时间：2023-05-30 10:34:42
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇学校档案管理制度，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1672-8882（2015）05-108-01
引言
在当今社会的发展中，随着全面深化改革的进程在不断推进，信息技术以及网络技术的普及，逐渐进入了信息时代，我国的人事制度、用人制度、人才管理制度以及人才使用制度也在不断地改革和创新以便更好的适应信息化环境的发展，这就必然导致了学校在人事档案管理工作上也需要进行适当的改革，从而更好的实现学校人事档案资源的优化管理，促进学校不断的发展。
一、信息时代下学校人事档案管理的现状
（一）管理制度不完善
人事档案管理制度是学校对人事档案进行管理的前提，也是组织管理系统中的基本框架，能够有效的保证档案管理的秩序，对提升学校的经济发展和组织效率具有重要的意义[1]。在信息时代的大背景下，学校对人事档案管理制度的制定方面还是存在很多问题，及时很多学校已经按照国家或者教育部的相关规定制定了教学档案管理办法和报关方式等制度，但是对于学校人事档案管理信息资源的制度还是不够完善。而且，在有关调查中，只有一半的院校建立的有关的人事档案管理制度，很多学校都没有制定类似的管理制度，甚至还存在学校根本不清楚人事档案相关管理制度。
（二）管理标准不统一
人事档案是对人才的使用、开发、利用的过程进行记录，是一种比较特殊的资源，也是学校对人员进行管理的一种手段，但是，就目前我国各大学校档案资源的整合和共享还不够科学合理，尤其是在信息时代的大背景下，档案资源管理标准化的程度不够高，无论是在当前的学校档案管理方面，还是在档案软件开发的方面，都缺乏了统一、规范的标准。这就必然导致许多学校在人事档案管理上存在很多问题，其资源整合和共享无法适应当前信息化教育环境的工作，具有一定的滞后性。
（三）人事档案管理的人员队伍素质较低
在信息化时代的环境下，学校的人事档案管理是比较复杂且乏味的工作，在对档案信息进行整合和共享的过程中，管理人员需要将所有的工作环节包括档案数字化、档案管理手段的现代化以及信息传输的网络化等内容进行整合和分类管理，这就说明在各个工作环节中要求管理人员的素质能力较高。但是，在大多数学校，进行人事档案管理的管理人员队伍素质不够高，其中大多数工作人员沿袭以往的档案管理方式，无法适应信息化环境下的档案管理工作，也存在有的工作人员虽然具备了档案管理工作能力，但是缺乏计算机操作能力，使得其管理能力不能够有效的发挥。
二、学校进行人事档案管理工作的改善对策
（一）完善人事档案的管理制度
学校在对人事档案管理制度完善之前，学校领导一定要加强对人事档案管理的了解，明确的认识到人事档案管理在信息化时代的重要性，这样学校才能够更加重视人事档案管理，从而进一步完善人事档案管理制度，因此，学校领导需要经常检查人事档案管理的工作，通过及时发现人事档案管理工作中出现的问题，来表明学校对人事档案管理工作的重视度，从而对人事档案管理工作过程中出现的问题进行及时的解决，这对人事档案管理制度的完善是有重要意义的。而且，随着现代化社会的发展，社会在不断的改革，对人才的使用制度上和管理制度也在不断地变化，这就必然导致相对应的人事档案管理工作以及制度也需要不断的完善和改革，这样学校才能更好的对人才进行合理配置、合理使用、合理流动，从而发挥人才最大的社会价值。
（二）促进人事档案管理标准的统一
学校如果希望能够有效的对人事档案进行整合和共享，就需要合理的运用计算机管理系统，同时还需要考虑人事档案管理的实际情况以及人事档案本身的特点，制定出适合本学校实施的标准化体系。通过对人事档案管理进行标准化建设，不仅可以使得人事档案管理人员按照国家的标准进行人事档案的管理和操作，还能够有效的利用计算机系统将人事档案进行高速、快捷、方便的流动和传阅，从而真正的为利用者服务。
所谓的标准化是指学校人事档案资源整合技术的标准化、人事档案整合的总体标准、人事档案整合的管理标准以及人事档案管理的工作标准，但是在目前学校人事档案资源整合和共享的过程中，对其标准的设立不够重视，没有对其进行统一的管理和组织，因此，学校需要制定出标准要求，才能够发挥出档案资源的整合和应用价值，促进人事档案管理标准的统一，最终提高人事档案的利用率和效率。
（三）加强人事档案管理现代化和信息化建设
人事档案掌握着人才的信息，所以，学校只有有效合理地利用人事档案这个人才信息资源库，就能够在最大限度上发挥人才的作用。在这个信息时代，信息技术快速发展，学校可以利用先进的科学技术设备，对人事档案进行合理的管理，这样提高了人事档案的利用效率，也实现了人事档案管理工作的现代化，并且学校想在人事档案管理改革过程中提高人事档案管理工作的水平和效率，不仅需要在设施上花心思，还需要重视对管理人员的培训，让人事档案管理人员能够充分了解这些现代化设施的基本操作，并且有效地运用到管理工作中，通过对管理工作人员进行定期或者不定期的培训，让管理工作人员熟练掌握和使用现代化设施设备，不仅要从理论上进行了解，还需要从实践中获得效果，这样才能够为学校人事档案管理工作带来高效、快捷、便利。
三、结语
综上所述，在当今信息化的时代中，教育领域也逐渐实现信息化，在这样的背景下，学校对人事档案管理制度的制定方面还是存在很多问题，这样一来学校对人事管理工作进行改革是十分必要的，通过完善人事档案的管理制度、促进人事档案管理标准的统一、加强人事档案管理现代化和信息化建设等有效措施，可以适应现今社会信息化的发展需求，促进学校的发展，最终提高人事档案的利用率和效率。
参考文献：
[1] 乌日娜. 高等学校人事档案管理的重要性及改善对策[J].办公室业务，2015，06：70-71.
关键词：高校档案 学籍档案 管理问题 对策
学籍档案是记录学生学习经历的重要资料，是学生在进入社会之前，能够展示自己的受教育过程的唯一的有效文件。但是在高校档案管理中，学籍档案管理工作是发展最慢、存在问题最多的，这直接影响了学籍档案资料的应用，值得我们进行思考和探索。
一、高校学籍档案管理存在的问题
（一）学籍档案不受重视
在高校档案管理工作中，学籍档案工作仅限于收集学生的学籍资料，归档保存，在学生离校时加入个人档案转移走。档案工作内容非常简单，有些学生的学籍档案存在归档不及时，导致学籍档案缺失，但是档案管理并不将这部分档案问题视为严重问题。
（二）学籍档案缺乏严谨的管理制度
高校学生的学籍档案管理基本上没有统一的规章制度，学生来自于不同省市，不同学校，每个地区的学籍档案记录的内容以及详细程度不一样，高校在应用档案过程中存在困难。但是，由于学籍档案利用率低，管理制度不严谨造成的使用困难也并不突出。
（三）学籍档案管理方法陈旧
高校学生的学籍档案能够作为高校生源变化研究的根本资料，也可以用矸治鑫夜不同地区教育质量的变化，为高校教育以及高中、初中教育提供引导。但是，这些价值并没有表现出来。学籍档案管理仍处于“保管――转移”的管理状态，人工管理是主要的管理方法。管理方法陈旧，成为制约档案应用的主要问题。
二、高校学籍档案管理问题产生的原因
（一）管理观念没更新
档案管理工作常常出现“说起来重要，排起来次要，忙起来忘掉的现象”，认为档案管理不能给高校带来直接的社会影响、经济效益，教学、科研工作是学校的主要工作和首要任务，把学生档案管理工作与学生培养规划分开来看，导致档案管理工作缺乏应有的支持。
（二）管理制度建制不完善
学籍档案管理需要相关的制度支持，这个制度包括档案资料的基本内容统一、档案收集时间统一、档案流通的基本路径以及档案应用的基本状况规定等。但是，目前高校没有对这方面进行管理建制，学籍档案管理制度不完善，成为管理效率低的主要因素。
（三）缺乏管理人才
现代档案管理研究为档案管理工作的发展提供了大量的管理指导，包括档案应用的可能性以及档案管理的先进方法等。但是，这些先进的管理策略需要相应的档案管理工作者来实施，高校学籍档案管理工作者多是年龄较大或者临近退休的工作人员，这部分管理工作者创新能力不足，对新的档案管理方法的接受程度和应用性都比较差，致使学习档案的使用价值难以发挥。
三、高校学籍档案管理问题的对策
（一）提高对学籍档案管理的重视
高校应该对学籍档案管理予以重视，从高校管理层到学生培养、再到学生的档案资料保管和应用，都应该树立先进的档案管理意识，认识到档案资料的使用价值，并注意开发这些价值，使学籍档案成为高校学生的身份证明和学业记录资料，能够通过档案管理工作发现高校学生管理中的问题等。建议高校档案管理部门牵头在全校范围内开展学生学习档案管理工作的学习和创新管理实践活动，以档案资料应用的积极价值展现为途径，使高校各部门加强对学籍档案的重视，为学籍档案管理工作的发展打下基础。
（二）建立完善的档案管理制度
科学、完善的学籍档案管理制度是确保高校学籍档案管理工作顺利开展的重要保障，为了解决学籍档案多渠道管理的问题，相关部门应及时向学生的学习档案转交给学校档案管理部门进行统一管理；同时，学校管理部门应结合学校学生的基本特点以及学校当前发展的实际需要，建立一套健全的管理规章制度，明确规定学籍档案收集、整理、审核、归档、保存工作标准；其次，应做好部门的协调、配合工作，确保高校学籍档案管理工作的规范化、有序化、尽量提高学籍档案管理的效率。
（三）引进人才实现信息化管理
学籍档案管理的发展需要现代化档案管理人才的参与，建议高校从档案管理工作者的职业能力发展出发，对现有的档案管理人员和进行职业技能培训，从档案管理专业毕业生中发掘人才，通过人才引进，引发管理方法的改革，使人工管理逐渐转为信息化管理，使学籍档案从死的资料转为活的数据，提升学籍档案的服务价值。
四、结语
综上所述，高校学籍档案管理工作存在着管理观念、管理制度和管理方法方面的问题，高校需要对这部分档案管理工作进行全面的改革，提升对学籍档案管理的重视程度、进行管理制度建制并引进管理人才，以提升学籍档案管理的实用价值。
参考文献：
[1]仝夏蕾.高校学生档案管理的问题反思及对策探析[J].思想政治课研究，2016，（10）.
[2]邵婧.新形势下高校毕业学生档案管理工作存在的问题及对策[J].山西青年，2016，（11）.
关键词：独立院校；档案管理；问题
1 独立学院档案工作存在的问题
1.1 档案工作尚未完全独立
因为历史原因，独立学院与母体学校仍有千丝万缕的联系，独立学院的档案工作也依赖母体学校，有部分档案直接保存在母体学校，有一部分只是从母体学校复制过来的档案。档案缺乏完整性和连续性。
1.2 缺乏完善的制度
由于独立学院成立的时间短，档案工作涉及的面比较广，要建立适合独立学院实情的档案管理制度需要在实践中不断摸索。目前独立学院使用的档案管理制度基本依照母体学校的档案管理制度，缺乏适合自身实际的档案管理制度。
1.3 缺乏资金投入
由于独立学院办学时间短，随着办学规模的一进步扩大，独立学院需要大量的资金去进行校园基础建设和添置教学办公设备的投入，故用于档案建设的资金相对较少。由于缺乏资金支持，独立学院的档案管理工作受到制约。主要表现在：
1.3.1 硬件设施不完善
在重庆市七所独立学院中仍然没有一所独立学院有档案馆，所有独立学院只有档案室，且档案室属于院办或党政办的分支机构。由于资金短缺，故档案室的硬件设备的投入得不到保障。独立学院的档案设施配备基本不全，有的档案室还缺少标准的库房、完整的设备等。这些都制约档案管理水平的提高。
1.3.2 档案自动化管理程度不高
由于资金的缺乏，专业人才的缺乏，目前独立学院尚无实现档案自动化管理，部分学院仅实现半自动化管理。制约了档案管理水平的提高。
1.4 独立学院对档案工作重视不够
在重庆市七所独立学院中，无专门的档案馆，也没有专职档案管理员。档案室只是隶属于党政办（院办）的一个办公室，并非独立的部门。档案管理员一般都属于兼职管理档案，因此管理档案工作的热情不高。
在很多人眼中，档案就仅仅是档案管理部门进行收集和查阅的事情，与自己并不相干，形成了“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”[1]的局面，导致档案上交不及时，上交档案质量不高。
2 针对以上存在的问题，现提出如下对策
2.1 独立学院的档案工作应独立，我们需要建立适合自身发展的档案馆
独立学院的发展应按照教育部的26号令《独立学院设置与管理办法》的要求，在汲取母校先进校园文化和科学管理理念的同时，积极探索适合自身发展的管理模式。档案管理需要在实践中不断总结，在结合母校先进的经验基础上形成一套适合自身发展的档案管理制度，规范档案行为，建立现代化的档案馆。
2.2 依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国教育部国家档案局令（第27号）》，在借鉴母校先进经验的同时，结合自身实际，建立适合自身发展的档案管理制度。笔者认为，档案管理制度应从以下几个方面着手：
2.2.1 档案收集制度。因为目前独立学院档案不完整，档案工作还不能完全适合学院发展，特别是评估工作的需要。急需建立一套档案收集制度，明确档案责任人、收集范围、收集时间以及奖惩细则。只有用制度作为保证，才能保质保量地完成档案的收集，确保档案的完整性和延续性。
2.2.2 档案的日常管理制度。切实做到下达任务与提出文件材料的归档同步，检查计划进度与检查文件材料同步，验收、鉴定成果与验收、鉴定档案同步，上报登记和评审成果与检查档案归档情况同步，实现档案管理在学院教学、科研和社会服务工作中的全过程渗透[2]，用制度规范档案管理日常行为，使得档案日常工作有序进行。
2.2.3 建立档案的利用制度，在进行档案收集、整理的最终目的都是为了档案的利用。所以建立档案的利用制度尤为重要。档案有其保密性，如何既能做到档案的最大限度的利用和保持其保密性，这就需要以制度作为保障。建立科学合理的档案利用制度，能够提高档案管理水平，保护档案的完整性和保证档案的保密性。
2.3 增加对档案的资金投入
档案管理工作的硬件要改善，必须要加大资金的投入。只有保证足够的资金投入，才能保证档案的硬件设施和提高档案管理的自动化程度。
2.3.1 加大资金投入，确保硬件建设
档案的办公、阅览、库房和微机室要分开，需要提供房间，装修也需资金的投入。另外档案存放所需要的设备，如除湿机、空调、密集架以及防尘设施等都需要大量的资金。档案开发方面，如校史的编研、校史馆的建立都需要资金的支持。资金投入是提高档案管理水平的基础和保障。
2.3.2 提高档案的自动化程度
现代高校档案管理已逐渐进人了信息化时代[3]。目前，独立学院仍没有实现档案自动化管理。主要原因是资金投入不够。独立学院应该在档案管理自动化上下功夫，引入档案自动化管理系统，实现档案自动化管理。
2.4 独立学院应该重视档案管理
学院领导应该重视档案管理，应设一名领导分管档案工作。设独立的档案馆，配专职档案管理员。要把独立学院档案工作当成衡量教学质量和管理水平的一个重要尺度[4]；提高教职工的档案意识，主要通过制度约束、培训讲解、年终考核等形式让教职工重视档案，在工作中养成收集、整理、上交档案的习惯。
通过以上对策，独立学院的档案管理水平一定会得以提高，更好地为学院的发展和广大师生服务，更好地迎接教育部对独立学院的评估。
参考文献
[1]蒋华.浅谈高校独立学院档案管理工作[J].山东省青年管理干部学院学报，2009年5月3期（总第139期）.
[2]刘海涛.浅谈高校独立学院档案管理的弊端与对策.科技情报开发与经济，2008年第18卷第35期.
【中图分类号】G 【文献标识码】A
【文章编号】0450-9889（2013）04B-
0095-02
学籍档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是各个中职学校评估工作的重要内容。学籍档案是学生在校期间个人学习经历、能力及其重要社会实践活动的真实记录，是学校与社会联系的渠道和纽带，因此做好学籍档案的规范管理具有现实意义。
一、中职学校学籍档案主要涵盖的内容
中职学校学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在校期间德、智、体、美、劳等方面的发展状况，也是一个人接收某种教育程度的经历及其所达到学识水平的信用凭证。学籍档案涵盖的内容主要包括：（1）学生基本情况登记表；（2）新生录取大表及毕业验印大表；（3）体检表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、参军入伍等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）毕业生学员鉴定登记表，档案转递单及领取证书的印刷编号，毕业、结业情况等。
学籍档案的建立主要包括收集、归档、转递以及利用等几个阶段。在日常管理工作中，如果管理不当就会很容易出问题，甚至造成严重的后果。因此，注重学校学籍档案管理，切实抓好和不断完善学校学籍档案管理显得十分重要。
二、当前中职学校学籍档案管理存在的问题
1.领导重视不够
一些中职学校没有认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》等法律法规，对档案的重要性缺乏正确的认识，甚至有的学校领导认为，现代社会人才流动速度加快，学生档案资料的重要性不大，没必要在档案管理投入太多精力，对档案管理工作敷衍了事，没有在人力、物力和财力上给予足够的支持，导致档案管理水平停滞不前。
2.规章制度不完善
中职学校在实施学籍管理的过程中，既要执行档案管理的有关法规，又要结合办学的具体情况，制定出符合自身特点的管理制度。由于缺乏完善的管理制度，中职学校学籍档案管理不可避免地出现失误、疏漏，严重影响档案的完整性、规范性、系统性。当前科学技术全面发展，已进入以计算机技术为主导的信息化时代，学籍档案管理日趋网络化，许多学校目前沿用的管理制度只适合于传统的档案管理模式，更新管理制度势在必行。
3.无法适应招生方式及人才培养模式的变化
近几年，随着党和国家对职业教育工作的高度重视，中职学校的办学规模不断扩大，学校的招生已从计划招生转变成面向社会开放招生，基本为全年招生、全员招生，学生可以随时随地进入中职学校读书。不可否认，这样做，学生的流动性增强，但学籍管理难度却加大了；加上中职学校人才培养模式的多样化，给中等职业学校的档案管理工作带来了新的问题，具体表现在反映人才培养模式变革的材料没有及时进入档案，有的学校只注重《学籍卡片》《考试成绩登记表》《中职学生思想品德考核表》等反映学生学科成绩和思想品德的材料，而对《学生职业技能鉴定表》、学生实习实训情况等反映职业学校实践教学的内容涉及较少，不能客观全面真实地反映学生的实际情况。
4.电子档案网络化管理不到位
学籍档案管理的最终目标是实现档案信息资源共享，而建立电子档案、实现档案管理网络化正是使这一目标得以实现的有效手段。但是目前大多数中职学校电子档案的管理还不是很完善。表现在学生电子档案的真实性、安全性缺乏完善的管理制度（如系统用户权限的界定、更改信息必备的条件、查询信息必须的手续）作保证，还有网络存在不安全性、计算机出现故障、电子档案如何长期保存、软件技术有待完善等问题亟待解决。
5.没有充分发挥学籍档案的服务功能
在学生通过市场实现就业的大背景下，学生的学籍档案作为记载学生成长情况的重要材料，发挥着无可替代的媒介作用。目前中职学生学籍档案管理没有真正从服务中职学生实现成功就业的要求来实施，信息不全或失真的情况普遍，使档案管理为就业服务的功能没有得到很好的发挥。
6.缺乏学籍档案管理的专业人才
一方面，中职学校档案管理的理念、内容和方法及人才培训方式陈旧，原有的档案管理人员知识结构落后，已不能适应档案管理网络化的发展趋势；另一方面学校办学规模不断扩大，学生学籍档案随之不断增加，原有的学籍档案管理人员已不能满足学籍档案数量日益增长带来的工作需要。
三、加强中职学校学籍档案管理工作的途径
1.提高认识，加强领导
提高和增强对学生档案工作重要性的认识，是搞好学校学籍档案管理工作的先决条件。这就要求档案管理人员要认真学习《档案法》，深入学习档案法律知识，深刻认识到学生档案管理工作的重要意义，树立和增强档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。严格按照档案管理制度扎实做好学籍档案管理工作，并及时解决学生档案管理中出现的问题，学校综合档案室、教务科、学生科要齐抓共管，相互制约和协调，尽最大努力保证学生学籍档案的资料完整齐全。
2.加强学籍档案管理制度建设
为了充分发挥学籍档案的积极作用，确保学校的全面健康发展，中职学校要进一步加强学籍档案工作的制度建设，具体制定学籍信息登记制度、学籍归类存放制度、学籍档案借阅制度等；强化学生电子档案的归档和管理，努力构建科学的学籍档案管理体系，明确学籍档案的收集、整理、归档、汇总、借阅等各环节的工作分工，形成档案管理网络；规范学籍档案制作和控制程序，严格各环节的管理权限，对学籍档案中的各类修改信息应予备注，不可任意删除，杜绝学籍档案安全事故的发生。
3.依据建档原则开展学籍档案的收集与整理工作
学籍档案管理工作要按其自身的特点和原则进行。一是完整性。要严格执行国家教育部及地方教育行政部门的有关规定，对学生的入学注册、学习成绩考核、升级与留级、休学与退学、奖励与处分和毕业等方面做完整的记载。二是及时性。为了保证学籍档案的完整可靠，建档必须及时，即做好平时立卷工作，对于任课教师送来的原始成绩，必须坚持随到随收，及时登记；学期结束时，必须把该学期的材料整理好，及时入档，确保档案及时更新。三是真实性。真实性是档案价值的核心，应本着实事求是的原则，对学生学籍的记录做到客观真实，切忌弄虚作假，杜绝伪造篡改现象发生，对于有争议或模糊不清的资料必须及时核实，同时加大监管力度，确保学籍档案的收集、整理工作有效顺利地进行。
4.加快学籍档案管理信息化建设步伐
随着计算机网络技术的迅速发展，我国已进入信息时代。中职学校学籍档案管理工作必须改变传统的手工操作方式，引入信息技术进行现代化管理。如购置计算机等硬件设备、建立内部局域网、连接外部互联网，开发或购买功能齐全的管理软件等，使档案数字化管理工作纳入正常工作范围，从而提高管理效率。
5.加强学籍档案管理队伍建设
学籍档案管理工作繁杂，要求档案管理员具备较高的素质，要乐于奉献、甘于吃苦。因此，档案管理人员要有高度的责任感和主人翁精神，才能确保档案管理工作的高效开展。学校要建立并完善学籍档案管理网络，形成一个由校长、主管校长、档案专业管理人员及各部门具体负责人组成的管理体系。要有计划地安排档案管理人员参加各种培训和与档案管理工作相关的学术会议，通过专业化的培训，不断提高管理水平。还应建立配套的奖励机制，通过激励措施提高档案管理人员的积极性和主动性，从而使其创造性地做好档案管理工作，促进学校学籍档案管理工作的规范化、标准化、现代化。
1.学籍管理意识淡薄
高校的学籍管理中，“松、软、散”的现象普遍存在。学籍档案记载着学生由被录取入学到毕业期间的德、智、体、美等诸方面的情况，但大多数学生没有认识到学籍管理的重要性，视自己为学籍档案管理中的一个被动对象，对学籍管理缺乏正确的理解；同时档案管理人员意识淡薄，对学生学籍管理不够重视，在实际的管理过程中不够严格规范，常常出现档案漏填，或者盖章不签字等不规范现象，对有关学籍管理的规章制度不甚了解，在一定程度上影响了教学秩序和教学效果。
2.学籍管理队伍素质低
籍管理是一项十分复杂繁琐的工作，数量多、涉及专业领域广，处理具体的问题需要花费很大的时间和精力，随着现代化网络技术的发展，越来越多的高校配备了电子档案。但是，大多数高校学籍管理人员没有系统地接受过教育学和计算机等方面的教育，没有经过专业岗位培训，在具体实际工作中缺乏数据分析和计算机操作能力。使档案管理工作的开展受到一定的影响，甚至导致一些重要的档案文件和电子数据的丢失，影响学籍管理质量的提升。
3.学籍管理规章制度不够完善
我国高校学籍档案管理还没有形成一个统一的规章制度，档案信息储存分散、各部门缺乏沟通，给学籍档案原始材料的收集、审核、保管增加难度。由于社会上弄虚作假、贪污受贿等不正之风和腐败现象的影响，常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真。
4.学籍档案管理制度宣传力度不够
学校必须通过各种途径将学籍档案管理制度进行宣传，学籍档案管理是针对每个取得学籍的学生进行的各方面管理，关系到每个学生的切身利益。如果因为宣传力度不够，使学籍管理制度的缺乏透明度，可能导致学生对学籍档案管理制度的不重视或一知半解，学生只把自己作为学籍管理中的一个被动对象；甚至教学管理人员对有关学籍管理的规章制度不甚了解，疏于管理、不够重视，给学籍档案管理和自己办理毕业手续带来一些不必要的麻烦，影响了正常的教学秩序。
二、加强高校学籍管理的对策
1.强化管理意识
学籍管理工作事关学校的发展和学生的前途，在学校教学工作中也发挥着极其重要的作用。明确自身的职责所在，严格按照相关规章制度进行，不能敷衍了事、弄虚作假。同时，在工作中摆正心态，对所有的学生及其家长要一视同仁，以“全心全意为人民服务”的宗旨，进一步增强服务功能，提高学籍管理的效率，充分认识到学籍管理的意义，增强全校档案意识，学籍管理工作者要勇于探索、敢于创新，把新的管理方法和手段运用到学籍管理工作中，使高校学籍档案优势得到了社会广泛的重视和应用。
2.提高学籍管理人员的自身素质
高校学籍管理是高校管理工作中十分重要的一环，工作者的素质直接影响着学籍管理工作的质量，因此，高校学籍管理人员必须具备优秀的素质，所以加强对学籍管理干部队伍的培训和建设势在必行。学籍管理人员要了解掌握现代管理技术、方法，通过采取多方面、多渠道、多形式的培训方式，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，结合工作实际，熟悉学籍管理工作的整个流程，提高工作效率。同时充分调动他们的积极性，培养学籍管理人员的事业心和责任感，逐步提高高校学籍管理队伍的整体素质水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。
3.制定规章制度，实现规范化管理
高校学籍档案涉及专业领域广，数量多，建立健全学籍档案管理制度，严格规范高职院校教务处学籍管理工作，各相关部门应加强协调，保持学生学籍管理的连续性和完整性，确保学生学籍档案管理的真实性，不断优化和完善学籍管理体制。建立科学、公平、公正、严谨的学籍管理制度，严格执行学籍档案管理制度不仅要“有规可循，有规必循”，而且要做到“循规必严，违规必究”，实现学生档案管理的规范化和科学化。
4.加强学籍管理制度宣传
学籍管理不但反映学生入学到毕业期间在校学习期间德、智、体、美等诸方面表现，而且记载着学生学习期间的奖惩、成绩、身体状况、学籍异动、社会实践、毕业论文、毕业鉴定等情况。要保证学籍管理制度在学生中的高透明度，并通过宣传栏、专题讲座、校园广播、网上查询等途径将制度进行宣传，让师生了解学籍档案管理制度，只有让每位师生在一定程度上了解了学籍管理规定、制度以及处理程序，管理者才能引导学生认同并遵守制度，配合做好学籍管理工作，提高工作效率，满足社会对学籍档案持续上升的需求。
三、总结
论文摘要:随着信息技术的发展，大量的信息处理已经脱离了手工操作，在图书档案管理方面，传统的手工档案存档、归类、整理及查询远远不能满足现在学校发展的需要。本文针对目前中职学校图书馆档案管理工作中存在的问题，提出一些改进措施，便于更好地为图书馆的日常管理、学校的教学与科研提供服务。
一、中职学校图书馆档案管理工作中存在的问题
(一)重视不够
长期以来，相当一部分人员对档案管理的认识都存在一些误区，认为档案管理就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能给学校创造经济效益，只要“守好摊”就行了。轻视档案管理的思想都表明了一些人对档案管理缺乏了解，忽视档案管理已无法适应现在的管理需求。
(二)设备太落后
学校图书馆大多没有实现设施、设备的现代化，图书档案的分类、编目、存档、归类、整理以及读者对文献的检索等等工作还是原始的传统的手工操作，不论是图书档案管理员、还是读者，要完成一项任务都需要花费很长的时间，耗费很大的精力。
(三)制度不健全
中职学校在管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的教育、教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有建立一套科学的档案管理制度，没有统一禄准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行系统整理归档，管理棍乱。中职学校的档案形成于学校日常管理、教研活动和教研成果的开发推广中，档案材料涉及面广、内容繁杂，如果没有健全的档案管理制度，是很难保证档案材料收集完整。
(四)管理不到位
在中职学校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，主要表现在几个方面:一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理工作。中职学校图书馆档案管理大都是办公室人员兼职，并没有安排专人负责此项工作，而且大多数档案人员身兼数职，对档案管理精力投人不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。档案管理是一项复杂的工作，是长期日积月累形成的，没有专人管理会使多数应归档的文件散落于各个部门或个人手中，导致档案材料不完整和不系统;二是档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄;三是少数中职学校没有专用档案室，档案无法集中管理，缺乏保护措施，不利于档案的管理。有的学校档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。
(五)结构不合理
中职学校图书馆的文书档案材料较多，纸质档案最多，其它档案如电子档案的种类和数量很少，甚至没有。
(六)利用不充分
图书馆是中职学校的窗口部门，图书馆的工作会产生的大量具有保存价值的档案材料，为领导决策、业务工作和科研的重要资料。充分利用已收集的档案资料，对图书馆的发展有着十分重要的作用。但由于档案管理意识落后，许多学校的图书馆的档案管理基本上都属于重藏轻用，造成了图书馆档案资源的浪费。
二、改进中职学校图书馆档案管理工作的措施
图书馆档案是中职学校图书馆工作的一个重要组成部分，它真实地记载着一个学校图书馆在每一个历史时期的发展轨迹，具有很强的信息利用价值。因此，学校的档案工作应着眼于今后的发展，既要适应今后管理的基础工作，又要尽快运用现代化管理理论和科学技术，实现档案管理现代化。
(一)领导重视
领导重视是搞好中职学校图书档案管理工作的重要条件。一个学校档案工作管理得怎么样，与学校领导的重视程度有很大的关系。要做好图书馆档案工作，首先要积极争取领导对档案工作的支持。
(二)指定专职档案管理人员并提高其素质
学校一方面要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责档案管理工作;另一方面也要加强档案工作队伍建设，加强对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理人员。此外，作为档案管理人员，也要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。
(三)配备先进的软硬件设施设备
硬件是提高中职学校档案水平的基础，也是档案管理质量的重要保障。把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备;按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备。以提高工作效率。
在软件方面，应安装档案管理软件，把档案录人计算机，建立电子档案，极大地提高图书馆档案管理中存储、处理、开发利用档案信息的能力，以实现图书馆档案管理的现代化。
(四)建立健全档案管理制度
建立健全档案管理制度，是搞好档案工作的前提条件。图书馆应根据国家有关档案文件规定，结合学校图书馆的实际情况，制定出科学的档案管理制度，建立科学的档案组织管理和运行机制，建立档案管理工作责任制，建立健全各项规章制度，使档案管理工作做到按章办事、按规操作、妥善保管。
建立健全档案管理制度必须遵循以下要求:第一，规章制度要体现合理性、科学性;第二，简明实用;第三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工;第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
(五)科学分类
科学分类就是按照档案部门的要求，根据图书馆的实际情况，按部门、内容等，分成不同类别。一是党群类。包括上级文件、校内文件、计划、总结、规章制度等。二是业务类。包括各业务部门的报表、工作日志、各类活动等。三是人事类。包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等。图书馆的档案收集通过科学分类，便于系统地查找利用。
(六)电子归档
档案信息化建设是当今社会发展的一大趋势，也是现代档案管理的基础，是档案管理现代化的必经之路。为此，中职学校图书档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理
(七)提高服务水平
关键词：中职学校；档案管理；对策
前言
学校档案是在学校教学管理活动和业务活动中形成的、具有保存价值的文件材料，是学校工作的真实反映。它是领导制订学校发展规划、总结经验教训和开展教育教学研究的重要依据，也是学校进行科学管理的重要资源。因此，档案管理工作是学校的一项重要的基础性工作。
随着改革开放的深入、中职学校的迅速发展，使得中职学校的档案管理工作也进入了一个全新的阶段。但是由于受到传统档案管理理念、基础设施建设、档案管理人员素质等因素的影响和制约，对档案管理工作认识不足，使得学校档案管理工作难以发挥其应有的作用。本文就中职学校档案管理中存在的问题，提出相应的对策。
一、 中职学校档案管理存在的问题分析
（一）档案管理机制不健全
学校档案管理工作是一项长期繁琐而又默默无闻的工作，不像教学科研工作那样容易引人注意，也不容易取得明显的成绩。因此在中职学校的建设中，普遍认为档案工作只是收集材料、保管材料的事务性工作，档案管理部门是一个可有可无的部门，不能在教育教学中起到主要的作用。从而导致档案管理制度在执行的过程中，缺乏必要的监管措施，使学校的档案管理工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为学校发展服务。
（二）档案管理意识不强
由于中职学校领导及档案管理人员对档案管理工作的重要性认识不足，对档案的管理意识不强，使各类档案收集、整理、鉴定、归档、保管工作都缺少相应的制度约束，导致档案的收集整理工作没有很好的落实，经常会出现档案材料不齐全，记录情况混乱，案卷质量不高，档案整理不规范等现象。同时只重视档案的收集，不重视档案的编研工作，不能从档案材料中提炼出系统性、规律性的东西，造成学校档案的价值不能体现，利用率不高。
（三）缺乏专业的档案管理人员
随着中职学校的纵深发展，档案管理工作的基础性作用日益受到重视。计算机技术的飞速发展，使档案管理工作也逐渐实现无纸化，这就对档案管理人员提出了新的要求。但是由于领导和工作人员对档案管理工作的不重视，在学校人才引进中，注重任课教师的引进，而往往忽视档案管理专业的人才引进与培养。目前大多数学校的档案管理工作由后勤管理人员担任，缺乏专业的档案管理知识，缺乏系统的档案管理培训，档案管理手段落后，严重制约学校档案管理工作的发展与创新。
二、 解决问题的对策分析
1、加强认识
首先档案管理人员应主动向领导和全校师生进行档案管理工作的讲解，使领导和职工认识到档案管理工作在学校管理工作中的基础地位和重要作用；其次加大档案工作的宣传力度，不断增强全校职工的档案意识，使学校各级领导和广大教职工了解档案工作、重视档案工作；最后争取获得领导的支持，能增加档案管理费用的支出，改善档案工作条件，使档案管理工作真正落实好。
2、完善制度
首先建立教学管理档案、学籍管理档案、教师业务档案等各方面的档案，不断丰富档案管理的内容；其次制定档案管理制度和档案管理实施细则，对档案的归档日期、归档范围等方面进行详细的规定；最后要结合学校现有的基础设施、设备、人力资源等，逐步完善档案管理工作中相关人员的工作职责，资料收集、整理，保密管理，档案鉴定等具体制度，并且由学校主管领导负责档案管理制度实施的监督和管理。
在学校档案管理制度的制定和完善中，要以制度化、科学化、规范化为原则，以“以人为本”为理念，建立档案管理的长效机制，使档案管理工作的价值得到充分体现。
3、信息化建设
传统的档案管理存在效率低、档案查找和维护困难等缺点。随着现代化教育手段的不断推进，信息管理技术也逐渐被应用到学校的档案管理工作中，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。具体为：一是加强电子档案管理。首先要严格执行归档制度和操作规程，从业务流程加以梳理，确保不漏掉一份有价值的电子文件。其次要对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程监督指导，确保电子档案的质量。二是加强数据库建设。学校档案数据库的建设包括档案目录数据库建设、学生信息数据库建设、有目录数据库建设等方面。在日常的档案管理工作中应该注重对这些数据库的建设，进一步提高检索水平。三是加快学校档案数字化进程。根据工作需要和学校实际情况，选择永久保管、查找频率高的档案进行全文数字化，把纸质档案资源转变成数字档案资源。
4、提高素质
学校档案的信息化建设对学校档案管理工作和档案管理人员都提出了更新更高的要求，不但需要档案管理人员由传统的管理方式和理念向现代管理方式和理念转变，还需要档案管理人员不断提高自身的业务素质和技术能力。学校要加强档案管理人员业务素质建设，一方面要让档案人员参加档案业务培训，学习档案专业理沦知识；另一方面要积不断提高档案管理人员网络技术运用、信息资源处理和信息加工整合等多方面能力。同时还要提高档案管理人员的综合素质，努力建立一支业务精、技术好、会管理、责任心强的档案管理队伍。
结束语
为了满足中职学校的现代化建设和发展的需要，学校一定要高度重视档案管理工作，不断强化档案管理的效率和质量，努力把档案管理提高到一个新的水平，使其更好地为学校服务。（作者单位：郑州市卫生学校）
参考文献
[1]朱红.加强职业教育学校档案管理的思考[J].黑龙江档案，2012，193（4）.
[2]王希元.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].档案与建设，2011（7）.
高职院校当中，由于学生档案与学生就业息息相关，能够让用人单位在招录学生时客观全面的了解学生。另外，高职院校在通过对学生档案深入的分析与研究之后，在高职院校进行教育与教学决策时，学生档案可作为重要的参考依据，由于现今有许多高职院校的前身是中专学校，因此在基础设施方面具有不足之处。近年来，国家较为注重发展高职教育，并不断划拨给高职院校专项教育发展扶持资金，但是由于现今高职院校办学规模不断拓展的趋势，直接造成了教育经费入不敷出的现象。导致了高职院校投入到档案建设的经费较少，导致了当前高职院校档案工作出现了发展滞后的情况。按照本校发展的现实状况，笔者对于本校学生档案管理工作提出了自身的一些见解。
一、高职院校学生档案管理问题
1、高职院校学生档案的管理制度不健全。多年来，学生高职院校档案缺乏必要的管理制度。虽然国家对高职院校学生管理下达了不少文件，如《普通高等学校学生管理规定》、《学校学生行为准则》、《学校校园秩序管理若干规定》等对学生的学籍、入学注册转学、退学、成绩考核、毕业、奖惩等都作了比较明确的规定。但其中并没有涉及高校学生档案的具体管理，更没有一项明确专门的规定。目前大部分高职院校的学生档案管理比较混乱，管理部门职责不明确：有的是学生处管，有的是系里管，学生的党团组织档案又是团委或组织部门管；这些学生档案也是分散在各系当中。由于学生档案形成时间周期比较长，从入学登记到毕业要经过几年的时间，而且档案材料相对分散，形成档案管理无序、专业人员缺乏、各自为政的局面。
2、学生档案的管理模式及内容不规范。伴随着我国社会经济高速发展的趋势，高职教育也获得了较好的发展，出现了许多的高职院校。高职院校出现大都有下述几类情况：第一、现今的高职院校是由原来的中专学校、技校独立的直接进行升格；第二、现今的高职院校是由原来的几所中专学校、技校共同合并办学进行升格；第三、现今的高职院校是由原来的教育学院或是广播电视大学进行升格；第四、新设立的高职院校。当前的高职院校具有多元化的办学来源，在学生档案在管理的内容与形式方面就必然会具有多样化。因此，在学生档案在管理的内容与形式方面必须具有统一的标准。目前多数高職院校尚未明确确定规范的学生档案的管理内容，从而造成学生档案收集不齐全、管理不规范、利用不及时的现状。高职院校学生档案形成于多个职能部门，来源分散、内容丰富是其主要特点。高职院校学生档案应当包含了学生在校期间的各种表现及相关情况。
3、学生档案管理未能实施现代化管理。目前还没有推出一套完整适用、统一规范的学生档案管理应用软件。大多数高职院校学生档案管理模式陈旧，仍采取传统的手工检索、人工管理和利用模式，档案从收集到整理、立卷、归档大部分都是通过手工操作来完成。计算机录入案卷的目录大都处于起步阶段，学生档案的全文录入以及多媒体数据库还是空白，现代化的计算机管理信息系统，没有真正建立起来，给档案信息的开发利用带来很大的困难，学生档案管理体制、管理模式上存在的问题，必然产生了学生档案的管理落后于形势发展的这种状况，也制约了学生档案工作标准化、现代化进程，从而限制了学校档案馆服务功能的发挥。
二、新形势下学生档案管理的有效对策
1、建立健全档案管理制度。高职院校应依据本校的实际情况来建立健全档案工作管理制度，来进一步提升档案工作的实效性。高职院校应设立档案工作的专门的领导机构，进行网络化的档案管理，设立学校档案室，学校的各个管理部门以及各个院系等，都必须配置兼职的档案管理员，促进档案工作的有序进行。档案工作领导机构必须要注重涉及档案管理工作当中各方面的问题，对于档案管理工作进行有效的改进与完善，从而有效的提升高职院校档案管理工作的实效性。
2、档案管理工作规范化。高职院校想要构建起科学合理的档案管理工作制度，进一步规范化管理档案的各项工作。应对各个管理部门以及各个院系的档案管理工作进行绩效考核，对于工作开展较好的部门或是院系，要进行一定的精神或是物质的奖励。立足于学校实际工作情况，来制定出科学合理的档案管理制度，从日常的档案管理、档案保密、档案查阅、档案综合运用等各个方面都要制定出行之有效的管理制定，让学校的档案管理工作充分体现出统一化、规范化，促进高职院校档案管理工作的持续深化。
3、学生档案信息化的管理。为了能够高效的管理学校档案，高职院校可对学生档案进行信息化管理，而要达到此目的，就必须有效的做到下述几点：第一、应在学校档案馆构建起档案信息化中心，来对全校电子文件进行规范化管理。第二、建立本校的官网，并设立档案信息查询的网页，进一步做好学校档案网络化服务平台。为相关的政府部门、用人单位、以及本校的师生们提供档案的信息化查询与利用，想要有效的促进学校档案进行信息化管理工作获得全面提升，就必须对档案馆的设施与设备进行有效的更新。当前大多数学校档案馆计算机中心设备简陋，专用服务器容量小，速度慢，还没有配备小型机组，无专用扫描机器、电子阅读设备、无网络档案管理软件等等。远远不能适应新形势高校发展的需要，亟待学校加大资金投入，加快高校档案信息化步伐，改进服务方式，实现档案信息资源共享，全面提升高校档案馆现代化管理水平和整体服务能力。
三、结语
总之，在当前进一步做好高职院校学生档案工作，既符合于社会与高职院校自身发展的实际需要，同时也能够有效的满足高职院校档案工作发展的的实际需要。在当前高等教育的高速发展趋势下，高职院校必须立足于自身的教育与教学特点，进一步转变与更新档案的服务与运用理念，借助于创新服务途径、创新档案管理方式方法、进一步提升档案管理工作人员的综合素质、有效的体现出档案的服务与运用工作的实效性，有效的构建起高职院校全新的档案管理模式。使高职院校学生档案工作得到进一步发展和完善，以改变目前广泛存在的高校档案特别是学生档案工作相对落后的现状，努力推进转型时期高职院校档案工作再上新台阶。
1.建立档案馆
“档案馆”是指具有一定专业人员和固定设施配备的独立机构，将高校档案管理专业化，使之成为并行于学校管理而又单独存在的管理机构。档案馆的建立过程中要注重两个方面的要求：一方面，人员配备要专业。档案管理工作人员，既要精通专业知识，又要有管理经验，可通过人才招聘的形式，竞争上岗。另一方面，硬件要齐全。合理建设档案馆硬件配置，如成立“档案管理工作室”、购进相关机械设备等。在保证一定物质需求的前提下，建立完善的档案管理体制，以促进档案管理工作的开展。
2.强化精细化管理意识
强化相关工作人员的精细化管理意识，统一思想，明确档案馆精细化管理的实质和目标。深化各级领导和执行人员的精细化管理思想，在全员接受认同的情况下，统一思想认识和观念，使档案馆切实做到管理精准细化、服务精耕细作、技术精益求精，从而更为细致的服务于各项教学工作，促进校园发展。
3.完善管理机制，规范操作行为，细化管理制度
高校档案精细化管理使档案管理规范化、精细化、个性化。完善管理机制，规范操作行为，细化管理制度，就要求制定具体的系统业务处理流程，明确各岗位职责，划分责任，实现岗位、程序间的统一和互动，建设标准、规范的高校档案管理系统。
而一个系统的正常运转，必须有相应的管理制度作为保障。高校档案管理制度主要由五部分构成：一是相关法律法规。由国家相关部门颁发、制定针对高校档案管理的工作目标、工作途径以及工作方法等，包括管理机构和业务部门的设置原则、职责划分、隶属关系、权力范围和材料编制等。二是岗位制度。此项制度应包括对馆长、副馆长和馆员的岗位要求、职责认定、权力范畴等多项内容的说明，以此为标准，确保高校档案管理工作的正常开展。三是行政管理制度。行政管理事务主要包括奖惩措施、考评标准、晋升条件、设备使用准则、经费申请程序等，并依据人、物、财、环境等进行细致划分，制定相应的管理制度，切实做到有据可查，规范操作行为。四是业务流程制度。它是指针对具体的业务操作流程制定的行为标准，涵盖了日常教学情况、教研成果、校园规划、测试结果、人文历史、资金投入等相关文献的收录、编辑、整理工作。由于高校档案的多样性和可连续性，需要工作人员投入更多的精力和时间开展该项工作，因此业务流程制度在管理制度当中占有较重的分量。五是利用服务制度。档案馆建设的最终目的是服务于实际，制定服务制度，应从两个方面着手：一方面，明确查阅者的权力和义务，解除档案馆神秘不可侵犯的错误思想，公示档案馆职责，以发挥其应有的作用。另一方面，制定工作人员服务标准，以服务至上为根本，统一派发工作制服，提高人员素质，使高校档案管理专业化，以求更好的解决实际问题。
4.加强信息化建设，科技引领管理潮流
相对传统的档案管理方式而言，信息化档案管理具有传输速度快、存储空间大、可保留时间长、易管理、易查询等特点，因此，信息化成为完善现代高校档案管理的必要途径，以先进科技为辅助手段，精益化档案管理方式，实现档案管理网络化，具体应从以下几点入手。
（1）增强相关人员信息化建设紧迫感，促进形成信息化建设责任意识
随着高校档案种类和数量的不断增长，传统的手工记载方式已不能满足现代高校对档案分类、编排、检索、更新等各方面的要求，出现了管理过程繁琐、查找速度慢、准确性差等众多问题。因此实现高校档案管理信息化显现的尤为迫切，各级管理者应引起充分的重视。同时，应培养档案管理人员的责任意识，鼓励他们积极参与各项信息化建设研讨工作，听取各方面意见，制定相应的建设计划，以促进高校档案管理的进步，从而全方位推动校园建设和教育事业的发展。
（2）加大高校档案信息化管理的建设投入
依据学校资源状况，将高校档案信息化管理建设纳入学校基建项目，合理分配建设投入比率，制定精细化的建设计划。信息化管理的建设投入应包括“软件”建设投入和“硬件”建设投入两个方面。其中，“软件”建设投入是指相关管理人员的培训和技术交流。在此过程中，校方应定期或不定期的组织管理人员参加专业培训、同行技术交流会等，并要求相关人员做好会后总结工作，以确保管理者及时更新高校档案管理理念，改进管理机制，提高工作效率及成果。“硬件”建设投入是指校方以相关管理规定和资金预算状况为依据，所开展的物质建设工作，如机械设备采购、管理软件更新、工作室面积扩大等。只有“软件”、“硬件”两手抓，合理协调两方面投入配比，坚持两者并重原则，才能使得高校档案信息化管理建设投入利益最大化，实现完善高校档案管理工作的目标。
（3）开设高校档案网络平台
【关键词】数字时代；高等院校；数码照片；档案管理
引言
随着信息时代的到来，信息资源网络化和数字化发展，高新科技已经逐渐影响到人们的学习、工作以及生活等各个方面。在新时期下，高效档案事业作为高校发展以及社会主义文化建设的重要组成部分，因此加强高校档案事业的管理，不断提高管理水平，从而为学校的教学、科研以及发展等各项工作提供优秀的服务，充分发挥高校档案事业在教育中具有重要的作用。下面主要进行分析如何加强新时期高校数码照片档案管理。
一、高校数码照片档案管理的现状
1、管理制度不健全
目前很多人员对数码照片及其收集、整理、归档和保存等问题的理解，还存在很多的分歧，尽管国家档案局颁布《照片档案管理规范》等相关的文件，并对照片的档案管理提出相关要求，但是由于数码照片是最近几年才出现的事物，并且在相关的政策中没有具体精心规定，并且在很多的高校中也制定了关于档案管理的制度以及法规，但是对于数码照片的档案管理制度还不够完善，甚至在一些高校中没有建立照片档案的收集、整理以及归档等岗位责任制，并且对照片管理工作没有约束机制，从而造成高校数码照片档案管理存在一种无章可循，无法可依的状况，导致高校数码照片档案管理状况混乱的现象[1]。
2、照片档案收集难度大
在高校档案管理中对数码照片的收集难度比传统照片的收集难度更加难，造成这种现象的原因一方面是由于数码照片不需要进行洗印，并且没有底片就能够使用，并且拍摄照片比较方便、简单，所以在很多高校中拍照已经不是宣传部门以及办公室的专利，并且数码照片只保存在计算机上，从而造成照片的收集更加广泛，所以高校档案管理人员如果想要了解各个部门的照片情况，则难度是非常大的。另一方面由于高校档案管理人员较少，并且与学校各个部门沟通以及联系不多，并且院校中各个部门又不能及时递交整理的档案，从而造成高校档管理部门，很难得知各个部门数码照片的情况，从而造成数码照片收集的工作的难度增加。
3、数码照片的查阅以及利用难度比较大
目前由于很多高校中没有对数码照片进行检索的系统，从而造成数码照片的查阅难度增加，造成高校中数码照片资源很难进行开发利用。在信息时代里，很多高校以及各个部门、单位对数码照片档案资源的利用呼声很高，不仅在招生宣传画册、材料以及宣传页等方面需要运用到大量的照片以及图片，而且在校园的日常活动、校园历史展览以及图片的展览等活动都需要运用大量的照片和图片，但是在各个部门中由于没有专门的档案管理人员或者没有对照片进行整理，从而造成很多数码照片无法利用，从而导致高校中数码照片的资源利用率低下。
二、新时期加强数码照片档案管理的措施
1、制定相关的管理措施，建立健全的管理制度
对于高校档案管理首先应该制定相关的管理措施，建立合理完善的数码照片档案管理制度，并且还应该不断提高档案管理部门在院校的重要性，激发档案管理人员的积极性和主动性，并且还应该不断提高档案管理人员的综合素质和综合能力以及管理能力，保证档案管理经费的充足性，从而不断研究创造出符合实际工作的档案管理系统的软件。在高校数码照片档案管理工作中，一方面高校档案管理部门应该针对目前档案管理部门以及数码照片的管理现状，采取切实有效的方法和措施加强数码照片档案管理[2]。另一方面，档案管理部门应该加强对档案管理工作的研究调查，并且还应该充分进行征求院校中各个部门以及管理人员的意见，建立科学合理完善的数码照片档案管理系统，保证数码照片的收集、整理以及归档等具有严格、明确的规章制度和管理措施，从而提高高校数码照片档案管理水平。
2、数码照片的收集
在高校中数码照片档案的收集比传统照片的收集复杂、困难，所以在进行对高校数码照片收集时，可以开展日常收集、专题收集、定期收集等方法，特别对对于教学、宣传以及科研等各个部门开展切实有效的收集，在高校数码照片档案收集中为了保证收集的及时、准确以及可靠，并且能够控制数码照片的源头，高校档案管理部门应该与各个部门建立良好的协作关系，加强沟通和交流，从而保证高校数码照片档案顺利的开展。并且在进行拍摄照片时，应该选择像素比较高、分辨率以及图像压缩率能够调整等，并且还应该及时对收集的照片进行登记，并且对数据的类型、格式等进行调整，从而保证高效数码照片的实用性。
3、建立数码照片档案资料库，积极开发利用资源
为了不断提高高校数码照片利用的效率以及更好的保存照片，可以将数码照片同储存在计算机中，并且还可以通过计算网络技术，将数码照片以及相关档案的使用者不受空间和时间的限制能够随时随地，方便的获取信息资源，不断实现数码照片的档案的利用率以及信息资源的共享，数码照片档案的价值主要体现在为学校工作服务，为社会文明建设服务，所以高校数码照片档案管理人员应具有服务意识，积极开发利用数码照片档案的资源[3]。比如可以在校园内开展照片展览、使数码照片上传到校园网中，展示校园的文化建设和发展啊历程，从而不断提高学校的知名度，扩大学校的影响力。
关键词：高等教育；民办高校；档案；管理
一、民办高校档案管理工作的重要性和必要性
我国民办高等教育历经20余年的发展，目前，民办高校作为高校的办学实体，在人才培养、科学研究和社会服务三大功能方面发挥了重要的基础作用，它是民办高校提升办学质量和办学层次的基本保障。近年来，民办高校在不断完善专业建设和教学改革工作的同时，大力推进档案管理工作，不仅是学校自身发展的需要，也是社会对高素质技能型专门人才的需求。当前，高等教育早已突破了传统的办学模式和体制，已经逐步向多元化和社会化方向发展，出现了办学形式、办学层次的多元化，尤其是现在出现了社会力量集资办学等民办高校，推行民办高校特有的管理体制。民办高校在其办学规模不断扩大过程中形成许多记录办学发展历程的档案。民办高校所产生的档案，是学院的教学科研、学生管理、后勤保障以至财务管理等一切活动的最真实、最原始的记录，这些记录在学校改革发展和各项活动开展过程中发挥着不可替代的借鉴、凭证和依据作用。相反，由于部分民办高校的档案管理工作起步较晚，没有配备专职的档案管理员队伍，档案制度不够健全，导致民办高校的档案管理滞后于发展的需要，传统的档案管理模式已不能适应高校改革发展的步伐。因此，加快推进民办高校档案管理工作的规范化、制度化和科学化已显得十分重要和必要。［1］
二、民办高校档案管理工作的现状及存在的问题
《中华人民共和国档案法》的颁布和《普通高等学校档案管理办法》的施行，为民办高校档案工作的依法开展提供了法律依据，奠定了坚实的基础，同时也创造了档案事业健康发展的良好氛围，民办高校的档案建设也因此取得了重大的成就。在档案管理工作方面，学院领导对档案管理工作的意识日渐增强，学院各部门对档案工作的重视程度有了较大提高；档案队伍在逐年壮大，素质也在不断提高。但从整体上看，目前民办高校档案管理工作无论是管理机制、管理手段，还是开发利用、人员素质都仍然存在着与民办高校教育事业发展不相适应的地方，需要不断地加强和改进。问题集中表现在以下几方面：
1.档案管理意识淡薄，对档案管理认识不足
长期以来，一些民办高校领导始终坚持高等学校的中心任务是教书育人，大力培养技能型人才。对档案管理工作缺乏认识，没有把学校档案管理工作提上重要议事日程，对档案工作没有给予足够的重视和支持，对本单位档案管理工作存在的问题解决不得力。这其中主要是由于领导对档案管理的意识浅薄，致使民办高校档案管理人员职责不清，加上档案管理人员长期处于多头的工作环境中，严重影响了民办高校档案管理工作的顺利发展［2］。
2.档案管理制度不健全，职责不明确
要搞好民办高校的档案管理工作，必须依法管档，并且有切实可行的制度做保障。在安排整体工作时，学校必须把档案管理作为重要的一项加以研究布置和实施，建立起严密并切实可行的档案管理制度，分工明确，责任到人，严格按照《普通高等学校档案管理办法》的要求，规范各类档案的分类和管理。然而，目前的状况是档案管理制度尚不健全，档案工作尚未走上规范化、制度化和科学化的轨道，档案工作无章可循，无法可依。
3.档案管理人员专业素质有待提高
民办高校的档案管理人员大多为兼职档案员，而兼职档案员往往身兼数职，很少有机会接受档案专业培训，工作起来往往分身无术。相关数据表明，档案管理人员中虽然具有本科以上学历的人数也在逐年增加，但是，具有档案专业的专职管理人员也只占18%，这使档案专业工作方面面临着严峻的考验，因为只有高素质的专业人才才能提升档案管理工作的专业化水平［3］，而部分民办高校档案管理部门兼职档案员更是形同虚设，没有能真正履行其职责。这客观上对民办高校档案管理工作造成了很大影响，严重制约了民办高校档案管理和建设工作的顺利、有序开展。
4.档案基础设施建设相对滞后
随着新时期高校档案工作要求的不断提高，对档案基础设施建设也提出了更高的要求。就目前而言，与预期的要求相比，部分民办高校档案基础设施建设投入远远不足，适宜安全保存档案的专门档案室严重缺乏，防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施不足；适应档案现代化管理需要的技术设备配置不到位。档案室面积较小、档案存放设备老化和损坏等现象仍然存在。
5.档案管理方式落后，信息化管理手段运用很少
目前，许多民办高校的档案管理仍采用传统的管理方式，这种方式已经脱离新时期高校档案管理的新模式，难以适应新形势下档案信息化管理的要求；现代信息技术手段，如高校数据库、校园网络等没有切实应用到高校档案管理工作中。档案管理很难为学校的发展提供高质量、高水平的服务。有的学校尽管建立了档案信息数据库，但多仅限于简单的数据统计，还没有实现较高水平的数字化管理，难以开展整体信息资料的开发与利用［4］。
民办高校档案工作存在的这些问题，究其原因是多方面的，但笔者认为最主要的原因是以下几点：首先是认识不到位，重视不够。表现在部分民办高校对档案在学校工作中的功能和作用认识不足，没有充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源，档案工作是办好学校的重要基础工作之一。其次是档案建设投入不足，在高等教育快速发展的今天，各学校在发展过程中面临许多困难，需要经费投入的地方很多，对档案建设投入相对较少，致使档案建设中许多应该解决的问题，得不到及时解决，从而使得档案建设跟不上学院发展的步伐。
三、提高民办高校档案管理工作水平的对策
1.强化档案管理意识，提高对档案工作的认识
首先，民办高校的领导要转变思想观念，重视和加强对自身档案建设和管理工作的领导，要把民办高校档案工作当成衡量教学质量和管理水平的一个重要标志。学院要有专人分管档案工作，院领导要将档案工作列入学院整体发展规划，并在管理制度、工作程序等方面采取有利措施，切实解决档案工作中存在的突出问题；其次，要强化整个民办高校全体教师的档案意识，通过会议、专题讨论、宣传栏、培训班等多种形式宣传，使全体教师充分认识到档案工作的重要性。
2.健全档案管理制度，明确职责
民办高校档案部门要在上级主管部门及分管院长领导下，依据《普通高等学校档案管理办法》结合学院实际，制定本校档案管理人员岗位目标责任制，把完整的系统的收集整理档案工作，纳入档案管理专职人员的岗位责任制，并与年终考核、奖惩、职称评定挂钩。充分调动档案管理工作人员的积极性和创造性，推动学院档案管理工作整体向前发展。
3.加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员专业素质
要搞好民办高校档案工作，建立一支结构合理、素质精良的专兼职档案管理队伍是搞好档案管理工作的重要前提。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。提升民办高校档案管理水平，关键是要增强民办高校专职档案管理员的责任意识、使命意识、奉献精神和敬业精神。因此，档案管理专职人员需要定期参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，学会建立档案工作网络，运用现代化管理知识和先进技术设备来提高档案管理水平，使学院的档案工作能够跟上办公自动化步伐，为学院教学科研和其他工作服务。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还应要求档案管理人员真正坚持“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的理念［5］。另外，民办高校领导要关心、理解档案管理人员的工作，在评优、职称评定和职务晋升等方面适当给予倾斜，激发民办高校专职档案管理人员的工作积极性和上进心。
4.改善档案建设设施条件，提升档案管理信息化水平
在档案工作纳入学院整体规划后，学校领导应重视档案管理所需经费、设备和库房等问题，积极改善档案人员工作条件和工作环境，保证档案工作顺利开展。在硬件条件具备的情况下，更重要的是档案专业人员要组建档案管理的软件环境，即建立档案管理的信息网络系统，这样才能使档案进入现代化管理。档案人员应全面掌握现代信息技术，利用文档一体化把上级来文和学院形成的文件直接进入档案馆数据库，减少档案信息的重复录入工作；其次，对档案馆收集到的各种档案如文书、声像和图片等进行数字化处理，一并存入数据库，并对库存的各种信息进行分级、分类管理，积极公布一些共享信息，为不同用户提供所需信息。另外，档案人员要能够积极利用现代化管理条件和方法，有效开发学校档案信息资源，充分挖掘和利用本校档案的价值。
四、结语
开展好档案管理工作，积极为民办高校的教学、科研、管理等工作服务，是每个民办高校档案工作者和档案相关人员义不容辞的责任，新时期民办高校的改革和发展，也为档案管理工作开辟了更加广阔的发展空间，民办高校档案管理人员应积极提高档案意识，不断提升综合素质，探索新的档案管理方法和模式，更好更充分地为民办高校事业的发展服务。
参考文献：
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［2］ 茹仙古丽・尤努斯.关于加强高校档案管理工作的思考［J］.百家论坛，2010，（7）：142-146.
［3］ 谢俊英.对高校档案管理工作的几点思考［J］.北京电力高等专科学校学报，2010，（7）：43-44.
【关键词】教学档案 教研室 管理体系 一体化
引 言
教学档案是指在教学、科研以及教学管理等工作中直接形成的、具有保存价值的各种形式的文件资料。它全面地反映了高校教学管理、教学实践和教学研究等工作的全貌，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，也是学校教学评估的重要内容之一。教研室作为学校教学与科研的基层组织，其教学档案是反映教学思想、教学管理与实践、教学改革与研究等教学相关活动的第一手资料，具有独特的地位和作用。随着高等教育改革的不断深入，以及国家和各级政府对教学质量评估工作的重视，各高校对基层教研室档案的建设也越来越重视。但是，由于历史遗留和时展的原因，高校专业教研室层次的教学档案建设存在一些共性的问题，严重制约了其效用的发挥。为了进一步规范教研室教学档案管理工作，充分发挥教学档案在教学管理、教学改革与建设中的作用，必须在全面分析问题成因的基础上，制订和完善相应的管理措施，建立起比较完备的教学档案管理体系，也为正在实施的专业课一体化教学提供重要的保障。
教学档案存在的主要问题
从笔者调研的情况来看，高校教研室档案在建设方法、建设内容、管理制度和效用发挥方面均存在许多亟需解决的问题。
1.教研室档案管理人员的专业素质有待于进一步提高，教学档案的建设方法有待于进一步改进
教研室作为学校最基本的教学单位，一般并没有专职的档案管理人员，所有的档案建设和管理工作均是由没有经过专业培训的普通教员承担。因此，在档案建设和管理的具体工作中，往往在材料收集、分类编目、保管维护等方面存在着随机性、非科学性、非专业化的特征。另一方面，很多教研室虽然平时开展了大量的工作，但由于没有一个明确的教学档案建设方案，许多经验没有总结提炼，许多资料没有以妥善的形式进行分类管理，时间久了，很多重要的资料遗失，许多好的经验没有得到传承和推广；同时，由于缺乏专业的管理、分类编目以及专人管理，在需要资料时，往往难以找到，从而使教学档案的利用功能大打折扣。
2.教学档案的内容不齐全，不规范
由于教研室档案管理普遍起步较晚，制度不够健全，档案建设的内容不明确，造成一些归档材料无章可循，从而导致档案材料内容不齐全，缺乏规范性和整体性。
3.教学档案的管理制度不够健全，管理方法和管理手段比较落后
首先，多数教研室的教学档案是教员兼职管理，教员既承担着艰巨的教学任务，又有科研的压力，能够用在档案管理上的时间非常少，加上教研室一般没有明确的档案管理制度，从而造成档案的管理比较混乱。其次，多数教研室的档案管理还采用比较原始的手工操作方法，主要以纸质的形式进行档案的收集和归档，还未将比较先进的数字化技术引入到档案管理中，严重影响了档案管理的效率。此外，一些领导对档案管理存在误区，对档案工作的重视不够，资金投入不到位，也是造成档案管理比较落后的原因。
4.教学档案的利用率比较低，服务教学的功能没有得到充分发挥
在实际的工作中，档案管理人员更加注重档案的完整性，以档案的完好保存作为终极目标。因此，他们特别注重保护档案不受损坏，对合理利用档案考虑得较少。这也就造成了档案借阅比较困难，甚至一般人员根本无法借阅。据统计，高校档案的利用率一般在20%以下。
为了进一步规范教研室的教学档案管理，充分发挥其在教学管理、教学改革、教学研究和学科评估等各项工作中的作用，逐步实现教学档案管理的规范化、标准化，笔者结合自己的工作实际和体会，从教研室教学档案建立的方法、教学档案应涵盖的内容、教学档案的管理制度和教学档案利用价值最大化的途径等几个方面进行探讨，希望能够为建立起比较完备的教研室教学档案管理体系提供一些有益的建议。
教学档案管理体系建设的若干问题
1.教学档案建立的方法与途径
由于教学档案建设工作量非常大、过程繁杂，要确保教研室教学档案的真实性、完整性和准确性，就必须寻找行之有效的建设方法。根据笔者多年从事教学管理的经验体会，我们认为应采用以下措施，以保证教研室教学档案建设的标准化和规范化。（1）强化全体教员的档案意识，全员建档。由于教研室没有必要也不可能设立专职的档案管理人员，这就要求在档案建设的过程中充分调动全体人员的积极性。教研室要把档案建设列入教研室工作计划，员思想，让教员认识到教学档案的收集、整理、保存和利用是教学工作的重要组成部分，是每个教员的义务。（2）结合教研室的实际，制订合理的规章制度，使得教学档案的收集、整理、保存和归档有章可循。有条件的可以建立专门的档案室对教学档案进行保存。（3）坚持档案材料的及时归档，确保教学档案的实时更新。设立时间节点制度，每周由值班员负责收集整理各位教师本周内的工作，交档案员分类保存。
2.教学档案的建设内容
为了最大限度地符合教学规律和教学管理的需要，在调研一些高校做法的基础上，我们认为教研室教学档案的内容应该主要包括：①综合性文件；②师资培养；③专业与课程建设；④教学条件与利用情况；⑤教学管理和质量资料；⑥特色类材料。同时，为了保证教学档案的完整性、准确性、系统性和连续性，还应该配备教学档案的相关目录和保存时间。
3.教学档案的管理制度
为了更好地发挥教研室教学档案的作用，就必须从档案建设的观念、管理措施和管理制度等方面加强建设。事实上，完善教研室的档案管理制度，加强教研室的教学档案管理，是高校的重要基础建设之一，也是加强高校管理、深化教学改革的重要体现。笔者在调研院系有关档案管理的规章制度的基础上，结合教研室的实际情况，认为应从以下几个方面加强教研室的教学档案管理：（1）建立教学档案管理责任人制度。根据教研室的实际情况，教研室主任应为教研室教学档案的责任人，同时明确一名教员担任兼职档案员，负责做好以下各个方面的工作。一是做好本教研室教学文件材料的收集工作；二是将收集的材料定期组卷装订，进行规范化和标准化处理；三是做好平时的保管工作，对教员借用档案材料作好登记，并注意按时催缴归还。（2）实行教学档案定期检查制度，形成规范教学档案管理的长效机制。教研室每学期对现有的档案材料进行一次集中整理、分类归档，然后由系和学校组织两个层面的专项检查，提出整改意见，教研室按照意见进行整改，做到“以检促建，以检促改，检建结合，重在建设”。（3）实行档案员定期培训制度，不断提高档案管理人员的业务素质。由于教研室没有专门的档案管理员，档案的收集和管理方面往往存在非专业性、非科学性的特征。因此，档案管理员要不断提高自身的业务素质和管理水平，不断学习与现代档案管理相关的理论、技术和方法，以提高教学档案的利用价值。另外，高校教研室教学档案有其自身的特点，档案管理员要解放思想、更新观念，不断寻求高校教学档案与一般档案的异同，同时针对这种特点寻求适合教研室档案管理的新方法和途径。
4.教学档案的作用最大化途径
建立教学档案的目的是充分利用教学档案，为各类教学活动服务，提高教学水平。教学档案利用程度的高低，关键在于能否制订一套合适的方案，便于教学档案的查阅使用。笔者认为，在实际工作中应采取以下措施，以发挥档案资源的应有价值。一是要提高教学档案建设的信息化水平。随着现代科技的发展，档案建设也要与时俱进，充分发挥现代科学技术的作用。在重视传统纸质档案的同时，逐步加强电子档案的建设，实现档案管理的现代化、科学化和网络化。二是要在档案管理中，充分体现“以人为本”的思想。在不破坏档案的保密性和完整性的同时，对尽可能多的人员进行开放。同时要根据不同人员的具体需求，制订有针对性的开发计划以及查阅、借阅相关制度，提高借阅人的利用效率。三是档案管理人员要“走出去”，及时有效地利用反馈信息。分析借阅人的反馈信息并加以整改，是提高档案利用价值的有效手段。因此，档案员要及时主动地了解教学档案的使用效果，对反馈回来的信息进行分析研究，及时发现存在的不足并加以改进。
结 语
总之，建立教研室的教学档案一体化管理体系，目的是为了使教学档案更加全面、及时、准确地反映各项教学活动，更好地为教学科研服务，为提高人才培养质量服务。为此，必须不断创造性地发展教学档案管理体系，使之成为一种与时俱进的力量，在服务教学的过程中不断焕发出新的活力。
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