时间：2023-05-30 10:34:53
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇合同档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：医疗设备 合同档案 管理
中图分类号：C939 文献标识码：A
医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。
随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。
一、医疗设备合同档案管理的重要性
（一）现实凭证作用
分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同， 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。
（二）转化参考作用
合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。
（三）潜在预备作用
当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。
二、合同档案管理中存在的风险
（一）合同的规范化
合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。
（二）档案资料收集的完整性
对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。
（三）缺乏专职档案管理人员
基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。
（四）档案管理信息化程度低
目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。
三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议
（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理
将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。
除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。
（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时
通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规， 了解合同的办理状况， 保证不遗漏与合同有关的档案材料， 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。
（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案
运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。
合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是
医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。
参考文献：
[1] 田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案，2015（5）：49- 51.
[2] 吴鹏举.医院合同档案的建立与管理探析[J].管理观察，2014（31）：55- 56.
【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.
【关键词】合同档案管理；风险；措施
【Keywords】contract file management； risk ；measures
【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0106-02
1 引言
我国市场经济的持续发展，让以企业为主体的市场化经营成为了中国经济活动的新常态。而在市场化经营过程中产生的各类合同和档案，是保护和证明这些经营活动合法性的依据，因此显得更加重要。然而，由于长期的计划经济体制和经营习惯的影响，使许多企业经营者对于合同档案管理工作采取了漠视的态度，由此也提高了合同档案在管理和使用上的风险等级。越来越多的经验教训表明：只有研究和制定出切实有效的档案管理办法，才能从根本上规避这些风险，保证企业的健康发展和有序经营。
2 合同档案管理风险的主要类型
根据对多个企业合同档案管理工作进行的综合研究可以看出，目前合同档案管理方面的风险已经越来越多，这些风险基本上可归为以下几类。
2.1 管理不善导致的风险
上文讲过，长期计划经济思维和传统经I理念的桎梏造成了合同档案管理工作的严重漏洞和缺位，这一类的风险是目前为止最多的。具体而言，一般表现为以下几条：
①合同格式错误与内容缺失
虽然说中国的市场化进程已经进行多年，但是相关的法制意识还没有跟上。许多企业的合同经手人没有相关的法制观念，对《合同法》的内容知之甚少，以至于其在拟订合同的过程中常常出现合同格式的错误或者必要合同内容的漏填，从而使合同在使用时常常处于被动地位。
②合同档案整理方法不符合要求
在电子化办公模式引入商业领域之后，传统的纸质合同已经逐渐淡出人们的视野，越来越多的合同档案采用电脑填写和印刷的模式制定。虽然这样给人们带来了方便，但也给合同档案管理带来了一些问题：合同原件对于企业来说十分重要，但很多企业档案管理者却只是索要和保留了传真或者复印件这样的合同形式，这样既不符合合同档案管理的要求，也容易带来合同隐患。
③只签不存造成的混乱
在很多企业经营者眼中都有着一个固有的观念，即“只要签了字、盖了章就完事，存不存无所谓”，因此在签订合同时为了图省事或者出于随意性考虑，企业经营者往往只管签字画押，却并没有告知合同档案管理人员及时将合同档案存档，这就使得档案管理工作产生了严重的混乱，例如遗失，调包等等。这样不仅会影响使用，还会产生一定的法律困境。
④“人治”取代合同档案
中国社会讲究人情世故，在商业活动中更是如此，这就让许多企业管理者在与别人订立契约关系时一味依赖口头或者人情关系，而并不是落于纸面的白纸黑字。这样一来就使得档案管理人员陷入“查无此事”的困境。
2.2 必要或者不必要的违约风险
一般而言，合同档案都是作为证明一段时间内经营活动存在的凭证，只要在规定的时间内都会具有法律效力和约束力。但是必须说明的是，企业经营活动中遇到的情况是随时在变化的，因此违约风险在合同档案使用过程中也是不可忽略的风险类型，必须引起足够的重视。然而现在很多企业经营者法制观念淡漠，契约观念十分滞后，在经营过程中经常出现随意毁约、违约的现象。再加上上文提到的几条风险的共同作用，往往使得企业在违约之后面临严重的法律问题甚至刑事惩罚，这从客观上直接延缓甚至阻碍了企业的正常发展。
2.3 保存过程中的安全风险
合同档案的妥善保存，对于其被正常使用并在关键时刻发挥法律效力是十分重要的，然而，现在很多企业的档案管理者对这一块的责任落实情况令人堪忧。不管是以往的纸质合同档案还是现代化的网络电子档案，安全问题一直都不容忽视。传统纸质合同档案保存管理过程中的防火防盗问题自不用说，在电子化档案时代，网络被攻击、电脑被侵入造成的安全风险也是十分严重的，所以，不论何种条件下做好、做细合同档案的安全保存工作都是不可忽视的。
3 合同档案管理中规避风险的具体措施
上文对企业合同档案管理过程中容易产生的风险的类型和主要表现做了详尽的说明，不难看出，不管是哪一类型的风险，其产生的根本原因都在于合同档案管理工作职责不到位和具体措施不规范。在此，本文特别提出了几条行之有效的规避风险的措施。
关键词：合同档案；档案管理；措施
随着市场主体法制观念的不断增强，市场交易行为日趋规范，合同档案数量与日俱增，在不同领域发挥的作用日益凸显。笔者所在单位每年新增合同近3万件，累计已达26万余件，在合同档案管理的探索中积累了一些有益的经验，也存在一些需要探讨的细节问题。下面以中国联通河南省分公司为例，从三个方面对合同档案管理的做法进行梳理、探讨。
1 合同档案的收集
1.1 收集时间：合同档案有其自身的形成和运动规律，有的合同在几天或几周内即可履行完约定事项，比如办公用品的采购合同，有的合同履行时间较长，需要几年甚至更长的时间，比如重大建设项目类合同等，这些特点决定了合同档案的收集时间宜根据具体情况灵活掌握，不能等合同全部履行完毕再归档。为确保一个归档年度内的合同档案齐全完整，且不影响合同的正常履行，笔者所在单位采取了以下三种形式：一是每季度的第一个月定期收集上季度履行完毕的合同；二是根据合同履行进度，分阶段收集履行周期较长的重要合同，将合同原件在合同签订年度及时归档，提供复制件作为履行合同的依据；三是随时收集在签约仪式上签订的合同以及承办合同量较小的部门签订的合同，避免丢失损毁。
1.2 收集内容：合同档案的内容应包括合同审批、招投标、签订、履行、变更、终止、争议解决等与合同有关的文件材料，不能局限于合同本身，应做到齐全完整、不重不漏。[1]具体包括以下三个方面：
1.2.1 合同审批阶段的文件材料：包括与合同有关的技术背景资料、可行性论证、技术评价报告、招投标文件、审批文件、审签单等。[2]
1.2.2 合同签订阶段的文件材料：包括法人授权委托书、签字仪式声像材料、廉洁自律承诺书、公证书、合同书等。由于合同正本和副本在内容一致的情况下法律效力相同，但合同正本的签字、盖章必须是原件，合同副本则不一定，因此，合同归档时应以正本为准，只有在正本因某种原因缺失的情况下可以将副本归档，不应当将正本和副本同时归档保存。
1.2.3 合同履行阶段的文件材料：包括合同变更、补充协议、争议解决、法律诉讼、备忘录、项目验收等。
1.3 收集方式：合同档案的收集方式由合同档案的内容、性质、管理模式等所决定，但应从源头、过程进行管控，确保合同的收集齐全、完整。[3]
1.3.1 系统内合同的收集：对于通过合同管理系统进行审签的合同，笔者所在单位为确保合同及时归档，在合同审签流程中增加了档案部门管控环节，没有档案人员的归档确认信息，合同无法进入履行环节和合同款的结算，为合同档案的齐全完整提供了切实有效的管控手段。
1.3.2 系统外合同的收集：对于通过传统方式签订的系统外合同，在合同签字盖章环节由负责合同印章管理的人员牵头收集，如果本单位先加盖合同章，经办人应登记合同信息，并签字承诺待合同他方签字盖章后负责移交归档；如果本单位后盖章，直接在加盖合同章时留存一份归档。
2 合同档案的整理
2.1 合同档案的分类。现行档案分类方案没有将合同档案作为一个单独的一级类目进行管理，但不同规模、不同性质的单位在合同档案分类方面的做法却千差万别，有的将合同档案作为一个单独门类，并在档案管理系统中设置了合同档案模块，有的将合同档案归入不同的类目中。笔者认为，合同档案管理应遵循现行档案分类大纲，按问题或机构将其归入不同的类目，不宜单独作为一个独立门类进行管理，以维护现有分类方案的严整性，避免出现“平行类目交叉、上下类目互不从属”[4]的现象。同时，为便于合同档案的日常管理和开发利用工作，可借鉴文书档案中的发文汇集管理模式，将合同及其相关文件材料按所属类别归档，并将合同正本（或副本）按照合同流水号排列，进行独立管理。这样既不改变现行档案分类体系，又便于合同档案的日常管理、统计和利用，同时保证了工程、科研、设备等档案的完整性和成套性。
2.2 合同档案保管期限的划分。确定合同档案保管期限的基本原则是以合同本身的价值为依据，并兼顾其他因素。首先，属于不同档案类型的合同保管期限划分标准不同，比如文书档案是永久、30年、15年，科技档案是永久、长期、短期。其次，合同的履行期限是重要参考指标，合同条款规定的合同有效期是划分合同档案保管期限的重要依据之一。再次，合同标的涉及设备、土地等使用年限应作为考量因素。最后，考虑合同续签优惠条件等因素，根据设备的更新换代情况适当延长合同档案的保管期限。比如，再次采购同类型设备或其升级换代产品，可给予合同总价15%的优惠。避免片面夸大合同的重要性，将合同不分主次一律列为永久保管，也不应当有完全按照合同履行期限，履行期满即销毁的极端做法。可见，尽管鉴定合同价值并无具体标准可循，但只要善于综合各方面信息，运用全面的、辩证的、动态的观点看问题，就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。
2.3 合同档案的排序。合同档案整理时，无论按机构还是按问题分类，无论归入哪种档案类型和类目，合同档案的排序应遵循下列原则：首先，将与合同订立、变更、履行、终止等相关的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件进行整理。其次，按照结论性文件在前，依据性文件在后的原则排序，不宜简单机械地按文件形成时间先后顺序排列。最后，合同审签单上记载的信息反映了合同的起草、修改、审核等形成过程，相当于正式公文的定稿，应将其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原则以确保合同档案之间的有机联系、主次分明、条理清晰。
2.4 变更、续签合同的归属。合同变更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完毕时，由于一定法律事实的出现而使合同内容发生改变。文书档案中合同归档时一般以年度为单位，对于跨年度签订合同变更或补充协议不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于档案的统计；二是原有档案有统一的编号，插入文件时将造成编号的混乱；三是增加新归档合同需要调整档案盒甚至档案柜的位置；四是不便于合同档案的检索利用，例如，在2012年签订的补充协议，如果放到2009年度归档，可能造成检索失误。但按年度似乎又割裂了合同间的必然联系，正确处理方法是在合同备考表中注明相互关联合同档号及存放位置。
2.5 合同档案归档文件目录的填写
2.5.1 文件编号。不同单位的合同签订都有自己独立的合同审批流程和合同号的编制规则，填写文件编号时，应以本单位的合同号为准，而不是合同他方编制的合同号。
2.5.2 责任者。因合同的订立方为双方或多方，所以合同档案的法定责任者为两个或以上，且必有一方是本单位，归档工作中为了目录格式的美观和检索方便，合同档案的责任者应填写合同他方，便于查询和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的确定类似于联合行文，以最后一个合法签订人签署的日期为准，因为只有合同各方全部签字盖章后合同才能正式生效。
3. 合同档案的信息化建设
3.1 合同管理系统中电子印章的技术处理方法。一些合同量较大的单位都建设了合同管理系统，通过系统审签合同有利于严格控制流程，公开、透明、提高效率，但由于合同签订各方可能一方没有使用系统，也可能使用不同的系统，不太可能使用同一系统进行同一合同的审签，合同签署环节加盖双方电子印章在目前管理格局下难以实现，应通过不同方式履行完合同各方的审批流程后手工加盖合同章，将签字盖章页扫描后插入合同管理系统中的电子合同正本中，完成电子合同的签署流程，并形成完整的电子合同版本。
3.2 档案管理系统中合同档案的模块设置。根据前面分析，尽管我们不赞成将合同作为单独门类进行管理，但在档案管理系统中设置独立的合同档案模块便于合同档案管理。因为文书、科技等类型档案的著录项目不能完全涵盖合同档案的著录和检索信息，如，合同金额、合同类型、授权签约代表、合同对方等。但在编制档号时，仍然按照所归入的门类正常编号，并在备考表注明参见号。
3.3 合同档案的数字化管理。合同档案的数字化管理即利用OCR、存储、数据库等技术手段，通过数据交换、转存、扫描等方式，将不同载体形式的合同转化为数字化的档案信息，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享的工作机制。主要途径如下：
3.3.1 搭建系统桥梁。信息化水平较高、合同量较大的单位，一般都建设了网络版合同系统和档案管理系统，通过建立联网的系统间数据交换接口，实现已办结合同数据自动转换、存储到档案管理系统，直接实现合同档案的数字化管理。
3.3.2 下载转存数据。对于因经济、技术等原因无法建立系统间数据交换接口的情况，可以将电子合同下载后，通过原文管理的方式转存到档案管理系统，以实现合同档案的数字化管理。
3.3.3 扫描挂接数据。通过扫描、拍摄等方式，将纸质载体的合同转化为电子合同，并进行技术加工和处理，通过批量数据挂接方式，实现合同档案的数字化管理。
结语：SOX（萨班斯）内控检查和内部审计越来越严格，对境内外上市企业合同档案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同档案管理模式，强化合同档案规范化管理，有助于提升企业基础管理水平。
参考文献：
[1]袁俊玲.关于合同档案管理的若干思考[J].山东档案，2000（4）：4～5.
[2]张耘.合同档案的特点及其管理[J].山西档案，2000（4）：23～25.
[3]储玲.试论合同档案必须实现全面质量管理[J].机电兵船档案，2009（5）：33～34.
（一）缺乏专业素质高的合同文件档案管理人才
高速公路的合同文件档案管理工作必须具备较强的专业性与技术性，要有档案管理专业的知识和管理经验，又要有熟悉公路桥梁建设的基本知识，近年来，随着高速公路工程建设的不断开展，业务市场竞争十分激烈。为了促使我国高速公路工程合同文件管理的得到有序进行，需具备专业素质高、管理经验丰富、资历雄厚的档案管理人员。然而，在目前的高速公路工程建设中，仍然比较缺乏合同文件专业档案管理人才。多数合同文件档案管理的人员素质不高，缺少较强的工作责任心，甚至不了解合同文件档案的收集、整理及归档工作等，导致高速公路工程的合同文件档案管理水平不高，加上多数档案管理的人员主要是兼职人员，经常会有轮流上岗的情况发生，是造成整个项目工程合同文件档案管理较为不规范关键，因此，培养合同文件档案管理的队伍是在必行，提高合同文件管理人才的素质是当务之急。
（二）合同文件档案管理的意识不强
在我国加快高速公路的工程建设的进程中，各承包业务的施工单位竞争十分激烈。部分承包单位为赢得整个工程项目的权，不惜和业主签下不规范的合同，这为往后的合同文件管理留下隐患。再有多数承包商在履行合同期间，往往违规办事，根本没有按照合同文件要求执行，甚至在出现利益纠纷时，完全抛开合同文件内容，而是通过关系、各种手段等形式处理工程中的疑难事情。由于大部分建设工程单位尚未设置专门的合同文件档案管理部门，以致缺乏有效规范的操作流程及管理体系，进而无法及时跟踪与监督整个工程项目的合同文件档案动态。
（三）不规范的合同文件档案
在高速公路的工程施工中，由于各个参建单位签订的合同条款种类繁多，通常有效的合同文件，是乙方承包商依照样本拟定合同条款之后经过甲方业主认同，双方才签字的。但往往在合同拟定时，承包商与业主双方没有认真分析合同文本，或者对某些条款理解错误，对合同的风险评估不够等，致使最终的合同款项和实际的招投标文本中的相关款项相差甚远，最终导致合同无法很好的履行，产生较多的合同纠纷事件。要求合同文件书写要规范、表格填写要一致、单位印章要清晰、形成合同时间要统一，否则，不符合要的合同文件档案部门应该给予指正和整改后才能接收，针对上述存在的问题，我们必须尽早采取有效可行的改进措施，才能逐步确保规范高速公路建设的合同文件档案管理工作，从而也才能促使整个项目工程的有序进行，避免不必要的合同纠纷。
二、加强高速公路工程合同文件档案的管理措施
（一）强化合同档案管理的规范性
高速公路合同文件档案管理的主要任务是收集、整理、归档、入库各种合同文件，它是项目管理工作的根本，始终贯穿于整个项目工程的各个环节。因此，高速公路工程的技术人员与监理人员，需要与档案管理人员密切联系，同时，管理人员必须及时跟踪工程的施工进度，确保档案资料的收集完整及准确。另外，工程项目的监理人员也应认真检查合同文件的内容是否完整、清晰，书写有无统一、规范以及合同文件上有无双方的签字证明盖章等。此外，工程单位的档案管理部门也要确保合同文件的原始记录，重视合同文件原始资料的收集与归档工作。只有这样，才能减少相应的合同文件档案管理问题的出现。
（二）构建完善的合同文件档案管理制度
在高速公路的工程建设中，应根据合同协议来明确承包商与业主之间的权利与职责，保证双方的利益平等。这就需要工程建设单位构建与完善合同档案的管理制度，依照国家档案局颁布的法律和法规，国家的合同法和建筑法以及招标投标法等法律政策认真拟定合同文件，明确合同双方的权利与义务。如果任何一方随意更改合同或违背合同的规定，均应承担相应的法律责任，只有不断完善工程建设的合同文件档案，逐步规范工程建设的档案法规，确保合同档案的法律性。高速公路的业主单位、设计单位、建设单位、监理单位、国土单位、环保单位、水保单位应该主动提供合同文件作为档案移交，还应明确规定合同文件的负责人，让他们知道合同文件的收集范围和归档期限等。合同档案的管理人员应努力做好本职工作，分清单位内部各级别之间的关系，确定合同档案管理工作的重要性，以此激发档案管理人员的工作积极性，保证工程合同归档的完整性与及时性。合同文件档案作为工程建设的重要组成部分，负责管理档案的人员必须学会运用先进的科学理念，不断完善工程建设的合同档案管理工作，实施动态管理与实时管理，及时发现、分析及解决存在的管理问题，做好合同文件档案的保密工作，确保工程建设单位的合法权益不受损害。
（三）强化合同档案管理人员的知识培训
强化合同档案管理人员的知识面，是高速公路工程建设开展档案管理工作的根本。提高专业人才的队伍建设问题，不断强化档案管理人才的知识与技能培训，同时引进更多素质高、技术性强的专业人才，可利用在职学习、进修等方式不断提升合同文件档案管理人员的知识水平；可以通过参加国家级、省级、市级档案局档案馆的长期、短期培训提高业务知识，也可以参加一些大学院校档案专业的长期脱产在校学习，以加强现有档案管理人员的素质，同时逐渐增强他们的职业道德和转变思想理念，以及提升档案管理人员的工程技术与档案管理的能力，积极引进大量具有丰富管理经验的档案管理人才，以便为高速公路工程建设的合同档案管理提供可靠性人才，加快合同文件档案管理的工作效率。
（四）注重合同文件档案的变更文件管理
高速公路项目工程的具体实施中，通常会出现合同变更的情况，这表示承包商可能有会要求业主索赔的行为，已获得最大的经济利益。对此，为减少该种情况的发生，在高速公路工程实践中应对相关的变更合同文件进行仔细的登记，并作详细记录，保管好变更的合同文件，包括变更图纸、变更施工方案、变更计量、变更工程量清单、变更汇总表、变更进度表、更改意见、变更人员会签名单等都很重要，另外，负责管理合同档案的人员在将变更合同文件归档时，不要因为它们是变更文件不予以重视收集和整理。档案工作人员要明确的自己的工作权利与工作职责，完善构建相应的变更合同文件档案管理体系，以便对合同文件档案的归档范围和保管期限进行及时跟踪和动态管理，确保高速公路工程的合同文件档案管理工作顺利开展。
三、结束语
1.根据公司实际情况，建立合理的组织架构，系统化管理合同。
笔者所在的公司实施总法律顾问制度，由公司一位高管担任总法律顾问，下设法律事务管理部门，配备专业的企业法律顾问。法律事务管理部门在公司逐步实行综合归口与分级、分类相结合的合同管理体制。例如在公司市场营销部、物资采购部、科技部等有合同业务的部门，设立了兼职合同管理人员，分类专项管理其本部门的合同，逐步对公司的合同进行全方位、全过程的系统化网络管理。在管理手段上，公司的合同管理涵盖合同管理制度建设、合同审查、合同文本管理、合同专用章管理、合同档案管理、合同考核、合同兼职管理人员培训等多个方面。
2.深入分析，健全合同管理制度；优化流程，强化合同管理职责分工。
法律顾问首先从合同管理建章立制开始，对原有的合用管理办法在实施中的效果、存在的问题进行了分析和评估。在此基础上，修订公司《合同管理办法》，梳理了合同管理核心流程，对合同的订立、签订权限和职责审查、合同履行与评估等方面进行明确和规范。对公司合同管理制度的修订，即是对公司合同管理内部控制的完善，旨在达成《内部控制指引》的目标要求，即规范和加强合同管理，确保合同谈判、签订、执行、变更、解除等过程合法有效，印章保管、使用合理规范，防止未经授权的经济行为，降低运营风险，保护公司合法权益。
3.充分注重事前防范，做好合同条款法律审核、示范文本推广。
有效的事前防范不仅可以为企业节约大量的管理成本，而且有助于企业全面提高管理水平。笔者所在公司的合同审查，由项目责任部门、归口管理部门、财务部、法律部等各个专业部门各司其职对合同进行把关，有效地将合同订立纳入公司的各项管理之中，有效地实现风险的控制和事前防范。法律顾问一年中审查各类合同逾两千份，都逐字逐句严格审查，重大项目则在项目前期就参与谈判和论证，把好“事前防范”这一关。合同示范文本有利于规范公司某一类合同的签订，在合同签订这一环节进行法律风险的防控。法律顾问坚持开展了相关合同示范文本的推行工作，根据公司合同种类合同业务量特点，相继制定了《采购合同》、《加工承揽合同》、《设备维修合同》及《技术开发合同》等示范文本。法律顾问首先查阅了以往大量的合同，进行归类整理；然后提炼总结完成合同示范文本草案，再与相关部门进行了交流讨论，最终修改定稿。以技术合同为例，示范文本不仅明确合同内容，还从法律专业的角度对签订和履行环节、技术项目进度、履行期限和方式、双方权利义务、验收标准和方式、价款支付以及在知识产权归属等重要内容上做出相应说明，包括合同签订内容表述指引和法律风险说明及提示。从管理的角度上，实现在合同内控管理流程与管理、研发的具体结合，提高合同签订的水平和效率。
4.细化合同专用章管理，严格公司合同档案管理。
法律顾问的严谨与细致等优点，还应发挥在公司合同章及合同档案的管理工作环节之上。应明确合同专用章的用印审批相关要求，以及外带合同专用章的原则、申请程序、携带使用要求。合同文本明确记载着合同双方的权利义务，在一定时期内具有重要的保存价值，生效的合同文本应纳入经营档案管理。建立完善的合同档案管理制度并分类保存并不可少。正由于此，对于审结用印的合同，笔者所在的公司以书面目录和电子文档两种方式建立了合同台帐，及时记录合同编号、承办部门、合同名称及对方当事人等信息，并要求各业务部门妥善保管合同订立及履行过程中的有关资料。形成便于查找的电子信息和纸质合同档案，使合同自始至终都处于受控状态。事实证明，完整合同档案的建立，也便于总结合同履行情况，吸取经验和教训。
5.狠抓合同管理考核，加大公司内部合同管理检查的力度。
为有效防范合同法律风险，公司法律事务部门形成了对各一级建制单位合同管理情况进行年度现场检查的贯例。检查内容主要涉及各单位内部的合同管理职责分工、合同审查、签订及履行情况、合同文本管理、合同台帐管理、合同评估、合同印章管理以及上年度合同检查整改等情况，并与相关负责人和兼职合同管理员进行座谈交流。检查会形成《年度合同管理现场检查情况通报》，逐一分析各单位在执行公司合同管理制度中尚存在的问题，评价相关部门合同管理工作，提出改进意见；重点是促进各业务单位对合同履行和合同评估、部门合同管理方面工作的开展和规范。对于不认真执行公司合同管理制度和审查程序的单位和个人，给予绩效考核负评价。合同考核和现场检查工作，能督促各单位执行公司合同管理制度，在合同履行中诚实守信和全面履行。合同经办部门逐步重视对合同执行中的质量、安全、进度等履约情况的跟踪处理，注意利用后履行抗辩权、同时履行抗辩权和不安抗辩权等合同履行原则，依法保障自身权益。
6.注重法律知识普及，加强合同管理人员培训。
公司合同管理的每个环节涉及到不同部门的人员，人员的素质保证是合同管理的重点。笔者所在的公司在各单位设有兼职合同管理员30多人，法律顾问对合同兼职管理员和经办人员建立了培训机制，每年组织一次集中培训。培训围绕“合同法律风险防范”的主题，结合实务、配合案例宣讲基础法律知识，剖析合同从签订到终结的全过程，针对各环节进行风险防范提示，还制作令人喜闻乐见的PPT、动画片在公司内部宣传媒介上播放，以强化学习效果，增强了法律意识。法律顾问对合同管理人员培训的加强和重视，一方面促使公司合规文化生根开花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保驾护航，从深层次地巩固了公司的合同管理内控体系。
二、结语
1
总则
1.1
根据股份公司现行制度，结合酒店公司特点，制定工程成本类合同管理制度。
1.2
适用范围：本节经济合同管理规定适用于工程承包合同、货物采购合同和技术服务合同。本规定不适用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租区租赁合同、开办费涉及的所有合同、人力资源涉及到的所有合同，这些合同或协议按特定的程序申报。
1.2.1
工程承包合同包括：工程承包、工程技术服务、酒店翻新改造之工程承包、各酒店项目部或各酒店项目公司办公用房房屋装修、新建及拆改等。
1.2.2
货物采购合同包括：工程材料设备采购、酒店翻新改造之材料设备采购。
1.2.3
技术服务合同包括：可研分析、勘察设计、规划设计、室内设计、造价咨询等顾问类，检测、面积测绘、宣传推广、模型制作等服务类。
2
合同办理
2.1
合同起草
2.1.1
金额在2万元以上的业务事项应事先签订合同，直接委托合同由直接委托办理部门负责起草，经招标确定合作方的合同由招标经办部门负责起草。
2.1.2
金额在2万元以下（含）的业务事项可不用签订合同，但应参照股份公司管理制度中零星采购和紧急采购程序处理。
2.2
合同谈判
所有经济合同的谈判，至少有二个部门的二名以上经办人员参与谈判。成本控制部必须参与所有经济合同的谈判。
3
合同审批及签订
3.1
合同签订的主体：
3.1.1
工程承包、货物采购合同由酒店项目部或酒店项目公司工程部办理。
3.1.2
技术服务合同由酒店公司设计部办理。
3.1.3
造价服务合同由酒店公司成本控制部办理。
3.2
合同资料的报备：
3.2.1
合同签订后，由合同经办人员将合同签订相关档案（包括申请单、审批单、报价单、合同文本及各审批人审批意见的电子版原件等）的完整资料上报酒店公司成本控制部。
3.3
未成立酒店项目部或酒店项目公司的合同由酒店公司本部相应部门代为办理，股份公司法务部代为审批法律意见。
3.4
审批程序
3.4.1
股份公司经办的酒店第一类招标（采购）合同按股份公司管理制度执行。
3.4.2
酒店公司经办的第二类招标（采购）、地方类招标（采购）及直接委托合同，逐级报酒店公司总经理审批执行。
4
经济合同的履行
4.1
合同管理责任部门：
4.1.1
工程承包、货物采购、监理合同：所属酒店项目部或项目公司。
4.1.2
造价咨询合同：酒店公司成本控制部。
4.1.3
各项目设计服务类及酒店技术服务类合同：酒店公司设计部。
4.1.4
酒店项目施工图设计服务类合同：酒店项目部及酒店项目公司设计部。
4.1.5
合同管理责任部门的负责人是负责合同履行的主要责任人。
4.2
合同台帐建立：
4.2.1
工程承包、货物采购、造价咨询及监理合同台帐：所述酒店项目部或酒店项目公司成本控制部负责建立。
4.2.2
设计服务类及酒店技术服务类合同台帐：酒店公司设计部负责建立。
4.2.3上述合同台帐每月25日报酒店公司成本控制部审核后、由后者统一报股份公司成本控制部备案。
4.3
股份公司所属项目公司财务部负责建立非前述合同台帐，跟踪监督非前述合同执行情况，并于每月月底将该台帐电子版通过企业OA系统提交给酒店公司成本控制部存档备案；各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交非前述合同执行的相关资料。
4.4
前述合同执行过程中、以及完毕后，合同管理责任部门应依据《供方履约评估指引》的规定进行合同执行评估，经酒店公司成本控制部审核后报股份公司成本控制部备案。
5
合同档案管理
5.1
合同签订后，股份公司所属项目公司财务部、酒店公司成本控制部、酒店公司档案管理部门（即含各酒店项目部和各酒店项目公司行政部档案员，下同）必须留存一份原件（正本或副本），其他部门需要留存合同的，由酒店公司档案管理部门提供复印件。
5.2
合同档案包括合同原件、合同审批记录、合同签收记录、《供方履约情况评估表》等，由档案管理部门负责搜集、整理、归档。
1发电企业档案管理的重要意义
电力产业是国民经济的基础产业，而发电的高效率和持续性供给关系着国计民生的大事。我国发电企业的档案是从上世纪七十年代末期的改革开放开始变化的，在发电企业的整个发展过程都记录在企业档案管理部门所管理的各类档案资料中，这对于发电企业的历史面貌和经济效益有着独一无二的凭证作用，在发电企业的经营管理、安全生产文化建设以及可持续性发展等各个方面都发挥着不可替代的重要作用。这包括了丰富的知识信息和科学资源，从本质上反射出企业发展的真实历程，对于企业的可持续展有着巨大的推动作用。随着电力体制改革，档案管理中所富含大量信息价值的重要性越发明显，决定了发电企业的档案管理工作所面临的最紧要的任务就是如何提高档案管理的时效性，利用这丰富的资源更加准确、及时地服务于发电企业的生产经营决策以及研究。
2发电企业档案的主要内容
发电企业安全生产档案的内容主要有以下几个方面：
（一）发电企业安全工作的规章制度
发电企业安全工作的规章制度，包含安全生产管理组织机构以及领导名单和职能分工，兼职及专职安全管理员的岗位责任，企业主要领导与上级领导机关签订的安全责任状，企业与下属单位签订的安全责任书；企业总体安全管理制度；针对特殊工种制定的操作规程和经营管理办法，针对电力生产流程存在的危险有害源等所采取的职业病防范措施。
（二）安全生产工作记录
安全生产工作记录包括参加电力安全监管会议的文字记录，以及企业内部召开的各种会议、研讨会所作的安全工作方面的研究、讨论和决定的记录。企业劳保用品的供应单位、供货时间以及发放计划，企业财产、人员、设备以及运输工具的保险记录；防汛、消防等重要器材的重置、更新数量和时间记录；事故发生后的调查处理结果、报告及定期上交的事故报表；上级单位下达的对发电企业的各项考核标准和检查要求中对安全生产所做的记录，出现重大事故隐患后给责任单位人所下限期整改通知书的存根，以及对整改结果进行跟踪检查的记录；发生事故后所作的调查报告和处理结果以及定期上报的事故报表。
（三）有关设施和设备安全状况的资料
包括电力生产中经营的危险商品和使用高危物品的说明书，发电设备安装和发电设施建设过程中的各种原始文件和图纸的复印件，建筑单位和设备生产商的生产许可证、技术说明书以及产品合格证。以及设备、设施还有交通工具等的损坏和历次维修记录，电气设施、防盗网等的改造和安装更新记录；对高压、高温、以及电器等重要设备的定期检测和检验的记录。
（四）经营合同档案
发电企业的合同档案部分是由文书档案发展演变而来，为了易于管理和利用而设置了单独的一个档案进行管理。与其他企业单位签订的合同协议文件组成了这个档案，是记载和反映发电企业法律维权和经济发展的重要凭证。
（六）有关安全教育和岗位培训的资料
进一步提高和加强企业的主要负责人的安全意识，要将安全生产档案建档业务列入安全生产的必修类容。如说每个员工必须参加新员工进厂时的安全教育，不能出现缺人、缺课时的现象；要定期进行小规模的班组安全教育，要让所有员工尽可能及时的掌握所有的安全操作规程新技术，最大程度上减少由于员工因为忽视安全而导致的安全事故发生的可能性，尽可能保护员工的生命和企业的财产安全。
3档案管理在安全生产、经营管理中的作用
3.1能够有效地解决发电企业安全生产档案不健全问题
目前，许多电力企业仍存在诸多漏洞和薄弱环节，最为突出的问题是安全生产档案的不健全。安全生产档案的安全性具有促使企业管理层将安全生产列入日常议程，增强企业全体员工的“安全第一”的思想意识，在生产中时刻牢记安全的重要性，并能够积极主动地配合安全管理人的检查。同时安全生产档案还有助于全体员工工作主动性和责任感的提升，为企业安全管理工作有张有序地开展创造良好的企业氛围。因此，应当重视并强化安全生产档案制度的建立和完善，促进企业安全生产主体责任的落。
3.2能够确保发电企业在市场竞争中站稳脚步
随着电力市场的发展和完善，发电企业面临的市场竞争更加趋于激烈。而发电企业档案包含着涉及范围广、门类众多的海量信息资源，记录了企业在发展与改革过程中所有有价值的图片、数据以及文字等材料，能够客观地反映企业的发展历程。有效地管理档案资源，能够为发电企业在发展和市场竞争中提供可靠的决策依据，使发电企业能够更加高效地解决发展中面临的挑战。如果企业在档案管理环节发生严重的疏漏，导致一些重要的科研信息和信息资源有所缺失，更不幸的是这些资料信息如果被竞争对手掌握，将严重地削弱企业的市场竞争力，挫伤企业的发展能力。
3.3能够提高企业档案利用效率
在现如今的发电企业里面，各级管理人员逐渐认识到档案管理工作的重要性，明白了只有坚持不懈地综合利用各种合理的措施才够够完善企业的档案管理制度、提升档案管理工作效率的道理，使档案的时效性得以明显地体现出来，降低档案资料使用过程中的误差，同时提高发电企业各类档案资料的统计精准度。
3.4能够给与并满足企业管理体制改革的需要
发电企业只有引进竞争机制不断开拓外界市场，才能在激烈的市场竞争中获得有利条件，档案管理对发电企业安全生产与经营具有重要作用，在发电企业中扮演着奠基石的角色。发电企业的档案一般记录着企业的生存环境、生产能力以及经营状况等各种信息，只有对发电企业进行有效的档案管理，才能为企业的安全生产、经营奠定基础。因此，发电企业应充分重视对档案的管理，引进先进的档案管理方法，并随着体制的变化适实变化管理的方式方法。
民营企业档案是指民营企业在筹建、生产、经营管理等社会活动中直接形成的对自身以及国家、社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。相对于国有企业，民营企业的档案工作除具有非公共性和封闭性外还有着以下几种鲜明的时代特点：
1、自主性。众所周知，在计划经济时代国有企业只能在政府意志下严格按照国家计划从事各项活动，企业自主发展权极为有限，这也决定了企业档案工作自主发展权有限。在社会主义市场经济初步确立的今天，国有企业普遍建立了法人治理结构，企业自主发展权有了极大的提高，但由于所有权国有，企业仍不可避免地留下一些计划经济的烙印，企业管理中处于从属地位的档案工作也是如此。与国有企业不同，在市场经济条件下产生发展起来的民营企业，对自身的资产具有完全的所有权和支配权，它与政府不存在被领导与领导的关系，它完完全全以市场为导向，走自我约束、自我抉择、自负盈亏和自我发展的道路。自然，作为企业储备技术、储备文化、内含大量商业密秘和知识产权的企业档案，民营企业对它的自也是不言而喻的。首先，企业对自身的档案具有独立支配权，企业档案非依法律不受他人使用和干涉。这意味着企业对档案享有独立占有和独立收益的权力，这两项权力正是企业档案工作自主发展的最基本条件。其次，民营企业在档案工作上依法享有根据自身情况和市场变化选择适合自身发展的档案管理组织形式和工作方式的权力。
2、效益性。企业是以赚取利润为目的的经济组织，民营企业尤甚。相较于国有企业，民营企业在机构设置和人员配置上更加注重效益性。市场经济本质上是一种竞争经济，从整个经济环境看，市场竞争对企业提出了更高的管理机制要求。精简机构，精简管理人员，降低管理成本，集中资源、强化发展核心事业是民营企业面临市场竞争的必然选择。因此，民营企业在内部事务上总是追求以最少的代价获取最好的效益。具体到档案的管理上，当企业规模很小，形成的档案材料有限时，企业往往只指定专人或兼职人员负责保管档案；当企业规模很大，或发展时间较长，企业在管理、经营、生产和科研活动中形成的文件材料很多，且门类复杂，整理、保管和提供利用的工作量很大时，企业才会成立专门的机构来负责这项工作。
3、多元性。一是民营企业档案管理的主体呈多元化。不仅对科技档案，其它如经营销售档案、合同档案、知识产权档案、民主管理档案、企业资产档案以及企业文化档案也越来越受到关注。二是档案载体呈现多样性，不仅有纸质档案，还有照片、软盘、光盘、录音、录像档案，随着信息技术的发展，以网络为载体的档案也呼之欲出。三是管理模式上的多样性。正如国家档案局长毛福民指出的哪样：“企业档案实行统一管理是企业内的档案工作要统一领导，统一制度，档案部门和档案人员要统一管理企业的全部档案”。民营企业与民营企业之间、民营企业与国有企业之间是有很大差别的，档案管理模式也是千差万别，哪种整个行业或整个地区的统一领导和统一模式在民营企业中不可能存在。
4、随意性。这是与民营企业档案工作的自主性相伴生的一种特性。民营企业在对其自身档案具有独立支配权的同时，由于其管理者素质的差异和对档案工作重视程度的差别，在档案工作上往往存在很大的随意性。这导致不少问题，例如档案管理人员不专业、经常变动，缺乏严格的档案管理制度，档案法制观念薄弱，硬件设施不配套等，最终导致民营企业整体档案管理水平低下。
二、如何加强对民营企业档案工作的监管
针对民营企业档案工作的这些特点，档案行政管理部门应如何加强监管呢？笔者认为，应提高一种意识，抓住两个重点，搞好三项服务，探索社会化协作之路。
（一）提高法制意识。依法监管是加强民营企业档案工作的有效手段，应从三个方面入手：一是大力开展《档案法》和《档案法实施办法》的宣传工作，增强民营企业管理者的法制意识，使他们认识到建立和管好档案的重要意义，认识档案的潜在效益和长远价值，从而自觉做好档案工作，自觉接受监管。二是针对性的制定民营企业档案管理实施细则，以便在工作中有所遵循。三是要对民营企业档案工作实施登记管理，定期进行执法检查，对其建档、保管条件、档案工作人员资质认证、档案出卖与转让、档案销毁等进行全程监督和检查，依法对违反《档案法》的情况进行查处。
（二）抓住两个重点。民营企业规模不一，变动频繁，无主管部门，档案管理相对滞后，给监管工作带来诸多不便，必须坚持抓重点监管。一是抓住有一定规模的民营企业作为监管重点。规模企业毫无疑问对经济和社会发展具有更大的影响力，其档案对于国家、社会的价值普遍更大。二是要把重要档案作为监管重点，维护企业利益。民营企业要在激烈的市场竞争中要保持竞争力，必须维护自身商业密秘和商业利益。尤其是在加入wto后，随着市场的开放和关税壁垒的拆除，企业将面临空前激烈的市场角逐和前所未有的竞争压力，这又集中在产品竞争上，因此加快新产品研发具有十分重要的意义，科技档案将是不可缺少的文献。同时，竞争中还经常涉及到知识产权、商标、信誉等无形资产的保护问题，在报章杂志上经常可以看到，许多企业忽视商标、专利保护，商标被人抢注，专利被人侵害，造成重大损失。因此，管理好企业的商标档案、专利权档案、知识产权档案以及关乎企业商业机密的档案，在必要时候能够发挥凭证价值，维护好企业的利益。此外，企业在经营活动中，往往又不可避免地会涉及到商业纠纷，合同档案和财务档案也就必不可少。
关键词：水电；工程档案；管理
作者简介：张伟（1978-），男，甘肃静宁人，华能碌曲水电开发有限公司，馆员，工程师。（甘肃?碌曲?747200）王景龙（1972-），男，甘肃永靖人，华能文县水电开发有限公司，工程师。（甘肃?文县?746400）
中图分类号：G27?????文献标识码：A?????文章编号：1007-0079（2012）21-0122-02
我国水电资源丰富，理论蕴藏量居世界首位。近年来，水电开发迅猛，2010年8月，全国投产装机容量超过了2亿kW。随着水电项目投资的加快，对水电项目工程档案的科学、规范管理也需要及时跟进。水电工程档案作为基本建设工程档案的重要组成，是企业档案的工作主要内容，是工程管理的重要部分。完整、准确、系统[1]做好水电工程档案，实现档案能够对水电项目真实有效记载，不仅是档案服务于整个项目建设周期、规避诸多风险的要求，也是工程投产后安全经济运行、维护各方权益的需要，更是积累社会发展成果财富的需要。
一、工程档案的概念及水电项目工程档案的特点
工程档案是指建设项目从酝酿、决策到建成投产及项目后评价整个活动过程中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等各种载体的真实历史记录，又称基建工程档案或项目档案。
水电项目工程档案是基建工程档案的重要构成和分支，除具有工程档案的一般特性外，因其工程建设的长周期性、严格的建设程序性、多学科跨专业性，决定了水电工程档案内容丰富、数量庞大等特性，具有综合性强、形成周期差异大、形成时机性强、文书与科技档案相互渗透等特点。[2]水电工程档案在档案体系中具有特殊的地位，是水电项目管理的重要内容，也是水电项目竣工验收前必须完成的单项验收工作之一。
二、水电工程档案的九大板块及其基本内容
水电项目工程档案基本上分为项目专项评价档案、设计成果档案、招标投标及合同档案、移民征地档案、建安工程档案、设备仪器档案、工程财务档案、往来文件以及其他档案九大板块。熟悉各板块构成内容是管好水电工程档案的前提。
1.项目专项评价档案
按照国家有关建设项目管理规定，项目前期和后期主要进行环保、水保、工业卫生、消防、地质灾害、占压矿藏、并网审查、取水、地震、安全评估及部分项目竣工单项验收，按照项目属地原则逐级上报和下批文件。上述专项报告和审批文件是项目合法性资料，须完整归档。
2.设计成果档案
项目总体规划、项目建议书、可行性研究、初步设计、技术设计、施工图设计报告及按项目规模审批权限的报批文件；施工图、设计变更、专业模型试验、地质、地形和地貌测绘报告等设计基础成果资料。
3.招投标、合同档案
招投标档案是对从招标公告开始到中标通知发出整个招标活动过程的反映，主要由招标文件、投标文件、招评标组织机构、评标办法、会议制度、会议记录、澄清函、评标报告等组成。按照规定，投标文件一般只归档已中标单位的投标文件，对于未中标者的投标文件在项目竣工三年后自行销毁。为全面反映招投标过程，应将未中标单位的投标报价附于开标记录后进行永久归档。
合同档案包括合同会签单、谈判纪要，补充协议及合同变更文件。非法人代表签署的，必须出具法定代表人委托授权书。
4.移民征地档案
移民征地档案主要有移民规划、勘测、勘验报告、报批文件、土地丈量、公告、合同协议、补偿费发放表、土地使用证等。土地丈量表、合同协议、补偿费发放表需写明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、县、乡、村、社行政机构分别造册，三者应相互对应，形成有效闭环，便于档案检索利用。
移民档案记录了移民工作的全过程，是移民工作验收的基础和凭据[3]，是水电工程档案管理的难点。
5.建筑安装工程档案
建筑安装工程是水电工程档案的重点，直接反映工程质量、进度、造价、安全、监理、阶段验收、竣工图等内容。
（1）质量管理文件。工程质量文件是基本建设项目档案的主体，案卷数量约占项目档案的80%左右，归档需经施工、质量监督、监理三方对文件齐全、完整、准确情况和案卷质量进行会审。主要有三部分：
基础部分——质量控制体系建设，包括技术负责人、三检人员名单及资质的质量控制机构；测量成果；施工技术要求；施工组织设计、施工方案及其监理人批复等资料。
原材料、建筑成果检测检验——原材料（构配件）进场报验（包括出厂试验报告、合格证，工地复检材料并报监理人审批后使用）、成品（半成品）现场检测检验及其横向检验；取芯试验报告。
过程控制部分——分项质量验收、单元工程、分部工程、单位工程、单项工程质量评定，单位（单项）工程移交申请及鉴定书。分项验收是质量控制最底层环节，以土建砼工程为例，主要由基础面或施工缝处理、模板、钢筋、止水（伸缩缝、埋件）、混凝土浇筑等工序组成。过程控制资料按照从高到低的层次顺序关系依次为：过程控制资料—单项工程评定资料—单位工程评定资料—分部工程评定资料—分项工程评定资料。
（2）进度控制文件。项目开工申请及开工令、依据合同文件编制的总进度计划、阶段进度计划、进度分析资料及计划调整资料，计划在执行过程中的专题会议纪要。以上资料均需监理人审查批准。
一、档案管理信息平台深化应用的目标
米脂县电力公司根据自身工作实际，在国家电网公司档案管理信息平台的基础上，采用B/S多层应用体系结构，应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发，建成符合陕西电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理，实现了电子文件与电子档案全程管理。
档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。
二、档案管理信息平台深化应用的实施步骤
第一步：引入文件连续体模型。文件连续体（Records Continuum）模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与文件管理，直到文件被销毁或永久保存，要求将文件管理与业务流程相结合。为此，必须做到以下几点：第一，新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求；第二，对于已有的各种业务系统，建立其与档案管理信息平台的接口，使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据，尽可能地将档案管理监控职责向前延伸；第三，对于文件档案，明确各业务部门归档范围和责任，提供档案收集、整编及业务系统接口，实现对归档文件的前端控制和全程管理；第四，对于基建、设备档案，在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任，最小化人为因素，使归档工作与工程建设同步、有序进行。
第二步：引入知识管理理论。知识管理（Knowledge Management）是企业管理的新范式，也是指导档案管理创新的新理念，即将文件档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识，应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能：
第一，数据资源全覆盖，对于没有纳入传统文件档案收集范围，但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理，以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。
第二，服务手段多元化，如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息，使用户在需要的时候即可享有档案资源；信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题，以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户；收藏夹类似于专题，即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中；嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中，用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。
第三，服务技术智能化，在基本的数据采集后，档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析，构建资源内容平台，为搜索引擎系统提供应用基础。
第三步：实施纸质档案数字化。即通过各种扫描设备采集影像信息，通过数字化加工系统的数据录入、图象处理、文件排序归档、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业，对扫描的文件进行了纠偏、去污处理和格式转换工作，把纸制文档转化为可供用户浏览的全文信息影像。
关键词 创新 物业档案 服务民生
一、物业档案的主要内容
1.物业房屋管理档案。房屋管理档案是一户一档，其具体内容包括：（1）业主办理进住手续的委托书；（2）业主户口本、身份证、业主家庭详细情况登记表；（3）房屋交用通知单、业主入住证明、入住时房屋钥匙的交接验收单；（4）交付业主文件清单、房屋验收清单、收楼工作流程确认单；（5）物业管理服务合同、房屋电卡、燃气卡交接签收单；（6）房屋室内装饰装修管理服务协议、装修施工注意事项、装修管理手册、施工队的保证书、防水改动责任书、装修施工证，施工人员临时出入证、身份证及暂住证等；（7）更换物业产权人及其他变更资料等。
2.物业基建和设备类的科技档案。开发商移交物业的建筑、设备设施等验收竣工图纸、洽商档案以及与物业管理相关的技术文件、证件等物业维修档案，具体内容包括：（1）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；（2）设施设备安装、使用和维护保养等技术资料；（3）物业质量保修文件和物业使用说明文件；（4）物业管理所必需的其他资料。
3.物业文书档案。在物业文书归档过程中，应及时收集物业各项管理服务的文件材料，包括：（1）物业管理企业在承接物业、办理各种手续中所产生的文件资料；（2）小区物业站的报修登记表、零维修服务分户台帐，接待、回访复查等检查记录表；（3）房屋及公用设备设施日巡检维修记录和维护保养记录，大、中修及更新改造工程验收记录表；（4）物业小区的公用绿地、花木、养护与管理记录；（5）公共环境、公共场所、房屋公用部位的清洁卫生、垃圾收集和清运的管理记录；（6）保安、交通和车辆停放秩序的管理记录等。
4.物业合同档案。物业合同档案主要包括：（1）小区业主委员会与物业管理企业订立的物业服务书面合同；（2）物业管理区域内，供水、供电、供气、供热、通讯、有线电视、宽带等单位委托物业管理企业代收费用及定期检验协议；（3）房屋及设备修缮的工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同等。
二、利用物业档案，为百姓的安居生活服务
1.着眼长远，物业公司早期介入开发建设项目。物业公司早期介入开发项目管理是为业主把好质量验收关，建立完整、有效的物业房屋档案，减少物业管理中的矛盾和纠纷，完善物业后期管理的基础。目前，有许多物业管理单位没有提前介入到开发建设时期，物业接手后给使用和管理服务带来很多缺憾，物业服务质量不尽如人意的事情时有发生，如高层断电、房间泡水、屋面漏水等等。这严重影响了业主的生活质量，直接导致服务投诉的增加，业主往往将找开发商解决不了的问题迁怒于物业，拒绝缴纳物业管理费等等。物业公司前期介入可以将潜在的矛盾纠纷化解在萌芽状态。
2.立足当前，物业公司利用档案化解矛盾。物业档案在处理纠纷、化解邻里矛盾中发挥着重要作用。前一时期，在笔者公司管理的住宅小区内，有部分业主反映夜里睡觉时经常被较强烈的噪音吵醒。物业工程部及时委派了技术人员。为查找问题的根源，技术人员到物业档案室查阅了工程设备相关的档案资料，并与设备一一核对，结果发现是水泵房里的电磁阀装置按反了。经过与物业档案的对比研究，技术人员改装了电磁阀自动进水装置，解决了噪音扰民的问题。还有小区高层断水时有发生，居民时有投诉。为解决这一问题，专业工程师及维修人员天天蹲守在泵房，查找问题产生的原因，并多次到物业档案室查阅技术档案资料。经过认真仔细调研，找出了断水的原因，即变频器经常死机。找出问题所在，就可以解决高层断水的问题。诸如此类的事件还很多，由此可见，物业档案在妥善处理突发性、群众性事件时做出了突出贡献。
三、更新观念，创新物业档案服务
1.强化档案意识，把物业档案全面纳入物业管理工作之中。住宅小区的物业档案在城市规划建设管理中起着重要的作用。物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的。在物业管理工作中，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况、收取管理费用、开发经营活动都离不开物业档案。物业管理工作的好坏很大程度上依赖于物业档案。因此，物业管理企业应该把加强档案的管理作为一项重要的工作来抓。将档案工作纳入企业的物业管理活动之中，健全物业档案的各项规章制度；从小区前期物业的决策论证、规划、设计、拆迁、施工、竣工等跟踪入手，凡是与小区管理有关的资料都要及时收集、跟踪建档，保证各种资料的完整准确，发挥其应有的作用；明确物业档案管理的岗位职责，实施全方位管理，保证档案的质量，促进物业管理和服务水平的提高；培养物业企业员工的档案意识；实施物业档案的网络化管理；改善档案的管理条件，加大人、财、物的投入，为提高物业管理服务质量提供保障。
关键词：公立医院；经济合同管理；全过程管理
经济合同是法人之间为了实现一定经济目的而达成的协议，是法人之间双向的有偿合同，是市场主体之间经济活动的重要纽带。当今社会，作为市场经济主体之一的公立医院，随着规模扩张，经济活动越来越频繁。一所较大规模的三甲医院，每年要签订经济合同的价值，约占现金支出的50%左右。经济合同的签订和履行已成为公立医院运营的重要组成部分，直接关系到其生存发展。
一、公立医院经济合同管理的现状和问题
公立医院经济合同管理是指从经济合同提出到合同终结和档案管理的所有环节的管理，主要包括：合同标的立项认证、合同标的招标过程、合同签订的部门会签审核、合同章使用、合同履行和资金结算、合同终结或变更、合同档案管理等一系列过程和环节。医院经济合同类型繁多，有基建工程、医疗设备、药品、卫生材料、后勤服务和信息化建设等。可见，医院经济合同管理涉及面广、难度大。
1.医院经济合同管理机制不完善或流于形式
经济合同的签订和履行是公立医院的主要经济活动，需要有科学规范的规章制度和流程来规范引导。但是目前公立医院的经济合同管理机制建设相对滞后，有些公立医院经济合同管理制度长期缺失，无章可循，从合同的谈判、签约、执行到终结，都未建立管理制度和流程；有些公立医院虽然建立了管理制度和流程，但操作性不强，往往流于形式[1]，很难落到实处。例如，某地85家二级以上公立医院中有21家未制定经济合同管理制度或相应的操作流程，不少重要经济合同的决策和管理往往由领导拍脑袋决定，一些公立医院因此遭受经济损失或陷入诉讼之中，也干扰了医院的正常运行。
2.经济合同会签把关不严，忽视与相关标书的核对
在公立医院经济合同的会签过程中，不少医院标的的中标方往往只提供单份经济合同样本，有些公立医院也只对中标方提供的合同文字进行审核，而忽视前期与之相关标书的核对，如正式合同签订前的有关商务标书、技术标书及招标文书。这些文书恰恰是涉及合同标的物技术参数的重要依据，招标前对方为了项目中标往往会在招标文书中过度承诺，或在正式合同文书中有意含糊用词，如订金与定金、保修与包修、按年累计与按月累计等。公立医院经办部门在签署合同时若忽视相关标书的核对，很可能会让对方得以偷梁换柱，影响工程质量或造成一字千金的损失。例如，某公立医院在建造病房大楼时，由于签订经济合同中质量验收环节表述不明确，双方产生了分歧，结果推迟了半年才启用，不仅影响了医院的经济效益，而且也影响了就医环境的改善和医疗质量的提升。
3.对经济合同的履行缺乏全过程动态管理
动态管理就是要求注重全过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改变动、补充、中止和终止[2]。在公立医院经济合同的签订和履行过程中，医院有关部门对合同标的经费预算立项和项目招标阶段往往比较关注和重视，对合同签订后执行过程的管理比较松散。经济合同履行涉及部门很多，如各个业务经办部门、监察部门、审计部门、财务部门以及法务部门等，由于缺乏系统的全过程动态管理，相互牵制和可操作性不强，往往在出现问题时会相互推诿，对合同变更履行不及时，忽视具有法律效力的证据收集，以致失去最佳的法律诉讼时期，给公立医院造成无法挽回的损失。
4.缺少专业人员把关，合同内容不严谨
公立医院领导往往比较重视医务人员的配置，忽视合同管理专业人员的安排，即便是千人以上的大医院也是如此。在当今市场经济环境下，许多大医院每年都要进出几百份经济合同，经济合同不仅包含着经济事务，还涉及众多的法律事项，没有各类专业人员参与制定和审核就容易出漏洞，特别在仲裁与诉讼、履约保证金与履约银行保函、合同签署时间等问题上，需要具有经济法律知识的专业人士把关，否则容易引起误解和纠纷，导致部分经济合同无效或难以履行。
5.合同管理手段相对落后，档案管理不规范
长期以来，公立医院比较重视预算管理和成本管理，较早地应用信息化手段开发相应软件；对合同管理大多仍处于手工登记或简单电子表格查阅，管理手段落后，不利于合同查阅、经费结算、跟踪和分析等过程管理。执行中的合同文本很多由部门有关人员兼管，缺少系统的管理流程，经常发生资料遗失；部门之间合同履行各自为政，不利于经济合同的调阅及相关部门的全过程监管，尤其是经办人员变动更是无处查询，给公立医院的合同管理造成一定的影响。例如，某地区医院与其它单位合建一幢大楼，在建造时双方约定了权利和义务，10多年后需要办房产证，两家单位的现任领导对大楼的归属问题产生了争议，结果发现原合同文本找不到了，最后只好搁置起来等待处理。
二、公立医院经济合同管理存在问题的主要原因
1.医院领导重视程度不够
目前有些公立医院的领导认为医院是事业单位，不以营利为目的，过分强调公益性，对经济合同管理重要性认识普遍不足。没有把经济合同管理作为医院的重要基础工作来对待，重医疗服务、轻经济合同管理的现象普遍存在，特别是当医疗工作比较繁重时，往往是经济合同管理让步于医疗工作。
2.管理机制有待完善
如前述所述，在市场经济条件下，公立医院经济合同管理不仅涉及社会和市场，而且涉及医院内部各个部门和科室，需要科学合理的管理机制来指导和制约。目前，公立医院经济合同管理的规章制度、操作流程和运行模式等还不能满足医院经济管理的需要，有待于改革和完善。
3.组织机构不完善，人才缺乏
机构与人员是做好任何工作的组织基础，经济合同管理也不例外，需要一定的机构和合适的人员来完成。但如前所述，一些公立医院的机构的设置和人员配置还不能满足医院经济合同管理的需要。
4.操作手段滞后，效率不高
采用科学先进的信息技术和互联网技术来进行经济合同管理已成为当今社会的共识。要运用先进的科学技术手段进行经济合同管理，就要加大投入，购置一定的设备和设施，但有些医院领导觉得花钱购置这些设备还不如投入医疗设备效果明显，对经济合同管理设备设施的投入能省则省、能拖则拖，以致造成经济合同管理的操作手段滞后、效率不高。
三、加强公立医院经济合同管理的途径
1.建立健全医院经济合同全过程管理制度
没有规矩，不成方圆。医院领导要认识到在市场经济条件下，医院运行是离不开经济合同管理的，做好经济合同管理不仅会提高医院的运行质量，而且会增加医院的经济效益。公立医院应根据其社会环境和单位实际，制定切实可行的经济合同全过程管理规章制度和操作流程，合理确定各部门的权利与责任、分工与制衡，使经济合同管理有章可循、有章必循、违章必究。
2.完善经济合同管理机构，培养复合型人才
改革开放以来，我国公立医院虽然建立了一些经济合同管理机构，但大部分是临时的，人员大多分散在医院各部门中，没有专门的机构和专职人员，这种“抓差”式管理必须变革。首先，公立医院要有既懂经济管理又懂医院业务的主管领导；其次，要成立医院经济合同管理的协调部门，指导和审核经济合同管理的全过程；再次，医院经济合同管理涉及医疗业务运行，需要既懂医疗业务又会经济管理的复合型人才，医院应加大力度引进、培养这方面人才。
3.加强合同履行全过程动态管理和监督
全过程动态管理包括对合同执行效果、资金结算、合同终结或变更、合同档案等方面的管理，要落实各部门的职责，责任到人，开展定期不定期检查，如发现有欺诈行为或对条文理解有误的情况，或由于政策变动对市场和医院带来不可预测的情况，应及时向有关部门汇报和双方协商处理，将损失降到最低[3]。
4.建立经济合同信息管理系统和档案管理系统
医院要应用先进的科学技术建立和完善经济合同信息管理系统和档案管理系统，通过办公自动化系统对合同进行全过程动态管理，以提高合同管理的有效性和透明度。同时，建立分类、分时间等科学的电子档案管理系统，以利于合同履行的查询、分析、资金结算、合同终结或变更，提升医院经济合同管理水平。
作者:宋玉雍 单位:浙江中医药大学附属第三医院
参考文献：
[1]胡守惠.医院经济合同管理存在问题及改进措施[J].中国卫生资源,2013,11:394-396.
