时间：2023-05-30 10:28:41
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案化管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【论文摘要】信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。
1、档案信息化的定义和内涵
1.1定义
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
1.2内涵
档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。
2、档案信息化管理的必要性
由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
3、加强档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
3.1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。
3.2档案信息资源建设
3.2.1档案的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
3.2.2加强档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。
3.3档案信息化人才的培养
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。
【参考文献】
现代化档案管理最主要的就是单位下发文件以后，通过网络传递到档案室进行归档管理，由档案室在电脑上存储。基层单位现在主要的文件使用格式就是Word系统进行编辑资料，然后交到档案室以后，由档案管理人员在档案管理专用的紫晶系统上进行挂接，转换成档案资料，以后进行查找。为了防止进行修改，现在一般的电脑存储，顶多改变存储格式，常用的就是PDF或者是JPG这两种格式。但是电子文件由于都是通用的文件编辑格式，可以修改不留痕迹，鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。
即使是用数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件的原始性、真实性和准确性，但是在电子技术日益发展的今天，还有什么不能解密的，所以，这也是我们基层档案工作者所面对的困惑。但是，传统档案管理就可以避免这类事情的发生，一是必须手写的初稿、修改稿、正式的文稿及领导批阅同意打印的签名；二是归档必须是手写的原稿、批文连同正式形成的文件两份，进入档案，正式归档。
二、现代档案和传统档案管理各有优缺点
现代档案如发生电脑零部件老化、系统升级换代、配置更新等各种形式就容易丢失部分资料。但是现代化档案管理不占用空间，节省人力、物力、成本等，这个是传统档案所不能比拟的。传统档案所占用的空间、人力、财力等，都很大。但是有一点，是代替不了的，就是手稿。新都区档案馆里，今天还保存着1959年田家英同志在当时的新繁县大丰公社搞试点时主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率领一个工作组从北京来到了大丰公社。田家英和县、社、队干部反复研究，充分听取群众意见，根据中央第二次郑州会议精神，制订了一系列制度、条例、规定。
例如：《大丰的管理体制(草案)》、《关于新繁县崇义乡大丰财务制度的十条规定(草案)》、《公社干部必须遵守的十条守则》、《关于改进供给制的八条规定》、《关于分级管理的体制的初步意见》、《关于财权下放的分级管理的初步意见》。这些发黄的纸上，有对体制问题的意见，对财务制度的规定，干部守则，各种条例、报告、会议记录……这是历史的见证。到今天为止，这些发黄了的资料还静静地躺在新都区档案馆里很好地保存着。
三、基层档案管理人员新旧交替的问题对传统与现代的影响
逐渐老去的一批档案管理人员，他们在接受现代化档案管理方面，自己很想学好新知识、新技术，但是因为年龄等各方面的原因，确实也有些力不从心。但他们工作几十年，兢兢业业，对工作认真负责，能做到几十年对每一份文件了如指掌，并在同时努力接受新的知识，跟上时代的步伐。唯一不足之处就是对计算的操作的熟练程度及新的系统的升级接受度要慢一些。
新的档案管理人员对于计算机操作接受度高，掌握新的知识也比老同志快，从网上传来的文件他们能很快的放进去，但是要让他们踏踏实实地坐下来像老同志一样的工作，要让他们去一份一份的收集原稿，就有点困难了。大学的档案管理专业毕业生基本上都是到政府机关和国有单位，起码来说现阶段不会到基层的小单位。所以从这个方面来说，我觉得是一个应该比较现实的问题，就是如何让基层单位的档案能够跟上现代化档案管理的步伐。
四、总结
1、管理现代化的内涵
档案管理现代化是社会现代化的重要组成部分。如果从过程的角度理解，档案管理现代化是档案部门主动连接新科学技术的挑战，为促进社会现代化而进行的变革传统档案归展现代档案管理的过程。关于它的内涵，笔者认为，现阶段档案管理现代化的内涵应包括：档案管理观念现代化、档案管理发展水平现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等五个方面。2、档案管理现代化的本质
笔者认为，档案管理现代化是让档案管理从传统迈向现代，而与现代社会同步。但由于现代社会的特征是自由化、民主化、多元化、人体化、科技化、本土化、国际化与未来化，因此，档案管理现代化当以这些特征作为努力方向。（1）档案管理现代化既是硬件建设工作，同时又是软件建设工作；（2）它是一个整体工作而不是局部的工作，应进行整体规划；（3）它是长期持久的工作，不可能一蹴而就；（4）它是具有前瞻性的工作，而不是让档案管理跟在会社会之后亦步亦趋，现代化与未来化是相结合的；（5）它固然要探讨社会发展的实际状况，也要进行价值判断，选择其中有价值的成分来确立努力的目标。（6）它不是单纯以国外社会发展作为衡量指标，也要考虑国内社会发展状况来判定档案管理发展的取向。可见，档案管理现代化是一个改革、创新、发展的过程，也是一个系统工程；既是长期的，又是动态的，在本质上表现为对社会的顺应和超越。
3、档案管理现代化与社会现代化的关系
现代化本身是一个发展的概念，是一个动态的赶超先进的过程。美国学者瓦尔马认为：“现代化就是带着方向性的变革过程。”档案管理现代化不一种孤立的现象，它是社会主义现代化逐步实现的档案管理系统和档案管理制度的全面进步，是通过培养人，最终为实现社会主义现代化服务。档案管理现代化和社会现代化是相互依赖、互为条件的。一方面，没有社会主要构成要素（如政治、经济、文化、教育、科技等）的现代化，档案管理现代化是不可能的；另一方面，档案管理现代化又是社会现代化的基础，是社会现代化的重要组成部分。
二、为什么要实现档案管理现代化
1、档案管理现代化是社会发展的必然选择
我们要在本世纪初实现党和政府提出的基本实现现代化的宏伟目标，关键是要全面提高档案干部队伍的整体素质，实施科教兴档，加大人才资源的开发，促使档案管理现代化与我国社会主义现代化建设事业协调同步发展。
2、档案管理现代化是自身发展的必然趋向
随着我国经济快速、协调、健康发展，综合国力迅速增加，档案事业也得到了迅速发展。近二十年来，各级各类档案馆和基层综合档案室通过开展目标管理认定活动，提高档案工作的整体水平，一个以档案科教为先导，以档案科研、教育创新为动力，以人才建设为基础，以现代化管理为手段，以档案馆管理现代化为突破口，以提高质量、提高效率为重点，推动档案事业发展的思想已达成了共识，同时随着档案干部队伍素质的不断提高，观念的不断更新，经费的不断投入，条件的不断改善，对档案事业自身的发展提出了更高的要求。
三、如何实现档案管理现代化
1、必须更新档案管理观念
档案管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，还是不能解决现有档案管理观念滞后性与档案管理发展的先进性之间的矛盾，更不可能在根深蒂固的传统档案管理观念的基础上构筑档案管理现代化的大厦。
摘要档案管理现代化是社会发展的必然趋势，也是时展的具体要求。在我国档案管理现代化的进程中，档案管理工作取得了可喜的成绩，但仍然存在一定问题亟待解决。本文深入分析了档案管理的实际工作，探讨了加强档案管理现代化的有关措施。
关键词档案管理人员建设现代化改革
档案管理现代化的本质是加快档案管理工作的改革，使之更加适应现代社会发展的要求，因此要求档案管理实现观念、装备、人员上的现代化。档案管理部门必须强调现代化档案管理的意识，不断探索实现档案管理的现代化的有关途径。
一、档案管理现代化概述
档案管理现代化是现代管理科学的指导下，运用现代管理方法和手段，对档案系统进行管理的一种新模式。这种新模式借助现代管理的技术与设备，依靠掌握现代化档案管理的人员得以实现。传统的档案管理方式缺乏完善的管理体系和制度，且大多数管理工作依靠人工完成，因此导致档案管理的效率较低。在档案管理的现代化进程中，要重点解决这些问题，在档案管理运用信息化、科技化、智能化的管理模式。当前，计算机技术已经进入档案领域，但是并未发挥出应有的作用，需要进一步强化计算机在档案管理中的应用。档案管理现代化不但可以实现无纸化档案管理，还可以增强储存信息的数量和准确性。工作人员在查找、筛选档案时，更加迅速、准确。档案管理现代化是一种必然的趋势，各级行政部门和档案单位必须采取一些有效措施，加快档案管理现代化的速度，使档案管理工作与时展接轨。
二、实现档案管理现代化的有关措施
（一）强化档案管理的现代化意识
实现档案管理的现代化，必须树立现代化管理的思想意识，这样才能指导档案管理工作向着现代化发展。当前，很多档案管理人员思想观念相对滞后，因此，首先要求管理人员解放思想，转变传统的工作理念，树立创新意识。这要求档案管理人员要冲破旧思想的束缚，改变原有的工作格局，不断强化现代化的管理意识。当前档案事业的现代化建设发展较慢，这与管理者本身忽视档案管理的重要性不无关系[1]。因此，本单位领导要提高档案管理的地位，加强相关宣传使全体管理者从思想上重视档案管理工作。在宣传中促进管理人员接受现代化的管理理念，从根本上改变档案管理现代化建设的现状。
（二）推行规范化、标准化、信息化的档案管理
在档案管理领域的标准化、规范化，需要档案事业主管机关会同标准化主管机关或部门共同协调完成。制定标准化档案管理的相关原则、工作模式、评价方法等，是完成档案管理标准化建设的基础和保障。相关单位及部门要确定出科学、统一的工作规范、技术规范，同时加强监督作用保证其贯彻落实并执行[2]。
保证档案管理的规范化、标准化是实现档案管理现代化的基础。因此，应该尽快实现档案管理工作的标准化[3]。首先，要求技术方法的规范和统一；其次，要求设备、设施的规范化。规范化、标准化管理的最终目的是确保档案保管及利用价值，因此，管理者要实现档案管理的最大化，同时使检索利用档案信息更加便捷。
信息化是知识经济时代的主要特征，也是加快档案管理现代化进程的有效途径。信息管理只有借助信息化存储和数字化的处理才能真正复合现代社会的要求，因此，必须促进信息化在档案管理中的应用。档案工作中要积极计算机技术和信息化管理手段，从而提高档案整理、编目、检索等工作的效率。
（三）提高档案工作队伍的总体素质
档案现代化管理的核心内容是计算机技术的应用，这时实现档案现代化管理的必经之路，因此，必须强化档案工作人员的计算机操作技术。每一个管理人员必须能熟练掌握现信息技术，运用计算机以及各类现代办公设备，并能独立完成电子文件的制作、设备日常维护等工作。相关单位可以通过加强计算机技术培训的方法，提高管理人员的计算机操作水平。由于档案管理人员的计算机基础不同，可以分层次对其进行培训，如基础知识培训、高级理论培训、档案专业操作培训等。通过培训可以使每一个管理人员都具备较高的业务素质，从而提高整个工作队伍的现代化管理水平。
同时，还要积极引进高技能专业人才，从而提高工作队伍的整体实力。相关单位及部门应该制定严格的人才选拔制度，选拔适合本岗位的专业人才。同时完善考核制度和奖励制度，鼓励档案管理人员在工作上不断创新，从而激发整个档案管理系统的工作活力。
三、结束语
我国档案管理应以《档案法》为核心。国家要不断完善体系内相关法律建设，使档案管理实现应有的社会职责。档案管理的现代化需要行政主管部门与各级管理部门的密切配合、通力合作，从而实现推动档案事业健康发展的目的，进而进一步加快我国档案管理的现代化进程。
参考文献：
[1]陈永成.档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势[J].中国档案，2013（11）.
关键词：医院；档案管理；信息化
中图分类号：R19 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）09-0078-01
由于我国经济的飞速发展，医院作为人类社会中最主要的职能部门之一，在进行管理的时候，一定要更加专业化才能够保证医院的专业性。医院的档案是在医院的工作人员在工作中积累的丰富的实践经验，在医院的中占有非常重要的地位。因此，加强医院档案的信息化管理是未来医院的发展趋势。
一、重要性
医院档案管理作为医院管理中最重要的组成部分，对于医院的信息化进行管理是非常重要的。它主要表现在以下几个方面：首先，对于医院档案使用信息化管理能够对于一些比较珍贵的医学档案的原件进行保护。在原来的医院档案管理中，很多非常珍贵的医学原件由于被大量的借阅以及翻看，时间长了就会导致这些比较珍贵的医学档案受到损害，或者丢失，这样就为我们在进行医学科研的时候增加了难度。
其次，在使用传统的管理方法对于实行医院档案管理的时候，相关的档案管理人员想要对于各类文件进行归档的时候，多采用手工的方式，这样就给档案的管理人员带来了很大的工作量。使用信息化的方式对于医院档案进行管理不仅能够为档案的管理人员减少工作量，还能够保证医院的档案管理更加规范化。
第三，运用信息化对于医院档案进行管理能够更加有效的对于医院的各类信息进行整合与共享。这样就能够使档案的信息资源得到更加好的利用。
第四，运用信息化对于医院档案进行管理能够是档案的检阅更加的方便，在传统的医学档案管理中，如果想要查阅资料是非常费时费力的一件事，但是如果使用信息化进行档案的管理就只需在计算机上输入检索的代码，就能够轻而易举的找到自己所需要的资料，非常的简单快捷。
最后，运用信息化对于档案进行管理打破了原来的档案管理模式，传统的档案管理模式档案多是纸质发的，这样不仅仅成本高，而且保存是非常困难的，运用信息化的档案管理方式就不会存在这样的问题。
二、存在问题
现阶段由于医院的信息管理的复杂性使得在使用信息化的方式对医院进行管理的时候存在非常多的问题。
1.管理观念陈旧
现阶段在进行医院档案的信息化管理的时候，由于医院的相关管理人员在实际的档案管理工作中根本就没有认识到运用信息化对于档案管理的重要性，因此在进行实际的工作中很多的医院还是采用传统的手工档案管理的方法，这种传统的档案管理办法严重的忽视了对于档案管理的整理、统计以及编研的情况，导致医院的档案信息的利用率非常低，这对于医院的良好发展产生了严重的影响。
2.人员素质较低
在进行医院档案的信息化管理的时候不仅要求医院的管理者从思想上加强对于档案管理的重视，也要求实际的档案管理人员必须具有较高的专业素质。而现在我国的各大医院中，档案的管理人员专业素质普遍偏低，很多的相关管理人员根本就没有专业的管理知识以及管理技能，在进行实际的档案管理的时候，由于档案管理人员的缺少专业的知识，使得医院在使用信息化对于档案进行管理的时候举步维艰。
3.硬件设施落后
由于在现在的医院中，医院的相关领导层对于档案管理的不重视，使得在进行档案的管理的时候不能够引起足够的重视，因此使用信息化进行档案管理的时候，由于资金不足导致医院在进行档案的管理的时候，根本就无法实现信息化的管理，这样就严重的影响了医院信息化管理的进程。
三、解决对策
由于经济的快速发展，对于医院的档案进行信息化的管理是非常重要的。只有加强对于医院档案的信息化的管理才能够保证医院能够有一个良好的发展，下面笔者主要针对上面提到的几点问题，提出自己的一些建议。
1.加强观念的转变
如果想要加强医院的档案管理信息化的发展，就一定要从观念上加强观念的转变，只有这样才能够使得医院的管理者增强对于医院档案信息化管理的重视程度，才能够在实际的工作中能够获得各个部门的支持，促进医院档案管理信息化的发展。
2.加强专业人才的培养
在使用信息化对于医院档案进行管理的时候，对于管理人员的信息化的要求是非常高的。这就要求在对于医院的管理人员进行选拔的时候一定要注意人员的专业性，而对于医院现有的一些档案管理人员来说，要对于他们进行相关的专业培训，只有这样才能够加快医院档案管理的信息化的进程，促进医院档案的信息化管理水平的提高。
3.建立健全管理制度
―个科学完善的管理制度，是医院档案管理的基础。在进行档案的信息化的管理的时候，只有严格的按照相关的管理制度进行执行，才能够保证医院档案的信息管理系统有一个规范化的发展，才能够保证医院的档案管理高效的运行，将医院的档案管理提升到―个新的层次。
4.加强资金投入
档案管理中的硬件设施是保证医院档案管理能够正常的实行的基础。在加强医院档案信息化管理的时候，一定要保证档案管理的硬件设施是符合标准的，只有这样才能够保证医院档案的信息化能够正常的实行。而加强对于信息化的硬件的设施的建设就需要大量资金的投入，只有这样才能够保证医院的档案管理信息化的正常运行。
1 信息化档案管理的特点
1.1 一体化的管理模式
在过去,企业档案管理的实现是不同部门对其内部文件进行整理、分类并归档的过程。而信息化的档案管理则改变了这一状态,信息化的管理模式可以将企业的文件,部门的基本文档进行有机的结合,从而实现归档与管理的同步,将不同部门对于同一事务或者同一事务的不同角度的记录归入档案数据库中,实现档案管理的一体化。通过对档案管理自动化系统的应用,实现公文和业务性文件整理与归档工作在同一时间完成,既可以节省大量的时间,节省劳动力,而且提高了档案管理的准确性。从事档案管理的工作人员可以从繁杂的工作中抽离出来,从而获得更多的学习时间,加强档案管理信息资源的开发。与此同时,负责档案管理工作的部门也能够通过自动化系统对公文以及业务性文件的管理状态进行随时的掌控,以便尽快的做出指导,实现档案管理的预见性。
1.2 方便存储与查找
企业的行政部门与业务部门,可以通过对档案管理自动化系统的应用,将已经形成的有查考利用价值的文件随时存储到服务器上。而档案管理工作人员他也可以把原有档案的扫描件存储到服务器上。这样,只需要通过身份验证,用户就可以通过企业内部的局域网查找所需要的档案信息,即节省了时间,又节省了资源,真正实现了信息化档案管理给企业的工作带来的方便。
1.3 档案业务管理自动化
企业档案管理工作非常复杂,其全过程不仅包括统计、鉴定、借阅还包括了参考资料的编研工作,甚至是资料的销毁,这都需要管理人员定期对档案的情况进行分析,而且企业领导的决策提供参考资料。实现档案信息化管理模式,可以对档案进行随时随地的管理,例如各种数据的统计、各种报表的打印、借阅登记、催还提醒等,这样可以便于领导或各部门通过电脑获取所需要的资料和数据,避免了因为距离问题而造成的时间浪费。
2 企业档案管理信息化存在的问题
2.1 档案管理的信息化意识不足
实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作,需要大量的时间来逐步完成,而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式,而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上,疏于对档案的管理,忽视对档案管理人员的业务培训,导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识,使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而,事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益,但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持,间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。
2.2 档案管理信息载体的破损
在企业信息化的背景下,磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用,许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等,这些载体会因为各种原因而发生破损,例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用,严重的还会导致系统运行出现问题。
2.3 标准化建设不够完善
档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中,必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统,各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现,为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求,企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便,甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。
3 改善企业档案管理信息化建设的建议
通过对企业档案管理信息化建设过程中出现的问题的分析,可以看出,只有在一定范围内实现资源的优化配置,完善档案管理人员的培训,才能彻底实现档案管理的信息化,具体来说可以从以下几个方面着手。
3.1 完善档案管理制度
所有工作的顺利展开与进行都离不开规范的要求和对标准的参考,企业档案管理也不例外。实现档案管理信息化的前提是健全的管理制度与明确的部门职责,而同时这也是档案管理部门为企业提供更高级别的服务的先决条件。所以,为了在激烈的市场竞争中立于不败之地,现代化的企业必须要建立健全档案管理制度,尤其要制定档案自动化管理制度,通过合理的制度规范档案管理信息化的实现。
3.2 加强监管工作
在企业建立局域网时,要有计划的实施档案一级管理,对于文件从形成到归档的全过程要实施监管,尤其是从文件行程的最初阶段,以保证文件的整个生命周期都能在可控范围内,使整个过程都做到规范化、标准化并努力贯彻执行。
3.3 理顺工作流程
不同企业的工作流程不一样,相应的档案管理自动化程序也是不一样的,所以要明确各部门工作的先后顺序,例如档案部门与文书,只有这样才能保证档案管理信息化过程中避免走弯路。档案管理要与企业所讲
转贴于
求的效应原则保持一致,尽量以最少的投入来保证企业对于信息资源需求的满足。理顺档案管理工作的流程,首先要做好数据收集与资料库的维护工作;另外要充分利用计算机的功能,根据企业发展的需求,及时编写一些档案文件汇编,并提供企业领导用于决策所需要的信息。
3.4 实现管理工具的信息化
从事档案管理工作的人员除了要做好文件的分类、归档等工作外,还要积极参加档案管理软件的功能开发工作中,充分了解企业档案管理的全过程和档案专业管理的全部内容。在工作当中,要及时征求各部门的意见,分析档案管理与各部门之间的联系,并将分析结果交给软件开发人员作为依据选择最合理的设计方案,使设计出的软件能够最大程度满足企业的需要,从而真正实现管理的自动化和信息化。
企业经营管理活动繁琐和复杂，传统档案管理大多使用纸质档案，随着时间的推移，企业各项事务增多、工作人员增加都给档案管理带来巨大难题，而且传统档案管理需要充足空间以存放档案，也需要大量人力对档案进行专门管理和监管，这不仅浪费人力、物力，同时也给企业的档案建设工作带来障碍。档案信息化，能够有效地解决传统档案所难以解决的问题。但是，信息化建设是对档案管理革新，区别于传统方式的优势，信息化管理也有其独有的缺陷。
（一）档案管理信息化的意识薄弱
在实际情况中，部分企业仅仅是简单的将其看作是档案存储、使用方式的改变，没有认识到这是企业管理理念的转变，没有考虑到建立一个综合性档案管理信息化系统。有一些企业错误地认为档案难以给企业带来经济效益,盲目的把资金投入到其他建设项目,对档案事业疏于建设和管理,对档案信息化建设所需设备和配备不予以重视。
（二）管理人员素质有待提高
在档案信息化建设中，管理人员的综合素质较低。档案信息化管理要求管理人员不仅有一定程度的专业管理能力，而且必须掌握信息技术处理能力，同时也要对企业的工作流程和工作方式有着深刻的了解。可是现有的企业档案管理人员很少具备这样完备的综合素质，难以满足信息化档案管理的高要求。
（三）信息化建设尚未完善
随着信息化的不断深入,档案管理基础数据技术的标准化无法满足企业的需求,严重影响了档案信息的及时性、准确性和规范性,令企业遇到了许多本可以避免的问题。除了上述几点问题外，还有许多细节方面的问题也需要企业时刻关注。首先，要做到对员工的信息审核和更新，信息化档案建设依靠的是信息技术，可是档案的管理以来的人，对于老员工的离职和新员工的加入，档案管理要跟进。其次，对于档案的管理要注意安全措施，档案是一个人的个人信息和企业内部资料的集合，要加强安全管理工作。
二、完善档案管理信息化的策略
（一）从企业内部强化档案管理理念
档案管理信息化管理理念直接决定信息化建设的实施力度及信息化的程度。加强档案管理信息化建设,领导者要把档案信息化概念和期许转变成实践及现实,正视档案管理建设的艰巨性和复杂性,在资金、人才、设备等方面进行合理和准确的投入,针对内部档案管理工作的各项问题，不仅要予以关注，更要在具体操作上予以支持。
（二）引进优秀管理人员
信息化管理建设对于企业来说是发展的必要历程，企业的档案管理信息化需要引进优秀、专业的管理人才，在工作中对其教育和培养，完善企业的档案管理工作，促进企业实现档案管理信息化，推动企业进一步发展。企业针对管理工作需要引进科学的管理方式和管理体系，为企业档案管理提供制度保障和人才支持。
（三）完善企业信息化建设
企业应针对档案管理的信息化投入设备、人力和资金支持，为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。档案的信息化管理能够建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能够立足于企业档案的特点,建立健全企业档案信息数据库。譬如企业项目数据库,能够集合企业在项目规划、项目立项、项目建设以及企业资料等有关信息,为进一步开拓市场和技术创新提供参考。
三、总结
[关键词]档案管理；现代化；信息化
社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案对社会的发展具有某种或多种积极的不可或缺的作用。但在档案管理方面，随着科学技术的不断发展，计算机已渗入社会的各个领域，以完全改变了传统的档案观念，也给档案管理提出了新的课题。
一、档案管理现代化的意义
要想实现档案管理现代化，首先应明确档案管理现代化的重要意义，这包含以下两个方面的基本内容。
1.档案管理现代化的内涵。对档案管理现代化的理解，应从思维方式现代化和管理方式现代化两个方面去把握。所谓思维方式现代化，是指以全新的观念、超前的思想意识，按照档案学发展的客观规律，应用现代科学技术的原理和方法，对档案工作进行正确的评估、判断和决策；所谓管理手段现代化，是指应该利用电子计算机技术、微缩技术及其它先进技术和设备，对档案工作的各个环节实施有效控制、高效管理。具体来说，就是要使档案工作跟上科技发展的水平，实现“五化”，即思维超前化、技术自动化、组织网络化、体系多元化、结构综合化。
2.档案管理现代化的必要性。首先，实现档案管理现代化是科技发展的必然要求。计算机技术、网络技术、声像技术、电子通讯技术等新科技、新手段在社会生活各个领域越来越广泛的应用；各种新载体、新介质的档案资料形式，给档案工作提出了新的问题、新的挑战，档案工作必须适应时展，适应科技发展，更新观念，更新管理方式和管理手段，必须实现档案管理现代化。
其次，实现档案管理现代化，是现实的迫切需要。从档案管理工作的现状来看，目前的档案保护条件和管理手段还存在着许多不足和严重的问题。据一份抽样调查显示，建国初期形成的档案，由于载体材料差，加上保护手段等因素影响，已有相当一部分档案出现褪变，褪变严重的，已失去了字迹，成了无字档案。由此看来，档案本身也向管理现代化提出了急迫的要求，迫切需要用现代化的管理手段提高管理保护水平。
实现档案管理现代化，是减少劳动强度，提高管理效率的必由之路。传统的手工操作管理方式，不但效率低下，且劳动量相对较大，档案资料中的各种有害物质，也直接影响了档案管理人员的身体健康。实现档案管理现代化，是将广大的档案管理工作者从繁重的体力劳动和有害的工作环境中解放出来，且大大地提高了工作效率。
二、档案管理现代化的主要技术标志――信息化
现代化的技术标志是信息化，信息技术是当代技术的前沿，看一个国家或地区档案管理现代化的水平，主要是看其档案信息化的程度。数字化、网络化是实现档案管理工作信息化的必由之路，而正在悄然兴起的数字档案馆的开发研究和建设，涉及信息技术的方方面面，因此可以说，数字档案馆是档案信息化管理的集中体现。
以有序的信息空间和开放的信息环境为特征的完整意义上的数字档案馆，不是封闭的档案馆信息网络，而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的组成部分。它是由分布式文件、档案数字资源构成的、具有强大服务功能的跨机构、跨地域的信息系统，是继数字图书馆之后，在网上扮演重要角色的又一知识网络，是国家的数字信息基础工程。
数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化，也不只是停留在整个档案工作流程的计算机化，而是代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式，涉及到一系列标准规范与法规的制定和推行、软、硬件基础设施的构建、应用系统的开发、数字资源的建设、人才队伍的培养等方面的内容，是一个与软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程等密切相关的系统工程。
三、档案现代化管理对档案工作人员的要求
档案人才是知识管理人才，信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案工作者的劳动是知识性劳动。档案管理现代化的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案的计算机管理。电子计算机以其高速运算能力和极强的数据处理能力，给档案工作者带来了科学的管理手段和先进的检索方法，为了让电子时代人类活动的真实历史记录得以长期或永久的保存和利用，档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段―档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能。这就要求档案管理人员必须电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则，是无法适应计算机时代档案管理工作的。档案工作人员必须掌握现代信息技术，熟练运用电子计算机及各类现代化办公设备，进行电子文件的制作，使用和维护。
1 创新档案管理意识
档案管理是医院管理工作中的重要内容，实现档案现代化管理，既需要现代化档案管理系统，又要求档案管理者必须具有现代化管理意识，否则，现代化档案管理无法实现。要打破过去传统档案管理中只管不用的落后观念，从根本上改变档案工作可有可无、质量优劣无关大局的认识，切实把档案工作纳入医院总体工作规划，将人员编制、工资待遇、发展经费等方面的政策落实到位。综合档案室应成为医院档案的保管基地，将全院分散保管的文书、教学、科研、基建、财务、设备等方面的档案集中起来，统一管理和使用，使之更好地服务于医院建设和发展。
2 加强组织领导
领导重视是档案管理实现现代化的前提，各级医院领导必须创新管理理念，切实加强对档案工作的领导，把它纳入医院管理的重要议事日程，作为医院长期发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展，逐步建立起结构合理、功能齐全、高效的档案信息中心，充分发挥档案资源的优势，更好地为临床、医疗、医学教育和科研工作服务。
3 健全组织机构
医院档案管理的组织建设是开展档案管理工作的重要保证。档案部门设置是否合理，直接关系到医院档案工作的成效，同时也在一定程序上反映了医院的管理水平。从便于档案管理、有利于档案综合利用、促进资源共享的角度出发，医院应设立全院综合档案室，配备专职档案员，并成立医院档案综合管理领导小组和监督小组，监督指导全院档案工作的资料收集、立卷归档、开展利用等工作。同时，医院应积极创造条件建立较为规范的各类档案库房，对于性质特殊的档案，如人事档案、病案和设备档案都应另设专门的档案库房，并指定专人管理。在医院各科室配备兼职档案员，负责本科室档案资料的收集整理，并定期向医院综合档案室移交。
4 加强硬件设施建设
硬件基础设施建设是实现档案管理现代的必要手段，当前最重要、最基本的现代化管理手段之一是计算机管理，将档案内容分门别类输入计算机，既可以节省场地，还具有检索快捷、方便、高效等优点，使查寻档案材料费时费力的原始劳动，变为在几分钟内便可解决的问题，而且还可以有直观的、多种多样、真实感强的立体效果。同时，借助于录放机、监视器、多媒体电脑技术等手段，可以使档案信息在现代化机器设备中快捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得了前所未有的积极效果。档案管理设施现代化还包括档案保管、保护、除湿等先进手段设施的现代化，总之，档案管理现代化成为医院管理现代化和办公自动化的有力支柱，既是人类劳动能力的解放，更给人类带来了精神的解放，工作质量的飞跃
5 强化知识更新培训
实现医院档案现代化管理，不单单是医院各门类档案简单的集中保管，而是一项实现档案管理工作规范化、标准化的系统工程，档案管理的现代化，是要靠管理者的实践来实现的，没有管理者的现代化素质，再先进、再现代化的设备也无法自动发挥作用，它们只能是毫无生气的、远离人的现代化劳动而存在的呆机器，反之，具有现代化素质的管理者，具有现代化的管理观念，掌握了现代化的管理手段，则可以使现代化的档案管理设备如蛟龙腾飞，如骏马奔跃，真正实现档案管理的现代化。
6 积极挖掘，发挥作用
档案工作最终目的是将档案的作用最大化。因此，医院档案的利用工作，要紧紧围绕医院管理、医疗、教学、科研等各项工作的实际需要，有的放矢地编制各类专题卡片、各类文件专题目录、全引目录等检索工具，使查找迅速、利用方便。同时还应建立档案信息利用反馈制度，及时了解档案利用效果，收集各部门对档案信息的需求；对现有档案要积极提炼和加工，编制成迎合各科室需求的各种资料，使“死档”变成“活档”。通过提高档案的利用率，在促进医院各项工作顺利开展的同时，进一步增强档案工作的地位，使档案工作与医院其它工作共同发展。
参考文献
[1]孙晓峰，实现医院档案现代化管理对策之我见，中国医药导报，2008，8：
[2]曹宏，加强档案管理的人才培养 推动档案管理现代化，才智，2012年18期
[3]郑海波，现代化档案管理[J]；城建档案；2011年3期
作者简介
汪海广（1977），男，硕士研究生学历，馆员，唐山市工人医院。
王春杰（1965—），女，研究生，高级政工师，唐山市工人医院。
关键词：档案信息；现代化；管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
一、档案信息现代化管理的重要意义
1、档案信息工作发展的需要
二十一世纪，档案信息工作发展迅速，同时也面临诸多难题，如档案信息数量上的爆炸式增长，新型信息介质的冲击，记录方式的变化，利用效率的提高等等。这一系列问题给传统的档案信息管理工作台带来了新的挑战，也带来机遇，传统的档案信息管理模式存在工作效率低下的弊端，同时管理范围仅仅局限在纸质档案领域，另外档案的数量以及规模也远远不能满足现代社会发展的需要，因而加强档案信息现代化管理已经刻不容缓、势在必行，这也是实现档案跨越式发展的必由之路。
2、提高档案信息管理的整体水平
档案信息现代化管理不仅可以提高档案信息工作效率，还可以提高相关的服务水平，对于推动档案信息的整体建设是十分有利的。具体的表现为以下三个方面：一、提高档案信息的存储能力。档案信息现代化的过程中，利用先进的科学技术（如光盘技术、缩微技术等）减少信息的存贮空间，以适应档案信息数量快速膨胀的现实需求。二、提高信息处理能力。档案信息现代化管理一个主要的特点就是注重电子计算机技术的应用。电子计算机在处理信息方面具备较强的功能，如自动完成组卷、分类、编目、鉴定、统计分析等工作，一方面节省了大量的工作时间，另一方面也减少了工作中的失误。三、提高档案信息资源的利用效率。档案信息现代化管理具备速度快，准确性高等优势，还能提供多种栓索途径同时进行大批量信息同时利用等功能。
3、我国发展的客观需要
档案信息工作的重要性是不言而喻的，不仅对我国各个发展阶段的档案资料进行收集、整理、归纳，还发挥管理国家历史文化财富的职能。另外，档案信息工作还具备提供档案信息的功能，这项功能为我国现代化建设工作的开展提供了重要的理论依据。通过对档案信息的透彻分析与充分利用，可同时收获最佳的社会效益和经济效益。
二、加快档案信息现代化管理进程的方法
1、观念上的转变
转变传统观念是实现档案现代化管理的第一步，这一步能否跨出，直接关系到后续工作的开展，因而意义重大。传统档案信息管理模式下，管理人员所处的工作环境较为封闭，这种环境下的管理人员常常存在观念陈旧、思想保守、抵触新鲜事物、缺乏社会适应力等问题。最近几年，档案部门还面临较为严重的人才流失问题，档案管理水平因而难以提高。怎样做才能较快、较好地实现档案信息现代化管呢？个人认为需要从以下三个方面入手：一、打破传统的封闭模式，让档案信息工作走入社会、融入社会，促进社会发展的同时，吸收对自己有用的东西，促进自身的发展。二、加大档案信息工作人才的培养。社会的进步、经济的发展全都需要依靠人才来实现。当前，我国人才培养环节是一个较为薄弱的环节，档案信息工作人才的培养也同样面临这种尴尬的局面，人才培养已经成为一个现实而紧迫的问题。人才培养过程中，应该注重综合素质的提升，不仅为受训者提供专业的基础知识培训，也为其提供较多的实践机会，“知行合一”的人才是档案信息工作迫切需要的人才。三、用人机构的改革。要杜绝任人唯亲的现象，应该提倡并做到任人唯贤，选拔到优秀的人才之后，还要留得住人才，比如建立考核、激励、保障等措施，让他们没有后顾之忧，稳步提高，安心发展，为档案信息事业竭尽全力。
2、基础设施建设
实现档案信息现代化管理的过程中，相关软件、硬件基础设施的建设是必不可少的，是最基本的物质条件，是档案信息资源开发、利用的基础与前提。因此，档案信息现代化管理应该加强计算机等配套硬件设备的投入，提高数据信息的处理速度，推动该领域的网络系统建设。只有硬件设施的投入是不够的，为了实现档案信息现代化管理的目的，开发与之相匹配的软件管理系统也是必要的工作。软、硬件基础设备之间较发地配合使用，是档案信息现代化建设的基本保障。
3、数字化建设。
档案信息的数字化建设包括四大部分：系统设置、信息查询、数扰维护、统计报表等。其中，系统设置和数据维护相对而言较为关键。建立一套完整的、科学的信息化管理系统，将档案信息存储到管理系统之中，完成通用数据库的建立，利用信息技术和网络技术对档案信息进行高效管理和充分利用。数据库管理系统应当具备档案信息查询、统计、检索、分析等功能，转变传统的手工作业方式，推动档案管理向理代化、高效化、自动化的方向发展，并向需求者提供多样化、个性化的档案信息服务。
4、标准化管理
标准化管理是档案信息现代化管理的重要组成部分，是提高档案信息利用效率的有力保证。档案信息标准化管理的实施不仅可以提高档案的管理水平，还可能提高相关的服务水平。传统的档案信息管理模式存在较多的弊端；缺乏全局意识，难以统一协调，无法发挥档案信息工作的最大作用，专业的档案信息管理人员流失严重，导致档案管理工作的无序化以及资料不完整的现象。这些情况的发生都是因为没有统一的档案管理标准而造成的，档案信息工作受到此影响难以正常有序开展。随着档案信息数量上的急剧膨胀，关系上的错综复杂，档案信息工作的标准化管理已经到了刻不容缓、势在必行的境地，只有实行标准化管理，才能让各部门的配合更加默契，促进工作效率的提高，发挥档案信息工作应有的作用，推动档案事业乃至全社会的快速、健康发展。
【关键词】 科研档案；规范化；管理
一、实施科研档案规范化管理的必要性
1、科研档案管理现状已严重制约了档案资料价值的充分利用
由于历史原因及多种影响因素的制约，当前科研单位科研档案管理存在诸多问题，突出表现在：一是科研档案归档过程中，立卷不明确、分类不准确。二是信息化程度较低，管理手段单一，服务方式较落后。三是科研单位内部科研档案库藏条件较差，硬件设施不完备。四是管理人员素质不高，缺少专业知识培训。因此，必须改变现状，探求适应现实需要的科研档案管理与利用的规范化道路。
2、科研档案资料规范化管理是面对数字信息化建设的必然选择
当前，随着科学技术的飞速发展，社会信息化步伐加快，信息的数字化、网络化越来越普及，科研档案信息化管理成为档案事业发展的必然趋势。科研单位必须快速更新观念，充分利用好信息化这个武器，走出一条适合科研单位科研档案信息化管理之路，把科研资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，努力提高档案信息化数据质量，迅速实现档案工作网络化，提高现代化管理水平。为利用者创造良好的条件，提高档案的利用率，更好地服务于经济建设。
二、科研档案规范化管理必须遵循的原则
1、要遵循有利于科研档案保管的原则
对科研档案进行准确系统地分类，有秩序地排列保管，以及正确地组卷、立卷、制卡等工作显得十分重要。为便于管理，在整理中还应注意把相关课题尽量集中立卷，与不同保管期限的档案尽量分开立卷。相关课题相对集中立卷，便于查找，不同保管期限分开立卷，有利于鉴定，这两者尽可能很好结合起来。
2、要遵循有利于科研档案保密的原则
科研档案资料是科研人员设计思想、技术方法和创造力的结晶，是科学技术储备的一种综合反映，是国家的资源情报，记载着许多实际的科学技术，甚至涉及国家的机密。因此，在整理科研档案时，应科学地确定其密级。在不影响有机联系的前提下，按有关规定，分别按秘密、机密、绝密加以区分，同时还要注意进行密级调整。整理工作的任何一道程序，一个环节，都应做到保密。
3、要遵循有利于科研档案提供利用的原则
科研档案收集、整理的最终目的是为了提供利用。因此，在整理档案资料时，还必须从方便利用来考虑，要进行正确的分类和排列，为迅速地提供利用创造良好的条件。除了制卡、编号、登账要简明科学外，还应使检索工具多样化。而后，编制出一套完整的、有规律的、系统的科研档案资料汇编，为更好地开发利用科研档案资料，创造必要的物质条件。
三、提高科研档案规范化管理水平的途径
1、加强对科研档案工作的领导，强化档案管理意识
科研档案工作离不开领导的关心和重视，领导对档案工作的态度对科研档案工作的发展是十分重要的。随着档案管理工作的不断深化，主管领导要从思想上高度重视科研档案的管理工作，既要抓好档案管理工作的组织体系，还要加强档案工作的领导、检查和考核，使科研档案的管理水平更加规范化、信息化、标准化。
2、建立完善的科研档案管理制度，确保档案管理规范
（1）严把原始科研资料归档质量关。科研档案是进行科研的重要依据，要搞好科研，必须有完整、准确的科研档案作为依据。如今的科研档案管理工作已不仅仅局限于科研材料整理、分类、保管的过程，而应列入研究课题、科研计划和成果管理的工作之中。科研档案工作者在各阶段都务必要保证形成科研文件材料的完整性、准确性，以此确保科研资料的收集及立卷及时、准确、真实、完整。
（2）建立健全档案资料管理机制。科研档案管理应以《科研档案资料管理条例》及其实施办法为基础，根据本单位的实际情况和具体要求，制定相应的档案管理实施细则，明确本单位档案的范围、归档的基本要求和基本内容、档案资料的移交与整理、保存与借阅制度，用完善科学的管理制度作指导，防止档案资料的流失与泄密，把各项基础工作落到实处。
(3) 重视科研档案的著录和编研。多年来，科研档案的管理方式一直是以对档案本身的管理及归档工作的管理为主，档案进入库房后基本上是被动地提供利用。开展编研工作，使科研档案转化为科研档案信息，变被动服务为主动服务，完善了档案管理职能，强化了科研档案部门的作用。另一方面，编研工作的过程相当于对库存的部分科研档案进行了一定程度的鉴定工作，让使用者更加方便、高效地利用，以提高工作效率和管理效率。
3、重视基础设施建设，改善科研档案馆藏条件，提升档案管理水平
科研单位应配建规模化的库房，增强档案馆的收藏能力，同时要具备现代化库房设施，保证收藏的档案资料存放符合保管要求，做到分门别类的、整齐、规范、保证室内空气、温度、湿度、满足要求，做好防火、防潮、防盗、防虫等各项保管工作，不断提高管理水平，为利用者方便快捷地查找档案资料创造条件。此外努力实现档案资料管理现代化，用数字化改变档案馆的传统服务功能，要在局域内部可实现档案信息、资料开发利用网络化，实现档案信息资源的共享，提高档案资料利用的管理水平。
4、加强档案管理人员的培训，提高其业务能力和管理水平
关键词：档案管理 信息化 应对方法
电子环境下，网络环境中档案管理工作的全新变革带来技术上巨大进步和工作效率极大提高，并引发了我们工作方式乃至思维方式的重大转变。为实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理。
一、文书档案信息化管理的优点
1.能够提高办公效率。计算机具有强大的信息处理能力，计算机档案管理系统一般包括文件管理、档案资料管理、自动立卷及各种图形、图像的原件扫描和多媒体信息光盘存储等多项功能。档案人员在同一系统中进行相关操作，不但减少许多重复录入，同时使劳动强度大幅度下降。
2.有利于档案信息资源的开发利用。计算机可直接读取原文，减少档案取出查找次数而造成的磨损，最大限度延长档案使用寿命；直接打印原文给查阅者，这样就避免了复印时对档案的损害和可能发生的泄密情况。
3.文件和文字信息得到充分共享。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，极大提高档案利用工作的质量和效率，保证较高的查全率和查准率，通过网络服务平台，了解其他档案工作部门概况、工作重点和档案管理信息动态。
二、档案信息化管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制。电子文件内容易于变化，使文件保密性变弱。电子文件易于修改且不留痕迹，虽然有些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性比纸质文件要大，把握内容原貌困难。电子文件不具特定字迹，可根据需要以不同字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨原始性，不能为每份电子文件盖印或亲自签名，无法借助印章或签署的字迹判断电子文件是否为原件。以上种种问题都对电子文件保密性提出严峻考验，而且网上窃密技术不断发展，进入网络中的任何文件都难以做到绝对保密。
2.对档案管理人员要求高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化，首先管理人员要有较高知识层次和先进技术水平。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才奇缺，大部分档案人员信息技术水平偏低，尽管单位引进了现代化设备，但不能充分发挥作用，根本谈不上实现档案管理信息化。
三、几点应对方法
针对在实际应用过程中遇到的一些问题，笔者提出以下几点应对方法：
1.信息化系统内、外网隔离。在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，具有五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2.提高档案人员的综合素质。一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。二是采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时展而不断提高。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。
档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其记录信息的原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。应加强档案管理信息化建设，提升档案管理和利用水平，充分发挥档案的信息功能。
参考文献
[1]聂菊荣，鲁礼炳，艾劲松.浅谈文书档案管理的信息化建设[J].电脑知识与技术，2007（8）
[2]裴承志，奥多.办公自动化与文书档案管理[J].中国冶金教育，2002（2）
[3]冼汉聪.文书档案管理的办公自动化应用[J].商情：教育经济研究，2008（6）
