同行人的需录入“同时申请者”一栏，出差人与同行人均需在网上录入信息，分别审批，待审批人同意后，出差人录入出差时间、出差省市及单位、出差内容，出差申请完成；（3）购买车票、A订宾馆，通过局域网系统购票及预订宾馆，超标准部分应点击“差额自己负担”，局域网系统中显示的所有公司均是学校通过招标引进并签订合同的公司；（4）出差回来后，在规定时间内录入信息进行结算，点击结算处理中的“国内出差”或“国外出差”，在出差结算申请信息一览表页面选择要结算的业务，进入 “出差补助计算”一栏，上面显示出差人申请时填写的各项信息，如果有追加内容可以补充录入相关信息；上传出差工作报告及邀请函至“材料添附”；点击“补助区分”，在下拉表中显示补助、餐费字样，按照系统提示录入相应信息；如果使用私家车要录入行驶里程数；在“实际费用”一栏通过“JTB时刻表”字段查找出出差人乘坐车次、入住宾馆信息及电子发票，再录入出差地发生的车费；经审批人审核通过后，系统自动计算出这笔差旅费的总和，出差人确认后，打印结算书；如果有每笔2000日元以上的支出，应提供原始发票，系统提示打印相关的原始发票粘贴单，并将原始发票贴在此粘贴单上；报销人将打印好的结算书和贴好的原始发票投递到财务部门。
每笔业务都需要审批人两次审批，先是申请审批，有通过、保留、重做三个选项，结算审批有通过、不通过两项，审批人根据实际情况进行审批，只有最后通过的审批，系统才能结算。审批工作不再受时间、地点的限制。
在整个报销流程中智能取代人工，财务部门的工作从台前转移到幕后，财务人员集中精力办理业务，减免差错的发生；为报销人节省找审批人审批的时间及排队等候报销的时间；解决了审批人必须固定地点固定时间办公的问题。信息资源校内及合作单位共享，电子发票，节约资源。
3 电子会计档案的发展
日本高校网上报销流程将报账由事后审批变为事前审批，明确审批人责任，原始票据粘贴单需要时打印，节省财务管理成本，电子凭证、电子发票在各合作单位之间传递报账存档，提高工作效率，节省库房空间，采用直接转账的形式付款，减轻财务人员工作负担。
全国各单位应全面实行规范的电子会计档案管理，实现电子会计档案的对接。审计署2010年制定《财经信息技术会计核算软件数据接口 第一部分：企业》（GB/T 24589.1――2010），对企业会计软件提供的、国家审计部门需要的电子数据进行规范，审计署认可了电子会计档案的有效性。
档案部门力求存档电子化，推动电子发票的接收存档，促进电子商务管理平台的利用，创新电子档案制度建设。
参考文献
[1]穆晓楠.互联网+环境下高校财务管理创新方式的研究[J].经营管理者，2016，10.
财政部近日对2005年颁布的《会计从业资格管理办法》（财政部令第26号）（以下简称“原办法”）进行了修订，形成了《会计从业资格管理办法（修订草案征求意见稿）》（以下简称“新办法”），从10月24日起向社会公开征求意见。和原办法相比，新办法将原来的“申请取得会计从业资格证书适用本办法”修订为“会计从业资格的取得和管理适用本办法”，将会计从业资格的管理也纳入新办法的适用范围。
（一）持证人员范围新增兜底条款 随着经济和企业管理的发展，企业衍生出很多新的会计岗位。为适应这一情况，新办法在原来的十类持证人员范围的基础上，新增了“其他会计工作”这一兜底条款，以更好地适应目前以及未来的会计管理工作发展。新办法第三条规定，在国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）从事下列会计工作的人员应当取得会计从业资格：会计机构负责人（会计主管人员）；出纳；稽核；资本、基金核算；收入、支出、债权债务核算；职工薪酬、成本费用、财务成果核算；财产物资的收发、增减核算；总账；财务会计报告编制；会计机构内会计档案管理；其他会计工作。
（二）会计从业资格考试有多项调整 和过去的规定相比，新办法对会计从业资格考试相关事项作了多项调整。新的会计从业资格考试报名条件增加了“具有完全民事行为能力”这一条款，明确了会计从业资格各考试科目应当一次性通过。同时规定在考试结束后及时公布考试结果，考试通过人员在考试结果公布之日起6个月内，领取会计从业资格证书，逾期未领取会计从业资格证书的，视同自动放弃。通过会计从业资格考试的人员，可以委托人领取会计从业资格证书。新办法将会计从业资格考试科目修订为“财经法规与会计职业道德、会计基础、会计电算化”，明确取消了过去可以以“珠算五级”代替“会计电算化”的规定。同时取消了过去允许具备中专以上（含中专，下同）会计类专业学历（或学位）的，自毕业之日起2年内（含2年），免试会计基础、初级会计电算化（或者珠算五级）这一规定。此外，新办法规定，会计从业资格考试全国将执行统一的考试合格标准。同时，无纸化考试题库将由财政部统一组织建设。
（三）增加从业资格证撤销和注销管理 为加强会计人员管理，规范会计从业人员行为，新办法细化了会计从业资格证撤销和注销管理。新办法规定有下列情形之一的，会计从业资格管理机构应当撤销持证人员的会计从业资格：会计从业资格管理机构工作人员、，作出给予持证人员会计从业资格决定的；会计从业资格管理机构工作人员超越法定职权，作出给予持证人员会计从业资格决定的；会计从业资格管理机构工作人员违反法定程序，作出给予持证人员会计从业资格决定的；会计从业资格管理机构工作人员对不具备资格或不符合法定条件的人员，作出给予持证人员会计从业资格决定的；持证人员以欺骗、贿赂、舞弊等不正当手段取得会计从业资格的。
持证人员具有下列情形之一的，会计从业资格管理机构应当注销其会计从业资格：死亡或者丧失行为能力的；会计从业资格超过有效期的；会计从业资格被依法吊销的。
（文/程彩清）
（转载自《中国税务报》）
《全国会计从业资格证书信息化调转暂行办法》若干问题的解答
根据《全国会计从业资格证书信息化调转暂行办法》（财会[2011]11号），全国自2011年6月1日起实行会计从业资格跨省级行政区划、部门网上调转。各地会计从业资格管理机构积极行动，及时调整工作部署，升级信息管理系统，制定实施细则，有效确保了调转工作的顺利实施。与此同时，部分地区、部门和个人在实际执行过程中也遇到一些问题，希望能得到解答。
一、持证人员申请办理调入手续，但其电子信息未上传至财政部调转平台的，应如何处理？
答：遇有持证人员的电子信息未上传至财政部调转平台的，调入地会计从业资格管理机构应根据《暂行办法》的生效日，分以下情况分别处理： （一）持证人员调出日期在2011年5月31日之前的，应按传统纸质材料调转模式办理调入手续。（二）持证人员调出日期在2011年6月1日之后的，应通过调转平台办理调入手续。可待调出地会计从业资格管理机构补充上传持证人员电子信息后，再为其办理调入手续；或将持证人员的纸质调转材料予以退回，由其在调出地重新申请通过调转平台办理调转手续。调出地会计从业资格管理机构应及时将退回的持证人员信息重新纳入本地管理系统。
二、持证人员在办理调出手续时无法将拟调入地确定到县级行政区域的，应如何办理？
答：鉴于此种现象较为普遍，财政部已对调转平台作出相应调整，在电子信息中仅填明拟转入省级地区的，也可正常办理调转手续。各会计从业资格管理机构应定期维护本地管理系统中的会计从业资格管理机构代码，保证与财政部调转平台的代码保持一致。
三、持证人员电子信息中部分信息项或信息项之间存在逻辑错误的，应如何处理？
答：如持证人员电子信息中的姓名、从业资格证书档案号码、有效身份证件号码项内容无误的，调入地会计从业资格管理机构应在审核其他材料通过的情况下为其办理调入手续，并对错误信息及时办理更正或变更。涉及更正或变更的，持证人员应提交有效证明材料。如持证人员电子信息中的姓名、从业资格证书档案号码、有效身份证件号码项内容有误的，调转申请予以退回，并由原调出地会计从业资格管理机构进行处理。各会计从业资格管理机构在办理调出手续时应加强对持证人员基础信息的审核，及时发现并更正导出电子信息中存在的错漏，确保相关信息的真实、完整。
一、会计电算化的作用
会计电算化是会计发展史上的一次革命，与手工会计系统相比，不仅仅是处理工具的变化，在会计数据处理流程、处理方式、内部控制方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处，它的产生将对会计理论与实务产生重大的影响，对于提高会计核算的质量、促进会计职能转变、提高经济效益和加强国民经济宏观管理，都具有十分重要的作用。①提高会计数据处理的时效性和准确性，提高会计核算的水平和质量，减轻会计人员的劳动强度；②提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变，为管理信息化打下基础；③推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计工作进一步发展；④促进会计职能的转变；⑤促进会计理论和技术的发展，推进会计管理制度的改革。电子计算机在会计实务中的应用，不仅仅是核算工具的变革，而且也必然会对会计核算的内容、方法、程序、对象等会计理论和技术产生影响，如会计电算化的实施，由于会计凭证的产生方式和存储方式的变化导致会计凭证概念的变更；由于账簿存储方式和处理方式的变化导致账簿的概念与分类的变化；由于内部控制和审计线索的变化导致审计程序的变更等等，从而推进会计理论的研究和发展；⑥推动企业管理现代化。在现代社会中，企业不仅需要提高生产技术水平，而且还需要实现企业管理的现代化，以提高企业经济效益，使企业在竞争中立于不败之地。会计工作是企业管理工作的重要部分。据统计，会计信息约占企业管理信息的60%～70%，而且多是综合性的指标。实现会计电算化，就为企业管理手段现代化奠定了重要基础，就可以带动或加速企业管理现代化的实现。
二、我国会计电算化的管理体制
我国会计电算化的管理体制是：财政部管理全国的会计电算化工作，地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作，各单位在遵循国家统一的会计制度和财政部门会计电算化发展规划的前提下，结合本单位具体情况，具体组织实施本单位的会计电算化工作。
财政部门管理会计电算化的基本任务是：制定会计电算化发展规划并组织实施；制定会计电算化法规制度，对会计核算软件及生成的会计资料符合国家统一的会计制度情况实施监督；促进各单位逐步实现会计电算化，提高会计工作水平；组织开展会计电算化人才培训。
《会计法》规定，使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定；会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。按照《会计法》规定，财政部制定并了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》等一系列相关国家统一的会计制度。对单位使用会计核算软件、软件生成的会计资料、采用电子计算机替代手工记账、电算化会计档案保管等会计电算化工作作出了具体规范。
三、会计电算化的应用
（一）日常使用管理
计算机替代手工记账后的日常使用管理是通过对系统运行的管理，保证系统正常运行，完成预定任务，保证系统内各资源信息的安全与完整。具体包括：①机房管理。对机房的管理旨在为计算机设备创造一个良好的运行环境，防止各种非法人员进入机房，保护机内程序和数据的安全；②上机操作管理。应包括以下几方面内容：上机运行系统的规定，操作使用人员的职责，操作权限与操作程序等内容。
（二）系统维护管理
系统维护管理包括硬件维护与软件维护两部分。硬件维护主要内容是在系统运行过程中，出现硬件故障时，及时进行故障分析，并做检查记录，在设备更新、扩充、修复后，由系统维护人员安装和调试。软件维护主要包括正确性维护、适应性维护、完善性维护3种。正确性维护是指诊断和改正错误的过程；适应性维护是指单位的会计工作发生变化时，为适应而进行的修改活动；完善性维护是为了改善已有功能的需求而进行的软件修改活动。
（三）会计档案管理
电算化会计信息系统的档案管理主要是指打印出的各种账簿、报表、凭证、存贮会计数据和程序的软盘及其他存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。会计档案管理是在会计电算化后会计工作连续进行的保障；是电算化会计信息系统维护的保证，是保证系统内数据安全完整的关键环节，也使会计信息得以充分利用。
1.记账凭证的生成与管理。计算机替代手工记账单位的记账凭证生成有两种方式：一是把原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。在这种情况下，记账凭证上应有录入人员的签名或盖章，稽核人员签名或盖章，会计主管人员的签名或盖章，收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印输出生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。二是手工事先做好记账凭证，计算机录入记账凭证然后进行处理，在这种情况下，保存手工记账凭证与机制凭证皆可。
2.会计账簿、报表的生成管理。一是日记账每天打印，一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，发生业务少的账簿可满页打印。二是现金、银行存款账采用打印输出的活页账装订。三是在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。四是在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。
3.关于磁性介质及其他介质的管理。存有会计信息的磁性介质改其他介质，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有附本。为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时，进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至会计信息完全失去时效为止。
4.关于会计电算化系统文档资料管理。会计电算化系统开发的全套文档资料，视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大修改之后的3年。
四、会计人员管理
关键词:信息时代;高校;会计档案;管理
会计电算化是信息时代的产物,随着近年来网络经济的蓬勃兴起,高校财务信息化取得了突破性的发展,高校的会计档案在内容、载体形式等方面发生了诸多变化。随着高校现代化进程的推进,高校内部对会计档案管理提出了新的要求。本文结合实际工作,探讨信息时代的高校会计档案管理问题。
一、信息时代会计档案工作的新特点
1.广泛性。高校会计电算化和财务信息化后,会计档案的内容有了新的扩展,会计档案不仅要求保留传统意义上的档案,还包括其它各种电子文档,如电脑硬盘、光盘中的磁性介质数据、会计系统程序说明书以及会计系统所涉及到的全套档案资料。
2.专业性。会计档案是在高校单位经济活动中形成的,是会计人员严格按照《会计法》的要求进行核算而得出的结果,电算化下的会计档案是一种现代化载体,较传统意义上的会计档案而言具备双重性的特点,即要求电子会计数据和纸质会计档案共存,这些内容使得当前高校会计档案具有专业性的特点。
3.规范性。实行会计电算化后,由于计算机存储性强,具备强大的检索功能,能同时调阅各个年度的会计信息,电算化会计档案一般采用统一标准的格式,以方便检索查阅,会计档案管理更加规范了。
二、信息时代会计档案工作中存在的问题
1.对电算化会计档案的重要性认识不足。会计档案工作是运用现代技术和方法管理的,学校领导应予以高度重视,但目前许多高校对此缺乏足够认识,管理意识滞后,对会计档案没有及时整理归档。高校管理者在思想上还未跟上形势,对会计电算化后的电子文件、程序文件、财务数据等没有定期备份,未及时形成磁介质的电子档案。会计档案的不完整使得财务数据的安全性得不到保障,一旦计算机及服务器出现故障,就会造成财务数据丢失,给学校带来无法挽回的经济损失。
2.会计档案管理现代化进程滞后。会计档案包括会计凭证、财务报告、会计账簿以及网络环境下的会计核算系统软件、数据结构等磁介质重要资料等。信息时代,会计档案的数字化使得新型的磁介质档案管理方式取代了传统的纸质档案管理方式,磁介质对环境的要求较高,不仅要防尘、防磁,还要防水火,磁盘、光盘等受载体的质量、温度和存放环境的影响,从而增加了财务数据的脆弱性。许多高校在收集资料时没有考虑磁介质档案的环境需求,缺乏现代化管理意识,在数据安全方面疏于管理,缺乏有效的安全保密措施,降低了档案信息质量,阻碍了会计档案管理现代化进程。
3.会计档案管理体制不健全。目前,高校都实行了会计电算化,为了指导和规范各单位会计电算化工作,财政部制定了《会计电算化工作规范》,但许多高校没有结合《规范》制定具体的会计档案制度和实施细则,对已形成的电子档案缺乏行之有效的管理办法,使得一些档案资料不完整、未及时归档。高校缺乏科学有效的会计档案管理机制,造成一些电子档案丢失或残缺不全,未达到会计现代化的要求,影响了整个高校会计电算化事业的健康发展。
4.电算化会计档案存在安全风险。电算化会计档案的财务数据直接存储在磁介质上,电算化会计档案具有无纸化和操作无形化的特点,高校在信息资源实施财务管理时,也为自己带来了安全风险。一是工作人员对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹,包含对电子数据纂改、删除等人为破坏;二是工作人员缺乏会计电算化安全基本知识,不遵守单位的数据安全规则,将计算机病毒带入会计系统中;三是会计数据备份不及时,造成电子数据永久丢失。以上种种,都给电算化会计档案带来一系列的安全风险,给高校造成较大损失。
5.会计档案管理人员素质低下。会计档案管理是一种综合技术性强的工作,会计电算化后,要求会计档案管理人员既要懂财会和计算机专业知识,又要懂档案管理知识。当前高校财务部门没有配备专职的档案管理人员,已有的会计档案管理人员综合素质较差,对电算化档案不能进行日常的电脑维护,会计档案管理的具体办法还是按照传统的观念和做法来处理,对会计电子档案数据没有定期打印成纸质文本,本单位使用的会计系统的全套文档资料、软件程序以及电算化的数据磁盘、光盘没有得到妥善保管,加上一些高校的档案管理人员岗位更换频繁,影响了会计档案工作的专业性、完整性和持续性。
6.会计档案利用效益低。随着高校会计电算化和财务信息化建设进程的发展,会计信息资源的作用和地位日益突出,传统的会计档案工作方法难以适应高校现代化发展的需要,利用电子信息资源,高校可通过计算机强大的检索功能提高查找会计信息的速度,及时为学校领导提供决策依据。但目前大多数高校对会计档案的信息资源利用没有引起足够的重视,造成了高校会计档案资源的浪费。
三、加强信息时代会计档案工作的措施
1.更新信息时代会计档案管理观念。高校领导要提高对会计档案管理的重视程度,积极适应信息时代对会计档案管理工作的新要求。会计档案工作除了做好纸质文档的归集、整理和存放外,还要进一步提高电算化档案管理的水平。高校领导要创新管理观念,高度认识信息时代会计档案科学管理的重要性,根据当前档案工作中不断出现的新问题和新情况,制定具体解决措施,拓宽会计档案工作的管理领域,进一步加快高校现代化建设力度。
2.加强对会计档案管理人员的培训。高校应当重视对会计档案管理人员的业务知识培训,通过组织工作人员学习《档案法》、《会计档案管理办法》及《会计电算化工作规范》等知识,外派工作人员学习档案管理技巧和方法,培养一支掌握现代化档案管理知识的人才队伍。一方面,会计档案人员要与时俱进,既懂得财会知识,又能掌握电算化基础知识,熟悉会计系统软件的运用,提高自身工作的综合能力。另一方面,高校要创造有利条件,大胆从相近专业的高学历毕业生中引进人才,为信息时代的高校档案工作储备有力的人力资源。
3.高校应健全各项会计档案管理制度。会计档案管理工作是高校现代化发展的一项基础工作,高校应完善相关会计档案制度,不断强化工作人员对会计档案的管理意识,健全《会计法》、《档案法》、《会计档案管理办法》等财务规章,建立电算化会计档案的归档制度和保管制度,对会计系统的全套档案资料及磁介质档案做好备份及副本保存工作,将会计档案工作纳入高校正常化、秩序化、规范化的轨道中,实现高校会计档案管理工作的现代化和标准化。
4.完善电算化会计档案的环境管理。高校应完善电算化会计档案的软硬件环境,针对磁介质易受周围环境因素的影响,高校应选用质量高的介质作为电子档案的存储物,并将磁介质存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所中;同时建立多级备份机制,定期将备份数据刻录到光盘中,重要的数据可以制作多个拷贝,将它们存储在不同的地方,确保数据的安全;最后,由于不同版本的会计系统形成的备份数据结构会有所不同,高校应保证电算化档案与相对应的会计软件版本的一致性,确保财务数据在损坏时能及时、完整地恢复。
5.提高会计档案信息资源运用效益。高校要充分利用信息时代的现代技术优势,对会计电算化档案进行科学分类,建立会计档案电子检索系统,实现会计档案的数字化和信息化,为使用信息资源者提供高质量的电子检索服务,方便学校领导随时掌握本单位的财务状况,以便科学决策,提高信息资源的经济效益。
参考文献:
【关键词】 会计档案 管理存在的问题 对策
会计档案是会计信息系统的产物，也是各单位的重要档案之一，它包含的会计信息内容具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性，会计档案管理工作作为会计基础规范的组成部分，其规范化程度决定了会计基础工作的水平，也完整地表现了企业经济活动和组织发展的过去，因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。
1. 企业会计档案管理中存在的问题：
1.1对会计档案管理工作的重要性认识不够， 缺乏充分的认识， 意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。
1.2有些企业对会计凭证的审核和监督不够。原始凭证的真伪、经济信息是否全面等决定着会计信息资料的正确性和准确性。但很多企业缺乏对凭证的客观认识，会计凭证装订后未粘贴，或已粘贴却未落实责任人，会计凭证封皮项目填写不全；个别企业的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，造成档案管理缺乏有序性和合理性，甚至可能直接引起凭证被篡改等现象的发生。
1.3会计档案内容不合理，不真实，有些企业甚至没有真正的财务会计档案，所谓档案只是为了应付相关检查而设置，其内容多为编造抄袭而来，档案纸质的凭证、账簿、报表的归档管理亦不规范，电子档案的存储更是缺少必要介质的备份建档。有些企业虽然对立卷工作比较重视，但平时的管理则比较松懈，档案借阅丢失现象严重，归还后，不能及时归档，缺少必要的借阅登记管理及逐级审批报告等制度，大大降低了企业财务会计资料的保密性和安全性，甚至可能直接或间接造成企业的经济损失。
1.4会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。
1.5纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。 有的单位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。
2. 完善会计档案管理工作的对策：
2.1统一思想，加强领导，提高认识。各单位要加强对会计档案管理工作的领导，严格执行统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”办法。对纳入会计核算中心集中核算的企业，应根据财务管理自不变，资产所有权不变，资金使用权不变、债权债务不变、会计核算主体不变的五项原则，明确会计档案管理的主体为各企业而非会计核算中心
2.2应加强会计档案的调阅管理工作。调阅时，要严格办理相关手续。本单位人员调阅，需经责任人及相关负责人同意并签字；外单位人员借阅，要具备相关的调阅手续，同时经本单位相关人等批准后，方可调阅。在调阅过程中，只能调阅与调阅内容有关的资料，原则上档案原件不得解除，不得拆散，外单位调阅，如遇抄录复制等特殊要求，需经单位负责人批准并办理登记手续后，方可办理。
2.3建立健全会计档案管理的规章制度。要使会计档案规范化，必须将档案管理工作纳入日常工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作人员职责》、《财务档案保管制度》、《立卷归档制度》、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。
2.4规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作
第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。
2.5落实会计档案管理责任人。提高会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练和专业程度，定期举办会计人员的知识培训，将会计档案整理的工作从基础学起，使会计人员熟练掌握会计档案管理的基础知识和操作技能，从源头做好会计档案的整理规范工作。
2.6同步计算机相关系统和档案管理文件的升级。在近几年财务会计档案查询中，常常出现打不开档案管理系统的事件。这种情况的出现，通常由于计算机现在的会计电算化系统和保存资料的系统版本不一致。只需将系统恢复到旧的版本即可解决，但该问题的出现严重影响工作效率，所以，在进行管理系统升级时，需要同步升级旧的资料文件。
结束语：
总之，为进一步规范财务会计档案管理，财务部和国家档案局共同了《会计档案管理办法》，并随后进行了修订，从法律的角度上强调了会计档案管理的重要性，因此，只有严格按照各项法律法规的要求，并结合本单位实际情况，不断研究新问题，提高会计人员责任心和使命感，会计档案工作才会取得不断的进步。
参考文献：
[1] 财政部、国家档案局.会计档案管理办法[M].北京：工商出版社，1984.
一、会计档案管理存在的不足及问题
（一）领导档案意识淡薄，对会计档案管理不重视
进行会计档案的管理只有结合强有力的会计档案理论、相关的方式方法，才能确保对各种类型的会计档案都可以做到科学有效地管理，降低管理成本，提高工作效率，提供全面的会计档案信息，以满足学校的决策需求。但是有不少校领导对会计档案工作缺乏正确的认识，误以为会计档案很容易管理，不需要专业的负责人，有时候甚至指派会计人员兼任档案管理工作，还有不少相关人员对档案随意摆放，耽误档案整理的进程，从而造成会计档案存在不完整、不安全等问题。
（二）会计档案资料管理有待完善，电算化会计档案管理还需进一步丰富
会计档案最基础的工作任务是收集相关资料，其中有些文件十分重要，例如：程序文件、数据等进行备份，电子文件拷贝等，如果没有这一系列的程序，就没有办法提供相应的会计档案信息，从而影响到会计档案工作，造成一定的损失。这种问题的产生，往往是由于会计档案资料管理不到位、电算化会计档案的管理力度欠缺所导致的。
（三）会计档案管理制度不完善
尽管国家档案局、财政部颁布了《会计档案管理办法》，其中涵盖了会计凭证、会计账簿、会计报表等，但很多高校财务部门却没有引起重视，执行的是传统的管理模式，特别对于电子档案，没有明确的管理办法，当会计资料出现丢失时难以进行弥补，整个管理制度存在不少漏洞。
（四）会计档案管理工作不到位
1、当会计档案在财务部门存放到期的情况下，有不少高校不能按时将档案递送到专业的档案管理部门，从而导致手续在某一环节缺失。一些学校没有任何的手续办理，另外还存在着学校办理交接时，账簿、报表、会计凭证及磁介质会计档案不能随着交接一起移交，这就为未来档案信息查找埋下了隐患，对今后会计档案管理工作也会有不利的影响。
2、一些会计档案到期后并没有按规定进行销毁工作，逐渐留下大量的剩余档案，这样不但浪费了空间，同时也浪费了很多的精力、物力、财力。
3、会计档案交接制度不完善。由于没有制度的约束，很多退休人员或者是换岗人员并没对档案工作进行交接办理，使资料缺失，对财务工作的进展造成一定的影响。
4、会计档案借阅制度不完善。任何人都可以随时查看，有可能导致会计资料不完整或者资料外漏。
二、加强高校会计档案管理的措施
（一）加强对会计档案工作的重视
通过宣传教育的普及，提高学校领导及相关工作人员对会计档案管理工作的重视程度。学校制定有关方针、政策及学校的发展规划等重要信息源都来自于会计档案，并且学校工作秩序的维护也离不开会计档案。科学管理会计档案的重要性应该引起学校各级领导的充分重视，并对有关制度的建立和贯彻落实进行有效督促。
（二）建立健全会计档案管理制度
目前，高校会计档案的数量随着学校规模的不断扩大而增多，各种会计档案每月有很多册。所以，各个高校要根据每个单位的不同情况，合理、科学的运用《会计档案管理办法》，制定适合学校自身状况的会计档案管理制度。为使会计档案能够合理、安全、完整的被利用，确保会计档案科学管理有序开展，对会计档案管理的整个过程进行科学管理。
（三）电算化会计档案备份制度的建立
应该养成会计信息双备份的好习惯，这样才能让电算化会计档案数据保管的时间更长，这样就不怕人为或自然的破坏了。同时，相关管理者也需要对电算化会计档案定期进行监督检查，预防磁性介质的丢失，防止信息不完善。
（四）会计档案管理工作的深入完善
1、归档要及时、有序。每个月将当月会计系统所产生的相关凭证、账簿、报表等打印出来，进行归类整理，必要时装订成册，对这些文件建立相应的档案保管清册，科学立卷，方便查询和保管。这样做就是为了防锈蚀，以免使字迹变得模糊，另外还要把回形针、大头针等拿掉，进行装订、整理。并且把已经输入的电子数据在一定时期后复制出来，刻录为光盘，进行实物保管，对于超过一年的相关档案，要及时送到学校的档案管理部门进行统一保管，在光盘上进行编号、签字和盖章。
2、为了能够使会计档案更加安全，就必须做好保管工作。学校的财务部门和档案管理部门要加大力度。首先，要指派专业的人员进行会计档案保管，以免发生损坏和遗失。其次，为了让保管更加规范、标准，需要高校妥善的保管、有序的存放、查阅方便、安全保密等，并且购买库房和档案柜、架等，作为配置设施。同时，还要积极做好防蛀、防磁、防虫、防潮、防盗、防晒、防火等安全措施。为了保证会计档案的安全、完整，要定期的检查会计档案有没有受到辐射的影响，有没有出现霉烂、受潮、不完整等现象。
3、严格查阅制度。需要相关负责人的批准，办理登记手续，才能进行查看与复制。另外，会计档案不能轻易的向外借出。查看与复制会计档案的相关员工，不允许随意的拆封和更换档案，也绝不允许在会计档案上乱写乱画。在查阅的时候，档案管理人员要做一定的登记，然后才可以在档案室进行翻阅。对于需要借出去的档案，一定要经过领导的批准，并且尽快归还。
（四）增加硬件投入，加强会计电算化档案管理
防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件，是会计档案管理场所应该具备的。应建立明确的程序和授权批准制度以应对电子信息的归档、查询等，接收入库的电子会计档案要装入特质的软件盒中。由于目前病毒容易从外来各类移动硬盘或光盘的渠道进入，而会计核算系统多采用局域网，因此，加强计算机系统管理也是单位的重要职责，系统管理员需担任所有需安装的软件的执行，让病毒的威胁从根本上解决。另外，还要安装并及时升级最新的防病毒软件。会计电算化档案的库房一定要避开大功率的发电机等磁场，软盘避免与永久磁铁接触；库房应配有温、湿度测定仪器和空调器，使库内温度保持在15～30℃，相对湿度保持在45%～65%，以防止盘片变形，严格检测并及时调整，从根本上防范电算化会计档案管理事故风险。
（五）设置专职人员进行会计档案管理
档案所有环节如收集、整理、立卷、归档、保管等一系列环节都是高校档案管理工作的重要组成部分。如果档案管理工作中的重要环节由兼职人员负责，该环节的一些流程就难以执行。如今会计档案数量随着高校规模不断扩大而不断增加，有必要配备专人负责会计档案的管理工作。高校领导需要加强对会计档案的重视程度，对档案管理工作所需的人力、物力给予大力支持，不断加强会计档案管理的质量和水平。
（六）提高会计档案质量从加强财务部门人员培训着手
会计档案管理工作的主要负责人是高校财务人员，其人员业务能力和水平决定着整个会计档案管理的质量和水平，因此，要对相关的人员进行定期培训，组织会计档案管理人员学习相关知识。针对目前高校电算化会计档案管理人员，岗位培训及继续教育内容应为会计档案管理及计算机操作技能培训，使其拥有基础的会计档案管理知识和熟悉计算机操作，且长抓不懈。同时，高校会计档案工作人员要不断学习最新的业务知识，提高自身的知识水平，不断更新知识结构，进行多途径、多形式的再学习，增强工作责任感，提高工作实践能力。
一、本指引所称的民营企业档案是指民营企业在生产经营、经济交往等各项活动中直接形成的对企业生产、经营、管理具有查考价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。
二、民营企业档案属企业所有，受国家法律保护，民营企业及其工作人员都有保护本企业档案的义务。
三、民营企业档案是反映本企业生产经营管理活动的真实记录，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，加强对本企业档案的管理是民营企业保护自身利益的重要方面。
民营企业内部的档案工作体制以统一管理，分级负责为宜；即母公司除对公司本部的档案工作进行统一管理外，还应对其子公司的档案工作进行指导和监督，层层落实，分级负责。在此基础上，视本企业实际，对档案实行相对集中或部门分别保管。
四、民营企业可以根据自身需要建立科学的档案管理制度，逐步实现档案管理的规范化和标准化。档案管理制度包括对各类文件材料的归档整理、档案保管、保密、借阅和鉴定销毁等内容的规定。
五、企业在生产经营、经济交往等各项活动中，应当遵守有关保守、保护国家秘密的法律、法规，同时采取相关措施防止企业保密档案资料的泄密和丢失，从而有效维护国家和企业自身的利益。
六、企业档案管理人员应当忠于职守，同时具有相应的档案专业知识和业务能力。
七、文件制作应尽量使用耐久性好的书写材料和纸张，避免使用诸如热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不耐久的书写材料。
企业各部门按照本企业有关归档制度的要求积累所形成的文件材料，积极采取相关措施防止文件材料的散失，如指定专人负责收集保管本部门的文件材料、专人跟踪收集有关项目管理和实施过程中形成的文件材料等办法。
八、应归档的文件材料要保持齐全完整，努力做到原件归档。
基建、科研等科技活动要从项目筹备阶段到最终验收阶段的全过程的文件（包括有关图纸等）收齐一同归档。
正式归档的文件材料应按照一定的分类规则进行区分，档案整理标准可参照国家和省有关业务推荐标准和规范的要求，并编制目录等辅助检索工具。
电子文件的归档管理推荐使用质量好的光盘如金盘等作为存储载体，永久保存的文件材料还应制成纸质文件同步归档管理。
九、落实有关库房保管制度，切实保障档案的保管安全。配备适合安全保管档案的库房或专柜，采取措施，满足温湿度控制、防火、防盗和防有害生物等档案保管技术要求。
十、努力开发和利用档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务，是企业档案工作的最终目的。企业档案管理部门应做好档案的借阅利用工作，并通过建立档案利用台账，编制档案参考资料等手段，积极为企业的需求服务。
